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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Mención
CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD
TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
“Estudio de factibilidad para el desarrollo de un sistema de
información para la empresa AROPROM S.A”
AUTOR: ING. DAVID EDUARDO CARBO ZAMBRANO
TUTOR: ECON. HUMBERTO PEDRO SEGARRA JAIME, MBA
GUAYAQUIL – ECUADOR
AGOSTO – 2017
I
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL
TÍTULO: “Estudio de factibilidad para el desarrollo de un sistema de información para la empresa AROPROM SA”
AUTOR: David Eduardo Carbo Zambrano REVISORES: CPA. Dennise Ivonne Quimi Franco, Mgs.
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: Maestría en Administración de Empresas
FECHA DE PUBLICACIÓN: AGOSTO-2017 N° DE PÁGS.: 49
ÁREA TEMÁTICA: Calidad y Productividad
PALABRAS CLAVES: Sistema de información (SI), Procesos, Deficiencia y Eficiencia.
RESUMEN: El presente estudio de factibilidad analizará en la empresa AROPROM SA las diversa razones procesos y problemáticas de
comunicación departamental está deteriorada y tiene un bajo nivel de rendimiento en eficiencia y eficacia con el fin de investigar cómo
podríamos entrar en nuevos procesos de implementación de un software que agilite todos los protocolos departamentales. Se realizaron
entrevista a los colaboradores de la empresa con la finalidad de obtener mayor conocimiento sobre las acciones que se podrían tomar con
el objetivo de mejorar el nivel de comunicación en los departamentos estratégicos y que estos interactúen de manera adecuada en el momento
de la implementación de sistema de información. En el análisis se pudo observar que las organizaciones crecen y son forzadas a la
globalización o implementar nuevos campos de acción en su mecanismo de producción y comunicación con los clientes dando un mejor
servicio y mejorando los buenos procesos de manufactura. Como conclusión se puede mencionar que los sistemas de información (software)
son totalmente independientes y que es una herramienta de gran ayuda para las organizaciones en crecimiento y que la inversión que se
realiza en la adquisición del mismo se le pueden adaptar nuevas funciones como va creciendo o se vaya incrementando los departamentos.
Estos sistemas de información le dan entidad y políticas en sus procedimientos y protocolos que permitan mejorar la calidad del proceso
del control de comunicación y calidad de software.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF SI X NO
CONTACTO CON AUTOR: Teléfono: E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN
COORDINADOR DE POSTGRADO.
Nombre: Marco Navarrete p.
Teléfono: 042 - 294254
[email protected] 0981042210 DAVID EDUARDO CARBO ZAMBRANO
II
Certificación del tutor
En mi calidad de tutor del estudiante David Eduardo Carbo Zambrano del Programa de
Maestría/Especialidad Maestría en Administración de Empresa con mención en Calidad y
Productividad, nombrado por el Decano de la Facultad de Ciencias Administrativas
CERTIFICO: que el estudio de caso del examen complexivo titulado Estudio de Factibilidad de
un sistema de información para la empresa AROPROM SA, en opción al grado académico de
Magíster (Especialista) en Administración de empresas, cumple con los requisitos académicos,
científicos y formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto.
Atentamente
Econ. Humberto Pedro Segarra Jaime.MBA
TUTOR
Guayaquil, Agosto del 2017
III
Dedicatoria
Este trabajo y esfuerzo va dedicado a mis
pilares principales: Dios, mi guía y padre
celestial que en el todo lo puedo.
Mis padres, Teodoro Carbo Rivera y
Mercedes Zambrano de Carbo por el apoyo
incondicional y su entrega día a día
otorgándome lo más valioso que son los
valores y principios.
A mi esposa, Clara Hernández Arreaga por ser
mi compañera de fórmula transmitiendo todo
su amor y confianza.
Mis dos hermosos y bellos hijos Isaac Carbo
Hernández, Emiliano Carbo Hernández que
son mis motores.
IV
Agradecimiento
Mi agradecimiento total por ser tan generoso y
misericordioso mi padre celestial el que me da
la dicha de levantarme día a día para seguir
luchando y a mis padres que me dan eses apoyo
incondicional.
A mi familia que son pilares fundamentales en
mi vida y llenan de dicha el día a día con sus
hermosas sonrisas
V
Declaración expresa
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación especial, me corresponden
exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”
___________________________
FIRMA
DAVID EDUARDO CARBO ZAMBRANO
VI
Tabla de contenidos
Portada ........................................................................................................................................................... I
Certificación del tutor ................................................................................................................................... II
Dedicatoria ................................................................................................................................................... III
Agradecimiento ............................................................................................................................................ IV
Declaración expresa ...................................................................................................................................... V
Tabla de contenidos ..................................................................................................................................... VI
Índice de tablas .......................................................................................................................................... VIII
Índice de figuras ......................................................................................................................................... VIII
Índice de Apéndices ..................................................................................................................................... IX
Resumen ........................................................................................................................................................ X
Abstract ........................................................................................................................................................ XI
Introducción .................................................................................................................................................. 1
Delimitación del problema ............................................................................................................................ 3
Formulación del problema ............................................................................................................................ 5
Justificación .................................................................................................................................................. 5
Objeto de estudio .......................................................................................................................................... 6
Campo de acción de la aplicación ................................................................................................................. 6
Objetivo general y específicos ...................................................................................................................... 7
Objetivo General ...................................................................................................................................... 7
Objetivos específicos ................................................................................................................................ 7
La novedad científica .................................................................................................................................... 7
Capítulo I. ..................................................................................................................................................... 9
Marco teórico ........................................................................................................................................... 9
1.1 Teorías generales ....................................................................................................................... 9
1.2 Teorías sustantivas .................................................................................................................. 11
1.3 Referentes empíricos ............................................................................................................... 13
Capítulo II. .................................................................................................................................................. 15
Marco Metodológico .............................................................................................................................. 15
2.1 Metodología ............................................................................................................................ 15
2.2 Métodos: teóricos y empíricos ................................................................................................ 16
2.3 Premisas o hipótesis ................................................................................................................ 16
VII
2.4 Universo y muestra ................................................................................................................. 16
2.5 Operacionalización de variables ............................................................................................ 17
2.6 Gestión de datos ....................................................................................................................... 17
2.7 Criterios éticos de la investigación......................................................................................... 18
Capítulo III. ................................................................................................................................................. 19
Resultados .............................................................................................................................................. 19
3.1 Antecedentes de la unidad de análisis o población ............................................................... 19
3.2 Diagnóstico o estudio de campo ............................................................................................. 19
3.3 Análisis de entrevista involucrados internos ........................................................................ 20
3.4 Análisis de entrevista a empresarios que ya tienen implementado un sistema de
información. ....................................................................................................................................... 21
3.5 Análisis de entrevista a expertos externos ............................................................................ 23
Capítulo IV.................................................................................................................................................. 24
Discusión ................................................................................................................................................. 24
4.1 Contrastación empírica .......................................................................................................... 24
4.2 Limitaciones ............................................................................................................................. 25
4.3 Líneas de investigación ........................................................................................................... 26
4.4 Destacar los aspectos novedosos o importantes .................................................................... 26
Capítulo V. .................................................................................................................................................. 28
Propuesta................................................................................................................................................ 28
5.1 Alcance de la Propuesta .......................................................................................................... 29
5.2 Diagrama del Flujo de procesos. ............................................................................................ 30
5.3 Análisis interno.................................................................................................................................. 33
5.3.1. Revalorización de direccionamiento estratégico .......................................................................... 35
5.3.2 Mapa estratégico ........................................................................................................................... 36
5.4 Implementación y pruebas ......................................................................................................... 36
5.4.1 Venta: ...................................................................................................................................... 37
5.4.2 Producción: ............................................................................................................................. 37
5.4.3 Logística: ................................................................................................................................. 37
Conclusiones y recomendaciones ............................................................................................................... 38
Conclusiones ........................................................................................................................................... 38
Recomendaciones .................................................................................................................................. 40
Referencias bibliográficas ........................................................................................................................... 41
VIII
Apéndices .................................................................................................................................................... 42
Apéndice A Propuesta de la empresa VC SOLUCIONES en la implementación de un software
especializado ........................................................................................................................................... 42
Apéndice B Cuestionario de preguntas para entrevista a involucrados internos ................................. 45
Apéndice C Cuestionario de preguntas para entrevista a empresa que mantienen y sostienen un SI .. 46
Apéndice D Cuestionario de preguntas para entrevista a experto en sistema de información ............. 48
Apéndice E Propuesta de medios impresos de comunicación e información del sistema de
comunicación .......................................................................................................................................... 49
Índice de tablas
Tabla 1. Cuadro de Causas y efectos ............................................................................................................ 4
Tabla 2. Tipología de Sistemas de Información .......................................................................................... 10
Tabla 3. Operacionalización de Variables ................................................................................................. 17
Tabla 4. Planificación de Ventas en base a un (SI) .................................................................................... 33
Tabla 5 Matriz FODA ............................................................................................................................... 34
Índice de figuras
Figura 1. Ciclo de Vida Clásico o Modelo de Cascada ............................................................................... 11
Figura 2. Descripción de las etapas de la metodología ............................................................................... 15
Figura 3. Elementos involucrados con el SI ............................................................................................... 24
Figura 4. Mejoras adjuntas a los SI ............................................................................................................. 27
Figura 5. Procesos funcionales departamentales ......................................................................................... 30
Figura 6 Factores y Análisis internos y externos ......................................................................................... 35
Figura 7 Mapa Estratégico .......................................................................................................................... 36
IX
Índice de Apéndices
Apéndice A. Propuesta de la empresa VC SOLUCIONES en la implementación de un software
especializado ............................................................................................................................................... 34
Apéndice B Cuestionario de preguntas para entrevista a involucrados internos ........................................ 36
Apéndice C. Cuestionario de preguntas para entrevista a empresa que mantienen y sostienen un SI ........ 37
Apéndice D. Cuestionario de preguntas para entrevista a experto en sistema de información ................... 39
Apéndice E. Propuesta de medios impresos de comunicación e información del sistema de comunicación
.................................................................................................................................................................... 40
X
Resumen
El presente estudio de factibilidad analizará en la empresa AROPROM SA las diversas
razones procesos y problemáticas de comunicación departamental, está deteriorada y tiene un
bajo nivel de rendimiento en eficiencia y eficacia; con el fin de investigar cómo podríamos entrar
en nuevos procesos de implementación de un software que agilite todos los protocolos
departamentales. Se realizaron entrevista a los colaboradores de la empresa con la finalidad de
obtener mayor conocimiento sobre las acciones que se podrían tomar con el objetivo de mejorar
el nivel de comunicación en los departamentos estratégicos y que estos interactúen de manera
adecuada en el momento de la implementación de sistema de información. En el análisis se pudo
observar que las organizaciones crecen y son forzadas a la globalización o implementar nuevos
campos de acción en su mecanismo de producción y comunicación con los clientes dando un
mejor servicio y mejorando los buenos procesos de manufactura. Como conclusión se puede
mencionar que los sistemas de información (software) son totalmente independientes y que es
una herramienta de gran ayuda para las organizaciones en crecimiento y que la inversión que se
realiza en la adquisición del mismo se le pueden adaptar nuevas funciones como va creciendo o
se vaya incrementando los departamentos. Estos sistemas de información le dan entidad y
políticas en sus procedimientos y protocolos que permitan mejorar la calidad del proceso del
control de comunicación y calidad de software.
Palabras claves: Sistema de información (SI), Procesos, Deficiencia y Eficiencia.
XI
Abstract
The present feasibility study will analyze in the company AROPROM SA the various reasons
processes and problems of departmental communication, is deteriorated and has a low level of
performance in efficiency and effectiveness; in order to investigate how we could enter new
processes of implementation of a software that agilite all the departmental protocols. The
employees were interviewed in order to gain more knowledge about the actions that could be
taken with the objective of improving the level of communication in the strategic departments
and that they interact in an appropriate way at the time of the implementation of information
system. In the analysis it was possible to observe that the organizations grow and are forced to
the globalization or to implement new fields of action in its mechanism of production and
communication with the clients giving a better service and improving the good manufacturing
processes. As a conclusion, it can be mentioned that the information systems (software) are
totally independent and that it is a tool of great help for the organizations in growth and that the
investment that is realized in the acquisition of the same one can be adapted to him as new
functions are growing or increasing departments. These information systems give it entity and
policies in its procedures and protocols that allow to improve the quality of the process of
communication control and software quality.
Keywords: Information System (SI), Processes, Deficiency, Efficiency.
1
Introducción
AROPROM SA es una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de productos de
limpieza vehicular tales como spray, silicón uv, shampoo con cera liquida y shampoo normal,
planchas de ambientales colgantes y bolsitas aromatizantes, administradas con la marca Zeus y el
producto estrella ambientales publicitarios colgantes donde se implementa marketing olfativo y
visual como herramienta.
Abre sus funciones operativas en la ciudad de Guayaquil en el año 2016 en el mes de
septiembre, a través de sus dos socios, bajo sus esfuerzos y arriesgadas decisiones claramente
vieron la necesidad de incrementar su productividad y eficiencia para así crecer, hacerla más
sólida y lograr los objetivos a corto y mediano plazo.
El sistema información como herramienta en la gestión de calidad y productividad en la
organización AROPROM SA, partiendo del hecho que en la actualidad, la tecnología y el uso de
sistemas de información han sido de gran utilidad para las empresas cuando se trata de
incrementar su productividad y mejorar los resultados, lo que pretende en esta tesis es estudiar el
sistema de información actual utilizado por la empresa, así como proponer un cambio o
mejoramiento del mismo con el fin de optimizar todos los procesos que se llevan a cabo en la
misma.
Con el fin de realizar un estudio más a fondo y obtener propuestas más concretas para el
mejoramiento de la misma empresa, este trabajo de grado se enfoca en las áreas administrativas,
diseño y producción que son las de importancia requerida.
2
Teniendo en cuenta que durante su corto tiempo de servicio y funciones no se esperaba un
incremento abrumante en el crecimiento de la producción y es necesario analizar los procesos de
trabajos es decir con el levantamiento de información para lo mismo, durante esta etapa se
realizaran entrevista a cada uno de los socios y colaboradores de cargos medios con el fin de
conocer en detalle las tareas que realizan, sus responsabilidades.
En la siguiente fase se hace una implementación de alternativas de mejoramiento a corto
plazo, para una vez implementadas las alternativas se estudie el sistema de información
considerando que AROPROM SA no cuenta con un presupuesto alto. Es necesario realizar lo
correspondientes estudios de viabilidad y factibilidad para evaluar las alternativas, pero siempre
asignándole la mayor importancia al factor costo beneficio.
Esta tesis también tiene un enfoque de aprendizaje, ya que se pretende que los socios, los
directivos y el jefe de sistemas, comprendan cada uno de los pasos que se llevaron a cabo durante
el trabajo, desde la documentación de los procesos hasta los problemas a atacar, siempre
buscando la mejor solución.
Con las funciones departamentales radican en la administración de presupuesto (compra de
materia prima) diseño (arte y ordenes de producción) venta (pre venta, venta y post venta)
producción (procesamiento de materia prima y etiqueta)(serigrafía pintura y dosificación y
sellado)
El presente estudio de factibilidad determinara si el sistema de información a emplearse
beneficiara a los procesos de los departamentos en conflictos y mejorar la cadena de valor.
3
Delimitación del problema
El crecimiento abrumante de la empresa AROPROM SA, está causando un mal manejo
administrativo en la información y esto conlleva a una mala práctica en sus procesos o circulo de
trabajo causando inconformidades en los diferentes departamentos tales como compras, ventas,
producción
La empresa AROPROM SA debido al incremento de sus distribuidores en las ciudades
principales aumento su demanda en la líneas de productos como son el display, shampoo,
bolsitas, silicón y en línea de clientes vip por el incremento en sus pedidos a la rotación del
mismo y de acuerdo a la guerra de marketing que manejan los clientes (ambientales
publicitarios).
Causando en los distribuidores inconformidad en el tiempo de entrega de sus pedidos y
alterando la línea de facturación y crédito.
Con los Clientes vip AROPROM SA, maneja tiempo de entrega mediante contratos de
cumplimientos donde las inconformidades se dan de manera legal y penal dando un proceso de
cobro extendido en el crédito o en el aumento de unidades en sus órdenes de compra arriesgando
que un cliente llegue a la recesión del servicio contratado.
Como ya se ha anotado anteriormente, estos son algunos de los problemas con los que la
empresa debe lidiar a diario y en función de estos se presenta un resumen donde se detalla las
causas y consecuencias de la problemática y como el SI podría ayudar a solucionarlo.
4
Tabla 1. Cuadro de Causas y efectos
CAUSA EFECTO SOLUCION CON EL SI
Listado impreso no es confiable
ya que la
Información que allí se
encuentra no es igual al físico.
Incremento de tiempo en
el proceso de venta
Llamar al almacenista y
confirmar la disponibilidad del
repuesto
Errores en los datos de las
facturas
Demora en la atención al
cliente, descuadre del
sistema
Imprimir nuevamente las
facturas
Desorden a la hora de atender a
los clientes
Demora en la atención de
los clientes
Esperar que un asesor se
desocupe y atienda los
requerimientos de los clientes
Errores al ingreso de datos al
sistema
Demora y perdida de
información en los registro
históricos de los clientes
Reingresar datos y eliminar
datos erróneos
Errores en los despachos Inconformidad de los
clientes
Recibir mercadería mal
enviada y enviar la correcta
carencia en la automatización
en control inventarios
Deficiencia en el manejo
de inventario
Inventarios en bodegas
Demora en la entrega de
mercadería
Desorden en la entrega de
mercadería, congestión en
las áreas estratégicas
Programar adecuadamente
diferentes entregas al mismo
tiempo
5
Discusiones entre áreas
estratégicas
Deficiencia y bajo
rendimiento laboral
Charla grupal en áreas
estratégicas
Nota: La tabla anterior muestra algunas de las causas y efectos detectadas en el análisis previo de la Empresa
AROPROM S.A
Formulación del problema
¿La factibilidad e implementación de un Sistema de Software mejorará las comunicaciones
interdepartamentales y evidenciará un flujo mejora continua, ofrecerá las bondades indicadas a
todo el personal de la compañía desde los administradores hasta los empleados de último nivel
quienes se encuentran conscientes de la problemática actual existente y demuestran una
predisposición positiva al cambió de esta?
Justificación
La globalización, los avances tecnológicos y los nuevos paradigmas de comunicación e
información obligan a las organizaciones a implementar plataformas tecnológicas que
contribuyan a fortalecer la gestión administrativa y a la toma de decisiones, tendientes a brindar
un servicio de calidad y mejoramiento continuo de los procesos. Con la ayuda de las técnicas de
ingeniería de software, gestión organizacional y procesos estableceremos el mejor camino para la
construcción de una herramienta informática; donde los cambios pueden significar en un mayor
beneficio de largo plazo con los cuales agreguen valor al negocio.
Se justifica la propuesta por contar con el talento humano suficientemente capacitado y los
recursos financieros para la implementación y adaptación de una herramienta tecnológica.
6
Objeto de estudio
La compañía de un sistema de información que se apeguen a las mejores prácticas, dará un
conocimiento cualitativo de la gestión que los socios estén llevando en cada una de sus
decisiones, y harán una voz de alerta sobre la operación que demandan estas operaciones, así lo
expresa (Sandoval, A 2009) al hablar de los sistemas de información dice “el uso de un SI
presenta algunos beneficios entre los cuales se reflejarán la disminución de los costos y ahorro de
tiempo en las comunicaciones”. El sistema personal es desarrollado y la motivación real es
despertada, a través de otro proceso sustancial para las organizaciones e indispensable en
cualquier aspecto de la vida del hombre: la comunicación.
La experiencia, el uso de tecnología, y la madurez de los procesos implementados, harán de
un sistema totalmente sincronizado, una forma eficaz de canalizar el flujo de información que
obtengan y con los cuales se apoyen en la gestión administrativa, la cual incluso puede ayudar a
la canalización de nuevas inversiones u oportunidades de negocios.
Campo de acción de la aplicación
El campo de acción del proyecto se enfoca en la correcta administración en sus
procedimientos empresariales y estratégicas (cliente, vendedor), del área de estudio un sistema
de información, con el propósito de elaborar un proceso de administración en las áreas en
conflicto, para la correcta atención al usuario.
7
Objetivo general y específicos
Objetivo General
Realizar el estudio de factibilidad de un sistema de información para la empresa AROPROM
S.A. para mejorar la comunicación entre los departamentos estratégicos mediante una
herramienta de software informático que contemple un modelo adaptable y recursivo.
Objetivos específicos
Diagnosticar los procesos de comunicación interna y los componentes de adaptación
del sistema
Elaborar los componentes o procesos de adaptación del sistema (Base de
Conocimiento).
Optimizar los procesos internos de la administración de comunicación que permitan:
Trazabilidad en los procesos de seguimiento y control, enseñe a cambiar una cultura de
reactiva y proactiva y finalmente que sirva para disminuir la carga de trabajo operativo.
La novedad científica
La utilización de los sistemas de información en busca de una mejora para cualquier problema
dentro de una organización ha tenido muy buenos resultados dado que no es esto una novedad
sino algo que ya está comprobado si se sigue el procedimiento adecuado. Un SI basado en la
implementación de un sistema de software es cada día más utilizado dado que involucra avances
tecnológicos que facilitan a los usuarios su operación y uso, mientras que a los administradores
8
les dan una herramienta de gestión a la hora de la toma de decisiones que les permiten mejorar y
evaluar constantemente sus operaciones.
9
Capítulo I.
Marco teórico
El en presente trabajo de investigación se pretende identificar los aportes que refuercen el
trabajo de investigación, relacionando los datos e información requeridos con la finalidad de
conocer y entender la importancia de un sistema de información que mejore la comunicación,
documentación, trazabilidad de eventos o sucesos que los clientes presenten a la administración
comercial “AROPROM S.A.”.
Todos los negocios dependen de sus clientes o consumidores y si hay pérdida de ellos, la
probabilidad de consumo es muy baja, por ende las marcas o negocios se verán afectados en sus
inversiones tal como lo dice (CREDITO REAL) según lo citado por Hernández. J (2016), Líder
Consultivo de clientes de KPMG Global. "Las organizaciones están tratando de darle perspectiva
y valor al cliente, sin embargo, pocos están entendiendo correctamente las expectativas
cambiantes de los clientes y alineándolas con el valor de la organización.
1.1 Teorías generales
Un sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes
relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para
apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. (Steir, 2015)
En primer lugar se debe considerar al SI como una herramienta para administradores y esto
principalmente porque hay tres actividades en un sistema de información que producen la
información que las organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones,
analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son:
10
Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su
entorno externo.
Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más significativa.
Salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las
que se utilizará.
Tabla 2. Tipología de Sistemas de Información
Tipo de Sistema de Información Tipos
Grado de Formalidad Formales
Informales
Automatización Manuales
Informáticos
Relación con la toma de decisiones Estratégicos
Gerencial
Operativos
Funcionalidad Gestión Comercial
Gestión Contable
Gestión Financiera
Gestión de RR.HH
Gestión de Producción
Grado de Especialización Específicos
Generales
Nota: La tabla anterior especifica las tipologías de los SI
Nota: Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida que
se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa
de entrada.
Todo proceso de desarrollo de software tiene su ciclo de vida, que comienza definiendo las
necesidades del cliente como son los requerimientos y a su vez sigue un proceso donde involucra
la planeación, el análisis, diseño e implementación del software donde se involucre a todo el
personal de desarrollo cumpliendo sus respectivos roles (Pressman, 2014).
11
Figura 1. Ciclo de Vida Clásico o Modelo de Cascada
Fuente: Pressman 2010, p.34
Como se puede observar por lo expresado anteriormente es fácil entender que toda
organización necesita colocar en orden y mantener un estricto control en sus procesos esto nos
lleva al segundo punto que sería cual sería el beneficio de la implementación de un SI dentro de
la organización, esta respuesta cae por su propio peso y es el apoyo a la gestión administrativa.
1.2 Teorías sustantivas
Las raíces históricas del pensamiento de sistemas relacionado con la organización y la
administración se remontan a muchos años atrás. Mary Parker Follet, en sus escritos de la época
de los teóricos de la administración clásica, expresó muchos puntos de vista indicativos en un
enfoque de sistema.
El enfoque de sistemas ha sido adaptado y utilizado ampliamente en la administración. Al
principio los modelos eran cerrados. Más recientemente, técnicas como el análisis de decisiones
han adoptado un enfoque de sistemas abiertos.
La teoría de sistemas se introdujo por:
La necesidad de sintetizar las teorías que la procedieron.
ComunicaciónInicio del proyecto
Recabar los requerimientos
PlaneaciónEstimación
Programaciónseguimiento
ModeladoAnálisisdiseño
ConstrucciónCódigo
pruebas
DespliegueEntrega
Asistenciaretroalimentación
12
Inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas por la tecnología,
informática y la cibernética.
Jan Christian Smuts propone que los componentes individuales de un sistema al ser unidos
desarrollan cualidades que no tienen sus componentes aislados.
El personal de AROPROM SA, trabaja con la visión de que el cliente es su eje o punto
central, conocen muy bien su producto y el servicio que ofrecen a los concesionarios y marcas
que buscan colocarse en un espacio, convirtiéndose en una de las empresas más visitadas por sus
clientes por las prestaciones y facilidades que ofrece.
Tomando este conocimiento, he tomado las recomendaciones que me han realizado para la
toma de datos de las entrevistas que se ha realizado para el presente trabajo investigativo,
considerando varios factores internos y externos.
Calidad del Software se define “Como: Proceso eficaz de software que se aplica de manera
que crea un producto útil que proporciona valor medible a quienes lo producen y a quienes lo
utilizan” (Pressman, 2010, p.340).
ISO 9000:2005 define a “Calidad grado en el que un conjunto de características… inherentes
cumplen con los requisitos” (ISO, n.d.).
“Eficacia grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados” (ISO, n.d.)
“Eficiencia relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados” (ISO, n.d.).
13
1.3 Referentes empíricos
Según Cedeño (2011), en su tesis de grado titulada “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
AUTOMATIZADO QUE OPTIMICE LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS DEL ÁREA SERVICIOS MÉDICOS DE LA UNIVERSIDAD DE
ORIENTE NÚCLEO MONAGAS” planteo como objetivo general Asesorar a las autoridades
universitarias del núcleo sobre las innovaciones tecnológicas relacionadas con la computación e
informática y su impacto en la organización llegando a la conclusión de que La utilización de
herramientas, resultan de gran ayuda para el proceso de desarrollo de software, facilitando la
labor de muchas tareas e impactando de manera positiva en el tiempo, se relaciona con la
presente investigación en función de que asevera que una herramienta tecnológica mejorara los
tiempos de algunas actividades en la organización.
Según Aguilera (2014), en su tesis de grado titulada “SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE HIGIENE
OCUPACIONAL” planteo como objetivo general Desarrollar un Sistema de Información para
mejorar la eficiencia del registro y control de los procesos de Gestión de Higiene Ocupacional.
llegando a la conclusión de que el desarrollo del sistema aportó una serie de beneficios no sólo
para el usuario final sino para la organización, prevaleciendo en la facilidad para la gestión de
sus procesos en tiempo real, aumento del nivel de eficiencia y productividad, y disminución de
costos y esfuerzos, permitiendo con ello, el cumpliendo cabal de los objetivos y la obtención de
resultados satisfactorios, logrando ventajas competitivas y dando valor agregado a la empresa.,
se relaciona con la presente investigación en función de que se espera con la implementación de
este SI los mismos beneficios para la empresa AROPROM SA.
14
La empresa ORBIS empresa desarrolladora de aplicaciones de Sistema de información Web,
tiene el problema muy común a otras empresas desarrolladoras, asegurar la calidad del producto
por no aplicar una apropiada metodología de pruebas, el presente Proyecto después de su
respectivo análisis y evaluación se escogió la metodología ágil SCRUM como estándar de
calidad en el proceso de pruebas. (Pozo)
La empresa VC soluciones es desarrolladora de software con herramientas específicas y son
funcionales, directamente para la ejecución de acuerdo a la necesidades y requerimientos de las
Pymes y empresas para su mayor uso. (Carbo, 2010)
15
Capítulo II.
Marco Metodológico
2.1 Metodología
Dada la problemática, el diagnóstico y los resultados que se espera obtener, se puede
considerar la investigación son de tipo descriptiva, en la que demostrará mediante la
implementación de métodos y técnicas de investigación pertinentes, las deficiencias de los
procesos de comunicación e información internas y externas de la empresa AROPROM SA. En
la que se destaca las entrevistas como instrumento fundamental para el análisis y evaluación del
objeto de estudio, así como también por su aporte para la elaboración de la propuesta.
Figura 2. Descripción de las etapas de la metodología
Fuente: http://scielo.sld.cu/scielo.php?lng=es
16
2.2 Métodos: teóricos y empíricos
Dado el tipo y el enfoque de la investigación la técnica a utilizar para el presente estudio, es la
entrevista, debido a que se desea conocer aspectos y criterios fundamentales de expertos e
involucrados a nivel interno que aportaran para la discusión, resultados y la propuesta planteada.
2.3 Premisas o hipótesis
Mediante el estudio de factibilidad a realizar se pretende demostrar que su implementación
contribuirá a fortalecer los sistemas de comunicación e información de las áreas involucradas
con los procesos de producción y comercialización de la empresa.
2.4 Universo y muestra
Dado el enfoque, y el tamaño de los involucrados en el objeto de estudio a investigar, no se
establece universo y muestra para el análisis, dado a que la población del objeto de estudio es
finita esto es 10 personas, por lo tanto se debe escoger a los involucrados directos e indirectos a
nivel internos y externos, a quienes se realizaron las entrevista.
Y aunque no se considere el tamaño de la población y la muestra si será de suma importancia
definirla como lo dice (Cue, 2010) “es la parte generalmente pequeña, que se toma del conjunto
total para analizarla y hacer estudios que le permitan al investigador inferir o estimar las
características de un problema”.
17
2.5 Operacionalización de variables
Tabla 3. Operacionalización de Variables
Variables independientes Variables dependientes
Diseño de protocolos o procesos Mejora en el ambiente de control,
la ejecución y desarrollo de actividades
operativas eficientes
Implementación y fortalecimiento
del sistema de información interno Establecer lista de actividades a los
departamentos
Nota: Las variables definidas por el autor están definidas en la tabla anterior
2.6 Gestión de datos
Dentro de la gestión de los datos para este análisis se procedió a realizar entrevistas a los
actores directos de los procesos como son: empleados, proveedor del servicio, directivos de la
empresa AROPROM SA y empresas que ya tienen implementado el software el cual están
distribuido de la siguiente manera.
Entrevista a empresas, que ya están utilizando o que ya tenga implementado el
sistema de información especializado de parte de la organización proveedora VC
SOLUCIONES las cuales permiten conocer el punto de vista y sentir de parte de ellos
ante el servicio recibido.
Entrevista a colaboradores, realizadas al equipo de trabajo de AROPROM SA, para
conocer de más acerca sus puntos de vista sobre la gestión, como son los jefes
18
departamentales en conflicto tales como el área de venta, contabilidad, administración
y producción.
En ambos casos, tanto a los Clientes como a los colaboradores, se realizó entrevista con
respuestas abiertas, para obtener datos específicos y dar oportunidades a las interpretaciones
diversas del entrevistado.
Entrevista a experto de área, permitirá conocer lo que la institución y el área puntual podrán
mejorar con un sistema de información y lo que nos ahorraría en tiempo dinero y productividad.
Y como dato especial contamos con la entrevista con la empresa VC Soluciones y un experto
en la materia para tener referencia en este tema en estudio y analizar ambos criterios para tener
una mejor visión del estudio.
2.7 Criterios éticos de la investigación
Se realizó entrevista a los colaboradores de las áreas en conflictos guardando confidencialidad
en sus respuestas e identificaciones. Al momento de la entrevista se brindó privacidad a los
colaboradores para que no se sientan comprometidos con sus respuestas y no se vea afectada sus
labores ni su responsabilidad en las posibles fallas detectadas dentro de cada proceso.
19
Capítulo III.
Resultados
Dado el análisis y la metodología aplicada para la obtención de los datos en la organización
podemos hablar de ciertos elementos que fueron objeto de estudio, los mismos que ayudarán a
resolver el problema planteado al inicio de este trabajo de investigación.
3.1 Antecedentes de la unidad de análisis o población
Para el presente estudio se realizó el análisis a involucrados internos y externos, con la
finalidad de obtener información que aporte a la discusión y la propuesta de investigación:
• Personal involucrado en las diferentes áreas y procesos sustantivas de la empresa
AROPROM SA (6 personas)
• Propietarios de negocios que ya tengan implementado sistemas de información
similares y expertos involucrados sobre la temática planteada (4)
• Especialistas en la implementación de la solución (2)
3.2 Diagnóstico o estudio de campo
Para efecto de estudio, es necesario entrevistar a cuatro jefes de áreas estratégicas
involucradas de la empresa AROPROM SA, con la finalidad de analizar los factores que inciden
y no permiten mantener una eficiente comunicación en las áreas de ventas, administración,
producción y contabilidad.
Además, a nivel externo se entrevistó a cuatro propietarios de empresas que tienen
implementado en sus procesos de comunicación un sistema de información similar al que se
desea implementar en la empresa AROPROM SA.
20
Así como también se entrevista al propietario de la empresa proveedora del sistema
informático VC. Soluciones, con la finalidad de conocer las bondades, ventajas y desventajas que
tendría la empresa al implementar esta herramienta para fortalecer los procesos de comunicación
de la empresa AROPROM SA.
Y, para tener un fundamento más amplio de lo que se pretende implementar, se entrevistó
también al señor Bryan Zambrano experto en sistemas de comunicación e información de la
empresa CONECEL Ecuador
3.3 Análisis de entrevista involucrados internos
En base a la entrevista realizada a los involucrados internos se establece:
No se evidencia ningún tipo de estudio o análisis de los procesos realizado en la empresa.
Los procesos de comunicación entre las diferentes áreas son ineficientes y no oportunas,
provocando retraso en los procesos de producción, comercialización, y des-optimización de
recursos entre otras fallas a las que no se les puede identificar los verdaderos responsables pues
sus funciones no están bien identificadas.
Entre los factores que no permiten una comunicación eficiente y oportuna, es la falta de
automatización de la información, manuales de funciones, procesos y sistemas de comunicación
interpersonal que contribuyan a fortalecer la comunicación en general, así como la falta de una
única administración que establezca los parámetros laborales y la suficiente tranquilidad para que
el personal pueda realizar sus labores diarias.
Se considera que la automatización integral de los procesos de comunicación de la empresa
contribuirá a la eficiencia de acuerdo a la funcionabilidad y adaptabilidad del SI como
21
herramienta para la mejora continua en los pasos y procedimiento en los protocolos de
comunicación, controlando los tiempos y listado de tareas establecidos e identificando los puntos
críticos.
Entre los aspectos que se considera para mejorar la comunicación interna en AROPROM SA
de acuerdo a los diferentes criterios y pensamientos mencionaremos, identificar la información
prioritarias y secundarias con el fin de realizar las listas de tareas, que se administre bajo
supervisión en los procesos. Se considera que trabajar con las buenas prácticas de manufactura
nos ayudaría a mejorar y agilitar las condiciones de trabajo para mejorar los servicios y el
ambiente interno de trabajo.
De acuerdo a los objetivos de la empresa adaptar un sistema de información como
herramienta o mecanismo de mejorar la comunicación y poder optimizar los recursos y tiempos
en los procesos de comercialización, producción y administración se debería integrar de manera
sistemática los procesos para fortalecer la cadena de valor de la organización. Los procesos de
comunicación interna de acuerdo a los administradores o dueños de las organizaciones que ya
tienen implementado un sistema de información lo califican de positivo y de resultados a corto
plazo, por su ordenada plataforma y por su control en los procesos mejorando la productividad.
3.4 Análisis de entrevista a empresarios que ya tienen implementado un sistema de
información.
Los principales problemas de comunicación interna que enfrentan las organizaciones en la
actualidad es cuando los empresarios no reaccionan al crecimiento de la empresa y no ven las
nuevas dimensiones en su estructura empresarial.
Las acciones que se podrían tomar acorde a los criterios especificados son de reaccionar
acorde al crecimiento y cambios del mercado e ir desarrollando nuevas operaciones
22
administrativas de las empresas de acuerdo a tus nuevas necesidades, con el fin de ir mejorando
la eficiencia y eficaz en los requerimientos de nuestros clientes internos y externos.
Como herramienta de trabajo la implementación de un SI en las organizaciones es de gran
contribución en los desarrollos de tareas para sistematizar los procesos, reduciendo los tiempos
improductivos de trabajo, administrar la información y darle un siclo de procedimiento a la
cadena de valor de la empresa, dando fortaleza en la comunicación interna.
Dentro de los sistemas destacados en el medio que se desenvuelven nuestros entrevistados
son: Saar y los conocidos e implementado por VC Soluciones Galeno y Ferro.Prod.
Los beneficios obtenido y alcanzado a corto y mediano plazo en la implementación del
sistema que proporciona la empresa desarrolladora de software VC. SOLUCIONES son: mejor
manejo de comunicación, optimización del tiempo y recursos, obtuvieron eficiencia y eficacia e
incremento en la productividad.
Entre los criterios de la experiencia adquirida en tener un sistema de información a corto
plazo se puede apreciar las siguientes cualidades y objetivos alcanzados a corto plazo han sido de
la siguiente manera , como es mantener una retroalimentación de información, planificación
organizacional, una correcta planificación organizacional, tener constancia de los balances para
en el momento de la toma de decisiones y como dato adicional se pueden ir corrigiendo los
procesos y adaptar nuevas tareas en el desarrollo de correcciones en el SI.
Se manifiesta un agrado en los empresarios y administradores que ya están utilizando un
sistema de información por el nivel de mejora en las actividades comerciales, conflictos de
comunicación y por el buen manejo de los recursos significativamente y mencionan que su
negocio porcentualmente creció en un 80% en efectividad.
23
3.5 Análisis de entrevista a expertos externos
La automatización de los procesos siempre es positivos y acertados porque en la globalización
existe la era digital en la que nos desenvolvemos tenemos que evolucionar a las nuevas
tendencias y por motivo de mejorar nuestros servicios y productos.
Y es una herramienta fundamental para los empresarios para dedicarse a lo que es su trabajo
gerencia y administrar los recursos y los colaborares a ejecutar sus listas de tareas con un orden
en los procesos.
Con el fin de mencionar algún sistema especializado donde se articula los departamentos y
mecanismo de los procesos internos en la comunicación interna y externa, en nuestros medios
mencionaremos unos de acuerdo a la magnitud y dimensiones de empresas.
Programa Galeno especialista en centros médicos diseñado para clínicas y
dispensarios.
Ferro Prod especializado en llevar mensajería interna, distribución de productos
procesados, inventarios, compra, contabilidad y facturación
Aranda Software especializado a la automatización general de una organización
especializada en gran escala a la producción.
Fragata ERP especializada a la gerencia de resolución de conflictos a nivel de
quejas o requerimientos de servicio al cliente.
De acuerdo al análisis de empresarios es positivo los programas o software especializados en
los SI permitiendo un mejor desenvolvimiento en las actividades de las empresas al contar con
herramientas de trabajos y contar con información relevante y oportuna.
24
Capítulo IV.
Discusión
En este punto una vez que ya se conocen los resultados del estudio, debido a que se dialogó
con los involucrados en el problema de la empresa, se les realizó las preguntas del caso para
entender mejor la situación real que acontece y recibidos de ellos muchos puntos que se
comparten a continuación y las sugerencias que ellos brindaron.
4.1 Contrastación empírica
La Administración de la empresa AROPROM SA, tomo muy enserio el trabajo ya que no es
un enfoque común al tratamiento de la información, y han visto un potencial bastante alto y que
puede agregar valor, como prestadores de un servicio.
Analizando los datos mediante la entrevista al personal de la empresa AROPROM SA se
obtuvo, resultados muy interesantes con respecto a la propuesta de implementar un sistema de
información que ayude a mejorar la comunicación en los departamentos estratégicos. (Thomson,
2010)
Figura 3. Elementos involucrados con el SI
Nota: UAEI.
25
Se necesita comprobar que el personal de la organización está altamente capacitado para
realizar sus funciones mediante indicadores, cursos y capacitación la organización se preocupa
por sus colaboradores.
Esto indica que el personal entrevistado considera que la comunicación interna de trabajo está
deteriorada por el mal manejo de la información y que los procesos o protocolos establecidos
están mal dirigidos o no se cumplen por el alto índice de quejas y requerimientos de no
conformidad de los clientes internos y externos
El ambiente laboral es bueno y están comprometidos con la empresa porque ven que es una
organización que mientras pasa el tiempo crece de manera rápida y que sus jefes le reconocen su
remuneración a la fecha de pago dándole estabilidad.
Cuando se presentó la propuesta de que sea factible de emplear un sistema de información
represento un 100% de agrado por trabajar sistemáticamente en los departamentos estratégicos
ya que ahorrarían tiempo en los procesos, optimizarían recursos y la eficiencia sería muy
productiva.
En la entrevista se pudo detectar que los datos históricos no son funcionales y no consta de
información alguna y para la empresa es un punto crítico y que mejoraría con el sistema para
mejorar en el crecimiento de la empresa.
4.2 Limitaciones
Al iniciar la entrevista, se observó cómo mayor limitación la poca colaboración de los jefes
departamentales para dar parte de su opinión en las problemáticas a estas lecturas, el público en
general asume que la toma de información es para realizar cambios, pero se tomó el objeto de
26
identificar algunas variables, asimismo, los implicados se oponían a responder, por diversas
razones, tiempo utilizado para responder, miedo a represalias, o por no creerlo importante.
4.3 Líneas de investigación
La línea de investigación consiste en adquirir un software con características y
funcionabilidad en la elaboración de un protocolo o procesos sistematizado acorde a nuestras
necesidades de servicio dirigido al personal de las diferentes áreas para fortalecer la atención a
nuestros clientes. (Raynolds, 2014)
Se considera importante en futuras investigaciones para las mejoras del área y de la
institución los siguientes puntos:
• Protocolo de trabajo estandarizado para todas las áreas.
• Análisis de la mejora continua (procesos de atención, procesos de obtención de
órdenes de compra y venta, procesos de facturación e inventarios).
• Plan integral de capacitación para los diversos niveles jerárquicos de la
institución.
• Implementación de cultura organizacional y cultura de servicio.
4.4 Destacar los aspectos novedosos o importantes
La experiencia que deja el presente estudio, es muy positiva, el contacto con las personas que
conforman la empresa AROPROM SA para sacar nuevas ideas de mejorar los procesos ya que
los anteriores no son de mucha ayuda por el crecimiento de la organización y trabajar en
conjunto en una plataforma que se adecue a las necesidades de la empresa.
27
La mayor referencia ha sido la globalización para el manejo de un sistema de información
como herramienta administrativa que considero que la selección de estas normas fueron
adecuadas y apegadas a lo que proponemos en la investigación eje central del documento y
conllevan entre ellas el objetivo primordial, de dar un servicio oportuno y tratamiento a la
comunicación organizacional en los departamentos específicos.
El trabajo ha sido atendido por la alta gerencia de AROPROM SA, y considerado entre su
planificación para el proceso y protocolos de trabajo.
Figura 4. Mejoras adjuntas a los SI
Nota: Revista Tecnológica – Informática Hoy.
28
Capítulo V.
Propuesta
La propuesta al presente trabajo de investigación se basa en la utilización de un software con
componentes informáticas para registro, tratamiento, seguimiento y respuesta a usuarios,
proveedores, clientes internos y externos.
Objetivo General
Implementación del SI como base y apoyo administrativo para la mejora de procesos
Objetivos específicos
Definir roles y responsabilidades dentro de la organización
Realizar un análisis interno institucional
Implementar el sistema y realizar pruebas en casos reales
Justificación
La implementación de este software de SI tiene su fundamento en la necesidad de que
una organización necesita cumplir dos reglas básicas para mantenerse en el mercado ofreciendo
sus servicios una de ellas es contar con el personal adecuado y comprometido con sus labores y
la otra es ser una empresa en constante evolución la misma que tiene que ir acompañada de los
cambios tecnológicos a su alrededor; por no decirlo de otra manera si la empresa no se arriesga a
buscar un cambio para mejorar sus procesos está condenada al fracaso. Y en este sentido esta
herramienta les ofrece una oportunidad luego de su análisis y factibilidad a mejorarla.
29
5.1 Alcance de la Propuesta
Los componentes de adaptación del sistema informático se detallan a continuación:
Código de administración
Manejo de órdenes de compra
Administración de órdenes de ventas
Manejo de órdenes de producción
Información de inventario
Resolución de Conflictos
Facturación
Monitoreo y Medición tiempo de entrega de productos
Diseño
Manejo de devoluciones
Base de datos SQL
IDE de desarrollo
Mecanismo de comunicación de correo…
Internos
Externos
Las reglas de negocio que debe tener el aplicativo describirá los pasos a seguir dentro del
sistema de información del cual tendrá como objetivo el tratamiento de las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias presentados por los usuarios (talento humano) y partes interesadas como
nuestros clientes, de acuerdo con la inteligencia de negocio y reglas que se apliquen para ello.
30
El aplicativo iniciaría con la recepción de los requerimientos realizados por los usuarios y
partes interesadas y termina con la respuesta dada a la petición, queja, reclamo o sugerencia
junto con el informe registrado en el Programa de los buenos manejos de manufacturas (BPM) y
la efectividad del mismo.
Para el efecto del sistema de información desarrollara las mejoras de comunicación que se
presentaron en el momento que se comenzó a estudiar la factibilidad del mismo. Mejorando las
condiciones laborales internas y externas para el manejo de procedimientos que nos permita ver
el ahorro de tiempo y el incremento de la productividad para un trabajo con eficiencia
Figura 5. Procesos funcionales departamentales
Nota: Vc Soluciones Empresariales
5.2 Diagrama del Flujo de procesos.
Teniendo en cuenta que los procesos son ciclos repetitivos, que tienen una amplia variedad
de elementos y que dichos elementos pueden ser controlados por el mismo proceso.
31
5.2.1 Cliente
Función principal es de emitir requerimientos de productos ya sean estos distribuidores,
puntos de ventas y empresa que requieren de publicidad de su organización o marca específicas.
La cuarta decisión de procesos importante consiste en determinar en que medida deben
interactuar los clientes en el proceso. (Krajewski)
• Los requerimientos solicitados pueden ser cotizaciones de publicitarios y
productos de la organización
• Diseños de ambientales publicitarios
• Distribución en zonas de la región en la cual ellos se ubican
5.2.2 Gerencia
Órgano principal de la empresa la cual se encarga de asignar recursos y velar que todos los
procedimientos sean bien empleado para el levantamiento y crecimiento de la empresa.
5.2.3 Departamento Financiero y de Compra
Es el que analiza las diferentes canales de proveedores para sustentar y proveer de materia
prima al departamento de producción para la elaboración y procesamiento del producto
terminados.
Lleva a cabo todas las facturaciones y créditos de los clientes sean estos publicitarios y
distribuidores autorizados
La funcionabilidad del sistema es que el departamento financiero trabaja directamente con
gerencia, producción, venta y cobranza dando soporte sustentado para optimizar esfuerzo
32
5.2.4 Diseño
Es el departamento de mayor afluencia departamental ya que casi todas las áreas
departamentales giran alrededor de él, por su funcionabilidad ya que entre sus funciones están:
• Desarrollar nuevos productos
• Administrar recursos en el taller de producción con las cantidades específica a la
cual se van a requerir en un trabajo
• generar ordenes de producción de acuerdo a el criterio de la orden de venta
• Diseñar las publicidades de los clientes (propuesta)
La funcionabilidad del sistema le quitara carga por la mensajería interna que administra el
software entre los departamentos
5.2.5 Producción
Recibe órdenes del departamento de diseño para la elaboración de productos en cantidades y
tiempo de entrega ya que se administra en dos etapas
• Ambientales colgante (serigrafía pintura-troquelado-empiolado-remojado y
sellado)
• Productos de mezcla (spray-silicón-shampoo) y luego son envasados.
Tiene funciones adicionales como llevar el control de los inventarios para el departamento de
venta en relación al stop y rendir inventarios para no quedarse sin materia prima al departamento
de compras
33
5.2.6 Planificación de Ventas
Departamento que trata directamente con los requerimientos de los clientes y que se encarga
de manejar el presupuesto mensual de los ingresos de la empresa.
La funcionabilidad del software es de gran ayuda ya que apertura tiempo real en las órdenes
de compras de los clientes y órdenes de venta a diseño.
Dentro de sus funciones la siguiente tabla esclarece esto:
Tabla 4. Planificación de Ventas en base a un (SI)
Planificación de Ventas en base a un (SI)
Plan de Ventas Establecer negociaciones con clientes que desean
publicidad
Mantener relación ganar ganar con los
distribuidores
Estar enviando propuesta a futuros clientes
Mantener a la competencia al margen
Ver nuevas unidades de negocios
Establecer crecimiento en los productos
Nota: El plan de ventas elaborado para nuestro caso de estudio sigue los parámetros antes establecidos
En la administración establece que está en función a la gerencia para mantener acuerdos
comerciales con clientes y no emigren a la competencia.
5.3 Análisis interno
El análisis interno de la organización se realizó utilizando la matriz de estratégica FODA
34
Tabla 5 Matriz FODA
FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
La relación con los proveedores es muy
buena.
Los equipos e instalaciones son adecuados
para el desarrollo de la organización.
Ejecuta sus actividades en un mercado
líder en el país.
Existe estabilidad financiera en la
organización.
Las fuentes de financiamiento están
dispuestas a otorgar crédito.
Por la diversidad de usos con los que
trabajan el producto existe gran
posibilidad de alianzas estratégicas.
DEBILIDADES AMENAZAS
Poca organización interna por falta de un
sistema de información.
Deficiencia en fortalecer imagen de los
productos.
Insuficiente fuerza de ventas para la
comercialización del producto.
La existencia de una crisis económica a
nivel del mercado objetivo.
Escases de la materia prima del producto
final.
La competencia desleal, por falta de
control de las autoridades.
Nota: Matriz FODA elaborado para el análisis interno de AROPROM SA
35
5.3.1. Revalorización de direccionamiento estratégico
FORTALEZAS
La relación con los
proveedores es muy buena.
Los equipos e instalaciones
son adecuados para el
desarrollo de la
organización.
Ejecuta sus actividades en
un mercado líder en el país.
DEBILIDADES
Poca organización interna
por falta de un sistema de
información.
Deficiencia en fortalecer
imagen de los productos.
Insuficiente fuerza de ventas
para la comercialización del
producto.
OPORTUNIDADES
Existe estabilidad financiera
en la organización.
Las fuentes de
financiamiento están
dispuestas a otorgar crédito.
Por la diversidad de usos
con los que trabajan los
productos existe gran
posibilidad de alianzas
estratégicas.
ESTRATEGIAS FO
Fortificar las relaciones y
establecer alianzas
estratégicas con los
proveedores.
Actualizar los equipos
tecnológicos, mediante
financiamiento preexistente.
Identificar nuevos mercados
rentables para la empresa.
ESTRATEGIAS DO
Mejorar la organización
interna con la aplicación de un
sistema de información.
Fortalecer la imagen
corporativa de la
organización.
Mejorar la fuerza de ventas
mediante capacitaciones y
mejoras salariales.
AMENAZAS
La existencia de una crisis
económica a nivel del
mercado objetivo.
Escases de la materia prima
del producto final.
La competencia desleal, por
falta de control de las
autoridades.
ESTRATEGIAS FA
Mejorar la situación
financiera mediante
estrategias de mercado.
Optimizar la calidad del
producto y su efectividad.
Satisfacer todas las
necesidades existentes de los
mercados.
ESTRATEGIAS DA
Implementar un sistema de
información para optimizar
recursos.
Definir especificaciones del
producto alimentando las
existencias.
Restaurar la cartera de clientes
con nuevos e insatisfechos.
Figura 6 Factores y Análisis internos y externos
Nota: Estrategias de AROPROM SA
36
5.3.2 Mapa estratégico
Figura 7: Misión y visión estratégica
Nota: estrategia de AROPROM SA con la marca ZEUS
5.4 Implementación y pruebas
Una vez implementado el sistema, se procede a valorar su eficiencia y eficacia tomando como
ejemplo en caso del cliente Vepamil S.A., el cual cuenta con un crédito de 30 días a partir de la
fecha de la factura generada.
VISIÓN
Ser la principal empresa en Guayaquil en distribución de productos de limpieza, aumentando
nuestra cadena de ventas por varios sectores del país con productos de limpieza vehicular
diversificados y de calidad, manteniendo una adecuada organización con tecnología de
información, logrando un buen nivel de atención a los clientes, con personal capacitado y
motivado que como resultado sea crecimiento y rentabilidad.
MIS
IÓN
So
mo
s un
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log
rando
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llo p
rop
io y
de la o
rgan
ización
.
Acrecentar los ingresos de la
organización, con la opción de alianzas
estratégicas y captación de nuevos
mercados
Captar y satisfacer a los futuros o
existentes clientes que mantienen la
actividad de la empresa, con estrategias
de servicios
Mantener el control la cadena de valor de
la empresa mediante la aplicación del
sistema de información mejorando los
procesos y optimizando resultados
Proyectar una adecuada capacitación
para un mejor conocimiento, y contar
así con colaboradores bien preparados
para el rendimiento eficaz en cada área
de trabajo.
PERSPECTIVA
FINANCIERA
PERSPECTIVA DEL
CLIENTE
PERSPECTIVA DEL
CRECIMIENTO Y
APRENDIZAJE
PERSPECTIVA DE
PROCESOS INTERNOS
Figura 7 Mapa Estratégico
37
Una vez ingresada esta información se observa como el sistema genera las ordenes, registros y
alertas necesarios, para que cada persona cumpla con las funciones inherentes a sus respectivos
procesos en las áreas de venta, producción y logística.
5.4.1 Venta:
Facturación: se emite el comprobante de venta y se genera reporte para el departamento
de crédito y cobranzas, ingresando información acerca del plazo de crédito otorgado y los
horarios y fecha de pago que son políticas del cliente.
Crédito y Cobranzas: Con la información ingresada en la etapa de facturación, el sistema
a su vez alertará a este departamento, para que desde una semana antes realice la gestión
respectiva y que el cliente pueda generar el pago a tiempo, informando a la persona encargada de
la cobranza el horario en que podrá visitar al cliente para realizar el respectivo cobro.
5.4.2 Producción:
Orden de producción: Se genera la orden de producción para la transformación de
materia prima en producto terminado. El sistema establece los procesos y define el tiempo de
entrega de la mercadería.
Inventario: El sistema lleva el control de materias primas y el movimiento de producto
terminado.
5.4.3 Logística:
Despacho: Una vez que el sistema ha hecho el ingreso del producto terminado, se
coordina el despacho y entrega de la mercadería al cliente, definiendo el medio de transporte
dependiendo si esta se realizará dentro o fuera de la ciudad.
38
Posventa: El sistema permite llevar un control para dar seguimiento a la entrega de la
mercadería, la cual deberá hacerse dentro de los plazos establecidos, garantizando la calidad del
servicio ofrecido y la satisfacción del cliente.
Una vez realizada la prueba queda demostrada la funcionabilidad y utilidad del sistema y
como este mejora el control, orden e integración de todos los procesos para el cumplimiento del
objetivo de la empresa.
Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones
Luego de evaluar y analizar el estudio de factibilidad para poder implementar un sistema de
información podemos concluir.
• Los procesos de comunicación interna de esta empresa se encuentran muy por
debajo de lo normal, esto debido principalmente a que no están bien definidos los roles
jerárquicos dentro de la organización y esto incluye a la administración, hecho que se mejorará
altamente con la implementación del sistema información en la empresa.
• Con los diferentes análisis hechos y detallados en este trabajo, más el aporte de la
empresa VC.SOLUCIONES encargada de implementar la solución en la empresa se pudo
determinar que o cuales componentes son los de mayor problemática dentro de la adaptación en
el nuevo sistema y se los evalúa constantemente para evitar factores críticos que impidan la
normal aplicación del sistema.
39
• La inversión que se realizara en la adquisición del sistema tiene su recompensa al
ver reflejado la eficiencia y eficacia en el ahorro de tiempo y costos.
40
Recomendaciones
Como se observó a lo largo de este trabajo el uso de la tecnología puesta al servicio de las
organizaciones nunca fue más valorada que en nuestros tiempos, una correcta evaluación de los
componentes y procesos trae consigo un plan de mejora que en la mayoría de los casos tiene su
punto de partida con la implementación de un sistema de información adecuado a las necesidades
de la empresa.
Es muy importante dejar establecido un plan de capacitación y entrenamiento permanente
para el desarrollo de nuevas implementaciones tanto al equipo de trabajo y al mejoramiento del
sistema, así mismos esquemas de evaluación para conocer los resultados reales de los planes
establecidos con la implementación de software.
Por último se recomienda realizar una revisión exhaustiva de los procesos y recursos, no solo
de la mejora de la comunicación departamental, sino también de la parte operativa, para lograr
establece protocolos, políticas y normas a nivel institucional y no solo de un área de servicio, de
manera que se logre empezar un proceso de cultura organizacional.
41
Referencias bibliográficas
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http://colposfesz.galeon.com/est501/suma/sumahtml/conceptos/estadistica.htm. 14 de Agosto
de 2017.
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—. Sistema de Gestión de Calidad. Normativa. Londres: Iso copyright office, 2008.
—. Sistema de Gestión de Calidad. Normativa. Suiza: Copyright Office, 2008.
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Sandoval, Pablo. Administración Integral de la Calidad. Guadalajara: Inacs, 2009.
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Silva, Franco. Mejoramiento Continuo. Guayaquil, 14 de marzo de 2009.
Steir, Ralp M. Sistemas de información para los negocios. México: Cengage Learning, 2011.
Thomson. Administración de los sistemas de información. México: Thomson Editores, 2008.
42
Apéndices
Apéndice A Propuesta de la empresa VC SOLUCIONES en la implementación de un software
especializado
Guayaquil, 2 de julio del 2017
Saludos Cordiales
Señores AROPROM SA.
En su despacho.
Me permito saludarla muy cordialmente y a la vez ponerle a su disposición la Implementación, Desarrollo y Ejecución
del Sistema de Información administrativo Automatizado - SIMA, el cual consta con las siguientes características:
Módulos Asignados en la Propuesta
• Seguridad y Control del uso de la información, Usuarios que ingresaran al Sistema.
• Registro de Parámetros necesarios para su total función.
• Mantenimientos de los registros como especialidad, atenciones, valores a cobrar, horarios, proveedores de
materia prima, productos de ventas, bodega, clasificaciones, etc.
• Registro de Ventas para distribuidores o ventas de productos (terminado).
• Reserva de Atenciones de publicitarios, diseños, aprobaciones, cotizaciones, etc.
• Informes necesarios para el control de las atenciones.
• Control Administrativo de las Historias Ventas.
• Control de Kardex en el caso de los productos que se encuentran a la venta o productos para consumo interno.
• Impresión de Órdenes generadas durante la atención a clientes.
Módulos Opcionales:
• Migración de Información del Sistema Anterior al nuevo.
• Consulta de Historias de ventas tanto al cliente como al vendedor mediante el uso de una aplicativo Web.
REFERENCIA ECONÓNICA o COSTO DE MÓDULOS PROPUESTOS:
El desarrollo del proyecto es de $7.000.oo dólares americanos (valor no incluye impuesto).
COSTO DE MÓDULOS OPCIONALES:
El añadir estos módulos se darán de la siguiente manera:
• Migración: Proceso de pasar la información de un sistema al otro $1.500.oo (no incluye impuesto).
• Acceso Web: Desarrollo en base a la información desarrollada en el sistema de escritorio $1.500.oo (no
incluye impuesto).
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REFERENCIA DE AUTORIZACIÓN:
La Institución se compromete en asignar al personal necesario y con suficiente autoridad para realizar las diferentes
aprobaciones en el transcurso del proyecto.
Estos valores que se mencionan no incluyen Licencias: Motor de la Base de Datos (SQL Server 2005), Office,
Sistemas Operativos, Configuraciones del Servidor, Antivirus, Movilización de Equipos dentro o fuera de la
Institución, Cambio de piezas y Crear accesos de Red en puntos no instalados.
FORMA DE PAGO:
POS-FECHADO
La forma de cancelación será el 50% a la firma de convenio y 2 pagos 25% cada uno los cuales serán respaldadas con
cheques a las fechas de entregas de los módulos solicitados, adicional se dará un descuento del 28%.
CONTADO
La forma de cancelación será el 50% a la firma de convenio y 50% a las fecha de entregas de los módulos solicitados,
adicional se dará un descuento del 40%.
KIT DE ENTREGA AL CULMINAR EL PROYECTO
• Base de Dato Instalada (Servidor).
• Máquinas Ilimitadas para su conexión interna (equipos que se conecten por primera vez).
• CD de Instalación para sistemas operativos XP o superiores, incluidos versiones de 32 ó 64 bits.
SOPORTES Y MATENIMINENTOS
En caso de solicitar soporte, se deberá coordinar previa cita o virtualmente a través de internet por el programa
TeamViewer en caso de requerirlo.
Para mayor visión de los antes mencionado, se incluye la planificación de los Módulos, Implementación y tiempos de
cada uno de ellos.
Nota:
En caso de que se desee algún cambio de lo antes planteados se considerará como parte del desarrollo hasta el acta de
entrega final, una vez realizado, ésta constancia se dará con un plazo de 2 meses para sus solicitudes, una vez
culminado este periodo se asumirá como un mantenimiento.
Para mayor información del Sistema dejo en consideración mi correo o número celular, tiempo de validez 10 días
Ing. Vicente Carbo Zambrano
VC Soluciones
593-9-7103248
Skype: v.carbo
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CLIENTE
FECHA
CANT DESCRIPCION TOTAL
1 INSTALACIÓN DE SERVER DATA(Base de Dato) $ 7,000.00
25 INSTALACIONES DE TERMINALES:
*CONFIGURACIONES AL SERVER DATA
*CONSULTORIOS Y/O LABORATORIO
2 CONFIGURACIONES DE PRINTER:
$ 7,000.00
DESCUENTO 28% $ 1,960.00
$ 5,040.00
IVA 12% $ 604.80
$ 5,644.80
ABONO 50% $ 2,822.40
SALDO 1 25% $ 1,411.20
SALDO 2 25% $ 1,411.20
CLIENTE
FECHA
CANT DESCRIPCION TOTAL
1 INSTALACIÓN DE SERVER DATA(Base de Dato) $ 7,000.00
25 INSTALACIONES DE TERMINALES:
*CONFIGURACIONES AL SERVER DATA
*CONSULTORIOS Y/O LABORATORIO
2 CONFIGURACIONES DE PRINTER:
$ 7,000.00
DESCUENTO 40% $ 2,800.00
$ 4,200.00
IVA 12% $ 504.00
$ 4,704.00
ABONO 50% $ 2,352.00
SALDO 50% $ 2,352.00
La instalación del sistema será en etapas pactadas con el cliente:
1.- Instalación y Configuración del Server Data
2.-Instalación del Data Base
3.-Intalación y Configuración de Terminales
4.-Capacitaciones
SUMA
SUB-TOTAL
TOTAL
ORDEN DE TRABAJO 2
AROPROM S.A.
24 DE FEBRERO DEL 2017
SISTEMA S.I.M.A.PRECIO
$ 7,000.00
ORDEN DE TRABAJO 1
SISTEMA S.I.M.A.PRECIO
$ 7,000.00
SUMA
TOTAL
SUB-TOTAL
AROPROM S.A.
24 DE FEBRERO DEL 2017
La instalación del sistema será en etapas pactadas con el cliente:
1.- Instalación y Configuración del Server Data
2.-Instalación del Data Base
3.-Intalación y Configuración de Terminales
4.-Capacitaciones
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Apéndice B Cuestionario de preguntas para entrevista a involucrados internos
Objetivo: Conocer y evaluar los aspectos más relevantes de la situación actual de los sistema de
información de la empresa AROPROM SA
Entrevistado: Área:
Cargo: Fecha:
1) ¿La empresa cuenta con algún tipo de estudio que evidencie la situación de los procesos de
comunicación interna en la actualidad?
( ) SI
( ) NO
2) ¿Cómo califica los procesos de comunicación entre las diferentes áreas de la empresa en la
actualidad?
( ) Excelente
( ) Muy Buena
( ) Buena
( ) Regular
( ) Pésima
Por qué: __________________________________________________________________
3) ¿Qué aspectos o factores considera, que no permiten que la comunicación interna no sea
eficiente y oportuna?
Cuales:
_____________________________________________________________________
4) ¿Considera que la automatización integral de los procesos de comunicación de la empresa
contribuirá a la eficiencia y eficacia de los mismos?
( ) SI
( ) NO
Por qué: __________________________________________________________________
5) ¿Qué aspectos considera que se debe hacer para mejorar comunicación interna de la empresa?
Cuales:
_________________________________________________________________________
6) ¿Considera necesario trabajar con un mejor mecanismo en la empresa para agilitar las
condiciones de trabajo y cumplir con las buenas prácticas de manufacturas (BPM).?
( ) SI
( ) NO
Por qué:
__________________________________________________________________
7) ¿Considera que la implementación de un sistema de información en la empresa ayudaría a
mejorar la comunicación interna, que busque optimizar los tiempos y recursos de producción,
comercialización y otras áreas de forma integral?
( ) SI
( ) NO
Por qué:
__________________________________________________________________
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Apéndice C Cuestionario de preguntas para entrevista a empresa que mantienen y sostienen un
SI
Objetivo: Conocer las ventajas y desventajas de la implementación del sistema información de
empresas que mantiene y sostienen un sistema de información
Entrevistado: Cargo:
Fecha:
1. ¿Cómo califica los procesos de comunicación interna que actualmente emplean las
empresas?
( ) Excelente
( ) Muy Buena
( ) Buena
( ) Regular
( ) Pésima
Por qué:
__________________________________________________________________
2. ¿Desde su perspectiva, cuáles son los principales problemas de comunicación interna que
enfrentan las empresas en la actualidad?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. ¿Qué acciones se debería implementar para fortalecer los procesos de comunicación
interna, que aporte a la eficiencia, eficacia y calidad total
Cuáles y porqué
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
4. Considera que la automatización o la implementación de un sistema informático contribuirá
a fortalecer procesos de comunicación interna en las diferentes áreas y ámbitos de
aplicación?
( ) SI
( ) NO
Por qué:
__________________________________________________________________
5. ¿Conoce algún sistema informático que brinde soluciones integrales de comunicación, que
articule eficientemente los procesos internos con las necesidades de los clientes internos y
externos?
Cuáles
__________________________________________________________________
6. Al momento de implementar el sistema de información especializado que beneficios
alcanzo
Mejoro de comunicación
Optimizo tiempo y recursos
Obtuvo eficiencia y eficacia
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Incremento la producción y la productividad
Otros (cuales)
__________________________________________________________________
7. Dentro de la experiencia adquirida con el sistema de información puede mencionarnos que
cualidades y objetivo alcanzo a corto plazo
Mantener una retroalimentación de información
Planificación organizacional
Planificación departamental
Obtener balances para la toma de decisiones
Otro (cuales)
__________________________________________________________________
8. En qué porcentaje mejoro la administración de los procesos con el sistema de información
0% - 20%
21%-40%
41%-60%
61%-80%
81%-100%
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Apéndice D Cuestionario de preguntas para entrevista a experto en sistema de información
Objetivo: conocer el criterio de expertos involucrados en la gestión de comunicación e
información que aporten a la propuesta planteada.
Entrevistado: Cargo:
Fecha:
1. ¿Cómo califica los procesos de comunicación interna que actualmente emplean las
empresas?
( ) Excelente
( ) Muy Buena
( ) Buena
( ) Regular
( ) Pésima
Por qué:
__________________________________________________________________
2. ¿Desde su perspectiva, cuáles son los principales problemas de comunicación interna que
enfrentan las empresas en la actualidad?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. ¿Qué acciones se debería implementar para fortalecer los procesos de comunicación
interna, que aporte a la eficiencia, eficacia y calidad total
Cuáles y porqué
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
4. ¿Considera que la automatización o la implementación de un sistema informático
contribuirá a fortalecer procesos de comunicación interna en las diferentes áreas y ámbitos
de aplicación?
( ) SI
( ) NO
Por qué:
__________________________________________________________________
5. ¿Conoce algún sistema informático que brinde soluciones integrales de comunicación, que
articule eficientemente los procesos internos con las necesidades de los clientes internos y
externos?
Cuáles
__________________________________________________________________
6. ¿Es recomendable según su criterio trabajar con sistema de información especializados?
Si
No
Porque __________________________________________________________________
7. ¿Según la globalización y el pensamiento de los empresarios en que los benéfica un sistema
de información?
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Apéndice E Propuesta de medios impresos de comunicación e información del sistema de
comunicación
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