unidad iii: conocer las formas de organizar y las...

UNIDAD III: CONOCER LAS FORMASDE ORGANIZAR Y LAS TÉCNICAS DE

DOCUMENTACIÓNPROF. LIMETT LUGO

UNIDAD III: ORGANIZACIÓN Y TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN EN LA DOCUMENTACIÓN

• Archivos de documentación o de proyecto• Referencias cruzadas.• Técnicas de documentación• Flujogramas

• Flujograma de procedimientos manuales,• Ejemplo• Flujogramas de sistemas computarizados, Ejemplo.

• Narrativos• Contenido

• Elementos que lo componen, Ejemplo

ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN O PROYECTO Y REFERENCIAS CRUZADAS

ARCHIVOS DE PROYECTOS:Mediantes estos archivo la organización puede conocer la situación actualizadadel desarrollo del sistema en desarrollo y proporciona un medio de comunicaciónentre los equipos. Contiene documentos para archivar, la última versión dedocumentos aprobados (calendario por ejemplo), ya que es un archivo de trabajo,dibujos, ideas y documentación preliminar de la tarea en marcha.

La sistemática subdivisión de este archivo, que comprende un capitulo o secciónpara cada tema o aspecto especifico, es esencial para su organización ymantenimiento. Por ello, el archivo se organizara con anterioridad para acomodaren los epígrafes apropiados la documentación que se prepara para el proyecto.Esto asegura la progresiva conversión de la documentación dinámica del proyectoen documentación para el usuario.

• ARCHIVOS DE PROYECTOS:

De igual forma, que van cambiando los datos, lo irá haciendo elcontenido del archivo de proyecto. Los documentos provisionalesirán siendo reemplazados sucesivamente hasta llegar por fin a laúltima versión; los informes periódicos por publicacionesdefinitivas; los cambios serán promovidos y puestos en práctica.Cuando, por cualquier motivo, un documento sea separado delarchivo del proyecto, este será llevado al archivo histórico, quepor tanto contendrá toda la documentación no actual.

• REFERENCIAS CRUZADAS:

Una referencia cruzada hace referencia a un elemento queaparece en otro lugar de un documento; por ejemplo: puede crearreferencias cruzadas para títulos, pie de página, marcadores ypárrafos numerados.Hipervinculos, etc.

ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN O PROYECTO Y REFERENCIAS CRUZADAS

TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN• TECNICA NARRATIVA

• TECNICA DEL FLUJOGRAMA

• TECNICA NARRATIVA:

CONSISTE EN LA DESCRIPCIÒN DETALLADA DE UN PROCEDIMIENTO Y TODOS LOS PASOSQUE LO COMPONEN.

ESTE DOCUMENTO NARRATIVO SE ENCUENTRA INSERTO POR LO GENERAL DENTRO DEUN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y ELLOS PUEDEN SER UTILIZADOS PARA DOCUMENTALINFORMACIÒN QUE SE ESTÁ LEVANTANDO PARA UN SISTEMA DEL CUAL SE ESTÁREALIZANDO ALGÚN ANÁLISIS.

OBJETIVO: DOCUMENTAR UN PROCEDIMIENTO EN FORMA DETALLADA Y ALTAMENTEDESCRIPTIVA, PARA ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ES NECESARIO QUE SE CONSIDERE:

•Las tareas involucradas en ellos.

•Donde se realizan las tareas

•Quien es el responsable directo de cada tarea

•Cuando se deben llevar a cabo

•Los requerimientos de los recursos

• TECNICA NARRATIVA

Los procedimientos deben ser escritos en forma clara, sencilla, de facillectura, entendimiento y seguimiento.

•ELEMENTOS QUE COMPONEN LA TECNICA NARRATIVA:

�El titulo o nombre del procedimiento

�El propósito del procedimiento u objetivo del mismo

�El procedimiento en sí (considerando iniciar cada clausula u párrafo con un verbo en imperativo o empleando voz activa)

�El procedimiento debe ser presentado en tres columnas la primera indica eldepartamento responsable, la segunda el cargo de la persona responsable dela ejecución del procedimiento, y la tercera la acción o paso que debe ejecutarla persona

TECNICAS DE DOCUMENTACIÒN

• REGLAS GENERALES QUE SE DEBEN CONSIDERAR A LA HORA DE DOCUMENTAR UN PROCEDIMIENTO A TRAVÉS DE LA TÉCNICA NARRATIVA:

a) Evitar emplear términos especiales y palabras que no sean de uso común

b) Utilizar verbos que reflejen una acción concreta y evita la utilización de adjetivos o adverbios, sobre todo cuando estos no amplían la descripción o significado de la acción.

c) Escribir las oraciones en tiempo presente del imperativo, recuerda que le estas diciendo a la gente que debe hacer en el momento y no lo que hicieron en el pasado o harán en el futuro

d) Utilizar oraciones cortas y evita el uso de paréntesis, las personas entienden mejor las oraciones cortas.

e) No introduzcas ideas, conceptos o explicaciones dentro del procedimiento, recuerda que un procedimiento debe indicar los pasos o tareas que deben realizarse para completar un trabajo, en el se describe quien hace qué, y donde, no la razón por la que lo hace.


TECNICAS DE DOCUMENTACIÒNFLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo -también conocidos como flujogramas- son “…una representación gráfica

mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento

o parte de él, estableciendo su secuencia cronológica. Clasificándolos mediante símbolos según

la naturaleza de cada cual.”

Es decir, son una mezcla de símbolos y explicaciones que expresan secuencialmente los pasos de un proceso, de forma tal que este se comprenda más fácilmente.

Criterios para el diseño de los diagramas de flujo

Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios:

Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente información:

• Nombre de la institución.

• Título, “diagrama de flujo.”

• Denominación del proceso o procedimiento.

• Denominación del sector responsable del procedimiento.

• Fecha de elaboración.

• Nombre del analista que realizó el trabajo.

• Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.

• Simbología utilizada y su significado.


Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:

• Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama.

• Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

• No cruzar las líneas de flujo, emplear los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos.

• No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.

• Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

• Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.

• En el caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes.

• Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.

• Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final.

• Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.

• Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.

• Cada flecha representa el flujo de una información.


• El Instituto Nacional deNormalización Estadounidense –ANSIpor sus siglas en inglés- es unaorganización privada sin fineslucrativos que administra y coordinala normalización voluntaria y lasactividades relacionadas a laevaluación de conformidad en losEstados Unidos.

• El ANSI ha desarrollado unasimbología para que sea empleada enlos diagramas orientados alprocesamiento electrónico de datos –EDP- con el propósito de representarlos flujos de información, de la cual sehan adoptado ampliamente algunossímbolos para la elaboración de losdiagramas de flujo dentro del trabajode diagramación administrativa,dicha simbología se muestra acontinuación:

American National Standard Institute (ANSI)FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO

American National Standard Institute (ANSI)FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE FLUJO

TECNICAS DE DOCUMENTACIÒNflujograma

TECNICAS DE DOCUMENTACIÓNFlujograma:

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