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UNIDAD DE FORMACIÓN DE PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

VICEGERENCIA DE GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN

CURSO:

GÉNESIS:

PROCESOS BÁSICOS

ABRIL 2012

Manual elaborado por el Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica [email protected]

91 394 1221 / 1222 / 7108 / 7109 / 7110 91 394 1368

mailto:[email protected]

Manual de procesos básicos de Génesis Versión 2.3

UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 1 de 172

MMaannuuaall ddee pprroocceessooss bbáássiiccooss ddee GGéénneessiiss

Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica

Fecha: 01/02/2012 [email protected]

Tabla de contenidos Manual de iniciación a Génesis............................................................................................................1

Sobre este manual.............................................................................................................................3 Qué contiene este manual.............................................................................................................3 Qué no contiene este manual........................................................................................................3

Acceso, navegación en Génesis e iconos frecuentes........................................................................4 Entrada al sistema.........................................................................................................................4 Aspecto general ............................................................................................................................5 Barra general de iconos ................................................................................................................6 Barra específica de iconos: iconos comunes ................................................................................7 Durante la introducción de datos..................................................................................................8

Herramientas disponibles ...............................................................................................................10 Menú de impresión.....................................................................................................................10 Impresión en fondo.....................................................................................................................13 Si no existe opción de imprimir .................................................................................................17 Cortar y pegar.............................................................................................................................18 Detener transacción ....................................................................................................................22

Mantenimiento de acreedores y deudores ......................................................................................23 Introducción ...............................................................................................................................23 Casos especiales .........................................................................................................................23 Tipos de acreedores....................................................................................................................23 Tipos de deudores.......................................................................................................................25 Mantenimiento de acreedores.....................................................................................................25 Crear acreedor ............................................................................................................................26 Añadir datos bancarios o cesionarios a un acreedor ..................................................................31 Visualizar un acreedor................................................................................................................33 Uso de un acreedor CPD ............................................................................................................33 Mantenimiento de deudores .......................................................................................................35 Alta de deudores.........................................................................................................................35 Visualizar un deudor ..................................................................................................................37 Uso de un deudor CPD...............................................................................................................37

Activos fijos ...................................................................................................................................39 Introducción ...............................................................................................................................39 Dar de alta un activo fijo ............................................................................................................39 Visualizar fichas de activos fijos................................................................................................42 Imprimir fichas de activos fijos para Intervención.....................................................................42 Imprimir etiquetas de activos fijos .............................................................................................43 Introducir los números de activo fijo al registrar las facturas ....................................................43 Ejemplo práctico de introducción de factura..............................................................................44 Bajas de activos fijos sin ingresos..............................................................................................46

Reservas de gestión ........................................................................................................................50 Usos............................................................................................................................................50 Procedimiento.............................................................................................................................50



Visualización..............................................................................................................................54 Modificación ..............................................................................................................................57 Mensajes y errores frecuentes ....................................................................................................58

Órdenes para pago centralizado .....................................................................................................60 Registro de facturas KR .............................................................................................................60 Casos especiales durante el registro de facturas.........................................................................65 Incorporación de facturas KR a OR ...........................................................................................67 Impresión del ADO ....................................................................................................................70 Registro de abonos KB...............................................................................................................71 Casos especiales durante el registro de abonos..........................................................................73 Incorporación de abonos KB a FR .............................................................................................73 Impresión del ADO ....................................................................................................................74 Realización de órdenes directas .................................................................................................75 Mensajes y errores frecuentes ....................................................................................................81

Caja Fija .........................................................................................................................................84 Ciclo de Caja Fija.......................................................................................................................84 Registro de la factura..................................................................................................................85 Selección de documentos para (contabilizar) el pago ................................................................90 Generación de transferencias .....................................................................................................92 Cómo incluir/excluir transferencias al pagar .............................................................................94 Generación del documento ADO FM ........................................................................................96 Impresión del ADO (FM)...........................................................................................................98 Liquidación del IRPF a Servicios Centrales ............................................................................100 Modalidades especiales de facturas de Caja Fija .....................................................................101 Anticipos a personal interno de la UCM..................................................................................103 Búsquedas e informes frecuentes .............................................................................................110

Introducción al workflow.............................................................................................................115 Definición y funciones .............................................................................................................115 Business Workplace .................................................................................................................115 Tareas comunes ........................................................................................................................117 Índice de documentos...............................................................................................................121

Informes de uso frecuente ............................................................................................................123 Presupuesto de gastos...............................................................................................................123 Controlling ...............................................................................................................................130

Gestor de expedientes (RMS) ......................................................................................................135 Introducción .............................................................................................................................135 Entrada a RMS .........................................................................................................................135 Filosofía general.......................................................................................................................135 Gestión de registros..................................................................................................................137 Creación de expedientes...........................................................................................................138 Búsqueda de expedientes .........................................................................................................143 Bandeja de entrada de workflow en RMS................................................................................147 Modificar reservas de gestión RY............................................................................................153 Generar el índice de documentos .............................................................................................154 Anexo: digitalizar documentación en formato Acrobat PDF...................................................154

Clases de documento....................................................................................................................158 Introducción .............................................................................................................................158 Cómo usar mejor este documento ............................................................................................158 Clases de documento................................................................................................................159

Glosario de términos esenciales ...................................................................................................169 Esquema de las fases presupuestarias ..........................................................................................170 Funcionamiento esquemático de cuentas restringidas de pagos ..................................................171 Funcionamiento esquemático de cuentas restringidas de ingresos ..............................................172



Sobre este manual

Este manual está pensado para servir de referencia a los nuevos usuarios de Génesis en las

tareas que habitualmente se les asignan en Asuntos Económicos. Por ello, no cubre todos los

procedimientos, sino una amplia selección de ellos, intentando que queden descritos

completamente.

Qué contiene este manual

Los contenidos de este manual son los siguientes:

Procedimientos de entrada, iconos habituales y tareas generales (impresión, modos, etc.).

Mantenimiento de acreedores y deudores.

Mantenimiento de activos fijos.

Reservas de gestión: creación, modificación y visualización.

Tramitación para pago centralizado: registro e incorporación de facturas y abonos en ADO.

Sistema de Caja Fija: registro de facturas, selección para el pago, generación de medios de pago,

incorporación a ADO FM y liquidación del IRPF a Servicios Centrales.

Introducción al workflow: descripción y tareas comunes.

Informes habituales de ejecución del presupuesto de gastos y Controlling.

Introducción a RMS: filosofía y procedimientos de creación y tramitación.

Anexos: clases de documento y esquemas de tramitación presupuestaria y cuentas de pago.

Qué no contiene este manual

Los siguientes procedimientos no se incluyen en este manual:

Tesorería: Pagos a Justificar, ingresos, conciliación bancaria y operaciones accesorias.

Contabilidad financiera y presupuestaria: análisis de documentos contables habituales,

navegación y búsquedas.

Tratamiento de la información: informes de diversas áreas, variantes y disposiciones.

Procedimientos centralizados.


Acceso, navegación en Génesis e iconos frecuentes

Entrada al sistema

En el escritorio del PC encontrará un icono con el título SAP Logon Pad. Al

hacer doble clic con el botón izquierdo sobre él aparecerá la siguiente ventana (el

aspecto real puede variar ligeramente):

En la ventana encontrará cinco iconos:

_Business_Intelligence_: por el momento, sólo unos pocos usuarios seleccionados tienen

acceso a este entorno, usado para realizar análisis de datos agregados.

_Génesis_: use este icono para acceder al sistema de trabajo habitual. Normalmente se llama a

este entorno Producción.

_Gestor expedientes_: use este icono para acceder al entorno específico del gestor de

expedientes de contratación. Se conoce habitualmente por RMS (de producción).

Génesis Pruebas: para los cursos, o para hacer pruebas en determinados momentos, se usa este

acceso para acceder al sistema de pruebas habitual.

Gestor Expedientes Pruebas: para los cursos, o para hacer pruebas en determinados

momentos, se usa este acceso para acceder al sistema de pruebas específico del gestor de

expedientes de contratación.

Para entrar en la aplicación haga doble clic en el icono correspondiente. En el entorno de

producción, accederá directamente al menú principal de SAP R/3, identificado con el mismo

usuario con el que ha iniciado sesión en MS Windows.



En el entorno de pruebas y formación aparecerá la

pantalla principal de SAP R/3 en la que se solicita la

entrada al sistema. Para iniciar sesión correctamente debe

considerar los siguientes valores:

Mandante: el valor puede variar; siga las indicaciones

facilitadas en el curso al que asista.

Usuarios: el nombre del usuario. Depende de cada

usuario y tiene hasta ocho caracteres. Cuando asista a

cursos le facilitarán el nombre de usuario a introducir.

Clave de acceso: la contraseña del usuario.

Aspecto general

El aspecto general

de la pantalla de Génesis es

el de la imagen de la

derecha. En esta ventana

pueden verse, de arriba

abajo, las siguientes áreas:

Área de menús

desplegables: estos

menús no se utilizan

normalmente, si bien

proporcionan acceso a

algunas funciones

avanzadas o de entorno que pueden resultar útiles en casos muy específicos.

Barra general de iconos: estos iconos proporcionan acceso a funciones generales (avance,

retroceso, navegación por páginas de informes, impresión, etc.). No siempre la función de los

iconos tendrá sentido en el contexto de una pantalla determinada, pero salvo raras excepciones,

si lo tienen, su función será la misma que la que tendrán en otra pantalla distinta (por ejemplo,

el icono Imprimir servirá para lo mismo en un pantalla de consulta de documentos que en una

de informe de ejecución de gastos).



Área del título de la opción escogida: la franja blanca contiene el título o denominación de la

opción en curso (o el título de la aplicación si se está en el menú principal de la aplicación). El

texto mostrado puede variar en el caso de opciones con varias pantallas sucesivas, y

(actualmente) a menudo no coincide con el de la opción de menú que da acceso la misma.

Barra específica de iconos: estos iconos dependen de la opción en curso, y dan acceso a

funciones útiles sólo en el contexto de dicha opción.

Área principal: en ésta, la zona de mayor extensión, aparece el árbol jerárquico de opciones

cuando se está situado en el menú principal de la aplicación, o todos los campos solicitados y/o

informaciones mostradas como resultado de informes y consultas.

Área de estado: aquí se reciben mensajes de confirmación (sobre fondo verde), advertencia

(sobre fondo amarillo) y error (sobre fondo rojo) durante el funcionamiento de la aplicación.

Los mensajes incluyen confirmación de altas y bajas, advertencias sobre valores de campos que

han de ser ajustados automáticamente y de errores como intentos de introducir NIFs de

acreedores inexistentes, importes excedidos, etc.

Barra general de iconos

Esfera verde con visado: equivale a pulsar Enter en la mayoría de las pantallas. A menudo

proporciona una validación básica de los datos introducidos.

Disquete naranja: confirma los cambios. Es necesario para grabar altas de facturas,

anulaciones de éstas, altas de documentos presupuestarios, etc.

Esfera verde con flecha a la izquierda: en el caso de pantallas que aparecen sucesivamente a

medida que se pulsa Enter , este icono permite retroceder por dichas pantallas.

Esfera amarilla con flecha hacia arriba: retrocede al nivel superior de un proceso, hasta llegar

al menú principal. Si se pulsa desde el menú principal se sale del sistema.

Esfera roja con aspa: cancela ciertas operaciones.

Impresora: se usa para imprimir listados, documentos presupuestarios, etc.

Prismáticos y Prismáticos con signo “+”: se usan para efectuar búsquedas.

Hojas con flechas arriba y abajo: en los listados sirven para desplazarse por las páginas.



Ventana con destello amarillo: genera un nuevo modo. Permite tener varios procesos en curso

simultáneamente, todos ellos con el mismo usuario.

Ventana con flecha amarilla: genera un icono en el escritorio.

Círculo amarillo con interrogación: accede al sistema de ayuda (la documentación no está

adaptada a esta implementación de SAP R/3).

Ajuste de disposición: da acceso a un menú con ciertas opciones accesorias, entre las que se

incluye la realización de copias impresas de la pantalla (“Duplicado de pantalla”).

Barra específica de iconos: iconos comunes

Ejecutar: este icono se utiliza para invocar la ejecución de listados o procesos similares que

de alguna forma devuelven un subconjunto de registros (por ejemplo, un listado de facturas

limitado a un acreedor, o un proceso de selección de facturas para su pago). Equivale a la

pulsación de la tecla F8 , e invoca el proceso o listado de manera inmediata e interactiva, no

devolviendo el control hasta que se dispone de los resultados. Existe un método alternativo

para la ejecución de procesos cuya duración prevista sea demasiado larga.

Orden ascendente/descendente: en muchos listados es posible ordenar los resultados por el

valor de alguna columna. Para ello, basta con pulsar en la cabecera (título) de la columna

que se desea que actúe como criterio de ordenación y pulsar el botón correspondiente. En las

columnas con importes, hay que tener en cuenta al ordenar que se considerará el signo de las

cantidades presentes en la columna.

Filtro: en muchos listados es posible restringir los resultados obtenidos a valores

(individuales o rangos) presentes o ausentes en una columna. De manera similar a los iconos

anteriores, hay que pulsar la cabecera de la columna deseada e introducir los valores de

filtrado.

Sumatorio: en los campos numéricos de muchos listados se puede sumar el contenido de la

columna correspondiente usando este icono, procediendo de manera similar a como con los

iconos anteriores, seleccionando primero la columna y pulsando a continuación este icono.



Subtotales: en un listado en el que exista o se haya establecido un sumatorio (vea icono

anterior), puede seleccionar una columna cualquiera del listado (sea o no numérica) y pulsar

en este icono de subtotales para que el listado quede ordenado y agrupado por esa columna,

generándose subtotales en aquellas columnas que tengan establecidos totales.

Edición: en las consultas individuales es posible a veces (si se dispone de los permisos

adecuados) modificar parte de la información del registro visualizado. Una vez realizados

los cambios hay que pulsar el icono de grabación en el área general de iconos.

Consulta: el acceso a algunas consultas se realiza desde la opción de introducción de datos

correspondientes (p.e.: la consulta de facturas no tramitadas se realiza desde la pantalla de

introducción de facturas) pulsando este icono, lo que dará lugar a la oportuna petición del

número de documento o identificador aplicable a la consulta.

Borrado: desde las consultas individuales es posible en ocasiones (si los permisos y

controles lo permiten) borrar el registro visualizado. Normalmente, tras pulsar este botón

será necesario confirmar el borrado pulsando el icono de grabación del área general de

iconos.

Verificación: en muchas pantallas de introducción de datos existe este icono, que permite

comprobar si todos los datos suministrados son correctos, incluyendo en estas validaciones

las comprobaciones de crédito, saldos, etc.

Durante la introducción de datos

La pantalla de la

derecha muestra algunos

indicadores e iconos habituales

durante la introducción de datos, ya sea para el registro de información (facturas, activos fijos, etc.)

como para la obtención de consultas e informes.



Marca de verificación en campo: este icono indica que el campo es obligatorio y debe ser

introducido para poder continuar. Algunos campos pueden ser obligatorios en función de los

valores introducidos en otros campos anteriores y, en estos casos, no aparecerá la marca de

verificación aunque luego se exija su introducción.

Acceso a la ayuda de códigos: muchos datos a introducir son valores que deben existir en

otras tablas (NIF de acreedores, centros gestores, posiciones presupuestarias, tipos de IVA,

etc.). Este icono, que aparece al situar el cursor en campos de este tipo, permite efectuar

búsquedas en las tablas a través de descripciones (p.e: localizar el NIF de un acreedor por su

nombre o parte de éste).

Selección múltiple: en muchos informes y procesos de selección es posible introducir un

rango de valores. En estos casos se puede pulsar este botón para acceder a una pantalla

auxiliar que permite introducir colecciones de valores individuales (“búscame las facturas

cuyo NIF sea el 1 ó el 4”) o rangos (“búscame las facturas cuya fecha esté entre el 1 y el 31

de marzo o entre el 15 y el 18 de abril”). Además, la selección puede interpretarse en sentido

positivo (“cuyo NIF sea”, “cuya fecha esté”) o negativo (“cuyo NIF NO sea”, “cuya fecha

NO esté”).



Herramientas disponibles

Menú de impresión

Al visualizar cualquier tipo de documento, ya sea presupuestario o financiero, y pulsar

Imprimir ( ) el sistema muestra uno de los dos diálogos de impresión siguientes.

Diálogo de impresión clásico

El diálogo de impresión clásico se muestra, sobre todo, en los listados hechos a medida ya

existentes antes de la migración a la versión 6.0 de SAP, y en la impresión de formularios

(documentos presupuestarios, índices de salida de documentos, etc.). Su aspecto, con ligeras

diferencias, es el siguiente:

A continuación se comentan algunos de los campos y propiedades del diálogo anterior:

Dispositivo de salida: las etiquetas de activos fijos utilizan un dispositivo llamado

“ZETIQUETAxxx”, donde “xxx” identifica el centro gestor. El resto de los listados utilizan

“LOCAL”, el valor predeterminado.



Impres. front end: en el caso del dispositivo de salida “LOCAL”, permite escoger la impresora

de entre las definidas en MS Windows. El valor predeterminado es la impresora predefinida en

MS Windows.

Ctd. impresiones: permite imprimir múltiples copias del informe. El valor predeterminado es 1.

Selección pág.: permite indicar qué páginas del informe se quieren imprimir (p.e.: “3”, “3-5”,

“2, 4, 6”). Si no se indica nada, se imprime el documento completo.

Salida inmediata: debe marcarse para que el listado se ejecute inmediatamente.

Borrar tras salida: debe marcarse para que se borre el archivo temporal que se genera con el

listado una vez ha sido impreso.

Nueva orden SPOOL: debe marcarse para que se procese el listado.

: al pulsar este botón se visualiza el listado por pantalla en lugar de

imprimirse. Si mientras se visualiza se considera necesario imprimirlo, puede pulsarse el botón

de impresión de la barra general de iconos.

: al pulsar este botón se envía el listado directamente a la impresora seleccionada en

los campos anteriores.

Diálogo de impresión nuevo

El nuevo diálogo de impresión tiene, por defecto, el siguiente aspecto:

A continuación se comentan los campos y propiedades del diálogo anterior:



Dispositivo de salida: las etiquetas de activos fijos utilizan un dispositivo llamado

“ZETIQUETAxxx”, donde “xxx” identifica el centro gestor. El resto de los listados utilizan

“LOCAL”, el valor predeterminado.

Impres. Windows: en el caso del dispositivo de salida “LOCAL”, permite escoger la impresora

de entre las definidas en MS Windows. El valor predeterminado es la impresora predefinida en

MS Windows.

Ctd. impresiones: permite imprimir múltiples copias del informe. El valor predeterminado es 1.

Cantidad páginas: permite indicar si se quiere imprimir todo el documento, o un rango de

páginas.

Para acceder al resto de

características disponibles en el

diálogo clásico, hay que pulsar el

botón Atributos de la parte inferior,

obteniéndose la ventana que figura a la

derecha. En esta ventana, la parte

superior tiene una serie de opciones

agrupadas en categorías (visualizadas

como carpetas). Para acceder a una

opción y modificar su valor debe

seguir estos pasos:

Busque la opción desplegando las

distintas categorías. Para desplegar

o plegar una categoría, haga clic en el triángulo a la izquierda de la carpeta.

Una vez localice la opción que le interesa, haga doble clic sobre ella. Al hacerlo, la opción se

visualizará en la parte inferior del diálogo, permitiendo su modificación.

También aparecerá una casilla con el texto “Visualiz. parámetros impresión seleccionados

en ventana acceso”. Si marca esta casilla, la opción que ha seleccionado se mostrará en el diálogo

principal de impresión.

Se aconseja marcar la casilla “Visualiz. parámetros impresión seleccionados en ventana

acceso” para las opciones Hora de impresión y Borrar inmediat. después impresión.



Una vez trasladadas las opciones

más usuales a la ventana principal, su

aspecto es el de la imagen de la derecha.

Cuando vaya a imprimir listados

procesados en modo interactivo (es decir,

se solicita el listado y el programa lo

confecciona directamente, ofreciendo el

resultado tras unos segundos), lo habitual

es usar estas opciones:

Borrar inmediatamente tras salida: casilla marcada.

Hora impresión: dar salida inmediatamente.

Por el contrario, cuando solicite listados procesados en fondo (ver siguiente apartado), es

conveniente usar estas opciones:

Borrar inmediatamente tras salida: casilla desmarcada. De esta manera, podrá imprimir el

listado todas las veces que desee desde el control de órdenes de impresión.

Hora impresión: colocar primero sólo en el SPOOLer SAP. Esto asegura que el listado no se

imprimirá, una vez disponible, hasta que se dé la orden específicamente por el usuario.

Impresión en fondo

Solicitud

Hay determinados listados que Génesis, por motivos de rendimiento, obliga a ejecutar en

fondo, es decir, se hace una petición al servidor y cuando éste lo ha generado nos llegará un aviso.

Los listados, entre otros, son: Listado total de Ejecución de gastos, Informe de situación de fondos,

Informe de Gastos imputados (Controlling), etc. Por otra parte, podemos querer desviar un listado

directamente a la ejecución en fondo.



En ambos supuestos,

tomando como ejemplo la

solicitud de un informe de

situación de Fondos, se procede

a rellenar los distintos criterios

de selección que desee para el

listado. Tras ello, se debe

confirmar la petición del

informe, y es en este momento

cuando el procedimiento

difiere, en función de si el desvío a fondo es por voluntad del usuario o por imposición del sistema.

Si el desvío está forzado por el sistema... Si es el usuario el que quiere desviar a

fondo...

Simplemente se pulsa y entonces se muestra e d

En lugar de pulsar el siguiente aviso, dond eberá contestar afirmativamente.

, escoja la opción de jec . menú Programa / E utar en proceso fondo


Al contestar afirmativamente, se muestra el diálogo de impresión correspondiente (clásico o

nuevo)

En el diálogo de impresión clásico:

d que a la hora de

lida: casilla

hasta que se dé la orden específicamente por el usuario.

, donde deberán escogerse las siguientes opciones, dependiendo del diálogo:

o Salida inmediata: con la finalidaimprimir no se generen dos copias del mismo listado.

o Borrar tras salida: para poder conservar este listado yusarlo, visualizarlo e imprimirlo tantas veces como se desee.

En el diálogo de impresión nuevo:

o Borrar inmediatamente tras sadesmarcada. De esta manera, podrá imprimir el control de órdenes de impresión.

o Hora impresión: colocar primero sólo en el SPOOLer SAP. Esto asegura que el listado nose imprimirá, una vez disponible,

listado todas las veces que desee desde el


Si el desvío está forzado por el sistema... Si es el usuario el que quiere desviar a

fondo...


Al pulsar , Génesis nos indica que

nuestra sid

Al pulsar

petición ha o programada.

, en la ventana que aparece:

Pulse el botón In

lse el botón Fecha/Hora si quiere

s

e los

ente, pulse el icono Grabar (

mediato si quiere comenzar

a procesar el listado tan pronto como sea

posible.

O bien pu

fijar una hora de comienzo para el listado.

Esto es conveniente para listados que tardan

mucho en procesarse y que no necesita con

urgencia. Así permite que el sistema

responda mejor para todos los usuario

durante la jornada laboral, ocupándose d

listados cuando no hay nadie trabajando.

Seguidam

) que

aparece al pie de la ventana. El listado se

procesará en segundo plano según la

planificación elegida y la pantalla quedará

disponible para seguir trabajando.

Cuando la petición haya sido

rocesa

ados generados

p da, se recibirá un mensaje similar

al que figura a la derecha.

Consulta / captura de list en fondo

Desde el menú principal, escoja la opción Sistema -> Órdenes

SPOOL propias . Aparecerá la lista de nuestras peticiones generadas

en fondo en un modo nuevo de Génesis.


En la columna Status de

la lista de trabajos de impresión

puede ver la situación de cada

uno de ellos:

- (guión): el listado ya ha

sido procesado, pero no está siendo ni ha sido imprimido.

Espera: el listado está siendo procesado o en espera para serlo.

En pro.: el listado está siendo imprimido en este momento.

Termin.: el listado ha sido imprimido con éxito anteriormente.

Para visualizar un informe,

pulse en la columna Tp. Únicamente

se visualizarán las 10 primeras páginas

del listado. Para poder visualizarlo, en el

caso de que conste de un número de

páginas mayor de 10 hay que indicarlo

en la opción de menú Pasar a ->

Visualizar orden -> Opciones… En la

ventana que aparece, cambie el número

de páginas que desea visualizar (el

número total de páginas aparece en la lista, bajo la columna Páginas) y pulse el botón Aceptar

( ). Cuanto mayor sea el número de páginas a visualizar, más tiempo será necesario para generar

la vista preliminar.

Para imprimir un listado, seleccione la casilla de la izquierda

correspondiente al mismo y pulse el botón "Imprimir sin modificación".

Para eliminar un listado, seleccione la casilla de la izquierda

correspondiente al mismo y pulse . Aun así, tenga en cuenta que las

órdenes SPOOL se borran de manera automática cada cierto tiempo.



Qué hacer si el listado no aparece en la lista de órdenes SPOOL

Cuando se recibe el aviso “Se ha recibido el documento urgente…”, el sistema informa en

realidad de la recepción de un mensaje generado tras concluir el trabajo en fondo. Ese mensaje

puede consultarse en el Business Workplace del usuario, accesible a través del icono desde el

menú principal de Génesis. Una vez en su Business Workplace, busque la carpeta Entrada y

consulte los documentos no leídos con el título “Finalizado <nombre del listado solicitado>”.

Probablemente encuentre que el mensaje dice que no se seleccionaron datos.

Si no existe opción de imprimir

Cuando en Génesis no esté activado el icono de impresión y se necesite la información de

esa pantalla se puede aplicar cualquiera de los siguientes métodos para obtenerla.

Si se quiere únicamente esa pantalla

Al visualizar el presupuesto,

comprobamos que la impresora no se activa

(observe la imagen de la derecha). Entonces se pulsa el icono Ajuste de configuración local ( )

y se escoge la opción Duplicado de pantalla , obteniéndose una copia de la pantalla que se visualiza

en el ordenador.

Si se quiere trasladar esa pantalla a, por ejemplo, un documento de Word

Visualice la pantalla deseada y pulse la combinación de teclas Alt + Impr. Pant. Pase al

documento de Word y pulse el botón Pegar, o bien la combinación de teclas Control + V .



Supuesto especial: impresión de documentos de ajuste de valor

Génesis no habilita el icono de la

impresora en esta opción de menú. Por tanto, para

poder imprimir estos documentos presupuestarios

(reservas, autorizaciones, compromiso) hay que

visualizarlos y, seguidamente, acudir al menú

superior y escoger Ajuste del valor -> Imprimir .


Cortar y pegar

Generalidades

Al igual que en el resto de aplicaciones (Word, Excel, PowerPoint, etc.), en Génesis se

pueden utilizar estas dos funcionalidades. Una vez seleccionado el número de documento

financiero, número de documento presupuestario, NIF del acreedor, etc., para indicarlo en otra

opción del sistema se usarán las siguientes combinaciones de teclas:

Control + C: para copiar el texto en la memoria del ordenador.

Control + V: para pegar el texto seleccionado.

Pero si se quiere obtener una información parcial para traspasarla a otro programa (el más

habitual será Excel), procederemos del modo que se explica a continuación.

Visualizamos (a través de la ruta de menú

SAP Contabilidad patrimonial -> Documento contable

-> Visualizar documento ) un número de documento

financiero (en el ejemplo, un KJ o factura de Caja

Fija). Se pulsa Enter y se visualiza dicho documento.


Si de este documento únicamente se quisiera

obtener el NIF del acreedor hay que posicionarse en

el centro del dato a copiar, pulsar Control + Y (el

cursor se convierte en una cruz), y arrastrar el cursor

cubriendo el área a copiar, se pulsa Control + C .

Este bloque de información se puede utilizar en cualquier otra opción de Génesis, por ejemplo en el

listado de documentos de acreedor, en la ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos ->

Sistema de información -> Documentos acreedor .

También se pueden señalar varias líneas utilizando el mismo sistema; por ejemplo, si de la

siguiente pantalla únicamente quisiéramos algunas columnas para analizarlas en otro programa:

Habrá que pulsar Control + Y y marcar el bloque del texto deseado, pulsando a

continuación Control + C .



Seguidamente se insertará este bloque en el programa deseado, por ejemplo, pulsando

Control + V:

Selección en informes formato ALV

Este tipo de informes se encuentran frecuentemente en Controlling y en la selección masiva

de facturas para su incorporación a un documento presupuestario. Se pueden seleccionar columnas,

ya sean sucesivas o alternas:



Se

marca la

primera

columna

pulsando con

el ratón en su título y posteriormente se marcan el resto de columnas deseadas:

Manteniendo

pulsada la t

Mayú

ecla

sculas si

se desean

marcar

columnas

sucesivas.

Manteniendo

a


pulsada la tecl

de Control si se

desean marcar

columnas

alternas.

Una vez seleccionada el área deseada, al pulsar Control + C podremos copiarla en

cualqui

Copiar en documentos presupuestarios

er otro programa.

rios, como las reservas de gestión de RMS para pedidos

de mat

Una vez rellena la

línea

Al realizar documentos presupuesta

erial homologado, por la opción Entrada rápida se puede copiar la información registrada

en una línea para facilitar la tarea del registro de muchas líneas similares, es decir, con coincidencia

de centro gestor, centro de coste, posición presupuestaria, etc., procediendo de la forma que se

indica seguidamente.

con los datos

apropiados, selecciónela

pulsando el botón que


tiene a su izquierda (marcado en la imagen) y, a continuación, pulse el botón Copiar ( ).

Como resultado, obtendrá una segunda línea idéntica en todos sus datos a la original. En ella

puede modificar todos los datos que precise, ahorrándose tener que escribir los que sí coincidan.

Este procedimiento se puede utilizar en todas aquellas operaciones que aparezca el icono Copiar

( ), por ejemplo, en la pantalla de registro de traspasos manuales de Controlling.

Detener transacción

En ocasiones, al solicitar información a Génesis puede darse la eventualidad que el modo

activo en el sistema se quede inoperativo debido a que la petición necesita demasiado tiempo o se

ha pedido un listado con demasiados datos. Por ejemplo, al solicitar en Ejecución del presupuesto de

gastos -> Sistema de información -> Documentos acreedor todas las partidas de un acreedor con mucho

volumen de negocio (Clevisa, Misco, Viajes El Corte Inglés, etc.) sin ningún tipo de límite, el

sistema tarda en localizar la información y generar el listado pedido. Además, el efecto inmediato es

que ese modo de Génesis queda inoperativo.

Para subsanar esta situación, en la barra de tareas del

ordenador en el icono de Génesis se pulsa con el botón derecho

del ratón y en el menú contextual se elige Cancelar transacción .


Alternativamente, puede desplegar el menú

de control de la ventana o cuadro de diálogo en

curso. El menú de control es el que aparece al hacer

clic en el icono que se encuentra en la esquina

superior izquierda de la ventana o cuadro (observe la imagen). Como en el caso anterior, tendrá

acceso a la opción Cancelar transacción .


Mantenimiento de acreedores y deudores

Introducción

Durante el registro de facturas, ya sean de gastos o de ingresos, puede ser necesario dar de

alta al tercero implicado (acreedor en el caso de gastos y deudor en el caso de ingresos). Además,

los usuarios de centros y servicios pueden añadir datos bancarios a los acreedores cuando sea

necesario. Este apartado explica cómo dar de alta acreedores y deudores, cómo visualizarlos, y

cómo añadir datos bancarios a los acreedores.

Casos especiales

Hay ciertos casos en los que los terceros no pueden ser dados de alta por los usuarios de

centros y servicios, por lo que deberá dirigirse al Servicio de Coordinación y Apoyo al Área

Económica; para todas las operaciones de este tipo es necesario enviar la documentación por fax,

bien adjuntar la imagen digitalizada (preferiblemente en formato PDF) a un mensaje de correo

electrónico dirigido a la cuenta de correo de la Unidad.

Las modificaciones en datos de terceros también deben realizarse de modo centralizado,

pero en este caso debe dirigirse a la Sección de Gestión de Terceros del Servicio de Tesorería, tel.: 3499.

Tipos de acreedores

Tanto los acreedores como los

deudores se organizan en grupos llamados

grupos de cuentas. Los grupos de cuentas

disponibles para acreedores y sus

características son los siguientes:

CJF: grupo especial para acreedores

ficticios que representan la Caja Fija de cada centro/servicio.

CPD: grupo de acreedores ficticios que, cada vez que son usados al registrar una factura,

requieren la introducción de los datos específicos del acreedor de esa factura. Se utilizan para

registrar gastos que, por su naturaleza, hacen improbable que un mismo acreedor aparezca de




forma frecuente en sucesivas facturas (p.e.: devoluciones de tasas de alumnos) y que, de darse

de alta normalmente, provocaría un incremento desproporcionado de la tabla de acreedores. Un

ejemplo de acreedor CPD es UCM00005M - PEQUEÑO COMERCIO. Los acreedores CPD no

pueden usarse para registrar facturas de pago centralizado.

DIRE: grupo de uso restringido.

EMB: grupo de uso restringido.

ESPO: grupo de uso restringido.

EXT: en los acreedores, todos los que no tienen residencia fiscal en la Unión Europea.

GENE: grupo de acreedores ficticios para gastos que, por su naturaleza, no requieren, o no

permiten, identificación personalizada y son, por tanto, genéricos. Un ejemplo de acreedor

genérico es UCM00004G - TAXIS.

NIF: grupo de acreedores convencionales. En este grupo se incluyen las personas físicas de

nacionalidad española (identificadas por su NIF), las personas extranjeras con residencia en

España (identificadas por su NIE) y las personas jurídicas con sede en España (identificadas por

un CIF).

PJ: grupo especial para acreedores ficticios usados para la tramitación de Pagos a Justificar en

cada centro/servicio.

UEF: grupo de acreedores que corresponden a personas físicas con residencia fiscal en Europa

(excepto España). Deben proporcionar un NIF válido en su país de origen, pero no precisan de

NIF comunitario.

UEJ: grupo de acreedores que corresponden a personas jurídicas con residencia fiscal en

Europa (excepto España) que están obligados a facturar IVA. Deben proporcionar un NIF válido

en su país de origen, así como un NIF comunitario.

UEO: grupo de acreedores que corresponden a personas jurídicas con residencia fiscal en

Europa (excepto España) que están exentos de facturar IVA, como asociaciones profesionales.

De todos los tipos anteriores, los usuarios de centros/servicios sólo dan de alta los

acreedores convencionales, esto es, los correspondientes al grupo de cuentas NIF. Los acreedores

no residentes de todo tipo se dan de alta por el Servicio de Coordinación y Apoyo al Área

Económica a petición de cada centro que lo solicite. Los acreedores de grupos CPD y GENE se dan

de alta por el Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica tras considerar su

conveniencia, ya sea a petición de un centro/servicio o de oficio.



Tipos de deudores

Los grupos de cuentas disponibles para deudores y sus

características son los siguientes:

CPDA: grupo de deudores ficticios que, cada vez que son

usados para registrar un ingreso (o una devolución de ingresos), requieren la introducción de los

datos específicos del deudor. Se utilizan para registrar operaciones del presupuesto de ingresos

(habitualmente devoluciones de ingresos). No pueden usarse para registrar y emitir facturas

de ingresos. Cada centro dispone de un deudor CPDA con su nombre y de uso exclusivo por el

propio centro.

ESPO: grupo de uso restringido.

EXT: grupo de deudores que no tienen NIF/NIE/CIF por no tener residencia fiscal en España (si

son personas físicas) o no disponer de sede en España (si son personas jurídicas).

GEN: grupo de deudores ficticios para ingresos que, por su naturaleza, no requieren, o no

permiten, identificación personalizada y son, por tanto, genéricos. Cada centro dispone de un

deudor GEN con su nombre y de uso exclusivo por el propio centro.

NIF: grupo de deudores convencionales. En este grupo se incluyen las personas físicas de

nacionalidad española (identificadas por su NIF), las personas extranjeras con residencia en

España (identificadas por su NIE) y las personas jurídicas con sede en España (identificadas por

un CIF).

De todos los tipos anteriores, los usuarios de centros/servicios sólo dan de alta los deudores

convencionales, esto es, los correspondientes al grupo de cuentas NIF. Los deudores extranjeros se

dan de alta por el Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica a petición de cada centro

que lo solicite. Los deudores de grupos CPDA y GEN se dan de alta por el Servicio de

Coordinación y Apoyo al Área Económica tras considerar la conveniencia de hacerlo, ya sea a

petición de un centro/servicio o de oficio.

Mantenimiento de acreedores

El mantenimiento de acreedores se realiza en la carpeta de opciones Ejecución del

Presupuesto de Gastos -> Mantenimiento de acreedores . Las tres opciones disponibles (Crear, Datos

Bancarios Acreedor, Visualizar) se describen a continuación.



Crear acreedor

La primera pantalla que aparece al entrar en la creación de un acreedor solicita los siguientes

datos, ambos obligatorios:

Acreedor: el identificador del acreedor a dar

de alta. Para los acreedores convencionales el

identificador que debe usar es el N

del acreedor.

IF/NIE/CIF

Modelo - Acreedor: para dar de alta un

acreedor debe indicar otro acreedor ya

existente y de iguales características (persona física, jurídica, autónomo, etc.) que servirá como

modelo, lo que permitirá que muchos campos queden cumplimentados automáticamente, y

haciendo necesario modificar sólo aquellos que varíen. Para personas físicas, use los NIF

ficticios UCM00037Z - MODELO PERSONA FÍSICA VINCULADA o UCM00038S -

MODELO PERSONA FÍSICA NO VINCULADA.

Una vez introducidos ambos datos, pulse Enter . Pasará por una serie de pantallas que se

describen a continuación.

Pantalla 1 - Acreedor Crear: Dirección

En esta pantalla se solicita

el nombre, dirección, teléfonos, etc.

del acreedor. La relación exacta de

datos solicitados es:

Nombre: apellidos y nombre

del individuo si es una persona

física, o razón social si es una

persona jurídica. Al introducir

el nombre, tenga en cuenta las

siguientes normas:

o Use mayúsculas: introduzca todo el nombre en mayúsculas.

o No use acentos: aunque lo correcto ortográficamente es acentuar las mayúsculas cuando proceda, para evitar problemas en las búsquedas es necesario establecer un criterio unificado.


o Introduzca apellidos y nombre: en las personas físicas, introduzca primero los apellidos y luego el nombre (p.e.: PEREZ GARCIA, JOSE PEDRO).

o Abrevie los nombres largos: cuando el nombre comience por palabras comunes (p.e.: "ASOCIACION NACIONAL DE GEOFISICOS") puede ser conveniente abreviar esas palabras para permitir que la parte más indicativa del nombre aparezca completa (p.e.: "ASOC. NAL. GEOFISICOS").

o Si hay siglas, van al comienzo: algunas organizaciones usan siglas para identificarse, junto con el nombre completo. En estos casos, lo más conveniente es introducir las siglas al principio, seguidas de un guión y del nombre completo (p.e: "ANG - ASOC. NAL. GEOFISICOS").

Calle/Número: calle y número del domicilio.

Código postal/Pobl.: introduzca el código postal y la población. En el campo población puede

añadir, si hay espacio y resulta conveniente, la provincia.

País: un código de dos letras que identifica el país. Para España el código es "ES".

Apartado: si el acreedor especifica un apartado de correos, puede introducirlo aquí.

Código postal: el código postal del apartado de correos.

Idioma: mantenga el valor predeterminado, "Español".

Teléfono: puede introducir un teléfono de contacto. No incluya paréntesis, guiones ni puntos.

Fax: como en el caso anterior, puede introducir un número de fax. Observe las mismas reglas

que en el caso del número de teléfono.

Correo electrónico: si el acreedor proporciona una dirección de correo electrónico, puede

escribirla aquí. Si lo hace, las comunicaciones de pagos se realizarán electrónicamente a esa

dirección, ahorrando papel y tiempo, por lo que tenga en cuenta que la dirección de destino debe

ser la más adecuada (departamento de cobros o facturación de la empresa, si se dispone de

varias direcciones).

Una vez cumplimentados todos los campos, pulse Enter para pasar a la siguiente pantalla.

Podría obtener algunos mensajes de advertencia sobre el formato de los números de teléfono y fax;

puede aceptarlos sin más.

Pantalla 2 - Acreedor Crear: Control

En la siguiente pantalla debe

introducir los siguientes datos:

Nº id. fiscal: introduzca el

NIF/NIE/CIF del tercero. El valor que

figure en esta pantalla es el que se usará



en las transferencias generadas.

N.I.F. com.: si está dando de alta una empresa, introduzca el NIF comunitario. En general, el

NIF comunitario será el CIF de la empresa, anteponiéndole “ES”.

Pulse Enter tras introducir el valor para pasar a la siguiente pantalla.

Pantalla 3 - Acreedor Crear: Pagos

La tercera pantalla permite indicar la cuenta bancaria del acreedor, en caso de que tenga una

(o varias). Los datos que debe introducir para cada cuenta que registre son:

País: clave del país donde reside la cuenta bancaria, que será “ES” para España. Si tuviera que

añadir una cuenta fuera de España, consulte el siguiente apartado.

Clave banco: los ocho primeros dígitos del Código Cuenta Cliente (C.C.C.) de la cuenta

bancaria, esto es, la entidad bancaria y la sucursal. No introduzca espacios entre los números.

Cuenta bancaria: los diez dígitos finales del C.C.C., esto es, el número de cuenta.

CC (código de comprobación): los dígitos 9 y 10 del C.C.C., es decir, el DC (dígito de control)

de la cuenta.

TpBc: un identificador secuencial interno de la cuenta bancaria del acreedor. Introduzca un

número de cuatro dígitos con ceros a la izquierda ("0001" para la primera cuenta, "0002" para la

segunda, etc.).

Botón IBAN: una vez cumplimentados los campos anteriores, pulse este botón para que el

sistema calcule el IBAN (Internacional Bank Account Number) y confírmelo en la ventana que

aparecerá. Es OBLIGATORIO generar los datos IBAN de la cuenta.



Titular Cta.: si el titular de la cuenta no coincidiera con el nombre del acreedor, introduzca

aquí el titular. No utilice este campo para otra función (como anotaciones), ya que saldrá

impreso en las órdenes de transferencia.

En otras partes de Génesis, el código TpBc es denominado "Banco interlocutor", "Tipo de

banco interlocutor" u "Ordinal bancario".

Una vez introducidos los datos bancarios, pulse Enter para pasar a la siguiente pantalla.

Añadir datos bancarios a partir del IBAN

Si tiene que añadir una cuenta bancaria fuera de España, resulta más fácil introducir el

IBAN directamente. Para ello, siga estos pasos:

Primero, asegúrese de disponer de toda la información necesaria: el código IBAN, el código

BIC o SWIFT, el nombre de la entidad y su domicilio, incluida la provincia o región.

Pulse el botón IBAN ( ) para acceder a

la ventana de introducción del IBAN.

Normalmente este código se suministra como

una cadena consecutiva o en grupos de cuatro

caracteres.

Una vez termine de escribir los códigos, pulse

el botón Generar datos bancarios que hay al

pie de la ventana.

Si la entidad y sucursal a las que

pertenece la cuenta no están registradas

en el sistema (lo cual es habitual para

entidades situadas en el extranjero),

deberá introducir los datos en la ventana

que aparecerá.

Confirme las dos ventanas (o la ventana,

si no necesitó añadir los datos de la

sucursal) y verá el código de cuenta en la

pantalla principal de datos bancarios.

Elija un TpBc para el acreedor como se indicó más arriba.



Pantalla 4 - Acreedor Crear: Gestión de cuenta Contabilidad

En esta pantalla sólo debe

introducir el grupo de tesorería. Los

valores posibles son muchos y

pueden cambiar con el tiempo, pero

los que más habitualmente usarán

los centros son:

E. SERVICIO: empresas de servicios que trabajan habitualmente con la Universidad.

E. SUMINISTROS: empresas de suministros que trabajan habitualmente con la Universidad.

PROV. PEQUE: proveedores esporádicos o de baja facturación a la Universidad.

PFV: persona física vinculada con la UCM (profesores, personal laboral y funcionario; en

general, toda persona física que tiene una relación laboral con la Universidad Complutense de

Madrid).

PFNV: persona física no vinculada con la UCM. Esto incluye personal al servicio de otras

administraciones públicas.

Una vez cumplimentado el valor pulse Enter para pasar a la siguiente pantalla.

Pantalla 5 - Acreedor Crear: Pagos Contabilidad

Esta pantalla permite

indicar las vías de pago que

admitirá el acreedor. Por ejemplo,

si el acreedor no tiene cuenta

bancaria puede querer no incluir las

vías de pago asociadas a

transferencias (1, 4 y T) para

reducir errores. No obstante, si más tarde el acreedor informa datos bancarios, tendrá que solicitar la

modificación de las vías de pago además de añadir la cuenta bancaria en sí. En cuanto al campo

"Bloqueo de pago", déjelo en blanco. Pulse Enter para pasar a la última pantalla.



Pantalla 6 - Acreedor Crear: Retención de impuestos Contabilidad

Las personas físicas soportan descuentos por IRPF en su facturación; así mismo, las

personas jurídicas pueden tener retenciones por otros motivos, como embargos, regularización de

pagos anticipados, etc. Todos estos posibles descuentos o retenciones se dan de alta en esta pantalla

cumplimentando los siguientes datos:

Tp. retenc.: tipo de retención. El valor para el

IRPF de personas residentes en España es IR,

para no residentes es NR.

Ind. ret.: indicador de retención. El valor, que

se usará como valor predeterminado durante la

introducción de facturas, depende del tercero y

del tipo de retención introducido. Para el tipo

de retención IR este dato debe permanecer en

blanco, y el sistema fuerza esta restricción.

Ciertos acreedores pueden precisar más líneas de retención, pero si surge la necesidad puede

solicitar la modificación pertinente a la Sección de Terceros del Servicio de Tesorería. Una vez

cumplimentados todos los datos, debe confirmar el alta del acreedor pulsando Grabar ( ).

Añadir datos bancarios o cesionarios a un acreedor

En ocasiones puede querer añadir o

modificar datos bancarios a un acreedor, porque

éste incorpore una nueva cuenta bancaria o la

sustituya por otra. El procedimiento exige que los

datos bancarios antiguos se mantengan,

renumerando su identificador para que el código

"0001" sea, siempre que sea posible, el

identificador de la cuenta válida. Las

modificaciones, por tanto, han de ser solicitadas a

la Sección de Terceros del Servicio de Tesorería, pero los usuarios de centros/servicios sí que

pueden dar de alta nuevos datos bancarios.

También puede necesitar añadir un receptor alternativo de pago, o cesionario. Un cesionario

es un tercero (normalmente, una entidad bancaria) que va a recibir el pago de una factura emitida



por otro tercero distinto. Por ejemplo, puede que el acreedor X emita una factura con la leyenda

“Pago cedido a Y en la cuenta 1234567890”. En ese caso, el acreedor Y será un cesionario del

acreedor X.

La opción para ambas operaciones (añadir datos bancarios y añadir cesionarios) es Datos

Bancarios Acreedor , y en ella tiene que introducir los siguientes datos:

Acreedor: el NIF/NIE/CIF del acreedor.

Pagos: marque la casilla "Pagos" para acceder a la pantalla de datos bancarios.

Una vez cumplimentados ambos campos, pulse Enter . Pasará a la pantalla de pagos descrita

en el procedimiento de alta, donde podrá añadir los datos que necesite.

Añadir datos bancarios

Para añadir datos bancarios, puede proceder igual que en el proceso de alta del acreedor,

simplemente añadiendo una nueva línea con los datos bancarios que necesite. Termine pulsando

Grabar ( ) para confirmar los cambios.

No olvide pulsar el botón IBAN para generar este código. No podrá procesar ficheros de

transferencias electrónicas si no ha generado correctamente el IBAN.

Añadir un cesionario

Para añadir un cesionario o

receptor alternativo de pago,

comience pulsando el botón

“Receptor pago perm.” que hay

bajo la lista de cuentas bancarias.

Aparecerá una ventana flotante en

la que podrá añadir distintos

cesionarios. Tenga en cuenta las

siguientes observaciones al

respecto:

Los cesionarios deben existir

como acreedores en Génesis. Por tanto, antes de añadir un cesionario, debe comprobar su

existencia como acreedor y, si es necesario, darlo de alta.



Cuando una factura indica que el pago está cedido, normalmente también indica una cuenta

bancaria. Esa cuenta bancaria debe estar dada de alta en el cesionario (no en el tercero que

emite la factura).

Una vez haya añadido el cesionario, pulse el botón Tomar al pie de la ventana flotante para

cerrar dicha ventana y, a continuación, confirme los cambios pulsando Grabar ( ).

Visualizar un acreedor

Para visualizar los datos de un acreedor puede usar la

opción Visualizar . La pantalla requiere la introducción del

NIF/NIE/CIF del acreedor y marcar las casillas

correspondientes a las pantallas que se quieren visualizar. Una

vez introducidos los datos apropiados y pulsar Enter , pasará a

la pantalla inicial del acreedor en la que podrá ver la dirección.

Para desplazarse por las distintas

pantallas, puede usar los botones de

desplazamiento que hay en la parte superior de

las mismas. Cuando termine, pulse el icono

Atrás ( ) para salir.

Uso de un acreedor CPD

Cuando registra una factura

introduciendo un acreedor CPD

aparecerá una pantalla adicional

para registrar los datos específicos

del acreedor al que corresponde esa

factura. Los datos que se solicitan

en esta pantalla son los siguientes:

Clave de idioma: el valor es

siempre "ES".




Nombre: debe sustituir el nombre genérico del acreedor CPD con el nombre real del acreedor.

Este dato es obligatorio.

Calle: domicilio real del acreedor. Este dato es obligatorio; si no lo conoce, introduzca "S/D"

(sin dirección).

Apartado: apartado de correos del acreedor, en caso de disponer de él. Es un dato opcional.

CP del apartado: código postal del apartado de correos. Es un dato opcional. No lo confunda

con el código postal de la dirección del acreedor, que sí es obligatorio.

Población: población real del acreedor. Si no dispone del dato del domicilio del acreedor,

escriba "Madrid".

Código postal: código postal del domicilio del acreedor. Si no dispone del dato del domicilio

del acreedor, escriba "28040".

País: el código del país.

Clave de banco: si tiene la intención de pagar la factura por transferencia, deberá introducir los

datos bancarios. En la clave de banco tendrá que escribir el código de la entidad bancaria y el de

la sucursal (los ocho primeros dígitos del C.C.C.).

País del banco: código del país donde está situada la entidad bancaria. En Génesis no se

introducen datos de cuentas bancarias que no estén situadas en España, por lo que este valor

siempre ha de ser "ES".

Cuenta bancaria: número de cuenta del acreedor (los diez últimos dígitos del C.C.C.).

Clave de control: dígito de control de la cuenta bancaria (dígitos 9 y 10 del C.C.C.).

Referencia: puede dejar este valor en blanco.

Nº id. fiscal: debe cumplimentar este valor con el NIF real del acreedor. Si no introduce este

valor, la transferencia no podrá enviarse al banco correctamente.

NIF 3: puede dejar este valor en blanco.

Una vez terminada la introducción de datos puede salir pulsando Enter y volverá a la

secuencia normal de operaciones.



Mantenimiento de deudores

El mantenimiento de deudores se efectúa en la carpeta de opciones Ejecución del Presupuesto

de Ingresos -> Mantenimiento de Deudores . A continuación se describen las dos opciones disponibles

(Crear, Visualizar).

Alta de deudores

La pantalla inicial que aparece al

seleccionar la opción "Crear" solicita los

siguientes datos:

Deudor: el NIF/NIE/CIF del deudor.

Modelo -> deudor: el NIF/NIE/CIF de

un deudor existente que proporcionará

valores predefinidos.

Modelo -> sociedad: siempre es 1000.

Una vez introducidos los datos, pulse Enter y pasará a la pantalla principal de alta. El

procedimiento de alta del deudor es similar al del acreedor, aunque se solicitan menos datos.

Pantalla 1 - Crear cliente: Datos generales - Dirección

La pantalla de dirección

permite introducir el nombre del

deudor y varios datos de

comunicación. La lista de datos

solicitados es la siguiente:

Nombre: nombre o razón s

del deudor. Tenga en cuenta

mismas consideraci

para los nombres de los

acreedores.

ocial

las

ones que

Calle/Número: calle y número

del domicilio del deudor.


Código postal/Pobl.: introduzca el código postal y la población del domicilio del deudor. Si lo

considera conveniente, añada en el campo de población también la provincia.

País: el valor es siempre "ES", correspondiente a España.

Idioma: el valor es siempre "Español".

Teléfono: introduzca el número del teléfono. Como con los acreedores, evite incluir paréntesis,

guiones o puntos.

Fax: introduzca el número de fax si está disponible. Observe las mismas reglas que para el

número de teléfono.

Correo electrónico: si el deudor dispone de correo electrónico, introduzca aquí su dirección.

Una vez introducidos los datos, puede pulsar en la pestaña siguiente con el ratón.

Pantalla 2 - Crear cliente: Datos generales - Datos de control

La segunda pantalla

requiere introducir los siguientes

datos:


Nº id. fiscal: introduzca el

NIF/NIE/CIF del deudor.

N.I.F. com.: si está dando de

alta una empresa, introduzca el

NIF comunitario. En general, el NIF comunitario será el CIF de la empresa, con “ES” delante.

Una vez cumplimentado, debe pulsar el botón "Datos de sociedad", ya que la pestaña

"Pagos" no tiene ningún dato que requiera ser cumplimentado.

Pantalla 4 - Crear cliente: Datos de sociedad - Gestión de cuenta

Esta pantalla requiere dos

datos para cumplimentar:

Cuenta asociada: el valor es

siempre "43000000".

Grupo de tesorería: el valor es

siempre "P2".


Si una vez en esta pantalla quisiera volver a los datos generales, puede pulsar el botón

"Datos generales". Una vez cumplimentados todos los datos, debe confirmar el alta del deudor

pulsando Grabar ( ).

Visualizar un deudor

Para visualizar los datos de

un deudor puede usar la opción

"Visualizar". La pantalla requiere la

introducción del NIF/NIE/CIF del

deudor y la sociedad, que siempre es "1000". Pulse Enter tras introducir los datos. Accederá a

pantallas idénticas a las del alta, pero en modo sólo consulta. Puede desplazarse por las distintas

pantallas de la misma manera que durante el proceso de alta.

Uso de un deudor CPD

Cuando registra una

devolución de ingresos

Clave de idioma: el valor es siempre "ES".

el deudor CPD con el nombre real del deudor. Este

l campo no aparece en la pantalla): domicilio real del deudor. Este dato

omicilio del deudor, escriba

introduciendo un deudor CPD

aparecerá una pantalla adicional

para registrar los datos específicos

del deudor al que corresponde esa

operación. Los datos que se

solicitan en esta pantalla, muy

similar a la del acreedor CPD, son

los siguientes:

Nombre: debe sustituir el nombre genérico d

dato es obligatorio.

Calle (el nombre de

es obligatorio; si no lo conoce, introduzca "S/D" (sin dirección).

Población: población real del deudor. Si no dispone del dato del d

"Madrid".




Código postal: código postal del domicilio del deudor. Si no dispone del dato del domicilio del

deudor, escriba "28040".

País: el código del país.

Clave de banco: si tiene la intención de pagar la devolución de ingresos por transferencia,

deberá introducir los datos bancarios. En la clave de banco tendrá que escribir el código de la

entidad bancaria y el de la sucursal (los ocho primeros dígitos del C.C.C.).

País del banco: código del país donde está situada la entidad bancaria. En Génesis no se

introducen datos de cuentas bancarias que no estén situadas en España, por lo que este valor

siempre ha de ser "ES".

Cuenta bancaria: número de cuenta del acreedor (los diez últimos dígitos del C.C.C.).

Clave de control: dígito de control de la cuenta bancaria (dígitos 9 y 10 del C.C.C.).

Referencia: puede dejar este valor en blanco.

Nº id. fiscal: debe cumplimentar este valor con el NIF real del deudor. Si no introduce este

valor, la transferencia no podrá enviarse al banco correctamente.

Una vez terminada la introducción de datos puede salir pulsando Enter y volverá a la

secuencia normal de operaciones.


Activos fijos

Introducción

Este documento explica cómo dar de alta un activo fijo, cómo visualizar los activos fijos,

cómo imprimir las etiquetas, como se dan de baja activos fijos sin ingresos y cómo se introducen

los números de activo fijo en las facturas. La totalidad de las opciones de activos fijos se encuentran

dentro de la carpeta de menú Activos Fijos .

Dar de alta un activo fijo

La opción a utilizar es

Activos Fijos -> Fichas de Activos

Fijos -> Creación Ficha de un Activo

Fijo . La primera pantalla solicita

estos datos:

Clase activo fijo: este valor clasifica el activo fijo según una lista predefinida.

Sociedad: el valor siempre es 1000.

Ctad de activos iguales: en muchas ocasiones se adquiere más de un bien de las mismas

características (p.e.: cien sillas para aulas, o veinte ordenadores para un aula informática). En

ese caso, se puede introducir aquí el número de bienes idénticos.

Modelo: si está dando de alta un activo fijo similar a uno ya existente, puede indicar el número

de éste último como modelo de los nuevos, y así tardar menos en cumplimentar los campos del

nuevo. Todos los campos aparecerán cumplimentados con los valores del modelo, y sólo tendrá

que corregir aquellos que varíen.



Sobre la clasificación de activos fijos

La imagen de la derecha muestra la clasificación de

activos fijos. En la lista hay valores para ordenadores y

periféricos (22700000 - Equipos Informáticos), armarios y

otros muebles (22600000 - Mobiliario), etc.

Una vez cumplimentados los campos de la pantalla

incial, pulse Enter y pasará a la siguiente pantalla. En ella

observará que hay varias pestañas que agrupan información común. Tendrá que pasar por todas

ellas para cumplimentar, al menos, los campos obligatorios de cada una.

Primera pestaña - General

En la pestaña

General sólo es necesario

introducir la denominación

del bien. En ese campo con

dos líneas debe introducir

una descripción que permita

identificar el bien en

cuestión (observe el

ejemplo).

Segunda pestaña - Dependiente tiempo

En la pestaña

Dependiente tiempo

se introducen datos

de ubicación del bien

y del centro que lo

gestiona (puesto que

los bienes pueden ser

reubicados, estos datos pueden cambiar con el tiempo, de ahí el nombre de la pestaña). Los datos

que debe introducir son:

Centro de coste: el centro de coste al que se imputa la adquisición del bien.



Ord. Costes: la orden de coste que representa el departamento, unidad o dependencia a la que

se imputa la adquisición del bien.

Centro y Emplazamiento: la combinación de ambos datos indica la ubicación física del bien.

Centro gestor: centro gestor al que se imputa la adquisición del bien.

Los valores introducidos en Centro de coste, Orden de coste y Centro gestor han de ser

los mismos que los usados en el registro de la correspondiente factura.

Tercera pestaña - Asignaciones

En la pestaña Asignaciones

sólo es obligatorio cumplimentar el

campo Criterio Clasif. 5. En él se

establece una clasificación más

detallada que la solicitada en la

pantalla inicial.

Para facilitar la elección del código, puede pulsar la ayuda de códigos y buscar primero con

la cadena *00 para obtener la lista de clasificaciones principales; una vez haya decidido la

clasificación principal (en la imagen de ejemplo era el 21300), corrija el criterio para ver los

subcódigos aplicables escribiendo los tres primeros dígitos y un asterisco (siguiendo el ejemplo,

213*). De la lista resultante, escoja el código específico para el bien que está dando de alta.

Cuarta pestaña - Origen

La cuarta pestaña permite

indicar el proveedor del bien, el

fabricante, y otros datos

relacionados con el origen. En

concreto, debe introducir los

siguientes datos:

Proveedor: introduzca

únicamente el NIF (el nombre

aparecerá automáticamente tras

pulsar Enter , por lo que no necesita escribirlo).

Fabricante: escriba el nombre del fabricante (en este caso sí debe escribirlo directamente).



Nuevo/usado: marque la casilla que identifica si el bien se ha comprado nuevo ("AF comprado

nuevo") o de segunda mano ("Comprado 2ª mano")

País de origen: introduzca el código de país de origen del bien.

Ejercicio de adquisición original: el ejercicio en que se adquirió el bien.

Valor original: valor del bien en euros. Si da de alta muchos activos fijos idénticos, este valor

ha de ser el de cada bien individual, con impuestos y costes añadidos incluidos.

La última pestaña, Valoración, no requiere ninguna intervención por parte del usuario.

Una vez cumplimentados todos los campos, pulse el icono del disquete naranja ( ) para

grabar el activo fijo. Si durante la pantalla inicial señaló que hay varios bienes iguales, al pulsar el

icono del disquete naranja le aparecerá una pregunta indicando esa circunstancia, y permitiéndole

escoger entre crear los activos fijos directamente (botón "Crear"), o actualizar algunos valores

individualmente para cada bien (botón "Actualizar"), en concreto, la denominación y el criterio de

clasificación 5 de la pestaña 3. Si pulsa el botón "Actualizar", cuando termine de actualizar los

valores volverá a la pregunta con los dos botones, momento en el cual puede pulsar ya el botón

"Crear" para confirmar el alta.

Visualizar fichas de activos fijos

La opción a utilizar es Activos Fijos -> Fichas de Activos Fijos -> Visualizar Ficha de un Activo

Fijo . La primera pantalla solicita el número del activo fijo que quiere visualizar; tras introducirlo y

pulsar Enter , pasará a otra pantalla igual a la del alta, pero en modo sólo consulta.

Imprimir fichas de activos fijos para Intervención

La opción a utilizar es

Activos Fijos -> Impresión de Fichas

para el Servicio de Intervención ->

Impresión Fichas Activos Fijos . La

pantalla de selección le permite

indicar distintos criterios, pero

habitualmente querrá indicar la sociedad (siempre con el valor 1000) y el número o números de

activos fijos a incluir en la ficha.



Una vez seleccionados los

datos y pulsado el botón Ejecutar

( ), obtendrá un listado en

pantalla con las fichas seleccionadas, que podrá imprimir pulsando el botón de impresión general.

Imprimir etiquetas de activos fijos

La impresión de etiquetas se realiza a través

de la opción Activos Fijos -> Etiquetas de Activos

Fijos -> Impresión de Etiqueta de Activos Fijos . La

pantalla que aparece le permite establecer varios crit

que imprimir las etiquetas correspondientes. El criterio de selección que usará más habitualmente es

el número de activo fijo. Puede indicar un solo número de activo fijo (p.e.: 26933), un rango

completo (p.e.: 26932 a 26943) o una selección detallada usando la opción de selección múltiple. Si

necesita más de una etiqueta, puede indicarlo en el último campo, Items de cada etiqueta.

Una vez establecidos los

erios para seleccionar los activos fijos de los

criterios, pulse el icono Ejecutar

( ) para generar la impresión. En

la ventana del diálogo de

impresión, cambie el valor LOCAL

por el de la impresora de etiquetas

de su centro (todas comienzan por

ZETIQUETA). Asegúrese también

de que la casilla Salida inmediata está m

pulse el icono de verificación de la parte inferior izquierda de la ventana para proceder a imprimir el

activo fijo.

arcada. Una vez seleccionados los valores apropiados,

Introducir los números de activo fijo al registrar las facturas

Los activos fijos han de ser indicados

al introducir las facturas que justifican su

adquisición. En las tres pantallas de registro

de facturas de gastos dispone de un campo "

individual como un rango. Si introduce un rango, el sistema automáticamente desglosará la factura

Activo fijo" que permite introducir tanto un valor




(y, en ese caso, no podrá desglosar la factura por otros criterios como compartición de costes entre

varios departamentos, imputación a distintas posiciones presupuestarias, etc.).

Cuando tenga que registrar facturas con activos fijos, debe tener presente estas limitaciones:

Sólo puede indicar un rango de activos fijos si todos ellos tienen el mismo valor. Si incluye

e

drá que dividir la factura en

r a nuevos

En cualquiera de los casos anteriores, deberá fraccionar el registro de la factura en varias

partes.

bienes de varios valores, tendrá que dividir la factura tantas veces como bienes de distintos

valores tenga, o desglosarla sin introducir el rango de activos fijos y crear manualmente una

línea por cada activo fijo (más detalles en el apartado de registro de facturas centralizado).

Si los activos fijos no tienen valores consecutivos, no podrá indicar un solo rango, por lo qu

tendrá que dividir la factura en tantas partes como sea necesario.

Si la factura incluye material inventariable y no inventariable, ten

dos partes, una para el material no inventariable (que podrá, a su vez, desglosar si es preciso

para imputar a distintos centros gestores o posiciones presupuestarias), y otra para el

inventariable, sobre la que deberá aplicar los puntos anteriores, lo que podría dar luga

fraccionamientos.

Como el sistema comprueba que no se introduzcan dos facturas con la misma numeración

(en el registro para pagos centralizados), tendrá que añadir un identificador al número de factura

para cada fracción. Así, si el número de factura es "12345" y necesita fraccionarlo en tres partes,

usaría los números "12345/1", "12345/2" y "12345/3".

Ejemplo práctico de introducción de factura

Observe la siguiente factura ficticia:


Los bienes inventariables, que son nuevas adquisiciones que no reemplazan otras ya

existentes, se han registrado con los siguientes números:

Taladradoras: números 26522 y 26524 al 26532.

Fresadoras: números 26540 al 26544.

Por otra parte, la distribución de gastos a órdenes de coste es la siguiente:

Taladradoras: cinco a cargo del centro de coste A800 y cinco a cargo de A807.

Fresadoras: las cinco a cargo del centro de coste A807.

Kit de lijas: los cinco a cargo del centro de coste A807.

Además, hay que tener en cuenta que los precios en la relación de artículos de la factura son

sin IVA, por lo que hay que incrementarlos debidamente en un 18%. Eso da como resultado que los

costes unitarios de cada artículo son, respectivamente, 41,89 Euros (taladradora), 50,68 Euros

(fresadora) y 8,85 Euros (kit de lijas).

Con todo lo anterior, para registrar correctamente la factura habría que proceder como sigue:

Registrar la factura número 04-44226/1 con el activo fijo 26522 a cargo del centro de coste

A800, posición presupuestaria G/6200127/6000 (EQUIPAMIENTO NUEVO - UTILLAJE) por

importe de 41,89 Euros.

Registrar la factura número 04-44226/2 con los activos fijos 26524 a 26527 a cargo del centro

de coste A800, posición presupuestaria G/6200127/6000 (EQUIPAMIENTO NUEVO -

UTILLAJE) por importe de 167,56 Euros.









Registrar la factura número 04-44226/5 sin activo fijo a cargo del centro de coste A807,

posición presupuestaria G/2219900/6000 (SUMINISTROS - OTROS SUMINISTROS) por

importe de 44,25 Euros.

Si es necesario, habrá que añadir un céntimo de más, para que el total del desglose coincida

con el importe de la factura.

Bajas de activos fijos sin ingresos

Los bienes se deterioran, se sustraen o se roban, o simplemente terminan su ciclo de vida

útil. En cualquiera de estos casos es necesario darlos de baja, y en todos ellos dicha baja no genera

ingresos para la Universidad. Este tipo de bajas sin ingresos se realizan de manera descentralizada

en los mismos centros y servicios que gestionan las altas, a través de la ruta de menú SAP Activos

fijos -> Movimientos de activos fijos -> Bajas de activos fijos -> Bajas de AF sin ingresos -> Registrar baja

de un AF sin ingresos .

Al acceder a

esa opción, verá una

pantalla como la que

figura a la derecha.

En ella debe llevar a

cabo los siguientes

pasos:

Comience

introduciendo el

número de activo

fijo a dar de baja (pero no pulse Enter).



A continuación, indique la fecha de documento y la de referencia. En general, debe indicar en

ambas fechas la misma que figura como fecha de contabilización, que habitualmente será la del

día en curso.

Indique un texto descriptivo del motivo de la baja. Puede ser baja por obsolescencia, por rotura,

por hurto o robo…

Una vez haya escrito todo lo anterior, pulse la pestaña

Datos adicionales. Debe pasar por esa pestaña

obligatoriamente, u obtendrá posteriormente el error

“Cabecera de documento sin clase de documento”.

A continuación, pulse el botón Simular ( ).

Al pulsar el botón Simular, accederá a otra pantalla en la que se muestra el asiento contable

previsto para llevar a cabo la baja. Este asiento puede tener dos o tres posiciones (líneas),

dependiendo de si está o no completamente amortizado, y determina el siguiente paso a realizar.

Si el activo fijo está completamente amortizado, entonces la baja no implica disminución del

conjunto de activos (bienes) de la Universidad, y por tanto no se produce gasto, ni en

consecuencia hay que imputarlo a la contabilidad de costes. Sólo debe grabar el documento de

baja pulsando el icono Grabar ( ). Obtendrá un número de documento contable que debe

apuntar como referencia de la operación de baja realizada.



Si el activo fijo no está completamente amortizado aún, entonces sí se produce un gasto

(representado por la posición con la cuenta contable que comienza por 6) y hay que

proporcionar la imputación correspondiente a la contabilidad de costes de la siguiente manera:

o Haga clic una vez en la posición que comienza con 6, para situar el cursor en ella. o A continuación, pulse el

botón Imputación adicional. Aparecerá una ventana como la que figura a la derecha.

o En esa ventana, indique el centro de coste si no figura ya. NO introduzca orden de coste en ningún caso, ya que provocaría errores en los informes de Controlling de su centro.

o Acepte la ventana ( ).

o Por último, grabe el documento de baja pulsando el icono Grabar ( ). Obtendrá un número de documento contable que debe apuntar como referencia de la operación de baja realizada.

Si el Activo fijo es antiguo y tiene un Centro Gestor de 11 dígitos

Primero hay que modificar la ficha del Activo Fijo a dar de baja a través de la ruta del menú

SAP Activos Fijos -> Fichas de Activos Fijos -> Modificar Ficha de un Activo Fijo .

En la pestaña “Dependiente del tiempo” se modifican los campos:

Centro de coste: el centro

de coste con el que se

correlacione el Centro

Gestor de 11 dígitos, en el

ejemplo: A140

Centro gestor: se indica el

centro correspondiente a 7

dígitos, en el ejemplo:

0390140.

Quedando como sigue:



Una vez efectuadas las

modificaciones, se pulsa .

A continuación, se procede a la

baja del Activo Fijo según el

procedimiento explicado con

anterioridad en este manual.



Reservas de gestión

Usos

Las reservas de gestión son documentos que efectúan, como su propio nombre indica, una

reserva de crédito. Se diferencian de otro tipo de reservas en que no tienen circuito de workflow y,

por tanto, no precisan de su contabilización para poder ser usadas. Su clase de documento en

Génesis es RG.

Los usos típicos de una reserva de gestión se resumen en dos:

Reservas temporales de crédito: puede usar una reserva de gestión si el titular de una dotación le

avisa que pretende efectuar próximamente un gasto y quiere asegurarse de que dispondrá de

crédito reservado para hacer frente al mismo.

Reservas para gastos correspondientes a fondos con financiación afectada: algunas dotaciones

se gestionan mediante elementos conocidos en Génesis como "Fondos de financiación

afectada". Estos fondos precisan que el gasto se inicie siempre en la fase de retención; así pues,

gastos como ADs de nómina (ND) o documentos presupuestarios de ajuste precisan una reserva

propia, que por no requerir autorización por Intervención será de tipo RG.

Procedimiento

Una reserva de gestión se hace en la

ruta de menú Ejecución del Presupuesto de

Gastos -> Gastos Presupuestarios ->

Retención -> Crear .


La primera pantalla solicita los

siguientes datos (los marcados con * son obligatorios):

Clase de documento *: RG (reserva de gestión).

Fecha de documento *: normalmente será la fecha del día en curso.

Fecha de contabilización *: fecha en la que se contabilizará la reserva. Esta fecha determina el

ejercicio presupuestario en el que se contabiliza.

Una vez introducidos los datos anteriores, debe pulsar Enter , tras lo que pasará a la

siguiente pantalla:


Tenga en cuenta que, en la pantalla anterior, se han redimensionado las columnas para que

todas ellas aparezcan simultáneamente en la pantalla. En la operativa normal, varias columnas

quedarán ocultas por el lado derecho y deberá pasar explícitamente por ellas desplazando

horizontalmente la tabla.

Como puede verse en la imagen, el documento permite su confección con múltiples líneas

(posiciones en terminología SAP), cada una de las cuales puede llevar una imputación diferente (en

otras palabras, puede registrar retenciones a múltiples combinaciones de centros gestores,

posiciones presupuestarias, fondos, órdenes y elementos PEP).

En la pantalla deberá

cumplimentar estos campos

(todos excepto el primero

deberá cumplimentarlos para

cada posición):

Texto de doc.: introduzca aquí un texto descriptivo general. Si necesita agregar más

información de la que admite este campo, puede pulsar en el icono señalado en la imagen para

acceder a un editor de textos sencillo donde podrá añadir toda la información que requiera,

grabándola con el icono del disquete antes de salir.

Vence el *: debe introducir aquí el ejercicio presupuestario al que se imputa la línea que está

registrando. Por ejemplo, para un documento de ejercicio corriente en el año 2011, deberá

escribir 2011.

Importe original: introduzca el importe inicial de la reserva (original porque podrá modificarse

posteriormente). Si no lo cumplimenta, se asume la cantidad 0.

Texto *: descripción breve para cada posición específica.



PosPre *: posición presupuestaria a la que se imputará el gasto de la posición específica. Es un

campo obligatorio.

Centro gestor *: centro gestor a la que se imputará el gasto de la posición específica. Es un

campo obligatorio.

Fondo: fondo al que se imputará el gasto de la posición específica. Para saber si debe

cumplimentar este campo, lea el apartado “Cuándo cumplimentar los distintos códigos

orgánicos”.

Centro de coste: centro de coste al que se imputará el gasto de la posición específica. Para

saber si debe cumplimentar este campo, lea el apartado “Cuándo cumplimentar los distintos

códigos orgánicos”.

Orden: orden de coste a la que se imputará el gasto de la posición específica. Para saber si debe

cumplimentar este campo, lea el apartado “Cuándo cumplimentar los distintos códigos

orgánicos”.

Elemento PEP: código del elemento de planificación de proyectos al que se imputará el gasto

de la posición específica. Para saber si debe cumplimentar este campo, lea el apartado “Cuándo

cumplimentar los distintos códigos orgánicos”.

Cada vez que complete una línea, pulse Enter para que Génesis efectúe una comprobación

rápida de los datos introducidos. Si algún dato se ha escrito mal, recibirá un mensaje al pie de la

pantalla indicando el error. En el apartado "Mensajes y errores frecuentes" más adelante le

proporciona información sobre los posibles mensajes y su significado.

Una vez termine de introducir líneas, puede comprobar si el documento está en condiciones

de ser grabado pulsando el botón Verificar ( ). Sin embargo, normalmente bastará con que pulse

el icono del disquete ( ) para grabar el documento y obtener un mensaje en la parte inferior con el

número de este (un número de diez dígitos que comenzará por 1000).

Cuándo cumplimentar los distintos códigos orgánicos

Algunos campos no son obligatorios para el sistema, pero deben cumplimentarse en función

de diversas condiciones. En ocasiones el sistema le avisará indirectamente, pero en otras la

cumplimentación correcta depende completamente del buen criterio del usuario. Las siguientes

notas pueden ayudarle decidir cuándo cumplimentar un campo determinado.

Centro gestor: este campo siempre debe cumplimentarse.



Fondo: este campo sólo debe cumplimentarse si el gasto afecta a una subvención específica. En

ocasiones puede ser suministrado por el sistema a partir del elemento PEP.

Centro de coste: este campo sólo debe cumplimentarse en esta fase si es obligatoria la orden de

coste y el gasto previsto no corresponde a una inversión.

Orden: este campo sólo debe cumplimentarse si el centro gestor está definido en el sistema

como uno que exige orden de coste. Centros gestores como los correspondientes al

funcionamiento normal de facultades, escuelas universitarias, algunos institutos universitarios y

clínicas requieren orden de coste.

Elemento PEP: este campo sólo debe cumplimentarse si el gasto afecta a una subvención

específica, la cual puede corresponder al área de Investigación o a proyectos de obras (tanto

construcciones nuevas como reformas, mantenimiento y seguridad).

Crear una reserva de gestión anticipada o plurianual

A diferencia de versiones anteriores, la creación de un documento de reserva para

tramitación anticipada o plurianual sigue el mismo procedimiento que un documento de reserva

para ejercicio corriente, excepto porque el valor del campo Vence el se ajusta al ejercicio en el que

se prevé efectuar el gasto. Por ejemplo, para crear una reserva de gestión que se utilice luego en un

AD de nómina referenciado a reserva, de modo que parte del gasto se efectúe en 2011 y parte en

2012, el aspecto sería este:

En la pantalla anterior, observe que cada línea de imputación se repite una vez por cada

ejercicio en el que hay gasto efectivo. Si se hubiera tratado de una tramitación anticipada, habría



únicamente dos líneas, correspondientes al ejercicio efectivo del gasto (asumiendo que el ejercicio

corriente es 2011, las dos líneas serían de 2012).

Este mismo procedimiento se usa en todos los documentos de fases R, A y D.

Visualización

Puede visualizar cualquier tipo de retención a través de la ruta de menú Ejecución del

Presupuesto de Gastos -> Gastos Presupuestarios -> Retención -> Visualizar .

La primera pantalla que verá le solicita el número de

documento a visualizar. Opcionalmente puede introducir también la

posición (la línea) dentro del documento, lo cual puede resultar útil

si el documento ha sido confeccionado por los Servicios Centrales y

contiene líneas de centros/servicios para los que Vd. no tiene

autorización.

Selección de documentos

En la imagen anterior

puede ver un icono recuadrado.

Este icono da acceso a la pantalla

de selección que figura a la

derecha, que permite obtener un

listado de retenciones, en

contraposición a la pantalla

general, que le permite efectuar

una consulta individual

solicitando el número concreto a

visualizar.

Como puede verse en la

imagen anterior, existen

numerosos criterios de selección

disponibles. La potencia del listado radica precisamente en esa profusión de criterios, y en el hecho

de que pueden combinarse según las circunstancias. Incluso en algunos casos los campos en la



pantalla pueden no ser suficientes, y entonces podrá pulsar el botón de delimitaciones opcionales

( ) para obtener acceso a una pantalla como la siguiente:

En la columna de la izquierda dispondrá de una o varias carpetas que podrá desplegar para

acceder a diversos campos, que podrá añadir como criterios de búsqueda haciendo doble clic sobre

ellos. A modo de ejemplo, se ha añadido el campo Importe abierto, que puede ser útil para obtener

un listado de retenciones con importe pendiente de consumir.

Una vez incorporado el campo a

las delimitaciones opcionales, podrá

hacer doble clic sobre él y escoger el

símbolo "distinto de" () para establecer

el criterio "documentos cuyo importe abierto (pendiente de consumir) sea distinto de cero". Pulse el

icono del disquete en la parte inferior izquierda de esa ventana para confirmar las delimitaciones

adicionales.

En todo caso, la cuestión de fondo que se intenta explicar con el ejemplo anterior es que las

posibilidades de selección de estos listados le permiten encontrar fácilmente una aguja en forma de

registro con características muy determinadas en el pajar de los cientos de miles de retenciones

existentes en el sistema. Sólo tiene que aprender a indicarle al sistema cómo es la aguja que busca.

En la pantalla de selección de criterios para el listado, muchos campos aparecen pre-

cumplimentados con valores usados en otras pantallas. Tenga en cuenta esto y procure revisar el contenido; los únicos campos cuyos valores deben respetarse son el tipo de documento (30 en el caso de las retenciones), y sociedad, entidad CP y sociedad CO, cuyo valor será siempre 1000.



Información visualizada

La información visualizada tiene el aspecto que figura a continuación:

Aparecerá una línea por cada posición de la reserva donde podrá observar para cada

posición el ejercicio, el importe total, el importe con el que inicialmente se creó, un texto

descriptivo y los datos de imputación (posición presupuestaria, centro gestor, fondo, centro de

coste, orden CO y elemento PEP).

La diferencia entre importe total e importe inicial es que el documento puede haber sido

modificado (en el caso de RG, RJ y RY) o tener ajustes de valor (RX y RC). Puede acceder a ambas desde esa misma pantalla, en el menú "Entorno", opciones "Documentos de modificación" (para todos los tipos) o "Ajustes de valor" (para RX y RC una vez contabilizados).

Información de consumo

Puesto que las reservas representan la primera fase de tramitación del presupuesto de gastos,

pueden ir seguidas de otros documentos que consumen el crédito retenido por la retención. Puede

averiguar el consumo de una retención pulsando el botón Consumo ( ) y accederá a

una vista como la de la imagen siguiente:



Las líneas de color más claro representan cada consumo individualmente realizado sobre el

documento visualizado (en la imagen anterior, documentos de fase A, o precompromisos, que

consumen crédito en la reserva 1000692578), mientras que el resto de líneas representan diferentes

niveles de totalización.

El IVA y el gasto presupuestario

Con la entrada en 2008 de la gestión detallada del IVA, puede suceder que el importe de una

factura no coincida con la imputación de gasto presupuestario. El sistema se ocupa, durante el

registro de facturas con reserva automática, de calcular la cantidad apropiada para ésta, pero en

ocasiones puede que se produzcan pequeñas diferencias que provoquen que las reservas se queden

con importe abierto (o importe pendiente). Por ello, deberá solicitar periódicamente un informe de

retenciones con importe abierto ≠ 0 y ajustar las cantidades de las retenciones al total de consumo

(vea el apartado “Visualización -> Selección de documentos”, anteriormente en este documento).

Información de tramitación anticipada/plurianual

Los documentos de fases R, A y D pueden contener información de tramitación anticipada

(se adelanta la tramitación del gasto del ejercicio siguiente a aquél en el que se crea el documento

hasta, como máximo, la fase D, para agilizar el reconocimiento de obligaciones una vez iniciado el

nuevo ejercicio), o bien información plurianual (la tramitación del gasto se realiza a lo largo de

varios ejercicios, comenzando por el ejercicio en curso).

A diferencia de versiones anteriores,

la pantalla principal de visualización de estos

documentos muestra ahora información de

todos los ejercicios a los que se aplica el

documento presupuestario, indicando el ejercicio correspondiente en la columna Vence el.

Modificación

Las reservas de gestión pueden modificarse por el usuario siempre que lo desee, con las

debidas restricciones presupuestarias (si una posición de la reserva tiene un consumo de 100 Euros,

no puede modificar su importe a una cantidad inferior a esos 100 Euros). Puede realizar la

modificación en la ruta de menú SAP Ejecución del Presupuesto de Gastos -> Gastos Presupuestarios -

> Retención -> Modificar Reserva de Gestión .



Una vez en esa pantalla, deberá introducir el número del documento a modificar (el aspecto

es igual que el de visualización) y pulsar Enter . Accederá a la pantalla con los datos de la reserva,

donde podrá modificar los campos que estén habilitados. Observe la imagen siguiente:

En la imagen anterior es posible modificar los textos y los importes, pero no los datos de

imputación (posición presupuestaria, centro gestor, etc.), porque ya se ha producido consumo de la

posición de la reserva. Además, si bien es posible modificar el importe, no puede sustituirlo por una

cantidad menor que el consumo ya realizado.

Cuando haya hecho los cambios que precise, no olvide grabarlos pulsando el icono del

disquete ( ).

Mensajes y errores frecuentes

Complete todos los campos obligatorios

No ha escrito todos los campos definidos como obligatorios por la transacción. Tenga en

cuenta que, dependiendo de la naturaleza del gasto, algunos campos pueden no ser obligatorios para

el sistema pero sí para la correcta imputación del gasto.

El centro gestor indicado requiere Orden CO

El centro gestor que ha especificado tiene asociado el uso de órdenes de coste, por lo que

debe especificar una adecuada para el centro gestor.

No se han definido obj. contabilización p. 1000 / <fondo> / <centro gestor> / <pos. presupuestaria>

El sistema tiene una lista de combinaciones válidas de fondo, centro gestor y posición

presupuestaria. La combinación que se ha introducido en la pantalla no es válida, o bien ha olvidado

introducir alguno de los campos.




La cuenta <xxxxxxxxx> requiere una imputación relevante para la contab. de costes

Ha olvidado introducir el centro de coste. Este error es particularmente fácil de cometer al

principio, porque el centro de coste está oculto en la tabla; debe desplazar ésta hacia la izquierda

para presentar los campos restantes (centro de coste y elemento PEP).

No coincide el centro gestor xxxx con el departamento xxxxxx de la orden

Cada orden de coste tiene asociado un centro gestor, y el correspondiente a la orden de coste

que ha introducido no coincide con el centro gestor introducido en la pantalla.

Clase de coste (cuenta mayor) en imputación CO imprescindible

Ha indicado un centro gestor que no obliga a introducir orden de coste, pero ha suministrado

centro de coste. En las fases de reserva, autorización y compromiso el centro de coste sólo debe

suministrarse si también es obligatoria la orden de coste.

Clase coste de balance no puede contabilizarse en Centro de coste

Ha indicado una posición presupuestaria que no representa un gasto (por ejemplo, una

posición presupuestaria de adquisición de equipamiento, que es una inversión), pero ha indicado

centro de coste. Debe eliminar el centro de coste.

Introduzca elemento PEP

Ha dejado en blanco el elemento PEP, pero la posición presupuestaria que ha introducido

requiere que indique un elemento PEP.

Elem. PEP no imputable. Tiene subordinados

Los elementos PEP a menudo forman parte de una jerarquía, en la cual sólo los elementos

PEP sin hijos aceptan imputación de gastos. El elemento PEP que ha introducido tiene elementos

PEP hijo, por lo que no puede usarlo.

Gr. autor CeGe no coincide con resp. del PEP

Como las órdenes de coste, los elementos PEP tienen asociado un centro gestor, y como con

ellas, debe coincidir con el centro gestor introducido en la pantalla.


Órdenes para pago centralizado

Este apartado contiene información sobre la tramitación de facturas para su pago

centralizado. No se incluye la información específica relativa a tramitación de facturas

correspondientes a expedientes, que se trata en “Introducción a RMS”.

A efectos de los Centros Gestores, el proceso completo de tramitación de órdenes para pago

centralizado tiene estos pasos:

Registro de la factura (documento KR) o abono (documento KB).

Incorporación de la factura o abono a orden de pago (OR / FR).

Autorización de primer nivel en workflow.

A continuación se describe cada paso, con separación del proceso de facturas del de abonos.

Registro de facturas KR

El registro de facturas está disponible en la ruta de menú Ejecución del Presupuesto de Gastos

-> Gastos Presupuestarios -> Orden de Pago -> Facturas -> Registro de facturas . Los datos a introducir

en esa pantalla son los siguientes (los campos marcados con * son obligatorios):

Sociedad *: el valor siempre es 1000.

Fecha de factura *: la fecha que figura en el documento impreso entregado por el acreedor.




Moneda doc. *: el valor siempre es EUR.

Fecha de contab. *: esta fecha es fija y no se puede modificar.

Nº Factura *: las facturas llevan un número identificativo propio del acreedor. Ese identificador

se introduce en este campo. El sistema impide que se dupliquen combinaciones de acreedor más

número de factura, excepto en modo Recibo (vea más adelante el apartado “Recibos vs.

Facturas”).

Fecha operación: si el documento de factura proporciona una fecha de operación, escríbalo

aquí. En caso contrario, deje el campo vacío y, al pulsar Enter , Génesis lo rellenará

automáticamente con el mismo valor de la fecha de factura.

Clase de documento *: este dato es fijo y su valor es KR para facturas y CI para cargos

internos.

Acreedor *: debe introducirse el NIF/CIF del tercero que factura. Asimismo, los terceros

extranjeros usarán un código ficticio facilitado por Servicio de Coordinación y Apoyo al Área

Económica.

Importe *: importe bruto (con el IVA facturado incluido y antes de descontar retención de

IRPF, en su caso) de la factura. En facturas intracomunitarias en las que la UCM debe

autorrepercutirse o autofacturarse el IVA, el valor a introducir es el total indicado en la factura

por el proveedor intracomunitario, que no incluye el IVA. La elección adecuada del sector e

indicador de impuestos permitirán al sistema calcular el importe adicional del IVA.

Sector *: el sector de actividad al que se imputa el gasto. Vea más adelante el apartado “Cómo

cumplimentar el sector y el indicador de impuestos”.

Indicador de impuestos *: un código que identifica el tipo de IVA soportado. Vea más

adelante el apartado “Cómo cumplimentar el sector y el indicador de impuestos”.

Texto *: breve descripción del gasto para referencia en listados.

Doc.Pre/Pos: el número de reserva de gestión o compromiso sobre el que se aplicarán los

gastos. Para facturas correspondientes a expedientes, el documento aparece precumplimentado,

si bien la posición debe ser indicada necesariamente por el usuario. Si se indica un documento

presupuestario y posición dentro de éste, sus datos de imputación y acreedor (en su caso)

prevalecerán sobre los introducidos por el usuario.

Nº exped.: número de expediente de gasto. Es un campo de sólo lectura porque, o está en blanco

en el caso de gastos centralizados no asociados a expediente, o su valor viene fijado por la tarea

del gestor de expedientes desde la que se ha accedido a la pantalla de registro de facturas.



Centro gestor *: la clasificación orgánica del gasto presupuestario.

PosPre *: la posición presupuestaria, que agrupa clasificación económica y funcional.

Fondo: el identificador del fondo, cuando el gasto se aplica a subvenciones específicas, tales

como proyectos de investigación, organizaciones de congresos, proyectos de innovación

educativa, títulos propios, etc. Si el gasto también requiere un elemento PEP, éste determinará el

valor correcto del fondo.

Elemento PEP: el elemento PEP, en caso de que sea necesario. Determina el fondo.

Orden (de coste): la orden de coste a la que se imputará el gasto, si es obligatoria debido al

centro gestor usado. La orden de coste identifica departamentos, unidades generales,

subservicios, etc. Recuerde que, desde 2008, las órdenes de coste comienzan siempre por la letra

E.

Activo fijo: a los bienes inventariables (muebles, ordenadores, fotocopiadoras y, en general,

toda adquisición que se prevea duradera en el tiempo y que tenga unos importes mínimos) se les

debe otorgar un número de activo fijo. Cuando se registre una factura en la que figure la

adquisición de un bien inventariable, habrá que introducir en el campo "Activo fijo" el número

correspondiente. El campo permite introducir un rango de números consecutivos en caso de que

la factura incluya múltiples bienes del mismo importe, en cuyo caso deberá marcar la casilla

"Factura desglosada" al pie de la pantalla.

Centro de coste: el centro de coste al que imputar el gasto. Es un campo obligatorio, excepto si

se indica activo fijo.

Factura Cargos Internos: se marca con una X cuando la factura se tramita por la variante del

procedimiento conocida como "cargos internos" (el emisor de la factura es otro órgano de la

UCM).

Pagador: NIF del cesionario, en caso de que la factura pertenezca a un tercero pero éste ceda su

cobro a favor de otro tercero (que también ha de estar dado de alta y registrado como receptor

alternativo de pago del primer acreedor).

Factura desglosada: marque esta casilla si va a registrar un gasto que incluye varios activos

fijos del mismo importe, o bien ha de distribuir el gasto en distintas órdenes de coste, posiciones

presupuestarias, fondos, etc.


Una vez introducidos los datos de la factura, se pulsa Enter para realizar una primera

validación de los datos. Si no se detecta ningún error, puede pulsarse a continuación el icono de

verificación ( ) para efectuar comprobaciones más exhaustivas, como que el crédito es suficiente.

Por último, se pulsa el icono del disquete ( ) para grabar la factura. Al hacerlo, el sistema

realiza una serie de validaciones (todos los códigos son correctos, el número de factura no ha sido

ya registrado, existe crédito suficiente, etc.). Si todas se cumplen y no se da ningún caso especial de

los descritos a continuación, se graban los datos otorgando un número de documento. El documento

generado es un apunte estadístico cuya clase de documento es KR, salvo si se ha indicado la opción

“Cargos internos”, en cuyo caso la clase de documento es CI.

Recibos vs. Facturas

Debido al control detallado del IVA, es preciso distinguir en el sistema entre facturas y

recibos. Las primeras quedan registradas en el libro de facturas recibidas y, por tanto, deben cumplir

todos los requisitos que la legislación impone a un documento para ser considerado factura. Una

lista no exhaustiva de las características que debe cumplir un documento para considerarse factura

es la siguiente:

NIF, denominación y domicilio social del emisor de la factura.

NIF, denominación y domicilio social del receptor de la factura. En el caso de la UCM, es

imprescindible que figure el NIF (Q2818014I), una de las expresiones “Universidad

Complutense de Madrid”, “Universidad Complutense” o “UCM” y el domicilio de una

dependencia de la UCM.

Fecha, número y, en su caso, serie de la factura.

Descripción de las operaciones facturadas.

Para cada tipo de IVA aplicado, desglose de la base imponible, porcentaje de IVA a aplicar e

importe resultante de este cálculo. Si toda la base imponible se imputa a un mismo tipo de IVA,

se admite la expresión “IVA incluido” sólo si se indica expresamente el porcentaje de IVA

aplicado.

Si todas o algunas de las operaciones están exentas de IVA, debe indicarse explícitamente,

indicando el artículo y punto de la Ley del IVA que da derecho a tal exención.




De acuerdo con la lista anterior de requisitos, los gastos correspondientes a liquidaciones de

comisiones de servicios, recibos de conferencias, trabajos ocasionales no realizados por

profesionales, etc. deberán registrarse como recibo.

El procedimiento, una vez en la pantalla de registro de facturas, para indicar al sistema que

el registro corresponde a un recibo es el siguiente:

Cumplimente únicamente los datos marcados como obligatorios: fecha de factura, número de

factura y texto. El número de factura puede cumplimentarse directamente con el valor definitivo

(p.e.: S/N).

Pulse el botón Registrar recibo.

Cumplimente el resto de datos normalmente.

Cómo cumplimentar el sector y el indicador de impuestos

Para elegir correctamente el sector debe considerar en primer lugar para qué actividad se

está produciendo el gasto. En general, se tiende a asociar las actividades de la UCM a los ingresos

que generan (p.e.: enseñanza, alquiler de aulas, alquiler de instalaciones deportivas, servicios de

clínicas, etc.), pero las actividades también pueden generar gastos. Por ejemplo, para prestar

servicios de enseñanza hace falta adquirir libros, papel, etc. De la misma manera, al alquilar aulas

suele ser necesario pagar un servicio extraordinario de limpieza en las mismas.

Dicho lo anterior, la Vicegerencia de Sistemas de Información Económico-Financiera ha

emitido diversas circulares con criterios básicos de adscripción de gastos a sectores de actividad.

Consulte en su unidad la información al respecto.

En cuanto al indicador de impuestos, la lista de indicadores depende del sector elegido. Las

facturas nacionales (realmente, facturas expedidas dentro del territorio de aplicación del impuesto,

lo que excluye Ceuta, Melilla y las Islas Canarias) deben incluir datos suficientes para determinar el

tipo aplicable; recuerde que, si es necesario, tendrá que desglosar la factura con cada tipo de IVA

aplicable.

Las facturas expedidas en la Unión Europea no presentarán, habitualmente, cargo por IVA

y, dependiendo de las circunstancias de cada una de ellas (bien o servicio, lugar de entrega, etc.)

será necesario auto-repercutirse o auto-facturarse el IVA que corresponda en España. Para ello,

basta con elegir el indicador de impuestos adecuado, sin que sea necesario alterar el importe con el

que se registra la factura respecto del indicado en la misma. Si existen dudas o la factura presenta

cargo por IVA, consulte con la UCPE.


Por último, las facturas provenientes de fuera de la Unión Europea que supongan la

importación de bienes deberán ir acompañadas de la documentación aduanera correspondiente:

factura del agente de aduanas y copia del DUA (Documento Único Aduanero).

Tenga precaución con facturas externas a la Unión Europea que presenten cargos por IVA;

algunos países, como Argentina y Suiza, tienen su propio impuesto sobre el valor añadido, que aunque comparte el nombre, es independiente del IVA europeo.

Casos especiales durante el registro de facturas

Facturas desglosadas

Algunas facturas pueden contener conceptos que corresponden a

más de una posición presupuestaria, o que se comparten entre varias

unidades orgánicas (centros gestores), o incluso ambas cosas a la vez. En ese caso puede marcar la

casilla Factura Desglosada que hay en la parte inferior de la pantalla de registro de facturas.

Tenga en cuenta que debe introducir la factura por el valor total, indicando la posición

presupuestaria, centro gestor y fondo (en su caso) de la primera línea de desglose. Habiendo

marcado la casilla Factura Desglosada y al pulsar el icono del disquete para grabar la factura,

aparecerá otra ventana que le permitirá introducir todas las líneas que desee.

En cada una de las líneas que añada debe introducir la siguiente información:

Posición: introduzca manualmente el número de posición/línea.



Orden CO, Posición Presupuestaria, Fondo y Elemento PEP: los datos relativos a la línea

concreta de desglose. Tenga en cuenta que no puede introducir dos líneas que tengan estos

cuatro campos iguales simultáneamente. Observe que el dato que introduzca como orden CO

determinará el centro gestor, y de la misma forma, el elemento PEP determinará el fondo (una

vez pulse Enter).

Activo fijo: puede indicar varios activos fijos, uno por línea, que se hayan adquirido en la

misma factura. Si todos los activos fijos corresponden a la misma imputación (orden CO, posic.

presupuestaria, fondo y elemento PEP) y además son del mismo importe, utilice el rango de

activos fijos (Activo fijo de X a Y) en la pantalla principal, en lugar de escribir aquí los datos.

Importe: el importe de la línea concreta de desglose. La suma de todos los importes parciales

debe coincidir con el importe total introducido en la pantalla principal.

Indicador de impuestos: si tiene una factura con distintos tipos de IVA, puede indicarlos aquí

usando una línea por cada tipo de IVA.

Doc. Pre./Pos.: documento presupuestario.

Una vez termine, debe grabar la relación completa pulsando el icono correspondiente ( ).

Facturas del procedimiento de cargos internos

El procedimiento de cargos internos permite que un centro gestor de

la UCM registre una factura emitida por otro centro gestor de la UCM (del

mismo o distinto centro/servicio). Para ello debe introducir en la casilla Facturas Cargos Internos

una equis "X", y pulsar Enter . Los cargos internos se incorporan por separado en un documento

presupuestario diferenciado.

Facturas con IRPF

Si registra facturas de

una persona física,

probablemente deba efectuar

una retención por IRPF. Si el

acreedor está dado de alta

correctamente, siempre que

registre una factura al mismo

aparecerá, tras pulsar el icono

del disquete naranja, una

ventana que permite introducir el código y tipo de retención por IRPF. Los valores concretos que



debe introducir en ambos campos pueden variar con el tiempo; encontrará la información más

actualizada en la página web del área económico-financiera.

Facturas con activos fijos

Un activo fijo es un registro en Génesis que identifica

un bien inventariable, es decir, un objeto adquirido cuya vida

útil es superior a un año y que no se consume con su uso. Los activos fijos se identifican por un

número secuencial sin un formato específico. Si una factura incluye un artículo inventariable debe

introducir su número de activo fijo, que habrá creado previamente. Si la factura incluye varios

artículos inventariables del mismo valor y con números de activo fijo consecutivos, puede

introducir éstos en forma de rango (p.e.: 25345 a 25354); esto provoca que la factura se desglose,

por lo que deberá marcar la casilla Factura Desglosada. Si los activos fijos no tienen una

numeración consecutiva, remítase al apartado anterior Facturas desglosadas para obtener

información sobre cómo registrarlas.

Incorporación de facturas KR a OR

Una vez introducidas las facturas, hay que generar un ADO de pago centralizado con ellas,

lo que se conoce como incorporación. La incorporación se lleva a cabo en la ruta de menú

Ejecución del Presupuesto de Gastos -> Gastos Presupuestarios -> Orden de Pago -> Facturas ->

Incorporación de facturas .

El proceso consiste

en obtener una lista de todas

las facturas pendientes de

incorporación, marcar

aquéllas que se desean

incluir en un documento

ADO/O, y generar éste, lo

que a su vez provoca que las

facturas incluidas en él no

vuelvan a aparecer como

pendientes de incorporación.

Para evitar que la lista de

facturas pendientes sea

excesiva o incluya registros




no deseados, se pueden indicar los siguientes criterios previos de selección (algunos obligatorios y

otros opcionales) disponibles en la primera pantalla que aparece al escoger la opción indicada:

Entidad CP: campo obligatorio cuyo valor es siempre 1000.

.01.2012 a 31.12.2012) o,

que se registró la factura en Génesis. Es

es a los

: campo obligatorio donde, habitualmente, indicará un patrón (p.e.:

s propias, tienen siempre el

te

coste indicada en las facturas. Como en otros campos del bloque de

EP: elemento PEP indicado en la factura. Recuerde no confundir el código de un

un proyecto concreto,

ocumento: el sistema precumplimenta este campo con los valores KR y KB, lo que

llas cuyo importe coincida con un valor

exacto o un intervalo.

Sociedad: campo obligatorio cuyo valor es siempre 1000.

Fecha de la factura: se puede indicar un intervalo (p.e.: 01

preferiblemente, dejar ambos límites en blanco.

Fecha de contabilización: identifica la fecha en

conveniente limitar el intervalo al ejercicio en curso (p.e.: 01.01.2012 a 31.12.2012).

Centro gestor: campo obligatorio donde debe indicar el centro gestor o centros gestor

que limitar la selección.

Posición presupuestaria

G/2*/2000) o un intervalo de patrones (p.e.: G/2* a G/6*; este intervalo ofertaría una lista de

facturas de los capítulos 2, 3, 4, 5 y 6 de cualquier programa).

Fondo: algunos gastos, como los correspondientes a titulacione

mismo centro gestor, pero puede distinguirlos entre sí por el fondo. En el caso de que necesi

limitar la selección de facturas según el fondo que contienen (o no contienen), podrá hacerlo

usando este campo.

Orden CO: orden de

imputación, puede hacer uso de rangos, comodines y selecciones múltiples para acotar la

selección.

Elemento P

proyecto de gastos con su(s) elemento(s) PEP. Un proyecto de gastos de investigación puede

tener un código de proyecto como INV.PR.00.0707.12345, pero las facturas de este proyecto

estarán registradas con elementos PEP como INV.PR.00.0707.12345.IN,

INV.PR.00.0707.12345.FU, etc. Por ello, si necesita limitar la selección a

use el formato INV.PR.00.0707.12345.*, con un punto y un asterisco tras el código del

proyecto.

Clase de d

incluirá tanto facturas (KR) como abonos (KB); en todo caso, el sistema separará ambos tipos

de documentos en sendos documentos presupuestarios.

Importe: puede limitar las facturas seleccionadas a aqué


Nº de documento: puede limitar las facturas seleccionadas a aquéllas registradas con un

número concreto o un intervalo de KRs.

del

alo. No obstante, normalmente es preferible

llos),

de

r de Expedientes.

ebe pulse el botón Ejecutar (

Nº de factura: puede limitar las facturas seleccionadas a aquéllas cuyo número de factura

acreedor sea un valor concreto o un interv

seleccionar las facturas por el criterio de número de documento.

Acreedor: si quiere incorporar facturas de un proveedor específico (o de un rango de e

puede usar este criterio de selección.

Número de expediente: este campo no tiene uso en Génesis. Aparece en pantalla por tratarse

una transacción compartida con Gesto

Una vez cumplimentados los criterios que necesite, d ) que

ay bajo el título de la pantalla. Obtendrá una lista como la siguiente: h

En ella deberá seleccionar cada línea que desee incluir en el documento presupuestario,

marcando para ello la casilla de la izquierda de la línea correspondiente (observe el recuadro

marcado a la izquierda). Para marcar múltiples líneas, proceda como en los programas de hoja de

cálculo, usando las teclas Ctrl y Mayús para añadir líneas individuales o regiones,

respectivamente. Si quiere marcar todas las líneas, pulse el botón Seleccionar todo ( ). Este

formato de lista le permite también definir sus propias disposiciones ( ) y exportar la

relación a Microsoft Excel (mediante la opción de menú Lista -> Exportar -> Hoja de cálculo ).



)Tras establecer la selección deseada, pulse el botón Ejecutar ( apa cey re rá otra pantalla

para confirmar las fechas de documento y de contabilización.

ral, pero preste atención cuando, tras Confirme las fechas sin más durante el ejercicio natu

comenzar un nuevo año, deba crear los últimos documentos del ejercicio anterior.

última antalla con otra relación en la que sólo se incluyen las facturas efectivamente marcadas.

í ya puede grabar el documento y confirmar así su alta. Obtendrá un mensaje en pantalla

Tras confirmar o corregir las fechas del nuevo documento presupuestario, pasará a una

p

esde ah

con el

nerar más, puede pulsar el icono de retroceso (

D

número de orden del ADO, con el formato 4000nnnnnn, siendo nnnnnn un número

secuencial que no se reinicia en cada ejercicio.

Desde ahí volverá a la pantalla de facturas seleccionadas donde podrá marcar otras facturas

y dar de alta otro ADO. Cuando ya no quiera ge ).

Impresión del ADO

Para imprimir el ADO puede ir a la ruta de menú Ejecución del Presupuesto de Gastos ->

Gastos Presupuestarios -> Orden de Pago -> Visualizar . Allí debe introducir el número de orden (p.e.:

4000030100) y la sociedad (el valor siempre es "1000") y pulsar Enter . Una vez en la pantalla de

datos del documento, puede pulsar el icono general de impresión de la barra superior de iconos

( ). Aparecerá una ventana que le solicita dos firmas:

F pa el cargo administrativo del

centro/servicio.

l, indique el

Firma 1: introduzca el nombre de la persona que ocupa el cargo académico del centro/servicio.

irma 2: introduzca el nombre de la persona que ocu

Tras introducir las firmas, pulse Enter y pasará al diálogo de impresión. En é

número de copias (mínimo de 2, puede necesitar más dependiendo de las necesidades de archivo en

u centro y otros criterios), marque las casillas "Salida inmediata", "Borrar tras salida" y "Nueva

orden S

s

POOL" y pulse el botón "Imprimir" al pie de la ventana.




Registro de abonos KB

El registro de abonos para pago centralizado (cuya clase de documento de registro es KB)

está disponible en la ruta de menú Ejecución del Presupuesto de Gastos -> Gastos Presupuestarios ->

Orden de Pago -> Abonos -> Registro de Abonos . La pantalla de registro contiene los siguientes

campos (los campos marcados con * son obligatorios):

Sociedad *: el valor es

siempre 1000.

Fecha de abono *:

fecha del documento de

abono del proveedor.

Moneda doc. *: el

valor es siempre EUR.

Fecha contab.: campo

bloqueado que indica la

fecha con la que se

contabilizará el registro

del abono.

Doc. Factura: el número del KR correspondiente a la factura sobre la que se realiza el abono.

Este dato es de cumplimentación obligatoria para los gastos de financiación afectada, y

recomendada en el resto de casos. Tenga en cuenta que el KR, si se indica, debe

obligatoriamente ser del ejercicio en curso.

Nº Factura *: a pesar de su nombre, en este campo debe introducir el número del documento de

abono.

Fecha operación: si el documento de abono proporciona una fecha de operación, escríbalo


automáticamente con el mismo valor de la fecha de abono.

Acreedor *: NIF del acreedor que emite el abono. No obstante, el sistema comprobará que

coincida con el de la factura referenciada (o documento D, en su caso) y, de existir divergencias,

le informará y lo corregirá automáticamente, prevaleciendo el del documento previo existente.

Importe neto *: importe total del documento de abono, impuestos incluidos.


Sector *: el sector de actividad al que se imputa el gasto. Si el valor no coincide con el indicado

en la factura, el sistema le informará y lo corregirá automáticamente.

Ind. impuestos *: indicador de impuesto reflejado en el abono. Si el valor no coincide con el

indicado en la factura, el sistema le informará y lo corregirá automáticamente.

Doc.Pre/Pos: documento presupuestario y posición a la que imputar el abono. Use estos dos

campos sólo si está registrando un abono con cargo a un expediente, en cuyo caso el número de

documento presupuestario aparecerá cumplimentado automáticamente, debiendo elegir

únicamente la posición dentro de él. Si suministra estos dos campos, no indique número de KR.

Nº exped.: campo bloqueado que indica el número de expediente en la variante de esta pantalla

de la aplicación Gestor de Expedientes.

Centro gestor *: centro gestor al que se imputa el abono. Si el valor no coincide con el indicado

en la factura o el documento presupuestario referenciados, el sistema le informará y lo corregirá

automáticamente.

PosPre *: posición presupuestaria a la que se imputa el documento. Deje este campo en blanco

y pulse Enter para que se cumplimente automáticamente con el valor que se usó en el

documento referenciado. Si decide introducir un valor y no coincide con el del documento

referenciado, se le indicará y, tras pulsar Enter , se corregirá automáticamente por el sistema.

Fondo: fondo al que se imputa el documento. Proceda como con la posición presupuestaria,

dejando que sea el sistema quien indique el valor correcto (o blanco).

Elemento PEP: elemento PEP al que se imputa el documento. Proceda como con la posición

presupuestaria, dejando que sea el sistema quien indique el valor correcto (o blanco).

Orden CO: orden de costes a la que se imputa el documento, en su caso. Proceda como con la

posición presupuestaria, dejando que sea el sistema quien indique el valor correcto.

Centro de coste: el centro de coste al que imputar el gasto.

Una vez introducidos los datos del abono, se pulsa el icono del disquete ( ) para grabarlo.

Al hacerlo, el sistema realiza una serie de validaciones (que todos los códigos son correctos, que el

número de abono no ha sido ya registrado, que no supera el importe consumido del documento

presupuestario asociado a la factura previa, etc.). Si todas se cumplen, se graban los datos otorgando

un número de abono. El documento generado es un apunte estadístico cuya clase de documento es

KB.



Casos especiales durante el registro de abonos

Abonos con activos fijos

Si tiene que registrar un abono correspondiente a la adquisición de uno o varios activos fijos,

consulte antes al Servicio de Coordinación de Apoyo al Área Económica. Los usuarios de centros y

servicios periféricos no tienen las autorizaciones necesarias para completar el proceso ellos mismos,

y deberán recabar la asistencia del citado servicio para asegurar que la capitalización de los activos

fijos y otros aspectos de la tramitación son correctos.

Abono con cesionario

Si tiene que registrar un abono con cesionario, deberá introducir el NIF de éste y el ordinal

bancario de la cuenta usada durante el proceso de incorporación de abonos al FR.

Abono desglosado, o abono de una factura desglosada

Si tiene un abono que debe desglosar porque incluye varios tipos de IVA o distintas

imputaciones (centro gestor, orden CO, etc.), entonces la factura correspondiente a dicho abono

tuvo necesariamente que registrarse de manera desglosada, por lo que el sistema generó varios

números de documento KR. Lo que debe hacer en este caso es registrar cada partida del abono por

separado, haciendo referencia al KR correspondiente. Lo mismo es aplicable si el abono no precisa

registro desglosado, pero está relacionado con una factura registrada con desglose.

Incorporación de abonos KB a FR

Una vez introducidos los abonos hay que generar un ADO de reintegro con ellos, lo que se

conoce como incorporación, la cual se realiza en la ruta de menú Ejecución del Presupuesto de

Gastos -> Gastos Presupuestarios -> Orden

de Pago -> Abonos -> Incorporación de

abonos .

El proceso es idéntico al de

incorpo


ración de facturas (la transacción

es la misma y puede usarse para

incorporar KBs y KRs a la vez). Remítase

al apartado Incorporación de facturas KR

a OR para detalles sobre cada campo.



No olvide comprobar que el filtro de selección "Clase de documento" tiene el valor KB (o

bien está en blanco). En caso contrario, los abonos quedarán excluidos de la selección y no podrá incorporarlos.

U os los criterios que necesite, debe pulse el botón Ejecutar (na vez cumplimentad ) que

ay bajo el título de la pantalla. Obtendrá una lista con los abonos que cumplen los criterios

solicitados, donde podrá seleccionar cada abono a incl arcando

h

uir en el documento presupuestario m

el recuadro a la izquierda de cada línea. Pulse de nuevo el botón Ejecutar ( ) y aparecerá otra

pantalla para confirmar las fechas de documento y de contabilización.

Confirme las fechas sin más durante el ejercicio natural, pero preste atención a las mismas

cuando, tras comenzar un nuevo año, deba crear los últimos documentos del ejercicio anterior.

Igual que con la incorporación de facturas, tras confirmar o corregir las citadas fechas,

asará a una última pantalla con la relación de, exclusivamente, los abonos seleccionados. p

En este punto podrá añadir el NIF del cesionario (columna Pagador) y/o el ordinal bancario

de pago si es necesario. Sin embargo, no debe modificar el resto de datos incluidos automáticamente por el proceso de incorporación.

Desde ahí ya puede grabar el documento ( ) y confirmar así su alta. Obtendrá un mensaje

n pantalla con el número de orden de reintegro, con el formato 4000nnnnnn, siendo nnnnnn un

número

ionados donde podrá marcar otros abonos y

dar de alta otro ADO de reintegro. Cuando ya no quiera generar más ADOs a partir de los abonos

e

secuencial que no se reinicia en cada ejercicio.

Desde ahí volverá a la pantalla de abonos selecc

de la lista, puede pulsar el icono de retroceso ( ).

Impresión del ADO

Para imprimir el ADO de reintegro puede ir a la ruta de menú Ejecución del Presupuesto de

Gastos -> G . Allí debe introducir el número de astos Presupuestarios -> Orden de Pago -> Visualizar

orden (p.e.: 4000030100) y la sociedad (el valor siempre es "1000") y pulsar Enter . Una vez en la


pantalla de datos del documento, puede pulsar el icono general de impresión de la barra superior de

iconos ( ). Aparecerá una ventana que le solicita dos firmas:

Firma 1: introduzca el nombre de la persona que ocupa el cargo académico del centro/servicio.

Tras introducir las firmas, pulse Enter y pasará al diálogo de impresión. En él, indique el

Firma 2: introduzca el nombre de la persona que ocupa el cargo administrativo del

centro/servicio.

número de copias (mínimo de 2, puede necesitar más dependiendo de las necesidades de archivo en

su centro y otros criterios), marque las casillas "Salida inmediata", "Borrar tras salida" y "Nueva

orden SPOOL" y pulse el botón "Imprimir" al pie de la ventana.

Realización de órdenes directas

En ocasiones puede necesitar realizar documentos presupuestarios de forma directa, sin

registrar previamente las facturas o abonos para su incorporación. Puede registrar órdenes de gasto

(ADO y O positivos o de reintegro) en la ruta de menú Ejecución del Presupuesto de Gastos ->

Gastos Presupuestarios -> Orden de Pago -> Crear .

Al entrar en esa opción encontrará una pantalla como la siguiente:




En esa pantalla debe cumplimentar únicamente los siguientes datos:

Fecha doc.: campo obligatorio correspondiente a la fecha del documento presupuestario.

Fecha contab.: campo obligatorio correspondiente a la fecha en que se contabiliza el

documento preliminar.

Cl. doc.: la clase de documento. Para documentos de cargo usará OA u OR; para documentos de

reintegro, OF o FR.

Sociedad: campo obligatorio cuya fecha es siempre 1000.

Moneda/T/C: campo obligatorio cuyo valor del primer apartado es siempre EUR, dejando los

otros dos en blanco.

Confirme la fecha de contabilización sin más durante el ejercicio natural, pero preste

atención a la misma cuando, tras comenzar un nuevo año, deba crear los últimos documentos del ejercicio anterior.

Ignore el apartado Datos propuestos posiciones. Sólo se usa para proporcionar datos

predeterminados, función que puede reemplazar con el histórico de datos disponible en todos los campos.

Una vez cumplimentados los campos anteriores, puede pulsar Enter para pasar a la vista

detallada por posición o el botón Entrada rápida para pasar a la vista de tabla. En este documento

explicamos primero el proceso en la vista detallada por posición para, a continuación explicar cómo

pida.

añadir nuevas líneas tanto en esta entrada como en la entrada rá


Vista detallada por posición

Para acceder a la vista

detallada por posición desde la

pantalla inicial de creación de la

orden de pago, pulse Enter .

Accederá a la pantalla que figura a

la derecha. En ella debe

cumplimentar los siguientes

campos (los marcados con * son

obligatorios):

Acreedor *: el código del

acreedor con el que se tiene la

obligación (normalmente será

el NIF).

Tipo de banco interlocutor: si

go transferencia bancaria, y el acreedor no es de tipo CPD, tendrá

que o (un índice que identifica cada cuenta bancaria asociada al

o de él sobre la

na ord

á

n presupuestaria y no podrá m

o

podrá modificarlo.

va a indicar como vía de pa

indicar aquí el ordinal bancari

acreedor).

Pagador: si la factura tiene cesión

cesionario. Tenga en cuenta que,

receptores alternativos de pago d

Documento presupuestario / posic

documento previo (por ejemplo, un O

obligatorio y deberá especificar en

línea) dentr

de pago a otro tercero, deberá indicar aquí el código del

previamente, debe haber incluido el cesionario en la lista de

el acreedor que emite la factura.

ión: si está creando una orden de pago con referencia a un

R que requiere una reserva previa), este campo será

él el número de ese documento previo y la posición (i.e.,

que se producirá el cargo.

en de pago sin referencia a un documento previo, este campo

r la posición presupuestaria de gasto a la que se imputa el gasto.

referenciada a un documento previo, será éste el que determine

odificarla.

una orden de pago sin referencia a un documento previo, este

PosPre *: si está creando u

será obligatorio y deberá indica

Si, por el contrario, la orden est

la posició

Centro gestor *: si está creando

campo será obligatorio y deberá indicar el centro gestor al que se imputa el gasto. Si, por el

contrario, la orden está referenciada a un documento previo, será éste el que determine el centr

gestor y no




Fondos: si está creando una orden de pago sin referencia a un documento previo, podrá indi

(en caso necesario) el fondo al que se imputa el gasto. Si, por el contrario, la orden está

referenciada a un documento previo, será éste el que determine el

car

fondo y cualquier cambio en

io

creando una orden de pago con referencia

nción gestionada mediante un proyecto de

yo

amente.

ará el

n inventariable, debe indicar el número

Impuesto: importe del impuesto (IVA). En general, no debe cumplimentar este campo; en su

icador E0 o G0. Ante cualquier duda sobre el

el dato suministrado automáticamente no tendrá efecto.

Referencia *: el número de factura, recibo o documento que respalda el gasto.

Centro de coste: el centro de coste (no confundir con el centro gestor). Este dato es obligator

excepto cuando el gasto incluye un activo fijo. Si está

a un documento previo, puede que éste suministre el centro de coste automáticamente. En caso

contrario, y siempre que no se suministre también activo fijo, deberá indicar el centro de coste

correspondiente.

Elemento PEP: si el gasto corresponde a una subve

gastos de investigación, deberá indicar el elemento PEP correspondiente. En este caso, si el

proyecto es de financiación afectada, el elemento PEP indicado llevará asociado un fondo, cu

código se cumplimentará automáticamente en el campo correspondiente, sobrescribiendo el dato

que pueda haberse escrito previ

Orden: si el centro gestor indicado requiere orden de coste, deberá indicarla aquí, a menos que

esté creando la orden de pago con referencia a un documento previo, en cuyo caso se tom

valor suministrado en ese documento.

Activo fijo: si el gasto se debe a la adquisición de un bie

de activo fijo aquí.

Clase de movimiento: si indica un activo fijo, deberá indicar la clase de movimiento en este

campo. Para las altas (el caso típico para una orden de pago), la clase de movimiento es 100.

Importe *: importe íntegro del gasto. Normalmente esta cantidad corresponde con el total de la

factura.

lugar, marque la casilla Calcular impuesto y cumplimente correctamente el campo Indicador

de impuestos.

Calcular impuesto: marque esta casilla para que el importe del impuesto se calcule a partir del

importe íntegro y el indicador de impuestos.

Indicador de impuestos: escoja el indicador de impuestos correcto para el gasto que está

efectuando. Dado que, salvo excepciones, usará el registro de órdenes directas para gastos

exentos o no sujetos, normalmente utilizará el ind


valor correcto en este campo, consulte primero con el Servicio de Coordinación y Apoyo al

Área Económica.

Bloqueo de pago: cumplimente este dato con el bloqueo de pago normal (valor A), salvo que

gasto tenga alguna particularidad que requiera su tratamiento individual por el Servicio de

el

ago: indique la vía de pago correspondiente. Puesto que las órdenes de pago registradas

ca un breve texto explicativo del gasto.

la posición (i.e., línea), pulse Enter . El sistema

Tesorería, en cuyo caso deberá utilizar la excepción de pago (valor X).

Vía de p

directamente son siempre para pago centralizado, deberá usar los valores C (Cheque de

Servicios Centrales) o T (Transferencia de Servicios Centrales), según corresponda.

Texto: introduz

Una vez introducidos todos los datos de

comprobará la validez de los datos introducidos (el formato de los números, que los datos existan en

las tablas correspondientes, etc.) y, si todo es correcto, añadirá a la pantalla los nombres del

acreedor, posición presupuestaria, etc.

Si el documento sólo tiene una posición, puede verificar ( ) y grabar ( ), obteniendo

número de documento

un

con el formato 40000nnnnn, donde nnnnn es un número secuencial que no

el botón Copiar (

se reinicia cada ejercicio.

Para añadir más posiciones en este formato de entrada, debe pulsar ).

El sistema creara una nueva posición (línea) con exactamente los mismos datos que la posición que

se ha copiado. Deberá entonces modificar los datos según precise.

Como con el resto de documentos presupuestarios, una vez creado el ADO, deberá

visualizarlo e imprimirlo, autorizarlo en workflow (esta tarea sólo puede realizarla un usuario con los permisos apropiados, habitualmente el jefe de Asuntos Económicos), y crear el oportuno índice de documentos.

Entrada rápida vs. entrada normal

Tanto en la pantalla inicial como en la pantalla de entrada de posiciones normal, hay

disponible un botón llamado Entrada rápida. Este botón da acceso a una vista en tabla que puede

resultar más clara en los documentos con muchas posiciones.



ara volver a la vista detallada por posición, debe primero seleccionar la posición que quiere P

isualizar, lo cual se hace pulsando sobre el recuadro a la izquierda de la línea deseada. Una vez

botón Documento.

Acceder a los datos del acreedor C

v

seleccionada la posición debe pulsar el

PD y/o las retenciones

Para acceder a los datos de un

acreedor CPD debe elegir, desde el menú

superior desplegable, la opción Pasar a ->

Pagador . Una vez termine de escribir los

datos necesarios, pulse Enter para volver

a la pantalla principal.

De manera similar, para

acceder a los datos de retenciones

del acreedor debe elegir, desde el

menú superior desplegable, la


opción Pasar a -> Retención de

impuestos . Una vez cumplimente

los indicadores de retención

propiados, pulse a Enter para volver

a la pantalla principal.


Mens ajes y errores frecuentes

El CeGe es un dato obligatorio / El centro gestor es obligatorio

estor, o bien no ha pulsado Enter después de escribirlo. El Ha olvidado escribir el centro g

centro gestor es un dato obligatorio en cualquier registro de factura.

La PosPre es un dato obligatorio / El Posición presupuestaria es obligatorio

estor, o bien no ha pulsado Enter después de escribirlo. El Ha olvidado escribir el centro g

centro gestor es un dato obligatorio en cualquier registro de factura.

r de IVASe debe rellenar el Sector y el indicado

No ha escrito estos datos, o bien no ha pulsado Enter tras escribirlos. Recuerde también que

A1, B1 o C1, no a1, b1 o c1. el sector debe escribirse respetando las mayúsculas, esto es, escriba

Indique un valor válido

Ha escrito un valor que no existe en la lista de valores válidos. Por ejemplo, ha escrito un

Efectúe la entrada en formato ___.___.___.__~,__

centro gestor que no existe, o ha escrito el sector de IVA en minúsculas.

Probablemente ha usado un punto en lugar de coma para separar los decimales.

La relación sector – indicador IVA no es correcta

Ha indicado un indicador de impuestos que no puede usarse con el sector indicado (por

ejemplo, Sector 1 (A1) con el indicador SB (IVA 18% deducible, que es del sector 2).

Debe introducirse el Activo Fijo o el Centro de coste, NO AMBOS

No e material

inventariable.

tivo fijo, lo cual no es posible. Para decidir

cuá

Este mensaje es un error genérico que alerta de una de estas tres circunstancias:

No ha indicado centro de coste en una factura que representa un gasto.

ha indicado número de activo fijo en una factura que representa una adquisición d

Ha indicado simultáneamente centro de coste y ac

l de los dos datos es el que debe figurar, revise la factura según los dos puntos anteriores (¿es

un gasto o una adquisición de material inventariable?).




El Centro Gestor indicado requiere Orden CO

Ha indicado un centro gestor que requiere que también se indique una orden de coste, pero

no ha indicado ninguna. Revise el centro gestor para decidir si es correcto y, en caso afirmativo,

tica

busque la orden de coste apropiada para imputar el gasto.

La Orden <orden> no es estadís

ha

sta de códigos el valor apropiado que

comience por E.

y, a pesar de ello, obtiene este mensaje, consulte

con el S

re>

Desde 2008, las órdenes de coste usadas deben comenzar por E, pero probablemente

elegido una orden que comienza por C. La mayoría de las veces bastará con que sustituya la C

inicial por E, pero si esto no funciona, busque en la li

Si la orden que ha escrito comienza por E

ervicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica.

No existe objeto de contabilización para <CeGe> <PosP

La combinación que ha escrito no es válida para imputar un gasto. Por ejemplo, puede que

mienza por 0390… (gastos ordinarios del centro) con una

posició

ento PEP

haya indicado un centro gestor que co

n presupuestaria del programa 3000 (Investigación). El error también se puede dar en

relación con el fondo indicado.

Introduzca elem

Ha indicado una posición presupuestaria que obliga a introducir un elemento PEP, pero no

ha ind

P. Otras posiciones presupuestarias

El fond

icado ninguno. Por ejemplo, las posiciones presupuestarias G/62000* y G/63000*,

correspondientes a obras, obligan a introducir un elemento PE

de Investigación también se encuentran en este caso.

o correcto del Elemento PEP es <fondo>

Éste es un mensaje informativo. Si escribe un elemento PEP de financiación afectada, éste

tiene asociado un fondo, y completará automáticamente el campo Fondo, sustituyendo en su caso el

valor previo.

Gr. autor CeGe no coincide con el resp. del PEP

El elemento PEP tiene asociado un grupo de autorizaciones que, aproximadamente, equivale

a un valor de centro gestor. Si recibe este mensaje, probablemente ha indicado un centro gestor

erróneo.


Elem. PEP no imputable. Tiene subordinados

Los elementos PEP de un proyecto están organizados jerárquicamente, y no puede indicar

ninguno que tenga elementos PEP dependientes o subordinados. No es posible distinguir qué

elementos PEP tienen elementos subordinados desde la lista de códigos, por lo que si necesita

identificarlos, deberá consultar el proyecto en la ruta de menú SAP Proyectos -> Datos maestros ->

Visualizar proyecto , indicar ahí el código de proyecto en la casilla del mismo nombre, pulsar Enter

y, una vez e

e

n la pantalla con la lista de elementos PEP, observar cuáles de ellos no tienen icono de

despliegu ( ) en la columna S, y, por tanto, no tienen elementos subordinados y pueden usarse

para imputar gastos.

El Activo Fijo <número> ya fue dado de alta. Verifique la factura

Ha indicado un activo fijo que ya se usó anteriormente en otra factura. Muy probablemente

se ha equivocado al indicar el activo fijo, por lo que debe revisarlo cuidadosamente.

Marcar flag de factura desglosada

e obtendrá este mensaje si ha indicado un rango de activos fijos. En este caso, el

sistema le obligará a marcar el selector de factura desglosada para poder grabar la factura.

Normalment




Caja Fija

Ciclo de Caja Fija

La Caja Fija es un anticipo de tesorería con el carácter de provisión de fondos que se realiza

a favor de las Cajas-Pagadoras para la atención inmediata de gastos periódicos y repetitivos cuyo

importe sea inferior a 5.000 € por obligación.

Es importante saber que los gastos tramitados a través del sistema de CF se aplican a

presupuesto cuando se justifican, lo que quiere decir que el anticipo de CF no afecta al crédito del

centro, éste disminuye cuando efectuamos la entrada de la factura.

El procedimiento se inicia con el ingreso de una provisión de fondos en la cuenta del Banco

Santander Central Hispano. Es un proceso automático desde la Tesorería de los Servicios Centrales

con un pago que genera un documento KZ, el cual a su vez efectúa un ingreso en la cuenta contable

575xxx10, donde xxx es el número del banco propio de pagos del centro, con un documento KW.

Cuando se realiza el ingreso se genera un documento SE en la misma cuenta.

El sistema permite elegir entre cualquiera de los medios de pago, incluyendo “efectivo”,

para lo que es necesario hacer un traspaso a caja efectivo que Génesis realiza con el documento ST.

Cuando se realizan pagos correspondientes a los diferentes gastos, podemos elegir

cualquiera de los medios de pago, pero todos ellos generan un documento en Génesis KY, en la

cuenta 575xx50 si hemos elegido pagar por cheque o transferencia y en la cuenta 570xx90 si hemos

elegido pagar por efectivo.

Una vez realizados los pagos se justifican las facturas en el documento ADO FM. Después

de ser contabilizado éste por Intervención, Tesorería de los Servicios Centrales “paga” al centro el

total del documento presupuestario por medio de un documento KZ que genera a la vez un KW y

un ingreso en la cuenta 575xx10.

Cuando a lo largo del ejercicio económico se han tramitado documentos ADO positivos y

negativos el pago de Tesorería se realizará por la cantidad resultante de los dos expedientes. Con

este ingreso queda cerrado el ciclo de la CF.

Anticipo CF Pago de facturas Doc. Presupuestario Reposición CF. KW KY ADO KW



Registro de la factura

Antes de proceder al registro de una factura por este sistema se han de considerar los

siguientes puntos:

Siempre exige que se señale una vía de pago válida en el momento de efectuar el registro.

Realizado el registro, no es posible trasladar la factura al Registro General de Facturas para su

posterior pago centralizado o con cargo a pagos a justificar.

El registro de facturas de Caja Fija Ordinaria se lleva a cabo en la ruta de menú SAP

Ejecución del Presupuesto de Gastos -> Caja Fija Ordinaria -> Registro de facturas . El aspecto de la

pantalla es el siguiente:

Los datos solicitados para el registro de una factura ordinaria son los siguientes (los campos marcados con * son obligatorios): Sociedad *: 1000.

Fecha factura *: la fecha que figura en el documento de factura.

Moneda doc. *: el valor es siempre EUR.

Caja Fija *: el código de Caja Fija de cada centro, p.e.: CF0015100.



Fecha operación: si el documento de factura proporciona una fecha de operación, escríbalo


automáticamente con el mismo valor de la fecha de factura.

Nº Factura *: el identificador de la factura tal y como lo indica el acreedor (con serie en su

caso, guiones, barras, etc.).

Acreedor *: se indica el NIF del acreedor sin guiones, barras, espacios, etc.

Importe *: el importe íntegro de la factura, con impuestos nacionales incluidos, pero sin

descontar las retenciones de IRPF, en su caso. Para separar los decimales se usa la coma (,). El

punto del teclado numérico no cumple esta función.

Vía de pago *: los valores preestablecidos son:

o 1: Transferencia Caja Fija o 2: Cheque Caja Fija o 3: Pago en Efectivo Caja Fija

Tp. banco. int.: código de la domiciliación bancaria del acreedor; suele ser 0001, pero en caso

de que tenga varias domiciliaciones, habrá que indicar por cuál de ellas se efectuará el pago.

Este campo será de cumplimentación obligatoria cuando se opte por la vía de pago de

transferencia.

Sector *: sector de actividad a la que se destina el gasto.

Indicador de impuestos *: el indicador de impuestos (IVA) aplicado al gasto. Si una factura

presenta varios tipos de IVA, es necesario desglosar la factura. Si el desglose no es posible

(porque la factura esté marcada como justificación de un anticipo a particulares), y sólo en ese

caso, tendrá que hacer varios registros añadiendo al número de factura “/1”, “/2”, etc.

Texto: una descripción del gasto. Esta descripción aparece en algunos listados, por lo que es

conveniente cumplimentarla.

Centro gestor *: el centro gestor al que se imputa el gasto.

PosPre *: posición presupuestaria del gasto.

Fondo: el identificador del fondo, cuando el gasto se aplica a subvenciones específicas, tales

como proyectos de investigación, organizaciones de congresos, proyectos de innovación

educativa, títulos propios, etc. Si el gasto también requiere un elemento PEP, éste determinará el

valor correcto del fondo.

Elemento PEP: el elemento PEP, en caso de que sea necesario. Determina el fondo.



Orden CO: la orden de coste a la que se imputará el gasto, si es obligatoria debido al centro

gestor usado. La orden de coste identifica departamentos, unidades generales, subservicios, etc.

Recuerde que, desde 2008, las órdenes de coste comienzan siempre por la letra E.

Centro de coste: el centro de coste al que imputar el gasto. Es un campo obligatorio.

Factura desglosada: marque esta casilla si va a distribuir el gasto en distintas órdenes de coste,

posiciones presupuestarias, fondos, indicadores de impuestos, etc.

Una vez grabada la factura, obtendrá un número de documento 1000xxxxxx correspondiente

a la reserva de Caja Fija (RJ) y otro número de documento E20xxxxxxx correspondiente al

documento de factura (KJ), donde la letra E representa el ejercicio (p.e.: 11 para 2011, 12 para

2012, etc.), y xxxxxxx un número secuencial por ejercicio común a todos los documentos que

comparten el mismo esquema de numeración. Si la factura está desglosada, se generará un RJ y un

KJ por cada posición del desglose.

Recibos vs. Facturas

Debido al control detallado del IVA, es preciso distinguir en el sistema entre facturas y

recibos. Las primeras quedan registradas en el libro de facturas recibidas y, por tanto, deben cumplir

todos los requisitos que la legislación impone a un documento para ser considerado factura. Una

lista no exhaustiva de las características que debe cumplir un documento para considerarse factura

es la siguiente:

NIF, denominación y domicilio social del emisor de la factura.

NIF, denominación y domicilio social del receptor de la factura. En el caso de la UCM, es

imprescindible que figure el NIF (Q2818014I), una de las expresiones “Universidad

Complutense de Madrid”, “Universidad Complutense” o “UCM” y el domicilio de una

dependencia de la UCM.

Fecha, número y, en su caso, serie de la factura.

Descripción de las operaciones facturadas.

Para cada tipo de IVA aplicado, desglose de la base imponible, porcentaje de IVA a aplicar e

importe resultante de este cálculo. Si toda la base imponible se imputa a un mismo tipo de IVA,

se admite la expresión “IVA incluido” sólo si se indica expresamente el porcentaje de IVA

aplicado.

Si todas o algunas de las operaciones están exentas de IVA, debe indicarse explícitamente,

indicando el artículo y punto de la Ley del IVA que da derecho a tal exención.



De acuerdo con la lista anterior de requisitos, los gastos correspondientes a liquidaciones de

comisiones de servicios, recibos de conferencias, trabajos ocasionales no realizados por

profesionales, etc. deberán registrarse como recibo.

El procedimiento, una vez en la pantalla de registro de facturas, para indicar al sistema que

el registro corresponde a un recibo es el siguiente:

Cumplimente únicamente los datos marcados como obligatorios: fecha de factura, número de

factura y texto. El número de factura puede cumplimentarse directamente con el valor definitivo

(p.e.: S/N).

Pulse el botón Registrar recibo.

Cumplimente el resto de datos normalmente.

Cómo cumplimentar el sector y el indicador de impuestos

Para elegir correctamente el sector debe considerar en primer lugar para qué actividad se

está produciendo el gasto. En general, se tiende a asociar las actividades de la UCM a los ingresos

que generan (p.e.: enseñanza, alquiler de aulas, alquiler de instalaciones deportivas, servicios de

clínicas, etc.), pero las actividades también pueden generar gastos. Por ejemplo, para prestar

servicios de enseñanza hace falta adquirir libros, papel, etc. De la misma manera, al alquilar aulas

suele ser necesario pagar un servicio extraordinario de limpieza en las mismas.

Dicho lo anterior, la Vicegerencia de Sistemas de Información Económico-Financiera ha

emitido diversas circulares con criterios básicos de adscripción de gastos a sectores de actividad.

Consulte en su unidad la información al respecto.

En cuanto al indicador de impuestos, la lista de indicadores depende del sector elegido. Las

facturas nacionales (realmente, facturas expedidas dentro del territorio de aplicación del impuesto,

lo que excluye Ceuta, Melilla y las Islas Canarias) deben incluir datos suficientes para determinar el

tipo aplicable; recuerde que, si es necesario, tendrá que desglosar la factura con cada tipo de IVA

aplicable.

Las facturas expedidas en la Unión Europea no presentarán, habitualmente, cargo por IVA

y, dependiendo de las circunstancias de cada una de ellas (bien o servicio, lugar de entrega, etc.)

será necesario auto-repercutirse o auto-facturarse el IVA que corresponda en España. Para ello,

basta con elegir el indicador de impuestos adecuado, sin que sea necesario alterar el importe con el


que se registra la factura respecto del indicado en la misma. Si existen dudas o la factura presenta

cargo por IVA, consulte con la UCPE.

Por último, las facturas provenientes de fuera de la Unión Europea que supongan la

importación de bienes deberán ir acompañadas de la documentación aduanera correspondiente:

factura del agente de aduanas y copia del DUA (Documento Único Aduanero).

Tenga precaución con facturas externas a la Unión Europea que presenten cargos por IVA;

algunos países, como Argentina y Suiza, tienen su propio impuesto sobre el valor añadido, que aunque comparte el nombre, es independiente del IVA europeo.

El IRPF en los registros de factura

A todo acreedor al que se le efectúe un pago cuyo NIF conste dado de alta en Génesis como

persona física es obligatorio (salvo ciertas excepciones comentadas más adelante) practicarle la

correspondiente retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (o Impuesto sobre la

Renta de No Residentes para los residentes en el extranjeros). Cada acreedor en el sistema puede

contener información sobre las retenciones a las que puede estar sujeto y las personas físicas deben

tener siempre los tipos de retención IR (si son residentes en España) o NR (si no son residentes).

En la entrada de facturas, una vez pulsado el

icono del disquete para grabar el registro, en el caso

de que el acreedor tenga declarados tipos de

retención, aparecerá una ventana como la de la

imagen de la derecha. La primera columna indica el tipo de retención (además de los tipos de

retención relacionados con la renta, existen muchos otros, algunos referidos a embargos, anticipos

al personal, etc., que no serán tratados en este manual). En la columna Ind. ret. el usuario deberá

introducir, para el tipo de retención IR, un valor de entre la siguiente lista:

AC: Administradores y Consejeros (42%)

BE: Becas y Ayudas UCM Exentas

CU: Cursos, Conferencias y Seminarios (15%)

DI: Dietas Exentas

EO: Estimación Objetiva (1%)

GA: Actividades Agrícolas (2%)



LC: Premios Literarios, Científicos, etc. (exentos): activación previa petición.

PF: Actividades Profesionales (15%)

PL: Premios no exentos (15%): activación previa petición.

TC: Colaboración Temporal No Profesional y Asistencia a Tribunales (15%)

TV: Actividades Profesionales (7%)

Para el tipo de retención NR existe una lista de valores distinta. Se citan a continuación los

más habituales (pero no deje de consultar la lista completa):

M7: Ac.Profesionales/Gral

M4: Ac.Profesionales/Exen.Apl.Conv.

N7: Rentas Trabaj./Gral.

N4: Rentas Trabaj./Exen.Apl.Conv.

Una vez que elegimos el indicador correspondiente, el pago al acreedor se efectúa por la

cantidad líquida y el sistema realiza la oportuna retención.

Selección de documentos para (contabilizar) el pago

Aunque el pago material se realiza descentralizadamente, el pago contable se registra por la

Tesorería Central. Esta operación, que aparentemente consiste en un mero envío de información,

resulta esencial para la contabilización efectiva del pago y la posterior generación de las

transferencias, si se ha señalado esta vía de pago.

La ruta a la opción de menú

SAP es Ejecución del presupuesto de

gastos -> Caja Fija ordinaria / Pagos de

Caja Fija / Selección de pagos de Caja

Fija . Una vez en la pantalla, los

datos obligatorios a rellenar son los

siguientes:

Caja Fija: es el código de Caja

Fija del centro, p.e.: CF0015100.



Fecha de vencimiento: fecha en la que se quieren pagar las facturas. No puede ser anterior al

día de ejecución del programa.

Banco propio: es el código de asociado a la c/c del banco p.e.: PC038.

Si se quieren delimitar más los pagos, se podrán rellenar el resto de campos: acreedor,

intervalo de importe, clase de documentos, etc.

Se pulsa el botón Ejecutar ( ) y el sistema oferta la relación de facturas para la

contabilización de su pago.

En esta lista puede revisar el importe de las retenciones que se van a practicar en cada pago.

El sistema de selección de pagos de la Caja Fija obliga a indicar el número de cheque con el

que se ha pagado la factura. Esto se realiza pulsando el botón Número de cheque

( ), lo que provoca que el sistema habilite un selector en las facturas con vía de pago

2 (cheque):

Se marcan aquellas facturas que se han pagado con ese

cheque y tras pulsar, de nuevo, el botón Número de cheque

( ), el sistema nos indicará el importe total que

corresponderá a la cantidad abonada en el cheque y a

continuación aparecerá una ventana donde indicaremos el

número de cheque, compuesto por siete dígitos (debe

introducirse sin puntos, ni espacios en blanco).

Dicho número se incluye en la columna de número de cheque.



Si ya se está de acuerdo con esta selección, se pulsa el botón Aceptar ( ) y nos dará el

mensaje Las modificaciones han sido realizadas. Para salir de esta opción pulsaremos el botón

Atrás ( ).

Generación de transferencias

Una vez contabilizados los pagos

por Tesorería Central hay que generar las

transferencias bancarias. Tanto los

cheques como los recibos por pagos en

efectivo son de generación manual y

externa al sistema. Para generar las

transferencias bancarias hay que dirigirse

a la ruta de menú SAP Ejecución del

presupuesto de gastos -> Caja Fija ordinaria

-> Pagos de Caja Fija -> Generar medios de pago de Caja Fija . Los datos obligatorios a rellenar son:

Fecha ejec. programa: pulsando el botón de ayuda escogeremos la fecha e identificación de la

propuesta de pagos de la que queremos generar las transferencias.

Banco propio: es el código asociado a la c/c del banco (p.e.: PC038).

Se pulsa el botón Ejecutar ( ) y se muestra la

pantalla donde se pueden indicar la fech

l es

l pulsar Intro, el sistema muestra este resumen de los ficheros creados:

a o el

identificador de la propuesta, el valor más usua

CFIJA.

A



Dentro del resumen anterior, cada línea tiene una función que se comenta a continuación:

Fich. ISD. (TemSe): es el fichero que contiene los datos de las transferencias que se descarga

en una ruta local (bien su disco duro, o bien la unidad de red compartida para toda su sección de

Asuntos Económicos) para después transferir por el sistema de banca electrónica a la entidad

bancaria la orden de pago. Para grabar los datos se pulsa en el nombre de dicho fichero y, en la

siguiente pantalla, se resalta la línea de información de los datos y se pulsa el icono Descargar

( ):

A continuación se nos muestra una

ventana de diálogo para poder grabar el fichero.

Una vez grabado el fichero se procederá a su

envío a través de la banca electrónica. A este

respecto, se cita a continuación un extracto de la

circular enviada el 28 de abril de 2006:

Para dar cumplimiento a los requerimientos de la "Norma 34.1 de la Asociación Española

de Banca (AEB)", por la que se regulan los requisitos técnicos de los pagos electrónicos, el

Servicio de Tesorería ha comenzado a diferir la fecha de contabilización tres días hábiles sobre la

fecha en que se programan.

El Cajero Pagador dispondrá de 3 días hábiles para ordenar sus transferencias, superado

dicho plazo la orden puede ser no ejecutada por la entidad bancaria.



Lista adjunta: se trata de la representación en papel de las transferencias, para que sean

firmadas por las autoridades docente y administrativa que corresponda.

Se hace doble clic en

el número de orden SPOOL

y, en la siguiente pantalla, se

hace clic en el icono de

impresora marcado en la

imagen para imprimir la lista directamente, o bien el icono para visualizar la lista en pantalla.

Las transferencias que se pueden imprimir pulsando el icono de impresora marcado en la imagen.

Avisos: son las comunicaciones dirigidas a los

acreedores, con el detalle de las facturas

pagadas en esas transferencias. Observará que

aparece una línea por cada acreedor al que se le

haya efectuado un pago (observe la zona

recuadrada en la imagen).

Cómo incluir/excluir transferencias al pagar

En ocasiones puede ser conveniente excluir algunas órdenes de transferencia del impreso y

el archivo enviados al banco. Por ejemplo, si el KY (o KZ para pagos centralizados) que representa

un pago por transferencia de una factura es anulado, el medio de pago en el que se incluía ese pago

continuará incluyendo la orden de transferencia del pago anulado junto con las que siguen siendo

válidas. A continuación se explica cómo incluir/excluir transferencias, de entre todas las pagadas un



día, de la relación que se envía al banco. Por ser el caso más habitual, se explica el procedimiento

para excluir pagos no válidos, pero la adaptación al caso inverso es sencilla.

Para excluir una transferencia de la relación (impresa y en fichero) de medios de pago, debe

conocer el número de documento KY / KZ de pago. Si no lo conoce, siga el procedimiento que

figura a continuación desde el primer punto; si, por el contrario, ya lo conoce, puede dirigirse

directamente al segundo.

Genere los medios de pago como lo haría normalmente, hasta

obtener el listado conocido como Lista adjunta. En el listado en

pantalla, observe que en cada orden de transferencia, bajo la

columna Nº Doc., figura un número que corresponde a

de pago de la factura. Apunte ese número para cada transferencia

que quiera excluir (o incluir) y retroceda de nuevo hasta la pantalla inicial de la generación de

medios de pago.

l documento

En la pantalla inicial de generación de medios de pago, cumplimente la

fecha y el banco propio, y a continuación pulse el botón Selecciones

(todas) que hay en la parte superior de la pantalla, justo debajo del título.

Aparecerá una nueva línea de

filtros, al final del

apartado Otras delimitaciones,

titulada Número del

documento de pago. Pulse en

el botón Selección múltiple ( ) situado a la derecha de la línea.

Aparece una pantalla que

permite selecciones múltiples

con cuatro pestañas, que tienen

la siguiente funcionalidad:

Seleccionar valores ind.: permite indicar valores individuales de números de documento de

pago; los valores especificados serán los únicos incluidos.

Seleccionar intervalos: permite indicar rangos de números de documento de pago; los valores

comprendidos en el rango (incluyendo los números inferior y superior que lo delimitan) serán

los únicos incluidos.



Excluir valores indiv., Excluir intervalos: función equivalente a los anteriores, pero los

documentos de pago serán excluidos.

Para excluir un pago, por tanto,

debe seleccionar la tercera pestaña,

Excluir valores indiv., e

introducir allí el número o n

que desea excluir.

úmeros

Una vez especificados los valores deseados, pulse el botón Ejecutar ( ) que hay en la parte

inferior izquierda de la ventana de selección múltiple. De vuelta a la ventana principal de

generación de medios de pago, continúe el procedimiento normalmente y obtendrá las

transferencias ajustadas a las condiciones que haya indicado.

Generación del documento ADO FM

La generación del ADO FM se realiza a través de la opción de menú SAP Ejecución del

presupuesto de gastos -> Caja Fija ordinaria -> Ejecución del gasto -> Crear ADO (FM) / OF (ADO de

abono) .

El sistema

muestra una pantalla de

filtros para acotar la

selección de facturas a

incorporar en el ADO

(FM). Hay que tener en

cuenta que todos los

valores que se incluyan

en los distintos campos

de esta pantalla deben

cumplirse

simultáneamente.

Los criterios de selección disponibles son:

Entidad CP: 1000 (campo obligatorio)

Sociedad: 1000 (campo obligatorio).



Fecha del documento: el sistema oferta la del día, pero hay que borrarla, dado que las facturas

suelen tener fechas anteriores. Se puede indicar un intervalo (no es campo obligatorio).

Fecha de contabilización: se puede indicar un intervalo (no es campo obligatorio).

Centro gestor: se indicará el centro gestor o centros gestores a los que se quiere limitar la

selección.

Posición presupuestaria: se puede indicar un intervalo amplio o usar como comodín el

asterisco (*), p.e.: G/2* a G/6*. Este intervalo ofertaría una lista de facturas de los capítulos 2,

3, 4, 5 y 6.

Se pueden incluir más filtros para los casos más frecuentes:

Si se quieren incorporar facturas solamente de títulos propios o proyectos, se rellenará el campo

Fondo o Elemento PEP, en su caso, con los valores deseados. Para el elemento PEP, recuerde

indicar un elemento PEP de nivel 1 con un asterisco ya que, de lo contrario, no seleccionará el

proyecto completo, sólo los gastos del mismo registrados con el elemento PEP concreto.

Si se quieren incorporar facturas de un proveedor específico, se rellenará el campo Acreedor

con su NIF.

Cuando ya se han rellenado los valores deseados, se pulsa el botón Ejecutar ( ), entonces

el sistema oferta, en pantalla, un listado de facturas que cumplen todos los requisitos indicados.

En ella deberá seleccionar cada línea que desee incluir en el documento presupuestario,

marcando para ello la casilla de la izquierda de la línea correspondiente (observe el recuadro

marcado a la izquierda). Para marcar múltiples líneas, proceda como en los programas de hoja de

cálculo, usando las teclas Ctrl y Mayús para añadir líneas individuales o regiones,

respectivamente. Si quiere marcar todas las líneas, pulse el botón Seleccionar todo ( ). Este

formato de lista le permite también definir sus propias disposiciones ( ) y exportar la

relación a Microsoft Excel (mediante la opción de menú Lista -> Exportar -> Hoja de cálculo ).



Tras establecer la selección deseada,

pulse el botón Ejecutar ( ) y aparecerá otra

pantalla para confirmar las fechas de documento

y de contabilización.

Confirme las fechas sin más durante el ejercicio natural, pero preste atención cuando, tras

comenzar un nuevo año, deba crear los últimos documentos del ejercicio anterior.

Al pulsar

Enter accedemos

al ADO (FM). En él

se ha rellenado una

línea por cada

factura incorporada, donde es necesario indicar el tipo de banco interlocutor. Puede pulsar el icono

de ayuda de códigos para obtenerlo (normalmente se derivan de su banco propio; por ejemplo, para

el centro con banco propio PC038 el tipo de banco interlocutor de Caja Fija es C038).

Antes de grabar el documento podemos verificar si los datos introducidos son correctos con

el botón Verificar ( ), y dará un mensaje indicándonos si hay o no errores. En el caso de que el

documento no sea correcto, ese mensaje detalla dónde se encuentra el error.

Cuando el documento es correcto se

graba pulsando el icono Grabar ( ) y el

sistema dará un número de documento

presupuestario. En este momento el sistema ha

enviado el documento presupuestario al primer nivel de workflow (autorización del responsable del

centro).

Impresión del ADO (FM)

La visualización e impresión del ADO FM se lleva a cabo a través de la opción de menú

SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Caja Fija ordinaria -> Ejecución del gasto -> Visualizar .



Indicaremos el número de

documento, que ha dado el sistema, en el

campo número de orden (normalmente

aparecerá en la pantalla el último documento

que se ha elaborado), e indicaremos la

sociedad 1000.

Al pulsar Enter ,

visualizamos en pantalla la primera

línea del documento. Para obtenerlo

en papel pulsamos el icono

Imprimir ( ). A continuación se

muestra la ventana donde hay que indicar los nombres de las personas firman el documento

presupuestario.

Tras pulsar Enter , en la ventana del control de la impresora se

pueden solicitar una copia de este documento. Además, hay que marcar

las casillas de verificación que aparecen en la imagen de la derecha, y

pulsar el icono .

Si el documento no está contabilizado aún, se imprime directamente la cuenta justificativa

(la relación de facturas incluidas en el ADO FM). Si el documento ya está contabilizado por

Intervención, se imprime el documento presupuestario ADO en primer lugar y, a continuación, se

obtiene un mensaje informativo con el texto “Falta imprimir la hoja resumen”, tras lo cual vuelve a

aparecer el diálogo de impresión y se imprime la cuenta justificativa.

Las cuentas justificativas no podrán efectuarse por cuantía inferior a 3.000 €, salvo que el

importe del anticipo de caja fija sea inferior a 12.000 €, o sean las últimas cuentas justificativas del ejercicio económico.

Desde el 15 de octubre de 2009, los cajeros pagadores están encargados del archivo de la

documentación de las cuentas justificativas. Por tanto, los originales de los documentos quedarán archivados en el propio centro, pudiendo ser requeridos por la Intervención como parte del proceso de fiscalización. El periodo de archivo será de 7 años desde el 1 de enero del año siguiente al de expedición de la cuenta.




Liquidación del IRPF a Servicios Centrales

Las facturas que se registraron con un indicador de retención fueron pagadas por su importe

líquido, y el importe de retención se desvió a una cuenta contable (475100000) para su posterior

liquidación a la Agencia Tributaria. La suma de todos los importes retenidos relacionados en un

ADO FM debe ser transferida desde la cuenta bancaria del centro a una cuenta de la Tesorería

Central, mediante el procedimiento que se describe a continuación.

En primer lugar, debe registrar la devolución del IRPF. Para ello, diríjase en el menú SAP a

la opción Ejecución del presupuesto de gastos -> Caja Fija ordinaria -> Devolución de fondos a Servicios

Centrales -> Devolución del IRPF a Servicios Centrales .

Una vez en ella, deberá pasar a lo largo

de varias pantallas, introduciendo

determinados datos en cada una de ella. En la

primera pantalla deberá introducir los

siguientes datos:

Fecha del documento: generalmente la del día del asiento.

Txt.cab.doc.: texto opcional.

Una vez introducidos los datos, pulsamos Enter

y aparecerá una lista de códigos de Caja Fija en la que

habrá que escoger la de nuestro centro.

Tras escoger el código de

Caja Fija se pasa a la segunda

pantalla, en la que hay que

introducir los siguientes datos:


Importe: cantidad que tenemos que transferir a

Tesorería Central. Esta cantidad coincide con el

total de la columna Importe retenido en la hoja

resumen del ADO FM.

Asignación: aquí debe introducirse el número de

ADO FM al que corresponde la liquidación.

Tras introducir ambos datos, pulsamos Enter para pasar a la última pantalla, en la que

cumplimentaremos de nuevo el importe con la misma cantidad. Por último, grabamos los datos

haciendo clic en el icono Grabar ( ). Esto genera un documento tipo KF que tenemos que

seleccionar para el pago, como se explicó anteriormente, y generar la transferencia correspondiente

que uniremos al ADO FM para así indicar a la Tesorería Central que se ha realizado el ingreso en su

cuenta bancaria, quien mensualmente liquidará el IRPF al Tesoro Público.

Modalidades especiales de facturas de Caja Fija

Facturas de reintegro

En Caja Fija no existe una transacción específica para registrar las facturas de abono sino

que se accede a la misma pantalla de registro de facturas de Caja Fija, en la ruta de menú SAP

Ejecución del presupuesto de gastos -> Caja Fija ordinaria -> Registro de facturas .

Los datos a

cumplimentar en la pantalla

son los mismos que se

indicaron en el apartado

“Registro de la factura”. Para

indicar al sistema que se trata

de una factura de abono hay

que marcar la casilla de

verificación del apartado

Reintegro.

Cuando se trata de una factura de abono que no se imputa a un fondo de financiación

afectada no es necesario indicar ningún valor en el campo Factura Caja Fija existente en el

recuadro superior derecho. Por el contrario, para abonos imputados a fondos de financiación



afectada es obligatorio indicar el número de KJ con el que se registró la factura sobre la que se ha

emitido el abono, ya que entre el documento referenciado y el abono deben coincidir el acreedor, el

tipo de IVA y la imputación presupuestaria (centro gestor, posición presupuestaria, fondo y

elemento PEP).

Si necesita registrar un abono de financiación afectada y la factura correspondiente se

registró en el ejercicio anterior, contacte con la UCPE para encontrar una solución adecuada.

Los abonos recibidos no se cobran, sino que compensan parte del pago de otras facturas

positivas del mismo acreedor registradas también por Caja Fija ordinaria (las facturas cuyo pago

compensa parcialmente el abono no tienen que coincidir en imputación presupuestaria).

Siguiendo los pasos indicados en el apartado correspondiente, seleccionamos las facturas

para su pago, que en nuestro ejemplo arrojará un importe de 30,00 €.

Hay que hacer la

observación de que Génesis

elabora dos documentos

presupuestarios diferentes:

uno con las facturas

“positivas” y otro de reintegro

con las facturas de abono.

Para elaborar el

documento de reintegro se

siguen los pasos descritos en

el apartado de “Generación

del ADO-FM” con la diferencia que en la pantalla de selección de facturas, en el campo Clase de

documento hay que indicar el valor KL. Los documentos generados son de tipo FJ, si los KLs que

incorpora hacen referencia a un KJ previo, o FC en caso contrario.



Facturas de un anticipo a personal interno de la UCM

Cuando nos presentan facturas que

justifican un anticipo concedido a

personal interno de la UCM (consultar el

procedimiento en el apartado

correspondiente), se registran de la misma

manera que cualquier otra factura de Caja

Fija con la siguiente salvedad: hay que

marcar la casilla de verificación en el

apartado Anticipo personal UCM y a

continuación, el NIF de la persona a la que se concedió el anticipo.

Cuando se pulsa el icono Grabar ( ) el sistema nos dará, además del número de RJ, dos

números de registro: uno de ellos es el registro de la factura propiamente dicho (documento KJ) y

el otro es el registro de la compensación de la misma (KH). Por tanto, no hay que seleccionarlas

para su pago por parte de Tesorería. Una vez registrada, por tanto, ya puede ser incorporada a un

documento presupuestario.

Anticipos a personal interno de la UCM

Los anticipos concedidos al personal de la UCM se comportan como una línea de crédito

vinculada únicamente al NIF del interesado y no a los diferentes medios de pago por los que se le

hayan concedido (cheque, transferencia, efectivo). El procedimiento habitual es:

Concesión del anticipo.

Justificación con facturas por parte del interesado del importe anticipado (este apartado se

explica dentro de los procesos especiales del sistema de Caja Fija).

Devolución, en su caso, del importe no consumido.

Consulta de la situación de los anticipos concedidos.

Aunque el procedimiento habitual es el de arriba, el sistema permite que el perceptor del

anticipo justifique más cantidad de la que ha recibido. Incluso puede justificar facturas con cargo a un anticipo sin que se haya registrado la concesión.



Concesión del anticipo

La concesión del anticipo se realiza a través de la ruta de menú SAP Ejecución del

presupuesto de gastos -> Caja Fija ordinaria -> Anticipo de Caja Fija a personal interno UCM -> Registro

anticipo de CF .

En la pantalla que presenta el sistema hay que

cumplimentar los campos siguientes:

Fecha de documento: normalmente será la fecha

del día.

Txt. Cab. Doc.: puede usar opcionalmente este

texto corto para indicar el motivo del anticipo.

Cuenta: se indica el NIF de la persona a la que se concede el anticipo, que debe estar dada de

alta como acreedor en el sistema.

Al pulsar Enter

el sistema nos pide que

identifiquemos nuestro

código de Caja Fija de la

lista con todos los

disponibles. Una vez

seleccionado se pasa a

una segunda pantalla en

la que habrá que

cumplimentar los siguientes datos:

Importe: el importe a anticipar.

Vence el: el día de la fecha en que se registra el anticipo (campo obligatorio).

Vía de pago: se pueden indicar los valores:

1. Transferencia Caja Fija

2. Cheque Caja Fija.

3. Pago en Efectivo Caja Fija.




La concesión de anticipo es una operación extrapresupuestaria. Por ello, los campos Centro

de coste, orden de coste y elemento PEP no tienen relevancia (no está prestando crédito, está prestando tesorería, y la tesorería no está asociada a ningún código presupuestario o de costes) y no deben ser cumplimentados. Si, a pesar de ello, rellena alguno de ellos, observará que no hay reflejo en ningún listado y que no se afecta a la disponibilidad de gasto de ningún código.

Cuando se opte por la vía de pago 1: Transferencia de Caja Fija, hay que pulsar el icono

Otros datos ( ), habilitándose así el campo Bco. col. donde hay que indicar el

ordinal bancario asociada a la cuenta corriente del interesado.

Para grabar el anticipo se debe pulsar el icono Grabar ( ). La concesión del anticipo

genera en Génesis un apunte estadístico con la clase de documento KA, que debe ser seleccionado

para el pago por Tesorería (este proceso se puede consultar en el apartado correspondiente del

sistema de Caja Fija).

Las concesiones de anticipo no aparecen en el listado de situación de anticipos hasta que

Tesorería ha generado el documento de pago correspondiente.

Devolución, en su caso, del importe no consumido

El interesado ha de

devolver el importe

anticipado y no consumido,

bien mediante efectivo o

mediante un ingreso en

nuestra cuenta restringida de

pagos. Para ello, debe

utilizarse la opción de la ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Caja Fija ordinaria -

> Anticipo de Caja Fija a personal interno UCM -> Devolución anticipo de CF . En la pantalla que aparece

hay que cumplimentar los siguientes campos (todos obligatorios):

Fecha de documento: fecha en la que se produce la devolución.

reve descripción de la Txt. Cab. Doc.: puede usar este campo opcional para añadir una b

devolución.


Cuenta: cuenta de ingresos de tesorería donde se han devuelto los fondos. Para cumplimentar

este valor siga esta regla:

Si el interesado devuelve el dinero en efectivo, la cuenta a usar es 570xxx80, donde xxx

representa la parte final del código de banco propio de pagos (p.e.: 57003880 para el banco

propio PC038).

Si el interesado devuelve el dinero mediante un ingreso en banco, la cuenta a usar es

575xxx10, donde xxx representa la parte final del código de banco propio de pagos (p.e.:

57503810 para el banco propio PC038).

Al pulsar Enter el sistema nos

pide que identifiquemos nuestro Código

de Caja Fija en una lista con todos los

códigos existentes. A continuación,

pasaremos a una segunda pantalla en la

que habrá que indicar los siguientes

datos:

Importe: el importe devuelto.

Cuenta: el NIF de la persona a la que se le concedió el anticipo.

Como con la concesión, evite cumplimentar los campos Centro gestor y Fondos. La

operación es extrapresupuestaria y no afecta al crédito.

Al pulsar Enter , el sistema nos vuelve a pedir el importe de la devolución. Una vez

introducida, grabaremos la devolución del anticipo pulsando el icono Grabar ( ). Este

documento que genera Génesis es un KD, y se concilia, si la devolución se ha producido en la

cuenta bancaria, con el SE de ingreso correspondiente.

Consulta de la situación de anticipos a personal UCM

Para consultar la situación de los anticipos concedidos hay disponible un listado en la ruta de

menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Caja Fija ordinaria -> Sistemas de información ->

Saldos de anticipos emitidos a personal UCM .



En la pantalla inicial de

selección están disponibles los

siguientes filtros (los marcados con

* son obligatorios):

Ejercicio *: introduzca el

ejercicio o rango de ejercicios

de los que quiere obtener información.

Código de caja fija *: introduzca el código de su caja fija (la posibilidad de indicar un rango de

códigos está pensada para cubrir las necesidades de información de los Servicios Centrales).

Acreedor: si desea limitar la información a la de un perceptor concreto, use este filtro para

indicar el código de éste.

Tipo de registros: las operaciones que afectan a los anticipos de un perceptor se van

compensando en el sistema cada cierto tiempo cuando es posible, con el objetivo de identificar

mejor qué cantidades entregadas han sido completamente justificadas o devueltas. Seleccione

Todas las operaciones si desea que se muestren todas las operaciones del perceptor, o bien

Operaciones pend. de compensar si sólo quiere obtener las que no han sido compensadas.

Tras rellenar los filtros deseados, pulse Ejecutar ( ). Obtendrá un listado como éste:

En el listado, las concesiones de anticipo (documentos KA) sólo aparecen si han sido

pagadas contablemente (esto es, cuentan con su correspondiente documento KY).



La combinación de filtros disponible permite utilizar el listado para obtener vistas muy

diferentes de la información relacionada con los anticipos a particulares. A continuación se indican

varios usos posibles del mismo.

Obtener las operaciones pendientes de un perceptor

Una de las consultas más habituales que puede necesitar realizar es saber qué cantidad tiene

abierta un perceptor. Para ello, solicite el listado de esta forma:

Ejercicio: introduzca el rango de ejercicios de los que quiere obtener información. Lo normal

para este caso será 2003 al ejercicio en curso.

Código de caja fija: introduzca el código de su caja fija.

Acreedor: indique el código del perceptor del que desea obtener la información.

Tipo de registros: seleccione Operaciones pend. de compensar.

A continuación, pulse Ejecutar ( ), o bien ejecute el listado en fondo (en el menú

superior desplegable de SAP, escoja la opción Programa -> Ejecutar en proceso fondo , o bien pulse

F9). Para más información sobre el proceso de listados en fondo, consulte el manual de

Contabilidad financiera y tratamiento de la información.

Obtener las operaciones pendientes de una caja fija

Probablemente la siguiente consulta más habitual en un centro es conocer todos los anticipos

pendientes de liquidar de cualquier perceptor. Para ello, solicite el listado de esta forma:




Acreedor: deje este campo en blanco.

Tipo de registros: seleccione Operaciones pend. de compensar.

Debido al coste de proceso del listado, es preferible solicitar siempre el listado en fondo (en

el menú superior desplegable de SAP, escoja la opción Programa -> Ejecutar en proceso fondo , o bien

pulse F9). Para más información sobre el proceso de listados en fondo, consulte el manual de

Contabilidad financiera y tratamiento de la información.




Obtener todas las operaciones de un perceptor

En ocasiones especiales puede que necesite obtener un listado con todas las operaciones de

anticipo de un perceptor a lo largo de los ejercicios gestionados en Génesis. Para ello, solicite el

listado de esta forma:




Acreedor: indique el código del perceptor del que desea obtener la información.

Tipo de registros: seleccione Todas las operaciones.

Puesto que el listado tarda en procesarse, debe ejecutarlo en fondo (en el menú superior

desplegable de SAP, escoja la opción Programa -> Ejecutar en proceso fondo , o bien pulse F9). Para

más información sobre el proceso de listados en fondo, consulte el manual de Contabilidad

financiera y tratamiento de la información.

Obtener todas las operaciones de un ejercicio y una caja fija

Por último, si quiere obtener todas las operaciones de anticipo registradas en un ejercicio

para su caja fija, a modo de archivo, cumplimente los filtros de la siguiente forma:

Ejercicio: introduzca el ejercicio del que quiere obtener información.


Acreedor: deje este campo en blanco.

Tipo de registros: seleccione Todas las operaciones.

Puesto que el listado tarda en procesarse, debe ejecutarlo en fondo (en el menú superior

desplegable de SAP, escoja la opción Programa -> Ejecutar en proceso fondo , o bien pulse F9). Para

más información sobre el proceso de listados en fondo, consulte el manual de Contabilidad

financiera y tratamiento de la información.



Búsquedas e informes frecuentes

Cómo saber en qué ADO FM se ha incorporado una factura de Caja Fija

Para averiguar este dato es preciso visualizar el documento financiero, lo cual es posible a

través de la opción de menú SAP Contabilidad patrimonial -> Documento contable -> Visualizar

documento . Una vez allí, hay que introducir estos datos:

Número de documento: el número de documento KJ.

Sociedad: siempre es 1000.

Ejercicio: el correspondiente al documento (o bien déjelo en blanco).

Una vez introducidos

los datos, pulse Enter y

accederá a una pantalla como

ésta. A continuación, haga

doble clic sobre la línea cuyo

valor en la columna Cuenta es

el código de la Caja Fija. Accederá al detalle de la línea (o posición).

En esta pantalla de detalle, la

compensación, si está presente, nos da

la información sobre la fecha y el

número de incorporación a documento

ADO. Este número, sin embargo, no

resulta útil para averiguar el número de

ADO FM.

Haciendo clic sobre el botón

, el sistema nos muestra una

ventana donde el campo Clave ref.1 es el

número del documento RJ que corresponde a

esa factura.


Si desea visualizar el documento RJ, apunte el

número y retroceda hasta volver al menú SAP. A

continuación, diríjase a la opción de menú SAP Ejecución

del presupuesto de gastos -> Gastos presupuestarios ->

Retención -> Visualizar . Allí sólo tiene que introducir el

número de reserva RJ y pulsar Enter . Accederá al documento en una pantalla como la siguiente:

Haciendo un doble clic en el botón Consumo ( ), puede obtener dos resultados:

Si el sistema nos informa que no existe consumo, la factura no ha sido incorporada a ADO FM.

Si el sistema nos proporciona la siguiente pantalla nos está indicando que la factura que

consultamos está incorporada a ADO FM.

Cómo saber en qué ADO FC/FJ se ha incorporado un abono de Caja Fija

Si lo que necesita saber es en qué documento presupuestario se ha incorporado un KL

(abono de Caja Fija), y el KL referencia una factura previa, puede seguir el mismo procedimiento

anterior una vez identificado el KJ. Conociendo el número de documento KL, siga estos pasos:



Visualice el documento a través la ruta de menú SAP Contabilidad patrimonial -> Documento

contable -> Visualizar documento , introduciendo el número de documento la sociedad (1000) y el

ejercicio contable del documento.

Seleccione la disposición /DOCCOMPENS. Para ello, pulse el botón Seleccionar variante de

visualización ( , señalado con el número 1 en la imagen) y, en la ventana que

aparece, haga clic en la celda /DOCOMPENS. Así verá el número de documento de

compensación de cada posición.

Si el documento tiene número de compensación en la línea con clave de contabilización Z1

(señalado con el número 2 en la imagen), el KL está incorporado en un ADO. En caso contrario,

no lo está.

Si el KL tiene un número de documento KJ en el campo Asignación de la posición del

acreedor (señalado con el número 3 en la imagen), puede consultar el número de ADO a través

del RJ del KJ indicado, siguiendo los pasos del apartado anterior. Si no hay número de KJ en

el campo Asignación, no es posible averiguar el número de ADO.

Cómo saber qué documentos ADO FM se han repuesto en el pago de un KW

Algunos centros desean controlar las reposiciones de su anticipo de Caja Fija cuenta por

cuenta. Este documento describe un método para, a partir de un KW presente en la cuenta

575xxx10 de un centro, obtener la lista de documentos ADO FM (y, en su caso, FC y FJ) incluidos

en el pago asociado al KW.

Comience dirigiéndose a la opción de menú SAP Contabilidad patrimonial -> Cuenta -> Visualizar

modificar partidas .

Introduzca el número de su cuenta de ingresos 575xxx10 (siendo xxx el número de banco

propio del centro), y seleccione Partidas abiertas, Partidas Compensadas o Partidas (todas),

según precise para incluir en el listado el KW sobre el que desee operar. Alternativamente, si



conoce el número del KW, puede visualizarlo directamente a través de la ruta de menú SAP

Contabilidad patrimonial -> Documento contable -> Visualizar documento contable .

Una vez esté visualizando el documento, apunte los datos correspondientes a los campos

Importe y Fecha de documento.

Retroceda sobre sus pasos hasta volver al menú principal. Para ello, pulse repetidamente la tecla

F3 o el icono Atrás ( ) hasta llegar al menú.

A continuación, diríjase a la opción de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Caja

Fija ordinaria -> Sistemas de información -> Saldos movimientos de una CF .

Introduzca el código de su Caja Fija, la sociedad y el ejercicio al que pertenece el KW que

desea consultar y pulse F8 o el icono Ejecutar ( ).

Una vez esté visualizando la tabla, haga doble clic en la celda correspondiente a la columna

Debe y la fila del mes del KW. Por ejemplo, si el KW tiene fecha de documento "05.04.2008",

la fila correspondiente será la que tiene el valor 4 en la columna Periodo.

Aparecerá una lista con todos los pagos (documentos KZ) realizados por reposiciones de Caja

Fija en ese mes. Una de las líneas coincidirá en importe y fecha con el KW que se quiere

averiguar. Haga doble clic sobre la línea correspondiente.

Visualizará entonces una de las posiciones del documento KZ que ha seleccionado. Diríjase al

menú superior y escoja Entorno -> Utilización del pago .

La lista que aparecerá tiene una línea por cada posición de las cuentas justificativas repuestas,

con el número de orden en la columna Ind. agrup. Para facilitar la identificación de las cuentas

justificativas y su importe, puede añadir subtotales por número de orden marcando la cabecera

de la columna Ind. agrup. y pulsando Ctrl+F1 o bien el icono de subtotales ( ).

Situación de la Caja Fija del centro

El informe de situación de la Caja Fija facilita

en una sola pantalla el estado del anticipo de Caja Fija

del centro, incluyendo información sobre las

reposiciones pendientes y su estado de tramitación. Está disponible a través de la ruta de menú

Ejecución del presupuesto de gastos -> Caja Fija -> Sistemas de información -> Saldos de Caja Fija . Una

vez en la pantalla, introduzca el código de Caja Fija y pulse el icono Ejecutar ( ). Al cabo de

unos segundos aparecerá la siguiente pantalla:



El significado de cada una de las cantidades es el siguiente:

Cobros: representa la suma de las cantidades recibidas por el centro desde el principio de la CF.

Pagos: representa la suma de las cantidades pagadas por el centro desde el principio de la CF.

Facturas registradas: representa la suma de las facturas registradas desde el principio de la CF.

Facturas pagadas: representa la suma de las facturas pagadas desde el principio de la CF.

Abonos registrados: representa las facturas de abono registradas desde el principio de la CF.

Abonos cobrados: representa las facturas de abono contabilizados (abonados en los pagos),

desde el principio de la CF.

Anticipos librados: representa los anticipos emitidos a personal interno registrados desde el

principio de la CF.

Anticipos retornados: representa la cantidad de anticipos liquidados, tanto con facturas como

devoluciones, desde el principio de la CF.

Saldo disponible Caja Fija: representa el disponible del anticipo de Caja Fija al día de la fecha.

Facturas justificadas: representa la suma de todas las facturas justificadas en ADOs FM.

Abonos justificados: representa la suma de los abonos justificados en ADOs FC y FJ.

Reposición reg: representa la suma de todos los documentos presupuestarios para reponer.

Reposición pag. representa la suma de los documentos presupuestarios repuestos.




Introducción al workflow

Definición y funciones

De la misma manera que los documentos presupuestarios pasan físicamente por distintos

servicios durante su tramitación, Génesis incorpora un sistema de worfklow (literalmente, flujo de

trabajo) para reflejar en la aplicación informática la situación de los documentos. El workflow

permite conocer el punto exacto de tramitación en que se encuentra un documento y es, por tanto,

una funcionalidad valiosa para proporcionar información a los interesados últimos de la gestión (los

acreedores que quieren saber cuándo cobrarán, los gestores que desean conocer si un expediente de

gasto está siendo tramitado correctamente, etc.).

No obstante, hay algunas limitaciones que deben tenerse en cuenta:

Ningún circuito llega más allá de la fase de contabilización, por lo que para saber si un

documento de fase O ha sido pagado hay que acudir a otras funciones de Génesis.

Por supuesto, el sistema informático no puede impedir que un documento sea físicamente

enviado a un servicio erróneo, o que cualquier traslado físico del documento no se registre en el

sistema.

Business Workplace

En el entorno real, cada usuario tiene un espacio dedicado a colocar aquellos documentos

que le han sido entregados y aún no ha procesado, y aquellos que están pendientes de ser enviados a

otro usuario, así como mensajes del sistema dirigidos al usuario. En Génesis, el equivalente a ese

lugar es conocido como "Business Workplace" y es accesible desde el menú principal pulsando el

tercer icono de la barra específica de iconos. Al pulsarlo, aparece una imagen como la siguiente, en

la que pueden apreciarse estos componentes:


Lista de carpetas en forma de árbol

desplegable: en general, toda la gestión

de worfklow se realiza dentro de la

carpeta "Entrada" y sus subcarpetas.

Observe el pequeño triángulo a la

izquierda de la línea; al pulsarlo la

carpeta se desplegará mostrando los

elementos que contiene, los cuales a su

vez pueden ser carpetas. Observe, también, que a la derecha de cada carpeta aparece el número

de elementos que contiene en su interior.

Lista de elementos dentro de la

carpeta: una vez pulse en la

carpeta de la parte izquierda, a la

derecha aparecerá la relación de

elementos que contiene. No

siempre podrá ver la misma

cantidad de elementos que

muestra la carpeta en el

componente descrito en el punto anterior debido a ciertas configuraciones del sistema; esto es

correcto y está hecho así a propósito.



Colección de iconos específicos

de la carpeta: sobre la lista de

elementos de la carpeta

seleccionada hay una colección de iconos que le permiten actuar sobre el elemento seleccionado

de la lista inferior o sobre la totalidad de ésta, dependiendo del botón en cuestión.

Información detallada del

elemento seleccionado: bajo la

lista de elementos de la carpeta

que aparece en la parte

derecha, aparece información

detallada del elemento

seleccionado. Normalmente no

tiene más valor que el

puramente informativo.

Cuando se le requiera hacer cualquier operación en el workflow con un documento, tendrá

primero que localizar el workitem (una tarea, una línea que representa algo que hay que hacer)

correspondiente al documento pulsando en cada una de las distintas carpetas de la bandeja de

entrada. Una vez localizado, deberá hacer doble clic sobre el workitem del documento en la lista de

la derecha, y pasará a una pantalla que le permitirá seleccionar las posiciones que contiene el

documento, para, a continuación, actuar sobre ellas (modificándolas, autorizándolas o

rechazándolas, etc.).

Tareas comunes

A continuación se explican algunas tareas comunes relacionadas con el workflow de los

documentos. La primera de ellas no requiere entrar en Business Workplace, el resto sí.

Consultar la situación de un documento presupuestario

Para consultar la situación de un documento presupuestario en el workflow, siga estos pasos:

Visualice el documento presupuestario según la opción que le corresponda (NO vaya a su

Business Workplace).

Una vez disponga de los datos del documento en

pantalla, diríjase a Entorno -> Enlaces de objetos .



Aparecerá una ventana flotando sobre la pantalla de visualización del documento.

Escoja en esa ventana flotante

el icono de workflow y, del

menú que aparece, Resumen de

workflow. Aparecerá otra ventana flotante.

Los datos actuales del workflow iniciado de la parte central de la ventana detallan el historial de

pasos del documento durante la tramitación. El último elemento de la lista le informará de si el

documento está contabilizado o en espera de ser modificado o autorizado, y en este caso, si

alguien ya se ha hecho cargo de él o la lista de posibles destinatarios.

Una vez termine, cierre las dos ventanas flotantes hasta volver a la pantalla normal de

visualización del documento.

Liberar un documento presupuestario

En ocasiones llegan a la bandeja de workflow de los usuarios workitems que no deben tratar

ellos mismos, pero que por configuración del sistema aparecen. Motivado por la curiosidad, el

usuario abre el workitem para ver el documento que contiene, y tras descubrir que no corresponde a

su ámbito de gestión, sale del mismo sin más actuación. Sin embargo, al hacer esto el workitem (la

tarea) queda asignado al usuario (el usuario lo ha aceptado) hasta que éste lo libere o, en

terminología de Génesis, lo aparte. Para ver si un workitem está aceptado y apartarlo, siga estos

pasos:

En general, NUNCA debería mantener aceptados workitems que no vaya a procesar

inmediatamente. Los workitems aceptados están bloqueados y no pueden ser tratados por otros usuarios de su sección. Al apartar un workitem, no impide con ello que posteriormente pueda encargarse de él si fuera necesario, ya que no está rechazándolo, sólo liberándolo para todos los usuarios con permisos para encargarse de ellos.

Entre en su Business Workplace.

Localice en la lista de

elementos de la parte derecha

de la pantalla el workitem que

quiere comprobar y, en su caso, apartar. Observe el icono con forma de cajita que ese elemento

tiene en su casilla; si la cajita es totalmente blanca, el workitem no ha sido aceptado. Si, por el

contrario, parte de la cajita es gris, el documento ha sido aceptado y puede tener que apartarlo.



Para apartar un workitem aceptado, selecciónelo haciendo clic una

sola vez sobre la línea de la lista de elementos de la parte derecha y

pulse después el botón Apartar (recuadrado en la imagen). Alternativamente, puede hacer clic

con el botón derecho sobre la línea del workitem y escoger la opción Apartar del menú

emergente que aparecerá.

El icono de la columna Status para ese documento cambiará a una cajita totalmente blanca.

Si tiene que apartar muchos workitems a la vez, puede seleccionarlos todos con el

procedimiento estándar de Windows (pulsando la tecla Mayús , no Bloq. Mayús. , mientras hace clic en cada elemento a apartar), y pulsar luego el botón Apartar; sin embargo, NO podrá usar el menú emergente para apartar múltiples workitems a la vez.

Autorizar/rechazar un documento de fase R,A o D

Para autorizar/rechazar un documento de fase R, A o D en el workflow, siga estos pasos:


Localice en la carpeta Worklow dentro de su carpeta Entrada el workitem correspondiente al

documento que desea autorizar o rechazar. El workitem debe especificar que la tarea prevista

para ese documento es "Autorizar".

Selecciónelo haciendo doble clic.

Accederá a una pantalla donde visualizará el documento. En la

parte superior, tendrá dos botones llamados "Aprobar" y

"Rechazar" que le permitirán autorizar o rechazar, respectivamente, el documento visualizado.

Al pulsarlos, aparecerá una lista de códigos (de tan sólo uno o dos elementos) que representan

los motivos por los que lleva a cabo la autorización o rechazo. Seleccione el código apropiado y

acepte la ventana para confirmar la operación.

Autorizar/rechazar un documento de fase O o un documento de ingresos

Para autorizar/rechazar un documento de fase O en el workflow, siga estos pasos:


Localice en la carpeta Workflow dentro de su carpeta Entrada el workitem correspondiente al

documento que desea autorizar o rechazar. El workitem debe especificar que la tarea prevista

para ese documento es "Autorizar".




Aparecerá una lista con todas las posiciones del

documento, con una casilla seleccionable a la

izquierda de cada una de ellas. Debe marcar todas

las posiciones del documento; puede

marcar/desmarcar todas las posiciones usando los

iconos habituales para estas funciones ( ).

Una vez seleccionadas todas las posiciones del documento,

autorice o rechace el documento pulsando los botones Autorizar

o Rechazar, respectivamente, disponibles en la pantalla justo encima de la lista de posiciones.

Refrescar la lista de workitems

Si lo considera necesario, puede actualizar el contenido de la lista pulsando el icono

Refrescar ( ) en la esquina izquierda de la colección de iconos que hay justo encima de la lista.

Eso le permitirá ver directamente los nuevos workitems liberados por sus compañeros o generados

como consecuencia de tareas ejecutadas por Vd.

Modificar el importe de un documento R/A/D

No use esta función para modificar importes de documentos de ingresos ni de fase O

(incluyendo los ADO de cualquier tipo).

Para modificar el importe de un documento de fases R/A/D en el workflow, siga estos pasos:


Localice en la carpeta Worklow dentro de su carpeta Entrada el workitem correspondiente al

documento cuyo importe desea modificar. El workitem debe especificar que la tarea prevista

para ese documento es "Modificar".


Entrará directamente a una pantalla donde podrá modificar ciertos datos del documento, entre

ellos, el importe. Modifique el importe (puede incluso dejarlo a 0, lo cual es necesario si desea

anular el documento, ya que los documentos en fase R/A/D no se anulan realmente).

Una vez hechas las correcciones oportunas, confirme los cambios pulsando el icono del disquete

naranja ( ).



Otras modificaciones

Para efectuar modificaciones de cualquier otro tipo en documentos presupuestarios, el

procedimiento a seguir es como el descrito en el apartado anterior. En todo caso, respete la siguiente

advertencia:

No modifique documentos a través de Business Workplace sin indicación expresa del

Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica.

Mensajes de error al intentar ejecutar un workitem

Si, al intentar ejecutar un workitem (por ejemplo, al intentar autorizar un documento

presupuestario) obtiene un mensaje de error con un texto similar a “Error XXXX al liberar orden:

corregir error o rechazar”, probablemente hay algún problema con sus autorizaciones, o bien el

documento está mal confeccionado. Contacte con el Servicio de Coordinación y Apoyo al Área

Económica para obtener instrucciones.

Índice de documentos

Una vez autorizados los

documentos presupuestarios, hay

que enviarlos a los Servicios

Centrales (el destino exacto

depende de la clase de los

documentos). Para remitirlos,

debe generarse el índice de salida

de documentos una vez

autorizados, a través de la ruta de menú SAP Tramitación de documentos -> Generar índice de salida

de documentos .

Los valores que deben cumplimentarse o corregir respecto de los valores por omisión son:

el nombre del usuario que ha autorizado el documento en WF

un intervalo de fechas de los últimos diez días.



Una vez

esté conforme con

estos datos, pulse

el icono del reloj

( ) para ejecutar

la búsqueda de

documentos

autorizados

pendientes

incluir en un índice de salida. Al cabo de unos segundos, Génesis mostrará una pantalla que con

todos los documentos que encuentre. En ese momento debe marcar los documentos que desee

remitir al servicio correspondiente marcando la casilla correspondiente

de

.

Una vez marcado el documento a incluir en el índice, se pulsa el botón y en la

parte derecha se generará automáticamente el número de índice.

Una vez generado el índice debe imprimirlo, para lo cual se pulsa el botón , tras

lo cual se solicitará el centro emisor y receptor, y a continuación se presenta en pantalla el cuadro

de diálogo habitual de impresión (conviene que imprima dos copias, para obtener una copia

sellada). Una vez impreso el índice debe enviarlo junto con los documentos originales al servicio

correspondiente, quien registrará la entrada de los expedientes haciendo referencia al índice.



Informes de uso frecuente

Presupuesto de gastos

Consulta del crédito disponible

La consulta del crédito disponible

puede hacerse a través de la ruta de menú

SAP Ejecución del presupuesto de gastos ->

Sistema de información -> Consulta de

disponible . En esta opción se pueden

consultar las posiciones presupuestarias de

una en una. Deberá indicar al menos la

entidad CP (siempre 1000), el centro gestor,

la posición presupuestaria, que ha de ser una

posición existente (no se admiten

comodines), la versión del presupuesto

(versión 0 para los datos de ejecución real), el

ejercicio y el ejercicio plurianual (indique el ejercicio en curso si desea los datos corrientes). Puede,

además, indicar un fondo o un código de proyecto (o elemento PEP de nivel 1). Normalmente,

querrá indicar el valor X en el campo de Partidas vinculadas, ya que nos indicará el crédito

disponible teniendo en cuenta las reglas de la bolsa de vinculación (Art. 5 de las Normas de

Ejecución del Presupuesto de la

UCM).

Al pulsar Ejecutar ( ) nos

mostrará el saldo, en nuestro ejemplo,

de todo el crédito disponible en el

capítulo II. Cuando se marcan partidas

vinculadas, el icono señalado en la

parte superior izquierda de la imagen

proporciona una lista de todas las

combinaciones presupuestarias que

forman parte de la bolsa de

vinculación correspondiente.



En el caso de no marcar Partidas

vinculadas, entonces el importe reflejado

será el crédito disponible máximo para

poder realizar, si es necesario, una

modificación presupuestaria.

Listado de gastos on-line

Este listado sólo está disponible para los responsables de autorizar documentos

presupuestarios de cada centro (normalmente, el jefe de sección/negociado).

Este listado, disponible en la ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos ->

Sistema de información -> Listado de gastos on-line , es muy similar en cuanto a la información

presentada al de ejecución total de gastos, pero tiene tres diferencias importantes:

Se obtiene en modo interactivo.

Permite acceder al detalle de las cantidades, es decir, a partir de una cantidad presentada, es

posible acceder a la lista de operaciones que han dado lugar a esa cantidad.

Permite su exportación a Microsoft Excel para el tratamiento posterior.

También tiene algunos inconvenientes menores respecto al de ejecución total de gastos:

No permite obtener la información

agregada por capítulos, artículos,

conceptos o subconceptos. La

información se muestra siempre

clasificada por subpartidas (sólo

cuando un subconcepto no tiene

distintas subpartidas el gasto sale

desglosado por subconcepto). No

obstante, al exportarlo a MS Excel



es fácil solventar este problema.

Su aspecto impreso no es tan atractivo como el de ejecución total de gastos.

Al entrar en la pantalla inicial se pueden indicar varios criterios de selección. Como en otros

listados, este no permite indicar patrones con comodines tales como G/2* (para obtener todo el

capítulo II), o ++++101 (para obtener todos los centros gestores de la Facultad de Filosofía). Por

ejemplo:

Para indicar todos los fondos de Títulos Propios de la Facultad de Filosofía (101) del curso

2011/2012, que comienzan por 112T101…, antes se usaba el patrón con comodín 112T101*.

Ahora tendría que utilizar el rango 112T101 a 112T101Z. Puesto que los títulos propios se

codifican como 112T101001, 112T101002… 112T101999, y en los ordenadores los números se

ordenan delante de las letras, “9” es menor que “Z” y 112T101999 es menor que 112T101Z, lo

que nos garantiza estar incluyendo todos los posibles títulos propios existentes del centro 101

para el curso 2011/2012.

Para indicar todas las posiciones presupuestarias de gastos del capítulo II, antes se usaba el

patrón G/2*/2000. Ahora tendría que utilizar el rango G/2 a G/2Z, siguiendo el mismo

razonamiento del ejemplo del punto anterior. Observe que, en este caso, no podría limitar por

programa presupuestario, aunque rara vez un mismo centro gestor trabaja con varios programas

simultáneamente.

Una vez indicados los criterios de selección deseados, pulse Ejecutar ( ) y obtendrá un

listado como el siguiente:



En ese listado, la barra lateral izquierda actúa como selector de filtros, permitiendo restringir

la vista mostrada por el listado en la parte derecha. Cuando no necesite hacer uso de esa barra puede

ocultarla pulsando el botón Barra de navegación on/off ( ), marcado en la imagen en la esquina

superior izquierda. El listado se verá completo con un aspecto similar al de la imagen siguiente,

dependiendo de la configuración de su pantalla y el ancho de las columnas:

Puede hacer doble clic en cualquiera de

las cifras mostradas para acceder a un listado

de detalle. Al hacerlo, aparecerá una ventana

de diálogo como la de la derecha, donde

deberá elegir el tipo de listado. Si hace doble

clic en una cifra de la columna de presupuestos,

el resto de los casos, en “Buscar documento de partidas individuales reales”.

deberá escoger “Buscar documento de entrada”; en

Activar la integración con MS Excel

directamente dentro de una hoja de cálculo de MS Excel. Al

hacerlo

Pulse el botón Opciones/Integración Office (

Puede visualizar la información

, se establece una comunicación bidireccional entre SAP y MS Excel, por lo que los datos no

son modificables en ese momento, pero sí puede copiarlos y pegarlos en otra hoja de MS Excel, y

usar esta otra hoja para ordenar, clasificar, o generar gráficos estadísticos. Para activar o desactivar

la integración con MS Excel, siga estos pasos:

).

Integración Office. En él, marque En la ventana que aparece hay un apartado llamado

Microsoft Excel, y acepte la ventana. O bien marque Inactivo para desactivar dicha

integración, y acepte la ventana.



Si ha activado la integración con MS

Office, tras unos segundos, aparecerá una

ventana como la de la derecha. Debe p

Habilitar macros, ya que, en caso

contrario, la hoja de cálculo no tendrá

datos. Si no le aparece esta ventana,

probablemente su configuración de

Microsoft Office no le permite ejecutar

macros y deberá modificarla.

ulsar

Una vez habilitadas las macros, aparecerá Microsoft Excel incrustado en la ventana de Génesis,

en el espacio en el que aparecía el listado convencional.

Puede usar la opción de menú Archivo -> Guardar copia como… de Microsoft Excel para

guardar una copia en formato XLS del listado que posteriormente podrá manipular.

Recuerde que la integración con MS Office permanece mientras no la desactive. Se

recomienda usarla únicamente para obtener una copia rápida en formato XLS de los datos, y desactivarla tan pronto como se ha obtenido esta copia.



Documentos acreedor

Esta opción del sistema, disponible

en la ruta de menú SAP Ejecución del

presupuesto de gastos -> Sistema de

información -> Documentos acreedor , es una

de las herramientas más versátiles de

Génesis dentro del sistema de información

de la ejecución del presupuesto de gastos.

Hay que tener en cuenta que cuando se

solicitan datos de un acreedor, los

movimientos y documentos que se

visualizan corresponden a todos los centros

de toda la UCM; por lo cual hay que

emplear diferentes filtros según la

información a obtener.

En el apartado Disposiciones de este manual se explicarán supuestos especiales para

búsquedas especiales.

En esta pantalla se rellenarán los siguientes campos:

Cuenta de acreedor: se indicará el NIF del acreedor a consultar.

Sociedad: 1000.

Partidas abiertas: se indicará este selector excluyente si se quieren obtener los movimientos y

documentos que aún no están contabilizados por el Servicio de Intervención (se visualizan con

status ) o contabilizados pero aún no pagados o compensados (status ).

Partidas compensadas: se indicará este selector excluyente si se quieren obtener los

movimientos y documentos pagados (status ) en el intervalo de fechas señalado por

el Servicio de Tesorería.

Partidas (tod.): se indicará este selector excluyente si se quieren obtener todos los movimientos

y documentos en el intervalo de fechas señalado, la ausencia de intervalo de fecha en este

campo originará un listado con la información desde el ejercicio 2003, año en que se implantó

Génesis.



Clase: para obtener toda clase de documentos se marcarán los cuatro selectores mostrados en la

figura: Partidas normales, Operaciones CME, Apuntes estadísticos y Partidas reg. forma

preliminar.

A continuación se pulsa Ejecutar ( ). Se recomienda ejecutar este informe en fondo

cuando se trate de acreedores con facturación elevada con la UCM (por ejemplo, Viajes el Corte

Inglés, Clevisa, Misco, etc.). Tenga en cuenta que, si se solicita en fondo, el listado no será

navegable. El listado que se muestra es similar al siguiente:

Este informe destaca por su

versatilidad ya que si se hace doble

clic en la línea de cualquiera de los

datos, por ejemplo en los documentos

OR (ADOs referenciados), Génesis

nos conduce a la pantalla del

documento financiero de ese

documento presupuestario. Si éste

está compensado, podrá observarse la

fecha y el número del documento KZ

(Pago de Servicios Centrales) con que se ha abonado.




Controlling

Este apartado explica listados basados en órdenes de coste. A partir de 2008, no todos los

centros gestores tienen asociadas órdenes de coste, por lo que los informes aquí explicados pueden no ser aplicables a su centro/servicio.

El módulo de Controlling

recoge todos los registros efectuados

tanto por Génesis como por el gestor

de expedientes. El sistema de

informes de este módulo presenta una

serie de listados, algunos de ellos de

tipo estándar y otros hechos a medida

destinados a cubrir las necesidades

específicas de la información a

suministrar, por ejemplo, a los

departamentos de los distintos centros gestores.

En los siguientes apartados se detallan cada uno de los informes siguientes:

Informe de totales.

Informe de gastos imputados.

Informe de dotación (en caso de variaciones).

Informe de gastos comprometidos.

Informe de gastos reconocidos.

Informe de traspasos manuales.

En el caso de Facultades y Escuelas Universitarias, se recomienda entregar a las distintas

unidades de gastos (departamentos, decanato, biblioteca, etc.) los listados en negrita de la lista

anterior.

Informe de totales

Este informe permite conocer en todo momento cual es el presupuesto asignado, gastado y

disponible de cada una de las órdenes de coste (Departamentos, Decanato, Gerencia, Biblioteca,



etc.) que componen el centro gestor. Se accede desde la ruta de menú SAP Controlling -> Sistema de

información -> Informes para los centros -> Informe de totales .

Las opciones de selección

son:

Sociedad CO: 1000.

Grupo de órdenes: se i

el valor del grupo de órdenes

cuando se desee conocer l

valor coincide con el código del centro gestor. Este campo es excluyente del campo de

valor(es).

ndicará

a situación completa de todo el centro gestor. Obsérvese que dicho

Valor(es): se indicará el código de una orden de coste o un intervalo de las mismas. Recuérdese

que el formato de una orden sería E0390151D000 a partir de 2008 y C0390151D000 para los

ejercicios 2006 y 2007. Este campo es excluyente del de grupo de órdenes.

Al ejecutar esta selección ( ) se obtiene el siguiente informe con las siguientes

características:

Este informe presenta tres áreas diferenciadas: el área de navegación de informes, el área de

navegación de ejercicio y el área de navegación del informe seleccionado.

El área de navegación de informes indica los informes que

se ejecutan bajo la misma transacción. Como puede verse en la


imagen, hay disponibles dos listados: Lista: Presup./Real/Compr. y EJECUCIÓN PPTO.

Por defecto, siempre aparecerá seleccionado Lista: Presup. / Real / Compr. (el listado que

aparecía en la imagen anterior), pero si se desea visualizar únicamente la ejecución del presupuesto

se hará doble clic en la opción correspondiente y se mostrarán las órdenes con el gasto realizado y

en qué fase presupuestaria se encuentra el mismo. En la imagen siguiente puede verse el aspecto del

listado.

El área de navegación de ejercicio permite cambiar el

ejercicio de análisis de informe.

En el área de navegación del informe seleccionado se

visualiza la información solicitada, ya sea de todo el centro

gestor (si se solicitó el grupo de órdenes) o de una única orden de coste (si se indicó un valor

específico). Este informe contiene dos áreas diferenciadas:

Datos de cabecera: con el nombre del informe, fecha de ordenación, grupo de órdenes u orden

para el que se ha solicitado y el ejercicio.

Datos de posición: presenta las siguientes columnas:

o Órdenes: visualiza la orden o grupo de órdenes solicitadas o Presupuesto: es el importe total del presupuesto asignado a cada una de las órdenes. Este

presupuesto se compone de la dotación inicial, y en su caso, las devoluciones y suplementos. o Comprometido: es el importe total de todos los documentos en fase R, A, D justificados con

la orden indicada. En este apartado se deben hacer dos consideraciones: la primera, que las facturas no incorporadas a un documento ADO/O se visualizan en esta columna, ya que presupuestariamente el gasto no ha llegado a la fase de obligación hasta que las facturas son incorporadas al documento ADO/O correspondiente; y la segunda, que los documentos de



ajuste de valor negativos que se encuentren en fase preliminar (aún no contabilizados por el Servicio de Intervención) no están incluidos.

o Reconocido: es el importe total de todos los documentos en fase O (positivos o negativos) y también de los traspasos manuales de coste realizados por el centro gestor.

o T. Consumo: es la suma de las columnas de Comprometido y Reconocido. o Disponible: es la diferencia entre el presupuesto y el consumo realizado.

Desde esta área, haciendo doble clic en alguno de los

importes indicados en las columnas Presupuesto,

Comprometido y Reconocido, se habilitan las siguientes

opciones de navegación para acceder directamente a los

listados de partidas individuales correspondientes (PI

presupuesto, PI comprometido y PI reales,

respectivamente), que se explican a continuación.

Informe de gastos imputados

Este informe genera un listado con formato distinto a todos los restantes de Controlling por

lo que no es navegable y su solicitud se realiza orden por orden con un proceso en ejecución en

fondo (si se indica un intervalo de órdenes, los gastos no se individualizan por cada una de ellas).

La información que detalla este listado se compone de todos los gastos registrados a través

de Génesis y del gestor de expedientes con la orden de coste solicitada, independientemente de la

fase presupuestaria en que se encuentren (R, A, D, O). Además, si se trata de facturas se muestra la

información contenida en la factura véase: acreedor, número de factura, etc. Si la factura aún no

está incorporada se incluye

también el texto indicado durante

el registro de la misma.

El listado se accede a través

de la ruta de menú SAP Controlling

-> Sistema de información ->

Informes para los centros -> Informe

de gastos imputados . Las opciones de selección son:

Ejercicio: ejercicio del que se quiere obtener la información.

Orden: se indicará el código de una orden de coste, un intervalo o bien un filtro (p.e.:

E0390151*).



Posición presupuestaria: puede limitar el listado a posiciones presupuestarias concretas,

mediante valores individuales, intervalos o filtros (p.e.: G/2*/2000).

Gastos agrupados por partida presupuestaria: si marca esta casilla, el listado aparecerá

ordenado y subtotalizado por partidas presupuestarias.

Al ejecutar esta selección (pulsando el icono Ejecutar, ) se inicia su solicitud en

ejecución en fondo. Posteriormente, cuando Génesis nos indica que se ha obtenido nuestra orden

SPOOL se obtiene un informe con las siguientes características:

Además de poder visualizarlo e imprimirlo, este informe puede ser exportado a otras

aplicaciones (Word, Excel) como se detallará en el apartado correspondiente del manual.

Tenga en cuenta que el listado indica los importes cargados a presupuesto, por lo que las

obligaciones imputadas al sector II y elementos comunes figurarán con cantidades minoradas en el IVA deducible (100% para sector II y prorrata variable para elementos comunes). Las facturas aún no incorporadas aparecerán con el importe real y un asterisco que indica que no suman al total del listado.



Gestor de expedientes (RMS)

Introducción

En 2006 se puso en marcha un nuevo módulo de Génesis al que se accede de manera

independiente a Génesis. Este nuevo módulo tiene por objeto procedimentar y controlar todas las

fases de la contratación administrativa, cubriendo no sólo las fases presupuestarias, sino también los

actos administrativos que no tienen reflejo contable ni presupuestario, pero son parte imprescindible

del procedimiento de contratación.

El módulo SAP usado se llama genéricamente Record Management System, abreviado

como RMS. La adaptación específica para la UCM recibe el nombre de Gestor de Expedientes.

Entrada a RMS

Para entrar en RMS, abra SAP Logon

Pad y escoja el icono con el título _Gestor

Expedientes_. En el entorno de producción

accederá directamente al menú principal.

Filosofía general

Expedientes vs. documentos presupuestarios

RMS utiliza registros en el sistema que representan expedientes administrativos de

contratación. Un expediente administrativo de contratación comprende todas las actuaciones, tanto

de tipo presupuestario como exclusivamente administrativo, que se llevan a cabo desde el inicio del

expediente hasta la finalización del mismo.

Un expediente administrativo de contratación puede contener (y casi siempre contendrá)

varios documentos presupuestarios (documentos de fases R, A, D y O).

Un expediente administrativo se identifica con un código cuyo formato puede ser

YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio de inicio del expediente. En ocasiones podrá

encontrar expedientes con el formato YY/0123456 cuya tramitación se inició antes de la puesta en

marcha de RMS y fueron incorporados a éste.




Por el contrario, los documentos presupuestarios tienen identificadores de diez dígitos

numéricos como 1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456, etc. y nunca incluyen el

ejercicio en su identificador.

Tareas en workflow vs. expedientes y documentos

RMS se basa profundamente en el workflow, que es la parte de SAP que define circuitos de

trabajo. Los circuitos de trabajo definen:

dónde y por quién se crean los expedientes,

qué fases contiene la tramitación,

cómo se encadenan éstas, y

cuáles de ellas dan lugar a la finalización del expediente.

Cada paso de ese circuito representa una tarea, algo que tiene que hacer alguien. La tarea

puede ser tramitar una reserva, indicar la fecha de la resolución de adjudicación, registrar facturas

para confeccionar un O, etc. Cuando un usuario accede a su bandeja de entrada de workflow en

RMS y examina las carpetas de workflow asociadas, verá las tareas de las que puede hacerse cargo.

Por otra parte, los documentos presupuestarios también tienen un circuito de workflow, que

define por qué centros y servicios deben pasar hasta el momento de su contabilización. Esto da

lugar a las correspondientes tareas en workflow, que serán visibles para los usuarios que tengan

asignados los permisos correspondientes.

En ambos casos, hay que distinguir claramente que lo que se muestra en el workflow no son

expedientes ni documentos, sino tareas relativas a unos y otros. Por este motivo, es perfectamente

posible que un mismo usuario pueda tener tareas en su workflow relativas a un expediente dado y,

al mismo tiempo, otras relativas a documentos presupuestarios pertenecientes al expediente.

Tramitación conducida por workflow

Puesto que los expedientes tienen un circuito de workflow, que éste define los pasos de la

tramitación en forma de tareas que reciben los usuarios correspondientes en workflow, y que la

realización de una tarea determina la preparación de la siguiente, hay una diferencia fundamental en

la operativa en RMS respecto de la de Génesis:

En Génesis, el usuario debe escoger de entre las opciones de menú la que considere correcta.

Eso le obliga a conocer cada paso del procedimiento, con independencia de que algunos de los

pasos no se puedan ejecutar sin haber concluido correctamente los pasos previos.


Por el contrario, en RMS, es el sistema el que determina qué es lo siguiente que hay que hacer

en un expediente y quiénes deben hacerlo, asignándoles la tarea en workflow, de modo que el

usuario debe limitarse, en la mayoría de los pasos, a seguir las instrucciones indicadas por la

tarea del expediente que tiene en su workflow.

Gestión de registros

Si quiere crear o visualizar un

expediente del tipo “Expediente basado

en AD”, así como visualizar

expedientes de otros tipos creados con

anterioridad a 2011, debe acceder a

través de la ruta de menú SAP Gestión

de registros . Accederá a una pantalla

como la de la imagen inferior, donde se

distinguen varias áreas:

Las áreas importantes son las siguientes:




1. Título de la pantalla: mientras esté visualizando un expediente, podrá acceder al

estado del expediente en el workflow. Podrá ver en qué fase de tramitación está el

expediente y quién o quiénes tienen asignada la tarea de workflow correspondiente.

2. De las diferentes fichas, la utilizada habitualmente y la que tendrá que tener

seleccionada es la titulada Vista basada en roles. La ficha que tenga seleccionada es

la que marca el contenido del área inferior (donde se han destacado los puntos 3 y 4).

3. En la ficha Vista basada en roles encontrará varias carpetas con opciones. La

carpeta Expedientes contiene las diferentes tipologías de expedientes existentes para

el punto de entrada escogido. Puede desplegar o contraer la carpeta pulsando sobre el

triángulo que hay a la izquierda de la misma.

4. Cada una de las líneas dentro de la carpeta Expedientes representa una tipología. La

línea señalada corresponde al expediente basado en AD, el único que se sigue

creando por este procedimiento. Al señalar la línea con el botón derecho del ratón

podrá escoger entre Crear un nuevo expediente de la tipología indicada o Buscar

entre todos los expedientes de esa tipología mediante una selección de filtros.

5. Debajo de la ficha Vista basada en roles está el apartado Historial, donde se

recogen los últimos expedientes y documentos a los que se ha accedido desde el

organizador. El elemento señalado en la imagen representa una entrada en el

historial, en este caso concreto correspondiente a un expediente.

6. La parte derecha de la pantalla es el área de información de un expediente, donde se

pueden ver los documentos presupuestarios que contiene y se tiene acceso a los

atributos del expediente.

7. Cuando se realiza la cumplimentación inicial de los atributos durante la creación del

expediente, es preciso grabar los cambios usando este botón y no el icono estándar

de la barra general de iconos.

8. Además de los documentos presupuestarios dependientes del expediente, existe una

serie de atributos con información no presupuestaria del expediente, como fechas,

tipo de tramitación, etc. Para acceder a esos atributos debe pulsar el botón que se

indica en la imagen.

9. Siempre que termine de visualizar un expediente debe cerrarlo con el botón Cerrar,

para evitar que permanezca bloqueado.

Creación de expedientes

Los primeros pasos a seguir para crear un expediente dependen del tipo que quiere crear.


Crear expedientes basados en AD

Para crear un nuevo expediente

basado en AD, lo primero que debe hacer es

hacer clic con el botón derecho del ratón en

la línea correspondiente dentro de la carpeta

Expedientes y escoger la opción Crear .

Si se equivoca al elegir la tipología para crear un nuevo expediente, deberá crear un nuevo

expediente. Por tanto, se recomienda extremar el cuidado al seleccionar la tipología a usar.

Si hace doble clic con el botón izquierdo sobre la línea (una operación intuitiva) en lugar

de clic con el botón derecho, obtendrá el diálogo de búsquedas. En ese caso, sólo tiene que cerrar la ventana y repetir el procedimiento correctamente.

Una vez creado el expediente, debe dirigirse a los

atributos del mismo haciendo clic en el botón Atributos

del expediente. Accederá a una ventana con una serie de

datos cuya relación exacta varía según la tipología del

expediente. Para los expedientes basados en AD los datos son estos:

Descripción breve: debe sustituir el contenido predeterminado ("[...]") por una descripción

breve del objeto del expediente (p.e.: "Adquisición de ordenador para Asuntos Económicos",

"Mantenimiento fotocopiadoras del centro", etc.).

Referencia de documento: el número de expediente que otorga el sistema. Salvo en el

expediente negociado, debe cumplimentar este dato siempre en último lugar, tras haber

verificado la ficha de atributos y haber obtenido como único error el relativo a este dato.

Fecha de alta: fecha en la que se da de alta el expediente.

Ejercicio: ejercicio presupuestario en el que se inicia el expediente.

Tipo del contrato: objeto del contrato. Puede ser suministros, consultoría y asistencia, servicios

u obras.

Importe: importe máximo de licitación, IVA incluido, del expediente.



Tramitación del gasto: puede ser general, anticipada o plurianual.

Centro gestor: centro gestor que soportará el gasto derivado del expediente. El sistema permite

indicar varios centros gestores si el expediente lo precisa.

Responsable: nombre de la persona a la que hay que dirigirse para cualquier cuestión

relacionada con el expediente. Dependiendo del centro, puede ser el jefe de asuntos económicos

o el gerente/administrador.

Artículo: artículo de la Ley de Contratos que se aplica al expediente para justificar la no

existencia de publicidad en la presentación de ofertas.

Financiación afectada / fondo: si la tramitación se hace, aunque sea parcialmente, con cargo a

un fondo de financiación afectada, debe indicarse aquí esta circunstancia. Esto varía el circuito

de tramitación del expediente, incluyendo una fase de confección de documento presupuestario

de fase R, necesaria siempre que se ejecuta gasto de un fondo de financiación afectada.

Opción de prórroga: permite indicar que hay prevista la posibilidad de prorrogar el contrato.

Normalmente se aplica a contrato de servicios y consultoría y asistencia.

Una vez cumplimentados los datos requeridos por el expediente, con excepción de la

referencia de documento, debe verificar la ficha de atributos pulsando el botón al pie de la ventana

( ). Cuando el resto de los datos sean correctos, debería obtener únicamente esta advertencia:

En ese momento ya puede obtener el identificador del expediente haciendo clic en el campo

Referencia de documento y pulsando el botón de lista de códigos ( ). Obtendrá un número que

cumplimentará automáticamente el campo y ya podrá aceptar la ventana de atributos.

Una vez cerrada la ficha de atributos, tendrá que grabar el expediente pulsando el icono

Grabar ( ) que hay junto a la ficha de atributos, y a continuación cerrar el expediente pulsando el

botón Cerrar en el extremo derecho de la misma fila de iconos. El expediente ya está creado y en

unos minutos la primera tarea estará disponible en las bandejas de entrada de workflow de los

usuarios correspondientes.

Crear expedientes del resto de tipologías



Si quiere crear un expediente del resto

de tipos, debe acceder a través de la ruta de

menú SAP Gestión de expedientes -> Apertura

de expedientes . Aparecerá el asistente de

creación de apertura, que irá solicitando datos

en sucesivos pasos, creando el expediente sólo

al alcanzar la última pantalla.

El aspecto de la pantalla es el de la

imagen de la derecha, donde se distinguen

cuatro áreas:

Fases para la apertura del expediente:

cada punto indica un paso del asistente.

El texto resaltado indica la fase en la q

se encuentra el asistente, no pudie

accederse a la fase siguiente sin haber

completado correctamente los datos

solicitados en la fase actual.

ue

ndo

Información de la fase en la que se encuentra el asistente: información de apoyo a la

cumplimentación de datos del área siguiente.

Captura de los datos necesarios para la generación del expediente: en esta área hay que

cumplimentar los datos solicitados. A igual fase pueden solicitarse datos distintos, ya que estos

varían en función de los datos introducidos en las fases anteriores.

Botones de navegación: permite avanzar y retroceder por las pantallas del asistente. Al alcanzar la

última pantalla, el botón Continuar se sustituye por el botón Finalizar.

Al concluir el asistente y pulsar Finalizar se obtendrá el número del expediente creado, con

el formato YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio y 012345 un número secuencial

dentro de cada ejercicio.

El campo CPV

En el paso de datos

adicionales se solicita, para

algunos tipos de expedientes, el

código CPV, que es una



clasificación de ámbito europeo de bienes y servicios. La lista de códigos CPV es extensísima, por

lo que, al pulsar el botón de ayuda, GESTOR DE EXPEDIENTES sólo oferta los primeros 500

códigos, que rara vez son coincidentes con los que se deben registrar.

La imagen de la derecha es la que presenta el sistema y

para cambiar los parámetros de búsqueda se debe pulsar el

elemento recuadrado.

Al hacerlo, se abre un área de selección sobre la

que podemos actuar según el ejemplo de la imagen de la

derecha. La selección no es precisa pero acota

sensiblemente los posibles códigos a registrar.

El campo CENTRO GESTOR

La cumplimentación

del centro gestor sigue un

proceso distinto al habitual,

ya que permite añadir

múltiples valores. El aspecto de la pantalla es el de la imagen de arriba, y la agregación de centros

gestores se inicia pulsando el botón , que nos habilita la siguiente pantalla de selección:



Tras especificar un

criterio de filtrado (que

puede ser perfectamente el

código exacto que se desea

añadir) y pulsar el botón

Aceptar de la esquina

inferior izquierda, se obtiene el listado de la derecha, donde es necesario marcar la casilla de

selección que precede a cada centro que se desea añadir, para a continuación aceptar los centros

gestores deseados pulsando el botón Aceptar señalado en la imagen. Puede repetirse el proceso

para añadir distintos centros que no tengan un patrón común en su codificación (p.e.: 0390101 y

0909).

Búsqueda de expedientes

La búsqueda de expedientes también depende del tipo de expediente y, más concretamente,

del modo en que se creó.

Expedientes creados por Gestión de registros

Para buscar expedientes creados por esa

opción, debe acceder a ella desde el menú

Gestión de registros . Una vez en ella, haga clic

con el botón derecho del ratón en la línea

correspondiente a la tipología de expedientes

que desea buscar y escoja la opción Buscar (o haga doble clic sobre la línea).



Obtendrá una

ventana con criterios de

selección para delimitar la

búsqueda. La relación

exacta de criterios de

selección depende de la

tipología de expediente

elegido, pero algunos

criterios están siempre

disponibles:

Descripción breve: puede buscar expedientes que contengan palabras determinadas en su

descripción con el comodín *. Por ejemplo, el criterio *ordenador* buscará expedientes que

contengan ordenador u ordenadores en su nombre.

Referencia de documento: el número de expediente que otorga el sistema. Si conoce el número

de un expediente y quiere visualizarlo, puede escribir aquí su número exacto para acceder

rápidamente a él.

Fecha de alta: fecha en la que se dio de alta el expediente.

Ejercicio: ejercicio presupuestario en el que se inició el expediente.

Importe: importe inicialmente previsto para el expediente.

Centro gestor: centro gestor que soporta el gasto derivado del expediente. Si un expediente

tiene asociados varios centros gestores, aparecerá en la lista de resultados si se indica uno

cualquiera de esos centros.

Una vez escritos los delimitadores deseados, debe pulsar el botón Ejecutar búsqueda ( ).

En el área inferior aparecerá una lista con los resultados de la búsqueda. Puede visualizar la ficha

del expediente deseado haciendo doble clic sobre la línea deseada. También puede imprimir y

exportar el listado de resultados (consulte el apartado Imprimir y exportar más abajo).

Si necesita acceder a varios elementos de la lista de resultados, puede abrirlos en ventanas

independientes haciendo clic una sola vez en la línea del primer expediente deseado, haciendo clic en el botón En un modo nuevo del pie de la ventana, y repitiendo la operación con cada uno de los expedientes de la lista que desee.



Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes

Para buscar estos expedientes debe acceder, desde el menú principal del Gestor de

expedientes, a la opción Gestión de expedientes -> Visualizar expedientes .

Accederá a una pantalla

donde puede efectuar filtrado por

cualquier campo de los atributos

del expediente, sin importar la

tipología del mismo. La imagen de

la derecha muestra sólo algunos de

los campos de que dispone. Tras

indicar los criterios que considere

oportunos (p.e.: ejercicio, centro gestor y procedimiento y forma de adjudicación), pulse Ejecutar

( ).

Obtendrá

un listado con

todos los

expedientes que

cumplen los criterios indicados previamente. Además de poder imprimir y exportar este listado,

puede hacer doble clic en el expediente que le interese para acceder al detalle del mismo.

Detalle de un expediente

Al acceder al detalle de

un expediente, verá una imagen

similar a la de la derecha (con

ligeras diferencias dependiendo

de si se trata de un expediente

creado por Gestión de registros

o por Apertura de expedientes).

Desde esta pantalla

puede acceder a diversa

información del expediente,

siempre en modo consulta:



Situación del expediente en el workflow: al pulsar en su parte izquierda aparece una

ventana flotante con varios iconos. Pulse el icono de workflow ( ) y escoja Resumen de

workflow del menú emergente que aparecerá, para ver una lista histórica de fases de

tramitación e identificar en qué fase se encuentra (para más detalles, consulte el manual sobre

workflow).

Atributos del expediente: pulse el icono de atributos para acceder a la ficha de atributos

del expediente, donde figuran los datos que cumplimentó durante la creación del expediente, así

como algunos datos adicionales introducidos durante las distintas fases de tramitación.

Documentos presupuestarios: despliegue esta carpeta y sus subcarpetas para acceder a la

totalidad de los documentos presupuestarios correspondientes al expediente, con independencia

del ejercicio en el que se generaron (para el caso de expedientes plurianuales).

Documentación (sólo expedientes creados por Apertura de expedientes): estos expedientes

requieren que se adjunten versiones digitalizadas de la documentación no estrictamente

económica, que puede ser luego accedida desde aquí.

Para cerrar el expediente, pulse el botón Cerrar ( ) que hay en la esquina derecha de la

pantalla del expediente.

Imprimir y exportar el listado

Para imprimir el listado sólo tiene que pulsar el icono de impresión que hay justo encima de

la lista con los resultados. Esto funciona al buscar tanto en Gestión de registros como en Gestión de

expedientes -> Visualizar expedientes .

Exportar el listado sí depende de

la opción por la que se ha buscado. En el

caso de búsqueda por la opción Gestión

de registros , tiene que pulsar el botón a

la derecha del de la impresora. Elija

Salida lista del menú desplegable que

aparecerá. Desde ahí podrá exportar el listado a través de la opción de menú Sistema -> Lista ->

Grabar -> Fichero local , escogiendo Hoja cálculo coste.




Si ha buscado por Gestión de expedientes ->

Visualizar expediente , dispone en la misma lista de

un icono para exportar el listado. Del menú

emergente, elija Fichero local y, a continuación,

Hoja cálculo coste.

En ambos casos se le pedirá el directorio y el

nombre del archivo en un diálogo como el que figura a continuación. Aunque el aspecto del diálogo

sugiere lo contrario, simplemente pulsando en el icono señalado en la imagen accederá a un diálogo

Guardar como… estándar de Windows donde podrá especificar tanto el directorio como el nombre

del archivo que desea usar, tras lo cual sólo tendrá que pulsar Crear para crear el archivo (o

Reemplazar si ya existía y quiere sobrescribirlo).

Bandeja de entrada de workflow en RMS

El modo preferente para acceder a

la bandeja de entrada de workflow en RMS

es, desde el menú principal de RMS, en la

opción Bandeja de Entrada Workflow .

Accederá a su bandeja de entrada de

workflow, donde encontrará las tareas de

expedientes y documentos que correspondan a su usuario:

En la imagen anterior, la primera tarea (en color naranja) corresponde a un expediente,

mientras que la segunda corresponde a un documento presupuestario (la autorización de la orden


ADO/O 4000108590). Observe también que la segunda tarea está aceptada por el usuario y por ello

el icono de la columna Status no es completamente blanco. En general, evite mantener tareas

aceptadas en su workflow (para más detalles, consulte la documentación sobre workflow).

Tareas relativas a expedientes

Las tareas relativas a expediente incluyen en su descripción el número del expediente

correspondiente (p.e.: 2011/000050, 2010/000123...). Algunos tipos habituales de tareas

correspondientes a expedientes son:

Tramitación de documento reserva

Tramitación de documento AD

Tramitación de documento O

Tramitación de documento ADO

Cuando haga doble clic en

una tarea relativa a un expediente

verá una imagen similar a ésta. En

ella, cada franja gris en la imagen

es, en realidad, un botón que

representa una opción. La tarea

mostrada corresponde a la

tramitación de la fase R de un

expediente.

Normalmente, el usuario habrá

entrado en la tarea para ejecutarla, esto es,

para crear la reserva. Por tanto, deberá hacer

clic en la opción Tramitación de

Documento R, lo que le llevará a la pantalla

normal de creación de reserva.

En las fases R y A, el importe a indicar es el gasto presupuestario calculado sobre el

importe máximo de licitación. Esto supone, para un gasto que se imputará al sector de actividad I, el importe máximo de licitación, IVA incluido; si se imputa al sector de actividad II, el importe máximo de licitación, IVA excluido; y si se imputa a elementos comunes, el importe máximo de licitación con la parte de IVA no deducible.



En las tareas de tramitación de documentos ADO y O, el aspecto es este otro:

Las opciones que aparecen son las siguientes:

Anexar documentación: este botón permite acceder a la pantalla de anexado de documentación

digitalizada. Más adelante en este manual hay un apartado que explica en detalle el anexado de

documentación.

Registro de facturas: al

escoger esta opción pasará

a una pantalla

prácticamente idéntica a la

de registro de facturas de

pago centralizado. La

única diferencia relevante

es que en todos los

expedientes existe un

documento presupuestario

de fase anterior al registro,



por lo que encontrará cumplimentado el número de documento presupuestario. No obstante,

tendrá que cumplimentar usted la posición apropiada (es decir, el número de línea dentro del

ari

evo,

izado, con

que en el

aso anterior.

s:

O/O a

n esta

os para

ntado

ero del

dientes de fiscalización por Intervención, debe elegir esta

opción para finalizar la tramitación.

documento presupuest

Registro de abonos:

esta opción, de nu

es equivalente al

registro de abonos de

pago central

las mismas

observaciones

c

o).

Incorporación de facturas/abono

mediante esta opción podrá crear

documentos presupuestarios AD

partir de las facturas o abonos

registrados previamente. Tambié

opción es equivalente a la de la

incorporación de facturas o abon

pago centralizado, con la única

diferencia de que el campo "Número de

expediente" aparece precumplime

(y bloqueado) con el núm

expediente en cuestión.

Modificar reserva de gestión: esta tarea está disponible sólo para el contrato menor de obras.

Finalizar proceso ADO/O: esta tarea no está disponible para los contratos menores de obra. La

mayoría de los expedientes permiten la realización de múltiples documentos presupuestarios de

fase ADO/O, por lo que es necesario indicar de alguna forma que la tramitación de los mismos

ha concluido. Cuando esté seguro de que no va a necesitar tramitar más facturas ni abonos, y no

haya documentos presupuestarios pen




Es muy importante que no finalice el proceso de ADO/O hasta que esté seguro de que no

va a necesitar tramitar más facturas ni abonos, así como que los documentos presupuestarios ya tramitados hayan sido fiscalizados de conformidad. En especial, NUNCA finalice tramitación de ADO/O de expedientes centralizados, como el servicio de fotocopias en distintos centros.

Tareas de creación de documentación

Si en un paso de la tramitación del expediente es necesario adjuntar documentación (como el

pliego de prescripciones técnicas), se presentará una tarea que permite incorporar dicha

documentación al sistema.

Puede suceder que un paso concreto requiera a la vez crear un documento presupuestario y

adjuntar documentación; en ese caso, aparecerán en su bandeja de entrada de Gestor de expedientes

dos tareas; mientras no se completen ambas, el expediente no avanzará al paso siguiente.

Al hacer doble clic en una tarea de incorporación aparece

la habitual pantalla con botones que representan cada opción

disponible. En estas tareas, la opción Anexar documentación

permite acceder a la lista de documentos que el sistema espera

que se incorporen en la fase correspondiente. Al pulsar ese botón,

se accede a una pantalla como la siguiente:


Para cada documento que desee adjuntar, deberá seleccionar primero la línea

correspondiente al tipo que quiera incluir (recuadro marcado con 1 en la imagen). Luego, si el

documento tiene marca de plantilla, deberá pulsar el botón Firmar documento; en caso contrario,

el botón Crear documento (marcados con 2 en la imagen).

Los documentos deben anexarse SIEMPRE en formato PDF con la función de OCR

(reconocimiento óptico de caracteres) aplicada. Esta función se aplica, en Adobe Acrobat, a través de su opción de menú Documento -> Reconocimiento de texto OCR -> Reconocer texto usando OCR... Al final de este documento hay un anexo sobre la digitalización de documentos usando Adobe Acrobat.

Cada tipo de documento tiene un indicador de estado, con las siguientes posibilidades:

Documento obligatorio no incorporado: el tipo de documento es necesario para

continuar la tramitación, pero aún no se ha incorporado al expediente. Por ejemplo, no puede

pasar a crear un documento R sin incorporar antes la memoria justificativa de necesidades.

Documento opcional no incorporado: el tipo de documento no siempre es obligatorio,

aunque puede que en el expediente concreto que está tramitando sí lo necesite, y aún no se ha

incorporado. Por ejemplo, a veces deberá añadir un certificado de exclusividad, si el suministro

objeto del expediente sólo puede ser entregado por un proveedor en España.

Documento ya incorporado: representa un documento incorporado al expediente (con

independencia de si era obligatorio u opcional).

Adjuntar más documentos de un mismo tipo

En ocasiones necesitará adjuntar más

de un documento de un mismo tipo (por

ejemplo, varias ofertas/presupuestos). Para

ello, debe marcar una línea del tipo del que

quiere crear más documentos, que ya tendrá

su indicador de estado en color verde, y pulsar

de nuevo el botón Crear documento (o

Firmar documento, si es de plantilla).



Borrar un documento

Si necesita borrar un documento anexado, puede marcar la línea del documento que quiere

borrar y pulsar el botón Borrar documento ( ). No obstante, si el documento es

obligatorio, el estado de la línea volverá a ser Documento obligatorio no incorporado.

Sólo puede borrar documentos anexados mientras tiene la tarea correspondiente a ese

documento. Si ha finalizado la tarea, tendrá que contactar con los Servicios de Contratación o de Gestión y Contratación de Obras para cualquier modificación en los documentos anexados.

Tareas relativas a documentos presupuestarios

Las tareas de documentos presupuestarios incluyen el número de documento en su

descripción (1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456...), y son de estos tipos:

Autorizar (permite autorizar y rechazar)

Aut+/- (permite autorizar, rechazar y anular ajustes de valor)

Modificar (permite modificar un documento que ha sido rechazado)

Para saber el procedimiento exacto a seguir con cada tipo de tarea de documentos

presupuestarios, consulte la información general sobre el workflow.

Modificar reservas de gestión RY

Los contratos menores de obra utilizan reservas de

gestión RMS (cuya clase de documento es RY). En

ocasiones puede necesitar modificar esas reservas de

gestión para ajustar su importe o añadir nuevas posiciones.

Además de disponer de un botón para modificar la reserva

en la tarea de tramitación de ADO/O del expediente

correspondiente, puede modificarlas desde Gestión de registros , ficha Vista basada en roles, en la

carpeta Herramientas, opción Modificar Reserva de Gestión RY .

Al entrar en esa opción se le solicitará el número de expediente (p.e.: 2011/000050,

2010/000123...). Una vez introducido el número de expediente correcto, el sistema localizará

automáticamente el número de reserva asociada al expediente y accederá a la pantalla de

modificación de reservas.




Si tiene que añadir nuevas posiciones a una reserva RY, debe seleccionar todas las

posiciones añadidas, acceder a la vista de detalle pulsando el icono del puzzle ( ) e introducir manualmente el número de expediente en cada una de ellas.

No olvide grabar las modificaciones a la reserva pulsando el icono del disquete ( ).

Generar el índice de documentos

Puede generar el índice de salida de

documentos desde Gestión de registros , ficha Vista

basada en roles, carpeta Herramientas, subcarpeta

Tramitación de Documentos, opción Generar Índice

Salida de Documentos . Una vez accede a la pantalla

correspondiente, el procedimiento es idéntico al

seguido en Génesis.

El índice de salida de documentos puede generarse directamente desde Génesis aunque los

documentos presupuestarios que se incluyen en él hayan sido generados en el Gestor de expedientes.

Anexo: digitalizar documentación en formato Acrobat PDF

En el escritorio de su equipo tendrá un icono correspondiente a Adobe Acrobat

(no confundir con Adobe Reader). Haga doble clic sobre él para abrir la aplicación.

Dependiendo de su configuración, puede que aparezca una pantalla de bienvenida.

Ciérrela y acceda a la pantalla principal de Adobe Acrobat.

Configuración inicial

Antes de digitalizar documentos para su incorporación a expedientes debe configurar los

valores predeterminados en Adobe Acrobat. Para ello, desde el menú principal, elija Documento ->

Configurar valores preestablecidos… En la ventana de diálogo que aparece deberá verificar y, en

su caso, cambiar los siguientes valores:


Escáner: seleccione su

dispositivo. Es posible que,

aunque sólo disponga de un

aparato, aparezcan dos líneas

en esta lista; en ese caso, es

aconsejable que elija la que

contenga el término TWAIN en

ella. Si realmente dispone de

varios dispositivos, elija que el

vaya a utilizar habitualmente.


Valores preestablecidos: elija

Documento en escala de grises.

Caras: si su escáner no es

dúplex (capaz de digitalizar ambas caras de una misma hoja), o si los documentos que va a

digitalizar no están impresos a doble cara, debe elegir Lados frontales.

Sólo si su escáner no tiene alimentador automático, marque la casilla “Solicitar digitalización

de más páginas”.

Verifique que el resto de valores coinciden con los de la imagen (Escala de grises, 300PPP,

Automático, y la casilla “Hacer susceptible de búsquedas (Ejecutar OCR)” marcada), y pulse

Aceptar para cerrar la ventana de dialogo.


Proceso de digitalización

Una vez en la pantalla principal de Adobe Acrobat, puede digitalizar un documento

siguiendo una de estas dos rutas:

Pulse el botón Crear de

la barra de herramientas

de Adobe Acrobat. En el

menú desplegable que

aparece, escoja PDF

desde escáner y, en el

submenú que aparecerá,

escoja Documento en

escala de grises.

Escoja la opción de menú Documento ->

Digitalizar a PDF -> Documento en escala de

grises.


Tras escoger una de las dos opciones anteriores,

comenzará la digitalización. Si su escáner dispone de

alimentador, se procesarán todas las hojas del mismo; en

caso contrario, se digitalizará cada hoja y se le

preguntará si quiere digitalizar más hojas o ha

completado el proceso, en cuyo caso debe sustituir cada

hoja antes de responder. Una vez haya concluido, escoja Digitalización completada y pulse

Aceptar.

Adobe Acrobat procesará entonces las páginas

digitalizadas, ejecutará el reconocimiento óptico de

caracteres (OCR) en ellas y presentará el documento

PDF resultante. Observe que el texto se mantiene

como tal y puede seleccionarse, copiarse al

portapapeles de Windows y pegarse en otras

aplicaciones. Guarde el archivo PDF (Archivo ->

Guardar, o el icono del disquete) en el directorio que

considere oportuno. El archivo PDF generado es el

que, posteriormente, se incorporará al expediente con el procedimiento descrito anteriormente.



Asegúrese de que el PDF contiene información OCR. Puede comprobarlo haciendo doble

clic sobre cualquier texto (excepto los escritos a mano) del PDF. Si el texto sobre el que ha hecho doble clic queda seleccionado y puede copiarse y pegarse en otro documento, es que el PDF contiene información OCR.

¿Sabía que, en la mayoría de los casos, puede sustituir el envío de faxes por documentos

PDF digitalizados adjuntados a correos electrónicos? Por ejemplo, para solicitar alta de terceros extranjeros al Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica puede digitalizar la documentación en PDF y enviárnosla por correo electrónico, en lugar de hacerlo por fax. Así mejora la calidad de la imagen recibida, y se ahorra tiempo y material.



Clases de documento

Introducción

Génesis utiliza documentos contables de diversos tipos, los cuales se identifican por un

código referido como Clase de documento. La diversidad de códigos y la escasa frecuencia con la

que aparecen algunos de ellos provoca que, a veces, sea difícil interpretar determinados informes si

no se conoce el significado de esos códigos. Este documento relaciona alfabéticamente algunos de

esos códigos con unas breves notas sobre la función del documento que identifican. La lista no

pretende ser completa, porque ello le restaría funcionalidad; se pretende ir incorporando nuevos

códigos a medida que vaya apareciendo la necesidad. Si quiere que se añada alguno en concreto,

solicítelo a la dirección de correo [email protected].

Cómo usar mejor este documento

Con el fin de facilitar el uso de la información contenida aquí, los códigos de documento

aparecen en su definición rodeados de corchetes:

[AA]

Esto permite usar la función de búsqueda del visualizador con el que lee este documento.

Por ejemplo, si está leyendo este documento en formato .PDF usando Acrobat Reader y quiere

saber qué documento contable es un ZZ (el cual no existe realmente), puede pulsar Ctrl+F o

escoger la opción de menú Edición -> Buscar... para que aparezca el diálogo de búsqueda y escribir

en él [ZZ] (incluyendo los corchetes) para que le lleve directamente al lugar en el que se define

dicho documento contable. Si no incluye los corchetes, puede que la búsqueda le lleve a otra parte

del documento donde se mencione el documento contable ZZ.

La información que se indica para cada documento incluye, entre otros, estos datos:

Formato de numeración: se usa aquí el carácter "#" (almohadilla) para representar un dígito

variable que coincide con el último del ejercicio. Así, para el ejercicio 2003 se sustituiría "#"

por "3", para el ejercicio 2004 por "4", etc. La secuencia "nnnnnn" indica una numeración

secuencial, que será continua a lo largo de los años si en el formato de numeración no interviene

el ejercicio.



Formato de número de orden: algunos documentos son, a la vez, documentos financieros y

órdenes, por lo que incluyen dos tipos de numeración, marcándose el financiero con "(F)" y el

presupuestario con "(P)". Las mismas indicaciones del dato anterior se aplican aquí.

Documento(s) de anulación: si el documento es anulable, aquí figuran la/s clase/s de

documento con las que se anula.

Descripción y notas: descripción de la función ejercida por la clase de documento y cualquier

información adicional.

Clases de documento

Clase doc.

Formato de numer./orden

Doc. anul.

Descripción y notas

[AA] #10nnnnnnn Contabilización de activo fijo Documento contable relacionado con capitalizaciones, amortizaciones y bajas de activos fijos.

[AB] #10nnnnnnn AB Documento contable Un documento AB se usa para compensar posiciones de otros documentos. Compensar un documento sirve, dependiendo del documento en cuestión, para conciliarlo, anularlo, incorporarlo a un documento presupuestario... En determinadas ocasiones (si el AB no tiene posiciones y únicamente compensa otros documentos), la anulación de un AB provoca únicamente su marcado como documento anulado, sin implicar la realización de un segundo AB de anulación.

[AT] #10nnnnnnn Anulación de tique de ingresos Documento usado para anular un tique de ingresos (DT).

[BA] #10nnnnnnn Baja de activo fijo Documento contable usado para realizar bajas de activos fijos.

[CA] 200300nnnn Autorización de Contratación También llamado A de Compras. Es un documento presupuestario de fase A.

[CD] 10050nnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

-C, /C

Contraído Previo Documento presupuestario de reconocimiento de derechos. Un CD es al presupuesto de ingresos lo mismo que un OA al presupuesto de gastos.



Clase doc.


Doc. anul.


[CE] 10050nnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

-E, /E

Contraído Extrapresupuestario Documento extrapresupuestario de reconocimiento de derechos.

[CI] #10nnnnnnn Cargos internos Documento de cargos internos. La misma clase de documento se usa tanto en el registro de ingresos como en el de gastos.

[CM] 10050nnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

M-, M/

Contraído de META Documento presupuestario de reconocimiento de derechos procedentes de matrículas de alumnos registradas a través de META.

[CR] 10050nnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

Contraído de Remanentes Documento presupuestario de reconocimiento de derechos procedentes de incorporación de remanentes. Los contraídos de remanentes NO tienen circuito de workflow.

[DC] 30050nnnn Disposición de Compras También llamado AD de Compras. Es un documento presupuestario de fase AD.

[DF] #750nnnnnn DF Documento de Facturación Documento que representa una factura emitida por la UCM. Corresponde, por tanto, al presupuesto de ingresos. Los DFs se agrupan en CDs, de manera similar a como los KRs se agrupan en OAs.

[DI] 10070nnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

-I, /I

Devolución de ingresos Documento del presupuesto de ingresos para reintegrar un ingreso indebido. Aunque dé lugar a un pago, el tercero debe corresponderse con una entrada de la tabla de deudores (en concreto, ha de ser un deudor CPD) y el pago siempre se realiza por Servicios Centrales, por lo que la vía de pago ha de ser "T" ó "C".

[DJ] #Iccnnnnnn Factura de ingresos de centros de facturación externa Documento de factura, equivalente a un DF, pero correspondiente a un registro efectuado previamente en una aplicación de facturación externa a SAP. Las dos letras cc dependen de cada centro.



Clase doc.


Doc. anul.


[DK] #RIccnnnnn Factura rectificativa de ingresos de facturación externa Documento de registro de factura rectificativa de ingresos, equivalente a un DP, pero correspondiente a un registro efectuado previamente en una aplicación de facturación externa a SAP. Las dos letras cc dependen de cada centro. La rectificación puede ser por aumento, disminución, anulación o devolución.

[DM] 10070nnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

-M, /M

Devolución de matrícula Documento del presupuesto de ingresos para reintegrar un ingreso indebido o en exceso procedente de matrículas, tasas, etc.

[DN] 300700nnnn AD de nómina Propuesta de gasto para pagos periódicos a través de la nómina centralizada. Por tratarse de un documento que enlaza con el sistema informático de personal y nóminas, debe contener una primera línea cuyo acreedor será siempre "NOMINAUCM" y, según los casos, una segunda cuyo acreedor ha de ser la Tesorería General de la Seguridad Social (Q2827003A).

[DP] #760nnnnnn Factura rectificativa de ingresos Documento de registro de factura rectificativa de ingresos. La rectificación puede ser por aumento, disminución, anulación o devolución.

[DT] #10nnnnnnn Registro de tique de ingresos Documento de registro recapitulativo de tiques de ingresos. Supone un ingreso, como un DF o un DJ, pero agrupa varias entregas y usa un deudor genérico (W0000022E).

[FC] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

ADO de reintegro de Caja Fija Documento de gastos introducido en 2008 que provoca un reintegro de gastos de Caja Fija sin referenciar ninguna reserva. Hasta el año 2007 se usaba un documento OF para la misma función.

[FJ] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

ADO de reintegro de Caja Fija referenciado a reserva Documento de gastos introducido en 2009 que provoca un reintegro de gastos que referencia una reserva de Caja Fija. Hasta el 14/10/2009 se usaba un documento FR para la misma función.



Clase doc.


Doc. anul.


[FM] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

O-, OF, FR

ADO de Caja Fija ADO de justificación de gastos realizados por el procedimiento de Caja Fija. Para poder dar lugar a la orden de reposición, el acreedor es el código de la Caja Fija de la que se justifican los gastos.

[FR] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

ADO de reintegro referenciado a reserva Documento de gastos que provoca un reintegro de gastos que referencian una reserva (de crédito o de gestión).

[IE] #7000nnnnn Aplicación de ingresos extrapresupuestarios Documento del presupuesto de ingresos que se genera al realizar una conciliación de un ingreso bancario con un CE (contraído extrapresupuestario).

[IF] #7000nnnnn Aplicación de traspaso de fondos Documento del presupuesto de ingresos que se genera al realizar una conciliación de un cargo bancario en la cuenta de ingresos de un centro por barrido de saldo ordenado por Servicios Centrales. También concilia el ingreso en la cuenta de destino.

[IP] #7000nnnnn IP Aplicación de ingresos presupuestarios Documento del presupuesto de ingresos que se genera al realizar una conciliación de un ingreso bancario con un CD (contraído presupuestario).

[IV] #10nnnnnnn KO Regularización de IVA Documento financiero de regularización de IVA.

[JO] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

OF Solicitud de Pagos a Justificar sin reserva previa Documento presupuestario de solicitud de pagos a justificar sobre crédito disponible.

[JR] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

FR Solicitud de Pagos a Justificar con reserva previa Documento presupuestario de solicitud de pagos a justificar sobre crédito retenido. Para crearlo debe haberse registrado previamente una reserva de gestión RG.

[KA] #200nnnnnn KO Anticipo a personal de la UCM Documento de tesorería que informa de una salida de fondos de banco o caja como anticipo a un tercero acreedor.



Clase doc.


Doc. anul.


[KB] #250nnnnnn KO Abono Apunte estadístico que representa un abono que no se tramitará por Caja Fija.

[KD] #200nnnnnn KO Devolución de anticipo de Caja Fija Documento de tesorería que informa de una entrada de fondos en banco o caja como resultado de la devolución de dinero previamente anticipado a un tercero mediante un KA.

[KE] #10nnnnnnn Factura de Fundación Documento contable que refleja las facturas tramitadas por la Fundación General de la UCM, para su inclusión en las liquidaciones de IVA.

[KF] #250nnnnnn KO Pago CF a Tesorería Documento de tesorería utilizado para reintegrar fondos de la Caja Fija por minoración de ésta (en cuyo caso una de las posiciones referencia la cuenta 57800200) o por devolución de fondos de IRPF (referenciando entonces la cuenta 57800100).

[KG] #200nnnnnn Justificación PJ Documento normal utilizado para marcar la fiscalización conforme de Intervención al KP correspondiente de una cuenta justificativa de un Pago a Justificar.

[KH] #200nnnnnn KO Compensación factura anticipo Caja Fija Documento de tesorería que sirve para compensar la posición de acreedor de los KJs (facturas de Caja Fija) que cancelan anticipos a particulares. Sustituye al KY de pago que compensa la posición equivalente de KJs no asociados a anticipos a particulares.

[KJ] #200nnnnnn KK Factura de Caja Fija Documento normal que representa una factura registrada para su tramitación por Caja Fija. Tiene cuatro posiciones, de las cuales la primera referencia el acreedor y contiene información sobre la vía de pago y las retenciones (incluyendo IRPF), siendo esta posición compensada cuando se paga la factura mediante un documento KY (o un KH en caso de estar cancelando un anticipo a particulares). La tercera posición referencia la Caja Fija y queda compensada cuando el documento es incluido en una cuenta justificativa de Caja Fija (ADO FM).



Clase doc.


Doc. anul.


[KK] #200nnnnnn Anulación de factura de Caja Fija Documento de compensación que se realiza al anular una factura de Caja Fija (documento KJ).

[KL] #200nnnnnn KO Reintegro de Caja Fija Documento normal que representa un abono registrado para su tramitación por Caja Fija. Tiene dos posiciones, una de las cuales referencia el acreedor y contiene información sobre la vía de pago, siendo esta posición compensada cuando se paga el abono (el abono, junto con una o varias facturas del mismo acreedor y vía de pago, da lugar a un neto por el que se genera el documento KY). La otra posición referencia la Caja Fija y queda compensada cuando el documento es incluido en una cuenta justificativa (OF o FR).

[KO] #200nnnnnn Anulación Documento normal que anula otro documento. Su aspecto depende del documento anulado, ya que el KO se configura como contra-asiento del documento original, copiando todas sus posiciones con el signo del importe cambiado.

[KP] #200nnnnnn KO Factura de Pagos a Justificar Documento normal que representa una factura registrada para su tramitación por Pagos a Justificar. Comparte estructura con el KJ, excepto en que la tercera posición referencia el código de Pago a Justificar.

[KR] #250nnnnnn KR Factura acreedor Apunte estadístico que representa una factura registrada para su tramitación por ADO de pago centralizado (OA u OR). Si la factura ha sido desglosada o contiene varios activos fijos, habrá una posición por cada línea de desglose o activo fijo.

[KW] #350nnnnnn KO Traspaso Caja Fija Documento normal que representa el ingreso contable de una reposición o ampliación de Caja Fija. Tiene dos posiciones, una referenciando la cuenta de ingresos de Caja Fija (5750xx10) y la otra el código de Caja Fija del centro (CF0xxxx00).

[KX] #350nnnnnn KO Traspaso Pagos a Justificar Documento normal que representa el ingreso contable de los fondos de una solicitud de Pagos a Justificar (JO o JR). Tiene dos posiciones, una referenciando la cuenta de ingresos de Pagos a justificar (5750xx10) y la otra el código de Pagos a Justificar del centro (PJ0xxxx00).



Clase doc.


Doc. anul.


[KY] #100nnnnnn KO Pago acreedor centro Documento normal que representa el pago de una factura de Caja Fija o Pagos a Justificar, o bien de una concesión de anticipo o devolución de fondos de IRPF a Servicios Centrales.

[KZ] #100nnnnnn KO Pago acreedor UCM Documento normal que representa el pago de una factura de Caja Fija o Pagos a Justificar, o bien de una concesión de anticipo o devolución de fondos de IRPF a Servicios Centrales.

[ND] 300700nnnn AD de nómina referenciado a reserva Propuesta de gasto para pagos periódicos a través de la nómina centralizada partiendo de una reserva de gestión previa. Por tratarse de un documento que enlaza con el sistema informático de personal y nóminas, debe contener una primera línea cuyo acreedor será siempre "NOMINAUCM" y, según los casos, una segunda cuyo acreedor ha de ser la Tesorería General de la Seguridad Social (Q2827003A).

[O ] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

O/ Orden de Obligación O de justificación de gastos realizados de un documento previo de fase D (o AD), excepto los correspondientes a ADs de nómina. Si el O se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KR, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento.

[OA] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

O-, OF

Documento ADO ADO de justificación de gastos realizados por el procedimiento de pago centralizado. Si el ADO se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KR, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento.

[OB] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

O Reintegro de Compras Documento O de reintegro de gastos realizados de un documento previo de fase D (o AD), excepto los correspondientes a ADs de nómina. Si el OB se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KB, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento.

[OC] 4003nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

OB Documento O de Compras O de justificación de gastos realizados de un documento previo de fase D (o AD), excepto los correspondientes a ADs de nómina. Si el O se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KR, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento.



Clase doc.


Doc. anul.


[OD] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

Documento O de reintegro Documento de gastos que provoca un reintegro de gastos que referencian un documento previo de fase D.

[OF] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

Documento ADO de reintegro Documento de gastos que provoca un reintegro de gastos que no referencian una reserva (ya sea de Caja Fija, de crédito o de gestión).

[ON] 4002nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

RN Documento O de Nómina O de justificación de gastos de un AD de nómina (DN ó ND).

[OR] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

Documento ADO referenciado a reserva ADO de justificación de gastos realizados por el procedimiento de pago centralizado, partiendo de una reserva de gestión. Si el ADO se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KR, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento.

[OW] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

Reintegro referenciado a RY Documento que provoca un reintegro de gastos justificados previamente mediante documentos OW.

[OY] 4000nnnnnn (P) #10nnnnnnn (F)

OW Documento ADO referenciado a reserva RMS ADO de justificación de gastos realizados a través del Gestor de Expedientes, partiendo de una reserva de gestión RMS (RY). Si el ADO se ha confeccionado mediante la incorporación de facturas KR, el número de documento de éstas aparecerá en el campo "Texto" de cada línea del documento.

[OZ] #10nnnnnnn KO Documento de resultas Documento usado para trasladar la deuda que la UCM tiene con un acreedor de un ejercicio al siguiente.

[RA] 20030nnnnn Documento A de Contratación referenciado a Reserva Es un documento presupuestario de fase A que referencia una reserva previa (habitualmente un documento RC).

[RC] 1000nnnnnn Reserva de Crédito Documento presupuestario de reserva. Reserva una parte del crédito disponible, y se tramita por workflow requiriendo su impresión, firma y autorización por Intervención (en algunos tipos de tramitación, pasa además por otros servicios).



Clase doc.


Doc. anul.


[RE] 740nnnnnnn Factura de logística Documento normal que refleja una factura del módulo de logística. Permanece en estado preliminar hasta que se contabiliza el documento presupuestario en el que se incorpora, por lo que si se tiene que anular desaparece completamente, en lugar de generarse un documento de anulación.

[RG] 1000nnnnnn Reserva de Gestión Documento presupuestario interno de reserva. Reserva una parte del crédito disponible según las necesidades del centro gestor, sin requerir tramitación por workflow ni impresión, firma o autorización por Intervención. El registro de facturas KR efectúa automáticamente un documento RG desde octubre de 2005.

[RJ] 1000nnnnnn Reserva de Caja Fija Documento de reserva de Caja Fija. Reserva automáticamente el crédito necesario para hacer frente a una factura de Caja Fija, asegurando así que no se efectúan pagos de tesorería sin que exista crédito adecuado y suficiente.

[RK] 1000nnnnnn Reserva de no disponibilidad Documento presupuestario centralizado de reserva. Reserva una parte del crédito disponible para evitar su consumo por parte del centro gestor, por motivos de ajuste presupuestario.

[RS] #200nnnnnn Retrocesión Representa un ingreso en la cuenta de pagos por devolución de una orden de transferencia. Contiene, además, una segunda posición con el acreedor del que se ha devuelto la transferencia, para iniciar un nuevo pago a éste.

[RX] 1000nnnnnn Reserva de Crédito RMS Documento presupuestario de reserva de expediente RMS. Reserva una parte del crédito disponible, y se tramita por workflow requiriendo su impresión, firma y autorización por Intervención (en ocasiones, pasa además por otros servicios).

[RY] 1000nnnnnn Reserva de Gestión RMS Documento presupuestario interno de reserva en el Gestor de Expedientes. Reserva una parte del crédito disponible según las necesidades del centro gestor, sin requerir tramitación por workflow ni impresión, firma o autorización por Intervención. El registro de facturas KR efectúa automáticamente un documento RG desde octubre de 2005.



Clase doc.


Doc. anul.


[RZ] #10nnnnnnn Retrocesión de Servicios Centrales Representa un ingreso en una cuenta general por devolución de una orden de transferencia. Contiene, además, una segunda posición con el acreedor del que se ha devuelto la transferencia, para iniciar un nuevo pago a éste.

[SE] #10nnnnnnn SN Carga del extracto Documento contable que refleja un apunte en una cuenta bancaria. Estos documentos se crean automáticamente reflejando cada operación registrada por la entidad bancaria, desde cuyos sistemas informáticos se transfiere cada operación.

[ST] #10nnnnnnn SN Traspaso de fondos Documento contable usado para reflejar la retirada de fondos de de la cuenta bancaria de pagos y depositarlos en la caja efectivo.



Glosario de términos esenciales

Término / Nombre corto Descripción Acreedor El código de la empresa o persona que emite una factura u otro

documento que representa un gasto para la universidad. Activo fijo Act. fijo

El número con el que se ha registrado en el sistema un bien duradero en el tiempo, como un mueble o un ordenador.

Caja Fija CF

Código que representa el anticipo de Caja Fija de un centro (cantidad de tesorería que permite al centro realizar pagos de pequeña cuantía antes de su contabilización presupuestaria).

Centro gestor CenGes

Clasificación orgánica, es decir, quién gasta. En Génesis, esta clasificación no representa unidades inferiores a centros o servicios (cuando es necesario diferenciar con mayor detalle, se usan órdenes de coste, elementos PEP o fondos).

Cuenta de mayor Cta. mayor, Libr. mayor

Cuenta del Plan General de Contabilidad Pública. Algunas cuentas usadas frecuentemente por los usuarios de centros y servicios periféricos son las que intervienen en los procesos de tesorería, como cuentas bancarias y de caja efectivo.

Documento financiero Nº de documento, Doc.

La mayoría de las operaciones registradas en Génesis dan lugar a un documento financiero (a menudo, además dan lugar a otros documentos complementarios). Los documentos financieros se representan por dos letras como KJ, KR, KL, KP, KY, SE, ST, etc.

Documento presupuestario Nº de documento, Nº de orden

Las operaciones con reflejo presupuestario dan lugar a documentos presupuestarios (en algunas fases, también a documentos financieros). Los documentos presupuestarios se representan por una o dos letras como RG, RJ, RY, DN, O, OA, OR, OW, FR, etc.

Elemento PEP PEP

Cada uno de los códigos en los que se pueden subdividir un proyecto de gastos (de Investigación o de Obras). No debe confundirse con el proyecto en sí, que puede incluir múltiples elementos PEP.

Fondo Un código que representa una subvención específica concedida por organismos internos o externos a la UCM (en este último caso se dice que el fondo es de financiación afectada).

Indicador de impuestos Ind. impuestos

Un código que clasifica los distintos tipos de IVA soportado (que paga la UCM en las facturas de gastos) y repercutido (que cobra la UCM en las facturas de ingresos).

Tipo e Indicador de retenciones Tipo / Ind. ret.

Clase (tipo) y subclase (indicador) de retención que puede aplicarse a documentos financieros de un acreedor. Se usan para IRPF, Iva Intracomunitario, etc.

Orden de coste Orden CO, Orden

Código de imputación de costes utilizado en Génesis para subdividir la clasificación orgánica más allá del detalle proporcionado por el centro gestor. En facultades, representan departamentos, servicios administrativos, biblioteca, etc.

Posición presupuestaria PosPre

Agrupación de clasificaciones económica y funcional, con un prefijo que indica si es de gastos (G), ingresos (I) o extrapresupuestaria (E).

Tipo de banco interlocutor TpBc

Identificador de cada una de las cuentas bancarias registradas de un acreedor, que permite escoger dónde recibe los pagos éste.

Vía de pago VP

Código que permite indicar si un pago se realiza por metálico, transferencia bancaria, cheque, etc. con distintas variantes.


Esquema de las fases presupuestarias

Los documentos que se elaboran en cada fase presupuestaria (R, A, D, O) retienen crédito. Hay que tener en cuenta que no es necesario elaborar cada una de las fases presupuestarias sucesivamente sino que existen múltiples combinaciones.

Ejemplo: Concurso para adquisición de un equipo de laboratorio valorado en 15.000 €.

Elaboración doc. RX Nº 1xxxxxxxxx

RREETTEENNCCIIÓÓNN DDEE CCRRÉÉDDIITTOO Elaboración doc RA

Nº 2003xxxxxx

AAUUTTOORRIIZZAACCIIÓÓNN

Elaboración doc D

Nº 3000xxxxxx

CCOOMMPPRROOMMIISSOO

Registro KR genera O

Nº 4000xxxxxx

RREEGGIISSTTRROO FFAACCTTUURRAA

OORRDDEENN DDEE PPAAGGOO

Se añade el NIF del Acreedor al que se le ha adjudicado el concurso (Fase O)

(Fase D)

Elaboración doc. +/- RA para liberar crédito. Importe: 250 €

Elaboración doc. +/- RX para liberar crédito. Importe: 250 €

(Fase R)

(Fase A)



Funcionamiento esquemático de cuentas restringidas de pagos

Ruta en Génesis: Contabilidad Patrimonial \ Cuenta \ Compensar

(Ejemplo: PC038 - Facultad de Derecho - c/c: 00492196/xx/xxxxxxxxxx)

REGISTRO EN: REGISTRO EN:

GÉNESIS/TITULAR

ENTIDAD BANCARIA GÉNESIS/TESORERÍA

575xxx60 ej: 57503860

Pagos de Pagos a Justificar (doc. KY)

575xxx10 ej: 57503810

Cobros: reposiciones etc. (doc. KW, KX, RS)

575xxx50 ej: 57503850

Pagos de Caja Fija (doc. KY, ST)

575xxx00 ej: 57503800

Nominal (doc. SE)

575xxx70 ej: 57503870

Apuntes de Pagos (doc. SE)

575xxx10 ej: 57503810

Apuntes de Cobros

CONCILIACIÓN

Contabilización

CONCILIACIÓN

Contabilización(doc. SE)




Funcionamiento esquemático de cuentas restringidas de ingresos

Ruta en Génesis: Ejecución del Presupuesto de Ingresos \ Aplicación de ingresos \ Ingresos presupuestarios

(Ejemplo: RCM31 - Facultad de Derecho - c/c: 20381526/xx/xxxxxxxxxx)

REGISTRO EN: REGISTRO EN:

Contabilización

Contabilización

GÉNESIS/ Titular Cuenta

ENTIDAD BANCARIA

CONCILIACIÓN

CONCILIACIÓN

NIF del Deudor

DDeell CCoonnttrraaííddoo PPrreessuuppuueessttaarriioo

Nota: El contraído debe estar contabilizado por el Servicio 5730xx00

ej: 57303800 Nominal (doc. SE)

5543xx00 ej: 55433800

Apuntes de Cobros (doc. SE)

5730xx40 ej: 57303840

Apuntes de salida de fondos (doc. SE)

Tesorería

universidad complutense de madridwebs.ucm.es/.../propios/manual_procesos_basicos_2012.pdf ·...

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