universidad de guayaquil escuela de …repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/14680/1/tesis cpa...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA:

“ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN

ACTIVOS FIJOS PARA DIPASO S.A.”

AUTOR:

TIGRE PARRA JUDITH MARICELA

TUTOR DE TESIS:

ECON. MARÍA PAULINA BRITO, MAE

GUAYAQUIL, NOVIEMBRE DEL 2016

ECUADOR

ii

Ficha de Registro de Tesis

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO “ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN ACTIVOS

FIJOS PARA DIPASO S.A.”

AUTOR TIGRE PARRA JUDITH MARICELA

REVISORES: ING.COM. ALCIVAR CEDEÑO FLERIDA, MSC

CPA. VERA GUTIERREZ SIDIA, MAE

INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 118

ÁREA TEMÁTICA: CONTABLE

PALABRAS CLAVES: Manual, Políticas, Procedimientos, Control Interno, Activos Fijos

RESUMEN

La necesidad de la empresa Dipaso S.A. es contar con un sistema de control interno que permita

mejorar la administración de sus activos fijos, tener el control y la ubicación exacta de sus

recursos. Por ello se propone un Manual de Políticas y Procedimientos donde se detalla paso a

paso los procesos de una manera clara y de fácil comprensión. La empresa Dipaso. S.A. está

consciente de la falta de control interno que tienen sus activos fijos y por ello que requieren el

presente manual, donde se enfocan en las actividades de Adquisición, Ingreso, Transferencia y

Bajas de los Activos Fijos. Para analizar los procesos actuales, se elaboró un cuestionario para los

trabajadores de los almacenes y entrevistas a los jefes de áreas, permitiendo obtener información

útil para la elaboración del manual y solución de los problemas que presentan en la actualidad.

N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF

SI

NO

CONTACTO DE AUTOR/ES TIGRE PARRA JUDITH MARICELA

Teléfono:

0991437900 E-mail: [email protected]

CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN: Nombre:

Teléfono:

iii




Certificación del tutor

Habiendo sido nombrada, yo, Econ. María Paulina Brito Ochoa MBA, como tutor de tesis

de grado como requisito para optar por título de Contador Público Autorizado presentado por

la egresada:

Judith Maricela Tigre Parra CI#0924992597

Tema: “ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN


Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su

sustentación.

-------------------------------------------------

Econ. María Paulina Brito Ochoa MAE

TUTOR

v




Renuncia de derechos de Autor

Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de

absoluta propiedad y responsabilidad de Tigre Parra Judith Maricela, cuyo tema es:

“ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN

ACTIVOS FIJOS PARA DIPASO S.A.”.

Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso

como a bien tenga.

-----------------------------------------------

Judith Maricela Tigre Parra

CI#0924992597

v




Certificado Sistema Anti plagio

Para fines académicos, certifico que el trabajo de titulación: “ELABORACIÓN DE

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN ACTIVOS FIJOS PARA

DIPASO S.A.” perteneciente a la estudiante: Judith Maricela Tigre Parra, tiene un nivel

de coincidencias y referencias del 3% según el informe del sistema de coincidencias

URKUND.

-------------------------------------------------

Econ. María Paulina Brito Ochoa MAE

TUTOR

vi

Dedicatoria

Este logro lo dedico a mi amado hijo Farid, quien ha sido mi motivación para no rendirme las

veces que sentí decaer y mi inspiración para ser su ejemplo a seguir. Y pedirle perdón por

todos esos momentos de diversión y amor que le quitó esta investigación.

También le dedico este triunfo a mi querido esposo Omar, quien con sus palabras y su

consuelo me ayudaron a no sentirme sola todas esas noches de desvelo.

vii

Agradecimiento

En primer lugar agradecer a Dios por bendecirme con vida y salud., por haber escuchado mis

peticiones y haberme llenado de paciencia, sabiduría y fuerzas para poder desarrollar mi

tesis.

Agradezco a mi padre Luis, pero infinitamente a mi madre Rosa, por ser mi ejemplo de lucha

y amor, por haber confiado siempre en mí y ser la persona que siempre estará dispuesta a

darme su mano cuando lo necesite.

A mis queridas amigas quienes con su presión y palabras de motivación me ayudaron a no

desistir y a demostrarme a mí misma que querer es poder.

A mis hermanos, a mi tutora y a todas las personas que intervinieron en mi vida

universitaria, quienes me brindaron su ayuda de una u otra manera.

Me llevo la satisfacción de haber terminado mi tesis por mi esfuerzo y dedicación.

Mil gracias a todos por ser parte de esta importante etapa de mi vida.

viii




“ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO EN


Autor: Judith Maricela Tigre Parra.

Tutor: Econ. María Paulina Brito, MAE.

Resumen

La necesidad de la empresa Dipaso S.A. es contar con un sistema de control interno que

permita mejorar la administración de sus activos fijos, tener el control y la ubicación exacta

de sus recursos. Por ello que se propone un Manual de Políticas y Procedimientos donde se

detalla paso a paso los procesos de una manera clara y de fácil comprensión. La empresa

Dipaso. S.A. está consciente de la falta de control interno que tienen sus activos fijos y por

ello requieren el presente manual, donde se enfocan en las actividades de Adquisición,

Ingreso, Transferencia y Bajas de los Activos Fijos. Para analizar los procesos actuales, se

elaboró un cuestionario para los trabajadores de los almacenes y entrevistas a los jefes de

áreas, permitiendo obtener información útil para la elaboración del manual y solución de los

problemas que presentan en la actualidad.

Palabras Claves: Manual, Políticas, Procedimientos, Control Interno.

ix




“ELABORACIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO EN


Autor: Judith Maricela Tigre Parra.

Tutor: Econ. María Paulina Brito, MAE.

Abstract

The need for the company Dipaso S.A. is to have an internal control system that will improve

the management of their assets, have the control and the exact location of their resources,

which is why the Manual of Policies and Procedures where step by step processes is proposed

a clear and easily understandable way. The company Dipaso. Inc. is aware of the lack of

internal control that have their fixed assets, which is why we require the manual, where focus

on procurement activities, Income, Transfer and Disposal of Fixed Assets. To analyze current

processes, a questionnaire for warehouse workers and interviews with the heads of areas was

developed, allowing obtain useful for the development of the manual information and solving

the problems presented today.

Keywords: Manual, Policies, Procedures , Internal Control

x

Tabla de Contenido

Ficha de registro de tesis ............................................................................................................ ii

Certificación del tutor ............................................................................................................... iii

Renuncia de derechos de autor ................................................................................................. iv

Certificado Sistema anti plagio .................................................................................................. v

Dedicatoria ................................................................................................................................ vi

Agradecimiento ........................................................................................................................ vii

Resumen .................................................................................................................................. viii

Abstract ..................................................................................................................................... ix

Tabla de Contenido .................................................................................................................... x

Índice de Figuras ..................................................................................................................... xiii

Índice de Gráficos ................................................................................................................... xiv

Introducción ............................................................................................................................... 1

Capítulo1 ................................................................................................................................... 3

El Problema .............................................................................................................................. 3

1.1. Planteamiento del Problema ............................................................................................... 3

1.2. Formulación y Sistematización del Problema..................................................................... 4

1.2.1. Formulación ................................................................................................................. 4

1.2.2. Sistematización ............................................................................................................. 5

1.3. Objetivos de la investigación ............................................................................................. 5

1.3.1. Objetivos General ......................................................................................................... 5

1.3.2. Objetivos Específicos ................................................................................................... 5

1.4. Justificación del proyecto .................................................................................................. 5

1.4.1. Justificación Teórica ................................................................................................. 5

1.4.2. Justificación Práctica ................................................................................................ 6

1.4.1. Justificación Teórica ................................................................................................. 5

1.5. Delimitación de la investigación ........................................................................................ 7

xi

1.6. Hipótesis General ............................................................................................................... 7

1.6.1. Variable dependiente ................................................................................................ 7

1.6.2. Variable independiente ............................................................................................. 7

1.6.3. Operacionalización de las variables ......................................................................... 8

Capítulo2 ................................................................................................................................... 9

Marco Referencial .................................................................................................................... 9

2.1. Antecedentes de la investigación ........................................................................................ 9

2.2. Marco Teórico ................................................................................................................... 11

2.2.1. La Administración .................................................................................................. 11

2.2.2. La Empresa ............................................................................................................. 11

2.2.3. La Contabilidad ...................................................................................................... 14

2.2.3. El Control Interno ................................................................................................... 17

2.2.3. Activos Fijos ........................................................................................................... 19

2.2.3. Manuales................................................................................................................. 27

2.3. Marco Contextual.............................................................................................................. 33

2.4. Marco Conceptual ............................................................................................................. 34

2.5. Marco Legal ...................................................................................................................... 36

Capítulo3 ................................................................................................................................. 41

Marco Metodológico .............................................................................................................. 41

3.1. Diseño de la investigación ................................................................................................ 41

3.2. Tipo de la investigación .................................................................................................... 41

3.3. Población y Muestra ......................................................................................................... 42

3.3.1. Población ................................................................................................................ 42

3.3.2. Muestra ................................................................................................................... 42

3.4. Técnicas e instrumentos de la investigación ..................................................................... 43

3.4.1. Técnicas .................................................................................................................. 44

3.4.2. Instrumentos ........................................................................................................... 44

3.5. Análisis de Resultados ...................................................................................................... 45

xii

Capítulo4 ................................................................................................................................. 58

La Propuesta........................................................................................................................... 58

4.1. Tema ................................................................................................................................. 58

4.2. Justificación ...................................................................................................................... 58

4.3. Ubicación Geográfica ....................................................................................................... 58

4.4. Situación actual ................................................................................................................. 59

4.5. Patrimonio de Activos Fijos en Dipaso S.A. .................................................................... 59

4.6. Desarrollo de la Propuesta ................................................................................................ 69

4.6.1. Introducción ............................................................................................................ 70

4.6.2. Objetivo General .................................................................................................... 70

4.6.3. Alcance del manual ................................................................................................ 70

4.6.4. Aspectos generales ................................................................................................. 71

4.6.5. Descripción del Manual de Políticas y Procedimientos para la Adquisición de

Activos Fijos ..................................................................................................................... 71

4.6.7. Descripción del Manual de Políticas y Procedimientos para la Adquisición de

Activos Fijo Introducción ................................................................................................. 70

Conclusiones ............................................................................................................................ 94

Recomendaciones .................................................................................................................... 95

Referencias ............................................................................................................................... 97

Anexo 1 .................................................................................................................................. 100

xiii

Índice de Figuras

Figura 1. Activos fijos. ............................................................................................................ 27

Figura 2. Ubicación geográfica dipaso s.a. ............................................................................. 33

Figura 3. Logotipo dipaso s.a. ................................................................................................. 34

Figura 4. Función que desempeñan los trabajadores. .............................................................. 46

Figura 5. Grado de conocimiento del activo fijo. ................................................................... 47

Figura 6. Sistema de control interno de dipaso s.a. ................................................................. 48

Figura 7. Ubicación de los activos fijos. ................................................................................. 49

Figura 8. Personal encargado de los activos fijos ................................................................... 50

Figura 9. Ausencia de capacitación al personal....................................................................... 51

Figura 10. Capacitación al personal de activos fijos. ............................................................. 52

Figura 11. Frecuencia de constataciones físicas de activos fijos. ........................................... 53

Figura 12. Procedimientos para bajas de activos fijos ........................................................... 54

Figura 13. Manual de políticas y procedimientos. .................................................................. 55

Figura 14. Procedimientos para traslados de activos fijos. ..................................................... 56

Figura 15. Manual de políticas y procedimientos ................................................................... 57

Figura 16. Patrimonio total de activos fijos establecimiento no 1. ......................................... 60





Figura 21. Patrimonio de af de establecimiento la entidad. .................................................... 65

Figura 22. Patrimonio de af de establecimiento no 7. ............................................................. 66



Figura 25. Diagrama de flujo no 1. ......................................................................................... 74


Figura 27. Formato de orden de compra. ............................................................................... 78

Figura 28. Formato solicitud creación de proveedores. .......................................................... 79

Figura 29. Instrucciones para el llenado de la solicitud creación de acreedores.. ................... 80

Figura 30. Formato solicitud creación de materiales. ............................................................. 81

Figura 31. Instrucciones para el llenado de la solicitud creación de materiales. . .................. 82

Figura 32. Diagrama de flujo no 3 .......................................................................................... 84


Figura 34. Diagrama de flujo no 5. .......................................................................................... 88

xiv

Índice de tablas

Tabla 1. Operacionalización de las variables ........................................................................... 7

Tabla 2. Activos Fijos y vida útil Dipaso S.A. ...................................................................... 29

Tabla 3. Función que desempeñan los trabajadores ............................................................... 46

Tabla 4. Grado de Conociemiento del Activo Fijo ................................................................ 47

Tabla 5. Sistema de Control Interno Actual ........................................................................... 48

Tabla 6. Ubicación de los Activos Fijos ................................................................................. 49

Tabla 7. Personal encargado de Los Activos Fijos................................................................. 50

Tabla 8. Ausencia de Capacitación al personal ...................................................................... 51

Tabla 9. Capacitación de Activos Fijos .................................................................................. 52

Tabla 10. Frecuencia de Constataciones físicas de Activos Fijos .......................................... 53

Tabla 11. Procedimientos para bajas de Activos Fijos ........................................................... 54

Tabla 12. Existencia de Manual de Políticas y Procedimientos ............................................. 55

Tabla 13. Procedimientos para traslados de Activos Fijos ..................................................... 56

Tabla 14. Manual de Políticas y Procedimientos ................................................................... 57

Tabla 15. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 1 ............................................ 60








Tabla 23. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento 9 ................................... …… 68

1

Introducción

Cuando hablamos de un sistema de Control Interno, se dice que es una conjunto de todos

los elementos que conforman una organización, en donde lo principal son las personas, los

sistemas de información, las supervisión y los procedimientos.

Hoy en día el control interno es una de las preocupaciones que existen en las empresas

públicas y privadas, se han visto casos de empresas que se han ido a la quiebra por no contar

con un control interno que les permita que la empresa desarrolle.

Es por este motivo que surgió la idea de realizar una investigación de este tema para

recabar información y poder ejecutar un Manual de Políticas y Procedimientos dirigido a los

Activos Fijos, considerando que este rubro es muy representativo para todas las

organizaciones.

Se considera que un Manual de Control Interno permite a los directivos a incrementar el

control de sus empresas para mejorarla, en este caso incrementar el control de sus activos

fijos, por ende este Manual de Políticas y Procedimientos es una herramienta que los

directivos de la empresa Dipaso S.A. deben tomar en cuenta para mejorar el control de los

bienes que poseen, logrando con ello la optimización de sus recursos y obteniendo

información real y oportuna.

La elaboración del presente Manual contiene los procesos internos que son ejecutados de

manera habitual por los trabajadores de la entidad, siendo estos la Adquisición de Activos

Fijos, Ingresos de los Activos Fijos, Transferencia internas de los Activos Fijos y Bajas de los

mismos.

La presente investigación consta de cuatro capítulos que está estructurado de la siguiente

manera: En el primer capítulo, encontramos el planteamiento del problema, justificación,

objetivo general y objetivos específicos.

2

En el segundo capítulo, se desarrolló los antecedentes de estudio, marco teórico, marco

contextual, marco conceptual y marco legal.

En el tercer capítulo, se presenta el diseño de la investigación, tipo de investigación, la

determinación de la población y el cálculo de la muestra, técnicas e instrumentos de

investigación y utilizadas y análisis de los resultados.

En el cuarto capítulo , elaboramos la propuesta la cual está conformado por los objetivos,

políticas y la descripción de los Procedimientos de Adquisición de Activos Fijos, Ingreso de

Activos Fijos, Transferencia de Activos Fijos y Bajas de Activos Fijos.

3

Capítulo 1

El Problema

1.1. Planteamiento del problema

Las organizaciones actuales a nivel mundial se desempeñan dentro de un contexto de

cambio constante, debido a la presencia de nuevos retos. Por lo que el control interno es

parte fundamental tanto en los asuntos contables, financieros y de vigilancia.

Dentro del mundo de los negocios, cada vez es más la necesidad de contar con un manual,

sobre todo un Manual de Políticas y Procedimientos que le permitan formalizar los sistemas

de trabajo y aumentar la tecnología, así poder mantener el liderazgo y su competitividad.

“Los Manuales son a la organización, lo que los cimientos son a un edificio. El tenerlos

facilitan y soportan el crecimiento; no tenerlos limitaría la(s) carga(s) y el número de pisos

que el edificio podría soportar” (Alvarez, 1996).

En nuestro país, empresas de diferentes tipos de negocio han tenido que enfrentarse a

crisis por diferentes factores tanto internos como externos, uno de los factores internos es el

mal manejo de sus activos fijos, al no contar con políticas y procedimientos establecidos de

manera formal. Los Activos Fijos son considerados los recursos propios de una empresa, por

lo que es necesario que exista un sistema de control interno, son los que permiten generar

utilidades, ya que sin propiedad, planta y equipo la empresa no podría realizar sus actividades

operacionales.

La importancia que tiene un sistema de control interno en una empresa se ha

incrementado, debido a lo práctico que es medir la eficiencia y productividad al momento de

implementarlas, cabe recalcar que las empresas que tienen un control interno en sus

operaciones les permite proteger sus activos contra situaciones fraudulentas, robos y el mal

uso de los recursos.

4

DIPASO S.A. no cuenta con un buen control interno sobre sus activos fijos, si bien es

cierto si hay registro cuando se realiza la compra del bien, pero no hay registro de salida

cuando un bien ha sido transferido de una tienda a otra tienda, esto ocasiona el

desconocimiento de la ubicación exacta del activo fijo y a su vez la depreciación es

contabilizada en la tienda incorrecta.

La empresa por muchos años ha venido teniendo estos problemas, el deficiente control

interno, la falta de toma física de los activos fijos, la falta de políticas y procedimientos para

todo el proceso que conlleva la compra nueva de un activo fijo, desde la cotización del bien

hasta la recepción de las facturas en el departamento de Activos Fijos quienes son los

encargados de entregar la orden de compra para su respectivo ingreso.

Por la apertura de las nuevas sucursales, se ha visto en la necesidad de comprar más

activos fijos, por ejemplo: Bienes Inmuebles, Instalaciones y Equipos, Equipos de

Computación, Muebles y Enseres, Equipos de Oficina, Maquinarias, etc.

“Activo Fijo son todos los bienes o derechos que están siendo usados en el proceso de

producción o en el proceso de ventas si se trata de empresas comerciales, y no deben ser

Destinados para la venta” (Caribas, 1997).

El presente trabajo permitirá a la empresa DIPASO S.A. contar con un eficiente sistema

de control interno de sus activos fijos, que servirá para conocer el patrimonio real que poseen

la entidad y les permitirá tomar decisiones oportunas para beneficio de la entidad.

1.2. Formulación y sistematización del problema

1.2.1. Formulación.

¿Es la falta de un Manual de Políticas y Procedimientos lo que ocasiona un deficiente

control interno de los activos fijos de la empresa DIPASO S.A.?

5

1.2.2. Sistematización.

¿Cuáles son los procedimientos actuales de la empresa DIPASO S.A. para el manejo de

los activos fijos?

¿De qué manera incide la falta de control de salida de los activos fijos de una tienda a

otra?

¿Cuáles son las herramientas para mejorar los procesos de control de los activos fijos?

1.3. Objetivos de la investigación

1.3.1. Objetivo General.

Elaborar un manual de control interno en activos fijos, mediante Políticas y

Procedimientos para mejorar los procesos internos existentes y el correcto registro de

ubicación de los Activos Fijos de la empresa DIPASO S.A.

1.3.2. Objetivos Específicos.

Identificar los procedimientos y problemas actuales que tienen los activos fijos por la

falta de un sistema de control interno.

Conocer la incidencia que ocasiona no contar con el registro de salida de un activo fijo

de una tienda a otra.

Elaborar políticas y procedimientos para mejorar los procesos internos de los activos

fijos de la empresa.

1.4. Justificación del proyecto

1.4.1. Justificación Teórica.

En una empresa es necesario realizar un estudio de control interno que permita descubrir

las falencias y así buscar la manera de solucionarlas para beneficio de la misma.

6

Se debe tomar en cuentas los aspectos internos como externos ya que pueden ser estas

oportunidades, pero también pueden ser amenazas.

La presente investigación es de gran interés, ya que mediante la aplicación de políticas y

procedimientos, nos permitirá tener el control de los recursos de la empresa, garantizando que

los procesos sean eficaces y el cumplimiento de los objetivos planteados por los directivos de

la organización.

“En la actualidad el control interno está considerado como un concepto fundamental para

la organización administrativa de las empresas” (García, 2003)

1.3.3. Justificación Práctica.

La presente investigación se enfoca en primer lugar en realizar un análisis del control

interno actual que tiene la empresa con sus activos fijos, una vez establecidas las falencias y

las posibles soluciones ponerlas en práctica para mejorar los procesos internos y optimizarlos

de la mejor manera. Para Dipaso S.A. es importante tener una buena administración de sus

activos fijos, ya que son los que permiten que se realicen las ventas.

Por lo que considero que esta investigación va a resultar útil, ya que al analizar los

procedimientos actuales se podrá conocer sus falencias, si el personal encargado del

establecimiento donde se encuentran los activos fijos es el idóneo, los directivos de la

empresa podrán tomar las mejores decisiones para beneficio de la misma y de sus

trabajadores.

Finalmente el desarrollo de este trabajo, servirá de apoyo a otros estudiantes que estén

realizando trabajos a fines con este tema y a la empresa DIPASO S.A. si desea implementar

las soluciones que se darán al final del trabajo de investigación, con el fin de mejorar sus

operaciones internas y optimizar los recursos propios que son los que ayudan a generar

utilidades.

7

1.4.2. Justificación Metodológica.

La necesidad de que la empresa cuente con un sistema de control interno de activos fijos,

lo cual parte desde la planificación estratégica de la misma, es importante que sea puesta en

práctica.

Los beneficiarios directos serán los clientes, ya que podrán visualizar una nueva imagen,

otro beneficiario es la empresa, pues el objetivo de la propuesta es que la organización cuente

con un eficiente control interno de sus activos fijos con el fin de evitarles percances y tengan

un real patrimonio de Propiedad, Planta y Equipo que les permita cumplir con las metas

planteadas y tomar decisiones oportunas para beneficio de la entidad.

1.5. Delimitación de la investigación

El presente trabajo se realizará a la empresa DIPASO S.A. se dedica a la venta al por

mayor y menor de productos de belleza y novedades, específicamente en los establecimientos

de la ciudad de Guayaquil, se realizará el estudio de la falta de un control interno de los

activos fijos.

1.6. Hipótesis general

Si se elabora un manual de políticas y procedimientos para el control interno de los activos

fijos, facilitará los procesos internos y reducirá los errores de registro de ubicación de los

activos fijos de DIPASO S.A

1.6.1. Variable independiente.

Manual de Control Interno para Activos Fijos.

1.6.2. Variable dependiente:

Procesos internos.

8

1.6.3. Operacionalización de las variables.

Tabla 1

Operacionalización de las variables.

VARIABLES

DEFINICION

CONCEPTUAL

DEFINICION

OPERATIVA DIMENSIONES INDICADORES

ITEMS O

PREGUNTAS

INSTRUMEN-

TOS TECNICA

Manual de

Control Interno

Son todas las

políticas y

procedimientos

adaptados por la

administración de

una entidad, para

ayudar a alcanzar

los objetivos

Es un sistema

que permite

tener el control

de los activos

fijos de una

forma ordenada

y que es aplicada

en una entidad

para ayudar a la

administración y

a alcanzar los

objetivos

planteados

Actividades de

Control

Personal

Capacitado

Toma física de

activos fijos

¿Está capacitado

el personal para

el manejo de los

activos fijos?

¿Se realizan

tomas físicas de

los activos fijos

de la empresa?

Encuestas Cuestionario

Proceso de

Compra de

Activos Fijos

Aprobación de la

compra por

gerencia.

Recepción de

facturas a tiempo

¿Cuál es el

tiempo

estipulado para

la aprobación de

la compra?

¿Cuál es el

tiempo

estipulado para

la recepción de

facturas?

Procesos Internos

Optimizar los

procesos

existentes para

mejorar la

administración de

los recursos

propios de la

empresa.

Realizar las

operaciones de

forma eficiente,

para lograr

mejores

resultados.

Eficacia y

Eficiencia.

Cumplimiento de

las políticas y

procedimientos

¿Se cumplen con

las políticas y

procedimiento

establecidas por

la empresa

Entrevistas Cuestionario

9

Capítulo 2

Marco Referencial

2.1. Antecedentes de la investigación

En el presente trabajo de investigación es necesario tomar como referencia otras tesis

realizadas que se encuentran relacionados o vinculadas con el problema de nuestro trabajo,

con el fin de buscar un aporte del mismo, a continuación detallamos algunas tesis

relacionadas con el tema:

Según Albán (2014) en su trabajo de tesis previa a la obtención del título de Ing. En

Contabilidad y Auditoría en el tema: El Control Interno y su incidencia en la administración

de activos fijos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Chibuleo Ltda. durante el año 2012,

planteó como objetivo general: “Estudiar los procedimientos de control interno utilizados en

el manejo de activos fijos, identificando las políticas presentes; con la finalidad de utilizarlo

como herramienta para mejorar la administración”.

Para alcanzar dicho objetivo realizó una investigación de campo, la muestra estuvo

conformada por 35 empleados, llegando a la conclusión que el control interno de los activos

fijos presenta falencias y está ausente de provenientes concreto financiera, es decir se

presentan resultados financieros distorsionados e irreales que conllevan a que se toman

decisiones erróneas.

La empresa no tiene definido políticas y procedimientos, no cuenta con un sistema de

control interno para sus activos fijos, haciendo difícil el manejo de los mismos al no contar

con procesos formales.

La investigación citada, presenta un gran aporte a la presente investigación, a través del

análisis y evaluación de los procedimientos aplicados en los activos fijos, posee similares

características con nuestro trabajo y llega a la misma conclusión que es necesario un manual

de control interno para activos fijos.

10

Según Muñoz & Sarmiento (2013), en su tesis previa a la obtención del título de

Ingeniería en Contaduría Púbica y Auditoría en el tema: Elaboración de un modelo de sistema

de control de activos fijos en el Polimédico Martínez ubicado en la ciudad de milagro,

planteó como objetivo general: “Determinar si la incorrecta ejecución de tratamientos

médicos se deben por la falta de un sistema de control de activos que disminuya extravíos,

perdidas físicas, monetarias de los bienes existentes en la ciudad”.

Llegando a la conclusión que el Polimédico Martínez no cuenta un adecuado control de

sus bienes, mediante la implementación del modelo de sistema de control que proponen se

podrá comprobar las existencias, las falencias y los activos que se encuentran en forma

obsoleta, con el fin de mejoras los procesos, incrementando las ganancias y bajando los

costos.

En el anterior trabajo las autoras ponen énfasis que se debe implementar de forma

inmediata un sistema de control interno, ya que existen muchas activos fijos guardados que se

encuentran obsoletos, recomiendan realizar las tomas físicas de inventarios de forma

semestral, capacitar al personal constantemente sobre el uso y manejo de los activos fijos, con

el objetivo de mejorar la calidad de atención a los pacientes existentes y futuros pacientes del

Polimédico Martínez.

Según López (2011), en su tesis previa a la obtención de título de Ingeniería en

Contabilidad y Auditoría CPA en el tema: El Control Interno de los Activos Fijos y su

incidencia en los resultados financieros del Grupo Corporativo Soltex en el primer trimestre

del año 2011, presenta como objetivo general : “Evaluar la incidencia de las debilidades del

control de Activos Fijos en los resultados financieros para lograr identificar las causas que

ocasionan los desfases en la información financiera”.

Luego de la evaluación llega como conclusión que los procedimientos aplicados para el

manejo de los activos fijos son inadecuados porque no permiten detectar a tiempo el mal uso.

11

No existe tarjeta de registro de desgastes de los activos, así como los gastos de

mantenimientos. La empresa no cuenta con políticas registradas formalmente, los estados

financieros demuestran resultados distorsionados debido a la incorrecta asignación de los

gastos de depreciación, ocasionando perjuicios en el patrimonio de la empresa como en la

toma decisiones.

Lo que el autor recomienda es que se realice un estudio para conocer el valor real de los

activos fijos, diseñar un sistema de control interno que permita mejorar los procesos internos

del Grupo Corporativo Soltex, con el propósito de asegurar el control de los activos y

confiabilidad de los resultados financieros.

En el anterior párrafo descrito anteriormente, aporta a nuestro trabajo, al confirmar que el

uso inadecuado de los activos fijos perjudica a la empresa, en nuestro caso perjudicará a la

empresa Dipaso S.A.

Al contar con un sistema de control adecuado les permitirá tener la real ubicación de los

activos fijos, obtener resultados financieros confiables y permitirá a la gerencia tomar

decisiones oportunas para el mejoramiento de la entidad.

2.2. Marco teórico

2.2.1. La Administración.

La administración “Es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la

coordinación de las cosas y personas que integran una empresa” (Reyes, 2004).

Para la administración dentro de una empresa, depende tanto de los trabajadores que

pongan su empeño en las actividades que realizan día a día y las cosas que la integran, de

esta manera puede haber una buena administración.

2.2.1.1. Características de la administración.

Reyes (2004) indica que las características de la administración son:

12

Su universalidad.

Donde se encuentre un organismo social se encuentra un fenómeno administrativo donde

debe de existir una coordinación de medios. La administración y sus elementos serán los

mismos en un Estado, empresa, ejército, etc.

Su especificidad.

El fenómeno administrativo es específico y diferente a los fenómenos de distinta índole

que acompañan a la administración. Se puede ser un excelente Ingeniero en Producción y un

pésimo administrador, cuando se es un administrador de una grande organización se queda a

un lado sus funciones técnicas y prevalece su función de administrador.

Su unidad temporal.

Consiste en un proceso de forma continua y dinámico a la vez, donde se desarrollan

diferentes actividades al mismo tiempo con un mismo fin.

Su unidad Jerárquica.

Una unidad jerárquica den una empresa, está conformada en cualquier organismo social,

desde el gerente hasta la persona con el menor cargo representa un solo cuerpo

administrativo.

2.2.1.2. Elementos de la Administración.

Reyes (2004) indica que los elementos de la administración son:

Previsión.

Se basa en la determinación de lo que se desea lograr por medio del organismo social.

Comprende tres etapas que son:

Objetivos.- En esta etapa se definen los fines que tiene el organismo.

13

Investigaciones.- Se refiere al hallazgo y al estudio de los medios.

Alternativas.- Trata de la adaptación de los medios encontrados, entre los fines

establecidos.

Planeación.

Comprende en la especificación de las acciones a seguir, los principios y el orden de las

operaciones para alcanzarlo, además se determina los tiempos, unidades, etc.,

Comprende las siguientes etapas:

Políticas.- Principios que orientan las acciones a seguir.

Procedimientos.- Ordenamientos de las operaciones o métodos.

Programas.- Determinación de los tiempos para las acciones.

Presupuestos.- Precisión de las unidades y costos.

Estrategias y táctica.- Fijación de esfuerzos y recursos para poder alcanzar los objetivos de

la entidad.

Organización.

Comprende a la distribución técnica de las relaciones que debe existir en las funciones,

jerarquías y obligaciones que son necesarias para que un organismo pueda alcanzar la

eficiencia. Comprende tres etapas:

Funciones.- El señalamiento de cómo deben estar divididas y asignadas las actividades.

Jerarquías.- Determinación de las autoridades y responsabilidades de cada nivel existentes

en el organismo.

Puestos.- Definir las obligaciones y requisitos que tiene cada puesto de trabajo, para poder

ser desempeñada por una persona.

14

2.2.2. La Empresa.

Astudillo (2014) afirma que la empresa es una entidad económica organizada, que se

encuentra conformada por personas, por un capital y el trabajo o mano de obra, esta

administra los bienes para brindar un servicio o un bien, y teniendo como objetivo principal

generar utilidades entre sus principales accionistas y empleados. Está conformada por:

Personal.

Son todos los individuos con los que cuenta la empresa, están distribuido en diferentes

áreas, departamentos o realizando diferentes actividades o funciones, pero con el mismo fin

de la entidad.

Capital.

Considerado como el combustible de la empresa, son aportes por parte de los accionistas

de la empresa para hacer funcionar sus operaciones, estos aportes pueden ser dinero, bienes

muebles, maquinarias, etc., usualmente son bienes tangibles.

Trabajo o mano de obra.

Es el esfuerzo físico o intelectual por parte de todas las personas involucradas en las

diferentes áreas que conforman la organización para alcanzar los objetivos establecidos, este

esfuerzo podemos encontrarlo ya sea administrando, dirigiendo o produciendo.

2.2.2.1. Clasificación de las Empresas.

Según su actividad.

Agropecuaria.

“Son aquellas que producen bienes agrícolas y pecuarios grandes cantidades. Son las

empresas que proporcionan materia prima a otras industrias, por ejemplo, pesca, agricultura,

caza, explotación de bosques, etc.” (Astudillo, 2014).

15

Mineras.

“Son las que tienen como objetivo principal la explotación de los recursos del suelo.

Ejemplos: empresas de petróleos, auríferas, de piedras preciosas, y de otros minerales. En

nuestra región encontramos la mina de mármol” (Astudillo, 2014).

Industriales.

“Son las que se dedican a transformar la materia prima en productos terminados. Se

dedican a la producción de bienes, mediante la transformación de la materia prima a través de

los procesos de fabricación. Ejemplo: fábricas de telas” (Astudillo, 2014).

Comerciales.

Las empresas comerciales “Son aquellas Empresas que se dedican a la compra y venta de

productos terminados, tales como almacenes, librerías, farmacias, supermercados” (Astudillo,

2014).

De servicios.

“Son las que buscan prestar un servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad.

Ejemplos: Servicios en salud, en educación, transporte, recreación, servicios públicos”

(Astudillo, 2014).

Según el origen del capital.

Son empresas como su nombre lo indica se clasifican dependiendo de donde proviene el

aporte del capital, entre ellas tenemos:

Empresas Privadas.

Las empresas privadas son aquellas entidades que están financiadas por personas

particulares. Por ejemplo: Hoteles. (Astudillo, 2014)

16

Empresas Públicas.

Son aquellas que están financiadas por el Estado y su objetivo es servir a la sociedad, por

ejemplo: Escuelas, hospitales. (Astudillo, 2014)

Empresas Mixtas.

Son aquellas que están financiadas por ambos lados, es decir, por parte del Estado y por

personas particulares. (Astudillo, 2014)

Según el número de personas.

Según el número de personas se clasifican en:

Personas Naturales.

Son empresas que poseen un solo dueño o propietario.

Sociedades.

Son empresas conformadas por varios dueños, donde cada uno aporta con cierta cantidad de

dinero al capital de la empresa. Entre ellas tenemos: Sociedad Anónima, Sociedad de

Responsabilidad Limitada, Sociedad Colectiva, etc.

Según su función social.

Con fines de lucro.

Son empresas cuyo objetivos es generar utilidades y al final de cada periodo repartir

dichas utilidades entre los accionistas, generalmente se da en empresas de personas naturales

quienes capitalizan sus utilidades para generar más utilidades.

Trabajo asociado.

Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes que la conforman.

17

Sin fin de lucro.

Son aquellas que sirven a la sociedad, su objetivo es ayudar no simplemente generar

utilidades, a diferencia de las empresas con fines de lucro, estas empresas reinvierte el dinero

que es captado con el fin de ayudar a la sociedad.

Economía Solidaria.

Economía Solidaria son todas las cooperativas que se dedican al bienestar de los asociados

y sus familias.

2.2.3. La Contabilidad.

Fernández (2014) define a la Contabilidad como la ciencia social que estudia, mide,

analiza y registra el patrimonio de las organizaciones, empresas e individuos, con el fin de

servir para la toma de decisiones y control, presentando información útil para las partes

interesadas como directivos, clientes, bancos, etc.

Posee además una técnica que produce sistemáticamente y estructuradamente información

cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que

efectúan las entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y

cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos públicos

interesados.

2.2.3.1. Objetivos de la Contabilidad.

Su elemental objetivo es suministrar información financiera de la organización, para las

personas naturales y entidades jurídicas que estén interesadas en la situación financiera de la

entidad. (Fernandez , 2014)

2.2.3.2. Tipos de Contabilidad.

Los tipos de contabilidad son:

18

Contabilidad Pública.

Es responsable de documentar y controlar todas las operaciones que concierne al Estado.

Contabilidad Privada.

Esta se basa en las operaciones realizadas por empresas administradas por personas

naturales como jurídicas. Teniendo presente con que información se va a trabajar, los tipos de

contabilidad son:

Contabilidad Financiera.

Es la que se encarga de almacenar y difundir información sobre la situación económica de

la empresa. Esta información es destinada a los dueños de la Empresa, gerentes e incluso al

público en general que esté interesado.

Contabilidad Administrativa.

Esta contabilidad tiene como fin transmitir aspectos administrativas de la propia empresa y

es empleado por los directivos para evaluar las metas y objetivos planteados. Así como

también la evaluación de las Políticas que se están aplicando, con el objetivo de predecir lo

que puede pasar en un futuro.

Contabilidad Fiscal.

Esta clase de contabilidad es la encargada de la inspección y elaboración de los informes

relacionados con los impuestos y declaraciones presentadas.

Contabilidad de Costo.

Este tipo de contabilidad sirve para diagnosticar los puntos de equilibrios de las empresas,

especialmente en las empresas industriales que es donde se interesan en conocer la precisión

de los costos unitarios, producción en general.

19

Es una rama de contabilidad que permite analizar, interpretar e informar los costos de

producción a los directivos de la empresa para el desarrollo planificación y toma de

decisiones.

2.2.4. Control Interno.

Coopers & Lybrand (1997) afirma que el control interno es un proceso efectuado por el

consejo de administración, la dirección y el resto del personal de la identidad, diseñado con el

objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de

objetivos dentro de las sgtes categorías:

Efectividad y eficiencia en las operaciones.

Fiabilidad de la información financiera.

Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

2.2.4.1. Análisis del Control Interno.

Coopers & Lybrand (1997) define las siguientes etapas:

Plan Organizacional.

Es decir, el control interno es un programa que precisa el desarrollo de las actividades y el

establecimiento de las relaciones de conductas entre las personas y lugares de trabajo de

manera eficiente. El ambiente de trabajo debe ser agradable para todos los trabajadores de la

organización.

La contabilidad.

Deberá registrar de manera técnica todas las operaciones que surgan en el negocio, además

la infomación que presenta en sus estados financieros deberá ser confiable y veraz, es

decir, que dichos resultados deben tener seguridad razonable para la toma de decisiones por

parte de los directivos.

20

Funciones de empleados.

Las labores que realizan tanto los funcionarios como empleados deberá ser distribuida de

la mejor manera, es decir, se debe segregar las funciones para obtener mejores resultados, ya

que si hay demasiada carga en los empleados no se podrá obtener los resultados que se

espera debido a la carga del trabajo.

Obtener informacion confiable.

Uno de los objetivos del control interno es obtener informacion confiable, oportuna y real,

ya que según como refleje los resultados de la información se toma las decisiones oportunas

para el mejoramiento de la organización. Debe tener seguridad razonable la informacion

financiera que maneja la administración.

Salvaguardar los bienes.

Otro de los objetivos del control interno es salvaguardar los bienes, propiedades, activos

fijos que posee la empresa contra los robos, fraudes y evitar que se le de mal uso a los

activos de la empresa. Buscar la manera de optimizar los activos fijos, ya que son ellos los

recursos propios que posee la empresa, y a traves de ellos generan utilidades.

Promover la eficiencia en las operaciones.

Otro de los objetivos del control interno es promover la eficiencia de las operaciones que

se realizan en la organización. Si se cumple con los procedimientos se puede llegar a los

resultados esperados.

Es por eso que se debe fomentar a las personas involucradas a cumplir con las políticas y

procedimientos.

2.2.4.2. Objetivos del Control Interno.

Oswaldo ( 2011) define los objetivos como:

21

Efectividad y eficiencia en las operaciones.

Este objetivo se refiere a los controles establecidos por la gerencia, con el fin de que las

operaciones sean ejecutadas con efectividad. mientras que la eficiencia se trata del correcto

uso de los recursos.

Confiabilidad de la información financiera.

Este objetivo hace referencia sobre las políticas, métodos y procedimientos diseñados por

la entidad para asegurar que la información financiera sea válida y confiable. L a información

es viable cuando se trata de las operaciones o actividades que ocurrieron, y confiable cuando

la información les da seguridad a las personas que lo usan.

Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

Este objetivo se refiere a las políticas y procedimientos establecidos dentro de una

empresa con el objetivo de asegurar que todas las acciones que se ejecuten estén dentro del

marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

Salvaguarda de Activos.

Este elemento tiene relación con uno de los objetivos del control interno, específicamente

con el de operaciones. Tiene como objetivo prevenir o detectar operaciones no autorizadas o

uso de los activos fijos sin justificación, ya que esto puede traer pérdidas para la entidad.

Los controles internos de salvaguarda están enfocados a prevenir el uso de los activos

diferente al giro de la organización, si bien es cierto estos controles son preventivos o

detectivos pero no garantiza que no haya robos o perdidas.

2.2.4.3. Componentes del Control Interno.

Coopers & Lybrand (1997) afirma que los componentes son:

22

Ambiente de Control.

Este componente ayuda a establecer las políticas y procedimientos dentro de la empresa,

hace énfasis en el trabajo en equipo para lograr los objetivos de la organización. También

concurren otros factores no estructurados que depende de las personas para poder

desarrollarse como por ejemplo: su filosofía y el estilo de las operaciones. Dicho de otro

modo, el ambiente de control comprende las aptitudes, actitudes, capacidades y las acciones

del personal de la entidad.

Evaluación de Riesgo.

En este componente es donde se identifica y se evalúa los riesgos que tiene toda empresa

tanto interna como externa, para lograr los objetivos de control. Una vez identificados y

analizados se determinan la forma que van hacer gestionados dichos riesgos. Estos riesgos

son relevantes para la obtención de la información financiera, pueden ocurrir hechos

inesperados internos como externos, que pueden afectar al registro, al proceso e incluso al

reporte de la información.

Estos riesgos pueden afectar como:

Cambios en la operatividad

Cambios en el sistema o rediseñarlos

Integración del nuevo personal

Cambios en los procesos contables

La evaluación de los riesgos se hace con el fin de permitir a la dirección anticipar los

futuros riesgos que se pueden presentar y puedan adoptar las medidas necesarias para

minimizar el impacto de genera estos riesgo, y puedan lograrse los objetivos esperados, en

conclusión este componente es de carácter preventivo.

23

Actividades de Control.

Las actividades de control son normas y procedimientos que pretenden asegurar a la

gerencia el cumplimiento de las instrucciones que se han asignados a los empleados, con el

fin de poder controlar los riesgos. Las actividades de control pueden ser carácter preventivo

o detectivo, las de control preventivo se realizan con el fin de evitar errores durante el

desarrollo de las operaciones, mientras que las de control detectivo su objetivo es encontrar

los errores que pudiesen haberse pasado por alto en las de control preventivo. Los

procedimientos de control están dirigidos al cumplir con los objetivos, son aquellos que

harán un papel muy importante en el control interno, ya que a través de ellos se garantizará

que los involucrados cumplan con las normas y procedimientos.

Información y Comunicación.

Es necesario identificar, recoger y comunicar la información relevante, tanto financiera

como de otro tipo, estas deber ser relacionadas con las actividades de la entidad internas y

externas. La información deber ser útil para la gestión del negocio y entregada a tiempo a las

persona para que realizar sus funciones.

Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones operativas o

financieras, debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección, de que

las obligaciones en materia de control deben tomare en serio. Asimismo debe conocer su

propio papel en el sistema de control interno, así como la forma en que sus actividades

individuales se relacionan con el trabajo de los demás.

Monitoreo.

También conocido como supervisión, es un proceso que se realiza para examinar si los

controles internos están rindiendo de la manera que se espera. Esta supervisión trabaja en

conjunto con los otros componentes,

24

Es realizado por empleados con un adecuado nivel, se lo aplica a todas las actividades que

se realizan en la empresa. El monitoreo es el proceso que asegura la eficiencia del control

interno en un futuro, o en caso que no esté dando los resultados como se esperaba, poder

tomar las medidas correctivas a tiempo.

2.2.4.4. Elementos del Control Interno.

Ruffner (2004) afirma que los elementos del control interno son:

Plan de Organización.

“Organización se refiere a una estructura formalizada mediante la cual se identifican y

grafican actividades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes líneas de

autoridad, responsabilidad y coordinación”

La organización proporciona el armazón que define las actividades que serán planeadas,

ejecutadas, controladas y monitoreadas. Un plan de organización adecuado debe tomar en

cuenta la independencia que deben tener las unidades operativas, sin que esto afecte a los

canales de comunicación, se debe tener en cuenta la segregación de funciones, ya que esto

permitirá al empleado a cumplir sus funciones de la mejor manera.

Planeamiento de actividades.

La Planeación de actividades de enfoca en las necesidades de la organización, tanto como

recursos financieros y humanos. Al elaborar las actividades la organización debe tomar en

cuenta los fondos autorizados y las restricciones, la necesidad de que todos los recursos de la

entidad estén siendo usados con el fin que se los autorizó.

Este elemento es importante porque al realizar la planeación de las actividades nos

permite conocer las necesidades que tiene la organización y de esta manera podemos prevenir

y cubrir dicha necesidad.

25

Política.

“Política es la declaración general que guía el pensamiento durante la toma de decisiones.

Es la línea de conducta predeterminada que se aplica en una entidad para llevar a cabo todas

las actividades, incluyendo aquellas no previstas”

Las políticas se clasifican en:

Política General. Son políticas para que se rijan todas las empresas como por ejemplo:

las leyes y reglamentos.

Política específica. Son establecidas por la dirección de la organización y afectan a

todos.

Procedimientos Operativos.

Ruffner (2004) define que son los métodos que van a emplearse para poder cumplir las

políticas establecidas, también son conocidas como las guías para las acciones que detallan la

forma exacta de cómo debe realizarse las actividades.

Personal.

Ruffner (2004) indica que para que el sistema de control interno funcione no solo

depende del plan de organización también depende del personal idóneo ya sea desde

funcionarios con habilidad y experiencia hasta los empleados capaces de cumplir con los

procedimientos establecidos en la empresa.

Se debe tener control al personal de la entidad en muchos aspectos, entre los cuales

tenemos

Capacitación contínua. Mientras más se capacite a los empleados mejor será en cuanto al

cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. Al estar capacitado el personal

entenderán mejor y cada vez será menor el grado de ineficiencia al momento de cumplir con

sus actividades diarias.

26

Eficiencia. Una vez que está capacitado el personal, púes lo que se espera es la eficiencia

en las operaciones de la empresa, que no se sigan repitiendo los mismos problemas, pero esto

también depende del juicio personal de los trabajadores, que pongan de su parte para el

cumplimiento de los objetivos del control interno.

Sistema de Control Interno.

Un sistema de control interno está conformado por todas los elementos del control

interno, la principal las personas, los sistema de información, el monitoreo y los

procedimientos. Este sistema es de suma importancia ya que permite llegar a la eficiencia, a

la seguridad razonable y previene de alguna manera a que se violen los procedimientos.

Depende de los directivos de la entidad que el personal cumpla con lo dispuesto, debe crear

un ambiente de control interno donde se supervise y monitoree constantemente a todos los

involucrados y también es responsabilidad de los directivos de la organización crear las

limitaciones del control.

2.2.4.5. Clasificación del Control Interno.

Se clasifican en:

Control Administrativo.

Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos relacionados principalmente con la eficiencia en operaciones y adhesión a las

políticas de la empresa y por lo general solamente tienen la relación indirecta de los registros

financieros (Mateo, 2010)

El control administrativo abarca por ejemplo: análisis estadísticos, reportes de las

operaciones, capacitaciones la personal y controles de calidad, implica todas las medidas con

relación a la eficiencia operacional de la empresa, así como la observación de las políticas y

procedimientos en las áreas que conforman la empresa.

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Control Contable.

“Los controles contables comprenden el plan organizacional y todos los métodos y

procedimientos relacionados principal y directamente con la salvaguarda de los activos de la

empresa y a la confiabilidad de los registros financieros” (Mateo, 2010).

Los controles contables incluyen todo lo relacionado con autorizaciones y aprobaciones de

los registros y reportes contables de las operaciones, custodia de los activos y auditoria

interna. Los objetivos fundamentales de los controles contables son:

Dar protección a los activos de la empresa

Obtener información confiable es decir debe tener seguridad razonable para la toma de

decisiones.

2.2.5. Activos Fijos.

Blinder ( 2013) define que los activos fijos son los bienes de una empresa tanto tangibles

como intangibles y son necesarios para el funcionamiento de la misma, no son destinados a la

venta.

Figura 1. Activos Fijos

28

2.2.5.1. Características.

Para ser considerado como activo fijo debe cumplir con ciertas características:

Debe un bien tangible

Tener una vida útil mayor a 1 año o un ciclo de operaciones

Ser utilizado para la producción o comercialización de bienes o servicios, o para ser

alquilado a terceros. Es decir, no estar destinados para la venta y ser usado continuamente en

el giro del negocio.

Cabe recalcar que no siempre es igual en todas las empresas, depende del giro del negocio

para ser considerado como un activo fijo. Por ejemplo: un exhibidor para un supermercado

es considerado como un activo fijo mientras que para una empresa fabricadora de exhibidores

es considerado como parte de inventario.

2.2.5.2. Clasificación de los Activos Fijos.

Granados (2002) afirma que los activos fijos se clasifican en tangibles e intangibles:

Activo Fijo Tangible.

Son todos aquellos que se pueden mover, medir, tienen una configuración física y se

clasifican en:

Depreciables. Son aquellos que van perdiendo su valor mediante su uso, ya sea porque

termino su vida útil o por una destrucción parcial o total, por ejemplo: las maquinarias,

vehículos.

Agotables. Son aquellos que representan con los recursos naturales y que pierden su valor

debido a la extracción de su material, por ejemplo: minas, pozos, etc.

No depreciables. Son aquellos que no pierden su valor a pesar del uso que tenga

29

Activo Intangible.

Son aquellos que no se pueden ver ni tocar, pero que si tiene valor, a medida que pasa el

tiempo y las nuevas tecnologías va disminuyendo su valor entre ellas tenemos:

Amortizables. Son aquellos bienes o derechos que van perdiendo su valor en forma

constante o periódicamente debido al trascurso del tiempo de uso, deterioro o por cuestiones

ajenas a los precios dentro del mercado.

No amortizables. Son aquellos que no tienen vida útil por ejemplo: los terrenos.

Vida Útil de los Activos Fijos.

Se entiende por vida útil al tiempo estimado que un activo puede ser utilizado y que

genere renta. En muchos casos hay activos fijos que tiene mayor tiempo de duración que

otros, esto depende de la naturaleza y el uso que se le da al activo fijo.

A continuación se detalla la vida útil de los Activos Fijos de Dipaso S.A., tenemos:

Tabla 2

Activos Fijos y Vida Útil Dipaso S.A.

Cód. Clase de Activo Fijo Vida útil

1000 Instalaciones Inmuebles 10 años

2000 Instalaciones y Equipos 10 años

3000 Equipos de Computación 3 años

5000 Muebles y Enseres 10 años

6000 Equipos de Seguridad 10 años

8000 Equipos de Oficina 10 años

9000 Maquinarias 10 años

Fuente: Empresa Dipaso S.A

30

2.2.6. Manuales.

Torres ( 1996) define que “Los manuales son una de las herramientas mas eficaces para

transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada

hasta ese momento sobre un tema”.

Dentro del ámbito organizacional, cada vez se considera más necesario la existencia de

manuales, sobre todo manuales de políticas y procedimientos que les permite a la entidad

tener sistemas de procesos de manera formal, con el fin de mejorar y alcanzar la excelencia

dentro del mercado competitivo que actualmente están sumergidas las empresas de venta de

productos.

2.2.6.1. Manual de Políticas y Procedimientos.

Un manual de Políticas y procedimientos es un manual donde se documenta todo lo que

se hace (políticas) en una determinada área y como se hace (procedimientos) para controlar

dicha área, departamento, gerencia u organización, y para controlar los procesos y

procedimientos que se utilizan en la calidad del producto o servicio que ofrece la empresa

(Alvarez, 1996)

Cuando son empresas grandes es recomendable que cada área tenga su propio manual de

políticas y procedimientos, es decir, un manual para ventas, recursos humanos, producción,

etc. Para que el manual se políticas y procedimientos tenga éxito y se cumpla de la mejor

manera se debe vigilar que se cumpla, antes de aprobar el manual se debe analizar los pro y

contras que tiene el manual, dar apertura a los usuarios para que expresen sus opiniones sobre

las políticas y procedimientos que se desean implementar., hacer entender al personal

involucrado los beneficios que se tiene al contar con un manual como este, realizar auditorías

con el fin de conocer si se está consiguiendo lo esperado, dar reconocimiento al área o

departamento con los mejores resultados.

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Si no se cumple con el manual de políticas y procedimientos se debe llamar la atención

firmemente al personal que está violando dichas políticas y procedimientos y volverles a

recordar los beneficios que se tiene al cumplir con las mismas y con qué fin fueron

implementados los manuales. Hay ocasiones en que se ve obligado hacer una excepción en el

cumplimiento de alguna política, hay que recordar que las políticas están hechas para mejorar

los procesos en este caso dentro de la empresa Dipaso S.A.

Todo esto existen cuando no hay políticas dentro de la organización en ocasiones las hay

pero no son cumplidas por los involucrados, en ese caso entonces hay que mejorar las

políticas existentes para beneficio de todos los que conforman la empresa.

2.2.6.2. Las Políticas.

Torres (1996) define las politicas como una decisión unitaria que se aplica a todas las

situaciones similares. Una orientación clara hacia a donde deben dirigirse todas las

actividades de un mismo tipo. Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en

actividades rutinarias. Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.

Aplicable 90-05% de los casos. En excepciones solo podrán ser autorizadas por alguien de

un nivel inmediato superior.

Como surgen las políticas.

Las políticas surgen en las actividades donde estén relacionadas directamente las

personas. Donde haya una persona tenga que realizar un trabajo o actividad, siempre habrá

una política. Podemos encontrar las políticas en:

Procesos. En procesos de recepción de facturas, de pago a proveedores, emisión de

comprobantes de retención, de contratación y evaluación del personal, etc.

Sistemas. En sistema de mejoras, de calidad, de trabajo, de control, etc.

32

Planes. En planes para la reducción de costos, para eliminar desperdicios, para mejorar la

comunicación, para capacitación del personal, etc.

Características de las políticas.

Entre ellas tenemos: decreta lo que los directivos desean que se haga, no indica cómo

proceder, eso se encuentra en los procedimientos, es un medio para que a todos sean tratados

de la misma forma, ayuda a las personas de nivel operativo a tomar las decisiones firmes

junto a los directivos, guía las decisiones operativas en el mismo curso, tiende a darle solidez

a las operaciones, les quita la fatiga a los directivos de estar tomando decisiones en problemas

que se presentan en forma rutinaria.

2.2.6.3. Los Métodos y Procedimientos.

Entre algunas definiciones tenemos:

“Un proceso es el conjunto de elementos que interactúan para transformar insumos, en

bienes o productos terminados. Un proceso está formado por Materiales, Métodos y

Procedimientos, Recursos Humanos, Maquinarias y Equipo y el Medio Ambiente (Torres,

1996).

“Un METODO es la guía detallada de muestra secuencial y ordenadamente como una

persona realiza un trabajo” (Torres, 1996).

En algunos métodos, los pasos exactos, varían. Por ejemplo un mecánico de automóviles

sabe cómo reparar automóviles. Sin embargo necesita buscar un método diferente para poder

hacer un trabajo profesional y poder reparar un Volkswagen 1985, muy diferente al método

para reparar automóviles del año 1996.

“Un PROCEDIMIENTO es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente

como dos o más personas realizan un trabajo (Alvarez, 1996).

33

Los métodos y procedimientos que se usan de forma cotidiana dentro de las

organizaciones siempre son de forma verbal y no por escrito. Normalmente estos

procedimientos son informales y se pueden observar a través de la práctica de las personas,

que debido a su desconocimiento actúan según su humor o por la presión del trabajo.

2.3. Marco Contextual

Desde que abrieron las puertas al público el 16 de Noviembre del 1987, Dipaso S.A. ha

trabajado arduamente hasta convertirse en el mayor importador y distribuidor de productos

de belleza, cosmética, cuidado personal, capilar y bazar en el Ecuador.

El primer local comercial, y que se convertiría en la Matriz, está ubicado en la mayor zona

comercial de la ciudad de Guayaquil llamada "Bahía", localizado en Huayna Capac 212 entre

Manabí y Ayacucho.

Actualmente, manejan dos tipos de canales de venta y distribución: uno dedicado al

mayoreo con sucursales como: Matriz (Huayna Capac entre Manabí y Ayacucho), 10 de

Agosto y 6 de Marzo, Chimborazo y Ayacucho y Parque California 2 local #22; y el otro

enfocado en la venta al retail, cuyas sucursales están ubicadas en la Alborada 11ava etapa,

Víctor Emilio Estrada y Ficus, Av. 9 de Octubre y Baquerizo Moreno, #38 y Portete. También

encontramos el Mall El Fortín local #119, C.C. Piazza Villa Club local #8 , en el Paseo

Shopping de la ciudad de Durán local #57 y en el Paseo Shopping de la ciudad de Riobamba

locales #55,56 y 57 y muchos más.

Figura 2. Ubicación Geográfica Dipaso S.A.

34

Son distribuidores autorizados de multinacionales como: Unilever, Colgate Palmolive,

Kimberly Clark, Quala, Procter & Gamble, Johnson & Johnson, etc., y de marcas

internacionales de belleza como: Mia Secret, Cala, Classic, Cameo, Bonita Cosmetics, Salon

Perfect, City Color Cosmetics, Sasa Beauty, Milani Cosmetics, Lissia, Maxybelt, entre

otros.

2.3.1. Misión.

Asesorar de manera técnica y profesional, a sus clientes, ofertando productos de cuidado

personal, belleza y novedades, con constante innovación, en todos sus formatos de negocio,

manteniendo estándares de calidad y servicio con responsabilidad social.

2.3.2. Visión.

Ser la organización líder a nivel nacional en importación, distribución, y comercialización

de nuestro portafolio de productos.

Figura 3. Logotipo Dipaso S.A.

2.4. Marco Conceptual

Es conveniente aclarar algunos conceptos de nuestro trabajo de investigación:

Administración.

Es la ciencia compuesta de principios, técnica que lleva consigo la responsabilidad de

planear y conseguir en forma eficiente las operaciones de una empresa. (Reyes, 2004).

35

Administrar.

Organizar, prever, coordinar y controlar. (Reyes, 2004)

Bienes.

Se refiere a cualquier cosa ya sea tangible o intangible que tiene objeto de derecho y es

útil para el hombre de forma directa o indirectamente.

Bienes muebles.

Son todos aquellos que pueden trasladarse de un lugar a otro, sin perder su integridad.

Bienes inmuebles.

Son todos aquellos bienes que no pueden moverse de un lugar a otro, por ejemplo:

edificios.

Activos Fijos.

“También llamado inmovilizado o estructura sólida de la empresa, comprende aquel

conjunto de elementos patrimoniales destinados a servir de forma duradera en la actividad de

la misma, su duración es superior a un año” (Sanz, 2002).

Activo tangible.

Son aquellos que pueden tocarse físicamente, por ejemplo: maquinarias, terrenos, etc.

Activo intangible.

Recursos monetarios, con naturaleza inmaterial que no tienen sustancia o esencia física,

pero poseen capacidad para generar beneficios económicos.

Control Interno.

“Comprende conjunto de políticas de la organización y el conjunto de métodos y

procedimientos que aseguren que los activos estén debidamente protegidos y sus registros

contables sean fidedignos” (Reyes, 2004).

36

Constatación física.

Es la acción de verificar la existencia de lago, en este caso de los activos fijos.

Depreciación.

Es la desvalorización del costo de un activo.

Guía de remisión.

Documento donde se registra salida del activo fijo, considerado como un instrumento de

soporte para el traslado del bien.

Trasladar.

Mover de un lugar a otro.

2.5. Marco Legal

Resolución no. scpm-ds-057-2014 (2014)

Manual de las buenas prácticas comerciales para el sector de los supermercados y/o similares

y sus proveedores.

Capitulo 1.

Art. 2. Clasificacion de los operadores económicos .- Para los fines de este manual los

operadores económicos de este mercado sectorial, comprenden entre otros los siguientes:

Supermercados;

Comisariatos;

Mega mercados;

Hipermercados;

Tiendas grandes;

37

Tiendas de conveniencia;

Bodega;

Distribuidores;

Fabricantes;

Importadores y

Proveedores, en forma general.

A las primeras diez categorías se las denominara simplemente: supermercados y/o

similares, estos deben dedicarse exclusivamente a comercializar las líneas o giros de

negocios.

Norma Internacional de Contabilidad Nº 16

Inmovilizado material

Objetivo

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable del inmovilizado material,

de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de

la inversión que la entidad tiene en su inmovilizado material.

Así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión. Los principales

problemas que presenta el reconocimiento contable del inmovilizado material son la

contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por

amortización y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos.

Alcance.

Esta Norma se aplicará en la contabilización de los elementos de inmovilizado material,

salvo cuando otra Norma Internacional de Contabilidad exija o permita un tratamiento

contable diferente. Esta Norma no será de aplicación a:

38

(a) el inmovilizado material clasificado como mantenido para la venta de acuerdo con la

NIIF Activos no corrientes mantenidos para la venta y actividades interrumpidas;

(b) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la NIC 41

Agricultura);

(c) el reconocimiento y valoración de activos para exploración y evaluación (véase la NIIF

6 Exploración y evaluación de recursos minerales); o

(d) los derechos mineros y reservas minerales tales como petróleo, gas natural y recursos

no renovables similares.

Reconocimiento

Un elemento de inmovilizado material se reconocerá como activo cuando:

(a) sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del

mismo; y

(b) el coste del activo para la entidad pueda ser valorado con fiabilidad.

Norma Internacional de Contabilidad Nº 38

Activos Intangibles

Objetivo

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los activos intangibles

que no estén contemplados específicamente en otra Norma. Esta Norma requiere que las

entidades reconozcan un activo intangible si, y sólo si, se cumplen ciertos criterios.

La Norma también especifica cómo determinar el importe en libros de los activos

intangibles, y exige revelar información específica sobre estos activos.

Un activo intangible es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia

física.

39

Reconocimiento y Medición

El reconocimiento de una partida como activo intangible exige, para la entidad, demostrar

que el elemento en cuestión cumple:

(a) la definición de un activo intangible y

(b) el criterio de reconocimiento

Este requerimiento se aplicará a los costos soportados inicialmente, para adquirir o

generar internamente un activo intangible, y para aquéllos en los que se haya incurrido

posteriormente para añadir, sustituir partes del mismo o realizar su mantenimiento.

Un activo es identificable si:

(a) es separable, es decir, es susceptible de ser separado o escindido de la entidad y

vendido, transferido, dado en explotación, arrendado o intercambiado, ya sea individualmente

o junto con un contrato, activo identificable o pasivo con los que guarde relación,

independientemente de que la entidad tenga la intención de llevar a cabo la separación; o

(b) surge de derechos contractuales o de otros derechos de tipo legal, con independencia

de que esos derechos sean transferibles o separables de la entidad o de otros derechos y

obligaciones.

Un activo intangible se calculará primeramente por su costo.

El precio de un activo intangible obtenido de forma autónoma alcanza:

(a) el costo de compra, contenidos los aranceles de importación y los impuestos no

recuperables que reincidan sobre la compra, posteriormente de derivar las rebajas comerciales

y las rebajas; y

Vida útil es:

(a) el periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o

40

(b) el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por

parte de una entidad.

Una entidad evaluará si la vida útil de un activo intangible es finita o indefinida y, si es

finita, evaluará la duración o el número de unidades productivas u otras similares que

constituyan su vida útil. La entidad considerará que un activo intangible tiene una vida útil

indefinida cuando, sobre la base de un análisis de todos los factores relevantes, no exista un

límite o a lo largo del cual el activo se espera que el activo genere entradas de flujos netos de

efectivo.

41

Capítulo 3

Marco Metodológico

3.1. Diseño de la investigación

Graterol ( 2016) define a la investigación de campo o investigación directa es la que se

efectúa en su lugar y tiempo en que ocurren los fenómenos objeto de estudio.

Para este trabajo se tomará como base a la investigación de campo considerada

indispensable, la cual se va a realizar en el lugar donde se realizan los hechos, es decir, las

tiendas de DIPASO S.A.

Esta investigación se apoyará en el uso de diferentes técnicas de investigación como, por

ejemplo: entrevistas, cuestionarios, que serán realizadas por el propio investigador, con el fin

de recolectar la información necesaria de las propias fuentes, es decir de las personas

involucradas de los puntos de venta de la entidad. Luego se analizará los resultados

obtenidos con el objetivo de que nos permita llegar a conclusiones oportunas para el

desarrollo de la propuesta del Manual de Políticas y Procedimientos.

3. 2. Tipo de la Investigación

Hernández , Fernández & Baptista (2006) afirman que muy frecuentemente el próposito

del investigador es describir situaciones y eventos. Esto es, decir como es y se manifiesta

determinado fenómeno.

La presente investigacion será una investigación descriptiva, porque el investigador va a

describir los fenómenos que se presentan en las tiendas DIPASO S.A., no solo se va a centrar

en la recolección de la información, sino también va a estar al tanto de la opinión de las

personas involucradas con la entidad, es decir, los trabajadores, se recogerá sus puntos de

vista, etc., que les permita medir y describir la investigación y así recabar la suficiente

información para nuestro propuesta.

42

Hernández , Fernández & Baptista (2006) asegura que “los estudios explicativos van más

alla de la descripción de los conceptos o fenómenos o del establecimiento de relaciones entre

conceptos; están dirigidos a responder las causas de los eventos físicos o sociales”.

Este trabajo también tomará como base la investigación explicativa, porque el investigador

va a recabar la información y buscar las razones o causas del deficiente control interno de

activos fijos que presenta en la actualidad la empresa, con el propósito de fomentar la

implementación de un Manual de Políticas y Procedimientos para el control de los activos

fijos para mejorar la administración actual.

3.3. Población y Muestra

3.3.1. Población.

Wigodski ( 2010) afirma que la “Población es el conjunto total de individuos, objetos o

medidas que poseen algunas características comunes observables en un lugar y en un

momento determinado.”

Cuando se vaya a llevar a cabo alguna investigación debe de tenerse en cuenta algunas

características esenciales al seleccionarse la población bajo estudio. La población en la que se

basa el presente estudio, corresponde a los trabajadores, gerentes y el personal que labora en

las tiendas de la empresa Dipaso S.A. Por lo tanto se considera como el universo a los 154

trabajadores de las tiendas en la ciudad de Guayaquil.

3.3.2. Muestra.

Wigodski ( 2010) define que: “Una muestra es el subconjunto que representa a la

población”. Hay dos tipos de muestra, la muestra probabilística y la no probabilística. En la

presente investigación se tomó la muestra probabilística aleatorio simple. En este de

muestreo todos los individuos que conforman la población pueden formar parte de la muestra.

43

Se escogió este tipo de muestreo porque se consideró el más idóneo para obtener la

muestra de nuestra población, en este caso los trabajadores de las nueve tiendas de DIPASO

S.A.

Determinación de la fórmula de la muestra.

𝐧 = 𝐙𝟐𝐏𝐐𝐍

𝐞𝟐(𝑵 − 𝟏) + 𝒁𝟐 𝑷𝑸

Nomenclatura:

n = Tamaño de la muestras= ?

N =Tamaño de la población= 110

Z = Nivel de confianza 96 = 1.96

e = Margen de error o porcentaje de error= 7%

p = Probabilidad que suceda = 0,5

q = Probabilidad que no suceda = 0,5

1.962(0.50)(0.50)154

0.07(154 − 1) + 1.962 (0.50)(0.50)

n= 86

3.4. Técnicas e instrumentos de investigación

44

3.4.1. Técnicas.

Las técnicas que serán utilizadas en la presente investigación para llegar a la propuesta

del Manual de Políticas y Procedimientos para los Activos Fijos y de esta manera llegar al

objetivo general del estudio, son la entrevista y la encuesta.

La entrevista se utilizó para conversar con los trabajadores del área administrativa,

contable y de auditoria de DIPASO S.A., para obtener información útil para que la

investigadora pueda conocer las debilidades del control interno actual y pueda generar como

estrategia la implementación de políticas y procedimientos para los activos fijos.

La encuesta se utilizó en los trabajadores de las tiendas de DIPASO, con el fin obtener

información requerida para poder estudiar y analizar los procedimientos actuales que se

utilizan en el manejo de los activos fijos de la entidad.

3.4.2. Instrumentos.

El instrumento que se utilizó como herramienta para recolectar la información de la

muestra obtenida en la presente investigación fue el Cuestionario.

Hernández, Fernández, & Baptista ( 2006) define que los cuestionarios consisten en un

conjunto de preguntas respecto a una o más variables. Asimismo, se puede indicar que son

los instrumentos de recolección de datos más utilizados.

El primer cuestionario (entrevista), este instrumento fue aplicado al personal

administrativo, contable y de auditoria de DIPASO S.A. El mismo presenta dos preguntas

abiertas que fueron hechas a cuatro funcionarios de las áreas mencionadas.

El segundo cuestionario fue aplicado a los trabajadores que conforman las tiendas de

DIPASO S.A, es decir, a la muestra seleccionada de 86 personas, éste cuestionario está

compuesto por preguntas cerradas, cada una de ellas tiene cinco alternativas como respuesta,

utilizando escala de Likert para un mejor análisis de resultados.

http://www.monografias.com/trabajos12/recoldat/recoldat.shtml

45

3.5. Análisis de Resultados

3.5.1. Análisis de Resultados de la entrevista.

En la entrevista realizada al personal administrativo, contable y de auditoria de la

empresa Dipaso S.A., se realizó las siguientes preguntas.

1.- ¿Considera usted que la falta de un manual de control interno sea el causante del

mal manejo de los activos fijos de Dipaso S.A.?

Los entrevistados manifestaron que a los activos fijos de la empresa no se les ha dado la

importancia que merecen, al no contar con un manual de control interno y desconocen los

procedimientos a seguir, y tienen como consecuencia el mal manejo de los activos fijos y el

incorrecto registro de ubicación de los mismos. Teniendo problemas al momento de trasferir

un bien a otra tienda, porque no tienen registrados en su sistema todos sus activos fijos que

están siendo utilizados en la tienda que están a cargo.

También manifestaron que no reciben la suficiente capacitación del software que tiene

actualmente la empresa para la visualización y manejo de los activos fijos que tienen a cargo,

por lo que siempre presentan problemas al manejarlo.

2.-Cree usted que al implementar un Manual de Políticas y Procedimientos mejorará

los procesos internos de los activos fijos de Dipaso S.A.?

Los entrevistados respondieron que al contar con un Manual de Políticas y Procedimientos

va a mejorar los procesos internos de los activos fijos, tendrán conocimientos de los pasos a

seguir en una determinada situación y habrá un adecuado registro de ubicación de los activos

fijos. Es decir, con la existencia de este manual se realizará las operaciones de mejor manera

hasta alcanzar la eficacia y eficiencia en los procesos, para lograr la mejor administración de

los bienes de la empresa, este manual será una herramienta auxiliar para todos los

trabajadores.

46

3.5.2. Análisis de los resultados del cuestionario.

Pregunta 1.- ¿En qué área desempeña sus funciones?

Tabla 3

Función que desempeñan los trabajadores

Variable Frecuencia Porcentaje

Gerente 4 5%

Subgerente 6 7%

Supervisor de Caja 25 29%

Empleado 45 52%

Otros 6 7%

TOTAL 86 100% Fuente: Cuestionario realizado a los trabajadores de Dipaso S.A.

Figura 4. Función que desempeñan los trabajadores.

Según la Tabla 2 y el gráfico 4 nos indica que un 5% de los encuestados de DIPASO S.A

nos indica que desempeñan sus funciones en las áreas de Gerencia, el 7% como

Subgerencia, el 7% indica como otras áreas, el 29% como Supervisor de Caja, el 52% de los

encuestados son empleados en general, lo cual nos refleja que los encuestados forman parte

de todas las áreas, y por último el 7% en otros.

5% 7%

29%

52%

7%

Gerente

Subgerente

Supervisor de Caja

Empleado

Otros

47

Pregunta 2. ¿Tiene conocimiento qué es un activo fijo?

Tabla 4

Grado de Conocimiento del Activo Fijo


Probablemente si 14 16%

Indeciso o indiferente 13 15%

Probablemente no 36 42%

Definitivamente no 23 27%


Figura 5. Grado de conocimiento del Activo Fijo.

Según la tabla 3 y el gráfico 5, nos indica que ninguno de los encuestados definitivamente

tienen conocimiento de que es un activo fijo, mientras que el 16% indicó que probablemente

sí tienen conocimiento, el 15% estuvo indeciso o indiferente ante la pregunta, el 42% expresó

que probablemente no, y el 27% indicó que definitivamente no tienen conocimiento de que se

considera un activo fijo en Dipaso S.A.

16%

15%

42%

27%

Probablemente si

Indeciso o indiferente

Probablemente no

Definitivamente no

48

Pregunta 3. ¿Existe en Dipaso S.A. un sistema de control interno adecuado para el manejo

administrativo de sus activos fijos?

Tabla 5

Sistema de Control Interno Actual







Figura 6. Sistema de Control Interno.

Según la tabla 4 y el gráfico 6, el 6% de los colaboradores de Dipaso S.A. opinaron que

probablemente si existe un sistema de control interno para el manejo administrativo de los

activos fijos, el 10% estuvo indeciso o indiferente, el 19% indicó que probablemente no

existe el sistema, y el 65% indicó que definitivamente no existe un sistema de control interno

para el manejo administrativo de los activos fijos

0% 6% 10%

19%

65%

Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

49

Pregunta 4. ¿El desconocimiento de la ubicación real de los activos fijos se debe a la falta

de un sistema de control?

Tabla 6

Ubicación de los Activos Fijos


Definitivamente si 55 64%




Figura 7. Ubicación de los Activos Fijos.

Según la tabla 5 y el gráfico 7, nos muestra que el 64% de los encuestados

definitivamente si desconoce la ubicación de los activos fijos por la falta de un sistema de

control, mientras que el 27% de los encuestados considera que probablemente si sea por la

falta de un sistema de control, y por último el 9% de los encuestados estuvo indeciso o

indiferente ante la pregunta.

64%

27%

9%

Definitivamente si

Probablemente si


50

Pregunta 5. ¿Es idóneo el personal encargado para el manejo de los activos fijos?.

Tabla 7

Personal encargado de Activos Fijos







Figura 8. Personal Encargado de los Activos Fijos

Según la tabla 6 y el gráfico 8, nos indica que ninguno de los encuestados considera que

definitivamente si es idóneo el personal encargado del manejo de los activos fijos, mientras

que el 33% indicó que probablemente sí, el 42% estuvo indeciso o indiferente, el 13%

expresó que probablemente no, y por último el 13% indicó que definitivamente no es idóneo

el personal actual encargado de los activos fijos de la empresa DIPASO S.A.

32%

42%

13% 13% Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

51

Pregunta 6. ¿Reciben capacitación sobre el manejo de los activos fijos por parte de la

empresa?

Tabla 8

Ausencia de Capacitación al personal


Algunas veces 12 14%

Muy pocas veces 65 76%

Nunca 9 10%


Figura 9. Ausencia de capacitación al personal

Según la tabla 7 y el gráfico 9, nos indica que el 14% de los encuestados considera que

han recibido algunas veces la capacitación para el manejo de los activos fijos de la empresa

Dipaso S.A., el 76% considera que muy pocas veces han recibido capacitación, mientras que

el 10% manifestó que nunca han recibido capacitación por parte de la empresa, para poder

manejar correctamente los activos fijos de la entidad.

14%

76%

10%

Algunas veces

Muy pocas veces

Nunca

52

Pregunta 7. Considera que es necesario capacitar al personal encargado del manejo de los

A.F.?

Tabla 9

Capacitación de Activos Fijos




Figura 10. Capacitación al personal de Activos Fijos.

Según la tabla 8 y el gráfico 10, indica que el 100% de los encuestados definitivamente si

consideran necesaria y urgente la capacitación al personal sobre el manejo de los activos

fijos, con el fin de mejorar el manejo actual que poseen los activos fijos dentro de las tiendas

retail de la entidad.

100% Definitivamente si

53

Pregunta 8. Qué tan a menudo se realizan las constataciones físicas de los activos fijos?

Tabla 10

Frecuencia de Constataciones físicas de Activos Fijos


Algunas veces 10 12%

Muy pocas veces 71 82%

Nunca 5 6%


Figura 11. Frecuencia de Constataciones Físicas de Activos Fijos.

Según la tabla 9 y el gráfico 11, ninguno de los encuestados señaló que siempre se

realizan constataciones físicas de los activos fijos, el 12% señaló que algunas veces, el

82% manifestó que muy pocas veces, y el 6% indicó que nunca, esto da como conclusión

de que no se realizan de forma seguida las constataciones físicas de los activos fijos de la

empresa Dipaso S.A.

12%

82%

6%

Algunas veces

Muy pocas veces

Nunca

54

Pregunta 9. ¿Existen procedimientos para dar de baja a los equipos obsoletos?

Tabla 11

Procedimientos para baja de Activos Fijos






Figura 12. Procedimientos para Bajas de Activos Fijos.

Según la tabla 10 y el gráfico 12, indica que el 41% de las personas encuestadas

definitivamente si existen procedimientos para dar de baja a los equipos considerados

como obsoletos, el 48% probablemente sí, y el 12% se mostró indeciso o indiferente ante

la pregunta, lo que manifiesta que si existen procedimientos para la bajas de los activos

fijos en Dipaso S.A

41%

48%

12%

Definitivamente si

Probablemente si


55

Pregunta 10. Existe un manual de políticas y procedimientos para el control de los activos

fijos?

Tabla 12

Existencia del Manual de Políticas y Procedimientos






Figura 13. Manual de Políticas y Procedimientos.

Según la tabla 11 y el gráfico 13% está totalmente de acuerdo que un manual de políticas

y procedimientos para el control interno facilitará los procesos y reducirá los errores de

registro de ubicación de los activos fijos, el 47% dijo estar de acuerdo, el 31% estuvo ni de

acuerdo ni en desacuerdo y el 9% está en desacuerdo que un manual ayudará a los problemas

que presentan el control de los activos fijos.

10%15

51

Indeciso o

indiferente

Probablemente no

Definitivamente no

56

Pegunta11. Conoce el procedimiento para realizar los traslados de activos fijos de una

tienda a otra?

Tabla 13

Procedimientos para Traslados de Activos Fijos








Figura 14. Procedimientos para Traslados de Activos Fijos

Según la tabla 12 y el gráfico 14, nos refleja que el 25% conoce los procedimientos para

los traslados de activos fijos de una tienda a otra, el 4% se mostró indeciso ante la pregunta,

el 36% manifestó que probablemente no conocen los procedimientos para los traslados, y el

35% indicó que definitivamente no conoce los procedimientos que se realizan para los

traslados de activos fijos.

25%

4%

36%

35% Definitivamente si

Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

57

Pregunta 12. Está Ud. de acuerdo que un manual de políticas y procedimientos para el

control interno de los activos fijos, facilitará los procesos y reducirá los errores de

ubicación de los activos de Dipaso S.A.?

Tabla 14

Manual de Políticas y Procedimientos


Totalmente de acuerdo 11 13%

De acuerdo 40 47%

Ni de acuerdo ni en desacuerdo 27 31%

En desacuerdo 8 9%


Figura 15. Manual de Políticas y Procedimientos.

Según la tabla 13 y el gráfico 15, indica el 13% está totalmente de acuerdo que un

manual de políticas y procedimientos para el control interno facilitará los procesos y reducirá

los errores de registro de ubicación de los activos fijos, el 47% dijo estar de acuerdo, el 31%

estuvo ni de acuerdo ni en desacuerdo y el 9% está en desacuerdo que un manual ayudará a

los problemas que presentan el control de los activos fijos.

13%

47%

31%

9%

Totalmente de acuerdo

De acuerdo

Ni de acuerdo ni en desacuerdo

En desacuerdo

58

Capítulo 4

La Propuesta

4.1. Tema

Elaboración de un Manual de Políticas y Procedimientos para el manejo de los Activos

Fijos de la empresa Dipaso S.A.

4.2. Justificación

Tomando como base el trabajo de investigación que se ha realizado, podemos decir que la

propuesta surge por el mal manejo que tienen los activos fijos por:

Incorrecto registro de ubicación de los activos fijos.

Ausencia de políticas y procesos formales

Por este motivo la presente tesis se desarrolla con la finalidad de elaborar un sistema de

control interno para la empresa Dipaso S.A. y que permita tener correctamente registrado los

activos fijos en cada tienda que pertenece, que facilite la ubicación del bien cuando se lo

requiere. De esta manera se obtendrá información real y eficaz del patrimonio real de activos

fijos que posee la entidad.

El sistema que se pretende proponer estará conformado por políticas y procedimientos

que permitan dar el mejor uso de los recursos de la empresa, mejorar la administración y

control de los mismos. Al implementarse políticas en el área de los activos fijos, se podrá

tener un orden a través del cumplimiento de las personas involucradas en el proceso de

compra de un activo fijo, lo que contribuirá en el control interno de los mismos.

4.3. Ubicación geográfica

Nuestra propuesta va dirigida a la empresa Dipaso S.A., su actividad comercial es la venta de

artículos de belleza y bazar.

59

4.4. Situación Actual

La empresa Dipaso S.A. ha venido desarrollando sus operaciones comerciales desde hace

29 años seguidos, ofreciendo artículos de cuidado personal, belleza, de bazar y cosméticos de

primera calidad. Hoy en día la empresa cuenta con veinte sucursales dentro y fuera de la

ciudad de Guayaquil, el presente estudio solo tomará como base las nueve sucursales que

están dentro de la ciudad de Guayaquil.

Al inicio de sus actividades la entidad operaba sin procedimientos y poco a poco fueron

implementando políticas y procesos, con el fin de llevar un control y un buen manejo de los

activos fijos que poseían es su momento. A medida que fue creciendo la empresa, se fueron

abriendo nuevas sucursales y a su vez adquiriendo nuevos activos fijos, es en ese momento en

que los procedimientos que se venían implementando ya no eran los suficientemente

adecuados, tendiendo como resultado el descontrol que actualmente padece la empresa.

4.5. Patrimonio de Activos Fijos de Dipaso S.A.

La empresa Dipaso S.A. denomina al Patrimonio de Activos Fijos al total de los bienes

que posee, en el sistema se ingresa el centro de costo de la tienda que requieren dicha

información y se obtiene este reporte clasificado por total según clase de activo fijo que

pueden ser Instalaciones e Inmuebles, Instalaciones y Equipos, Equipos de Computación,

Muebles y Enseres, Equipos de Seguridad, Equipos de Oficina, etc

Los activos fijos cargados en las tiendas no siempre son los mismos, pueden variar tanto la

clase de activos fijos como el valor en dólares, esto ocurre debido a que las edificaciones no

son iguales. Hay tiendas pequeñas y otras grandes, por ende en las más grandes se va a

necesitar más activos fijos entre ellas tenemos exhibidores de ambiente, equipos de limpieza,

equipos de aire acondicionado, equipos de iluminación, etc.,. Por esto, a continuación se

detalla el Patrimonio de Activos Fijos de las nueve tiendas que se tomó como estudio.

60

El Establecimiento No 1 se encuentra ubicado en las calles Huayna Capac 212 y Manabí

– Ayacucho, como indica la tabla No 14 y la figura 16, tiene como Patrimonio de Activos

Fijos un total de 369.528,29 dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e

Inmuebles tiene 6.239,66 dólares; Instalaciones y equipos tiene 287.791,03 dólares; Equipos

de computación tiene 47.444,27 dólares; Muebles y enseres 19.344,78 dólares; Equipos de

seguridad tiene 8.708,55 dólares.

Tabla 15

Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 1

Clase Denominación Val.adq.

Amo

acum. Val.cont.

1000 Inst. Inmuebles 6.239,66 (5.239,04) 1.000,62

2000 Inst. y equipos 287.791,03 (104.039,83) 183.751,20

3000 Eq. de computación 47.444,27 (43.535,37) 3.908,90

5000 Muebles y enseres 19.344,78 (10.639,85) 8.704,93

6000 Eq. de seguridad 8.708,55 (4.674,26) 4.034,29

TOTAL 369.528,29 (168.128,35) 201.399,94 Fuente: Sistema SAP que posee la entidad

Figura 16. Patrimonio Total de Activos Fijos Establecimiento No 1.

0,00

50.000,00

100.000,00

150.000,00

200.000,00

250.000,00

300.000,00

350.000,00

1 2 3 4 5

Patrimonio Total de Af Establecimiento No 1

61

El Establecimiento No 2 se encuentra ubicado en las calles , se encuentra ubicado en las

Av. Rodolfo Baquerizo Nazur Sol 7-8-9 y Av. Benjamín Carrión, como indica la tabla 15 y la

figura 17 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un total de 252.591,80 dólares,

distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e Inmuebles tiene 3.650,40 dólares;

Instalaciones y equipos tiene 196.986,33 dólares; Equipos de computación tiene 40.037,49

dólares; Muebles y enseres 8.713,23 dólares; Equipos de seguridad tiene 3.204,35 dólares.

Tabla 16



Amo

acum. Val.cont.

1000 Inst. Inmuebles 3.650,40 (1.321,80) 2.328,60

2000 Inst. y equipos 196.986,33 (19.668,06) 177.318,27



6000 Eq. de seguridad 3.204,35 (265,41) 2.938,94

TOTAL 252.591,80 (49.857,39) 202.734,41 Fuente: Sistema SAP que posee la entidad

Elaborado por: Judith Tigre


0,00

50.000,00

100.000,00

150.000,00

200.000,00

250.000,00

Inst. Inmuebles Inst. y equipos Eq. de

computación

Muebles y

enseres

Eq. de seguridad


.

62

El Establecimiento No 3 se encuentra ubicado en la vía Perimetral Km 25 Solar 2-3 y Av.

Modesto Luque, como indica la tabla 16 y la figura 18 tiene como Patrimonio de Activos

Fijos un total de 184.479,37 dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones y

equipos tiene 128.273,30 dólares; Equipos de computación tiene 45.417,76 dólares;

Muebles y enseres 5.573,21 dólares; Equipos de seguridad tiene 5.215,10 dólares.

Tabla 17



Amo

acum. Val.cont.

2000 Inst. y equipos 128.273,30 (81.593,48) 46.679,82



6000 Eq. de seguridad 5.215,10 (2.891,08) 2.324,02

TOTAL 184.479,37 (129.631,82) 54.847,55

Fuente: Sistema SAP que posee la entidad.


0,00

20.000,00

40.000,00

60.000,00

80.000,00

100.000,00

120.000,00

140.000,00

Inst. y equipos Eq. de computación Muebles y enseres Eq. de seguridad


63

El Establecimiento No 4, como indica la tabla 17 y la figura 19 tiene como Patrimonio de

Activos Fijos un total de 217.307,47 dólares, distribuido de la siguiente manera:

Instalaciones e Inmuebles tiene 2.879,96; Instalaciones y equipos tiene 164.220,79 dólares;

Equipos de computación tiene 38.110,85 dólares; Muebles y enseres 8.050,68 dólares;

Equipos de seguridad tiene 4.045,19 dólares.

Tabla 18



Amo

acum. Val.cont.

1000 Inst. Inmuebles 2.879,96 (816,00) 2.063,96

2000 Inst. y equipos 164.220,79 (21.454,11) 142.766,68



6000 Eq. de seguridad 4.045,19 (1.237,06) 2.808,13

TOTAL 217.307,47 (44.586,85) 172.720,62 Fuente: Sistema SAP que posee la entidad.


0,00

20.000,00

40.000,00

60.000,00

80.000,00

100.000,00

120.000,00

140.000,00

160.000,00

180.000,00


computación

Muebles y

enseres

Eq. de seguridad


64

El Establecimiento No 5 se encuentra ubicado la Av. Víctor Emilio Estrada 607 y las

Monjas, como indica la tabla 18 y la figura 20 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un

total de 158.355,08 dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e Inmuebles

tiene 2.332,51; Instalaciones y equipos tiene 110.470,55 dólares; Equipos de computación

tiene 37.894,87 dólares; Muebles y enseres 3.855,90 dólares; Equipos de seguridad tiene

3.801,25 dólares.

Tabla 19



Amo

acum. Val.cont.

1000 Inst. Inmuebles 2.332,51 (2.061,45) 271,06

2000 Inst. y equipos 110.470,55 (40.602,37) 69.868,18



6000 Eq. de seguridad 3.801,25 (1.901,87) 1.899,38



0,00

20.000,00

40.000,00

60.000,00

80.000,00

100.000,00

120.000,00


computación

Muebles y

enseres

Eq. de seguridad


65

El Establecimiento No 6 se encuentra ubicado la Av. 9 de Octubre y Baquerizo Moreno,

como indica la tabla 19 y la figura 21 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un total de

118.948,41 dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e Inmuebles tiene

1.642,86 dólares; Instalaciones y equipos tiene 67.986,47dólares; Equipos de computación


7.269,42 dólares.

Tabla 20



Amo

acum. Val.cont.

1000 Inst. Inmuebles 1.642,86 (1.584,01) 58,85

2000 Inst. y equipos 67.986,47 (44.831,89) 23.154,58



6000 Eq. de seguridad 7.269,42 (3.384,86) 3.884,56


Figura 21. Patrimonio de AF de Establecimiento No 6.

0,00

10.000,00

20.000,00

30.000,00

40.000,00

50.000,00

60.000,00

70.000,00

80.000,00


computación

Muebles y

enseres

Eq. de seguridad


66

El Establecimiento No 7 se encuentra ubicado en la calle 38 ava. 812 y Portete, como

indica la tabla 20 y la figura 22 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un total de


680,29 dólares; Instalaciones y equipos tiene 52.873,37 dólares; Equipos de computación


7.802,76 dólares

Tabla 21



Amo

acum. Val.cont.

1000 Inst. Inmuebles 680,29 (603,37) 76,92

2000 Inst. y equipos 52.873,37 (34.367,54) 18.505,83



6000 Eq. de seguridad 7.802,76 (4.024,57) 3.778,19



0

10000

20000

30000

40000

50000

60000


computación

Muebles y enseres Eq. de seguridad


67

El Establecimiento No 8 se encuentra ubicado en la calle Aguirre 508 y Chimborazo.,

como indica la tabla 21 y la figura 23 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un total de


18.194,54dólares; Instalaciones y equipos tiene 82.510,00 dólares; Equipos de computación


5.760,30 dólares.

Tabla 22


Clase Denominación Val.adq. Amo acum. Val.cont.

1000 Inst. Inmuebles 18.194,54 (14.194,54) 4.000,00

2000 Inst. y equipos 82.510,00 (73.525,65) 8.984,35



6000 Eq. de seguridad 5.760,30 (3799,28) 1.961,02

TOTAL 122.291,84 (97.868,72) 24.423,12



0,00

10.000,00

20.000,00

30.000,00

40.000,00

50.000,00

60.000,00

70.000,00

80.000,00

90.000,00


computación

Muebles y

enseres

Eq. de seguridad


68

El Establecimiento No 9 se encuentra ubicado en la Av. Benjamín Rosales y Av. de las

Américas, como indica la tabla 22 y la figura 24 tiene como Patrimonio de Activos Fijos un

total de 276.310,99dólares, distribuido de la siguiente manera: Instalaciones e Inmuebles

tiene 2.420,65dólares; Instalaciones y equipos tiene 213.204,87 dólares; Equipos de

computación tiene 44.650,06 dólares; Muebles y enseres 9.503,52 dólares; Equipos de

seguridad tiene 6.531,89 dólares.

Tabla 23


Clase Denominación

Val.adq.

Amo

acum. Val.cont.

1000 Inst. Inmuebles 2.420,65 (1.296,31) 1.124,34

2000 Inst. y equipos 213.204,87 (82.259,63) 130.945,24

3000 Eq. De computación 44.650,06 (40.744,09) 3.905,97


6000 Eq. de seguridad 6.531,89 (1848,71) 4.683,18

TOTAL 276.310,99 (129.690,37) 146.620,62


Figura 24. Patrimonio de AF de Establecimiento No 9

0,00

50.000,00

100.000,00

150.000,00

200.000,00

250.000,00

Inst. Inmuebles Inst. y equipos Eq. De

computación

Muebles y

enseres

Eq. de seguridad


69

4.6. Desarrollo de la Propuesta

MANUAL DE POLITICAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

70

4.6.1. Introducción.

El presente manual nos permite conocer de forma secuencial los procesos para el control

de los activos fijos. En él se encuentra información básica y útil que permite facilitar las

actividades laborales de los trabajadores.

En este manual se describe paso a paso los procedimientos para:

Adquisición de Activos Fijos

Transferencia Interna de Activos Fijos

Bajas de Activos Fijos

En cada una de ellas se especifica su objetivo, su alcance, los responsables de las

actividades, las políticas, la descripción de los procedimientos, su diagrama de flujo y los

formatos necesarios. Este manual será de gran utilidad para normalizar las actividades del

área de Activos Fijos.

4.6.2. Objetivo General.

Definir de manera clara y precisa los procesos a seguir para el correcto registro de ingreso

y ubicación de los activos fijos adquiridos para uso de la empresa DIPASO S.A., con la

finalidad de mejorar la administración actual y asegurar la confiabilidad de la información

para la toma de decisiones.

4.6.3. Alcance del manual.

Este manual aplica a todos recursos propios que posee la empresa y ayudan a generar

utilidad en el negocio tales como:

Instalaciones Inmuebles, Instalaciones y Equipos, Equipos de Computación, Vehículos,

Muebles y Enseres, Equipos de Seguridad, Equipos de Oficina y Maquinarias.

71

4.6.4. Aspectos Generales.

Para el correcto manejo de este manual se debe tomar en cuenta los siguientes puntos:

Este manual está disponible a todas las personas involucradas en el manejo de los

activos fijos.

Los jefes inmediatos serán los encargados de monitorear y velar el cumplimiento de los

procedimientos planteados en este manual.

Este manual contiene información clara y precisa de los pasos a seguir según el

procedimiento que se requiera, con el fin de que el usuario pueda encontrar y comprender lo

que necesita.

Los usuarios del presente Manual deberán comunicar a su jefe inmediato los cambios o

modificaciones que afecten al mismo.

4.6.5. Descripción del Manual de Políticas y Procedimiento para las Adquisición de

Activos Fijos.

4.6.5.1. Objetivo.

Establecer los procesos para la adecuada adquisición de activos fijos a la entidad.

4.6.5.2. Alcance.

Aplica a todo los bienes que se adquieren tales como: Instalaciones Inmuebles,

Instalaciones y Equipos, Equipos de Computación, Vehículos, Muebles y Enseres, Equipos de

Seguridad, Equipos de Oficina y Maquinarias.

4.6.5.3. Responsables.

Entre ellos tenemos:

Es responsabilidad de Gerencia la revisión y aprobación de las compras.

72

Es responsabilidad del supervisor del área de mantenimiento, solicitar la aprobación a

gerencia y enviar las facturas a tiempo al departamento de contabilidad para su respectivo

proceso.

Es responsabilidad del encargado del almacén recibir el bien en buen estado y firmar el

acta de entrega como soporte de dicha entrega.

Es responsabilidad del Departamento de activos fijos generar la orden de compra para el

respectivo proceso de ingreso.

4.6.5.4. Políticas.

Entre ellas tenemos:

Toda solicitud de compra deber ser aprobada por gerencia

Todo requerimiento de compra deberá ser justificado.

S e deberá cotizar como mínimo a dos proveedores antes de efectuar la compra.

Toda cotización deberá estar enumerada y con fecha actual, deberá tener todos los datos

tanto de la empresa proveedora como los datos de la empresa cliente.

Todos los días jueves se realizan pagos a proveedores.

El proceso para la aprobación de la compra con los directivos de la empresa no debe

superar los 5 días.

4.6.5.5. Descripción Narrativa del Procedimiento para la Adquisición de activos fijos.

1. Solicitar a los proveedores las cotizaciones del bien que se necesita.

2. Llevar a gerencia las cotizaciones para su revisión y aprobación de la mejor propuesta.

3. Si se estableció dar anticipo al proveedor, la cotización deberá incluir el porcentaje del

anticipo y ser entregada al departamento de contabilidad para su respectivo pago.

73

4. Una vez aprobada solicitud de compra por gerencia, procederá a solicitar al proveedor la

entrega del bien.

5. Una vez entregado el bien, se solicitará la factura al proveedor y se deberá enviarla

junto con el acta de entrega al departamento de activos fijos para su respectivo proceso.

6. Si la compra tiene anticipo, se deberá volver a solicitar a gerencia la aprobación para el

pagar saldo de la misma y entregar al departamento de contabilidad la factura junto con el

acta de entrega para su respectivo ingreso.

74

Diagrama de Flujo del Procedimiento de Adquisición de Activos Fijos.

NO

SI

Figura 25. Diagrama de Flujo No 1. Procedimiento para la Adquisición de Activos Fijos.

Gerencia

aprueba la

compra

Solicita al proveedor entrega

del bien

Enviar factura sellada y el

aprobado de gerencia al

departamento De contabilidad

Solicitar aprobación de la

compra a Gerencia

Solicitar cotizaciones a los

proveedores

Proveedor entrega Factura

Inicio

Fin

Fin

75

4.6.6. Descripción del Manual de Políticas y Procedimiento para Ingreso de Activos

Fijos.

4.6.6.1. Objetivo.

Garantizar el correcto ingreso de los bienes que serán utilizados dentro de la entidad, con

la finalidad de conocer la ubicación exacta de los activos fijos.

4.6.6.2. Alcance.

Aplica a todo los bienes que ingresan tales como: Instalaciones Inmuebles, Instalaciones y

Equipos, Equipos de Computación, Vehículos, Muebles y Enseres, Equipos de Seguridad,

Equipos de Oficina y Maquinarias.

4.6.6.3. Responsabilidades.

Entre ellas tenemos:

Es responsabilidad de Departamento de Activos Fijos generar la orden de compra.

Es responsabilidad del encargado del almacén que se ingrese de forma correcta y a

tiempo la factura y su orden de compra.

4.6.6.4. Políticas

Todo activo fijo nuevo debe ser revisado que este en buen estado para su recepción

El encargado del área de mantenimiento debe coordinar la entrega del bien el almacén

que corresponde.

Toda factura debe ser revisada antes de generar la orden de compra.

Las facturas que no estén legibles serán devueltas al proveedor.

Las facturas serán recibidas máximo hasta el 20 de cada mes para su respectivo proceso,

76

Si en caso el bien fuese entregado después del día indicado, la factura deberá estar con

fecha del siguiente mes.

Toda factura deberá contener acta de entrega sellada y firmada por el almacén donde fue

recibido el bien.

Toda factura deberá estar firmada por parte del encargado de área de mantenimiento

como recibido conforme del trabajo.

Toda orden de compra deberá ser revisada y firmada por el jefe inmediato.

Los pagos de compras de activos fijos son a 30 días plazo.

4.6.6.5. Descripción Narrativa del Procedimiento para Ingreso de Activos Fijos

Procedimiento 1 - Departamento de Activos Fijos.

1. Revisar que los datos de la factura estén de manera correcta: Ruc, fecha, nombre del

cliente, dirección, teléfono, descripción del bien, IVA, total.

2. Revisar si el proveedor existe en el maestro de proveedores, en caso que no exista,

llenar la Solicitud de Creación de Proveedores y enviarla vía mail al Departamento de Datos

Maestros.

3. Revisar si existe código, en caso de ser un bien que no se haya comprado antes, se

deberá llenar la Solicitud de Creación de Materiales y enviarla vía mail al Departamento de

Datos Maestros para su creación. Si es un bien comprado anteriormente buscar el código

existente.

4. Revisar los precios, en caso de variación de precios, enviar vía mail los códigos y el

precio actual al departamento de Compras para su respectivo cambio.

5. Una vez realizado los puntos anteriores, generar la orden de compra con cantidad y

descripción exacta como indica la factura.

77

6. Enviar la factura junto con la orden de compra al almacén donde fue entregado el bien

para su respectivo ingreso al sistema.

7. Dar seguimiento a la factura para que quede ingresado dentro del mes que corresponde.

Diagrama de Flujo del Procedimiento de Ingreso de Activos Fijos.

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO

Figura 26. Diagrama de Flujo No 2. Procedimiento de Ingresos de Activos Fijos –Dep. De AF

Solicitar cambio de

precios al Dep. Compras

Esta correcta la

documentación?

Enviar factura junto

con orden de compra al

almacén para su ingreso

Generar orden de compra

Verificar que la documentación esta

correcta

Existe el

proveedor en la

base de datos?

Existe el activo?

Solicitar cambio de

factura al proveedor

Elaboración solicitud

Creación de proveedores

Elaboración solicitud

Creación de Códigos

Tiene el

mismo precio?

Enviar por mail

la solicitud al dep.

de Datos Maestros

Enviar por mail

la solicitud al dep.

de Datos Maestros

Fin

Inicio

78

4.6.6.7. Formatos.

A continuación se muestra los formatos que son utilizados para el Ingreso de los Activos

Fijos.

Formato de Orden de Compra de Activos Fijos.

Figura 27. Formato de Orden de Compra.

La Tabla 24 detalle los campos que conforman la orden de compra y que información

debe ir en cada campo.

Tabla 24

Datos que conforman una Orden de Compra.

Campo Descripción

Proveedor: Nombre de la persona o institución a quien se le está

comprando

Fecha: Día, mes y año en que se efectúa la orden de compra

Numero Orden: Secuencia al momento que se genera el documento

Almacén: Lugar donde va a ser ingresada la orden de compra

Numero: Secuencia de los ítems que conforma el pedido

Descripción: Detalle de los bienes a adquirir

UXC: Forma en que está compuesto el activo fijo.

Cantidad: Número de los bienes a adquirir Fuente: Empresa Dipaso S.A.

Proveedor: No Orden:

Fecha: Almacén:

No UXC Cantidad Precio Unit

1

2

3

4

5

6

7

8

Firma:

Descripción

DIPASO S.A.

79

Formato de la Solicitud de Creación de Proveedores.

Figura 28. Formato Solicitud Creación de Proveedores.

SOLICITUD No.

COD. FORM.

CREACIÓN

(A). (B). (C). (D). Cod. SAP generado:

Fecha: Hora:

Responsable:

En Sociedad (es): * INFORMACION DE LA (S) SOCIEDADES EN LA QUE SERA CREADO EL ACREEDOR

1 COD. SOCIEDAD DESCRIPCION

Gupo de Cuentas:

Pais: C.Post.:

Teléfono: Ext. Telf. Móvil FormaComStd

Fax: Ext. E-mail INT Internet

Activar CER E-mail 1 E-mail 2 E-mail 3

RC CD PS RE PJ CE PN EX

Selec. Selec.

XMarcar con X

Cheque 1 C

Pago Préstamo K

Cancel. Pagaré L

Transf. Interna M

Compra Ch/. O

Trans.3rosGastos P (a) Datos para Via de Pago Transf.Bancaria(T) y otras con regis tro Bco. Proveedor.

Carta Crédito R (b) Obl igatorio para Los bancos de USA, sean INT o BEN.

SIGLAS ind. SAP

Retención IVA RI PI

Retención en la fuente RF PF

NOMBRE:

Fecha: Fecha: Fecha:

SOLICITUD CREACIÓN ACREEDORES

CER-FO-GDM-001 (V 2)

ACTUALIZACIÓN SUSPENSIÓN

(A) DATOS SOLICITANTE

Depto.: ACTIVOS FIJOS

Aprobación:

CODIGO DESCRIPCION OBSERVACION:

NACN PROVEDORES NACIONALES

(B) DATOS ACREEDOR

Nombre SRI:

Nombre4(Cheque-40):

Concepto búsq.(Nombre corto):

Calle 4 (Intersec.):

Región (Provincia):

(C)CONTROL

Nº ident. Fiscal 1 Tipo NIF Nº ident.Fis. 2(SRI) Cl. de Impuesto NIF3 (Aut. Impr.)

1131

DATOS ACREEDOR DE GRUPO POR SOCIEDAD

Autorización: Ambos Grupo de Cuenta:Número de cuenta:

Cuenta asociada: #N/A

Grupo de Tesorería: Ramo:

Indicador de minoría: Seleccionar Fecha de Certificación (Fe.Validez Fact.)

(D) DATOS DE PAGO

Cond. De Pago SELECCIONE DE LA LISTA DESPLEGABLE Grupo de Compras: SELECCIONE LISTA DESPLEGABLE

Verif. Fra.doble DATOS BANCARIOS: A

Vías de Pago País:

Banco:

SWIFT:

Cta Bancaria:

No. ABA B:

Proved.Alter. D

RETENCIONES DE IM PUESTOS

ind. SAP

I1 Ret. IVA (cond. Pago Anticipado)

F6 Ret. Fuente (cond. Pago Anticipado)

APROBACION DEL FORM ULARIO

NOMBRE: NOMBRE:

Solicitante Aprobación Aprobación Financiera

80

Instrucciones para llenar la solicitud de Creación de Proveedores.

Figura 29. Instrucciones para el llenado de la Solicitud Creación de Acreedores

CAMPO DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN

Fecha Fecha en que se solicita el registro del acreedor.

Hora Hora en que se envia la solicitud.

Responsable Quien registra la información de la solicitud.

En sociedad (es) Sociedad(es) en que se registra el proveedor. Puede ser una o varias, p.e. las

inmobiliarias a veces requieren el proveedor en su sociedad y en el Rosado cuando

salen los pagos por el rosado (proveedore de inmomariuxi). O cuando se solicita crear

un prove

Gr. Cuentas Los grupos de cuenta posibles son: NACN nacionales, EXTR extranjeros de

importaciones, EXTG extranjeros de Gastos o proveedores varios de gastos, GOBN del

gobierno, FNAN instituciones financieras, GRPO empresas afiliadas, CJCH Cajas

Chicas y EMPL empleado

Marcar solo 1

Nombre Se escribe el nombre completo del RUC, Se puede usar ambas líneas o más. Para

personas naturales registrar Apellidos y luego Nombres.

Se usan 35 caracteres en cada línea y se

deja un espacio antes de empezar a escribir

en la segunda línea.

Concepto Búsqueda Registrar nombre corto, SIGLAS, abreviaturas, razon comercial o hasta 2 apellidos para

personas naturales (1 si ambos son largos).

Calle/Número Registrar la calle principal, verificar según el RUC y población del acreedor, seguida del

número (de casa o solar, lote, terreno o S/N).

Calle 4(intersección) 2nda calle

País País del acreedor

Región Provincia del acreedor

Teléfono Este dato es obligatorio para registrar ciertos tipos de acreedores como los Nacionales Hay opción de registrar más de un número

de teléfono.

FAX opcional

movil opcional

e-mail Importante para los extranjeros, que tengan un correo al cual contactarlos. Y los

nacionales a los que se emiten las órdenes de compra via internet.

Autorizacion El tipo M mercaderías, A ambos, G gastos servirá para que el acreedor pueda ser usado

en los procesos de pagos de los departamentos de G Gastos y M Proveedores de

mercaderías. Los que sus pagos salen en ambos departamentos p.e. los Activos fijos,

material

Esta se puede modificar según si se solicita

crear un acreedor que ya existe y por otro

departamento, como Gastos, entonces el

proveedor que este en M se actualizara a A

e igualmente con los G.

Si se cambian de uno a otro en la soc. 1001

se modifica auto

NºIdent. Fiscal # de Ruc para los NACN, FNAN,GRPO, GOBN es opcional porque los juzgados no

poseen RUC. Cédula, para los CJCH, EMPL. Pasaporte o identificación fiscal para los

EXTR y solo en los EXTG es opcional pues en este grupo se pueden crear proveedores

varios.

Los extranjeros ahora también registran un

numero fiscal para el SRI.

tipo NIF RC Ruc, CD Cédula, PS Pasaporte

Ident.Fiscal 2 Autorizacion del SRI

Clase de Impuesto PN Persona Natural, PJ Persona Jurídica, CE Contribuyente Especial o EX para los

extranjeros

La definición de la clase de impuestos está

relacionada con las posibles retenciones

que se pueden asociar al proveedor.

NIF 3 Autorizacion de imprenta proviene de las facturas.

Cta. Asociada Cuenta contable de mayor en la que se actualizan valores (p.e., de facturas, pagos,ND,

NC etc.) paralelamente a la cuenta de la contabilidad secundaria según el movimiento en

el que se esté asociando el acreedor.

Gr. Tesoreria En la gestión de caja se asignan deudores y acreedores (al flujo de caja) a través de una

entrada de registro maestro de los grupos de tesorería.

Fe.Certificacion Fecha de validez de las facturas Mayor o igual a la fecha del dia en que se

registra.

País Identifica el país en el cual tiene su sede el banco.

Banco Código bajo el cual se almacena el nombre del banco en el país correspondiente.

SWIFT Códigos para bcos. extranjeros, que varian según el bco. y la localidad del bco.

Cta. Bancaria El número propiamente de la cuenta en el banco indicado.

Nº ABA Indicador para identificar la Cta. Intermediaria de la del banco Beneficiario final

ben/int Indica si Bco. indicado es el Beneficiario o Intermediario. Es decir hay acreedores que

indican ambos Bancos pero tendrán que señalar cual es en Intermediario y el Prov. Alterno Pago Para los acreedores EXTR que son un grupo como los ACE, AGD, ITC pero que solo

direccionan su pago al proveedor principal.

RI Retención del IVA

RF Retención a la Fuente

Jefe de Departamento Persona quien supervisa y aprueba la solicitud del acreedor indicado.

DATOS BANCARIOS

Para las vías de pago con Transferencias, Carta de Crédito, etc.

RETENCIONES DE IMPUESTOS

APROBACIONES

DATOS DEL SOLICITANTE

DATOS DEL ACREEDOR

Para los acreedores extranjeros importante

definir otro pais distinto al Ecuador y la

región, provincia o estado es opcional.

CONTROL

DATOS POR SOCIEDAD

81

Formato de la Solicitud de Creación de Materiales.

Figura 30. Formato Solicitud Creación de Materiales.

COD. FORM.

CREACIÓN

(B). (C. (E). (F).

Hora:

Email:

Cod. Legacy Prov.:

No.COD. PROVEEDOR

(REFERENCIA)UxC

U. med

AlterTAMAÑO

GRADO

ALCOHOLMODELO COLECCIÓN TEMPORADA

AÑO

ESTACION

1

2

3

4

5

No.GRUPO DE

ARTICULO

GRUPO DE

COMPRASIND PED PERFIL DE DISTRIBUCION

TIPO DE

ALMACENENTRADA

ALMACENA

MIENTOMATERIA PESO NETO COSTO FOB

CODIGO SAP

GENERADO

Clasificación

FiscalDeducible

1

2

3

4 Selec. Selc. Selc.

5 Selec. Selc. Selc.

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

Fecha: Fecha: Fecha:

SOLICITUD CREACIÓN MATERIALES

SOLICITUD No. 1000 -

CER-FO-GDM-003

Depto.:

ACTUALIZACIÓN BLOQUEO

(A) DATOS SOLICITANTE

ECUADOR

Responsable: Aprobación:

Fecha:

(B) DETALLE SOLICITUD

*DATOS DEL PROVEEDOR *

Nombre Proveedor: RUC:

INDIVIDUAL

* CAMPOS DE USO EXCLUSIVO DE LA CORPORACION *

Código Sociedad: Cod. SAP Prov.:

Tipo material: ZAFJ ACTIVOS FIJOS Categoria Material:

Persona de Contacto: email:

00

Pais de Origen:

SE SOLICITA AL PROVEEDOR ENVIAR LAS IMÁGENES DE LOS ARTICULOS EN FORMATO DIGITAL CON LAS SIGUIENTES CARACTERISTICAS: Tipo de imagen .JPEG, Ancho 111 pixeles, Alto 72 pixeles, Resolucion: 72 x

72 pixeles, Color de fondo Blanco, nombre de la imagen debera estar compuesto por el codigo del articulo mas la descripción.

MARCA DESCRIPCION TEXTO BREVE (OTRO IDIOMA) COD. BARRA

(C) INFORMACION BASICA

* INFORMACION DEL ARTICULO

* ESTA SECCION ES DE USO EXCLUSIVO DEL AREA DE COMPRAS DE CORPORACION EL ROSADO S.A.

(D) INFO COMP. & LOGISTICA (E) INFO. IMPUESTOS

* INFO. BASICA Y CATALOGACION * LOGISTICA Y CD * IMPORTACIONES

IND. TIPO DE ALMACEN

CATEGORIA DE

VALORACION

CATALOGAC

ION

SURTIDO

PARCIALSALIDA

(F) OBSERVACION

APROBACION DEL FORMULARIO

Solicitante Aprobación Validación (para Activo Fijo)

82

Instrucciones para el llenar de la Solicitud Creación de Materiales.

Figura 31. Instrucciones para el llenado de la Solicitud Creación de Materiales.

CAMPO DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN

Fecha Fecha en que se solicita el registro del acreedor.

Hora Hora en que se envia la solicitud.

Responsable Quien registra la información de la solicitud.

Email Correo electronico de quien registra la solicitud.

Depto. Departamento al que pertenece quien registra la información de la solicitud.

Aprobación Quien aprueba la información de la solicitud.

Nombre proveedor Se registra el nombre completo del proveedor.

Persona de contacto Se registra el nombre de la persona de contacto que posea sea la encargada de registrar la información

de los materiales.

email Se registra el correo electrónico de la persona de contacto.

RUC Se registra el número del RUC del proveedor.

Pais de origen Se registra el país de donde es residente el proveedor en el caso de las importaciones, para los

proveedores nacionales se registra Ecuador.

Codigo sociedad Se registra el código de la sociedad donde se registran los materiales. Al seleccionar el campo aparecerá un icono para poder elegir

una opción de una lista desplegable.

Cod. SAP Se registra el código SAP del proveedor de los materiales.

Cod. Legacy Se registra el código Legacy del proveedor de los materiales.

Tipo material Se registra la clave que asigna el material a un grupo de materiales, como por ejemplo: materias

primas, activo fijo, materias auxiliares, combustibles, mercaderias, etc.

El tipo de material establece determinadas propiedades

del material y desempeña importantes funciones de

control.

Grupo articulos Se registra la clave con la que se puede agrupar varios materiales o servicios con las mismas

propiedades y un determinado grupo de articulos, como por ejemplo: galletas de sal, accesorios de

cine, bebidas de carls, etc

Categoria material Se registra la clave que indica de que tipo se trata en el material actual, por ejemplo: material

individual, material generico, set de ventas, etc.

Cod. Proveedor

(Referencia)

Codigo de identificación del material del proveedor.

UxC Se registra la cantidad de articulos (materiales) que contiene una caja.

Marca Se registra la marca del articulo.

Descripción Se registra la descripción del articulo.

Modelo Se registra el modelo del articulo. Aplica para materiales de Rio Store, Ferrisariato y Mi

Jugueteria

Surtido parcial Se registra la subdivisión del total de productos de un proveedor según diferentes criterios, por

ejemplo: condiciones de pago, direcciones de pedido diferentes, etc.

Catalogación Relación de los articulos con los diferentes centros (tiendas, centros de distribución u oficinas)

existentes para la Corporación.

Materia Se registra el texto descriptivo del material con el que está elaborado el artículo, por ejemplo: metal,

plástico, madera, etc.

Ind. Pedido Indicardor de donde se debe entregar los articulos pedidos, por ejemplo: "0" directo (en tiendas), "1"

bodega, "2" bodega quito, "3" Bodega Quito, "4" Bodega Suministro, "5" Bodega de Pan, y "D"

Bodega Ferconsa.

Al seleccionar el campo aparecerá un icono para poder elegir


Perfil de distribución Perfil de control para el proceso de distribución del articulo. Pueden ser: Almacenamiento, Cross-

docking o Flow-Through.

Almacenamiento : cuando los artículos van a llegar a una

bodega, Cross-docking : cuando los artículos van hacer

transito por las bodegas, y Flow-Through : cuando una

bodega se aprobiciona de otra bodega.

Tipo de almacen Se registra la estrategia de almacenamiento o si el articulo aplicaría para devolución por medio del

CD.

Aplica cuando el Perfil de distribución es Almacenamiento .

Ind. Area alm Se registra la sección de almacenamiento de acuerdo a la lína de articulos. Aplica cuando el Perfil de distribución es Almacenamiento .

Costo FOB Se registra el valor que consta en la factura. Este campo solo se registra para los productos importados.

Grup. Compras Se registra el código del grupo de compra, por ejemplo: B01 Brinker, C04 Supermercado, F01

Pinturas, C23 Activos Fijos, X01 Insumos/Suministros, etc.

Categoria de valoración Se registra el código para determinar las cuentas contables que se afectarán en los movimientos

logísticos, por ejemplo: 3100HAWA, 3000 ROH, etc

Para activos fijos, existen solo 2 tipos: Nacionales 3376 e

Importados 3377.

Codigo SAP generado

Para las solicitudes de creación de materiales este campo será para uso del área de Datos Maestros.

Para las solicitudes de bloqueo o actualización de materiales en este campo se registrará el codigo del

materiales a ser procesado.

Clasificación fiscal Clave que indica si el material esta sujeto a impuesto de ventas. Al seleccionar el campo aparecerá un icono para poder elegir


Deducible Se registra si el articulo es deducible de impuestos o no. Al seleccionar el campo aparecerá un icono para poder elegir


Observación Campo para registrar información adicional de los articulos.

Solicitante Persona quien registra la información de los materiales.

Aprobación Persona quien supervisa y aprueba la solicitud de los materiales.

Validación (para Activo

Fijo)

Persona quien valida la solicitud de materiales que son para Activo Fijo.

INFO. COMPRAS & LOGISTICA

INFO. IMPUESTOS

OBSERVACION

APROBACIONES

DATOS DEL SOLICITANTE

DETALLE SOLICITUD

* Información ingresada por el proveedor

INFORMACION BASICA

83

Procedimiento 2. Encargado de Almacén

Una vez recibida la factura con su respectiva orden de compra por parte del departamento de

Activos Fijos:

1. Deberá revisar que los datos de la orden de compra esta correcta según factura.

2. Deberá ingresar la factura al sistema dentro del mes que corresponde.

3. Ingresar series de los equipos de ser necesario.

4. Deberá sellar y firmar la factura ingresada y devolverla al Departamento de

Contabilidad para su respectivo proceso.

84

Diagrama de flujo del Procedimiento para ingreso de activos fijos (encargado de

almacén)

NO

SI

SI

NO

SI

Figura 32. Diagrama de Flujo No 3, Procedimientos de Ingreso de AF.

Se revisa que la documentación esta

correcta

Sellar y firmar la factura

ingresada

Enviar la factura ingresada al

departamento Contabilidad

Ingresar a la transacción

TRASLADOS e ingresar factura

Esta correcta la

documentación?

Se revisa que la documentación esta

correcta

Devolver al dep. De

Activos Fijos para su

corrección

Tiene serie

el activo fijo?

Ingresar las series de cada equipo

Ingresar con serie

cero

Fin

Inicio

85

4.6.7. Descripción del Manual de Políticas y Procedimiento para Transferencias

Internas de Activos Fijos.

4.6.7.1. Objetivo.

Conocer la ubicación física de los activos fijos, con la finalidad de tener el control y

registro de los cambios de ubicación.

4.6.7.2. Alcance.

Aplica a todo los bienes que transfieran de un almacén a otro almacén o bodega tales

como: Instalaciones Inmuebles, Instalaciones y Equipos, Equipos de Computación,

Vehículos, Muebles y Enseres, Equipos de Seguridad, Equipos de Oficina y Maquinarias.


Es responsabilidad del encargado el almacén, que toda guía de remisión se encuentre

Cerrado con su número de ingreso proporcionado por el otro almacén o bodega.

Es responsabilidad del encargado el almacén, que el activo fijo transferido este

descargado de su sistema de activos.


Todo activos fijo que ingrese o egrese del almacén debe quedar registrado en el sistema

Todo activo fijo que tiene que ser egresado de un almacén a otro almacén o a bodega

debe ser despachado por el sistema con su guía de remisión con número de ingreso.

Los activos fijos no pueden ser enviados a otro lugar que no sea a nuestros propios

almacenes o bodegas.

Toda guía de remisión debe estar cerrada con su respectivo número de ingreso que

proporciona por el otro almacén o bodega.

86

No deben quedar abiertas ninguna guía de remisión.

4.6.7.5. Descripción narrativa del procedimiento para Transferencias internas.

Procedimiento 1. Transferencia Internas de Activos Fijos -Área de Mantenimiento

1. Solicitar la aprobación a gerencia para la transferencia de los activos fijos.

2. Entregar al encargado del Almacén la aprobación para su respectivo proceso.

Diagrama de Flujo del Procedimiento Transferencia Internas de Activos Fijos.

NO

SI

SI

Figura 33. Diagrama de Flujo No 4. Procedimiento Transferencias Internas de AF, realizada por Área de

Mantenimiento

Gerencia

aprueba la

transferencia?

Solicitar aprobación de Gerencia

para la transferencia

Entregar solicitud aprobada a

Encargado de Almacén

Elaborar solicitud de

transferencia de Activos

Inicio

Fin

Fin

87

Procedimiento 2. Transferencia Internas de Activos Fijos- Encargado de Almacén

1. Verificar la solicitud aprobada por Gerencia

2. Buscar el respectivo código de activo fijo a trasladar en el sistema de Patrimonio de

Activos Fijos.

3. Si no encuentra el código del bien, deberá llamar al encargado de activos fijos y solicitar

la ayuda.

4. Ingresar a la transacción TRASLADOS.

5. Ingresar el código del almacén destino donde se va a trasladar los activos fijos

6. Ingresar los códigos de los activos fijos a trasladar.

7. Guardar la información y copiar el número de ingreso que se genera.

8. Ingresar a la transacción ZAF_ REM y digitar el número que se generó en el punto

anterior.

9. Imprimir la guía y enviarla junto con el bien a trasladar.

10. Deberá llamar al almacén donde se envía el activo fijo y solicitar el número de ingreso

de la guía de remisión que se envió junto con el bien.

88

Diagrama de Flujo del Procedimiento Transferencia Internas de Activos Fijos.-

Encargado de Almacén

Figura 34. Diagrama de Flujo No 5. Procedimiento Transferencias de AF, realizadas por Encargado de Almacén


TRASLADOS

Ingresar código de almacén destino

y los códigos a trasladar

Existen los

códigos?

Verificar solicitud aprobada por

Gerencia

Ingresar a la transacción en Patrimonio

de Activos Fijos y buscar los códigos a

trasladar.

Solicitar ayuda al

Departamento de Activos Fijos


ZAF_REM

Solicitar al almacén destino el

número de ingreso de cerrar la

guía de remisión

Guardar información y copiar

número de ingreso

Imprimir Guía de Remisión

Fin

Inicio

89

4.6.8. Descripción del Manual de Políticas y Procedimientos para Bajas de Activos

Fijos.

4.6.8.1. Objetivo.

Limpiar los registros de los activos fijos que se encuentran obsoletos y no contribuyen al

funcionamiento de la empresa.

4.6.8.2. Alcance.

Aplica a todo los bienes obsoletos e irreparables tales como: Instalaciones Inmuebles,

Instalaciones y Equipos, Equipos de Computación, Vehículos, Muebles y Enseres, Equipos de

Seguridad, Equipos de Oficina y Maquinarias.


Es responsabilidad del encargado del almacén comunicar al Departamento de Auditoría la

existencia de activos fijos obsoletos en su tienda a cargo.

Es responsabilidad del Auditor solicitar la aprobación de la baja por parte de los

directivos.

Es responsabilidad del Encargado de Activos Fijos dar la respectiva baja en el sistema.


Toda baja debe ser autorizada por Gerencia.

Toda baja de activos fijos deberá ser mediante un acta de baja de activos fijos.

Los Equipos de Computación que se encuentre obsoleto debe ser dado de baja y enviado

a la bodega para su respectivo proceso.

El auditor encargado del Almacén deber estar presente al momento de la destrucción del

bien.

90

El Acta de Baja de Activos debe estar firmada por Gerencia y el Auditor.

4.6.8.5. Descripción Narrativa del Procedimiento para Bajas de Activos Fijos.

Procedimiento 1. Bajas de Activos Fijos – Encargado de Almacén.

1. Notificar la existencia de Activos Fijos Obsoletos en su almacén al Auditor encargado del

Almacén.

Diagrama de Flujo del Procedimiento de Bajas de Activos Fijos – Encargado de Almacén.

Figura 31. Diagrama de Flujo No 6, Procedimiento para Bajas de AF, proceso realizado por el Encargado del

Almacén.

Notificar la existencia de Activos

Fijos Obsoletos al Auditor del

Almacén.

Inicio

Fin

91

Procedimiento 2. Bajas de Activos Fijos – Auditor encargado del Almacén

1. Inspeccionar el bien, verificando los daños.

2. Redactar el Acta de Baja de Activos Fijos y detallar modelo y series de equipo a destruir.

3. Adjuntar fotografías del activo obsoleto.

4. Solicitar la aprobación de la baja a los directivos de la empresa

5. Entregar el Acta firmada al encargado del departamento de Activos Fijos para su

respectiva baja.

92

Diagrama de Flujo Procedimiento 2 Bajas de Activos Fijos – Auditor encargado del

Almacén.

NO

SI

SI NO

SI

Figura 32. Diagrama de Flujo No 7, Procedimiento para Bajas de AF realizado por Auditor del Almacén.

Inspecciona el bien

El equipo

esta obsoleto? Fin

Elabora Acta de Bajas de

Activos Fijos

Solicita Aprobación de

Gerencia

Gerencia

aprueba la Baja?

Entrega Acta aprobada por

Gerencia al Dep. De Activos

Fijos para la baja en el sistema

Archiva documento

Procede a dar la destrucción

de los equipos obsoletos.

Fin

Inicio

93

Procedimiento 3. Bajas de Activos Fijos- Departamento de Activos Fijos

7. Recibe acta para proceder la baja de activos en el sistema

8. Busca en el sistema el código de activo fijo a dar de baja.

9. Elabora documento con los códigos para la baja.

10. Procede a dar la baja de los activos en el sistema Gerencial.

11. Confirma en el sistema si se realizó con éxito la baja.

Diagrama de Flujo del Procedimiento de Bajas de Activos Fijos – Auditor

encargado del Almacén.

Figura 33. Diagrama de Flujo No 8, Procedimiento para Bajas de AF realizado por Departamento de Activos

Fijos.

Elabora documentos con los

códigos a dar de baja

Procede a dar de baja los

códigos en el sistema Gerencial.

Fin

Recibe Acta de Baja de

Activos Fijos

Busca en el sistema los

códigos a dar de baja

Confirma en el sistema la baja

Inicio

94

Conclusiones

Basado en los resultados del cuestionario aplicado a los trabajadores de la empresa Dipaso

S.A. y a las entrevistas realizadas a los Gerentes y Jefes de los almacenes, se llega a la

conclusión que la problemática de la empresa es la falta de un sistema de control interno en

sus activos fijos.

El rubro de Activos Fijos es muy importante en la empresa, son los recursos propios que

permiten la venta de sus productos y generan utilidad para el negocio. Sin embargo, al

analizar los procesos que siguen en los almacenes, se encontró que no hay un registro real de

la ubicación de los Activos Fijos, al momento de transferir los activos fijos no realizan su

respectiva Guía de Remisión. Es por ello que se implementa en el Manual el Procedimiento

de Transferencia Interna de Activos Fijos con la finalidad de mejorar el descontrol que tienen

actualmente y se registre de forma correcta la ubicación de los bienes.

También se encontró que no hay políticas para la adquisición de los bienes, el proceso que

se sigue es muy lento, ocasionando retrasos e inconvenientes para el ingreso de las compras

al sistema. Es por eso que se implementa el procedimiento de Adquisición e Ingreso de los

Activos para radicar los inconvenientes y mejorar el proceso interno de la entidad.

Otra deficiencia encontrada es la existencia de activos fijos obsoletos en la bodega de los

almacenes, es por ello que se implementa en el Manual el Procedimiento de Bajas de Activos

Fijos para evitar estos almacenamientos que se generan por descuido o desconocimiento.

Otra deficiencia es que la entidad no realiza toma física, esto contribuye al desorden y

desconocimiento del Patrimonio Real de sus Activos Fijos.

95

Recomendaciones

Se recomienda a la entidad que implemente el Manual de Políticas y Procedimientos que

se propone en esta investigación, para que de esta manera puedan mejorar la administración

actual de sus activos fijos y tengan el control de los mismos.

Se sugiere antes de implementar el Manual:

Comunicar a todo el personal que conforma la organización la implementación del

Sistema de Control Interno, exponer las causas y los objetivos que se espera con la

ejecución de este Manual. Con el propósito de que comprendan la importancia del

control interno en una organización.

Realizar un Inventario físico de todos los Activos Fijos que poseen la empresa, de

esta manera se podrá corregir en el sistema la ubicación de los mismos en cada

almacén que corresponde y de ahí en adelante deberán seguir los procesos según

detalla el Manual. De esta manera se podrá empezar desde cero y será más fácil y

evidente evaluar los resultados del control, las constataciones físicas tienen que ser

de forma semestral, como medida de prevención para evitar el descontrol de los

activos fijos.

La implementación de este manual debe ser inmediata, mientras más pronto se ejecute

mejores serán los resultados. Y uno de esos resultados será tener el conocimiento real del

Patrimonio de Activos Fijos lo que permitirá tomar decisiones oportunas para beneficio de la

entidad.

Se deberá dictar a todos los trabajadores cursos de capacitación sobre uso y manejo de

activos fijos, para que tengan conocimiento de cuán importante es cuidar los recursos propios

de la empresa.

Se recomienda poner en práctica las políticas y los procedimientos establecidos en este

manual, y dar seguimiento constante para verificar el cumplimiento del mismo.

96

Se recomienda que los directivos de la entidad, asignen a una persona capacitada y con

experiencia en controles, para que supervise y monitoree el cumplimiento del manual, en

caso de que los trabajadores no cumplan con los procesos, la directiva deberá tomar las

medidas necesarias.

97

Referencias

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financiera en el Benemerito Cuerpo de Bomberos del cantón Baños de Agua Santa.

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Wigodski, J. (2010). Metodología de la Investigación. Obtenido de

http://metodologiaeninvestigacion.blogspot.com/2010/07/poblacion-y-muestra.html

100

ANEXO 1

Cuestionario realizado a los trabajadores de la empresa Dipaso S.A.

1.- En qué área desempeña sus funciones?

Gerente

Subgerente

Supervisor de Caja

Empleado

Otros

2. Tiene conocimiento qué es un activo fijo?

Definitivamente si

Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

3. ¿Existe en Dipaso un sistema de control interno adecuado para el manejo administrativo de

sus activos fijos?

Definitivamente si

Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

4. ¿El desconocimiento de la ubicación real de los activos fijos se debe a la falta de un

sistema de control?

Definitivamente si

Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

101

5. ¿Es idóneo el personal encargado para el manejo de los activos fijos?

Definitivamente si

Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

6. ¿Reciben capacitación sobre el manejo de los activos fijos por parte de la empresa?

Siempre

Casi siempre

Algunas veces

Muy pocas veces

Nunca

7. Considera que es necesario capacitar al personal encargado del manejo de los A.F.?

Definitivamente si

Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

8. Qué tan a menudo se realizan las constataciones físicas de los activos fijos?

Siempre

Casi siempre

Algunas veces

Muy pocas veces

Nunca

102

9. ¿Existen procedimientos para dar de baja a los equipos obsoletos?

Definitivamente si

Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

10. Existe un manual de políticas y procedimientos para el control de los activos fijos?

Definitivamente si

Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

11. Conoce el procedimiento para realizar los traslados de activos fijos de una tienda a

otra?

Definitivamente si

Probablemente si


Probablemente no

Definitivamente no

12. Está Ud. de acuerdo que un manual de políticas y procedimientos para el control

interno de los activos fijos, facilitará los procesos y reducirá los errores de ubicación de

los activos de Dipaso S.A.?

Totalmente en desacuerdo

En desacuerdo

Ni de acuerdo ni en

desacuerdo

De acuerdo

Totalmente de acuerdo

universidad de guayaquil escuela de …repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/14680/1/tesis cpa...

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