universidad central del ecuador - … · estuvieron a mi lado siendo sumamente especiales para mi...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA BUENA
MANIPULACIÓN DE INVENTARIOS, A SER APLICADO EN LA EMPRESA
ITALBRAS CIA. LTDA. DEDICADA A LA IMPORTACIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN DE REPUESTOS AUTOMOTRICES
AUTOR:
EDWIN AUGUSTO ANDRADE MENDOZA
e-mail: [email protected]
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO
AUTORIZADO
DIRECTOR:
MGT. ENEIDA MARGARITA VASCONEZ MIDEROS
e-mail: [email protected]
QUITO DM, JUNIO 2013
ii
Andrade Mendoza, Edwin Augusto (2013). Diseño de un
sistema de control interno para la buena manipulación de
inventarios, a ser aplicado en la empresa Italbras Cia. Ltda.,
dedicada a la importación y comercialización de repuestos
automotrices. Trabajo de investigación para optar por el título
de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría, Contador Público
Autorizado. Faculta de Ciencias Administrativas.Carrera
Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 243 p
iii
DEDICATORIA
A Dios padre todo poderoso, porque gracias a él que con su infinita bondad y amor me ha
permitido llegar hasta este punto trascendental en mi vida, dotándome de salud y sabiduría para
lograr mis objetivos.
A mi madre Magdalena, por darme la vida, por su amor infinito único y verdadero y porque siempre
me apoyo, con sus consejos y la motivación constante siendo esta parte fundamental en mi vida y que
gracias a ti mamita bella q eres la más grande bendición en mi vida se me ha permitido ahora
culminar con este logro tan deseado.
A mi padre Edgar, que aunque con su silencio supo darme ejemplo de perseverancia y constancia
que lo caracterizan los cuales me ha sabido infundir siempre y principalmente el valor y la tenacidad
para salir adelante a pesar de las adversidades.
A mis hermanos Graciela, Paulina, Edgar, Cristian, Jaqueline y Javier, que estuvieron siempre
conmigo en los momentos difíciles apoyándome y fortaleciéndome con sus palabras de aliento
talentos y virtudes que los destacan a cada uno de ustedes mis queridos hermanos participando así en
forma directa o indirecta en la elaboración de esta tesis.
A ti mi AMOR que siempre estuviste ahí apoyándome y empujándome constantemente, sacrificando
parte del tiempo que debía dedicarlo para ti, soportando ausencias y desplantes de mi parte, para así
puedas permitir que ahora haga de este gran sueño una realidad.
A mis maestros, por su gran apoyo y motivación para la culminación de nuestros estudios
profesionales; en especial a la MGT. Margarita Vasconez Mideros quien con su paciencia,
profesionalismo y sus oportunos consejos en la elaboración de este trabajo impulso en mi formación
profesional en cada momento.
Edwin Augusto Andrade Mendoza
iv
AGRADECIMIENTO
Ha llegado el momento de la cristalización de este sueño, para el cual he vivido momentos
maravillosos así como también otros que me han dolido muchos pero me han enseñado a madurar y
crecer como persona, y lo más importante es que a lo largo de este tiempo he llegado a identificar
realmente a las personas algunas q no vale la pena mencionarlas mientras que aquellas q siempre
estuvieron a mi lado siendo sumamente especiales para mi brindándome su apoyo en las buenas y en
las malas y es por esta razón quiero agradecer primero que nada.
A Dios que con su bendición y omnipotencia es el motor que me brinda cada dia la energía que al
despertar obtengo para empezar una nueva lucha, destruyendo las barreras de opresión y egoísmo
que ofrece la sociedad venciéndome a mí mismo para alcanzar mis objetivos y metas propuestas.
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, Edwin Augusto Andrade Mendoza, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis
realizada sobre “Diseño De Un Sistema De Control Interno Para La Buena Manipulación De
Inventarios, A Ser Aplicado En La Empresa Italbras Cía. Ltda. Dedicada A La
Importación Y Comercialización De Repuestos Automotrices.”, por la presente autorizo a la
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me
pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de
investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, Mayo 2015
__________________________
Edwin Augusto Andrade Mendoza
C.C. 1718273020
E- mail: [email protected]
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v
APROBACIÓN DEL TUTOR .......................................................................................................... vi
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ...................................................................................................................... xvii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................... xviii
RESUMEN ....................................................................................................................................... xx
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPITULO I ...................................................................................................................................... 3
1 GENERALIDADES ........................................................................................................ 3
1.1 Antecedentes .................................................................................................................... 3
1.1.1 Situación actual ................................................................................................................ 4
1.2 Presentación del problema ............................................................................................... 7
1.2.1 Introducción al problema ................................................................................................. 7
1.2.2 Planteamiento del problema ............................................................................................. 9
1.2.3 Formulación del problema ............................................................................................. 11
1.3 Diagnostico situacional .................................................................................................. 11
1.3.1 Análisis externo .............................................................................................................. 12
1.3.1.1 Macroambiente ............................................................................................................... 12
1.3.1.1.1 Factor Económico .......................................................................................................... 12
1.3.1.1.2 Inflación ......................................................................................................................... 12
1.3.1.1.3 Producto Interno Bruto ................................................................................................... 14
1.3.1.1.4 Factor Legal ................................................................................................................... 15
1.3.1.1.5 Factor Tecnológico ......................................................................................................... 15
1.3.1.2 Microambiente ............................................................................................................... 15
1.3.1.2.1 Clientes ........................................................................................................................... 16
1.3.1.2.2 Proveedores .................................................................................................................... 16
1.3.1.2.3 Competencia ................................................................................................................... 17
1.3.2 Análisis interno .............................................................................................................. 17
1.3.3 Matriz FODA ................................................................................................................. 19
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 21
2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ................................................................................ 21
ix
2.1 Inventarios ...................................................................................................................... 21
2.1.1 Concepto ........................................................................................................................ 21
2.1.2 Clasificación ................................................................................................................... 22
2.1.3 Sistema de control de inventarios .................................................................................. 23
2.1.3.1 Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico ....................................................... 23
2.1.3.2 Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo ................................................... 24
2.1.4 Métodos de valoración de inventarios ............................................................................ 24
2.1.4.1 Método Primero en Entrar, Primero en Salir “PEPS” .................................................... 25
2.1.4.2 Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS" .................................................. 25
2.1.4.3 Método Promedio Ponderado ......................................................................................... 26
2.1.4.4 Método Último Precio De Compra ................................................................................ 27
2.1.4.5 Método Valor de Mercado ............................................................................................. 28
2.1.5 Control de existencias .................................................................................................... 28
2.1.5.1 Existencia Máxima ......................................................................................................... 29
2.1.5.2 Existencia Mínima ......................................................................................................... 29
2.1.5.3 Existencia Crítica ........................................................................................................... 29
2.1.6 Normas técnicas de control de inventarios ..................................................................... 29
2.1.6.1 Normas Internacionales De Información Financiera (NIFFS) ....................................... 29
2.1.6.2 Normas Internacionales De Contabilidad (NIC) ............................................................ 31
2.1.7 Índices financieros de los inventarios ............................................................................ 34
2.1.7.1 Proceso ........................................................................................................................... 34
2.1.7.2 Importancia .................................................................................................................... 35
2.1.7.3 Métodos y Técnicas del Análisis Financiero .................................................................. 35
2.1.7.4 Indicadores Financieros.................................................................................................. 35
2.1.8 Administración de los Inventarios .................................................................................. 40
2.1.8.1 Concepto ........................................................................................................................ 40
2.1.8.2 Finalidad ......................................................................................................................... 40
2.1.8.3 Importancia .................................................................................................................... 40
2.1.8.4 Técnicas De Administración De Los Inventarios ........................................................... 41
2.1.8.4.1 Sistema ABC .................................................................................................................. 41
2.1.8.4.2 Modelo de Cantidad Económica de Pedidos .................................................................. 41
2.2 Control Interno ............................................................................................................... 42
2.2.1 Antecedentes .................................................................................................................. 42
2.2.2 Definición de Conceptos ................................................................................................ 43
2.2.3 Sistema ........................................................................................................................... 43
2.2.4 Control............................................................................................................................ 44
2.3 Sistema de control interno .............................................................................................. 46
x
2.3.1 Importancia .................................................................................................................... 47
2.3.2 Objetivos básicos del control interno ............................................................................. 47
2.3.3 Elementos del Control Interno ....................................................................................... 48
2.3.3.1 Plan de Organización ..................................................................................................... 50
2.3.3.2 Adecuado Sistema de Autorización y Delimitación de Responsabilidades ................... 51
2.3.3.3 Prácticas Sanas ............................................................................................................... 52
2.3.3.4 Personal Idóneo y Apropiado ......................................................................................... 52
2.3.3.5 Unidad de Auditoría Interna Eficiente ........................................................................... 53
2.4 Otros Elementos ............................................................................................................. 54
2.4.1 Políticas .......................................................................................................................... 54
2.4.2 Procedimientos ............................................................................................................... 55
2.4.3 Contabilidad ................................................................................................................... 56
2.4.4 Informes ......................................................................................................................... 56
2.4.5 Presupuestos ................................................................................................................... 57
2.4.5.1 Principios de control interno .......................................................................................... 58
2.5 Clases de Control ........................................................................................................... 65
2.5.1 Por la función ................................................................................................................. 66
2.5.1.1 Control Administrativo .................................................................................................. 66
2.5.1.2 Control Contable ............................................................................................................ 66
2.5.2 Por la ubicación .............................................................................................................. 67
2.5.2.1 Control Interno ............................................................................................................... 67
2.5.2.2 Control Externo o Independiente ................................................................................... 68
2.5.3 Por la acción ................................................................................................................... 68
2.5.3.1 Control Previo ................................................................................................................ 68
2.5.3.2 Control Concurrente ....................................................................................................... 68
2.5.3.3 Control Posterior ............................................................................................................ 69
2.5.4 Otra clasificación ........................................................................................................... 69
2.5.4.1 Control Preventivo ......................................................................................................... 69
2.5.4.2 Control Detectivo ........................................................................................................... 69
2.5.4.3 Control Correctivo ......................................................................................................... 69
2.6 Enfoque Contemporáneo de Control Interno ................................................................. 70
2.6.1 Origen ............................................................................................................................. 70
2.6.2 Definición de Control Interno (Informe COSO) ............................................................ 71
2.6.3 Objetivos del control interno (informe COSO) .............................................................. 71
2.6.4 Componentes del control interno (Informe COSO) ....................................................... 72
2.6.4.1 Ambiente de Control ...................................................................................................... 74
2.6.4.2 Evaluación de Riesgos ................................................................................................... 77
xi
2.6.4.3 Actividades de Control ................................................................................................... 79
2.6.4.4 Información y Comunicación ......................................................................................... 80
2.6.4.5 Supervisión y Seguimiento............................................................................................. 82
2.7 Evaluación del sistema de control interno ...................................................................... 83
2.7.1 Definición ....................................................................................................................... 83
2.7.2 Objetivos ........................................................................................................................ 84
2.7.3 Métodos de Evaluación .................................................................................................. 84
2.7.3.1 Método Narrativo o Descriptivo .................................................................................... 85
2.7.3.2 Método de Cuestionario ................................................................................................. 87
2.7.3.3 Método Gráfico o Diagramas De Flujo .......................................................................... 88
2.7.3.3.1 Simbología ..................................................................................................................... 89
2.7.3.3.2 Método Combinado o Mixto .......................................................................................... 91
2.8 COSO ............................................................................................................................. 91
2.8.1 Plan General ................................................................................................................... 92
2.8.2 Aplicación del COSO ERM ........................................................................................... 92
2.9 Procedimientos ............................................................................................................... 94
2.9.1 Concepto ........................................................................................................................ 94
2.9.2 Características ................................................................................................................ 95
2.9.3 Importancia .................................................................................................................... 95
2.9.4 Elementos ....................................................................................................................... 95
2.9.5 Objetivo .......................................................................................................................... 96
2.9.6 Alcance ........................................................................................................................... 96
2.9.7 Responsables .................................................................................................................. 97
2.9.8 Documentación .............................................................................................................. 97
2.9.9 Fuentes de Información .................................................................................................. 97
2.9.10 Políticas .......................................................................................................................... 97
2.9.11 Descripción del procedimiento ....................................................................................... 98
2.9.12 Representación gráfica ................................................................................................... 99
2.10 Importaciones ............................................................................................................... 100
2.10.1 Regímenes de importación ........................................................................................... 100
2.10.2 Proceso de importación ................................................................................................ 100
2.10.3 DUI-A (obligatorio) ..................................................................................................... 105
CAPITULO III ............................................................................................................................... 108
3 PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, FUNCIONES Y
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................................. 108
3.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................... 108
3.2 Principales funciones y cargos propuestos ................................................................... 110
xii
3.2.1 Director ejecutivo de Empresa Italbras Cia. Ltda. ...................................................... 110
3.2.1.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 110
3.2.1.2 Funciones Principales: ................................................................................................. 110
3.2.2 Presidente: .................................................................................................................... 111
3.2.2.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 111
3.2.2.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 111
3.2.2.2.1 Supervisión: .................................................................................................................. 111
3.2.2.3 Funciones Principales: ................................................................................................. 111
3.2.3 Gerente General ........................................................................................................... 112
3.2.3.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 112
3.2.3.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 113
3.2.3.3 Supervisión: .................................................................................................................. 113
3.2.3.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 113
3.2.4 Asesor Legal ................................................................................................................. 114
3.2.4.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 114
3.2.4.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 114
3.2.4.3 Supervisión: .................................................................................................................. 114
3.2.4.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 114
3.2.5 Auditor Externo ............................................................................................................ 115
3.2.5.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 115
3.2.5.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 115
3.2.5.3 Supervisión: .................................................................................................................. 115
3.2.5.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 115
3.2.6 Jefe Administrativo/Financiero .................................................................................... 116
3.2.6.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 116
3.2.6.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 116
3.2.6.3 Supervisión: .................................................................................................................. 116
3.2.6.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 116
3.2.7 Asistente de recursos humanos .................................................................................... 117
3.2.7.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 117
3.2.7.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 117
3.2.7.3 Supervisión: .................................................................................................................. 118
3.2.7.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 118
3.2.8 Jefe Financiero ............................................................................................................. 119
3.2.8.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 119
3.2.8.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 119
3.2.8.3 Supervisión: .................................................................................................................. 119
xiii
3.2.8.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 119
3.2.9 Contador ....................................................................................................................... 120
3.2.9.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 120
3.2.9.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 120
3.2.9.3 Funciones Principales: ................................................................................................. 121
3.2.10 Tesorero........................................................................................................................ 122
3.2.10.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 122
3.2.10.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 122
3.2.10.3 Supervisión: .................................................................................................................. 122
3.2.10.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 122
3.2.11 Asistente de Presupuesto .............................................................................................. 123
3.2.11.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 123
3.2.11.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 123
3.2.11.3 Supervisión: .................................................................................................................. 123
3.2.11.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 123
3.2.12 Jefe de Comercialización ............................................................................................. 124
3.2.12.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 124
3.2.12.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 124
3.2.12.3 Supervisión: .................................................................................................................. 124
3.2.12.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 124
3.2.13 Asistente de Compras ................................................................................................... 125
3.2.13.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 125
3.2.13.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 125
3.2.13.3 Supervisión: .................................................................................................................. 125
3.2.13.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 126
3.2.14 Bodeguero .................................................................................................................... 126
3.2.14.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 126
3.2.14.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 126
3.2.14.3 Supervisión: .................................................................................................................. 127
3.2.14.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 127
3.2.15 Despacho ...................................................................................................................... 128
3.2.15.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 128
3.2.15.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 128
3.2.15.3 Supervisión: .................................................................................................................. 128
3.2.15.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 128
3.2.16 Asistente de Ventas ...................................................................................................... 129
3.2.16.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 130
xiv
3.2.16.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 130
3.2.16.3 Supervisión: .................................................................................................................. 130
3.2.16.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 130
3.2.17 Vendedor de almacén ................................................................................................... 130
3.2.17.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 131
3.2.17.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 131
3.2.17.3 Supervisión: .................................................................................................................. 131
3.2.17.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 131
3.2.18 Jefe de Sistemas ........................................................................................................... 132
3.2.18.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 132
3.2.18.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 132
3.2.18.3 Supervisión: .................................................................................................................. 132
3.2.18.4 Funciones Principales: ................................................................................................. 132
3.3 Direccionamiento Estratégico ...................................................................................... 133
3.3.1 Misión .......................................................................................................................... 133
3.3.2 Visión ........................................................................................................................... 133
3.3.3 Objetivos ...................................................................................................................... 134
3.3.4 Principios...................................................................................................................... 134
3.3.5 Política.......................................................................................................................... 135
CAPITULO IV ............................................................................................................................... 136
4 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
PARA EL MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS .......................................... 136
4.1 Procedimiento de selección de proveedores ................................................................ 136
4.1.1 Evaluación de control interno selección de proveedores ............................................ 137
4.1.2 Objetivo ........................................................................................................................ 138
4.1.3 Alcance ......................................................................................................................... 139
4.1.4 Responsables ................................................................................................................ 139
4.1.5 Documentación ............................................................................................................ 139
4.1.6 Políticas ........................................................................................................................ 142
4.1.7 Descripción de procedimientos para la selección de proveedores ............................... 143
4.1.8 Flujograma para la selección de proveedores.............................................................. 144
4.2 Procedimientos para compras nacionales e internacionales ......................................... 145
4.2.1 Evaluación de control interno compras nacionales e internacionales .......................... 146
4.2.2 Objetivo ........................................................................................................................ 147
4.2.3 Alcance ......................................................................................................................... 148
4.2.4 Responsables ................................................................................................................ 148
4.2.5 Documentación ............................................................................................................ 149
xv
4.2.6 Políticas ........................................................................................................................ 151
4.2.7 Procedimiento compras locales y regionales (partes y repuestos automotrices) .......... 152
4.2.8 Flujo grama para adquisición de productos nacionales – (genéricos) ......................... 153
4.3 Procedimientos para las ventas locales y nacionales .................................................... 154
4.3.1 Evaluación de control interno ventas locales y nacionales .......................................... 154
4.3.2 Objetivo ........................................................................................................................ 156
4.3.3 Alcance ......................................................................................................................... 156
4.3.4 Responsables ................................................................................................................ 156
4.3.5 Documentación ............................................................................................................ 157
4.3.6 Políticas ........................................................................................................................ 160
4.3.7 Procedimiento para las Ventas ..................................................................................... 162
4.3.8 Flujo grama de las ventas ............................................................................................. 163
4.4 Transferencias a Sucursales ......................................................................................... 164
4.4.1 Evaluación de control interno transferencias a sucursales ........................................... 164
4.4.2 Objetivo ........................................................................................................................ 165
4.4.3 Alcance ......................................................................................................................... 165
4.4.4 Responsables ................................................................................................................ 166
4.4.5 Documentos .................................................................................................................. 166
4.4.6 Políticas ........................................................................................................................ 166
4.4.7 Procedimiento para transferencia de sucursales ........................................................... 167
4.4.8 Flujo grama de las transferencia a sucursales .............................................................. 168
4.5 Manejo de producto no conforme ................................................................................ 169
4.5.1 Evaluación de control interno producto no conforme .................................................. 169
4.5.2 Objetivo ........................................................................................................................ 170
4.5.3 Alcance ......................................................................................................................... 170
4.5.4 Responsable .................................................................................................................. 171
4.5.5 Documentación ............................................................................................................ 171
4.5.6 Políticas ........................................................................................................................ 171
4.5.7 Procedimiento para el manejo de producto no conforme ............................................. 172
4.5.8 Flujograma de tratamiento de productos no conforme ................................................. 173
4.6 Constataciones físicas .................................................................................................. 174
4.6.1 Evaluación de control interno constataciones físicas ................................................... 174
4.6.2 Objetivo ........................................................................................................................ 175
4.6.3 Alcance ......................................................................................................................... 175
4.6.4 Responsables ................................................................................................................ 176
4.6.5 Políticas ........................................................................................................................ 176
4.6.6 Documentación ............................................................................................................ 177
xvi
4.6.7 Procedimiento para la toma física del inventario ......................................................... 178
4.6.8 Flujograma de procesos de constatación física ............................................................ 179
4.7 Procedimiento de registro contable de inventarios....................................................... 180
4.7.1 Evaluación de control interno registro contable de inventarios .................................. 180
4.7.2 Objetivo ........................................................................................................................ 181
4.7.3 Alcance ......................................................................................................................... 181
4.7.4 Responsables ................................................................................................................ 182
4.7.5 Políticas de registro contable........................................................................................ 182
4.7.6 Documentación ............................................................................................................ 182
4.7.7 Procedimiento para el registro contable de los inventarios .......................................... 186
4.7.8 Flujograma de procesos contable para el ingreso de inventarios al sistema ................ 187
4.7.9 Por Compras ................................................................................................................. 188
4.7.10 Por Ventas .................................................................................................................... 188
4.7.11 Por transferencias ......................................................................................................... 189
4.7.12 Por manejo de producto no conforme .......................................................................... 189
4.7.13 Por diferencia en constataciones físicas ....................................................................... 190
4.7.14 Presentación de los inventarios en los estados financieros de acuerdo a las NIIF ....... 190
4.7.14.1 Definiciones ................................................................................................................. 191
CAPITULO V ................................................................................................................................ 198
5 EJERCICIO PRÁCTICO ............................................................................................. 198
5.1 Control de inventarios .................................................................................................. 199
5.2 Listado de inventarios .................................................................................................. 212
5.3 Resumen de compras .................................................................................................... 213
5.4 Listado de Precios ........................................................................................................ 214
5.5 Análisis de lenta rotación de inventarios ...................................................................... 215
5.6 Análisis de costo mercado el menor ............................................................................. 216
5.7 Toma física de inventarios ........................................................................................... 217
5.8 Diario General .............................................................................................................. 218
5.9 Acta de baja de inventarios .......................................................................................... 219
CAPITULO VI ............................................................................................................................... 221
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 221
6.1 Conclusiones ................................................................................................................ 221
6.2 Recomendaciones ......................................................................................................... 222
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 224
xvii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Promedio Anual de Inflación ........................................................................................... 13
Tabla 1.2 PIB Anual Millones de Dólares ....................................................................................... 14
Tabla 1.3 Clientes de la Empresa Italbras Cía. Ltda. ....................................................................... 16
Tabla 1.4 Competencia de la Empresa Italbras Cía. Ltda. ............................................................... 17
Tabla 2.1 Kardex Método de Valoración UEPS .............................................................................. 26
Tabla 2.2 Kárdex Método de Valoración Promedio Ponderado....................................................... 27
Tabla 2.3 Kárdex Método de Valoración Ultimo Precio de Mercado .............................................. 28
xviii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Logotipo de la empresa ..................................................................................................... 5
Figura 1.2 Sucursal Tumbaco............................................................................................................. 5
Figura 1.3 Sucursal norte ................................................................................................................... 6
Figura 1.4 Sucursal Sur: ..................................................................................................................... 6
Figura 1.5 Introducción al Problema - Control Interno ...................................................................... 9
Figura 1.6 Promedio anual de Inflación ........................................................................................... 13
Figura 1.7 PIB Anual Millones de Dólares ...................................................................................... 14
Figura 1.8 Microambiente ................................................................................................................ 16
Figura 2.1 Repuestos ........................................................................................................................ 21
Figura 2.2 Estructura del Control Interno ........................................................................................ 42
Figura 2.3 Concepto De Control Interno .......................................................................................... 44
Figura 2.4 Control Interno ................................................................................................................ 46
Figura 2.5 Elementos de Control Interno ......................................................................................... 49
Figura 2.6 Personal Apropiado ......................................................................................................... 52
Figura 2.7 Clases de Control ............................................................................................................ 65
Figura 2.8 Control Interno Administrativo y Contable .................................................................... 67
Figura 2.9 Informe COSO ................................................................................................................ 72
Figura 2.10 Componentes del Control Interno ................................................................................. 73
Figura 2.11 Modelo COSO .............................................................................................................. 91
Figura 2.12 COSO ERM .................................................................................................................. 92
Figura 2.13 COSO ERM .................................................................................................................. 93
Figura 2.14 Representación Gráfica ................................................................................................. 99
Figura 3.1 Propuesta de Organigrama Estructural de la Empresa Italbras. Cía. Ltda. ................... 109
Figura 3.2 Director ejecutivo ......................................................................................................... 110
Figura 3.3 Prsidente ....................................................................................................................... 111
Figura 3.4 Gerente General ............................................................................................................ 112
Figura 3.5Asesor Legal .................................................................................................................. 114
Figura 3.6 Auditor Externo ............................................................................................................ 115
Figura 3.7 Jefe Administrativo / Financiero ................................................................................... 116
Figura 3.8Asistente de Recurso Humanos ..................................................................................... 117
Figura 3.9 Jefe Financiero .............................................................................................................. 119
Figura 3.10 Contador ..................................................................................................................... 120
Figura 3.11 Tesorero ...................................................................................................................... 122
Figura 3.12 Jefe de Comercialización ............................................................................................ 124
Figura 3.13 Asistente de Compras ................................................................................................. 125
xix
Figura 3.14 Bodeguero ................................................................................................................... 126
Figura 3.15 Despacho .................................................................................................................... 128
Figura 3.16 Asistente de Ventas ..................................................................................................... 129
Figura 3.17Vendedor de almacén ................................................................................................... 130
Figura 4.1 Procedimiento de selección de proveedores ................................................................. 136
Figura 4.2 Procedimientos para compras nacionales e internaionales ........................................... 145
Figura 4.3 Políticas de la Empresa ................................................................................................. 151
Figura 4.4 Procedimientos para las ventas locales y nacionales ................................................... 154
xx
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA BUENA
MANIPULACIÓN DE INVENTARIOS, A SER APLICADO EN LA EMPRESA
ITALBRAS CIA. LTDA. DEDICADA A LA IMPORTACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN
DE REPUESTOS AUTOMOTRICES”
RESUMEN
El presente trabajo de investigación de la Empresa Italbras Cía. Ltda. La cual es una sociedad
familiar, ésta empresa es parte de la fusión de capitales de dos hermanos y su padre, formando así
una compañía limitada desde 1980 iniciando con operaciones comerciales, siendo esta dedicada a
la comercialización de repuestos automotrices; la investigación presenta los antecedentes de la
organización, aspectos generales, base legal, el desarrolla del diagnóstico situacional de la
institución en sus ambientes: ambiente externo y su microambiente donde se estableció las
oportunidades y amenazas; y en el ambiente interno, estructura organizacional, direccionamiento
estratégico, y el marco teórico con relación al manejo adecuado de inventarios. La propuesta de la
estructura organizacional, procedimientos administrativos donde se determinó el manejo y control
adecuado de los inventarios, se realiza el ejercicio del manejo de inventarios y se desarrollan las
respectivas conclusiones y recomendaciones encontradas en la investigación.
PALABRAS CLAVES
PROCEDIMIENTOS
POLÍTICAS
CONTROL INTERNO
CONTROL DE MERCADERÍAS
MANEJO DE INVENTARIOS
ROTACIÓN
TOMA FISICA
1
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación tiene como propósito la propuesta de una adecuada estructura,
procedimientos administrativos y el control de los inventarios para la Empresa Italbras Cía. Ltda., la
misma que ha venido realizando sus operaciones administrativas y operativas de una manera rutinaria
con lo relacionado a la determinación del manejo adecuado de los inventarios. Lo que ha ocasionado
no tener constantemente información confiable, control óptimo en los inventarios y demoras en las
actividades administrativas y financieras.
Toda institución que quiera lograr posicionarse en el mercado requiere mejorar y controlar sus
procesos de manera que sean más eficientes y eficaces. Para el efecto la Empresa Italbras Cía. Ltda.,
deberá considerar la propuesta de los procedimientos para el manejo adecuado de los inventarios de la
empresa estableciendo un control en cada una de ellas que garantice el logro de sus objetivos
establecidos.
Esta contribución surge de la necesidad que presenta la empresa de mejorar el manejo de sus
inventarios, el cual constituye una herramienta como lineamientos establecidos del control de loa
mismos y de esta manera contribuya a la adecuada toma de decisiones.
La investigación fue la de dar los lineamientos básicos para el mejoramiento del manejo de los
inventarios siendo este un modelo de procedimientos de las actividades relevantes en la empresa en su
giro esencial como es el manejo de inventarios.
El presente trabajo de investigación denominado “Diseño de un Sistema de Control Interno para la
buena manipulación de Inventarios, a ser aplicado en la Empresa Italbras Cía. Ltda. Dedicada a la
Importación y Comercialización de Repuestos Automotrices” Esta investigación está estructurada en
seis capítulos, que son los siguientes:
El capítulo uno y dos se desarrollan temas como: los antecedentes de la organización, aspectos
generales, situación actual, presentación del problema, el diagnóstico situacional el análisis de la
situación de la institución en sus ambientes: externo en su microambiente; y en el ambiente interno
donde se determinó las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, y el marco teórico con
relación a manejo de inventarios.
En el capítulo tres se desarrolla la propuesta de la estructura organizacional de la empresa, principales
funciones y cargos de cada una de las áreas de la empresa y se presenta la propuesta de un
direccionamiento estratégico para la misma.
2
En el capítulo cuatro se realiza la propuesta de procedimientos administrativos y financieros para el
manejo óptimo de los Inventarios de la empresa donde se determinó el control de los diferentes
productos.
En el capítulo cinco se desarrollan el ejercicio práctico del manejo financiero óptimo de los inventarios
de los diferentes productos de la empresa.
En el capítulo seis se desarrollan las respectivas conclusiones y recomendaciones encontradas en la
investigación.
3
CAPITULO I
1 GENERALIDADES
1.1 Antecedentes
En la actualidad la mayor parte de empresas del Ecuador enfrenta una fuerte competencia relacionada
con la importación y comercialización de cualquier tipo de productos, más si están dirigidos a clientes
que buscan mejoramiento de la calidad de vida de la sociedad, éste es el caso de aquellas entidades
que dirigen sus esfuerzos a obtener rentabilidad comprando y vendiendo repuestos.
Por este mismo hecho de ofrecer productos que contribuyan al avance colectivo, es recomendable
trabajar bajo el Sistema de Comercio Equitativo, con el que se pretenderá fortalecer la participación de
los pequeños productores en el mercado a través de la promoción de un desarrollo sostenible basado
en la igualdad social, protección Medioambiental y Seguridad Económica.
Su acción va más allá de la simple actividad comercial, contempla también la sensibilización e
información al consumidor. Por ende el Comercio Equitativo requiere ser eficiente, comercializar a
costos más bajos que la competencia, entregar bienes y servicios de alta calidad, controlar la calidad
del producto para llegar en el momento y en el sitio de mayor demanda. En la práctica, se debe renovar
constantemente los productos, acceder a nuevas tecnologías, tener una estructura ágil para reaccionar
oportunamente a los cambios con calidad, nuevos diseños y precios competitivos.
La Empresa Italbras Cía. Ltda. es una sociedad familiar, ésta empresa es parte de la fusión de
capitales de dos hermanos y su padre, formando así una compañía limitada desde 1980 la misma que
apoya al desarrollo de los sectores populares del país. Previo a la demanda de la gente por la
necesidad de obtener repuestos automotrices de gran necesidad a precios totalmente asequibles he aquí
que deciden en el año 1979 crear a Y COMERCIALIZADORA DE REPUESTOS
AUTOMOTRICES “EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA.” como conexión directa de productores y
fabricantes del exterior con la población ecuatoriana siendo así un complemento de la acción de las
concesionarias de automotores más afamadas del país para enfrentar el problema de la necesidad y
falta en la venta y comercialización de repuestos automotrices de las marcas más conocidas y
comerciales de automóviles utilizados en el país facilitando así la obtención de repuestos automotrices
al por menor para necesidad de pequeños consumidores.
En ese mismo año la Empresa Italbras Cía. Ltda., abre su primera tienda en Quito, con el nombre de
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA., plasmando así logotipo en la calle Japón Oe2-36 y Naciones
4
Unidas, sector la carolina y una bodega ubicada en el, sector periférico de Quito, adicionalmente
instalan una mini bodega de emergencia en el domicilio de uno de los socios.
La Empresa Italbras Cía. Ltda. en su proceso de constitución se ve reflejada en las siguientes fases:
La primera fase parte desde su nacimiento en 1979 hasta 1986, caracterizada por una fuerte visión
social, porque responde a objetivos de servicio para los más vulnerables de nuestra sociedad, mediante
una comercialización transparente y equitativa.
La segunda fase, es considerada de avance, porque va desde 1986 hasta 1990, caracterizada por una
fuerte visión empresarial, porque a través de un manejo eficiente de los recursos, autofinancia su
sistema de gestión en base a una adecuada relación costo-beneficio. No promociona ni regala nada a
nadie, enseña a reconocer de la manera adecuada la calidad de los productos, de tal manera que puedan
ser garantizables a través del tiempo.
La tercera fase, de consolidación, inicia en 1990 y avanza hasta la actualidad, caracterizada por
mantener un equilibrio entre lo social y lo empresarial.
En el crecimiento como empresa, fortaleció los canales de comercialización al por mayor, tanto en el
mercado interno como en el externo, para lo cual editó su primer catálogo de productos automotrices y
los puso a disposición en especial de los clientes minoristas.
En el año de 1990, La Empresa Italbras Cía. Ltda., pasó a llamarse COMERCIALIZADORA a
EMPRESA ITALBRAS CIA LTDA.”.
En Diciembre del 1988, luego de dos año de arduo trabajo en el Sistema de Gestión de Calidad, de la
Empresa Italbras Cía. Ltda. alcanza la certificación de la calidad, convirtiéndose de esta manera en la
primera sociedad automotriz con certificación para así brindar seguridad y calidad en toda nuestra
variedad de productos automotrices.
1.1.1 Situación actual
La Empresa Italbras Cía. Ltda. Cía. Ltda. mantiene el siguiente logotipo:
5
Figura 1.1 Logotipo de la empresa
En: Información de la Empresa
En la actualidad la Empresa Italbras Cía. Ltda., cuenta con tres sucursales, ubicadas en los sectores
norte y sur, valle de Cumbayà, las mismas que permiten cubrir las necesidades en adquisición de
repuestos que mantienen los clientes locales. Teniendo como objetivo facilitar la compra y obtención
de repuestos automotrices sin tendencia al desconocimiento o mala elección ya que el asesoramiento
que se brinda por parte de nuestros vendedores es totalmente profesional tomando en cuenta el
beneficio de cambio o devolución de los productos durante un lapso de ocho días posteriores a la
compra que la Empresa Italbras Cía. Ltda., brinda a nuestros clientes.
A continuación se muestra los rótulos y direcciones donde se encuentra las sucursales:
Figura 1.2 Sucursal Tumbaco
En: Información de la Empresa. Av. Interoceánica 2190 y Gaspar de Carvajal Telf.: (593) 3-540-239
6
Figura 1.3 Sucursal norte
En: Información de la Empresa. Av. de la Prensa 43-24 y Vaca de Castro Telf. : (593) 2-291-530.
Figura 1.4 Sucursal Sur:
En: Información de la Empresa. Calle Huaynapalcòn 840 y Av. Mariscal Sucre Telf. (593) 3-102-262
La Empresa Italbras Cía. Ltda. a su vez realiza capacitaciones de lanzamiento de nuevos repuestos y
adaptabilidad de piezas automotrices a nuestros clientes de manera totalmente gratuita y de calidad,
con honestidad y eficiencia, logrando la satisfacción de los clientes, tomando como base el
mejoramiento continuo de los procesos y servicios orientados al equilibrio social y empresarial, con
liderazgo y competitividad.
7
La Empresa Italbras Cía. Ltda., se maneja con autonomía en cuanto a la organización de personal,
gastos, pagos a proveedores, únicamente a finales de cada mes se reportan resultados a la Oficina
Central, para la respectiva consolidación de los Estados Financieros.
En el país la Empresa Italbras Cía. Ltda. llega directamente al consumidor a través de su punto de
venta ubicado en Quito. Vende al por mayor a instituciones nacionales y extranjeras (radicadas en el
país), concesionarias, sociedades, pequeñas comercializadoras, mecánicas.
Actualmente sus clientes se encuentran ubicados en 18 de las 24 provincias del país. Muy pocas
comercializadoras en la nación responden a necesidades para proveer a las ciudades más pequeñas los
productos automotrices de una manera variada. La Empresa Italbras Cía. Ltda. ha iniciado este proceso
desde su fundación, para constituirse en un modelo de desarrollo sostenible que le diferencia de otras
comercializadoras automotrices dependientes de recursos externos y de empresas privadas cuyo único
fin es el lucro.
1.2 Presentación del problema
Diseñar un Sistema de Control Interno es implantarlo con el fin de detectar, en el menor plazo posible,
cualesquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad, utilización del Talento Humano,
mercado y riesgos de la empresa para delimitar futuras sorpresas que puede presentarse. De ahí que, el
Control Interno es considerado cada día más como una solución a potenciales problemas.
En un sentido más amplio, se considera un proceso efectuado por el Consejo de administración,
Dirección, Gerencia y demás Recursos Humanos diseñado con el objeto de proporcionar mayor
seguridad cuantificable en cuanto a la conservación de objetivos-meta propuestos.
1.2.1 Introducción al problema
El Control Interno es una herramienta que permite evaluar con mayor seguridad y es de gran ayuda en
la toma de decisiones, que llegarán a no dudarlo a constituirse en verdaderas políticas para la empresa,
que posteriormente forman parte de su pertinencia y más tarde su liderazgo. Es la base de apoyo donde
todas las actividades por pequeñas o grandes que sean las ejecuta la empresa, como un instrumento de
eficiencia y efectividad.
Es indispensable tener en todas las empresas ecuatorianas un adecuado sistema de control interno, que
es sino, un conjunto de políticas con seguimiento y que gracias a éste, permiten prevenir y
contrarrestar, ineficiencia, errores, violaciones tributarias, desviaciones, fraudes entre otros, se
8
protegen y cuidan los activos y los intereses de las empresas, así como también se logra evaluar la
eficiencia de la misma en cuanto a su organización.
En el momento en que se menciona políticas establecidas para alcanzar objetivos propuestos, los
procedimientos son los pasos específicos que se deben cumplir al seguir una determinada política.
Se debe recordar que los controles que a determinada época eran eficaces con el tiempo se vuelven
obsoletos y a veces una traba administrativa. Son las personas las que realizan el control y no los
manuales, reglamentos, políticas, estatutos ni leyes. Estas son normas que regulan y orientan el
control, pero no reemplazan la labor humana.
El engranaje del control interno para la consecución de objetivos no es otra cosa que una confirmación
de la vigencia de la Teoría General de los Sistemas, en donde todos los elementos que intervienen en
una gestión actúan en forma interrelacionada para lograr objetivos y metas comunes.
En términos muy simples el error es una equivocación involuntaria, mientras que la irregularidad se la
comete con conocimiento de causa y afán de perjudicar a la empresa en beneficio propio o de un
tercero.
En el caso que compete se deberá ir analizando cada uno de los procesos del sistema en procura de
encontrar las mejores soluciones que determinen un ahorro sustentable en todo el proceso económico-
administrativo y financiero para la manipulación de inventarios en la Empresa Italbras Cía. Ltda., por
cuanto no cuenta con un sistema de control interno de inventarios adecuado, debido a que es una
empresa familiar, y como sucede en la mayoría de éste tipo de empresas no se cuenta con gente
profesional que los oriente como debe llevarse el control interno de inventarios de la entidad, pues se
tiene trabajando a parientes que poseen poco conocimiento sobre repuestos automotrices; además por
la confianza que representan por ser parte de la familia, los dueños no creen necesario tomar en cuenta
un punto tan importante como el control interno, pues de alguna manera intencional o no, se puede
caer en errores o fraudes.
En control interno es una parte muy importante que debe quedar clara en la empresa y que todos deben
tener presente para una buena operación sin riesgos. Para conseguirlo es muy probable que se genere
resistencia en algunos sectores, para esto se debe explicar en qué consiste el control interno, cuales son
los objetivos del mismo y como adecuarlo de manera efectiva en la firma, pero si logramos que el
sistema se acepte positivamente por todos, esto dará lugar a una innovación, con miras a un cambio
que tenga una estructura muy sólida en el futuro desarrollo de la empresa en el manejo de sus
inventarios.
9
A continuación se muestra el grafico de como mitigar los riesgos en Control Interno:
Figura 1.5 Introducción al Problema - Control Interno
En: (Mantilla, 2007, pág. 25)
1.2.2 Planteamiento del problema
La Empresa Italbras Cía. Ltda., como toda compañía nacional sufre de algunas debilidades propias de
empresas familiares, la cual concentra la toma de decisiones en una sola persona, ocasionando
confusión en el personal técnico que no puede definir modelos administrativos adecuados a los
intereses de todos y si por el contrario lo aplica, muchas veces no es aceptado por los directivos de la
empresa.
INTRODUCCIÓN AL PROBLEMA
CONTROL
INTERNO
INEFICIENCIA
ERRORES
VIOLACIONES
TRIBUTARIAS
DESVIACIONES
FRAUDES
OTROS
PREVENIR
CONTRARESTAR
PROTEGER
CUIDAR
EVALUAR
ACTIVOS
10
Es preciso que las empresas familiares para mejorar su competitividad, adecúen sus estrategias y su
estructura organizacional al entorno dinámico de la economía actual en un mundo cada vez
globalizado. El éxito de la firma dependerá de su capacidad de dotarse de recursos y habilidades
apropiadas para conseguir nuevas ventajas competitivas tales como la calidad en sus servicios,
capacidad tecnológica, innovación, capital humano, conocimiento, etc., con el objetivo permanente del
crecimiento y la diversificación.
Sin embargo de lo positivo que representa el Control Interno aplicado con el sistema COSO, es que se
le considera en la organización como el alma de una persona, no existe separación de ninguna
operación administrativa y financiera que se le pueda escapar, es algo implícito que mientras el
funcionario, empleado o ejecutivo realiza una tarea diaria, ésta es controlada y tiene relación directa
con la gestión realizada por el anterior compañero y esa se va auto-controlando.
El implantar un sistema de control, conforme a las necesidades de la empresa debe lograr la eficiencia,
eficacia, economía, ética y ecología, siempre añadido a la rendición de cuentas, seguimiento y la
supervisión.
Los objetivos que se perciben con el control interno tienen como base fundamental proteger a la
empresa de cualquier anomalía que pudiera existir tanto en la gestión administrativa como en la
financiera ya que éstas pueden afectar la exactitud de los registros de los activos, pasivos y cuentas de
resultado y en general todo lo que se considera como información financiera.
No cabe duda que los ejecutivos con más poder pueden mejorar el comportamiento de una empresa y
enriquecer a sus accionistas, siempre y cuando sepan administrar y emplear correctamente este poder.
Está diseñado para que sea un centro de poder para la coordinación, la eficiencia y la disciplina de las
organizaciones.
Si una compañía cuenta con un adecuado control interno tiene un menor riesgo de que haya errores y
fraudes, además de que le ayuda a conocer la situación financiera de la empresa, como por ejemplo en
donde se encuentra el dinero obtenido por las operaciones realizadas si está en el banco o en alguna
otra inversión, si existen deudas con los proveedores que ya estén por vencerse o ya se encuentran
vencidos, si los clientes ya cancelaron sus saldos, etc.
Por otro lado existen síntomas de inconformidad por parte de clientes que se encuentran molestos por
negación de los distintos repuestos que si existen en las bodegas de la Empresa Italbras Cía. Ltda., lo
que está deteriorando la imagen y prestigio de la empresa, además se corre el riesgo de pérdidas de
clientes, en consecuencia los ingresos económicos disminuirán en perjuicio de todos.
11
El sistema que vamos a implantar debe evitar intromisiones que perjudican la verticalidad del orden y
del proceso en el control de inventarios. Se suma a lo mencionado anteriormente la falta de
comunicación entre los vendedores y los bodegueros ya que esta es informal e ineficiente, así como la
alta rotación de personal que últimamente se ha ido incrementando.
Por último existe una falta de seguimiento y control en las tareas, no tienen una descripción integral
de las labores diarias a realizarse con sus respectivos objetivos-meta a cumplirse.
1.2.3 Formulación del problema
En consecuencia y por lo anteriormente mencionado se ha formulado la siguiente interrogante:
¿El diseño e implementación de un sistema de control interno para la buena manipulación de
inventarios en la Empresa Italbras Cía. Ltda., nos permitirá tener un uso eficaz y eficiente de los
recursos económicos, financieros y patrimoniales, administrar el personal y suministrar información
óptima para la toma de decisiones?
Esta pregunta será respondida mediante el análisis de las variables y de los resultados obtenidos a
través de la investigación.
1.3 Diagnostico situacional
Es un instrumento administrativo que nos permite evaluar y juzgar con certeza las fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas del entorno en el que se desenvuelve la empresa, la auditoría
interna también lo utiliza como herramienta para controlar el cumplimiento de las recomendaciones
para el mejoramiento de la organización.
Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características
particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis FODA (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades, Amenazas) tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los
niveles de una organización y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado,
producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios,
etc.).
El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio. Debe
resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y
realista con la competencia, las oportunidades y amenazas claves el entorno.
12
La aplicación del FODA, tiene un alcance de tipo global para todas las actividades de la empresa, pero
también se lo puede aplicar a cada área de las que se integra. Luego de obtener los resultados del
análisis FODA, se puede implementar los correctivos necesarios a los aspectos negativos para mejorar
las actividades fundamentales de la organización.
Dentro del análisis situacional se recurrió al estudio de los dos ambientes, el externo que hace mención
a las oportunidades y amenazas del mercado, y el ambiente interno, referente a las fortalezas y
debilidades de la empresa.
1.3.1 Análisis externo
Se refiere a la identificación de los factores exteriores a la empresa, que condicionan su
funcionamiento y operación tanto en sus aspectos positivos (oportunidades), como negativos
(amenazas).
El análisis externo es la de detectar oportunidades y amenazas, de manera que se puedan formular
estrategias para aprovechar las oportunidades, y estrategias para eludir las amenazas o en todo caso,
reducir sus consecuencias.
1.3.1.1 Macroambiente
El Macroambiente está conformado por un campo dinámico e intenso de fuerzas que se juntan
y se repelen, se unen y se chocan, se multiplican y se anulan, asumiendo tendencias y
direcciones inusitadas como un complejo caleidoscopio que cambia cada vez su configuración.
(Morales, 2011, pág. 156)
1.3.1.1.1 Factor Económico
Las empresas, los consumidores, los inversores, los políticos y, en general, todos los
ciudadanos deben tomar continuamente decisiones económicas que se ven afectadas, en mayor
o menor medida, por el grado de dinamismo del entorno económico del país en el que
desarrollan sus actividades. (Rubén Garrido Yserte, Análisis del entorno económico de la
empresa , 2003)
La política económica implementada por el gobierno ecuatoriano ha permitido crear nuevas
condiciones para las actividades y el desarrollo de la producción nacional, mejorar los ingresos y la
capacidad adquisitiva de los ecuatorianos.
1.3.1.1.2 Inflación
La inflación es una medida económica que indica el crecimiento generalizado de los precios de bienes,
servicios y factores productivos dentro de una economía en un periodo determinado. Para su
cuantificación se usa el índice de precios al consumo. (Quijano, 2014, pág. 3)
13
Para el análisis se presenta la tabla de inflación del promedio anual en el Ecuador desde el 2008, hasta
el 31 de julio del 2013.
Tabla 1.1 Promedio Anual de Inflación
AÑOS PROMEDIO ANUAL
2008 8,83%
2009 4,31%
2010 3,33%
2011 5,41%
2012 4,16%
2013-Julio-31 2.39 %
Nota: (Banco Central del Ecuador, 2013)
Para el análisis se presenta el grafico de inflación del promedio anual en el Ecuador desde el 2008,
hasta el 31 de julio del 2013.
Figura 1.6 Promedio anual de Inflación
En: (Banco Central del Ecuador, 2013)
En la variable económica de la inflación manifiesta una variación en los diferentes años, esto implica
que es una amenaza para la Empresa Italbras Cía. Ltda., lo que nos da como consecuencia que el
aumento de la inflación puede variar y al comprar suministros, insumos para el desempeño de la
empresa tienden a ser más altos los precios que como se tenía previsto.
8,83%
4,31%
3,33%
5,41%
4,16%
2,39%
INFLACIÓN ANUAL AL 31 JULIO 2013
PROMEDIO ANUAL
31-jul-2013
2012
2011
2010
2009
2008
14
1.3.1.1.3 Producto Interno Bruto
El producto interno bruto (PIB) es el valor total de la producción corriente todos los de bienes y
servicios de un país, durante un período de tiempo determinado, que por lo general de es un trimestre o
un año. (Ardila, 2010)
Para el análisis se presenta la tabla de PIB Anual Millones de USD en el Ecuador desde el 2008, hasta
el 31 de julio del 2013.
Tabla 1.2 PIB Anual Millones de Dólares
AÑOS PIB ANUAL MILLONES DE USD
2008 54209
2009 52022
2010 57978
2011 65945
2012 71625
31-mar-13 21962
Nota: (Banco Central del Ecuador, 2014)
Para el análisis se presenta el grafico de PIB Anual Millones de USD en el Ecuador desde el 2008,
hasta el 31 de julio del 2013.
Figura 1.7 PIB Anual Millones de Dólares
En: (Banco Central del Ecuador, 2014)
La variable económica del producto interno bruto manifiesta una variación en los diferentes años, esto
implica que constituye una oportunidad para la actividad de la Empresa Italbras Cía. Ltda., ya que en
el transcurso de los años ha venido creciendo sosteniblemente.
54209
52022
57978
65945
71625
21962
PIB Anual Millones de Dólares al 31 marzo 2013
Series1
31-mar-2013
2012
2011
2010
2009
2008
15
1.3.1.1.4 Factor Legal
El factor legal puede definirse como el conjunto normativo que rige a una sociedad, obedeciendo a
principios y directrices definidos, tales como el sentido jerárquico de las normas. Así, la resolución se
atiene al reglamento, éste a la ley y la ley a la constitución. (Rognalys, 2012)
El factor legal para la Empresa Italbras Cía. Ltda. es muy importante dado que representa una
oportunidad que ayuda a regular cada una de las actividades de las empresas para mantener una
práctica sana.
1.3.1.1.5 Factor Tecnológico
Son los derivados de los avances científicos y son estimulados por las consecuencias económicas
favorables del empleo de la tecnología como instrumento para competir. Si nuestra empresa se
reciclara en lo que a este campo se refiere, cada 2 años se vería incrementada su eficiencia y por lo
tanto sus beneficios (Morales, 2011, pág. 204)
“El desarrollo de productos o procesos nuevos, así como los adelantos científicos, que pueden afectar
las actividades de la organización.”
El factor tecnológico para la Empresa Italbras Cía. Ltda. representa una oportunidad dado que adquirir
tecnología y capacitar al personal permite conocer de mejor manera los trámites efectuados por
internet y el estado en el que se encuentra con la finalidad de ahorrar tiempo y lograr satisfacer al
cliente.
1.3.1.2 Microambiente
El microambiente se presenta en el entorno más cercano e inmediato a cada organización; por lo tanto
cada una tiene su ambiente de trabajo que constituye el centro en donde se desarrolla sus operaciones,
obtiene sus insumos y coloca sus productos y servicios. Entre ellas tenemos a los proveedores, la
empresa en sí, intermediarios, clientes, público. A partir del análisis del Macro ambiente nacen las
fortalezas y las debilidades de la empresa. (Rognalys, 2012, pág. 159)
El análisis interno permite identificar las fuerzas y debilidades de la empresa como organización y
está compuesto por los competidores, proveedores y clientes.
16
Figura 1.8 Microambiente
Son fuerzas que una empresa puede intentar controlar y mediante las cuales se pretende lograr el
cambio deseado. Entre ellas tenemos a los proveedores, la empresa en sí, intermediarios, clientes y
públicos.
1.3.1.2.1 Clientes
Es la persona u organización que realiza una compra. Puede estar comprando en su nombre, y disfrutar
personalmente del bien adquirido, o comprar para otro, como el caso de los artículos infantiles.
Resulta la parte de la población más importante de la compañía. (Thompson, 2009)
A continuación se presentan los clientes de la Empresa Italbras Cía. Ltda.., entre sus principales
tenemos a:
Tabla 1.3 Clientes de la Empresa Italbras Cía. Ltda.
Consultores IMG
Sevega Automotriz Cía. Ltda
Techno Automotriz Cia Ltda
Varios Clientes.
En: Información de la Empresa. 2013
1.3.1.2.2 Proveedores
Son las personas que proporcionan los recursos que la compañía y sus competidores necesitan para
producir bienes y servicios. Los desarrollos en el ambiente del proveedor pueden tener un impacto
sustancial. Sobre las operaciones de mercadotecnia de la compañía (Orozco, 2002, pág. 25)
Fuerzas que afectan la
capacidad de la empresa
para servir a sus clientes
Clientes
Proveedores Competencia
17
A continuación se da conocer los proveedores de la empresa la Empresa Italbras Cía. Ltda.., que son
elegidos por medio de sus precios cómodos, productos de calidad, facilidades de pago y la entrega del
producto a tiempo.
Se dedica a la importación y comercialización de partes y piezas automotrices, en las marcas
Chevrolet, Daewoo, Hyundai, Kia, Isuzu y Suzuki
1.3.1.2.3 Competencia
Son las empresas que actúan dentro del mismo sector y tratan de satisfacer las necesidades de los
mismos grupos de clientes. Es importante conocer la rivalidad del sector, es decir, cuando uno o más
competidores tratan de mejorar su cuota de mercado. (Montserrat & Diaz, 2002, pág. 3)
“Las firmas que comercializan productos que son similares o que pueden sustituirse por los productos
de un comerciante en la misma área geográfica”. (Montserrat & Diaz, 2002)
La competencia se define como el conjunto de empresas que brindan productos similares o iguales
características que los de nuestra organización. Por medio del estudio de los competidores, se puede
determinar factores que posicionan a la empresa y determinar las necesidades de los clientes como una
demanda insatisfecha, la búsqueda de productos sustitutos, fijación de precios, campañas
promocionales.
A continuación se presentan la principal competencia la Empresa Italbras Cía. Ltda.., entre sus
principales tenemos a:
Tabla 1.4 Competencia de la Empresa Italbras Cía. Ltda.
REPUESTOS DE AUTOMOTORES CIA LTDA
TOMEBAMBA S. A.
ARMAS JARAMILLO IMPORTADORES
IMVERESA
En Información de la empresa. 2013
1.3.2 Análisis interno
Cada compañía tiene una combinación de recursos internos única o particular, dependiendo de su
personal, situación Financiera, tecnología, etc. Estos factores establecen los límites de la capacidad de
la compañía para alcanzar sus objetivos. En el proceso de planificación, es importante tomar en
consideración estos factores internos. (Ardila, 2010, pág. 267)
18
El ambiente interno comprende todas las fuerzas que actúan dentro de la organización con
implicaciones específicas para la dirección del desempeño de la misma. Los componentes del
ambiente interno se originan en la propia organización. (Orozco, 2002, pág. 185)
Un análisis interno consiste en el estudio o análisis de los diferentes factores o elementos que puedan
existir dentro de una empresa, con el fin de:
La Empresa Italbras Cía. Ltda. posee las siguientes fortalezas y debilidades:
Posicionamiento en el mercado.
Organización Constituida Legalmente.
Confianza de Proveedores y Clientes
Infraestructura y Equipamiento Propio.
Cuenta con clientes de prestigio y reconocida solvencia en el mercado.
Las obligaciones tributarias y sociales se cumplen correctamente.
Diversidad de Marcas de Productos.
Precios Competitivos
Garantía Total en sus Productos
Personal Calificado e Innovador de sólidos conocimientos en el campo automotriz
Enfoque de calidad en el servicio al cliente
Procedimientos de control de inventarios no definidos
Falta de responsabilidad y compromiso en las Jefaturas de los Departamentos.
Inadecuado control en las funciones físicas de recepción, inspección y almacenamiento de los
inventarios.
Inadecuada comunicación en todas las áreas.
Falta de parámetros definidos para controlar niveles máximos y mínimos de mercaderías en
bodega.
Falta de compromiso del personal encargado de la aplicación de procedimientos para el manejo y
control de los inventarios.
Falta de Información clara y precisa para la toma de decisiones oportunas.
Pérdida de Productos por falta de control en la venta, distribución de la mercadería.
No se difunde las funciones de cada uno de los encargados por medio escrito pues no se mantiene
un manual de funciones en la empresa.
19
1.3.3 Matriz FODA
La Matriz FODA es una herramienta que sirve para analizar la situación competitiva de una
organización, e incluso de una nación. Su principal función es detectar las relaciones entre las
variables más importantes para así diseñar estrategias adecuadas, sobre la base del análisis del
ambiente interno y externo que es inherente a cada organización (Rubén Garrido Yserte, Análisis del
entorno económico de la empresa , 2003, pág. 221)
FORTALEZAS
Representan Habilidades y Capacidades que puede tener una entidad en su entorno global o puede ser
cualquier combinación de recursos, talento y tecnología, que coloca a una empresa en posición
ventajosa frente a las exigencias de su entorno.
OPORTUNIDADES
Son los aspectos positivos que se presentan, de forma que la empresa pueda aprovecharlos en su
momento y al máximo, porque se los encaminará para el beneficio de la empresa.
DEBILIDADES
Son los elementos, recursos, habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras
para lograr la buena marcha de la organización. También se puede considerar aquellos problemas
internos dentro de una entidad, que no permiten que se optimicen recursos y se aprovechen las
oportunidades que se presentan día a día
AMENAZAS
Factores, no controlables, que van en disminución de los planes de crecimiento y desarrollo frente a
los cuales la empresa debe generar respuestas adecuadas.
A continuación se presenta la tabla de la Matriz FODA de la Empresa Italbras Cía. Ltda.
20
Matriz FODA de la Empresa Italbras Cía. Ltda.
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Posicionamiento en el mercado.
Organización Constituida Legalmente.
Confianza de Proveedores y Clientes
Infraestructura y Equipamiento Propio.
Cuenta con clientes de prestigio y
reconocida solvencia en el mercado.
Las obligaciones tributarias y sociales se
cumplen correctamente.
Diversidad de Marcas de Productos.
Precios Competitivos
Garantía Total en sus Productos
Personal Calificado e Innovador de sólidos
conocimientos en el campo automotriz
Enfoque de calidad en el servicio al cliente
Expansión de la empresa en el mercado
local y nacional.
Promocionar a la empresa en Ferias y
Eventos que tienen íntima relación con sus
actividades.
Tendencia al uso de productos más
económicos, y de alta calidad adaptables
para las diferentes marcas del parque
automotor que mantiene la nación.
Apertura de mercado extranjero para
realizar la exportación de productos.
Incursión de nuevas marcas de productos en
el mercado.
Establecer acuerdos comerciales con nuevos
clientes al por mayor.
Capacitación a clientes y mecánicos en las
comunidades.
Apoyo de Instituciones en proyectos
productivos y sociales.
DEBILIDADES AMENAZAS
Procedimientos de control de inventarios no
definidos
Falta de responsabilidad y compromiso en las
Jefaturas de los Departamentos.
Inadecuado control en las funciones físicas de
recepción, inspección y almacenamiento de los
inventarios.
Inadecuada comunicación en todas las áreas.
Falta de parámetros definidos para controlar
niveles máximos y mínimos de mercaderías en
bodega.
Falta de compromiso del personal encargado de
la aplicación de procedimientos para el manejo y
control de los inventarios.
Falta de Información clara y precisa para la toma
de decisiones oportunas.
Pérdida de Productos por falta de control en la
venta, distribución de la mercadería.
No se difunde las funciones de cada uno de los
encargados por medio escrito pues no se
mantiene un manual de funciones en la empresa.
Impuntualidad de los proveedores en el
despacho de la mercadería
Creación de nuevas empresas, o ampliación
de sucursales que pueden opacar la
existencia de la Empresa Italbras Cía.
Ltda...
Fuerte Competencia Desleal de producto y
servicio en el mercado nacional.
Resultados Financieros inciertos por error
en registro de los movimientos de
Inventarios.
21
CAPÍTULO II
2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1 Inventarios
2.1.1 Concepto
Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser
consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios
comprenden además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancías para la venta. Por ende éstos vienen a constituir una parte vital de un negocio, ya sea una
industria, un supermercado, una tienda departamental o cualquier tipo de empresa, no importa la
naturaleza de sus operaciones, todos ellos llevarán un inventario de sus productos, para poder
satisfacer las demandas de sus clientes. (Siniestra, 2000, pág. 182)
A continuación los gráficos de la línea de repuestos de la Empresa Italbras Cía. Ltda.
Figura 2.1 Repuestos de Bodega Italbras Cia.Ltda.
22
2.1.2 Clasificación
Cada tipo de empresa mantiene dentro de sus registros contables varias formas de presentar los
inventarios dependiendo de las necesidades que mantenga, entre ellos están los siguientes:
Inventario Disponible.- Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
Inventario Estaciónales.- Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más
económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer
fluctuaciones en la demanda.
Inventario Final.- Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial
en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Físico.- Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de
las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del
inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y
valorada de las existencias.
Inventario Inicial.- Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones de un ejercicio
económico.
Inventario de Materia Prima.- Representan existencias de los insumos básicos de materiales
que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía. La materia prima, es
aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en
un producto terminado.
Inventario de Mercaderías.- Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no
vendidas, en un momento determinado.
Inventario Permanente.- Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en
general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el
valor de los stocks.
Inventario Perpetuo.- Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el
almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos
23
cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades
o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física.
Inventario de Previsión.- Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente
definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la
luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor
riesgo.
Inventarios de Productos en Proceso.- El inventario de productos en proceso consiste en
todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir,
son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de
producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso
de producción en un momento dado.
Inventario de Productos Terminados.- Comprende los artículos transferidos por el
departamento de producción al almacén de productos terminados. El nivel de inventarios de
productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel está dado por
la demanda. En definitiva son las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus
clientes.
Cabe indicar que de toda la clasificación de inventarios mencionados anteriormente, en la Empresa
Italbras Cía. Ltda. solo se utilizarán los siguientes tipos de acuerdo a cada caso que se presente
durante el giro del negocio: Inventario Perpetuo, Final, Inicial, Físico, Disponible, Inventario de
Mercaderías, sin descartar la posibilidad de que pueda utilizarse cualquiera de los otros tipos que tiene
que ver con las empresas de comercialización, si el caso así lo amerite.
2.1.3 Sistema de control de inventarios
Dentro de los Sistemas de Control de Inventarios a continuación puedo mencionar dos tipos: el
identificado como cuenta múltiple o periódico, mismo que se lo ha tomado en cuenta solo como una
referencia informativa ya que en la actualidad ha dejado de tener utilidad, y por otro lado tenemos el
inventario periódico o perpetuo el cual es aplicado por las diferentes empresas hoy en día.
2.1.3.1 Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico
Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante
la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final
según sea el caso.
24
Se caracteriza porque utiliza varias cuentas de control, y para determinar el Costo de Ventas requiere
de un inventario inicial y de un inventario final extra contable; así como también para la determinación
de materiales directos e indirectos utilizados en la fabricación de productos; para tal efecto, se requiere
aplicar la técnica de control denominada toma de inventarios físicos.
Dentro del sistema de inventario periódico o sistema de cuenta múltiple se utilizan varias cuentas y al
finalizar un período contable se realiza la regulación y ajustes correspondientes, las cuentas utilizadas
son:
Mercaderías
Compras
Devolución en Compras
Descuento en Compras
Ventas
Devolución en ventas
Descuento en Ventas
Costo de Ventas
Utilidad o Pérdida Bruta en Ventas
2.1.3.2 Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo
Este sistema se caracteriza porque el Costo de Ventas está determinado de manera perpetua, es decir,
cada que se efectúa una Venta se determina el costo; para tal efecto se aplica distintos métodos de
valoración de inventados y su registro por medio de las tarjetas de control, llamadas también
KARDEX. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo dan como resultado el saldo
final de mercancías.
Las principales cuentas que utiliza este sistema son:
Inventario de Mercaderías
Ventas
Devoluciones en Ventas
Costo de Ventas
2.1.4 Métodos de valoración de inventarios
La valoración de los inventarios debe estar basada principalmente en la consistencia, misma que
determina que la información contable debe ser obtenida a través de la aplicación de los mismos
25
principios durante todo el período contable y durante diferentes períodos de manera que permita
comparar los Estados Financieros y conocer la evolución económica.
En conclusión los métodos a utilizar para valorar los inventarios son:
2.1.4.1 Método Primero en Entrar, Primero en Salir “PEPS”
Aplicado a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las
primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que
se venden.
Este método se caracteriza porque las entradas de inventarios se registran de manera independiente a
las existencias; de esta manera las unidades del inventario tienen distinto costo; las ventas o salidas
contablemente se registran tomando en cuenta el costo unitario de las primeras adquisiciones de
mercaderías o materiales.
2.1.4.2 Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS"
Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los
últimos adquiridos son los primeros que se venden.
Se caracteriza porque las entradas de inventarios se registran de manera independiente a las
existencias, de esta manera las unidades tienen distinto costo, las ventas o salidas contablemente se
registran, tomando en cuenta el costo unitario de las últimas adquisiciones de mercaderías o
materiales.
(Con el proceso de introducción de las Normas Internacionales de Información Financieras (NIFF`s)
el método UEPS ha sido eliminado de los sistemas de control de inventarios).
26
Tabla 2.1 Kardex Método de Valoración UEPS
EMPRESA ITALBRAS CIA.LTDA.
JAPON OE2-35 Y NACIONES UNIDAS
COMPRAS VENTAS SALDOS
FECHA UND. C/UNIT.
COST.
TOTAL UND. C/UNIT. C/TOTAL UND. C/UNIT. C/TOTAL
01/07/2010 60,00 25,52 1531,20
04/07/2010 40,00 25,52 1020,80 20,00 25,52 510,40
10/07/2010 140,00 26,12 3656,80 20,00 25,52 510,40
140,00 26,12 3656,80
12/07/2010 60,00 26,12 1567,20 20,00 25,52 510,40
80,00 26,12 2089,60
Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas arrojará resultados
diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. En tanto que en el sistema periódico las
últimas entradas corresponderán a fechas cercanas al último día del período que se esté valorizando, en
el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costossólo hasta ésa
fecha. Lo que significa que durante el período que se esté valorizando habrá liquidaciones parciales de
inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo sistema de inventarios periódicos.
2.1.4.3 Método Promedio Ponderado
Este método se caracteriza porque las compras se suman a las existencias totales, tanto en la cantidad,
como del costo total, este último resultado se divide para el total de existencias en unidades,
obteniendo el costo unitario promedio, él mismo que servirá para registrar el costo de ventas de las
mercaderías, o de las utilizaciones de materia prima o suministros y materiales.
Aplicando este método los inventarios van a estar registrados al costo promedio, generando un
inventario final y una utilidad que se encuentra casi en el punto medio con relación a los dos métodos
anteriores.
ITALBRAS CIA. LTDA y Comercializadora de
productos automotrices
27
El método promedio es uno de los más utilizados en la práctica, debido a su facilidad en la
determinación del Costo de Ventas.
Las devoluciones en Compras y en Ventas, se registrarán al mismo costo con que ingresaron o
egresaron respectivamente del inventario
El costo promedio tiene la tendencia a normalizar los costos unitarios para el período.
Tabla 2.2 Kárdex Método de Valoración Promedio Ponderado
EMPRESA ITALBRAS CIA.LTDA.
JAPON OE2-36 Y NACIONES UNIDAS
COMPRAS VENTAS SALDOS
FECHA UND. C/UNIT.
COST.
TOTAL UND. C/UNIT. C/TOTAL UND. C/UNIT. C/TOTAL
01/07/2010 60,00 25,52 1531,20
04/07/2010 40,00 25,52 1020,80 20,00 25,52 510,40
10/07/2010 140,00 26,12 3656,80 160,00 26,05 4167,20
12/07/2010 60,00 26,05 1563,00 100,00 26,05 2604,50
2.1.4.4 Método Último Precio De Compra
Este método se caracteriza porque las existencias están valoradas a los costos de últimas adquisiciones
o compras, con la finalidad de que siempre el inventario y las salidas estén valorizadas a los últimos
precios de compra.
Con la aplicación de este método cada que se efectúa una adquisición, se efectúa una actualización a
las existencias actuales, por medio de la aplicación de ajustes en más o en menos, en consecuencia las
salidas se efectuaron a los costos actualizados que refleja el inventario.
Los comprobantes de soporte para efectuar los ajustes serán las últimas facturas de compra.
ITALBRAS CIA. LTDA
y Comercializadora de productos
automotrices
28
Tabla 2.3 Kárdex Método de Valoración Ultimo Precio de Mercado
EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA.
JAPON OE 2-36 Y NACIONES UNIDAS
COMPRAS VENTAS SALDOS
FECHA UND. C/UNIT.
COST.
TOTAL UND. C/UNIT. C/TOTAL UND. C/UNI C/TOTAL
01/07/2010 60,00 25,52 1531,20
04/07/2010 40,00 25,52 1020,80 20,00 25,52 510,40
10/07/2010 140,00 26,12 3656,80 160,00 26,12 4167,20
12/07/2010 60,00 26,12 1567,20 100,00 26,00 2600,00
2.1.4.5 Método Valor de Mercado
Este método se caracteriza en que las salidas se registran al valor que se hallan en ese momento en el
mercado, quedando un inventario ajustado también al mismo valor de mercado.
Con la aplicación de este método la valorización de las existencias y de las salidas está determinada de
una manera más apegada a la realidad económica de nuestro país, en vista de que los constantes
cambios en la economía, afectan por lo general a los precios de los bienes e insumos
Para tal efecto, de manera permanente se tiene que actualizar las existencias a los valores de mercado
los mismos que se justificarán con una factura- proforma de un proveedor habitual, de esta forma las
salidas de inventarios se efectuarán a costos más reales.
2.1.5 Control de existencias
El control de existencia de los inventarios es muy importante ya que permite identificar las
necesidades de existencia de artículos para satisfacer adecuada y oportunamente los requerimientos
por los clientes. Este control comprende tres niveles de existencias:
Existencia Máxima
Existencia Mínima
Existencia Crítica
ITALBRAS CIA. LTDA
y Comercializadora de
productos automotrices
29
2.1.5.1 Existencia Máxima
Se considera la cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock de cada artículo, para de esta
manera cubrir las deficiencias eventuales de mercaderías.
El exceso de existencias ocasiona:
Dinero sin movimiento
Capital de Trabajo sin retorno.
La mercadería se puede volver obsoleta, aún puede perder calidad.
Se corre el riesgo de vencimiento, caducidad (en el caso de alimentos).
2.1.5.2 Existencia Mínima
Se considera sobre la cantidad mínima de existencia de los artículos que deben satisfacer los
requerimientos de los clientes en la empresa comercial.
2.1.5.3 Existencia Crítica
Se considera al nivel más bajo al que puede llegar el stock del inventario en el caso que falle el
suministro de artículos por parte de los proveedores. En el caso de llegar a esta situación es necesario
que la empresa establezca estrategias especiales de compras para no dejar de atender la demanda de
productos. (Bravo Valdiviezo, 2001, pág. 131)
2.1.6 Normas técnicas de control de inventarios
Representan un conjunto de receptos y guías para proceder con eficiencia, eficaciaen las operaciones
realizadas por la entidad.
Entre las normas que en el desarrollo diario de las actividades de la EMPRESA ITALBRAS CIA.
LTDA., debe observar, están:
2.1.6.1 Normas Internacionales De Información Financiera (NIFFS)
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de
Contabilidad (NIC) son un conjunto de Normas, leyes y principios que establecen la información que
se deben presentar en los estados financieros y la forma de cómo se debe presentar esta información en
dichos estados.
30
NIIF 1 Adopción por primera vez de las NIIF.- Busca transparentar la presentación de los primeros
estados financieros, con información clara para los usuarios y comparable con todos los períodos que
se presenten; a su vez pretende suministrar un punto de partida confiable para la contabilidad y se
origine a un costo que no sobrepase los beneficios para los usuarios.
Se aplica a empresas que mantengan sus reportes bajo los parámetros de los principios y normas
anteriores; para lo cual la empresa tendrá que hacer un traslado de la información convirtiéndola bajo
las recomendaciones de la presente norma.
NIIF 2 Pagos basados en acciones.- Especifica la presentación de reportes financieros por parte de
una entidad cuando desarrolla una transacción de pago basado en acciones, es decir necesita que una
entidad refleje en su utilidad o pérdida y en su posición financiera los efectos de las transacciones de
pago basados en acciones, incluyendo los gastos asociados con las transacciones en el que se concede
a los empleados opciones de acciones.
NIIF 3 Combinaciones de negocios.- El fin de esta norma es reconocer los activos adquiridos y los
pasivos asumidos al valor razonable en su fecha de adquisición y revelará información que permita a
los usuarios evaluar la naturaleza y los efectos financieros de la adquisición.
NIIF 4 Contratos de seguros.- Esta NIIF se aplica a todos los contratos de seguro (incluyendo los
contratos de reaseguro) que haya emitido la entidad, así como a los contratos de reaseguro que posea,
pero no se aplica a los contratos específicos cubiertos por otras NIIF. No se aplica a otros activos o
pasivos de la aseguradora, tales como los activos financieros y los pasivos financieros que entran
dentro del alcance de la NIC 39.
NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y actividades interrumpidas.- Una entidad
clasificará a un activo no corriente (o un grupo enajenable de elementos) como mantenido para la
venta, si su importe en libros se recuperará fundamentalmente a través de una transacción de venta, en
lugar de por su uso continuado.
Demanda que los activos que satisfacen el criterio para ser clasificados como tenidos para la venta
sean medidos al más bajo entre la cantidad cargada y el valor razonable menos los costos de venta y
que concluya la depreciación de dichos activos, también deberán ser presentados por separado en la
cara del balance general y que los resultados de las operaciones discontinuadas sean presentados por
separado en el estado de resultados.
31
NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales.- Permite que la entidad desarrolle una
política de contabilidad para los activos de exploración y evaluación, requiere que las entidades
reconozcan los activos de exploración y evaluación para realizar una prueba de deterioro en esos
activos cuando los hechos y las circunstancias sugieren que la cantidad cargada de los activos puede
exceder su cantidad recuperable. Una entidad clasificará los activos para exploración y evaluación
como tangibles o intangibles, según la naturaleza de los activos adquiridos, y aplicará la clasificación
de forma coherente.
Algunos activos para exploración y evaluación se tratan como intangibles (por ejemplo, los derechos
de perforación), mientras que otros son tangibles (por ejemplo, vehículos y equipos de perforación).
NIIF 7 Instrumentos financieros.- Esta NIIF se aplicará tanto a los instrumentos financieros que se
reconozcan contablemente como a los que no se reconozcan. Los instrumentos financieros reconocidos
comprenden activos financieros y pasivos financieros que estén dentro del alcance de la NIC 39. Esta
NIIF es aplicable a los contratos de compra o de venta de elementos no financieros que estén dentro
del alcance de la NIC 39.
NIIF 8 Segmentos operativos.- Toda entidad debe presentar información que permita a los usuarios
de sus estados financieros evaluar la naturaleza y las repercusiones financieras de las actividades
empresariales que desarrolla y los entornos económicos en los que opera. Un segmento operativo es un
componente de una entidad, que desarrolla actividades empresariales que pueden reportarle ingresos y
ocasionarle gastos (incluidos los ingresos y gastos relativos a transacciones con otros componentes de
la misma entidad), cuyos resultados de explotación son examinados a intervalos regulares por la
máxima instancia de toma de decisiones operativas de la entidad con objeto de decidir sobre los
recursos que deben asignarse al segmento y evaluar su rendimiento; y en relación con el cual se
dispone de información financiera diferenciada.
2.1.6.2 Normas Internacionales De Contabilidad (NIC)
NIC.2 Existencias o Inventarios
El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema
fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como
un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.
Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable según cual sea menor. Dentro de los
términos a manejar dentro de ésta norma podremos considerar:
32
Valor Neto Realizable en donde éste viene a ser el precio estimado de venta de un activo en el curso
normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para
llevar a cabo la venta. El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su
adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su
condición y ubicación actuales.
Las existencias mantenidas por productores de productos agrícolas y forestales se valorarán por su
valor neto realizable en ciertas fases de la producción. Esas existencias se excluyen únicamente de los
requerimientos de valoración establecidos en esta Norma.
Las existencias que comercializan los intermediarios las cuales son compradas por ellos para luego ser
vendidas en un futuro próximo y generar ganancias procedentes de las fluctuaciones en el precio o un
margen comercial. Cuando esas existencias se contabilicen por su valor razonable menos los costes de
venta, quedarán excluidas únicamente de los requerimientos de valoración establecidos en esta Norma.
Definiciones: Dentro de la norma se encuentran una serie de términos los cuales se definen a
continuación:
Existencias: son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en
proceso de producción de cara a esa venta o en forma de materiales o suministros, para ser
consumidos en el proceso de producción o en el suministro de servicios
Valor neto realizable: Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la
explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para
llevar a cabo la venta
Valor razonable: Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un
pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en
condiciones de independencia mutua
Valor neto realizable El valor neto realizable se basara en la información más fiable de que
se disponga. Las estimaciones del valor neto realizable tendrán en consideración las
fluctuaciones de precios o costes relacionados directamente con los hechos posteriores al
cierre, en la medida que esos hechos confirmen condiciones existentes al final del ejercicio.
Es importante para determinar el valor neto realizable el propósito para el que se mantienen las
existencias. Por ejemplo, el valor neto realizable del importe de existencias que se tienen para cumplir
33
con los contratos de venta o de prestación de servicios, se basará en el precio que figura en el contrato
en cuestión.
Reconocimiento como gasto
Al enajenar las existencias el valor en libro de las mismas se reconocerá como un gasto del ejercicio
en el que se reconozcan los correspondientes ingresos ordinarios. El importe de cualquier rebaja de
valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, así como todas las demás pérdidas en las existencias, se
reconocerá en el ejercicio en que ocurra la rebaja o la pérdida. El importe de cualquier reversión de la
rebaja de valor que resulte de un incremento en el valor neto realizable, se reconocerá como una
reducción en el valor de las existencias, que hayan sido reconocidas como gasto, en el ejercicio en que
la recuperación del valor tenga lugar.
Es importante anotar que el coste de algunas existencias se podrá ser incorporado a otras cuentas de
activo, por ejemplo las existencias que se empleen como componentes de los trabajos realizados, por
la empresa, para los elementos del inmovilizado material.
Información a revelar
Dentro de los estados financieros la empresa revelará la siguiente información:
Las políticas contables adoptadas para la valoración de las existencias, incluyendo la fórmula
de valoración de los costes que se haya utilizado
El importe total en libros de las existencias, y los importes parciales según la clasificación que
resulte apropiada para la empresa
El importe en libros de las existencias que se contabilicen por su valor razonable menos los
costes de venta
El importe de las existencias reconocido como gasto durante el ejercicio
El importe de las rebajas de valor de las existencias que se haya reconocido como gasto en el
ejercicio
El importe de las reversiones en las rebajas de valor anteriores, que se haya reconocido como
una reducción en la cuantía del gasto por existencias en el ejercicio
34
Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión de las rebajas de valor
2.1.7 Índices financieros de los inventarios
Un indicador Financiero es una relación de cifras extractadas de los estados financieros y demás
informes de la empresa, mismos que tienen el propósito de formar una idea como acerca del
comportamiento de la entidad; se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el
desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún
nivel de referencia puede estar señalando una desviación sobre el cual se tomarán acciones correctivas.
El proceso de análisis de estados financieros consiste en la aplicación de herramientas y técnicas
analíticas a los estados y datos financieros, con el fin de obtener de ellos medidas y relaciones
que son significativos y útiles para la toma de decisiones.
El análisis de estados financieros es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera,
presente y pasada y los resultados de las operaciones de una empresa, con el objeto de establecer las
mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.
2.1.7.1 Proceso
A continuación se presenta el proceso de análisis financiero:
CONTENIDOPROCESO DE ANÁLISIS
FINANCIERO
•Balance General
•Estado Resultados
•Flujo Efectivo
•Cambios Patrimonio
•Notas
INSUMOS
• Horizontal
• Vertical
• Tendencias
• Indicadores
ANÁLISIS• Conclusiones
derivadas del análisis
CONCLUSIÓN
35
2.1.7.2 Importancia
Es de suma importancia conocer cómo está el rendimiento de nuestra entidad para lo cual se
considerará lo siguiente:
Si es satisfactoria o no la situación financiera de una empresa.
La capacidad de pago que tiene la empresa para cancelar las obligaciones a corto o largo
plazo.
Cuál es la disponibilidad de capital de trabajo.
Si el capital propio guarda proporción con el capital ajeno.
En qué forma se recupera la cartera y si hay mucha inversión en ella.
El número de veces que rotan los inventarios de mercaderías, materias primas.
2.1.7.3 Métodos y Técnicas del Análisis Financiero
Análisis Horizontal
Se muestra en estados financieros comparativos, se emplea para evaluar la tendencia en las cuentas
durante varios años y permite identificar fácilmente los puntos que exigen mayor atención.
Análisis Vertical
Se emplea para revelar la estructura interna de la empresa. Se utiliza una partida importante en el
estado financiero como cifra base y todas las demás cuentas de dicho estado se comparan con ella.
2.1.7.4 Indicadores Financieros
Relaciona entre sí dos elementos de la información financiera de la empresa. Se requiere para evaluar
la condición financiera y su desempeño.
Clases de indicadores Financieros
Liquidez
Actividad
Endeudamiento
Rentabilidad
36
a. DE LIQUIDEZ
Se utilizan para juzgar la capacidad que tiene una empresa para cancelar sus obligaciones a corto
plazo.
El análisis de liquidez de una empresa es especialmente importante para las IMF. Si una empresa tiene
una posición de liquidez deficiente, puede generar un riesgo de crédito y quizá presentar una
incapacidad de efectuar los pagos periódicos de capital e intereses.
A continuación se presenta la razón del capital de trabajo:
ACTIVO CORRIENTE
PASIVO CORRIENTE
CAPITAL DE TRABAJO
RECURSOS QUE DISPONE
LA EMPRESA
PARA SUS OPERACIONES
CAJA BANCOS
INVERSIONES
DEUDORES
INVENTARIOS
CTAS POR PAGAR.
DOC. POR PAGAR.
IMPUEST.POR PAGAR
DEUDAS IESS
PTMOS SOCIOS
Liquidez Corriente
Se utiliza para medir la capacidad de una empresa para cancelar sus pasivos corrientes con sus activos
corrientes.
Prueba ácida
Es una prueba rigurosa de liquidez, demuestra las disponibilidades inmediatas con que cuenta una
empresa para cubrir sus obligaciones de corto plazo.
CORRIENTE PASIVO
CORRIENTE ACTIVOCORRIENTE LIQUIDEZ DE INDICE
37
b. DE ACTIVIDAD
Se utiliza para determinar la rapidez con que varias cuentas se convierten en ventas o en efectivo.
Miden la eficiencia del negocio en cada una de sus áreas.
Rotación Cuentas Por Cobrar
Mide con qué rapidez se convierten en efectivo las cuentas por cobrar. El resultado se expresa en
número de veces
Plazo Promedio de Cobro
Mide el número de días que en promedio tardan los clientes para cancelar sus cuentas con la empresa.
Rotación de Inventario Producto Terminado
Mide la rapidez con que el inventario promedio de Artículos Terminados se transforma en Cuentas por
Cobrar o en Efectivo.
El resultado se expresa en número de veces
Rotación Cuentas por Cobrar
Permite calcular el número de veces que las cuentas por pagar se convierten en efectivo en el curso de
un año.
CORRIENTE PASIVO
COBRAR POR DOC Y CTAS.
TEMP. INV.
BANCOS CAJA,
ACIDO INDICE
C X C PROMEDIO
CRÉDITOA VENTASC X C ROTACIÓN
C X C DE ROTACIÓN
360COBRO DE MEDIO PLAZO
TER. PROD. PROMEDIO INV.
VENTAS DE COSTOTER. PROD. INV. ROTACIÓN
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Plazo Promedio de Pago
Mide el número de días que la empresa tarda en cancelar sus cuentas con los proveedores.
c. DE ENDEUDAMIENTO
Determinan como las fuentes de financiamiento externas (pasivos) e internas (patrimonio) han
contribuido en la adquisición de los recursos de la empresa.
Apalancamiento Financiero
Sirve para medir la solvencia de la empresa. Demuestra la relación entre el patrimonio de la empresa y
el total de obligaciones por pagar.
El resultado se expresa en número de veces
Endeudamiento Total
Refleja el porcentaje de fondos totales que se obtuvieron de los acreedores; también significa que
porción del activo ha sido financiada con fondos ajenos.
El resultado se expresa en PORCENTAJE.
De financiamiento Propio
Refleja la porción del activo que ha sido financiada con Patrimonio.
P X C PROMEDIO
CRÉDITOA ANUALCOMPRA P X C ROTACIÓN
NETO PATRIMONIO
TOTAL PASIVOENTOAPALANCAMI
100TOTAL ACTIVO
TOTAL PASIVOTOTAL NTOENDEUDAMIE
P X C ROTACIÓN
360PAGOS DE PROMEDIO PLAZO
39
El resultado se expresa en PORCENTAJE.
d. DE RENTABILIDAD
Miden la efectividad general de la administración, reflejada en los rendimientos generados sobre las
ventas y la inversión.
Con relación a la Inversión Rendimiento del Activo Total
Mide el rendimiento sobre la inversión total de la empresa. Determina la eficacia de la gerencia para
obtener utilidades con sus activos disponibles.
Rendimiento del Patrimonio
Mide la tasa de rendimiento sobre el patrimonio neto de la empresa.
El resultado se expresa en PORCENTAJE
Con relación a las Ventas
Margen de Utilidad Bruta
Este índice muestra la utilidad generada por las ventas, después de deducir los costos de producción de
los artículos vendidos.
El resultado se expresa en PORCENTAJE
100TOTAL ACTIVO
NETO PATRIMONIOPROPIO ENTOFINANCIAMI
100PROMEDIO ACTIVO TOTAL
NETA UTILIDADTOTAL ACTIVO ORENDIMIENT
100PROMEDIO PATRIMONIO
NETA UTILIDADPATRIMONIO ORENDIMIENT
100VENTAS
VENTAS DE COSTO - VENTASBRUTA UTILIDADMARGEN
40
Margen de Utilidad Neta
Indica la eficiencia de la empresa, después de cubrir los costos y gastos de la empresa. Es el
porcentaje que le queda a la empresa por cada dólar que vende.
El resultado se expresa en PORCENTAJE
2.1.8 Administración de los Inventarios
2.1.8.1 Concepto
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de
acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto
determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la
situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
2.1.8.2 Finalidad
Implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán
colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.
2.1.8.3 Importancia
La administración de inventario, es de relevancia en razón a que permite determinar:
Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
Que artículos del inventario merecen una atención especial.
Cambios en los costos de los artículos del inventario.
Prever escasez
Permiten obtener ganancias adicionales cuando hay alzas.
100VENTAS
NETA UTILIDADNETA UTILIDADMARGEN
41
2.1.8.4 Técnicas De Administración De Los Inventarios
Los métodos comúnmente empleados en el manejo de inventarios son:
1. El Sistema ABC
2. Modelo Cantidad Económico de Pedidos (CEP)
2.1.8.4.1 Sistema ABC
El método ABC consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o
categoría con el objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número
y monto merece un mayor control y vigilancia y atención permanente.
La teoría del ABC sostiene que debido a que virtualmente todas las actividades de la empresa existen
para apoyar la producción y la entrega de los bienes y servicios, se les debe incluir integralmente como
costos del producto. Entre los costos de fabricación y de funciones de apoyo que pueden remitirse a
productos, servicios o clientes individuales se encuentran: Logística, Marketing y Ventas, Tecnología,
Administración, Distribución, Informática, etc.
Beneficios de implementar ABC
Los beneficios que se obtienen al Implementar un sistema de información ABC son:
Ahorrar tiempo y dinero.
Evaluar los procesos de negocio.
Contar con sistemas de mejora continua.
Identificar desperdicios.
Encontrar actividades de valor en la organización
2.1.8.4.2 Modelo de Cantidad Económica de Pedidos
La cantidad económica de pedido busca encontrar el monto de pedido que reduzca al mínimo el costo
total del inventario de la empresa
Una de las herramientas que se utilizan para determinar el monto óptimo de pedido para un artículo de
inventario es el modelo de la cantidad económica de pedido (CEP). Tiene en cuenta los diferentes
costos financieros y de operación y determina el monto de pedido que minimice los costos de
inventario de la empresa.
42
“El modelo de la cantidad económica de pedido se basa en tres supuestos fundamentales, el primero es
que la empresa conoce cuál es la utilización anual de los artículos que se encuentran en el inventario,
segundo que la frecuencia con la cual la empresa utiliza el inventario no varía con el tiempo y por
último que los pedidos que se colocan para reemplazar las existencias de inventario se reciben en el
momento exacto en que los inventarios se agotan.”
2.2 Control Interno
A continuación se muestra la estructura de control interno:
Figura 2.2 Estructura del Control Interno
En: http://www.dgeec.gov.py/mecip/estructura.html
2.2.1 Antecedentes
En la antigüedad en los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, utilizaban la contabilidad de
partida simple. Es en la Edad Media donde surgen los libros de contabilidad para controlar las
operaciones de los negocios; en la ciudad de Venecia el Franciscano Fray Luca Paccioli, escribió en el
año de 1494 el título noveno, tratado XI de la obra “De las Cuentas y las Escrituras” en el cual
estableció el principio de “partida doble” que dice:
43
No hay deudor sin acreedor. (No hay partida sin contrapartida).
A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por el
mismo importe.
En todo momento las sumas del debe deben ser igual a las del haber. (Mira, 2006, pág. 2)
La necesidad de controlar las operaciones nace en la revolución industrial, ya que por su magnitud
eran realizadas por máquinas que a su vez las manejaban varias personas.
Se cree que con la partida doble se dio origen al control interno, pero que fue hasta fines del siglo XIX
que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la
protección de sus intereses.
Como manifiesta el autor Alvin A. Arens “De manera general, podemos afirmar que la consecuencia
del crecimiento económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por
tanto en su administración”. (Arens Alvin A., 2007, pág. 350)
Podemos comentar que debido al desarrollo económico, a menudo que la organización crece, las
operaciones se vuelven cada día más complejas, por cuanto se requiere de medidas de control que nos
permitan: vigilar su desenvolvimiento de acuerdo a las metas propuestas evitando riesgos de
despilfarro y fraude, proteger los activos y cuidar los intereses de la empresa.
2.2.2 Definición de Conceptos
La presente investigación tiene como propósito proponer los elementos técnicos que sirvan como base
o apoyo para instaurar sistemas de control interno en una empresa consultora, para lo cual se definirán
aquellos conceptos básicos que se tomaran como referencia para desarrollar la temática del objeto de
estudio.
2.2.3 Sistema
En libro titulado Control Interno y Fraudes de Rodrigo Estupiñán define: “Un sistema es un conjunto
organizado de elementos o partes unidos por interacción regulada con el fin de lograr metas,
objetivos o propósitos pre-establecidos”. (Estupiñan, 2001, pág. 102)
44
2.2.4 Control
“Fase del proceso administrativo que tiene como propósito coadyuvar al logro de los objetivos de las
otras cuatro fases que lo componen: planeación, organización, captación de recursos y
administración, estas se armonizan de tal manera que todas participan en el logro de la misión y
objetivos de la entidad...” (Santillana, 2002)
A continuación se muestra el grafico de componentes de control interno:
Figura 2.3 Concepto De Control Interno
Fuente: http://www.ecured.cu/index.php/Control_interno
Para definir el concepto de Control Interno, tomaremos en cuenta lo que manifiestan tres autores y más
adelante se establecerá la definición personal.
Juan R. Santillana G., en su libro Establecimientos de Sistemas de Control Interno lo define como: “El
control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma
coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y
confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional,
45
promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas prescritas por la
administración.” (Santillana, 2002, pág. 2)
El Dr. Jaime Freire Hidalgo en su libro Guía Didáctica de Auditoría Financiera manifiesta que el
control interno “Es el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados por
la gerencia de una entidad tendiente a:
Proteger sus activos
Obtener información oportuna y confiable
Lograr eficiencia de las operaciones
Lograr el cumplimiento de políticas establecidas.” (Freire, 2003)
En el texto Auditoría III de Juan Aguirre Ormaechea dice: “El control interno puede definirse como
un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por
objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa
de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros,
cumplimiento de políticas definidas, etc.).” (Aguirre O, 2001, pág. 7)
Por lo anteriormente expuesto podemos definir que:
Control Interno es el proceso que abarca o incorpora los métodos, procedimientos y medidas
que son adoptadas por una empresa, con el objeto de evaluar el desempeño de las operaciones
administrativas, financieras y contables a fin de obtener un grado de seguridad razonable con
respecto a:
Salvaguardar sus activos.
Lograr la confiabilidad de la información.
Promover la eficiencia y eficacia en las operaciones.
Asegurar el cumplimiento de políticas, leyes, normas y demás directrices prescritas por la
administración de la entidad.
Prevención, detección y corrección de errores y desviaciones
A continuación se muestra un gráfico sobre el control interno:
46
Figura 2.4 Control Interno
2.3 Sistema de control interno
Es un conjunto ordenado, concatenado e interactuante de los objetivos que persigue el control interno
para el logro de la misión y objetivos más importantes de la entidad; se debe resaltar que para
mantener un buen sistema de control se requiere de una actitud, un compromiso de todas y cada una de
las personas involucradas en la organización, desde la gerencia hasta el nivel organizacional más bajo,
ya que solo de esta manera se podrá obtener a tiempo un reporte sobre el bajo rendimiento de una
gestión, y así la administración podrá volverse eficiente.
CONTROL INTERNO
PROCESO
PROCEDIMIENTOS MÉTODOS MEDIDAS
SALVAGUARDAR ACTIVOS SEGURIDAD
RAZONABLE
CONTROL INTERNO
EVALUAR DESEMPEÑO OPERACIONES
ADOPTADOS POR LA EMPRESA
EFICIENCIA EFICACIA
CUMPLIMIENTO POLÍTICAS,
LEYES, NORMAS, DIRECTRICES
PREVENCIÓN, DETECCIÓN Y
CORRECCIÓN DE ERRORES Y
DESVIACIONES
CONFIABILIDAD DE LA
INFORMACIÓN
47
2.3.1 Importancia
La importancia de poseer un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado
en los últimos años, puesto que dichos controles internos se implantan para mantener a la compañía en
la dirección de sus objetivos y en la consecución de su misión, así como para minimizar posibles
errores por parte del personal, además de permitir una mejor visión sobre su gestión. La empresa que
aplique controles internos en sus operaciones, le permitirá conocer su situación real en lo concerniente
a:
La utilización en forma eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros, bajo
criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, custodia y registro oportuno, en los
sistemas respectivos.
Producir información administrativa y financiera oportuna, correcta y confiable para el
proceso de toma de decisiones y la rendición de cuentas de la gestión de cada responsable de
las operaciones, esto hace posible a la administración de la entidad negociar en ambientes
económicos y competitivos, rápidamente cambiantes, ajustándose a la demanda y prioridades
de los clientes y reestructurándose para el crecimiento futuro.
Determinar la existencia de errores o irregularidades como base para identificar sus causas y
promover acciones correctivas que permitan manejar y controlar los riesgos y sus efectos.
Promover el cumplimiento de las políticas gerenciales, de las leyes y reglamentos aplicables,
en todos los niveles y procesos de la organización, para la consecución de los objetivos
programados en forma efectiva, eficiente y económica.
2.3.2 Objetivos básicos del control interno
Los objetivos del control interno de una entidad ayudan a organizar, controlar y mejorar las
operaciones y son los siguientes:
1. Fomentar y asegurar la observancia, el apego y adhesión a las políticas establecidas por la
dirección de la entidad, con guías que normarán, orientarán y regularán su actuación.
2. Promover eficiencia operativa tomando como base las políticas y disposiciones implantadas
por la administración, para esto se deben identificar metas y estándares de operación básicos a
fin de medir el desempeño y calificar la eficiencia y economía, elementos indispensables para
lograr la óptima sinergia operativa integral.
48
3. Asegurar la razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad tanto de la información
financiera como de la información complementaria administrativa y operacional que se genera
en la entidad, tal información es indispensable para conocer la gestión y el desempeño de la
empresa, es un claro indicador de cómo se encuentra ésta en la actualidad y se convierte en
una base fundamental para la toma de decisiones.
Información Financiera.- el propósito de la contabilidad es proporcionar información de
carácter financiero, fundamentalmente sobre la situación financiera de una entidad económica
en una fecha dada, y cuáles fueron los resultados operativos de un periodo determinado,
mismos que se ven reflejados a través de los Estados Financieros.
Información Administrativa.- los Estados Financieros no pueden informar todo lo que
sucede en la compañía, para obtener más entendimiento sobre la naturaleza de las operaciones
se recurre al uso de las Notas a los Estados Financieros, que son explicaciones que amplían el
origen y el significado de los datos y cifras que se encuentran en los balances, se refieren a
políticas o procedimientos contables, cambios de un periodo a otro en las citadas políticas o
procedimientos, proporcionan información acerca de ciertos eventos económicos que han
afectado o podrían afectar a la entidad.
Información Operacional.- la información financiera necesita ser complementada con
información operacional, que debe ser preparada por cada área operativa que la generan, tal
información debe ser igual en su cuantificación y totalización con las cifras totales registradas
por la contabilidad.
1. Proteger los activos de la entidad mediante el establecimiento de políticas claras y específicas
que procuren el buen cuidado, manejo, protección y administración óptima de los activos de la
organización.
2. Incentivar la capacidad de reacción de la administración frente a los estímulos negativos de su
entorno, para que esté en condiciones de identificar, comprobar e impedir, posibles malos
manejos de los recursos disponibles, así como administrar los riesgos existentes.
2.3.3 Elementos del Control Interno
Los elementos del control interno son:
Plan de Organización.
49
Adecuando Sistema de Autorización y Delimitación de Responsabilidades.
Prácticas Sanas.
Personal Idóneo y Apropiado.
Unidad de Auditoría Interna Eficiente.
A continuación se muestra el grafico de los elementos de control interno:
Figura 2.5 Elementos de Control Interno
En: (Monguia, 2011)
50
2.3.3.1 Plan de Organización
Es indispensable un plan de organización que permita a la empresa realizar sus actividades bajo los
adecuados parámetros de administración que son la dirección, ejecución, coordinación, control y la
supervisión; a fin de determinar el uso efectivo y eficiente de los recursos materiales, financieros,
humanos y tecnológicos.
Con organización se refiere a una estructura formalizada mediante la cual se identifican y grafican
actividades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes líneas de autoridad,
responsabilidad y coordinación.
La organización proporciona el armazón que define las actividades que serán planeadas, ejecutadas,
controladas y monitoreadas. El organigrama describe la estructura formal de la entidad.
Involucra por lo tanto:
Determinación de funciones y actividades fundamentales para cumplir con los fines de la
entidad.
La jerarquización de la autoridad, mediante una efectiva segregación de funciones (operación,
registro y custodia) de manera que las personas actúen coordinadamente y enmarcados en
claras líneas de responsabilidad.
Los factores a considerar dentro del plan de organización institucional se resumen a continuación:
La estructura organizacional debe ser lo más simple posible.
Segregación de funciones a efecto que una sola persona, no controle todas las etapas
relacionadas con una operación, su responsabilidad debe estar definida en forma precisa para
que no pueda ser evadida o excedida en su ejercicio.
Facultad para que cada funcionario pueda tomar decisiones y cumplir efectivamente con sus
atribuciones; para evitar atrasos o inercia en la entidad.
El funcionario que asigna funciones y delega autoridad a sus subordinados, debe implementar
mecanismos adecuados de control, con el fin de determinar si las tareas asignadas vienen
cumpliéndose satisfactoriamente.
51
Los empleados están obligados a operar según los términos de las funciones encargadas,
debiendo consultar a su supervisor cuando lo requieran.
Toda persona está obligada a informar a su superior por la manera en que cumplió con sus
tareas y por los resultados obtenidos, en relación con lo que debió lograrse.
El plan debe ser flexible como para permitir cambios en los planes, políticas y objetivos de las
operaciones.
2.3.3.2 Adecuado Sistema de Autorización y Delimitación de Responsabilidades
Todo organismo debe complementar su Organigrama, con un Manual de Organización, en el cual se
deberá asignar las responsabilidades, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes
relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de estos.
Esto permite que se cumplan en la compañía todas las políticas y procedimientos a través de la
delegación de responsabilidades a fin de que una operación sea efectuada desde el inicio hasta su
finalización por parte de varias personas y que cada una de estas ejerza un control sobre la otra, con
esto se evita que invadan otro campo de acción que no le pertenece, hay que delegar tanto cuanto sea
necesario pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos.
El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de un organismo conocen
claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y
solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los límites de su autoridad,
Toda delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben el trabajo de sus
subordinados y que ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y
tareas.
También requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la organización. Es
esencial que cada integrante de la organización conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye
a alcanzar los objetivos generales.
Para que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridad se requiere un elevado nivel de
competencia en los delegatarios, así como un alto grado de responsabilidad personal.
52
2.3.3.3 Prácticas Sanas
Consiste en que la entidad debe tener para el desarrollo de las actividades algunas actividades
adicionales como la capacitación al personal, adecuados incentivos, comisiones o premios para
aquellas personas que se destacan o sobrepasan el cumplimiento de sus funciones, metas u objetivos,
así mismo como una práctica sana se la califica a aquellas en las que los niveles ejecutivos más altos
mantienen reuniones periódicas o constantes con los niveles de apoyo ya que son ellos los que
conocen las fortalezas, las amenazas, las debilidades y las oportunidades, así como las carencias que
tiene la empresa en ciertas áreas y son ellos los indicados a buscar nuevos cambios.
2.3.3.4 Personal Idóneo y Apropiado
A continuación se muestra el gráfico de personal idóneo y apropiado:
Figura 2.6 Personal Apropiado
Fuente: (Monguia, 2011)
La conducción y tratamiento del personal de la entidad debe ser justa y equitativa, comunicando
claramente los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento ético y competencia.
Las organizaciones deberán reclutar personal con los suficientes conocimientos para el desempeño de
una determinada función, al cual deberá ofrecer una adecuada remuneración o con estímulos
económicos apropiados de acuerdo con la función que realiza, así mismo la empresa debe entender
que el talento humano que ha permanecido durante mucho tiempo en la empresa es el activo más
valioso que posee cualquier organismo y por ende, debe ser tratado y conducido de forma tal que se
consiga su más elevado rendimiento
Debe procurarse su satisfacción personal en el trabajo que realiza, propendiendo a que en este se
consolide como persona, y se enriquezca humana y técnicamente, incentivándoles también con cursos
53
de actualización y capacitación de conformidad a la evolución tecnológica, científica y al famoso
mundo globalizado.
Cuando el personal se siente debidamente incentivado o adecuadamente remunerado es el capital más
valioso que tiene la empresa ya que cada una de las personas le siente a la empresa como propia y
tratan de alcanzar las metas y objetivos en el menor tiempo posible y con un menor costo para la
compañía.
Los procedimientos de contratación, inducción, capacitación y adiestramiento, calificación, promoción
y disciplina, deben corresponderse con los propósitos enunciados en las políticas de la compañía.
“Los elementos que intervienen en este aspecto son los siguientes:
Reclutamiento y Selección: deben identificarse las fuentes ideales para reclutar personal, sin
soslayar la gran ventaja que representa promocionar a aquellos empleados cuyos méritos,
capacidad, lealtad, eficiencia y buen desempeño los haga acreedores a un ascenso. Un elemento
indispensable de control lo constituye el contar con un perfil de puesto que permita reclutar a
personal que lo llene.” (Santillana, 2002, págs. 11,12)
Inducción: el área de recursos humanos debe preocuparse para que los nuevos empleados
metódicamente se vayan familiarizado con las costumbres y procedimientos de la entidad.
Capacitación: se debe procurar que los empleados sean capacitados convenientemente para el
correcto desempeño de sus funciones, mientras más y mejores programas de capacitación se
encuentren en vigor, más apto será el personal encargado de las diversas responsabilidades.
Rotación y promoción: a fin de que exista una movilidad organizacional que signifique el
reconocimiento y promoción de los empleados más capaces e innovadores.
Sanción: al adoptar, cuando corresponda, las medidas disciplinarias que transmitan con
rigurosidad que no se tolerarán desvíos del camino trazado.
2.3.3.5 Unidad de Auditoría Interna Eficiente
Cuando una persona natural o jurídica tiene departamento de auditoría esta unidad tiene que ser tan
eficiente en forma permanente tiene que estar haciendo evaluaciones y cambios en las políticas, en los
procedimientos, en los sistemas, en los métodos, a fin de que todos y cada uno de las actividades que
desarrolla se encuentren de acuerdo al avance tecnológico y científico.
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Las Unidades de auditoria Interna deben brindar sus servicios a toda la organización. Constituyen un
"mecanismo de seguridad" con el que cuenta la autoridad superior para estar informada, con razonable
certeza, sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento de su sistema de control interno.
Esta Unidad de Auditoria Interna, al depender de la autoridad superior, puede practicar los análisis,
inspecciones, verificaciones y pruebas que considere necesarios en los distintos sectores del organismo
con independencia de estos, ya que sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las
operaciones sujetas a su examen.
Vigila el adecuado funcionamiento del sistema, informando oportunamente a la administración sobre
su situación. Por su parte, los mecanismos y procedimientos del Sistema de Control Interno protegen
aspectos específicos de la operatoria, para brindar una razonable seguridad del éxito en el esfuerzo por
alcanzar los objetivos organizacionales.
2.4 Otros Elementos
Existen otros elementos sobre los que se tiene que basar un sistema de control interno que son:
Políticas
Procedimientos
Contabilidad
Informes
Presupuestos
2.4.1 Políticas
Se puede definir política como la declaración general que guía el pensamiento durante la toma de
decisiones. La política es una línea de conducta predeterminada que se aplica en una entidad para
llevar a cabo todas las actividades, incluyendo aquellas no previstas. La política puede clasificarse en:
Política general: se establece para toda las empresas sean estas públicas o privadas o para un
caso específico. Generalmente, se originan fuera de la entidad. Como ejemplos: leyes,
reglamentos, directivas de sistemas administrativos.
Política específica: son establecidas por la alta dirección de cada entidad y la afectan en su
totalidad.
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Política para unidades: son aquellas establecidas para el nivel operativo, los niveles más
bajos y su aplicación está limitada a las unidades operativas dentro de una misma entidad.
Los siguientes criterios son aplicables a la política en cada entidad:
Establecer la política por escrito y organizada en forma sistemática en guías o manuales, según
los casos, para permitir efectuar las actividades autorizadas en forma efectiva, eficiente y
económica.
Comunicar la política a todos los funcionarios y empleados de la entidad, cuyas obligaciones
contribuyan al logro de sus objetivos;
Elaborar la política en concordancia con la normativa correspondiente y ser coherente con la
política general dictada por el nivel superior; y,
Revisar la política en forma periódica debido al cambio de circunstancias, cuando se considere
necesario.
En conclusión son las reglas o lineamientos que guían, regulan o limitan las actividades que tiene que
cumplir la compañía y cada uno de los funcionarios, empleados sean estas de carácter administrativo,
financiero, informático o legal.
2.4.2 Procedimientos
Son los pasos a seguir por cada uno de los integrantes de una empresa a fin de alcanzar las metas y los
objetivos que se trazaron con la debida anticipación desde que se creó la empresa año tras año.
Igualmente son los métodos utilizados para efectuar las actividades de acuerdo con las políticas
establecidas.
También son series cronológicas de acciones requeridas, guías para la acción que detallan la forma
exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
Existe relación directa entre los procedimientos y las políticas. Por ejemplo una política del estado que
es aplicada por toda entidad es la de conceder a su personal vacaciones; los procedimientos
establecidos por el Área de Recursos Humanos para poner en práctica esa política, deben permitir
programar las vacaciones para evitar interrupciones en el ritmo de trabajo y llevar registros apropiados
para asegurar que cada empleado disfrute de sus vacaciones.
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Los mismos criterios a considerar para el establecimiento de la política de la entidad, son aplicables a
los procedimientos.
Para promover la eficiencia y economía en las operaciones, los procedimientos aprobados
deben ser simples y del menor costo posible.
Para reducir la posibilidad de errores e irregularidades, los procedimientos deben estar
coordinados de manera que el trabajo realizado por un empleado sea revisado por otro, en
forma independiente de sus propias obligaciones funcionales.
Debe existir un programa adecuado de revisión periódica y mejora continua de los
procedimientos aprobados.
2.4.3 Contabilidad
La contabilidad es la ciencia, la técnica, el arte y el sistema para identificar, reunir, resumir, analizar,
clasificar, registrar, informar e interpretar todas las operaciones financieras en un período determinado.
El sistema contable es un elemento importante del control financiero institucional, al proporcionar la
información financiera necesaria, a fin de evaluar razonablemente las operaciones ejecutadas.
Es un instrumento o herramienta del que se valen los propietarios, administradores para tomar
decisiones correctivas sobre el funcionamiento de la entidad.
2.4.4 Informes
La presentación de reportes internos en toda entidad es necesaria para brindar a la administración una
información confiable y actual sobre lo que está ocurriendo en la realidad, en cuanto al avance y
progreso en el logro de los objetivos y metas establecidas. Tal información constituye la base
fundamental del control gerencial en cualquier entidad.
Para presentar información a los niveles de decisión de la entidad deben considerarse, entre otros, los
criterios siguientes:
Los reportes deben elaborarse en forma simple y estar relacionados con la naturaleza del
asunto; no debe incluirse información irrelevante para conocimiento de los funcionarios que lo
solicite, como soporte para la toma de decisiones.
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La información financiera debe elaborarse de acuerdo con las atribuciones y responsabilidades
de los funcionarios.
Los funcionarios y empleados deben solamente reportar sobre asuntos de su exclusiva
competencia funcional.
Debe compararse el costo/beneficio resultante de la recopilación de datos y la elaboración de
reportes con valor significativo;
En el diario vivir de las personas naturales o jurídicas se tienen que presentar informes de las
actividades que cada uno cumple, estos informes tienen que ser necesariamente por escrito para saber
si se cumplió o no a cabalidad con el encargo y cual fue los resultados de dicho encargo.
2.4.5 Presupuestos
Se le conoce como presupuesto al cálculo anticipado o a las estimación de los ingresos y gastos que
una entidad o persona tiene como meta alcanzar o ejecutar en su actividad económica (personal,
familiar, un negocio, una empresa, una oficina) dentro de un ejercicio económico, estos presupuestos
se los tiene que hacer en base a datos históricos o cuadros estadísticos en muchos de los casos estos
presupuestos se cumplen con un mínimo de margen de error y en otros casos el porcentaje de
desviación es muy significativo esto dependerá básicamente de la fluctuación económica en la que
vive un país en determinado momento.
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros
que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
“El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y
programas se formulan por término de un año.” (Arens Alvin A., 2007, pág. 475)
El presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias
establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos, donde se puede presentar dos casos,
la primera puede darse un déficit cuando los gastos superen a los ingresos o, por el contrario, puede
generar un superávit en el caso de que los ingresos superan a los gastos.
En el ámbito mercantil, el presupuesto es también un documento o informe que detalla el costo que
tendrá un servicio en caso de realizarse. El que preste el servicio se debe atener a él y no podrá
cambiarlo si el cliente acepta el servicio.
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2.4.5.1 Principios de control interno
Los Principios que deberá tomar en cuenta previamente la organización para mantener un buen control
interno son los siguientes:
Coordinación entre unidades organizacionales.
Legalidad y legitimidad de los actos.
Registro de control para actividades importantes.
Uso de indicadores de desempeño.
Fianzas y cauciones.
Rendición de cuentas.
Registros contables por partida doble.
Conducta ética de empleados y funcionarios.
Función de auditoría interna independiente.
Establecimiento de objetivos, políticas y metas.
Instrucciones por escrito.
Supervisión de actividades críticas o riesgosas.
Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.
Responsabilidades delimitadas.
Rotación de deberes y funciones.
Segregación de funciones incompatibles.
Pruebas periódicas de exactitud.
Documentos de respaldo.
Usos de equipos con dispositivos de seguridad.
Cuentas bancarias con firmas mancomunadas.
Depósitos oportunos e intactos.
Uso limitado de dinero en efectivo
Formularios pre enumerados.
Evaluación de sistemas computarizados
Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
Orden y aseo.
A continuación detallamos cada uno de los procedimientos:
COORDINACIÓN ENTRE UNIDADES ORGANIZACIONALES.-
Dentro de un ente contable debe existir una conexión entre las funciones y actividades que realizan las
personas que se encuentran agrupadas en unidades o áreas, las mismas que deben ser coordinadas para
llegar a un feliz término y alcanzar los objetivos o metas propuestas.
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LEGALIDAD Y LEGITIMIDAD DE LOS ACTOS.-
Las personas y las empresas cualesquiera que fuere su actividad o actos que desarrolla tienen que estar
encuadrados de acuerdo a las disposiciones legales y reglamentarias que rigen en el país a fin de
evitarse conflictos de carácter legal, por ejemplo, en nuestro país existe una infinidad de leyes, códigos
y reglamentos a los cuales tienen que someterse tanto las personas naturales como las jurídicas, sean
estas obligaciones tributarias con el SRI, o con la Superintendencia de Compañías, con las respectivas
cámaras, etc.
REGISTRO DE CONTROL PARA ACTIVIDADES IMPORTANTES.-
Enfoca los problemas que muchas veces se lo pasan por alto en las actividades empresariales ya que
no se da mucha importancia a factores que pueden afectar administrativamente o económicamente a la
empresa.
USO DE INDICADORES DE DESEMPEÑO.-
La empresa debe utilizar fórmulas o parámetros que le indiquen los porcentajes o el logro alcanzado
en el desempeño de cada uno de sus integrantes y así mismo utilizará estos indicadores para medir el
grado de posicionamiento de la entidad frente a la competencia.
Un indicador es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño de un proceso, que al
compararse con algún nivel de referencia permite detectar desviaciones positivas o negativas.
FIANZAS Y CAUCIONES.-
Las empresas deben exigir fianzas o cauciones al personal clave o en especial a aquellas que tomen
decisiones administrativas o financieras y que puedan afectar la economía empresarial, con estas
fianzas y cauciones lo que pretende la empresa es evitar la tentación de cometer fraudes, un claro
ejemplo de fianzas y cauciones es una póliza de fidelidad, que es un papel que le otorga un banco o
una institución aseguradora por lo cual se paga una prima, esto se hace en caso de que se cometa
alguna trafasía y si llegara a darse se hace efectiva la prima (evita que las personas cometan
irregularidades sabiendo que las personas pueden perder sus bienes).
RENDICIÓN DE CUENTAS.-
Dentro de la vida empresarial los niveles ejecutivos, los funcionarios que toman decisiones y sobre
todo el personal de apoyo tienen que presentar sus informes en forma trimestral, semestral y anual,
comúnmente la Presidencia y la Gerencia presentan en muchas compañías informes por escrito hacia
la junta de accionistas o socios, los cuales pueden aceptar o rechazar dicha información o informes
presentados, estos rechazos pueden ser por diferentes aspectos de carácter legal, administrativo o
contable.
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REGISTROS CONTABLES POR PARTIDA DOBLE.-
La contabilidad tiene que ser registrada en base al principio de partida doble, principio fundamental de
la contabilidad que manifiesta que no hay valor deudor sin su acreedor en forma equivalente o
voluntaria y que hay que personificar a las cuentas.
El Fray Lucas Paccioli por el año 1492, fue el mentalizador del principio de partida doble, el mismo
que manifestó “que no hay un deudor sin un acreedor en forma equivalente o viceversa”, además
indicó que se deben personificar las cuentas.
Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o entregado sea registrado, lo cual servirá de
evidencia documental que precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.
Debe quedar bien claro en qué forma y momento una cuenta recibe los créditos y los débitos, es por
ello que toda anotación que no obedezca a las normas de una cuenta se debe investigar en detalle.
CONDUCTA ÉTICA DE EMPLEADOS Y FUNCIONARIOS.-
Tiene que estar relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones y funciones encomendadas por
las máximas autoridades de un ente contable y en forma adicional dando un adecuado y efectivo trato
a todos y cada uno de los clientes internos y externos ya que de una buena actitud o atención al cliente
depende el éxito o fracaso de la empresa, para esto todos los profesionales deberán sujetarse al código
de ética de su profesión a fin de cumplir con sus funciones y obligaciones con transparencia e
imparcialidad para poder crear un ambiente agradable de trabajo y brindar una buena atención al
cliente.
FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA INDEPENDIENTE.-
En las empresas sean estas medianas o grandes de acuerdo a sus actividades económicas, deberán
poseer la función de auditoría interna, esta debe tener una ubicación orgánica al más alto nivel y estará
subordinada directamente al funcionario de primer nivel de la organización ante el cual debe rendir sus
informes, lo que le permita actuar con absoluta independencia en todos y en cada uno de los trabajos
que realiza y deberá constituirse en el nivel asesor más efectivo que tenga la empresa.
Constituye un "mecanismo de seguridad" con el que cuenta las máximas autoridades para estar
informada, con razonable certeza, sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento de su sistema de
control interno.
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ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS, POLÍTICAS Y METAS.-
Todo ente económico, institución o negocio debe establecer políticas, metas y objetivos que sean
factibles de conseguirlos y flexibles para modificarlos, los cuales deberán estar establecidos por escrito
y ser constantemente evaluados, actualizados o modificados a fin de que se ajusten a la realidad de la
empresa.
INSTRUCCIONES POR ESCRITO.-
De acuerdo a los organigramas estructurales de una entidad, las máximas autoridades de esta deben
evitar dar instrucciones en forma verbal, estas deberán ser por escrito a fin de evitar el olvido, la mala
interpretación o que cada uno interprete de acuerdo a su conocimiento, a su criterio o de acuerdo a sus
conveniencias.
SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES CRÍTICAS O RIESGOSAS.-
Las autoridades a todo nivel de una institución deben ejercer una adecuada supervisión sobre las
actividades que realizan otras personas y que son consideradas críticas o riesgosas para la buena
marcha del negocio; por lo tanto deberá establecer procedimientos adecuados para evitar accidentes,
robos o fraudes que pueden afectar el desenvolvimiento de la entidad, por ejemplo el realizar un
arqueo sorpresivo de caja es un mecanismo para comprobar que el efectivo de la empresa no ha sido
robado, también el hacer una toma de inventario físico nos puede ayudar a verificar si no existe
mermas de inventario.
SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS IDÓNEOS, HÁBILES, CAPACES Y DE
MORALIDAD.-
Las empresas en general deben reclutar o contratar al personal que cumpla con todos los requisitos
para que pueda desempeñar el cargo o actividad encomendada.
Las compañías son muy exigentes a la hora de contratar personal ya que piden varios requisitos como:
conocimientos o dominio de las funciones del cargo vacante, experiencia laboral, referencias laborales
y personales, y luego los someten a pruebas técnicas para medir su grado de conocimiento y pruebas
psicológicas para medir su madurez y personalidad.
RESPONSABILIDADES DELIMITADAS.-
Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la
elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la
responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo.
Se deben proveer las funciones de cada área, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno
de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta que la autoridad es delegable, no siendo así la
responsabilidad.
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ROTACIÓN DE DEBERES Y FUNCIONES.-
Resulta conveniente como una práctica sana que las máximas autoridades o jefes departamentales
hagan rotar a su personal en sus deberes y funciones teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel
ocupacional, a fin de evitar que alguna persona se crea indispensable o insustituible, lo que limita
también los riesgos de la comisión de fraudes viabilizando su descubrimiento en caso de producirse
éstos y tiene además la ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento
más integral, pero deberá ejercer una adecuada revisión de la legislación laboral a fin de prevenir
conflictos con los gremios sindicales en el caso de que existiere.
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES.-
Toda empresa debe establecer reglas claras para cumplir las actividades, en ningún caso una sola
persona tendrá el control íntegro de una operación, para procesar cada tipo de transacción el control
interno debe pasar por cuatro etapas separadas:
Autorizada.
Aprobada.
Ejecutada.
Registrada.
De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración de
los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la
función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables de esta forma el trabajo de una
persona es verificado por otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica la operación
realizada posibilitando la detección de errores.
PRUEBAS PERIÓDICAS DE EXACTITUD.-
Las pruebas de exactitud que debe realizar la empresa a todas y cada una de las actividades que la
compañía realice a fin de medir el grado de cumplimiento y exactitud con que realizan las actividades
las personas, esto nos va a permitir tomar medidas correctivas.
Debe ser revisado por otra persona las funciones financieras que realizan las personas en forma
aritmética, contable y administrativa, a fin de establecer la confiabilidad de la información sea esta
administrativa, financiera o legal.
DOCUMENTOS DE RESPALDO.-
oda operación o transacción que requiere registro contable así como también las operaciones
administrativas deberán estar debidamente respaldados con documentos que cumplan todos los
requisitos legales y de esta manera evitar que cuando se hagan fiscalizaciones por parte de organismos
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de control o se realicen auditorías externas nos acarreen ya sea problemas legales o recomendaciones
que van a afectar la presentación de estados financieros.
Toda transacción que realice la empresa debe tener un documento que sustente que dicha operación se
realizó conforme a las leyes de nuestro país, tal es el caso de la Factura que es el único documento que
sustenta crédito tributario, o las notas de venta, ticket de máquinas registradoras, boletos de avión,
liquidación de compras y servicios, contratos, actas de juntas de socios o accionistas.
USOS DE EQUIPOS CON DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD.-
En los últimos tiempos y de conformidad con los avances tecnológicos todos los equipos cuentan con
nuevos dispositivos de seguridad que la empresa debe adquirir a fin de robustecer el sistema de control
interno, administrativo, financiero, contable e informático ya que ellos van a permitir comprobar la
veracidad y exactitud de los datos.
CUENTAS BANCARIAS CON FIRMAS MANCOMUNADAS.-
Para un efectivo control de los dineros que obtiene la empresa ya sea por operaciones normales o por
la concesión de préstamos de entidades financieras se hace necesario que por lo menos dos personas
firmen los cheques, ya que cada una deberá ejercer un adecuado control para el egreso de dinero o
cheque.
Es recomendable no abrir muchas cuentas corrientes porque esto entorpecería el control financiero.
DEPÓSITOS OPORTUNOS E INTACTOS.-
Las empresas tienen que establecer políticas y procedimientos adecuados a fin de precautelar sus
ingresos y tratándose de dineros debe comprobar que las personas responsables del manejo y custodia
del dinero efectúen los depósitos en forma oportuna e inmediata a su recuperación, a fin de evitar el
mal manejo o las malas intenciones.
USO LIMITADO DE DINERO EN EFECTIVO.-
En el desarrollo de las actividades diarias de un negocio se debe evitar el uso de dinero en efectivo
para efectuar pagos o cancelaciones a los proveedores y empleados, por lo que la práctica contable
recomienda la creación de fondos de caja chica para el pago de gastos menores, en la actualidad se está
utilizando mas las transferencias bancarias.
FORMULARIOS PRE ENUMERADOS.-
Para un efectivo control y de conformidad a las disposiciones legales dados por la ley de facturación,
las empresas deben solicitar autorización por escrito del SRI para que todos sus documentos estén
debidamente enumerados y facilitar el control ya sea interno o externo.
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EVALUACIÓN DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS.-
Los recursos de la tecnología de información deben ser controlados con el objetivo de garantizar el
cumplimiento de los requisitos del sistema de información que la entidad necesita para el logro de su
misión.
La seguridad del sistema de información es la estructura de control para proteger la integridad,
confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la tecnología de información, por ejemplo una
buena práctica es la utilización de un nombre de usuario y una clave de acceso a las máquinas y
sistemas, mismas que debe ser otorgadas solo al personal autorizado, otro procedimiento es la
instalación de un antivirus que proteja tanto al equipo como al software a fin de que la información no
sea vulnerable.
INSPECCIONES E INVENTARIOS FÍSICOS FRECUENTES.-
Se debe realizar inspecciones a los empleados encargados de custodiar los inventarios, también se
deben realizar con frecuencia tomas físicas (contando, pesando, midiendo y valorando al costo) de
inventarios, a fin de constatar que las cifras que aparecen en los balances son reales y además sirve
para verificar que no exista robos.
ORDEN Y ASEO.-
Es indispensable que en el control interno las operaciones se las realice con el debido orden y con
mucho aseo, ya que es obligación de los empleados el trabajar para reflejar una buena imagen de la
empresa, los documentos de contabilidad deben ser presentados sin borrones, ni tachones o
enmendaduras.
A continuación se presenta un gráfico sobre las clases de control:
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A continuación se muestra la clasificación del control desde cuatro puntos de vista:
2.5.1 Por la función
2.5.1.1 Control Administrativo
El control administrativo incluye el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que
facilitan el control de las operaciones, su propósito es operativo ya que busca asegurar el
cumplimiento de las políticas y directrices establecidas y el logro de los objetivos definidos por la
administración de la compañía, este control se ejerce por departamentos operacionales más que por lo
financieros y contables, aunque aquellos utilicen estos últimos como fuente de información. Además
estos controles administrativos ayudan:
Mantenerse informado de la situación de la empresa.
Coordinar sus funciones.
Mantener una ejecutoria eficiente.
Algunos ejemplos son los procedimientos para los presupuestos por departamentos, los reportes de
desempeño, los procedimientos para el otorgamiento de crédito a los clientes, el control de personal,
control financiero, control de producción, solicitud de cotizaciones para obtener precios ventajosos,
etc.
2.5.1.2 Control Contable
Los Controles Contables o Financieros incluyen los métodos y procedimientos orientados hacia el
control de las actividades financieras y contables de una entidad, tiene por objeto autorizar las
transacciones, salvaguardar los activos y asegurar la precisión de los registros financieros, además de
verificar la exactitud, veracidad y fiabilidad de los estados e informes financieros.
A continuación se toma como referencia una definición del Libro Control interno y Fraudes: “Como
consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge, como un instrumento,
el control interno contable, con los siguientes objetivos:
Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto; en las cuentas
apropiadas, y, en el periodo contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la
preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado, investigando cualquier
diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la
administración.
Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorización administrativa.”
(Estupiñan, 2001, págs. 7,8)
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Los buenos controles contables sientan las bases que ayudan a maximizar el grado de efectividad,
eficiencia y economía con que se han manejado y utilizado los recursos financieros y a minimizar el
desperdicio, los errores y el fraude.
Por ejemplo podemos mencionar: autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, toma
física de inventarios, etc.,
A continuación se muestra el gráfico de los controles administrativos y contables se entremezclan
muchas veces debido a que ambos son factores comunes en la gestión empresarial.
Figura 2.8 Control Interno Administrativo y Contable
2.5.2 Por la ubicación
2.5.2.1 Control Interno
El sistema de control interno o de gestión es un conjunto de áreas funcionales en una entidad y de
acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la misma, se encuentran orientadas
a:
Controlar la efectividad de las funciones administrativas.
Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.
Mejorar otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y liquidez.
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2.5.2.2 Control Externo o Independiente
El control externo es aquel que lo ejerce una entidad diferente, porque quien controla desde afuera
mira desviaciones que la propia administración no puede detectarlas, se expresa a través de los medios
de comunicación, de la opinión pública o del control político que realiza la legislatura; y dado el
carácter constructivo del control externo, las recomendaciones que él formula resultan beneficiosas
para la organización.
En nuestro país, la Contraloría General del Estado, la Superintendencia de Compañías y la
Superintendencia de Bancos y de Seguros resultan ser organismos que ejercen control externo; que por
tener una enorme cantidad de entidades a controlar les interesa que cada dependencia mantenga su
propio control interno para ellas pode realizar, en definitiva, un control de controles, un macro control
o un control selectivo en las entidades con problemas significativos.
2.5.3 Por la acción
2.5.3.1 Control Previo
Es el examen y los procedimientos de control que se aplican con anticipación a la ejecución de las
operaciones, o antes de que los actos administrativos causen efectos; verifica que se cumplan con las
políticas establecidas, con las normas, leyes, reglamentaciones que lo regulan y los hechos que las
respaldan
Este tipo de controles están incorporados en los procesos normales que siguen las operaciones, es decir
no existen unidades administrativas que se encarguen por separado de ellos; por ejemplo: la
totalización y la revisión de roles antes de su pago.
Se debe tener cuidado con los controles previos porque son fuentes de riesgo, ya que de no cumplirse
puede incurrirse en compras innecesarias, decisiones inconvenientes, etc., sería ventajoso que los
empleados se conviertan en el control previo del paso anterior para que el riesgo de desperdicio y
corrupción sea menor.
2.5.3.2 Control Concurrente
Son los procedimientos de control que permiten verificar y evaluar las acciones en el preciso momento
en que se está ejecutando un acto administrativo u operación, lo cual está relacionado básicamente con
el control de calidad.
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2.5.3.3 Control Posterior
Es el examen que se realiza después de que se ha efectuado las operaciones financieras y
administrativas y se efectúa por medio de la Auditoría a fin de evaluar los resultados, cumplimiento de
objetivos, eficiencia, eficacia, economía, equidad; por su aplicación se clasifica en:
Control posterior interno.- Es un examen que se practica por medio de la Auditoría Interna
posteriormente a la ejecución de las operaciones financieras y administrativas de la
organización.
Control posterior externo.- Es el examen posterior de las operaciones financieras y
administrativas realizadas por los Organismos de Control.
2.5.4 Otra clasificación
Como un aspecto correlativo a estas tres clases de control, es oportuno hacer mención a una
clasificación más:
2.5.4.1 Control Preventivo
Los Controles Preventivos son aquellos que se diseñan para prevenir y reducir la producción de
errores, hechos fraudulentos y resultados indeseables, como por ejemplo el software de seguridad que
evita el acceso a personal no autorizado, el mantenimiento al equipo y maquinaria antes de que estos
se dañen.
2.5.4.2 Control Detectivo
Controles Detectivos son los que se realizan para tratar de descubrir o detectar a posteriori errores o
fraudes que no se pudieron evitar con los controles preventivos.
Esta modalidad sobre todo se da en los sistemas computarizados en el cual la computadora avisa su
inconformidad o no procesa datos que no responde al sistema o programa previamente diseñados.
2.5.4.3 Control Correctivo
Los Controles Correctivos ayudan a la investigación y corrección de causas a fin de que se subsanen
todos los errores identificados mediante los controles Detectivos, Por ejemplo rectificar un rol de
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pagos, cambiar los datos detectados como error en los controles detectivos o reparar un vehículo que
se ha dañado.
2.6 Enfoque Contemporáneo de Control Interno
INFORME COSO
2.6.1 Origen
En el año 1985 en los Estados Unidos, se formó una comisión patrocinada por:
American Accounting Association (AAA)
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
Financial Executive Institute (FEI)
Institute of Internal Auditors (IIA)
Institute of Management Accountants (IMA)
Esta comisión tenía por nombre National Commission on Fraudulent Financial Reporting, pero
también fue conocida como comisión Treadway, y se creó con para:
Identificar las causas de la presentación de información financiera de manera fraudulenta o
falsificada.
Emitir recomendaciones que garanticen la máxima transparencia en lo que se refiere a la
información financiera.
En base a las recomendaciones que fueron publicadas en 1987, las organizaciones patrocinadoras de
dicha comisión, debatieron por más de cinco años y en el año de 1992 finalmente se emite el informe
COSO que corresponde a las siglas en inglés de Committee Of Sponsoring Organizations;
encomendando la redacción del informe a Coopers & Lybrand, el cual tuvo gran aceptación y difusión
en gran parte debido a la diversidad y autoridad que posee el grupo que se hizo cargo de la elaboración
de éste informe.
Se trataba de definir un nuevo marco conceptual del control interno, que integre las diversas
definiciones y conceptos que existían sobre este tema, logrando así que se cuente con un marco
conceptual común, que proporcione un estándar para las organizaciones públicas o privadas, que
mediante la auditoría interna o externa puedan evaluar y mejorar sus sistemas de control, y además
sirve de ayuda a los niveles académicos o legislativos.
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Por lo expuesto anteriormente se considera de vital necesidad detenernos a abordar el Control Interno
desde su punto de vista conceptual, su importancia, objetivos, principios, normativas, componentes y
limitaciones.
2.6.2 Definición de Control Interno (Informe COSO)
Se define al control interno como un proceso ejecutado por el consejo de administración, por su grupo
directivo y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable, en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
“Efectividad y eficiencia de las operaciones
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables” (Estupiñan, 2001, pág. 25)
Esta definición abarca ciertos conceptos fundamentales y son:
El control interno es un proceso, puesto que constituye un medio para alcanzar un fin, y no un
fin en sí mismo.
Es ejecutado por personas que actúan en todos los niveles de la organización, ya que no basta
que sólo existan manuales de organización y procedimientos.
Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad absoluta, ya sea a la
administración o a la dirección, acerca de la consecución de objetivos relacionados con la
fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes.
Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las categorías
señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común.
2.6.3 Objetivos del control interno (informe COSO)
Toda organización tiene una misión y visión, éstas determinan los objetivos que se espera alcanzar y
las estrategias necesarias para conseguirlo. Los objetivos se pueden establecer para la organización
como un conjunto o para determinadas actividades dentro de la misma.
A los objetivos se los puede clasificar en tres categorías:
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Operacionales: se refiere a la utilización efectiva y eficiente de los recursos de una organización.
Por ejemplo el rendimiento, la rentabilidad, la salvaguarda de activos, etc.
Información financiera: está relacionada con la preparación y publicación de estados financieros
confiables.
Cumplimiento: referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y normas
aplicables.
2.6.4 Componentes del control interno (Informe COSO)
A continuación se muestra el gráfico del control interno con sus componentes:
Figura 2.9 Informe COSO
En (Guerra, 2009, pág. 2)
El control interno está conformado por cinco componentes que se encuentran relacionados entre sí,
que se derivan del estilo gerencial y están integrados en los procesos administrativos.
Estos componentes, que se presentan con independencia del tamaño o naturaleza de la organización,
pueden ser aplicados tanto en empresas pequeñas y medianas, pero de distinta manera que en las
empresas grandes y son:
Ambiente de control.
Evaluación de riesgos.
Actividades de control.
Información y comunicación.
Supervisión y seguimiento (Alberto, 2007, pág. 18)
73
A continuación se muestra los componentes de control interno
Figura 2.10 Componentes del Control Interno
“El control interno es el plan de organización, todos los métodos y procedimientos que
adopta la administración de una entidad para ayudar al logro del objeto administrativo de
asegurar, en cuanto sea posible, la conducción ordenada, eficiente de su negocio incluyendo a
la adherencia a las políticas administrativas, la salvaguarda de activos la prevención, detección
de fraudes, errores del registro contable y la preparación oportuna de información financiera
confiable.” (Maldonado, 1992)
Según Rodrigo Estupiñán en su obra “Control Interno y Fraudes”, indica que “Control interno es un
proceso, ejecutado por la junta directiva, o por el resto del personal diseñado específicamente para
proporcionarles seguridad razonable a la empresa con efectividad, eficiencia de las operaciones,
suficiente confiabilidad en la información financiera, cumpliendo las leyes y regulaciones aplicables”.
La interrelación de los componentes genera una sinergia y forman un sistema integrado, que responde
dinámicamente a las circunstancias cambiantes del entorno.
Cabe mencionar que existe una relación directa entre las tres categorías de objetivos, que es lo que una
entidad se esfuerza por conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesita para lograr
dichos objetivos.
COMPONENTES DEL
CONTROL INTERNO
AMBIENTE DE
CONTROL
EVALUACIÓN
DE
RIESGOS
ACTIVIDADES
DE
CONTROL
INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
SUPERVISIÓN
Y
SEGUIMIENTO
74
2.6.4.1 Ambiente de Control
“Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con
respecto al control de sus actividades.” (Estupiñan, 2001, pág. 27)
El ambiente de control surge como consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la
gerencia y por el resto de los empleados, con relación a la importancia del control interno y su
incidencia sobre las actividades y resultados, constituye la base de todo los demás componentes del
sistema de Control Interno ya que determina las pautas de comportamiento en la organización.
Los principales factores del ambiente de control son:
Integridad y valores éticos.
Competencia profesional.
Filosofía y estilo de dirección.
Estructura y plan de organizacional
Delegación de autoridad y asignación de responsabilidades.
Políticas y prácticas en materia de Recursos Humanos.
Consejo de Administración, comité de auditoría, etc.
Integridad y valores éticos
Tiene como propósito la determinación de los valores éticos y de conducta que se espera obtener de
todos los miembros de la empresa durante el desempeño de sus funciones; la participación de la
administración es clave, puesto que la efectividad del control interno depende de la integridad y
valores que posea la gente que lo diseña y lo implanta.
El comportamiento ético y la integridad son producto de una cultura corporativa, se materializa en las
normas éticas y de comportamiento y en la forma en que éstas se comunican y refuerzan en la práctica.
Dificultad para establecer conductas éticas. Incentivos y tentaciones
Las personas pueden ser incitadas y tentadas a cometer actos deshonestos, fraudulentos, ilegales y
poco éticos por parte de la empresa en la que prestan sus servicios.
Algunos de los motivos por los que se cometen actos de fraude o anti éticos son los siguientes:
Presiones para alcanzar objetivos de rendimiento poco realistas, en especial a corto plazo.
Altas recompensas en base al desempeño.
Establecimiento de límites máximos y mínimos en los sistemas de gratificaciones.
75
Situaciones que pueden ser tentadoras e incitar a cometer actos indebidos:
Falta de controles o controles poco eficaces.
Alto nivel de descentralización.
Una función de auditoría interna débil.
Un consejo de administración poco eficaz que no desarrolla una supervisión objetiva de la alta
dirección.
Sanciones insignificantes a conductas inapropiadas.
La mejor manera de garantizar que se cumplan con las normas éticas, independientemente de si están o
no expuestas en un código de conducta escrito, es a través del comportamiento y el ejemplo de la alta
dirección.
Además son importantes las sanciones impuestas a los empleados que violan dichos códigos.
Competencia profesional
En una organización el nivel de competencia refleja el conocimiento y habilidades que poseen los
empleados para llevar a cabo sus obligaciones y tareas laborales, es necesaria la definición de puestos
y actividades de selección de personal, de formación, de evaluación y promoción para poder cubrir
cada puesto de trabajo por personas capaces de realizar sus labores en forma competente.
Una vez incorporado, el personal debe recibir la orientación, capacitación y adiestramiento necesarios
en forma práctica y metódica.
Filosofía y estilo de Dirección
La filosofía y estilo de dirección afectan a la manera en que la empresa es gestionada y al riesgo
empresarial aceptado. Una gerencia que sin dejar de afrontar los riesgos empresariales toma en cuenta
todos los elementos necesarios para su seguimiento, evitando riesgos improcedentes y que consideran
los aspectos positivos y negativos de cada alternativa, crea una actitud positiva de control interno en la
organización.
Estructura y Plan de Organización
Provee la forma en que se planifican, ejecutan, controlan y supervisan las actividades, para la
consecución de los objetivos de la empresa. La estructura organizativa, representada en un
76
organigrama, muestra el nivel de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se
desarrollan.
Además del organigrama se debe contar con un manual de organización, en el cual se deben asignar
responsabilidades, acciones y cargos, a más de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y
funcionales para cada uno de estos.
Toda delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando proceda, el
trabajo de sus subordinados, y que ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus
responsabilidades y tareas.
Delegación de autoridad y asignación de responsabilidades
Significa delimitar responsabilidades sobre las acciones llevadas a cabo por el personal de la entidad.
La delegación de autoridad se refiere a entregar el control central sobre determinadas decisiones
empresariales a los niveles inferiores de la organización, a las personas que están más cerca de las
operaciones diarias. Es indispensable que todo miembro de la entidad sepa cómo su actuación se
relaciona con las de los demás y contribuye a la consecución de los objetivos, es necesaria la
existencia de procedimientos eficaces que permitan a la dirección supervisar los resultados.
Políticas y prácticas en materia de Recursos Humanos
Estas prácticas indican a los empleados los niveles de integridad, comportamiento ético y competencia
que se espera de ellos, asimismo se refieren a contratación, capacitación, evaluación, promoción,
remuneración y corrección.
Es indispensable que el personal esté preparado para hacer frente a nuevos retos a medida que las
empresas se enfrentan a cambios y se hacen más complejas, debido en parte a los rápidos cambios que
se están produciendo en el mundo de la tecnología y al aumento de la competencia. El proceso de
formación debe ser continuo.
Consejo de Administración o Comité de Auditoría
El ambiente de control y la cultura organizacional se encuentran influidos significativamente por el
consejo de administración y el comité de auditoría, como así también sus interacciones con los
auditores internos o externos. La actividad del consejo de administración u órgano similar resulta
esencial para garantizar la eficacia del control interno.
77
El consejo debe tratar de incluir asesores externos a la entidad que puedan ofrecer opiniones
alternativas, no viciadas por su dependencia a la organización.
2.6.4.2 Evaluación de Riesgos
Consiste en la identificar y analizar los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y
determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. También se refiere a los mecanismos
necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios que influyen en el
entorno de la organización y en el interior de la misma.
El impacto de los riesgos en la organización
Toda organización independientemente de su tamaño, estructura, sector, etc., se enfrentan ante riesgos
que debe sortear, dado que estos afectan a su supervivencia y éxito. El riesgo es inherente a los
negocios y resulta imposible reducir el riesgo a cero, es por ello que la dirección determina cual es el
nivel de riesgo aceptable y trata de mantenerlo dentro de los límites marcados.
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de
las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el
cual el control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse
un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles,
enfocando los riesgos tanto a nivel de la organización (internos y externos) como de la actividad.
Es indispensable el establecimiento de objetivos globales de la organización como de actividades
relevantes, obteniendo una base de los factores de riesgo que amenazan su oportuno cumplimiento.
Objetivos
Los objetivos de una organización pueden estar identificados o estar implícitos. Los objetivos
generales de la organización están representados y nombrados a través de su visión y misión, los
cuales están integrados en objetivos más específicos establecidos para las diferentes actividades de la
empresa. Los objetivos específicos son derivados de la estrategia global de la entidad y deben ser
coherentes entre sí.
Objetivos relacionados con las operaciones.- tienen que ver con la eficacia y eficiencia de las
operaciones, se encuentran relacionados con el objeto social de la empresa y son afectados
directamente por el entorno empresarial, económico, social y tecnológico. Si estos objetivos no se
encuentran bien definidos la entidad corre el riesgo de utilizar equivocadamente sus recursos.
78
Objetivos relacionados con la información financiera: Hace referencia a la preparación de los
estados financieros confiables, están enmarcados en el cumplimento de obligaciones externas,
dado que se deben someter a una serie de certificaciones y controles con el fin de proporcionar
información confiable a terceros posibles inversores, clientes, proveedores, etc., que utilizan éstos
para basar sus evaluaciones.
Objetivos de cumplimiento: se refiere al acatamiento de las leyes y normas establecidas por la
organización.
Un sistema de control interno debe proporcionar un grado de seguridad razonable sobre el logro de los
objetivos de la organización.
Identificación de los riesgos
Todo rendimiento de una organización se ve amenazado por factores internos y externos y es
fundamental que todos los riesgos sean identificados.
Factores externos:
Tecnológicos.
Cambios en las expectativas y gustos de los clientes.
Nuevas normativas regulatorias.
Cambios climatológicos.
Desastres naturales
Factores internos:
Problemas con el sistema de información.
Calidad profesional de los empleados.
Aplicación errónea de recursos.
Los riesgos pueden identificarse en relación con las previsiones a corto y largo plazo y con la
planificación estratégica. Resulta importante que la dirección analice muy cuidadosamente los factores
que pueden contribuir a aumentar los riesgos.
79
Análisis de los riesgos
Debe realizar:
Un análisis de los riesgos identificados.
Una estimación de la importancia de los riesgos.
Una evaluación de la probabilidad de ocurrencia.
Un análisis de la forma de gestionar el riesgo.
Un estudio para determinar si un riesgo resulta o no significativo.
Los riesgos afectan la habilidad de cada entidad para sobrevivir, competir con éxito dentro de su
sector, tener una posición financiera fuerte y una imagen pública positiva, además de una calidad
global de sus productos servicios y empleados.
Gestión del Cambio
Los cambios que se generen hacen que el sistema de control interno que se considera eficaz hoy
mañana no lo sea, lo fundamental es identificar las condiciones que hayan cambiado y tomar las
acciones necesarias ante las mismas.
Factores de la Gestión del Cambio:
Cambios en el entorno operacional
Nuevos empleados
Sistemas de información nuevos o modernizados
Crecimiento rápido
Nuevas Tecnologías
Nuevas gamas, nuevos productos y nuevas actividades
Reestructuraciones internas, estas pueden venir acompañadas de reducciones de personal, de
supervisión y de segregación de funciones inadecuadas.
Actividades en el Extranjero
2.6.4.3 Actividades de Control
Las actividades de control son todas aquellas normas, procedimientos y demás actividades necesarias
para implementar las políticas, las mismas que son realizadas por la Gerencia y el personal, cuyo fin
es asegurar el cumplimiento de las directrices establecidas por la dirección y que están orientadas para
prevenir, controlar y neutralizar los riesgos.
80
Las actividades de control se dividen en tres categorías en función al objetivo relacionado:
Operaciones.
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de la legislación.
Tipos de actividades de control
Existen diferentes tipos de actividades de control que van desde controles preventivos a detectivos,
manuales, informáticos y controles de dirección. A continuación se ejemplifican la gama y variedad de
actividades de control:
Análisis efectuados por la dirección: Los resultados obtenidos se analizan con los
presupuestos, con el fin de evaluar en qué medida se están alcanzando los objetivos.
Gestión directa de funciones por actividades: Los responsables de diversas funciones o
actividades revisan los informes sobre los resultados logrados.
Proceso de información: Realización de controles para comprobar la exactitud, totalidad y
autorización de las transacciones.
Controles físicos: Los más conocidos son los inventarios o recuentos físicos en los cuales se
comprueba su existencia física con los registros de la compañía.
Indicadores de rendimiento: Los indicadores pueden actuar como control de las operaciones o
puede ser relativo a la información financiera.
Segregación de funciones: Hace al reparto de las tareas entre los empleados para que existe un
control por oposición.
Controles sobre los sistemas de información Es necesario remarcar la importancia de contar
con buenos controles de las tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel
fundamental en la gestión, destacándose al respecto el centro de procesamiento de datos, la
adquisición, implantación y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los
sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.
Las actividades de control se respaldan en dos elementos importantes: políticas y procedimientos. Las
políticas determinan que es lo que se debería hacer, y los procedimientos determinan las acciones a
llevar a cabo para cumplir las políticas.
2.6.4.4 Información y Comunicación
Actualmente dada la facilidad y la disponibilidad para acceder a la información, existen algunos datos
que son útiles y relevantes para la empresa y para la realización de los objetivos propuestos por ésta.
81
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue
oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales, si dicha
información es oportuna, precisa y fiable la dirección puede tomar decisiones precisas.
INFORMACIÓN.- Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y difundir los
datos útiles para la empresa, también funcionan como herramientas de supervisión. Estos sistemas de
información pueden ser informatizados, manuales o la combinación de ambos.
Los sistemas de información pueden ser:
Formales: es la información que se obtiene a través de un seminario, congreso, etc.
Informales: es aquella que surge de conversaciones con los clientes, proveedores, etc.
Hoy por hoy, las empresas se mueven en un entorno cada vez más cambiante, por eso es importante
que exista flexibilidad en los sistemas de información para que puedan adaptarse de forma oportuna y
ágil a las condiciones del entorno.
Para obtener información financiera importante el sistema de contabilidad, recurre a los métodos,
registros y niveles de seguridad, establecidos para la contabilización, proceso, resumen e informe de
las operaciones de la entidad y para mantener contablemente los activos, pasivos e inversiones de los
accionistas.
Una acertada toma de decisiones se basará en la calidad de la información utilizada que dependerá de
los siguientes factores:
Contenido: Está toda la información necesaria.
Oportunidad: Tiempo de obtención adecuado.
Actualidad: Información reciente.
Exactitud: Contiene datos correctos.
Accesibilidad: Fácil obtención por las personas adecuadas.
COMUNICACIÓN.- La Comunicación consiste en la manera de proporcionar información a las
personas adecuadas, sobre sus roles individuales y responsabilidades que tienen frente al control
interno.
Comunicación interna
Es importante que exista claridad y la eficacia en el momento de la comunicación entre la alta
dirección y el personal, cada miembro de la empresa tiene que saber cómo están relacionadas sus
actividades con el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué manera
82
deben comunicar la información relevante que generen y cómo afecta cualquier desvío de sus
actividades al control interno, con el fin de tomar las medidas correctivas adecuadas.
Comunicación externa
Además de una buena comunicación interna entre los miembros de una organización, es importante
aquella comunicación externa, con los clientes y proveedores, la misma que favorezca el flujo de toda
la información.
Las comunicaciones recibidas de terceros muchas veces brindan información importante sobre el
funcionamiento del sistema de control interno, pero una entidad con una historia basada en la
integridad y una sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación.
2.6.4.5 Supervisión y Seguimiento
Los sistemas de control interno se encuentran diseñados para operar en determinadas circunstancias,
sin embargo, con el pasar del tiempo, las condiciones evolucionan debido a factores externos e
internos, que hacen que los controles pierdan su eficiencia.
Le corresponde a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así
mismo, resulta fundamental su revisión, evaluación y actualización periódica, para mantenerla en un
nivel adecuado, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser
reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron
inaplicables.
El proceso de supervisión asegura que el control interno continúa funcionando adecuadamente.
Existen dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales, cuanto
mayor sea el nivel y eficacia de la supervisión continuada menor será la necesidad de evaluaciones
puntuales.
Actividades de supervisión continuada
Existen actividades que permiten efectuar el seguimiento de la eficacia del control interno, a
continuación se citan algunos ejemplos.
o Verificar la existencia física de los recursos y cotejarlos con los registros.
o Seguimiento de los informes de auditoría, reporte de deficiencias, etc.
83
o Comparación de información generada internamente con otra preparada por entidades
externas, las cuales podrían permitir determinar la existencia de problemas internos.
o Se debe realizar juntas de trabajo y de evaluación en las que se traten problemas de
operación asociados directa o indirectamente con la efectividad de los controles.
o Descubrimiento de fraudes o errores cometidos por el personal o por terceras personas.
Evaluaciones puntuales
Para determinar el alcance y la frecuencia de la evaluación del control interno, se debe tomar en cuenta
la magnitud e importancia de los riesgos que afecten al sistema de control, mientras más importantes
sean los riesgos, mayor será la frecuencia de evaluación y son llevados a cabo por los responsables de
las unidades, divisiones, etc.
La persona encargada de evaluar deberá tener conocimiento de cada una de las actividades de la
entidad, es decir, debe conocer el funcionamiento real del sistema, el evaluador para comprobar si el
sistema ofrece una seguridad razonable con respecto a los objetivos, analizará el diseño del sistema de
control interno y los resultados de las pruebas realizadas.
Con respecto a la documentación de soporte del sistema de control interno, se puede decir, que ésta,
varía en función a la dimensión y complejidad de la empresa, todo proceso de evaluación del sistema
de control interno deberá ser debidamente respaldada y documentada, la misma que sirva como
evidencia ante cualquier posible cuestionamiento.
Para mantener la eficacia del sistema de control interno, resulta imprescindible informar las
deficiencias detectadas que afectan a la concreción de los objetivos, a las personas adecuadas, a fin de
que se tomen las medidas correctivas. Por ejemplo el caso de un director general, éste deseará que le
comuniquen las infracciones graves de políticas y procedimientos o aquellas que puedan tener un
importante impacto financiero o son de implicancias estratégicas.
2.7 Evaluación del sistema de control interno
2.7.1 Definición
El autor René Fonseca en la obra Auditoría Interna lo define de la siguiente manera:
La evaluación del control interno consiste en la revisión y análisis de todos los
procedimientos que han sido incorporados al ambiente y estructura de control interno, así
como a los sistemas que mantiene la organización para el control e información de las
operaciones y sus resultados, con el fin de determinar si éstos concuerdan con los objetivos
institucionales, para el uso y control de los recursos, así como la determinación de la
consistencia del rol que juega en el sector que se desarrolla. (Fonseca, 2003, pág. 155)
84
Hay que tomar en cuenta los criterios de los responsables de las operaciones, también de los
administrativos y técnicos que tienen relación con los procesos evaluados, puesto que son los
verdaderos conocedores de las operaciones y sus procesos, además ellos están al tanto la viabilidad de
las acciones o la aplicabilidad de las recomendaciones que se les efectuaron.
2.7.2 Objetivos
Para facilitar la evaluación a continuación se describen los siguientes objetivos:
Adquirir un conocimiento global de la organización y funcionamiento del área que va a ser
evaluada, a fin de determinar el grado de confianza sobre en el control interno, como base para
planificar la evaluación del control interno o cualquier tipo de auditoría.
Evaluar la estructura de control interno existente en la actividad sujeta a revisión, así como
también su interrelación funcional y operativa para de esta forma identificar cuáles son las
áreas de mayor riesgo en la ejecución de las operaciones.
Averiguar cuáles son las causas que originan las áreas críticas, para presentar
recomendaciones sobre los hallazgos encontrados, y de esta manera contribuir al
mejoramiento permanente del control interno.
Definir el grado de eficiencia, efectividad y economía, para tener una certeza en la
confiabilidad de la información financiera, técnica y administrativa y en la salvaguarda de los
recursos de la empresa.
El estudio y evaluación del control interno incluye dos fases:
1. La revisión preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y
métodos establecidos por la entidad.
2. La realización de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los
controles se encuentran en uso y que están operando tal como se diseñaron.
2.7.3 Métodos de Evaluación
El estudio y evaluación del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no
solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas.
Los métodos para realizar el estudio y evaluación del control interno son:
85
Método Narrativo o Descriptivo
Método de Cuestionario
Método Gráfico o diagramas de flujo
Método Combinado o mixto
2.7.3.1 Método Narrativo o Descriptivo
Este método consiste en la descripción de las actividades y procedimientos que son utilizados por el
personal, en las distintas unidades administrativas que conforman la entidad, también se detallan las
características del sistema de control interno especialmente a lo que se refiere a los sistemas o registros
contables.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades
administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
A ésta explicación narrativa se la conoce como memorando. En este método el evaluador debe detallar
por escrito los principales procesos a ser evaluados en cada una de las áreas relevantes de la entidad,
identificando procedimientos, personal a cargo, formularios utilizados, registros, niveles de
aprobación, etc. La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el evaluador, por
funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias.
Este método si bien es cierto, conlleva un poco más de tiempo en la evaluación, pero es muy simple,
flexible y permite conocer las verdaderas características de control existentes en entidades pequeñas,
sin embargo, a medida que aumenta el tamaño de la empresa, este se hace más difícil de controlar.
Pues resulta más complejo detectar cabos sueltos, y el tamaño del mismo es molesto de manejar.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego de la práctica y
juicio del evaluador y que puede consistir en:
Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los aspectos de
su revisión.
Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las deficiencias del control
interno encontradas.
Siempre deberá tenerse en cuenta el impacto que genere la operación en la unidad administrativa
precedente en la unidad siguiente.
86
Ventajas:
Se realiza un estudio detallado de cada operación, con lo que se obtiene un mejor conocimiento de
la empresa.
Se exige al personal involucrado a realizar un esfuerzo mental, a fin de hacer un análisis y
escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas:
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se puede obtener un índice de eficiencia.
Otro factor en contra en la utilización de un memorando, es el hecho de que el auditor posea poca
aptitud para la escritura. Un signo de puntuación o una palabra mal empleada puede dar lugar a
una mala interpretación grave.
Ejemplo:
NARRATIVA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
La cuenta de activos fijos es manejada a nivel de detalla con un sistema diseñado a la
medida por el departamento de sistemas. El detalle del saldo del auxiliar es conciliado
con el mayor general cada mes. De la conciliación, no se deja evidencia escrita acerca
de su realización. Esta es realizada por el jefe de contabilidad general y esta investigada
las diferencias. La aprobación es llevada a cabo por el gerente de administración y
finanzas, el cual revisa detalladamente, la disposición que se haga de la diferencia
encontrada. La empresa posee las siguientes políticas no documentadas respecto a
ciertas operaciones con sus activos fijos.
a) Se considera gastos del ejercicio, aquellas compras de activos con un costo menor a 500
dólares.
b)
c) Los activos serán depreciados usando el método de línea recta de acuerdo con la vida
útil estimada, las cuales serán revisadas anualmente por el gerente de administración y
finanzas.
d)
e) Las disposiciones de activos fijos, deben ser aprobadas de la siguiente forma:
Activos con un costo mayor a 500 dólares por el gerente de administración y finanzas,
las compras menores serán consideradas como gastos.
Todas las compras de activos fijos, deberán ser realizadas con una requisición y
justificación del mismo, debiendo estar aprobado.
Una vez cada año se toma un inventario físico de los activos.
87
2.7.3.2 Método de Cuestionario
En este método el evaluador utiliza cuestionarios previamente elaborados por él, con base a preguntas
que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas, respecto a
cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
Dichos cuestionarios consisten en un listado de preguntas básicas y específicas en un sistema de
control interno, al finalizar cada pregunta el evaluador debe anotar a lado de ella la respuesta Si ó No.
Las preguntas son formuladas de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una
adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el
sistema establecido. Algunas preguntas probablemente no resultan aplicables; en ese caso se utilizan
las letras N.A. no aplica.
Los cuestionarios pueden ser utilizados durante varios años, codificando las respuestas de forma que
se pueda identificar el año al que corresponden, lo que permitirá detectar a la persona que evalúa,
cualquier cambio en el sistema de control interno de la empresa.
No obstante el examen del control interno no concluye con la contestación de las preguntas, el
evaluador debe obtener más pruebas que le permitan determinar si realmente se llevan a cabo los
procedimientos de control.
Ventajas.
Constituye un ahorro de tiempo.
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún
procedimiento se alteró o descontinuó.
Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.
Desventajas.
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes, si no existe una
idea completa del porqué de estas respuestas.
Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
Consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las debilidades y
fortalezas del sistema de control interno.
88
Estos cuestionarios se aplican a cada una de las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a
examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos
donde pueden existir deficiencias para así formular la pregunta clave que permita la evaluación del
sistema en vigencia en la empresa.
Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia de
control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicable a cualquier empresa,
pero la mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se deben relacionar con
su objeto social.
Cuestionario de Control Interno
INVENTARIOS
N° Preguntas Si No Observaciones
1
¿Se mantiene actualizada la base
de datos de los proveedores
la mercadería?
X
Se debe mantener un
archivo actualizado de los que
entregan
Proveedores.
2
¿Se realiza Conteo físico de
inventarios? X
Es recomendable que
lo realice cada trimestre.
3
¿Se tiene un listado de los precios
De los productos? X Se actualiza cada mes
4
El Bodeguero es el responsable
mercadería? X
Capacitar al Personal
de la recepción
Elaborado por: T.A. Fecha: 30 Mayo 2010
Aprobado por: C.M. Fecha: 30 Mayo 2010
2.7.3.3 Método Gráfico o Diagramas De Flujo
Mediante la utilización de cuadros y gráficos, se describe objetivamente el flujo de las operaciones a
través de los distintos departamentos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de
control para el ejercicio de las operaciones.
El evaluador utiliza símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los
procedimientos que se siguen en la empresa, esto permite que se detecte con mayor facilidad los
aspectos donde se encuentran debilidades de control, pero hay que reconocer que el evaluador requiere
de una mayor inversión de tiempo para la elaboración de los flujo gramas y debe tener también
habilidad para hacerlos.
89
Ventajas
Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.
Identifica la ausencia o inexistencia de controles financieros y operativos.
Permiten tener una visión panorámica de los procedimientos.
Determina las desviaciones en las rutinas de trabajo.
Facilita la formulación de recomendaciones y sugerencias.
Desventajas
Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado con este sistema.
Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.
Se recomienda que se utilice este método como auxiliar a los otros métodos.
2.7.3.3.1 Simbología
Para la construcción de los diagramas de flujo se utilizarán los siguientes símbolos:
Inicio o final de diagrama
Realización de una actividad
Realización de una actividad contratada
Análisis de situación y toma de decisión
Actividad de control
Documentación (Generación, consulta, etc.)
90
Bases de datos
Conexión o relación entre partes de un diagrama
Indicación del flujo del proceso
Ejemplo: Flujograma de la Selección de Proveedores
91
2.7.3.3.2 Método Combinado o Mixto
Resulta muy beneficioso utilizar la combinación de los métodos anteriores para obtener mejores
resultados e información más específica.
Por ejemplo:
El diagrama facilita la respuesta de algunas de las preguntas del cuestionario ya que si se observa el
gráfico se puede apreciar todos los detalles significativos de los procesos y de detectarse debilidades se
puede efectuar las respectivas recomendaciones.
2.8 COSO
A continuación se muestra el Modelo COSO:
Figura 2.11 Modelo COSO
En: (Guerra, 2009)
92
2.8.1 Plan General
Los objetivos a los cuales se enfoca, es que a través del establecimiento de políticas, procedimientos,
estrategias, se podrá llevar a cabo actividades administrativas como financieras indicando la persona
responsable lo que tiene que hacer, de igual manera están los flujo gramas los cuales representan en
forma sencilla y fácil como comprender la secuencia de los flujos de la realización de las operaciones
contables financieras a realizar.
A continuación se muestra el Modelo COSO ERM:
CONTENIDOCOSO ERMPLAN GENERAL
OBJETIVOS DEL MANUAL
POLITICAS
NORMAS
ALCANCE
FLUJOGRAMAS
PROCEDIMIENTOS
FORMATOS
21
Figura 2.12 COSO ERM
En (Barbosa, 2013, pág. 126)
2.8.2 Aplicación del COSO ERM
En esta fase se desarrolla la aplicación de ocho componentes, con el propósito de que la entidad
oriente sus operaciones basada en una estructura organizacional adecuada a sus actividades, que
cuente con valores éticos, así como a cumplir con las partes internas y externas, así mismo deberán
identificar aquellos eventos internos y externos que den lugar a riesgos que afecten sus operaciones
93
contables financieras y la respuesta que deben dar a estos riesgos como una alternativa de solución.
Así mismo deberán realizar actividades de control de comunicación y monitoreo con el propósito de
establecer que las actividades se están desarrollando eficazmente.
A continuación se muestra los Componentes de COSO ERM:
Figura 2.13 COSO ERM
En: (Barbosa, 2013)
Ambiente Interno
Trabajar en función de lograr una cultura ética dentro de la entidad de la Empresa Italbras Cía. Ltda. y
al mismo tiempo establecer en las personas una cultura de filosofía hacia la detección de posibles
riesgos que puedan ocurrir y afectar los objetivos trazados.
Establecimiento de Objetivos
Son los objetivos que la Empresa Italbras Cía. Ltda. quiere alcanzar ya sea a corto o largo plazo,
mismos que están orientados en obtener la eficiencia y efectividad de las operaciones contables
financieras y cumplimiento de leyes.
94
Identificación de Eventos
Es identificar los eventos que dan lugar a posibles riesgos y oportunidades que pueden afectar o
beneficiar los objetivos que se han trazado a corto y largo plazo la entidad.
Valoración de riesgos
Consiste en realizar un análisis para detectar los posibles riesgos que pueden afectar el resultado de los
objetivos trazados por las empresas de comercialización así como sus operaciones contables y fuentes
de financiamiento.
Respuestas al Riesgo
La gerencia de la entidad deberán desarrollar acciones que le ayuden a encontrar posibles respuestas
en cuanto a: aceptar, compartir, mitigar, y evitar los riesgos resultantes de las operaciones contables
financieras.
Actividades de Control
Consiste en desarrollar políticas y procedimientos que se deben establecer como medidas para
identificar que se están llevando a cabo los distintos tipos de controle implementados para reducir los
riesgos resultantes.
Información y Comunicación
Consiste en buscar diferentes medios de comunicación tanto internos y externos que sean eficaces para
transmitir a las personas involucradas en las operaciones contables financieras.
Monitoreo
“Componente Final del COSO ERM, en donde las entidades deben buscar y asegurar que el control
interno funcione adecuadamente, realizando un seguimiento a evaluaciones y mejoras.” (Slosse, 2000,
págs. 73 -75)
2.9 Procedimientos
2.9.1 Concepto
Considerado como una presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde,
con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
95
2.9.2 Características
Dentro de los procedimientos encontramos las siguientes:
Completos.- Consideran elementos materiales y humanos, así como el objetivo deseado.
Coherentes.- Que sus pasos sean sucesivos, complementarios y que tiendan al mismo
objetivo.
Estables.- Firmeza del curso establecido, que no cambien a menudo, sino únicamente por
emergencias.
Flexibles.- Que permitan resolver emergencias sin romper la estructura establecida y que se
restablezca el procedimiento al cesar la emergencia.
Continuidad. Tienden a perpetuarse una vez establecidas y las modificaciones solo se
agregan a las ya establecidas.
2.9.3 Importancia
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una compañía, aunque, como
sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad
de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor
eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.
Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a
realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la
organización". (p.54)
2.9.4 Elementos
Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:
Identificación. Este título contiene la siguiente información; Logotipo de la organización,
Denominación y extensión (general o específico) de corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Numero de revisión.
Unidades responsables de su revisión y/o autorización
Índice o contenido; Relación de los capítulos que forman parte del documento.
Introducción; Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e
importancia de su revisión y actualización.
96
Objetivos de los procedimientos; Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.
Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases.
Políticas o normas de operación; En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos
generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que
participan en los procedimientos.
2.9.5 Objetivo
Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma
de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).
El objetivo primordial básico de todo estudio de procedimiento es simplificar los métodos de trabajos,
eliminar las operaciones y la papelería innecesarias, con el fin de reducir los costos y dar fluidez y
eficacia a las actividades.
Sin embargo, existen objetivos secundarios como:
1. Eliminar operaciones combinándolas entre si o suprimiéndolas.
2. Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficacia.
3. Eliminar movimientos innecesarios o reducirlos al mínimo para ahorrar tiempo y evitar cuellos de
botella.
4. Eliminar las demoras con el mismo fin de ahorrar tiempo.
5. Centralizar las inspecciones conservando el control interno.
6. Situar las inspecciones en los puntos clave.
2.9.6 Alcance
Para Melinkoff, (op.cit) señala que: " Se aplica para alcanzar un aumento del rendimiento
independientemente en el área laboral o en distintos operaciones del trabajo rutinario, lo cual
permitiría adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuir a una buena coordinación y
orden en las actividades de la organización o de un grupo de personas" (p.30).
97
2.9.7 Responsables
Responsables.- Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases.
2.9.8 Documentación
Es necesario que la descripción de los procedimientos responda a la realidad operativa y estén de
acuerdo con las normas y políticas jurídico-administrativas establecidas al efecto.
Se deben recabar documentos y datos en general, que una vez organizados, analizados y
sistematizados, permitan diseñar los procedimientos tal y como operan en el momento, para que
posteriormente se propongan los ajustes que se consideren pertinentes.
Levantar un inventario general de los procedimientos de trabajo, aquellos que se inician y terminan en
la propia área y en otras áreas. Este inventario puede ser la integración de una relación o listado que
contenga nombre, el objetivo de los procedimientos y las Unidades Administrativas responsables de su
ejecución.
2.9.9 Fuentes de Información
Se hace referencia a las instituciones, áreas de trabajo, documentos o personas donde se puede obtener
datos para la investigación.
Archivos de la Empresa o Institución: es posible obtener información básica sobre procedimientos de
trabajo (sobre todo so el puesto o procedimiento ya tiene tiempo de realizarse y se han hecho
modificaciones anteriores) tratando de obtener el mayor número de documentos existentes acerca de
las actividades y operaciones que son efectuadas por las diferentes áreas que intervienen directa o
indirectamente con el procedimiento.
2.9.10 Políticas
Políticas o normas de operación; En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de
acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los
procedimientos.
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2.9.11 Descripción del procedimiento
Procedimiento para la realización de Ventas a Clientes.
Ventas a crédito
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Asistente de ventas
Recepta el Pedido del Cliente y envía al
Bodeguero.
2. Bodeguero Revisa la Orden de Pedido y verifica las
existencias de los repuestos lo que
comunica al Jefe de Comercialización.
3. Jefe de Comercialización Analiza la información tomando la
decisión si aprueba o no el crédito
aprobar el Crédito y entrega la
resolución al Asistente de Ventas.
4. Asistente de Ventas Elabora la Factura adjuntando la orden
de pedido del cliente y envía al
Bodeguero.
5. Bodeguero Revisa la documentación y procede al
despacho de la mercadería.
99
2.9.12 Representación gráfica
A continuación se muestra un ejemplo de representación grafica
Figura 2.14 Representación Gráfica
Fuente: Información Italbras Cia.Ltda.
100
2.10 Importaciones
Es la acción de ingresar mercancías extranjeras al país cumpliendo con las formalidades y
obligaciones aduaneras, dependiendo del RÉGIMEN DE IMPORTACIÓN al que se haya sido
declarado. (Secretaria Nacional de Aduana, 2014)
2.10.1 Regímenes de importación
Importación para el Consumo (Art. 147 COPCI)
Admisión Temporal para Reexportación en el mismo estado (Art. 148 COPCI)
Admisión Temporal para Perfeccionamiento Activo (Art. 149 COPCI)
Reposición de Mercancías con Franquicia Arancelaria (Art. 150 COPCI)
Transformación bajo control Aduanero (Art. 151 COPCI)
Depósito Aduanero (Art. 152 COPCI)
Reimportación en el mismo estado (Art. 152 COPCI)
2.10.2 Proceso de importación
Requisitos para ser Importador en la Aduana
1. Obtenga el Registro Único de Contribuyente (RUC) que expide el Servicio de Rentas Internas
(SRI).
2. Obtener el Certificado digital para la firma electrónica y Autenticación otorgado por el Banco
Central del Ecuador y Security Data en: http://www.eci.bce.ec/web/guest/
y http://www.securitydata.net.ec/
3. Registrarse en el Portal de ECUAPASS: http://www.ecuapass.aduana.gob.ec
4. Busque la asesoría y servicios de un Agente de Aduana de su confianza, quien realizará los
trámites de desaduanización de sus mercancías o a través nuestro, puesto que contará no sólo con
la persona encargada de desaduanizar sus cargas, sino además de un selecto grupo de
profesionales expertos en materia aduanera, quienes lo asesorarán en todas sus dudas respecto a lo
que se puede o no importar, permisos y requisitos a cumplir de acuerdo al tipo de mercancía que
necesita importar. La Abogada María Fernanda Reyes le ayudará además en el caso de suscitarse
problemas con su importación.
101
5. Una vez realizados los pasos anteriores, ya se encuentra habilitado para realizar una importación;
sin embargo, es necesario determinar que el tipo de producto a importar cumpla con los requisitos
de Ley. Esta información se encuentra establecida en las Resoluciones Nº. 182, 183, 184 y 364 del
Consejo de Comercio Exterior e Inversiones (COMEX), http://www.comex.gob.ec
Proceso de importación es el siguiente:
Nota de Pedido (Obligatorio)
Hay que entregarla a la Aduana, a la Verificadora y al Banco. Debe contener lo siguiente:
Fecha
Número preimpreso
Nombre y dirección del importador
Nombre y dirección del exportador
País de origen
Lugar de embarque
Lugar de destino
Vía (aérea, marítima o terrestre)
Término de la mercadería (FOB, CyF, CIF)
Moneda (en letras)
Forma de pago (giro directo, etc.)
Fecha de inicio de la negociación
Autorizaciones (cuando proceda)
Entregarla a la Aduana y a al Banco. Con la Nota de Pedido, si el tipo de mercadería así lo exige, se
procederá a obtener las Autorizaciones en el ministerio o entidad pública de acuerdo a lo que dice la
ley. Ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. Calcule que el trámite para obtener dicha
Autorización tomará entre 10 a 15 días hábiles, según revela los hechos.
Póliza de seguro (cuando proceda)
Entregarla a Aduana - Si hemos obtenido un seguro, hay que incluir la póliza siempre en nuestra
documentación a entregar. De acuerdo a la ley ecuatoriana, debemos adquirir el seguro de una
aseguradora radicada en el país. Existen tres tipos de seguro:
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Libre de avería
Libre de avería particular
Contra todo riesgo.
Este último tipo puede ser por:
Fenómenos naturales,
Choques
Oxidación, humedad, exudación del barco, contaminación con olores extraños, contaminación
con bichos del exterior (cucarachas), contaminación por ratas.
Generalmente el seguro cubre de bodega a bodega, y los valores asegurados pueden ser: FOB, CyF,
CyF+U (utilidades, que es el 10% del CyF). La suma asegurada es la máxima que nos reconoce la
aseguradora. ¿Qué pagamos en un seguro? Primero, la prima, es decir, el porcentaje sobre la suma
asegurada que vamos a pagar; además, existe la Contribución a la Superintendencia de Bancos (CSB)
que constituye el 3.5% de la prima; y si cree que eso es poco, también hay que pagar el Derecho de
Emisión (DE) que constituye los valores que establece cada aseguradora por los papeles que nos llena
y nos entrega. Ahora, existe 1) franquicia deducible, que consiste en valor absoluto o relativo
(dependiendo de cada aseguradora) en el que se establece un piso: si el robo es menor a los $300,000,
sólo nos dan el pésame, y si es -por ejemplo- $400,000, sólo nos pagan la diferencia, es decir
$100,000, y, 2) franquicia no deducible, que consiste en el pago del valor total del robo, pero esto en
nuestro país no existe. Obligatoriamente debemos pagar el IVA, el 12%, y su base imponible es Prima
+ 3.5% + CSB + DE. Veamos un ejemplo para entender qué se recupera con un robo del 10% de lo
asegurado y cuánto pagamos por IVA.
¿Qué pasa si la mercadería no viene con póliza de seguro? Como importadores debemos declarar el
CyF, y el fisco puede con plena razón hacernos el reajuste efectivo. Si la aseguradora nos da 0.5%,
nadie puede obligarnos el 2%. Este tema está sujeto a mayor investigación, pero puede acudir a una
aseguradora para mayor información.
Hay dos tipos de seguro de transporte: a) una póliza que se tramita para cada importación; o, b) una
póliza “madre”, con un monto grande y preestablecido como suma asegurada, de la cual se desprenden
las “hijas” o aplicaciones para cada importación, ésta póliza se llama Seguro Flotante. Una póliza de
transporte debe contener la siguiente información:
Número de la Póliza
Número de la Aplicación (si es del caso)
Nombre del Asegurado
103
Ruta del viaje (desde origen hasta destino)
Tipo de Transporte
Nombre de la compañía transportadora
Fecha de arribo (se puede señalar que una “Fecha por Confirmar”). Cabe señalar que esta fecha debe
coincidir con la indicada en la Carta de Crédito, o en otras palabras, cuando se tiene Carta de Crédito
ya no se puede poner “Por confirmar”.
En algunos casos se señala Consignatario, quien es el beneficiario de la póliza (por ejemplo: el Banco
Corresponsal); de esta manera la póliza sirve como garantía financiera.
Marcas (que son las iniciales del importador) y números (que indican la cantidad de paquetes que se
transportan, por ejemplo: 1/300 significa de 1 a 300 cajas).
Embalaje
Peso kilos neto
Peso kilos bruto
Sub-partida arancelaria
Descripción
Cantidad de Bultos y Contenidos
Valor unitario
Valor FOB
Valor TOTA
Lugar y fecha
Firma del importador
Solicitud de Verificación de Importación (SVI) (cuando proceda)
Entregarla a la Verificadora. Sólo para mercadería cuyo valor FOB es mayor a $4,000. Se llena esta
solicitud y se la entregamos a la Verificadora (SGS, Bureau Veritas, Cotecna o ITS) junto con la Nota
de Pedido. Recordemos que se debe pagar hasta el 1% del valor FOB, con un mínimo de $180, valor
que suele pagarse 50% al presentar la solicitud y el 50% restante cuando la Verificadora entrega el
Certificado de Inspección (CI).
Contacto de Exportador: es muy importante poner el nombre de la persona de confianza quién
notificará cuándo la mercadería esté lista para ser verificada.
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Observaciones: Sirve para aclarar si la carga es peligrosa, para aclarar el precio (si ha habido
descuentos), si son embarques parciales.
Certificado de Inspección (CI) (cuando proceda)
Entregarlo a la Aduana. Este certificado es proporcionado por la Verificadora, luego de haber
entregado previamente el SVI, y sólo si la mercadería tiene un valor FOB mayor a $4,000. Según la
Ley, si una mercadería ingresa al Ecuador sin el CI, no se puede nacionalizar.
Certificado de Origen (cuando proceda)
Entregarlo a la Aduana. Es en este momento cuando, si la mercadería así lo exige, procedemos a
conseguir un Certificado de Origen.
Manifiesto de Carga (obligatorio)
Viene con la mercadería que llega a la Aduana. Indica el medio de transporte, el lugar determinado y
fecha establecida, la fecha de embarque, fecha que es necesaria para saber si el DUI fue aprobado por
el Banco Corresponsal antes de esa fecha, pues, caso contrario, la mercadería deberá ser reembarcada.
Si el manifiesto de carga llega con la mercadería, no tenemos problemas. Si el manifiesto de carga no
consta con la mercadería, se considera este acto como un delito o ilícito aduanero.
Si llega menor cantidad de la mercadería manifestada, el importador tributará sólo por la mercadería
que ha llegado, y él se las arreglará con el exportador. Pero si llega mayor cantidad, existen dos
situaciones:
a) Si el margen excedente es menor del 10% de lo que dice el manifiesto, es una falta, no un delito, y
se puede aceptar (errar es humano).
b) Si el margen excedente es superior al 10% se considera un delito o ilícito aduanero. Ya se habrá
dado cuenta la diferencia entre delito (ilícito) y falta reglamentaria, algo así como el agua y el aceite.
Y si no se dio cuenta: la diferencia está en que la una significa dolo y la otra, simple trasgresión de la
norma, aunque esta última no significa que esté exento de multas.
Conocimiento de embarque (obligatorio)
Hay que entregarlo a la Aduana Este documento es entregado al importador, quien debe -a su vez-
entregar original o copia a la Aduana. Ahora dependiendo de la vía de transporte se llamará
conocimiento de embarque (marítima), guía aérea (aérea, obviamente) o carta de porte (terrestre). Si la
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mercadería viaja en contenedores, estos tienen un sello de seguridad conocido como precinto; este
precinto tiene un código, el cual debe constar en el conocimiento de embarque.
Como nota aclaratoria, una mercadería consolidada (la empresa de transporte es la que realiza la
consolidación) es cuando varios importadores comparten un contenedor. En este caso, existe un
conocimiento-madre que luego debe convertirse en varias guías-hijas.
Factura comercial (FC) (obligatorio)
Hay que entregarlo a la Aduana. La factura es la que servirá de base para la declaración aduanera.
Documento Único de Importación (DUI) (obligatorio)
Éste consta de tres formularios:
2.10.3 DUI-A (obligatorio)
Entregarlo a la Aduana y al Banco. Si el valor FOB de la mercadería es mayor a $4,000, debe
presentarse el DUI a un Banco corresponsal en Ecuador, autorizado por la Aduana, para que éste dé su
visto bueno, previo al embarque de la mercadería.
ADVERTENCIA: Si la mercadería llega al país sin tener el visto bueno del Banco, la mercadería debe
ser reembarcada, desafortunadamente puede presentarse el caso en que se obvie la ley y más bien se
aplique una multa del 10% del valor CIF.
Para ver los casos que no requieren visto bueno,. Podemos bajarnos un ejemplar del DUI-A del Web
de CAE, pero el original debemos adquirirlo en la Aduana. Este formulario sólo sirve para una sub-
partida arancelaria.
El DUI aprobado por el banco no tiene plazo de validez, es indefinido, excepto en las mercaderías con
restricciones, y en este caso, el plazo de validez del DUI está determinado en las Autorizaciones.
Luego del visto bueno por parte del Banco (puede demorarse hasta dos días), en el que se nos ha
designado un número, se termina de llenar la información:
DECLARACIÓN ADUANERA ÚNICA DAU
La declaración Aduanera Única, debe ser presentada electrónicamente y/o física de acuerdo al
procedimiento y al formato establecido por el SENAE (SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL
ECUADOR).
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DECLARANTE DEL DAU
La Declaración Aduanera es única y personal, consecuentemente será transmitida o presentada por el
importador o a través de un Agente de Aduanas.
Un Agente de Aduanas es la persona natural o jurídica cuya licencia, otorgada por el SENAE, le
faculta gestionar de manera habitual y por cuenta ajena, el despacho de las mercancías, estando
obligado a facturar por sus servicios.
El declarante será responsable ante el SENAE por la exactitud de la información consignada en la
Declaración Aduanera.
CONTENIDO DE LA DECLARACIÓN ADUANERA
La Declaración Aduanera contendrá, al menos, la identificación del Declarante, la del medio de
transporte, la descripción de las mercancías, origen, procedencia y el valor de las mismas.
PLAZOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA DECLARACIÓN
En el caso de las importaciones, la Declaración Aduanera podrá ser presentada física o
electrónicamente en un período no superior a 15 días calendario previo a la llegada del medio de
transporte, y hasta 30 días calendario siguiente a la fecha de su arribo.
TIPOS DE DECLARACIÓN ADUANERA:
1. Declaración Aduanera.- La Declaración Aduanera será presentada de manera electrónica, y física
en los casos en que determine la SENAE.
Esta transmisión junto a los documentos de soporte, y los documentos de acompañamiento deberá
efectuarse a través del sistema informático del SENAE en los formatos preestablecidos.
2. Declaración Sustitutiva.- Constituye una herramienta de corrección para el declarante, en los casos
en que se haya registrado información incompleta o errada al momento de la presentación de la
Declaración.
3. Solo se podrá presentar una declaración sustitutiva por cada Declaración Aduanera.
4. Declaración Aduanera Simplificada.- La Dirección General del SENAE establecerá los casos en
que, por razones de agilidad o simplificación, se admitirá la presentación de declaraciones
aduaneras simplificadas.
107
DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN A LA DECLARACIÓN ADUANERA
Los documentos que acompañan a la declaración aduanera son los siguientes:
1. Documentos de Acompañamiento.- Aquellos que denominados de control previo deben tramitarse
y aprobarse antes del embarque de la mercancía de importación.
2. Documentos de Soporte.- Estos documentos originales, ya sea en físico o electrónico, deberán
reposar en el archivo del declarante, y son los siguientes:
a. Documento de transporte.- Constituye ante la Aduana el instrumento que acredita la propiedad
de las mercancías.
b. Factura Comercial.- La factura comercial será para la aduana el soporte que acredite el valor
de transacción comercial para la importación de las mercancías.
c. Certificado de Origen.- Es el documento que permite la liberación de tributos al comercio
exterior en los casos que corresponda, al amparo de convenios internacionales.
d. Documentos Adicionales que considere el SENAE
PÓLIZA DE SEGURO COMO PARTE DE LA DECLARACIÓN ADUANERA
El valor pagado en razón de seguro de transporte constituye parte de la base imponible para el pago de
los tributos al comercio exterior.
En el caso de que las mercancías a importar no estén cubiertas con un seguro al momento de la
declaración aduanera, se deberá calcular por concepto de seguro un valor presuntivo, del 1% del valor
de las mercancías no cubiertas que ingresaren al país y que consten detalladas en la referida
declaración.
PROCESO DE NACIONALIZACIÓN
El proceso de nacionalización significa lo siguiente:
1.- Presentación de los documentos originales declarados en la Declaración Aduanera Única.
2.- En la aduana se procede a la revisión de los documentos.
3.- Aforo.
4.- Liquidación o autorización de pago de tributo.
5.- Levante de la mercancía.
108
CAPITULO III
3 PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, FUNCIONES Y
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
3.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Todas las empresas tienen un organigrama de funcionamiento distinto, de acuerdo a la magnitud de
sus operaciones, de sus recursos e inclusive de sus objetivos y misión que quieran tener. Cabe
mencionar que algunas empresas también se organizan sobre la base de reglamentos rígidos y
preestablecidos.
La Empresa Italbras Cía. Ltda., pretende visualizar un esquema que parte de la Dirección Ejecutiva,
Presidencia. A nivel interno, por el Gerente General de la Empresa Italbras Cía. Ltda., que a la vez
estará integrado por los responsables de cada proceso de la matriz. Con esta estructura se pretende
conseguir que las personas se reúnan al menos cada treinta días y con mayor frecuencia cuando se
amerite, a fin de establecer las políticas institucionales, programar, evaluar y aprobar las acciones.
Para ello se ha considerado dentro de mi propuesta para Empresa Italbras Cía. Ltda. el siguiente
organigrama donde describo las principales unidades administrativas de la entidad, con el objetivo de
facilitar el conocimiento de las tareas asignadas al nivel que ocupa, lo que constituye una modificación
al que se utiliza actualmente. A continuación el organigrama estructural propuesto:
110
3.2 Principales funciones y cargos propuestos
Organigrama funcional implementado por el directorio ejecutivo de la EMPRESA ITALBRAS
CIA. LTDA.
3.2.1 Director ejecutivo de Empresa Italbras Cia. Ltda.
Figura 3.2 Director ejecutivo
3.2.1.1 Objetivo:
Velar por el correcto funcionamiento de la entidad y por el cumplimiento de la misión para la cual
fue creada.
3.2.1.2 Funciones Principales:
1. Acordar cambios sustanciales en el giro de los negocios sociales dentro del ámbito de sus
objetivos.
2. Proponer reformar el estatuto previo el cumplimiento de requisitos legales, dictar y
reformar los reglamentos generales de la compañía.
3. Nombrar, Presidente gerente General.
4. Aprobar los Estados Financieros que presenten los administrativos y directores.
5. Señalar la remuneración del presidente, Gerente General.
6. Consentir que se realicen nuevas inversiones en la entidad poniendo en juego el dinero de
la misma.
7. Acordar la exclusión del socio que falte gravemente al cumplimiento de sus obligaciones
sociales.
111
3.2.2 Presidente:
Figura 3.3 Prsidente
3.2.2.1 Objetivo:
Ejercer las funciones de autoridad y supervisar las acciones llevadas a cabo por el Coordinador
General en provecho de la entidad.
3.2.2.2 Responsabilidad:
Las decisiones que se tomen repercuten en la marcha del negocio, así como en mejorar la imagen
de la entidad.
3.2.2.2.1 Supervisión:
Supervisa al Gerente General, y está controlada por la Presidencia.
3.2.2.3 Funciones Principales:
1. Convocar, presidir y dirigir las sesiones de de la Asamblea y de la Dirección Ejecutiva,
suscribiendo las respectivas actas.
2. Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea y la Dirección
Ejecutiva.
3. Presentar a la Dirección Ejecutiva, el informe semestral de actividades.
4. Ejercer las demás atribuciones que le correspondan según el Estatuto y Reglamento
correspondientes.
112
5. Suscribir el nombramiento del Coordinador General.
6. Supervisar la correcta ejecución y aplicación de los acuerdos dados por parte de la
Dirección Ejecutiva a los otros niveles de la entidad.
7. Aprobar las propuestas de las diferentes áreas así como las políticas y normas fijadas.
8. Aprobar la propuesta del Coordinador General, para el establecimiento de Departamentos
por área.
9. Fomentar en toda organización una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento
continuo en el cumplimiento de la misión empresarial.
10. Verificar que se implanten las medidas recomendadas.
11. Reemplazar al Gerente General en caso de ausencia temporal.
12. Firmar cheques, cuentas bancarias, contratos de trabajo de propiedad de la empresa
conjuntamente con el Gerente General.
3.2.3 Gerente General
Figura 3.4 Gerente General
3.2.3.1 Objetivo:
Planear, organizar, dirigir, controlar la marcha administrativa de la entidad e implementar las
políticas establecidas por la Dirección Ejecutiva, y Presidencia, por ende viene a ser el
representante legal, administrativo y jurídico de la empresa.
113
3.2.3.2 Responsabilidad:
Velar por el buen manejo y adecuada administración de los recursos de la empresa y mantener o
aumentar los niveles de eficacia de la misma.
3.2.3.3 Supervisión:
Depende del Presidente y supervisa los Departamentos de cada área.
3.2.3.4 Funciones Principales:
1. Ejercer la representación administrativa, legal y judicial de la entidad.
2. Asistir a las sesiones que realice la Dirección Ejecutiva con voz pero sin voto.
3. Ejecutar y Evaluar el plan operativo.
4. Coordinar las diferentes unidades que conforman la empresa para el desarrollo de nuevos
planes.
5. Organizar las jefaturas de los departamentos, para poder llevar un control en la ejecución
de sus actividades.
6. Nombrar a los Jefes de departamentos y decidir su remoción.
7. Tomar decisiones sobre aspectos importantes que puedan afectar o beneficiar a la
institución.
8. Presentar propuestas para incursionar o mejorar las inversiones.
9. Revisar los procesos que se llevan a cabo en cada unidad de la empresa.
10. Monitorear el cumplimiento de actividades a través de los Departamentos de la entidad.
11. Promover las buenas relaciones entre el personal y el clima laboral adecuado para el
desarrollo de las actividades.
12. Elaborar el informe anual, la programación presupuestaria empresarial y los estados
financieros para la aprobación de la Dirección Ejecutiva y Presidencia.
13. Evaluar cada una de las unidades para conocer si están cumpliendo con los objetivos.
114
3.2.4 Asesor Legal
Figura 3.5 Asesor Legal
3.2.4.1 Objetivo:
Guiar a las autoridades y funcionarios de la entidad en aspectos legales que le puedan afectar, sobre
clientes, proveedores, empleados de la entidad y cualquier otra persona o dependencia con la que
pueda relacionarse la empresa.
3.2.4.2 Responsabilidad:
Sus recomendaciones y sugerencias se verán reflejadas en los resultados que pueda generar para la
organización de acuerdo a las decisiones que se tomen conjuntamente con las autoridades.
3.2.4.3 Supervisión:
El control lo llevará la Dirección Ejecutiva, Presidente y Coordinador General de la empresa.
3.2.4.4 Funciones Principales:
1. Dar a conocer a la entidad si sus actuaciones están dentro del marco legal.
2. Orientar a las autoridades y funcionarios al momento de tomar decisiones que puedan
comprometer a la entidad en su prestigio, imagen y desempeño normal de actividades.
3. Hacer las veces de unidad consultora de aspectos legales a los cuales tiene que regirse la
entidad en el momento de las negociaciones.
4. Sugerir a la Junta Directiva de la Empresa Italbras Cía. Ltda. y Presidente en el momento
de modificar estatutos o realizar aumentos de capital o ingreso de socios.
5. Tener a la entidad al tanto de los cambios y modificaciones en cuanto a las disposiciones
legales que puedan afectar el funcionamiento de la empresa.
115
3.2.5 Auditor Externo
Figura 3.6 Auditor Externo
3.2.5.1 Objetivo:
Emitir un juicio acerca de la forma de llevar los libros contables financieros en la entidad, así como
recomendar y dar conclusiones en ciertos aspectos que ellos crean necesarios.
3.2.5.2 Responsabilidad:
Las conclusiones y recomendaciones que emita deben ser totalmente razonables y susceptibles de
poder realizarlas; para que sirvan como una verdadera guía en la toma de decisiones de las
autoridades.
3.2.5.3 Supervisión:
Está sujeta al comité de auditoría, conformado por tres miembros de la empresa y uno de auditoría
externa.
3.2.5.4 Funciones Principales:
1. Emitir el informe de auditoría en un vocabulario comprensible para los usuarios del mismo.
2. Establecer conclusiones y recomendaciones con respecto a los hallazgos encontrados en el
examen de auditoría.
3. Participar en calidad de observador, en la toma física de los inventarios.
116
3.2.6 Jefe Administrativo/Financiero
Figura 3.7 Jefe Administrativo / Financiero
3.2.6.1 Objetivo:
Planificar, organizar, dirigir y controlar el desenvolvimiento de las actividades relacionadas con los
recursos humanos que posee la entidad para el desarrollo de sus actividades.
3.2.6.2 Responsabilidad:
Mantener un ambiente de armonía entre las personas que conforman la entidad, preparar programas
que predispongan a los colaboradores a seguir mejorando día a día y no dejar que una vacante esté
por mucho tiempo sin atenderla.
3.2.6.3 Supervisión:
Este cargo estará supervisado por la Gerencia General y controlará al Asist. De Recursos Humanos
y demás dependientes que colaboren con el Departamento Administrativo.
3.2.6.4 Funciones Principales:
1. Emitir normas y procedimientos que contribuyan a mejorar el manejo y aprovechamiento
de los recursos financieros, materiales y humanos con los que cuenta la entidad.
2. Preparar cronogramas de actividades a llevarse a cabo en períodos determinados.
3. Estar al pendiente de las necesidades que se tengan en la entidad para poder suplirlas a
tiempo.
117
4. Organizar programas de trabajo para controlar a las diferentes áreas con la que cuenta la
entidad y poder tomar medidas correctivas que contribuyan al mejoramiento de la empresa.
5. Estar en continuo contacto con todos los empleados para recoger sus sugerencias y
necesidades para luego incluirlas dentro de los planes a desarrollarse.
6. Anualmente realizará una planificación de acuerdo al grado de cumplimiento de los
objetivos en el año anterior, los mide y prepara la nueva planificación en coordinación con
el Departamento Financiero (Presupuesto).
7. Capacitar al Personal de las distintas áreas que conforma la entidad.
8. Revisar las políticas de reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal.
3.2.7 Asistente de recursos humanos
Figura 3.8Asistente de Recurso Humanos
3.2.7.1 Objetivo:
Dotar a la entidad de un profesional capacitado, que pueda tener contacto directo con los
empleados y funcionarios de la entidad con el fin de velar por su bienestar.
3.2.7.2 Responsabilidad:
Proponer las políticas generales de administración de los recursos humanos, teniendo en
consideración las normas estatutarias pertinentes y los principios de administración de personal.
Contratación de personal idóneo para cada uno de sus cargos, su capacitación y bienestar en
relación a su puesto de trabajo.
118
3.2.7.3 Supervisión:
A este cargo la realiza la persona Jefe del Departamento Administrativo en forma directa,
supervisará a mensajería y otros cargos que el mismo requiera para cumplir a cabalidad sus labores.
3.2.7.4 Funciones Principales:
1. Organizar procedimientos que contribuyan al reclutamiento de personas calificadas para
laborar en la empresa.
2. Seleccionar a los posibles nuevos colaboradores de la entidad tomando en cuenta
parámetros de preparación, experiencia, tiempo disponible y predisposición al trabajo.
3. Planificar el desarrollo normal de las actividades con el personal disponible de la entidad.
4. Mantener actualizados la documentación y los registros con todos los antecedentes y la
información referida al personal.
5. Fijar políticas que contribuyan al aprovechamiento satisfactorio del recurso humano.
6. Planificar programas de capacitación para todas las áreas de la entidad.
7. Buscar oportunidades de mantener motivado al personal que labora en la empresa, como
entrega de incentivos no necesariamente monetarios.
8. Aprovechar las oportunidades que brindan ciertas empresas para beneficiar al personal
como: Aseguradoras, Fábrica de uniformes, Comedor, etc.
9. Velar por un ambiente de armonía entre todo el personal de la empresa.
10. Asegurar que el personal es consciente de la importancia de sus actividades, así como su
contribución al logro de los objetivos (Registros de Formación), mediante incentivos
11. Mantener los registros de competencia del personal de la educación, formación,
habilidades y experiencia, en cada carpeta personal.
119
3.2.8 Jefe Financiero
Figura 3.9 Jefe Financiero
3.2.8.1 Objetivo:
Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos relacionados con recursos financieros,
materiales y de servicios para atender las necesidades en concordancia con la misión, objetivos,
estrategias y políticas de la empresa.
3.2.8.2 Responsabilidad:
Presentar información verídica, clara, precisa y oportuna de las actividades plasmadas en informes
financieras para la revisión y aprobación de autoridades.
3.2.8.3 Supervisión:
Está bajo la supervisión del Coordinador General de la entidad y supervisará a las sub-unidades de
su dependencia.
3.2.8.4 Funciones Principales:
1. Proponer a la Coordinación General normas, políticas y procedimientos para mejorar las
actividades presupuestarias, materiales y servicios buscando bienestar para la entidad.
2. Planificar, organizar, coordinar, dirigir, controlar la formulación, ejecución y evaluación
del presupuesto anual, de acuerdo con disposiciones legales aplicables.
3. Proponer nuevas alternativas para mejorar u obtener mayor rendimiento y liquidez para la
organización.
120
4. Coordinar las unidades bajo su mando para trabajar en equipo y presentar información
razonable y confiable.
5. Presentar a nivel institucional y a nivel intermedio, información clara, precisa y oportuna
de la situación de la entidad y sus movimientos importantes.
6. Elaborar y Dirigir la información respectiva para la entrega de Estados Financieros a la
Coordinación General.
7. Administrar el sistema de información gerencial de la situación y resultados obtenidos en
la ejecución de las actividades correspondientes a los sistemas de personal, logística,
financiero y patrimonial de la empresa.
8. Suministrar información a los organismos de control externos y auditoría externa.
9. Cumplir oportunamente las obligaciones tributarias, sociales y laborales.
10. Implementar procesos que puedan agilitar el desenvolvimiento de las tareas asignadas a
cada empleado de esta unidad.
3.2.9 Contador
Figura 3.10 Contador
3.2.9.1 Objetivo:
Mantener información contable actualizada y oportuna, que muestre la situación de la empresa en
cualquier momento.
3.2.9.2 Responsabilidad:
Llevar correctamente los registros de contabilidad y sus respaldos. De la preparación de los
informes financieros y estadísticos que sean necesarios. Emitir Estados Financieros razonables que
permitan conocer a los altos directivos y a terceras personas de manera clara y precisa la situación
121
en la que se encuentre la empresa en determinado momento y con ello se pueda tomar decisiones
en torno a ella.
3.2.9.3 Funciones Principales:
1. Preparar los roles de pago con el respectivo detalle de descuentos e ingresos mensuales.
2. Realizar la programación de pagos y cobros en forma semanal para presentar a la Gerencia
General.
3. Preparar la declaración de impuestos consolidados y los anexos transaccionales para su
pago.
4. Encargarse de los trámites a realizar en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y los
pagos respectivos.
5. Realizar el registro diario de transacciones necesarias del sistema.
6. Registrar reposiciones de caja y viáticos en el sistema.
7. Revisar el reporte diario de depósito y registrarlo en el sistema.
8. Tener los saldos de bancos diarios para contar con información actualizada.
9. Preparar las conciliaciones bancarias mensualmente.
10. Realizar conciliaciones de cuentas y tener claramente identificados los saldos de las
mismas.
11. Emitir reportes de cartera en forma mensual totalmente saneados e informar a la
coordinación las novedades.
12. Exigir y receptar toda la información de sucursales de manera mensual para unificarla y
tener datos más reales.
13. Mantener actualizada, real y completa la información financiera.
14. Revisión de reportes diarios de compras, ventas y notas de crédito recibidas y entregadas, y
por ende sus respectivos documentos adjuntos.
15. Emisión de comprobantes de retención para la entrega de proveedores.
122
3.2.10 Tesorero
Figura 3.11 Tesorero
3.2.10.1 Objetivo:
Colaborar con el manejo directamente de cheques y dinero tanto recaudado como entregado.
3.2.10.2 Responsabilidad:
Tener claro todos los desembolsos e ingresos de dinero que se manejan a diario, debidamente
respaldados. Realizar los pagos oportunamente y de forma correcta.
3.2.10.3 Supervisión:
Está bajo la supervisión del Departamento Financiero para la realización de sus operaciones.
3.2.10.4 Funciones Principales:
1. Mantener un registro diario de los ingresos que se realizan en efectivo y en cheques.
2. Emitir los cheques y comprobantes de Egreso para el pago a proveedores de acuerdo a la
programación aprobada por parte de la Gerencia General.
3. Preparar un informe detallado de los cheques emitidos y anulados, y de los que fueron retirados
por el proveedor, los no retirados por el beneficiario también son detallados como una norma
de control.
4. Contribuir en el momento de cruzar información de cartera con el personal de ventas para
dejarla saneada.
5. Mantener informado al personal de Adquisiciones con respecto a los pagos efectuados.
123
3.2.11 Asistente de Presupuesto
3.2.11.1 Objetivo:
Planificar, organizar, coordinar, dirigir y elaborar un plan presupuestario anual basado en
indicadores económicos internos y externos de la entidad, a fin de que permita tener una visión y
manejo adecuado de los recursos financieros disponibles de la entidad.
3.2.11.2 Responsabilidad:
Preparar planes presupuestarios que permitan tomar decisiones a nivel directivo aprovechando los
recursos que la empresa pueda disponer.
3.2.11.3 Supervisión:
Está bajo la supervisión y control del Departamento Financiero quién revisará el trabajo realizado
por él o ella.
3.2.11.4 Funciones Principales:
1. Planificar junto con el Jefe del Departamento Financiero el Plan Presupuestario Anual a ser
aplicado en cada ejercicio económico.
2. Supervisar constantemente la aplicación del presupuesto anual.
3. Tomar medidas correctivas en el caso de que existan desviaciones presupuestarias en una
de las unidades de la empresa.
4. Controlar el grado de cumplimiento de los objetivos presupuestarios planteados por cada
dependencia de la entidad.
124
5. Asistir a reuniones semestrales conjuntamente con el personal que integra el Departamento
Financiero de la entidad para estar al tanto de los aspectos financieros que puedan afectar a
la entidad.
3.2.12 Jefe de Comercialización
Figura 3.12 Jefe de Comercialización
3.2.12.1 Objetivo:
Velar por conseguir mejores oportunidades en compras y ventas de mercaderías, esto es en tiempos
de entrega y recepción, período de crédito y descuentos.
3.2.12.2 Responsabilidad:
Cumplir eficiente y oportunamente con las tareas tanto de compras como de ventas a su cargo.
3.2.12.3 Supervisión:
Está bajo la responsabilidad de la Coordinación General, y controlará a los jefes de Compras y de
Ventas.
3.2.12.4 Funciones Principales:
1. Planificar las actividades tanto para el Departamento de Ventas como para el de Compras.
2. Organizar y Coordinar las áreas a su mando con el propósito de que se trabaje en conjunto
para obtener mejores resultados en el desarrollo de sus actividades.
125
3. Realizar evaluaciones al segmento de mercado al que atienda la empresa, para fijar
políticas de marketing que ayuden a enfrentar la competencia.
4. Buscar mejores oportunidades de proveeduría y de clientes para diversificar la cartera de la
empresa.
5. Buscar mejoras en los descuentos, tiempos de entrega y descuentos en mercaderías, tanto
compradas como vendidas, siempre encaminadas al beneficio empresarial.
6. Programar las entregas y las recepciones de los pedidos.
7. Realizar un cronograma de cobros clientes y pagos a proveedores.
3.2.13 Asistente de Compras
Figura 3.13 Asistente de Compras
3.2.13.1 Objetivo:
Mejorar el margen de operación a través de la gestión de compras, que pueda realizar la persona
responsable de esta función.
3.2.13.2 Responsabilidad:
Buscar las mejores opciones en cuanto a proveedores, descuentos, días de crédito y facilidades de
pago que puedan contribuir al mejoramiento de la situación de la entidad.
3.2.13.3 Supervisión:
Todas las operaciones que realice y las decisiones que tome, están bajo la supervisión del Jefe de
Comercialización.
126
3.2.13.4 Funciones Principales:
1. Tener muy buen conocimiento de los productos que comercializa la entidad.
2. Capacidad de diversificar a los proveedores para realizar las compras de la cual son
distribuidores directos.
3. Conocer acerca de descuentos y negociarlos al máximo con los proveedores.
4. Ser flexible en aspectos como entregas de anticipos, siempre y cuando estos rubros estén
dentro de un presupuesto y se puedan mejorar significativamente los precios de los
productos que se compran.
5. Enviar todos los requerimientos de pagos a Contabilidad para incluirlos en la programación
respectiva.
6. Diversificar constantemente la lista de proveedores, buscar las mejores opciones.
7. Mantener buenas relaciones interpersonales con los proveedores de mercaderías.
8. Estar en continua comunicación con bodega, de esta manera permanecer al tanto del
cumplimiento de los proveedores con las fechas de entrega.
3.2.14 Bodeguero
Figura 3.14 Bodeguero
3.2.14.1 Objetivo:
Controlar el manejo de los inventarios de mercaderías y respaldar cada uno de los movimientos que
el negocio produzca en el desarrollo de sus actividades.
3.2.14.2 Responsabilidad:
Reportar oportunamente la información del estado de los inventarios de mercaderías, resultados de
tomas físicas, reposición de productos, informe de mercaderías que no han tenido movimiento.
127
3.2.14.3 Supervisión:
Está bajo la supervisión del Jefe de Comercialización a quien reporta el informe de su trabajo
alcanzado.
3.2.14.4 Funciones Principales:
1. Emitir Reporte del pedido de mercaderías que la empresa requiera en su stock, tomando en
cuenta actividades mínimas, máximas y críticas de cada producto.
2. Realizar el pedido de mercadería de acuerdo al reporte de bodega emitido y a los
requerimientos del Jefe de Ventas con respecto a la mercadería para proyectos ya
establecidos.
3. Receptar la mercadería revisando esté de acuerdo a la factura y guía de remisión.
4. Una vez recibida la mercadería, ingresar al sistema y con ello a la bodega correspondiente,
stock.
5. Enviar la factura con su correspondiente ingreso a bodega para que el Jefe de Compras
realice su descargo de los pedidos pendientes y firme para constancia de que todo está
correcto.
6. Ubicar la mercadería en las estanterías correspondientes, mismas que estarán etiquetadas
correctamente.
7. Organizar la bodega de manera que se facilite la ubicación de la mercadería en el momento
de reemplazar al Jefe de Bodega.
8. Descargar la salida de mercadería de bodega de acuerdo a la factura de venta, emitida ya
sea en ventas de almacén o ventas por proyectos.
9. Receptar la mercadería en caso de devolución por parte de los clientes de acuerdo con la
Nota de Crédito emitida debidamente autorizada por el Jefe de Comercialización.
10. Informar de la mercadería erróneamente enviada por parte del proveedor o la que la
empresa ya no requiera y con ello se realice la correspondiente devolución, exigiendo la
Nota de Crédito a favor de la Empresa.
11. Transferir la mercadería de stock a Productos dados de baja por concepto de que éstos se
encuentran en mal estado, o resultan ser desechos, o han sido vencidos a la fecha de
consumo, ésta será emitida por el Asistente de Compras.
12. Mantener su archivo de ingresos a bodega, transferencias de mercaderías, notas de crédito
emitidas por parte de la entidad, debidamente sustentado.
13. Emitir reportes mensuales de cierre de bodega con sus respectivas observaciones y
novedades, detallando el motivo de cada una de ellas.
128
14. Realizar tomas físicas esporádicas cada semana de diez productos por lo menos.
15. Recibir la mercadería transferida por las sucursales, acompañada de la orden de
transferencia.
3.2.15 Despacho
Figura 3.15 Despacho
3.2.15.1 Objetivo:
Contar con Personal Calificado que pueda garantizar la entrega y envío correcto de la mercadería.
3.2.15.2 Responsabilidad:
Todos los despachos de mercaderías en el almacén o fuera de la ciudad y responderá por los envíos
mal realizados.
3.2.15.3 Supervisión:
Quien ejerce supervisión sobre este cargo es el Departamento de Logística.
3.2.15.4 Funciones Principales:
1. Receptar las órdenes de despacho a clientes y a sucursales emitidas por ventas,
acompañadas de la factura correspondiente en la que consten los productos a entregarse, ya
sea en el almacén o envío fuera de la ciudad.
129
2. Coordinar con Bodeguero el descargo de la mercadería a ser despachada de acuerdo a los
documentos, facturas, órdenes de despacho y órdenes de transferencias.
3. Presentar al Jefe de Comercialización una programación de despachos semanal, la cual
estará sujeta al informe de cartera vencida emitido por Contabilidad.
4. Entregar la mercadería al cliente inspeccionándola al mismo tiempo que se la despacha y
previo el pago de la misma en caja.
5. Una vez entregada la mercadería se la hará firmar al cliente en la factura como constancia
de que todo ha estado en orden.
6. Coordinar con los medios de transporte disponibles en la empresa el envío de la mercadería
a provincias, dependiendo del lugar, límite de fecha de entrega, dificultad representativa
para llegar al lugar exacto de entrega.
7. Coordinar con las personas encargadas de receptar la mercaderías en el lugar de entrega, la
fecha y hora en la que van a llegar para que luego no tengan inconvenientes.
8. Inspeccionar la mercadería de acuerdo a la factura y a la salida de la misma de bodega,
para ver si se encuentra de acuerdo a las especificaciones técnicas y en la calidad correcta.
9. Una vez entregada la mercadería llamará a verificar si todo el pedido ha sido receptado de
conformidad con lo solicitado y tomar el nombre de la persona que tomó la llamada.
10. Mantener su archivo de hojas de control, órdenes de despacho y facturas descargadas en
completo orden y debidamente sustentadas.
11. Realizar las Entregas personalizadas a cada uno de los clientes de acuerdo a los
documentos que respaldan la venta.
3.2.16 Asistente de Ventas
Figura 3.16 Asistente de Ventas
130
3.2.16.1 Objetivo:
Motivar a sus compañeros vendedores para que aumenten las ventas.
3.2.16.2 Responsabilidad:
Mantener y atraer un buen número de clientes que los conviertan en muy buenos compradores.
3.2.16.3 Supervisión:
La supervisión estará a cargo del Departamento de Comercialización.
3.2.16.4 Funciones Principales:
1. Realizar programaciones semanales de visitas a los clientes tradicionales y a gestionar la
consecución de nuevos compradores.
2. Reunirse con el/la responsable de Cartera (Tesorero) semanalmente para preparar la
programación de cobros en las provincias y dentro de la ciudad.
3. Informar a sus compañeros de área acerca de la competencia, sus nuevas estrategias y
nuevos productos.
4. Establecer políticas, normas, estrategias que contrarrestar a la competencia.
5. Preparar informes mensuales acerca del movimiento que ha tenido el Departamento y
tomar medidas correctivas.
6. Programar capacitación para mejorar la condición de los vendedores.
3.2.17 Vendedor de almacén
Figura 3.17 Vendedor de almacén
131
3.2.17.1 Objetivo:
Beneficiar a la entidad con la presencia de vendedores en el almacén para la venta al por mayor y
menor.
3.2.17.2 Responsabilidad:
La atención al público
3.2.17.3 Supervisión:
Está bajo la supervisión del Jefe de Departamento de Comercialización.
3.2.17.4 Funciones Principales:
1. Atender al público que visita y llama a la empresa.
2. Brindar un buen trato de los clientes y motivarlos para que regresen con su forme de tratar,
con la calidad de servicio que se presta.
3. Recibir pedido de cotización por mail o fax, procesarlos en coordinación con el Jefe de
Comercialización y enviarlas a los clientes.
4. Hacer seguimiento a los clientes que han dejado de visitar la empresa y de aquellos que han
solicitado cotizaciones dentro de la ciudad.
5. Llamar a los clientes a solicitar cobros de las facturas vencidas y por vencerse.
6. Estar pendiente de los cuadres de cartera de acuerdo a las programación de cobros.
7. Reunirse semanalmente con el Jefe de Comercialización para preparar la programación de
cobros.
8. Analizar el movimiento mensual de ventas y determinar los motivos por los que se
incrementaron o disminuyeron las ventas.
9. Al finalizar la jornada enviar el reporte de cobros realizados en el día al custodio de caja
incluyendo el detalle de cobro de cada factura.
10. Reportar diariamente el resumen de facturas utilizadas en la jornada.
132
3.2.18 Jefe de Sistemas
3.2.18.1 Objetivo:
Brindar asesoramiento técnico y práctico acerca de los diferentes módulos que contiene el sistema
contable de la entidad, así como también del mantenimiento de los equipos de trabajo.
3.2.18.2 Responsabilidad:
Garantizar el correcto funcionamiento del Software, así como del sistema contable integrado, para
obtener información contable confiable, precisa y oportuna.
3.2.18.3 Supervisión:
Está bajo la supervisión del Coordinador General que solicite realizar modificaciones en los
módulos del sistema.
3.2.18.4 Funciones Principales:
1. Asesorar a los funcionarios y empleados sobre el manejo del sistema y de los módulos
correspondientes a cada área.
2. Habilitar ciertas aplicaciones de acuerdo a las necesidades del puesto y de la dependencia
de cada empleado o funcionario.
133
3. Realizar evaluaciones del sistema por lo menos una vez al mes, para comprobar si existen o
no errores al momento de realizar cálculos, ajustes y emisión de registros y reportes
automáticos.
4. Otorgar claves de acceso y limitaciones a todos los equipos de computación de la empresa
acorde a su usuario y sus necesidades.
5. Actualizar el sistema de acuerdo a los diferentes cambios de la administración tributaria.
3.3 Direccionamiento Estratégico
3.3.1 Misión
“La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u
organización porque define lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa,
lo que pretende hacer, y él para quién lo va a hacer”.
La Empresa Italbras Cía. Ltda. se dedica a la importación y comercialización de repuestos
automotrices lo que le permite ofrecer una gran cantidad al igual que calidad de repuestos a los
costos más económicos de país buscar el mejoramiento en el abastecimiento y satisfacer
necesidades de los clientes, todo este cometido se realizara empleando los recursos requeridos y
cumpliendo con normas de calidad nacionales e internacionales; a través del esfuerzo y trabajo
permanente de nuestro personal responsable y capacitado, siempre apoyado por el talento humano
técnico y administrativo eficiente y eficaz que trabaje honestamente para el desarrollo de una
cultura de mejoramiento continuo que se proyecta a nuestro mercado.
3.3.2 Visión
“Se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente
para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad”.
Ser líder a nivel nacional como una empresa de Importación y comercialización de repuestos
automotrices, donde se permita fortalecer el accionar de la organización y consolidar procesos de
desarrollo social y económico.
134
3.3.3 Objetivos
Apoyar al mejoramiento de la calidad de vida de nuestros clientes ofreciendo productos de
primera calidad orientando sus necesidades en función del mercado comercializando en
forma eficiente sus productos.
Establecer alianzas comerciales con organizaciones e instituciones afines del mercado
nacional e internacional para asegurar la demanda de productos y repuestos automotrices.
Promover la comercialización de productos que no atenten al medio ambiente, a la salud y
a la vida de las personas.
Planificar, organizar y ejecutar actividades relacionadas con la optimización de los
procesos y contribuir a la maximización de los pequeños comercializadores y hasta de los
mecánicos para el buen uso de los mismos y de sus recursos.
3.3.4 Principios
Respeto
Promover la comercialización de productos que no atenten al medio ambiente, a la salud y
a la vida de las personas.
Honestidad
Manejar en forma transparente y honesta la acción de comercialización.
Trabajo En Equipo
Promover el desarrollo humano de los pequeños comercializadores y del personal de la
compañía, para lograr resultados eficientes y eficaces en sus procesos.
Equidad
Mantener la opción preferencial por los pobres sobre la base de la mística y el
compromiso.
Asegurar el equilibrio entre la sostenibilidad empresarial y el servicio social.
Responsabilidad Y Solidaridad
Promover la unidad y la solidaridad institucional en el manejo de los recursos.
135
3.3.5 Política
Difundir e implementar manuales de procedimientos y normativas que faciliten el
desempeño de las labores cotidianas de los empleados en sus diferentes funciones a fin de
que constituyan en un soporte para la toma de decisiones de la alta gerencia y mandos
medios.
Comercializar productos y repuestos automotrices de calidad, con honestidad y eficiencia,
logrando la satisfacción de los clientes y pequeños comercializadores, tomando como base
el mejoramiento continuo de los procesos y servicios orientados al equilibrio social y
empresarial, con liderazgo y competitividad.
Satisfacer las necesidades de los consumidores es nuestra prioridad, por lo tanto ofrecemos
un producto 100% económico y de calidad.
Fomentar el trabajo en equipo y la integración del personal.
136
CAPITULO IV
4 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS
Los procedimientos representan una guía práctica y sencilla de las actividades que se desarrollan en
una entidad, siendo así una herramienta idónea para hallar la eficiencia en el movimiento de los
insumos y alcanzar los propósitos establecidos en los programas de cada unidad de trabajo, en base
a la distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre las áreas que participan en cada uno
de los procesos; logrando así mantener el registro de la documentación oportuna y suficiente de los
movimientos que se realicen durante el proceso y a su vez estar sujetos a las disposiciones legales
del país.
4.1 Procedimiento de selección de proveedores
Figura 4.1 Procedimiento de selección de proveedores
La Empresa Italbras Cía. Ltda. en razón a los diferentes inconvenientes que tiene sobre el control y
manejo de sus inventarios, ve la necesidad de contar con una lista de proveedores que le permita no
solo disponer de productos de calidad, sino también que éstos puedan mantener bajos costos.
137
4.1.1 Evaluación de control interno selección de proveedores
EVALUACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
OBJETIVO
Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de selección de proveedores.
N° PREGUNTAS CALIFICACIÓN PONDERACIÓN
OBSERVACIONES SI NO Obtenido Optimo
1 ¿La entidad cuenta con un
manual de selección de
proveedores?
X 0 10
2 ¿Se aplican normas,
principios, y políticas
para la selección de
proveedores?
X 5 10 Se lo realiza de
manera empírica
3 ¿Existe una adecuada
delegación de autoridad y
responsabilidad?
4 ¿Existen documentos que
respalden la información
de la selección de
proveedores?
X 0 10
5 ¿Se evalúa el
cumplimiento de los
procedimientos de
selección de proveedores?
X 0 10
6 ¿Se clasifican los riesgos
según el nivel de
importancia en cada
procedimiento?
X 0 10
7 ¿Las tareas y
responsabilidades
relacionadas a la
selección de proveedores,
autorización, revisión del
proceso?
X 10 10
8 ¿Monitorea la gerencia en
forma oportuna, rutinaria
los controles en el
momento en que se
desarrollen los procesos?
X 10 10
9 ¿Se utilizan reportes para
brindar información en
los niveles de la entidad?
X 10 10
10 ¿Se realizan
verificaciones de registros
sobre el procedimiento de
selección de proveedores?
X 0 10
TOTAL 35 100
138
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-50 51-60 61-80 81-100
35 El puntaje obtenido en el cuestionario realizado demuestra la falta de controles en los
procedimientos y se los lleva de manera informal
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de selección de proveedores no
se encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede observar que
muestra debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 35 equivalente a REGULAR, lo cual
indica que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos al procedimiento de
selección de proveedores para incrementar la eficiencia y eficacia en los procesos.
Medición del Riesgo de Control.
Para realizar la medición del riesgo de control se utiliza la siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Para determinar el Riesgo de Control se aplica la fórmula anteriormente indicada:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 35%
Riesgo de Control = 65%
Interpretación.-
El Riesgo de Control es del 65%, lo que indica que los controles internos del procedimiento
de selección de proveedores se encuentran funcionando inadecuadamente y representa una
debilidad que debe ser corregida.
4.1.2 Objetivo
Evaluar y actualizar cada año la base de datos de proveedores de la Empresa Italbras Cía. Ltda. ,
para obtener un listado de quienes se ajustan a los criterios y necesidades de la entidad.
139
4.1.3 Alcance
El presente procedimiento se aplicará a todos los proveedores clave de mercaderías y/o servicios
que impactan la calidad de lo que repuestos de la Empresa Italbras Cía. Ltda. Cía. Ltda. a sus
clientes.
4.1.4 Responsables
Jefe del Departamento de Comercialización.
Asistente de Compras.
4.1.5 Documentación
Anexo I. Formulario Para Selección De Proveedores
141
Anexo. Formato de ingreso de datos al Sistema
INGRESO DE DATOS DE PROVEEDORES EN EL SISTEMA
DATOS DE IDENTIFICACIÓN-PROVEEDOR
RAZÓN SOCIAL Y/O NOMBRE DE LA PERSONA
COMPLETA: CONAUTO S.A.
RUC Y/O NÚMERO DE CÉDULA: 1717904245001
FECHA DE NACIMIENTO: 02/03/1996
DIRECCIÓN:
AV. AMÉRICA Y CUERO
CAICEDO
TELÉFONO: 022547105/092079261
DIRECCIÓN MAIL: [email protected]
TIPO DE CONTRIBUYENTE: Especial
DÍAS DE CRÉDITO: 30
OBSERVACIONES: Proveedor Automotriz
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora e de repuestos
automotrices
142
4.1.6 Políticas
Asistente de Compras deberá considerar proveedores que ofrezcan de muy buena calidad
de productos o componentes del producto, sus características, sus atributos, su durabilidad,
su plazo de entrega, etc.
Jefe de Comercialización y Asistente de Compras deberán mantener buenas relaciones
interpersonales con los proveedores de mercaderías.
Cuando el Asistente de Compras de la Empresa Italbras Cía. Ltda. realice una compra
única por un monto inferior a $ 1000.00, el proveedor no se registrará como Proveedor
Oficial, solo se pedirá copia del RUC para que contabilidad cree el proveedor en el
Sistema.
El Asistente de Compras por medio del formato de evaluación de proveedores, deberá
calificar anualmente a los proveedores teniendo en cuenta los siguientes parámetros como
Servicio al Cliente, Rapidez, Cumplimiento, Calidad, Garantía, Precio.
El Asistente de Compras deberá diversificar constantemente la lista de proveedores, para
buscar las mejores opciones.
El Jefe de Comercialización y Asistente de Compras deberán conocer acerca de los
posibles descuentos que el proveedor pueda otorgar y negociarlos al máximo.
143
4.1.7 Descripción de procedimientos para la selección de proveedores
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
1.
Asistente de Compras
Solicita a los proveedores información de las ofertas de
productos con sus características.
2.
Proveedor
Presenta la información de lo requerido al Asistente de
Compras.
3.
Asistente de Compras
Recibe todas las ofertas de productos, y selecciona los
proveedores que se ajustan a los requerimientos de la
entidad y procede a llenar la ficha de proveedores
precalificados.
4.
Jefe de Comercialización
Analiza la información y califica al proveedor y entrega al
Asistente de compras la resolución.
5.
Asistente de Compras
Ingresará los datos del proveedor al sistema e incluirá en el
listado de proveedores con los que trabaja EMPRESA
ITALBRAS CIA LTDA.
6.
Asistente de Compras
Informa a los proveedores que resultaron favorecidos para
la entrega de productos a la entidad.
Elaborado por: T.A. Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.
145
4.2 Procedimientos para compras nacionales e internacionales
Figura 4.2 Procedimientos para compras nacionales e internaionales
El control interno sobre las compras es importante dentro de una organización debido a que no solo
permitirá prevenir posibles errores, sino también obtener información segura, oportuna y confiable
de compras, logrando con ello optimizar los recursos disponibles para promover la eficiencia del
personal que maneje el Departamento de Compras.
146
4.2.1 Evaluación de control interno compras nacionales e internacionales
EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS NACIONALES E INTERNACIONALES
OBJETIVO
Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de compras nacionales e
internacionales.
N° PREGUNTAS
CALIFICACIÓN PONDERACIÓN
OBSERVACIONES SI NO Obtenid
o
Optim
o
1 ¿La entidad cuenta con un
manual de compras nacionales e
internacionales?
X 0 10
2 ¿Se aplican normas, principios,
y políticas para la compra de
nacionales e internacionales?
X 10 10
3 ¿Existe una adecuada delegación
de autoridad y responsabilidad
en el área de compras?
X 10 10
4 ¿Existen documentos que
respalden las compras
nacionales e internacionales?
X 10 10
5 ¿Se evalúa el cumplimiento de
los procedimientos de compras
nacionales e internacionales?
X 0 10
6 ¿Se clasifican los riesgos según
el nivel de importancia en cada
procedimiento de compras
nacionales e internacionales?
X 0 10
7 ¿Existe tareas y
responsabilidades relacionadas a
compras nacionales e
internacionales debidamente
delimitadas?
X 10 10
8 ¿Monitorea la gerencia en forma
oportuna, rutinaria el
procedimiento de compras
nacionales e internacionales?
X 0 10
9 ¿Se elaboran informes sobre las
compras efectuadas tanto
nacionales como
internacionales?
X 0 10
10 ¿Se realizan verificaciones de
registros contables de compras
realizadas?
X 0 10
TOTAL 40 100
147
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-50 51-60 61-80 81-100
40 El puntaje obtenido en el cuestionario realizado demuestra la falta de controles en los
procedimientos y se los lleva de manera informal
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de compras nacionales e
internacionales no se encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede
observar que muestra debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 40 equivalente a
REGULAR, lo cual indica que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos al
procedimiento de compras nacionales e internacionales para incrementar la eficiencia y eficacia.
Medición del Riesgo de Control.
Para realizar la medición del riesgo de control se utiliza la siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Para determinar el Riesgo de Control se aplica la fórmula anteriormente indicada:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 40%
Riesgo de Control = 60%
Interpretación.-
El Riesgo de Control es del 60%, lo que indica que los controles internos del procedimiento
de compras nacionales e internacionales se encuentran funcionando inadecuadamente y representa
una debilidad que debe ser corregida.
4.2.2 Objetivo
Describir la metodología y los controles necesarios para ejecutar el proceso de compras de
repuestos o servicios necesarios para la operación de la Empresa Italbras Cía. Ltda.
148
4.2.3 Alcance
Este procedimiento se aplicará para la adquisición de piezas y repuestos automotrices
comercializados en el ámbito local, regional; de conformidad al servicio que presta la Empresa
Italbras Cía. Ltda.
4.2.4 Responsables
Asistente de Compras
Bodega
Contabilidad
Tesorería
149
4.2.5 Documentación
Anexo I Requisición de Compra
DEPARTAMENTO QUE SOLICITA:
FECHA DE
PERÍODO:
FECHA DE
ENTREGA:
CANTIDAD
UNIDAD DE
MEDIDA DESCRIPCIÓN
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
Elaborado por:…………….. Autorizado por: ……………Recibido por : …………………
N° 001 REQUISICIÓN DE COMPRA
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de repuestos
automotrices
150
Anexo II. Formato de Orden de Compra
ORDEN DE COMPRA
PRODUCTOS
NACIONALES
R.U.C. No.1790164241001
No. 001
Fecha de
elaboración:
Nota de
Pedido:
Proveedores:
Dirección:
Telf.:
CÓDIGO PRODUCTO
CANTIDAD VALOR VALOR
Mil Doc Und UNITARIO TOTAL
TOTAL USD
CONDICIONES ACORDADAS:--------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
OBSERVACIONES:---------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
FECHA DE RECEPCIÓN:
LUGAR DE RECEPCIÓN:
Responsable de Compras
Proveedor
C.I.
C.I.
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora
de repuestos automotrices
151
4.2.6 Políticas
El Asistente de Ventas deberá verificar periódicamente que las órdenes de compras
cumplan con la firma del Jefe Financiero autorizado para realizar compras mayores de $
1000.00.
El responsable de Bodega únicamente emitirá requisiciones de compras para informar al
Asistente de Compras acerca de una necesidad de piezas y repuestos.
En las mercaderías que se adquirieran por primera vez, el Asistente de Compras solicitará
preferiblemente tres cotizaciones.
El documento para solicitar determinadas mercaderías a un precio y forma de pago
convenido, será la Orden de Compras, mismas que estarán pre numeradas y firmadas por
el Asistente de Compras.
El Bodeguero deberá recibir del proveedor los bienes solicitados junto con la factura y la
orden de compra previa a la verificación del producto.
El responsable de Bodega deberá reportar al Asistente de Compras cualquier novedad de
faltantes, sobrantes o productos averiados con un plazo máximo de 2 días después de
recibir el producto.
Figura 4.3 Políticas de la Empresa
152
4.2.7 Procedimiento compras locales y regionales (partes y repuestos automotrices)
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Asistente de Ventas Solicita Mercadería a Bodeguero.
2. Bodeguero Analiza las existencias máximas, mínimas y críticas en
Bodega y elabora la Requisición de Compras para enviarlo
al Jefe de Comercialización.
3. Jefe de Comercialización Analiza información y autoriza el requerimiento solicitado
y envía al Asistente de Compras.
4.
Asistente de Compras
Elabora la Orden de Compras y envía al proveedor.
5. Proveedor Verifica la Orden de Compra y envía los productos al
Bodeguero.
6. Bodeguero Recibe e inspecciona que la mercadería esté de acuerdo a la
Factura y Orden de Compras y envía la información al
Asistente de Compras.
7.
Asistente de Compras
Verificará los requisitos legales de la Factura, y procede a
ingresar la información al Sistema e imprime la retención.
8. Contador Revisa el ingreso de los datos de la factura al sistema con
sus respectivas firmas de responsabilidad y emite el
comprobante de Egreso a Tesorero.
9. Tesorero Elabora Comprobante de egreso con su respectivo cheque.
10. Tesorero Archiva facturas de acuerdo al vencimiento para luego
pagarlas.
Elaborado por: T.A. Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.
154
4.3 Procedimientos para las ventas locales y nacionales
Figura 4.4 Procedimientos para las ventas locales y nacionales
Permite controlar las operaciones relacionadas con las ventas y despachos de mercaderías, que
promueva la eficiencia de estas funciones y garantizarán puntualidad y satisfacción para los
clientes.
4.3.1 Evaluación de control interno ventas locales y nacionales
EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO DE VENTAS LOCALES Y NACIONALES
OBJETIVO
Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de ventas locales y
nacionales
N° PREGUNTAS CALIFICACIÓN PONDERACIÓN
OBSERVACIONES SI NO Obtenido Optimo
1 ¿La entidad cuenta con un manual
de ventas locales y nacionales?
X 0 10
2 ¿Se aplican normas, principios, y
políticas para las ventas locales y
nacionales?
X 10 10
3 ¿Existe una adecuada delegación
de autoridad y responsabilidad en
las ventas locales y nacionales?
X 10 10
4 ¿Existen documentos que
respalden las ventas locales y
nacionales?
X 10 10
5 ¿Se evalúa el cumplimiento de los
procedimientos de ventas locales
y nacionales?
X 0 10
6 ¿Se clasifican los riesgos según el
nivel de importancia en cada
procedimiento de ventas locales y
nacionales?
X 0 10
7 ¿Existe tareas y responsabilidades X 10 10
155
relacionadas a ventas locales y
nacionales debidamente
delimitadas?
8 ¿Monitorea la gerencia en forma
oportuna, rutinaria el
procedimiento de ventas locales y
nacionales?
X 0 10
9 ¿Se elaboran informes mensuales
sobre las ventas efectuadas?
X 0 10
10 ¿Se realizan verificaciones de
registros de ventas realizadas
X 0 10
TOTAL 40 100
REGU
LAR
BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-50 51-60 61-80 81-100
40 El puntaje obtenido en el cuestionario realizado demuestra la falta de controles en los
procedimientos y se los lleva de manera informal
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de ventas locales y nacionales no
se encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede observar que
muestra debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 40 equivalente a REGULAR, lo cual
indica que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos al procedimiento.
Medición del Riesgo de Control.
Para realizar la medición del riesgo de control se utiliza la siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Para determinar el Riesgo de Control se aplica la fórmula anteriormente indicada:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 40%
Riesgo de Control = 60%
156
Interpretación.-
El Riesgo de Control es del 60%, lo que indica que los controles internos del procedimiento
de ventas locales y nacionales se encuentran funcionando inadecuadamente y representa una
debilidad que debe ser corregida.
4.3.2 Objetivo
Controlar precios y unidades de los productos existentes en bodega para saber con exactitud las
existencias destinadas para la venta.
4.3.3 Alcance
Este procedimiento se aplicará para la comercialización de Productos Agrícolas y Artesanales que
satisfagan las necesidades y preferencias de sus clientes Locales y Regionales.
4.3.4 Responsables
Asistente de Ventas
Tesorero
Bodeguero
157
4.3.5 Documentación
Anexo I. NOTA DE CRÉDITO
NOTA DE CRÉDITO
R.U.C. No.1790164241001
No. 00001
MATRIZ CAROLINA: JAPÓN OE 2-36 Y NACIONES UNIDAS
Telf.: 2549-407/2567-112 Fax: 2230-634
2677-784/2676248
FECHA DE EMISIÓN: -------------------------------
SR.(ES): ------------------------------------------------------
-- RUC /CI: ----------------------------------------------
Dirección: ----------------------------------------------------
- GUIA DE REMISIÓN: ------------------------------
CODIGO PRODUCTO CANTIDAD MEDIDA V.UNIT.
V.
VENTA
OBSERVACIONES: SUBTOTAL $
IVA %
VALOR TOTAL $
Son: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
COMPRADOR
VENDEDOR
C.I.
C.I.
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora e de repuestos
automotrices
158
Anexo II. NOTA DE DÉBITO
NOTA DE DÉBITO
R.U.C.
No.1790164241001
No. 00001
MATRIZ CAROLINA. JAPÓN OE2-36B Y NACIONES UNIDAS
Telf.: 2549-407/2567-112 Fax: 2230-634
2677-784/2676248
FECHA DE EMISON: -------------------------------
SR.(ES): -------------------------------------------------------- RUC /CI: ----------------------------------------------
Dirección: ----------------------------------------------------- GUIA DE REMISION: ------------------------------
CODIGO PRODUCTO CANTIDAD MEDIDA V.UNIT.
V.
VENTA
OBSERVACIONES: SUBTOTAL $
IVA %
VALOR TOTAL $
Son: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
COMPRADOR
VENDEDOR
C.I.
C.I.
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora e de repuestos
automotrices
159
ANEXO III. NOTA DE PEDIDO
NOTA DE PEDIDO
PRODUCTOS: PARTES
CARROCERÍA
R.U.C. No.1790164241001
LOCAL PRINCIPAL: CAROLINA, Japón OE 2-36 y
Naciones Unidas
Telf.: 2523-613/2549-407/2567-112/2554-715 Fax:
2903-206
No.001
E-mail: info@ilalbras .com ec Quito
Página web: www.camari.org
Cliente:
Dirección:
Telf.:
Condiciones de Pago: Fecha de pedido:
Fecha de entrega:
PRODUCTO CANTIDAD
MEDI
DA OBSERVACIONES
CAPOT FIAT UNO
CAPOT FIAT ESPACIO
CAPOT FIAT PREMIO
GUARDA FANGO (DER)
GUARDA FANGO (IZQ.)
SOPORTE FRONTAL
SOPORTE POSTERIOR
PUERTA CURADA (DER)
PUERTA CURADA (IZQ.)
PORTEZUELA POSTERIOR
FRONTAL PORTA FAROS
POSTERIOR PORTA GUÍAS
BASES MOTOR (FIAT)
PARANTE PORTAL (DER)
PARANTE PORTAL (IZQ.)
TECHO MOTRIZ (COCO FIAT)
ASIENTO DE CHASIS
Revisión
01
VENDEDOR
COMPRADOR
CÓDIGO
C.I.
Anexo IV. Factura Comercial
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de repuestos
automotrices
160
SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN RUC: 1790164241001
Japon EO2-36 y Naciones unidas
FACTURA
TEL. 0225471905/022564849
N° 001-001-0000013
N° AUTORIZACIÓN
1156243560
Srs.: RUC:
Dirección: Fecha de emisión:
CANT. DESCRIPCIÓN P/UNIT. v/total
Fecha de Emisión hasta 11/2011
SUBTOTAL
SUBTOTAL 0%
DESCUENTO
SUBTOTAL
Emisor
Cliente
IVA 12%
VALOR
TOTAL
Marco Bonito/ Imprenta Navira Original: Adquirente
1717901642001/N° Autoriz. 2020 Copia: Emisor
4.3.6 Políticas
Asistente de Ventas brindará al Cliente un Producto de óptima calidad, con buena
presentación a un precio competitivo y brindar un servicio adecuado, puntual y eficiente,
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de repuestos
automotrices
161
con promociones y descuentos que logren una fuerte penetración en los diferentes
conceptos de mercado existentes.
Asistente de Ventas, deberá tener comunicación constante con el Cliente para conocer sus
necesidades e inquietudes respecto de las mercancías, y a la vez mantenerlo informado de
la fecha estimada de arribo de sus pedidos ya sea de manera directa.
Asistente de Ventas supervisará diariamente los pagos recibidos para una depuración
inmediata de la cartera.
El crédito por las ventas podrá ofrecerse por un plazo de 30 días independiente del monto,
causando al vencimiento un interés igual al 1%.
Los cobros de las Facturas emitidas a crédito lo realizará el Tesorero adjuntando a ello el
comprobante de ingreso a la fecha de cobro con su respectiva papeleta de depósito.
El Coordinador General será el único que podrá autorizar bonificaciones, promociones y/o
descuentos mayores para las operaciones que realicen con los Clientes.
Las ventas de contado podrán ser formalizadas por simple pago, el cual deberá ser por
anticipado a través de cualquier medio de pago, sea por depósito o dinero en efectivo.
Las Facturas por ventas deberán ser generadas por el Asistente de Ventas, previamente
con el precio que autoriza el Coordinador General para la salida del producto a cualquiera
de las sucursales que se tienen para la comercialización del producto en un plazo de dos
días.
Una vez retirados los productos de las bodegas de la Empresa Italbras Cía. Ltda. el uso y
manejo de los mismos son de entera responsabilidad del cliente.
Todas las ofertas tienen un plazo de 15 días validez, una vez cumplido el plazo los precios
pueden variar.
La documentación para realizar cada una de las ventas como Facturas, Notas de venta,
deben ser pre numeradas y estar en vigencia legalmente para su emisión.
Si se llegan a pactar condiciones de pago y descuentos diferentes a los establecidos en la
empresa, se requerirá de la autorización del Coordinador General.
162
El despacho se lo realizará en función de las facturas emitidas por una planificación diaria
que se hará en base a la Hoja de Control de Rutas.
Cuando las ventas sean por montos bajos se facturará directamente desde las Cajas.
4.3.7 Procedimiento para las Ventas
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
1.
Asistente de Ventas
Recepta Orden de pedido del cliente.
2.
Asistente de Ventas
Analiza el pedido, verifica existencias y elabora cotización
para enviar a cliente.
3.
Asistente de Ventas
Recibe confirmación de compra y elabora factura comercial.
4.
Vendedor de Almacén
Cobra el valor de la factura y confirma a Bodega el despacho
de la mercadería.
5.
Bodeguero
Entrega la Mercadería con su documento respectivo y revisa
en el sistema el descargue de la mercadería.
Elaborado por: T.A. Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.
163
4.3.8 Flujo grama de las ventas
ASISTENTE DE VENTAS VENDEDOR DE
ALMACÉN
BODEGUERO
Elaborado por: T.A. Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.
INCIO
o
Recepta Orden
de Pedido del
Cliente
Analiza el pedido
y elabora la
cotización.
Recibe
confirmación de
Compra
Elabora factura
de Venta
Cobra el valor de la
Factura y confirma a
Bodega el despacho
de mercaderías.
Entrega la mercadería
y verifica el descargo
en el sistema.
FIN
164
4.4 Transferencias a Sucursales
La casa matriz (EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA.) necesita conocer la información financiera,
los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran
su empresa, ya que constituirá un elemento de juicio, imprescindible cuando exista la necesidad de
abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas.
4.4.1 Evaluación de control interno transferencias a sucursales
EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS A SUCURSALES
OBJETIVO
Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de transferencias a sucursales
N° PREGUNTAS CALIFICACIÓN PONDERACIÓN
OBSERVACIONES SI NO Obtenido Optimo
1 ¿La entidad una estructura
organizacional que refleje cada
una de sus sucursales?
X 0 10
2 ¿Se aplican normas, principios, y
políticas para las transferencias a
las sucursales?
X 0 10
3 ¿Existe una adecuada delegación
de autoridad y responsabilidad en
las transferencias a sucursales?
X 10 10
4 ¿Existen documentos que
respalden las transferencias a
sucursales?
X 10 10
5 ¿Se evalúa el cumplimiento de los
procedimientos de transferencias a
sucursales?
X 0 10
6 ¿Se clasifican los riesgos según el
nivel de importancia en cada
procedimiento de transferencias a
sucursales?
X 0 10
7 ¿Existe tareas y responsabilidades
relacionadas a las transferencias a
sucursales?
X 10 10
8 ¿Monitorea la gerencia en forma
oportuna, rutinaria el
procedimiento de transferencias a
sucursales?
X 0 10
9 ¿Se elaboran informes mensuales
sobre las transferencias a las
sucursales?
X 0 10
10 ¿Se realizan verificaciones de
registros contables de las
transferencias a las sucursales?
X 0 10
TOTAL 30 100
165
REGU
LAR
BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-50 51-60 61-80 81-100
30 El puntaje obtenido en el cuestionario realizado demuestra la falta de controles en los
procedimientos y se los lleva de manera informal
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de transferencias a sucursales no
se encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede observar que
muestra debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 30 equivalente a REGULAR, lo cual
indica que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos al procedimiento de
transferencia a sucursales.
Medición del Riesgo de Control.
Para realizar la medición del riesgo de control se utiliza la siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Para determinar el Riesgo de Control se aplica la fórmula anteriormente indicada:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 30%
Riesgo de Control = 70%
Interpretación.-
El Riesgo de Control es del 70%, lo que indica que los controles internos del procedimiento
de transferencia a sucursales se encuentran funcionando inadecuadamente y representa una
debilidad que debe ser corregida.
4.4.2 Objetivo
Crecer o incrementar sus ventas o servicios y ampliar su línea de operaciones a lugares distantes
de la casa matriz.
4.4.3 Alcance
El presente procedimiento se aplicará a todas las sucursales que tiene la Empresa Italbras Cía.
Ltda., para cubrir la demanda de partes y repuestos automotrices de sus clientes potenciales en
cada una de las regiones.
166
4.4.4 Responsables
Asistente de Ventas
Bodeguero
Tesorero
4.4.5 Documentos
TRANSFERENCIA DE PRODUCTOS, nombre del documento a utilizar para la venta de
mercadería desde la Tienda Camari hasta cada una de las sucursales.
TRASFERENCIA DE PARTES Y REPUESTOS N°………………
BODEGA No.:......02........................ A LA BODEGA No.:..01..........................
PEDIDO
POR:
CÓDIGO V. TOTAL.
PRODUCTO U.M. CANTIDAD V.UNIT.
SON:
OBSERVACIONES
Entregado
por
Transportado Recibido Contabilizado
4.4.6 Políticas
El Responsable de Ventas otorgará un recargo del 2% sobre Las partes automotrices y 3% en los
repuestos considerando sobre el Costo total del producto.
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de
repuestos automotrices
167
4.4.7 Procedimiento para transferencia de sucursales
Por lo general este tipo de procedimientos como es el de Transferencias a Sucursales, será
considerado como un Proceso de Transferencias Internas entre Matriz y Sucursales, cuyos valores
serán recuperados cada 90 días dependiendo del Producto sea éste la aceptación y demanda por
marca en el sector.
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
1.
Asistente de ventas
Recepta la Orden de Pedido de la Sucursal y envía a
Jefe de Comercialización.
2.
Jefe de Comercialización
Analiza la información tomando la decisión si
aprueba el requerimiento de productos desde Sucursal
y entrega la resolución al Asistente de Ventas.
3.
Asistente de Ventas
Elabora la “Transferencia de Productos” adjuntando la
orden de pedido de la Sucursal y envía al Bodeguero.
4.
Bodeguero
Revisa la documentación y procede al despacho de la
mercadería.
Elaborado por: T.A. Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.
169
4.5 Manejo de producto no conforme
4.5.1 Evaluación de control interno producto no conforme
EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO NO CONFORME
OBJETIVO
Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de producto no conforme
N° PREGUNTAS CALIFICACIÓN PONDERACIÓN
OBSERVACIONES SI NO Obtenido Optimo
1 ¿Existen estándares de
procedimientos relacionados con
el control de funciones para
determinar la recepción de los
productos?
X 10 10 De manera empírica
2 ¿Se aplican normas, principios, y
políticas para cada una de las
actividades que evalúen la
recepción de los productos?
X 0 10
3 ¿Existe una adecuada delegación
de autoridad y responsabilidad en
el manejo de productos no
conforme?
X 0 10
4 ¿Existen documentos las
actividades efectuadas por
producto no conforme?
X 0 10
5 ¿Se evalúa el cumplimiento de los
procedimientos de producto no
conforme?
X 0 10
6 ¿Se clasifican los riesgos del
manejo adecuado de productos no
conforme según el nivel de
importancia?
X 0 10
7 ¿Existe tareas y responsabilidades
relacionadas a las actividades de
producto no conforme?
X 10 10
8 ¿Monitorea la gerencia en forma
oportuna, rutinaria el
procedimiento de producto no
conforme?
X 0 10
9 ¿Se elaboran informes mensuales
sobre de los productos no
conforme y las razones por la cual
no son productos óptimos?
X 0 10
10 ¿Se realizan verificaciones de
registros contables de los
productos no conforme?
X 0 10
TOTAL 20 100
170
REGULA
R
BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-50 51-60 61-80 81-100
20 El puntaje obtenido en el cuestionario realizado demuestra la falta de controles en
los procedimientos y se los lleva de manera informal
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de producto no conforme no se
encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede observar que muestra
debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 20 equivalente a REGULAR, lo cual indica
que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos.
Medición del Riesgo de Control.
Para realizar la medición del riesgo de control se utiliza la siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Para determinar el Riesgo de Control se aplica la fórmula anteriormente indicada:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 20%
Riesgo de Control = 80%
Interpretación.-
El Riesgo de Control es del 80%, lo que indica que los controles internos del procedimiento
de producto no conforme se encuentran funcionando inadecuadamente y representa una debilidad
que debe ser corregida.
4.5.2 Objetivo
Detectar productos que no cumplan los requisitos técnicos establecidos para que sean
identificados, controlados y corregidos de manera oportuna y adecuada, para prevenir su entrega o
uso.
4.5.3 Alcance
Desde la detección del Producto y/o Servicio No Conforme, hasta su corrección o eliminación de la
causa de la no conformidad si así se amerita.
171
4.5.4 Responsable
Bodega es el responsable directo de velar por el cumplimiento de este procedimiento, apoyado por
el Departamento de Comercialización.
4.5.5 Documentación
Anexo I.
BODEGA
MANEJO DE PRODUCTO NO CONFORME N°
Fecha:
CÓDIGO PRODUCTO
CL
AS
IFIC
AD
O
TR
AN
SF
OR
MA
DO
DE
SE
CH
AD
O
CANTIDAD
OBSERVACIONES
VERIFICACIÓN/
UND. QQ KG
PRODUCTO
CLASIFICADO O
TRANSFORMADO
RESPONSABLE
AUTORIZADO POR:
4.5.6 Políticas
El Bodeguero cuando detecte un producto no conforme notificará inmediatamente a la
entidad a fin de que se tome acciones apropiadas respecto a los efectos que generen la no
conformidad en los productos.
El Coordinador General será el responsable de autorizar la acción o disposición frente a
una no conformidad y será quien designe a la persona responsable para ejecutar la acción o
disposición autorizada.
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de repuestos
automotrices
172
El formato para el manejo y control del producto no conforme, debe ser actualizado
periódicamente por el Bodeguero, teniendo en cuenta las situaciones presentadas que
puedan dar origen a la prestación de un producto no conforme.
Un producto no conforme podrá ser detectado internamente durante el desempeño de los
procesos en la prestación del producto o externamente cuando es detectado por el cliente,
en cuyo caso se deberá determinar el grado de responsabilidad de la institución y tomar las
acciones correspondientes sobre la no conformidad presentada y sus efectos.
4.5.7 Procedimiento para el manejo de producto no conforme
ETAPAS RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Bodeguero
Identifica el producto no conforme y envía el Reporte
al Asistente de Compras.
2 Asistente de Compras
Analiza la información y solicita la autorización al Jefe
de Comercialización para transformar el producto o dar
de baja aquellos que estén dañados, incompletos o
destruidos.
3 Jefe de Comercialización
Autoriza el tratamiento de éstos productos previos a la
verificación de la información y lo envía al Asistente de
Compras.
4
Asistente de Compras
Elabora un acta de entrega-recepción de los productos a
ser dados de baja o transformados al Contador.
5. Contador Verifica la documentación y envía la aprobación al
Asistente de Compras.
6. Asistente de Compras Procede a dar de baja o transformar los productos en el
sistema contable.
7. Bodeguero Revisa el descargue éstos productos y archiva el
documento.
Elaborado por: T.A.
Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.
173
4.5.8 Flujograma de tratamiento de productos no conforme
BODEGUERO ASISTENTE DE
COMPRAS
JEFE DE
COMERCIALIZACIÓN
CONTADOR
Elaborado por: T.A. Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.
INICI
O
Identifica el
Producto no
Conforme
Manejo de
Producto No
conforme
Analiza la
información
Verifica la
documentaci
ón
Autoriz
a
NO
SI
Elabora un acta-
recepción de los
productos a ser
dados de baja o
Verifica y
aprueba el
tratamiento
contable.
Procede a dar de
baja o transformar
los productos en el
sistema contable. Revisa el descargue
éstos productos y
archiva el documento.
FIN
174
4.6 Constataciones físicas
Este procedimiento permite verificar físicamente los bienes con los que cuenta la empresa en una
fecha determinada, permitiendo a la vez la comprobación de la presencia física, su estado de
conservación, condiciones de utilización y de seguridad.
4.6.1 Evaluación de control interno constataciones físicas
EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO DE CONSTATACIONES FÍSICAS
OBJETIVO
Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de constataciones físicas
N° PREGUNTAS CALIFICACIÓN PONDERACIÓN
OBSERVACIONES SI NO Obtenido Optimo
1 ¿Existen procedimientos
relacionados con el control de
las constataciones físicas de los
productos?
X 0 10
2 ¿Se aplican normas, principios, y
políticas para cada una de las
actividades que evalúen la
constatación física de los
productos?
X 0 10
3 ¿Existe una adecuada delegación
de autoridad y responsabilidad
en el procedimiento de
constatación física?
X 10 10
4 ¿Existen documentos que
respalden la constatación física
de los productos?
X 10 10
5 ¿Se evalúa el cumplimiento de
los procedimientos de la
constatación física de los
productos?
X 0 10
6 ¿Se evalúan los riesgos al
momento de la constatación
física de los productos?
X 0 10
7 ¿Existe tareas y
responsabilidades relacionadas a
las actividades de constatación
física?
X 10 10
8 ¿Monitorea en forma oportuna,
el procedimiento de constatación
física de producto?
X 0 10
9 ¿Se elaboran informes de la
constatación física de los
productos?
X 10 10
10 ¿Se realizan la constatación
física con los registros
contables?
X 0 10
TOTAL 40 100
175
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-50 51-60 61-80 81-100
40 El puntaje obtenido en el cuestionario realizado demuestra la falta de controles en los
procedimientos y se los lleva de manera informal
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de constatación física no se
encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede observar que muestra
debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 40 equivalente a REGULAR, lo cual indica
que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos.
Medición del Riesgo de Control.
Para realizar la medición del riesgo de control se utiliza la siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Para determinar el Riesgo de Control se aplica la fórmula anteriormente indicada:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 40%
Riesgo de Control = 60%
Interpretación.- El Riesgo de Control es del 60%, lo que indica que los controles internos
del procedimiento de constatación física se encuentran funcionando inadecuadamente y representa
una debilidad que debe ser corregida.
4.6.2 Objetivo
Garantizar una adecuada administración del inventario que permita conocer las existencias
disponibles a una fecha determinada y comparar con los saldos de los registros contables.
4.6.3 Alcance
El presente procedimiento se aplicará a todos los Productos partes y repuestos que deberán
considerarse dentro de la contabilidad como inventarios de la Empresa Italbras Cía. Ltda.
176
4.6.4 Responsables
Jefe de Comercialización
Jefe del Departamento Financiero (contador)
Asistente de Compras (Bodeguero)
4.6.5 Políticas
Todas las anotaciones para el conteo físico de cada uno de los productos se realizarán con
esfero a fin de evitar correcciones posteriores.
El personal de bodega estará a cargo del conteo físico, movilización de los productos.
Solicitar la autorización respectiva al Gerente General para dar de baja todo material o
producto que esté dañado, descontinuado, destruido, etc. Con la finalidad de sanear el
inventario.
Las diferencias encontradas en el Reporte de saldos del Sistema Informático contra las
cantidades registradas en la toma física, serán contabilizadas y asumidas por las personas
responsables que manejan dicha información, con un costo previa autorización del Gerente
General ya sea positivo o negativo.
Para el registro de cambios en el Inventario se tendrá en cuenta la referencia del producto,
la bodega de asignación, los valores que afectan cada producto.
177
4.6.6 Documentación
REPORTE DE EXISTENCIA A LA FECHA
CORTE DEL CONTEO: 30-JUNIO-
2012 HORA O8:00
BODEGA Empresa Italbras Cía. Ltda. PAG. 1
LOCALIZACIÓN: PRODUCTOS PARTES
COD. DESCRIPCIÓN ESTADO UND. MEDIDA TOTAL UNDS.
15324 CAPOT FIAT UNO (1993) BUENO UND. 40
15325
CAPOT FIAT ESPACIO
(1999) BUENO UND. 60
REPORTE DE EXISTENCIA A LA FECHA
CORTE DEL CONTEO: 30 DE JUNIO 2012 HORA: O8:00
BODEGA: Empresa Italbras Cía. Ltda. PAG. 1
LOCALIZACIÓN: PRODUCTOS AGRÍCOLAS
COD. DESCRIPCIÓN ESTADO UND. MEDIDA TOTAL UNDS.
A0357
MOTOR DE PLUMAS
FIAT 1 EXCELENTE UNI 2
A0356 MESA ANTERIOR FIAT EXCELENTE UNI 8
A0436 AMORTIGUADORES EXCELENTE UNI 20
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de repuestos
automotrices
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de
repuestos automotrices
178
4.6.7 Procedimiento para la toma física del inventario
N° Responsable Actividad
1
Jefe Financiero
Dispone la toma física del Inventario al Contador
2
Contador
Realiza la planificación para la toma física del inventario con
el Personal de Empresa Italbras Cía. Ltda.
3
Bodeguero
Organiza y distribuye los insumos necesarios para la toma
física.
4.
Contador
Procede a la constatación manual físico del inventario en
coordinación con el Personal de la Empresa Italbras Cía. Ltda.
4
Contador
Otorga información del sistema contable actualizado en
relación a existencias al Asistente de Compras.
5.
Asistente de Compras
Realizará la comparación entre saldos físicos contra el saldo del
sistema contable de los productos y emitirá un informe de
Faltantes y Sobrantes
6.
Asistente de Compras
Realizará los ajustes en el Sistema Contable.
Elaborado por: T.A.
Revisado por: C.M.
Autorizado por C.M.
180
4.7 Procedimiento de registro contable de inventarios
Los procedimientos constituyen los medios, mediante los cuales se logra ordenar y documentar el
funcionamiento de una empresa, se permite además dejar expuesta la forma de hacer cumplir las
políticas, flujo de operaciones, procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas
de información y otros elementos que son el soporte de cualquier organización. De ahí la
importancia de que estén bien definidos los procedimientos contables para cada uno de los
subsistemas de una entidad.
4.7.1 Evaluación de control interno registro contable de inventarios
EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE DE INVENTARIOS
OBJETIVO
Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de registro contable de
inventarios
N° PREGUNTAS CALIFICACIÓN PONDERACIÓN
OBSERVACIONES SI NO Obtenido Optimo
1 ¿Existen procedimientos de
registro contable de las compras,
ventas, bajas de los productos,
devoluciones?
X 10 10
2 ¿Se aplican normas, principios, y
políticas contables para la cuenta
inventarios?
X 10 10
3 ¿Existe una adecuada delegación
de autoridad y responsabilidad en
el registro contable de la cuenta
inventarios?
X 0 10
4 ¿Existen documentos que
respalden la el registro contable?
X 10 10
5 ¿Se evalúa el cumplimiento del
registro contable?
X 0 10
6 ¿Se evalúan los riesgos en sus
diversos niveles del registro
contable?
X 0 10
7 ¿Existe tareas y responsabilidades
relacionadas al registro contable y
el manejo del inventario?
X 0 10
8 ¿Monitorea en forma oportuna, la
cuenta de inventarios?
X 0 10
9 ¿Se elaboran informes del
movimiento de la cuenta
inventarios?
X 0 10
10 ¿Se realizan el cruce de cuentas de
la cuenta inventarios?
X 0 10
TOTAL 30 100
181
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-50 51-60 61-80 81-100
30 El puntaje obtenido en el cuestionario realizado demuestra la falta de controles en
los procedimientos y se los lleva de manera informal
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de registro contable de
inventarios no se encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede
observar que muestra debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 30 equivalente a
REGULAR, lo cual indica que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos al
procedimiento para incrementar la eficiencia y eficacia.
Medición del Riesgo de Control.
Para realizar la medición del riesgo de control se utiliza la siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Para determinar el Riesgo de Control se aplica la fórmula anteriormente indicada:
Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido
Riesgo de Control = 100% - 30%
Riesgo de Control = 70%
Interpretación.-
El Riesgo de Control es del 70%, lo que indica que los controles internos del procedimiento
se encuentran funcionando inadecuadamente y representa una debilidad que debe ser corregida.
4.7.2 Objetivo
Determinar y presentar información financiera y contable de manera oportuna y confiable que
permita la toma de decisiones de manera eficiente y eficaz.
4.7.3 Alcance
Este procedimiento se aplicará para el control y manejo contable de los inventarios desde el conteo
físico de las mercaderías partes y repuestos al almacén hasta su venta o consumo final.
182
4.7.4 Responsables
1.- Auxiliar de Contabilidad
2.- Tesorero
3.- Contador
4.- Coordinador General
4.7.5 Políticas de registro contable
El Contador periódicamente solicitará a los jefes de cada sucursal los saldos físicos de un grupo de
productos para comparar los saldos contables contra el físico y determinar con ello posibles
diferencias en el inventario.
El costo unitario de los productos será determinado por el sistema promedio ponderado.
Las compras de los productos se registrarán usando como soporte la factura enviada por el
proveedor, ésta deberá haber sido verificada por el responsable de Bodega señalando la referencia,
descripción, cantidad, bodega local a la cual debe ser ingresada.
4.7.6 Documentación
Comprobante de Ingreso
Comprobante de Egreso
Liquidaciones de Compras
Facturas
Notas de Débito
Notas de Crédito
Comprobantes de Retención
Órdenes de Compras
183
Comprobante de Ingreso
INGRESO A BODEGA
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
N° 000000000000
R.U.C. No.1790164241001
Contribuyente Especial Según Resolución N°
MATRIZ CAROLINA: Japón N 33-36 y Naciones Unidas
Telf.: 2549-407/2567-112 Fax: 2230-634
Proveedor:
RUC:
N° de Factura
Fecha:
Fecha de Caducidad
Fecha de
Ingreso:
Ciudad
Autorización:
BODEGA CODIGO
DETALLE VALOR VALOR
QQ Kg UND UNITARIO TOTAL
Subtotal
IVA %
Transporte
Total
OBSERVACIONES:---------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bodeguero Asistente de Compras:
Jefe de
Comercialización Contador:
Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de repuestos
automotrices
184
Comprobante de Retención
COMPROBANTE DE
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
RETENCIÓN
R.U.C. No.1790164241001
N° 001-003-0000000
Contribuyente Especial Según Resolución N°
MATRIZ CAROLINA: Japón N 33-36 y Naciones Unidas
Telf.: 2549-407/2567-112 Fax: 2230-634
Señor (es)
Fecha:
RUC o C.I.
Tipo de Comp.
de Venta:
Dirección
N° Comp. Venta
Año Fiscal
Ciudad
Ejercicio
Fiscal
Cód.
Retención
Detalle de la
Base
Imponible
Impuesto
% de Valor
la
Transacción Retención Retención Retenido
Total Retenido
Agente de Retención
Agente Retenido
Printer Grafic RUC:1400484398001, Autorización 9609, Velez Alexander Teléf. 2547105 Original: Agente
Retenido/Emisor Copia Amarilla/Copia Celeste Sin valor Tributario
Italbras Cía. Ltda.
Comercializadora de repuestos automotrices
185
Comprobante de Egreso
COMPROBANTE DE
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
EGRESO
R.U.C. No.1790164241001
023-001-00001
Contribuyente Especial Según Resolución N°
MATRIZ CAROLINA: Japón N 33-36 y Naciones Unidas
Telf.: 2549-407/2567-112 Fax: 2230-634
FECHA:
CTA. CTE.
CONCEPTO:
N°
CHEQUE
BANCO:
FECHA:
CÓDIGO DE
CUENTA DETALLE
N°
REF.
DEBE HABER
DOC. DOC.
TOTALES
F. Elaborado
por:
F. Revisado por:
F. Recibí
Conforme
Italbras Cía. Ltda.
Comercializadora de repuestos automotrices
186
4.7.7 Procedimiento para el registro contable de los inventarios
N° Responsable Actividad
1 Bodeguero Recepta la mercadería y pone un visto bueno sobre los productos
recibidos en la factura y envía al documento al Asistente Compras.
2
Asistente Compras
Verifica la legalidad de la factura de compra con las respectivas
firmas de responsabilidad y procede al ingreso de la información en el
sistema y emite una copia del ingreso de productos a Bodeguero.
3
Bodeguero
Recibe copia del Ingreso de las mercaderías al sistema.
4
Bodeguero
Archiva la documentación generada.
Elaborado por: T.A. Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.
187
4.7.8 Flujograma de procesos contable para el ingreso de inventarios al sistema
BODEGUERO ASISTENTE DE COMPRAS
Elaborado por: T.A. Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.
INICI
O
Recepta Mercaderías y pone
visto bueno sobre los
productos que consta en
Verifica la legalidad de la
factura y procede al
ingreso en el sistema.
Copia del ingreso de
productos al Sistema.
Recibe copia del
Ingreso de las
mercaderías al
sistema.
Archi
va
FIN
188
4.7.9 Por Compras
Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien
tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la
institución.
01 de enero del 2012.- La Empresa ITALBRAS CIA. LTDA. Adquiere 500 silbines con un costo
de 4.85 centavos de dólar cada uno al contado.
FECHA DETALLE DEBE HABER
01/01/2012 Compras
2425,00
Retención del Impuesto a la renta por pagar
24.25
Caja 2400,75
P/R Compra de 500 silbines para Fiat premio.
4.7.10 Por Ventas
La venta es una de las actividades más pretendidas por empresas, organizaciones o personas que
ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su mercado meta, debido a que su éxito depende
directamente de la cantidad de veces que realicen ésta actividad, de lo bien que lo hagan y de cuán
rentable les resulte hacerlo
02/01/2012.- Automotriz “Los Gemelos” compra 25 mesas a 45.30 dólares cada una se cancela
con cheque # 001.
FECHA DETALLE DEBE HABER
02/01/2011 Bancos 84
Ventas 75
Iva-ventas 9
P/R Venta de 25 mesas fiat premio.
189
4.7.11 Por transferencias
Son todos aquellos movimientos que se generan por concepto de ventas a cada una de las
sucursales con las que la Empresa Italbras Cía. Ltda. .
05/01/2011.- La Empresa Italbras Cía. Ltda. Transfiere de la bodega principal 3 docenas de cables
de bujía a la bodega de la sucursal Tumbaco, cada docena de cables tiene el valor de 78.00
FECHA DETALLE DEBE HABER
05/01/2011 Inventario de mercaderías Tumbaco
238,00
Inventario de mercaderías Matriz
238,00
P/R La transferencia de docenas de cables de batería de
la bodega matriz a la bodega Suc. Tumbaco
4.7.12 Por manejo de producto no conforme
Son todos aquellos “Productos”, que no cumplen con uno o más requisitos establecidos, lo que
impide dar visto bueno a su conformidad.
08/01/2011.- En las existencias de Mercaderías de la Empresa ITALBRAS CIA. LTDA se ha
detectado 5 Bobinas de Chevrolet Aveo en mal estado por lo que se procede a dar de baja y el
respectivo descargue a las existencias, cada bobina tiene un valor de 42.00 dólares.
FECHA DETALLE DEBE HABER
08/01/201
1 Baja de Inventario de Mercaderías
130,00
Inventario de Mercaderías
130,00
P/R La baja a mercaderías por estar en mal estado
descargando a las existencias me mercadearías de la
empresa
190
4.7.13 Por diferencia en constataciones físicas
Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de la
mercadería con la que cuenta la matriz. Dicha verificación será contrastada con las existencias que
figuran en los registros contables de la fecha del inventario.
16/01/2011.- la Empresa Italbras Cía. Ltda. luego de concluir con el conteo físico del inventario de
mercaderías contra en inventario de existencias en el sistema contable llega a la conclusión que
existe un faltante en bodega de 15 bandas de distribución a 15.00, debiendo realizar el
correspondiente cargo al personal encargado de Bodega.
FECHA DETALLE DEBE HABER
02/01/2011 Caja
225,00
Faltante de Inventario
225,00
P/R El descargo al Bodeguero por faltante de mercaderías
mediante el conteo físico y del sistema contable
4.7.14 Presentación de los inventarios en los estados financieros de acuerdo a las NIIF
En cuanto al procedimiento que implica la Adopción de las NIIF señala la norma:”La entidad
preparará un balance de apertura con arreglo a las NIIF en la fecha de transición a las NIIF. Este es
el punto de partida para la contabilización según las NIIF. La entidad no necesita presentar este
balance de apertura en sus primeros estados financieros con arreglo a las NIIF”. Es decir que se
actuará desde un año antes acorde a las NIIF.
Respecto a las políticas contables esto es lo que se puede leer:”La entidad usará las mismas
políticas contables de acuerdo a las NIIF. Estas políticas contables deben cumplir con cada NIIF
vigente en la fecha de presentación de sus estados financieros en periodo de vigencia de las NIIF”.
El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera,
desempeño y cambios en la posición financiera. Se pretende que tal información sea útil a una
amplia gama de usuarios al tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros preparados
con este propósito cubren las necesidades comunes de muchos usuarios.
191
NIC 2.- La Norma no es de la aplicación a la medición de los inventarios de los productos
agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección de minerales, siempre
que sean medidos por su valor neto realizable.
El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema
fundamental en la contabilidad de los Inventarios es la cantidad del costo que debe reconocerse
como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.
4.7.14.1 Definiciones
Inventarios: Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, en
proceso de producción con vista a ser vendida, y aquellos en forma de materiales o
suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de
servicios.
Valor Neto Realizable: Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de
la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para
llevar a cabo la venta.
Valor Razonable: Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado
un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción
en condiciones de independencia mutua.
El valor neto realizable hace referencia al importe neto que la entidad espera obtener de la
venta de los inventarios, en el curso normal de la operación. El valor razonable refleja el
importe por el cual este mismo inventario podría ser intercambiado en el mercado entre
compradores y vendedores interesados y debidamente informados.
Entre los inventarios también se incluirá los bienes comprados y almacenados para su
reventa, entre los cuales se puede encontrar por ejemplo: las mercaderías adquiridas por un
minorista para su reventa a sus clientes, y también los terrenos u otras propiedades de
inversión que se tienen para ser vendidos a terceros. También serán considerados como
inventarios los productos terminados o en curso de mantenidos por la entidad, así como los
materiales y suministros para ser usados en el proceso productivo.
Medición de los Inventarios Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable,
según cuál sea menor.
192
Costo de los Inventarios El costo de los inventarios comprenderá todos los costos
derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya
incurrido para darles su condición y ubicación actuales.
Costo de Adquisición El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de
compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables
posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, al almacenamiento y otros
costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías. Los descuentos
comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de
adquisición.
Costo de Transformación Los costos de transformación de los inventarios comprenderán
aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano
de obra directa. También estarán considerados por una parte los costos indirectos variables
o fijos en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos
terminados. Son costos indirectos fijos aquellos que permanecen relativamente constantes,
con independencia del volumen de producción, tales como la amortización y
mantenimiento de los edificios, equipos de la fábrica, así como el costo de gestión y
administración de la planta. Son costos indirectos variables los que varían directamente o
casi directamente, con el volumen de producción obtenida, tales como los materiales y la
mano de obra indirecta.
El costo de los inventarios distintos de los mencionados en los párrafos anteriores, se
asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o Costo
Promedio Ponderado.
Reconocimiento como un Gasto Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en
libros de los mismos se reconocerá como gasto del período en el que se reconozcan los
correspondientes ingresos de operación. El importe de cualquier rebaja de valor , hasta
alcanzar el valor neto realizable, así como todas las demás pérdidas en los inventarios serán
reconocidas en el período en que ocurra la rebaja o la pérdida.
El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de un incremento en el
valor neto realizable, se reconocerá como una reducción en el valor de los inventarios, que
hayan sido reconocidos como gasto, en el período en que la recuperación del valor tenga
lugar.
193
Información a Revelar en los Estados Financieros El importe total en libros de los
inventarios, y los importes parciales según la clasificación que resulte apropiada para la
entidad.
El importe en libros de los inventarios que se llevan al valor razonable menos los costos de
ventas. El importe de los inventarios reconocidos como gastos durante el período.
Las NIIF y los Estados Financieros
Los Estados Financieros son los documentos que deben preparar la empresa al determinar el
ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos
obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período.
La información presentada en los estados financieros interesará a:
La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento,
crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado.
Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus
aportes.
Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de
sus obligaciones.
El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente
liquidado.
Los estados financieros básicos son:
El balance general
El estado de Resultados
El estado de cambios en el patrimonio
El estado de Flujo del Efectivo.
Notas a los Estados Financieros.
Las NIIF están diseñadas pensando en empresas grandes, con relevancia en el entorno económico y
proyección internacional. No obstante, muchos países han adoptado directamente o han adaptado
las normas internacionales para ser aplicadas por sus empresas, con independencia del tamaño o la
relevancia.
Para establecer alguna distinción en razón de la importancia de la empresa en el entorno económico
en el que se mueve, hay algunas normas que son particularmente aplicables a empresas cotizadas
194
en bolsa, porque aportan información especialmente útil para los inversores. Es el caso de las que
tratan de la presentación de información por segmentos y de las ganancias por acción.
La información segmentada es necesaria para entender, de forma separada, los componentes de la
situación financiera, los resultados y los flujos de efectivo de empresas complejas, que desarrollan
actividades diferentes u operan en mercados geográficos muy diferenciados. Esta es la situación
normal de los grupos que presentan cuentas consolidadas.
Balance General
Representa a una fecha determinada los recursos con que cuentan la empresa (activos) las deudas u
obligaciones contraídas (pasivos) y la inversión de los accionistas o dueños del negocio
(patrimonio). Determina la posición financiera de la empresa en un momento dado.
195
MICROEMPRESA "EL TALADRO"BALANCE GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010EXPRESADO EN DÓLARES
ACTIVOSI. ACTIVO CORRIENTE
1 CAJA $ 4.000,00 2 BANCOS $ 12.000,00 3 CUENTAS POR COBRAR $ 16.000,00 4 INVENTARIO (MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS EN PROCESO TERMINOS) $ 24.000,00 5 OTROS ACTIVOS CORRIENTES $ -6 TOTAL ACTIVO CORRIENTE $ 56.000,00
II. ACTIVO FIJO7 TERRENO $ 44.000,00 8 EDIFICIOS $ 70.000,00 9 MAQUINARIA Y EQUIPO $ 30.000,00
10 (-) DEPRECIACIÓN $ (40.000,00)11 TOTAL ACTIVO FIJO $ 104.000,00 12 OTROS ACTIVOS $ -13 TOTAL ACTIVOS $ 160.000,00
PASIVO Y PATRIMONIOI. PASIVO CORRIENTE
14 CUENTAS POR PAGAR $ 16.000,00 15 DOCUMENTOS POR PAGAR $ -16 PRÉSTAMOS CORTO PLAZO $ 24.000,00 17 OTROS PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO $ -18 TOTAL PASIVO CORRIENTE $ 40.000,00
II. PASIVO A LAEGO PLAZO19 HIPOTECAS $ -20 PRÉSTAMOS A LARGO PLAZO $ 40.000,00 21 OTROS PRÉSTAMOS A LARGO PLAZO $ -22 TOTAL PASIVO A LARGO PLAZO $ 40.000,00
TOTAL PASIVO $ 80.000,00
III. PATRIMONIO23 CAPITALES $ 70.400,00 24 GANANCIAS $ 9.600,00 25 TOTAL PATRIMONIO $ 80.000,00
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO $ 160.000,00
196
Estado de Resultados
Es un resumen de los resultados de las operaciones de un negocio, durante un periodo determinado.
Al final del ejercicio económico se registra una utilidad o una perdida.
MICROEMPRESA EL TALADRO
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
EXPRESADO EN DÓLARES
27 VENTAS NETAS
(-) COSTO DE VENTAS
28 Costo de materia prima
29 Costo de mano de obra
30 Gastos de fabricación
31 TOTAL COSTO DE VENTAS
32 UTILIDAD BRUTA
33 (-) Gastos de Administración
34 (-) Gastos de Ventas
35 UTILIDAD OPERATIVA
36 (+) Otros ingresos
37 (-) Otros gastos
38 UTILIDAD ANTES DE INTERESES E IMPUESTOS
39 (-) Otros gastos, intereses
40 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
41 (-) Participaciones a trabajadores e Impuestos
42 UTILIDAD NETA
Estado de Flujo del Efectivo
Muestra cómo se originaron y como se aplicaron los recursos en las operaciones, financiamiento e
inversiones de la empresa y los movimientos presentados en el efectivo de la empresa.
La información sobre los flujos de efectivo de una empresa es útil para proporcionar a los usuarios
de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus
equivalentes y las necesidades de la empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivo
(NEC.No.3)
197
Método Directo
Notas a los Estados Financieros
Presentan información sobre las bases de preparación de los estados financieros y las políticas
contables específicas seleccionadas y aplicadas para transacciones y eventos importantes.
Incluyen descripciones narrativas o análisis más detallados de los montos presentados en el balance
general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo, estado de cambios en el patrimonio, así
como información adicional, tales como pasivos contingentes y compromisos.(NEC. No.1)
FLUJOS DE EFECTIVO EN ACTIVIDADES OPERATIVAS
EFECTIVO RECIBIDO DE CLIENTES
EFECTIVO PAGADO A PROVEEDORES Y EMPLEADOS
INTERESES RECIBIDOS
DIVIDENDOS RECIBIDOS
IMPUESTO A LA RENTA
LIQUIDACIÓN DE SEGUROS
(+)/(-) EFECTIVO NETO PROVENIENTE DE ACTIVIDADES OPERATIVAS
FLUJOS DE EFECTIVO EN ACTIVIDADES DE INVERSIÓN
ADQUISICIÓN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
VENTA DE EQUIPO
(+)/(-) EFECTIVO NETO USADO EN ACTIVIDAD DE INVERSIÓN
FLUJOS DE EFECTIVO EN ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
EMISIÓN DE ACCIONES
PRÉSTAMOS A LARGO PLAZO
DIVIDENDOS PAGADOS
(+)/(-) EFECTIVO NETO USADO EN ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
(=) AUMENTO NETO EN EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES
(+) EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL INICIO DEL PERIODO
(=) EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL FINALIZAR EL PERIÓDO
198
CAPITULO V
5 EJERCICIO PRÁCTICO
Es necesaria la presentación de un ejercicio práctico de la Empresa y Comercializadora de
Repuestos Automotrices “EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.”, que se presenta a continuación
con la siguiente información:
Manejo de inventarios de:
Accesorios Vehículo Hyundai
Accesorios Vehículo Fiat
Accesorios Vehículo Nissan
Accesorios Vehículo Ford
Accesorios Vehículo Chevrolet
Accesorios Vehículo Renault
Accesorios Vehículo Audi
Accesorios Vehículo Volkswagen
Accesorios Vehículo Porche
Accesorios Vehículo Citroën
Accesorios Vehículo Land Rover
Accesorios Vehículo Mitsubishi
Accesorios Vehículo Honda
Accesorios Vehículo Lada
Con compras y ventas y el análisis del manejo de la misma.
199
5.1 Control de inventarios
EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
HYUNDAI
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO COSTO TOTAL
01/01/2010 SALDO INICIAL 4
10.00
40.00
10/01/2010 COMPRA 2
11.00
22.00
- 6
10.33
62.00
26/01/2010 VENTAS
- 3
10.33
31.00 3
10.33
31.00
01/02/2011 COMPRA 3
11.50
34.50
- 6
10.92
65.50
23/05/2011 COMPRA 4
11.50
46.00
- 10
11.15
111.50
11/11/2011 VENTAS
- 3
11.15
33.45 7
11.15
78.05
05/03/2012 COMPRA 5
12.00
60.00
- 12
11.50
138.05
01/05/2012 VENTAS
- 2
11.50
23.01 10
11.50
115.04
05/07/2012 VENTAS
- 2
11.50
23.01 8
11.50
92.03
200
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA. CIA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
FIAT
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO COSTO TOTAL
03/01/2010 SALDO INICIAL 8
12.00
96.00
12/01/2010 VENTAS 3
12.00
36.00 5
12.00
60.00
28/01/2010 COMPRA 3
13.00
39.00 8
12.38
99.00
03/02/2011 COMPRA 1
13.00
13.00
- 9
12.44
112.00
25/05/2011 COMPRA 5
13.50
67.50
- 14
12.82
179.50
13/11/2011 COMPRA 5
13.50
67.50 19
13.00
247.00
07/03/2012 VENTAS 2
13.00
26.00 17
13.00
221.00
03/05/2012 VENTAS
- 2
13.00
26.00 15
13.00
195.00
07/07/2012 COMPRA 2
14.00
28.00 17
13.12
223.00
201
EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
NISSAN
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO COSTO TOTAL
05/01/2010 SALDO INICIAL 19
8.00
152.00
14/01/2010 COMPRA 2
8.00
16.00
- 21
8.00
168.00
30/01/2010 VENTAS
- 3
8.00
24.00 18
8.00
144.00
05/02/2011 VENTAS
- 2
8.00
16.00 16
8.00
128.00
27/05/2011 COMPRA 5
9.00
45.00
- 21
8.24
173.00
15/11/2011 VENTAS
- 3
8.24
24.71 18
8.24
148.29
09/03/2012 VENTAS
- 3
8.24
24.71 15
8.24
123.57
05/05/2012 VENTAS
- 2
8.24
16.48 13
8.24
107.10
09/07/2012 VENTAS
- 2
8.24
16.48 11
8.24
90.62
202
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA. CIA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
FORD
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO COSTO TOTAL
06/01/2010 SALDO INICIAL 15
10.00
150.00
15/01/2010 VENTAS 3
10.00
30.00 12
10.00
120.00
203
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
CHEVROLET
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
08/01/2010 SALDO INICIAL 5
9.00
45.00
02/02/2010 VENTAS 3
9.00
27.00 2
9.00
18.00
08/02/2011 COMPRA 2
9.00
18.00 4
9.00
36.00
18/11/2011 VENTAS 3
9.00
27.00 1
9.00
9.00
12/03/2012 COMPRA 2
9.00
18.00 3
9.00
27.00
08/05/2012 COMPRA 2
9.50
19.00 5
9.20
46.00
12/07/2012 COMPRA 2
9.50
19.00 7
9.29
65.00
204
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO: ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO COSTO TOTAL
09/01/2010 SALDO INICIAL 14
13.00
182.00
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
AUDI
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO COSTO TOTAL
09/01/2010 SALDO INICIAL 13
14.00
182.00
18/01/2010 COMPRA 5
15.50
77.50 18
14.42
259.50
03/02/2010 VENTA 3
14.42
43.25 15
14.42
216.25
205
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
VOLKWAGEN
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO COSTO TOTAL
11/01/2010 SALDO INICIAL 18
11.00
198.00
20/01/2010 COMPRA 2
11.00
22.00 20
11.00
220.00
05/02/2010 VENTA 8
11.00
88.00 12
11.00
132.00
02/06/2011 COMPRA 1
12.00
12.00 13
11.08
144.00
21/11/2011 COMPRA 3
12.00
36.00 16
11.25
180.00
11/05/2012 VENTA 4
11.25
45.00 12
11.25
135.00
15/07/2012 COMPRA 2
12.50
25.00 14
11.43
160.00
206
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
PORCHE
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO COSTO TOTAL
12/01/2010 SALDO INICIAL 12
10.00
120.00
21/01/2010 COMPRA 5
11.00
55.00 17
10.29
175.00
06/02/2010 VENTAS 4
10.29
41.18 13
10.29
133.82
16/03/2012 COMPRA 6
11.00
66.00 19
10.52
199.82
12/05/2012 VENTAS 5
10.52
52.59 14
10.52
147.24
16/07/2012 VENTAS 3
10.52
31.55 11
10.52
115.69
207
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
CITROEN
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
12/01/2010 SALDO INICIAL 20
11.00
220.00
21/01/2010 COMPRA 3
11.00
33.00 23
11.00
253.00
06/02/2010 VENTAS 4
11.00
44.00 19
11.00
209.00
22/11/2011 COMPRA 4
11.50
46.00 23
11.09
255.00
16/03/2012 COMPRA 3
12.00
36.00 26
11.19
291.00
16/07/2012 VENTAS 5
11.19
55.96 21
11.19
235.04
208
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
LAND ROVER
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
13/01/2010 SALDO INICIAL 19
15.00
285.00
22/01/2010 COMPRA 4
15.00
60.00 23
15.00
345.00
07/02/2010 VENTAS 4
15.00
60.00 19
15.00
285.00
13/02/2011 COMPRA 1
15.60
15.60 20
15.03
300.60
23/11/2011 VENTAS 8
15.03
120.24 12
15.03
180.36
17/07/2012 COMPRA 7
16.00
112.00 19
15.39
292.36
209
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
MITSUBISHI
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
16/01/2010 SALDO INICIAL 20
18.00
360.00
25/01/2010 COMPRA 3
18.00
54.00 23
18.00
414.00
10/02/2010 VENTAS 2
18.00
36.00 21
18.00
378.00
16/02/2011 VENTAS 5
18.00
90.00 16
18.00
288.00
07/06/2011 VENTAS 6
18.00
108.00 10
18.00
180.00
26/11/2011 COMPRA 4
19.00
76.00 14
18.29
256.00
20/03/2012 COMPRA 5
19.50
97.50 19
18.61
353.50
16/05/2012 VENTAS 9
18.61
167.45 10
18.61
186.05
20/07/2012 COMPRA 6
20.00
120.00 16
19.13
306.05
210
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
HONDA
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
17/01/2010 SALDO INICIAL 21
13.00
273.00
26/01/2010 COMPRA 7
13.00
91.00 28
13.00
364.00
11/02/2010 VENTAS 9
13.00
117.00 19
13.00
247.00
08/06/2011 VENTAS 10
13.00
130.00 9
13.00
117.00
27/11/2011 COMPRA 7
14.00
98.00 16
13.44
215.00
17/05/2012 VENTAS 8
13.44
107.50 8
13.44
107.50
211
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
31 DE DICIEMBRE 2013
KARDEX
PRODUCTO:
ACCESORIOS VEHÍCULO
LADA
FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
17/01/2010 SALDO INICIAL 17
14.00
238.00
26/01/2010 COMPRA 7
14.50
101.50 24
14.15
339.50
212
5.2 Listado de inventarios
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
LISTADO DE INVENTARIOS AL 31 DE DICIEMBRE 2013
Código Producto Unidad Cantidad Costo Saldo
A01001 ACCESORIOS VEHÍCULO HYUNDAI u 8 11.50 92.03
A01002 ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT u 17 13.12 223.00
A01003 ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN u 11 8.24 90.62
A01004 ACCESORIOS VEHÍCULO FORD u 12 10.00 120.00
A01005 ACCESORIOS VEHÍCULO CHEVROLET u 7 9.29 65.00
A01006 ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT u 14 13.00 182.00
A01007 ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI u 15 14.42 216.25
A01008 ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN u 14 11.43 160.00
A01009 ACCESORIOS VEHÍCULO PORCHE u 11 10.52 115.69
A01010 ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN u 21 11.19 235.04
A01011 ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER u 19 15.39 292.36
A01012 ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI u 16 19.13 306.05
A01021 ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA u 8 13.44 107.50
A01022 ACCESORIOS VEHÍCULO LADA u 24 14.15 339.50
TOTAL 197 174.80 2,545.04
213
5.3 Resumen de compras
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
RESUMEN DE ULTIMAS COMPRAS
Código Producto Unidad Transacción Cantidad Costo Saldo
A01001 ACCESORIOS VEHÍCULO HYUNDAI 05/03/2012 COMPRA 5 12.00 60.00
A01002 ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT 07/07/2012 COMPRA 2 14.00 28.00
A01003 ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN 27/05/2011 COMPRA 5 9.00 45.00
A01004 ACCESORIOS VEHÍCULO FORD 06/01/2010 SALDO INICIAL
A01005 ACCESORIOS VEHÍCULO CHEVROLET 12/07/2012 COMPRA 2 9.50 19.00
A01006 ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT 09/01/2010 SALDO INICIAL
A01007 ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI 18/01/2010 COMPRA 5 15.50 77.50
A01008 ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN 15/07/2012 COMPRA 2 12.50 25.00
A01009 ACCESORIOS VEHÍCULO PORCHE 16/03/2012 COMPRA 6 11.00 66.00
A01010 ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN 16/03/2012 COMPRA 3 12.00 36.00
A01011 ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER 17/07/2012 COMPRA 7 16.00 112.00
A01012 ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI 20/07/2012 COMPRA 6 20.00 120.00
A01021 ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA 27/11/2011 COMPRA 7 14.00 98.00
A01022 ACCESORIOS VEHÍCULO LADA 26/01/2010 COMPRA 7 14.50 101.50
214
5.4 Listado de Precios
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
LISTADO DE PRECIOS AL 31 DE DICIEMBRE 2013
Código Producto Unidad Costo
A01001 ACCESORIOS VEHÍCULO HYUNDAI u 13.50
A01002 ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT u 13.00
A01003 ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN u 10.00
A01004 ACCESORIOS VEHÍCULO FORD u 11.00
A01005 ACCESORIOS VEHÍCULO CHEVROLET u 11.50
A01006 ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT u 13.50
A01007 ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI u 12.00
A01008 ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN u 12.00
A01009 ACCESORIOS VEHÍCULO PORCHE u 11.00
A01010 ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN u 11.50
A01011 ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER u 16.00
A01012 ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI u 17.00
A01021 ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA u 14.00
A01022 ACCESORIOS VEHÍCULO LADA u 15.00
215
5.5 Análisis de lenta rotación de inventarios
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
ANÁLISIS DE LENTA ROTACIÓN DE INVENTARIOS AL 31-12-2013
Unidad
medida Código Descripción
Total
Costo
stock en
libros C/U
Unidades
consumid
as (QQ)
Ventas
mensual
promedio
(QQ)
Fecha de
última
compra
Meses
cobertura
Stock
máximo
meses
Estatus
cobertura
stock
Unidades
exceso
Ajuste del
exceso
Análisis y
comentario
u A01001 ACCESORIOS VEHÍCULO HYUNDAI 8
92.03
11.50 11.50
2 05-mar-12
4.0
6 OK
-
-
u A01002 ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT 17
223.00
13.12 13.12
2 07-jul-12
8.5
6 Exceso
5.00
65.59
u A01003 ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN 11
90.62
8.24 8.24
2 27-may-11
5.5
6 OK
-
-
u A01004 ACCESORIOS VEHÍCULO FORD 12
120.00
10.00 10.00
- 06-ene-10
-
6 Valorar
-
120.00
u A01005 ACCESORIOS VEHÍCULO CHEVROLET 7
65.00
9.29 9.29
2 12-jul-12
3.5
6 OK
-
-
u A01006 ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT 14
182.00
13.00 13.00
- 09-ene-10
-
6 Valorar
-
182.00
u A01007 ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI 15
216.25
14.42 14.42
2 18-ene-10
7.5
6 Exceso
3.00
43.25
u A01008 ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN 14
160.00
11.43 11.43
2 15-jul-12
7.0
6 Exceso
2.00
22.86
u A01009 ACCESORIOS VEHÍCULO PORCHE 11
115.69
10.52 10.52
2 16-mar-12
5.5
6 OK
-
-
u A01010 ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN 21
235.04
11.19 11.19
2 16-mar-12
10.5
6 Exceso
9.00
100.73
u A01011 ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER 19
292.36
15.39 15.39
2 17-jul-12
9.5
6 Exceso
7.00
107.71
u A01012 ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI 16
306.05
19.13 19.13
2 20-jul-12
8.0
6 Exceso
4.00
76.51
u A01021 ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA 8
107.50
13.44 13.44
2 27-nov-11
4.0
6 OK
-
-
u A01022 ACCESORIOS VEHÍCULO LADA 24
339.50
14.15 14.15
2 26-ene-10
12.0
6 Exceso
12.00
169.75
2,545.04
175
42.00
888.40
216
5.6 Análisis de costo mercado el menor
ITALBRAS CIA. LTDA. Ventas netas del año: 300,000.00
ANALISIS DE COSTO MERCADO EL MENOR Gasto de venta: 2,000.00
31-12-13 Relación Gtos. Vtas.: 0.67000% Gasto de venta / Ventas netas
Porcentaje de venta promedio: Valor a tomar del reporte de ventas del año de transición
Unidades Costo Costo Unidades Costo Unidades Costo Costo Precio de Valor Neto Costo, Diferencia Diferencia
CODIGO DESCRIPCION en total en unitario en total en en total en unitario venta al Gastos realización Valor de mercado en costo costo
stock stock 31-dic-13 stock stock stock stock 31-dic-13 31-dic-13 de Venta máximo mercado el menor unitario total Comentarios
A01001
ACCESORIOS VEHICULO
HYUNDAI 8 92.03 11.50 0 - 8.00 92.03 11.50 13.50 0.09 13.41 11.50 13.41 11.50 - -
A01002 ACCESORIOS VEHICULO FIAT 17 223.00 13.12 5 65.59 12.00 157.41 13.12 13.00 0.09 12.91 13.12 13.12 13.12 - -
A01003 ACCESORIOS VEHICULO NISSAN 11 90.62 8.24 0 - 11.00 90.62 8.24 10.00 0.07 9.93 8.24 9.93 8.24 - -
A01004 ACCESORIOS VEHICULO FORD 12 120.00 10.00 0 120.00 12.00 - - 11.00 0.07 10.93 10.00 10.93 - - -
A01005
ACCESORIOS VEHICULO
CHEVROLET 7 65.00 9.29 0 - 7.00 65.00 9.29 11.50 0.08 11.42 9.29 11.42 9.29 - -
A01006
ACCESORIOS VEHICULO
RENAULT 14 182.00 13.00 0 182.00 14.00 - - 13.50 0.09 13.41 13.00 13.41 - - -
A01007 ACCESORIOS VEHICULO AUDI 15 216.25 14.42 3 43.25 12.00 173.00 14.42 12.00 0.08 11.92 14.42 14.42 14.42 - -
A01008
ACCESORIOS VEHICULO
VOLKWAGEN 14 160.00 11.43 2 22.86 12.00 137.14 11.43 12.00 0.08 11.92 11.43 11.92 11.43 - -
A01009
ACCESORIOS VEHICULO
PORCHE 11 115.69 10.52 0 - 11.00 115.69 10.52 11.00 0.07 10.93 10.52 10.93 10.52 - -
A01010
ACCESORIOS VEHICULO
CITROEN 21 235.04 11.19 9 100.73 12.00 134.31 11.19 11.50 0.08 11.42 11.19 11.42 11.19 - -
A01011
ACCESORIOS VEHICULO LAND
ROVER 19 292.36 15.39 7 107.71 12.00 184.65 15.39 16.00 0.11 15.89 15.39 15.89 15.39 - -
A01012
ACCESORIOS VEHICULO
MITSUBISHI 16 306.05 19.13 4 76.51 12.00 229.54 19.13 17.00 0.11 16.89 19.13 19.13 19.13 - -
A01021
ACCESORIOS VEHICULO
HONDA 8 107.50 13.44 0 - 8.00 107.50 13.44 14.00 0.09 13.91 13.44 13.91 13.44 - -
A01022 ACCESORIOS VEHICULO LADA 24 339.50 14.15 12 169.75 12.00 169.75 14.15 15.00 0.10 14.90 14.15 14.90 14.15 - -
Total analizado 197.00 2,545.04 888.40 155.00 1,656.64 - - -
0%
Sin Ajustes Ajustes Con Ajustes
Costo
217
5.7 Toma física de inventarios
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS AL 31 DE DICIEMBRE 2013
Código Producto
Módulo de inventarios Toma física Valor Comentario
Deteriorados
Unidad Cantidad Costo Saldo Cantidad Saldo Ajuste Cantidad Saldo
A01001 ACCESORIOS VEHÍCULO HYUNDAI u 8 11.50 92.03 8 92.03 0.00 0.00
A01002 ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT u 17 13.12 223.00 15 196.76 26.24 0.00
A01003 ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN u 11 8.24 90.62 11 90.62 0.00
Se ha determinado 2
ítems deteriorados 2 16.48
A01004 ACCESORIOS VEHÍCULO FORD u 12 10.00 120.00 12 120.00 0.00 0.00
A01005 ACCESORIOS VEHÍCULO CHEVROLET u 7 9.29 65.00 7 65.00 0.00 0.00
A01006 ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT u 14 13.00 182.00 14 182.00 0.00 0.00
A01007 ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI u 15 14.42 216.25 11 158.58 57.67 0.00
A01008 ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN u 14 11.43 160.00 14 160.00 0.00 0.00
A01009 ACCESORIOS VEHÍCULO PORCHE u 11 10.52 115.69 11 115.69 0.00 0.00
A01010 ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN u 21 11.19 235.04 21 235.04 0.00 0.00
A01011 ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER u 19 15.39 292.36 19 292.36 0.00 0.00
A01012 ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI u 16 19.13 306.05 16 306.05 0.00
Se ha determinado 3
ítems deteriorados 3 57.38
A01021 ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA u 8 13.44 107.50 1 13.44 94.06 0.00
A01022 ACCESORIOS VEHÍCULO LADA u 24 14.15 339.50 24 339.50 0.00 0.00
TOTAL 197 174.80 2,545.04 184 2,367.08 177.96 5 73.86
218
5.8 Diario General
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
Diario general
Fecha Código Detalle Parcial Debe Haber
1
31/12/2013 5.1.1.02 Baja de Inventarios 888.40
ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT 65.59
ACCESORIOS VEHÍCULO FORD 120.00
ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT 182.00
ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI 43.25
ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN 22.86
ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN 100.73
ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER 107.71
ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI 76.51
ACCESORIOS VEHÍCULO LADA 169.75
1.1.1.01 Inventarios 888.40
P/ Ajuste de inventarios de lento movimiento
2
31/12/2013 5.1.1.02 Baja de Inventarios 251.83
ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT 26.24
ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI 57.67
ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA 94.06
1.1.1.01 Inventarios 251.83
P/ Ajuste de inventarios por toma física de
inventarios
3
31/12/2013 5.1.1.03 Deterioro de inventarios 73.86
ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN 16.48
ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI 57.38
1.1.1.99 Provisión deterioro de inventarios 73.86
P/ Creación provisión inventarios deteriorados
4
31/12/2013 1.1.1.99 Provisión deterioro de inventarios 73.86
1.1.1.01 Inventarios 73.86
P/ Ajuste inventarios deteriorados
TOTAL 1,140.23 1,287.95 1,287.95
219
5.9 Acta de baja de inventarios
EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.
ACTA DE BAJA DE INVENTARIOS A SER DADOS DE BAJA.
Quito, 31 de diciembre del 2013
Reunidos:
Director Ejecutivo
Presidente
Gerente general
En las dependencias de EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA. con el objeto de efectuar la baja de
los bienes que serán dados de baja por las siguientes circunstancias:
1) Inventarios de lento movimiento
2) Ajuste por toma física de inventarios
3) Ajuste de inventarios deteriorados
Una vez revisados y analizados todos los documentos que soportan la solicitud y realizadas las
observaciones, se llegó a las siguientes conclusiones:
1) Solicitar autorización de baja de los bienes de lento movimiento de acuerdo al siguiente
detalle, y recomendar su venta, a un bajo costo. El detalle es el siguiente:
Código Detalle Ajuste
A01002 Accesorios vehículo Fiat 65.59
A01006 Accesorios vehículo Renault 26.00
A01007 Accesorios vehículo Audi 43.25
A01008 Accesorios vehículo Volkwagen 22.86
A01010 Accesorios vehículo Citroen 100.73
A01011 Accesorios vehículo Land Rover 107.71
A01012 Accesorios vehículo Mitsubishi 76.51
A01022 Accesorios vehículo Lada 169.75
TOTAL 612.40
220
2) Efectuar el ajuste necesario en los libros contables de la Compañía con la finalidad de que
los saldos en los estados financieros muestren la situación real de los inventarios. El detalle
es el siguiente:
Código Detalle Ajuste
A01002 Accesorios vehículo Fiat 26.24
A01006 Accesorios vehículo Renault 57.67
A01021 Accesorios vehículo Honda 94.06
TOTAL 251.83
3) Solicitar autorización de baja de los bienes deteriorados contra la provisión creada para el
efecto. El detalle es el siguiente:
Código Detalle Ajuste
A01003 Accesorios vehículo Nissan 16.48
A01012 Accesorios vehículo Mitsubishi 57.38
TOTAL 73.86
Una vez definido lo anterior, en constancia del notario de la ciudad de Quito, se firma esta acta por:
Director Ejecutivo
Presidente
Gerente general
Notario
221
CAPITULO VI
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones
1. La Empresa Italbras Cía. Ltda.es dedicada a la compra y obtención de repuestos automotrices,
mantiene un posicionamiento en el mercado, una adecuada Infraestructura y Equipamiento
Propio lo que con lleva que cuente con clientes de prestigio y reconocida solvencia en el
mercado.
2. El diagnostico Situacional se llegó a determinar que la empresa mantiene inadecuado control
en las funciones físicas de recepción, inspección y almacenamiento de los inventarios, la
inexistencia de procedimientos de control de inventarios no definidos y la falta de parámetros
definidos para controlar niveles máximos y mínimos de mercaderías en bodega.
3. La fundamentación teórica contribuye al sustento de la propuesta del manejo óptimo de los
inventarios que mantiene la Empresa Italbras Cía. Ltda. donde es establece sistemas de control,
métodos de valoración, Normas Internacionales, Indicadores, Sistemas de Control, proceso de
importación, entre otras.
4. La Empresa Italbras Cía. Ltda. presenta la falta de procedimientos de control en las áreas de
Bodegas y Contabilidad en el manejo adecuado de los inventarios dado que no presenta
actividades de control y la documentación de sustento para el registro de las transacciones
del inventario de materiales, ocasiona registros incompletos en el sistema auxiliar y contable.
5. El manejo de los inventarios en el área de bodega muestra que no existe la utilización de
documentación preimpresas para el control del mismo tales como: Ingresos a bodega,
Transferencias y Devoluciones, esto ocasiona que la empresa que se traspapelen o pierdan los
mismos, generando las principales diferencias en el sistema auxiliar del inventarios.
6. Debido a la falta de supervisión en las actividades de recepción y salida de materiales de
bodega, genera retrasos en el registro de los documentos y la actualización diaria de las
existencias en el sistema auxiliar y contable.
222
7. No se efectúa la comprobación documentos físicos, contra los datos operados en el sistema
auxiliar de cada bodega lo que ocasionan deficiencias, muestra inventarios inexactos en la toma
física del inventario y la falta de detección de errores y la probabilidad de irregularidades en el
registro de los documentos.
8. El Control Interno del inventario de materiales es deficiente debido a la falta de planificación
de actividades de control y supervisión, derivado del desconocimiento de la cultura
organizacional actual; la cual, no ha permitido establecer una adecuada supervisión continua
para comprobar que el sistema funciona correctamente.
6.2 Recomendaciones
1. La Empresa Italbras Cía. Ltda. debe incrementar su posicionamiento en el mercado y mantener
la Infraestructura y Equipamiento con la finalidad de que los clientes salgan satisfechos y se
incremente el prestigio.
2. Mediante el diagnostico situacional se analizó las deficiencias se debe establecer por escrito la
guía donde se determine las políticas, procedimientos y registros, para el funcionamiento del
área del inventario, transmitiendo la información en forma descendente y ascendente para
que exista una permanente retroalimentación respecto a la creación, operación y supervisión
del Control Interno.
3. Los lineamientos establecidos deben realizar el registro inmediato, completo con sus debidos
respaldos que no puedan ser manipulados, donde se deben utilizar formas preimpresas a cada
documento para el manejo en bodega de acuerdo con el correlativo que lleva el sistema
auxiliar y realizar corte de formas para determinar documentos faltantes y proceder a
realizar su búsqueda y localización.
4. Establecer una metodología para supervisar la recepción y salida de materiales por el jefe de
bodega, así como recibir de los asistentes de bodega el reporte diario de todos los documentos
registrados en el sistema auxiliar para su revisión y posteriormente enviarlo a contabilidad.
5. Supervisar adecuadamente las actividades de los asistentes contables relacionadas con la
recepción y revisión de documentos que soportan las transacciones del inventario de materiales
con el objetivo de detectar errores o posibles irregularidades.
223
6. La administración debe considerar que es importante la adecuada planificación y supervisión
de las actividades de control del inventario de materiales, para evitar riesgos y registros
incompletos en las transacciones que se generan en el mismo.
7. El Coordinador General deberá establecer con los jefes departamentales políticas de gestión y
cumplimiento que permita contribuir con el manejo eficiente de las funciones que se asignen a
cada empleado.
8. El Jefe de Recursos Humanos deberá conjuntamente con el Coordinador General delimitar y
segregar las funciones de cada colaborador de la entidad, de acuerdo a sus capacidades y al
volumen de trabajo.
9. El Jefe de Comercialización deberá diseñar e implementar un calendario de tomas físicas de
inventario para cada sucursal y para Matriz, a fin de evitar posibles pérdidas de mercaderías y
evitar ajustes por producto faltante o sobrante.
224
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