unidad iii · al mapear información se construyen mapas con diferente nivel de detalle, de tal...
TRANSCRIPT
Unidad III MAPEO DE INFORMACIÓN
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 2
Unidad III: Mapeo de información
Semana 6
A. PRESENTACIÓN
La mayor parte de las veces es necesario realizar escritos, sea en el ámbito escolar o en el laboral en los
cuales, la escritura de carácter literario no es adecuada para satisfacer las necesidades específicas, como
pueden ser la elaboración de un manual para realizar una cierta tarea, el desarrollo de un artículo académico
o la redacción de un informe de actividades del gerente de un departamento en una empresa.
De forma simultánea a la revolución en materia de información, emerge una nueva metodología para
organizarla y presentarla de forma escrita, con base en principios experimentales para la claridad en la
comunicación. Dicha metodología se denomina Mapeo de Información, y constituye uno de los
procedimientos fundamentales para llevar a cabo la documentación técnica.
El mapeo de información es un conjunto de principios para la estructuración de la información en elementos
tales como unidades, etiquetas, bloques, ilustraciones y elementos de tipografía.
B. OBJETIVO ESPECÍFICO
El alumno conocerá los principios básicos del mapeo de información y la importancia de cada uno de estos en
la documentación técnica.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 3
C. TEMA Y SUBTEMAS
3. MAPEO DE INFORMACIÓN
3.1 Conceptos básicos.
3.2 Principios del mapeo de información.
D. MAPA MENTAL: UNIDAD III
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 4
E. CONTENIDO
3.1 Conceptos básicos
Definición del mapeo de información
El Mapeo de Información (MI) significa convertir el documento en un verdadero
mapa, con fragmentos claros y señalamientos adecuados, de tal modo que el
lector obtenga con facilidad el beneficio de su contenido.
Sus fundamentos
La metodología del Mapeo de Información está basada en más de veinte años
de investigación sobre la forma en que la gente lee y entiende la información.
El Mapeo de Información parte de determinar a quién va dirigido el documento y
qué se desea lograr con él. Usa una terminología clara y sin ambigüedades. Va
directamente al punto, es conciso. Cada fragmento de información muestra una
sola idea, es decir, forma un “bocado” de información (information chunk). La
notación que se usa está documentada y explicada al inicio del texto. El
documento tiene la estructura de un árbol que se divide en ramas cada vez más
pequeñas y detalladas. Esta estructura es inmediatamente visible por el arreglo
del texto y el uso de la tipografía.
Al mapear información se construyen mapas con diferente nivel de detalle, de
tal modo que pueden hacerse acercamientos según las necesidades del lector.
Es decir, permite una lectura ejecutiva u operativa, por la forma en que está
presentado.
3.2 Principios del mapeo de información
Antecedentes
La documentación técnica ha evolucionado a partir de 1930, de la siguiente
forma:
1930: Documentación militar e información clasificada.
1940: Documentación de procesos de manufactura.
¿Cuál es la relación entre un “bocado informacional” y el “mapeo”
de información?
¿Cuál es la diferencia entre el principio de fragmentación y el de
relevancia?
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 5
1950: Teorías administrativas.
1960: Documentación técnica de equipos de cómputo.
1970: Mapeo de Información - Universidad de Stanford.
1980: Certificaciones ISO.
1990: Producción masiva de aplicaciones para computadoras
personales.
2000: Documentos electrónicos.
En 1974, Robert E. Horn, en la Universidad de Stanford, crea la técnica de
Mapeo de Información, tomando como base estudios psicológicos sobre la
percepción y las ciencias cognoscitivas.
Los siete principios
El Mapeo de Información está basado en siete principios básicos de la
comunicación. Estos principios (y las reglas para aplicarlos) aseguran un estilo
de escritura que satisface las necesidades tanto de los lectores como de los
escritores. Dichos principios son:
1. El Principio de Fragmentación.
2. El Principio de Relevancia.
3. El Principio de Etiquetado.
4. El Principio de Consistencia.
5. El Principio de Gráficas Integradas.
6. El Principio del Detalle Accesible.
7. El Principio de Jerarquía de Fragmentos y Etiquetas.
A continuación se explicará cada uno de ellos:
Principio de
fragmentación
El principio de fragmentación. Los escritores deben organizar la información
en unidades pequeñas y manejables.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 6
¿Qué es una unidad de información manejable?
Una unidad de información manejable consiste en no más de nueve piezas de
información (párrafos, ilustraciones, tablas, etc.), colocadas en forma conjunta.
A esto se llama el límite de fragmentación.
Fundamento
Las investigaciones psicológicas de George A. Miller1 han demostrado que la
gente puede procesar y recordar mejor hasta 7 más/menos 2 piezas o unidades
de información a la vez (piénsese, por ejemplo, en los números telefónicos).*
Implicación
Los escritores deben crear unidades de información que no excedan del límite
de fragmentación.
Este límite se aplica a todos los niveles de un documento.
Justificación
Al fragmentar la información, el escritor mejora la comprensión así como la
velocidad para la búsqueda y acceso a la información. Dado que los lectores
pueden retener mejor de 5 a 9 piezas de información en la memoria de corto
plazo, comprenden más rápida y completamente el material que ha sido
fragmentado.
Cuando los lectores buscan en un documento una pieza específica de
información, la encuentran más rápidamente cuando está fragmentada.
La mente humana tiende, automáticamente, a agrupar los objetos en
categorías. Un escritor debe asegurarse de que el lector agrupe los objetos
como él lo hizo, a través del principio de fragmentación.
Ejemplo
El director de una empresa dividió un manual que contenía veinticinco políticas
en las siguientes tres categorías:
Parte 1: Políticas Financieras.
Parte 2: Políticas de Seguridad.
1 (http://www.well.com/user/smalin/miller.html
* Nota: Conforme la información aumenta en complejidad, el límite de fragmentación disminuye,
es decir, si la información tiene un alto nivel de complejidad será necesario hacer menos
fragmentos.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 7
Parte 3: Políticas de Organización
Principio de relevancia
El principio de relevancia. Los escritores deben asegurarse de que toda la
información contenida en un fragmento se refiera a una sola idea basada en su
propósito o función para el lector.
Así:
Colocar juntas las ideas “parecidas”.
Eliminar de cada fragmento las ideas “sin relación”.
Implicación
Los escritores deben estar seguros de que los fragmentos se limitan a una sola
clase de información. Todas las oraciones o diagramas de un fragmento deben
pertenecer a un solo tema.
Además, los escritores deben eliminar la información irrelevante. Las palabras y
frases de transición deben ir en otros fragmentos.
Justificación
El empleo del principio de relevancia ahorra tiempo y ayuda a comprender los
contenidos.
En un fragmento se incluye solamente información relevante para ahorrar
tiempo durante la lectura inicial o cuando el lector busca sólo cierta información
en particular.
Si en un fragmento hay solamente información de una misma clase, los lectores
no tienen que cambiar de velocidad o ritmo cuando están leyendo una unidad
de información.
Si se incluye información no relevante, los lectores tienen que imaginar por qué
está ahí ese material extraño, qué hacer con él y a qué parte pertenece. Esto es
un trabajo extra y reduce la velocidad del lector.
Ejemplo 1: Separar información
Un equipo de escritores está desarrollando un manual de usuario para una
computadora personal. Los escritores deben asegurarse de separar la
información sobre cómo usar el sistema, de la información de cómo funciona el
sistema.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 8
Ejemplo 2: Separar definición y ejemplo
Un escritor escribió el siguiente borrador:
Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se
paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.
Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le
pagamos un diferencial por riesgo.
El escritor revisó el borrador y pensó:
“Esto no es demasiado extenso, sólo tiene dos oraciones, pero estoy
refiriéndome a dos puntos diferentes. Defino el término y doy un
ejemplo en el mismo fragmento”.
Al aplicar el principio de relevancia, el escritor escribió la información en dos
fragmentos.
Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre el salario por hora que se
paga a un empleado cuando trabaja en condiciones peligrosas.
Cuando el personal de mantenimiento trabaja sobre un andamio, le
pagamos un diferencial por riesgo.
Principio de etiquetado
El principio de etiquetado. Después de organizar las oraciones relacionadas
en unidades manejables, los escritores deben poner una etiqueta a cada unidad
de información.
Justificación
El etiquetado facilita la comprensión y el acceso a la información.
La investigación indica que la gente comprende y tiene acceso a la información
más rápidamente si tiene una idea previa de lo que va a leer. Una etiqueta
ofrece al lector una visión previa de cada unidad de información. Es un avance
en la organización mental del lector.
La etiqueta sobresale del resto y permite buscar rápidamente la información.
Los lectores pueden utilizar las etiquetas para encontrar con rapidez la
información que necesitan.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 9
Ejemplo 1: Etiquetar fragmentos de información
El escritor anterior creó los dos fragmentos de información siguientes, uno para
la definición y otro para el ejemplo:
Ejemplo 2: Un documento etiquetado
El siguiente ejemplo describe gráficamente los títulos y etiquetas. El documento
muestra algunas páginas de un manual, escritas con el método de Mapeo de
Información.
.
Principio de consistencia
El principio de consistencia. Los escritores deben usar palabras, etiquetas,
formatos, organización y secuencias similares para temas semejantes.
Definición
Diferencial por riesgo es un porcentaje sobre
el salario por hora que se paga a un
empleado cuando trabaja en condiciones
peligrosas.
Ejemplo Cuando el personal de mantenimiento trabaja
sobre un andamio, le pagamos un diferencial
por riesgo.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 10
Justificación
La consistencia ahorra tiempo a los lectores porque les permite:
Encontrar rápidamente la información que necesitan.
Localizar la información semejante y evitar la ambigüedad.
Concentrarse en el contenido y no en la forma.
Evitar la variedad en los documentos técnicos
Muchas técnicas tradicionales de redacción (y de capacitación) motivan a los
escritores a utilizar la “variedad” para entretener al lector, es decir, el uso de
sinónimos. Sin embargo, al escribir documentos técnicos y de negocios, la
calidad se manifiesta en la capacidad del lector para usar el documento en la
realización de su trabajo. Así, en este caso la variedad suele distraer y retardar,
en vez de facilitar el trabajo.
Ejemplo
Al presentar cada uno de los principios en este documento se han utilizado las
mismas etiquetas: Principio y Justificación. También se ha organizado la
información de la misma manera cada vez. Además, se ha escrito cada
principio como un enunciado que establece lo que debe o no debe hacer el
escritor. Estos ejemplos ilustran la consistencia en los niveles de las palabras,
las etiquetas, los formatos y la organización.
Principio de gráficas integradas
El principio de gráficas integradas. Los escritores deben usar diagramas,
tablas, ilustraciones, etc., como una parte integral del texto y no como un
complemento que se agrega después de terminar de escribir. En un documento
escrito con el método de Mapeo de Información, las gráficas mantienen la
continuidad del texto. Las gráficas son el texto.
Justificación La investigación indica que aproximadamente el 50% de los adultos aprenden
mejor si hay ilustraciones u otros elementos gráficos en lugar de palabras. Si las
gráficas como diagramas, ilustraciones y tablas, representan una parte integral
del texto, los lectores no tienen que recorrer todo el documento para encontrar
lo que necesitan.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 11
Aplicación En este curso se proporcionan las reglas para seleccionar y desarrollar gráficas
efectivas. Cuando un tema necesita un tipo de diagrama o tabla específicos, el
escritor contará con un modelo de gráfica para solucionar el problema. Estas
gráficas pueden ayudar a los escritores a estructurar y organizar sus
documentos.
Ejemplo tradicional En la redacción tradicional, suelen aparecer en un párrafo dos o más
enunciados de la forma “Si... Entonces...”
Versión en párrafo:
Ofrecemos crédito a clientes establecidos que han girado, en el pasado,
órdenes con nosotros. Si una orden es por doscientos cincuenta pesos ($280)
o menos, esperamos el pago inmediato de la orden porque el costo de
papelería es demasiado alto para justificar que el crédito se otorgue. En
órdenes de doscientos sesenta ($290) a cinco mil pesos ($6000), otorgue el
crédito si no hay pagos vencidos. Las órdenes por más de cinco mil pesos
deben ser remitidas a un supervisor.
Ejemplo de gráficas integradas
Este ejemplo presenta la misma información con gráficas integradas. En este
caso, una tabla que llamamos “Tabla de Decisión”.
Versión de Mapeo de Información:
Si las órdenes son... y... Entonces...
$250.00 o menos _ _ _ rechace la solicitud
$260.00 a $600.00 no hay pagos
vencidos
autorice el crédito
más de $6000.00 _ _ _ remítala al supervisor
¿Un documento técnico puede estar compuesto sólo con gráficas?
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 12
Principio del detalle accesible
El principio del detalle accesible. Los escritores deben escribir utilizando un
nivel de detalle que haga que la información que el lector necesita sea accesible
y que el documento sea útil para todo tipo de lectores. En otras palabras, ponga
lo que el lector necesita, donde lo necesita. Se deben incluir visiones generales,
resúmenes, descripciones, diagramas y ejemplos claramente etiquetados para
presentar toda la información “abstracta”. Coloca siempre los diagramas y
ejemplos cerca del texto que ilustran.
Justificación El procesador humano de información, el cerebro, trabaja mejor cuando los
principios abstractos, conceptos y procedimientos se apoyan y explican con
ejemplos concretos.
Ejemplo 1: Menos detalle
En seguida se presenta parte de un procedimiento sin diagramas ni ejemplos.
Tal como está puede ser útil solamente para personas con experiencia en el
uso de Word 2013 o similar. Siga estos pasos para modificar el estilo Normal en
Word 2013:
Paso Procedimiento
1 Haz clic en la pestaña Inicio.
2 En el grupo de herramientas Estilos, coloca el puntero
en el estilo Normal.
3 Haz clic con el botón derecho, elige Modificar y haz los
cambios necesarios.
Ejemplo 2: Más detalle
A continuación se presenta un ejemplo del mismo procedimiento, escrito con
más detalle para personas con poca experiencia en el uso del programa.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 13
Paso Procedimiento 1 Haz clic en la pestaña Inicio.
Diagrama
2 En el grupo de herramientas Estilos, coloca el puntero en el estilo Normal.
Diagrama
3 Haz clic con el botón derecho, elige Modificar y haz los cambios necesarios.
Diagrama
Principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas
El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas. Los escritores deben
agrupar los fragmentos relevantes de información en forma jerárquica y poner
una etiqueta a cada uno de los grupos más grandes. A medida que el número
de elementos en un grupo crece más allá del límite de fragmentación, los
lectores volverán a tener dificultad para comprender y recordar la información.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 14
Justificación
La investigación indica que la gente comprende y recuerda mejor cantidades
grandes de información si están organizadas en grupos relacionados, que
contengan de 7 más/menos 2 elementos en cada uno. Los lectores también
leen y encuentran más rápidamente la información si además cada elemento
está etiquetado.
Ejemplo 1: Información sobre un procedimiento
Un escritor creó un procedimiento para dar mantenimiento a la unidad de
procesamiento central (CPU) de una mini computadora. Al momento de
completar el procedimiento, el técnico de servicio tenía que seguir 25 pasos.
Diagrama:
El escritor se dio cuenta de que el material excedía del límite de fragmentación
y que sería difícil para los lectores entender la información. Por ello, buscó
relaciones entre los pasos, los reagrupó en unidades separadas dentro de
diferentes procedimientos y etiquetó cada uno de ellos. Así los lectores podrían
encontrar la información específica.
El escritor combinó unidades individuales de información para aplicar los
principios de Fragmentación y Relevancia, y creó la siguiente unidad en orden
jerárquico. En seguida etiquetó cada una de las nuevas unidades.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 15
Diagrama:
Estas son las unidades más grandes que creó el escritor:
Ejemplo 2: Información sobre políticas
Un escritor creó algunos fragmentos acerca de la ausencia por maternidad.
Después organizó los fragmentos de acuerdo con el principio de la jerarquía en
dos grupos que se referían a las etapas previa y posterior a la ausencia por
maternidad.
Diagrama (borrador original):
Información sobre las actividades previas y posteriores a la ausencia por
maternidad.
Diagrama (versión editada):
Después de agrupar la información en fragmentos más grandes y relevantes, el
lector recibió estas dos unidades, cada una con su etiqueta específica.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 16
Investigaciones recientes indican que a mayor tamaño de cada fragmento, la
mente puede manejar menos fragmentos a la vez.
Así pues, si el material con el que usted está trabajando es complejo, abstracto
o detallado, puede necesitar separar hasta cinco “fragmentos” en dos grupos.
¿En cuántos grupos se recomienda organizar la información?
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 17
F. CONCLUSIÓN
La redacción literaria o tradicional, no se adecúa a lo casos prácticos de escritura que se presentan a nivel
escolar o en el campo de trabajo, ya que por lo general en estos ámbitos, se requiere el desarrollo de
documentos técnicos.
El mapeo de información establece un conjunto de principios para la definición de los elementos
fundamentales de un documento, como son unidades, etiquetas, bloques, ilustraciones y elementos de
tipografía, así como su estructuración para conformar un documento final.
El mapeo de información no se limita a facilitar la elaboración de documentos técnicos, sino también tiene por
objetivo que el producto obtenido sea de fácil entendimiento para el lector, al presentarle la información de
manera organizada, de forma tal que sea posible entender de manera sencilla las ideas principales del texto.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 18
G. LECTURAS COMPLEMENTARIAS
Vivanco, C. V. (2008). El don de la escritura: Comunicar con estilo profesional. Madrid: Paraninfo.
H. GLOSARIO
Término Significado
Abstracto Idealización o representación mental de un objeto
concreto.
Certificaciones ISO Resultado que se obtiene cuando una organización
cumple con las normas de tipo ISO (Organización
Internacional de Normalización) para su gestión de
calidad.
Consistencia Propiedad de lo que es duradero, estable o sólido.
Unión y relación adecuada de todas las partes que
forman un todo.
Principio Norma o regla que permite la realización de un estudio
o proyecto.
Relevancia Que tiene importancia para algo.
Cualidad o condición de relevante, importancia,
significación.
Asignatura: Documentación Técnica
Licenciatura en Derecho 19
I. FUENTES DE INFORMACIÓN
a) Bibliográficas
González, M. (2005). Documentación Técnica. México: UNID.