unidad vii formularios y registros de contabilidad

UNIDAD VII

FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

Concepto e importancia de los formularios

Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de la entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios.

Todas las empresas requieren documentar sus transacciones y dejar evidencia del trabajo de los empleados.


Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica, y debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciados, autorizados y procesados en forma electrónica. Ej.: transacciones bursátiles.


Una de las características de la oficina del futuro, y hasta de la actual, es la tendencia a eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las transacciones; formularios computarizados.

Los formularios no desaparecerán de las empresas, pero su uso deberá minimizarse por razones de costos, espacio y rapidez.

IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Toda empresa tiene la necesidad de de implantar un plan para controlar los formularios y la información en ellos contenida. Existen alguna señales que indican la necesidad de implantar el control de los formularios, éstas son las siguientes:

Formularios diseñados a mano y reproducidos en fotocopiadoras.


Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.

Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones.

Falta de prenumeración. Formularios con espacios reducidos

o inadecuados.


Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los campos.

Formularios no codificados. Poca estética en el diseño de las

formas. Formularios en los cuales faltan la

identificación de la empresa a la cual corresponde.


Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las formas.

Las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables a cada una de ellas:

Área de efectivo Área de compras e inventarios Área de personal. Área de distribución y comercialización.

ÁREA DE EFECTIVO

El manejo de efectivo requiere que se implanten controles para evitar el fraude o disposiciones no autorizadas.

Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos de operaciones:

Ingresos Egresos.

ÁREA DE EFECTIVO

Ingresos de efectivo: montos recibidos en concepto de ventas, servicios prestados, intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados y cualquier cantidad recibida por operaciones de la empresa.

ÁREA DE EFECTIVO

Egresos de efectivo: constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagar el personal, pago de deudas o inversiones de excedentes de efectivo en general.

ÁREA DE EFECTIVO

Al implantar controles tener en cuenta la relación costo beneficio.

Algunos de los formularios son: Vales de caja. Recibos de caja chica. Reposición de fondo fijo. Orden de pago. Arqueo de fondos fijos. Planillas de depósito. Avisos de cheques devueltos. Movimiento diario de caja.

ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS.

La empresa debe poder determinar las mejores condiciones para efectuar adquisiciones de bienes y servicios.

Cuanto?Cuando?A quien?En que condiciones?


Los objetivos del sistema de control para los formularios deben ser:

Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere.

Realizar únicamente las compras que se requieren y no en exceso.

Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.


Los principales formularios aplicables son los siguientes:

Requisición de materiales. Órdenes de compra. Entradas al almacén. Salidas del almacén. Tarjetas de inventario. Notas de entrega de mercancía.

ÁREA DE PERSONAL

Maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, evaluación y todas las actividades relacionadas.

Los objetivos que deben cubrir los formularios del área de recursos humanos son los siguientes:

ÁREA DE PERSONAL

Recopilar toda la información referente a los datos del personal.

Procesar los ingresos y egresos del personal.

Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal.

Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseños de carrera del personal.

ÁREA DE PERSONAL

Tipos de formularios para area de RR.HH.:

Solicitud de empleo. Ficha del trabajador. Recibo de pago. Planificación de vacaciones. Contrato de trabajo. Evaluación del personal.

ÁREA DE PERSONAL

Requisición del personal. Liquidación de prestaciones. Control de asistencia. Tarjeta de tiemposCada empresa puede establecer

otros formularios en el área que deben estar sujetos a las necesidades especificas de la organización.

ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN.

Los formularios que se diseñan para esta área deben cumplir los siguientes objetivo:

Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas.

Controlar el proceso de facturación. Efectuar un seguimiento de los pedidos

que realizan los clientes. Cumplir con el manejo de las políticas

de inventario.


Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el manejo de los inventarios, los controles que se plasmen en los formularios deben hacer énfasis en la custodia y protección de tales activos.

A continuación nombraremos algunos de los formularios que deben ser llevados en ésta área.


Nota de entrega de mercancías. Factura. Orden de pedido. Trasferencia entre almacenes. Cotizaciones. Reporte de vendedores. Arqueo de facturas.

TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIOS.

Uno de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al diseño de los formularios. Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no será mejor que el sentido común que se debe aplicar a la elaboración y confección de tales herramientas.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Las características mínimas que debe tener todo formulario son:

Sencillez en su diseño. Cada formulario debe estar diseñado

para un procedimiento específico. El orden en el cual se solicita la

información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.


Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. P. ej.: la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancela la obligación.


Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información.

En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.


Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones .

Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

De acuerdo a su presentación peden ser simples y compuestos:

Simples: son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. Ej: hojas membretadas para cartas o notas de depósitos en caja de ahorro con libreta de ahorros.


Compuestos: poseen mas de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido, y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Se distinguen los siguientes tipos:De bloques.Talonarios. Juego listo o snap out.Formas continuas.


De acuerdo a su uso pueden ser: Para originar una acción, para registrar una acción o para informar resultados.

Para originar una acción: tiene el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. P. Ej.: la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.


Para registrar una acción: están orientados a guardar información que puede ser consultada posteriormente. Es importante su llenado correcto. Ej. Las hojas de vida del personal o planillas de solicitud de empleo.


Para informar resultados: son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. Ej.: los análisis de crédito que son realizados en las instituciones financieras, y que se encargan de comunicar a un comité acerca de la situación financiera del solicitante.


De acuerdo a su elaboración pueden ser manuales, semi-mecanizados o mecanizados.

Formularios manuales: son formatos que son llenados en forma totalmente manual. Es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.


Formularios semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un elemento maquina (de escribir u ordenador).

Formularios mecanizados: son elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

DISEÑO DE FORMULARIOS

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, que deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

PRINCIPIOS PARA DISEÑO DE FORMULARIOS

Facilidad para su relleno. Reducción de las posibilidades de

error. Estética. Reducción de costos.Algunos pueden parecer obvios, sin

embargo, es común que en la práctica sean pasados por alto.

PARTES DE UN FORMULARIO

Las partes que comprende un formulario son:

Encabezado. Cuerpo principal. Observaciones. Autorizaciones.


Encabezado de un formulario: se encuentra siempre en la parte superior y debe contener al menos: el título, número y fecha de elaboración del formulario. En algunos casos, otra información puede ser anexada en esta área, tales como observaciones o lugar de emisión.


Cuerpo principal: contiene la información principal y relevante para procesar el formato. En el caso de una factura, los campos de: código de producto, unidades, cantidad, precio unitario, precio total, total general son totalmente indispensables.


Observaciones: esta área debe contener cualquier información que se considere necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información contenida en el formulario.


Autorizaciones: son los campos reservados para que las personas involucradas evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información. Ej.: preparado por: revisado por; autorizado por; contabilizado por.

PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS.

Facilidad para su relleno: la primera acción que se lleva a cabo en el diseño de un formulario es el diseño de los campos solicitados. El espacio de los campos debe ser suficiente para la escritura de los datos solicitados, debe facilitarla.

No es lo mismo formularios llenados a mano, a maquina de escribir o a computadora.


Otro de los aspectos a ser tenido en cuenta es el orden en el cual es requerida la información. Una de las fallas mas frecuente es el mal diseño de éstos en cuanto a que la información a plasmar está solicitada en un orden diferente al cual se genera o se debe rellenar, siempre debe seguir una secuencia lógica.


Además de las características anteriores, u formulario puede llevar instrucciones para su relleno.

Otro de los principios en el relleno de las formas, es el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios, p.ej.: la legibilidad. Los campos que tienen información de guía deben estar claramente definido y establecidos.


La información contenida en un formulario tiene dos formas:

Fija: es la que viene impresa en el formulario y que debe ser claramente establecida.

Variable: es aquella que es suministrada por cada una de las personas involucradas en su elaboración. La información de un formularios debe ser clara y comprensible por si sola.


Reducción de las posibilidades de error: se reducen las posibilidades de error cuando se establecen solo aquellos campos que sean necesarios y que no se recarguen con campos que no sean utilizados en todo el proceso de su llenado.

Otra cuestión a tenerse en cuenta es lo referente a la separación entre columnas y líneas utilizadas.


Un último aspecto a tener en cuenta es el referente a la adecuada asociación entre una información variable y su correspondiente concepto. Esta situación se presenta cuando en algunos formatos se requiere que la respuesta requerida sea cerrada.


Estética: un formulario debe tener una buena apariencia física y esto dependerá de los siguientes factores: Diseño Reproducción Políticas de imagen empresarial

El color y los tipos de letras utilizadas son importantes desde el punto de vista de los usuarios de los mismos.


Reducción de costos: tan importante como los anteriores, establece que los formularios deben elaborarse con un mínimo de costos y que al mismo tiempo cumplan con todas las especificaciones de funcionalidad. Debe tomarse el análisis que se desprende de lso formularios para mejorar, combinar o eliminar formularios-

DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS.

Un sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen todo el manejo de la información escrita, a traves de los documentos en la organización.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS.

Para diseñar un adecuado sistema de formularios debemos contemplar las siguientes etapas:

Inventarios de formularios Análisis de formularios Clasificación de formularios Codificación de formularios

INVENTARIO DE FORMULARIOS

El primer paso es elaborar una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos, los formales y los informales. En esta etapa no se evalúa si deberá continuar o discontinuar el uso de los formularios, sino únicamente deberán relacionarse.

INVENTARIO DE FORMULARIOS

Para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes parámetros de clasificación:

Por áreas o secciones. Por tamaños. Por cualquier característica física. Formales o informales.

ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS

Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios en uso, debe procederse a evaluar su utilización.

Cuando se lleva a cabo el análisis de los formularios, es necesario relacionarlo con los procedimientos a los que están asociados, por ello deben plantarse algunas preguntas como:


Existe la necesidad del formulario? El nª de copias es apropiado? La forma se encuentra duplicada? Los campos impresos están

claramente explicados? El nombre de la forma se

corresponde con el contenido? La información está orientada

lógicamente.


El tamaño del formulario es el apropiado?

La impresión de la forma es nítida? El formulario se encuentra

codificado? Los campos tiene el espacio

adecuado para ser rellenados?


Luego de efectuarse un análisis de los formularios en la organización, se deben tomar las siguientes decisiones:

Formas que deberán eliminarse Formas que deben combinarse. Rediseño de una forma. Creación de una forma. Continuación de la forma.


Es un proceso por medio del cual se efectúa una agrupación de los formularios con base en un criterio específico que pueden ser:

Organigrama de la empresa. Grado de intervención del computador. Su tamaño. Su propósito. El numero de copias. Combinaciones de los anteriores.

Con base en el organigrama de la empresa.

contraloría

tesorería Contabilidad Sistema


Con base en el grado de intervención de la computadora: se clasifican tomando en cuenta la utilización del computador.

Con base en sus tamaños: bajo este esquema las medidas se establecen basadas en las normas emitidas por ISO.

Con base al número de copias: de acuerdo al nª de copias que contiene.


Con base en su propósito: deben ser ubicados tomando en cuenta el objetivo para el cual fueron diseñados: Registros contables Efectuar solicitudes Comunicar órdenes Análisis Elaboración de informes. Registra operaciones diferentes a las

operaciones contables

CODIFICACIÓN DE FORMULARIOS

Una vez clasificadas, las formas deben ser clasificadas. Los métodos mas utilizados para clasificar los formularios son: Método nemotécnico. Método de bloques. Método alfanumérico.

También conviene agregar la fecha de la última revisión, para saber si está o no actualizado.

ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS A LOS FORMULARIOS

Ley 125/91 Ley 2.241/04 Res. 33/92 Res. 34/92 Res. 42/92 Res. 235/94 Res. 346/94 Res. 55/95

Res. 326/00 Dto. 11.067/00 Res. 29/01 Res. 46/03 Dto. 6.539/05 Dto. 6.807/05 Res. 449/05 Res. 1382/05

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