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UNIVERSIDAD DE CHILEFACULTAD DE CIENCIAS FíSICAS Y MATEMÁTICAS" .

DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL

REDISEÑO DE PROCESOS DE TRÁMITES MUNICIPALES

MEMORIA PARA OPTAR AL TíTULO DE INGENIERO CIVILINDUSTRIAL .

ROMINA SALGADO ROJAS

PROFESOR GUíA:LUIZ ZAVIEZO SCHWARTZMAN

MIEMBROS DE LA COMISiÓN:GIANNI LAMBERTINI MAL DONADO

CRISTIAN CÉSPEDES VI"ÑUELA

SANTIAGO DE CHILEMARZO 2007

AGRADECIMIENTOS

A Dios, por ser mi guía y por todo su amor.

A mis Padres, por su inmenso amor y amistad incondicional, por su comprensión y confianza, porque sin s apoyo no hubiera sido posible

la culminación de mi carrera profesional, la cual constituye la herencia más valiosa que pudiera recibir.

A Fanny y Mario, porque siempre han estado junto a mí.

A Carlos, por todo su amor, comprensión y lealtad.

A mis mejores amigos, gracias por su cariño

y confianza.

A mis profesores, gracias por su sabiduría, apoyo y respeto.

Con cariño.

ii

INDICE

I. ANTECEDENTES GENERALES 1 II. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 2 III. OBJETIVOS 3 IV. MARCO TEÓRICO 4

IV.I. PROCESOS 4 IV.II. MODELAMIENTO 5 IV.III. INDICADORES 5

V. METODOLOGÍA 6 VI. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS PROCESOS CRITICOS 8 VII. MODELAMIENTO DE LA SITUACIÓN ACTUAL 10 VIII. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTAS DE RED ISEÑO

PARA LOS TRÁMITES SECCIÓN PERMISO DE EDIFICACIÓN, DEPARTAMENTO DE EDIFICACIÓN, DIRECCIÓN DE OBRAS MUNICIPALES. 12

VIII.I ANTECEDENTES GENERALES. 12 VIII.II ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA LOS TRÁMITES DE

OBTENCIÓN DE PERMISO DE EDIFICACIÓN DE OBRA NUEVA, AMPLIACIÓN, ALTERACIÓN, REPARACIÓN, RECONSTRUCCIÓN, MODIFICACIÓN DE PROYECTO Y CAMBIO DE DESTINO. 13

VIII.III PROPUESTA DE REDISEÑO PARA EL PATRON DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN 19

VIII.IV ANÁLISISDE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA LOS TRÁMITES DE PERMISO DE OBRA MENOR, RUPTURA, GRÚAS, INSTALACIÓN DE FAENAS, DEMOLICIONES, LETREROS PUBLICITARIOS, INSTALACIÓN CABLES AÉREOS. 23

VIII.V PROPUESTA DE REDISEÑO PARA LOS TRÁMITES DE PERMISO

DE OBRA MENOR, RUPTURA, GRÚAS, INSTALACIÓN DE FAENAS, DEMOLICIONES, LETREROS PUBLICITARIOS, INSTALACIÓN CABLES AÉREOS. 27

VIII.VI DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA LOS TRÁMITES DE RECEPCIÓN DEFINITIVA DE OBRAS DE EDIFICACIÓN, AMPLIACIÓN, ALTERACIÓN, REPARACIÓN, RECONSTRUCCIÓN, MODIFICACIÓN DE PROYECTO Y CAMBIO DE DESTINO. 31

IX. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTA DE REDI SEÑO

SECCIÓN PATENTES, DEPARTAMENTO DE RENTAS MUNICIPALE S, DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. 32

IX.I ANTECEDENTES GENERALES 32

iii

IX.II DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA TRÁMITE DE ANULACIÓN DE PATENTE 38

IX.IV DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA TRÁMITE DE DECLARACIÓN DE CAPITAL PROPIO 39

IX.V ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA LOS TRÁMITES DE OBTENCIÓN DE PATENTE MUNICIPAL, CAMBIO DE DOMICILIO, AMPLIACIÓN DE RUBRO, TRANSFERENCIA, CAMBIO DE NOMBRE Y MEF. 40

IX.V.I DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA EL

TRÁMITE DE OBTENCIÓN DE PATENTE MUNICIPAL. 43 IX.V.II DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA EL

TRÁMITE DE CAMBIO DE DOMICILIO Y TRÁMITE DE AMPLIACIÓN DE RUBRO. 43

IX.V.III DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA EL TRÁMITE DE TRANSFERENCIA Y TRÁMITE DE CAMBIO DE NOMBRE. 45

IX.V.IV DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA EL TRÁMITE DE MEF. 45

IX.VI. PROPUESTA DE REDISEÑO PARA LOS TRÁMITES DE

OBTENCIÓN DE PATENTE MUNICIPAL, CAMBIO DE DOMICILIO, AMPLIACIÓN DE RUBRO, TRANSFERENCIA, CAMBIO DE NOMBRE Y MICRO EMPRESA FAMILIAR. 50

IX.VII DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA TRÁMITE DE PATENTE DE ALCOHOLES 53

X. PROPUESTA DE INDICADORES 56 XI. CONCLUSIONES 59 XII. RECOMENDACIONES 61 XII. BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES DE INFORMACIÓN 63 XIII. ANEXOS 64

ANEXO Nº1: DEFINICIÓN PERSONA NATURAL Y JURIDICA 64 ANEXO Nº2: CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA 67 ANEXO Nº3: VISIÓN COMPARATIVA DE LOS PRINCIPIOS Y PATRONES DE

LAS TEORÍAS DE PRODUCCIÓN 67

iv

INDICE DE CUADROS Pag CUADRO Nº1 TABLA TIEMPO TRÁMITES 9 CUADRO Nº2 TABLA DE NOMENCLATURA DE DIAGRAMAS 11 CUADRO Nº3 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL PATRÓN DE PROCESO BASE

PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN 15 CUADRO Nº4 TABLA TIEMPO ETAPAS DEL PATRÓN DE PROCESO BASE PARA

PERMISOS DE EDIFICACIÓN 18 CUADRO Nº5 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL REDISEÑO DEL PATRÓN DE

PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN 21 CUADRO Nº6 TABLA COMPARATIVA DE REDUCCIÓN DE TIEMPO EN LAS

ETAPAS DEL REDISEÑO DE PATRÓN DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN 22

CUADRO Nº7 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS PARA EL PATRÓN DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE OBRA MENOR 25

CUADRO Nº8 TABLA TIEMPO ETAPAS PARA EL PATRÓN DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE OBRA MENOR 26

CUADRO Nº9 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS REDISEÑO DEL PATRÓN DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE OBRA MENOR 28

CUADRO Nº10 TABLA COMPARATIVA DE REDUCCIÓN DE TIEMPO EN LAS ETAPAS DEL REDISEÑO DE PATRÓN DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE OBRA MENOR 30

CUADRO Nº11 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL PROCESO BASE PARA RECEPCIÓN DEFINITIVA DE OBRAS 31

CUADRO Nº12 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL TRÁMITE DE DECRETO MUNICIPAL 35

CUADRO Nº13 ESTRATOS DE TAMAÑO CLASIFICADOS POR NIVEL DE VENTAS 37 CUADRO Nº14 TABLA DE AUTORIZACIÓN DE FIRMAS PARA EL OTORGAMIENTO

DE PATENTES 37 CUADRO Nº15 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL TRÁMITE DE ANULACIÓN DE

PATENTE 38 CUADRO Nº16 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL TRÁMITE DE DECLARACIÓN

DE CAPITAL PROPIO 39 CUADRO Nº17 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DE PROCESO BASE PARA

PATENTE 42 CUADRO Nº18 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL TRÁMITE DE CAMBIO DE

DOMICILIO Y TRÁMITE DE AMPLIACIÓN DE RUBRO 44 CUADRO Nº19 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL TRÁMITE DE

TRANSFERENCIA Y TRÁMITE DE CAMBIO DE NOMBRE 45 CUADRO Nº20 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL TRÁMITE DE MEF 46 CUADRO Nº21 TABLA TIEMPOS PATRON DE PROCESO BASE DE PATENTES 49 CUADRO Nº22 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL REDISEÑO DEL PATRÓN DE

PROCESO BASE DE PATENTES 51 CUADRO Nº23 TABLA COMPARATIVA DE REDUCCIÓN DE TIEMPO EN LAS

ETAPAS DEL REDISEÑO DE PATRÓN DE PROCESO BASE DE PATENTES 53

CUADRO Nº24 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL TRÁMITE DE PATENTE DE ALCOHOLES 54

v

INDICE DE ILUSTRACIONES

ILUSTRACIÓN Nº1 ESTRUCTURA DOM 12 ILUSTRACIÓN Nº2 DIAGRAMA DE ROLES DEL PATRON DE PROCESO BASE

PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN 15 ILUSTRACIÓN Nº3 DIAGRAMA DE ROLES DEL REDISEÑO DEL PATRON DE

PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN 20 ILUSTRACIÓN Nº4 DIAGRAMA DE ROLES DEL PROCESO BASE PARA

PERMISOS DE OBRA MENOR 24 ILUSTRACIÓN Nº5 DIAGRAMA DE ROLES DEL REDISEÑO DEL PROCESO BASE

PARA PERMISOS DE OBRA MENOR 28 ILUSTRACIÓN Nº6 DIAGRAMA DE ROLES DEL REDISEÑO DEL PROCESO BASE

PARA RECEPCIÓN DEFINITIVA DE OBRAS 31 ILUSTRACIÓN Nº7 ESTRUCTURACIÓN DAF 33 ILUSTRACIÓN Nº8 DIAGRAMA DE ROLES DEL TRÁMITE DE DECRETO

MUNICIPAL 35 ILUSTRACIÓN Nº9 DIAGRAMA DE ROLES DEL TRÁMITE DE ANULACIÓN DE

PATENTE 38 ILUSTRACIÓN Nº10 DIAGRAMA DE ROLES DEL TRÁMITE DE DECLARACIÓN DE

CAPITAL PROPIO 39 ILUSTRACIÓN Nº11 DIAGRAMA DE ROLES DEL PROCESO BASE PARA PATENTE 41 ILUSTRACIÓN Nº12 DIAGRAMA DE ROLES DEL TRÁMITE DE CAMBIO DE

DOMICILIO Y TRÁMITE DE AMPLIACIÓN DE RUBRO 44 ILUSTRACIÓN Nº13 DIAGRAMA DE ROLES DEL TRÁMITE DE TRANSFERENCIA Y

TRÁMITE DE CAMBIO DE NOMBRE 45 ILUSTRACIÓN Nº14 DIAGRAMA DE ROLES DEL TRÁMITE DE MEF 46 ILUSTRACIÓN Nº15 DIAGRAMA DE ROLES DEL REDISEÑO DEL PATRÓN DE

PROCESO BASE DE PATENTES 51

1

I. ANTECEDENTES GENERALES

El proyecto a desarrollar consiste en rediseñar los procesos que forman parte de la cadena para crear una empresa, que son los trámites municipales más demandados por las personas y empresas y son los ocupan el segundo lugar de importancia dentro de los ingresos propios de las municipalidades (después del Fondo Común Municipal)1.

Ante la ley, el solo entusiasmo no basta para iniciar un negocio, existe una serie de procesos, certificados y trámites que la persona, sea natural o jurídica2, debe realizar para la creación de una empresa3. Una breve descripción de los más importantes:

o Obtención del RUT (Rol Único Tributario): Este trámite se realiza para iniciar

legalmente toda actividad productiva comercial. Además, marca el inicio de las obligaciones como contribuyente sujeto a impuestos, los que se aplicarán mientras dure la actividad comercial.

o Constitución de la Sociedad: Proceso por el cual se legaliza la escritura de constitución de sociedad redactada por un abogado o en la Notaría. Este es un documento básico para efectuar los trámites en el servicio de Impuestos internos y para la obtención de patente comercial en la Municipalidad.

o Certificado de Zonificación: Este documento indica uso de suelo y exigencias para las construcciones en una determinada zona.

o Certificado de Informaciones Previas: Este certificado contiene las condiciones aplicables al predio consultado de acuerdo con las normas urbanísticas, derivadas del instrumento de planificación territorial respectivo, e indica el número de rol de la propiedad.

o Obtención de Patente Comercial: La Patente Comercial autoriza la realización de una actividad lucrativa secundaria o terciaria dentro de los límites de una comuna. Este trámite debe realizarse antes de instalar el local, y no después.

o Obtención Permiso Edificación: Permiso mediante el cual el Director de Obras Municipales respectivo, autoriza la petición de un usuario para construir en el espacio de una comuna.

1 Dato disponible en el sitio Web www.subdere.gov 2 Definición Persona Natural y Jurídica, Anexo Nº1, pág.48 3 Descripción de pasos para la Constitución formal de una Empresa, Anexo Nº2, pág. 51

2

El modelamiento de la situación actual de los trámites fue realizado con información entregada por los funcionarios involucrados en el proceso y validada por los Jefes de Sección correspondientes. Se colectó información sobre el tiempo de ejecución de cada actividad en las distintas etapas, la cual se presentará en porcentajes del total del tiempo que toma el trámite.

En Mayo de 2006, las Direcciones con las que se trabajó fueron asignadas

físicamente a distintas oficinas luego de que un estudio concluyera que el Edificio Consistorial, construcción que albergaba a estas Direcciones, no satisfacía los requisitos de resistencia Sísmica estipulada por la norma chilena, ni tampoco los requerimientos de detallamiento de armaduras4 establecidas en la norma de diseño de edificios de hormigón, por lo cual tuvo que ser desalojado. Debido a estas razones, se observan insuficiencias de capacidad y tecnologías en las infraestructuras de las oficinas actuales, generando una deficiente distribución del personal y un estrés en ellos por la falta de espacio y ambiente de trabajo tranquilo.

Del total de trámites del Departamento de Edificación, se modelaron sólo los de la

sección de Edificación. El levantamiento de la información de los procesos en la Sección de Recepción de Edificación y Urbanización se vio significativamente dificultado por la ausencia reiterada del encargado del proceso, debido a razones personales, incluyendo permisos y licencias.

II. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El proyecto consiste en apoyar a la Dirección de Obras, Departamento de Edificación, Sección Permiso de Edificación y a la Dirección de Finanzas, Departamento de Rentas Municipales, Sección Patentes de la Ilustre Municipalidad de Maipú, en los problemas que se observan en la producción del servicio que entregan con respecto a la gestión y rediseño de procesos seleccionados.

1. Inexistencia de Procedimientos: No existe documentación donde se encuentre registrada y descrita la secuencia de actividades a seguir para la realización de cada Trámite. Sin esta descripción, se hace difícil el integrar a un nuevo miembro al equipo de trabajo, ya sea por surgimiento de necesidad o reemplazo de otro funcionario, además dificulta el realizar un proceso de mejora continua de la gestión de las actividades de los trámites.

4 Esto significa que el diseñador debe detallar la armadura de forma que permita una adecuada colocación y compactación del hormigón, ya que porque en zona sísmica la densidad de armadura puede ser muy alta.

3

2. Formularios complejos: La óptima realización del trámite muchas veces se ve afectada por la mala calidad en la obtención de información inicial necesaria para colocar en marcha el trámite. Frecuentemente el Contribuyente muestra no entender los datos solicitados en los distintos formularios que debe completar en las distintas etapas que el trámite tiene.

3. Existencia de tiempos muertos en los procesos: Se necesita identificar y eliminar el tiempo extra innecesario que una solicitud o documento necesita permanecer en el flujo de actividades.

4. Inexistencia de indicadores de desempeño: Sin esta métrica, los procesos no son evaluables y es imposible mejorar sus falencias, ya que no están identificadas.

Por lo tanto, el trabajo a realizar tiene como objetivo:

� Modificar pasos y actividades que presenten problemas en el proceso. � Reducir tiempos de coordinación entre servicios.

La importancia de este proyecto radica en la oportunidad de desarrollar un mecanismo que permita gestionar la demanda de la mayor cantidad de trámites municipales de modo de facilitar al ciudadano la realización de éstos de manera expedita y eventualmente, en un solo lugar.

III. OBJETIVOS •Objetivo General

El objetivo general del tema a desarrollar es “generar una propuesta de rediseño y control de procesos de trámites municipales en la Sección Permiso de Edificación, Departamento de Edificación, Dirección de Obras y Sección Patentes, Departamento de Rentas Municipales, Dirección de Administración y Finanzas”.

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•Objetivos Específicos 1. Documentar y estandarizar actividades y procesos. 2. Proponer mejoras tendientes a reducir tiempos de coordinación entre

servicios.

3. Obtener medidas de control de gestión sobre el desempeño de los servicios entregados.

IV. MARCO TEÓRICO

En este capítulo se presenta el marco teórico utilizado para mejorar las actividades pertenecientes a los trámites seleccionados, previamente identificadas estas actividades a través de entrevistas con los funcionarios.

IV.I. PROCESOS

Un proceso se define como un conjunto de actividades o acciones interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de información, materiales o de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas también de materiales (productos) o información con un valor añadido.

En términos de procesos, un rol es una función que alguien o algo cumple, una

serie de patrones esperados de conducta atribuidos a quien ocupa una posición dada. En un proceso también existe y se definen clientes internos y externos a la

organización, entendiéndose a los primeros como parte de la cadena de producción y o provisión de un servicio, y a los segundos como los consumidores finales o intermedios.

El rediseño de un proceso consiste en tomar las actividades de un proceso en su

totalidad y someterlas a un cambio fundamental que lleva implícito el término de mejora.

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IV.II. MODELAMIENTO

La técnica de modelamiento escogida para el desarrollo de este trabajo es el Modelo de Roles. Un Modelo de Roles describe los agentes (actores) que participan en una actividad y las interacciones entre ellos. Se apoya en la posición y responsabilidades de un actor respecto de una estructura de otros tantos, que es precisamente lo que percibimos cuando examinamos un conjunto de actores en colaboración. Un rol describe el comportamiento de un agente en el contexto de una actividad.

El Modelo de Roles:

1. Considera el flujo de actividades y documentos en una sola representación. 2. Identifica a los responsables de cada actividad y muestra las actividades que los

unen. 3. Es bastante pedagógico, relevante cuando el cliente no es experto en materias

de modelamiento de procesos. 4. Evidencia la falta de requisitos para el inicio de una actividad.

IV.III. INDICADORES

Los indicadores de desempeño son variables claves que participan de un sistema de medición de desempeño, proporcionando un conjunto valioso de información respecto al comportamiento y a los resultados de un proceso específico y/o de su impacto en los sectores vinculados, directa o indirectamente al proceso en cuestión.

Los sistemas de medición proporcionan acceso al mejoramiento continuo y al

monitoreo de los logros alcanzados. Están íntimamente relacionados con los conceptos, principios y métodos que sustentan la teoría de producción, la cual explica cómo se producen los servicios al interior de la organización, determinando el rol del cliente en el respectivo modelo.

En la teoría de producción existen tres modelos: el de Transformación, el de Flujo

y el de Generación de Valor. El modelo de transformación trata la producción como una transformación de entradas y salidas. El modelo de flujo trata la producción como un flujo de materiales, compuestos de transformación, movimiento y esperas. Finalmente, el modelo de generación de valor trata la producción como un proceso en donde el valor por el cliente es creado a través del cumplimiento de sus requerimientos.

6

En el desarrollo de esta Memoria se utilizó la Teoría de Producción por Flujo. Para este modelo, un proceso se refiere al flujo de un producto desde un trabajador a otro, que es la etapa a través de la cual las materias primas gradualmente se mueven y se convierten en productos terminados. Una operación se refiere a una etapa discontinua en la que un trabajador puede trabajar sobre diferentes productos.

Los principios más importantes de la teoría de producción por flujo son de tres tipos:

1. El primer tipo consiste de un principio que actualmente es parte del fundamento teórico y conceptual que indica que la fuente fundamental del mejoramiento es la reducción de la participación de las actividades que no agregan valor (pérdida).

2. El segundo tipo, es que hay principios que pueden ser derivados de esta teoría,

como son la reducción del tiempo principal y la reducción de la variabilidad. 3. El tercer tipo, que son más o menos del tipo heurístico, los que se han observado

en la práctica como útiles pero que están menos directamente conectados a la teoría, son la simplificación por la minimización del número de pasos, partes y vínculos; el aumento de la flexibilidad; y el aumento de la transparencia.

V. METODOLOGÍA

La metodología escogida para el desarrollo del tema de memoria corresponde a una estructura básica de rediseño de procesos, la cual es descrita a continuación:

1. Definición del Proyecto: establecer el proceso que se va a analizar en base a las necesidades de la empresa, esto implica definir los alcances del proyecto y establecer objetivos y metas de trabajo.

2. Levantamiento de la Situación Actual. Consiste en comprender a fondo el proceso en estudio, de manera de conocer sus actividades, los actores, los datos con que se cuenta, la información que se utiliza, el ambiente en que está inmerso, etc.

3. Modelamiento de la Situación Actual. Se selecciona una herramienta de modelamiento que se adecue a las necesidades del proyecto y del cliente. Con ella se diagrama y documenta el proceso en estudio, facilitando la identificación de variables críticas del proceso, que darán paso a los rediseños.

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4. Propuesta de rediseños. Se plantean posibles soluciones a las problemáticas detectadas en las etapas anteriores, redefiniendo etapas y actividades, flujo de éstas, actores responsables que participan, necesidades de información, etc.

5. Formulación de Indicadores de Desempeño. En base a las variables identificadas

en la etapa anterior, se construyen métricas que permitan medir la efectividad del proceso y su rediseño.

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VI. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS PROCESOS CRITICOS

Los procesos críticos seleccionados deben ser aquellos en los cuales los agentes responsables del proceso y/o los clientes de tal no están satisfechos con su situación actual.

Basándose en la definición anterior, los síntomas que permiten seleccionar un

proceso para mejoramiento son:

1. Problemas y/o quejas de los clientes externos 2. Problemas y/o quejas de los clientes internos

3. Procesos con tiempo prolongado

4. Existencia de una mejor forma conocida

Refiriéndose al primer síntoma, las Secciones con las que se trabajó no tienen registro físico ni formal de las quejas de los clientes externos (contribuyentes). Según los funcionarios responsables de los procesos, los clientes realizan llamados o se dirigen a la Sección donde el trámite se realiza y le presentan sus inconformidades al administrativo. Si el administrativo no está facultado para entregar una respuesta satisfactoria al contribuyente y este exige que le expliquen mejor la situación y ayuden a encontrar una solución, el administrativo se dirige al Jefe de Sección correspondiente, le informa de la situación y en conjunto buscan solución. Del problema y su solución no quedan registros.

El segundo síntoma se aborda observando la desigualdad existente en la

interacción entre los profesionales de Planta, a Contrata y a Honorarios. Los Planta5 son funcionarios municipales que han sido seleccionados por concurso público y gozan de una estabilidad en el empleo, ya que este sólo podrá cesar por renuncia voluntaria debidamente aceptada, jubilación o por otra causal legar basada en su desempeño deficiente o incumplimiento de sus obligaciones, debidamente comprobable. Los profesionales a Contrata tienen responsabilidad administrativa, pero no pueden ser Jefes (si Encargados), su contrato se renueva año a año. Los Honorarios prestan un servicio que no necesariamente debe ser desarrollado en las instalaciones de la Municipalidad y se les prohíbe el ejercicio de labores de jefatura y dirección, de evaluación de personal y la de impartir instrucciones. Debido a las facultades descritas, cualquier progreso de un tipo de reclamo o queja se ve obstaculizado.

5 Ministerio de Interior, Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, Ley Orgánica de Municipalidades, Articulo 43.

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Para justificar el tercer síntoma se tomaron los tiempos promedios indicados en la página del Gobierno de Chile llamada Trámite Fácil6 para la realización de cada trámite. En esta página se encuentra una breve descripción de los trámites, sus requisitos y el tiempo promedio que debería durar cada uno de ellos. La información entregada por la página es muy resumida como para ser utilizada en un Rediseño de Trámites municipales.

CUADRO No. 1: TABLA TIEMPO TRÁMITES

TIEMPO QUE DEMORA LA REALIZACIÓN DEL TRÁMITE

NOMBRE DEL TRÁMITE TIEMPO ENTREGADO

POR EL GOBIERNO

TIEMPO ENTREGADO

POR LA MUNICIPALIDAD

DE MAIPU

TIEMPO PROMEDIO

REAL ACTUAL EN LA

MUNICIPALIDAD DE MAIPU

1. Permiso de Edificación, Ampliación, Alteración, Reparación, Reconstrucción, Modificación de Proyecto, Cambio de destino.

30 días 60 días

2. Recepción Definitiva de Obras de Edificación, Ampliación, Alteración, Reparación, Reconstrucción, Modificación de Proyecto, Cambio de Destino.

30 días -------

3. Permiso de Obra Menor, Ruptura, Grúas, Instalación de Faenas, Demoliciones, Letreros Publicitarios e Instalación Cables Aéreos.

------- 8 días

4. Obtención de Patentes 17 días 10 días 20 días

5. Transferencia y/o Cambio de Nombre ------- 10 días 10 días

6. Cambio de Domicilio y/o Ampliación de Rubro ------- 10 días 20 días

7. MEF (Micro Empresa Familiar) ------- 10 días 10 días

8. Decretos ------- 5 días 5-7 días

Fuente: www.tramitefacil.gov.cl Finalmente, el cuarto síntoma se refleja en las entrevistas sostenidas con los

distintos funcionarios con los que se trabajó durante la realización de esta Memoria, los que expresaron sus pensamientos y posturas frente a los distintos trámites.

Los criterios utilizados para seleccionar los procesos críticos fueron:

6 www.tramitefacil.gov.cl Trámite Fácil es un Portal construido desde la perspectiva de los ciudadanos y tiene como objetivo facilitar la relación de las personas y empresas con el Estado. En Trámite Fácil se podrá encontrar: Información sobre los trámites de las instituciones del sector público, Acceso a formularios de trámites disponibles para ser impresos y Acceso a trámites en línea (http://www.tramitefacil.gov.cl/1481/article-54510.html).

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1. Conocimiento de las necesidades del cliente externo: El Contribuyente necesita que lo informen del estado en que se encuentra su trámite, ir la menor cantidad posible de veces a la Municipalidad, que le expliquen bien el trámite y que sea realizado de manera expedita y en el menor tiempo posible.

2. Evaluación de la importancia de los procesos del departamento: Los procesos

escogidos son los más demandados y los que reportan el mayor ingreso de la Municipalidad.

3. Evaluación de las oportunidades de mejoramiento: Las oportunidades son

muchas, pues nunca se ha realizado una documentación, estudio y análisis de los trámites seleccionados.

VII. MODELAMIENTO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Se modelaron los principales trámites realizados en la Sección de Edificación del Departamento de Edificación y la Sección de Patentes Municipales del Departamento de Rentas.

Los Trámites modelados en la Sección de Edificación fueron:

1. Informaciones previas. 2. Permiso de edificación, Ampliación, Alteración, Reparación, Reconstrucción,

Modificación de proyecto, Cambio de destino.

3. Recepción definitiva de obras de edificación, Ampliación, Alteración, Reparación, Reconstrucción, Modificación de proyecto, Cambio de destino.

4. Permiso de obra menor, Ruptura, Grúas, Instalación de faenas, Demoliciones,

Letreros publicitarios e instalación cables aéreos. Los siguientes Trámites de la Sección de Patentes Municipales fueron modelados:

1. Obtención de patentes.

2. Cambio de domicilio y/o Ampliación de rubro.

3. Transferencia y/o Cambio de nombre.

4. MEF (Micro Empresa Familiar).

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5. Patente alcoholes.

6. Decretos.

7. Anulación de patentes.

8. Declaración capital propio.

El Modelamiento de los Trámites se presenta de la siguiente forma. Primero se entrega una definición del trámite en cuestión y una descripción de particularidades encontradas en este.

Segundo, se muestra el diagrama de roles correspondiente al trámite. En el se

encuentran identificadas las etapas y el o los responsables de la ejecución de las actividades en cada una de ellas. La nomenclatura necesaria pare al entendimiento y comprensión de los Diagramas de Roles es:

CUADRO No. 2: TABLA DE NOMENCLARUTA DE DIAGRAMAS

SIMBOLO DEFINICIÓN Inicio de Proceso

Término de Proceso

Mensaje entre Actores

Proceso

Proceso Predefinido

Decisión

Preparación de Documentación Fuente: Romina Salgado, 2007

Tercero, se muestra una tabla en la que se detallan las actividades realizadas en

cada etapa del trámite. Luego como análisis, se encuentra la descripción de las ineficiencias identificadas

en cada trámite, analizadas por etapa del trámite. Se cierra con las conclusiones generales del proceso.

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El modelamiento finaliza con la Propuesta de Rediseño de cada trámite, propuesta en la cual se tienen detallados los mismos puntos descritos con anterioridad (diagrama de roles, tabla de descripción de actividades y análisis del rediseño propuesto).

VIII. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTAS DE REDISEÑO PARA LOS TRÁMITES SECCIÓN PERMISO DE EDIFICACIÓN, DEPARTAMENTO DE EDIFICACIÓN, DIRECCIÓN DE OBRAS MUNICIPALES. VIII.I ANTECEDENTES GENERALES.

La Dirección de Obras Municipales (DOM) tiene como principal función el velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley General de Urbanismo y Construcciones; el Plan Regulador Comunal y las ordenanzas correspondientes. Está dividido en cuatro Departamentos:

ILUSTRACIÓN No. 1: ESTRUCTURA DOM

DIRECCION DE OBRAS

Depto. Edificación Depto. Urbanismo Depto. Propuesta Depto. Inspección Municipal

Sección Permiso de Edificación

Sección Recepción Edificación y Urbanización

El Departamento de Edificación se divide en dos secciones: Sección Permiso de Edificación: Tiene como función el otorgar permisos de construcción de obras nuevas, obras menores, ampliaciones, regularizaciones, modificaciones de proyectos y las construcciones generadas de los loteos con construcción simultánea (específicamente para Densificaciones y equipamientos). Sección Recepción Edificación y urbanización: Tiene como funciones:

1) Fiscalizar las situaciones denunciadas por la comunidad.

Fuente, Dirección de Obras Municipales, Ilustre Municipalidad de Maipú

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2) Fiscalizar el otorgamiento de autorizaciones para patentes comerciales. 3) Gestionar clausuras, inhabilidades, demoliciones y paralizaciones de obras. 4) Autorizar a los condominios tipo A para acogerse a la Ley de copropiedad

Inmobiliaria (Ley Nº 19.537). 5) Otorgar recepciones finales a las construcciones. 6) Otorgar permisos de obra menor. Actualmente la dotación de recursos humanos a cargo del Trámite de Edificación

Obra Nueva es de seis arquitectos revisores, dos secretarias y dos administrativos. Uno de esos arquitectos realiza tres veces a la semana y por las mañanas, el trámite de Recepción de obras de edificación. Los administrativos ingresan las solicitudes y atienden público durante el horario de atención, que es desde las 9:00 hasta las 14:00 hrs., en las tardes trabajan en labores administrativas, como es por ejemplo, ir a buscar los expedientes a la bodega de archivos.

En la Sección de Permisos de obra menor trabaja un jefe de inspectores, dos

inspectores, una secretaria y dos administrativos. VIII.II ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA LOS TRÁMITES DE

OBTENCIÓN DE PERMISO DE EDIFICACIÓN DE OBRA NUEVA, AMPLIACIÓN, ALTERACIÓN, REPARACIÓN, RECONSTRUCCIÓN, MODIFICACIÓN DE PROYECTO Y CAMBIO DE DESTINO.

Para un mejor entendimiento y comprensión, se entrega una descripción de los trámites a analizar. El Permiso de edificación es la autorización mediante la cual el Director de Obras Municipales respectivo, autoriza la petición de un cliente para construir en el espacio de una comuna. Sin este no podrá iniciarse obra alguna.

La Edificación de obra nueva es la construcción de obra arquitectónica no

existente. La Ampliación es el aumento de superficie edificada que se construye con

posterioridad a la recepción definitiva de las obras. La Alteración es cualquier supresión o adición que afecte a un elemento de la

estructura o de las fachadas de un edificio y las obras de restauración, rehabilitación o remodelación de las edificaciones.

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La Reparación o Reconstrucción consiste en volver a construir total o parcialmente un edificio o producir una construcción preexistente o parte de ella que formalmente retoma las características de la versión original.

La Modificación de proyecto es la intervención tendiente a complementar un

proyecto ya ejecutado, de modo tal que éste sufra cambios de consideración. Y finalmente, el Cambio de destino es el trámite mediante se solicita a la Dirección

de Obras revisar los antecedentes de una edificación con el objeto de cambiar su destino definido por el Plano Regulador.

Los trámites de Obtención de permiso de edificación de obra nueva, Ampliación, Alteración, Reparación, Reconstrucción, Modificación de proyecto y Cambio de destino tienen la misma secuencia de etapas y actividades, cambia el tipo de solicitud que se ingresa y los documentos asociados a ésta. Esa secuencia común será denominada a partir de ahora, Patrón de proceso base para Permisos de edificación. El análisis de la situación inicial se hará en base al patrón recién nombrado.

PATRON DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN

El diagrama de roles del proceso base para permisos muestra la secuencia de actividades en cada etapa del trámite y el responsable del cumplimiento de las etapas. Tiene siete etapas: I. Informar requerimientos, II. Ingresar expediente, III. Revisar expediente, IV. Confeccionar acta de observaciones, V. Aprobar expediente, Pagar permiso, VI. Confeccionar permiso y por último, VII. Colectar firmas

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ILUSTRACIÓN No. 2: DIAGRAMA DE ROLES DEL PATRON DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN

Responsable CONTRIBUYENTE/ ADMINISTRATIVO SECRETARIA ARQUITECTO DIRECTOR

Etapas ARQUITECTO REVISOR

IV. CONFECCIONAR ACTA DE

OBSERVACIONES

VII. COLECTAR FIRMAS

II. INGRESAR CARPETA

III. REVISAR CARPETA

VI. CONFECCIONAR PERMISO

I. INFORMAR REQUERIMIENTOS

V. APROBAR EXPEDIENTE

PAGAR PERMISO

1

5

9

14

15

16 17

2

6

13

20

PAGO

18

19

no

si

8si

no

12

4

3

7

11 10

Comunica

Fuente: Romina Salgado, 2007.

La siguiente tabla describe las distintas actividades que se realizan en cada etapa:

CUADRO No. 3: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL PATRÓN D E PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN

ETAPA ACTIVIDADES 1. Contribuyente se dirige al mesón de atención y le solicita

información sobre la Obtención de Permiso de Edificación.

I. INFORMAR REQUERIMIENTOS 2. Administrativo le entrega Solicitud de Permiso de Edificación y

listado de documentos requeridos para la realización del trámite.

16

El Arquitecto del Contribuyente reúne la documentación, la junta en una carpeta y se dirige a mesón de atención para entregar la carpeta.

3. Administrativo ingresa el Expediente (recibe carpeta) y chequea, con listado en mano, que se encuentren todos los documentos exigidos incluidos los Proyectos.

4. Si no se encuentran todos los documentos, Administrativo indica a Contribuyente cuáles documentos le faltan y la Carpeta no se ingresa.


El Arquitecto del Contribuyente reúne la documentación faltante y entrega a Administrativo

5. Si se encuentran todos los documentos, Administrativo le ingresa la Carpeta y la entrega a la Secretaria de Arquitecto Revisor.

6. Secretaria de Arquitecto Revisor hace la distribución de la Carpeta para su revisión.


7. Arquitecto Revisor revisa el Expediente.

8. Si el Expediente tiene observaciones, Arquitecto Revisor registra las observaciones y llama al Arquitecto del Contribuyente informando la situación.

9. Secretaria tipea Acta de Observaciones y la incluye en el Expediente.

10. Secretaria notifica al Contribuyente que su Expediente está con Observaciones.

11. Secretaria entrega a Administrativo Expediente con Carta de Observaciones y registra en Libro.

Contribuyente o Arquitecto de tal retira el Expediente y corrige las observaciones. Se entrega el Expediente al Administrativo, reingresando al ciclo.

IV. CONFECCIONAR ACTA DE OBSERVACIONES

12. Si no tiene observaciones, Arquitecto Revisor entrega Expediente a Secretaria.

13. Secretaria entrega Expediente a Director para revisión. V. APROBAR

EXPEDIENTE 14. Director revisa Expediente y da VºBº y entrega a Secretaria.

15. Secretaria llama a Contribuyente o Arquitecto de Contribuyente para pago.

PAGAR PERMISO Contribuyente se dirige a mesón a buscar nº de Boleta. Con ese nº se dirige a pagar el Derecho Municipal por revisión de Proyecto a Tesorería Municipal. Entrega comprobante cancelado a Administrativo. 16. Administrativo adjunta comprobante al Expediente y envía a

Secretaria para que Redacte el Permiso Definitivo. VI. CONFECCIONAR PERMISO 17. Secretaria Redacta el Permiso para envío a Obtención de firma

a Arquitecto Revisor.

18. Arquitecto Revisor firma y devuelve Permiso a Secretaria.

19. Secretaria envía Permiso a Director. VII. COLECTAR FIRMAS

20. Director devuelve Permiso firmado, quedando éste a disposición del interesado.


17

INEFICIENCIAS IDENTIFICADAS. Analizando la situación actual antes descrita de cada etapa del Patrón de proceso

base para Permisos de edificación, se encuentran las siguientes ineficiencias: ETAPA II: INGRESAR EXPEDIENTE

1. El administrativo recibe la carpeta chequeando que en ella se encuentren todos los documentos solicitados para la realización del trámite, pero no es capaz de detectar si los documentos contienen toda la información pedida.

ETAPA III: REVISAR EXPEDIENTE

1. la carpeta es entregada por el administrativo a la secretaria, quien las asigna a los distintos arquitectos para que las revisen. Su criterio de asignación es ver quién tiene menos carpetas o trabajos.

ETAPA IV: CONFECCIONAR ACTA DE OBSERVACIONES

1. El arquitecto revisor registra las observaciones en un formulario, pero es la secretaria quien redacta el acta de observaciones, acta que es revisada y corregida por el arquitecto hasta que es firmada por éste.

2. Si la carpeta tiene observaciones, el arquitecto revisor las registra, luego le

entrega la carpeta con las observaciones a la secretaria, ésta al administrativo para finalmente llegar a manos del arquitecto del contribuyente.

3. El contribuyente entrega la carpeta al administrativo después de hacer las correcciones solicitadas en el acta de observaciones, pero éste no tiene el conocimiento necesario sobre el tema para poder verificar que el contribuyente haya, efectivamente, corregido todas las observaciones.

18

CONCLUSIONES GENERALES:

Se tienen las siguientes observaciones a considerar:

1. Actualmente la secuencia de actividades del Patrón de proceso base para Permisos se realiza en sesenta días, de los cuales la siguiente tabla muestra en porcentajes, el tiempo7 que permanece el proceso en cada etapa:

CUADRO No. 4: TABLA TIEMPO ETAPAS DEL PATRÓN DE PRO CESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN

Etapa% de Tiempo en

Etapa


PAGAR PERMISO --------

TOTAL 100



0,2

30,7

0,2

44,9

4,5

15,3

4,2






El 46% del tiempo que demora el trámite está en manos de las actividades realizadas por el Director (aprobar expediente y firmar permiso). Este tiempo se debe a la falta de disponibilidad horaria que tiene el Director para desarrollar estas actividades. El otro 44,9% está en manos de la Revisión de la carpeta, que comprende la revisión de los planos y documentación del expediente.

2. En ninguna etapa del proceso, se solicita la revisión y aprobación de la carpeta y acta de observaciones al Jefe de Edificación.

3. Falta sensibilizar al administrativo sobre la importancia que tiene el imput que él

entrega en el proceso, concerniente a la exigencia y correcta revisión de toda la documentación e información recibida al momento que el contribuyente ingresa

7 Información entregada por los funcionarios y validada por el Jefe de Patentes.

19

su carpeta, ya que un error en este chequeo lleva a un retraso innecesario de tiempo en el trámite, tiempo en que el responsable es la Sección de Edificación.

4. La corrección de las observaciones hechas a la documentación de la carpeta es

retrasada por la cantidad de funcionarios por los que ésta circula antes de llegar a manos del arquitecto revisor, ya que la carpeta retrocede de la etapa IV, Confeccionar acta de observaciones, a la etapa II, Ingresar carpeta.

5. Excesiva cantidad de llamados por teléfono para comunicar el estado de la

carpeta, el arquitecto revisor llama a arquitecto del contribuyente para comunicarle las observaciones y estado del expediente y por otro lado, el contribuyente es notificado de la misma forma por la secretaria.

6. No todas las observaciones son corregidas, por lo que se produce un loop entre el arquitecto revisor y el contribuyente. Una vez corregidas las observaciones por el arquitecto del contribuyente, la carpeta es ingresada por el administrativo. Cuando el administrativo le entrega la carpeta con los documentos al arquitecto revisor, lo primero que éste chequea, es el informe de observaciones que contiene la carpeta e inmediatamente puede reconocer si el contribuyente realizó las correcciones a las observaciones hechas. En caso de detectar esta falencia, se le comunica al contribuyente. Todos estos tiempos demoran más la ejecución del trámite.

VIII.III PROPUESTA DE REDISEÑO PARA EL PATRON DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN

Analizando las conclusiones generales hechas al Patrón de proceso base, se proponen cambios que afectan las atribuciones y obligaciones de los actores.

El arquitecto revisor agregará a sus funciones la confección del acta de

observaciones, la cual anexará al expediente. Luego de registrar las observaciones, deberá llamar al arquitecto del contribuyente para notificar la existencia del acta e informar el estado del expediente.

Los expedientes que ingresen por observaciones, serán recibidos por el arquitecto

revisor. Así se elimina que el proceso quede detenido por falta de corrección de las observaciones (punto seis8 de las conclusiones generales de la situación actual del patrón de proceso base para permisos de edificación).

8 Conclusiones generales, pág 15.

20

Como la etapa de aprobación de expediente y colección de firmas es realizada por el Director y demora un 29,3% del total del tiempo de realización del trámite, se propone trasladar responsabilidades en la autorización del otorgamiento del permiso de edificación. Antes de que el Expediente llegue a ser firmado por el Director de obras, es revisado y visado por dos jefes: jefe del departamento de edificación y jefe de la sección de edificación. La responsabilidad de la autorización de otorgamiento del permiso estará definida por el valor del monto de Derecho Municipal que el contribuyente debe pagar. Según rangos a definir9 se asignarían las firmas. Entonces, para un rango base se necesitará solamente la firma del Jefe de la sección de edificación. Para el siguiente rango, se necesitará la firma del jefe de sección y jefe de departamento de edificación. Finalmente, para el rango más alto, se necesitará la firma del jefe de sección, jefe de departamento y director. De esta manera se reduce tiempo, costos y recursos humanos en las etapas que antes dependían sólo del Director de obras.

El Rediseño disminuye de siete a seis el número de etapas y de veinte a doce el

número de actividades. El siguiente diagrama muestra la nueva secuencia.

ILUSTRACIÓN No. 3: DIAGRAMA DE ROLES DEL REDISEÑO D EL PATRON DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN

Responsable CONTRIBUYENTE/ ADMINISTRATIVO ARQUITECTO JEFE

Etapas ARQUITECTO REVISOR EDIFICACIÓN





OBSERVACIONES



1

10

12

11

2

6

no

si

7

si

4

3

8

9

Comunica

5

no


9 Los valores de las distintas clasificaciones no fueron facilitados.

21


CUADRO No. 5: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL REDISEÑO DEL PATRÓN DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN

ETAPA ACTIVIDADES

1. Contribuyente se dirige al mesón de atención y le solicita información sobre la Obtención de Permiso de Edificación.

I. INFORMAR REQUERIMIENTOS 2. Administrativo le entrega Solicitud de Permiso de Edificación y

listado de documentos requeridos para la realización del trámite.

El Arquitecto del Contribuyente reúne la documentación, la junta en una carpeta y se dirige a mesón de atención para entregar la carpeta. 3. Administrativo ingresa el Expediente (recibe carpeta) y

chequea, con listado en mano, que se encuentren todos los documentos exigidos incluidos los Proyectos.

4. Si no se encuentran todos los documentos, Administrativo indica a Contribuyente cuáles documentos le faltan y la Carpeta no se ingresa.


El Arquitecto del Contribuyente reúne la documentación faltante y entrega a Administrativo

5. Si se encuentran todos los documentos, Administrativo ingresa la Carpeta y entrega al Arquitecto Revisor.


6. Arquitecto Revisor revisa Expediente.

7. Si el Expediente tiene observaciones, Arquitecto Revisor redacta Acta de Observaciones, llama al Arquitecto del Contribuyente informando la situación para retiro de Expediente y entrega a Administrativo.


8. Administrativo registra Observaciones en Libro

Contribuyente o Arquitecto de tal retira el Expediente y corrige las observaciones. Se entrega el Expediente a Arquitecto Revisor.

9. Si no tiene observaciones, Arquitecto Revisor entrega Expediente a Jefe de Edificación para VºBº.


10. Jefe de Edificación revisa y da VºBº al otorgamiento del Permiso de Edificación.

11. Administrativo confecciona Permiso Definitivo y solicita las Firmas necesarias según la Tabla de Autorizaciones Permisos de Edificación. VI. CONFECCIONAR

PERMISO 12. Administrativo calcula valor a pagar y llama al Contribuyente o Arquitecto de Contribuyente informándoles que el Permiso está a disposición de éste, previo Pago.


Para el cálculo de los tiempos del rediseño se utilizaron los tiempos conocidos de las actividades comunes. El trámite desminuye su tiempo de realización de sesenta días

22

a veinte días hábiles, de los cuales quince son para revisión del expediente por parte del arquitecto revisor.

La siguiente es una tabla comparativa entre los tiempos de demora en cada etapa

de la situación actual del proceso versus el tiempo del proceso rediseñado. En la primera columna se encuentra el nombre de las etapas de la situación actual. La segunda columna registra el tiempo total que toma la realización de cada etapa. la tercera columna indica el número de actividades que posee cada etapa. en la cuarta y quinta columna se registra el tiempo que toma la realización de la actividad en la situación actual y la propuesta de rediseño, respectivamente. En la última columna se indica la reducción total de actividades y tiempo que se logran con el rediseño del trámite. Las zonas achuradas representan las actividades eliminadas del proceso.

CUADRO No. 6: TABLA COMPARATIVA DE REDUCCIÓN DE TIE MPO EN LAS ETAPAS DEL REDISEÑO DE PATRÓN DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE EDIFICACIÓN

Etapa% de Tiempo

en EtapaActividad

% de Tiempo en Actividad


1 0,02 0,03 0,04 0,05 1,7 1,7 0,06 1,4 1,47 41,8 41,8 0,08 1,4 1,4 0,09 0,3 1,0

10 0,011 1,4 1,412 0,3 0,3

V. APROBAR EXPEDIENTE 13 1,4 1,4 0,014 13,9 5,6 8,4

PAGAR PERMISO -------- 15 -------- -------- --------16 1,4 1,4 0,017 2,8 1,4 1,418 1,4 1,419 1,4 1,420 27,9 27,9

TOTAL 100 100 55 44,6

SITUACIÓN ACTUAL REDISEÑOREDUCCIÓN DE TIEMPO

15,3


4,2

VII. COLECTAR FIRMAS 30,7

0,2

III. REVISAR CARPETA 44,9


4,51,4

0,2


0,20,2

II. INGRESAR CARPETA 0,2

0,2


23

VIII.IV ANÁLISISDE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA LOS TRÁMITES DE PERMISO DE OBRA MENOR, RUPTURA, GRÚAS, INSTALACIÓN DE FAENAS, DEMOLICIONES, LETREROS PUBLICITARIOS, INSTALACIÓN CABLES AÉREOS.

El permiso de obra menor está a cargo del Departamento de Inspección, cuya función es fiscalizar el cumplimiento de la Ley General de Urbanismo y Construcciones, Denuncias, Ocupación de Bien Nacional, Grúas, Antenas, etc. Este permiso autoriza la ejecución de obras que no alteran la estructura del inmueble, como su habilitación o remodelación del interior, así como ampliaciones de hasta 100 m2. No se realiza Recepción final de este tipo de trámite.

Actualmente el Departamento cuenta con una dotación de recursos humanos a

cargo de un jefe de inspección, una secretaria de jefe de Inspección, tres inspectores y una secretaria de inspección. Un total de seis funcionarios.

Los trámites de obtención de permiso de obra menor, ruptura, grúas, instalación de faenas, demoliciones, letreros publicitarios e instalación de cables aéreos tienen la misma secuencia de etapas y actividades, cambia el tipo de solicitud que se ingresa y los documentos asociados a ésta. Esa secuencia común será denominada a partir de ahora, Patrón de proceso base para Permisos obra menor.

El análisis de la situación inicial se hará en base al patrón recién nombrado.

24

ILUSTRACIÓN No. 4: DIAGRAMA DE ROLES DEL PROCESO BA SE PARA PERMISOS DE OBRA MENOR

Responsable CONTRIBUYENTE ADMINISTRATIVO SECRETARIA INSPECTOR JEFE JEFE INSPECTOR DIRECTOR

Etapas INSPECTOR INSPECTOR SECRETARIA



OBSERVACIONES

VIII. DAR Nº PERMISO

PAGAR PERMISO

V. APROBAR CARPETA





1

3

5

7

11

13

6

14

15

17

19

23

4

12

16

18

20

2

8 9

si

no10

no

si

Fuente: Romina Salgado, 2007


25

CUADRO No. 7 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS PARA EL PATRÓ N DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE OBRA MENOR

ETAPA ACTIVIDADES 1. Contribuyente se dirige el mesón de atención y le solicita

información sobre la Obtención de Permiso de Obra Menor. I. INFORMAR REQUERIMIENTOS 2. Administrativo le entrega Solicitud de Obra Menor y listado de

documentos requeridos para la realización del trámite. Contribuyente reúne la documentación, la junta en una carpeta y se dirige a mesón de atención para entregar la carpeta

3. Administrativo llama a Inspector para que atienda a Contribuyente.

4. Inspector ingresa carpeta (recibe carpeta) y chequea, con listado en mano, que se encuentren todos los documentos exigidos.

5. Si no se encuentran todos los documentos, Inspector indica a Contribuyente cuáles documentos le faltan.


Contribuyente reúne la documentación faltante y entrega a Administrativo.

III. REVISAR CARPETA 6. Si se encuentran todos los documentos, Inspector procede a

revisar la Carpeta ingresada.

7. De haber observaciones en la Carpeta, Inspector registra Observaciones en Carpeta y redacta Acta de Observaciones.

8. Secretaria tipea e imprime el Acta. Acta es enviada por el Inspector a Jefe de Inspector para su revisión.

9. Jefe de Inspección revisa Acta de Observaciones y aprueba o rechaza la redacción.

10. Si rechaza, Inspector corrige las observaciones hechas al acta.

11. Si aprueba, Inspector informa a Contribuyente las observaciones hechas.

Contribuyente corrige las observaciones y entrega a Administrativo.


12. Si no tiene observaciones, la carpeta es enviada a Jefe de Inspección.

V. APROBAR CARPETA 13. Jefe de Inspección revisa carpeta y ésta queda para pago.

PAGAR PERMISO

Contribuyente llama para saber estado de su Carpeta. 14. Contribuyente se dirige a mesón a buscar nº de Permiso. Con

ese nº se dirige a pagar la Patente a Tesorería Municipal. Entrega comprobante cancelado a Administrativo.

15. Inspector procede a redactar Permiso de Obra Menor.

16. Secretaria tipea e imprime Permiso para enviarlo a Revisión de Jefe de Inspección, previa firma de Inspector.

17. Jefe de Inspección revisa la redacción del Permiso.


18. Si no aprueba la redacción, corregir observaciones.

19. Si aprueba, Jefe de Inspección entrega a Secretaria para la colección de firmas. VII. COLECTAR FIRMAS

20. Secretaria envía Permiso a Director y este lo devuelve firmado.

26

VIII. DAR Nº PERMISO 21. Secretaria envía Permiso a Administrativo, el cual le da Nº y

coloca Permiso de Obra Menor a disposición del interesado.

Fuente: Romina Salgado, 2007. INEFICIENCIAS IDENTIFICADAS ETAPA IV: CONFECCIONAR ACTA DE OBSERVACIONES

1. Las observaciones son registradas en la carpeta y el Inspector redacta el acta. Es la secretaria del inspector la que tipea el acta de observaciones y luego esta se le envía al jefe de inspectores para la revisión y aprobación.

ETAPA VI: CONFECCIONAR PERMISO

1. Al igual que en la etapa anterior, el jefe de inspector es el que debe aprobar la redacción del permiso.

CONCLUSIONES

1. Actualmente, la secuencia descrita se realiza en ocho días, de los cuales:

CUADRO No. 8: TABLA TIEMPO ETAPAS PARA EL PATRÓN DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE OBRA MENOR

Etapa% de Tiempo

en Etapa

III. REVISAR CARPETA 12,8

V. APROBAR CARPETA 6,4PAGAR PERMISO --------

VIII. DAR Nº PERMISO 0,8

TOTAL 100

51,0


0,8



14,4

1,1

12,8




27

2. El que sea el inspector quien confeccione el acta de observaciones y la

secretaria la que tipee e imprima, retrasa de manera innecesaria la ejecución de la actividad y su correspondiente etapa.

3. La redacción del acta y del permiso es revisado por el jefe de inspectores, los

cambios o correcciones hechas a éstas son sólo de redacción y no de contenido. El inspector, quien redacta el acta de observaciones y el permiso, lleva en ese puesto de trabajo más de diez años, por lo que ya tiene patrones de cartas de observaciones, conociendo y dominando la actividad por completo.

VIII.V PROPUESTA DE REDISEÑO PARA LOS TRÁMITES DE PERMISO DE OBRA MENOR, RUPTURA, GRÚAS, INSTALACIÓN DE FAENAS, DEMOLICIONES, LETREROS PUBLICITARIOS, INSTALACIÓN CABLES AÉREOS.

Tomando en cuenta las conclusiones generales hechas en el punto anterior, se quiere eliminar esa constante e innecesaria revisión de redacción que realiza el jefe de inspección de cada acta de observaciones y permisos que se imprime, justificando para eso el hecho que el Inspector ha desarrollado esa tarea por más de 10 años.

El desarrollo del trámite disminuyó de ocho etapas a seis, lo que se traduce en una

reducción de veintiún a once actividades.

28

ILUSTRACIÓN No. 5: DIAGRAMA DE ROLES DEL REDISEÑO D EL PROCESO BASE PARA PERMISOS DE OBRA MENOR

Responsable CONTRIBUYENTE ADMINISTRATIVO INSPECTOR JEFE

Etapas INSPECTOR

V. APROBAR CARPETA





OBSERVACIONES


1

4

6

5

2

8

7

9

1011

3si

no

si

no


CUADRO No. 9 TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS REDISEÑO DEL PATRÓN DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE OBRA MENOR

ETAPA ACTIVIDADES 1. Contribuyente se dirige el mesón de atención y le solicita

información sobre la Obtención de Permiso de Obra Menor. I.INFORMAR REQUERIMIENTOS 2. Administrativo le entrega Solicitud de Obra Menor y listado de

documentos requeridos para la realización del trámite.

Contribuyente reúne la documentación, la junta en una carpeta y se dirige a mesón de atención para entregar la carpeta

3. Administrativo ingresa carpeta (recibe carpeta) y chequea, con listado en mano, que se encuentren todos los documentos exigidos.

4. Si no se encuentran todos los documentos, Inspector indica a Contribuyente cuáles documentos le faltan.

II.INGRESAR CARPETA

Contribuyente reúne la documentación faltante y entrega a Administrativo.

III.REVISAR CARPETA 5. Si se encuentran todos los documentos, Inspector procede a

revisar la Carpeta ingresada.

29

6. De haber observaciones en la Carpeta, Inspector registra Observaciones en Carpeta y Confecciona Acta de Observaciones, la que es agregada a la Carpeta e informa a Contribuyente las observaciones hechas.

Contribuyente corrige las observaciones y entrega Administrativo.

IV.REGISTRAR OBSERVACIONES

7. Si no tiene observaciones, la carpeta es enviada a Jefe de Inspección.

V. APROBAR CARPETA

8. Jefe de Inspección revisa carpeta y aprueba solicitud de Permiso.

9. Inspector confecciona Permiso de Obra Menor, firma y entrega a Jefe de Inspección.

10. Jefe de Inspección firma, quedando el Permiso para pago. VI.CONFECCIONAR PERMISO

11. Administrativo le da Nº, comunica a Contribuyente que su Permiso de Obra Menor a disposición.


En la Etapa de Ingresar Carpeta, es el Administrativo quien debe ingresar la Carpeta. El Inspector sólo atenderá al público que viene por corrección de Observaciones.

De los ocho días que demoraba el Trámite, ahora tarde sólo dos. La siguiente es

una tabla comparativa entre los tiempos de demora en cada etapa de la situación actual del proceso versus el tiempo del proceso rediseñado. Las zonas achuradas representan las actividades eliminadas del proceso.

30

CUADRO No. 10: TABLA COMPARATIVA DE REDUCCIÓN DE TI EMPO EN LAS ETAPAS DEL REDISEÑO DE PATRÓN DE PROCESO BASE PARA PERMISOS DE OBRA MENOR

Etapa% de Tiempo

en EtapaActividad



1 0,02 0,03 0,04 0,05 0,0

III. REVISAR CARPETA 12,8 6 12,8 6,4 6,47 11,28 0,09 0,0

10 0,011 1,612 0,0

V. APROBAR CARPETA 6,413

6,4 1,6 4,8

PAGAR PERMISO -------- 14 -------- -------- --------15 6,416 0,017 0,018 0,019 51,020 0,0

VIII. DAR Nº PERMISO 0,8 21 0,8 0,8

TOTAL 100 100 18 82,1


1,6

6,4VI. CONFECCIONAR PERMISO

12,8 12,8

VII. COLECTAR FIRMAS 51,0 51,0


14,412,8

1,6


0,8 0,8

II. INGRESAR CARPETA 1,1 1,1

0,8

1,1


Las etapas de Revisar carpeta y Confeccionar permiso son las que el proceso permanece en mayor porcentaje. Esto se debe a que la etapa de Revisar carpeta no sufrió cambios ya que el inspector demora, en promedio, una tarde en realizar esta actividad y es él quien confecciona el acta de observaciones, tiempo que también disminuyó al eliminar las excesivas revisiones. El Confeccionar el permiso demora una tarde mayormente porque necesita las firmas del inspector y jefe de inspección.

Para eliminar la semana que se agrega al trámite el hecho de querer obtener la

firma del Director en dos etapas del proceso (Revisar carpeta y Colectar firmas) se propone confeccionar una tabla de autorización de permiso de obra menor, que define la firma que el permiso necesita para ser válido según el monto del valor de Derecho Municipal que paga10.

10 El Derecho Municipal de los Trámites de Obra Menor corresponde al 1% del valor de la obra. Los datos para la confección de la tabla no fueron entregados, por lo que sólo se entregó la descripción de la tabla.

31

VIII.VI DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA LOS TRÁMITES DE RECEPCIÓN DEFINITIVA DE OBRAS DE EDIFICACIÓN, AMPLIACIÓN, ALTERACIÓN, REPARACIÓN, RECONSTRUCCIÓN, MODIFICACIÓN DE PROYECTO Y CAMBIO DE DESTINO.

La Recepción definitiva de Obras de edificación autoriza a un inmueble para ser habilitado o usado en el destino previsto. El administrativo durante la jornada en la que no se atiende a público, se dedica a buscar los Expedientes requeridos para el proceso.

ILUSTRACIÓN No. 6: DIAGRAMA DE ROLES DEL REDISEÑO D EL PROCESO BASE PARA RECEPCIÓN DEFINITIVA DE OBRAS

Responsable CONTRIBUYENTE ADMINISTRATIVO SECRETARIA INSPECTOR DIRECTOR

Etapas

V. CONFECCIONAR CERTIFICADO

VI. COLECTAR FIRMAS


II. INGRESAR DOCUMENTACIÓN

III. REALIZAR VISITA

IV. REDACTAR OBSERVACIONES

1

8

4

6

5

2

7

9

11

3si

no

si

no

10



CUADRO No. 11: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL PROCESO BASE PARA RECEPCIÓN DEFINITIVA DE OBRAS

ETAPA ACTIVIDADES


1. Contribuyente se dirige al mesón de atención y le solicita información sobre la Obtención de Recepción Definitiva de Obras.

32

2. Administrativo le entrega Solicitud de Recepción Definitiva de Obras de Edificación y listado de documentos requeridos para la realización del trámite.

Contribuyente reúne la documentación, la junta en una carpeta y se dirige a mesón de atención para entregar los documentos.

3. Si no se encuentran todos los documentos, la Secretaria indica a Contribuyente cuáles documentos le faltan.

Contribuyente reúne la documentación faltante.

II. INGRESAR DOCUMENTACIÓN

4. Secretaria programa Visita a Terreno con el Inspector y entrega Expediente.

III. REALIZAR VISITA 5. Inspector realiza Visita a Terreno.

6. Si el Expediente tiene observaciones, Inspector redacta Acta de Observaciones y comunica tales a Contribuyente. IV. REDACTAR

OBSERVACIONES Contribuyente corrige Observaciones.

V. CONFECCIONAR CERTIFICADO

7. Si no tiene observaciones, Secretaria redacta Certificado de Recepción.

8. Secretaria entrega Expediente y Certificado a Inspector para revisión.

9. Inspector revisa Expediente y entrega Certificado Firmado

10. Secretaria entrega Certificado a Director. VI. COLECTAR FIRMAS

11. Director revisa Expediente, da VºBº y entrega Expediente a Secretaria.

PAGAR PERMISO

Contribuyente se dirige a mesón a buscar nº de Permiso. Con ese nº se dirige a pagar la Patente a Tesorería Municipal. Entrega comprobante cancelado a Administrativo.


IX. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTA DE REDISEÑO SECCIÓN PATENTES, DEPARTAMENTO DE RENTAS MUNICIPALES, DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

IX.I ANTECEDENTES GENERALES

El Departamento de Rentas Municipales tiene como principal función otorgar patentes y permisos a las diferentes categorías o actividades. Además, se tramitan permisos para el comercio ambulante, aseo domiciliario, cobro de derechos municipales y ocupación de bienes nacionales de uso público.

33

ILUSTRACIÓN No. 7: ESTRUCTURACIÓN DAF

DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Depto. Rentas Tesorería Depto. Operaciones Depto. RR.HH

Sección Patentes

Sección Publicidad

Sección Permisos

El Departamento de Rentas se divide en tres secciones: Sección Patentes: Tiene como función tramitar las solicitudes de otorgamiento y anulación, según corresponda, de las patentes municipales, comerciales, industriales, de alcoholes, profesionales de la comuna y micro empresa familiar. También se encarga de efectuar el análisis contable respecto de las declaraciones de capital que anualmente deben hacer los contribuyentes afectos al correspondiente tributo municipal. Dentro de esta sección se encuentran dos subsecciones. La subsección de mantenimiento es la encargada de enrolar la patente, hacer cambio de domicilio, ampliación de rubro, transferencia, cambio de nombre y actualizar cualquier otro tipo de cambio en la información de la patente. La subsección de inspección, encargada de planificar la fiscalización externa que compete a la autoridad municipal en materias normativas, tributarias y de supervigilancia comunal. Sección Publicidad: Tiene como función tramitar el otorgamiento de permisos para reparto de volantes, quioscos, lienzos y cualquier otro permiso transitorio. Sección Permisos: Tramitar el otorgamiento de los permisos municipales conforme a las normas establecidas para el comercio ambulante. La ley reconoce cuatro tipos de patentes, cada una con sus particularidades:

• Patentes comerciales: para tiendas y negocios de compraventa en general.

Fuente, Dirección de Rentas , Ilustre Municipalidad de Maipú

34

• Patentes profesionales: para, por ejemplo, consultas médicas, estudios de abogados o estudios de arquitectura.

• Patentes industriales: para negocios cuyo giro es la producción o manufacturas,

como panaderías, fábricas de productos, alimentos.

• Patentes de alcoholes: para botillerías, bares, restaurantes y afines. Actualmente la Sección de Patentes cuenta con una dotación de recursos

humanos compuesto por un Jefe de Patentes, una Secretaria, dos Inspectores y el encargado de Mantención, que hace el papel de Asistente del Jefe de Patentes.

IX.II DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA TRÁMITE DE DECRETO MUNICIPAL

Las resoluciones que adopten las municipalidades se denominarán ordenanzas, reglamentos municipales, decretos alcaldicios o instrucciones.

Las ordenanzas serán normas generales y obligatorias aplicables a la comunidad.

En ellas podrán establecerse multas para los infractores, cuyo monto no excederá de cinco unidades tributarias mensuales, las que serán aplicadas por los juzgados de policía local correspondientes.

Los reglamentos municipales serán normas generales obligatorias y permanentes,

relativas a materias de orden interno de la Municipalidad. Los decretos alcaldicios serán resoluciones que versen sobre casos particulares.

Las instrucciones serán directivas impartidas a los subalternos.11

11 Definición dada por la Ley Orgánica de Municipalidades, Art. 12.

35

ILUSTRACIÓN No. 8: DIAGRAMA DE ROLES DELTRÁMITE DE DECRETO MUNICIPAL Responsable ENCARGADA JEFE DE JEFE DE DIRECTOR DAF SECRETARIA

Etapas DECRETOS PATENTES RENTAS JURIDICO MUNICIPAL

ETAPA III: DECRETAR PATENTE

ETAPA I: REDACTAR DECRETO

ETAPA II: COLECTAR

FIRMAS

12

11

34

5

6

7

8

9

10



CUADRO No. 12: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL TRÁMITE DE DECRETO MUNICIPAL

ETAPA ACTIVIDADES

I. REDACTAR DECRETO 1. Encargada de Decreto redacta decreto.

2. Encargada de Decreto envía a Jefe de Patentes para VºBº.

3. Jefe de Patentes entrega Decreto firmado.

4. Encargada de Decreto envía a Jefe de Rentas para firma y VºBº.

5. Jefe de Rentas entrega Decreto firmado.

6. Encargada de Decreto envía a Director Jurídico para firma y VºBº.

7. Director Jurídico entrega decreto firmado.

8. Encargada de Decreto envía a Director de Administración y Finanzas para firma y VºBº.

9. Director de Administración y Finanzas entrega Decreto firmado.

II. COLECTAR FIRMAS

10. Encargada de Decreto envía a Secretaría Municipal para firma y VºBº.

III. DECRETAR PATENTE 11. Secretaría Municipal decreta la Patente, le da Nº y fecha y la

entrega a Encargada de Decreto.


36

INEFICIENCIAS IDENTIFICADAS

La principal falla del trámite de decreto municipal es el número de firmas que se necesitan para la aprobación de éste, tome entre 5 y 10 días de ejecución. En la Municipalidad de Maipú no hay ninguna norma u ordenanza que defina que las patentes deben decretarse. Se decretan por dos razones. Una porque es ya es parte del proceso, desde siempre se han decretado todas las patentes otorgadas. Y la segunda razón es que el decreto se utiliza para controlar que las patentes estén bien otorgadas12.

CONCLUSIONES Teniendo como base el hecho que el decreto municipal no tiene mayor

fundamento en su existir y que el tiempo invertido en el proceso es extenso, se considera necesario establecer responsabilidades en los jefes involucrados en el trámite de otorgamiento de patentes para reducir al máximo el uso de recurso, tiempos y costos innecesarios.

IX.II.I PROPUESTA DE REDISEÑO PARA EL TRÁMITE DE DECRETO

MUNICIPAL Con el fin de lograr eficiencia en la realización del trámite y de esta manera hacer

expedito el otorgamiento de patentes, se propone establecer un criterio que defina las patentes que serán o no otorgadas con decreto, trasladando responsabilidades y tiempos a los distintos actores participantes en el proceso: Jefe de Patentes, Jefe de Rentas, Director Jurídico, Director de Administración y Finanzas y Secretario Municipal. Este último es quien decreta la Patente. De esta manera se elimina confección del decreto para cada una de las solicitudes de patentes aprobadas.

El criterio propuesto está basado en la clasificación de las empresas según su

tamaño, ya que esta clasificación considera la variable ventas netas como un criterio de estratificación que entrega información bastante aproximada respecto al nivel de actividad de las empresas, así como también a sus diferentes potenciales de acceso a crédito, capacitación y tecnología, que se pueden traducir en futuras empresas.

El siguiente cuadro muestra la distribución de las empresas en Chile clasificadas

según el tamaño de éstas.

12 Fuente: Secretario Municipal Abogado, Alejandro Robles E.

37

CUADRO No. 13: ESTRATOS DE TAMAÑO CLASIFICADOS POR NIVEL DE VENTAS

TAMAÑO Desde UF Hasta UF Nº empresas en Chile

Participación en ventas

Ventas promedio

mensual (en miles US$)

Micro Empresa

0 2.400 ($43 millones)

570.534 (81,8%)

3,4% 12

Pequeña Empresa

+2.400 25.000 ($460 millones)

105.524 (15,1%)

9,5% 187

Mediana Empresa

+25.000 100.000 ($1.832

millones) 14.557 (2,1%)

8,8% 1.244

Gran Empresa

+100.000 6.868 (1,0%)

78,3% 23.593

Fuente: Galetovic, 2005.

Para cada una de las categorías anteriores, se designará la responsabilidad de la autorización del otorgamiento de la patente solicitada a los actores participantes del proceso según el orden de la siguiente tabla:

CUADRO No. 14: TABLA DE AUTORIZACIÓN DE FIRMAS PARA EL OTORGAMIENTO DE

PATENTES

TAMAÑO Jefe de Patentes

Jefe de Rentas

Director Jurídico

Director de Administración

y Finanzas

Secretario Municipal

Micro Empresa .

Pequeña Empresa

Mediana Empresa

Gran Empresa

Fuente: Romina Salgado, 2007. Si la solicitud llegó a la etapa de decreto es porque cumplió todas las exigencias

documentales para el otorgamiento de la patente, restando solamente gestionar la obtención de las firmas indicadas en la tabla anterior. Para la obtención de cada una de las firmas, se contabiliza como mínimo un día y como máximo permitido dos días desde que la solicitud es entregada por la encargada de decreto al actor responsable de la firma de autorización.

38

IX.III DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA TRÁMITE DE ANULACIÓN DE PATENTE

El trámite de anulación de patente consiste en el término de giro de una patente comercial, industrial, alcohol o profesional.

ILUSTRACIÓN No. 9: DIAGRAMA DE ROLES DELTRÁMITE DE ANULACIÓN DE PATENTE

Responsable CONTRIBUYENTE JEFE PATENTE/Etapas ASISTENTE

ETAPA I: SOLICITAR

ANULACIÓN

ETAPA II: FIRMAR CERTIFICADO

ETAPA III: ARCHIVAR SOLICITUD

ETAPA IV: ANULAR

PATENTE

21

3

4

5



CUADRO No. 15: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DELTRÁMITE DE ANULACIÓN DE PATENTE

ETAPA ACTIVIDADES

1. Contribuyente se dirige a Jefe de Patentes con la Patente cancelada del Semestre que va a anular.

I. SOLICITAR ANULACIÓN 2. Contribuyente llena Solicitud de Anulación y Certificado de

Anulación y entrega a Jefe de Patentes.

II. FIRMAR CERTIFICADO 3. Jefe de Patentes lo firma y entrega Original del Certificado y

Copia de Solicitud al Contribuyente.

III. ARCHIVAR SOLICITUD 4. Jefe de Patente archiva Copia del Certificado y Original de

Solicitud.

IV. ANULAR PATENTE 5. Jefe de Patente/Asistente busca Patente en el Sistema SMC y la

anula.


39

IX.IV DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA TRÁMITE DE DECLARACIÓN DE CAPITAL PROPIO

La declaración de capital propio es uno de los procesos más importantes desde el punto de vista tributario. A través de él, se determina el valor que tendrán las patentes municipales que deben cancelar los contribuyentes en la comuna, de acuerdo a las actividades comerciales que ejercen.

ILUSTRACIÓN No. 10: DIAGRAMA DE ROLES DELTRÁMITE DE DECLARACIÓN DE CAPITAL PROPIO

Responsable CONTRIBUYENTE SECRETARIA JEFE PATENTE/ DITEC DAF

Etapas ASISTENTE

DAF

ETAPA VI: CONFECCIONAR

LISTADO DE ROLES

ETAPA I: INGRESAR DOCUMENTACIÓN

ETAPA II: REALIZAR DISTRIBUCIÓN DE

CAPITAL

ETAPA III: ENTREGAR PARAMETROS

ETAPA IV: DETERMINAR VALOR

A PAGAR

2

4

6

8

13

5

7



CUADRO No. 16: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DELTRÁMITE DE DECLARACIÓN DE CAPITAL PROPIO

ETAPA ACTIVIDADES

1. Contribuyente entrega a Secretaria Formulario de Declaración de Capital Propio, Fotocopia de Patente, Balance al 31 de Diciembre año anterior y Formulario 22 Renta.

2. Secretaria recepciona la documentación y entrega colilla de Formulario.

I. INGRESAR DOCUMENTACIÓN

3. Jefe de Patente recepciona e ingresa Declaración de Capital al Sistema.

40

II. REALIZAR DISTRIBUCIÓN DE CAPITAL

4. Jefe de Patentes/ Asistente realiza Distribución de Capital y determina valor y porcentaje que le corresponde a la Municipalidad. Informa a DITEC término de proceso.

III. ENTREGAR PARÁMETROS

5. Jefe de Patentes/ Asistente entrega Parámetros a DITEC.

IV. DETERMINAR VALOR A PAGAR

6. SMC (sistema de patentes) determina valor de Patente a pagar por el Contribuyente.

DAF 7. Informática (Dirección Administración y Finanzas) confecciona

avisos de cobranza y vencimientos.

V. CONFECCIONAR LISTADO DE ROLES

8. Se hace un listado con la cantidad de los Roles que serán enviados a correo Correos de Chile o empresa Externa (según decisión de Director) para distribución al Contribuyente.


IX.V ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA LOS TRÁMITES DE

OBTENCIÓN DE PATENTE MUNICIPAL, CAMBIO DE DOMICILIO, AMPLIACIÓN DE RUBRO, TRANSFERENCIA, CAMBIO DE NOMBRE Y MEF.

Los trámites de obtención de patente municipal, cambio de domicilio, ampliación de rubro, transferencia, cambio de nombre y MEF tienen una secuencia común de etapas y actividades.

La secuencia común será denominada a partir de ahora, Patrón de proceso base

para Patentes, que tiene origen en el proceso de obtención de patente ya que los demás trámites derivan de él.

El análisis de la situación inicial se hará en base al patrón recién nombrado. Se

hará una descripción de cada trámite basado en el Patrón de proceso base de Patentes, en la cual se dejará especificada la mayor o menor cantidad de actividades, cuando esto ocurra.

PATRON DE PROCESO BASE PARA PATENTE

El Diagrama de Roles del Proceso Base para Patentes muestra la secuencia de

actividades en cada etapa del trámite y el responsable del cumplimiento de las etapas. Consta de diez Etapas: I. Solicitar Inicio de tramite, II. Gestionar zonificación, III. Realizar zonificación, IV. Gestionar y realizar visita a terreno, IV. Entregar documentación, V. Crear carpeta, VI. Decreto, VII. Estimar valor, VIII. Enrolar patente, EFECTUAR PAGO, X. Ingresar.

41

ILUSTRACIÓN No. 11: DIAGRAMA DE ROLES DELPROCESO BA SE PARA PATENTE

Responsable CONTRIBUYENTE ADMINISTRATIVO SECRETARIA INSPECTOR JEFE PATENTE/ DIRECCIÓN ENCARGADA Etapas ASISTENTE OBRAS DECRETOS

VII. DECRETO

EFECTUAR PAGO

VIII. ESTIMAR VALOR

X. INGRESAR

I. SOLICITAR INICIO DE TRAMITE

V. ENTREGAR DOCUMENTACIÓN

IX. ENROLAR PATENTE

II. GESTIONAR ZONIFICACIÓN

III. REALIZAR ZONIFICACIÓN

IV. GESTIONAR Y REALIZAR VISITA A

TERRENO

VI. CREAR CARPETA

2

5

8

9

11

10

13 14

17

19

20

PAGO

1

3

4

12

7

si

no

15

18

6

16


42

La siguiente tabla describe las distintas actividades que se realizan en cada etapa: CUADRO No. 17: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DE PROCESO BASE PARA PATENTE

ETAPA ACTIVIDADES 1. Contribuyente se dirige a Administrativo y solicita iniciar Trámite.

2. Administrativo ingresa a sistema de Zonificación entregándole copia al Contribuyente del Formulario de “Tramite de Zonificación para la Obtención de Patente”.


3. Administrativo entrega hoja con listado de documentos necesarios para realizar el trámite (Solicitud de Requisitos).

4. Administrativo envía Memo a Jefe de Patentes con todas las Solicitudes de Patente del día.

II. GESTIONAR ZONIFICACIÓN 5. Asistente envía las Solicitudes con un Memo Conductor a la

Dirección de Obras Municipales solicitando el Informe de Zonificación.

6. Obras realiza Zonificación y emite un informe indicando si es apto o no para la actividad solicitada. Informan lo apto y lo no apto. III. REALIZAR

ZONIFICACIÓN Si Obras encuentra la Zonificación apta, envía a Jefe de Patentes.

7. Jefe de Patentes solicita a Secretaria coordine visita a Terreno.

8. Secretaria coordina las visitas con el Inspector y de ser posible, el Contribuyente.

9. Inspector realiza visita a terreno.

IV. GESTIONAR Y REALIZAR VISITA

A TERRENO

10. Emite Informe de Terreno y entrega éste a Secretaria.

Al otro día de que le hacen la visita, el Contribuyente se dirige a entregar la documentación solicitada para el trámite. Contribuyente reúne la documentación necesaria para la realización del Trámite y entrega a Administrativo.

11. Administrativo revisa que se encuentre la documentación solicitada y realiza “Solicitud” del Trámite correspondiente.

V. ENTREGAR DOCUMENTACIÓN

12. Administrativo entrega los documentos a Secretaria.

13. Secretaria ingresa Carpeta y adjunta a ésta el Informe a Terreno.

VI. CREAR CARPETA 14. Jefe de Patentes completa Formulario de Certificado de Documentos. Asistente revisa Carpeta para VºBº. Envía esta a Decreto.

15. Se realiza etapa de DECRETO VII. DECRETO 16. Encargada de Decreto entrega Decreto firmado a Jefe de

Patentes/Asistente

VIII. ESTIMAR VALOR 17. Jefe de Patentes/ Asistente calcula valor a pagar por la Patente,

se calcula al momento que el Contribuyente solicita el valor (llama por teléfono)

18. Asistente Gira la Patente. IX. ENROLAR PATENTE

19. Ingresa a Sistema SMC, quedando enrolado el Nº de Patente.

43

EFECTUAR PAGO Contribuyente Paga.

X. INGRESAR 20. Una vez efectuado el pago, el Asistente ingresa y archiva la Carpeta.

Fuente: Romina Salgado, 2007. IX.V.I DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA EL TRÁMITE DE OBTENCIÓN DE PATENTE MUNICIPAL.

La patente es el permiso necesario e imprescindible para emprender cualquier actividad comercial que necesita un local fijo13. Habilita exclusivamente a su titular para ejercer una actividad determinada, en un lugar específico.

Para el trámite de obtención de patente municipal se tiene el diagrama de roles base presentado en el punto anterior.

IX.V.II DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA EL TRÁMITE DE CAMBIO DE DOMICILIO Y TRÁMITE DE AMPLIACIÓN DE RUBRO.

Para iniciar el trámite de cambio de domicilio y/o ampliación de rubro se tienen menos pasos porque el local ya posee una patente municipal, por lo que la documentación que se solicita para la obtención de patente municipal no es requerida y el administrativo confecciona un memo solicitando la zonificación. En el siguiente diagrama de roles de las etapas I y II se muestra la situación descrita.

13 Definición entregada por la biblioteca del Congreso Nacional de Chile, www.bcn.cl.

44

ILUSTRACIÓN No. 12: DIAGRAMA DE ROLES DELTRÁMITE DE CAMBIO DE DOMICILIO Y TRÁMITE DE AMPLIACIÓN DE RUBRO

Responsable CONTRIBUYENTE ADMINISTRATIVO SECRETARIA INSPECTOR JEFE PATENTE/ DIRECCIÓN OBRAS ENCARGADA Etapas ASISTENTE DECRETOS

ETAPA I: SOLICITAR INICIO

DE TRAMITEETAPA II:

SOLICITAR ZONIFICACION

DOM REALIZA ZONIFICACIÓN

4

1

si

no

3

2


Donde en cada etapa se realizan las siguientes actividades:

CUADRO No. 18: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DELTRÁMITE DE CAMBIO DE DOMICILIO Y TRÁMITE DE AMPLIACIÓN DE RUBRO

ETAPA ACTIVIDADES

I. SOLICITAR INICIO DE TRÁMITE

1. Contribuyente se dirige al mesón de atención y entrega Solicitud de Cambio de Domicilio / Ampliación de Rubro.

II. SOLICITAR ZONIFICACIÓN

2. Administrativo confecciona y envía Memo con Zonificación a la Dirección de Obras Municipales.

3. Obras emite un Informe Tramite Zonificación para Obtención de Patente. DOM REALIZA

ZONIFICACIÓN 4. Obras realiza Zonificación. Si Obras encuentra la Zonificación apta, envía a Jefe de Patente.

Fuente: Romina Salgado, 2007. Luego se sigue con el diagrama de roles base desde la etapa III,

Gestionar visita a terreno. Hay pequeños cambios entre las actividades en la etapa I y II del

diagrama de patrón de proceso base de patentes. En la etapa V, Crear carpeta, la aActividad 15 no existe ya que el

documento al que se hace referencia se entrega en la etapa I, Solicitar inicio de trámite.

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IX.V.III DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA EL TRÁMITE DE TRANSFERENCIA Y TRÁMITE DE CAMBIO DE NOMBRE.

El trámite de transferencia y/o cambio de nombre no necesita realizar zonificación, por lo que el contribuyente se dirige al administrador con la documentación requerida y ésta en enviada al jefe de patente para su revisión, eliminando del proceso a tres actores: secretaria, inspector y Dirección de Obras

El diagrama de roles de las etapas I y II se muestra a continuación:

ILUSTRACIÓN No. 13: DIAGRAMA DE ROLES DELTRÁMITE DE TRANSFERENCIA Y TRÁMITE DE CAMBIO DE NOMBRE

Responsable CONTRIBUYENTE ADMINISTRATIVO JEFE PATENTE/ ENCARGADA

Etapas ASISTENTE DECRETOS

ETAPA I: ENTREGAR

DOCUMENTACIÓN

ETAPA II: INGRESAR

FORMULARIO

3

2

1



CUADRO No. 19: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DELTRÁMITE DE TRANSFERENCIA Y TRÁMITE DE CAMBIO DE NOMBRE.

ETAPA ACTIVIDADES

1. Contribuyente entrega documentos requeridos a Administrativo. I. ENTREGAR DOCUMENTACIÓN 2. Contribuyente llena Formulario de Transferencia.

II. INGRESAR FORMULARIO

3. Administrativo registra en Libro y entrega a Jefe de Patentes para revisión.

Fuente: Romina Salgado, 2007. Luego se sigue con el diagrama de roles base desde la etapa VI, Crear

carpeta. IX.V.IV DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA EL TRÁMITE DE

MEF.

El trámite para la obtención de una patente de micro empresa familiar (MEF), al igual que el trámite de transferencia y/o cambio de nombre, no necesita

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realizar zonificación (no existe por lo tanto el actor de Dirección de Obras en el diagrama de roles), por lo que el contribuyente se dirige al administrador con la documentación requerida y ésta en enviada a la secretaria para que ella adjunte los informes de terreno que el inspector redacte.

El Diagrama de Roles de las Etapas I y II se muestra a continuación:

ILUSTRACIÓN No. 14: DIAGRAMA DE ROLES DELTRÁMITE DE MEF

Responsable CONTRIBUYENTE ADMINISTRATIVO SECRETARIA INSPECTOR JEFE PATENTE/ ENCARGADA Etapas ASISTENTE DECRETOS

ETAPA I: SOLICITAR INICIO

DE TRAMITE

ETAPA II: ENTREGAR DOC

ETAPA III: INGRESAR SOLICITUD

ETAPA IV: DAR Nº

3

7

1

2

8



CUADRO No. 20: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DELTRÁMITE DE MEF

ETAPA ACTIVIDADES

1. Contribuyente se dirige al mesón de atención y solicita información I. SOLICITAR INICIO DE

TRÁMITE 2. Administrativo informa al Contribuyente documentación para obtención de la Patente.

Contribuyente reúne información y entrega a Administrativo II. ENTREGAR

DOCUMENTACIÓN 3. Administrativo chequea que el Contribuyente entregue Formulario MEF y documentos requeridos.

III. INGRESAR SOLICITUD 4. Administrativo ingresa Solicitud al Libro MEF.

IV. DAR Nº 5. Administrativo asigna Nº de MEF.


Luego se sigue con el diagrama de roles base desde la etapa IV, Gestionar visita a terreno.

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INEFICIENCIAS IDENTIFICADAS. Analizando la situación actual antes descrita de cada etapa del patrón de proceso

base para patentes, se encuentran las siguientes ineficiencias: ETAPA I: REALIZAR ZONIFICACIÓN:

1. Como el administrativo que recibe las solicitudes y documentación se encuentra físicamente lejos de la oficina de patentes, recibe documentación durante la mañana, en horario de atención de público, y la entrega a jefe de patentes durante la tarde. Esto genera un tiempo innecesario de espera entre las solicitudes ingresadas a primera hora en la mañana, ya que deben esperar hasta la tarde para continuar con el proceso.

2. Las solicitudes para zonificación son registradas en la oficina de patentes

durante la tarde y enviados a DOM a la mañana siguiente. Este es otro tiempo muerto de viaje entre oficinas físicas.

3. Si el contribuyente no llama o se dirige a la oficina de patente, no sabe si

su solicitud de zonificación ha salido aprobada.

ETAPA II: REALIZAR VISITA A TERRENO

1. Las visitas a terreno no siempre son coordinadas en conjunto con el contribuyente, corriendo el riesgo que al momento de realizar la inspección el terreno se encuentre sin personas para recibir al inspector, debiendo éste re-agendar la visita.

ETAPA IV: CREAR CARPETA:

1. Nuevamente se tienen tiempos muertos de viajes entre el administrativo que recibe la documentación y la secretaria que la ingresa, el administrativo recibe la documentación durante la mañana y la entrega a la secretaria en la tarde.

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ETAPA VI: ESTIMAR VALOR:

1. El contribuyente no es informado por el valor a pagar para la obtención de su patente. Es él quien llama y debe mostrar interés por cancelar su Patente.

CONCLUSIONES GENERALES:

Para el análisis a realizar en este trabajo se contabilizará el tiempo que tarda la realización de zonificación como parte del patrón de proceso base de patentes, ya que ésta es gestionada por la oficina de patentes y el tiempo queda registrado dentro del flujo de etapas a realizar y es contabilizado en el período que se le indica al contribuyente vuelva con los documentos solicitados para continuar con el trámite. El mismo caso aplica para la etapa de decreto.

El contribuyente debe dirigirse a la Municipalidad como mínimo tres veces durante

la realización del trámite: la primera vez es para entregar la solicitud para el inicio del trámite, la segunda vez es para entregar la documentación requerida y finalmente se a pagar la patente.

El flujo mostrará el momento en que se le indica al contribuyente que debe ir a

cancelar la patente comercial, pero no se considerará el tiempo que demora en efectuar el pago ya que la etapa es realizada un 100% por el contribuyente y Tesorería Municipal y no influye directamente en el tiempo de realización del trámite.

Se tienen las siguientes observaciones a considerar:

1. Actualmente la secuencia de actividades del Patrón de proceso base para patentes se realiza en veinte días, siete de los cuales son para la realización de zonificación, etapa bajo la responsabilidad de la Dirección de Obras y cinco son para la realización del decreto, etapa a cargo del Departamento de Rentas.

La siguiente tabla muestra el tiempo14 que tiene cada actividad y etapa en el patrón de proceso base de patentes:

14 Información entregada por los funcionarios y validada por el Jefe de Patentes.

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CUADRO No. 21: TABLA TIEMPOS PATRON DE PROCESO BASE DE PATENTES

Etapa% de Tiempo

en Etapa

6,3

III. REALIZAR ZONIFICACIÓN

35,0

VII. ESTIMAR VALOR 0,6

EFECTUAR PAGO ---------X. INGRESAR 3,1

TOTAL 100



0,4

5,0

13,8

25,0VI. DECRETO

5,6

IV. ENTREGAR DOCUMENTACIÓN

III. GESTIONAR Y REALIZAR VISITA A TERRENO

V. CREAR CARPETA

VIII. ENROLAR PATENTE 5,0


Las Etapas que demandan más tiempo en el proceso son las etapas de Realización de Zonificación y de Realización del Decreto, con un 60% del total.

2. El administrativo no tiene el conocimiento y dominio suficiente para detectar e identificar la falta de información relevante en los formularios y documentos que recibe por parte del contribuyente. Su función es chequear que estén los documentos solicitados en la lista, pero es el jefe de patentes o su asistente quien debe revisar el contenido de dicha documentación.

3. En caso que se haya encontrado alguna observación a corregir en alguno de los

documentos entregados por el contribuyente o en la carpeta, éste se entera cuando se dirige a la oficina de patentes a preguntar la etapa en la que se encuentra su trámite.

4. En el patrón de proceso base se puede observar que la secretaria y el administrativo realizan, cada uno y por separado, dos actividades. La secretaria coordina las visitas a terreno con el inspector e ingresa la carpeta. El administrativo se encarga de ingresar la solicitud de zonificación y de recibir y chequear los documentos cada vez que el contribuyente se dirige al mesón de atención. Hay que reasignar las tareas entregadas a cada uno de estos actores.

50

5. El jefe de patentes y el asistente no tienen bien definidas ni delimitadas las actividades, funciones y atribuciones que tienen. En estos momentos se tiene considerado al jefe de patentes y el asistente como dos personas que realizan las mismas actividades y comparten el mismo poder de decisión (no así el de validación de los documentos, se necesita la firma del jefe de patentes).

6. Se requiere una gran cantidad de firmas para la aprobación de los documentos lo

que conlleva a pérdidas de tiempo entre aprobaciones.

Promedio de Firmas por Documento = cuatro

IX.VI. PROPUESTA DE REDISEÑO PARA LOS TRÁMITES DE OBTENCIÓN DE PATENTE MUNICIPAL, CAMBIO DE DOMICILIO, AMPLIACIÓN DE RUBRO, TRANSFERENCIA, CAMBIO DE NOMBRE Y MICRO EMPRESA FAMILIAR.

Se tomaron los puntos descritos en las conclusiones generales como variables

importantes a considerar al realizar una propuesta de rediseño.

Visualmente el diagrama de roles para el rediseño el patrón de proceso base para patentes muestra la reducción de etapas, actividades, tiempo y reasignación de tareas a realizar por cada actor participante del proceso.

1º Firma del Funcionario. 2º Firma Jefe de Sección. 3º Firma del Jefe de Departamento. 4º Firma del Director correspondiente.

51

ILUSTRACIÓN No. 15: DIAGRAMA DE ROLES DEL REDISEÑO DEL PATRÓN DE PROCESO BASE DE PATENTES

Responsable CONTRIBUYENTE ADMINISTRATIVO INSPECTOR JEFE PATENTE ASISTENTE

Etapas

I. INFORMAR ETAPAS

III. GESTIONAR Y REALIZAR VISITA A

TERRENO

II. SOLICITAR TRÁMITE

IV. CREAR CARPETA

V. AUTORIZAR PATENTE

VI. CONFECCIONAR PATENTE

1

3

4

5

7

9

6

8

2



CUADRO No. 22: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL REDISEÑ O DEL PATRÓN DE PROCESO BASE DE PATENTES

ETAPA ACTIVIDADES

I. INFORMAR ETAPAS

1. El Contribuyente se dirige a Administrativo para solicitarle el inicio del Trámite. Administrativo le explica las distintas etapas en las que consiste la realización del Trámite, le entrega el listado de documentos requeridos para la realización del Trámite y le indica que antes de comenzar el proceso debe dirigirse a DOM a solicitar el Informe de Zonificación.

Contribuyente entrega a Administrativo el Informe de Zonificación aprobado y los documentos solicitados para la realización del Trámite.

II. SOLICITAR TRAMITE

2. Administrativo chequea la documentación entregada, ingresa la Carpeta y envía esta a Inspector.

3. Inspector coordina en conjunto con el Contribuyente, la Visita a Terreno III. GESTIONAR Y

REALIZAR VISITA A TERRENO 4. Inspector realiza Visita a Terreno y emite Informe de

Terreno.

IV. CREAR CARPETA 5. Inspector ingresa Carpeta, adjunta a ésta el Informe a Terreno y envía a Jefe de Patente.

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6. Jefe de Patente revisa Carpeta para VºBº y autoriza el otorgamiento de la Patente. V. AUTORIZAR

PATENTE 7. Asistente calcula valor de la Patente a pagar por el Contribuyente y según la Tabla de Autorizaciones, envía Carpeta a las autorizaciones necesarias.

8. Asistente confecciona Patente, la gira e ingresa a Sistema de Patentes (llamado SMC). VI. CONFECCIONAR

PATENTE 9. Llama por teléfono al Contribuyente informándole el valor de la Patente y que ésta se encuentra a disposición

Fuente: Romina Salgado, 2007. El tiempo que demora la realización del trámite de zonificación será asumido por el

Departamento de Obras que es quien la realiza y será un trámite que se realice antes de solicitar el trámite para la obtención de una patente. Con esto se disminuye en un 41% el tiempo que demora la realización del proceso base de patentes tras eliminar las actividades 2 y 5 de la etapa II: Gestionar zonificación y por completo la etapa III: Realizar zonificación.

El tiempo de realización del decreto se ve disminuido por la asignación de

autorizaciones para otorgamiento de patentes, dejando así de confeccionar un Decreto Alcaldicio por cada una de ellas, según la tabla de autorizaciones para otorgamiento de patentes.

El administrativo debe ser capacitado para garantizar que toda la documentación que recibe esté con el mínimo de información necesaria para gestionar el trámite. Esto puede llevarse a cabo a través de una pequeña capacitación por parte de la asistente en la cual le explique de manera clara el porqué de la importancia de la información en la realización del trámite y le entregue un listado para ingreso que contenga los puntos clave (información que NO puede faltar para iniciar el trámite) que tiene que revisar en los formularios y solicitudes que recibe.

Se utilizaron los tiempos conocidos para las actividades comunes entre el rediseño

y el patrón de proceso base de patentes. Con el rediseño el trámite se realiza en cinco días (tiene un ahorro de tiempo de un 75%). El tiempo se ve influido por la tabla de autorizaciones de patentes ya que según la cantidad de firmas que se requieran para esa patente, se le agregará en promedio, un día por firma. La siguiente tabla muestra la reducción de tiempo en cada etapa

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CUADRO No. 23: TABLA COMPARATIVA DE REDUCCIÓN DE TI EMPO EN LAS ETAPAS DEL REDISEÑO DE PATRÓN DE PROCESO BASE DE PATENTES

Etapa% de Tiempo

en EtapaActividad



I. INFORMAR ETAPAS 0,3 -0,3

1 0,1 0,4 -0,4

23

6,3 4 3,1 3,15 3,1 3,1

III. REALIZAR ZONIFICACIÓN 35,0 6 35,0 35,0

13,8 78910

5,0 11 2,5 2,512 2,5 2,5

5,6 13 2,5 2,5 0,014 3,1 3,1

25,0 15 25,016 0,0

V. AUTORIZAR PATENTE 2,5 -2,52,5 -2,5

VI. CONFECCIONAR PATENTE 2,5 -2,5

VII. ESTIMAR VALOR 0,6 17 0,6 0,65,0 18 5,0

19 0,0EFECTUAR PAGO --------- -------- --------- ------

X. INGRESAR 3,1 21 3,1 3,1

TOTAL 100 100 25 75,3


0,40,3 0,3

13,8 -10,6

10,6


III. GESTIONAR Y REALIZAR VISITA A TERRENO

3,1

10,6

IV. ENTREGAR DOCUMENTACIÓN

V. CREAR CARPETA

VI. DECRETO 25,0

VIII. ENROLAR PATENTE 5,0



En la columna reducción de tiempo, los valores negativos representan actividades surgidas en el rediseño.

IX.VII DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL PARA TRÁMITE DE

PATENTE DE ALCOHOLES


54

CUADRO No. 24: TABLA DESCRIPCIÓN ETAPAS DEL TRÁMITE DE PATENTE DE ALCOHOLES

ETAPA ACTIVIDADES I. SOLICITAR INICIO

TRÁMITE 1. Contribuyente se dirige al mesón de atención y solicita

Zonificación 2. Administrativo ingresa a Sistema de Zonificación

entregándole copia al Contribuyente del Formulario de “Tramite de Zonificación para la Obtención de Patente”.

3. Administrativo envía la Solicitud con Memo a la Encargada de Patente de Alcoholes.


4. Memo ingresa a Patente con las Solicitudes. 5. Éstas Solicitudes se acompañan de un Memo conductor

solicitando el Informe de Zonificación a la Dirección de Obras Municipales.

DOM REALIZA ZONIFICACIÓN

6. Obras realiza Zonificación y emite un informe indicando si es apto o no para la actividad solicitada. Informan lo apto y lo no apto.

7. Si Obras encuentra la Zonificación apta, envía Informe a Encargada de Patente de Alcoholes.

III. REALIZAR VISITA 8. Inspector va a hacer un informe a terreno. Previo con

respecto al distanciamiento. Articulo 8, Ley 19925 (toda patente de alcohol debe estar a ciertas distancias).

9. Encargada de Patente de Alcoholes hace una carta a la Junta Vecinal correspondiente al sector pidiendo la opinión (respuesta) con respecto al rubro que se quiere montar.

10. Encargada de Patente de Alcoholes manda un memo a Seguridad Ciudadana para que ellos hagan un informe con respecto a la opinión directa a los vecinos.

IV. INFORMAR JUNTA VECINAL Y SEGURIDAD CIUDADANA

En los puntos 9 y 10 se espera la respuesta por 10 días. De no recibir respuesta, se asume que la solicitud no presenta observación alguna y se sigue con el proceso.

V. INFORMAR CONTRIBUYENTE

11. Encargada llama al contribuyente y viene a retirar listado de requisitos.

VI. REUNIR DOCUMENTACIÓN

12. Contribuyente entrega a Encargada la documentación solicitada.

13. Encargada hace un Expediente y chequea que este toda la documentación.

14. Cartola de Patente de Alcohol. 15. Expediente pasa por VºBº de: o Jefe De Patentes o Jefe Rentas Municipales o Director Administración y Finanzas o Director Jurídico 16. Encargada de Patente de Alcoholes redacta memo y deriva

Expediente a Consejo Municipal. 17. Consejo Municipal revisa, da VºBº y entrega Expediente

con Certificado De Acuerdo firmado a Secretaria Municipal.

VII. GESTIONAR EXPEDIENTE

18. Secretario Municipal firma Certificado de Acuerdo y

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entrega a Encargada de Patente de Alcoholes. 19. Encargada de Patente Alcoholes hace Decreto del

Certificado y envía a obtención de VºBº y firmas. 20. Decreto es enviado a VºBº de : o Jefe de Patentes comerciales o Jefe de rentas municipales o Director Administración y Finanzas o Director de Juridico o Administrador municipal o Secretaria municipal Secretaría da número de Decreto y Fecha.

VIII. DECRETO

21. Encargada de Patente de Alcoholes recibe Decreto, ingresa y entrega a Jefe de Patentes para giro.

IX. ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN

22. Encargada de Patente de Alcoholes recepciona documentación, archiva y llama a Contribuyente

23. Jefe de Patentes/Asistente gira la Patente.

X. ENROLAR PATENTE 24. Ingresa a Sistema SMC. Nº de Patente queda enrolado.

Jefe de Patente envía a Encargada de Patente de Alcoholes.

Patente queda a disposición para Pago del Contribuyente


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X. PROPUESTA DE INDICADORES

Los indicadores a proponer para los procesos quedan determinados fundamentalmente por la teoría de producción que explica la generación del producto al interior de los procesos y por la corriente de administración que se utilice para orientar las acciones preferentes al interior. Entonces, lo que requiere ser monitoreado permanentemente es la manera en que se entiende el proceso, como se controla y como se mejora.

Los Trámites con los que se trabajó en esta Memoria tienen una macro secuencia

común, caracterizada de la siguiente manera:

ETAPA I: Solicitar Requisitos. ETAPA II: Revisar Requisitos. ETAPA III: Corregir Observaciones. ETAPA IV: Aprobar Permiso. ETAPA V: Gestionar Firmas.

Es por esta razón que la propuesta de indicadores se hará en forma genérica. Desde la perspectiva del modelo de flujo, los indicadores de desempeño de los

procesos son:

• Indicadores de pérdidas en el flujo en el producto al interior de los procesos.

� Indicador 1: Cantidad de solicitudes mal ingresadas

Además de cuantificar las solicitudes mal ingresadas o “perdidas en el flujo” este indicador medirá la efectividad de una buena recepción en la Etapa I Solicitar Requisitos. Si bien las solicitudes mal ingresadas pueden ser detectadas tardíamente en cualquier etapa del proceso, el error es solo responsabilidad de quien las ingreso inicialmente.

� Indicador 2: Tiempo de permanencia en una Etapa debido a problemas de información

Este indicador estará presente para cada una de las etapas del proceso y registrará el tiempo ocioso o perdido que permanece en una de ellas por falta de información o información incorrecta. También medirá la capacidad y disponibilidad de los funcionarios de detectar, informar y resolver problemas de información

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� Indicador 3: Cantidad de solicitudes incorrectas detectadas.

Se entenderá por solicitudes incorrectas a aquellas que cuenten con información incorrecta o incompleta registrada en los formularios correspondientes al trámite en cuestión. El valor de este indicador permite conocer el grado de comprensión que fue transmitido al ciudadano en la Etapa I Solicitar Requisitos. Este indicador solo se aplicara a las tres primeras etapas del proceso correspondiente, pues a más tardar en la Etapa III Corregir Observaciones deberían detectarse todas las solicitudes incorrectas.

• Indicador de rapidez en la detección de problemas al interior de los procesos.

� Indicador 4: Tiempo de detección de problemas

Corresponde al tiempo transcurrido desde el inicio del tramite hasta el momento en que es detectado un problema y debe registrarse en conjunto con el Indicador 1. Este indicador estará presente a lo largo de todo el proceso de tramite pero debe procurarse lograr un destacable filtro en la Etapa 1 Solicitar Requisitos para reducir el valor de estos indicadores asociados.

• Indicador de corrección de problemas al interior de los procesos.

� Indicador 5: Tasa de corrección efectiva de problemas

Calculado como el cuociente entre la cantidad de problemas solucionados y el número de problemas declarados por los funcionarios, este indicador cuantifica la eficacia de corrección de problemas a lo largo del proceso. Sin embargo el hecho de corregir todos los problemas declarados no evalúa la capacidad de detección de problemas, es decir, pueden existir más problemas que solo los declarados. Este indicador no se encuentra asociado a ninguna etapa en particular.

• Indicador de reducción del tiempo del ciclo principal del proceso.

� Indicador 6: Tiempo Real de ciclo de un Permiso/Patente bien emitido Este indicador permite verificar que se cumplan los tiempos estipulados

legalmente para cada trámite o permiso realizado en la Municipalidad y se medirá una vez que se ha completado el proceso. El valor arrojado por el indicador debe ser inferior al tiempo estipulado y aun si se cumple esto debe procurarse reducir el tiempo siguiendo una política de mejoras continuas.

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• Indicador de reducción de los tiempos de los ciclos al interior del proceso.

� Indicador 7: Tiempo Real de ciclo de cada Etapa/Actividad

A diferencia del Indicador 6 no se cuenta con plazos legales estipulados para realizar cada una de las Etapas o Actividades, solo se cuenta con plazos normados internamente por lo que este indicador estará orientado a comparar su valor con las metas estipuladas para cada Etapa o Actividad procurando reducir los tiempos siguiendo una política de mejoramiento continuo.

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XI. CONCLUSIONES

La experiencia adquirida durante la realización de la Memoria, las entrevistas con los distintos funcionarios y el estudio y análisis de la información recopilada han dirigido el concluir lo siguiente:

1. El mayor problema existente dentro de las Secciones con las que se trabajó es el no conocer bien el proceso del que son partícipes. Ahondando en el tema de el porqué se realizan las actividades de una forma y no de otra, la respuesta que se obtuvo de los funcionarios es que se ha hecho así desde siempre. Muchas de las prácticas no están respaldadas por leyes que obliguen realizar de esa manera la actividad. Es la costumbre la que los ha llevado a realizar ciertas prácticas.

2. Los distintos Trámites que actualmente toman demasiado tiempo en algunas

Actividades se deben a mala coordinación entre las diferentes unidades funcionales y gran cantidad de número de firmas que se necesita para darle validez al Trámite.

3. Los Trámites no están documentados. No se tiene información de las Actividades realizadas en cada uno de ellos, para tener información de algún Trámite hay que hablar con los funcionarios participantes.

4. Existe un control nulo de la información generada por los trámites, como por

ejemplo información del estado de las distintas Etapas, Actividades y datos básicos para el mejoramiento de la gestión del Proceso.

5. Falta disponibilidad de información confiable y oportuna, tanto para los clientes externos como para la gestión de las diferentes Secciones.

6. Se registran Actividades innecesarias dentro de las Etapas de los Trámites, que llevan a inmovilizar los procesos muchas veces, en las actividades más simples de realizar, como lo es el escribir un Acta.

7. En ningún momento en toda la cadena de actividades realizadas en los Trámites,

se ve reflejado una postura de atención y servicio al Contribuyente, éste no es tratado como un Cliente al cual satisfacer, si no mas bien es él quien debe estar pendiente de la etapa en la que se encuentra el trámite que está realizando, ya sea llamando o visitando la Municipalidad.

8. Existen dualidades de funciones. Todos hacen de todo, no conocen el Perfil de

su cargo ni las actividades asociadas a tal.

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9. La sobre dotación de personal administrativo y una falencia de profesionales capacitados, frena el progreso de los Departamentos, más aún, si estos profesionales son a Contrata, ya que no pueden estar a cargo de Jefaturas.

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XII. RECOMENDACIONES Sobre la importancia del control de gestión.

Antes que todo, se debe de documentar los Trámites, dando el primer paso para lograr la mejora en la realización de ellos. Si los funcionarios no están de acuerdo con las actividades realizadas en sus procesos, no podrán medir ni utilizar adecuadamente la información para el mejoramiento en la Gestión de éstos. Por ello hay que confeccionar Procedimientos e Instructivos que normalicen las distintas Etapas del Proceso.

El diseño de la estructura organizativa, con su organigrama y la descripción de

Cargos, servirán como base para la aplicación de las políticas de gestión y dirección de los recursos humanos dentro del Municipio. Para ello, es fundamental tener un conocimiento profundo del Municipio, de sus trámites y de cada uno de los puestos, para conseguir ejecutar eficientemente los Trámites y sus objetivos.

Tras dominar los procesos de los que los funcionarios son responsables y

partícipes, se debe identificar las Actividades Críticas que se van estudiar y medir, todo en mira de crear Indicadores de Desempeño que señalen cuáles Actividades son mejorables. De las Actividades Criticas saldrá información del estado de una determinada Actividad y el conocimiento del responsable de su gestión.

Luego de conocer las Actividades Críticas, se recopila los datos para la

formulación de Indicadores de Desempeño. En estos momentos, no se poseen estadísticas de ningún tipo, por lo que no se puede mejorar lo que no se conoce. Los datos recopilados ayudarán a tener un control sobre las distintas prácticas y actividades y dará señales de las oportunidades de mejora que tiene el sistema. Se deben establecer metas de desempeño para poder interpretar las mediciones e indicadores de gestión.

También se recomienda llevar un control y registro de los reclamos, solicitudes

hechas por los Contribuyentes y sus soluciones, si es que tuvieron. Este es un indicador muy importante, que no se debe descuidar, ya que es el Contribuyente el que finalmente evalúa el desempeño de los funcionarios.

Se debe realizar un trámite más amigable con el Contribuyente. Confeccionar

formularios con explicaciones al reverso de lo que significa cada campo a llenar e indicar explícitamente cuáles campos deben estar completos, para así no entorpecer el progreso de la realización del Trámite.

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Sobre la factibilidad organizacional, conductual y de recursos disponibles para la incorporación de tecnologías de información.

Actualmente todo el manejo de documentos e información es manual, por lo que

es difícil conocer el estado de todas las solicitudes que ingresen. Se debe Integrar un software que lleve el registro de estados de los Permisos y Patentes, para tener un mejor conocimiento de las etapas críticas que retrasan los Trámites, dar información fidedigna al Contribuyente de la Etapa en la que está su Trámite, tener estadísticas de seguimiento de tasas de cumplimiento Además de ayudar a controlar los negocios que no tuvieron término de Proceso. Por ejemplo, hay clientes que tramitaron la Patente pero no la pagaron ni fueron a retirar, probablemente estén trabajando sin Patente, pero no son fiscalizados sistemáticamente por los funcionarios. Si se tuviera la información en un sistema, se podría obtener un informe de todas las patentes que han sido tramitadas y no retiradas e ir a chequear que todo esté dentro de lo legal.

Sobre la resistencia al cambio. Para lograr debilitar la resistencia al cambio, se debe trabajar pensando en mejorar

el servicio entregado y optimizar recursos, procesos y actividades, se debe tener en cuenta:

• Comunicar la lógica de este cambio a la organización para reducir la resistencia

al cambio. La comunicación se puede lograr mediante presentaciones grupales, charlas individuales, memorandos, etc. Para lograr debilitar la resistencia debido a la falta de comunicaciones es necesario que exista confianza y credibilidad reciproca entre la administración y los empleados.

• El compromiso y la calidad en la decisión de cambio es obtenida solo con la

participación de las personas involucradas, siempre y cuando estos usuarios tengan la experiencia necesaria como aporte.

• Cuando los usuarios sienten temor al cambio, la asesoría y la capacitación en

habilidades nuevas pueden facilitar la adaptación.

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XIII. BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES DE INFORMACIÓN

� Barros, Oscar.”Rediseño de Procesos de Negocios Mediante el Uso de Patrones”, Dolmen, Santiago, Chile, 2000.

� Arriagada, Ricardo. “Diseño de un sistema de medición de desempeño para

revaluar la gestión municipal: una propuesta metodológica”,ILPRS, Santiago, Chile, 2002.

� www.subdere.cl

� www.tramitefacil.gov.cl

� Angela Ulloa, “Memoria del Proceso de Acceso a Camas de Hospitalización del

Servicio de Medicina Interna del Hospital Dr.Gustavo Fricke”, Memoria para optar al Titulo de Ingeniero Civil Industrial, Santiago, Chile, 2006.

� Leonardo Morales Cortés, “Rediseño de procesos para una institución de

educación superior, centrado en la calidad” Santiago, chile, 2000.

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XIV. ANEXOS

ANEXO Nº1: DEFINICIÓN PERSONA NATURAL Y JURIDICA PERSONA NATURAL La Persona legalmente hablando, es todo ser capaz de tener y contraer derechos y obligaciones. Cuando los derechos y obligaciones los ejerce un individuo en forma particular se habla de PERSONA FÍSICA O NATURAL. Según nuestro Código Civil la Persona Natural es "todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición". La existencia Legal de la persona natural comienza al nacer y termina con la muerte. Los requisitos para la existencia legal son:

• · Que haya nacimiento. Es decir ,que la criatura sobreviva al parto. • · Que el niño sea separado completamente de su madre. Es decir ,que su cuerpo

salga integramente del vientre de su madre. • · Que la criatura haya sobrevivido de la separación un momento siquiera.

Estos requisitos se tornan significativos en muchas instancias legales como los relativos a la herencia. ATRIBUTOS DE PERSONALIDAD PERSONA NATURAL Atributo de personalidad es la cualidad que poseen los seres y que los diferencian de los demás siendo esenciales e inherentes a cada persona. Sin ellos, la vida del hombre sería confusa. Los atributos de Personalidad de las Personas Físicas o Naturales son: 1. NOMBRE Es la denominación por la cual se individualiza a una persona. Está formado por el Nombre Propio ( nombre de pila ) y el Nombre Patronímico o Apellido (o de Familia). El primero es determinado por los progenitores a su libre voluntad, sin embargo el Patronímico está ligado a la filiación y revela los orígenes del individuo. El Nombre de cada persona se inscribe en el Registro Civil e Identificación correspondiente por uno de los padres dando origen a su Partida de Nacimiento. En algunos casos el Nombre de pila puede ser cambiado, previa autorización de un juez alegando menoscabo moral o material. El sobrenombre que a veces podemos usar para denominar a un amigo carece de valor jurídico en tanto el seudónimo se encuentra amparado en nuestra legislación por la ley de propiedad intelectual. 2. DOMICILIO Es el lugar de permanencia del individuo. Es de carácter libre y ayuda a completar la identificación de la persona. Existen tres tipos de Domicilio:

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a) El voluntario, b) el convencional que lo fijan las personas para determinadas obligaciones y c) el domicilio Legal el cual es determinado por la ley o una persona para el ejercicio de sus derechos y cumplimiento de obligaciones. La Residencia es el lugar de hecho donde una persona habitualmente vive, en tanto que la Habitación es el lugar donde el individuo tiene asiento ocasional y transitorio. El domicilio de una persona es importante legalmente entre otras, porque determina el lugar de celebración del matrimonio civil, debiendo corresponder el Registro Civil al domicilio de uno de los cónyuges. 3. CAPACIDAD JURÍDICA Es la actitud que tienen las personas para ser sujetos pasivos o activos de relaciones jurídicas. Esta capacidad puede ser: a) De Goce , la cual surge en el momento del nacimiento y está indisolublemente ligada a la personalidad y b) la capacidad de Ejercicio la cual la poseen las personas aptas con discernimiento para actuar por sí mismas, ejerciendo sus derechos y obligaciones como también administrar sus bienes. 4. ESTADO CIVIL Situación particular de las personas en relación con la institución del matrimonio ( soltero, casada, viuda etc ) y con el parentesco ( padre, madre, hijo, hermano, abuelo etc ). El estado civil de una persona tiene las siguientes características : toda persona tiene un estado civil, es uno e indivisible, es permanente ya que no se pierde mientras no se obtenga otro y las leyes del estado civil son de orden público, es decir no se transfieren, no se transmiten y no se renuncia. 5. NACIONALIDAD Es la situación o vínculo de carácter jurídico, que tiene la persona con el Estado, pudiendo ser nacional o extranjero. De allí se desprende su calidad de ciudadano o no. La nacionalidad puede ser originaria o adquirida. La nacionalidad puede perderse cuando se cometen delitos contra la dignidad de la patria o por cancelación de la carta de nacionalización entre otras. 6. PATRIMONIO Es el conjunto de derechos y obligaciones que son susceptibles de valorarse económicamente. PERSONA JURÍDICA La persona legalmente hablando es todo ser capaz de tener y contraer derechos y obligaciones. Cuando un grupo de individuos se unen con el fin de lograr un objetivo en común, dispuestos a cumplir obligaciones y ejercer derechos, se habla de PERSONA JURIDICA O MORAL, un ente ficticio creado por la ley. Como requisito para la creación de una persona jurídica es necesario que surja como una entidad independiente y distinta de los miembros individuales que la forman y que a esta entidad le sean reconocidas por el Estado sus derechos y obligaciones. Existen dos tipos de personas jurídicas:

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1. Personas Jurídicas de Derecho Público : aquellas que representan a la autoridad en sus funciones administrativas (el Estado, las Municipalidades etc.) 2. Personas Jurídicas de Derecho Privado : aquellas que dependen de la iniciativa particular, siendo de dos tipos:

a) las que persiguen fines de lucro llamadas Sociedades civiles y comerciales. b) las que no persiguen ganancias, a saber las Corporaciones y las Fundaciones.

Las Corporaciones son personas jurídicas que no persiguen fines de lucro y que están formadas por un cierto número de personas asociadas para conseguir la realización de un fin o interés común. Las Fudaciones si bien tienen un fin lícito de interés general, éste se realiza por medio de bienes determinados afectos permanentemente a su consecución. Ambas requieren la autorización del poder público. ATRIBUTOS DE PERSONALIDAD PERSONAS JURÍDICAS Atributo de personalidad son aquellas propiedades o características propias a la persona y que son únicas a cada una de ellas. Estos atributos son : 1. NOMBRE Denominación con la cual se distinguen las personas morales. Normalmente corresponde a la Razón Social . 2. DOMICILIO Corresponde al lugar donde la persona jurídica tiene la administración de su Sociedad. 3. NACIONALIDAD Se encuentra regulada por el ordenamiento jurídico. 4. PATRIMONIO Son los recursos o medios que les permite a las sociedades realizar sus fines, sin los cuales no podrían desarrollar sus funciones pues quebrarían.

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ANEXO Nº2: CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA

Paso 1- Definición de la sociedad: El inversionista debe primeramente decidir el tipo de sociedad bajo la cual va a funcionar la empresa. Paso 2 - Redacción y legalización de Escritura: Un abogado debe redactar la Escritura de la sociedad, la que luego deberá ser legalizada ante notario con la presencia de todos los socios. En la notaría se redactará el Extracto de la escritura y se realizará la protocolización del extracto. Paso 2* - Designación de representante legal para inversionista extranjero: Adicionalmente, en el caso del inversionista extranjero, éste deberá designar un representante legal, en especial si el inversionista extranjero no residirá en el país. Además, en el caso de los extranjeros que se encuentran realizando los trámites necesarios para obtener la visa de residente temporal, el representante legal actuará como facilitador en los pasos que se deben seguir para poner en marcha la empresa, debido que a los tiempos que puede demora el tramite de obtención de visa pueden ser muy largos. Paso 3 - Inscripción de escritura en el Conservador de Bienes Raíces: Una vez realizada la legalización de la escritura de la sociedad, ésta se inscribirá en el Conservador de Bienes Raíces. Para este trámite es necesario concurrir con dos extractos de la escritura de constitución de la sociedad. Es importante destacar que la inscripción de la constitución de la sociedad debe realizarse en la ciudad donde va a tener el domicilio legal la empresa. Paso 4 - Publicación del Extracto en el Diario Oficial: Una vez inscrita la escritura en el Conservador, se deberá proceder a publicar el Extracto de la escritura en el Diario Oficial. Esta actividad se puede llevar a cabo en Valdivia, Puerto Montt o Santiago. Se debe advertir que existe un plazo límite de 60 días hábiles desde que se ha legalizado la escritura. El inversionista o su representante legal debe inscribirla en el Conservador de Bienes Raíces y publicar el Extracto en el Diario Oficial dentro de este plazo legal. De lo contrario, la constitución de la sociedad cesará de tener validez legal.

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ANEXO Nº 3: VISIÓN COMPARATIVA DE LOS PRINCIPIOS Y PATRONES DE LAS TEORÍAS DE PRODUCCIÓN

CARACTERISTICAS FLUJO TRANSFORMACIÓN VALOR

PRINCIPIOS

� Reducir la participación de las actividades que no agregan valor

� Reducir el tiempo principal

� Reducir la variabilidad � Simplificar reduciendo

el número de pasos, partes y vínculos

� Incrementar la flexibilidad

� Incrementar la transparencia

� Descompone en sub-procesos

� Minimiza el costo total � minimizando el costo

de cada sub-proceso � Aislación del proceso

del exterior por tabiques físicos organizacionales

� Para un proceso, el valor de las salidas está relacionada con el valor de las entradas

� Captura de requerimientos del cliente implícitos y explícito

� Asegurar requerimientos del cliente en todas las fases de producción

� Requerimientos del cliente comprensivos en las entregas

� Asegurar la capacidad del sistema de producción

� Medición del Valor

PATRÓN DE PRODUCCIÓN

Diseño físico centrado en el producto; organizacional centrado en los flujos y subflujos; inter-organizacional centrado en la colaboración de largo plazo con suppliers. Control dirigido a mitigar pérdidas, por medio de: halar, prefiriendo lotes de una pieza, por control visual para mejorar transparencia. Mejoramiento continuo enfocado en la eliminación de la variabilidad y apuntando a la perfección. Se apoya en la medición de desempeño enfocado en los varios tipos de pérdidas.

Diseño basado en la división del trabajo y organizado de acuerdo al proceso tecnológico Control según planes centralizados ejecutados por los operarios. Se produce empujando la línea y en lotes asegurando alto grado de Utilización Mejoramiento producción por reducción de mano de obra por economía, aprendizaje y reducción de escala, y por innovación de productos y procesos, como también innovación en desempeño

Diseño: los clientes son usados como principios Estructurantes Control facilitación y administración del ciclo de generación de valor Mejoramiento: relación con la medición de la satisfacción del cliente, centrado en los vínculos de incentivos a la satisfacción

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