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UNIVERSIDAD CENTROOCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE AUTOMATIZADO
PARA LAS ORGANIZACIONES COOPERATIVAS
AUTORA: Pimentel, Migdalis
TUTOR: Eusebio Donalles
TUTOR METODOLÓGICO: Mercedes Torres
Barquisimeto, Julio 2004
UNIVERSIDAD CENTROOCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE AUTOMATIZADO
PARA LAS ORGANIZACIONES COOPERATIVAS
Trabajo de Pre Grado presentado como requisito para optar al titulo
Licenciado Contaduría Pública
AUTORA: Pimentel, Migdalis
TUTOR: Eusebio Donalles
TUTOR METODOLÓGICO: Mercedes Torres
Barquisimeto, Julio 2004
iii
INDICE
Pág.
Lista De Figuras v
Dedicatoria
Resumen
Introducción 1
CAPITULO I. EL PROBLEMA
Planteamiento Del Problema 2
Objetivos De La Investigación 5
Justificación 5
CAPITULO II. REFERENCIAS
Antecedentes 8
Bases Teóricas 10
Bases Legales 50
CAPITULO III. MARCO METOLOGICO
Naturaleza De La Investigación 53
CAPITULO IV. PROPUESTA
Propuesta Sistema Contable Automatizado Para Las Organizaciones
Cooperativas
125
CAPITULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones 163
Recomendaciones 165
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 166
iv
LISTADO DE FIGURAS
FIGURAS Pág.
Figura 1. Ventana Principal del Sistema Contable para las Asociaciones
Cooperativas
132
Figura 2. Ventana de Seguridad, Inicio de Sesión 133
Figura 3. Información de las Cooperativas 134
Figura 4. Ventana de Catálogo de Asociación 135
Figura 5. Ventana de Catálogo de Cuenta 136
Figura 6. Ventana de Plan de Cuenta Estándar 137
Figura 7. Ventana de Información de Cuenta 138
Figura 8. Ventana de Apertura del Ejercicio 139
Figura 9. Ventana del Cierre del Ejercicio 139
Figura 10. Ventana Comprobante 140
Figura 11. Ventana de Período Contable para Reportar 141
Figura 12. Ventana del Informe Libro Mayor Auxiliar 142
Figura 13. Ventana del Informe Libro Diario 142
Figura 14. Ventana del Informe Balance General 142
Figura 15. Ventana del Informe Estado de Excedente o Déficit 143
Figura 16. Ventana de Usuarios 144
ACEPTACION DEL TUTOR
En mi carácter de Tutor del Trabajo de Pre-Grado “Diseño de un Sistema Contable Automatizado para las Asociaciones Cooperativas que acepto presentado por la ciudadana: Migdalis Pimentel, para optar al
grado de Licenciado en Contaduría Pública de la Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado”, considerando que el trabajo que se presenta, reúne los
requisitos y méritos suficientes para ser sometido a evaluación, por parte del
Jurado Examinador que se designe.
En la Ciudad de Barquisimeto, a los veinticincos días del mes de Julio
del año dos mil cuatro.
Lic. Eusebio Donalles C.I. 4.429.456
Dedicatoria
A Dios Todopoderoso, quien ha sido mi gran guía y apoyo a lo largo de mi vida y particularmente durante el desarrollo de este trabajo.
A la Santísima Virgen, Madre protectora. A mis padres, quienes con su ejemplo han sido los pilares
fundamentales en mi formación personal y profesional. A mis hermanos y cuñados, siempre junto a mí, orientándome y
compartiendo experiencias. A mis sobrinos, para que busquen siempre un futuro brillante. A mis profesores del Decanato de Administración y Contaduría
de la UCLA, por brindarme sus conocimientos y enseñanzas. A mis primos, Gustavo, Dannys y Nilay, compañeros
incondicionales. A mis tutores Eusebio Donalles y Mercedes Torres, por
brindarme su apoyo incondicional, fe y confianza en la elaboración de esta investigación.
A mis amigos (as), por su apoyo durante mis estudios.
Migdalis
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
UCLA
DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE AUTOMATIZADO PARA LAS ORGANIZACIONES COOPERATIVAS
Autor: Pimentel Migdalis Tutor: Eusebio Donalles Año: Julio, 2004
Resumen
El presente trabajo tiene como objetivo general diseñar un sistema contable automatizado para las organizaciones cooperativas, adaptable en todas sus modalidades. El mismo, está enmarcado dentro de un diseño de modalidades descriptivo documental, en cuanto a que la recolección de información se realizó por bibliografía y base documental. La revisión de la bibliografía revela la carencia de una herramienta informática que permita construir la contabilidad para estas organizaciones. El análisis de los procesos contables para las cooperativas determinó el engranaje procedimental que sirve de insumo para el diseño propuesto, el cual se inicia en la incorporación de las organizaciones, del plan de cuentas del ejercicio contable y permitir así la construcción de los asientos que servirán para generar los libros y estados financieros del ejercicio contable. La automatización del sistema proporciona una herramienta a las organizaciones cooperativas para la generación rápida de información con precisión en los cálculos y fiabilidad en los resultados que le permita a la gerencia una adecuada y oportuna toma de decisiones. La construcción del diseño del sistema contable para cooperativas presenta la funcionalidad a través de una serie de ventanas que se engranan en forma lógica y se explican en el manual de usuario. El manual de usuario describe las ventanas y sus elementos, así como también, los pasos para desarrollar las actividades de cada proceso. Finalmente, entre las recomendaciones se encuentran, desarrollar el sistema contable propuesto para las cooperativas y, posteriormente, la implantación del mismo.
Descriptores: Sistemas Contables, Sistemas de Información.
1
INTRODUCCIÓN El actual contexto nacional ha obligado a los distintos sectores de la realidad
civil a generar nuevas formas de participación al margen de las estructuras
tradicionales, es por ello que las cooperativas en los últimos tiempos han escalado
posiciones en la dinámica económica y social del país.
Por lo tanto, la necesidad que existe actualmente de lograr un manejo de las
cooperativas en virtud de alta competitividad y la escasez de recursos, ha dado pie al
surgimiento de nuevas técnicas, mecanismos y controles dentro de la administración
y la organización.
A nivel mundial el cooperativismo se caracteriza por una economía organizada
democráticamente, obedeciendo a una serie de principios legales, establecidos como
normas que se recogen en los estatutos de cada organización, con el fin de alcanzar la
ayuda mutua tendiente a limitar las rentas del capital y devolver los excedentes de la
operación económica en proporción a las operaciones realizadas.
Las cooperativas se ven en la necesidad de poseer un sistema de información
que le facilite la toma de decisión, así como información veraz y oportuna.
Debido a lo expuesto, el autor se propone con esta investigación propiciarle a
las cooperativas el diseño de un sistema contable automatizado adecuado a las
necesidades de información que requieren estas organizaciones, para la toma de
decisiones acertadas que la conduzcan a la maximización de sus beneficios.
Para lograr el objetivo, el presente trabajo se estructuró en cinco (5) capítulos,
cuyos contenidos son los siguientes:
El Capitulo I, comprende el planteamiento del problema, objetivo de la
investigación y justificación. Luego el Capitulo II, sustenta el marco teórico,
conformado por: los antecedentes, historia del cooperativismo, bases teóricas, bases
legales.
El Capitulo III, referido a la metodología de la investigación empleada para este
estudio, donde se destaca el tipo de investigación. Capitulo IV, plasma el diseño del
sistema contable automatizado y por último el Capítulo V, conclusiones y
recomendaciones.
2
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento Del Problema
La necesidad de la cooperación entre los hombres surge en las
comunidades primitivas, desde que el hombre apareció sobre la tierra, en los primeros
tiempos de la historia, al comenzar a necesitarse los unos a los otros, aún sin
constituir sociedades y comunidades.
En este sentido, la historia de la cooperación se remonta a la práctica
de diferentes modalidades de asociaciones tradicionales, especialmente en el ámbito
rural y en actividades de carácter agropecuario. Tales manifestaciones tradicionales
aún están vigentes en muchos países de América Latina y en el mundo. Este sistema
de cooperativismo en épocas pasadas, se identificaba por la autoayuda, solidaridad y
cooperación entre sus integrantes en las diferentes actividades, determinantes para
iniciar lo que hoy se conoce como el principio del sistema cooperativo, a tal efecto
Gumilla (1992)destaca que:
las cooperativas surgieron como instrumento de organización, de unión que requiere una lucha, una colaboración, mediante la participación de trabajos diarios, con objetivos muy concreto que buscan resolver los problemas o necesidades de asociados directos y/o indirectamente, a la comunidad en general mediante la educación de sectores populares como lo son la artesanía y la pequeña y mediana industria. (p.60).
Así, las cooperativas se han considerado y definido como doctrinas políticas
que constituyen estrategias para lograr el desarrollo económico y social de la vida de
muchos países. Se han desarrollado en América Latina tratando de ajustarse a las
realidades socio económicas actuales, con planes y programas para mejorar la gestión
empresarial de sus entidades y el nivel de la vida de sus miles de asociados, tal es el
caso de Venezuela donde el origen del cooperativismo surge por la búsqueda de una
sociedad más justa, en que las personas, en el área de producción, servicios y
3
cualquier otra actividad económica, sea reconocida como la más importante de las
relaciones, pudiendo ser igual o superior al capital.
El año 1938, fue el momento en el cual el movimiento cooperativa venezolano
lideriza su periplo de crecimiento, como alternativa válida para la solución al efecto
que produce en la economía la existencia de intermediarios que inflan los precios de
los productos de primera necesidad, sin que ellos tengan relación alguna con el
aumento del costo, además de la posibilidad de propiciar el intercambio democrático
y las relaciones sociales y culturales (Rodríguez, 1997).
En virtud de este crecimiento, se le da al movimiento cooperativo protección
legal, en el cual legislador consideró la formulación de leyes que ampararan a este
tipo de organizaciones y fue el 17 de julio de 1942, cuando se promulga la primera
ley de sociedades cooperativas, con reglamentación oficial el 06 de mayo de 1944.
La Ley General de Asociaciones Cooperativas se pública el 16 de mayo de 1975, el
nuevo reglamento se hace oficial a partir del 15 de septiembre de 1976 y en la
actualidad dentro de la Ley Habilitante, otorgada por la Asamblea Nacional al
Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, y se pública en el año 2001 en
Gaceta Oficial el Decreto con fuerza de Ley Especial de Asociaciones Cooperativas.
En este orden de ideas, Villegas (2001) señala:
El sistema cooperativo es una alternativa real y capaz de integrar a una amplia gama de personas y grupos en estructuras que propicien el desarrollo y expansión de su potencial en un marco socioeconómico de carácter participativo y solidario con justicia, libertad y transparencia tan necesario para la transformación de las sociedades actuales, para ellos debe efectuar una serie de ajustes que generen esos factores positivos. (p.30)
Como toda organización, las asociaciones cooperativas deben preocuparse por
el control de sus actividades y una de ellas es el procesamiento de la información que
generen sus labores rutinarias, es por ello y dado a la importancia que presenta este
4
tipo de asociaciones en la actualidad en Venezuela, es importante desarrollar un
sólido sistema contable automatizado dentro del movimiento cooperativo, que
permita procesar y obtener información veraz y oportuna sobre los procesos o
procedimientos contables para la toma de decisiones.
Pese a que el cooperativismo ha sido una repuesta a la solución de problemas
de índole económico y social de la población, no ha desarrollado todo su potencial en
la búsqueda de un sistema integral que le ayude, como organización, a generar
información y mejorar servicios, en su doble función de consumidor y productor de
bienes y/o servicios.
Al respecto, Gonzáles (2001) indica:
El cooperativismo es una concepción popular que organiza a la población a nivel de base, principio que debe respetarse, proyectarse, definirse y defenderse, como uno de los sectores más importantes como medio de transformación económica y social de las comunidades. Educa en la participación a la toma de decisión colectiva, a la práctica constante de fuerza emergente socio-económica, sino también en una fuerza de sustentación del sistema democrático. (p. 88)
Si se observan algunas regiones, se puede constatar que existen cooperativas
agrícolas, mineras, pesqueras, artesanales, producción y servicio, que ofrecen fuente
de trabajo y administración colectiva, permitiendo brindar productos a precios más
bajos, eliminando así los intermediarios. Si tales organizaciones no cuentan con un
sistema contable organizado, el manejo de datos e información, a la hora de la toma
de decisiones carecerá de una base sólida que le permita proyectarse a futuro como
organización.
A tal efecto y aunado al incremento del volumen de transacciones que
presentan actualmente las organizaciones cooperativas se plantea, el diseño de un
sistema de información contable automatizado que le permita a las asociaciones datos
confiables y oportunos que se necesitan para facilitar el proceso de toma de
decisiones.
Es por ello que se plantean las siguientes interrogantes:
5
¿Qué elementos son necesario abordar para el Sistema Contable de las
Asociaciones Cooperativas?, ¿De aplicarse un sistema contable automatizado se
facilitaría la toma de decisiones?.
Dar respuesta a estas interrogantes es la meta principal de esta investigación,
con la finalidad de obtener datos confiable y significativos que permitan fundamentar
el diseño de un sistema de información contable automatizado para gerenciar las
sociedades cooperativas.
Objetivos de la Investigación
General
Diseñar un sistema contable automatizado para las organizaciones
cooperativas.
Específicos
1. Determinar los requerimientos para desarrollar la Contabilidad en
Organizaciones Cooperativas.
2. Analizar los procesos y procedimientos de la contabilidad en
Organizaciones Cooperativas.
3. Diseñar el sistema contable automatizado para las organizaciones
cooperativas.
Justificación e Importancia
En las últimas dos (2) décadas se ha observado la masiva incorporación de los
computadores en las organizaciones venezolanas, en una primera fase lo hicieron las
grandes compañías y entes gubernamentales que manejen los inmensos presupuestos,
y progresivamente se fueron incorporando las empresas de corte mediano, hasta
6
llegar a encontrar en nuestros días una situación donde organizaciones pequeñas, por
muy pequeñas que sean, tienen en sus escritorios un computador.
La razón de tal evolución es simple, el mundo informático ha demostrado
recurrentemente que las actividades y tareas organizacionales que implique
operaciones rutinarias son perfectamente automatizables, es decir, tienen la
posibilidad de ser convertida en actividades procesadas por computadores u
ordenadores, vale reseñar, operaciones financieras vía Internet.
Las asociaciones cooperativas tradicionales están igualmente inmersas en
procesos rutinarios, tales como procesamiento de nóminas, cálculo de depreciaciones
de sus activos, y procesamientos contables por nombrar parte de ellos; al mismo
tiempo, desean ganar y mantener un posicionamiento en el ramo del tan difícil
mercado actual a que dediquen su actividad, estos dos elementos, constituyen una
base fundamental para incorporar a la fila de la organización herramientas
computacionales que contribuya a la gerencia de estas asociaciones no solamente a
mejorar sus decisiones, sino más bien a optimizarlas.
Las decisiones precisas y oportunas han proporcionado a toda gerencia marcar
el buen rumbo de las organizaciones, así como también, permiten el perfecto
engranaje de todos los procesos de la misma; la contabilidad, constituye uno de los
procesos o subsistemas fundamentales en el desarrollo de la actividad empresarial, ya
que es allí donde se registra el día a día de las transacciones o movimientos
económicos que a posteriori van a mostrar la cara financiera de la organización, es
decir, cómo se encuentran sus ventas, obligaciones, haberes, así como también la
rentabilidad para continuar su ciclo operativo.
De manera que, la gerencia, para tomar decisiones adecuadas, debe poseer
entre otras herramientas un sistema contable que le brinde tiempo de respuestas
rápido, que le proporcione presión en sus cálculos y fiabilidad en sus resultados, que
sea de fácil manejo y que se adapte a los posibles cambios según la actividad de la
organización. Estos elementos, son precisamente los requerimientos que suministra
un sistema contable automatizado.
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Por lo anterior, un sistema contable automatizado, le brinda a la gerencia de
toda asociación cooperativa la información necesaria en el tiempo preciso, siendo
éstas condiciones que toda organización actual requiere para mantenerse competitiva,
además, conociendo de antemano que en los tiempos venideros en la difícil
competencia por el mercado, quien procese más rápido la información llevará ventaja
sobre sus competidores más cercanos; por tanto se hace necesario el diseño de un
sistema automatizado para las asociaciones cooperativas adaptable en sus diferentes
modalidades y parametrizado por las directrices del ente rector.
8
CAPITULO II
REFERENCIAS
Antecedente de la Investigación
En primer lugar García y Otros (1992) en su creación del sistema contable
para la empresa Comercial CIAMA, Barquisimeto Estado Lara, destacan el papel
importante de la Contabilidad como medio de información, registro y control de las
transacciones que cualquier empresa efectúa y como Instrumento Especial para la
toma de decisión.
Como conclusión plantean los autores que según la encuesta aplicada, en la
mayoría de la población consultada su investigación no llevan control de la
contabilidad dentro de la empresa. Por ello recomienda la creación de un sistema
contable ajustado a las necesidades de la misma, como principal factor de
organización que establecerá la información de forma clara y resumida y garantizará
el buen funcionamiento de la empresa.
Así mismo, Canelón y otros (1994) manifiestan que un sistema contable
establece la información de forma resumida confiable y veraz, del resultado de las
operaciones que desarrollan las empresas. Así también señalan que estos Sistemas
generan mayor control sobre las operaciones de la empresa, cuando la misma
desarrolla un Sistema Contable idóneo, que también permite establecer
responsabilidades entre las personas que realizan el proceso contable.
En conclusión, señalan que el cien por ciento (100%) de la población
encuestada destacó opciones que dejan ver claramente la carencia de un sistema
adecuado dentro de la empresa, para llevar el control de las operaciones realizadas
dentro de la mismas, así mismo, manifestaron que no hay personal definido ni
9
especializado que coordine o proponga una verdadera organización y un sistema
contable adecuado a la empresa. Recomienda el uso y aplicación de procedimientos
contables que generen un mayor control sobre las operaciones que en esta se realicen,
con el fin de desarrollar un sistema contable idóneo.
Por su parte Colmenares (1997) tuvo como objetivo, proponer un sistema
contable que se adapte a las necesidades de información que requieren las gerencias
de estas empresas, para la toma de decisiones oportunas, que se pueda traducir en un
sano y fructífero desenvolvimiento económico.
En lo que respecta a Aranguren (2001) tuvo como objetivo principal aportar
una herramienta que permitirá el desarrollo exitoso de una pequeña empresa, además
servirá como orientación para otras pequeñas y medianas organizaciones, señala la
importancia que tiene el uso de un sistema administrativo contable para el logro del
objetivo organizacional propuesto, así como el cumplimiento, de los requisitos
exigidos en el marco legal. Por otra parte estimulará la necesidad de participar en el
desarrollo integral del Estado. La investigación está enmarcada dentro de la
modalidad descriptiva, bajo un diseño de campo puesto que se observan directamente
los fenómenos en el sitio donde se producen, su población constituyen la totalidad de
la muestra, la cual está conformada por tres personas. El autor contribuye a la
importancia de la investigación, la aplicación del diseño para la empresa buscando
lograr cubrir las necesidades de la misma y cumplir ante el marco legal, este sistema
establecerá la eficacia del diseño del sistema administrativo contable para la
organización.
El Cooperativismo en Venezuela ha marcado una trayectoria muy fructífera,
aunque ha sido limitada por el tipo de legislación que orientaba anteriormente el
trabajo en estas organizaciones, en este orden de ideas, García y otros (1996)
realizaron un trabajo para analizar el funcionamiento de la Gerencia en las
Asociaciones Cooperativas del Estado Lara. El tipo de investigación utilizado fue el
descriptivo y de campo para conocer la situación real de la gerencia y de las técnicas
gerenciales que se manejan dentro de estas organizaciones. Para cumplir los objetivos
10
realizaron una revisión bibliográfica, entrevistas y encuestas que sirvieron de base
para el conocimiento teórico, situacional y legal de las organizaciones, llegando a
concluir que las Asociaciones Cooperativas deben contar con la figura de un gerente
para mejorar los aspectos administrativos de la organización, crear manuales de
funciones y procedimientos, fomentar la educación en las asociaciones cooperativas,
realizar intercambios de conocimientos y experiencias en el aspecto gerencial.
Bases Teóricas
Reseña Histórica del Cooperativismo
Según www.ipac.org.ar/cooperativismo
Se inicia en la época de Babilonia, como una organización para la explotación
de la tierra en forma común. El cooperativismo en el siglo XX surge por la necesidad
detectada para organizar la sociedad de una forma justa en cuanto al aspecto
económico, a través de procedimientos de propiedad comunitaria y trabajo colectivo.
Posteriormente aparecen formas sociales dedicadas a buscar el establecimiento de
normas de tipo económico, en donde la propiedad comunitaria y el trabajo colectivo
marcan la pauta de las primeras organizaciones socio-económicas en el planeta.
En el nuevo mundo se encontraron pautas iniciales de cooperativismo, en
organizaciones precolombinas, como los Incas y Aztecas, y más adelante en otras
regiones del continente americano, con la aparición de las cajas de comunidad
durante la colonización española.
La revolución industrial y la aplicación del liberalismo económico, desató en
las clases populares condiciones de vida infrahumanas y es de esta forma como se
desarrolla, en principio, la burguesía industrial y a su vez la clase obrera que luchó
por recuperar los derechos perdidos. Se da inicio a ideas gremiales que desembocan
en una toma de conciencia por la necesidad de trabajar con un objetivo común,
adoptando medidas de tipo colectivo. Todos estos factores repercutieron en la
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gestación de un movimiento cooperativista. Es así como, el hombre se ve
reemplazado de su lugar de trabajo por la automatización o por el uso de la
tecnología, que los obliga organizarse para obtener beneficios en grupo, conociéndose
como el inicio del cooperativismo de consumo en Gran Bretaña en 1844,
extendiéndose a Europa y después por todo el mundo, con la aparición de
asociaciones, federaciones, confederaciones y uniones cooperativistas que
coadyuvaron a las entidades afiliadas en actividades económicas, empresariales, de
promoción, educación y representación social. Estas organizaciones fueron
introduciendo innovaciones, pautas y normas en la práctica de los negocios,
obteniendo tanto éxito que se convirtieron en ejemplo del cooperativismo en el
mundo, gracias a la aplicación de principios que aún están vigentes, que más tarde
fueron denominados como los principios universales del cooperativismo.
En América Latina el cooperativismo fue traído por inmigrantes europeos
alrededor del siglo XX. Las principales cooperativas existentes son las agrícolas de
créditos, de habitación y consumo entre otras. Al principio del decenio de 1960,
existían unas 15.000 cooperativas con 5.000.000 de miembros aproximadamente. En
Argentina existe, desde 1.928 una unión de sociedades cooperativas. En el Estado
Brasileño de Río Grande Do Sul, se estableció en 1925, una central cooperativa de
bancos populares rurales. Las cooperativas de consumidores son importantes en
Argentina, Brasil y Chile; muchas de ellas han sido establecidas como
organizaciones mercantiles o dependencias gubernamentales para sus empleos y
disfrutan de exenciones de impuestos. Hay cooperativas agrícolas en todos los países
latinoamericanos. A medidas de siglos XX existían en Argentina seis (6) federaciones
de cooperativas agrícolas, Brasil tenia 1.300 cooperativas agrícolas de producción,
también existen cooperativas de crédito y de seguro. La Asociación Argentina de
Seguros, fue fundada en 1940, la Federación Argentina de cooperativas de créditos,
fundada en 1950, comprende 50 sociedades, Brasil tenía 444 uniones de créditos, la
Federación Chilena de Cooperativas de Ahorro, fundada en 1951, comprende 98
cooperativas de crédito. La República Dominicana funciona principalmente
basándose en crédito y respuestas a 100 sociedades de créditos y seguro. El modelo
12
competitivo actual, establece que las cooperativas deberán manejarse como
organizaciones rentables, que obtienen ganancias. Sus directores, gerentes y líderes,
deberán estar lo suficientemente bien capacitados y entrenados para poder manejar la
empresa cooperativa como un ente que genera lucro.
Por lo tanto en el siglo XX, se crea la Alianza Cooperativa Internacional,
específicamente para Venezuela en el año 1957, con la fundación de la Confederación
Cooperativa del Caribe. Posteriormente en 1963, se constituyó la Organización de
Cooperativas de América (OCA) y en 1970, se estableció la Confederación
Latinoamericana de Cooperativas de Ahorro y Crédito (COLAC), específicamente en
Brasil y Argentina.
En Venezuela el movimiento cooperativista se inicia a principios del siglo
XX, casi paralelo al movimiento en países como Argentina y Brasil. La primera
cooperativa en Venezuela nació en el año 1903, en Porlamar y se le denominó
“Sociedad de Cooperativa de Ahorro y Construcción de Porlamar”. En 1910, se
aprueba la primera ley de asociación de cooperativas, pero adaptada a una situación
distinta a la de nuestro país, copiada de la Ley Francesa de 1867.
En 1917, se dicta una nueva Ley de Asociaciones de Cooperativas, elaborada
por personas muy ligadas al gobierno de la época. En 1937, el gobierno de López
Contreras promueve el desarrollo de cooperativismo y se fundaron, más de 35
cooperativa de diversos tipos, en 1941, se fundó el “Centro de Estudio” que reunió un
grupo de intelectuales con la finalidad de difundir la idea cooperativista con sede en
Puerto Cabello, Barquisimeto, Valencia, Mérida y Maracaibo, este centro desaparece
en 1946.
En 1942, el presidente Medina Angarita promulga la tercera Ley de
Asociaciones Cooperativas y es aprobada por el congreso, dentro de un clima de
mayor libertad, se obliga a defender y promover a las cooperativas a través de cuatro
ministerios (Ministerios de Agricultura y Cría, Ministerios de Educación, Ministerio
de Trabajo y de Fomento), según el tipo de asociaciones que tengan.
En 1945, durante los gobiernos de Betancourt y Rómulo Gallegos se da fuerte
impulso a la creación de cooperativas agrícolas por parte del Estado, fundándose 200
13
de ellas.
Durante 1948-1958, época de oscurantismo, dictadura de Marcos Pérez
Jiménez, la actividad cooperativa es nula y el movimiento cooperativo desaparece
casi en su totalidad.
La mayor época del cooperativismo en Venezuela parte del año 1961, durante
el gobierno de Rómulo Betancourt, es la época que comienzan los frutos de la
Reforma Agraria, cuando la educación llega a la zona más alejada del país y cuando
seriamente se piensa en una cooperativa organizada, en condiciones muy favorables,
promoviéndose el desarrollo de cooperativas de vivienda, ahorro y créditos.
Durante el período democrático de 1968-1973 del gobierno de Rafael Caldera
el movimiento cooperativo continúo siendo un movimiento hasta convertirse en una
fuerza popular.
En el período democrático 1973-1978, gobierno de Carlos Andrés Pérez se
consolida la economía y socialmente el movimiento cooperativo; en 1965, se forma
parcialmente la Asociación de Cooperativa; en 1976 se crea la Central de Cooperativa
Nacional de Venezolanos (CECONAVE) y el Fondo de Financiamiento Cooperativo,
respetándose la autonomía de la cooperativa al designarse al Estado la administración
de los fondos de financiamiento a través de la Central de Cooperativas Nacional.
Para 1967, se funda la Central de Cooperativas de Servicios Sociales Lara
(CECOSESOLA), en el Estado Lara, al iniciar sus servicios funerarios con precios
económicos; en 1973, el gobierno fomenta las cooperativas de transporte y en 1982,
se fundan las Ferias de Consumo Familiar que han servido de ejemplo para otras
regiones del país y de Latinoamérica. También en 1966, se funda el Centro Gumilla,
bajo la dirección de los sacerdotes jesuitas, específicamente por el padre Echeverría,
quien tuvo gran relevancia a nivel nacional y local, teniendo una significativa
influencia en el movimiento cooperativista, pecuario, agrícola y educativo.
(Rodríguez, 1997)
En 1996, se aprueba por el Congreso Nacional, una nueva Ley General de
Asociación Cooperativa, adaptada a la realidad y se crea la Superintendencia
Nacional de Cooperativa, adscrita al Ministerio de Fomento como organismo
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supervisor y unificador de la política del estado en esta materia; además contempla
como organismo de integración nacional de cooperativas, así como la creación de
Centro de Educación de Cooperativas y el Consejo Nacional de Educación
Cooperativa.
Precursores del Cooperativismo
Son un grupo de pensadores, ideólogos que con sus ideas impulsaron el
desarrollo de cooperativismo: www.ipac.org.ar/cooperativismo según:
Owens (1771-1858): Su idea básica radica en que las fuerzas movilizadas por
la Revolución Industrial son sociales y no Industriales, son sociales y no individuales,
por lo tanto, debía organizarse la producción, no por la competencia sino por la
cooperación. Owens pensaba que las comunidades dedicadas a las labores agrícolas,
debían colocar en el mercado los excedentes y autofinanciarse con los beneficios.
King (1663 – 1712): Es considerado como el precursor del cooperativismo,
tenaz y luchador, en busca de mejores reivindicaciones socio-económicas. Sus
soluciones al problema obrero se acercan más al moderno cooperativismo. Enfoca sus
ideas mas al ángulo del consumidor y no del productor, propicia y realiza varias
actividades tales como la publicación de un periódico denominado el cooperador.
Asimismo, reconoce que la acción en pro de las masas tiene que surgir de ellos
mismo.
Banchez (1796 -1865): Se le conoce como el emperador de las cooperativas
de producción. Sostenía, que las organizaciones debían ser propiedad de los
trabajadores y dirigida por ellos mismos. A su criterio, todos los asociados deberían
recibir un salario de acuerdo con su capital personal y los dividendos se repartirían, el
80% a los socios y el 20% se destinaría a un fondo indivisible para fomentar nuevas
organizaciones de la misma rama; interpretó el principio de retorno de dividendos.
Parte de la ideas que la clase obrera debe ayudarse por si misma sin la intervención
del Estado y que los trabajadores deben aportar la herramientas y el capital que
dispongan, los cuales irán creciendo a medida que se produzcan excedentes y se
15
capitalicen.
Blanc (1811-1822, Francia): Su concepción cooperativa es más realista que la
de sus antecesores y la de sus contemporáneos, con su agite político sostiene el
principio de la formación de asociaciones obreras de producción Industrial en base de
pequeños industriales y artesanos urbanos denominados “Talleres Sociales”. Su idea
era que cada miembro de la sociedad, debía asegurar la posibilidad de trabajar; desde
ese entonces se admite que el trabajador le da al hombre su verdadera libertad, el
poder ejercer y desarrollar sus facultades, es el medio de instrucción para poder
desarrollarse y abrir horizonte.
Los beneficios de la empresa se distribuirán así:
•• Una parte empleada para rembolsar los fondos prestados.
•• Una porción distribuida entres los miembros como salarios.
•• Otra cantidad para crear fondo de carácter social como las veje,
accidentes o enfermedades.
•• El resto para crear un fondo indivisible, para prever las herramientas de
trabajo de asociación y generalizar el sistema.
Gide (1847 - 1932): Piensa que las cooperativas son la única vía para vivir en
paz, y que la transformación de la economía está en las manos del consumidor y que
se lograría organizándose en cooperativa.
Definición de Cooperativa
Se debe en primer lugar apuntar que el artículo 2 de la Ley Especial de
Asociaciones Cooperativas publicada en la Gaceta Oficial N° 37.285 de fecha 18 de
septiembre de 2001, señala lo que debe entenderse por asociación cooperativa, a
saber:
16
Las cooperativas son asociaciones abiertas y flexibles, de hecho y derecho
cooperativo, de la Economía Social y Participativa, autónomas, de personas que se
unen mediante un proceso y acuerdo voluntario, para hacer frente a sus necesidades y
aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes, para generar bienestar
integral, colectivo y personal, por medio de procesos y organizaciones de propiedad
colectiva, gestionadas y controladas democráticamente.
De esta definición se desprenden, lo que nosotros comprendemos son los
elementos constitutivos o característicos de la asociación cooperativa, entre los que
podemos señalar:
•• Unión voluntaria de personas.
•• Abiertas, flexibles y autónomas.
•• Con necesidades y exigencias económicas y sociales comunes.
•• Con aspiraciones de bienestar integral y colectivo.
De estos elementos podemos concluir que una asociación cooperativa es una
sociedad de personas unidas voluntariamente en razón de un conjunto de necesidades
comunes con la finalidad de que con la participación de todos se le de solución a esos
problemas colectivos.
La Cooperativa es una sociedad de personas legalmente constituida que se
unen con la finalidad de resolver necesidades comunes. Las cooperativas son
asociaciones autogestionarias, el proceso de toma de decisiones y la propiedad de los
bienes pertenece a todos los asociados en forma equitativa.
Algunos especialistas la definen como:
Sabino (1992), “En su diccionario de economía, se refiere a las cooperativas
“como un tipo de organización económica cuya propiedad pertenece a quienes
utilizan sus servicios” (p. 60)
Zorrilla (1985), “la concibe como una sociedad mercantil organizada con la
finalidad de servir al interés de sus propios miembros y no al público en general”
(p. 7)
17
En el diccionario jurídico venezolano D&F, las define cono sociedades civiles
cuya finalidad principal es preocupar el mejoramiento social y económico de sus
asociados o cooperadores, mediante la acción conjunta de estas en un obra colectiva.
(p. 83)
Maza Zavala, (1999) visualiza a las cooperativas como un tipo de
organización colectiva que se guía por principios distintos a las empresas típicas
capitalista, indicando como fin primordial la solución de problemas específicos del
grupo, obre la base de las cooperativas (p.88)
La revista, las cooperativas: “una fuerza de organización popular” (1987)
señala al cooperativismo como una concepción popular de la organización a nivel de
base, que cuenta con objetivos y principios bien definidos, que buscan conseguir un
bienestar social más equitativo y justo (p.12).
Tipos de Cooperativas
En Venezuela según, www.sunacoop.com pueden organizarse cooperativas
para todas las actividades económicas, culturales o gremiales de acuerdo a las
siguientes finalidades:
1. Producción de bienes y servicios.
2. Obtención de bienes y servicios.
3. Las mixtas, que combinan actividades de producción y obtención.
18
•• Cooperativa de producción de bienes y servicios. Es la cooperativa que
tiene por objeto principal la producción de bienes o prestación de
servicios, tales como la producción industrial o artesanal, la producción
agrícola o producción pecuaria, la producción minera, transporte
colectivo o de carga, producción de diversos públicos (mantenimiento,
educación, salud, servicios profesionales, etc.).
Pueden existir diferentes tipos de cooperativas de producción:
•• Producción de cualquier bien o servicio. En Venezuela podemos
organizar cooperativas de producción agrícola, pecuaria, industrial,
artesanal, pesquera, minera, carpintería, textil, etc., y en las de producción
sus asociados deben tener la calidad de productores primarios, es decir,
participar directamente en la actividad de la cooperativa.
•• Producción Industrial: Es una cooperativa de trabajadores y tiene como
objeto transformar materia prima en bienes que tengan las características
de satisfacer una necesidad de los consumidores mediante procesos
etnológicos industriales.
•• Producción Agrícola: Los integrantes de esta cooperativa tienen como
objeto trabajar en común las tierras, comercializar sus productos, realizar
compras en conjunto de consumidor agrícolas y en general efectuar sus
labores en forma conjunta.
•• Producción Pesquera: Este tipo de cooperativas es organizada por un
grupo de personas unidas por un vínculo de trabajo en común; la pesca.
Buscan realizar una labor conjunta en beneficio propio y de la
comunidad.
•• Producción de Servicios: Estas cooperativas son las que prestan un
determinado servicio a la comunidad. Por ejemplo: las cooperativas de
transporte (pasajeros, volqueteros, carga, aérea, etc.), institutos
19
educativos, fumigación aérea, distribución de gas doméstico, recolección
de basura, ornato de ciudades y muchos otros.
•• Transporte: Es un grupo de conductores o chóferes, pilotos que deciden
trabajar directamente en forma organizada y conjunta para prestar un
servicio eficiente a la comunidad: el transporte de personas o cargas.
Existen cooperativas de transporte de carga y volqueteros, cooperativas
de transporte de pasajeros (colectivos, taxis, por puestos), cooperativas de
transporte aéreo, marítimo, lacustre y fluvial.
Cooperativa De Obtención De Bienes Y Servicios
Según, www.sunacoop.com
Es la cooperativa que tiene por objeto la adquisición u organización de bienes
o servicios para proporcionar a sus asociados consumo de alimentos y otros bienes,
ahorro y crédito, obtención de viviendas y servicios múltiples, etc.
Pueden existir diferentes tipos de cooperativas de obtención:
•• Consumo: Es una asociación de consumidores que tiene como objeto
mejorar los servicios de compra y venta de artículos de primera
necesidad: electrodomésticos, útiles escolares, ropa, juguetes, repuestos,
alimentos o víveres, artículos de limpieza y tocador, ofreciéndolos a
asociaciones y comunidad a precios justos.
•• Ahorro y Crédito: Es un grupo de personas que, organizando una
cooperativa, desean ahorrar dinero periódicamente y que tienen como
vínculo común: la comunidad, la empresa, la profesión, etc. Aparte de
ahorrar, los asociados tienen la posibilidad de solicitar préstamos sobre
sus ahorros o en cantidades mayores debidamente garantizadas.
20
•• Institucional o Gremial: Es aquella que organizan los trabajadores de una
institución o empresa. Generalmente son de ahorro y crédito o de
servicios múltiples. Por ejemplo, los trabajadores del Seguro Social tienen
organizada una cooperativa para ahorrar, conceder préstamos y para la
compra de artículos de línea banca.
•• Cooperativa Mixta: La cooperativa mixta es la que persigue, a la vez, dos
objetivos; producción de bienes y servicios, para terceros, y obtención de
bienes y servicios para sus asociados.
Principios Que Rigen El Cooperativismo Según, www.sunacoop.com
Principios que en el año 1884, dieron origen al movimiento cooperativo como
organización y que aun siguen nutriendo y consolidando al cooperativismo, que por
demás ha dado pie a que esto mismo principios estén siendo, a través del tiempo,
perfeccionados a favor de la misma doctrina cooperativista. Su esquema, para
muchos, no requiere explicación pues su claridad simplicidad la rápida comprensión
de los mismos.
Dichos principios son los siguientes: adhesión voluntaria y abierta; gestión
democrática por parte de los socios; participación económica de los socios;
autonomía e independencia; educación, formación e información; cooperación entre
cooperativas, e interés por la comunidad.
•• Libre Adhesión: todas las personas pueden formar parte de una
cooperativa, sin restricciones como asociados de la misma. Significa que
los asociados pueden ingresar y retirarse voluntariamente, siempre y
cuando cumplan los requisitos exigidos.
•• Gestión democrática por parte de los asociados: La gestión es realizada
por los asociados a través de cargos directivos, de control y toma de
decisiones.
21
•• Educación, formación e integración: Es la base fundamental del trabajo
cooperativo y es responsabilidad especialmente del Comité de Educación.
•• Cooperación entre Cooperativas: Se deben realizar actividades de
integración e intercooperación a diferentes niveles para fortalecer el
sector.
•• Participación económica de los asociados: Todos los asociados deben
contribuir económicamente en la gestión de las Cooperativas.
•• Autonomía e independencia: Las Cooperativas son entidades autónomas
y deben garantizar el control democrático por parte de los asociados.
•• Interés por la comunidad: Al mismo tiempo que se brinda bienestar a los
asociados, las Cooperativas deben contribuir finalmente al de la
comunidad.
Estructura de las Cooperativas
Una cooperativa está formada por: la Asamblea, el Consejo de
Administración, el Consejo de Vigilancia y los Comités, entre éstos es obligatorio el
Comité de Educación.
La administración de la cooperativa la dirige el Consejo de Administración, el
Consejo de Vigilancia se encarga de supervisar el cumplimiento de la Ley, los
Estatutos y los planes por parte del Consejo de Administración y los Comités. Por su
parte, los Comités realizan tareas específicas que tienen que ver con el objeto de la
cooperativa.
Asamblea: La Asamblea General es la autoridad máxima de toda cooperativa
y sus decisiones son obligatorias para sus socios presentes y ausentes, su Junta y
comités siempre que se adopten conforme a las Cláusulas de Incorporación, al
Reglamento General y a las leyes aplicables.
En la asamblea, los socios recibirán los informes del / la Presidente de la Junta
de Directores, el / la Administrador, el / la Tesorero, los Comités de Supervisión y
Educativo y demás comités de trabajo, si los hubiere. Además, deben pasar juicio
22
sobre las actas de la asamblea anterior. Tanto los informes como las actas deben ser
objeto de cuidadoso escrutinio por los socios, que son los dueños y dueñas de la
cooperativa. La Asamblea nombrará a la Junta de Directores y al Comité de
Supervisión.
La Junta de Directores: La Junta de Directores está integrada por socios y
socias de la cooperativa electos en la asamblea. Reciben la delegación de autoridad de
la asamblea para hacerse cargo de la administración general de la cooperativa,
función que deben ejercer como "buen padre de familia". Establecen las políticas de
funcionamiento de la cooperativa; consideran las solicitudes de ingreso o retiro de
socios; nombran y supervisan el principal funcionario ejecutivo; establecen salario de
los empleados, velan por la salud financiera de la institución y rinden informe de su
gestión ante la asamblea de socios. En cada asamblea general se cubrirán, mediante
elección, los cargos de la Junta y del Comité de Supervisión cuyos términos hayan
vencido.
La administración: El principal funcionario ejecutivo de la cooperativa es
nombrado y supervisado por la Junta de Directores. Ejecuta los acuerdos de la Junta
de Directores para que la entidad se desarrolle dentro de los principios y prácticas
cooperativistas.
La Administración debe estar compuesta por personas que tengan una visión
cooperativista y social. Estas deben tener conocimientos en áreas como
cooperativismo; relaciones laborales; legislación social, obrera y cooperativista del
país; gerencia; finanzas, entre otros. Las personas responsables de la Administración
deben tener a la Junta informada del progreso de la cooperativa, manteniendo, de ser
posible, estados de situación y balances de comprobación mensuales para ser
evaluados por la Junta de Directores. El informe a las asambleas debe ser bien
detallado y debe estar disponible para contestar preguntas de los Directores y de los
socios.
Comité de Supervisión: El Comité de Supervisión está integrado por socios y
socias y es electo en asamblea para fiscalizar y supervisar el funcionamiento de la
23
cooperativa tanto en términos económicos como sociales. Vela por que la Junta de
Directores actúe de acuerdo a las leyes, reglamentos y los acuerdos de la asamblea.
Rinde informes a La Asamblea.
Comité de Crédito: En las cooperativas de ahorro y crédito, la Junta de
Directores designará un Comité de Crédito para considerar las solicitudes de crédito
de acuerdo a las normas prestatarias establecidas por la Junta de Directores. Rinde
informes mensuales a la Junta de Directores sobre todas las solicitudes consideradas y
la determinación que acordaron sobre cada una.
Comité de Educación: La Junta de Directores designará un Comité de
Educación para que desarrolle un programa de educación cooperativa, según las
normas que adopte la Junta. En su plan educativo el comité brindará educación a los
diversos integrantes de la cooperativa: empleados, socios, cuerpos directivos y la
comunidad.
Los Sistemas
La ciencia se caracteriza por la especialización siempre creciente, resultante
de la conjugación de una cantidad y complejidad de las técnicas modernas. De está
manera, la ciencia esta compuesta por innumerables disciplinas con problemas y
concesiones en campos muy distintos.
Es así, como la teoría general de los sistemas, a través del análisis de las
totalidades y las interrelaciones de los elementos con su medio ambiente interno y
externo, se constituye en la actualidad en un poderosa herramienta que permite la
explicación de los fenómenos que se suceden en la realidad y también hace posible su
predicción de la conducta futura. Es un enfoque cuyo rol, es el conocimiento y la
explicación de la realidad o de una parte de ella (sistemas) en relación al medio que lo
rodea y sobre la base de esos conocimientos poder predecir el comportamiento de esa
24
realidad, dadas ciertas variaciones del medio, del entorno, en el cual se encuentra
inserta.
Desde este punto de vista, la realidad es la única, y una totalidad que se
comporta de acuerdo a una determinada conducta. En este sentido, la teoría general
de los sistemas, al abordar esa totalidad debe llevar consigo una visión integral y
total; pero la realidad, el sistema total, tiene una conducta que generalmente sólo
puede ser prevista y explicada a través del estudio y análisis de cada una de las partes,
en forma inter dependiente, o lo que es lo mismo, el todo es mayor que la suma de sus
partes.
Es así, como la teoría general de los sistemas constituye un elemento de gran
utilidad en el estudio de las organizaciones complejas, y, se hace necesario
sistematizar una serie de conceptos que sobre sistema han expuesto algunos autores,
tales como:
En primer lugar, Chiavenato (1987) “conjunto de elementos dinámicamente
relacionados entre si, realizando una actividad para alcanzar un objetivo, operando
sobre entradas (información, energía o materia) procesado” (p. 8)
Por su parte, Jiménez (1983)
Conjunto holístico de elementos e interacción estable, permanente o continua aislado de su circunstancia o medio ambiente por una frontera de porosidad variable, todo ello en relación de inter dependencia o inter relación primera, influye y son a su vez influidos por inter cambios fronterizos, con los elementos de otros sistemas paralelos o con los que, como parte del conjunto más amplio o supersistemas circundan, envuelven y ambientan el sistema. (p. 205)
Los conceptos expresados anteriormente, definen al sistema como un conjunto
de elementos que interactúan en forma permanente, en una acción coordinada con la
finalidad de alcanzar un objetivo determinado.
25
Las definiciones expresan igualmente que el sistema es un ente contentivo de
elementos de todo tipo, materiales e inmateriales sin otras condiciones necesarias que
le da su interacción estable.
El sistema administrativo es así, un sistema de elementos heterogéneos en
interacción primaria, lo que acarrea la ventaja de poder definir los elementos del
sistema o la explicación de sus interacciones.
Enfoque Teórico
Existen dos enfoques para el desarrollo teórico general de los sistemas:
•• Según Barrios (1973)
El primer enfoque es observar el universo empírico y escoger ciertos fenómenos generales que se encuentran en las diferentes disciplinas y tratar de constituir un modelo teórico que sea relevante para esos fenómenos. Este método en vez de estudiar sistemas tras sistemas, considera un conjunto de todos los sistemas concebibles (en las que se manifiesta el fenómeno general en cuestión) y busca reducirlo a un conjunto de tamaño razonable. (p. 1)
•• Según Johansen (1982)
Para la teoría general de los sistemas que consiste en ordenar los campos empíricos de una jerarquía de acuerdo con la complejidad de la organización de sus individuos básicos o unidades de conducta y tratan de desarrollar un nivel de abstracción apropiada a cada uno de ellos. (p. 25)
26
Este es un enfoque más sistemático que el anterior, y conduce a lo que se ha
denominado un sistema de sistemas.
Principio de los Sistemas
La teoría general de los sistemas identificada como principios que tienden a
iguales aspectos o clasificar la realidad. Entre los principios Johansen (op.cit.)
menciona y refiere lo siguiente:
La sinergia, ésta existe cuando la suma de sus partes no es igual a la suma de todo, es decir, el examen de alguna o una de sus partes (incluso a cada una de sus partes) en forma aislada no puede aplicar la conducta del todo.
La recursividad consiste en que un objeto sinérgico esté compuesto de partes
con características tales que son a su vez objetos sinérgicos. Se habla de sistema y
subsistemas o súper sistemas. Lo importante del caso, es que cada uno de estos
objetos no importando su tamaño, tiene propiedades que lo convierten en una
totalidad, es decir, en elementos independientes.
La teoría general de los sistemas, ha proporcionado a los científicos una base
de conocimientos útiles que le han servido para llevar a cabo sus investigaciones.
Ayuda a relacionar conceptos encontrados y comparados con conocimientos de otras
disciplinas; es así, como proporciona un marco de referencia a los investigadores
administrativos para integrar el proceso de la toma de decisiones en la ciencia de la
administración.
Según Johansen (op.cit.) una importante contribución de la teoría de sistemas
a la administración surgió como resultado de la introducción a la investigación de
operaciones en las áreas de planeación y control; se les ha dado el más riguroso
27
tratamiento para la consecución de metas claras y definidas, de medidas, de eficacia y
de modelos matemáticos, y se ha realizado un intento por desarrollar respuestas
cuantificadas.
En este orden de ideas, la administración se encuentra como un sistema
cuando empieza a contemplar al ejecutivo como parte de una organización formal, y a
ésta, como parte de un sistema total cooperativo, formado por elementos físicos,
biológicos, sociales y psicológicos.
Sistema Contable
La información financiera se comunica a través de sistemas de contabilidad.
El propósito fundamental del sistema contable es proporcionar información apropiada
para la toma de decisiones, acerca de los aspectos financieros de la organización.
El sistema contable de una organización según Pereira (1996) puede definirse
como “el procesamiento existente en ella para: (a) recoger; (b) clasificar; (c) resumir,
acontecimientos de la vida de la organización susceptibles de ser expresados en
unidades monetarias” (p.5).
La contabilidad se traduce en último término en información dirigida a:
•• Personas o instituciones ajenas a la empresa, que aunque tengan un interés
totalmente justificado en informarse sobre lo que en aquella sucede, no
son, sin embargo, los responsables de su gestión. Una contabilidad que
tiene esta finalidad se denomina con frecuencia Contabilidad Financiera.
•• Las personas responsables de la gestión directa de la organización, en este
caso la contabilidad es considerada por estas personas como un
instrumento de gestión que les puede ayudar a desempeñar su trabajo de
dirección. Una contabilidad concebida con esta finalidad recibe con
28
frecuencia el nombre de Contabilidad de Dirección o Contabilidad de
Gestión.
Según Arturo (1990) define el sistema contable como: “el proceso contable
que capta, clasifica, registra, calcula y sintetiza los datos necesarios para la
elaboración de los estados financieros de las entidades económicas” (p.38).
En atención a lo expuesto, la propuesta de un sistema contable resulta
necesaria en las organizaciones civiles objeto de estudio, a los efectos de establecer
mecanismos de planificación, administración y control de los recursos transferidos a
los establecimientos dispensadores de salud.
Constitución del Sistema Contable
El sistema contable es el sistema que centraliza y agrupa todos los
movimientos generados por los subsistemas antes descritos. Para Luque (1994)
El sistema de información financiera (contable), se compone de un conjunto de normas, procedimientos, principios, métodos, manual de cuentas, códigos, formularios, que son elementos integrados y coordinados entre sí, para cumplir un objetivo común, el cual, no es más que la información contable, luego de captar los datos, procesarlos y resumirlos.(p.91).
El tipo de información producida por el sistema depende de la naturaleza de
los datos y demás insumos que se combinan en el proceso de producción de la
misma; pero las características de la información en su conjunto son diferentes con
respecto a las informaciones que cada dato o insumo produce individualmente.
La interrelación de información entre dos o más sistemas se conoce como
sistemas de información integrados, sus objetivos principales consiste en:
Según Catacora (p.44 1999):
29
1. Eliminar redundancia de la información
2. Facilitar el acceso a los datos o información
3. Facilitar la elaboración de informes
Los sistemas contables pueden ser manuales, mecánicos o computarizados.
Hoy en día, la introducción de la informática ha facilitado los cálculos matemáticos y
ha permitido el manejo de un número superior de datos y cifras con gran facilidad.
El advenimiento del computador con su fenomenal velocidad calculadora, sus
capacidades de clasificación y flexibilidad operativa, ha tenido una tremenda
influencia sobre la toma de decisiones en las organizaciones.
La recopilación de datos ha evolucionado desde los registros llevados a mano
hasta los modernos registros computarizados.
La Contabilidad
La contabilidad nació en un principio para desempeñar la función de informar
a personas externas a la organización sobre lo que sucede en aquella. Posteriormente
se tomó conciencia de que la contabilidad podría ser también un instrumento de
gerencia. (Pereira 1996).
En este sentido, la Enciclopedia de Dirección y Administración de la Empresa
(1995) define la Contabilidad como “el sistema que existe en toda organización para
registrar, clasificar y resumir todos los sucesos que puedan traducirse en unidades
monetarias” (p.1, Fasc.16). A partir de esta definición, los documentos contables
constituyen un eficaz instrumento de ayuda para los directores de la organización. La
información recogida por el sistema contable sirve para tener una visión de la
empresa que aunque no abarque todos los aspectos de la misma, permite realizar
30
análisis tanto de la situación actual como de las consecuencias futuras de las
decisiones tomadas en el presente.
Según Luque (op.cit.), se define la Contabilidad como: “La ciencia que tiene
por objeto el estudio cuantitativo y cualitativo del patrimonio de la empresa, tanto en
su aspecto estático como en el dinámico, con la finalidad de lograr la dirección
apropiada de las riquezas que lo integran” (p.27).
Para el Instituto de Capacitación Educativa, INCE (1992), la Contabilidad es:
Una disciplina científica que estudia, analiza e interpreta las transacciones que
afectan el patrimonio de una entidad cualquiera, aplicando principios generalmente
aceptados y a las que deben someterse para la determinación e interpretación de los
resultados de las operaciones y la exposición de la situación patrimonial. (p.2)
En base a las referencias expuestas, la contabilidad se puede representar como
un mecanismo que registra, clasifica y resume las actividades económicas que han
sido traducidas a unidades monetarias a través de los principios contables
generalmente aceptados.
Función de la Contabilidad. La Contabilidad es un sistema de información
para la dirección que, a través de la realización del proceso contable, suministra
información económica relevante para la gestión. Su función es contribuir
notablemente a facilitar el control para promover que los directivos de la
Organización actúen de acuerdo con los objetivos planificados. En este sentido,
genera información utilizada para:
•• Conocer las operaciones que afectan, transforman o modifican el
Patrimonio.
•• Conocer sus causas y permitir la toma de decisiones por parte de la
Gerencia. (Luque op. cit, p.30).
31
•• La oportunidad de la información, lo que requiere decir, que la misma al
ser requeridas deben ser presentada en el momento apropiado, teniendo
en cuenta que un datos necesarios para una circunstancias determinada
puede parecer, o eficientemente ser obsoleto cuando se desubica dentro
de sus contexto cronológico. Es tan importante esta característica que la
contabilidad se utiliza, como ya sea ha mencionado, principios como los
de aplicación del tiempo.
•• La necesidad de la información contablemente, el grado de acercamiento
a la realidad de los movimientos patrimoniales exige la más minuciosas y
acabada prestación de aspectos económicos- financieros que permitan
visualizar, en grado sumo, la situación de la persona o empresa en un
determinado momento.
En síntesis, de todo lo anteriormente expuesto puede decirse que la
contabilidad permite la obtención de un cúmulo de datos y a la vez lo somete a
estudio, siendo esto en términos generales la función básica de la contabilidad.
Procedimientos de Contabilidad. Los procedimientos de contabilidad son los
métodos de que se vale la misma para lograr sus fines. Son procedimientos, conjunto
de técnicas que se emplean para la representación de los hechos patrimoniales, es
decir, las distintas formas o modos de registrar, anotar y clasificar las operaciones de
la organización.
La Contabilidad y los Principios Contables. Al respecto se confrontó lo
señalado por Luque (1994), quien señala que: “Los principios contables se definen
como las convenciones, reglas o proposiciones de carácter general aceptados en la
práctica contable; que sirven para unificar criterios tendientes a reducir las diversas
alternativas de interpretación de un hecho financiero”. (p.33-45)
Por lo tanto, los estados contables han de estar preparados de acuerdo con
ciertas normas y no deben dejarse a la elección de quien los prepara.
32
Cabe destacar que estos principios están adaptados a las características
económicas y legales del país, acogiéndose a los postulados básicos emitidos por los
máximos organismos internacionales a los cuales pertenece Venezuela.
A continuación se mencionan algunos de los Principios Básicos de la
Contabilidad, según Publicación Técnica N° 3 editada por la Federación de Colegio
de Contadores Públicos de Venezuela (1996)
•• Entidad: Este principio postula la identificación de la empresa como ente
independiente en su contabilidad, tanto de sus accionistas o propietarios,
de sus acreedores o deudores, como de otras organizaciones. En tal
sentido las Asociaciones Civiles son instituciones autónomas, con
personalidad jurídica propia; que están constituidas por recursos humanos,
naturales y de capital, conducidas por un cuerpo rector hacia la
consecución de los fines para los cuales fueron creadas; en este sentido se
cumple el principio contable básico: Entidad Económica.
•• Realización Contable: Cuantifica las operaciones económicas que realiza
una empresa con otros entes económicos y las ocurridas por
transformaciones internas o por eventos económicos externos que afecten
a la Entidad.
En atención a lo señalado, las Asociaciones Civiles administran recursos
provenientes del Estado y de procesos autogestionarios lo que le van a permitir
realizar transacciones y operaciones a través de compras a proveedores y la
cancelación de sueldos a los trabajadores; a fin de cumplir con los objetivos para la
cual fue creada, tomando en cuenta que dichas operaciones se pueden ver afectadas
por eventos económicos externos, tales como la inflación y los conflictos laborales.
33
•• Período Contable: La situación financiera y los resultados de las
operaciones de las organizaciones deben presentarse en forma periódica
y por lapsos iguales a un año, a efectos de conocer las variaciones que
existen en las distintas partidas que integran el patrimonio en general.
Estas variaciones están referidas a un período de tiempo determinado, tal
es el caso de las Asociaciones Civiles que presentan información de sus
actividades desde el 01 hasta 31 de cada año, para así emitir los estados
financieros.
•• Valor Histórico Original: Este principio establece que los bienes y
derechos deben valuarse a su costo de adquisición o fabricación, es decir
las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se
debe registrar por la cantidad de efectivo o el equivalente que se pague en
el momento que se considere realizado, adaptándose perfectamente a las
transacciones que vienen realizando dentro del proceso administrativo las
Asociaciones Civiles.
•• Unidad de Medida: Este principio establece que se debe cuantificar las
transacciones y eventos que afectan una organización. En las Asociaciones
Civiles las transacciones deberán registrarse en una unidad de medida
homogénea, que no es más que el signo monetario de circulación nacional,
en este caso Bolívares (Bs.)
•• Negocio en Marcha o Continuidad: Este principio presupone la
permanencia del negocio en el mercado, con excepción de las entidades en
liquidación. En este sentido las Asociaciones Civiles, realizan actividades,
operaciones y transacciones tomando en consideración que la
organización va a continuar operando y en virtud de esta concepción
dinámica se evalúan y registran los bienes y derechos.
•• Dualidad Económica: Este principio se sustenta en que deben existir
diferencias entre los recursos de que dispone una entidad económica para
la realización de sus fines y las fuentes de las cuales provienen esos
recursos; en el caso de las Asociaciones Civiles, éstas generan recursos
34
propios por actividades de autogestión y obtienen transferencias de fondos
públicos que reciben del estado; dichos recursos son aplicados a la
consecución de los objetivos y se conocen las fuentes que originan los
mismos.
•• Comparabilidad: En las organizaciones para reflejar los resultados de las
diferentes operaciones internas se debe aplicar una metodología que tenga
coherencia, ya que una variación puede ocasionar la obtención de
resultados diferentes a los esperados, razón por la cual al aplicar
determinado método debe continuar haciéndolo en los períodos
subsiguientes.
Al considerar algún cambio debe revelarse claramente indicando el efecto que
el mismo produce en las cifras de los estados financieros.
Asimismo, la Contraloría General de la República en Resolución N° 01-00-
00-032, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N°
36.100, señala en su Artículo N° 4 –los principios de contabilidad del sector público,
de los cuales mencionaremos algunos de ellos:
1. Registro: Los hechos contables deben reconocerse y registrarse
oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin
que existan vacíos u omisiones en la información y en moneda de curso
legal, conforme a los sistemas, métodos y procedimientos que se estimen
adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la información.
2. Prudencia: al efectuar el registro de una transacción o hecho financiero se
debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados más prudentes o
conservadores. Se deben contabilizar los ingresos y gastos efectivamente
realizados, así como también los gastos que supongan riesgos previsibles
o pérdidas eventuales.
3. Causado y Devengado: los gastos e ingresos serán reconocidos para su
registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente,
35
haya o no movimiento de efectivo. Un gasto se considera causado al
hacerse exigible el pago de la obligación correspondiente y un ingreso se
considera devengado cuando se adquiere el derecho a percibir una
determinada cantidad de recursos.
4. Registro e Imputación Presupuestaria: la contabilidad registrará, de
acuerdo con el Plan de Cuentas que se prescriba y las normas que al efecto
se dicten, la obtención de los ingresos y la ejecución de los gastos
autorizados e el presupuesto del ente público, los cuales deberán imputarse
a las correspondientes partidas presupuestaras, de conformidad con las
normas y criterios que establezca la Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE). Las transacciones presupuestarias de gastos deberán
registrarse en la contabilidad por el sistema de partida doble en todas sus
etapas, es decir, autorización del gasto, establecimiento del compromiso,
reconocimiento de la obligación o gasto causado, ordenación o solicitud
de pago y extinción de la obligación. Así mismo, las transacciones
relativas a los ingresos deberán registrarse en sus etapas, devengado y
recaudado. La contabilidad controlará e informará permanentemente sobre
los resultados de la ejecución, comparativamente con las asignaciones
presupuestarias.
5. Correlación de Ingresos y Gastos: el sistema de contabilidad debe
permitir evidenciar la relación entre los gastos realizados y los ingresos
necesarios para su financiamiento dentro de su ejercicio. El resultado
económico patrimonial del ejercicio estará constituido por la diferencia
entre los ingresos y los gastos realizados.
6. Principios Contables Supletorios: en caso de situaciones no previstas en
los anteriores principios, se tomará como marco de referencia los
Principios de Contabilidad de Aceptación General emitidos por la
Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.
36
Plan de Cuentas
Según López (1996) se refiere al conjunto de cuentas utilizadas en una entidad
económica, las cuales se presentan debidamente codificadas y clasificadas según su
naturaleza, a fin de proporcionar información contable de manera más precisa
respetando los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Se medirán a
través de los indicadores: Activo, Pasivo, Patrimonio y Cuentas de Orden.
El plan de cuenta es una herramienta sumamente útil para el registro de las
operaciones, porque los registros se realizan por medios mecanizados que sustituyen
a los libros manuales.
El plan de cuentas debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los
distintos objetivos de la contabilidad, se ajusta siempre a las necesidades específicas
de las organizaciones y, además, cubre las circunstancias especiales y los casos
individuales que puedan presentarse.
Las características que debe poseer el Plan de Cuentas son las siguientes:
•• Flexibilidad: el plan de cuentas debe permitir agregar nuevas
clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes.
•• Adecuada Clasificación: el plan de cuentas debe estar clasificado de
acuerdo con las normas contables que establece la teoría contable.
•• Jerarquizado: el plan de cuentas debe establecer subdivisiones para cada
grupo o subgrupo de partidas que conforman los estados financieros, a fin
de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido.
•• Claridad en la Descripción: el plan de cuentas debe explicar claramente la
descripción y denominación de las cuentas contables, con el objeto de
asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y
su naturaleza.
37
Para estructurar el Plan de Cuentas debe seguirse los siguientes pasos:
•• Asignar números a los grupos generales de partidas, tanto al Balance
General como el Estado de Resultado.
•• Definir el formato de plan de cuenta contable en dígitos y niveles, sujeto a
la flexibilidad que tenga el software contable que se esté usando.
•• Desarrollar el plan de cuentas contable de acuerdo con las clasificaciones
dadas por la teoría contable y las necesidades de información de la
organización.
•• El Código de Cuentas, tendrá una estructura básica, la cual podrá
ampliarse o simplificarse, a fin de ajustarlo como mejor convenga al
sistema de información contable.
La Contabilidad De La Cooperativa
Comienza a través de registros diarios de los ingresos y egresos que se
realizan en la cooperativa. Esta tarea es responsabilidad del tesorero, que es uno de
los miembros del Consejo de Administración.
•• La Contabilidad Cooperativa: Comienza a través de registros diarios de
los ingresos y egresos que se realizan en la cooperativa. Esta tarea es
responsabilidad del tesorero, que es uno de los miembros del Consejo de
Administración.
•• Ingresos y Egresos: Ingresos: Significa la entrada de dinero que obtiene la
cooperativa por la presentación de un servicio, por la venta de sus
productos, por inversiones, préstamos, etc. Egresos: Se refiere a las salidas
de dinero para el funcionamiento, cancelación de deudas, etc.
•• El Ejercicio Económico: Es un lapso determinado en donde se desarrollan
las actividades de la cooperativa. La legislación cooperativa venezolana
establece que el ejercicio económico dará un (1) año, comenzando el 1° de
enero de cada año y finalizando el 31 de diciembre de ese mismo año.
38
•• Los Libros de Contabilidad que se Utilizan en una Cooperativa: Libro de
Diario, donde se registran ingresos y egresos en el orden que se vayan
realizando.
•• También pueden utilizar los Libros Auxiliares que se consideren
necesarios tales como el Auxiliar de bancos, Caja, etc.
•• El Activo: Es el conjunto de bienes y derechos que son propiedades de la
Cooperativa (terrenos, inmuebles, muebles, inventarios, etc.) y de los
derechos que tienen a su favor (cuentas por cobrar, efectos a negocias,
etc.). Se divide en Activo Circulante, inversiones, propiedades planta y
equipo intangibles, cargos diferidos y otros activos.
•• El Pasivo: Es el conjunto de obligaciones o deudas tales como Cuentas por
pagar. Se divide en Pasivo Circulante a largo plazo, apartados, créditos
diferidos u otros Pasivos.
•• El Libro de Diario: Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y
egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando
durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Este libro
consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros
sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
•• El Pasar al Mayor o Hacer Pases al Mayor: Es trasladar los registros del
libro diario a las cuentas clasificadas y organizadas en el libro mayor, es
decir, se habilitará un folio para cada una de las cuentas que se han
movilizado en el diario. Por ejemplo, si en el diario se han movilizado 100
cuentas en el mayor general habilitaremos 100 folios.
•• El Libro Mayor: Es el libro de contabilidad en donde se organizan y
clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus
activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben
asentarse en el libro debidamente autorizado.
•• El Libro de Inventario: Es el libro de contabilidad en donde se registran y
volaran los activos, incluyendo depreciación o revalorización. Para que los
registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
39
•• Estados Financieros: Son relaciones en forma de resumen que reflejan la
situación económica financiera de la cooperativa para un momento
determinado.
Los Estados Financieros:
Son relaciones en forma de resumen que reflejan la situación económica
financiera de la cooperativa para un momento determinado.
•• Balance de Comprobación: Es una relación en donde se representa el
resumen de los movimientos de ingresos y egresos, activos y pasivos, así
como del patrimonio, en un período determinado. Expone la situación de
la cooperativa en un momento dado. Se obtiene del libro mayor y debe ser
enviado trimestralmente a la Superintendencia Nacional de Cooperativas.
•• Balance General: Constituye uno de los informes contables más
importantes que debe elaborar la cooperativa al finalizar su ejercicio
económico y en donde se presentan todas las cuentas que representan los
activos, pasivos y patrimonio; bienes, derechos, obligaciones, deudas,
certificados, fondos y reservas, todo esto en el período de tiempo del
ejercito económico.
El Balance General se debe elaborar por lo menos una vez al año, al finalizar
el ejercicio económico, esto no implica que no se pueda elaborar en períodos menores
(mensual, trimestral, semestral) de acuerdo con lo estipulado en los estatutos o
decisiones de la Asamblea. El Balance General anual debe ser estudiado por la
Asamblea Ordinaria anual para su aprobación, también debe ser uno de los
documentos que se envíen después de la Asamblea a la Superintendencia de
cooperativas.
40
•• Estado de Excedentes o Déficit (ganancias y pérdidas): El estado de
excedentes o déficit anual debe ser estudiado por la Asamblea Anual
Ordinaria para su creación y es uno de los documentos que debe enviarse a
la Superintendencia Nacional de Cooperativas después de la Asamblea.
Plan Único de Cuentas de las Cooperativas:
El Plan Único de Cuentas es el instrumento que permite la captura de los datos
de su fuente y está considerado como el elemento esencial del sistema integrado de
gestión y control de las cooperativas.
Dentro de los objetivos que permite alcanzar el Plan Único de Cuentas,
citamos los siguientes:
•• Posibilita el registro por partida simple y por partida doble de toda
transacción económica y financiera.
•• Permite interrelacionar y presentar la información contable sobre bases
homogéneas y confiables, facilitando la integración de los sistemas de
administración financiera del las cooperativas.
•• Posibilita el tratamiento computarizado de datos.
•• Hace posible la aplicación de eficientes sistemas de control físico y
financiero de las cooperativas.
Según Mc.Neyll (1995) acota que cuenta representa:
La unidad básica de la contabilidad, la cual tiene como objetivo controlar las operaciones de aumento y disminución de la misma. Dicha cuenta tendrá un nombre que indicará la naturaleza de su contenido al cual se referirán los registros que se efectúen en ella. (p.93)
41
Siendo la cuenta la unidad básica de la contabilidad a ésta deberá asignársele
una labor determinada, que en forma conjunta con otras cuentas suministrarán la
información que la organización necesita en atención al fin planificado.
Las partes que componen una cuenta son:
•• Nombre o títulos de la cuenta
•• Columna de Débitos
•• Columna de Créditos
•• Saldo de la Cuenta
Para el registro de las operaciones existen varios tipos de cuentas bajo las
cuales se ordenan y clasifican las transacciones.
•• Cuentas Reales o de Valores
•• Cuentas nominales o temporales
•• Cuentas de valoración o evaluación
•• Cuentas de orden
Las cuentas reales son aquellas que se utilizan para el registro de todas las
operaciones que afectan directamente a las partidas del balance general, tales como:
activo, pasivo, patrimonio y superávit.
Estas cuentas no sufren el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas
nominales.
Las cuentas del activo están constituidas por todos los Bienes y/o derechos de
la Asociación Civil. Las cuentas del pasivo están constituidas por las deudas u
obligaciones de la Asociación a una fecha determinada y las cuentas de patrimonio
representan la participación financiera de la Asociación.
42
Importancia de la Contabilidad Computarizada
La importancia de la contabilidad computarizada es que radica en las mejoras
de los tiempos de respuesta, es decir, que la creación de software para el manejo de la
contabilidad es más veloz que la contabilidad tradicional llevada manualmente, por
que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo
cuando se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones
mayor; Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los
cálculos con mayor exactitud que un ser humano; el uso de la computadora asegura
cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una
cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad
equivocada. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden
producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e
Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. Mediante la
contabilidad computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual. El
contador nada mas deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una
transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.
La Tecnología de Información
La tecnología de la información tal como cualquier otra tecnología puede ser
definida como “la interacción entre artefactos (Hardware, software y redes) y las
prácticas o posibilidades a ser realizadas con estos artefactos”. (Flores et. a.l 1988).
Por su parte, son los usuarios de la tecnología de información quienes escogen que
características de esa tecnología usarán.
El término de Tecnología de Información, fue usado por primera vez por
Leavitt and Whisler (1958) para enfatizar el rol de las computadoras en el soporte de
la toma de decisiones y el procesamiento de la información organizacional. Este
término integra no sólo las capacidades de procesamiento de la computadora, sino
también las habilidades gerenciales y humanas involucradas en su uso.
43
Según Cohen y Asin (2000) las tecnologías de información son aquellas
tecnologías que permiten y dan soporte a la construcción y operación de los sistemas
de información siendo entre ellos: Redes de datos, teletexto, redes de televisión,
satélites, teléfono, fibra óptica, videodisco, discos compactos, fax, gateways,
ruteadores, concentradores, módems, software, sistemas de diseño de
computarizados, unidades de almacenamientos de datos, servicios de transferencia
electrónica, tarjetas inteligentes, etc.
La Tecnología de Información, por su propia naturaleza dinámica, es la fuente
de profundos cambios y a su vez es el origen a nuevos paradigmas que apuntan hacia
la sociedad del conocimiento. Por tanto ha llevado consigo a la redefinición del
trabajo, el aprendizaje y la investigación, el entretenimiento, la participación del
gobierno, la ciencia, la innovación y el desarrollo social, entre otras áreas.
En las organizaciones se ha incrementado el uso de la tecnología de
información considerablemente y en un futuro será aún mayor. Las principales
tendencias respecto a la tecnología de información son las siguientes: (Cohen y Asin,
op. cit.)
1. La tecnología de información se usará como parte de la estrategia
corporativa, es decir, se incrementará el uso de los sistemas de
información que dan ventaja competitiva.
2. La tecnología de información será utilizada para reducir trabajo, mejorar
la calidad del producto, ofrecer mejores servicios a los clientes o para
cambiar la forma en que se trabaja.
3. A través de la tecnología de información las organizaciones cambiarán su
estructura y como ejemplo de ello, puede verse el uso del correo
electrónico, el comercio electrónico y el acceso a la información externa
por medio de redes como es el Internet. Este último será un medio para el
comercio electrónico al detalle en donde podrá adquirir producto por
medio de catálogos electrónicos y transferencia electrónicas de dinero.
44
4. La tecnología de información apoyará la internacionalización, pues
permitirá procesar datos en cualquier lugar del mundo sin importar la
plataforma que use para el procesamiento.
5. Las organizaciones cambiaran la arquitectura cliente-servidor, a la vez que
los usuarios trabajarán con computadoras (clientes) conectadas en red a un
servidor.
En el siglo XXI, se habla de las capacidades de las computadoras con la
finalidad de mejorar el desempeño de las personas y con ello incrementar la
capacidad competitiva de la organización. En este sentido, una de las soluciones que
tiene importancia es Internet, y dada su versatilidad, contribuye de manera
satisfactoria en la cobertura de las necesidades de las organizaciones.
En los últimos años se ha visto que las expectativas generadas por las
tecnologías no han sido alcanzadas de manera completa e incluso algunas no llegan a
cumplirse. Esto se debe a que las organizaciones de Tecnología de Información no
han sido claras cuando venden la idea de la importancia de realizar una inversión en
tecnología. Flores (1998) recalca que,
... es necesario difundir la idea de que la tecnología no es la panacea, sino una herramienta que permite acelerar y hacer eficiente los procesos. La tecnología por sí misma no brinda crecimientos espectaculares de productividad, de eficiencia, de rentabilidad y ventas, y para ello se requiere de cambios en los procesos de negocio. (www.conaliste.com)
Además, para poder ofrecer una solución de calidad y a la medida de las
organizaciones de tecnología de información necesitan conocer realmente, mediante
un análisis profundo, las necesidades del usuario de la tecnología. El reto para los
proveedores es la diversificación y la orientación al segmento empresarial a través de
la generación de soluciones prácticas y funcionales a los requerimientos. Dentro de
las soluciones ofrecidas destaca la tecnología emergente Internet, que es una buena
45
opción de solución para las organizaciones e industrias y cada vez cobra mayor auge
como veremos a continuación.
El Hardware
Según Larousse (1997) Hardware es el “conjunto de órganos físicos de un
sistema informático”. Ese conjunto de órganos o elementos está compuesto por las
computadoras, impresoras, y demás equipos periféricos. Una computadora es un
dispositivo electrónico programable que puede almacenar y procesar datos, es decir
es una máquina que obedece las órdenes que se le dan, la misma cuenta con medios
para recibir información del exterior (entrada) guardarla (almacenamiento) usarla en
sus operaciones (proceso) y expresar los resultados de éstos (salida)
Para que un computador pueda funcionar deben interactuar dos elementos el
hardware y software. El hardware lo integra la unidad central del proceso (CPU) el
teclado y el monitor y algunos periféricos como el mouse, la impresora, las unidades
de disco y unidades CD-ROM.
Otra definición la da Freedman , citado por Gil (1997) quien sostiene que una
computadora es una máquina de propósito general que procesa datos de acuerdo con
el conjunto de instrucciones que están almacenadas en su interior, ya sea temporal o
permanente. A la computadora y a todo el equipo conectado con ella se le denomina
hardware y las instrucciones que le dicen lo que tiene que hacer se llama software.
Cualquier computadora, no importa su tamaño o costo, tiene fundamental-
mente lo siguiente elementos:
1. Unidad Central de Procesamiento (CPU): Es la parte más importante de
una computadora, ya que se encarga de procesar las instrucciones y
datos recibidos, almacenarlos en la memoria y en su momento hacerlos
llegar al exterior por medio de los diferentes dispositivos de salida.
2. Dispositivo de almacenamiento (memoria): Las computadoras tienen
diferentes mecanismos para almacenar datos. Las cuales se clasifican en:
dispositivos de almacenamiento permanente (disco duro, diskettes, disco
46
compactos, cintas, unidades “CompactDisk” grabables, unidades
removibles como los discos ZIP, entre otros. y volátil ( incluye los
chips” de memoria, también llamada memoria RAM.
La Memoria Principal es un subsistema donde se almacena datos y programas
que serán procesados por el CPU. Los Dispositivos Periféricos son todos aquellos
componentes de la computadora que se encuentran conectados al CPU y sirven para
comunicar a la computadora con el usuario y viceversa.
Para Cohem y Asin (2000, p. 63) las computadoras se clasifican de la
siguiente manera:
1. Supercomputadoras: Se llaman así a las computadoras más grandes,
poderosas y costosas que existen en el mercado las mismas son utilizadas
por centros de investigación, universidades y grandes corporaciones.
2. Mainframes: Son ideales para almacenar y procesar gran volumen de
datos y poder compartirlos con la ayuda de un sistema operativo
multiusuario, generalmente son usadas por bancos, compañías de seguros,
universidades, etc.
3. Minicomputadora: Son mucho más pequeñas y menos poderosas que un
mainframe
4. Microcomputadora: Dentro de esta clasificación se encuentra las
estaciones de trabajo y las computadoras personales (PC: Personal
Computer). Las estaciones de trabajo son computadoras de escritorio con
poder de cómputo y menos costosas que una minicomputadora son
utilizadas por investigadores. Una computadora personal , generalmente
esta orientada a dar servicio a un solo usuario
5. Computadoras portátiles: Laptop y Notebook: Son máquinas livianas que
no están fijas en un escritorio, por lo que permiten trabajar con ellas y
llevarlas de un lugar a otro en un pequeño maletín.
47
El Software
El Software está formado por el sistema operativo y éste a su vez, es el
conjunto de programas mínimos que ponen en marcha el computador permitiendo la
comunicación de la unidad central con los distintos periféricos.
Cohem y Asin (op.cit.) igualmente señala que el software del sistema también
llamado software interno, está formado por el conjunto de rutina que desarrolla el
proveedor del equipo o por alguna casa productora de software con el fin de ayudar al
usuario en la utilización de los recursos computacionales.
El sistema operativo es el software más importante del sistema, ya que se
encarga de administrar todos los recursos computacionales en tareas tales como la
asignación de CPU a los procesadores que lo requieren, la asignación y el manejo de
la memoria principal, el manejo de los dispositivos periféricos y en general de todos
los recursos de hardware y software. (p. 79)
El software puede dividirse en dos categorías principales: de sistemas
operativos y de aplicación. El software de aplicación puede ser elaborado por los
especialistas de informática de la compañía o comprarse en forma preescrita a los
proveedores de software. Al software de aplicación, lo conforman todos aquellos
programas de usuarios cuya funcionalidad se orienta hacia la satisfacción de sus
requerimientos. En este grupo se encuentran: los procesadores de palabras, hojas de
cálculo, programas estadísticos, graficadores, y los sistemas administrativos
empresariales (Contabilidad, Nómina, Inventario, Comercialización, etc).
Es claro que toda organización debe contar con un mecanismo que permita
realizar la captura de datos, procesamiento de los mismo y producción de los
resultados necesarios para el proceso de la toma de decisiones, este mecanismo lo
constituye precisamente los sistemas de información.
Con base a la definición propuesta por Andreu, Ricart y Valor citados por Gil
(op.cit.) se entiende por sistemas de información al:
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Conjunto integrado de procesos, formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados (Base de datos) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para, la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma. (p. 23)
Según Fabregas (1991): Un sistema de información es un conjunto de
elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa
o negocio.
- El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de
información pueda operar.
- El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual
está formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas
pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan
en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información
que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina
interfases automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los
escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades
o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos
magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos
(CD-ROM).
49
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información
para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o
bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma
de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones
genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior.
Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar
que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema
de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de
salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática
de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los
movimientos procesales de los clientes.
Según Notan (1986), la función de la Informática en las organizaciones
evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a
continuación:
- Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se
justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
Importancia y Beneficios de los Sistemas de Información
Los sistemas de información se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra
área funcional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o
producción. En la actualidad toda organización exitosa se ha concientizado de la
importancia del manejo de las tecnologías de información (TI) como elemento que
brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.
50
Es importante tener en cuenta que un sistema de información necesita
justificar su implementación desde el punto de vista - costo / beneficio -, partiendo de
la concepción del valor que se le otorgue a la información dentro de una
organización.
Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la
organización, pues es diferente hacer el análisis desde el punto de vista de una
empresa comercial a una de tipo académico que pretende prestar un servicio social
como lo es la salud o educación pública.
Los beneficios que se pueden obtener usando sistemas de información son los
siguientes:
- Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a los
usuarios.
- Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos
de las directivas.
- Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas
difíciles de detectar y controlar con un sistema manual.
- Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en
sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados.
- Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada
en bases de datos que se pueden compartir.
- Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la
facilidad para encontrar y manipular la información.
- Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes
instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación
- Organización en el manejo de archivos e información clasificada por
temas de interés general y particular.
- Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en
búsqueda y generación de información repetida.
51
Bases legales
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela de 1999
TITULO IV
DEL PODER PUBLICO
Capítulo I
De las Disposiciones Fundamentales
Sección Segunda: De la Administración Pública
Artículo 141. La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y
ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad,
eficiencia, eficacia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el
ejercicio de la función pública con sometimiento pleno a la ley y al derecho.
Decreto No. 825
(2000)
Ahora bien, en el sentido de la modernidad del Estado el Ejecutivo promulgó
el Decreto 825, (2000) en el cual establece el uso de la Internet como una prioridad
del servicio público; por lo que el Sistema de Folio Real debería redimensionarse en
este orden; en este sentido se tiene lo siguiente:
Artículo 1. Se declara el acceso y el uso de Internet como política prioritaria
para el desarrollo cultural, económico, social y político de la República Bolivariana
de Venezuela.
Artículo 2. Los órganos de la Administración Pública Nacional deberán
incluir en los planes sectoriales que realicen, así como en el desarrollo de sus
52
actividdes, metas relacionadas con el uso de Internet para facilitar la tramitación de
los asuntos de sus respectivas competencias.
Artículo 3. Los organismos públicos deberán utilizar preferentemente Internet
para el intercambio de información con los particulares, prestando servicios
comunitarios a través de Internet, tales como bolsas de trabajo, buzón de denuncias,
trámites comunitarios con los centros de salud, educación, información y otros, así
como cualquier otro servicio que ofrezca facilidades y soluciones a las necesidades de
población. La utilización de Internet también deberá subscribirse a los fines del
funcionamiento operativo de los organismos públicos tanto interna como
externamente.
Ley especial de asociaciones Cooperativas
Capítulo VII
Contabilidad
El Artículo 53, señala que la contabilidad se llevará conforme a principios
contables generalmente aceptados aplicables a las cooperativas. Con respecto a tales
principios podríamos reconocer como aplicables algunas normas emitidas por el
Comité de Principios de Contabilidad de la Federación de Colegios de Contadores
Públicos, muy pocas por lo demás, así como las orientaciones de un Plan de Cuentas
muy deficiente e inoperante emitido por la Súper Intendencia Nacional de
Cooperativas, SUNACOOP. Se está a la espera de los desarrollos contables
nacionales apropiados para las cooperativas. El tan mentado Balance social o mas
bien el Balance cooperativo, un plan de cuentas adecuadamente estructurado, una
definición apropiada de los conceptos y partidas que conforman los estados
financieros y las notas explicativas de las asociaciones cooperativas. Tarea pendiente
para los colegas que se desenvuelven en el medio a los cuales hay que exigirles una
actitud crítica así como la elaboración de manuales y textos para orientar a los legos.
53
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Naturaleza de la Investigación
El presente estudio se ubica en una investigación documental con un estudio
descriptivo ya que está orientado al diseño de un sistema contable automatizado para
las organizaciones cooperativas.
El estudio descriptivo, señala Hernández,(1995) que “ ...buscan especificar las
propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro
fenómeno que sea sometido a análisis”. (p.60) y porque el nivel de conocimiento se
dirige hacia la explicación, el por qué y el cómo del hecho ocurrido para así
desarrollar la investigación, es decir se destacan los elementos esenciales de su
proceder, sin interesarse mucho en conocer el origen o causas de dicha situación.
He aquí pues, que la investigación documental consiste según datos ofrecidos
por la UPEL (2003), en:
... el estudio de problemas con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo principalmente, en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos audiovisuales electrónicos. La originalidad del estudio se refleja en el enfoque, criterios, conclusiones, recomendaciones y en general en el pensamiento del autor.” (p. 15)
Población
La población, en toda investigación es aquel objeto o casa que va ha ser
observado, medido, analizado, explorado, entre otros y representa, en todos los casos
el sujeto de estudio. Es así como Hernández (et.al) (op.cit) la define como “ El
conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones” (p.20).
54
En este sentido atendiendo los objetivos de este estudio se considera a la
población como aquellas fuentes documentales que aporten información acerca de los
sistemas contables en el ámbito de la computación.
Procedimiento
Con el propósito de diseñar un sistema contable automatizado para las
organizaciones cooperativas, en primer lugar se analizaron los requerimientos, se
establecieron los procesos para finalmente generar el diseño de un sistema
automatizado para las organizaciones cooperativas. En cuanto a los requerimiento el
primer paso consistió en conformar un equipo de trabajo multidisciplinario integrado
por dos ingenieros en informática y el investigador, quien detectó los lineamiento
contables a los expertos en sistemas, relativos al códigos contables, los tipos de
cuentas, sus clasificación, los reporte a generar, todos los registro contables de un
sistema .para su ejecución.
Las cuentas del activo están constituidas por todos los Bienes y/o
derechos de la cooperativa. Las cuentas del pasivo están constituidas por
las deudas u obligaciones de la cooperativa a una fecha determinada y las
cuentas de patrimonio representan la participación financiera de la
Asociación. Bajo este punto de vista, las cuentas permiten establecer la
ecuación fundamental de la contabilidad:
Activo = Pasivo + Patrimonio
55
Código de Cuenta
Es un resumen presentado en forma ordenada de los códigos que integran el
sistema contable utilizando para facilitar el registro de la operaciones que realizan
dentro de la organizaciones código de cuenta presenta los siguiente facilidad, y
rapidez de registro, mayor ordenamiento contable; uniformidad en la aplicación de
criterios de análisis reducir el majen de error.
El numero que se asignará a la cual será el que tenga en el plan de cuentas,
el cual debe ser asignado de manera homogénea y flexible, que le permitan su
adaptación a posible cambio en la estructura del plan de cuenta.
Codificar Cuenta
Consiste en codificar cada una de las cuentas, asientos, facturas,
comprobantes, otros registro y documentos contables que sirven como medio o
como indica, para distinguir una clases de partidas de otras; es decir, designar un
comprobante otro documento, el número de la cuenta a ser afectada, la descripción
de la transacciones y otros datos necesarios para realizar un asentos.
Por lo tantos la información que presenta la contabilidad se hace a través del
siguiente estado financiero:
- Balance general
- Estado de ganancia y perdida s o estado de resultados
- Balance de comprobación
Esto estados deben ir acompañados de sus correspondiente notas, las cuales
son parte integrante de los mismo.
Los estados financieros deben contener dentro de la tecnologías contable que
mayor exprese su significado y carácter, toda La información necesaria para sus
56
adecuada interpretación, elaborado en idioma castellano,y expresar los valores en
bolívares, miles de bolívares, según la importancia relativa de las cifras.
Clasificación de la Cuenta
Las cuentas se pueden clasificar de diversa formas, por ejemplo: atendiendo a
sus significado económico –financiero, por su fin o movimiento funcional, por sus
naturaleza, etc
Manual De Código Contable
El presente manual de Cuentas o de Códigos Contables, compila la
información fundamental necesaria y exigida para la preparación de los registros
contables y sus respectivos libros reglamentarios, así como la presentación de los
informes financieros básicos, conforme con los principios contables generalmente
aceptados y aplicables a las Cooperativas y sus organismos de integración.
Toda esta estructuración de cuentas y códigos contables además de servir de
análisis y diagnostico para ordenar y corregir las fallas en las operaciones ordinarias
de producción, financieras y comerciales de las Cooperativas, también les permitirá
elaborar adecuadamente todos los balances económicos, a objeto de remitirlos a la
Superintendencia Nacional de Cooperativas y Organismos de Integración, tal como lo
señala el Art.63 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, “en la
obligatoriedad de realizar revisiones integrales”, en concordancia con la Resolución
Nº 002 de fecha 11 de julio de 2.002, publicada en la Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 37.515 de fecha 28 de agosto de 2.002.
Este Manual de Cuentas es un instrumento necesario para el buen
desenvolvimiento contable de la Asociación Cooperativa, para la clasificación de las
cuentas y el registro de sus operaciones mercantiles, financiero y administrativo. El
cual se presenta de la siguiente manera:
57
El Plan de Cuentas Clasificadas por Clases, Grupos, Sub-grupos, Cuentas de
Mayor, Departamentos y Auxiliares.
La descripción de las cuentas y los registros contables que pudieran originarse
en las operaciones realizadas por la empresa.
Clases:
Indica los componentes de los Estados Financieros, se identifica con el primer
dígito dentro del catálogo de cuentas:
1. ACTIVO
2. PASIVO
3. PATRIMONIO
4. INGRESOS
5. COSTOS
6. GASTOS
7. OTROS INGRESOS NO OPERACIONALES
8. OTROS EGRESOS NO OPERACIONALES
9. CUENTA DE ORDEN
Grupos:
Tiene como finalidad indicar la clasificación que deben tener las Cuentas de
Mayor en los Estados Financieros. Se identifica con el segundo dígito dentro del
catálogo de Cuentas, como por ejemplo:
1 Activo
1.1 Activo circulante
1.2 Inversiones a largo plazo
1.3 Propiedad, Planta y Equipo
1.4 Intangible
58
1.5 Cargos Diferidos
1.6 Otros Activos
2 Pasivo
2.1 Pasivo Circulante
2.2 Pasivo a Largo Plazo
2.3 Apartados
2.4 Créditos Diferidos
2.5 Otros Pasivos
3 Patrimonio
3.1 Certificados
3.2 Fondos y Reservas
3.3 Donaciones y Revalorizaciones
3.4 Excedentes o Déficit
4 Ingresos
4.1 Ingresos por Ventas y/o Servicios
5 Costos
5.1Costos de Servicios
5.2 Costos de Producción
5.3 Costos de Ventas
6 Gastos
6.1 Gastos de Administración
6.2 Gastos de Ventas
7 Otros Ingresos no operacionales
7.1 Otros Ingresos
8 Otros Egresos no operacionales
8.1 Otros Egresos
9 Cuentas de Orden
9.1 Cuentas de Orden
9.2 Cuentas de Orden Per Contra
59
Sub-Grupo:
Se identifican con el tercer dígito dentro del Catálogo de Cuentas
1 Activo
1.1 Activo Circulante
1.1.1.Activo Circulante Disponible
Cuenta:
Se identifican del cuarto al sexto dígito dentro del Catálogo de Cuentas
1 Activo
1.1 Activo Circulante
1.1.1 Activo Circulante Disponible
1.1.1.101 Caja
1.1.1.102 Caja Chica
1.1.1.201 Banco
Departamentos:
Se identifica en el séptimo y octavo dígito dentro del Catálogo de Cuentas.
Representa los Departamentos o Actividades que integran la Asociación Cooperativa.
Se le asignará el siguiente código a cada Departamento:
01 Protección Social 06 Comercialización
02 Financiamiento 07 Transporte
03 Abastecimiento 08 Salud
04 Educación 09 Administración Central
05 Producción
Auxiliares:
Estas son las cuentas que se movilizan dentro de los mayores. Cada
Asociación Cooperativa utilizará la cantidad de cuentas auxiliares que requiera de
60
acuerdo a sus necesidades En el Catálogo de Cuentas se identifican desde el noveno
al décimo primero dígito.
Ejemplo.
Código Departamento Auxiliar Cuenta de Mayor
1.1.1.201 06 001 Banco “Los Pinos”
DESCRIPCIÓN Y CLASIFICACION DE LAS CUENTAS
Al clasificar las diferentes transacciones posibles de una organización, se
agrupan aquellas de características afines, viniendo a constituir las Cuentas. De esta
manera se abre una Cuenta por cada tipo de operación que se desee controlar por
separado.
A continuación se presentan cada una de estas cuentas con sus respectivos
códigos y ejemplos de los movimientos que pudieran tener:
ACTIVO 1.
Está representado por los bienes y derechos que pertenecen a la Asociación
Cooperativa, es de naturaleza deudora, a excepciones de las provisiones para cuentas
incobrables, depreciaciones, agotamiento y amortizaciones acumuladas que
corresponden a la cuenta de valuación, las cuales disminuyen el saldo de su
respectiva cuenta.
61
ACTIVO CIRCULANTE 1.1:
Corresponde al grupo de Cuentas convertibles en dinero o consumibles en el
ciclo normal de operaciones de la Cooperativa, tomando como base un año. Dentro
del Activo Circulante se tiene la siguiente clasificación, partiendo de las cuentas que
presentan mayor grado de liquidez:
CODIGO CUENTA
1.1.1 Disponible
1.1.2 Inversiones Temporales
1.1.3 Exigibles a Corto Plazo
Realizables
Inventario de Producción de Bienes
1.1.6 Prepagados
ACTIVO CIRCULANTE DISPONIBLE 1.1.1:
Corresponde al grupo de Cuentas conformadas en dinero en efectivo
disponible dentro de la Asociación Cooperativa o depositado en otra entidad.
Ejemplo:
CÓDIGO CUENTA DE MAYOR
Caja
Caja Chica
Bancos
62
Caja 1.1.1.101
Representa el dinero que tiene la Cooperativa en monedas, billetes, cheques,
recibidos a favor de la misma en una fecha determinada.
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Cuando se hace la apertura de la cuenta
Por la entrada de dinero ya sea en efectivo o en cheque
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.101 Caja XXX
1.1.3.104 Documentos a cobrar Cooperativa XXX
Por cancelación de cuentas por cobrar
Créditos: Cuando se hacen depósitos bancarios
Cuando se cancela la cuenta
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
1.1.1.101 Caja XXX
Por deposito bancario N° xxx
63
Caja Chica 1.1.1.102
Representa un fondo para la cancelación de gastos menores el cual permite
agilizar la operatividad de la Cooperativa.
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Cuando se crea el fondo fijo de Caja Chica
Por aumento del fondo de Caja Chica
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.102 Caja Chica XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Por apertura del fondo de Caja Chica
Créditos: Cuando se cancela o disminuye el fondo de Caja Chica
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
1.1.1.102 Caja Chica XXX
Cancelación del fondo de Caja Chica
Bancos 1.1.1.201
Representa el dinero en efectivo que se tiene depositado en una entidad
bancaria, sea en cuenta corriente o de ahorro y del cual se puede disponer en el
64
momento que la Cooperativa lo requiera. Deberá conciliarse mensualmente con el
estado de cuenta emitido por la institución bancaria.
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Al realizar depósitos bancarios por diversas operaciones.
Por transferencias bancarias.
Notas de Créditos por intereses bancarios.
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
1.1.1.101 Caja XXX
Deposito Bancario
-b-
CODIGO CUENTA
1.1.1.201. Banco Cta. Cte. XXX
1.1.1.201. Banco Cta. Ahorro XXX
Transferencia bancaria
-c-
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
4.1.2.101 Ingresos por ventas XXX
Ventas del día dd/mm/aa
Créditos: Emisión de cheques
Recepción de notas de débitos por gastos y comisiones bancarias
Recepción de notas de débitos por cheques devueltos
Al cancelar la cuenta bancaria
65
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
2.1.2.401 Documentos a Pagar Cooperativas XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Cancelación de Cuentas a pagar.
-b-
CODIGO CUENTA
66..11..33..110011 Comisiones y Gastos Bancarios XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Nota de Debito por comisión bancaria
-c-
CODIGO CUENTA
11..11..33..110044 Documentos a cobrar Cooperativas XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Nota de Débito por cheque devuelto
-d-
CODIGO CUENTA
1.1.1.101 Caja XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Cancelación de cuenta corriente
66
INVERSIONES TEMPORALES 1.1.2
Está representado por colocaciones bancarias u otros títulos que la
Cooperativa adquiera con la característica de que son transformados en efectivo a
corto plazo.
OPERACIONES CONTABLES
a) Débitos: Cuando se adquieren las colocaciones
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.2.101 Colocación Bancaria XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Adquisición de cb N° xxx, Vcto.xxv
Intereses x%
Créditos: Cuando se cancela la colocación bancaria
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
1.1.2.101 Colocación Bancaria XXX
Cancelación de Colocación N° xxx,
Vcto. :xxx, int. x%
67
EXIGIBLE A CORTO PLAZO 1.1.3
Corresponde al grupo de cuentas conformadas por los derechos sobre terceros,
originados de las operaciones realizadas con la Asociación Cooperativa. Están
representados por letras de cambios, facturas, pagaré, hipotecas a un plazo menor de
un año y deberán tener sus respectivas cuentas auxiliares.
Dentro de este grupo tenemos las siguientes cuentas:
CÓDIGO CUENTA DE MAYOR
1.1.3.101 Documento a Cobrar
1.1.3.102 Documentos a cobrar Departamentos
1.1.3.103 Documentos a cobrar Organismos de Integración
1.1.3.104 Documentos a cobrar Cooperativas
1.1.3.105 Adelantos a Justificar
1.1.3.106 Anticipo Societarios
1.1.3.107 Documentos a cobrar empleados
1.1.3.108 Otras cuentas por cobrar
1.1.3.199 Provisión Cuentas Incobrables
Documentos a cobrar 1.1.3.101
En esta cuenta se registran las operaciones principales de la Asociación
Cooperativa, tales como: ventas a crédito o cualquier otro servicio prestado a crédito
por la entidad Cooperativa.
68
Ejemplo:
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por la prestación del servicio a crédito o por venta a crédito.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.3.101 Documentos a cobrar XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Préstamo concedido a Socio
Créditos: Por abono o cancelación de la cuenta por cobrar
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
1.1.3.101 Documento a cobrar XXX
Cancelación préstamo socio nº.
Documentos a cobrar Departamentos 1.1.3.102
En esta cuenta se registran las operaciones originadas por los préstamos
internos de los Departamentos de la Asociación Cooperativa. Esta cuenta deberá
tener el mismo saldo que las cuentas por pagar Departamentos y se harán
conciliaciones periódicas y se registrarán las correcciones respectivas, al cierre del
ejercicio se eliminarán ambas cuentas por lo tanto no debe colocarse en el Balance
General Consolidado
69
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por préstamo interno entre Departamentos
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.3.102 Documento a cobrar XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Préstamo concedido del Departamento
financiero al departamento consumo
Créditos: Cuando se cancela u abona a estas acreencias.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.3.102 Documentos a cobrar departamento XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Por abono préstamo al departamento de consumo
Documentos a cobrar Organismos de Integración 1.1.3.103
En esta cuenta se registraran las operaciones originadas entre las Centrales
Cooperativas, federaciones y la asociación Cooperativa
70
OPERACIONES CONTABLES
a) Débitos: Por ventas a créditos
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.3.103 Documento a cobrar Org. Integración XXX
44..11..22..110011 Ventas XXX
Ventas a Crédito a Central abc
b) Créditos: Por cancelación o abonos por parte de la Central a la Asociación
Cooperativa
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
1.1.3.103 Documento a cobrar Org. Integración XXX
Por cancelación de la cuenta por cobrar
Documentos a cobrar Cooperativas 1.1.3.104
Se registrarán en esta cuenta las operaciones a créditos, realizadas entre la
asociación Cooperativas y otras Cooperativas, tales como venta a crédito, cuotas
pendientes de cobrar, etc.
71
Los débitos y créditos de esta cuenta son los normales de una cuenta por
cobrar.
Adelantos a Justificar 1.1.3.105:
Se registra el dinero en efectivo o cheque entregado para compra o gastos, la
cual deberá ser justificado a corto plazo, mediante la presentación de facturas o
devolución del dinero entregado.
OPERACIONES CONTABLES
a) Débitos: Por entrega del adelanto
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.3.105 Adelantos a Justificar XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Adelanto entregado al Sr. Y para
viáticos del dd/mm/aa
b) Créditos: Por cancelación o abono al adelanto o anticipo
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
6.1.3.116 Gastos de Administración XXX
1.1.3.105 Adelantos a Justificar XXX
Cancelación del adelanto al Sr. Y
Del dd/mm/aa
72
Anticipos Societarios 1.1.3.106
Se registran los anticipos de excedentes dados a los Asociados–Trabajadores
de la Cooperativa. (Articulo 35 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas.)
OPERACIONES CONTABLES
a) Débitos: Por entrega del anticipo
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.3.106 Anticipo a Cuenta de Excedentes XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Por anticipo entregado
b) Créditos: Cancelación de la distribución de excedentes de la Cooperativa.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
33..44..11..110011 Excedentes XXX
22..11..22..880011 Excedentes a Pagar XXX
1.1.3.106 Anticipo a Cuenta de Excedentes XXX
Cancelación por distribución de excedentes
Documentos a cobrar trabajadores 1.1.3.107
Se registran los préstamos personales que como política de la Cooperativa
tenga conceder a sus trabajadores.
73
OPERACIONES CONTABLES
a) Débitos: Cuando se concede el préstamo
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.3.107 Documento a cobrar trabajadores XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Préstamos otorgados al Señor xx
Créditos: Por cancelación o abono al préstamo
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
66..11..11..110011 Sueldos XXX
1.1.3.107 Documento a cobrar trabajadores XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Abono de prestamos personal por nomina
Provisión para cuentas incobrables 1.1.3.199
Esta es una cuenta de valuación, que tiene como objetivo expresar el valor
real de los documentos por cobrar. Es una cuenta de saldo acreedor, por lo tanto
disminuye el saldo de los documentos a cobrar. Se registrará el monto estimado
para cubrir posibles perdidas por cuentas incobrables, provenientes de los ingresos
del ejercicio en curso.
74
OPERACIONES CONTABLES
Créditos: Por la creación de la provisión para cuentas incobrables
Cuando se realicen los ajustes al cierre del ejercicio
El cargo en ambos casos será a una cuenta de gastos del Ejercicio
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
66..33..11..110022 Perdida cuentas incobrables XXX
1.1.3.199 Provisión cuentas incobrables XXX
Gastos de Provisión al cierre del Ejercicio
Débitos: Para dar de baja en Contabilidad a una cuenta a cobrar, por ser
incobrable.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.3.199 Provisión cuentas incobrables XXX
1.1.3.101 Documentos a cobrar XXX
Cancelación Fac. xx por incobrables
REALIZABLES 1.1.4
Está conformado por los bienes tangibles que tiene la Asociación Cooperativa,
adquiridos, producidos o transformados para el consumo ordinario, para la
producción de bienes y servicios disponibles para la venta en el Ejercicio Económico;
deben registrarse por el costo de adquisición más los gastos en que se incurran en las
75
operaciones de compra y/o producción. La Asociación Cooperativa que se dedique a
la compra de mercancías para la venta, sin transformarla tendrá la cuenta de
Inventario de Mercancías.
La Asociación Cooperativa que se dedique a la transformación y/o producción
de bienes tendrá Inventarios de materia prima, productos en proceso y productos
terminados. Se encuentra conformada de la siguiente manera:
CODIGOS CUENTAS
1.1.4 Realizables
1.1.4.101 Inventario de Mercancías
1.1.4.102 Semovientes
1.1.4.103 Materiales y Suministros
1.1.4.104 Mercancías en Tránsito
1.1.4.105 Mercancías en consignación
Inventarios de Mercancías 1.1.4.101
Está representado por los bienes tangibles adquiridos por la Asociación
Cooperativa con el objetivo exclusivo de venderlos. Se registrará por el valor de la
compra más los gastos que se incurran en esta operación como por ejemplo: los fletes
de compra, gastos de importación, etc. Podemos tener dentro de este grupo.
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por la compra de mercancía
Por los gastos en que se incurran en la compra (fletes, gastos de
importación)
Por ajustes en la toma de inventarios físicos.
76
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
1.1.4.101 Inventario de Mercancías XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Por compras de mercancía
-b-
CODIGO CUENTA
1.1.4.101 Inventario de Mercancías XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Por flete en compra de mercancía
Créditos: Por la mercancía vendida al costo
Por ajustes en la toma de inventario físico
Por devoluciones en compra
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
55..11..33..110011 Costo de mercancía vendida XXX
1.1.4.101 Inventario de Mercancías XXX
Por ajuste del costo de ventas
-b-
CODIGO CUENTA
22..11..22..110011 Documentos a Pagar XXX
1.1.4.101 Inventario de Mercancías XXX
Por devolución en compra de mercancía
77
INVENTARIOS PARA LA PRODUCCIÓN DE BIENES 1.1.5
Esta representado por los bienes producidos o transformados por la
Asociación Cooperativa y por la materia prima necesaria para ello. Se registran por
el valor de la compra más los gastos y costos que incurran en dichas operaciones.
Clasificación de estos inventarios:
CÓDIGO CUENTA DE MAYOR
1.1.5.101 Materia Prima
1.1.5.102 Productos en Proceso
1.1.5.103 Productos Terminados
OPERACIONES CONTABLES
a) Débitos: Por el costo de adquisición de la materia prima a ser utilizada.
Por ajustes en la toma de inventarios físicos.
Por la transferencia de los costos de producción incurridos al
Inventario de productos en proceso.
Por la transferencia de los productos en proceso a productos
Terminados
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
1.1.5.101 Inventario de Materia Prima XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Por compras de materia prima
78
-b-
CODIGO CUENTA
1.1.5.102 Productos en Proceso XXX
5.2.1.101 Mano de Obra XXX
5.2.1.102 Materia Prima XXX
5.2.1.103 Gastos Indirectos XXX
Por transferencia del costo de producción
-c-
CODIGO CUENTA
1.1.5.103 Productos Terminados XXX
1.1.5.102 Productos en Proceso XXX
b) Créditos: Por el consumo de la materia prima, por devolución en la
compra de la materia prima.
Por ajustes en la toma de inventario físico.
Por la transferencias al inventario de productos terminados.
Por el costo de los productos vendidos o consumidos.
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
55..22..11..110022 Materia Prima XXX
1.1.5.101 Inventario de Materia Prima XXX
Transferencia al proceso productivo por consumo de
materia prima
-b-
79
CODIGO CUENTA
55..33..11..110011 Costo de Mercancía Vendida XXX
1.1.5.103 Inventario de Productos Terminados XXX
Ajuste por productos vendidos
PREPAGADOS 1.1.6
Están conformados por valores pagados por anticipados que deberán
convertirse en gastos a medida que se van consumiendo el servicio en el siguiente
período contable por lo general en un período no mayor de un año. Dentro de los
prepagados podemos tener:
Seguro pagado por anticipado 1.1.6.101
OPERACIONES CONTABLES
a) Débitos: Cuando se adquiere el prepagado sea de contado o a crédito
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
1.1.6.101 Seguro pagado por anticipado XXX
1.1.1.201 Banco XXX
2.1.2.101 Documentos por pagar XXX
Póliza de Seguro 30% de inicial
b)Créditos: Por el monto causado, con el débito a la cuenta de gasto
respectiva dentro del ejercicio económico en curso.
80
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
66..11..33..110011 Primas y Gastos de Seguros XXX
1.1.6.101 Seguro pagado por anticipado XXX
Gastos de seguros
INVERSIONES A LARGO PLAZO 1.2:
Son bienes o derechos que se adquieren con la intención de mantenerlos a
largo plazo o permanentemente con la finalidad de obtener ingresos o recuperarlos en
un plazo mayor a un año, dentro de este grupo tenemos:
CODIGO CUENTA
1.2.1.101 Documentos a cobrar a largo plazo
1.2.1.102 Terrenos e Inmuebles (con fines especulativos)
Documentos a cobrar a largo plazo 1.2.1.101
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por préstamos a largo plazo otorgados a terceros.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.2.1.101 Documento a Cobrar a largo plazo XXX
22..44..11..110011 Intereses cobrados por anticipados XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Préstamo otorgado a xxx
81
Créditos: Por cancelación de la acreencia
Por traslados a documentos por cobrar a corto plazo
Al final del ejercicio económico
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.3.101 Documentos a cobrar XXX
1.2.1.101 Documento a cobrar a largo plazo XXX
Traslado a corto plazo
Inversiones en Inmuebles 1.2.1.102
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por adquisición del bien.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.2.1.102 Inversiones en Inmuebles XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Adquisición de Terreno
Créditos: Por las ventas del bien
Por transferencia a Activo Fijo para ser usado en la producción de
bienes y servicios.
82
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
1.1.3.101 Documentos a cobrar XXX
1.2.1.102 Inversiones en Inmuebles XXX
Venta del bien
ACTIVO FIJO 1.3:
Este grupo está formado por Activos Tangibles, adquiridos o construidos con
la finalidad de utilizarlos en la producción de bienes y servicios, con carácter más o
menos permanente, es decir, no se adquieren con la intención de venderlos en el curso
normal de las operaciones. Se registran según costo factura, más todas las
erogaciones realizadas en las compras o construcciones del bien para que este en
condiciones de ser utilizados, tales como intereses, gastos de proyectos o ingeniería.
Deben también adicionarse los gastos capitalizables, es decir aquellas erogaciones
que alimentan la calidad y/o la cantidad de vida útil del activo. En caso del aumento
del Activo por Revalorización deberá controlarse en una cuenta separada de la cuenta
del Activo a Costo Histórico con el objeto de distinguir cual es el costo original y el
de revalorización, igualmente se procede con la depreciación acumulada y el gasto
de depreciación del activo que este sujeto a depreciación.
Estos Activos sufren perdidas en valor, ya sea por desgaste u obsolescencia a
excepción de los terrenos, por lo tanto se deberán depreciar en el transcurso de la vida
útil, esto se cargara a la cuenta gastos de depreciación. Este grupo esta conformado
por la siguiente clasificación:
83
CODIGO CUENTA
No Depreciable
1.3.1.101 Terrenos
1.3.1.102 Revalorización de Terrenos
1.3.2 Depreciable
1.3.2.103 Edificios e Instalaciones
1.3.2.104 Revalorización de Edificios
1.3.2.105 Maquinarias y Equipos
1.3.2.106 Revalorización de Maquinarias y Equipos
1.3.2.107 Vehículos
1.3.2.108 Revalorización Vehículos
1.3.2.109 Muebles y Enseres
1.3.2.110 Revalorización de Muebles y Enseres
1.3.2.111 Equipos de Computación
1.3.2.112 Revalorización Equipos de Computación
1.3.2.503 Depreciación Acumulada Edificios
1.3.2.504 Depreciación Acumulada Revalorización de Edificios
1.3.2.505 Depreciación Acumulada Maquinaria y Equipos
1.3.2.506 Depreciación Acumulada Revalorización Maquinarias
Equipos
1.3.2.507 Depreciación Acumulada Vehículos
1.3.2.508 Depreciación Acumulada Revalorización Vehículos
1.3.2.509 Depreciación Acumulada Muebles y Enseres
1.3.2.510 Depreciación Acumulada revalorización muebles y
enseres
1.3.2.511 Depreciación Acumulada Equipos de Computación
1.3.2.512 Depreciación Acumulada Revalorización Equipos de
Computación
84
Terreno 1.3.1.101
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por el costo de adquisición, gastos capitalizables, o de
revalorización, según las normas establecidas
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
1.3.1.101 Terreno XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Adquisición de terreno
-b-
1.3.1.102 Revalorización de Terreno XXX
33..33..11..220011 Revalorización XXX
Por revalorización del Terreno
Créditos: Cuando se le da al terreno salida por su venta.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
1.3.1.101 Terreno XXX
Por venta de Terreno
85
Edificios e Instalaciones 1.3.2.103
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por el costo de adquisición, donación, gastos capitalizables o
revalorización del Activo según las normas establecidas.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.3.2.103 Edificio XXX
1.1.1.201 Banco XXX
1.1.3.108 Documento a Pagar XXX
Por adquisición de Edificio
b) Créditos: Por la salida del Activo al valor de costo por venta del
mismo
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
1.3.2.103 Edificios XXX
Por venta del Edificio
86
Maquinaria y Equipos 1.3.2.105
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por el costo de adquisición, gastos capitalizables o revalorización
del Activo según las normas legales establecidos.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.3.2.105 Maquinaria y Equipo XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Por adquisición del Activo
b) Créditos: Por desincorporación del Activo al valor de Costo por su
venta, permuta.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.3.108 Otras cuentas por cobrar XXX
1.3.2.505 Depreciación Acumulada M y E XXX
1.3.2.105 Maquinarias y Equipos XXX
Por la Venta del Activo
Vehículo 1.3.2.107
87
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por el costo de adquisición o gastos capitalizables.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.3.2.107 Vehículo XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Por adquisición de Auto X
b) Créditos: Por la desincorporación del Activo al valor de Costo, por
su venta o permuta.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
1.3.2.507 Depreciación Acumulada Veh XXX
1.3.2.107 Vehículo XXX
Por la desincorporación del vehículo
Muebles y Enseres 1.3.2.109
88
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por el costo de adquisición o gastos capitalizables.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.3.2.109 Muebles y Enseres XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Adquisición de Activo
b) Créditos: Por desincorporación del Activo al valor de Costo, por su
venta o permuta.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
1.3.2.509 Depreciación Acumulada M y E XXX
1.3.2.109 Muebles y Enseres XXX
Por la desincorporación del Activo
Equipos de Computación 1.3.2.110
El manejo de esta cuenta sigue los patrones de comportamiento de las demás
cuentas del Activo Fijo Despreciable.
Las Cuentas de Depreciación clasificadas por cada tipo de Activos son
manejadas de las siguientes maneras.
89
OPERACIONES CONTABLES
a)Créditos: Cuando se registra la estimación del gasto por depreciación en el
ejercicio económico respectivo.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
6.1.4.101 Depreciación XXX
1.3.2.505 Depreciación acum. Maquinarias y Equipos XXX
Para registrar la depreciación de vehículo zx
b) Débitos: Cuando se le da salida al Activo Fijo por su venta y por perdida
del Activo u otra eventualidad
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
1.3.2.507 Depreciación Acumulada Vehículo XXX
1.3.2.107 Vehículo XXX
Por venta del vehículo
INTANGIBLE 1.4:
Está conformado por bienes inmateriales que posee la Asociación
Cooperativa, que representan derechos, ventajas o privilegios para la misma, dentro
de este grupo de activos tenemos: Intangible con vida limitada tales como: Patente de
Invención, Derecho de Autor, los cuales son amortizables y los intangibles de vida
ilimitada tales como la plusvalía, marca de fabrica que no se amortizan. Este grupo
presenta la siguiente clasificación:
90
CODIGO CUENTA
1.4.1. No Amortizable
1.4.1.101 Licencias
1.4.2 Amortizable
1.4.2.101 Patente de Invención
1.4.2.102 Derecho de Autor
1.4.2.501 Amortización acumulada Patentes
1.4.502 Amortización Acumulada Derecho de Autor
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por el costo de adquisición del Activo.
Cuando se vende el activo
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
1.4.2.101 Patente de Invención XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Por adquisición de Patente de Invención
-b-
1.1.1.201 Bancos XXX
1.4.2.501 Amortización Acumulada Patente de Invención XXX
1.4.2.101 Patente de Invención XXX
Venta de Patente
Créditos: Por la venta del Activo Intangible.
91
Por el registro de la amortización en el ejercicio económico, afectando la
cuenta de gasto amortización del activo intangible respectivo.
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
1.4.2.102 Derecho de Autor XXX
Por venta de Derecho de Autor
-b-
6.1.4.201 Amortizaciones XXX
1.4.2.502 Amortización Acumulada XXX
Gastos de Amortización
CARGOS DIFERIDOS 1.5.:
Están representados por gastos causados y pagados por la Asociación
Cooperativa, cuyo beneficios abarcarán más de un ejercicio económico o debido a su
monto significativo incluirlo todo en un solo período, deformaría el resultado del
mismo.
Los cargos diferidos serán amortizados en varios períodos, debitando a la
cuenta de gastos de amortización y disminuyendo a la cuenta de cargo diferido
respectivo.
92
Dentro de este grupo podemos tener:
CODIGO CUENTA
Mejoras al Local Arrendado
Puesta en marcha
1.5.1.103 Campaña Publicitaria
1.5.1.104 Intereses pagados por anticipado
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Por crédito recibido.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
1.5.1.104 Intereses pagados por anticipado XXX
2.1.2.101 Proyectos por Pagar XXX
Créditos: Por el registro de la amortización periódica del gasto respectivo.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
6.1.3.101 Publicidad y Propaganda XXX
1.5.1.103 Campaña Publicitaria XXX
Para la amortización del gasto de la campaña
Publicitaria
93
OTROS ACTIVOS 1.6:
Están representados por los Activos que no corresponden a los grupos antes
mencionados, tales como:
CODIGO CUENTA
1.6.1.101 Depósitos dados en Garantía
1.6.1.102 Efectos en litigio
Depósitos en Garantía 1.6.1.101
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Esta cuenta se debita por el valor de los depósitos entregados por la
Cooperativa
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.6.1.101 Depósitos en Garantía XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Deposito dado en garantía
Créditos: Esta cuenta se acredita cuando se le reintegra a la Cooperativa el
deposito por no continuar con la operación.
94
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
1.6.1.101 Depósitos en Garantía XXX
Para registrar reintegro del deposito dado en garantía
Efectos en Litigio 1.6.1.102
OPERACIONES CONTABLES
Débitos: Esta cuenta se debita cuando los giros son sometidos a un proceso
judicial.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.6.1.102 Efectos en litigio XXX
1.1.3.101 Documentos a cobrar XXX
Giros en proceso judicial
Créditos: Se acredita cuando se recupera el monto del giro sometido a
proceso judicial.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
1.6.1.102 Efectos en litigio XXX
Cobro de giro en proceso judicial.
95
PASIVO 2:
Está representado por las obligaciones contraídas por la empresa y es de
naturaleza acreedora y se clasifica en:
CODIGO CUENTA
2.1. Pasivo Circulante
2.2 Pasivo a largo plazo
2.3 Apartados
2.4 Créditos Diferidos
2.5 Otros Pasivos
PASIVO CIRCULANTE 2.1:
Representa las obligaciones contraídas por la Cooperativa a corto plazo,
(deuda menor o igual a un año) están clasificados en:
CODIGO CUENTA
2.1.1 Créditos u obligaciones Bancarias
2.1.1.101 Créditos u Obligaciones bancarias
2.1.2 Documentos a Pagar
2.1.2.101 Documentos a pagar a corto plazo
2.1.2.102 Documentos a pagar Departamentos
2.1.2.103 Documentos a pagar Organismos de Integración
2.1.2.104 Documentos a pagar Cooperativas
96
2.1.2.105 Retenciones y aportes por pagar
2.1.2.106 Gastos Acumulados a pagar
2.1.2.107 Ahorros Asociados
2.1.2.108 Excedentes por pagar
Créditos u obligaciones bancarias 2.1.1.101
Ésta representa los sobregiros de las cuentas bancarias.
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Por los sobregiros en los saldos de las cuentas bancarias, (
si al final del ejercicio tenemos este caso, se debe registrar el sobregiro a las fechas
del cierre y reversar al inicio del siguiente período)
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
2.1.1.101 Créditos u obligaciones bancarias XXX
Sobregiro bancario
b) Débitos: Por cancelación de las retenciones u obligaciones.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
2.1.1.101 Créditos u Obligaciones Bancarias XXX
1.1.1.201 Banco XXX
97
Cancelación del sobregiro bancario
Documentos a pagar a corto plazo 2.1.2.101
Estas cuentas representan las cuentas a pagar amparadas por facturas y a los
efectos por pagar amparadas por letras de cambio, pagares, estas deudas deben ser
canceladas en un plazo no mayor a un año.
Documentos a pagar Departamentos 2.1.2.102
Representa los prestamos internos de los Departamentos de la asociación
Cooperativa
Documentos a pagar Organismos de Integración 2.1.2.103
Representa las obligaciones contraídas de las operaciones provenientes de las
Actividades económicas de la entidad Cooperativa con las Centrales Cooperativas y/o
federaciones.
Documentos a pagar Cooperativas 2.1.2.104
Representa el movimiento de las obligaciones a créditos provenientes de las
actividades económicas entre la Asociación con las Cooperativas
Retenciones o aportes por pagar 2.1.2.105
Representa la porción de los préstamos concedidos a la Asociación
Cooperativa, con un vencimiento menor o igual a un año
98
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Se acredita cuando se origina u aumente la obligación
contraída.
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
1.3.2.105 Maquinarias y Equipos XXX
2.1.2.101 Documentos a pagar XXX
Compra de equipos
-b-
1.1.1.201 Bancos XXX
2.1.2.102 Documentos a pagar Departamentos XXX
Adquisición de la obligación
-c-
1.1.4.101 Inventario de Mercancías XXX
2.1.2.101 Documentos a pagar corto plazo XXX
Por compras a Crédito
b) Débitos: Por cancelación de las retenciones u obligaciones.
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
2.1.2.101 Documentos a pagar corto plazo XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Cancelación de la obligación
-b-
2.1.2.103 Documentos a pagar Org. Integración XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
99
-c-
2.1.2.102 Documentos a pagar Departamentos XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Gastos Acumulados por Pagar 2.1.2.106
Representa las deudas originadas de los descuentos nominales hechos por la
asociación Cooperativa a sus trabajadores, así como aportes patronales de Ley tales
como: El seguro social obligatorio, ley de política habitacional, paro forzoso, etc.
OPERACIONES CONTABLES
a)Créditos: Cuando se origina o aumente las retenciones y aportes.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
6.1.1.101 Gastos de Personal XXX
2.1.2.106 Retenciones y Aportes a Pagar XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Retenciones de personal en nomina
b)Débitos: Por cancelación de las retenciones u obligaciones.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
2.1.2.106 Retenciones y Aportes a Pagar XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Cancelación de la retención
100
Ahorros a Pagar 2.1.2.107:
Representa el dinero que los Asociados depositan en la Asociación
Cooperativa, el cual deberá ser pagado en el momento que los asociados se lo exijan.
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Por los depósitos recibidos de los Asociados.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
2.1.2.107 Ahorros a Pagar XXX
Deposito Asociados
b) Débitos: Por retiro de ahorros de los asociados.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
2.1.2.107 Ahorros a Pagar XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Retiros parciales de los Ahorros
101
Excedente por pagar 2.1.2.108
Representa las obligaciones de la Cooperativa con sus asociados por concepto
de los excedentes del ejercicio anterior distribuidas y no canceladas.
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Por distribución de excedentes del Ejercicio anterior y no
canceladas.
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
3.4.1.101 Excedente o Déficit del Ejercicio XXX
2.1.2.108 Excedentes por pagar XXX
Excedentes distribuidos y no cancelados
b) Débitos: Por la cancelación de los excedentes pendientes de pago, ya se en
efectivo, abonados a su cuenta de ahorros o su capitalización en certificados.
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
2.1.2.108 Excedentes a pagar XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Cancelación en efectivo
102
-b-
2.1.2.108 Excedentes a pagar XXX
3.1.1.101 Certificados de Aportación XXX
Capitalización en Certificados
LARGO PLAZO 2.2:
Representa las obligaciones contraídas por la Asociación Cooperativa, la cual
deberán cancelar en un plazo mayor a un año.
Proyectos a largo plazo 2.2.1.101
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Cuando surge la obligación.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
1.5.1.104 Intereses pagados por anticipados XXX
2.2.1.101 Proyectos a largo plazo XXX
Financiamiento recibido
b) Débitos: Por cancelación o abono a los prestamos recibidos
Por la transferencia a la cuenta corto plazo de la porción a vencer en un plazo
menor a un año.
103
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
2.2.1.101 Proyectos a largo plazo XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Cancelación del préstamo.
-b-
CODIGO CUENTA
2.2.1.101 Proyectos a largo plazo XXX
2.1.2.101 Proyectos a corto plazo XXX
Transferencia de la porción con vencimiento a un año
APARTADOS 2.3:
Representan cargos a ejercicios anteriores o al actual, destinado a reflejar las
obligaciones de carácter social contraída por la Cooperativa con sus trabajadores
Apartado prestaciones sociales 2.3.1.101
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Al cierre del ejercicio, por ajuste a la cuenta.
Por cambios en las prestaciones sociales.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
6.1.1.101.**.*** Prestaciones Sociales XXX
2.3.1.101 Prestaciones Sociales XXX
Ajuste de prestaciones sociales
104
b) Débitos: Por cancelación de las prestaciones sociales
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
2.3.1.101 Apartado para prestaciones XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Cancelación de las prestaciones sociales
CREDITOS DIFERIDOS 2.4
Representan los importes recibidos por anticipado por servicios o entrega de
bienes a cuenta de futuros ingresos, tales como: Intereses cobrados por anticipados,
alquileres cobrados por anticipados, etc.
Intereses Cobrados por anticipado 2.4.1.101
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Cuando se origina el derecho
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
2.4.1.101 Intereses cobrados por anticipados XXX
Para registrar intereses adelantados
105
b) Débitos: Esta cuenta se debita al devengar el ingreso sea cobrado o
no.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
2.4.1.101 Intereses cobrados por anticipados XXX
4.1.3.101 Otros Ingresos XXX
Ingresos ganados por préstamo.
PATRIMONIO 3.:
Está conformado por los aportes de los asociados a razón de certificados, las
donaciones, el superávit por revalorización, los fondos, reservas y los resultados de
las operaciones al cierre del ejercicio.
CODIGO CUENTA
3.1 Certificados
3.2 Fondos y Reservas
3.3 Donaciones y Revalorizaciones
3.4 Excedentes o Déficit
CERTIFICADOS 3.1
Son los aportes por parte de los asociados a la Asociación Cooperativa para la
constitución del capital necesario, rotativas, de inversión u otras modalidades.
(Artículo 46 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas)
Dentro de este grupo la Cooperativa hará la apertura de las cuentas necesarias
conforme a los certificados establecidos en sus estatutos, siguiendo la siguiente
clasificación:
106
CODIGO CUENTA
3.1.1 Certificados
3.1.1.101 Certificados de Aportación
3.1.1.102 Certificados de Inversión
3.1.1.103 Certificados Rotativos
Certificados de Aportación 3.1.1.101
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Por el valor de los certificados suscriptos y pagados por los
asociados de la Entidad Cooperativa.
Al inicio de la Cooperativa
Por inclusión de nuevos asociados.
Por aumento del capital por la emisión de certificados o por la transferencia
del superávit por revalorización del activo fijo a certificados de aportación previa
aprobación de asamblea
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Banco XXX
3.1.1.101 Certificados de Aportación XXX
Para registrar cancelación de certificados
107
-b-
3.3.1.201 Revalorización XXX
3.1.1.101 Certificados de aportación XXX
Transferencias del Superávit por revalorización a
Certificados de Aportación
b) Débitos: Por la disolución o liquidación de la Asociación Cooperativa
Por retiro de socios
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
3.1.1.101 Certificados de Aportación XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Por retiro del socio
RESERVAS 3.2
Es la porción de las ganancias del ejercicio que por exigencias estatutarias,
legales, o voluntarias son dejadas para ser invertidas en la Asociación Cooperativa y
los fondos entregados a esta, para su administración y custodia. Estas cuentas son de
naturaleza acreedora, es decir su saldo es acreedor. Dentro de este grupo deben
incluirse las siguientes cuentas:
CODIGO CUENTA
3.2.1 Fondos y Reservas
3.2.1.101 Reserva de Emergencia
3.2.1.102 Fondo de Protección Social
3.2.1.103 Fondo de Educación
3.2.2 Otros Fondos y/o Reservas
3.2.2.101 Fondo de Retiro
108
Reserva de Emergencia 3.2.1.101
Fondo de Protección Social 3.2.1.102
Fondo de Educación 3.2.1.103
Estos fondos están conformados por el uno por ciento de los ingresos brutos,
el cual debe dividirse en tres partes iguales destinados para cada fondo, más el diez
por ciento de los excedentes antes de reservas para cada uno de los fondos, según lo
establecido en el Artículo 54 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas.
OPERACIONES CONTABLES
a) Crédito: Por él calculo al cierre del Ejercicio
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
4.1. Ingresos XXX
3.2.1.103 Fondo de Educación XXX
Retención del 1/3 del 1% de los Ingresos
-b-
3.4.1.101 Excedentes o Déficit XXX
3.2.1.103 Fondo de Educación XXX
Retención del 10% de los excedentes antes de reservas
b) Débitos: Por la liquidación de la entidad Cooperativa.
El fondo de educación se debita para cubrir gastos educación Cooperativa.
El Fondo de Reserva se destinara a cubrir situaciones imprevistas y/o
perdidas.
109
El Fondo de Protección social se utilizara para atender situaciones especiales
de los asociados trabajadores y de los asociados en general
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
3.2.1.103 Fondo de Protección Social XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Cancelación de servicios funerarios
OTROS FONDOS 3.2.2
Están conformados por aquellos fondos que la Asamblea destine conveniente
crear .
Otros Fondos 3.2.2.101
a) Créditos: Al momento de aperturar o aumentar el fondo.
b) Debito: Al momento de liquidación de la Cooperativa o para cubrir las
necesidades para el cual fue creado el fondo o reserva
DONACIONES Y REVALORIZACIONES 3.3
Donaciones 3.3.1.101
Esta conformada por las donaciones recibidas en valores u otros bienes
recibidos.
110
OPERACIONES CONTABLES
a) Crédito: Por el valor de la donación recibida.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.3.2.107. Vehículos XXX
3.3.1.101 Donaciones XXX
Donación recibida
b) Débitos: Por la liquidación de la entidad Cooperativa.
Superávit Por Revalorización 3.3.1.102
Esta cuenta se controlara la contrapartida de los aumentos de los activos fijos
por revalorización (generalmente de carácter permanente)
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Por al aumento de los activos revaluados.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.3.2.104 Revalorización de Edificio XXX
1.3.2.504 Depreciación Acumulada por revalorz de Edf. XXX
3.3.1.102 Superávit por revalorización XXX
Por revalorización del edificio
111
b) Débitos: Por cancelación al aumentar el capital de los asociados
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
3.3.1.102 Superávit por Revalorización XXX
3.1.1.101 Certificados de Aportación XXX
Aumento de Capital
EXCEDENTES O DEFICIT 3.4:
Esta conformado por los resultados de la operaciones al cierre del Ejercicio
Económico.
Excedentes o Déficit 3.4.1.101:
Esta representado por el Resultado al cierre del Ejercicio, si los ingresos son
superiores a los costos y gastos, habrá como resultado un Excedente en el Ejercicio,
si por el contrario, los ingresos son inferiores a los costos y gastos habrá un déficit
en el ejercicio.
OPERACION CONTABLE
a) Créditos: Por el cierre de las cuentas nominales de naturaleza
acreedora
112
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
4.2.1.101. Ingresos por ventas XXX
3.4.1.101 Excedentes o Déficit XXX
Por cierre de las cuentas nominales
b) Débitos: Por el cierre de las cuentas nominales de naturaleza deudora
(costos y gastos)
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
3.4.1.101 Excedente o Déficit del Ejercicio XXX
5.1.1.101 Costos de Servicios XXX
6.1.1.101 Gastos de Personal XXX
Cierre del Ejercicio
Ajustes de Ejercicios Anteriores 3.4.1.199
Esta representado por los ingresos, costos o gastos en ejercicios pasados y no
registrados en su oportunidad. Se debitará o acreditará a la cuenta dependiendo de la
operación omitida. Se clasifica dentro del patrimonio y la Asamblea deberá decidir
sobre su cancelación, ya que esta cuenta no debe permanecer en la contabilidad con
saldo.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
3.4.1.199 Ajustes de Ejercicios Anteriores XXX
2.1.2.101 Documento por pagar XXX
Por compra del ejercicio anterior
113
INGRESOS 4.
Esta conformado por la cuenta que representa ingresos que percibe la
asociación Cooperativa en un período determinado, comprende los flujos de recurso
devengados por la venta de bienes y/o servicios, intereses recibidos, etc. Son cuentas
de naturaleza acreedora y se cierran al final del ejercicio económico transfiriendo su
saldo a la cuenta Excedentes o Déficit.
INGRESOS POR VENTAS Y/O SERVICIOS 4.1
Son los valores recibidos, devengados, o causados por los diversos servicios
prestados u operaciones realizadas y por la venta de bienes a sus asociados o
particulares producidos o comprados por la Asociación Cooperativa.
CODIGO CUENTA
4.1.1 Ingresos por Servicios
4.1.1.101 Ingresos por Servicios
4.1.2 Ingresos por Ventas
4.1.2.101 Ingresos por Ventas
Ingresos por Servicios 4.1.1.101
Ingresos por ventas 4.1.2.101
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Por los ingresos recibidos.
114
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.1.201 Bancos XXX
4.1.2.101 Ingresos por ventas XXX
Venta de Mercancías
b) Débitos: Por cierre de los ingresos al final del Ejercicio Económico.
Por devoluciones en las ventas efectuadas
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
4.1.2.101 Ingresos por ventas XXX
3.4.1.199 Excedentes o Déficit XXX
Cierre de la cuenta
COSTOS 5.:
Son todos los valores de los recursos económicos empleados en la producción
de bienes o prestación de servicios cuyos costos se determina. Dentro de este grupo
tenemos.
CODIGO CUENTA
5.1 Costo de servicios
5.2 Costo de producción
5.3 Costos de Ventas
115
COSTOS DE SERVICIOS 5.1
Esta representado por los recursos económicos necesarios imputables
directamente a la prestación de servicios, tales como los intereses pagados sobre
ahorros de asociados, etc. Estos costos restan a los ingresos principales en el estado
demostrativo de ganancias y/o perdidas.
COSTOS DE PRODUCCIÓN 5.2
Están representados por los recursos económicos utilizados para la producción
de bienes cuyos costos se determina. Para que sea registrada como costo tiene que
ser causado realmente, dentro de este grupo tenemos:
CODIGO CUENTA DE MAYOR
5.2.1 Costos de Producción
5.2.1.101 Mano de Obra
5.2.1.102 Materia Prima
5.2.1.103 Gastos Indirectos
La suma de los tres nos determinara el costo de los productos en proceso y/o
productos terminados.
Mano de obra 5.2.1.101
Esta conformado por todos los gastos pagados y/o causados, destinados al
personal que interviene directamente en la producción o transformación de los bienes.
116
Materia Prima 5.2.1.102
Son todos los valores incurridos por este concepto necesarios para la
producción o transformación del bien, se ajustara por lo realmente consumido.
Gastos Indirectos 5.2.1.103
Son todos los valores incurridos que intervienen indirectamente en la
transformación y producción de los bienes.
OPERACIONES CONTABLES
a) Débitos: Por los costos incurridos en la transformación o producción
del bien.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
5.2.1.101 Mano de Obra XXX
2.1.2.106 Retenciones y aportes por pagar XXX
1.1.1.201 Bancos XXX
Por la cancelación de sueldos
b) Créditos: Por la transferencia de los costos de producción a la cuenta
de inventarios de productos terminados o productos en procesos.
117
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
1.1.5.102 Inventario de productos en procesos XXX
5.2.1.101 Mano de Obra XXX
5.2.1.102 Materia Prima XXX
5.2.1.103 Gastos Indirectos XXX
Transferencias a los inventarios
COSTOS DE VENTAS 5.3
Representan el costo de la mercancía vendida, ya sea producida, transformada
o comprada por la Asociación Cooperativa.
CODIGO CUENTA
5.3.1 Costo de Venta
5.3.1.101 Costo de Venta
OPERACIONES CONTABLES
a) Débitos: Por el valor de la mercancía vendida.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
5.3.1.101 Costos de Ventas XXX
1.1.4.101 Inventario de Mercancía XXX
1.1.5.103 Inventario de productos terminados XXX
Ajuste de los inventarios por ventas de mercancía
118
b) Créditos: Por su cancelación total al cierre del Ejercicio, debitando a
la cuenta “Excedentes o Déficit”.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
3.4.1.101 Excedente o Déficit XXX
5.3.1.101 Costo de Venta XXX
Cierre de la Cuenta
GASTOS DE OPERACIÓN 6.:
Este representado por los gastos incurridos durante el Ejercicio Económico,
necesario para el funcionamiento y desarrollo de las operaciones normales de la
Asociación Cooperativa, dentro de este grupo tenemos:
CODIGO CUENTA
6.1 Gastos de Administración
6.2 Gastos de Ventas
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 6.1.
Son los gastos incurridos en la administración de la Cooperativa, dentro de
este grupo tenemos:
119
CODIGO CUENTA
6.1.1 Gastos de Personal Administrativo
6.1.1.101 Gastos de Personal Administrativo
6.1.1.101.**.*** Sueldos
6.1.1.101.**.*** Salarios
6.1.1.101.**.*** Suplencias
6.1.1.101.**.*** Prestaciones Sociales
6.1.1.101.**.*** Bono Juguetes hijos trabajadores
6.1.1.101.**.*** Bono por hijos
6.1.1.101.**.*** Bono Alimenticio
6.1.1.101.**.*** Horas Extras
6.1.1.101.**.*** Bono vacacional
6.1.1.101.**.*** Servicios recibidos por terceros
6.1.1.101.**.*** Aguinaldos empleados
6.1.1.101.**.*** Aguinaldos obreros
6.1.1.101.**.*** Aporte patronal SSO empleados
6.1.1.101.**.*** Aporte Patronal SSO obreros
6.1.1.101.**.*** Aporte patronal paro forzoso empleados
6.1.1.101.**.*** Aporte patronal paro forzoso obreros
6.1.1.101.**.*** Aporte patronal LPH
6.1.2 Materiales y suministros
6.1.2.102 Materiales y Suministros
6.1.2.102.**.*** Alimentos y Bebidas
6.1.2.102.**.*** Medicinas y productos de farmacia
6.1.2.102.**.*** Servicios de Fumigación
6.1.2.102.**.*** Combustible y Lubricantes
6.1.2.102.**.*** Papelería y Artículos de oficina
6.1.2.102.**.*** Libros, revistas y periódicos
6.1.2.102.**.*** Material de uso domestico y residencial
6.1.2.102.**.*** Prendas de Vestir
120
6.1.2.102.**.*** Materiales de Construcción
6.1.2.102.**.*** Útiles y materiales de aseo
6.1.2.102.**.*** Repuestos y accesorios de vehículos
6.1.2.102.**.*** Repuestos y accesorios otros equipos
6.1.2.102.**.*** Herramientas menores
6.1.2.102.**.*** Condecoraciones, ofrendas y similares
6.1.2.102.**.*** Placas de identificación de vehículos
6.1.3 Servicios y Mantenimientos
6.1.3.101 Servicios y Mantenimientos
6.1.3.103.**.*** Alquiler de Edificios y Locales
6.1.3.103.**.*** Alquiles de Equipos de Transportes
6.1.3.103.**.*** Alquiler de otros equipos
6.1.3.103.**.*** Electricidad
6.1.3.103.**.*** Gas
6.1.3.103.**.*** Agua
6.1.3.103.**.*** Teléfono
6.1.3.103.**.*** Servicios de Comunicación
6.1.3.103.**.*** Aseo Urbano
6.1.3.103.**.*** Fletes y Embalajes
6.1.3.103.**.*** Estacionamientos
6.1.3.103.**.*** Peajes
6.1.3.103.**.*** Publicidad y Propaganda
6.1.3.103.**.*** Primas y gastos de seguros
6.1.3.103.**.*** Comisiones y Gastos Bancarios
6.1.3.103.**.*** Viáticos
6.1.3.103.**.*** Conservación y/o reparación de equipos de transporte
6.1.3.103.**.*** Conservación y/o reparación de otros equipos
6.1.3.103.**.*** Reparación menor de inmuebles
6.1.4 Depreciaciones y Amortizaciones
6.1.4.101 Depreciaciones
121
6.1.4.102 Amortizaciones
GASTOS DE PERSONAL 6.1.1
Se agruparán todos los gastos incurridos en el personal administrativo que
labora en la Asociación Cooperativa.
MATERIALES Y SUMINISTROS 6.1.2.
Son los gastos incurridos por materiales y suministros
SERVICIOS Y MANTENIMIENTOS 6.1.3
Son los gastos incurridos por servicios y mantenimientos.
DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES 6.1.4
Es un procedimiento de distribución y tienen por objeto, distribuir las perdidas
de valor de nuestros activos sujetos a depreciación durante los períodos de vida útil
del activo.
OPERACIONES CONTABLES
a) Débitos: Por el gasto causado
Ejemplo:
-a-
CODIGO CUENTA
6.1.3.101 Conservación y/o rep. equipo. de Transp. XXX
1.1.1.201 Banco XXX
Por reparación de vehículo abc
122
-b-
CODIGO CUENTA
6.1.4.101 Depreciaciones XXX
1.3.2.503 Depreciación Acumuladas Edificios XXX
Gastos de depreciación edificios
b) Créditos: Por la cancelación al cierre del Ejercicio.
Ejemplo:
CODIGO CUENTA
3.4.1.101 Excedente o Déficit XXX
6.1.1.101 Gastos de Personal Administrativo XXX
6.1.2.102 Materiales y Suministros XXX
6.1.3.103 Servicios y Mantenimiento XXX
6.1.4.*** Depreciacionesy Amortizaciones XXX
Cierre del Ejercicio
GASTOS DE VENTAS 6.2
Representa todos los gastos incurridos en el proceso de ventas de mercancía,
tendrá la misma clasificación que los gastos de administración.
CODIGO CUENTA
6.2.1 Gastos de personal de venta
6.2.2 Materiales y Suministros
6.2.3 Servicios y Mantenimientos
123
OTROS INGRESOS NO OPERACIONALES 7
En esta cuenta se registran otros ingresos que perciba de forma extraordinaria
la Cooperativa.
CODIGO CUENTAS
7.1 Otros Ingresos
7.1.1 Otros Ingresos
7.1.1.101 Ingresos por intereses
Ingresos por intereses 7.1.1.101
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Por los ingresos recibidos.
b) Débitos: Por cierre de los ingresos al final del Ejercicio Económico.
OTROS EGRESOS NO OPERACIONALES 8:
En estas cuentas solo se utilizaran para egresos extraordinarios, como por
ejemplo perdidas por robos de activos, perdidas por incendios, etc.
CODIGO CUENTAS
8.1 Otros Egresos
8.1.1 Otros Egresos
8.1.1.101 Perdida por robo de activo
Perdidas por robo de Activo 8.1.1.101
124
OPERACIONES CONTABLES
a) Créditos: Por los ingresos recibidos.
b) Débitos: Por cierre de los ingresos al final del Ejercicio Económico.
CUENTAS DE ORDEN 9
Representan aquellas cuentas que reflejan ciertas clases de operaciones, que
interviniendo en la Asociación Cooperativa, no modifican ni alteran el patrimonio, su
contrapartida será las cuenta de orden per contra. Entre ellas tenemos proyectos
entregados, concesiones, etc.
Ejemplo:
CÓDIGO CUENTA
9.1.1.101 Proyectos entregados XXX
9.1.2.101 Proyectos entregados per contra XXX
Las herramientas en esta Investigación de Grado están cimentadas en los
módulos de trabajo de sistematización que utilizará el sistema contable compuesto
por un conjunto de Ventanas que representan el medio para desarrollar las actividades
de cada proceso, las mismas están encadenadas para lograr generar la salida que la
representan Los Libros y los Estados Financieros.
125
CAPITULO IV
Diseño De Un Sistema Contable Automatizado
Para Las Asociaciones Cooperativas
Alcance del Sistema Contable Automatizado para las Organizaciones Cooperativas -
SICCOOP
El Sistema está diseñado específicamente para que sea utilizado en diferentes
tipos de Asociaciones Cooperativas, en concordancia con las exigencias del Sistema
Contable establecido por la Superintendencia Nacional de Cooperativas –
SUNACOP, además se anexa el Manual de Usuario para su funcionalidad.
Metodología usada en el diseño del SICCOOP
El diseño fue elaborado bajo la Metodología Orientada Objeto (MOO),
específicamente Visual Basic versión 6.0 y Sistema Operativo Windows compatible
en las versiones 98/2000/Milenium/XP, para las contabilidad de las cooperativas.
Breve Descripción del Sistema SICCOP
El Sistema Contable para Asociaciones Cooperativas está dispuesto de manera
que cuando se ejecute, el usuario, a través de la ventana (Inicio de Sesión), debe
introducir sus datos (Nombre y Clave), tal información permitirá al software el
ingreso ó no según la comparación con los datos almacenados previamente.
Al ingresar al sistema, proporciona la pantalla principal la cual contiene los
siguientes elementos: Una Barra de Título, Una Barra de Menú para la Configuración
de la pantalla principal y para el manejo de Usuarios, Una Barra de Herramientas y
Un Menú tipo Árbol para las opciones propias de la Contabilidad. Para realizar una
126
Contabilidad, de no existir se debe registrar una Asociación por la Opción
Asociaciones-Registrar, de existir se debe seleccionar por las opciones Asociaciones-
Seleccionar.
Una vez seleccionada la Asociación se debe establecer y configurar el plan de
cuentas con que se desea trabajar, utilice para ello Plan de Cuentas-Cuentas. Vale
decir, que mientras se desarrolla la Contabilidad es posible ir incorporando o
modificando datos del Plan de Cuentas. Si solo desea consultar el Plan de Cuentas de
una Asociación, utilice las opciones Plan de Cuentas – Catálogo. Luego de realizado
en buena parte el Plan de Cuentas, puede establecer el Período de la Contabilidad que
desea trabajar, debe iniciar el 01 de Enero y finalizar el 31 de Diciembre del Año a
Procesar, según Ley de Cooperativas. Para ejecutar tal acción, use las Opciones
Ejercicios – Apertura. Vale destacar que el plan de cuenta se estructura, en cuanto al
primer digito. Para cada dígito se da la apertura respectiva a cada clasificación de las
partidas contables, en tal sentido se presenta el despliegue del código.
Código Cuenta.
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingreso
5. Costos
6. Gastos
7. Otros Ingresos no Operacionales
8. Otros egreso no Operacionales
9. Cuenta de orden
Es preciso mencionar que el sistema reconoce como en el siguiente digito a
las sub. Clasificación de cada subgrupo que presenta tres digitó
127
Sub. Grupo
Se clasifica con el tercer digito dentro del catalogo.
1. Activo
Activo Circulante
1.1.1. Activo Disponible
Finalmente el sistema reconoce todas aquellas cuentas, que están registrados
en el plan unico de cuenta en las cooperativas.
Una vez establecido lo anterior utilice la opción Comprobante del Menú
Principal, para registrar los movimientos financieros a través de Asientos Contables
La Ventana Comprobantes, tiene dos (2) secciones, la Sección Comprobantes
donde se registran los datos bases como Referencia, Tipo, Descripción y Fecha. La
sección Detalles es para seleccionar las cuentas y asentar sus respectivos montos, en
esta sección es modificable, las cuentas y los montos de las cuentas.
En el momento en que se hayan terminado los registros de los Asientos se
requiere finalizar la Contabilidad de la Asociación, constituye el Proceso de Cierre, el
cual implica impedir en lo sucesivo la modificación de los saldos pertenecientes a las
cuentas auxiliares; para ello, use la opción Ejercicio – Cierre.
Finalmente en cuanto a la Contabilidad, el Sistema permite generar en modo
de Consultas por pantalla y/o a través de Reportes vía impresora los libros: Libros
Diarios, Libros Auxiliares, y los Estados Financieros que lo constituyen el Balance
General y el Estado de Resultados.
128
Entradas, Procesos y Salidas del Diseño del SICCOP
Entradas:
1. Nombre y clave de usuario
2. Datos generales de las asociaciones cooperativas
3. Información de las cuentas
4. Fechas de Inicio y Finalización del ejercicio Contable
5. Datos de los comprobantes:
- Datos generales de los comprobantes
- Cuentas con sus respectivos movimientos
6. Período de fechas para la generación de informes
7. Datos Generales de los Usuarios
Procesos:
1. Registro y actualización de las Asociaciones Cooperativas.
2. Registro y actualización correspondiente a todos los movimientos
financieros de las Asociaciones Cooperativas en un período contable.
3. Registro y actualización del Plan de Cuentas correspondiente a cada
Asociación Cooperativa.
4. Establecimientos de los Períodos Contables de cada Asociación
Cooperativa.
5. Cierre de los Períodos Contables de cada Asociación Cooperativa.
Salidas:
1. Generar los siguientes reportes
- Libros Diarios.
- Libros Auxiliares
- Balance General
- Estado de Resultados
129
Funciones del Sistema Contable Automatizado para las Organizaciones
Cooperativas - SICCOP
Funciones del Sistema Propuesto:
1. Restringir el Ingreso a los Usuarios:
Representa el proceso que permite la autenticación de los usuarios que
desean ingresar al sistema, allí el sistema decidirá, si ingresa o no al
sistema, basado en el nombre de usuario y la clave suministrada por el
Administrador del Sistema.
2. Realizar los Procesos de:
- Registro y actualización de las Asociaciones Cooperativas: Constituye
el Subproceso inicial del Sistema, tiene como objetivo registrar la
información básica de las asociaciones a quien se les llevará la
contabilidad, entre otros datos están: Nombre, Dirección, Teléfonos.
- Registro y actualización correspondiente a todos los movimientos
financieros de las Asociaciones Cooperativas en un período contable:
Representa el procedimiento que permite almacenar los movimientos
contables a través de los Asientos, considerando aspectos como:
identificador y Descripción del Asiento, Tipo (Inicial, normal), Fecha
del Movimiento). Para realizar este proceso, filtra y permite utilizar
solo las cuentas de tipo auxiliar para modificar su saldo, al mismo
tiempo, controla que los saldos de ambas columnas, es decir, la
columna del debe y la columna del haber tengan el mismo saldo.
- Registro y actualización del Plan de Cuentas correspondiente a cada
Asociación Cooperativa: Permite incorporar los datos de las cuentas
para ir estructurando el Plan de Cuentas quien representa un elemento
fundamental para los registros de los movimientos financieros. El
sistema debe validar el tipo de cuenta que se incorpore en cuanto que
lugar le corresponde en la estructura según como sea código de
130
identificación. Por último, solo es modificable el nombre y en aquellas
ocasiones donde permanezca con saldo en cero (0) el tipo de cuenta es
modificable.
- Establecimientos de los Períodos Contables de cada Asociación
Cooperativa. Encargado de Asociar a una Asociación Cooperativa un
período contable: Este paso se realiza una única vez, antes de
comenzar a realizar los asientos.
- Cierre de los Períodos Contables de cada Asociación Cooperativa:
Permite establecer el fin de la Contabilidad para una Asociación en un
Período Contable. Luego de realizar el proceso de cierre, se prohíbe a
todo usuario cualquier modificación, es decir, el sistema solo permite
consulta de información.
3. Realizar actividades de Validación ó Controles de datos a fin de dar
consistencia a los datos en los procesos mencionados anteriormente:
Los procedimientos de validación se encuentran de cada módulo de
Registro y Actualización de datos (mencionados anteriormente), con el
objetivo de dar la mayor fiabilidad y consistencia a los datos que se
almacenarán en el sistema.
4. Generar información a través de Consultas y/o por medio de Reportes:
- Libros Diarios. Una vez, realizado el primer asiento de la
Asociación, es posible que el sistema genere una consulta del
Libro diario, pues es este, quien expresa todo los movimientos
registrados en el sistema ya sean que estén cuadrados o no, es
decir, que tengan el mismo saldo el grupo de cuentas registradas
por el debe contra el saldo del grupo de cuentas registradas por el
haber.
- Libros Auxiliares. Se revela en esta consulta, como ha sido el
movimiento de una cuenta auxiliar previamente seleccionada, debe
expresar cada modificación que ha tenido especificando
características como fecha del movimiento, monto de la
131
transacción, referencia de donde está alojado, es decir,
identificación del movimiento que lo registra.
- Balance General. Permite la generación y visualización del
Balance General, dentro un período contable, especificando fechas,
cuentas y sus respectivos saldos en formato según el Plan de
Cuentas, generalmente de cuatro (4) columnas.
- Estado de Ganancias y Pérdidas. Permite la generación y
visualización del Estado de Resultados, dentro un período
contable, especificando fechas, cuentas y sus respectivos saldos en
formato según el Plan de Cuentas.
5. Registro y Actualización de los Usuarios que operarán el Sistema:
Este procedimiento representa la configuración de la Seguridad del
Sistema permitiendo el registro de los usuarios, además, caracteriza a
cada uno según la acción que desempeñara, es decir, es allí donde se
define cual es la permisología que cada usuario tendrá en el sistema.
6. Suministrar Ayudas sobre temas relacionados según la ubicación en el
momento de la solicitud de ésta:
El Sistema tendrá una ayuda en línea, es decir, en cualquier momento
que el usuario necesita y según el sitio que esté ubicado el sub-
módulo de ayuda le dará una guía para resolver las situaciones que
éste requiera.
Descripción de las Pantallas para Ejecutar los Procesos del SICCOP
A continuación se presenta un conjunto de pantallas donde se da a conocer la
funcionalidad del Sistema.
132
Pantalla Principal Del Sistema: Contiene los siguientes elementos:
1. Barra de Título: Muestra el título del Sistema y el nombre de la
asociación seleccionada por el usuario.
2. Barra de Menú: Muestra las opciones para configurar la pantalla del
sistema, actualización de usuarios del sistema, y ayuda del mismo.
3. Barra de Herramienta: Presenta las opciones mas usadas en forma de
íconos.
4. Menú de opciones (Tipo árbol): Son los módulos y submódulos del
sistema que permiten realizar los procedimientos
5. Barra de Estado: Permite la visualización de las actividades que están
ejecutando el sistema.
6. Área para actualización y visualización de los datos: Es la sección
derecha de la pantalla donde se alojaran las ventanas para
actualización, catálogos, cuadro de dialogo, ayuda y vistas previas de
reportes.
Figura 1. Ventana Principal del Sistema Contable para Cooperativas
133
Pantalla de Inicio de Sesión (Seguridad)
La Ventana de Inicio de Sesión, le permite al Sistema verificar si el Usuario
tiene autorización de ingreso al mismo, y además, que tipo de acciones puede
realizar una vez este autorizado.
Figura 2. Ventana Seguridad, Inicio de Sesión
134
Al ingresar al Módulo de Asociaciones se despliega un submenú contentivo
de las opciones Seleccionar y Registrar.
Pantalla Para Registrar Y Actualizar Datos De Asociaciones: Esta ventana le
permitirá registrar una nueva asociación o modificar los datos de una existente.
Figura 3. Información de las Cooperativas
135
Pantalla Catálogo De Asociaciones: Es una lista de asociaciones
registradas en la Base de Datos con la siguiente información: Código, Nombre y
Tipo de Asociación. En esta ventana el usuario tiene la opción de seleccionar una
asociación, luego el sistema activará toda la información registrada anteriormente
por ésta.
Figura 4. Ventana Catálogo de Asociaciones
Pantalla Catálogo De Cuentas: Es una lista de cuentas clasificadas por
Clases, Grupos, Sub-grupos con sus respectivos códigos asociados a una
cooperativa.
Figura 5. Ventana Catálogo de Cuentas
136
Pantalla Plan Estándar De Asociación:
Es un patrón legal suministrado por la Superintendencia Nacional de Cooperativas y Organismos de Integración, por el cual se deben regir las asociaciones para establecer su plan definitivo de cuentas.
Figura 6. Ventana Plan de Cuentas Estándar
Pantalla Cuentas Permite la Adición de Cuentas y Modificación de las existentes en la
Base de Datos, previa selección del usuario.
A continuación se muestra la pantalla para actualizar la información
de las cuentas:
137
Figura 7. Ventana Información de la Cuenta
La Ventana contiene los siguientes elementos:
Código: Es el identificador de la cuenta según el plan único de cuenta para
las cooperativas.
Nombre: Descripción de la cuenta
Tipo: Mayor; es la que agrupa una serie de cuenta y las auxiliares; son las
cuentas de movimiento.
138
Apertura del Ejercicio: Esta pantalla permite definir el período económico
que tiene la asociación, es decir desde el 01- 01 al 31-12 de cada año.
Figura 8. Ventana Apertura de l Ejercicio
La pantalla Cierre del Ejercicio: es la que permite cerrar el ejercicio
económico. Al realizar el cierre, no permitirá en lo sucesivo modificaciones en las
cuentas.
Figura 9. Ventana Cierre de Ejercicio
139
Comprobantes: En esta ventana destinada para llevar los movimientos
contables por medio de los asientos.
Figura 10. Ventana Comprobantes
Para la visualización de los libros (Auxiliares y Diarios) así como, los Estados
Financieros (Balance General y Estados de Resultados), se presenta una ventana
que permitirá al usuario seleccionar todo el período contable o solo una parte del
mismo.
Figura 11. Ventana Período Contable para Reportar
140
Pantalla Reportes (Vista previa de los Reportes) En las opciones para emitir los libros y los estados financieros el Sistema nos
lleva al generador de informes el cual mostrará la información por pantalla o por
impresora.
A continuación se muestran el grupo de informes que genera el sistema:
Figura 12. Ventana del Informe Libro Mayor Auxiliar
141
Figura 13. Ventana del Informe Libro Diario
142
Figura 14. Ventana del Informe Balance General
143
Figura 15. Ventana del Informe Estado de Excedente ó Déficit
144
Módulos y Servicios Complementarios
Pantalla para Actualización de Usuarios Ventana que permite la Adición y Modificación de Usuarios que usarán el Sistema.
Figura 16. Ventana de Usuarios.
145
Manual del Usuario
Con el siguiente Manual se pretende que cualquier usuario autorizado pueda
acceder, ingresar datos y tener ayudas del funcionamiento del Sistema, además
obtener información financiera fidedigna, exacta y oportuna.
146
Manual de Usuario
Sistema Contable de Asociaciones Cooperativas
Versión 0.0.
Como Ejecutar el Sistema Contable de Asociaciones Cooperativas.
Para iniciar el Sistema, realice doble Click en el Icono del
Escritorio.
Como Ingresar al Sistema
El Usuario debe suministrar en la Ventana de “Seguridad, Inicio de Sesión” el
Nombre y la Clave de Usuario proporcionada por el Administrador del Sistema,
(como lo indica la figura siguiente) luego presione el Botón Aceptar .
147
Al validar el Nombre y la Clave desaparece la Ventana de “Seguridad, Inicio
de Sesión” quedando el Sistema libre para ser usado.
En caso de no tener autorización, el sistema envía un mensaje de error.
Iniciando la Contabilidad de una Asociación Cooperativa
• Considerando que la Asociación existen en la Base de Datos
Utilice la Opción “Asociaciones”, luego haga click en “Seleccionar”. Se
despliega la siguiente figura:
148
Seleccione una Asociación, luego presione el Botón “Aceptar” . Use el Botón “Cancelar” para salir del Catálogo de Asociaciones.
• Considerando que la Asociación No existe en la Base de Datos
Utilice la Opción “Asociaciones”, luego seleccione “Registrar”.
Mostrando el cuadro de diálogo “Información de la Cooperativa”, como se
muestra en la figura siguiente:
149
Presione el Botón Incluirir , ingrese los Datos solicitados (Nombre,
clave, dirección, ciudad, tipo, actividad y Plan de Cuentas ), luego presione el botón
Guardar .
A continuación debe Seleccionar la Asociación en el Catálogo de Asociación.
(Ver Considerando que la Asociación existe en la Base de Datos)
Configurando el Plan de Cuentas
Seleccione Plan de Cuentas, luego Cuentas; a continuación se despliega la
Ventana Cuentas, como se muestra en la figura siguiente:
150
Consultando el Plan de Cuentas existente
Use el Botón para activar el Plan de Cuentas
• Agregando una Cuenta
En la Ventana Plan de Cuentas, Presione el Botón Agregar , Ingrese
los Datos de la Cuenta (identificador ó código, nombre y tipo de Cuenta), luego
presione el Botón Guardar .
• Modificando una Cuenta
En la Ventana Plan de Cuentas, Presione el Botón Modificar ,
Ingrese los Datos a modificar de la Cuenta (nombre), luego presione el Botón
Guardar .
• Eliminando una Cuenta En la Ventana Plan de Cuentas, solo es posible eliminar una cuenta,
solo si no tiene movimientos diarios. Al tener la información de la Cuenta en la
Ventana, use el Botón Eliminar.
• Buscando una Cuenta
- Utilice el Botón Buscar, transcriba el nombre de la Cuenta a buscar,
luego presione el Botón Ejecutar Búsqueda.
151
Consultando el Plan de Cuentas (Asociado a la Empresa).
Para Visualizar rápidamente el Plan de Cuentas, presione “Plan de Cuentas”,
luego “Catálogo”, se mostrará la siguiente figura:
Si desea consultar o modificar una cuenta en particular, seleccione la cuenta
del Catálogo con un click luego, presione el botón Aceptar
.
152
Consultando el Plan Estándar de Cuentas
Para Visualizar el Plan de Cuentas Estándar, que proporciona la SUNECOOP,
presione “Plan de Cuentas”, luego “Plan Estándar de Cuentas”. Se mostrará la figura
siguiente:
153
Estableciendo el Período del Ejercicio Económico.
Realice Click en la Opción “Ejercicio”, luego Apertura.
En el Cuadro de dialogo “Apertura de Ejercicio” (Mostrada en la figura
siguiente), se muestran 2 Cajas contentivas de fechas, especifique allí las fechas para
definir el período referentes a los movimientos contables de la Asociación
Cooperativa, luego presione el botón Aceptar .
154
Realizando los Asientos Contables
En el Menú Árbol, presione la opción Comprobantes. Al visualizar la
Ventana “Comprobantes” se observan dos (2) secciones (Se muestra en la figura
siguiente), la sección superior para registrar los datos generales: Identificador, Fecha,
Tipo y Descripción. La Sección Detalles está destinada para incorporar las cuentas
auxiliares y sus montos.
155
Utilice el botón Agregar Comprobante de la Barra de Herramientas de
la sección Comprobantes para construir un nuevo Comprobante, a continuación
transcriba los datos generales, posteriormente trabajar con las cuentas realice o
siguiente:
• Botón “Agregar cuenta” de la sección detalles, para incorporar una
cuenta en el asiento contable.
• Botón “Modificar el Monto” de la sección detalles, para modificar el
monto de una cuenta en el asiento contable
• Botón “Eliminar cuenta” de la sección detalles, para eliminar una
cuenta del asiento contable
• Finalmente, para guardar el Comprobante use el Botón “Guardar
Información del Comprobante”
• En caso de no querer guardar los cambios, use el Botón “Cancelar” .
Modificando los Asientos Contables
En la Ventana “Comprobantes”, utilice el Botón “Modificar Comprobantes”
de la sección Comprobantes, para cambiar fecha y Descripción del
Comprobante así como también, las cuentas del asiento, finalmente presione el Botón
“Guardar Información del Comprobante” .
En caso de no querer guardar los cambios, use el Botón “Cancelar” .
156
Eliminando los Asientos Contables
En la Ventana “Comprobantes”, utilice el Botón “Eliminar Comprobante”
de la sección Comprobantes
Generando los Libros Auxiliares
En el Menú Árbol, presione la opciones Libros – Auxiliares; a continuación se
presenta la Ventana para establecer el período que desea para el reporte, luego
presione el botón “Aceptar” . Como muestra la figura siguiente.
A continuación se genera el Informe Libro Mayor Auxiliar, como se muestra
en la figura siguiente:
157
Use el Botón “Imprimir” para enviar el informe a la impresora.
Use el Botón “Zoom” , para acercar o alejar la
presentación del informe.
158
Generando los Libros Diarios
En el Menú Árbol, presione la opciones Libros – Diarios; a continuación se
presenta la Ventana para establecer el período que desea para el reporte, luego
presione el botón “Aceptar” .
A continuación se genera el informe Libro diario como se muestra en la figura
siguiente:
159
Use el Botón “Imprimir” para enviar el informe a la impresora.
Use el Botón “Zoom” , para acercar o alejar la
presentación del informe.
Generando El Balance General
En el Menú Árbol, presione la opciones Estados Financieros – Balance
General; a continuación se presenta la Ventana para establecer el período que desea
para el reporte, luego presione el botón “Aceptar” .
A continuación se genera el Informe Balance General como se muestra en la
figura siguiente:
160
Use el Botón “Imprimir” para enviar el informe a la impresora.
Use el Botón “Zoom” , para acercar o alejar la
presentación del informe.
Generando El Estado de Resultados
En el Menú Árbol, presione las opciones Estados Financieros – Estado de
Resultados; a continuación se presenta la Ventana para establecer el período que
desea para el reporte, luego presione el botón “Aceptar” .
A continuación se genera el informe Estado de Resultados como se muestra en
la figura siguiente:
161
Use el Botón “Imprimir” , para enviar el informe a la impresora.
Use el Botón “Zoom” , para acercar o alejar la
presentación del informe.
Como actualizar los datos de los Usuarios
Use la Opción “Usuarios” de la Barra de Menú luego “Actualizar”, se
desplegará la ventana “Usuarios” como se muestra en la figura siguiente:
162
Como obtener ayudas del Sistema
Utilice el Botón de la Barra de Herramientas.
Ingresando como otro usuario
En el Menú Árbol, presione las opciones Salir – Cerrar Sesión.
Otra vía para Ingresar como un usuario diferente es utilizando la Barra de
Menú, presione la Opción Salir – Cerrar Sesión.
Como Salir del Sistema.
En el Menú Árbol, presione las opciones Salir – Salir del Sistemas.
Otra vía para Salir del Sistema es utilizando la Barra de Menú, presione la
Opción Salir – Salir del Sistema.
163
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Una vez analizada la información recopilada, se procede a presentar las
siguientes conclusiones.
‐‐ Las cooperativas se han venido trasformando en organizaciones abiertas y
flexibles al cambio socio-económico que se propicia en el entono y en sus
asociados buscando soluciones empresariales realmente modernas, como es
el de los sistemas contables, lo que conlleva al desarrollo y mejor
aprovechamiento del entorno.
‐‐ Los sistemas contables son un medio formal de resumir datos para ayudara
coordinar las decisiones colectivas a la luz de papeles objetivos de una
organización, es el eje alrededor del cual se toman las mayorías de las
decisiones financieras en de las empresas.
‐‐ La importancia que ha tomado la existencia de los sistemas contables
cooperativistas para el mejoramiento en la toma de decisiones, lo ha
convertido en un factor determinante, ya al no contar con este sistema, las
cooperativas pueden correr el riesgo de presentar deficiencias
administrativas, que puedan traer como consecuencia la liquidación de las
mismas.
‐‐ Los sistemas contables tienen como propósito el procesamiento de los datos
con la finalidad de obtener información más detallada y exacta aumentando la
celeridad de sus gestaciones, así como totalizar la información disminuyendo
el esfuerzo.
‐‐ Un sistema de administración financiera eficaz se basa en la disponibilidad de
164
datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos datos
son suministrados por el sistema contable de una organización. En respuesta
a factores como expansión, nuevos requerimientos de rendición de informes,
la necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor autosuficiencia y la
disponibilidad de una tecnología de costo relativamente bajo, un número cada
vez mayor de organizaciones están adoptando sistemas de contabilidad
computarizados que les suministrarán los datos que necesitan, en el momento
que los requieren Planificar y adoptar un sistema de contabilidad
computarizado eficiente podría parecer una tarea muy difícil y compleja para
cualquier administrador. La intención es ayudarle a considerar algunos de los
factores relevantes para tomar la decisión de computarizar o modernizar su
sistema contable.
‐‐ La decisión de automatizar el sistema contable generalmente depende de la
necesidad de contar con datos exactos, consistentes y oportunos en una
diversidad de formatos para rendición de informes.
‐‐ La mayoría de las organizaciones pasan por una progresión de sistemas
contables. Por lo general comienzan con un sistema manual (utilizando
papel), luego avanzan a una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas
de cálculo, lo más recomendable es la Implantación del Sistema
Automatizado para obtener información más precisa y en menos tiempo.
‐‐ Las mejoras del equipo y el software de computación facilitan más que nunca
la transición de una mezcla de papel y herramientas basadas en hojas de
cálculo a la implementación de un sistema computarizado, o la
modernización de un sistema existente. Los costos bajos de las computadoras
y del software también han logrado reducir el costo financiero que se requiere
para realizar este cambio.
‐‐ Antes de tomar una decisión con respecto a la automatización, se debe contar
con un sistema contable sólido y eficaz. La automatización de un sistema
deficiente no se mejorará por arte de magia.
165
Recomendaciones
En el sentido de dar respuesta a las interrogantes planteadas y a los objetivos
propuestos se recomienda lo siguiente:
‐‐ Desarrollar un sistema contable automatizado para las cooperativas con el
objeto de cubrir las necesidades en el manejo de información de las
asociaciones cooperativas; lo que permitirá; a través de éste le suministre una
información confiables y a tiempo, con la conciente de tomar decisiones
ajustadas a la situación económica financiera de las asociaciones, lo cual
coadyuvará en mejorar el cumplimiento de sus actividades para así cumplir
con el objetivo de todas asociaciones.
‐‐ Contratar a un programador para el desarrollo del Sistema computarizado con
los conocimientos siguientes: Software (aplicación) Visual Basic 6.0,
Manejador de Base de Datos (Access de Windows, mínimo) y conocimientos
básicos de sistemas de información.
‐‐ Plataforma de Hardware: Se recomienda como requerimiento mínimo un
Computador con Procesador Pentium I, Memoria RAM 64 Mb, un Monitor a
Color y una Impresora de Matriz de Punto/Inyección/Láser.
‐‐ Establecer los niveles de usuarios que van a operar con el Sistema, esto
permitirá obtener información mas exacta y confiable al momento que se
genere los reportes emitidos por dicho sistema.
‐‐ Se recomienda la Implantación del Sistema Contable Automatizado para las
Asociaciones Cooperativas, que ayudará a la toma de decisión en un
momento dado a los Gerentes de dichas Cooperativas.
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