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ALEJANDRO CALIXTO RODRÍGUEZ

Entidad Latinoamericana de Consultoría Educativa, SCLead Auditor IRCA - United Kingdom LAC/550121/p/2670

Formación y Desarrollo de Auditores

Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015

Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015

Igualdad Laboral y No Discriminación NMX-R-025-SCFI-2015

Directrices para auditar sistemas de gestión ISO 19011:2011

Universidad Autónoma de Chiapas

Enlace SC 27, 28 y 29 de abril 2 y 23 de 2016

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OBJETIVO DEL CURSO

Los participantes aplicarán los elementos que conforman el protocolo

internacional para las auditorías internas, de manera que puedan

evaluar el Sistema de gestión (calidad, ambiental y género) de la

Universidad Autónoma de Chiapas bajo un enfoque preventivo y de

mejora continua, para:

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Para:

• Coordinar una auditoría eficaz basada en las normas ISO 19011.

• Evaluar los hallazgos registrados por el equipo de auditores.

• Mantener una comunicación efectiva con el personal involucrado en la auditoría.

• Reportar los resultados a la Rectoría y autoridades de la institución.

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Contenido

3 Términos y definiciones

4 Principios de la auditoría

5 Gestión de un programa de auditoría • Aplicación del ciclo P-H-V-A a la gestión de un programa de auditoría

6 Actividades de auditoría • Visión general de las actividades de auditoría

• La lista de comprobación

• Realización de actividades de auditoría

• Realización de la reunión inicial

• Comunicación durante la auditoría

• Funciones y responsabilidades de los guías y de los observadores

• Recopilación y verificación de la información

• Visión general de los procesos de recopilación de información

• Estrategias para obtener información

• Declaración de no conformidades y su clasificación

• Aprobación y distribución del informe de la auditoría

7 Competencia de los auditores• Conocimientos y habilidades

• Cualidades del auditor

Organismos de acreditación

Organismos de certificación

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TALLERES

Casos de identificación de No conformidades

EVALUACIÓN

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Presentación

de la norma

ISO

19011:2011

Directrices para la Auditoría de los Sistemas de

Gestión de la Calidad y Ambiental

Prólogo

Introducción

Objeto y campo de aplicación

Referencias normativas

Términos y definiciones

Principios de la Auditoría

Gestión de un programa de auditoría

Actividades de auditoríaCompetencia de los auditores

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Términos y definiciones

www.iso.ch

Capítulo 3

ISO 19011

Auditoría

Evidencias de la auditoría

Criterios de auditoría

Auditor (auditor líder = auditor jefe)

Equipo auditor

Experto técnico

Programa de auditoría

Plan de auditoría

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Capítulo 4 ISO 19011

Principios de

la auditoría

Conducta íntegra - el fundamento de la profesionalidad

La confianza, la integridad, la confidencialidad y la

discreción son esenciales en la auditoría

Presentación imparcial - la obligación de informar con

sinceridad y exactitud

Cuidado profesional debido - la aplicación de diligencia y

criterio en la auditoría

Independencia - la base para la imparcialidad y la

objetividad de las conclusiones de la auditoría

Evidencia - la base racional para alcanzar conclusiones

de la auditoría fidedignas y reproducibles en un

proceso de auditoría sistemáticoSolo pa

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Capítulo 5 ISO 19011

Gestión de

un programa

de auditoría

Los responsables de la gestión del programa de

auditoría deben:

establecer los objetivos y el alcance del programa de

auditoría;

establecer las responsabilidades, los recursos y los

procedimientos;

asegurarse de la implementación del programa de

auditoría;

controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría; y

asegurarse de que los registros del programa de

auditoría se mantienen.

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Aplicación del ciclo P-H-V-A a la

gestión de un programa de auditoría

Planear

Hacer

Autoridad para el programa de auditoría

Definición del programa de auditoría- Objetivos / alcance- Responsabilidades- Recursos- Procedimientos

Implementación del programa de auditoría- Evaluación de auditores- Asignación de los equipos auditoress- Dirección de actividades de auditoría- Registro

Competencia de los auditores

Actividades de auditoría

Seguimiento y revisión del programa de auditoría

- Identificación de oportunidades de mejora

Hcer

Mejora del programa

de auditoría

Ajustar /

actuar Hacer

Planear

Verificar

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Capítulo 6 ISO 19011

Actividades de auditoría

Visión general de las actividades de auditoría

Inicio de la auditoría (6.2)

6.2.1 Designación de auditor líder

6.2.2 Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoría

6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoría

6.2.4 Establecimiento del equipo auditor

6.2.5 Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado

Realización de la revisión de la documentación (6.3)

Revisión de los documentos pertinentes del sistema de gestión incluyendo los registros, y determinación de su adecuación

Preparación de las actividades de auditoría In situ

(6.4) 6.4.1 Preparación del plan de auditoría

6.4.2 Asignación de trabajo al equipo auditor Solo pa

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Capítulo 6 ISO 19011

Actividades de auditoría

Visión general de las actividades de auditoría

Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría (6.6)

6.6.1 Preparación del informe de auditoría

6.6.2 Aprobación y distribución del informe de auditoría

Terminación de la auditoría (6.7)

6.7.1 Conservación de los documentos

6.7.2 Finalización de la auditoría

Realización del seguimiento de la auditoría (6.8)

Realización de las actividades de auditoría in situ (6.5)

6.5.1 Realización de la reunión inicial

6.5.2 Comunicación durante la auditoría

6.5.3 Funciones y responsabilidades de guías y observadores

6.5.4 Recopilación y verificación de la información

6.5.5 Generación de hallazgos de auditoría

6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditoría

6.5.7 Realización de la reunión final

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REALIZACIÓN DE LAS

ACTIVIDADES DE

AUDITORÍA IN SITU

Ejecute la auditoría

tratando de respetar el

horario programado

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Asignación de los trabajos al equipo auditor

Preparación de los documentos de trabajo

Listas de comprobación.

Formularios para recoger la información.

El uso de listas de comprobación y formularios

no debe restringir el alcance de las

actividades de auditoría que pueden

cambiarse como resultado de la información

recopilada durante la auditoría

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6.5 Realización de actividades de

auditoría en el emplazamiento

Realización de la reunión inicial

Comunicación durante la auditoría

Funciones y responsabilidades de guías y observadores

Recopilación y verificación de la información

Generación de hallazgos de auditoría

Preparación de las conclusiones de la auditoría

Realización de la reunión final

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Método para

recopilar información

a) Entrevistas

b) Observación de actividades

c) Revisión de documentos

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ELEGIR LA MUESTRA REPRESENTATIVA DE LA

AUDITORÍA

Ejemplo:

Auditoría para CFE:Generación Termoeléctrica Peninsular

- Cancún

- Cozumel

- Fiat (Mérida)

- Isla Mujeres

- Mérida II

- Playa del Carmen

- Valladolid

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ELEGIR LA MUESTRA

REPRESENTATIVA DE LA

AUDITORÍA

Debe contemplar todas las áreas y actividades

relacionadas con los objetivos y alcance de la

auditoría

Debe ser representativa para tener un panorama

lo más real del Sistema de Gestión de la

Calidad, Ambiental y Seguridad

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¿Cuáles son las

posibles actitudes

de los auditados? • Autoritarismo

• Antagonismo

• Hostilidad (agresividad)

• Tácticas dilatorias

• Tácticas de manipulación

• Tácticas distraccionistas

• Información copiosa

• Conflictos internos

• Decepción

• Stress

• Mutismo

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Estrategias para obtener información

necesaria durante la auditoría

a) Haga preguntas abiertas

utilizando el: 5w + 2 h

• Qué

• Porqué

• Cuándo

• Dónde

• Cómo

• Quién

b) Evite preguntas que sean:

• Cerradas

• Repetitivas

• Hipotéticas

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DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU

CLASIFICACIÓN

DEBILIDAD: Es el incumplimiento de forma aislada de

alguna parte de un criterio de la norma

RIESGO: Es la ausencia o la no aplicación parcial de un

criterio de la norma en una o dos áreas de la institución

NO CONFORMIDAD: Es la ausencia o la no aplicación de

un criterio de la norma en toda la UNACH

Ver página 15

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DEBILIDAD:

Ejemplos debilidades

• Retraso en actas de calificaciones

• Listas de proveedores no actualizadas

• Algunos documentos sin fechas

• Falta de programación de algunas actividades

• Falta de nombre y firma del ejecutor, de una actividad

en registros

• Registros incompletos

• Programas de auditorías parcialmente cumplidos

DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU

CLASIFICACIÓN

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RIESGO:

Ejemplos de Riesgos

• Procedimientos incompletos

• Documentación incompleta de capacitación de personal

• Almacenamiento (respaldo) inadecuado de documentos

y registros

• Falta de registros correspondientes a los cambios a los

documentos

• Falta de seguimiento a las no conformidades detectadas

• Escasa identificación de productos no conformes.

DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU

CLASIFICACIÓN

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NO CONFORMIDAD:

Ejemplos de no conformidades

DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU

CLASIFICACIÓN

• Nula calidad del servicio

• La pérdida de estudiantes y/o usuarios

• La falta de compromiso y liderazgo de alguna autoridad de la institución

• El incumplimiento y documentación de algún procedimiento mandatario

• La falta de seguimiento y medición de los procesos

• Ausencia total de auditorías internas

• Ausencia total de revisiones al sistema de gestión por parte de la Rectoría

de la UNACH o autoridades

• Equipo de inspección y prueba sin control y sin calibrar

• No capacitar al personal

• No evaluar a los proveedores

• Documentos sin controlSolo

para

fines

de ca

pacit

ación

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Generación de hallazgos de auditoría

Evidencia de la

auditoríaCriterios de

auditoría

Hallazgos

de

auditoría

Conformidad

No conformidad

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Adecuada redacción

Si el hombre supiera el valor que

tiene la mujer, andaría a rastras en

su búsqueda

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Adecuada redacción

Si el hombre supiera el valor que

tiene, la mujer andaría a rastras en

su búsqueda

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6.7 Terminación de la auditoría

Conservación de los documentos

Los documentos que pertenecen a la auditoría deben

conservarse o destruirse por común acuerdo entre las

partes participantes

Finalización de la auditoría

La auditoría se completa cuando todas las actividades

incluidas en el plan de auditoría se han finalizado y el

informe de la auditoría ha sido aprobado y distribuido

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Capítulo 7 ISO 19011

Competencia de los auditores

Competencia

Calidad Conocimientos y habilidades específicos de calidad

Conocimientos y habilidades

genéricos

Medio Ambiente

Conocimientos y habilidades ambientales

específicos

Formación

académica Experiencia

laboral

Formación de

auditor

Experiencia de auditor

Atributos personales

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7.3 Atributos

personales

Un auditor debe ser:

• Íntegro

• De actitud

abierta

• Diplomático

• Observador

• Perceptivo

• Versátil

• Tenaz

• Decidido

• Seguro

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TÉCNICAS DE ENTREVISTA

• Cortés y amable

• El silencio

• Hablando en voz alta al revisar documentos

• Mantener contacto cara a cara

• Muestre interés

• Tome notas durante la conversación

• Acepte la información con una inclinación de cabeza ocasionalmente o

con un sí

• Hable claro y cuidadosamente

• Conozca sus preguntas

• Exprese en forma diferente la pregunta si está mal entendidaSolo

para

fines

de ca

pacit

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Palabras que no debe usar

Se recomienda que el auditor no personalice una

conclusión, resultado o disposición mediante la

utilización de palabras tales como:

• Yo creo....

• Yo siento.....

• Yo vi....

• De acuerdo a mis conocimientos....

• Mi experiencia dice....

Se recomienda que utilice palabras concisas, tales como:

• Con base a....existe una observación en el área X

• Es incorrecta la aplicación del requisito X......

• Verifique el incumplimiento en el procedimiento “Y”, con respecto a.....

• De acuerdo con el requisito A de la Norma Z...

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ORGANISMOS DE ACREDITACIÓN

Uno solo por país Administra las Acreditaciones con base en las Guías

ISO/CEI 40, la ISO/CEI 48 y la EN 45012 para dar funcionamiento a los Organismos

de Certificación, con el respaldo del Gobierno de su País.

AFNOR Francia

AENOR España

FONDONORMA Venezuela

NC Cuba

INMETRO Brasil

ICONTEC Colombia

EMA MéxicoSolo pa

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ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN

Organismos de certificación reconocidos en más de 10 países:

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La cultura de calidad implica un compromiso con el bienestar de la comunidad, la conservación de

sus valores culturales y el uso racional de los recursos naturales

Conclusiones

Debemos reforzar la participación activa de expertos nacionales en los foros en donde se discuten,

modifican y aprueban o cancelan las normas internacionales; de otra forma, siempre con retraso en

el tiempo y en su entendimiento, tendremos que aceptarlas como hechos consumados, el precio a

pagar, con frecuencia, es elevado

Existe un acervo de más de 25,000 normas internacionales, pobremente utilizado por empresas,

organizaciones e instituciones de nivel insuficiente de desarrollo, a las que, paradójicamente, más

beneficiarían

No tiene caso implementar normas si no hay un ambiente de entendimiento sobre lo que significa la

calidad y la importancia de normar el proceso, sin ese entendimiento en el personal, la norma

funcionará en la práctica simplemente como letra muerta

Referencias bibliográficasNorma ISO 9001

IWA -2

Norma ISO 14001

Manual de calidad UNACH

Comité Europeo para la Estandarización

EN 45012 Criterio general para OC CEN Bruselas

IRCA/1/2 Registro Internacional de Auditores Certificados Londres

ISO 9001 INLAC. Dr. Negel Croft, INLAC Latinoamérica, México

La globalización comercial de productos y servicios es irreversible, por eso es necesario adoptar

nuevos enfoques de mejora continua, satisfacción del cliente, comunicación y visión común de los

procesos.

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Muchas gracias por su

atención

Teléfono 01 (55) 9000 – 9027Torre WTC Ciudad de México

Montecito No. 38 esq. Insurgente, Piso 25

Oficinas 14 y 15, Col. Nápoles CP 03810

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