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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DIRECCIÓN DE POSGRADO
Modelo procesal para conciliar los bienes de larga duración de las oficinas del
exterior_ Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, utilizando los
Sistemas ESIGEF y ESBYE, durante el período 2017-2018
Trabajo de investigación previo a la obtención del Grado Académico de Magister
en Administración Jurídico Tributaria y Financiera
AUTORA: Lcda. CPA. Pérez Arias Paulina del Rosario
TUTOR: Ing. Leonardo Patricio Salvador Pérez, MSc.
Quito, 2019
REFERENCIAS DEL AUTOR: Lcda. Paulina del Rosario Pérez Arias.
e-mail: [email protected]
REFERENCIAS DEL TUTOR: Ing. Leonardo Patricio Salvador, Msc. Mail:
e-mail: [email protected]
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: En esta investigación se utilizó el método de
observación directa, para corroborar que no existe procedimientos internos en las
oficinas del exterior del MREYMH
Paulina del Rosario Pérez Arias (2019). Tesis sobre “Modelo Procesal para
conciliar los bienes de larga duración de las oficinas del exterior_ Ministerio
de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, utilizando los sistemas
ESIGEF y ESBYE, durante el período 2017-2018”. Trabajo de investigación
previo a la obtención del grado académico de Magíster en Administración
Jurídico, Tributaria y Financiera, Facultad de Ciencias Administrativas,
Dirección de Posgrado. Quito: UCE. 86 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Paulina Del Rosario Pérez Arias, con número de cédula, 050197139-4 en calidad
de autora y titular de los derechos morales y patrimoniales del trabajo de titulación
MODELO PROCESAL PARA CONCILIAR LOS BIENES DE LARGA
DURACIÓN DE LAS OFICINAS DEL EXTERIOR_ MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y MOVILIDAD HUMANA, UTILIZANDO LOS
SISTEMAS ESIGEF Y ESBYE, DURANTE EL PERÍODO 2017-2018, modalidad
presencial de conformidad con el Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA
ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E
INNOVACIÓN, concedo a favor de la Universidad Central del Ecuador una licencia
gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra, con fines
estrictamente académicos. Conservo a mi favor todos los derechos de autor sobre la
obra, establecidos en la normativa citada.
Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
El autor declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma
de expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad
por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la
Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 2 días del mes de mayo del 2019
Paulina Del Rosario Pérez Arias
C.C. 0501971394
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
Yo, Leonardo Patricio Salvador Pérez, en calidad de tutor del trabajo de titulación,
MODELO PROCESAL PARA CONCILIAR LOS BIENES DE LARGA
DURACIÓN DE LAS OFICINAS DEL EXTERIOR_ MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y MOVILIDAD HUMANA, UTILIZANDO LOS
SISTEMAS ESIGEF Y ESBYE, DURANTE EL PERÍODO 2017-2018, elaborado
por el estudiante PAULINA DEL ROSARIO PÉREZ ARIAS, de la Dirección de
Posgrado de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del
Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne los requisitos
y méritos necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser sometido al
jurado examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de titulación
determinado por la Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 31 días del mes de octubre de 2018
Ing. Leonardo Patricio Salvador Pérez, MSc.
C.C. 1000811776
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
INVESTIGACIÓN
Yo, Leonardo Salvador Pérez, en calidad de tutor del trabajo de titulación,
MODELO PROCESAL PARA CONCILIAR LOS BIENES DE LARGA
DURACIÓN DE LAS OFICINAS DEL EXTERIOR_ MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES Y MOVILIDAD HUMANA, UTILIZANDO LOS
SISTEMAS ESIGEF Y ESBYE, DURANTE EL PERÍODO 2017-2018, elaborado
por el estudiante PAULINA DEL ROSARIO PÉREZ ARIAS, de la Dirección de
Posgrado de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del
Ecuador, APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencias con los parámetros
establecidos considerando el resultado del programa especializado para tal efecto, el
análisis y revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 2 días del mes de Mayo de 2019
Ing. Leonardo Salvador Pérez, MSc.
C.C. 1000811776
vi
URKUND
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
A Dios.-
Por haberme permitido llegar hasta este punto y
haberme dado salud y paciencia para lograr mis
objetivos, además de su infinita bondad y amor.
A mi Familia.-
Este trabajo de titulación lo dedico a mi papito
Gustavo Pérez P. que está en el cielo porque se lo
prometí, a mi mamita Rosario Arias A. por sus
oraciones y dedicación, a mis hermanas Ivonne y
Silvia como a Fernando Randi y su familia por estar
pendientes de todo lo que me sucede; y
principalmente a mis pequeños hijos Angy y Juan
Manuel, que me regalaron su tiempo y su amor,
siendo mi fuente de energía cuando más lo necesité.
Paulina Del Rosario Pérez Arias
ix
AGRADECIMIENTO
Me gustaría agradecer en estas líneas la ayuda que muchas
personas y colegas me han prestado durante el proceso de
investigación y redacción. En primer lugar, quisiera
agradecer a mi familia por simplemente ser fuente de
inspiración, a mi tutor, por haberme orientado en todos los
momentos que necesité sus recomendaciones, a mis
compañeros de trabajo y de maestría, como a todos los
profesores de las distintas materias de la Maestría por sus
conocimientos y vivencias que de seguro me quedarán
como una de las mejores experiencias de mi vida.
Así mismo, deseo expresar mi agradecimiento a las
autoridades del Ministerio de Relaciones Exteriores por
concederme las facilidades en la elaboración de mi tesis.
Y a la majestuosa Universidad Central del Ecuador por ser
mi segundo hogar.
Paulina Del Rosario Pérez Arias
x
CONTENIDOS
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN ....................... iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE INVESTIGACIÓN ...................................................................................................... v
URKUND ......................................................................................................................... vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ...................................................................................................... ix
CONTENIDOS .................................................................................................................. x
ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................. xii
RESUMEN .................................................................................................................... xiii
ABSTRACT ................................................................................................................... xiv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1
1 EL PROBLEMA .................................................................................................... 3
1.1 Planteamiento del Problema .................................................................................. 3
1.2 Formulación del Problema ..................................................................................... 4
1.3 Objetivos ................................................................................................................ 4
1.3.1 Objetivo General .................................................................................................... 4
1.3.2 Objetivos Específicos ............................................................................................ 4
1.4 Hipótesis ................................................................................................................ 4
1.5 Justificación ........................................................................................................... 5
2 MARCO REFERENCIAL ..................................................................................... 7
2.1 Marco Teórico ....................................................................................................... 7
2.1.1 Contabilidad Gubernamental. ................................................................................ 7
2.1.2 Valorización de Activos Fijos. .............................................................................. 8
2.1.3 Aplicación de la Norma Internacional de Información, NIC 16 Propiedad,
planta y equipo ....................................................................................................... 9
2.2 Marco Legal ......................................................................................................... 11
xi
2.2.1 Normas de control interno para las entidades, organismos del sector
público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos. ................................................................................................ 11
2.2.2 Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control
de los bienes e inventarios del sector público. ..................................................... 13
2.2.3 Acuerdo 033 Obligación del Sistema de Bienes. “ESYBE” ............................... 22
2.2.4 Acuerdo 0037 Del Mremh En El Cual Se Expide El Reglamento De
Administración De Asignaciones Ingresos Y Egresos En El Exterior ................ 23
2.3 Marco Conceptual ................................................................................................ 27
3 METODOLOGÍA ................................................................................................ 34
3.1 Tipos de investigación ......................................................................................... 34
3.2 Métodos ............................................................................................................... 34
3.3 Técnicas ............................................................................................................... 34
3.4 Fuentes de información ........................................................................................ 35
4 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................... 36
4.1 Diagnóstico de situación interna de las Oficinas en el Exterior .......................... 36
4.2 Identificación de los problemas en la conciliación de los dos Sistemas .............. 40
4.3 Descripción de las variables aplicables al modelo procesal para la efectiva
conciliación de los bienes de larga duración en los sistemas “eSIGEF” Y
“eSBYE” .............................................................................................................. 65
4.4 Establecimiento de procedimientos para el manejo del modelo procesal. .......... 68
5 MODELO PROCESAL ....................................................................................... 70
5.1 Generalidades. ..................................................................................................... 70
5.2 Antecedentes. ....................................................................................................... 70
5.3 FUNDAMENTOS DE DERECHO.- ................................................................... 71
5.4 DESARROLLO DEL MODELO ........................................................................ 72
5.5 Esquema del Modelo Procesal ............................................................................. 74
5.6 Resultado de aplicación del modelo: Informe de conciliación ............................ 79
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 81
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................. 83
xii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura No. 1. Marco Legal ............................................................................................. 11
Figura No. 2. Periodicidad de constatación física .......................................................... 41
Figura No. 3. Matrices de ESBYE comprobado con asignaciones de fondos................ 42
Figura No. 4. Matrices en ESBYE comprobando la moneda local ................................ 43
Figura No. 5. Matrices en ESBYE comprobando las depreciaciones ............................ 44
Figura No. 6. Registros en ESBYE con NIC y NIFF ..................................................... 45
Figura No. 7. Requisitos cumplidos, previa adquisición de bienes en el exterior .......... 46
Figura No. 8. Requisitos previo la baja de bienes .......................................................... 47
Figura No. 9. Periodicidad en capacitaciones................................................................. 48
Figura No. 10. Nivel de conocimiento de la normativa.................................................. 49
Figura No. 11. Prioridad en los requerimientos de información .................................... 50
Figura No. 12. Celeridad para descargo de consultas..................................................... 51
Figura No. 13. Periodicidad de constatación física ........................................................ 52
Figura No. 14. Grado en que cubre las necesidades dela misión diplomática ............... 53
Figura No. 15. Periodicidad de consultas a planta central.............................................. 54
Figura No. 16. Conocimiento relativo a la normativa de baja de bienes ........................ 55
Figura No. 17. Oportunidad en los reportes de carga en matrices ESBYE .................... 56
Figura No. 18. Aspectos que dificultan el registro efectivo de BLD ............................. 57
Figura No. 19. Diferencial cambiario en la valoración de bienes .................................. 58
Figura No. 20. Medidas para mejorar la administración de BLD .................................. 59
Figura No. 21. Recursos protegidos por aseguradoras ................................................... 60
xiii
Título: Modelo procesal para conciliar los bienes de larga duración de las oficinas del
exterior_ Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, utilizando los
sistemas ESIGEF y ESBYE, durante el período 2017-2018
Autora: Lcda. CPA. Paulina Del Rosario Pérez Arias
Tutor: Ing. Leonardo Salvador Pérez, Msc.Z
RESUMEN
El presente trabajo tiene como objeto demostrar que con el desarrollo de un modelo
procesal se logró conciliar eficientemente los bienes de larga duración de las oficinas
del exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, utilizando los
sistemas “ESIGEF” y “Esbye” durante el período 2017-2018, modelo que contiene los
procedimientos para solucionar los problemas evidenciados en el diagnóstico de la
situación interna de las Oficinas en el Exterior, la identificación de los problemas en la
conciliación de los dos Sistemas, y la descripción de las variables aplicables al modelo
procesal para la efectiva conciliación de los bienes de larga duración en los sistemas, en
concordancia con la normativa legal vigente, establecidas por los entes de control.
Con el modelo procesal se logró equiparar los saldos del sistema financiero ESIGEF
con los saldos del Sistema de bienes ESBYE, además se concilió con las tomas físicas
de los bienes adquiridos en el exterior, generadas en matrices legalizadas por los jefes
de oficina en el exterior, cumplimiento así el uso obligatorio del Módulo de Bienes
eSBYE, establecido en el Acuerdo Ministerial Nro. 033 del 18 de febrero del 2016,
emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas.
PALABRAS CLAVE: MODELO PROCESAL / ESIGEF” / ESBYE / CONCILIAR/
DIAGNÓSTICO/ BIENES
xiv
TITLE: Procedural model to reconcile long-term assets of the foreign offices_ Ministry
of Foreign Affairs and Human Mobility, using the ESIGEF and ESBYE systems, during
the period 2017-2018
Author: Lcda. CPA. Paulina Del Rosario Pérez Arias
Tutor: Ing. Leonardo Salvador Pérez, MsC.
ABSTRACT
The purpose of this paper is to demonstrate that with the development of a procedural
model it was possible to efficiently reconcile long-term assets of the foreign offices of
the Ministry of Foreign Affairs and Human Mobility, using the systems "eSIGEF" and
"eSBYE" during the period 2017-2018, model that contains the procedures to solve the
problems evidenced in the diagnosis of the internal situation of the Foreign Offices, the
identification of the problems in the reconciliation of the two Systems, and the
description of the variables applicable to the procedural model for the effective
reconciliation of long-term assets in the systems, in accordance with the legal
regulations in force, established by the control entities.
With the procedural model, the balances of the eSIGEF financial system were
equated with the balances of the eSBYE system of goods, and it was also reconciled
with the physical intakes of the goods acquired abroad, generated in matrices legalized
by the heads of the foreign office, compliance with the mandatory use of the eSBYE
Goods Module, established in Ministerial Agreement No. 033 of February 18, 2016,
issued by the Ministry of Economy and Finance.
KEY WORDS: PROCEDURAL MODEL / ESIGEF "/ ESBYE / RECONCILE /
DIAGNOSIS / GOODS.
1
INTRODUCCIÓN
La Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.1.5.2 relacionada con la cuenta
Propiedad Planta y Equipo, y el Acuerdo Ministerial 033 de 18 de febrero de 2016,
establecen el uso obligatorio del módulo de bienes del sistema de bienes y existencias
(eSByE), desde el 1 de marzo de 2016, para el registro de adquisiciones, donaciones,
traspasos u otras formas de ingreso y egreso de bienes de larga duración y bienes de
control administrativo, con el objeto de mantener un registro actualizado de los
inventarios, así como, establecer la responsabilidad de conciliar los saldos contables con
el inventario de todos los bienes.
La inobservancia de las disposiciones por parte de las entidades dará lugar a la
determinación de responsabilidades y sanciones establecidas en el Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas; y que de la revisión a la información del eSIGEF y
eSBYE realizada por la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental se concluye que
las cuentas contables de bienes de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores no
se encuentran conciliadas, contraviniendo las disposiciones enunciadas en las
normativas vigentes.
El reglamento de bienes para el Sector Público, determina al 31 de diciembre del
2018, como último plazo para el cumplimento de las directrices dadas por los entes de
control.
Este argumento fundamenta la necesidad de crear un modelo procesal que permita la
ejecución inherente a la conciliación de saldos contables en el marco de los bienes de
larga duración en los Sistemas ESBYE Y ESIGEF de manera oportuna y efectiva.
En este sentido en el primer capítulo se plantea el problema que motiva el desarrollo
de esta tesis; en el segundo capítulo se describe toda la normativa determinante en la
aplicación del manejo correcto de los bienes de larga duración en el sector público; el
tercer capítulo describe los métodos y las técnicas con el fin de documentar el proceso
de conciliación de los activos fijos adquiridos por las oficinas en el exterior.
2
En el cuarto capítulo se evidencia los factores relevantes para la elaboración del
MODELO PROCESAL, mediante la recopilación de datos producto de las encuestas
realizadas a las 99 oficinas en el exterior, lo que representa el 100% del universo
investigado.
Las encuestas se realizar vía el software “SKYPE” que maneja la unidad de cuentas
del exterior de la Dirección Financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores y
Movilidad Humana.
Como conclusión en el quinto capítulo se describe el proceso práctico y ejecutado en
el MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y MOVILIDAD HUMANA,
adjuntando además el informe de conciliación como producto efectivo de la aplicación
del tema investigado.
El proceso práctico implicó mi asignación al equipo interdisciplinario para la
conciliación de bienes de propiedad, planta y equipo de cancillería, equipo integrado por
cuatro servidores de las áreas de Contabilidad, Cuentas del Exteriores y Bienes de las
Direcciones Financiera y Administrativa de cancillería.
Los bienes de propiedad de la cartera de estado citada, incluye los bienes adquiridos
por planta central en Quito, los bienes adquiridos por las oficinas en el exterior, los
bienes adquiridos por las coordinaciones zonales distribuidas en todo el Ecuador, bienes
donados, entregados en comodato y los bienes producto de las fusiones realizadas
mediante Decretos Presidenciales como son la ex SECRETARIA DEL MIGRANTE
“SENAMI” y la Secretaría Técnica de Cooperación Internacional “SETECI”.
Por las dificultades encontradas dentro del contexto mismo de la investigación, el
estudio está enfocado en los bienes adquiridos en el exterior, por la razón de que el
mayor porcentaje de des conciliación se halló en los libros y documentación
provenientes de las oficinas ubicadas como Embajadas, Consulados y Representaciones
Regionales del ecuador en el resto del mundo.
3
1 EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema
La imprevisión e informalidad en el uso eficiente de los Sistemas y Normativa
aplicada a los Activos de Larga Duración del Ministerio de Relaciones Exteriores y
Movilidad Humana adquiridos en las misiones diplomáticas del Ecuador, causa
irregularidad en las conciliaciones que determina la normativa aplicable al caso.
La estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, incluye
oficinas en el exterior, determinadas como Embajadas, Consulados y Representaciones
Regionales, los cuales cuentan con administradores y servidores que se dedican al
control y registro de los activos fijos adquiridos en el exterior, y según el Informe de
Auditoría DA4-0030-2009, correspondiente al período enero 2006-diciembre 2008, la
Contraloría General del Estado, recomienda que las asignaciones para gastos operativos
de las Misiones en el Exterior, Oficinas Consulares y Representaciones ante
Organismos Internacionales, sean manejados a través de Fondos Rotativos.
Con Acuerdo Ministerial Nro. 037 el Ministro de Relaciones Exteriores y Comercio
Exterior expide el Reglamento de Administración de Asignaciones, Ingresos y Egresos
en el Exterior, con fecha 02 de abril del año 2013.
En el año 2012, el Ministerio de Finanzas escogió a la Cancillería como Plan Piloto
para la ejecución de un Sistema integral que unifique los criterios de administración,
registro y control de los Activos de Larga Duración, con la aplicación de las Normativas
vigentes establecidas para el Sector Público, no obstante la situación geográfica y la
falta de asignación presupuestaria para viajar al exterior con el fin de realizar
constatación física de bienes y de documentos de respaldo, dificultó la generación de
resultados óptimos en el ámbito de conciliar códigos, valores contables, residual, en
libros, depreciación acumulada, ingresos, egresos, unificación de la moneda y demás
conceptos que requieren ser comparados en los dos Sistemas: financiero y de bienes.
4
Es así que hasta la presente fecha no se ha logrado equiparar los saldos del sistema
financiero eSIGEF con los saldos del Sistema de bienes eSBYE, así como también no se
ha conciliado las tomas físicas de los bienes adquiridos en el exterior con las matrices
generadas en el Sistema de Bienes, exponiendo al incumplimiento del uso obligatorio
del Módulo de Bienes eSBYE, establecido en el Acuerdo Ministerial Nro. 033 del 18 de
febrero del 2016. (Ministerio de Finanzas)
1.2 Formulación del Problema
¿Para conciliar eficientemente los bienes de larga duración en las oficinas del
exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, en los sistemas
“eSIGEF” y “eSBYE” por el período 2017-2018, será necesario crear un modelo
procesal?
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo General
Desarrollar un modelo procesal que permita conciliar eficientemente los bienes de
larga duración de las oficinas del exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores y
Movilidad Humana, utilizando los sistemas “ESIGEF” y “ESBYE”, durante el período
2017-2018
1.3.2 Objetivos Específicos
1. Diagnosticar la situación interna de las Oficinas en el Exterior
2. Identificar los problemas en la conciliación de los dos Sistemas
3. Describir las variables aplicables al modelo procesal para la efectiva conciliación
de los bienes de larga duración en los sistemas “eSIGEF” y “eSBYE”.
4. Establecer procedimientos para el manejo del modelo procesal.
1.4 Hipótesis
5
El desarrollo de un modelo procesal permitirá conciliar eficientemente los bienes de
larga duración de las oficinas del exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores y
Movilidad Humana, utilizando los sistemas “eSIGEF” y “eSBYE” durante el período
2017-2018.
1.5 Justificación
La propuesta de esta tesis puede servir de precedente para reforzar una teoría en
relación al manejo y administración eficiente de los bienes de larga duración en el sector
público.
El resultado de crear un modelo procesal como nuevo instrumento puede generar un
procedimiento más adecuado en la administración y uso de los bienes de larga duración
en el sector público.
El Ministerio de Relaciones Exteriores es una entidad pública descentralizada, creada
por la Constitución Política, dotada de autonomía normativa, técnica, administrativa,
financiera y presupuestaria, con personería jurídica y patrimonio propio, que tiene como
Misión ser:
(…) “el rector de la política internacional y ser responsable de la gestión y
coordinación de la misma, la integración latinoamericana y la movilidad humana,
respondiendo a los intereses del pueblo ecuatoriano, al que le rendirá cuentas de sus
decisiones y acciones en cumplimiento de los principios constitucionales y de las
normas del derecho internacional, en el marco de los planes nacionales de desarrollo”
(Ministerio de Relaciones Exteriores, 2018, pág. web)
“Entre los objetivos institucionales de la Cancillería se destaca la de incrementar la
protección de las y los Ecuatorianos en el exterior y la calidad, eficiencia y accesibilidad
de los servicios que brinda el Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana
– MREMH, en el Ecuador y en el exterior” (Ministerio de Relaciones Exteriores,
2018, pág. web).
En el entorno laboral en el que se desarrollan estas actividades profesionales, es
necesario la aplicación de un modelo procesal con la finalidad de dar cumplimiento
oportuno y efectivo a lo establecido en las Normas legales vigentes, pues el Ministerio
de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana está regulado por el Ente Rector de las
Finanzas Púbicas, (Ministerio de Finanzas) y la Contraloría General del Estado.
6
Cancillería está ubicada en la lista de las instituciones que no cumplió con el
Acuerdo 033 del Ministerio de Finanzas que establece:
Artículo 1:
“Disponer a las entidades que conforman el Presupuesto General del Estado, Gobiernos
Autónomos Descentralizados y Empresas Públicas que utilizan la Herramienta del Sistema
Integrado de Gestión Financiera (eSIGEF), el uso obligatorio del Módulo de Bienes del
“Sistema de Bienes y Existencias” (eSBYE), desde el 1 de marzo de 2016, para el registro de
adquisiciones, donaciones, traspasos u otras formas de ingreso y egreso de bienes de larga
duración y bienes de control administrativo, con el objeto de mantener un registro
actualizado de los inventarios” (Ministerio de Finanzas, 2016, pág. 3)
7
2 MARCO REFERENCIAL
2.1 Marco Teórico
2.1.1 Contabilidad Gubernamental.
Según el artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.-
faculta al Ministerio de Economía y Finanzas, expedir los principios y normas del
sistema específico y único de Contabilidad Gubernamental, además de la información
gerencial que permita integrar las operaciones financieras, presupuestarias,
patrimoniales y de costos, es así que éste artículo le describe a la Contabilidad
Gubernamental como:
“La Contabilidad Gubernamental, como parte del sistema de control interno, tendrá
como finalidades establecer y mantener en cada institución del Estado un sistema
específico y único de contabilidad y de información gerencial que integre las
operaciones financieras, presupuestarias, patrimoniales y de costos, que incorpore los
principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables al sector público, y que
satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales para la toma de decisiones, de
conformidad con las políticas y normas que al efecto expida el Ministerio de Economía
y Finanzas, o el que haga sus veces” (Contraloría General del Estado, 2018, pág. 6)
Otras definiciones emitidas en los instructivos y presentaciones del Ente Rector están
descritos en resumen de la siguiente manera:
La Contabilidad Gubernamental, es el método que se aplica para registrar
sistemáticamente las operaciones que ejecutan la dependencias y entidades del sector
público.
Uno de los objetivos principales de la Contabilidad Gubernamental, es la de
proporcionar información oportuna y efectiva con el fin de rendir cuentas ante la
ciudadanía en general.
En este contexto la Contabilidad Gubernamental es el empleo de una serie de
principios, normas y procedimientos técnicos que permite efectuar el registro ordenado,
8
cronológico y secuencial de los hechos económicos que ocurren en los organismos del
gobierno central y los gobiernos autónomos descentralizados.
En la contabilidad gubernamental se produce información financiera, patrimonial y
presupuestaria, que deberá ser confiable y oportuna, destinada a fortalecer el proceso de
toma de decisiones de las autoridades”.
Además, sirve como fundamento para el control que ejerce la Contraloría General del
Estado, Unidades de Auditoría Interna Institucionales y firmas privadas de auditoría.
Las etapas del proceso contable gubernamental son:
1.- Recepción de la información.
2.- Análisis de la documentación fuente.
3.- Registro de los hechos económicos en la etapa de su ejecución.
4.- Elaboración de estados financieros”.
Contribuye a la gestión financiera de la hacienda pública. Constituye el proceso de
registro sistemático, cronológico y secuencial de las operaciones patrimoniales y
presupuestarias de las entidades y organismos del Sector Público, desde el registro
original contable, con base devengado hasta la presentación de los estados financieros.
(Ministerio de Finanzas, 2016)
2.1.2 Valorización de Activos Fijos.
Los activos fijos o también conocidos como Propiedad, planta y equipo, o
Activos de larga duración que una entidad utiliza de manera permanente para generar
ingresos, o producir servicios.
Valorizar un activo fijo es sinónimo de estimar el activo fijo al valor actual, para
conseguir el valor razonable de un bien, existen varios métodos como los que se cita en
el Boletín Nro. 033 emitido por el Colegio de Contadores en el año 2017:
“Los activos fijos se valorizan, en principio, al costo, de adquisición o construcción
de los respectivos bienes. Dicho costo debe actualizarse posteriormente para reflejar los
efectos de la inflación (corrección monetaria), según se señala en los Boletines Técnicos
Nos 3.” (Boletín Técnico Nº 33 del Colegio de Contadores, 2017)
9
Según la NIC 16, los aspectos claves de la propiedad, planta y equipo son los
siguientes:
Su valoración está reconocida inicialmente según el costo de adquisición,
los costos incluyen todos los pagos directamente relacionados con la
ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que
pueda operar conforme a su uso planificado,
los costos incluyen la estimación de los costos de desmantelamiento o
restauración del bien, así como la adecuación del lugar donde se coloca el
bien.
Los bienes de larga duración “BLD” se deprecian durante su vida útil.
Los BLD, se pueden revalorizar a su precio de mercado, o valor razonable,
basados en informes técnicos o peritos especializados en cada clase de bien.
2.1.3 Aplicación de la Norma Internacional de Información, NIC 16 Propiedad,
planta y equipo
De acuerdo con la Norma Internacional de Información, NIC 16 Propiedad, planta
y equipo un elemento de activos fijos se reconocerá como tal siempre y cuando:
a) Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados
del mismo; y
b) El costo del activo que utiliza la entidad pueda ser estimado con fiabilidad.
“Una empresa podría tener activos fijos depreciables y activos fijos solo controlables
físicamente debido a que no cumplen la condición que exige la NIC 16 para ser
reconocidos como activos fijos” (SMS Latinoamerica, 2017)
Una vez que la propiedad, planta y equipo cumpla las condiciones para ser
reconocido como un activo, se valorará inicialmente por su costo de adquisición o costo
de producción, y como subsiguientes elementos los siguientes:
10
VALORACIÓN INICIAL
Otros términos se utilizan en la NIC 16, con el siguiente significado:
Depreciación.- es la distribución sistemática del valor depreciable de un activo,
mientras transcurre su vida útil.
Monto depreciable.- el valor de adquisición o el costo de producción más los gastos
adicionales que incrementan el valor del bien.
Valor en libros.- es el importe por el que se reconoce un activo, menos la depreciación
acumulada.
Valor residual.- es el importe estimado que la entidad podría obtener actualmente por
desapropiarse del bien, después de deducir los costos estimados por tal desapropiación,
si el activo ya alcanzara la antigüedad y todas las condiciones esperadas al término de
su vida útil.
Vida útil.- Período donde se espera utilizar el activo.
PRECIO DE ADQUISICIÓN
O
COSTO DE PRODUCCIÓN
- Gastos adicionales y directamente relacionados que se
produzcn hasta su puesta en marcha.
- Deducciónes como descuentos por pronto pago, etc..
- Impuestos indirectos no recuperables.
-Costos de rehabilitación.
-Gastos financieros, financiación directamente atribuible a la
adquisición.
11
2.2 Marco Legal
Figura No. 1. Marco Legal
Elaborado por: la autora
2.2.1 Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público
y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos.
2.2.1.- Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado
2.2.2.-Reglamento General para la administración, manejo y control de bienes del sector público (Contraloría)
2.2.3.-Normas de Contabilidad Gubernamental (Ministerio de Finanzas)
2.2.4.-Acuerdos e Instructivos del Ministerio de Finanzas
2.2.5.-Acuerdos e instructivos emitidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana
INFORME "COSO"
En relación a las Normas de control interno en el ámbito internacional se celebraron eventos que marcaron una etapa importante al respecto; en el año 1990 se publicó el documento "Control Interno - Marco Integrado"(Internal Control - Integrated Framework), elaborado por la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta conocida como la Comisión Treadway, quienes adoptaron el nombre de “COSO”.
406.- administración financiera - administración
de bienes
Desde el artículo 1 al artículo 155
3.1.5 propiedad, planta y equipo
Acuerdo 033 Obligación del Sistema de Bienes.
“ESYBE”
Acuerdo 0037 expide el reglamento de
administración de asignaciones ingresos y egresos en el exterior" artículo 23 al artículo
28
12
El informe COSO concentró los distintos enfoques existentes en el ámbito mundial,
en uno solo definiendo al control interno como un modelo integrado a la gestión de las
organizaciones, ejecutado por el personal de las entidades en sus distintos niveles
jerárquicos; que promueve la honestidad y la responsabilidad y suministra seguridad
razonable en el uso de los recursos para conseguir los objetivos de: impulsar el uso
racional de estrategias, promover la eficiencia en las operaciones, cumplir con las
normativas aplicables y contar con una herramienta apropiada para prevenir errores e
irregularidades.
Con éste antecedente, en el año 2002 la Contraloría General del Estado emitió las
Normas de Control Interno con el propósito de asegurar la correcta y eficiente
administración de los recursos y bienes de las entidades y organismos del sector público
ecuatoriano, que constituyen lineamientos orientados al cumplimiento de dichos
objetivos.
A continuación se enumeran los artículos que las oficinas del exterior deben aplicar
en el marco de la administración y uso de los bienes de larga duración:
406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES
406- 01 Unidad de Administración de bienes
406-02 Planificación
406-03 Contratación
406-04 Almacenamiento y distribución
406-05 Sistema de registro
406-06 Identificación y protección
406-07 Custodia
406-08 Uso de los bienes de larga duración
406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
13
2.2.2 Reglamento general para la administración, utilización, manejo y control de
los bienes e inventarios del sector público.
A continuación se detalla los artículos desde el artículo 1 hasta el artículo 155, en
relación con la ejecución reglamentada del uso y manejo de los bienes en el exterior.
El Reglamento de Bienes, sirve de base fundamental para fundamentar la gestión
inherente a custodiar, registrar y ejecutar los actos administrativos tato de INGRESOS,
como de EGRESOS de todos los bienes de propiedad del sector público.
El primer capítulo evidencia el alcance, los principios y los términos utilizados en la
citada base legal.
El segundo y tercer capítulos trata sobre la Obligatoriedad y responsabilidades en los
procesos de adquisición, reposición, registro, identificación, almacenamiento,
distribución, custodia, control ,egresos o bajas de bienes y sobre los regalos y presentes
de todas las instituciones del estado de acuerdo al artículo 233 de la Constitución de la
República del Ecuador.
El Reglamento de Bienes para el Sector Público, está dividido en títulos y capítulos,
siendo el aplicable al objeto de estudio el TITULO III.- DE LA ADMINISTRACIÓN
DE BIENES E INVENTARIOS. Normas de Contabilidad Gubernamental:
Expedido con Acuerdo de la Contraloría General del Estado No. 041-CG-2017, publicado en el Registro Oficial Suplemento 150 de 29-dic.-2017.
Los artículos del Reglamento General de Bienes emitidos por la Contraloría General del Estado, norman de manera general los aspectos inherentes a las adquisiciones, administración, custodia y baja de los bienes adquiridos en territorio nacional, y los cuales sirven de base para el reglamento destinado a regular las adquisiciones efectuadas por las oficinas en el exterior.
14
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (Norma 3.1.5)
Para determinar los valores de contabilización, se tendrá en cuenta los siguientes
conceptos:
Costo de adquisición, comprende el precio de compra más los gastos inherentes
a la misma.
Valor contable, Es equivalente al costo de adquisición o de donación, más los
aumentos o disminuciones registrados durante la vida útil del bien.
Valor en libros, Es el valor contable menos la depreciación acumulada.
Valor depreciable, es el costo de un activo u otro valor que lo haya sustituido,
menos su valor residual.
Reconocimiento
En el ingreso y egreso de Propiedad, Planta y Equipo, se efectuará la recepción, el
almacenamiento temporal, la custodia y el control de los bienes, hasta la entrega
recepción al custodio final.
Son bienes destinados a las actividades de administración, producción, suministro de bienes, servicios y arrendamiento.
Esta norma establece los criterios para el reconocimiento de la Propiedad, Planta y Equipo, revaluación, compra, venta, fabricación, remate, erogaciones capitalizables, baja, enajenación, traspasos internos, permuta, así como, para el mantenimiento, entrega-recepción, constataciones físicas y control de los mismos, excepto la pérdida de los mismos.
15
Se registrará como Propiedad, Planta y Equipo, si se cumplen los siguientes
requisitos:
Se destinan para uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para
arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos.
Se pueden utilizar durante más de un ejercicio fiscal.
Producen beneficios económicos o potencial de servicio público adicionales a
los que se darán si no se los hubiera adquirido.
Costo de adquisición igual o mayor a USD 100,00.
Las adquisiciones que no alcancen el valor de USD 100,00 serán registradas en las
cuentas de gastos corrientes y/o de inversión no depreciables.
Los elementos de Propiedad, Planta y Equipo que cumplan con las condiciones para
ser considerados como tales, se medirán por su costo, lo cual comprende:
El costo de adquisición incluido los aranceles de importación y los impuestos no
reembolsables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier
descuento o rebaja del precio.
Los costos directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las
condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la Entidad.
Para los elementos de Propiedad, Planta y Equipo que no puedan medirse por su costo,
se utilizará el concepto de costo atribuible, que consiste en el importe de su valor
razonable usado como sustituto del costo o del costo depreciado en una fecha
determinada y por una sola vez.
Contabilización
Las adquisiciones de Propiedad, Planta y Equipo se registrarán en la contabilidad,
debitando la cuenta seleccionada entre las opciones disponibles en los subgrupos bienes
de administración o de producción y acreditando, en cualquiera de los casos, la Cuenta
por Pagar que corresponda al devengado del gasto presupuestario.
16
En las cuentas de los subgrupos Inversiones en Obras en Proceso y en Programas
en Ejecución se registrarán los precios de los bienes adquiridos que pasen a formar
directamente parte del proyecto o programa de inversión.
Los bienes que no se integren al proyecto o programa en forma total, se los
reclasificará debitando las cuentas del subgrupo Bienes de Administración, acreditando
las de los subgrupos Inversiones en Obras en Proceso y en Programas en Ejecución.
El monto de la depreciación del período se trasladará a las cuentas de los subgrupos de
los Bienes de Administración correspondientes.
Las piezas de repuesto se contabilizarán como inventarios y se reflejarán en el
resultado cuando se consuman. Pero, las piezas de repuesto importantes y el equipo de
mantenimiento permanente, que la entidad espere utilizar durante más de un ejercicio
fiscal, cumplen normalmente las condiciones para ser calificados como elementos de
Propiedad, Planta y Equipo.
El valor contable, la depreciación periódica, la acumulada y el valor en libros de
Propiedad, Planta y Equipo, deberán ser controlados en registros auxiliares bajo
alguna de las siguientes opciones:
En forma individual.
Por cada componente, en la medida en que la vida útil de cada parte o pieza que
lo conformen sea diferente.
Por lote o grupo de similares características físicas, adquiridos en una misma
fecha, de igual valor unitario (siempre y cuando no sobrepase los USD 100,00),
destinados a una sola área física y misma actividad administrativa y/o
productiva.
Erogaciones
Las erogaciones para Propiedad Planta y Equipo se clasifican en:
Capitalizables y No Capitalizables.
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Capitalizables. Son adquisiciones, mejoras, adiciones y reparaciones
extraordinarias, que:
1. Aumentan su valor contable.
2. Incrementan su vida útil.
3. Amplían su capacidad productiva.
La contabilización se realizará incrementando las cuentas de Propiedad, Planta y
Equipo y acreditando la cuenta de actualización de activos.
Los costos asignados a las partes o piezas que se cambien o reemplacen, deberán
descontar el valor contable y la depreciación acumulada respectiva.
Las reparaciones de carácter extraordinario deben ser cargadas al activo,
incrementando su valor contable, este monto será depreciado en los años de vida útil de
conformidad con los criterios técnicos.
No Capitalizables. Comprenden los gastos en reparaciones ordinarias o periódicas,
orientadas a la conservación y mantenimiento de la capacidad de uso del bien y deberán
registrarse como gastos de gestión.
Revalorización
La revalorización se realizará regularmente para asegurar que el valor en los
libros, no existen una diferencia notoria del valor de mercado al final del período. Con
posterioridad a su reconocimiento, se contabilizará por su valor revalorizado, valor de
mercado menos la depreciación acumulada.
Se debe hacer una revalorización anual y si la variación no es muy significativa se
lo podrá realizar cada tres o cinco años.
Cuando se revalorice Propiedad, Planta y Equipo deberá afectar al valor contable,
valor residual, depreciación acumulada, el valor en libros y vida útil en forma
proporcional al proceso de revalorización.
18
Si el valor contable aumenta, se debe incrementar proporcionalmente el valor
residual y se recalculará la depreciación; si el valor contable disminuye, se debe
disminuir proporcionalmente el valor residual y se recalculará la depreciación, en estos
casos el valor contable revalorizado del bien no podrá ser menor al valor residual
original.
Incautación
En el caso de que existan bienes incautados, estos serán controlados
administrativamente, para lo que deberán estar debidamente codificados y registrados
a nivel de detalle específico que garantice la veracidad del bien.
Disminución y Baja
La venta, permuta, transferencia de dominio, entrega como parte de pago u otra
forma de traspaso de dominio, a título oneroso, de Propiedad, Planta y Equipo, deberá
registrarse eliminando el valor contable y la depreciación acumulada; la diferencia con
el valor en libros constituirá el costo y se contabilizará en la cuenta respectiva del
subgrupo Costo de Ventas y Otros.
Un elemento adquirido en una permuta se debe registrar a su valor de mercado, pero
si la transacción de intercambio carece de carácter comercial, o no se puede determinar
con fiabilidad tanto el valor del activo entregado como del recibido, se registrará por el
valor en libros del activo entregado.
El derecho monetario a percibir por el traspaso de dominio, se registrará con débito
en las Cuentas por Cobrar Venta de Activos no Financieros y crédito en la contra
cuenta del subgrupo Venta de Bienes y Servicios, que corresponda. La utilidad o
pérdida ocurrida en la transferencia se registrará independientemente como otro ingreso
en el subgrupo utilidades en venta de bienes y se obtendrá aplicando el método
indirecto, comparando el ingreso obtenido menos el costo de ventas.
La baja de bienes por obsolescencia o por ser inservibles, deberá registrarse
eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia con
el valor en libros disminuirá directamente a la cuenta Actualización del Patrimonio.
19
Los bienes entregados en préstamo de uso o comodato no requieren de la
disminución del inventario, debiendo por ello, efectuar el registro de depreciación en la
fecha que corresponda
Donación
Para la contabilización de Propiedad, Planta y Equipo recibida a título gratuito, se
deberá considerar el valor de asignación para su registro correspondiente, se debe
incluir los gastos que se realicen para ponerse en condiciones de operación.
Recepción
La recepción a título gratuito, se registrará directamente con cargo a las cuentas de
los subgrupos de Bienes de Administración, Producción, Inversiones en Obras
en Proceso y en Programas en Ejecución, por el valor de donación consignado en el
respectivo convenio o acta, incluyendo los gastos realizados para ser puestos en
condiciones de operación; y, se acreditará directamente a la cuenta Donaciones
Recibidas en Bienes Muebles e Inmuebles.
Entrega
La entrega se efectuará disminuyendo la cuenta por su valor en libros y
también la depreciación acumulada correspondiente, acreditando a la cuenta de
Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e Inmuebles.
Depreciación
Esta norma establece los criterios para determinar la pérdida periódica de valor
debido al uso, desgaste físico u obsolescencia de los bienes considerados Propiedad,
Planta y Equipo.
La depreciación de un activo empieza cuando esté listo para su uso, esto es, cuando
se encuentre en las condiciones y ubicación necesarias para operar con su capacidad
adecuada de la forma prevista.
20
El valor depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de
su vida útil.
La depreciación de un activo cesará cuando el activo sea dado de baja; por tanto, la
depreciación no cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso
ordinario, a menos que se encuentre depreciado por completo.
El valor de la depreciación de los bienes destinados a las actividades
administrativas se reflejará en la cuenta de Depreciación Bienes de Administración de
los gastos de gestión; en cambio, la originada en procesos productivos se reflejará en la
cuenta Depreciación Bienes de Producción; la correspondiente a proyectos o
programas en las cuentas de Depreciación Bienes de Inversión.
Un activo totalmente depreciado es aquel que llegó al término de su vida útil
estimada. El activo no necesariamente deberá ser desechado y permanecerá en los
registros contables con su valor residual.
Los terrenos y los edificios, locales y residencias se contabilizarán por
separado, incluso si han sido adquiridos de forma conjunta. Los edificios tienen una
vida limitada y, por tanto, son activos depreciables.
Un incremento en el valor de los terrenos en los que se asienta un edificio no
afectará a la determinación del valor depreciable del edificio.
En lo referente al tratamiento de minas, canteras y vertederos, los terrenos tienen
una vida ilimitada y por tanto no se deprecian.
Vida Útil
La Propiedad, Planta y Equipo destinada a actividades administrativas,
productivas o arrendadas a terceros, se depreciarán por el período durante el cual se
espera que el activo esté disponible para su uso; o bien por el número de unidades
de producción o similares que se espera obtener del activo.
21
A continuación, se establece la siguiente tabla de vida útil:
TIPO VIDA ÚTIL ESTIMADA (Años)
Administración-
Proyectos-
Programas
Producción
Maquinaria y Equipos 10 UTPE*
Mobiliarios
Herramientas
Partes y Repuestos
10 10
Instalaciones 10 UTPE*
Equipos de Computación 3 3
Vehículos 5 UTPE*
Edificaciones
• Acero estructural 50 40
• Acero de refuerzo 50 40
• Hormigón Armado y Ladrillo 50 40
• Ladrillo (o Bloque) 40 35
• Mixto (Ladrillo o Bloque y Adobe
o Madera)
35 30
• Material pétreo (ripio y arena) 25 20
• Adobe 25 20
• Madera 20 15
*UTPE= Unidades de Tiempo o Producción Estimada
Las reparaciones, adecuaciones o ampliaciones que involucren derogaciones
capitalizables obligarán a recalcular el monto de la depreciación, en términos de la
reestimación de la vida útil del bien.
La depreciación acumulada, en el caso de revalorización, se re expresa
proporcionalmente al cambio del valor en libros del activo, de manera que éste sea
igual a su valor revaluado.
Valor Residual
Es el valor que corresponde al 10% del costo del activo al momento de la
disposición del activo, una vez cumplida la vida útil.
22
Método de Cálculo de la depreciación.-
La cuota de depreciación proporcional de bienes muebles destinados a actividades
administrativas y las correspondientes a proyectos o programas de
inversión, se determinará aplicando el método de línea recta.
Se suspenderá la depreciación de un activo, cuando éste se encuentre dado de baja
por obsolescencia, desgaste u otra circunstancia, o se haya depreciado
completamente.
Las instalaciones temporalmente inactivas deben continuarse depreciando por el
periodo de inactividad. La depreciación se presentará en una cuenta de gastos,
revelando en una nota que dichas instalaciones se encuentran inactivas.
2.2.3 Acuerdo 033 Obligación del Sistema de Bienes. “ESYBE”
El acuerdo 033 fue emitido por el ente rector de las finanzas públicas, en la ciudad de
Quito el 18 de febrero del año 2016, mediante el cual se dispone a las entidades que
conforman el Presupuesto General del Estado, Gobiernos Autónomos Descentralizados
y Empresas Públicas que utilizan la Herramienta del Sistema Integrado de Gestión
Financiera (eSIGEF), el uso obligatorio del Módulo de Bienes del "Sistema de Bienes
y Existencias" (eSBYE), desde el 1 de marzo de 2016, para el registro de adquisiciones,
23
donaciones, traspasos u otras formas de ingreso y egreso de bienes de larga duración
y bienes de control administrativo, con el objeto de mantener un registro actualizado de
los inventarios.
Las entidades que utilizan la herramienta informática (eSIGEF), deberán efectuar en
el (eSBYE) el ingreso de su inventario inicial de todos los bienes de larga duración y de
control administrativo que mantenga la entidad. Este proceso, se realizará a través de las
matrices de carga inicial publicadas en la página web del Ministerio de Finanzas y
Economía.
2.2.4 Acuerdo 0037 Del Mremh En El Cual Se Expide El Reglamento De
Administración De Asignaciones Ingresos Y Egresos En El Exterior
Los Jefes de las Oficinas en el Exterior, de conformidad con lo establecido en el
artículo 179 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, son
directamente responsables del manejo de los recursos asignados; se entenderá por
El presente Reglamento tiene por objeto principal definir el ámbito de administración de los ingresos, asignaciones, gastos, fondos específicos y rotativos; y. de caja chica de las Oficinas en el Exterior, mediante normas prácticas adaptables inclusive al régimen impositivo tributario, laboral y cambiario del lugar de su ejecución.
Establecerá en forma clara la información relacionada con el manejo adecuado de los recursos públicos, destinados a cubrir los requerimientos para el cabal desarrollo de las actividades en el exterior; y, proporcionará formularios de fácil y práctica aplicación, a fin de que se cuente con información eficaz, oportuna, veraz y homogénea que contribuya a la planificación del presupuesto y a la toma de decisiones.
El Reglamento de Administración de Asignaciones, Ingresos y Egresos en el Exterior, contiene normas y procedimientos de aplicación obligatoria para el manejo y registro de los recursos públicos y especialmente de los recursos económicos que transfiere el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, para el funcionamiento operativo de las Oficinas en el Exterior.
24
recursos públicos, todos los bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos,
rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que pertenecen al
Estado y a sus instituciones, sea cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los
provenientes de préstamos, donaciones o, a cualquier otro título realicen a favor del
Estado o de sus oficinas en el exterior, personas naturales o jurídicas u organismos
nacionales o extranjeros. (Contraloría General del Estado., 2018)
FORMA DE PAGO: Los pagos se harán directamente a nombre de los
beneficiarios, por el valor exacto de la obligación, podrán ser pagados mediante:
cheques nominativos, transferencias bancarias, débitos automáticos y/o tarjeta de débito
de la cuenta oficial.
Los valores remitidos por el MRECI se utilizarán únicamente para el objeto que
fueron enviados.
Los egresos que realicen las Oficinas en el Exterior deben contar con la
documentación que justifique el proceso de compra, para lo cual seleccionarán al
proveedor que tenga la oferta más conveniente para los intereses del Estado ecuatoriano,
para el efecto utilizará el Formulario No. 3 "Cotización Activos de Larga Duración y
Servicios", de acuerdo con los rangos que se establecen a continuación:
DESDE HASTA REQUISITOS
1 1000 UNA PROFORMA
1000,01 1500 DOS PROFORMAS
1500,01 En adelante TRES PROFORMAS
Se prohíbe expresamente la subdivisión en la contratación de obras, bienes y
servicios con el mismo objeto.
A continuación se detallan los artículos aplicables a la administración y uso de los
bienes adquiridos por las oficinas en el exterior:
Art.23.- DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN: Previo
25
a la adquisición de un bien de larga duración el Jefe de la Oficina en el Exterior
deberá observar que el bien haya cumplido el tiempo de vida útil, conforme lo
establecido en la Norma de Contabilidad Gubernamental 3.2.6.2 emitida por el
Ministerio de Finanzas que señala: "Los bienes de larga duración destinados a
actividades administrativas, productivas o que se incorporen a proyectos o programas
de inversión, se depreciarán empleando la tabla de vida útil.
Es requisito indispensable para la compra de cualquier bien de larga duración, sea
ésta adquisición nueva o reemplazo, contar con un informe de necesidad debidamente
motivado en el cual se adjuntarán los documentos de respaldo,
Cuando se trate de adquisición de equipos, sistemas y paquetes informáticos se
deberá solicitar el criterio técnico a la Dirección de Tecnología de la Información y
Comunicaciones del MRECl, observando lo establecido en el Reglamento General
Sustitutivo para el Manejo y Administración de los Bienes del Sector Público.
El Jefe de la Oficina en el Exterior, enviará a la Dirección de Tecnología la siguiente
información para la emisión del criterio técnico:
1. Informe de necesidad.
2. Adjuntar inventario actualizado.
3. Formulario No 3 con las respectivas proformas de acuerdo con los rangos
establecidos.
Art. 24.-VALORACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN: Las
inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio de compra,
incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables,
costos de instalaciones, o cualquier otro valor directamente atribuible para poner el
bien en condiciones de operación y para que cumpla el objetivo para el cual fue
adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de la
adquisición.
Una vez adquirido y valorado él bien de larga duración, la oficina en el Exterior
26
procederá a registrar su ingreso, con todas las características técnicas en el sistema de
control de bienes eByE del Ministerio de Finanzas, en la siguiente dirección
electrónica: (Ebyefinanzas, 2018)
Art. 25.- DEL CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN: Las Oficinas
en el Exterior verificarán y controlarán los registros de los bienes a través del sistema de
bienes eByE del Ministerio de Finanzas.
Art. 26.- DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE LARGA
DURACIÓN: Corresponde al Jefe de la Oficina en el Exterior, instrumentar los
procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso,
préstamos, enajenación, conservación, mantenimiento de medidas de protección y
seguridad, así como en el control de los diferentes bienes muebles. Los bienes de larga
duración se utilizarán únicamente para las labores institucionales.
Art. 27.- DE LA CUSTODIA DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN: La
tenencia y conservación de los bienes corresponde a los Jefes de las Oficinas en el
Exterior a través del custodio; el Jefe de la Oficina en el Exterior establecerá los
mecanismos necesarios para la custodia física y seguridad que permita salvaguardar los
bienes del Estado.
Art. 28.- DE LA BAJA DE LOS BIENES DE LARGA DURACION: El Jefe de la
Oficina en el Exterior, previo cumplimiento del procedimiento establecido en el
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector
Público (Anexo 3), solicitará a la Coordinación General Administrativa Financiera la
baja de los bienes de larga duración.
En el caso de los equipos informáticos, previo a la baja se requerirá contar con un
criterio técnico de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
Una vez concluido el proceso de baja de los bienes de larga duración, el Jefe de la
Oficina en el Exterior con la presencia de al menos un funcionario suscribirá el Acta de
baja de bienes en la que constará: la diligencia cumplida, lugar, fecha, autorización
respectiva, descripción y codificación de los bienes. La misma que será suscrita en dos
27
ejemplares por los funcionarios/as actuantes. Un ejemplar del acta se remitirá a la
Dirección Financiera para el registro en el módulo de bienes del Sistema e-SIGEF y en
el sistema eByE.
2.3 Marco Conceptual
Abigeato.- Es la sustracción de animales vacunos, bovinos, equinos u otros que son
de propiedad de las entidades u organismos del sector público. (Contraloría General del
Estado, 2017)
Administrador de Fondos: La administración y custodia del Fondo estará a cargo
de los Jefes de las Oficinas en el Exterior, quienes serán responsables directos de las
funciones encomendadas. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana,
2013)
“Asociación contable presupuestaria.- El Catálogo General de Cuentas estará
asociado al Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos”. (Ministerio de Finanzas,
2017)
Los flujos de débitos y créditos de las cuentas, solamente tendrán asociación a un
concepto del clasificador presupuestario; dichos flujos serán comparados con las
estimaciones presupuestarias, a efectos de determinar las desviaciones en la ejecución;
sólo por excepción, la asociación presupuestaria se producirá a más de un concepto
contable, sólo por excepción, la asociación presupuestaria se producirá a más de un
concepto contable. (Ministerio de Finanzas, 2017)
Avalúo.- Procedimiento aplicado por un especialista, técnico o perito para
determinar el valor comercial de un bien. (Contraloría General del Estado, 2017)
Baja.- Se produce cuando un bien es retirado definitivamente de forma física y de
los registros del patrimonio de la entidad, por alguno de los motivos de que trata el
presente reglamento. (Contraloría General del Estado, 2017)
Bienes biológicos.- Se considerarán como bienes biológicos una planta o animal
vivo destinado a la venta, distribución o conversión en productos agrícolas. (Contraloría
General del Estado, 2017)
28
Bienes de control administrativo.- Son bienes no consumibles de propiedad de la
entidad u organismo, tendrán una vida útil superior a un año y serán utilizados en las
actividades de la entidad. (Contraloría General del Estado, 2017)
Bienes de patrimonio histórico artístico y/o cultural.- Son aquellos bienes que
tienen una significación histórica, artística, científica o simbólica para la identidad de
una colectividad y del país. (Contraloría General del Estado, 2017)
Bienes de propiedad, planta y equipo.- Son bienes destinados a las actividades de
administración, producción, suministro de bienes, servicios y arrendamiento.
(Contraloría General del Estado, 2017)
Bienes inservibles u obsoletos.- Son bienes que, por su estado de obsolescencia,
deterioro o daño, dejan de ser útiles para el servidor o para la entidad u organismo del
sector público, pero pueden ser susceptibles de chatarrización, destrucción y reciclaje;
puesto que su reparación sería más costosa que la adquisición de uno nuevo.
(Contraloría General del Estado, 2017)
Bienes intangibles.- Es un activo no monetario, identificable y sin substancia física.
(Contraloría General del Estado, 2017)
Bienes que se han dejado de usar.- Son bienes que, por sus características técnicas
y/o por el adelanto tecnológico se han dejado de usar en la entidad u organismo del
sector público; sin embargo, pueden ser susceptibles de transferencia gratuita, remate,
venta y/o comodato. (Contraloría General del Estado, 2017)
Bienes tecnológicos.- Son bienes que por sus especificaciones técnicas y en razón de
su naturaleza y tecnología, deben ser sometidos al mantenimiento de profesionales
expertos. (Contraloría General del Estado, 2017)
Certificación Presupuestaria.- Es la verificación de la disponibilidad
presupuestaria, conforme el presupuesto vigente asignado a esta Cartera de E stado.
(Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
29
Cónsul.- Es quien ejerce la representación consular del Ecuador dentro de sus
respectivas circunscripciones consulares, conforme a los tratados y convenios
internacionales, las leyes y los reglamentos nacionales, es designado por el Ministro
de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración. (Ministerio de Relaciones Exteriores
y Movilidad Humana, 2013)
Cuenta bancaria oficial.- Es aquella cuenta abierta en una institución bancaria a
nombre de la Oficina en el Exterior. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana, 2013)
Devengado.- La información financiera se deberá registrar sobre la base del
devengado conforme lo establecido en el Artículo 157 del Reglamento General del
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. (Ministerio de Finanzas, 2017)
Por base devengado se entiende que los flujos se registran cuando se crea,
transforma, intercambia, transfiere o extingue un valor económico. Es decir, los efectos
de los eventos económicos se registran el momento en que ocurren, independientemente
de que se haya efectuado o esté pendiente el cobro o el pago de efectivo. En general, el
momento que se les atribuye es el momento en el cual cambia la propiedad de los
bienes, se suministran los servicios, se crea la obligación de pagar impuestos, surge un
derecho al pago de una prestación social o se establece otro derecho incondicional.
(Ministerio de Finanzas, 2017)
Documentos que respaldan los egresos.- Constituyen los roles de pagos
debidamente firmados por los beneficiarios; comprobantes de venta; facturas
comerciales; vales o tiquetes; recibos; comprobantes de pago de la seguridad social
del personal contratado en el exterior; notas de débito; comprobante de la entidad
cambiaria en donde se realizó la transacción de compra de divisas; vale de caja
chica; estados bancarios; y, en general todo documento que sirva para su
descargo y justificación contable. Los documentos de respaldo deben ser originales
con su traducción no oficial al castellano los cuales deberá cumplir con los requisitos
de emisión establecidos en la legislación local y deberán contener el detalle de los
bienes y/o servicios adquiridos. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana, 2013)
30
Documentos que respaldan los ingresos.- Todos los documentos de ingreso,
depósito o transferencia y estados de cuenta, que justifican y respaldan el registro en
el comprobante de ingreso y libro bancos. (Ministerio de Relaciones Exteriores y
Movilidad Humana, 2013)
Egresos.- Los egresos para las Oficinas en el Exterior, son erogaciones
destinadas para adquirir bienes y contratar obras y servicios necesarios para el
desarrollo ele las actividades operacionales de las Oficinas en el Exterior del
Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración. (Ministerio de
Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
Ejercicio Fiscal.- Período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre
de cada año. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
Embajador.- Es la máxima autoridad de la Embajada, ejerce la representación
oficial del Ecuador ante el Estado acreditante conforme las Normas Internacionales; es
designado por el Presidente de la República y depende del Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio e Integración. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana, 2013)
Embajador - Representante Regional para Asuntos Comerciales.- Es el
representante regional para asuntos comerciales tiene como misión fortalecer la
gestión de comercio exterior en el ámbito mundial, regional y subregional para los
interés del Estado ecuatoriano en temas de promoción comercial de bienes y
servicios, inversiones, sustitución de importaciones y/o transferencia de tecnologías,
así como en negociaciones y defensa comercial. (Ministerio de Relaciones Exteriores y
Movilidad Humana, 2013)
ESBYE.- Sistema de Administración de Bienes y Existencias, en el cual se registran
los bienes de larga duración y los bienes de control administrativo. (Ministerio de
Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
31
ESIGEF.- Sistema de Administración Financiera, herramienta informática utilizada
para registrar los ingresos y egresos de los recursos del Estado Ecuatoriano. (Ministerio
de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
Fondos Específicos (fondos a rendir cuentas).- Son creados para un fin
definido, no están sujetos a reposición y se liquidan cuando se cumple el objetivo
para l o que fue creado. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana,
2013)
Fondos Fijos de Caja Chica.- Son recursos financieros asignados única y
exclusivamente para cubrir gastos no previsibles, urgentes y de valor reducido en
efectivo. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
Fondos Rotativos.- Son recursos financieros asignados para cubrir los egresos
necesarios para el adecuado funcionamiento de las Oficinas en el Exterior y se
mantendrán en la cuenta oficial de las mismas, está sujeto a reposición y
liquidación al cierre del ejercicio fiscal en que fue asignado. (Ministerio de
Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
Ingresos.- Los ingresos para las Oficinas en el Exterior constituyen los recursos
remitidos por diferentes conceptos por parte del MRECl, así como intereses
pagados por una institución financiera, las recuperaciones de impuestos, las
devoluciones de garantías por arrendamientos de inmuebles, valores aportados por
otras instituciones del Estado y otros. (Ministerio de Relaciones Exteriores y
Movilidad Humana, 2013)
Jefe de Oficina en el Exterior.- Los Embajadores, Cónsules, Representantes ante
Organismos Internacionales. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana, 2013)
Moneda de registro, reposición y liquidación.- Moneda de circulación oficial en el
Ecuador, en la actualidad dólares de los Estados Unidos de América. (Ministerio de
Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
32
Moneda local.- Moneda de circulación oficial en los países donde funcionan las
Oficinas en el Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e
Integración. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
Organismos de Control: La Contraloría General del Estado, Ministerio de Finanzas,
Dirección de Auditoría Interna del MRECI y los demás que establezca la Constitución
y la Ley. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
Perito.- Profesional que, por sus especiales conocimientos y experiencia, puede
expresar juicios que se estiman pertinentes, apreciar y/o valorar determinados
elementos. (Contraloría General del Estado, 2017)
Personal contratado en el exterior.- Personal que mantiene relación de
dependencia con las Oficinas en el Exterior bajo la modalidad de contrato, por lo
cual no son funcionarios de carrera. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana, 2013)
Personal del Servicio Exterior ecuatoriano.- Servidor o servidora de esta
Cartera de Estado, que es designado mediante acción de personal para cumplir
funciones en las Oficinas en el Exterior. (Ministerio de Relaciones Exteriores y
Movilidad Humana, 2013)
Plan Operativo Anual (POA).- Es el conjunto de actividades de carácter
administrativo, operativo y logístico que llevará a cabo cada Oficina en el
Exterior durante el ejercicio fiscal, aprobado por la Coordinación General de
Planificación. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, 2013)
Postor.- Persona que, dentro de un proceso de subasta o remate, puja u ofrece una
cantidad de dinero por un bien. (Contraloría General del Estado, 2017)
Postura.- Cantidad de dinero que se ofrece por un bien en un proceso de subasta o
remate. (Contraloría General del Estado, 2017)
33
Registro contable.- Asiento o anotación contable que se debe realizar para
reconocer una transacción contable o un hecho económico que beneficia o afecta a la
entidad u organismo del sector público. (Contraloría General del Estado, 2017)
Representante del Ecuador ante Organismos Internacionales.- Es el
representante oficial del Estado ecuatoriano ante el organismo internacional, es
designado por el Presidente de la República y depende del Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio e Integración. (Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana, 2013)
Seguro.- Medida de cobertura de riesgos que están obligadas a contratar todas las
instituciones que manejen bienes del Estado para proteger el patrimonio público de
manera que, en el caso de pérdida, deterioro o destrucción, se logre obtener su
resarcimiento. (Contraloría General del Estado, 2017)
Unidad Administrativa.- Es la dependencia de la entidad u organismo encargada,
entre otras actividades de la recepción, registro, identificación, almacenamiento,
distribución, custodia, control, administración, egreso o baja de los bienes e inventarios.
(Contraloría General del Estado, 2017)
Unidad Financiera.- Es la dependencia de la entidad u organismo encargada, entre
otras funciones, del registro contable de ingreso, egreso o baja de los bienes e
inventarios de la institución; además, será responsable del cálculo y registro de
depreciación de los bienes de la institución. (Contraloría General del Estado, 2017)
34
3 METODOLOGÍA
3.1 Tipos de investigación
“Descriptivo- La investigación descriptiva es la que se utiliza, tal como el nombre lo
dice, para describir la realidad de situaciones, eventos, personas, grupos o comunidades
que se estén abordando y que se pretenda analizar”. (Fundacion Universia, 2017)
Para el desarrollo de ésta investigación se utilizará el de tipo descriptivo, con el fin
de diagnosticar, evaluar y recolectar datos mediante el internet y proporcionados por los
servidores encargados del proceso de control y registros de los bienes de larga duración
en las oficinas en el exterior.
3.2 Métodos
Método deductivo.- el método deductivo consiste en tomar conclusiones generales para
explicaciones particulares. El método se inicia con el análisis de los teoremas, leyes,
postulados y principios de aplicación universal y de comprobada validez, para aplicarlos
a soluciones o hechos particulares. Método analítico.- el método analítico es un proceso
cognoscitivo, que consiste en descomponer un objeto de estudio separando cada una de
las partes del todo para estudiarlas en forma individual. (Marco Teórico, 1970)
Para la presente investigación es necesario utilizar los métodos analítico y deductivo,
con el fin de documentar paso a paso el proceso de conciliación de los activos fijos
adquiridos por las oficinas en el exterior, proceso que debe estar en concordancia a las
Normas vigentes establecidas para el mejor manejo, uso y administración de los Bienes
de Larga Duración.
3.3 Técnicas
“El propósito del análisis es aplicar un conjunto de estrategias y técnicas que le
permiten al investigador obtener el conocimiento que estaba buscando, a partir del
adecuado tratamiento de los datos recogidos”. (Camacaro, 2016)
35
Las técnicas para el procesamiento de los datos y presentarlos de manera analítica,
será el siguiente:
1. Categorización analítica de los datos.
a) Los datos que han sido recogidos con anterioridad, se someterán a la
clasificación y codificación de esa forma lograr una nueva o mantener el
actual diagnóstico en el contexto de la investigación.
b) Procesamiento de la información mediante la disposición de las matrices de
datos que entregaron las oficinas del exterior a planta central para organizarla
y proceder con el orden de la información.
2. Calificación y tabulación de los datos.
a) Tabulación de la información mediante tablas en Excel que detallen los
resultados por cada clase de cuenta o partida presupuestaria.
3. Análisis e integración de los datos.
a. Se relacionará y se comparará los contenidos documentales obtenidos para
integrarlos en forma global.
3.4 Fuentes de información
Existen tres tipos básicos de fuentes de información para llevar a cabo la obtención de
información: Fuentes primarias: son los datos obtenidos "de primera mano", por el
propio investigador o, en el caso de búsqueda bibliográfica, por artículos científicos,
monografías, tesis, libros o artículos de revistas especializadas originales, no
interpretados. Fuentes secundarias: consisten en aquellas que han obtenido la
información que presentan de una fuente primaria, y la interpretan, analizan o
compendian. En el caso de personas, éstas obtuvieron los datos de otra fuente, nunca de
la experiencia o estudio directo del tema u objeto. Fuentes terciarias: se trata de
documentos que compendian nombres y títulos de revista y otras publicaciones
periódicas, títulos de reportes con información gubernamental, catálogos de libros básicos
que contienen referencias y dato bibliográficos. Son útiles para detectar fuentes no
documentales de asociaciones científicas, instituciones de educación superior, agencias
informativas y dependencias del gobierno que efectúan investigaciones” (Marco Teórico,
1970)
Para el desarrollo de este trabajo se utilizará todas las fuentes mencionadas,
fundamentado en razón de que se cuenta con la legislación como fuente primaria, las
definiciones de libros que forman parte de las fuentes secundarias, y terciarias porque
existe un repositorio que interpreta toda esta información en base a un caso práctico.
36
4 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS
4.1 Diagnóstico de situación interna de las Oficinas en el Exterior
Según el ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR
PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y MOVILIDAD
HUMANA expedido mediante Acuerdo Ministerial Nro. 000098, de 11 de agosto de
2014 y sus correspondientes reformas con Acuerdo Ministerial Nro. 00040, dado el 02
de mayo de 2017, en su Artículo 8- Estructura Institucional.- El Ministerio de
Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, para el cumplimiento de sus competencias,
atribuciones, misión y visión y gestión de sus procesos, ha definido la siguiente
estructura institucional, entre otras el nivel de gestión en el exterior:
Para determinar la importancia y la necesidad de la presente investigación se
procedió previamente a consultar a los analistas de las oficinas en el exterior con el
siguiente cuestionamiento: ¿Las Embajadas poseen un modelo de procesos y de Normas
Ministro de Relaciones Exteriores y Movilidad
Humana.
Gestión Diplomática en el Exterior - EMBAJADAS
Gestión Permanente ante Organismos Internacionales -
REPRESENTACIONES
Gestión Consular - CONSULADOS
Viceministro de Relaciones Exteriores e
Integración Política
37
para conciliar los activos fijos adquiridos en el exterior en los sistemas implantados por
el Ministerio de Finanzas?
Esta pregunta fue dirigida para las 99 oficinas en el exterior, es decir el 100% del
universo investigado; y cuya respuesta demostró que en ninguna Embajada se aplica
un modelo procesal para conciliar los activos fijos adquiridos en el exterior.
Las Embajadas, Consulados y Representaciones del Ecuador en el Exterior son
unidades dependientes de Planta Central o Cancillería Quito, ésta emite directrices
para el funcionamiento administrativo financiero, las que se aplican en todas las
oficinas del exterior, dando lineamientos para la utilización de los valores enviados
mediante fondos Rotativos y Específicos objetos de reposición en cuanto se haya
gastado parte de la misma, en concordancia a los instructivos y directrices emitidos
por los entes de control.
Las oficinas del Ecuador en el Exterior están sujetas a movimientos
financieros, tanto en presupuesto, dinero disponible, documentación, diferencial
cambiario, normativa nacional e internacional, lo que ocasiona un sistema con
muchas variantes fijas y variables.
En el año 2014 con la separación de funciones de Comercio Exterior de las
funciones de Cancillería, y la incorporación de las competencias de la Ex Secretaria
Nacional del Migrante (SENAMI), tales como: apoyo de las ecuatorianas y
ecuatorianos en el exterior en estado de vulnerabilidad, o en la repatriación de
cadáveres, la rectoría recae en el Viceministerio de Movilidad Humana.
Actualmente el proceso de manejo de recursos en el exterior requiere de asistencia
por parte de Planta Central, en los siguientes aspectos:
Manejo de presupuesto, contabilidad y tesorería en el exterior.
Dependencia en las directrices que formule Cancillería Quito y las
instituciones de control.
Capacitación a personal asignado a las oficinas.
38
Para tener un diagnóstico más amplio a continuación se detalla el proceso para
adquisiciones de Activos Fijos en el exterior:
Con el requerimiento de la Misión y el POA aprobado se procederá a emitir la
certificación presupuestaria, conforme el Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas, la certificación cubrirá el fondo rotativo que equivale al 50%
del POA y del presupuesto asignado a la Embajada.
Una vez que la Certificación Presupuestaria haya sido emitida, se procederá a
la primera parte de la creación del fondo rotativo, la cual consiste en crear en el
sistema eSIGEF en la cuenta contable 112-13-03 “Fondo Rotativo
Institucional” asignando los auxiliares correspondientes que son el RUC virtual,
y el número de fondo de rotativo.
Se solicita mediante Oficio, al Ministerio de Finanzas la aprobación del Fondo
Rotativo.
El fondo aprobado anexo la documentación justificativa se traslada a tesorería
y la unidad de cuentas del exterior permanece con un respaldo.
La unidad de tesorería inicia con el proceso de pago en el sistema
eSIGEF, posteriormente se solicita al Ministerio de Finanzas aprobar el proceso
de Tesorería, e informa al Banco Central del Ecuador para que realice la
transferencia a la cuenta bancaria oficial de las oficinas del Ecuador en el
Exterior.
Los egresos que realicen las Oficinas en el Exterior concretamente para la
adquisición de Bienes de Larga Duración, deben contar con la documentación
que justifique el proceso de compra, para lo cual seleccionarán al proveedor que
tenga la oferta más conveniente para los intereses del Estado ecuatoriano, para el
efecto utilizará el Formulario No. 3 "Cotización Activos de Larga Duración y
Servicios", de acuerdo con los rangos que se establecen a continuación:
Es requisito indispensable para la compra de cualquier bien de larga duración,
sea ésta adquisición nueva o reemplazo, contar con un informe de necesidad
DESDE HASTA REQUISITOS
1,00 USD 1.000 USD UNA PROFORMA
1.000,01 USD 1.500 USD DOS PROFORMAS
1.500,01 USD En adelante TRES PROFORMAS
39
debidamente motivado.
Una vez adquirido y valorado el bien de larga duración, la oficina en el Exterior
procede al registro en la matriz en formato Excel, diseñado para el efecto por el
Ministerio de Finanzas.
En este sentido se explica la situación actual de las oficinas en el exterior y su
dificultad para obtener actualizado sus inventarios correspondientes a Bienes de Larga
Duración, adquiridos con asignaciones presupuestarias enviadas a través de FONDOS
rotativos y específicos desde planta central en Quito.
Las Oficinas en el Exterior no tienen un reporte de bienes actualizado sobre la
ubicación y custodios.
No existe un archivo completo de las Actas de Entrega Recepción de los bienes
entregados a cada uno de los custodios en años anteriores.
En el año 2013 el Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana,
procedió a realizar la carga de los bienes institucionales (bienes de larga duración)
en el sistema eS-ByE del Ministerio de Finanzas y los bienes adquiridos en el
exterior no se cargaron.
La carga de bienes de larga duración que se realizó en el año 2013, no se realizó
con cuadre contable previo; ya que se la realizó con el Ministerio de Finanzas (al
ser el MREMH prueba piloto).
Las Oficinas del Exterior realizan sus adquisiciones de bienes a través de un
fondo, lo que ha impedido que se tenga un registro oportuno de los bienes, la
razón obedece a que los bienes ingresan contablemente al realizar la liquidación
del fondo, más no al momento de realizar su adquisición.
Los registros de los bienes, no se encuentran cuadrados con los registros de planta
central, esto dificulta que se pueda emitir las correspondientes autorizaciones para
ejecutar los procesos de baja de los bienes obsoletos o en mal estado del exterior,
por la razón de que se necesita de un código de identificación del bien.
40
El aplicativo para rendir Fondos Rotativos en el sistema financiero eSIGEF no
está atado a la utilización del Sistema eSBYE, como se lo hace automáticamente a
nivel nacional.
La situación geográfica, diferencia horaria y la falta de asignación presupuestaria
para viajar al exterior con el fin de realizar constatación física de bienes y de
documentos de respaldo, dificulta la verificación de códigos, valores contables,
residual, en libros, depreciación acumulada, ingresos, egresos, unificación de la
moneda, verificación de la aplicación de la partida y demás conceptos que
requieren ser comparados con los documentos que respaldan los registros en los
dos Sistemas y que están en custodia de las oficinas en el exterior como lo
determina el reglamento.
4.2 Identificación de los problemas en la conciliación de los dos Sistemas
Para la identificación actual de los problemas en conciliar los registros de Bienes
de Larga Duración en los Sistemas Financiero y de Bienes se realizó encuestas
consistente en 20 preguntas, divididas en preguntas cerradas y de selección múltiple
ya que el proceso de manejo de recursos financieros lo realizan en las oficinas en el
exterior, funcionarios de indistinta profesión con el apoyo de la Dirección Financiera
de Planta Central.
Las preguntas para la determinación de las fortalezas y debilidades fueron las
siguientes:
41
1.- Con la finalidad de comprobar que todos los bienes que figuran en los reportes
financieros se encuentren en posesión de las oficinas del exterior, ¿éstas con que
periodicidad realizan constataciones físicas?
Figura No. 2. Periodicidad de constatación física
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a periodicidad
con la que las oficinas en el exterior realizan constataciones físicas de los Activos de
Larga Duración, las respuestas reflejan que: 6 oficinas realizan las constataciones
físicas mensualmente; 14 oficinas los realizan trimestralmente; 20 lo hacen
semestralmente; 49 lo hacen anualmente y 11 oficinas del exterior no respondieron
la pregunta.
Análisis: ésta interpretación demuestra que la mayor parte de las oficinas en el
exterior cumple con la normativa de constatar por lo menos una vez al año sus activos
fijos, lo que representa una fortaleza que puede ser mejorada.
a) Mensualmente
6%
b) Trimestralmente
14%
c) Semestralmente
20%
d) Anualmente
49%
e) No respondió
11%
PERIODICIDAD DE
CONSTATACIÓN FÍSICA
42
2.- ¿Se realizan los registros de las matrices del sistema ESBYE analizando y
comprobando que los activos figuran en los rubros aplicados en las reposiciones de
fondos rotativos?
Figura No. 3. Matrices de ESBYE comprobado con asignaciones de fondos
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a si se realizan
los registros de las matrices del sistema ESBYE analizando y comprobando que los
activos figuran en los rubros aplicados en las reposiciones de fondos rotativos, las
respuestas reflejan que: 14 oficinas si realizan el correspondiente análisis y
comprobación, 49 no lo realizan y 36 oficinas del exterior no respondieron la
pregunta.
Análisis: ésta interpretación demuestra uno de los factores decisivos que implica la
diferencia en la conciliación entre los reportes que generan los sistemas ESBYE Y
ESIGEF, pues al no existir el análisis y la comprobación de los rubros registrado
producto de las reposiciones, se evidencia que se aplica contablemente a una partida y
en la matriz de bienes se registra con otra, lo que representa una debilidad que debe
cambiar.
a) Si 14%
b) No 49%
c) No respondió
37%
MATRICES DE ESBYE COMPROBADO CON ASIGNACIONES DE FONDOS
43
3.- ¿Se realizan los registros de las matrices del sistema ESBYE analizando y
comprobando que los activos estén valuados a su costo en la moneda aplicada en
las reposiciones de fondos rotativos?
Figura No. 4. Matrices en ESBYE comprobando la moneda local
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a si se realizan
los registros de las matrices del sistema ESBYE analizando y comprobando que los
activos estén valuados a su costo en la moneda aplicada en las reposiciones de
fondos rotativos, las respuestas reflejan que: 2 oficinas si realizan el correspondiente
análisis y comprobación, 77 no lo realizan y 20 oficinas del exterior no respondieron
la pregunta.
Análisis: ésta interpretación demuestra otro de los factores que implica la
diferencia en la conciliación entre los reportes que generan los sistemas ESBYE Y
ESIGEF, pues al no existir el análisis y la comprobación de la moneda registrado
producto de las reposiciones, se evidencia que se aplica contablemente con valores en
dólares y en la matriz de bienes se registra con monedas en pesos, en euros, lo que
representa una debilidad que debe cambiar
a) Si 2%
b) No 77%
c) No respondió
21%
MATRICES EN ESBYE COMPROBANDO LA MONEDA LOCAL
44
4.- ¿Se realizan los registros de las matrices del sistema ESBYE analizando y
comprobando que los activos estén calculados lo referente a las depreciaciones en
cumplimiento de las normas contables?
Figura No. 5. Matrices en ESBYE comprobando las depreciaciones
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a si se realizan
los registros de las matrices del sistema ESBYE analizando y comprobando que los
activos estén calculados lo referente a las depreciaciones en cumplimiento de las
normas contables, las respuestas reflejan que: 2 oficinas si realizan el
correspondiente análisis y comprobación, 81 no lo realizan y 16 oficinas del exterior
no respondieron la pregunta.
Análisis: ésta interpretación demuestra otra razón para sumar la diferencia en la
conciliación entre los reportes que generan los sistemas ESBYE Y ESIGEF, pues al
no existir el análisis y la comprobación referente al cálculo de depreciaciones, se
evidencia que no se está cumpliendo con la aplicación de la Normativa en el contexto
de depreciaciones, lo que representa una debilidad que debe cambiar.
a) Si 2%
b) No 81%
c) No respondió
17%
MATRICES EN ESBYE COMPROBANDO LAS DEPRECIACIONES
45
5.- ¿Se realizan los registros de las matrices del sistema ESBYE en función a las
NIC y NIFF?
Figura No. 6. Registros en ESBYE con NIC y NIFF
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a si se realizan
los registros de las matrices del sistema ESBYE en función a las NIC y NIFF, las
respuestas reflejan que: 2 oficinas si realizan el correspondiente análisis y
comprobación, 84 no lo realizan y 13 oficinas del exterior no respondieron la
pregunta.
Análisis: ésta interpretación demuestra que la mayor parte de las oficinas en el
exterior no cumple con la Normativa en función a las NIC y NIFF, lo que representa
una amenaza que debe cambiar como medida precautelar ante las observaciones de los
entes de control.
a) Si 2%
b) No 84%
c) No respondió
14%
REGISTROS EN ESBYE CON NIC Y NIFF
46
6.- Señale los requisitos que se cumplen previa la adquisición y pago de los
bienes en el exterior:
Figura No. 7. Requisitos cumplidos, previa adquisición de bienes en el exterior
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior el 98% de oficinas cumplen
con los requisitos básicos que determina la ley previa la adquisición y pago de los
bienes en el exterior
Análisis: ésta interpretación demuestra que la mayor parte de las oficinas en el
exterior cumple con la Normativa lo que representa una fortaleza para el proceso de
control y manejo de los bienes de larga duración adquiridos en el exterior.
47
7.- Señale los requisitos que se cumplen previo la baja de los bienes en el exterior:
Figura No. 8. Requisitos previo la baja de bienes
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior 41 oficinas solicitan
autorización para dar de baja los BLD, 78 oficinas realizan informe técnico que
motive la baja, 6 oficinas respondieron que identifican las partidas presupuestaras
que van a ser remplazadas, 79 oficinas verifican la entrega o destrucción de los
activos fijos a dar de baja, y 21 oficinas no respondieron la pregunta.
Análisis: ésta interpretación demuestra que la mayor parte de las oficinas en el
exterior cumple con todos los requisitos previa a solicitar la baja, sin embargo el
incumplimiento del porcentaje restante es una debilidad que debe cambiar.
0
50
100
- Autorizaciónpara dar de
baja
- Informetécnico que
motiva la baja
- Identificaciónde las partidasque van a serreemplazadas
- Verificar laentrega o
destrucción delos activos
dados de baja(de ser el caso)
- noresponden
a) b) c) d) e)
41
78
6
79
21
Requisitos previo la baja de bienes
48
8.- ¿Con qué periodicidad, los funcionarios inmersos en el proceso administrativo
y financiero tienen capacitación al respecto de la aplicación de los sistemas para
registro de los Activos Fijos?
Figura No. 9. Periodicidad en capacitaciones
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a periodicidad
con la que los funcionarios inmersos en el proceso administrativo y financiero tienen
capacitación al respecto de la aplicación de los sistemas para registro de los Activos
Fijos, las respuestas reflejan que: el 90% de funcionarios en el exterior reciben
capacitación al respecto de la aplicación de los sistemas para registro de los Activos
Fijos en un período mayor al año.
Análisis: ésta interpretación demuestra que la mayor parte de funcionarios
inmersos en el registro de los BLD no están capacitados efectivamente para realizar
sus funciones, lo que determina una debilidad a ser cambiada.
49
9.- ¿Los funcionarios inmersos en el proceso administrativo y financiero del
manejo de activos fijos, tienen un nivel de conocimiento de todas las normativas a
usarse en el proceso citado?
Figura No. 10. Nivel de conocimiento de la normativa
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a que los
funcionarios inmersos en el proceso administrativo y financiero del manejo de
activos fijos, tienen un nivel de conocimiento de todas las normativas a usarse en el
proceso citado, las respuestas reflejan que: el 2% de funcionarios en el exterior tienen
un nivel alto de conocimiento de la Normativa, 44% un nivel medio y un 54%
respondieron que tienen un nivel bajo.
Análisis: ésta interpretación demuestra que la mayor parte de funcionarios
inmersos en el registro de los BLD tienen un nivel bajo de conocimiento de la
normativa aplicado al proceso citado, lo que determina una debilidad a ser cambiada.
2%
44% 54%
Nivel de conocimiento de la normativa
a) alta 2 b) media 44 c) baja 54
50
10.- ¿Con qué prioridad son atendidos los requerimientos de información
solicitada por Planta Central a las oficinas en el exterior?
Figura No. 11. Prioridad en los requerimientos de información
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a que los
requerimientos de información solicitada por Planta Central a las oficinas en el
exterior, son atendidos con que prioridad, las respuestas reflejan que: solo 2% de
oficinas son atendidos con prioridad, 44% de las oficinas con prioridad media y el
54% responde que no son atendidos con prioridad.
Análisis: ésta interpretación demuestra que si existe prioridad para atender
requerimientos de las oficinas en el exterior, sin embargo es media, lo que
corresponde a una fortaleza que puede ser mejorada.
2%
44% 54%
PRIORIDAD EN LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
a) alta 2 b) media 44 c) baja 54
51
11.- ¿Qué celeridad tiene el descargo de consultas por parte de Planta Central,
previo al manejo y registro de los bienes de larga duración?
Figura No. 12. Celeridad para descargo de consultas
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a la celeridad
que tiene el descargo de consultas por parte de Planta Central, previo al manejo y
registro de los bienes de larga duración, las respuestas reflejan que: el 82% de
oficinas son atendidos en las consultas inherentes a BLD, EL 11% responde que es
lenta la atención y 7% responde que no son absueltas sus consultas.
Análisis: ésta interpretación demuestra que si existe celeridad para atender
consultas de las oficinas en el exterior, sin embargo es una fortaleza que puede ser
mejorada.
a) rápido 82%
b) lento 11%
[NOMBRE DE CATEGORÍA]
[PORCENTAJE]
Celeridad para descargo de consultas
a) rápido b) lento c) no se resuelve
52
12.- ¿En qué forma considera que se realiza el registro financiero de los recursos
asignados para la adquisición de activos fijos en las oficinas del exterior?
Figura No. 13. Periodicidad de constatación física
Interpretación: del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a si considera
que el registro financiero de los recursos asignados para la adquisición de activos
fijos en las oficinas del exterior de qué forma se ejecutan, las respuestas reflejan que:
en 8% se lo hace de forma excelente, muy bueno en un 18%, bueno 45%, regular
24% y 5% respondieron que el mala la forma de ejecutar los recursos asignados a
las oficinas en el exterior.
Análisis: ésta interpretación demuestra que la mayor parte de las oficinas en el
exterior maneja de manera moderada la asignación para la adquisición de activos fijos
en las oficinas del exterior lo que representa una fortaleza que puede ser mejorada.
Característica de registro de Bienes de Larga Duración.
53
13.- El fondo rotativo asignado a la adquisición de activos fijos, ¿En qué grado
cubre las necesidades de las oficinas en el exterior?
Figura No. 14. Grado en que cubre las necesidades dela misión diplomática
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a si el fondo
rotativo asignado a la adquisición de activos fijos, en qué grado cubre las necesidades
de las oficinas en el exterior, las respuestas reflejan que: en un 79% cubre en un grado
alto, en 11% cubre en un grado bajo y en el 10% el fondo rotativo no cubre las
necesidades de las oficinas en el exterior.
Análisis: ésta interpretación demuestra que en el mayor porcentaje las oficinas en
el exterior los fondos rotativos cubren las necesidades, lo que representa una fortaleza
que puede ser mejorada.
Grado en que cubre las necesidades de la Misión diplomática.
54
14.- ¿Con qué periodicidad se realiza consultas a Planta Central sobre el proceso
de registro de los movimientos inherentes a activos fijos?
Figura No. 15. Periodicidad de consultas a planta central
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a la periodicidad
que se realiza consultas a Planta Central sobre el proceso de registro de los
movimientos inherentes a activos fijos, las respuestas reflejan que: 2 oficinas realizan
consultas sobre el registro todos los días; 3 oficinas realizan consultas sobre el registro
una vez por semana; 58 oficinas realizan consultas sobre el registro una vez por mes, y
36 oficinas realizan pocas veces consultas sobre el registro.
Análisis: ésta interpretación demuestra que la mayor parte de las oficinas en el
exterior realizan sus registros previa consulta a los analistas de cuentas del exterior en
planta central, lo que representa una fortaleza que puede ser mejorada.
2% 3%
58%
37%
P E R I O D I C I D A D D E C O N S U L T A S A P L A N T A
C E N T R A L
todos los días 2 una vez por semana 3
una vez por mes 58 pocas veces 37
55
15.- ¿Conoce las razones que justifican las bajas de los bienes de larga duración
según la Normativa Ecuatoriana?
Figura No. 16. Conocimiento relativo a la normativa de baja de bienes
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a si conoce las
razones que justifican las bajas de los bienes de larga duración según la Normativa
Ecuatoriana, las respuestas reflejan que: en un 56% las oficinas si conocen las razones,
en un 31% no lo conoce y 13% no respondieron.
Análisis: ésta interpretación demuestra que la mayor parte de las oficinas en el
exterior, si conoce las razones que justifican las bajas de los bienes de larga duración
según la Normativa Ecuatoriana, lo que representa una fortaleza que puede ser
mejorada.
Conocimiento relativo a la normativa de baja de bienes
56
16.- ¿Con qué diligencia se reporta las matrices de carga al ESBYE, luego de la
reposición de fondos rotativos al exterior?
Figura No. 17. Oportunidad en los reportes de carga en matrices ESBYE
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a la diligencia
para reportar las matrices de carga al ESBYE, luego de la reposición de fondos
rotativos al exterior, las respuestas reflejan que: el 5% de las oficinas en el exterior
reportan el detalle de adquisición de activos fijos al momento de la reposición, el 3%
reportan en menos de un mes, el 21% reportan luego de 6 meses y el 71% informan al
momento de que planta central requiere las matrices con el detalle del inventario de
bienes de larga duración.
Análisis: ésta interpretación demuestra una amenaza determinante para la
diferencia en la conciliación de los bienes, por la razón de que el ingreso se refleja sólo
en el sistema contable “ESIGEF”, sin implicar el registro en el sistema de bienes
“ESBYE”.
Oportunidad en los reportes de carga en matrices ESBYE
57
17.- Del siguiente listado, ¿cuál considera que es la mayor dificultad en el proceso
del registro de activos fijos en la oficina donde trabaja?
Figura No. 18. Aspectos que dificultan el registro efectivo de BLD
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a la mayor
dificultad en el proceso del registro de activos fijos en la oficina donde trabaja, las
respuestas reflejan que: 79 oficinas consideran que la mayor dificultad es el
desconocimiento de la normativa y procesos actuales, aplicados a activos fijos; 80
oficinas consideran como mayor dificultad la falta de seguimiento en los procesos por
parte de planta central; 88 oficinas determinan como mayor dificultad la falta de
personal especializado en la materia de activos fijos; 74 oficinas responden que la
mayor dificultad es la rotación del personal encargado de las funciones administrativas
y financieras de las oficinas en el exterior; y 10 oficinas no responden a la pregunta.
Análisis: ésta interpretación demuestra que todos los aspectos señalados en la
lista son para la mayoría de oficinas factores importantes que dificultan el registro y
manejo adecuado de los bienes de larga duración adquiridos en el exterior, lo que
representa una debilidad determinante que debe cambiar.
Aspectos que dificultan el registro efectivo de BLD
58
18.- El diferencial cambiario, ¿En qué grado afecta a la valoración de los bienes
adquiridos en el exterior?
Figura No. 19. Diferencial cambiario en la valoración de bienes
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto al diferencial
cambiario en qué grado afecta a la valoración de los bienes adquiridos en el exterior,
las respuestas reflejan que: en un 24% el grado de afectación es alto; el 15% considera
que el grado de afectación es bajo; y el 61% desconoce la afectación.
Análisis: ésta interpretación demuestra que las matrices son ingresadas al tipo de
cambio que se calcula al momento de la reposición del bien, lo que representa una
fortaleza que puede ser mejorada.
Diferencial cambiario en la valoración de bienes.
59
19.- ¿Qué medidas cree usted que se deberían adoptar para mejorar la
administración de los activos fijos adquiridos en el exterior?
Figura No. 20. Medidas para mejorar la administración de BLD
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a las medidas
que se deberían adoptar para mejorar la administración de los activos fijos adquiridos
en el exterior, las respuestas reflejan que: 79 oficinas consideran como medida
importante la Apertura de canales de comunicación entre unidades que integran las
Direcciones Administrativa y Financiera; 86 considera a la selección adecuado de
personal para el registro y manejo de los bienes en el exterior; 81 a la aplicación de
medidas de control a las actividades inherentes a la administración de bienes que
realizan en las oficinas del exterior, 69 a la capacitación continua sobre los
procedimiento y normativa aplicada a los bienes de larga duración; y 13 oficinas no
respondieron.
Análisis: ésta interpretación demuestra que la medida más importante que se
debe adoptar para la mejor administración de los bienes de larga duración en el
exterior es la selección adecuada del personal para el registro y manejo de los bienes
en el exterior, lo que representa una debilidad determinante que debe cambiar.
0
50
100
Apertura de canalesde comunicación
entre unidades queintegran lasDirecciones
Administrativa yFinanciera.
Selección adecuadode personal
adecuado para elregistro y manejo de
los bienes en elexterior.
Aplicación demedidas de control
a las actividadesinherentes a la
administración debienes que realizanen las oficinas del
exterior.
Capacitacióncontinua sobre losprocedimiento y
normativa aplicadaa los bienes de larga
duración.
No responden
a) b) c) d) e)
79 86 81
69
13
Medidas para mejorar la administración de BLD
60
20.- ¿Los bienes adquiridos en el exterior son recursos protegidos por
aseguradoras existentes en el exterior?
Figura No. 21. Recursos protegidos por aseguradoras
Interpretación: Del total de 99 oficinas en el exterior con respecto a si los bienes
adquiridos en el exterior son recursos protegidos por aseguradoras existentes en el
exterior, las respuestas reflejan que: 76% de oficinas si aseguran los bienes; el 11% no
asegura y el 13% desconoce.
Análisis: ésta interpretación demuestra que la mayor parte de las oficinas en el
exterior cumple con la Normativa de asegurar los BLD, lo que representa una fortaleza
que puede ser mejorada.
Recursos protegidos por aseguradoras
61
De las encuestas realizadas a las oficinas en el exterior se puede concluir con un
análisis FODA con relación a la administración y conciliación de los bienes de larga
duración en el exterior:
FORTALEZAS:
Uso de tecnologías para la comunicación, haciendo fluir la información sobre el manejo de recursos para la adquisición
de BLD.
Las oficinas en el exterior cumplen con los requisitos
básicos para la adquisición y pago de los bienes en el
exterior.
Celeridad y prioridad para atender consultas de las
oficinas, por parte de analistas desde Planta Central.
Manejo moderado de las asignaciones de presupuesto,
para la adquisición de BLD
Conocimiento por parte de los analistas de planta central,
sobre la aplicación de la Normativa relativa a baja de
bienes.
62
OPORTUNIDADES:
CAPACITACIÓN
Capacitaciones por parte de los Entes de Control, correspondiente al manejo y administración de Bienes de Larga Duración de acuerdo a las Normas Internacionles. NIC 16
TECNOLOGÍA
Innovación en tecnología para comunicación con el exterior.
NORMATIVA
Normativa actualizada con respecto al manejo de Bienes de Larga Duración, basadas en los informes COSO y las Normas Internacionales de Información.
Las oficinas en el exterior no generan procedimientos
financieros ni administrativos.
No existe análisis, ni comprobación para el cálculo de depreciaciones, registro de valores en dólares, y
aplicación de partidas presupuestarias al momento de la
rendición de fondos
Delegación a funcionarios para rotación en el exterior, con poca o ninguna capacitación en el manejo
de recursos financieros.
Poco conocimiento en el Exterior, sobre normativa legal vigente y
procesos financieros.
DEBILIDADES:
63
AMENAZAS:
Del diagnóstico se resume los principales problemas en la conciliación de Bienes de
Larga Duración en los dos Sistemas:
Las Oficinas en el exterior registran en la matriz de bienes en una cuenta y al
momento de liquidar el fondo contabilizan en otra cuenta.
Problemas con el cambio de horario para conectarse vía conferencia.
Incumplimiento de la Normativa en función de la aplicación de NIC Y NIFF, que puede ser observado por los entes de control.
Retraso en los requerimientos de matrices por parte de las oficinas en el Exterior.
64
Los valores son registrados en moneda local en la matriz de bienes y al
momento de liquidar el fondo contabilizan en moneda nacional.
En la matriz de bienes se registra con fecha de adquisición, sin embargo se
liquida el fondo muchos meses después, lo que genera las diferencias entre lo
contable y lo físico.
Para la identificación de los bienes no se remite certificación de la Unidad de
Bienes, lo que determina que se registre contablemente, sin embargo para el
registro administrativo se toma en cuenta la subjetividad del funcionario que esté
encargado de llenar la matriz de bienes, para considerar con que partida aplica
en el registro de la MATRIZ en Excel.
Para llenar la matriz de bienes no se concilia con factura o demás
documentación que soporte la aplicación de la cuenta al momento de liquidar el
fondo.
De esta matriz FODA las siguientes se describen como propuestas estratégicas:
1. Evaluar a los funcionarios que se van a hacer cargo del manejo de recursos
financieros, antes de ser asignados a las misiones en el exterior.
2. Definir un sistema procesal para las oficinas en el exterior, que empate con los
estándares de las Instituciones Públicas en el Ecuador, en materia de
administración y control de Bienes de Larga Duración.
3. Realizar un análisis de los fondos asignados y enviados al exterior, previo
el pago de la reposición, estableciendo controles en formatos que permitan
revisar la aplicación de la moneda, las partidas presupuestarias y principalmente
el análisis previo a la autorización de adquirir Bienes de larga Duración que
cumplan con los estándares establecidos en la Normativa para considerarlos
como tales.
4. Establecer control y seguimiento al proceso de las Oficinas en el Exterior,
mediante la Comisión de servicios, con el fin de constatar directamente el
manejo adecuado de los BLD.
65
4.3 Descripción de las variables aplicables al modelo procesal para la efectiva
conciliación de los bienes de larga duración en los sistemas “eSIGEF” Y
“eSBYE”
ETAPA 1
CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN.-
Mediante comunicación escrita se enviará la disposición a todas las oficinas del
exterior para la Constatación Física, con la solicitud del respectivo cronograma de
tiempos y actividades.
Para el proceso de constatación física se debe considerar los registros que mantiene
la Unidad de Bienes, de acuerdo a las matrices en Excel subidas al sistema de bienes eS-
ByE,
En aquellos bienes que no tienes código o fue difícil su identificación deben ser
codificarlos (con un código 2012 antes del establecimiento del sistema de bienes como
obligatorio.
Se debe considerar en la constatación física, la verificación individual, clasificación
por tipo de bien y por su estado, así como proceder con el embalaje de los bienes para
que no sufran deterioro al permanecer en las bodegas.
ETAPA 1
Constatación física de bienes de larga duración.-
ETAPA 2
Capacitación a Personal con Rotación al Exterior
ETAPA 3
Información de avance en la Conciliación y disposiciones generales
66
Una vez finalizado el proceso será entregado todos los bienes a custodia del
Responsable de las Bodegas, mediante actas de responsabilidad.
En la etapa 1, con el informe de constatación se verificarán los siguientes aspectos:
1.1 Verificación y análisis de matrices registrados en versión Excel en los
siguientes aspectos:
En las matrices Excel que serán notificadas a planta central, con el fin de que la
Unidad de Bienes registre en el sistema eSByE se debe constatar características
específicas como: marca, modelo, serie, chasis, motor, (en caso de vehículos); autor,
título, año de edición en (caso de libros y colecciones); color, tamaño, (en caso de los
demás muebles).
Si existen varios bienes que se desconoce su ubicación actual, será necesario que un
equipo realice el cruce de información respecto a códigos verificando con actas de
entrega firmadas por custodios (Unidad de bienes y Dirección de Tecnología) a fin de
ubicar los bienes y realizar los registros correspondientes.
Las oficinas en el exterior deben obtener las facturas de compra, con el fin de
completar la información correcta de la moneda local, tipo de cambio y el
correspondiente cálculo para el registro en moneda Nacional.
1.2 Bienes pendientes de baja de los inventarios institucionales.
En el inventario inicial constan bienes que han sido entregados a otras instituciones,
tales como Transferencia entre oficinas en el exterior y otras entidades sin que se hayan
realizado las bajas o traspasos correspondientes, bienes que siguen constando
contablemente en el Patrimonio. No se cuenta en la Unidad con la documentación
correspondiente que legalizar el traspaso, con éste fin se debe realizar la búsqueda de
convenios de donación, transferencia gratuita u otros contratos que justifiquen la baja de
los BLD.
67
Para el caso de los bienes siniestrados se debe solicitar un archivo digital de
documentación pertinente que respalde las reposiciones realizadas por los Funcionarios
o por las Aseguradoras.
Las bodegas contienen varios bienes en estado obsoleto, o bienes que han dejado de
utilizarse, para lo cual se debe contar con informes especializados de técnicos
informáticos, mecánicos, o informes de costo beneficio que motive la baja de los bienes
inservibles.
1.3 Traslado de Unidades Administrativas
Cada Oficina deberá realizar y legalizar las correspondiente Actas de Entrega
Recepción inherentes a los cambios físicos de las Unidades Administrativas, en lo
referente al traslado de bienes que han asumido como responsables otras oficinas en el
exterior por motivo de cierre y liquidación.
ETAPA 2
Capacitación a Personal con Rotación al Exterior
la Unidad de Bienes y de contabilidad diseñará un plan de capacitación tanto de la
Normativa aplicada a los BLD, así como de los instructivos diseñados por los entes de
control, participado en calidad de Capacitador en los procesos de inducción de
conocimiento y experiencias de la actividad inherente al Control, Uso, Cuidado y
Custodia de los Bienes Institucionales, dirigido al personal de la Institución con rotación
al exterior, jefes de misión y analistas inmersos en los registros y control que establece
la Normativa.
ETAPA 3
Información de avance en la Conciliación y disposiciones generales
Se preparará un informe con antecedentes, desarrollo de actividades por cuenta,
conclusiones y recomendaciones del avance de conciliación, emitido por la máxima
autoridad, para el conocimiento de las autoridades competentes de los entes de control.
68
Se establecerá instrucciones por escrito de parte de la autoridad con el fin de dar a
conocer formularios, procesos de baja, cambios de custodios, asignación y descargo de
bienes, disposiciones que van a permitir controlar los procesos desde las dependencias
de Planta Central.
Respecto al manejo del archivo por parte de las oficinas en el exterior, se debe
establecer como una actividad prioritaria la constatación, custodia y buen manejo del
archivo pasivo y actual, haciendo hincapié el orden cronológico, foliación de los
expedientes, inventario de las carpetas físicas con su respectiva descripción, y en
documento remitir una copia del “Acta entrega recepción del archivo físico de los
custodios a la unidad que controla las cuentas del exterior.
4.4 Establecimiento de procedimientos para el manejo del modelo procesal.
Establecer un equipo de conciliación multidisciplinario y el desarrollo de un
Cronograma de tiempos y actividades con la finalidad de Conciliación según
cuentas contables aprobados por la Autoridad competente.
Revisar los documentos de soporte de registro tanto administrativo como
financiero de los bienes adquiridos y/o recibidos por las oficinas en el exterior.
Requerimiento de documentación de sustento de adquisición a las oficinas en el
exterior.
Revisión de la Información proporcionada mediante matrices diseñadas por el
ente rector de las finanzas públicas, en formato Excel, y remitidas por las
diferentes oficinas en el exterior, con el fin de convalidar con los registros
contables producto de las reposiciones de fondos.
Analizar dicha matriz en lo correspondiente a identificar si cumple las
características de ser activos fijos con los requisitos determinados por la
Normativa Vigente, valores contables con moneda nacional, tipos de cambio,
características específicas, años de vida útil, fechas de adquisición, cálculo de
depreciaciones y aplicación de la partida presupuestaria.
69
Elaboración de documentos de sustento para la realización de los ajustes
contables de baja y/o egreso de los bienes.
Coordinación de la realización de ajustes contables de baja y/o egreso de los
bienes, entre las unidades de bienes y de contabilidad.
Con la documentación de respaldo que remite la Dirección Financiera, la unidad
de bienes procederá a cargar los bienes en el sistema eS-ByE
Instrucción mediante comunicaciones escritas de parte de la autoridad
competente respecto a codificar cada uno de los bienes con el nuevo
identificador producto del registro en el sistema de bienes.
Se procederá a actualizar todos los custodios con la legalización de las
respectivas actas de entrega recepción, documentos que reposan en cada oficina
en el exterior, con responsabilidad del jefe de misión.
Se debe disponer a las oficinas en el exterior que se informe oportunamente
sobre los registros de todos los movimientos (ingresos y egresos) de bienes
institucionales.
Elaborar un instructivo de registro en los sistemas y la correspondiente
asignación de perfiles en los sistemas, con la finalidad de que las oficinas en el
exterior registren los bienes de larga duración en el sistema, al momento de
suceda la adquisición de los mismos.
70
5 MODELO PROCESAL
5.1 Generalidades.
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, a través de la Dirección Nacional
de Activos Públicos realiza seguimiento y monitoreo periódicos a los saldos
evidenciados en los diarios mayores, y los reportes en Excel que se genera desde el
sistema de bienes, con el fin de validar la conciliación de la información financiera
registrada en el sistema eSIGEF y en el módulo de bienes del e-SBYE, relacionada con
bienes de larga duración, de esta manera determinar que entidades no han dado
cumplimiento a las disposiciones emitidas.
Este argumento fundamenta la necesidad de crear un modelo procesal que permita la
ejecución inherente a la conciliación de saldos contables en el marco de los bienes de
larga duración en los Sistemas ESBYE Y ESIGEF de manera oportuna y efectiva, a si
concretar el cumplimiento de las normas vigentes.
5.2 Antecedentes.
- La Dirección Financiera en coordinación con la Dirección Administrativa
establecieron directrices en torno a los planes de acción para conciliación y bajas
de Activos Fijos adquiridos en el exterior.
- Se elaboró comunicación mediante el cual se solicitó información con respecto a
transferencias realizadas con fondos rotativos entregados a las misiones en el
exterior, para la adquisición de Bienes de Larga duración.
- Comunicaciones enviadas a las misiones, solicitando matrices de constatación
física y documentación de sustento acerca de la adquisición de bienes adquiridos
en el exterior.
- Comunicación solicitando autorización para realizar ajustes contables según
directrices del Ministerio de Finanzas.
- Comunicación con sumilla inserta del Coordinador aprobando el cronograma de
actividades y la conformación de un equipo multidisciplinario para conciliación.
71
5.3 FUNDAMENTOS DE DERECHO.-
El Acuerdo Ministerial 0033 de 18 de febrero de 2016 emitido por el Ministerio de
Economía y Finanzas, en su artículo 3 señala:
“Las entidades que utilizan la herramienta informática eSIGEF deberán efectuar en el
eSBYE el ingreso de su inventario inicial de todos los bienes de larga duración y de
control administrativo que mantenga la entidad. Este proceso se realizará a través de las
matrices de carga inicial publicadas en el portal web de esta Cartera de Estado. Será de
exclusiva responsabilidad de cada entidad conciliar los saldos contables con el
inventario de todos los bienes…”. (MINISTERIO DE FINANZAS, 2016)
De igual forma, la Disposición Transitoria Única del Reglamento General para la
Administración, utilización, manejo y control de los bienes e inventarios del sector
público publicado por la Contraloría General del Estado mediante Acuerdo No. 041-
CG-2017 de 29 de diciembre de 2017, manifiesta que:
En las entidades y organismos comprendidos en el artículo 1 del presente reglamento,
que se encontraren diferencias entre los registros administrativos y contables, la máxima
autoridad dispondrá la conformación de una comisión integrada por los titulares de las
Unidades: Administrativa, Financiera y Jurídica, a fin de que analicen y recomienden la
aplicación de acciones que permitan solucionar las diferencias presentadas hasta el
primer semestre del año 2018. Posteriormente, la entidad u organismo procederá
obligatoriamente con la conciliación entre los registros administrativos contables, hasta
el 31 de diciembre de 2018 (Contraloría General del Estado, 2017)
La necesidad urgente de un modelo procesal radica que la inobservancia ocasionaría
sanciones con multas de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del respectivo
funcionario o servidor responsable, o con su destitución si el incumplimiento obedece a
negligencia grave, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales a que
hubiere lugar
Fundamentos de Hecho.
A partir del año 2013 se implementa el Sistema de Bienes en Cancillería como Plan
Piloto de la carga masiva de Bienes de Larga Duración, por lo que, los responsables de
las unidades Administrativa y Financiera, efectúan las coordinaciones con el fin de subir
oportunamente los saldos iniciales en las bases del nuevo sistema de bienes, sin
embargo al no existir un equipo adecuado que permita conciliar el gran volumen de
72
bienes tanto a nivel nacional, como en el exterior; se forzaron a realizar ajustes
contables para luego ser reversados en el “eSIGEF”, caso contrario la matriz de carga
inicial al Sistema de bienes denominado "eSByE” no podía ser aprobada.
La estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana, incluye
oficinas en el exterior, determinadas como Embajadas, Consulados y Representaciones
Regionales, los cuales cuentan con administradores y servidores que se dedican al
control y registro de los Activos fijos adquiridos en el exterior y según un Informe de
Auditoría correspondiente al período enero 2006-diciembre 2008, la Contraloría
General del Estado, recomienda que las asignaciones para gastos operativos de las
Misiones en el Exterior, Oficinas Consulares y Representaciones ante Organismos
Internacionales, sean manejados a través de Fondos Rotativos.
El aplicativo para rendir Fondos Rotativos en el sistema financiero eSIGEF no está
atado a la utilización del Sistema eSBYE, como se lo hace automáticamente a nivel
nacional.
En este contexto se verifica que los bienes adquiridos en el exterior no son
registrados en el sistema de bienes.
La situación geográfica, diferencia horaria y la falta de asignación presupuestaria
para viajar al exterior con el fin de realizar constatación física de bienes y de
documentos de respaldo, dificulta la verificación de códigos, valores contables, residual,
en libros, depreciación acumulada, ingresos, egresos, unificación de la moneda,
verificación de la aplicación de la partida y demás conceptos que requieren ser
comparados con los documentos que respaldan los registros en los dos Sistemas y que
están en custodia de las oficinas en el exterior como lo determina el reglamento.
5.4 DESARROLLO DEL MODELO
1. Por parte del área de Cuentas del Exterior, se enviará una circular a las Misiones
para dar a conocer los procedimientos para baja de bienes, mismo que llevará
como adjunto la normativa “Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
73
Administración de Bienes del Servicio Público, Asignación de Ingresos y
Egresos en el Exterior”, y la solicitud de actualización de la matriz de bienes.
2. Cuentas del Exterior debe enviar a líder de Activos Fijos, información
correspondiente a adquisiciones mediante fondos rotativos del grupo 84 desde el
año 2013 hasta la presente fecha.
3. El departamento de Activos Fijos debe entregar el diseño de matriz a las
Misiones con el requerimiento de información consecuente con la adquisición de
Bienes de Larga Duración.
4. Desde la presente fecha, cuentas del exterior, debe enviar información del activo
fijo previo requerimiento a las Misiones, con la finalidad de que el área de
Activos Fijos realice el registro en el Sistema, y posteriormente en el Financiero
se realicen las respectivas reposiciones de fondos relacionados con Activos
Fijos.
5. El líder de Activos Fijos, emitirá informes de revisión de Base de Datos,
pertinente a solicitudes de baja de los Bienes de Larga Duración de las Misiones
en el Exterior.
6. Con Informes Técnicos de las misiones en el exterior, informe de revisión de
parte de la unidad de Activos Fijos, el área financiera, particularmente en
Contabilidad, se preparará un Quipux remitido por el Coordinador a los jefes de
Misión, con la correspondiente aprobación para dar de baja los Bienes.
7. La Misión en comunicado envía actas e informes a la Dirección Financiera para
el adecuado procedimiento en el Sistema eSByE, con el fin de cumplir con el
registro final de las bajas de Bienes de Larga Duración según Las Normativas
Vigentes.
8. El área de Nómina enviará mensualmente los Distributivos del Personal en el
exterior, principalmente con el cargo actualizado, con el fin de generar
cronograma de capacitación a todas las oficinas del Ecuador en el exterior.
74
5.5 Esquema del Modelo Procesal
Conciliación de saldos correspondientes a los bienes de larga duración, para el
cumplimiento del Acuerdo Ministerial No.033 emitido por el Ministerio de Economía
y Finanzas del Ecuador.
ABREVIATURAS:
* CGAF Coordinación General Administrativa Financiera
* UB Unidad de bienes
* UC Unidad de contabilidad
* EQ.CONC. Equipo de conciliación
* CTAS.EXT. Unidad de cuentas del exterior
* OEXT. Oficinas en el exterior
* CUR Comprobante único de registro
* BLD Bienes de larga duración.
sec Objetivo Actividad Responsables
1 Elaborar cronograma de
actividades previo al inventario de los bienes de larga duración
adquiridos en el exterior.
Mediante memorando la Coordinación General Administrativa
solicita a los jefes de las oficinas en el exterior la constatación física de BLD de acuerdo a un cronograma autorizado.
CGAF
2 Determinar comisión especializada en BLD.
La comisión conformada por servidores de las Direcciones Administrativa y Financiera tienen la finalidad de realizar toda
actividad inherente al análisis, constatación, conciliación, registro
de ajustes, implementación de procedimientos, elaboración de informes técnicos - actas, depuración y carga de matrices.
CGAF
3 Levantar nuevas matrices Las Comisiones analizarán las matrices enviadas por las oficinas del exterior, con la verificación de las siguientes puntualizaciones:
EQ.CONC.
- Vida Útil: revisión del registro correspondiente al tiempo de vida útil del bien,
de la lista de valor asignada según la siguiente tabla:
AÑOS DESCRIPCIÓN AÑOS DESCRIPCIÓN
50 Edificaciones de Hormigón Armado y Ladrillo 10 Instalaciones
40 Edificaciones de Ladrillo (o Bloque) 3 Equipo de Computación
35 Edificaciones Mixto (Ladrillo o bloque y Adobe o Madera) 5 Vehículos
25 Edificaciones Adobe 0 Terrenos
20 Edificaciones Madera 0 Herramientas
10 Maquinaria y Equipos 0 Bienes Artísticos y Culturales
10 Muebles y Enseres 0 Bienes Biológicos
75
- Para el ingreso de la matriz en el Sistema de Bienes se debe revisar el catálogo
de bienes para el Sector Público.
- Identificación de bodegas – Oficinas en el exterior, es muy necesario que se
determinen correctamente las BODEGAS en el cual debe ir correctamente el
nombre de la misión en el exterior.
- Identificación de "CUSTODIOS", el equivalente a los jefes de cada misión-
embajadores, consulares o representantes regionales.
- Revisar los componentes de cada bien de ser el caso, el registro del elemento
más representativo será como “bien padre” y los demás serán considerados
como componentes, como es el caso de los equipos informáticos.
- Costo de Adquisición, al ingresar el costo contable del bien se debe realizar la
conversión de moneda local con el tipo de cambio a la fecha de compra en
dólares o el valor comercial del bien en el caso de no tener esta información.
- Constatar que los BLD cumplan con lo establecido en el art 26 del
RGLAMENTO GENERAL DE ADMINISTRACIÓN MANEJO Y CONTROL
DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL SECTOR PÚBLICO (del capítulo 2
subcapítulo marco legal 2.2.2)
sec Objetivo Actividad Responsables
4
Verificar en Mayores Contables los números de CUR DE GASTOS
correspondiente a los registros de
reposición de los fondos asignados al exterior.
Identificación en Mayores Contables por año, en la columna de expediente, los últimos 5 dígitos corresponden al número
de CUR DE GASTOS asignado a la aplicación del gasto al
momento de la reposición del fondo rotativo o específico enviado a cada oficina en el exterior.
UC
5
Verificar en el sistema ESIGEF, el
nombre de la oficina y la descripción
de la adquisición.
A razón de que los mayores contables sólo identifica el
número de fondo, es necesario buscar en nombre de la oficina
en el sistema ESIGEF, por la ruta: ADMINISTRACIÓN DE
FONDOS-REPORTES-00810886-LISTADO DE
RENDICIONES POR CONSOLIDACIÓN DE FONDOS-valores filtrados por Nro. CUR DE GASTO
UC
6
Identificar en los mayores contables el registro contable producto de las
donaciones recibidas y entregadas en
materia de BLD
Identificación en los mayores contables del registro o la falta de registro contablemente producto de las donaciones
recibidas y entregadas en materia de BLD, Para el caso de
bienes donados, se debe contar con el documento de sustento de la donación, con el levantamiento de información en las
oficinas en el exterior.
UCTAS.EXT
7
Comprobar registros de BLD por ítem
verificados con la asignación de
fondos enviados al exterior mediante FONDOS.
Una vez verificadas las matrices, la Unidad de cuentas del exterior emitirá informe correspondiente al análisis de ítems
presupuestarios aplicados con los fondos y la determinación
del bien según el clasificador, realizar las correspondientes reclasificaciones contables con la finalidad de enviar la
información correcta a la unidad de bienes.
UCTAS.EXT.
8
Remitir información certificada con la
finalidad de registro en sistema ESBYE
La dirección financiera remitirá con memorando la
información de las matrices verificadas con los fondos asignados por prioridad de misiones con la cantidad de
adquisiciones más altas.
UB
9
Analizar y Registrar depreciaciones.
Identificación correspondiente a las depreciaciones con validación mediante el corrido de fórmulas en excel
importados de reportes generados en el sistema de bienes y
registrados desde ESBYE con la finalización del ajuste en el sistema ESIGEF.
UC
76
10
Envío de disposiciones para proceder
con las bajas de BLD pendientes
desde años anteriores.
Una vez registrados los inventarios del exterior en el sistema de Bienes y con nueva codificación se informará con
instrucciones por parte de la autoridad competente sobre la
asignación de nuevos códigos a los BLD y su correcta administración, así como instrucciones sobre cómo proceder
para obtener la autorización y registro por concepto de BAJA
DE INVENTARIOS.
CGAF
11
Establecer un sub proceso de baja de
inventarios
Las unidades de contabilidad y de bienes generarán un
proyecto de subproceso para la baja de bienes motivado para
la aprobación de la CGAF.
EQ.CONC.
12
Determinar la viabilidad de las
cuentas transitorias con el fin de conciliar los saldos.
Análisis de informes producto de las conciliaciones con el fin
de determinar la viabilidad de las cuentas transitorias, para lo
cual se debe revisar el Instructivo para la regulación de saldos pendientes por conciliar de cuentas contables de Bienes de
Larga Duración, y el Acuerdo 105 emitido por el Ministerio de
Finanzas.
EQ.CONC.
13
Realizar talleres de capacitación del
Sistema de Bienes ESBYE y la
normativa que la aplica.
Mediante memorando se presentará el cronograma de
asistencia obligatoria de los responsables de la custodia ,
manejo y registro de los BLD, capacitaciones que se realizarán vía SKYPE
EQ.CONC.
77
SUBPROCESO PARA LA BAJA DE BIENES EN EL
EXTERIOR
INTRODUCCIÓN:
En el esquema procesal, en el numeral 11 se determina el establecimiento de un sub-
proceso, con el fin de definir procedimiento para las bajas de bienes adquiridos en el
exterior.
GLOSARIO DE TERMINOS:
SIGLAS DENOMINACIÓN
CGAF. Coordinación general administrativa financiera
D.A. Dirección administrativa
D.F. Dirección financiera
BLD. Bienes de larga duración
DSSU Dirección de servicios y soporte al usuario
CONT. Contabilidad
OEXT Oficina en el exterior
PROCESO DE BAJA DE BIENES EN EL EXTERIOR
DESCRIPCIÓN
DEL PROCESO
Conforme lo establece la normativa vigente, las Oficinas en el Exterior
solicitan la autorización de la Coordinación General Administra como
delegación de la máxima autoridad, para la baja de los bienes en desuso,
bienes robados, hurtados o en situación de pérdida fortuita.
78
RESPONSABLES ACTIVIDAD DOCUMENTACIÓN
HABILITANTE
1.- OEXT. El funcionario encargado de los
bienes de la oficina en el exterior,
remite el informe de los bienes que
se encuentran en desuso al Jefe de
Misión.
Jefe de Misión dispone a
funcionario, la inspección de los
bienes y emisión de informe.
Funcionario, elabora informe y
sugiere procedimiento a seguir
(enajenación, donación,
destrucción de bienes)
En caso de bienes informáticos, el
Jefe de la OEXT solicita informe
de la DSSU sobre el estado de los
bienes.
Con estos informes, el Jefe de la
OEXT, solicita a la CGAF la
autorización para la baja de los
bienes en la Misión.
Informe de Custodia de bienes en
OEXT. de los bienes para la baja.
Informe de inspección de bienes
en desuso de funcionario de la
OEXT.
Informe de DSSU de equipos
informáticos de OEXT.
Jefe OEXT, remite vía quipux
requerimiento de autorización
para la baja de los bienes en
desuso a CGAF.
2.- CGAF. Canaliza requerimiento de
informes a la D.A. sobre los bienes
solicitados para la baja.
Reasignación de quipux a D.A.
para revisión de bienes en sistema
eSByE.
3.- D.A. Remite disposición de elaboración
de informe BLD. de bienes del
exterior
Reasignación de quipux a UB para
revisión de bienes en sistema
eSByE.
4.- UB Procede a la revisión de la
información en el sistema eSByE.
Emite informe sobre bienes de la
OEXT.
Genera en quipux, Informe de
revisión de bienes en sistema
eSByE, para firma D.A.
5.- D.A. Canaliza el informe presentado a la
CGAF. para elaboración de
aprobación para OEXT.
Remite vía quipux, informe de
revisión de bienes en sistema
eSByE.
79
SECUENCIA ACTIVIDAD DOCUMENTACIÓN
HABILITANTE
6.- D.A. Elabora quipux de Autorización o
Negación para firma de C.G.A.F.
Quipux de respuesta a
OEXT
7.- CGAF. Remite la autorización de Baja de bienes
a la OEXT.(Secuencia 9)
Remite la negativa de baja de bienes a la
OEXT. (Secuencia 8)
A través de quipux, remite
resolución a la OEXT.
8.- OEXT. Conoce informe.
Archiva el requerimiento. (FIN
PROCESO)
9.- OEXT. Conoce informe y procede conforme
normativa vigente.
Elabora actas de Baja de bienes.
Remite actas de bienes dados de baja
para ajustes correspondientes.
A través de quipux, remite
actas de baja de bienes en
OEXT a C.G.A.F. , D.A. y
D.F.
10.- CGAF. Remite actas de baja para ajustes
correspondientes a D.F.
Remite quipux a D.F.
11.- D.F. Procede a ajustes de baja en sistema
eSByE y ESIGEF.
FIN DE PROCESO.
Archivo expediente de baja
y prepara comunicación
para que la CGAF informe
a las oficinas en el exterior,
sobre el fin del proceso.
Elaborado por Paulina Pérez Arias
5.6 Resultado de aplicación del modelo: Informe de conciliación
Con los antecedentes expuestos se determina que el proceso de conciliación de
bienes de larga duración adquiridos en el exterior debe estar Coordinado por las áreas
de Cuentas del Exterior, Contabilidad, y la unidad de bienes, quienes prepararán la
información pertinente para la aprobación por parte de la Coordinación General
Administrativo Financiera, consecuente de ello con el expediente en físico, el área de
Contabilidad procederá con el registro de ajustes en los dos sistemas, de conformidad
con las Normas vigentes.
Como primer Informe de Conciliación de saldos contables con registros
administrativos se obtuvo la conciliación de la cuenta correspondiente a Vehículos
80
Nacionales y en el Exterior presentado por el equipo de trabajo integrado por personal
de la Dirección Administrativa y Dirección Financiera, conteniendo las variaciones
determinadas de la investigación y análisis de la información remitida por cada una de
las oficinas en el Exterior y los registros administrativos y contables de la Institución.
El proceso de constatación física institucional de los bienes de larga duración,
consistió en la verificación física de cada uno de los bienes, codificación individual,
verificación en las bases de datos, actualización de ubicación y custodia de los bienes en
cada una de las unidades administrativas de la entidad, a través de la legalización de las
respectivas actas de entrega-recepción; adicionalmente la identificación de los bienes
obsoletos e inservibles que permita el inicio de los procedimientos de baja establecidos
en la normativa legal vigente sobre la materia.
Los resultados obtenidos de la constatación física de los bienes institucionales,
permite al equipo conformado para la conciliación contable, contar con información real
y actualizada para dicho efecto.
Es así que producto de las actividades cumplidas en el esquema del modelo procesal
se obtuvo al 31 de diciembre de 2018 la conciliación del 100% de los bienes de larga
duración del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana en los dos
sistemas.
81
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES:
En conclusión los logros obtenidos específicamente fueron los siguientes:
Registro oportunos de los expedientes físicos enviados por las oficinas en el
exterior, respecto a las transferencias gratuitas de bienes, a las donaciones recibidas, a
los bienes de comodato tanto recibidos como entregados.
Legalización de las Actas de Entrega Recepción con las oficinas en el exterior y el
consecuente registro de los bienes en el sistema ESBYE, con la respectiva capacitación
y el registro de ajuste de los saldos de planta central, de acuerdo a la ubicación física de
los mismos, y en concordancia a lo que dispone el Reglamento General para la
administración, utilización, manejo y control de bienes e inventarios del Sector Público.
Cumplimiento de las observaciones de auditoría interna, con respecto a la cuenta
examinada de “VEHÍCULOS”, resultado de ello se evidencia el 100% de conciliación
de la cuenta referida.
Archivo debidamente clasificado según las cuentas de bienes conciliadas a cargo de
la funcionaria Paulina Pérez Arias, quién deberá realizar la correspondiente acta de
entrega recepción, en el término de sus funciones.
Los logros alcanzados hasta el 31 de diciembre de 2018, en el proceso de
conciliación en los dos sistemas de las cuentas de activos del Ministerio de Relaciones
Exteriores y Movilidad Humana se evidencian en las cuentas conciliadas en el 100%,
con el registro evidenciado en oficio enviado al Ministerio de Economía y Finanzas, en
concordancia al Acuerdo Ministerial 033 y a la disposición transitoria emitida en la
actualización del Reglamento General de Administración, Manejo, Custodia y Registro
de los Bienes del Sector Público, respecto al plazo de cumplimiento para su
conciliación.
82
RECOMENDACIONES:
1. Elaborar instructivo y cronograma para que el ingreso de los Bienes de Larga
Duración, se lo realice directamente en el exterior al momento de su adquisición, y
que los mismos sean objeto de reposición con el fondo asignado para la referida
adquisición.
2. Las bodegas contienen varios bienes en estado obsoleto, o bienes que han dejado de
utilizarse, por lo que se debería iniciar los procesos de baja, cuyo producto concluye
con el respectivo ajuste contable, esto coadyuva a la reducción de costos por
arriendo de bodegas en el exterior.
3. Mediante memorando se presentó el cronograma de asistencia obligatoria de los
responsables de la custodia , manejo y registro de los BLD, capacitaciones que se
realizarán vía SKYPE en el transcurso del año 2019, capacitaciones con respecto al
manejo de la normativa, reconocimiento del activo fijo, valoración y uso de los
sistemas contable y de bienes.
4. Fortalecer al área de cuentas del exterior con el fin de dar continuidad al plan de
quienes se encuentran realizando el cruce de fondos rotativos con las matrices
enviadas por misiones, mediante la revisión y el análisis de documentación
proporcionada por las oficinas en el exterior.
5. Solicitar a la unidad de Bienes certificación de identificación del bien adquirido en
el exterior, con la finalidad de registrar contablemente en las matrices y en la
reposición del fondo, esto evitará que por la subjetividad del funcionario el bien sea
cargado en la matriz de bienes con una partida presupuestaria distinta a la que se va
a registrar en el momento de la reposición del fondo.
6. Como una directriz se debe capacitar a los responsables del manejo de bienes, y
registro financiero que para llenar la matriz de bienes se debe conciliar con factura,
certificación de partida (de la unidad de bienes punto 5) y demás documentación que
soporte la aplicación de la cuenta al momento de liquidar el fondo.
83
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