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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA
CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA
IMPLEMENTACIÓN DE LOS MÓDULOS DEL ÁMBITO ACADÉMICO DEL
SISTEMA “ERP SOCIAL”, EN LAS ESCUELAS FISCALES MIXTAS
“CRISTÓBAL COLÓN” Y “GABRIEL NOROÑA” DE LA
PARROQUIA DE PINTAG DEL DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO Y REINGENIERÍA DEL SISTEMA
TRABAJO DE GRADUACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO INFORMÁTICO
AUTOR: PAUCAR TOAPANTA MÓNICA ROCÍO
TUTOR: ING. MORALES MEJÍA CÉSAR AUGUSTO, MSC.
QUITO-ECUADOR
2015
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ii
DEDICATORIA
Dedico mi trabajo de graduación a mis padres, que con su apoyo y consejos
siempre han estado junto a mí guiándome para concluir con mis metas. A
mis hermanos que han sido mi inspiración para superarme.
De manera muy especial se la dedico a mi esposo Manolo, con quien hemos
luchado por llegar a culminar nuestra carrera universitaria.
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iii
AGRADECIMIENTO
Gracias a Dios por ser el motor que impulsa mi vida y guía mi camino. A mis
padres José y Rocío por su esfuerzo y sacrificio por darme lo mejor, por sus
consejos que gracias a ellos he llegado a superarme como persona y ahora
como profesional. A mi esposo Manolo por estar a mi lado en todo momento,
por ser mí apoyo y motivación para salir adelante pese a cualquier
adversidad.
Gracias a los Señores Directores Lic. José Heredia de la escuela Cristóbal
Colón y al Dr. Carlos Arellano de la escuela Gabriel Noroña quienes
pusieron la confianza en éste proyecto.
Le agradezco a mi Tutor Ing. César Morales por su ayuda para desarrollar y
concluir con mi tesis; a mis revisores Ing. Iván Naula e Ing. Mario Morales
que con su experiencia fueron un aporte para terminar el presente trabajo
de graduación.
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iv
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL
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v
CERTIFICACIÓN TUTOR
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vi
INFORME SOBRE LA CONCLUSIÓN DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN
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vii
DESIGNACIÓN DE TRIBUNAL
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viii
CALIFICACIÓN DE TRIBUNAL
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ix
CONTENIDO
PORTADA i
DEDICATORIA ii
AGRADECIMIENTO iii
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL iv
CERTIFICACIÓN TUTOR v
INFORME SOBRE LA CONCLUSIÓN DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN vi
DESIGNACIÓN DE TRIBUNAL vii
CALIFICACIÓN DE TRIBUNAL viii
CONTENIDO ix
LISTA DE CUADROS xi
LISTA DE GRÁFICOS xii
RESUMEN xiii
ABSTRACT xiv
CERTIFICADO TRADUCCIÓN RESUMEN AL INGLÉS xv
TÍTULO DE TRADUCTOR xvi
INTRODUCCIÓN 1
CAPITULO 1 2
1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA 2
1.1. Planteamiento del Problema 2
1.2. Formulación del Problema 3
1.3. Interrogantes de la Investigación 4
1.4. Objetivos de la Investigación 4
1.5. Justificación 5
1.6. Contenido del Proyecto 8
CAPITULO 2 9
2. MARCO TEORICO 9
2.1. Antecedentes 9
2.2. Marco Teórico 11
2.3. Identificación de Variables 43
2.3.1. Variables Independientes 45
2.3.2. Variables Dependientes 46
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x
2.4. Hipótesis 46
CAPITULO 3 48
3. METODOLOGÍA 48
3.1. Diseño de la Investigación 48
3.2. Plan de Recolección de Datos 48
3.3. Procedimiento de la Investigación 49
3.4. Plataforma de Desarrollo 50
3.4.1. Componentes a utilizar 50
3.4.2. Descripción de componentes a utilizar 51
3.5. Planteamiento del proceso 55
3.5.1. Descripción del proceso 56
3.5.2. Requerimientos funcionales 56
3.5.2.1. Casos de Uso 56
3.5.3. Requerimientos no funcionales 78
3.6. Diseño Físico 81
3.6.1. Arquitectura 81
4. MARCO ADMINISTRATIVO 85
4.1 Recursos 85
4.2 Recursos Institucionales 86
4.3 Recursos del autor 87
4.4 Costos 87
4.5 Cronograma 88
4.6 Proceso de Implementación 89
4.6.1. ACTAS PRESENTACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL SISTEMA 91
4.6.2. CAPACITACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA 93
CAPITULO 5 95
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 95
5.1 Conclusiones 95
5.2 Recomendaciones 96
Bibliografía 98
ANEXOS 102
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xi
LISTA DE CUADROS
CUADRO
TABLA 1. COMPONENTES PARA DESARROLLO .................................................................. 50
TABLA 2. ACTORES Y ACCIONES ............................................................................................ 57
TABLA 3. RESUMEN DE CASOS DE USO ............................................................................... 59
TABLA 4. CU-01 INGRESO AL SISTEMA .................................................................................. 61
TABLA 5. CU-02 CREACIÓN DE USUARIOS ........................................................................... 63
TABLA 6. CU-03 MODIFICACIÓN DATOS DE USUARIO ....................................................... 65
TABLA 7. CU-04 ASIGNACIÓN DE PERFILES ......................................................................... 67
TABLA 8. CU-05 CONSULTA DE USUARIOS ........................................................................... 69
TABLA 9. CU-06 ELIMINACIÓN DE USUARIOS ....................................................................... 71
TABLA 10. CU-07 BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS ................................................................ 73
TABLA 11. CU-08 CARGA DE DOCUMENTOS ........................................................................ 75
TABLA 12. CU-09 INSERCIÓN DE DOCUMENTO EXISTENTE ............................................. 78
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xii
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO
FIGURA 1. ARCHIVADORES PARA GUARDAR DOCUMENTACIÓN ..................................... 6 FIGURA 2. NORMAS INTERNACIONALES RELACIONADAS CON LA NORMA ISO 30300
................................................................................................................................................ 25
FIGURA 3. INFORMES TÉCNICOS RELACIONADOS CON LA NORMA ISO 30300 .......... 26
FIGURA 4. MODELO EN ESPIRAL ............................................................................................. 34
FIGURA 5. TRIÁNGULO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ...................................................... 43
FIGURA 6. PIRÁMIDE DE LA CALIDAD..................................................................................... 44
FIGURA 7. METODOLOGÍA RUP ............................................................................................... 49
FIGURA 8. CASO DE USO CU-01 .............................................................................................. 60
FIGURA 9. CASO DE USO CU-02 .............................................................................................. 62
FIGURA 10. CASO DE USO CU-03 ............................................................................................ 64
FIGURA 11. CASO DE USO CU-04 ............................................................................................ 66
FIGURA 12. CASO DE USO CU-05 ............................................................................................ 68
FIGURA 13. CASO DE USO CU-06 ............................................................................................ 70
FIGURA 14. CASO DE USO CU-07 ............................................................................................ 72
FIGURA 15. CASO DE USO CU-08 ............................................................................................ 74
FIGURA 16. CASO DE USO CU-09 ............................................................................................ 76
FIGURA 17. ARQUITECTURA ALFRESCO [24] ....................................................................... 81
FIGURA 18. REPOSITORIO ALFRESCO [25] ........................................................................... 82
FIGURA 19. SERVICIOS ALFRESCO [26] ................................................................................. 83
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xiii
RESUMEN
IMPLEMENTACIÓN DE LOS MÓDULOS DEL ÁMBITO ACADÉMICO DEL SISTEMA
“ERP SOCIAL”, EN LAS ESCUELAS FISCALES MIXTAS “CRISTÓBAL COLÓN” Y
“GABRIEL NOROÑA” DE LA PARROQUIA DE PINTAG DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO Y REINGENIERÍA DEL SISTEMA
El presente proyecto de titulación dará a conocer como se realizó la implementación del
Sistema de Gestión Documental Alfresco tanto en la Unidad Educativa “Gabriel Noroña”
como en la Escuela “Cristóbal Colón” de la parroquia de Pintag del Distrito Metropolitano de
Quito, lo que les otorgará la capacidad de manejar de una mejor forma los procesos de la
documentación tanto electrónica como física que generan dichas instituciones y así
controlarlos de una forma más óptima en las actividades que realizan diariamente.
Explicaré de una forma clara y concisa dentro del escrito como se realizó el proyecto desde
la presentación de la idea a los directores de las instituciones para que se interesen en el
proyecto, como la teoría de lo que se conoce como Gestión Documental y el Sistema
Alfresco usado en el presente proyecto y por supuesto el dar a conocer como se
implementó dentro de cada institución para estar instruido de las ventajas que se logró.
Las principales características del sistema de Gestión Documental Alfresco que se
implementará en las instituciones es que nos permitirá administrar los documentos
electrónicos en sus diversas facetas como lo son: cargarlos, modificarlos, eliminarlos y
actualizarlos sean estos de cualquier tipo de formato en cada organización que está dentro
del sistema. Todo esto se lo podrá realizar de acuerdo a los roles que se creen para cada
tipo de usuario dentro del sistema y los permisos que se les provea.
El presente proyecto servirá para optimizar tiempo y recursos al momento de manejar los
documentos de las instituciones y que personas autorizadas tengan acceso solamente a los
sitios que se los proveyó los permisos y uno de los principales objetivos será manejarse con
las principales características de la seguridad de la información y de los riesgos
tecnológicos como lo son: disponibilidad, confidencialidad, integridad.
DESCRIPTORES:
GESTIÓN DOCUMENTAL / ERP SOCIAL / SISTEMA ALFRESCO / ECM (GESTIÓN DE
CONTENIDO EMPRESARIAL) / ALFRESCO SHARE / NORMA ISO 30300 / NORMA ISO
15489 / ARQUITECTURA ALFRESCO / DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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xiv
ABSTRACT
IMPLEMENTATION OF THE MODULES OF THE ACADEMIC FIELD OF THE SYSTEM
“ERP SOCIAL” AND REENGINEERING OF THE SYSTEM IN THE PUBLIC SCHOOLS
“CRISTOBAL COLON” AND “GABRIEL NOROÑA” IN THE PINTAG PARISH OF THE
METROPOLITAN DISTRICT OF QUITO.
The current Project to get the title, will let us know how the implementation of Alfresco
document management system was performed in both educative institution: “Cristobal
Colon” and “Gabriel Noroña” public schools in the Pintag parish of the Metropolitan District of
Quito and how it was made. This Project will give you the capacity to better manage the
processes of the electronical and physical that these institutions generate and, in this way to
control them in a more optimal way in their daily activities.
I will explain in a clear and concise way, in this work, how the Project as made, from the
presentation of the idea to the directors of the institutions, to get interested in my Project, to
the theory which is known as documental management and the system Alfresco used in this
Project, and of course to let you know how this Project was implemented in each one of the
institutions to be aware of the advantages that were got.
The main features of Alfresco document management system to be implemented in both
institutions is to allow them to manage electronic documents in their various aspects such
as: load, modify, delete and update even if they have a different format in each organization
that is inside the system. All of this would be done according to the roles created for each
kind of user inside the system and all the permits provided to them.
The current Project will be used to optimize time and resources at the moment of handling
the documents of the institutions and that only authorized people have access to the sites
which have the legal permission; and one of the main goals is to handle with the principal
safe characteristics of the information and the technological risks like availability,
confidentiality and integrity.
DESCRIPTORS:
DOCUMENTARY MANAGEMENT / SOCIAL ERP / SYSTEM ALFRESCO / ECM
(MANAGEMENT OF MANAGERIAL CONTENT) / ALFRESCO SHARE / ISO NORM 30300
/ ISO NORM 15489 / ARCHITECTURE ALFRESCO / DIGITALIZATION OF DOCUMENTS
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xv
CERTIFICADO TRADUCCIÓN RESUMEN AL INGLÉS
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xvi
TÍTULO DE TRADUCTOR
INTRODUCCIÓN
En muy corto tiempo se ha observado que las nuevas tecnologías de la
información han llegado a ser el centro y la base de importantes operaciones
de gestión. En la actualidad no es posible entender la vida social sin el
servicio de equipos informáticos y sus redes. La mayoría de las actividades
industriales, comerciales, militares, investigativas y de servicios tales como
transporte, salud y la educación, entre otras, dejarían de funcionar sin el
apoyo que ya hoy en día reciben de los medios informáticos. [1]
Para el año 2015 se ha podido observar una serie de avances en las
diferentes tecnologías de información, esto ha permitido crear sistemas de
información más sofisticados y por supuesto más integrados.
El ERP es uno de estos sistemas, que integra las grandes áreas de
información de una empresa en un solo sistema [2]. Sus siglas provienen del
término en inglés ENTERPRISE RESOURCE PLANNING. Por lo general,
estos sistemas están compuesto de módulos como: Recursos Humanos,
Ventas, Contabilidad, Finanzas, Compras, Producción, entre otros;
brindando información cruzada e integrada de todos los procesos del
negocio. Este software debe ser parametrizado y adaptado para responder a
las necesidades específicas de cada organización.
En las instituciones será posible la implementación de esta herramienta y
esto conlleva la transformación y redefinición de sus procesos. [3]
La Facultad de Ingeniería, Ciencias Físicas y Matemática, de la Universidad
Central del Ecuador, en vista de promover la automatización de procesos y
vinculación con la sociedad ha implementado en la parroquia San Pedro de
Amaguaña, del Distrito Metropolitano de Quito, el sistema “ERP Social”, que
administra los módulos relacionados a la gestión documental escolar y
eclesiástica.
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2
CAPITULO 1
1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema
En la actualidad surge la necesidad de automatizar la Gestión de
Documentos en las instituciones educativas, lo que dará como resultado que
los trámites que se realicen en estas instituciones sean más eficientes y
rápidos gracias al uso de la tecnología.
La educación en un país es el factor más importante para que éste se pueda
desarrollar, por lo que es primordial apoyar a que tenga las mejores
herramientas, una de las acciones para promover esta mejora es el enfoque
respecto al manejo de los documentos que se generan, por tal motivo se ha
llegado a dos escuelas de la parroquia de Pintag, específicamente la
Escuela Fiscal Mixta “Gabriel Noroña” siendo la primera institución educativa
de la parroquia fundada hace 100 años, recibe en sus aulas 777 alumnos y
35 profesores distribuidos desde educación inicial y de 1° a 7° año de
educación básica y la Escuela Fiscal Mixta “Cristóbal Colón” fundada hace
60 años aproximadamente, recibe en sus aulas a 750 alumnos y 30
profesores distribuidos de 1° a 7° de educación básica, dichas escuelas
tienen como objetivo ofertar una educación de calidad y prestar servicios de
forma eficiente lo cual se dificulta debido al número de estudiantes que
reciben en cada una de sus instituciones y que actualmente gestionan la
documentación de forma manual; lo que implica tiempo y consumo de
recursos en gran cantidad, tanto para el registro como para la búsqueda de
datos o información que se requiera al instante.
Además, se infringen las normativas de control ambiental, debido a la gran
cantidad de papel impreso que se almacena y por otro lado también conlleva
al uso de un mayor espacio físico para su almacenamiento.
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3
Con el avance de la tecnología la mayor parte de las empresas están
adoptando la automatización de sus procesos, y en este aspecto la
parroquia de Pintag no es la excepción, ya que sus instituciones educativas
por falta de recursos económicos no han logrado adquirir un sistema que
gestione sus documentos en un repositorio digital, por lo cual a la propuesta
de reingeniería e implementación del Módulo de Gestión Documental, se
tuvo una respuesta positiva de dicha parroquia.
1.2. Formulación del Problema
En la actualidad debido a la cantidad de habitantes se complica cada año el
trabajo de las personas que administran documentos, en tal virtud se señala
a las Instituciones Educativas “Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña, que
tienen dificultades en cuanto a la gestión documental, debido a que se lo
hace en forma manual y lo que hace que se tenga grandes archivadores
para tener todos los documentos.
La solución brindada es algo muy usado en las instituciones para el año
2015 ya que todas buscan hacer su trabajo de manera ágil y más eficiente,
el uso de nuevas tecnologías mejora los tiempos de ejecución de procesos
dentro de las instituciones, además que la solución que se brinda a las
diferentes entidades es un sistema web, el cual optimiza y reduce el uso de
recursos físicos y costos operativos.
En base a las necesidades que presenta la comunidad, la estudiante de la
Facultad de Ingeniería Informática de la Universidad Central del Ecuador
plantea como proyecto de Tesis la Implementación de los Módulos del
Ámbito Académico del Sistema “ERP Social”, en las Escuelas Fiscales
Mixtas “Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña” de la Parroquia de Pintag del
Distrito Metropolitano de Quito y Reingeniería del Módulo de Gestión de
Documental que actualmente se encuentra en producción.
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4
Con la implementación del Módulo de Gestión Documental se quiere lograr
que las instituciones obtengan beneficios como:
Ahorro de gastos en suministros de oficina.
Acceso en línea a los datos.
Seguridad en la custodia digital de documentos.
Mejora en los procesos de las instituciones.
Mejora de los servicios institucionales.
1.3. Interrogantes de la Investigación
En el presente trabajo de graduación se plantea las siguientes interrogantes:
¿Cómo se lleva el control de los documentos dentro de las instituciones?
¿Existe un marco legal que sirve para determinar la validez de un
documento?
¿De qué manera son administrados los documentos que se generan en
las instituciones?
¿Cuánto tiempo se demoran en aprobar un documento desde su
creación?
¿Se derrocha mucho papel hasta la aprobación de un documento?
¿En qué forma ayuda un sistema de gestión documental en las
instituciones educativas?
¿Cuánto espacio requiere el guardar los documentos?
1.4. Objetivos de la Investigación
1.4.1. Objetivo General
Implementar el módulo de gestión documental del sistema “ERP Social” en
las instituciones educativas “Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña”, realizando
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5
el levantamiento y análisis de nuevas necesidades para ser implementadas
en el sistema, y brindar así, mayor robustez al mismo, y la optimización de
recursos y reducción de costos.
1.4.2. Objetivos Específicos
Realizar un estudio del procedimiento de cómo se manejan los
documentos que generan actualmente las instituciones educativas
“Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña” de la parroquia de Pintag donde se
implementará el sistema de Gestión documental, para de esta manera
utilizar las mejores estrategias y automatizarlas.
Realizar una investigación del Marco Legal para poder realizar el
desarrollo del ERP, con respecto a la gestión documental.
Conocer quién administra la creación de los documentos dentro de cada
institución y para mejorar se crearán roles para los usuarios que están
dentro del sistema.
Saber cuánto tiempo se demora en aprobar un documento desde su
aprobación para optimizar tiempos en el proceso de emisiones de
reportes, documentos y búsqueda de información.
Investigar si se gasta mucho papel en la generación de un documento
hasta su aprobación y mejorar con la impresión de documentos sólo
cuando sea necesario.
Analizar en qué forma ayuda un sistema de gestión documental en las
instituciones educativas para poder mantener información en línea de los
documentos de las instituciones.
Observar cuánto espacio se requiere para guardar los documentos y
solventar la forma en la que la gestión documental nos ayudará no sólo
en disminuir ese espacio sino en reducirlo a nada.
1.5. Justificación
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El manejo adecuado de la información es de suma importancia para
cualquier organización sea esta privada o pública.
Las instituciones de la parroquia de Pintag no cuenta con un sistema
informático de manejo de información, la mayoría de sus procesos se
realizan con herramientas que no satisfacen completamente las necesidades
de automatización de la documentación, por lo que las personas de la
parroquia mencionada, realizan los mismos procesos en forma repetitiva y
en consecuencia dando cabida a la generación de procesos innecesarios.
El problema esencial es la generación de documentos de forma física y con
el consiguiente problema de no saber dónde colocar tantos documentos
generados y malgastar papel lo que hace que cada día se dañe al
ecosistema.
Figura 1. Archivadores para guardar documentación
Por lo cual es preciso que la información sea procesada y almacenada de
una forma más efectiva para agilizar los procesos que realizan cada
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7
institución (Unidad Educativa, Despacho Parroquial, Escuela) de las
diferentes parroquias y así lograr un control integral de las actividades que
realizan dichas instituciones.
Además para el año actual 2015 se observa que se ha convertido en un
problema la impresión de documentos no sólo por el costo económico para
las instituciones sino por el gran daño ambiental que se hace al planeta. Las
instituciones deben imprimir sólo los documentos que se necesitan, que
sean necesarios y no malgastar recursos.
Es por esta razón que se propone a las diferentes parroquias, la solución a
este problema con la reingeniería del Sistema “ERP-SOCIAL” con el módulo
de gestión documental, la que se basa en beneficiar a las instituciones de
dichas parroquias, aumentando la capacidad de competir en el mercado
mediante reducción de costos, incremento en la calidad y proporcionando
una respuesta a la demanda de información a través del uso de la
tecnología.
El principal objetivo de este proyecto está orientado a brindar soluciones al
problema de tratamiento de la información de las diferentes instituciones,
con el desarrollo de un sistema automatizado que comprenda las
necesidades del usuario final y por ende sea la herramienta que mejore el
desarrollo de las actividades de su personal aumentando la efectividad en el
manejo del flujo y procesamiento de los datos.
Se resalta también, que esta propuesta constituye un punto de partida para
que las instituciones se introduzcan en un estándar de cambio evolutivo
constante para así estar a la vanguardia tecnológica aplicando las mejores
prácticas que les permitan ser competitivas dentro de su área.
Así, al implantar este sistema poseerá un impacto social positivo, lo cual
proporcionará a los usuarios, una información ágil, confiable y que podrá ser
consultada en línea.
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Considerar que para realizar la gestión documental debe estar basado en las
leyes del registro nacional de archivos de la República del Ecuador así como
también normas ISO.
1.6. Contenido del Proyecto
El concepto general de un sistema ERP Social es que consta de varios
módulos pero en el nuestro caso implementaremos el de Gestión
Documental:
Gestión Documental: Este módulo permite administrar (cargar, modificar,
eliminar, actualizar) grandes cantidades de documentos electrónicos de
todo tipo que se generan en una organización y la recuperación de los
mismos de forma eficiente.
Para la configuración del Sistema de Gestión Documental se lo realizará con
el programa Alfresco [4] que básicamente es un sistema de administración
de contenidos libre, que es desarrollado en lenguaje de programación Java y
basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas
operativos como Windows y Unix.
Está diseñado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y
rendimiento escalable e incluye un repositorio de contenido, un portal web
externo para crear y editar el contenido estándar, una interfaz CIFS que
provee compatibilidad con sistemas Microsoft Windows y sistemas tipo Unix,
un sistema gestor de contenidos web capaz de virtualizar aplicaciones web y
sitios estáticos vía Apache Tomcat.
El sistema de gestión documental busca el ahorro de tiempo, espacio y
dinero con el manejo de una forma más eficiente los documentos que se
generan dentro de las instituciones.
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CAPITULO 2
2. MARCO TEORICO
2.1. Antecedentes
La misión de la Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y Matemática, es
crear y difundir el conocimiento científico tecnológico, formar profesionales,
investigadores y técnicos críticos de nivel superior y crear espacios para el
análisis y solución de los problemas nacionales. [5]
Basados en estos conceptos fue desarrollado un sistema de gestión
orientado a la vinculación con la comunidad y todas las necesidades que
sobrelleva la planificación y manejo de los organismos principales de las
parroquias rurales del cantón Quito, este sistema llamado ERP social nace
de la iniciativa del Director de la Carrera de Ingeniería Informática periodo
2011-2012, de la Escuela de Ciencias Físicas y Matemática de la Ilustre
Universidad Central del Ecuador, Ing. Santiago Morales Cardoso, cuyo
objetivo principal es brindar el apoyo a la comunidad considerando como
materia prima los recursos tecnológicos que se encuentran dentro de las
parroquias, este sistema fue implementado en su primera fase en la
parroquia de San Pedro de Amaguaña cubriendo las necesidades de la
misma.
En la actualidad sobre el manejo de documentos se tiene en cuenta que es
un tema esencial dentro de las instituciones, o sea no sólo tener la
documentación de forma escrita sino que es factible tenerla en forma
electrónica lo que ayudará a disminuir la búsqueda de algún documento que
se desee además de reducir las impresiones de documentos que todavía no
están listos y así ayudar a una menor explotación de los recursos que ya
están escaseando cada vez más.
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10
El problema que se debe considerar que todavía las personas no quieren
abandonar los grandes archiveros pero con el tiempo estos irán
desapareciendo poco a poco y así también se optimizará el uso de los
empleados ya que basta una sola persona para gestionar todo sobre la
documentación.
Como evolución y avance del sistema se plantea la expansión de
implementación del ERP en otras comunidades recogiendo nuevas
necesidades y planteando mejoras al sistema ya existente para lo cual se ha
definido como una nueva comunidad la parroquia de Pintag la cual se
encuentra al oriente de la ciudad de Quito y cuenta con una población de
17.930 habitantes aproximadamente.
Se realizó la visita a la parroquia y se gestionó una reunión con los señores
Directores de las escuelas a quien se le planteó realizar una presentación
general del funcionamiento del sistema, que se planificó para el día lunes 21
de enero del 2013 de los cuales se obtuvo su aprobación preliminar para la
implementación del sistema ERP-Social.
Como antecedente también se debe tener presente la ley sobre la
documentación expedida por el gobierno ecuatoriano, donde expresa
claramente los conceptos básicos sobre la administración de los documentos
electrónicos, además de las normas ISO sobre la conservación de los
documentos como archivos electrónicos.
En lo referente a la gestión documental se dio en la conferencia
intergubernamental sobre el planteamiento de las infraestructuras nacionales
de documentación, bibliotecas y archivos celebrada por la UNESCO en París
el 23 de septiembre de 1974, y en otras reuniones internacionales, el
Ecuador se comprometió a implantar el sistema nacional de archivo, y desde
algunos años expidió la ley, el reglamento y un instructivo de Organización
Básica y Gestión de Archivos Administrados, como instrumentos que
permitan guiar la organización, custodia de documentos y archivos,
aplicando normas y técnicas universales pero que sin embargo, son muchas
las instituciones públicas como privadas que no las aplican. [6]
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11
Las instituciones deben tener la capacidad de poder administrar de una
manera adecuada todos los documentos electrónicos y la característica
esencial que debe ser vía web para acceder en cualquier momento y todo
guardado dentro de un servidor para almacenar toda la información y
asegurarla tanto en la creación, recepción, distribución, tramitación,
almacenamiento, acceso y preservación como es en forma física pero
hacerlo en forma electrónica.
2.2. Marco Teórico
En las instituciones educativas pertenecientes a la parroquia de Pintag va a
ser importante la implementación del módulo de Gestión Documental lo que
ayudará a la regularización y manejo de la información.
A continuación breve resumen de los términos que se usan dentro de la
Gestión Documental.
Gestión documental
Se entiende por el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que
ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más
valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Tener en cuenta que un sistema de gestión documental se conforma de
varias partes que funcionan de una manera correlacionada para poder tener
como resultado el cumplimiento de los objetivos tanto principal como los
específicos dentro del presente documento.
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12
Así mismo se la entiende como un conjunto de tecnologías, normas y
técnicas que permiten a la empresa administrar el flujo de sus documentos a
lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas
manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de
rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso los sistemas de
gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de
datos de otros sistemas como el ERP que contiene documentos.
Para la implementación del sistema de gestión documental usaremos el
programa Alfresco, este es un sistema de código abierto de gestión de
contenidos empresariales (ECM) que gestiona todo el contenido dentro de
una empresa y ofrece los servicios y controles que gestionan este contenido.
El núcleo del sistema Alfresco es un repositorio con el apoyo de un servidor
que persiste contenido, metadatos, asociaciones, y los índices de texto
completo. Interfaces de programación que soportan múltiples lenguajes y
protocolos sobre los que los desarrolladores pueden crear aplicaciones y
soluciones personalizadas. Fuera de la caja aplicaciones proporcionan
soluciones estándar, tales como la gestión de documentos y gestión de
contenidos web.
Como una aplicación enteramente en Java, el sistema Alfresco funciona en
prácticamente cualquier sistema que permita utilizar Java Enterprise Edition.
El núcleo es la plataforma Spring, proporcionando la capacidad de tener en
varios módulos dentro de su funcionalidad, como el control de versiones,
seguridad y reglas. Alfresco utiliza secuencias de comandos para simplificar
la adición de nuevas funcionalidades y desarrollo de nuevas interfaces de
programación. Esta parte de la arquitectura se conoce como secuencias de
comandos web y puede ser utilizado tanto para los servicios de datos y de
presentación. La arquitectura ligera es fácil de descargar, instalar y
desplegar. [6]
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13
Aplicaciones cliente de Alfresco proporcionan un medio de acceder al
repositorio de contenido de Alfresco. Proporcionan una interfaz que permite
al usuario crear, enviar y administrar contenido. Alfresco ofrece
participaciones, lo que es una aplicación de cliente basado en web.
Sobre la interfaz de usuario está construida totalmente con la tecnología de
secuencias de comandos web Alfresco, que puede ser utilizado para
extender la aplicación. La opción de compartir proporciona capacidades de
gestión de contenidos con interfaces de usuario sencillas y herramientas
para buscar y navegar por el repositorio, los metadatos asociados,
herramientas de colaboración como wikis, discusiones y blogs. Alfresco
Share se organiza como un conjunto de sitios que se puede utilizar como un
lugar de encuentro para la colaboración. [7].
Alfresco la puede utilizar para la construcción de la mayoría de aplicaciones
de ECM. Aparte de las principales aplicaciones tales como documentos,
imágenes, registros, activos digitales y gestión de contenidos web, hay una
serie de aplicaciones específicas y casos de uso que agregan valor a la
empresa.
A continuación se detallan aplicaciones ECM típicas que pueden utilizar las
aplicaciones de Alfresco. La aplicación de modelos de programación le
permite extender estas aplicaciones o uno puede crear propias aplicaciones
utilizando Alfresco.
• La gestión de documentos gestiona las acciones de los documentos de
oficina, e incorpora los procesos de negocio. Alfresco es una buena base
para la creación de aplicaciones de gestión de documentos.
• La gestión de documentos controla la información importante para la
retención al paso del tiempo. Se podría utilizar la gestión de registros sobre
la gestión de documentos en entornos regulados o compatibles, como en la
gestión de información gubernamental o registros de personal, o cuando se
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audita información. Alfresco es útil para controlar los períodos de retención y
de revisión, proporcionando seguridad especializada, y determinar si los
registros son archivados o destruidos después de un período de tiempo
especificado.
• Sustitución de la unidad compartida que es una forma más básica de
gestión de documentos en la empresa con un repositorio de contenido que
proporciona puntos de fácil acceso al contenido. Unidades compartidas que
son fáciles de usar ya que los usuarios no tienen que ser muy adiestrados y
todas las aplicaciones que trabajan con ellos. Debido a que Alfresco es
compatible con el protocolo utilizado por unidades compartidas, como lo es
(Common Internet File System (CIFS)), el repositorio parece ser una unidad
compartida. Con reglas, acciones, y las extensiones, se puede construir
aplicaciones completas de gestión de documentos que son transparentes
para los usuarios al obtener el contenido bajo control y que le permite
realizar búsquedas.
• Portales e intranets en las empresas se comunican entre empleados con
noticias y novedades de la empresa. Si bien parte de portales empresariales
se centran en datos de informes y análisis, muchos se dedican a los
contenidos y documentos. Aunque las jerarquías de carpetas son una
manera fácil de organizar la información para un portal, clasificaciones y
metadatos son a menudo una mejor manera de dirigirse a la información en
el portal para los usuarios finales. Por lo tanto, hay elementos de gestión de
documentos y procesos de negocio para la entrega en el portal.
• Gestión de Sitios Web donde administra el contenido, es dedicada a sitios
web (como HTML e imágenes), y los procesos de construcción, prueba y
despliegue de sitios web y contenido. Mientras Alfresco se puede utilizar
para los sitios web simples, que se utiliza con frecuencia para la creación de
sitios web, especialmente las desarrolladas en Java.
• La gestión del conocimiento capta el conocimiento de los empleados o
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clientes y proporciona en una forma que otros puedan usar. El contenido
tiende a ser el mejor y más reutilizable contenedor de conocimientos en
compartir ese conocimiento con otros.
• La publicación de la información abarca la edición en tiempo real de los
contenidos de diferentes fuentes en la página web y el despliegue de ese
contenido en la granja de servidores web para el acceso a Internet. Estos
pueden ser activos digitales tales como artículos, escritos internos
sindicados o de otras fuentes, o fotos. Las compañías de medios utilizan
Alfresco para combinar este contenido y publicarlo en sus sitios web. Esta
edición completamente automatizado de los datos requiere tanto de un
fuerte control y rendimiento del contenido para agregar y sacar el contenido.
• La gestión de casos maneja la información relacionada con un caso, como
una reclamación de seguro, una investigación, o la transformación personal.
Capacidades de gestión de documentos de Alfresco, la estructura de
carpetas, esquemas de clasificación, y el flujo de trabajo es muy adecuado
para el manejo de casos y la distribución del trabajo en el manejo de casos.
Alfresco incorpora el motor de flujo de trabajo de cada actividad y puede
manejar los flujos de trabajo sofisticados y gestión de trabajo en colas.
Alfresco tiene un modelo de tarea orientada a los contenidos que agrega
todos los recursos necesarios para llevar a cabo tareas específicas en el
proceso de manejo de un caso.
Alfresco es la plataforma de código abierto para la colaboración y gestión de
documentos críticos para la empresa. Al automatizar los procesos
empresariales donde se utilizan muchos documentos se permitir la
colaboración a gran escala, Alfresco ayudará a las empresas a mejorar la
prestación de servicio a los clientes y a adaptarse con mayor rapidez a los
cambios del mercado. Cada día, más de 7 millones de usuarios
empresariales de 180 países confían en Alfresco para gestionar 4000
millones de documentos, ficheros y procesos, detrás del firewall, en la nube
e incluso en sus dispositivos móviles [8].
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16
Una de las opciones más interesantes de la gestión documental es la de
control de cambios de cualquier documento, si existe algún tipo de alteración
a un archivo el sistema tiene la capacidad de mostrar quien lo hizo con todos
los detalles como a qué hora ingreso al sistema y realizó el cambio a un
archivo determinado esto brindado por la seguridad de conocer que los
documentos están dentro de una intranet y para usuarios que no están en la
intranet lo harán por una página determinada así se podrá acceder desde
cualquier parte del mundo a través de una página web y toda la información
se encuentra almacenada dentro de un servidor que es capaz de gestionar
el tratamiento de los documentos.
Así también Alfresco tiene diferentes tipos de contenidos que se utilizan para
ejecutar su negocio, y comprender el contexto es la clave predeterminante
para el funcionamiento eficaz. Tener modelos de documentos flexibles que
permiten a los usuarios entender la función de un archivo donde puede ser
desde un contrato, una factura, un informe o una orden de compra, como por
ejemplo en proyectos y conocer que información de cómo ha transcurrido el
proyecto para cualquier tipo de auditoría que se pueda realizar.
• Añadir tipos personalizados para ayudar a identificar el objeto de los
documentos y asignar atributos únicos (es decir, nombre del cliente o
número de factura; información que diferenciará a los documentos).
• Plantillas de propiedad de superposición (aspectos) para capturar más
penetración en cada documento, conocer a través de los tipos de
documentos como se va a evidenciar los cambios que ha tenido un
documento por parte de cada tipo de usuario.
• Utilizar la información extendida para conducir los procesos de negocio y
permitir una rápida búsqueda efectiva.
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17
Se determinará de una forma automática para la gestión de documentos
dentro de las instituciones y así ahorrar activos que podrán usarse en otras
actividades dentro de las instituciones.
El sistema de Gestión Documental Alfresco está configurado en un servidor
por lo que tiene una dirección electrónica para reconocerlo, esto facilitará la
forma de acceder al sistema desde cualquier sitio y a la hora que desee el
usuario, claro teniendo en cuenta que tiene que estar conectado al internet.
Las principales características del sistema de Alfresco son:
Gestión de páginas Web
Gestión de Documentos
Gestión de fotografías
Interfaz simple e intuitiva
Alfresco es una aplicación fácil de usar
Soporte en diferentes idiomas
Actualización manual
Alfresco es un programa fácil de usar e instalar, el programa Alfresco no
consume muchos recursos del sistema y no ocupa mucho espacio en el
disco duro al estar de forma local dentro del equipo.
Alfresco tiene una simple e intuitiva interfaz desde cual cualquier persona
puede utilizar el programa sin ningún problema.
Alfresco es una muy buena aplicación de la categoría programas para la
gestión de documentos y contenido web, CMS y ECM. [9]
CMS: Es un programa que permite crear una estructura para organizar y
administrar información, principalmente en páginas web, por parte de los
administradores y participantes. Funciona mediante la integración de
diferentes bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. El gestor de
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18
contenidos genera páginas dinámicas, mediante DHTML; la aplicación
interactúa con el servidor para generar la página web, bajo petición del
usuario, con el formato predefinido y el contenido extraído de la base de
datos del servidor. [10]
La gestión documental de Alfresco para poder entrar en funcionamiento tiene
los siguientes requisitos:
Hardware especificaciones mínimas
Procesador 1 GHz Pentium
Memoria 128 Mb de RAM
Espacio libre en disco de 500 MB
Internet de banda ancha
Recomendada
Procesador 2.6 GHz Pentium
Memoria 4 GB de RAM
Espacio libre en disco de 10 GB
Internet de banda ancha
Software
Funciona con los sistemas operativos Windows (Windows 2000 /
Windows XP / Windows Vista / Windows 7 / Windows 8), Mac y Linux,
como consejo funciona bien con Windows 7 y Windows Vista.
Arquitectura de Alfresco
En el núcleo del sistema Alfresco es un repositorio con el apoyo de un
servidor que persiste contenido, metadatos, asociaciones, y los índices de
texto completo. Interfaces de programación soportan múltiples lenguajes y
protocolos sobre los que los desarrolladores pueden crear aplicaciones y
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soluciones personalizadas. Fuera de la caja aplicaciones proporcionan
soluciones estándar, tales como la gestión de documentos y gestión de
contenidos web.
Como una aplicación Java, el sistema Alfresco se ejecuta en prácticamente
cualquier sistema que permita utilizar Java Enterprise Edition. En el núcleo
es la plataforma Spring, proporcionando la capacidad de modularizar la
funcionalidad, como el control de versiones, seguridad y reglas. Alfresco
utiliza secuencias de comandos para simplificar la adición de nuevas
funcionalidades y desarrollo de nuevas interfaces de programación. Esta
parte de la arquitectura se conoce como secuencias de comandos web y
puede ser utilizado tanto para los servicios de datos y de presentación. La
arquitectura de Alfresco es ligera, fácil de descargar, instalar y desplegar.
Las soluciones se suelen dividir entre clientes y el servidor, donde los
clientes ofrecen a los usuarios una interfaz de usuario a la solución y el
servidor proporciona servicios de gestión de contenidos y almacenamiento.
Se ofrecen comúnmente múltiples soluciones a los clientes ya que tiene un
servidor compartido, donde cada cliente se adapta para el medio ambiente
en el que se utiliza.
Clientela
Alfresco ofrece un cliente basado en web llamado Alfresco Share, construido
en su totalidad con la tecnología de secuencias de comandos web.
Compartir proporciona capacidades de gestión de contenidos con interfaces
de usuario sencillas herramientas para buscar y navegar por el repositorio, el
contenido como miniaturas y los metadatos asociados, avances, y un
conjunto de herramientas de colaboración como wikis y discusiones. Alfresco
Share se organiza como un conjunto de sitios que se puede utilizar como un
lugar de encuentro para la colaboración. Alfresco Share es una aplicación
basada en la web que se puede ejecutar en un servidor diferente al servidor
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que ejecuta el repositorio de Alfresco, proporcionando así oportunidades
para aumentar la escala y el rendimiento.
Alfresco Share se puede implementar en su propio nivel independiente del
servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco. Alfresco Share centra en
los aspectos de colaboración de gestión de contenidos y la racionalización
de la experiencia del usuario. Alfresco Share se implementa utilizando
Alfresco Surf y se puede personalizar sin conocimiento JSF.
Servidor
El servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco proporciona las
siguientes categorías de servicios basados en el repositorio de contenido:
Los servicios de contenidos (transformación, etiquetado, la extracción de
metadatos)
Los servicios de control (flujo de trabajo, gestión de registros, conjuntos
de cambios)
Servicios de colaboración (gráfico social, actividades, wiki)
Los clientes se comunican con el servidor de aplicaciones de contenido de
Alfresco y sus servicios a través de numerosos protocolos soportados. HTTP
y SOAP ofrecen acceso programático mientras CIFS, FTP, WebDAV,
protocolos IMAP SharePoint y Microsoft ofrecen acceso a las aplicaciones.
El instalador Alfresco ofrece un despliegue envasados fuera de la casilla
cuando el servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco y Alfresco Share
se implementa como aplicaciones web distintas dentro de Apache Tomcat
[11].
La gestión básica de los documentos se basará en los siguientes aspectos:
Creación
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o Establecimiento de procesos y procedimientos para la
documentación de las nuevas funciones, procesos y
procedimientos de calidad.
o Identificar las características básicas del documento y las
necesidades del documento frente a la función a desarrollar.
Mantenimiento
o Diseñar e implementar los requisitos que garanticen la integridad,
estructura y relación con los metadatos en el sistema de gestión
documental. Relación con lo físico.
Difusión
o Diseñar las estrategias internas de la entidad para el control de
acceso a los documentos :
Tablas de acceso
Perfiles de uso
Sistema de recuperación
Administración
o Documentación y asignación del personal capacitado para ejercer
la labor de gestión de documentos en ámbito físico y electrónico
[12]
NORMAS
Para realizar la gestión documental se debe basar en leyes tanto de manera
internacional como en forma nacional.
Los procesos de la gestión de los documentos son: [13]
Incorporación de los documentos: Los procedimientos de la gestión de los
documentos tienen que contemplar la forma en que un documento entra a
formar parte del sistema, es decir, que hacer cuando se decide archivar o
capturar digitalmente un documento.
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22
Registro: La finalidad de este registro es formalizar la incorporación del
documento mediante un identificador único y una breve información
descriptiva que facilite su posterior recuperación.
Clasificación: Se ha de identificar la categoría a la que pertenece un
documento, teniendo en cuenta la actividad de la organización con la cual
está relacionado y de la cuál es evidencia.
Almacenamiento: Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los
documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad durante el período de tiempo necesario.
Acceso: Se ha de regular a quién se permite llevar a cabo una operación
relacionada con un documento (creación, consulta, modificación,
eliminación) y en qué circunstancias, aplicando controles previstos en las
tablas de acceso y seguridad.
Trazabilidad: Se ha de controlar el uso y movimiento de los documentos
de forma que se garantice, por un lado, qué únicamente los usuarios con
los permisos adecuados lleven a cabo actividades que les han sido
asignadas, y por otro lado, que los documentos pueden ser localizados
siempre que se necesiten.
Disposición: Agotado el plazo de conservación establecido para un
documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario
de conservación (eliminación, conservación permanente, transferencia a
otro sistema archivístico).
Para poder implementar el sistema de gestión documental este se deberá
regir a normas tanto internacionales como nacionales sobre el manejo de
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23
documentación electrónica, ya que esto validará que el sistema sea validado
por las leyes si en algún momento tiene un tipo de auditoría.
NORMAS INTERNACIONALES
Para tener un estándar a nivel de todos los países se tienen diferentes
organismos de control donde el que más destacado es el ISO (Organización
Internacional para la estandarización) [14] que es la que provee
herramientas prácticas para hacer frente a muchos desafíos globales que se
da en la actualidad.
Estas normas internacionales ISO garantizan que los productos y servicios
son seguros, fiables y de buena calidad. Para las empresas, son
herramientas estratégicas que reducen costos al minimizar los residuos y los
errores para aumentar la productividad.
Las normas más importantes que se las usan para la gestión documental
son la 15489 y la 30300 que se explicará a continuación.
NORMA 15489 [15]
La norma internacional de gestión de documentos fue lanzada en octubre del
2001 a la Asociación de Registros y el Administrador (ARMA) Conferencia
Internacional en Montreal. El estándar fue desarrollado por un comité
internacional y se basa en gran medida en la norma australiana de la
administración de registros AS4390-1996: Gestión de Documentos.
Esta ISO ha sido diseñada para satisfacer las necesidades genéricas en
curso para registros en un entorno empresarial, y es de uso en las
organizaciones gubernamentales y no gubernamentales.
La norma tiene 2 partes:
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24
Parte 1 Generalidades: da un marco de alto nivel para el mantenimiento
de registros y explica los beneficios de una buena gestión de los registros,
las consideraciones legales y la importancia de hacer a alguien
responsable de mantenimiento de registros. Esta parte también se ve en
lo que se necesita para una buena gestión de los registros, el diseño de
sistemas de registros, procesos de gestión de registros, auditoría y
formación.
Parte 2 Directrices: es una guía para poner en práctica los consejos
dados en la parte 1. Proporciona detalles específicos en el desarrollo de
la política de gestión de documentos y declaraciones de responsabilidad
se sugiere en un proceso para el desarrollo de sistemas de
registros. Discute cómo puede usar estas herramientas para administrar
(incluyendo la captura, registro, clasificación y almacenamiento) de sus
registros. También da consejos específicos sobre la configuración de
supervisión, auditoría y programas de capacitación.
NORMA 30300 [16]
La serie de normas ISO 30300 son un conjunto de normas desarrolladas por
la Organización Internacional para la estandarización y su comité sobre la
Gestión de documentos, en sí permiten auditar y certificar los sistemas
puestos en marcha lo que ayudará para la implementación operación y
mejora de un sistema para la gestión de documentos. [17]
En breves rasgos de historia esta norma se publicó de forma oficial el nueve
de noviembre del 2011 en versiones inglesa y francesa, y la versión en
español se la tiene desde el 28 de diciembre del 2011. En resumen simple la
ISO 30300 posee los mismos procesos de la norma ISO 15489, variando en
lo que se re refiere al enfoque, alcance y a las personas que va dirigida esta
norma.
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25
Esta norma servirá para alcanzar certificaciones de otro tipo de normas que
están dentro del rango de Normas de Gestión como la gestión de calidad
que es la ISO 9001 y una que es de suma importancia en una institución que
maneja como es la 27000 de seguridad de la información.
En este aspecto el siguiente cuadro muestra un resumen de la norma
utilizada.
Figura 2. Normas Internacionales relacionadas con la norma ISO 30300
NORMAS DE SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS
MARCO GOBERNANZA PARA LOS DOCUMENTOS
ISO 30302
Sistema de gestión para los documentos.
Guía para la implementación
ISO 30300
Sistema de gestión para los documentos. Fundamentos y
vocabulario
ISO 30301
Sistema de gestión para los documentos.
Requisitos
ISO 30303
Sistema de gestión para los documentos.
Requisitos para los organismos que rechazan la auditoría
y la certificación
ISO 30304
Sistema de gestión para los documentos.
Guía de evaluación
Fundamentos y
terminología
Directrices
Soporte a las
estructuras de nivel
Requisitos
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Figura 3. Informes técnicos relacionados con la norma ISO 30300
Un sistema de gestión documental se basa en las normas ISO 30300 y la
ISO 30301.
ISO 30300 donde se especifica para la gestión documental una serie de
objetivos, normas y los beneficios que pueden contraer. Esta norma busca
que se comprendan entre diferentes organizaciones de acuerdo a los
fundamentos y vocabulario.
Método de
autoevaluación - 3
NORMAS E INFORMES TÉCNICOS RELACIONADOS
IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Directrices - 2
ISO 15489
Gestión de
documentos.
Generalidades
Elementos de
implementación y
conceptuales - 2
ISO 23801
Metadatos para
la gestión de
documentos.
Principios - 1
ISO TR 26122
Análisis de los
procesos de
trabajo para la
gestión de los
documentos
ISO 13008
Proceso de
migración y
conversión de los
documentos
ISO TR 13028
Directrices para la
implementación de
la digitalización de
documentos
3
2
ISO 16175
Principios y
requisitos
funcionales para
documentos en
entornos
electrónicos de
oficinas - 1
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27
ISO 30301 aquí se tiene todo lo referente a los requisitos para implementar
un sistema de gestión documental, indicará las opciones sobre cómo
controlar y crear los documentos o registros de sus actividades dentro de la
organización.
NORMAS NACIONALES
En la actualidad en la República del Ecuador existen varias leyes o normas
que rigen lo referente a los documentos electrónicos, en este aspecto lo
hace a través de la Ley del Sistema Nacional de Archivos donde se crea el
Consejo Nacional de Archivos, que vela por la observancia y cumplimiento
de esta Ley y su Reglamento, emitiendo normas que son de cumplimiento
obligatorio por parte de las Entidades del Estado, a fin de unificar los
procedimientos para el manejo documental.
Existe un historial sobre el manejo de los documentos [18] que viene desde
17 de enero de 1884 con la creación del Archivo Nacional para ser una
institución dependiente del Ministerio de lo Interior y que fue creada con el
objeto de constituirse en el custodio del Patrimonio Documental de la
Nación. En la actualidad con la emisión del Decreto Ejecutivo No 985, del 13
de enero del 2011, se reorganizó el Sistema Nacional de Cultura y el Archivo
Nacional pasó a formar parte del Ministerio de Cultura.
[19] El Sistema Nacional de Archivos fue publicada en el registro oficial N°
265 del 16 de junio de 1982, mientras que el reglamento fue publicada en el
registro oficial N° 517 el 20 de junio de 1983, explicando cómo será la forma
en el que el estado garantice la existencia de los documentos.
En la actualidad se tiene la documentación electrónica y para saber cómo
tratar con este tipo se publica en el Registro Oficial con N° 67 el 25 de julio
del 2005 para normar lo que se refiere a la administración y conservación
tanto de archivos como documentos.
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28
La ley orgánica de transparencia y acceso a la información pública
publicado el Registro Oficial con N° 337 del 18 de mayo del 2004 y el
reglamento de la ley orgánica de transparencia y acceso a la información
púbica publicada en el Registro Oficial N° 507 del 19 de enero del 2005
están íntimamente ligadas con la gestión documental pues establecen al
Estado las directrices para una adecuada organización, difusión, custodia y
mantenimiento de documentos y archivos.
Los artículos de la ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información
se incluyen todo lo referente a los organismos que están relacionadas con la
documentación, definiciones sobre información y quiénes son los
encargados sobre la difusión, entrega, custodia y vigilancia de la
información.
El instructivo para usar un sistema de gestión documental fue publicado en
el Registro Oficial N° 597 con fecha 25 de mayo del 2009. Se redacta
basándose en las garantías y requerimientos presentados en el Estatuto del
Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, en la ley de
Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos en el
Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos
referentes a la gestión documental.
El sistema básicamente lo que busca es proteger los datos de las
instituciones, garantiza la libertad de acceso de las personas a la
información, tanto de carácter público, estatal como personal. Busca normar
todo el proceso de intercambio de información y garantizar la validez jurídica
de documentos, considerando tanta eficacia como eficiencia dentro de
proceso.
Dentro de una institución lo que se busca es la protección de la información
todo esto al momento de realizar la comunicación o sea tanto en el envío de
los documentos como al momento de guardarlos. El sistema debe poseer un
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29
nivel de seguridad para el acceso y uso de la información, esto implica
cuatro aspectos fundamentales para un correcto funcionamiento:
Confidencialidad: tiene como objetivo garantizar el acceso únicamente
para aquellos usuarios autorizados, es decir protegerla contra lectura
autorizada.
Integridad: dentro del sistema debe mantener la opción de que los datos
no puedan ser modificados por usuarios no autorizados.
Disponibilidad: el sistema debe tener la capacidad de que la información
esté disponible en todo momento. Como un detalle adicional se debe
referir también sobre la disponibilidad a que el sistema debe ser capaz de
poder recuperarse a cualquier inconveniente y evitar la degradación del
sistema y por consiguiente evitar accesos no deseados al sistema.
Autenticidad: el sistema debe tener la capacidad de que el ingreso al
sistema de cada usuario sea la determinada o sea poder reconocer la
identidad del usuario que ingresa y todas las actividades que realiza. En
este aspecto de la autenticidad, un término usado es el no repudio que
garantiza que un usuario no pueda negar que realizó un cambio
determinado.
2.2.1. Beneficios de la gestión documental
Le facilitará el control de los documentos y toda la información que tienen
las instituciones que conforman el sistema.
El acceso a cualquier tipo de documento se vuelve más rápida y clara.
Para conocer las versiones de los documentos se tendrá un histórico de
todos los cambios.
Los procesos dentro de la organización se vuelven más óptimos.
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30
La forma de acceder a la información que tiene la gestión documental es
de forma confidencial, exacta y adecuada.
Se mejora el modo de compartir información entre todos los
componentes de la organización.
El usuario tiene el gran beneficio de la reducción de tiempos al momento
de buscar un documento ya que existe la opción para ingresar el nombre
del documento y que lo busque dentro del sistema.
La gestión documental es una gran herramienta para las empresas ya
que ofrece la capacidad de almacenar archivos dentro de un sistema que
podría estar dentro de una intranet.
Existe la posibilidad que con el tiempo los documentos se dañen,
malogren, pierdan su integridad, pero al ser un documento electrónico no
existe la posibilidad de que sufra algún tipo de alteración ya que además
cuenta con seguridad para que sólo el administrador o alguien con
permisos para modificarlos pueda acceder a estos.
La seguridad dentro del sistema de gestión documental viene dado con
los permisos para cada tipo de usuario o sea cada uno tiene un rol que
se especificará dentro del sistema para actividades que podrá realizarlas.
2.2.2. Limitaciones
Cualquier sistema de gestión documental requiere de ser alimentado,
administrado y supervisado adecuadamente. Así el sistema de gestión
documental deberá ser manejado por una persona que tendrá la capacidad
de obtener el mejor provecho de gestión documental de acuerdo a las
características que brinda el sistema.
Si el sistema es operado por personal no capacitado, o si es administrado
por personas sin suficiente experiencia, deja de ser confiable toda la
información que de él podamos obtener y las necesarias revisiones
manuales de la información hacen engorroso cualquier proceso operativo o
administrativo.
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31
Un sistema de gestión documental para toda institución debe tener una alta
inversión para poder utilizar todas las herramientas que poseen los
diferentes programas que sirven para lo que se refiere a administrar los
documentos dentro de una institución en este caso que será el Sistema
Alfresco y así poder obtener el mejor provecho.
2.2.3. Análisis y diseño
El sistema de gestión documental que va a ser implementado en las
instituciones pertenecientes a la Parroquia de Pintag depende de la
conciliación entre una formulación adecuada y completa del módulo, una
planificación operacional y realista, métodos de seguimiento, evaluación y
control.
El sistema de gestión documental es la disposición y orden de las partes
dentro de un todo. También puede entenderse como un sistema de
conceptos coherentes enlazados, cuyo objetivo es precisar la esencia del
objeto de estudio.
La realidad como el lenguaje tiene estructura. Uno de los objetivos de la
semántica y de la ciencia consiste en que la estructura del lenguaje refleje
fielmente la estructura de la realidad.
La forma en que funciona el sistema de gestión documental es de la
siguiente manera:
Existe un súper administrador del sistema que lo manejará de acuerdo a lo
que desee realizar, él tiene la capacidad de manejar el sistema en forma
total desde la creación de sitios, usuarios, grupos, roles para los usuarios
que van a estar dentro del sistema.
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32
Dentro de las opciones del súper administrador es la más destacada la de
los usuarios, donde le permite modificar las opciones de los usuarios dentro
del sistema, las más importantes son:
Adición de usuarios donde la característica esencial que provee el sistema
es que el súper administrador otorga diferentes tipos de roles a los usuarios
para que puedan modificar cualquier tipo de documento dentro del sistema
de acuerdo a los permisos que goce.
Eliminar un usuario que ya no pertenece a una institución determinada,
denegando todos los tipos de accesos que tenía, con esto controlamos el
acceso al sistema de personas extrañas al sistema.
Las personas que usen el sistema deben tener en cuenta que para un mejor
desenvolvimiento dentro del espacio creado tendrán que crear una carpeta
raíz y poco a poco ir dividiendo de acuerdo a sus necesidades, esto para
guardar todos los documentos que digitalicen de acuerdo a una forma más
ordenada. Esta división le dará la opción de una mejor navegación dentro del
sistema para la búsqueda más rápida de un documento determinado.
2.2.4. Implementación
La implementación de la gestión documental es la realización de una
especificación técnica o algoritmos como un programa, componente
software, u otro sistema de cómputo. Muchas implementaciones son dadas
según a una especificación o un estándar.
2.2.5. Seguimiento
El seguimiento de la gestión documental consiste en proveer una
adecuada visibilidad a la administración sobre la situación de cualquier
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33
documento para identificar oportunamente cualquier desviación contra lo
planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.
Estar pendiente de cómo un administrador de un espacio está operando el
sistema y saber si se está manejando con los estándares para obtener el
mejor provecho de la gestión documental, y conocer sí los roles que tiene
cada usuario están sirviendo para que realice una actividad determinada
pero si está equivocado brindar una ayuda para corregir las fallas para que
el sistema no tenga problemas de seguridad porque el administrador no está
haciendo de una manera correcta su trabajo.
2.2.6. Evaluación
Tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que
han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos
previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción
de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las
metas presupuestadas.
2.2.7. Control
Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y
una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real
de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si
los hechos van de acuerdo con los objetivos.
2.2.8. Modelo de desarrollo
La metodología que se usa es el modelo en espiral, el modelo en espiral,
propuesto originalmente por BOEHM en 1976, es un modelo de proceso de
software evolutivo donde se conjuga la naturaleza de construcción de
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prototipos con los aspectos controlados y sistemáticos del modelo lineal y
secuencial. Proporciona el potencial para el desarrollo rápido de versiones
incrementales del software que no se basa en fases claramente definidas y
separadas para crear un sistema. [20]
En el modelo espiral, el software se desarrolla en una serie de versiones
incrementales. Durante las primeras iteraciones la versión incremental
podría ser un modelo en papel o un prototipo, durante las últimas iteraciones
se producen versiones cada vez más completas del sistema diseñado.
EL modelo en espiral se divide en un número de actividades de marco de
trabajo, también llamadas regiones de tareas, cada una de las regiones
están compuestas por un conjunto de tareas del trabajo llamado conjuntos
de tareas que se adaptan a las características del proyecto que va a
emprenderse en todos los casos se aplican actividades de protección.
Figura 4. Modelo en Espiral
Cada vuelta se divide en 4 sectores:
Planeación: determinación de los objetivos, alternativas y restricciones
Análisis de riesgo: análisis de alternativas e identificación o resolución de
riesgos
Ingeniería: desarrollo del producto hasta "el siguiente nivel".
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35
Evaluación: valoración por parte del cliente de los resultados obtenidos.
El movimiento de la espiral, ampliando con cada iteración su amplitud radial,
indica que cada vez se van construyendo versiones sucesivas del software,
cada vez más completas.
Uno de los puntos más interesantes del modelo, es la introducción al
proceso de desarrollo a las actividades de análisis de los riesgos asociados
al desarrollo y a la evaluación por parte del cliente de los resultados del
software. [21]
En cada vuelta o iteración hay que tener en cuenta:
Objetivos: Qué necesidad debe cubrir el producto.
Alternativas: Las diferentes formas de conseguir los objetivos de forma
exitosa, desde diferentes puntos de vista como pueden ser:
Características: experiencia del personal, requisitos a cumplir, entre otras.
Formas de gestión del sistema.
Riesgo asumido con cada alternativa.
Desarrollar y Verificar: Programar y probar el software.
Si el resultado no es el adecuado o se necesita implementar mejoras u otras
funcionalidades
Se planificaran los siguientes pasos y se comienza un nuevo ciclo de la
espiral. La espiral tiene una forma de caracola y se dice que mantiene dos
dimensiones, la radial y la angular:
Angular: Indica el avance del proyecto del software dentro de un ciclo.
Radial: Indica el aumento del coste del proyecto, ya que con cada nueva
iteración se pasa más tiempo desarrollando.
Este sistema es muy utilizado en proyectos grandes y complejos como
puede ser, por ejemplo, la creación de un Sistema Operativo.
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36
Al ser un modelo de Ciclo de Vida orientado a la gestión de riesgo se dice
que uno de los aspectos fundamentales de su éxito radica en que el equipo
que lo aplique tenga la necesaria experiencia y habilidad para detectar y
catalogar correctamente los riesgos.
Tareas
Para cada ciclo habrá diferentes actividades:
Determinar o fijar objetivos
Fijar también los productos definidos a obtener: requisitos, especificación,
manual de usuario.
Fijar las restricciones.
Identificación de riesgos del proyecto y estrategias alternativas para
evitarlos.
Existe una actividad que solo se realiza una vez planificación inicial.
Análisis del riesgo
Se lleva a cabo el estudio de las causas de las posibles amenazas y
probables eventos no deseados los daños y consecuencias que éstas
puedan producir. Se evalúan alternativas. Se debe tener un prototipo antes
de comenzar a desarrollar y probar.
Dependiendo del resultado de la evaluación de los riesgos, se elige un
modelo para el desarrollo, el que puede ser cualquiera de los otros
existentes, como formal, evolutivo, cascada entre los más importantes. Así
por ejemplo si los riesgos en la interfaz de usuario son dominantes, un
modelo de desarrollo apropiado podría ser la construcción de prototipos
evolutivos. Si lo riesgos de protección son la principal consideración, un
desarrollo basado en transformaciones formales podría ser el más
apropiado.
Planificación
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37
En esta fase se determinará los objetivos del proyecto, las alternativas y las
restricciones, recolección de requisitos y planificación de las actividades a
realizarse en cada iteración.
Ventajas:
Específica bien los roles de los distintos tipos de pruebas a realizar.
Hace explícito parte de la iteración y trabajo que hay que realizar.
Este método involucra chequeos de cada una de las etapas del método
cascada.
Es un método más robusto y completo que el método cascada y produce
software de mayor calidad que con el modelo cascada.
Es un modelo sencillo de y de fácil aprendizaje.
Involucra al usuario en las pruebas.
Desventajas:
Es difícil que el cliente exponga explícitamente todos los requisitos.
El cliente debe tener paciencia, ya que obtendrá el producto al final del
ciclo de vida.
El modelo no contempla la posibilidad de retornar etapas inmediatamente
anteriores, cosa que en la realidad puede ocurrir.
Se pierde dinero, ya que si algún proceso fue mal desarrollado, este debe
ser revisado de nuevo, lo que puede traer como consecuencia un
"RollBack" de todo un proceso.
Las pruebas pueden ser costosas y a veces no lo suficientemente
efectivas.
2.2.9. Metodología [22]
En general las metodologías llevan a cabo una serie de procesos comunes
que son buenas prácticas para lograr los objetivos antes mencionados
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38
independientemente de cómo hayan sido diseñadas. Las fases que agrupan
estos procesos son las siguientes:
Análisis
Especificación
Diseño
Programación
Prueba
Documentación
Mantenimiento
Reingeniería
2.2.10. Lenguaje de programación java
Es un lenguaje simple. Se basa en que es orientado a los objetos, es
distribuido, interpretado, sólido, seguro, y de una arquitectura neutral,
portable, de alto desempeño, multihilo y dinámico.
Simple
Basado en el lenguaje C++ pero donde se eliminan muchas de las
características OOP que se utilizan esporádicamente y que creaban
frecuentes problemas a los programadores. Esta eliminación de causas
de error y problemas de mantenimiento facilita y reduce el coste del
desarrollo de software.
Orientado al objeto
Java da buen soporte a las técnicas de desarrollo OOP y en resumen a la
reutilización de componentes de software.
Distribuido
Java se ha diseñado para trabajar en ambiente de redes y contienen una
gran biblioteca de clases para la utilización del protocolo TCP/IP,
incluyendo HTTP y FTP. El código Java se puede manipular a través de
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39
recursos URL con la misma facilidad que C y C++ utilizan recursos
locales (archivos).
Interpretado
El compilador Java traduce cada fichero fuente de clases a código de
bytes (Bytecode), que puede ser interpretado por todas las máquinas que
den soporte a un visualizador de que funcione con Java. Este Bytecode
no es específico de una máquina determinada, por lo que no se compila y
enlaza como en el ciclo clásico, sino que se interpreta.
Sólido
El código Java no se quiebra fácilmente ante errores de programación.
Así el relaje que existe en la declaración y manejo de tipos en C y C++ se
torna en restricciones en Java, donde no es posible la conversión forzada
de enteros en punteros y no ofrece soporte a los punteros que permitan
saltarse reglas de manejo de tipos.
Seguro
Como Java suele funcionar en ambiente de redes el tema de seguridad
debe interesar en sobremanera. Las mismas características antes
descritas que evitan la corrupción de código evitan su manipulación.
Arquitectura neutral.
El compilador crea códigos de byte que se envía al visualizador solicitado
y se interpreta en la máquina que posee un intérprete de Java o dispone
de un visualizador que funciona con Java.
Portable
Al ser de arquitectura neutral es altamente portable, pero esta
característica puede verse de otra manera: Los tipos estándares (int,
float) están igualmente implementados en todas las máquinas por lo que
las operaciones aritméticas.
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40
Dinámico
Al contrario que C++ que exige se compile de nuevo la aplicación al
cambiar una clase madre Java utiliza un sistema de interfaces que
permite aligerar esta dependencia. Como resultado, los programas Java
pueden permitir nuevos métodos y variables en un objeto de biblioteca
sin afectar a los objetos dependientes.
2.2.11. Base de Datos
MySQL
MySQL es la base de datos de código abierto más popular del mundo. Si
usted es un rápido crecimiento de propiedad web, ISV tecnología o gran
empresa, MySQL puede de forma rentable ayudarle a ofrecer un alto
rendimiento, aplicaciones de bases de datos escalables.
MySQL Community Edition es la versión de descarga gratuita de la base
de datos de código abierto más popular del mundo.
Los clientes comerciales tienen la flexibilidad de elegir entre múltiples
ediciones para satisfacer los requisitos técnicos y de negocio específico:
o MySQL Standard Edition
o MySQL Enterprise Edition
o MySQL Cluster Carrier Grade Edición
ISVs, OEMs y VARs pueden aprender más sobre MySQL como base de
datos Embedded.
Los precios están en dólares estadounidenses. Para conocer el precio en
su moneda local, comuníquese con su MySQL equipo regional de ventas.
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41
MySQL es el servidor de bases de datos relacionales más popular,
desarrollado y proporcionado por MySQL AB. MySQL AB es una
empresa cuyo negocio consiste en proporcionar servicios en torno al
servidor de bases de datos MySQL. [28]
Características de MySQL
Inicialmente, MySQL carecía de elementos considerados esenciales en
las bases de datos relacionales, tales como integridad referencial y
transacciones. A pesar de ello, atrajo a los desarrolladores de páginas
web con contenido dinámico, justamente por su simplicidad.
Poco a poco los elementos de los que carecía MySQL están siendo
incorporados tanto por desarrollos internos, como por desarrolladores de
software libre. Entre las características disponibles en las últimas
versiones se puede destacar:
o Amplio subconjunto del lenguaje SQL. Algunas extensiones son
incluidas igualmente.
o Disponibilidad en gran cantidad de plataformas y sistemas.
o Posibilidad de selección de mecanismos de almacenamiento que
ofrecen diferentes velocidades de operación, soporte físico,
capacidad, distribución geográfica, transacciones...
o Transacciones y claves foráneas.
o Conectividad segura.
o Replicación.
o Búsqueda e indexación de campos de texto.
MySQL es un sistema de administración de bases de datos. Una base de
datos es una colección estructurada de tablas que contienen datos. Esta
puede ser desde una simple lista de compras a una galería de pinturas o
el vasto volumen de información en una red corporativa. Para agregar,
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42
acceder a y procesar datos guardados en un computador, usted necesita
un administrador como MySQL Server. Dado que los computadores son
muy buenos manejando grandes cantidades de información, los
administradores de bases de datos juegan un papel central en
computación, como aplicaciones independientes o como parte de otras
aplicaciones.
MySQL es un sistema de administración relacional de bases de datos.
Una base de datos relacional archiva datos en tablas separadas en vez
de colocar todos los datos en un gran archivo. Esto permite velocidad y
flexibilidad. Las tablas están conectadas por relaciones definidas que
hacen posible combinar datos de diferentes tablas sobre pedido.
MySQL es software de fuente abierta. Fuente abierta significa que es
posible para cualquier persona usarlo y modificarlo. Cualquier persona
puede bajar el código fuente de MySQL y usarlo sin pagar. Cualquier
interesado puede estudiar el código fuente y ajustarlo a sus necesidades.
MySQL usa el GPL (GNU General Public License) para definir qué puede
hacer y qué no puede hacer con el software en diferentes situaciones. Si
usted no se ajusta al GPL o requiere introducir código MySQL en
aplicaciones comerciales, usted puede comprar una versión comercial
licenciada.
Ventajas de MySQL
Velocidad al realizar las operaciones, lo que le hace uno de los gestores
con mejor rendimiento.
Bajo costo en requerimientos para la elaboración de bases de datos, ya
que debido a su bajo consumo puede ser ejecutado en una máquina con
escasos recursos sin ningún problema.
Facilidad de configuración e instalación.
Soporta gran variedad de Sistemas Operativos.
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43
Baja probabilidad de corromper datos, incluso si los errores no se
producen en el propio gestor, sino en el sistema en el que está.
Conectividad y seguridad.
MySQL software es Open Source.
Su conectividad, velocidad, y seguridad hacen de MySQL Server
altamente apropiado para acceder bases de datos en Internet
El software MySQL usa la licencia GPL.
2.3. Identificación de Variables
Las variables se identificaran en base al estudio del triángulo de la gestión
de Proyectos o conocido como el “triángulo de hierro”; no se puede cambiar
el alcance, tiempo o el costo de un proyecto sin que al menos uno de las
otras dos partes se vea afectada, lo cual permite determinar el resultado, las
posibilidades de éxito y el grado de calidad final.
Los vértices de este triángulo son: tiempo, costo y alcance.
Figura 5. Triángulo de Gestión de Proyectos
Costo: se hace una distribución de los fondos de una forma muy rígida.
La desventaja de esto es que muchas veces no es posible fijar con
exactitud matemática la cantidad total, pero la realidad demuestra que en
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44
la mayoría de los proyectos de la tecnología de información IT manejados
de una manera rígida este presupuesto inicial se ve superado
Tiempo: se trata de la duración en la programación previsto para el
desarrollo de un proyecto
Alcance de un proyecto define cual es el conjunto de características que
deseamos obtener finalmente. Tradicionalmente esta característica se
basa en el inicio del desarrollo de acuerdo a un conocimiento profundo y
exacto de los objetivos.
En el centro de este triángulo estará la calidad del resultado final, el mismo
será afectado si en cualquier lado del triángulo cambia.
Adicionalmente a estos tres factores, aparece un cuarto elemento que es la
calidad, que es la resultante del grado de cumplimiento de los otros tres
factores. Esto define el nivel de calidad.
En el tema de la calidad, al igual que en el de los alcances, también
podemos diferenciar entre lo que significa la calidad del producto y la calidad
del proceso.
Figura 6. Pirámide de la Calidad
La calidad del producto es relativa, ya que depende de las expectativas del
cliente. Cada perfil de cliente tiene más o menos las mismas necesidades,
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45
pero diferentes deseos y valores (estos dos últimos son fuertemente
influenciados por agentes externos, tales como el marketing, la cultura, la
coyuntura, entre los principales). Por eso, cuando definimos los alcances del
producto, requerimos adecuar sus características y funciones a las
expectativas y al uso del cliente final o del mercado meta.
La calidad del proceso implica ejecutar la producción de la manera más
eficiente posible, optimizando los trabajos que generan transformación,
disminuyendo los que solamente contribuyen a ésta y tratando de eliminar
todos aquellos procesos que generan pérdidas.
Por otro lado, cuando definimos el alcance del proyecto, requerimos
especificar sólo el trabajo requerido. Esto nos permitirá controlar y
diferenciar lo que está o no está incluido en el proyecto.
2.3.1. Variables Independientes
Dentro de este proyecto se ha determinado el alcance del proyecto como la
variable independiente.
El alcance del proyecto está planteado en base a los nuevos requerimientos
de las instituciones en las que se implantara el sistema realizando:
Levantamiento de los procesos que se ejecutan.
Análisis de las mejores opciones de herramientas para la migración del
sistema ERP-Social.
Migración del sistema ERP-Social a una nueva tecnología (lenguaje de
programación) JAVA.
Ejecución de pruebas para verificación de estabilidad del sistema
Capacitación a usuarios pre y post producción.
Migración de los datos que ya se encuentran en producción.
Puesta en producción.
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46
Análisis del impacto de los nuevos requerimientos a las organizaciones
que ya se encuentran utilizando el sistema en versión actual.
Brindar soporte y mantenimiento de infraestructura a la institución en la
que se implantara el sistema.
2.3.2. Variables Dependientes
Se establecen los variables costo y tiempo ya que son el consecuente o
efecto que cambia por influencia de la variable independiente que es el
alcance.
2.4. Hipótesis
La implementación y reingeniería de este proyecto es inaplazable, pues
hasta el momento se tienen escuelas, colegios, despacho parroquial en
los que se puede realizar las actividades planeadas. Un lugar donde los
creativos de la informática puedan intercambiar y generar soluciones
para la sociedad. Lamentable, pero cierto, se tiene que los estudiantes de
informática no disponen de espacios para el intercambio de
conocimientos. Los servicios estudiantiles se siguen haciendo de forma
manual. Este cuadro contradice el ímpetu que le da la Universidad
Central del Ecuador al desarrollo y masificación de las TIC (Tecnologías
de Información y Comunicación), por lo cual es necesario empezar a
difundir el entusiasmo tecnológico en las parroquias de nuestra ciudad.
Tratar de resolver el problema de la automatización de la gestión del
control de la documentación en las instituciones, esto es el comienzo
para el desarrollo abierto de un portal de servicios para nuestras
comunidades más necesitadas, que luego también iniciaría la idea de
generar practica y buenos hábitos en la programación que contribuiría
con la construcción del camino hacia la ayuda social con apoyo de
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47
nuevas y mejores tecnologías. Sistematizar y distribuir soluciones
libremente es una nueva forma de trabajo en la que se está encaminando
nuestra Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y Matemática la misma
que poco a poco se afianza en nuestra época y entorno social.
La implementación de este sistema se puede lograr satisfactoriamente
contando con la participación y apoyo de los entes correspondientes,
permitiendo así, el crecimiento y rapidez tecnológica administrativa. Ante
la ausencia de un sistema automatizado que permita llevar a cabo con
eficacia un control de asistencia de personal se hace necesario
desarrollar un aplicación que gestione y haga factible desde el punto de
vista teórico practico probar que si es posible hacerlo.
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48
CAPITULO 3
3. METODOLOGÍA
3.1. Diseño de la Investigación
La investigación se basa en las necesidades que presentan las escuelas
de la Parroquia de Pintag “Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña” en vista de
no tener automatizados sus procesos y no saber cómo manejar los
documentos que se crean diariamente dentro de las instituciones.
La Gestión Documental será la solución planteada para el manejo de los
documentos creados dentro de la institución ya que se utiliza para tener
almacenada la documentación de forma digital. El sistema de gestión
documental permite a los usuarios cargar, borrar, abrir, actualizar y
descargar los archivos que se encuentran dentro del sistema.
Después de que se llegó a una versión estable del sistema por parte de
los desarrolladores el siguiente paso es implantarlo dentro de las
instituciones con una versión que esté operando de una manera correcta.
Después de las pruebas realizadas por los desarrolladores ahora es el
turno de los usuarios finales, si ellos lo aceptan se firmará un documento
de aceptación del sistema.
3.2. Plan de Recolección de Datos
Los datos que serán almacenados se analizaran y clasificaran, con el fin
obtener una base de datos robusta, sin inconsistencias y sin redundancias;
de tal manera que se compruebe el correcto almacenamiento y
procesamiento de los mismos; obteniendo resultados verdaderos en reportes
generados.
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49
Se realizará encuesta y entrevistas para realizar el plan de recolección de
datos y todos los resultados obtenidos se los utilizará para mejorar la
situación del manejo de los documentos dentro de las instituciones.
3.3. Procedimiento de la Investigación
Luego de la recolección de datos, se analizará el impacto de los cambios y
con los cambios aprobados se procederá al diseño de la nueva versión del
sistema.
Para el desarrollo del ERP se utilizará la metodología RUP, la cual delimita
el proceso en cuatro fases: Inicio, elaboración, construcción y transición.
Figura 7. Metodología RUP
Fase de Inicio: Durante esta fase de inicio las iteraciones se centran con
mayor énfasis en las actividades de modelamiento de la empresa y en
sus requerimientos.
Fase de Elaboración: Durante esta fase de elaboración, las iteraciones se
centran al desarrollo de la base de la diseño, encierran más los flujos de
trabajo de requerimientos, modelo de la organización, análisis, diseño y
una parte de implementación orientada a la base de la construcción.
Fase de Construcción: Durante esta fase de construcción, se lleva a cabo
la construcción del producto por medio de una serie de iteraciones las
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50
cuales se seleccionan algunos Casos de Uso, se redefine su análisis y
diseño y se procede a su implantación y pruebas. En esta fase se realiza
una pequeña cascada para cada ciclo, se realizan tantas iteraciones
hasta que se termine la nueva implementación del producto.
Fase de Transición: Durante esta fase de transición busca garantizar que
se tiene un producto preparado para su entrega al usuario.
3.4. Plataforma de Desarrollo
El sistema propuesto se realizará con las herramientas descritas a
continuación:
3.4.1. Componentes a utilizar
Componente Nombre
Motor de base de datos MySQL
Modelador de base de datos Power Designer
Lenguaje Java
Servidor de aplicaciones Apache Tomcat
Tabla 1. Componentes para desarrollo
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51
3.4.2. Descripción de componentes a utilizar
MySQL: Es la base de datos de código abierto más popular del mundo. Si
usted es un rápido crecimiento de propiedad web, ISV tecnología o gran
empresa, MySQL puede de forma rentable ayudarle a ofrecer un alto
rendimiento, aplicaciones de bases de datos escalables.
Principales características:
Inicialmente, MySQL carecía de elementos considerados esenciales en
las bases de datos relacionales, tales como integridad referencial y
transacciones. A pesar de ello, atrajo a los desarrolladores de páginas
web con contenido dinámico, justamente por su simplicidad.
Poco a poco los elementos de los que carecía MySQL están siendo
incorporados tanto por desarrollos internos, como por desarrolladores de
software libre. Entre las características disponibles en las últimas
versiones se puede destacar:
o Amplio subconjunto del lenguaje SQL. Algunas extensiones son
incluidas igualmente.
o Disponibilidad en gran cantidad de plataformas y sistemas.
o Posibilidad de selección de mecanismos de almacenamiento que
ofrecen diferentes velocidades de operación, soporte físico,
capacidad, distribución geográfica, transacciones...
o Transacciones y claves foráneas.
o Conectividad segura.
o Replicación.
o Búsqueda e indexación de campos de texto.
MySQL es un sistema de administración de bases de datos. Una base de
datos es una colección estructurada de tablas que contienen datos. Esta
puede ser desde una simple lista de compras a una galería de pinturas o
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52
el vasto volumen de información en una red corporativa. Para agregar,
acceder a y procesar datos guardados en un computador, usted necesita
un administrador como MySQL Server. Dado que los computadores son
muy buenos manejando grandes cantidades de información, los
administradores de bases de datos juegan un papel central en
computación, como aplicaciones independientes o como parte de otras
aplicaciones.
MySQL es un sistema de administración relacional de bases de datos.
Una base de datos relacional archiva datos en tablas separadas en vez
de colocar todos los datos en un gran archivo. Esto permite velocidad y
flexibilidad. Las tablas están conectadas por relaciones definidas que
hacen posible combinar datos de diferentes tablas sobre pedido.
MySQL es software de fuente abierta. Fuente abierta significa que es posible
para cualquier persona usarlo y modificarlo. Una persona puede bajar el
código fuente de MySQL y usarlo sin pagar, además puede estudiar el
código fuente y ajustarlo a sus necesidades. MySQL usa el GPL (GNU
General Public License) para definir qué puede hacer y qué no puede hacer
con el software en diferentes situaciones. Si usted no se ajusta al GPL o
requiere introducir código MySQL en aplicaciones comerciales, usted puede
comprar una versión comercial licenciada.
Power Designer: es una poderosa herramienta basada en una tecnología
orientada a alinear el negocio y la Tecnología de Información (IT); es una
solución de modelado y diseño empresarial que colabora en la
implementación efectiva de la arquitectura empresarial y brinda técnicas
poderosas de análisis y diseño durante todo el ciclo de vida de desarrollo del
proyecto con gestión de meta-datos, funciones de análisis de impacto y
verdadero repositorio empresarial.
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53
Principales características:
Aumentar la productividad: Alinear el negocio y el área de TI para mejorar
la productividad general.
Admitir entornos abiertos: Proporciona compatibilidad abierta para
entornos heterogéneos.
Incluir funciones de personalización: Es altamente personalizable para
ayudarlo a hacer cumplir los estándares.
Diseño para la empresa compleja: Captura intuitivamente las
intersecciones entre todas las capas y perspectivas arquitectónicas de la
empresa.
Proporciona herramientas de análisis: Aumenta la agilidad del negocio
con la tecnología de enlace y sincronización para un análisis de impacto.
Java-Eclipse Índigo: Es el paquete más actual, y en él se encontrará todas
las herramientas fundamentales para desarrollar aplicaciones web, Java EE
o incluso JPA, JSF o Mylyn.
Características:
Entorno de desarrollo integrado que permite el uso de plugins.
Interfaz gráfica JFace que facilita la elaboración de aplicaciones basadas
en SWT.
Incluye un editor de textos con opciones para el resaltado de sintaxis.
Permite la compilación de archivos en tiempo real.
Utiliza toda clase de asistentes para crear proyectos, clases, etc.
Lleva un exhaustivo control de las versiones con la herramienta CVS.
Apache Tomcat: Es un servidor web mutliplataforma que funciona como
contenedor de servlets y que se desarrolla bajo el proyecto denominado
Jackarta perteneciente a la Apache Software Foundation bajo la licencia
Apache 2.0 y que implementa las especificaciones de los servlets y de Java
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54
Server Pages o JSP de Sun Microsystem. Dicho servidor es mantenido y
desarrollado por miembros de la fundación y voluntarios independientes, los
cuales tienen libre acceso al código fuente bajo los términos establecidos por
la Apache Software Foundation.
Características:
Las principales y que soporta la última versión estable son:
Autenticación de acceso básico.
Negociación de credenciales.
HTTPS
Alojamiento compartido.
CGI o interfaz de entrada común.
Servlets de Java.
SSI
Consola de administrador.
La evolución del producto y sus principales características de cada una de
las versiones han sido:
Tomcat 3.x (distribución inicial)
Implementación a partir de Servlet 2.2 y JSP 1.1
Recarga de servlets.
Funciones básica de HTTP.
Tomcat 4.x
Implementado a partir de las especificaciones Servlet 2.3 y JSP 1.2
Contenedor de servlets rediseñado como Catalina.
Motor JSP rediseñado con Jasper.
Conector Coyote.
Java Management Extensions (JMX), JSP y administración basada en
Struts.
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55
Tomcat 5.x
Implementado a partir de las especificaciones Servlet 2.4 y JSP 2.0
Recolección de basura reducida.
Capa envolvente nativa para Windows y Unix para la integración de las
plataformas.
Análisis rápido JSP.
Tomcat 6.x
Implementado de Servlet 2.5 y JSP 2.1
Soporte para Unified Expression Language 2.1
Diseñado para funcionar en Java SE 5.0 y posteriores.
Soporte para Comet a través de la interfaz CometProcessor.
Tomcat 7.x
Implementado de Servlet 3.0 JSP 2.2 y EL 2.2
Mejoras para detectar y prevenir "fugas de memoria" en las aplicaciones
web.
Limpieza interna de código.
Soporte para la inclusión de contenidos externos directamente en una
aplicación web. [31]
3.5. Planteamiento del proceso
El proceso de digitalización de un documento dentro de las instituciones
tiene varias etapas. Se debe tener en cuenta que para la navegación dentro
del sistema y la modificación de un documento cada usuario tiene diferentes
tipos de roles, lo que brinda seguridad de conocer quién realizó cualquier
tipo de cambio. Todo esto nos servirá para tener de una forma más detallada
lo que se refiere a la forma de guardar los documentos.
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56
3.5.1. Descripción del proceso
Aquí se define la forma en cómo se va a realizar el almacenamiento de los
documentos dentro de las instituciones, con las diferentes opciones como
cargar, modificar, actualizar o eliminar cualquier tipo de archivo electrónico
cargado dentro del sistema.
En un principio se tendrá que observar cuales son los documentos que se
necesitará guardar en forma digital y que se encuentran dentro del archivo
general de las instituciones. Se debe tener en cuenta que la digitalización la
realizarán en las instalaciones de acuerdo a los equipos (escáner) con los
que cuenta cada institución. La calidad de las digitalizaciones dependerá del
equipo que posea cada institución.
Se debe tener en cuenta la forma en que los documentos van a ser
guardados y tendrán un orden específico como se lo hace de forma física,
así controlamos los documentos para tener un respaldo en igual forma de lo
que se tiene en archivos y tenerlos por si el archivo físico sufre algún tipo de
daño.
3.5.2. Requerimientos funcionales
A la explicación básica de un requerimiento funcional es cómo vamos a
explicar en palabras como funciona nuestro sistema y cada una de las
opciones que tiene nuestro sistema.
3.5.2.1. Casos de Uso
Un caso de uso es básicamente la explicación de cómo se van a realizar las
actividades en cada uno de los procesos. En conceptos dentro de los casos
de uso existen los actores que son los que participan dentro de los casos de
uso.
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57
ACTORES Y ACCIONES PRINCIPALES
ACTORES ROL ACCIONES PRINCIPALES
Administrador La persona que
tiene los
permisos para
ingresar al sistema
y dar inicio a una
sesión
Tiene varias acciones entre las
principales son las de administrar
todas las claves que se usan para
navegar en el sistema; la opción de
crear, modificar, actualizar roles de los
usuarios; registra los datos del usuario
y crea los permisos que tendrá en el
sistema; y como tal será el que
administra la documentación que es lo
que se puede hacer con cada
documento
Usuario Estos son las
personas que se
crearon
en el sistema y son
los que trabajaran
en el sistema
trabajando con los
documentos
Son los usuarios que trabajan
directamente con los documentos en
el espacio que se les dio previamente
en el sistema, son los que crearan las
diferentes versiones de los
documentos que se suben en el
sistema
Tabla 2. Actores y Acciones
El sistema brinda la capacidad de ingresar al sistema por medio de niveles
por lo que los usuarios pueden realizar diferentes actividades en el sistema
ya que cada uno tendrá perfiles cargados por el administrador del sistema
con la particularidad de que cada uno tiene un usuario y contraseña para
ingresar al sistema.
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58
Iniciar sistema: los usuarios para ingresar al sistema tendrán que iniciar una
sesión con su respectivo usuario y contraseña.
Registrar usuario: el administrador tendrá la capacidad de crear a cada
usuario que desea usar el sistema, este administrador es el único que tiene
los permisos para realizar estas actividades.
Consultar usuario: una de las características del sistema es que todos
pueden consultar los perfiles de los usuarios del sistema pero teniendo en
cuenta del tipo de nivel de permisos que tiene en el sistema ya que sólo el
administrador tiene acceso a información y cambios que pueda realizar en el
sistema pero los usuarios normales en el sistema solo podrán observar la
información básica de los usuarios dentro de información de perfiles.
Eliminar usuario: el administrador tiene la capacidad de borrar al usuario ya
que un usuario en distintas circunstancias puede dejar de pertenecer a una
institución que está dentro del sistema, pero también la opción de que si un
usuario va a salir de vacaciones o alguna actividad por la que no va a
trabajar cierto tiempo entonces el administrador puede también suspender
el usuario al sistema por un tiempo determinado.
Así en breves rasgos diremos que cada usuario con sus respectivos
permisos tendrá la capacidad de realizar actividades con documentos
cargados en el sistema y teniendo en cuenta que una persona como el
administrador dará diferentes permisos para los usuarios del sistema.
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59
INVENTARIO CASOS DE USO
El sistema tendrá diferentes accesos para los usuarios dentro del sistema
por medio de niveles y las actividades que podrá realizar así como el
administrador del sistema.
Código Casos de Uso Actores Caso de uso
relacionado
CU-01 Ingreso al Sistema Administrador,
Usuario
CU-02 Crear Usuario Administrador Consultar Usuario
CU-03 Modificar Usuario Administrador Eliminar Usuario
CU-04 Asignar Perfiles Administrador Ingreso al Sistema
CU-05 Consultar Usuario Administrador Eliminar Usuario
Modificar Usuario
Suspender Usuario
CU-06 Eliminar Usuario Administrador Consultar Usuario
CU-07 Cargar Documento Administrador,
Usuario
Consultar Usuario
CU-08 Búsqueda de
documento
Administrador,
Usuario
Consultar Usuario
CU-09 Cargar Documento Administrador,
Usuario
Consultar Usuario
CU-10 Insertar
Documentos
Administrador,
Usuario
Consultar Usuario
Tabla 3. Resumen de Casos de Uso
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60
Caso de Uso: Ingreso al Sistema
Figura 8. Caso de Uso CU-01
Información general
Actores: Usuario, Sistema
Descripción: La manera como el usuario se autentificara dentro del
sistema
Prioridad: Critica
Fuente: Entrevista
Post condiciones El usuario ya debe estar registrado en el sistema para
poder acceder a las opciones que brinda el sistema
Flujo Normal: 1.Una vez que el usuario ingresa al sistema podrá
visualizar todos los documentos que tiene la base del
sistema
2. Ahora el usuario puede modificar los documentos de
acuerdo al nivel de perfil que tenga
3. El usuario podrá crear, modificar, eliminar, actualizar
un documento
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Ingreso al Sistema
Version: 1.0
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61
Flujo Alternativo: Debe existir el usuario sino deberá pedir al
administrador del sistema que cree su usuario
Excepciones: Existen problemas cuando un usuario ingrese mal los
datos esto se informará al usuario con un mensaje de
mal ingreso indicando cual ha sido el problema
Incluye: Fecha de creación, usuario de creación
Frecuencia de
uso:
Todos los días que ingresan al sistema para poder
subir los documentos
Reglas de
negocio:
El administrador deberá dar permisos a los usuarios
que ingresan al sistema con su usuario y contraseña
además de dar un respectivo tiempo de vigencia
Breve
descripción:
Se inicia en el sistema creando su usuario llenando la
información que solicita el sistema para luego ya
ingresar
Pre-condiciones: El usuario ya debe estar registrado dentro del sistema
Post-condiciones
exitosas:
El usuario ya ingresando en el sistema puede iniciar a
trabajar en el sistema al poder observar el menú que
tiene el sistema
Post-condiciones
por falla
El usuario no puede ingresar porque no tiene usuario y
contraseña así que el sistema debe presentar un
mensaje para indicar al usuario que debe registrarse
Actores: Actor principal: usuario
Súper Caso de
Uso:
Ninguno
Caso de Uso
subordinados:
Creación de usuarios internos del sistema
Tabla 4. CU-01 Ingreso al Sistema
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62
Caso de Uso: Creación de Usuarios
Figura 9. Caso de Uso CU-02
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Crear Usuarios
Version: 1.0
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63
Información general
Actor: Administrador, Sistema
Descripción: Aquí se podrá dar la creación del usuario registrando la
información de cada uno de los usuarios para poder
acceder al sistema
Prioridad: Alta
Fuente: Entrevista
Post-
condiciones
El usuario ingresará al sistema y ya podrá ver las
opciones que despliega el sistema para poder trabajar
Flujo Normal: Para poder iniciar
1. El usuario que va a ingresar al sistema se observará la
opción para poder registrarlo en el sistema
2. El administrador debe llenar la información del usuario
que va a ser ingresado en el sistema
3. El sistema tendrá la capacidad de verificar la
información para poder validarla
4. Para finalizar se entrega usuario y contraseña
Flujo
Alternativo:
Si el usuario ya existe se podrá verificar y actualizar la
información del usuario
Excepciones: Si se ingresa mal los datos se enviara automáticamente
un mensaje de error, indicando cual es el problema
Incluye: Una fecha de creación, usuario de creación
Frecuencia de
Uso:
Cada vez que necesite ingresar un nuevo usuario
Regla de
Negocio:
Ingresar los datos en el sistema y así dar un usuario y
contraseña para que ingrese en el sistema
Tabla 5. CU-02 Creación de Usuarios
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64
Caso de Uso: Modificación Datos Usuario
Figura 10. Caso de Uso CU-03
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Modificar Usuarios
Version: 1.0
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65
Información general
Actores: Administrador del Sistema, Sistema
Descripción: Se tiene el cambio de información de un usuario para
poder ingresar al sistema
Prioridad: Crítica
Fuente: Entrevista
Post-condiciones: Los datos que se ingresa en el sistema en algunos
casos solo puedan ingresarlos los administradores
del sistema
Flujo Normal: 1. El usuario ingresara al sistema para poder realizar
un cambio de sus datos
2. Para poder hacerlo el sistema verificará al usuario
mediante su nombre y contraseña
3. El usuario solo podrá cambiar algunos datos
principalmente los que son de información personal
4. Se obtiene la información y se la puede cambiar
5. Serán verificados los datos se cambian y se
guardan
Flujo Alternativo: Existen niveles para poder acceder a diferentes
datos dentro del sistema
Excepciones: Si ingresa mal los datos, se muestra un mensaje de
error informando cual es el problema
Incluye: Información de cambios de información y quien las
realizó
Frecuencia de Uso:
Reglas de Negocio: No existen el usuario puede modificar sus datos
teniendo en cuenta que debe ser verdaderos ya que
el sistema los valida
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 6. CU-03 Modificación Datos de Usuario
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66
Casos de Uso: Asignación de Perfiles
Figura 11. Caso de Uso CU-04
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Asignación de Perfiles
Version: 1.0
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67
Información general
Breve
Descripción:
Se deberá tener en cuenta que el administrador da
perfiles a los usuarios y con estos los usuarios podrán
realizar actividades específicas dentro del sistema
Pre-condiciones: Ya el usuario debe estar registrado en el sistema
Debe existir el espacio y las carpetas a las cuales
tendrá acceso cualquier usuario dentro del sistema
Post-condiciones
exitosas:
Administrador da accesos a los usuarios a carpetas de
los espacios que están en el sistema
El usuario podrá realizar diferentes actividades de
acuerdo a los permisos que dé el administrador
Post-condiciones
por falla:
Sí un usuario no está en el sistema no podrá ingresar
y por lo tanto no puede realizar ninguna actividad
Actores: Actor principal: Administrador
Súper Caso de
Uso:
Ninguno
Casos de Uso
Subordinados:
Ingreso al Sistema
Tabla 7. CU-04 Asignación de Perfiles
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68
Caso de Uso: Consulta de Usuarios
Figura 12. Caso de Uso CU-05
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Consulta de Usuarios
Version: 1.0
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69
Información general
Actores: Administrador del Sistema, Sistema
Descripción: El administrador puede tener un informe en
cualquier momento de los usuarios que ingresan al
sistema
Prioridad: Critica
Fuente: Entrevista
Post-condiciones: Los campos no pueden ser cambiados por los
usuarios ya que es característica del administrador
Flujo Normal: El usuario deberá ingresar al sistema para poder
realizar cualquier modificación
Sistema autentifica al usuario con su nombre y
contraseña
Usuario podrá cambiar su información de
preferencia los datos personales
Ahora se tiene los datos que pueden ser cambiados
en cualquier momento
Se verifican los datos y se guardan
Flujo Alternativo: Un usuario puede ingresar y cambiar su información
personal
Excepciones: Si se ingresa mal los datos envía un mensaje
indicando el error que se está cometiendo
Incluye: Fecha de modificación, usuario que hizo la
modificación
Frecuencia de Uso:
Reglas de Negocio: El usuario puede cambiar sus datos no hay
restricción
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 8. CU-05 Consulta de Usuarios
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70
Caso de Uso: Eliminación de Usuarios
Figura 13. Caso de Uso CU-06
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Eliminación de Usuarios
Version: 1.0
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71
Información general
Actores: Administración del Sistema, Sistema
Descripción: El administrador del sistema es el único que tiene la
capacidad de eliminar usuarios
Prioridad: Critica
Fuente: Entrevista
Post-condiciones Algunos campos no van a poder ser cambiados por
los usuarios
Flujo Normal: 1. El administrador ingresa al sistema e ingresa los
datos
2. El sistema valida la información del usuario
3. El administrador busca al usuario
4. Se obtiene la información del usuario
5. Se elimina al usuario
Flujo Alternativo: Ya negados los permisos el usuario no puede
ingresar al sistema
Excepciones: Si se ingresa mal los datos el sistema presenta un
mensaje con el error que se está cometiendo
Incluye: La fecha de modificación y quien hizo la
modificación
Frecuencia de Uso:
Regla de Negocio:
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 9. CU-06 Eliminación de Usuarios
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72
Caso de Uso: Búsqueda de un Documento
Figura 14. Caso de Uso CU-07
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Búsqueda de Archivos
Version: 1.0
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73
Información general
Actores: Administrador, Sistema
Descripción: El sistema le va a permitir un documento especifico de
acuerdo a la información que se guardó al momento
de cargarlo en el sistema
Prioridad: Alta
Fuente: Entrevista
Post-condiciones: Algunos campos no podrán ser modificados por el
usuario
Flujo Normal: 1. El administrador ingresa al sistema con sus datos
2. El sistema verifica al usuario
3. Se ingresa el documento a buscar
4. El sistema devuelve el documento solicitado
5.A continuación el usuario puede realizar la actividad
a la que tiene permisos en el sistema sobre el
documento
Flujo Alternativo: Si no se encuentra el documento existe la opción de
realizar la búsqueda de acuerdo a más parámetros
para encontrar el documento que desea el usuario
Excepciones: Si se ingresa mal los datos el sistema presenta un
mensaje con el error que se está cometiendo
Incluye: La fecha de modificación y quien hizo la modificación
Frecuencia de
Uso:
Regla de Negocio:
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 10. CU-07 Búsqueda de Documentos
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74
Caso De Uso: Cargar Documentos
Figura 15. Caso de Uso CU-08
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Carga de Documentos
Version: 1.0
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75
Información general
Actores: Administrador, Sistema
Descripción: Se elige por inicio el tipo de documento y el sistema
creara uno o más documentos a partir de la plantilla y
una breve descripción del documento
Prioridad: Alta
Fuente: Entrevista
Post-condiciones: Algunos campos no podrán ser cambiados por los
usuarios
Flujo Normal: 1. El administrador ingresa al sistema con sus datos
2. El sistema valida los datos del usuario
3. Selecciona e ingresa el tipo de documento a buscar
4. Se obtiene la información de búsqueda del
documento
5. El usuario puede visualizar el documento teniendo
la capacidad de poder modificarlo
Flujo Alternativo: Sí no encuentra el documento que se desea el sistema
puede realizar una búsqueda más precisa de acuerdo
a nuevos campos que tenga el documento para poder
encontrarlo
Excepciones: Si se ingresa mal los datos el sistema presenta un
mensaje con el error que se está cometiendo
Incluye: La fecha de modificación y quien hizo la modificación
Requerimientos
especiales:
Observaciones:
Tabla 11. CU-08 Carga de Documentos
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76
Caso de Uso: Inserción de un Documento Existente
[mxd]
Figura 16. Caso de Uso CU-09
Object-Oriented Model
Model: Gestión Documental
Package
Diagram: Carga de Documentos
Version: 1.0
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77
Información general
Actores: Administrador, Sistema
Descripción: Al insertar el documento se crea ya un registro y se
llena una información sobre el documento
Prioridad: Alta
Fuente: Entrevista
Post-condiciones: Algunos campos no podrán ser cambiados por los
usuarios
Flujo Normal: 1. El administrador ingresa al sistema con sus datos
2. El sistema valida los datos del usuario
3. Selecciona e ingresa el tipo de documento a buscar
4. Se obtiene la información de búsqueda del
documento
5. si se realiza un cambio en el documento se crea una
nueva versión con un nuevo nombre y se tiene un
historial de los cambios y la última modificación queda
como la versión actual
6. Se graba los cambios
Flujo Alternativo: Sí no encuentra el documento que se desea el sistema
puede realizar una búsqueda más precisa de acuerdo
a nuevos campos que tenga el documento para poder
encontrarlo
Excepciones: Si se ingresa mal los datos el sistema presenta un
mensaje con el error que se está cometiendo
Incluye: La fecha de modificación y quien hizo la modificación
además de un historial de los cambios que se hicieron
en un documento determinado
Frecuencia de
Uso:
Reglas de
Negocio:
Requerimientos
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78
especiales:
Observaciones:
Tabla 12. CU-09 Inserción de Documento Existente
3.5.3. Requerimientos no funcionales
Dentro de las explicaciones de un sistema también toca referirse a los
requerimientos no funcionales.
La explicación de cómo funciona el sistema de gestión documental está
realizado ahora debemos explicar los conceptos de lo que se necesita para
que funcione de una manera óptima el sistema en lo que se refiere a la
seguridad, confiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y portabilidad, ya
que esto es lo que debe comprender cualquier tipo de software en el que
están expuesto documentos de los que no todos deben conocer que
información contienen.
Así vamos a explicar que significa cada una de estas opciones en un
sistema de software:
Rendimiento.- Los requisitos clasificados en esta categoría están
relacionados con tiempos de respuesta estimados, requeridos y esperados
para la ejecución en línea de procesos del sistema, teniendo como base la
plataforma tecnológica y escenarios específicos a los que en teoría el
sistema estará expuesto y frente a los que deberá responder.
En este aspecto el sistema a través del internet deberá ofrecer a los usuarios
tiempos de respuesta aceptables principalmente en la presentación de los
datos de consulta que serán no mayor a veinte segundos.
Fiabilidad.- Estos requerimientos están relacionados con la capacidad del
usuario para confiar en las respuestas del sistema, en un sentido técnico, es
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79
decir, que la funcionalidad del sistema no se vea afectada por factores
ajenos al sistema como los son los factores técnicos.
Los Ítems de calidad que el ERP SOCIAL debe consideran para esta
categoría son los siguientes:
Capacidad de guiar a los usuarios los errores que está cometiendo el
momento de registrar datos.
Capacidad para tolerar errores, en el caso por ejemplo de caídas del
sistema.
En este sentido el sistema en sus distintos módulos debe presentar datos
correctos e idóneos pese a que existan errores.
Disponibilidad.- Son requerimientos que se relacionan con la capacidad del
sistema para estar disponible para los usuarios, esto se refleja en el tiempo
estimado, esperado y requerido por el usuario para que el sistema esté
disponible.
El sistema para cumplir con este requerimiento es importante que considere
los siguientes aspectos:
Alta proporción de tiempo del sistema en estado disponible para
proporcionar el servicio a usuarios, dependerá en gran medida de la
plataforma tecnológica utilizada
Tiempos aceptables máximos del sistema fuera de línea, relacionado con la
plataforma tecnológica y administración.
Seguridad.-Requerimientos relacionados con la confidencialidad de los datos
en la transmisión y en el almacenamiento, junto con las necesidades del
sistema para evitar intrusiones no autorizadas al mismo y la capacidad para
seguir eventos que comprometan esta seguridad a través del tiempo.
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80
Los ítems que se consideran para esta categoría son los siguientes:
Presentar procesos de autenticación al sistema, principalmente en el registro
y carga de datos puesto que para la consulta de datos la información deberá
estar disponible y de forma abierta a todos los usuarios.
Empleo de canales seguros, depende más de la plataforma tecnológica de
comunicación utilizada.
Portabilidad.- Estos requerimientos describen la capacidad del sistema para
migrar de una plataforma de hardware a otra sin que esto represente
mayores inconvenientes, teniendo en cuenta los requisitos técnicos
presentados y las generalidades naturales de configuración del sistema. En
este aspecto el sistema ERP SOCIAL debe ser un sistema multiplataforma
que por lo menos funcione sobre sistemas operativos Windows X y Linux X
sin que se requiera mayores esfuerzos en la instalación sino únicamente la
instalación del software base dentro de los sistemas operativos.
Mantenibilidad.- Requisitos relacionados con la capacidad para realizar
revisiones y cambios sobre la funcionalidad del sistema de manera que no
represente una exagerada inversión en recursos el desarrollo del cambio
mencionado, en este sentido estos requerimientos están orientados a
consideraciones arquitecturales, de diseño, de codificación, al uso de
modelos de desarrollo, para lograr que el mantenimiento de sistema sea lo
más natural posible.
El ERP SOCIAL debe estar diseñado de forma paramétrica de tal manera
que no requiera esfuerzos de codificación el momento de brindar nuevas
facilidades relacionadas con nuevos trámites, sin embargo en el caso
necesario de nuevas facilidades específicas, la arquitectura del sistema debe
permitir diseñar e implementar de forma estandarizada, eficiente y con
capacidad de crecimiento.
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81
3.6. Diseño Físico
3.6.1. Arquitectura
Figura 17. Arquitectura Alfresco [24]
Todos los documentos subidos al repositorio de Alfresco con toda su
información adicional conocidos como metadatos se persisten en la capa de
almacenamiento según su naturaleza de la siguiente manera:
Contenido en el Sistema de Ficheros
Metadatos dentro de la Base de datos
Tal como muestra el diagrama vemos que Alfresco separa a nivel lógico el
repositorio que es el lugar donde se almacenan nuestros documentos de las
aplicaciones que acceden a él.
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82
A nivel físico tenemos únicamente 2 ficheros war:
Alfresco.war (DM + Repositorio)
Share.war (SHARE)
A nivel lógico sería posible deshacernos de la interfaz de Alfresco y
programar nuestra propia interfaz o acceder al repositorio a través de una
tercera aplicación
Esto es posible gracias a los Foundation Services de Alfresco, los cuales nos
permiten acceder al contenido del repositorio y realizar acciones sobre él. Se
dispone entre otros de servicios de autenticación, búsquedas, permisos,
contenido. El listado completo de los servicios lo podemos obtener dentro del
fichero public-services-context.xml
Figura 18. Repositorio Alfresco [25]
Estos servicios son la capa pública más baja de la API de Alfresco son
publicados a través de una interfaz Java. Cada uno de ellos está mapeado a
un componente que a modo de caja negra es capaz de ejecutar el código
necesario para obtener los resultados de los servicios solicitados. Además
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83
disponemos de un registro de servicios que, a modo de listín, nos permite
obtener los diferentes servicios disponibles.
Dado que Alfresco usa el framework de Spring, cada uno de estos servicios
y componentes está configurado mediante ficheros XML.
Las 3 acciones más típicas que realizaremos con Alfresco serán las de subir,
bajar y buscar documentos. Estas acciones se realizan mediante 3 de estos
servicios apoyándose también en otros elementos ya existentes y probados
dentro del código abierto:
Figura 19. Servicios Alfresco [26]
Nodo Service: En el sistema Alfresco todos los elementos son tratados como
nodos pero con diferentes propiedades. Por ejemplo, un fichero es un nodo
con ciertas propiedades o metadatos como son el título, autor, fecha de
creación e incluso el propio contenido no es más que un metadato.
El servicio encargado de trabajar con los nodos será el Node Service y toda
la información sobre los nodos, se almacenará en base de datos.
Content Service: El contenido suele estar referido a los ficheros binarios que
subimos o creamos dentro de Alfresco, es decir nuestro fichero Power Point,
Word o PDF. Estos ficheros binarios se almacenarán en el sistema de
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84
ficheros del servidor siguiendo una estructura de directorios ordenada por
fecha. Este servicio se encargará de la leer o escribir el contenido en el
repositorio.
Search Service: Cada vez que se sube contenido a Alfresco este es
indexado de forma automática, tanto sus metadatos como el contenido de
forma que no solo podemos buscar mediante el nombre del fichero o su
autor sino también por el contenido.
Alfresco es una aplicación que su principal característica es que se basa en
una arquitectura Web, donde tiene un servidor de la aplicación donde se
guarda la lógica de lo que será la interfaz de usuario y el modelo de dominio.
El almacenamiento de los datos o sea base de datos y archivos es
proporcionado básicamente por persistence back-ends. La principal ventaja
podría ser que para poder ingresar al sistema se podrá hacerlo por una
dirección IP sin necesidad de instalar algún tipo de software en el cliente.
Tenemos que el servidor de aplicaciones de Alfresco trabaja tanto para la
aplicación como para el repositorio. En Alfresco se ofrece soluciones para
administrar de una mejor manera los contenidos siendo estos la el manejo
de documentos (DM), el Web Content Management (WCM) y el Record
Management (RM).
De acuerdo a la lo expuesto en el sistema RUP se tiene una arquitectura que
servirá siempre de acuerdo a un modelo evolutivo, de acuerdo a modificar y
mejorar las funciones que tiene el sistema.
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85
CAPITULO 4
4. MARCO ADMINISTRATIVO
4.1 Recursos
La persona encargada de ejecutar este proyecto será la estudiante egresado
Mónica Rocío Paucar Toapanta de la Facultad de Ingeniería Ciencias
Físicas y Matemática de la Escuela de Ciencias especialidad Informática de
la Universidad Central del Ecuador.
Este proyecto se va ejecutar en las escuelas Cristóbal Colón y Gabriel
Noroña de la parroquia de Pintag del Distrito Metropolitano de Quito, se
tienen las respectivas aprobaciones de los directores de las escuelas y el
personal administrativo.
El equipo de personas que conformarán el proyecto estará constituido de la
siguiente manera:
RECURSO
HUMANO
COMPETENCIAS N° OBSERVACIÓN
Solicitante Directores de las
escuelas “Cristóbal
Colón” y “Gabriel
Noroña”
2 Debe estar en
capacidad de tomar
decisiones para la
institución a cargo.
Dueño del producto
final.
Ingeniero
Informático, (Tutor).
Conocimientos
relacionados con el
proyecto.
1 Debe pertenecer a la
institución y será el
responsable de guiar
al estudiante en la
gestión del proyecto y
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86
4.2 Recursos Institucionales
Las escuelas “Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña”, se comprometen a dar las
facilidades necesarias para la vialidad de este proyecto y el personal de la
institución que serán los encargados del uso del mismo.
En reuniones previas con las autoridades principales de cada institución se
les dio a conocer los requerimientos para que el sistema supla las
necesidades de las instituciones. En cada una de las instituciones se tuvo
reuniones con los directores en el caso de la Escuela Cristóbal Colón con el
licenciado José Heredia y en la Unidad Educativa Gabriel Noroña con el
doctor José Arellano a los cuales se informa que es lo que se necesitará
para que funcione de una manera óptima el sistema.
desarrollo de la
aplicación.
Ingeniero Informático
o relacionado,
(Revisores).
Conocimientos
relacionados con el
proyecto.
2 Debe pertenecer a la
institución y se
encargará de la
revisión del documento
y cumplimiento del
plan de tesis.
Tesista
(Desarrollador)
Análisis, diseño y
desarrollo de
aplicaciones web.
1 Estudiante de
Ingeniería Informática
de la Universidad
Central del Ecuador
que será el gerente del
proyecto y
responsable del
desarrollo de la
aplicación.
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87
4.3 Recursos del autor
La persona desarrolladora de éste proyecto cubrirá los gastos del proyecto
durante todas las fases que implica el desarrollo de un proyecto:
Fase de análisis
Fase de diseño
Desarrollo
Pruebas
Capacitación
Implementación del Sistema.
4.4 Costos
El autor del trabajo de grado correrá con los costos directos e indirectos que
deriven por el desarrollo del sistema, para el desarrollo de este proyecto se
realizó un análisis de costos de lo cual se derivó la siguiente tabla:
RECURSO CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
Papel 11 resmas 5 55
Tinta 6 cargas 11 66
Derecho universitario 4 5.00 20.00
Hoja universitaria 30 1.00 30.00
Talento Humano 365 horas 16/hora 5840.00
Borrador trabajo de
grado
1 50.00 50.00
Empastado 6 50.00 300.00
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Impresión de hojas 650 0.05 32.5
Servicios varios (agua,
luz, Internet,
alimentación, transporte,
implementos de oficina)
7 meses 80.00 560.00
Imprevistos 1 110.00 110.00
Total 7063.50
Tabla 13. Costos del proyecto
4.5 Cronograma
Tabla 14. Cronograma de actividades
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89
4.6 Proceso de Implementación
Después de explicar en teoría lo que se refiere al funcionamiento del
Sistema Alfresco ahora se dará a conocer como se implementó dentro de la
Unidad Educativa “Gabriel Noroña” y en la Escuela “Cristóbal Colón”.
Se llegó a un acuerdo con los directores de cada una de las instituciones de
lo que se realizará, por lo que ellos saben cuál es el alcance del proyecto de
la implementación de Sistema de Gestión Documental.
Se les indicó que para que el sistema funcione de una forma óptima deben
tener equipos con ciertas características tanto en hardware como en
software y debe existir una persona a la que se tendrá que capacitar y que
va a ser la encargada de administrar el sistema dentro de cada institución.
Luego del desarrollo y haber realizado pruebas de funcionamiento del
sistema el siguiente paso es ir a indicar a los usuarios finales del sistema
teniendo en cuenta que la gestión documental está funcionando dentro de
otro servidor y para que se realice la navegación dentro de la página del
ERP Social se creará un vínculo para indicar que estamos dentro del
sistema del ERP Social.
Las instituciones que gozaran con la implementación del sistema de Gestión
Documental van a poseer un producto con una buena calidad y como
representantes de cada una de ellas para aprobarla fueron los directores de
cada una de ellas, el licenciado José Heredia en la Escuela “Cristóbal Colón”
y el doctor Carlos Arellano de la Unidad Educativa “Gabriel Noroña” y luego
de verificar que el sistema logró satisfacer todas las necesidades que ellos
tenían con respecto a la gestión documental se procedería a dar una
capacitación a las personas que van a ocupar el sistema de gestión
documental.
Se logra una capacitación de los usuarios que navegarán dentro del sistema,
esta se la realizó en el aula de Informática de la Escuela “Cristóbal Colón”, a
esta capacitación acudieron todos los representantes de las instituciones.
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90
Se indicó un breve resumen de lo que es el sistema de gestión documental
Alfresco desde la parte de los objetivos del sistema, sus características y
cómo sacar el mejor provecho del sistema para que pueda ser aprovechado
en plenitud.
En todas las instituciones que fueron incluidas dentro de esta vinculación
con la sociedad se observó al llegar en nuestra primera visita que los
documentos tanto físicos como electrónicos no tenían una metodología para
ser almacenados, es por esto que el Sistema de Gestión Documental
Alfresco tiene un buen porvenir porque ofrece a los usuarios la capacidad de
controlar los archivos y tenerlos el momento que se desea buscar
documentos específicos y tener el historial de lo que ha sucedido, el futuro
de todas las instituciones es dejar de crear documentos físicos y realizar la
mayoría en forma electrónica.
A continuación se adjunta las actas tanto de la de presentación como
aceptación del sistema y la capacitación del personal como la puesta en
producción del Sistema de Gestión Documental.
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4.6.1. ACTAS PRESENTACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL SISTEMA
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4.6.2. CAPACITACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA
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95
CAPITULO 5
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al terminar el trabajo de graduación, en el que se ha cumplido con todos los
objetivos planteados para el desarrollo e implementación del Sistema ERP-
Social del módulo de sistema de gestión documental, se han generado las
siguientes conclusiones y recomendaciones.
5.1 Conclusiones
Una vez culminado el trabajo, en el que se ha cumplido con todas las fases
de desarrollo para la automatización de los procesos que se generan en la
parroquia de Pintag del Distrito Metropolitano de Quito, se ha logrado
establecer las siguientes conclusiones:
El empleo del Lenguaje de Modelamiento Unificado UML, para el análisis
de los requerimientos planteados por cada institución, facilitaron la
comprensión y entendimiento por parte del desarrollador de la lógica del
negocio de cada institución, proporcionando una mejor perspectiva de las
funciones que el sistema debería realizar.
El punto de partida para el desarrollo de un ERP es el modelamiento de
la base de datos, ya que de esto dependerá la eficiencia del acceso a los
datos almacenados y los tiempos de espera que el sistema tendrá al
ejecutar un proceso.
Una solución ERP tiene un grado de complejidad elevado al momento de
su implementación, debido a que debe ser parametrizable para que se
pueda ajustar a las configuraciones que necesite cada institución. Al ser
un software personalizable, además se incrementan los costos, tiempo y
esfuerzo en el óptimo desarrollo de la aplicación.
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96
Disponer de un sistema orientado a la Web mejora la calidad de los
servicios que ofrece cada institución, permitiéndoles alcanzar puntos más
altos de productividad y eficiencia.
Tener de una forma óptima la organización de todos los archivos dentro
de una institución y acelerar los procesos de actualizar cualquier
documento en lo que se refiere a su estado
5.2 Recomendaciones
Las recomendaciones obtenidas al finalizar este trabajo de graduación son
las siguientes:
Orientar al cliente en las necesidades y requerimientos que tiene acerca
del funcionamiento del sistema y llegar a un acuerdo entre ambas partes.
De esta manera se puede identificar y solucionar problemas que podrían
incrementarse conforme avanza el proyecto.
Tomar en cuenta todas las observaciones que haga el cliente a cada
avance presentado y encontrar verdaderas soluciones para garantizar
una total satisfacción del cliente con el producto final entregado.
Las personas que van a utilizar el sistema deben tener conocimientos
básicos de ofimática, además de una capacitación previa sobre el
funcionamiento del sistema para aprovechar todas las bondades que
ofrece el software.
El dispositivo que se va a utilizar para acceder al sistema debe cumplir
con las especificaciones técnicas descritas en los manuales para su
correcto funcionamiento.
Para que pueda usar el sistema con todas sus características puede
aconsejar a las instituciones de proveerse de mejores equipo de
hardware para tener el mayor provecho y en el caso mejorar el escanear
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97
documentos con calidad OCR que provee una mejor calidad de los
documentos escaneados.
Así mismo como un punto extra dentro del sistema Alfresco para futuras
mejoras se puede incluir las estadísticas dentro del sistema, se refiere a
reportes de los archivos más modificados, los usuarios que lo realizan,
los usuarios que más usan el sistema; todo esto para poder realizar un
estudio de cuánto el sistema está ayudando a las instituciones.
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98
Bibliografía
1. BENÍTEZ HERNANDEZ, Isabel (s.f.). Problemas éticos y de la seguridad informática
asociados al uso de esta tecnología. Extraído el 15 de junio de 2013 desde
http://bvs.sld.cu/revistas/infd/n809/infd1909.htm
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ANEXOS