unidatos junio 2013 · correspondencia con excel y word. con esta alternativa es posible facilitar...

UNISALUD VIVADespués de socializar los resultados del estudio de sostenibilidad financiera de UNISALUD, por parte del Centro de Investigación para el Desarrollo (CID), cada Comité Administrador de Sede presentó propuestas para encontrar la solución a los problemas financieros de la unidad de gestión.

Con base en esta información la Junta Directiva Nacional asumió el compromiso de identificar las estrategias adecuadas para garantizar la viabilidad de la unidad de gestión.

Apoyando esta iniciativa, en el 2012 la Gerencia Nacional de UNISALUD dio inicio a una campaña institucional denominada «Todos Ponemos» por medio de la cual se invitaba a los usuarios a expresar sus ideas y opiniones, así como sus comentarios acerca de la importancia de hacer un uso adecuado de los recursos.

La metodología participativa de la campaña incluyó tanto a los cotizantes y beneficiarios como al personal de UNISALUD y se logró reunir información de las cuatro sedes la cual fue consolidada por el Nivel Nacional y publicada a través de varios medios.

Para el 2013 la Gerencia Nacional de UNISALUD propone una nueva campaña, denominada UNISALUD VIVA, la cual busca dar continuidad a lo realizado anteriormente.

Al respecto, se tiene conocimiento de reuniones informativas realizadas en las otras sedes y dirigidas a los usuarios para dar a explicar la situación financiera de la entidad.

UNISALUD Sede Medellín también desea dar inicio a este tipo de actividades, por lo cual programó una reunión para el 3 de mayo del 2013 en el marco de la celebración de la Semana de la Seguridad Social.

Lamentablemente la baja asistencia impidió que se desarrollara la exposición. No obstante, ya se ha solicitado a la Gerencia Nacional de UNISALUD su participación y se ha recibido una respuesta favorable para poder reprogramar el evento, posiblemente, para junio d e 2013.

La campaña promovida por la Gerencia también debe impactar al personal de UNISALUD por lo cual se ha contemplado realizar una primera sesión del objetivo del Plan de Comunicaciones denominado Hablemos de UNISALUD con el título de UNISALUD VIVA. Esta fue la experiencia que se llevó a cabo el viernes 31 de mayo de 2012 logrando abordar diferentes temas de interés institucional, entre ellos algunos relacionados con la importancia de sensibilizar a la población de usuarios en el adecuado uso de los servicios.

Efectivamente, el éxito de las acciones que se emprendan para favorecer la sostenibilidad de la unidad de gestión debe tener en cuenta al talento humano, por lo cual desde las acciones cotidianas, la interacción de los procesos y procedimientos, la forma de relacionarnos con los usuarios y compañeros de trabajo son piezas esenciales para aportar a que UNISALUD VIVA.

Unidatos Mayo 2013 Edición N°112

unisaludunidad de servicios de salud

S E D E M E D E L L Í N

Conociendo excel: Correspondencia la Columna C a nombre beneficiario, y la Columna D a documento de identificación beneficiario.

Luego de diligenciar la información se guarda el archivo de Excel en un lugar de fácil ubicación.

3. Nuevamente en el documento de Word, en la barra de herramientas, se selecciona la opción «Correspondencia» y luego «Iniciar combinación de correspondencia».

4. Para facilitar la labor se elige «Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia» (cuando se adquiera práctica se puede realizar directamente por «Editar lista de destinatarios»).

5. En el paso 1 se indica el tipo de documento (en este caso «Carta»). En el paso 2 se elige «Utilizar un documento actual»; en el paso 3 se elige «Utilizar una lista existente» y «Examinar». Aquí nos ofrece la posibilidad de buscar el archivo de Excel que previamente habíamos guardado. En el paso 4, se elige «Más elementos», se selecciona el campo que tiene la información deseada (por ejemplo el que tiene la información de nombre de afiliado) y se presiona «Insertar». Aquí se repite la acción para los otros campos deseados y se insertan también. El paso 5 nos permite hacer una vista previa pasando revista hacia adelante y atrás verificando que los campos contengan la información esperada. El paso 6 nos permite imprimir la información que ha sido combinada. También allí se podría editar alguna carta o varias. En este caso se podría elegir la opción «Editar todas» para que se nos genere un archivo nuevo que contiene todas las cartas, el cual podemos guardar sin necesidad de imprimirlo.

La Correspondencia combinada nos ofrece otras posibilidades que pueden ser exploradas en la medida en que se practica su uso. Como puede apreciarse Excel es una herramienta muy útil que puede aprovecharse para un mejor desempeño de las tareas y actividades cotidianas.

Una función que puede ser útil en el trabajo administrativo de UNISALUD es la combinación de correspondencia con Excel y Word.

Con esta alternativa es posible facilitar la emisión de un documento que será remitido a varios destinatarios sin la necesidad de tenerlo que repetir n cantidad de veces.

Los pasos para lograrlo son los siguientes:

1. En Word se redacta la carta dejando los espacios en los cuales se requiere consignar los valores específicos. Para este ejemplo los espacios (representados por ---) corresponden a nombre afiliado, estamento afiliado, nombre beneficiario, documento de identificación beneficiario.

2. En Excel se crea la base de datos con la información que se incluirá en el texto de Word.

En este ejemplo, la Columna A corresponde a nombre afiliado; la Columna B a estamento afiliado;

UnidatosBoletín interno de UNISALUD Sede Medellín

2.


Medellín, 4 de junio de 2013

Señor(a)------ UNISALUDLa Ciudad

Cordial Saludo.

En respuesta a su solicitud, le informamos que, a la fecha, su beneficiario(a) ---, con documento de identificación N° ---, tiene activo el Plan Complementario.

Atentamente,

UNISALUD

Juan Rúa1A

1

Ana Díaz

Édgar BranMaría Soto

Luis López2345

EmpleadoB

Docente

DocenteEmpleado

Docente

C DLaura Rúa

John Cruz

Saúl Bran

Lina López

Ana Púas

21.345.654

71.123.432

71.243.567

43.698.990

43.590.009

Indicadores Plan de Desarrollo incapacidades laborales, vacaciones y horas administrativas. La oportunidad por profesional cumple con el estándar de normalidad.

Gestión del Aseguramiento: No se detectó ningún error en la configuración de los planes de servicios en el sistema de información.

Se evidencia oportunidad en las respuestas a las

manifestaciones de los usuarios; lo anterior

sugiere continuidad en los mecanismos

utilizados.

La actualización de datos de los afiliados se encuentra en un nivel bajo en relación con la meta, lo cual ha exigido la utilización de otras estrategias para el reporte de novedades con las que se espera mejorar los resultados para el segundo trimestre.

El siguiente gráfico refleja el estado general por

procesos, donde se advierte que debe mejorarse

notoriamente para las próximas mediciones (aunque

también se aclara que se están ajustando los

resultados con base en la presentación de

evidencias).

La planeación estratégica es un componente fundamental para el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales.

UNISALUD cuenta con un Plan de Acción emanado del Plan de Desarrollo en los diferentes procesos institucionales.

El seguimiento de las metas se realiza a través de la medición de indicadores periódicos los cuales para el primer trimestre arrojan entre otras, las siguientes observaciones:

Gestión Financiera: El comportamiento del recaudo es normal para el período que se analiza; no presenta ningún riesgo financiero para el primer trimestre.

La facturación de servicios en la IPS propia por acuerdos de voluntades con universidades, presenta riesgo debido al retraso en la circulación de la información entre las diferentes áreas involucradas.

De otro lado, se evidencia oportunidad en la generación de órdenes de pago y el cumplimiento de los tiempos establecidos para la auditoría de cuentas se encuentra en rango normal.

Gestión de la Mejora Continua: Es necesario fortalecer e incrementar la identificación de acciones preventivas desde las diferentes áreas, así como la documentación y seguimiento de todas las acciones correctivas, pues en el trimestre ninguna fue documentada.

Gestión de la Prestación: en general se observa satisfacción en la prestación por parte de usuarios.

El rendimiento y la productividad en algunos servicios por profesional, se vio afectado por


3.


Capacitaciones UNISALUD - Indicadores

Asistencia: 9 personas

Se explicó el adecuado uso de los indicadores para la medición de los programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad.

- Interventoría


Se recordó la normatividad relacionada con los procedimientos de interventoría y supervisión, así como metodología a seguir.

- Gestión de Calidad


Se socializó la nueva estructura de funcionamiento de gestión de calidad en la Universidad.

UNISALUD tiene contemplado dar cumplimiento a un plan de capacitaciones anual por medio del cual se espera mejorar las condiciones del capital humano y optimizar el desarrollo de los procesos.

Como equipo de apoyo a esta labor se encuentra el Comité de Capacitaciones el cual se reúne de manera mensual para revisar el cumplimiento del cronograma y planear la logística de las actividades de formación.

Terminando el primer semestre de 2013, se ha logrado desarrollar cinco actividades de capacitación de las cuales indicaremos sus evaluaciones.

- Normatividad UNISALUD


Permitió recordar los antecedentes de UNISALUD en términos normativos, así como aclarar dudas sobre la normatividad que aplica a la entidad.

- Comunicación Asertiva


Buscó sensibilizar sobre la importancia de fortalecer las habilidades comunicativas empleadas con públicos internos y externos de la unidad de gestión.


4.


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Recursos

Reporte de indicadores P y P se miden los programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, así como mejoras en el sistema de información para incluir algunos contenidos requeridos en la historia clínica en temas como violencia y maltrato intrafamiliar.

Dado que no sólo se hará seguimiento a lo realizado en UNISALUD sino también a través de su red de prestadores, será fundamental la gestión que se realice para validar y obtener de manera más eficaz los registros individuales de prestación de servicios (RIPS).

Ahora bien, los beneficios se verán reflejados en unas estadísticas más veraces con respecto al cumplimiento de los objetivos estipulados, ya que con el anterior sistema (indicadores PBL) se generaban inconsistencias producto de las características particulares de la población de UNISALUD. Por ejemplo, frente a la meta de contar con un número determinado de nuevas gestantes en una EPS convencional, se derivaba en una mala calificación en nuestra unidad de gestión dado que el población de mujeres en edad fértil es muy baja.

Esta nueva resolución exige un mayor compromiso del equipo de trabajo en todos los niveles. Ya desde la Gerencia Nacional de UNISALUD se iniciaron gestiones para aplicar pruebas pilotos que permitan detectar las dificultades e implementar las acciones de mejoras necesarias para dar el mayor cumplimiento posible al reporte de la información.

Los beneficios se verán reflejado en el cumplimiento de indicadores ya que con el anterior sistema (indicadores PBL) no se lograba un cumplimiento por parte de UNISALUD ya que las características de nuestra población no nos permitía garantizar algunos resultados. Con este nuevo mecanismo es más probable reflejar la realidad de las gestiones. A su vez, como un mecanismo de control será posible consultar la información en el portal Web del Ministerio de Salud y Protección Social pudiendo observar los resultados por regiones y por entidades.

A

por la cual se establece el reporte relacionado con el registro de las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral para las enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento, con la cual se deroga la Resolución 3384 de 2000 del Ministerio de Salud.

Supone esta actualización normativa un mecanismo para superar deficiencias relacionada con el reporte de información por parte de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) incluidas las de régimen de excepción de salud y las Direcciones Departamentales, Distritales y Municipales de Salud.

A su vez, significa un cambio importante en relación con los datos solicitados por la resolución 3384 de 2000, orientados al cumplimiento de actividades, ya que la nueva resolución se enfoca en el desarrollo de las actividades por individuo (es decir, cobertura).

Constituye esto un complemento al reporte de indicadores que debe realizarse en el marco de la Resolución 412 de 2000 del Ministerio de Salud.

Adicionalmente, se crean observatorios en salud para temas como infancia y adolescencia, vejez, nutrición, etc., los cuales constituyen otra fuente de solicitud de información.

La Resolución 4504 de 2012 implica un gran esfuerzo por parte de las entidades obligadas a presentar reportes ya que deben remitirse datos para 118 indicadores, los cuales serán consolidados por el Ministerio y posteriormente publicados en su portal Web a través de un mapa que permite hacer un seguimiento detallado por regiones y por instituciones.

Para garantizar el cumplimiento se deberán implementar una serie de ajustes en la manera como

partir del 28 de diciembre de 2012 se emite la Resolución 4505 del Ministerio de Salud y Protección Social,


5.


Gestión documental desagregue el contenido, que se visualiza a la derecha de la misma. En la información que aparece se encuentran las sedes (para el caso nuestro SM-Sede Medellín), así como el Nivel Nacional (U-Único).

Se puede presionar la carpeta U-Único, para ver su contenido el cual se visualiza a la derecha de la misma. Allí se puede elegir la carpeta que trae el contenido del Macroproceso de Seguridad Social en Salud (U Macro 16-Seguridad Social en Salud) y a su vez se puede seleccionar los tipos de documentos (guías, procedimientos, etc.).

En algunos casos se pueden encontrar inconvenientes para acceder al software, tales como el tipo de navegador o la no habilitación de ventanas emergentes. Por ello, se recomienda ensayar con varios navegadores y habilitar las ventanas anteriormente mencionadas.

Si los problemas de acceso persisten se puede informar la situación a la Oficina de Gestión de Calidad de la Sede (extensión 49764 o 46668), para que se proceda a la activación de la cuenta.

Para agilizar el ingresoal software se incorporó un acceso directo a través de Intranet, Sección Calidad, opción Gestión Documental.

Según la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000, en su numeral 3.28, 'la Gestión Documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planif icación, manejo, organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

El módulo de gestión documental que emplea la Universidad Nacional de Colombia en su sistema de calidad SoftExpert Excellence 1.3. (anteriormente conocido como UNSimege electrónico), permite la consulta y administración de guías, procedimientos, formatos, instructivos, etc., en cuanto a codificación, seguridad, emisión, aprobación, entre otras opciones documentales.

Se constituye, pues, en el medio oficial de los documentos institucionales y en donde se puede tener la certeza de que la información buscada corresponde a la aprobada y vigente.

Para acceder a este aplicativo, usted puede hacerlo a través del link: http://168.176.5.178/se/

Allí encontrará los campos de texto «Usuario», «Contraseña» y «Tipo de identificación». En los dos primeros usted puede ingresar los datos con los que ingresa a su cuenta de correo electrónico de la Universidad. En el último elige la opción «undirectorio». Se pulsa la opción «Login»

También podría acceder con la siguiente cuenta general. Usuario: consulta_med; Contraseña: publico; Tipo de identificación: SE Suite. Se pulsa la opción «Login»

Una vez se accede al entorno, se encuentra en la franja izquierda de la pantalla encuentra la carpeta «Consultas» la cual debe presionar para que


6.


Códigos presentes Precisamente éste ha sido el motivo por el cual la División de Talento Humano de la Sede Medellín ha programado una capacitación dirigida al 100% del personal de UNISALUD, con una metodología que implica la distribución del equipo de trabajo en dos grupos, cada uno de los cuales debe asistir a tres sesiones en lugar ubicado por fuera de las instalaciones de la Universidad.

La experiencia de formación, a la cual se le dio inicio el 30 de mayo de 2013, ha resultado interesante porque ha permitido sensibilizar al personal frente algunos elementos importantes no sólo en las relaciones de intercambio con los compañeros de trabajo sino también en la prestación del servicio.

Sin embargo, es prudente y oportuno recordar que al formar parte de la institución tenemos una serie de guías que nos indican los comportamiento, pautas y valores que hemos de asumir.

Se trata de documentos como los Códigos de Ética y de Buen Gobierno de UNISALUD, así como el Compromiso Ético elaborado por la Universidad, los cuales han sido producto de una construcción y un acuerdo colectivo con respecto al tipo de servidores públicos que hemos de ser en nuestras labores y actuaciones cotidianas.

Dichos códigos los puede consultar en Intranet, sección Calidad, opción Compromiso Ético.

U

- Programación de actividades relacionadas con técnicas y estrategias enfocadas a disminuir el estrés, principalmente en la población femenina, como actividades de relajación en yoga.

- Se sugiere la realización de programas para la reducción del estrés para cargos directivos, que presenten niveles significativos de éste.

- Se sugiere capacitar al personal directivo sobre técnicas de administración del recurso humano, que incluya comunicación asertiva, valoración de competencias, liderazgo participativo, entre otros.

- Generar o fortalecer estrategias de interacción social, como reuniones de trabajo o celebración de fechas especiales para el grupo. Se sugiere programar talleres de comunicac ión aser t iva, va lores de convivencia y resolución de conflictos.

- Fortalecer estrategias para la oportunidad, calidad, de la metodología utilizada para la retroalimentación de desempeño.

- Se sugiere organizar jornadas de reinducción a la organización que incluya los objetivos de las áreas y su importancia para el buen funcionamiento de UNISALUD.

- Se sugiere realizar un taller de esfuerzo sobre los roles de los funcionarios.

- Se sugiere realizar reuniones periódicas con el grupo de trabajo donde se socialicen los procesos de cambio a la organización, se creen o fortalezcan espacios de opinión.

- Se sugiere la realización periódica de talleres de expresión de sentimientos, manejo de usuarios y prevención del Burnout.

n informe presentado por la División de Personal da cuenta de los resultados de la encuesta sobre clima organizacional aplicada al personal de UNISALUD en los primeros meses de 2012.

Entre las recomendaciones se encuentran:


7.


Unificación en planes de atención C

De esta forma, los usuarios recibirán el mismo mensaje independiente del lugar en que se encuentren, con base en una atención más ágil y oportuna.

Incluso el beneficio también se vería reflejado al momento de reportar evidencias a las entes de control ya que la obtención de los datos se haría de igual forma en las sedes.

Producto de lo anterior, y con base en el análisis de las tablas de planes de atención que se empleaban en cada sede, se ha decidido unificar dicha información e implementarla a partir del 1 de junio de 2013.

Entendiendo la diferencia entre planes y tipo de afiliación se encuentra que algunos planes deben desaparecer como el plan beneficiario cotizante y que hace referencia a un tipo de usuarios, quienes son atendidos a través del Plan 02 (Pos Básico) o Plan 04 (si adquiere Plan Complementario).

El Plan 08 (Enfermedades de Alto Costo) estará orientado a facilitar la identificación de los medicamentos y procedimientos en el reaseguro para poder hacer el recobro a la aseguradora.

El Plan 11 se manejará siempre y cuando existan los acuerdos de voluntades con las universidades públicas.

El Plan 21 aplicará para todas las actividades de Promoción de la Salud y Prevención de la Enfermedad incluida la matriz de CUPS correspondiente.

omo uno de los objetivos de la Gerencia Nacional de UNISALUD se encuentra la estandarización de la información y del lenguaje en Bogotá, Manizales, Palmira y Medellín.


8.


PROPUESTA NIVEL NACIONAL

CODIGO DEL PLAN

NOMBRE PLAN TIPO DE AFILIACIÓN

01

PLAN AMPLIADO COTIZANTES (PAC)

Solamente para los afiliados cotizantes

de tiempo completo (trabajadores y

pensionados de la UN y otros fondos)

02

POS BÁSICO

Beneficiarios, beneficiarios cotizantes,

beneficiarios adicionales

04

PLAN COMPLEMENTARIO

Todos los beneficiarios que hagan su aporte correspondiente

08

(EAC) ENFERMEDAD DE ALTO COSTO

Todos los afiliados siempre y cuando su

diagnóstico

este contemplado como

tal. Uso en el reaseguro

11

CONVENIOS

Usuarios de Acuerdos de

Voluntad con otras universidades. SOLO

POS

21

(PYP) PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

Solo los afiliados directos de Unisalud

que deben ser inscritos según su caracterización en

los diferentes programas

80

PLAN DE ODONTOLOGIA

PARA COTIZANTES Y BENEFICIARIOS.

Todos los afiliados

(Únicamente aplica para la

CréditosDirectora (E): Jefa de Servicios de Salud: Redacción y Diseño:

Diana Rocío Ramírez AguirreDiana María López OspinaCarlos Andrés Valencia Peláez

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