unidad didÁctica 1.3 utilidades del programa i · – comprobar integridad de tablas , si marca...

49FACTURAPLUS 2008

UNIDAD DIDÁCTICA 1.3

UTILIDADES DEL PROGRAMA I

1. INTRODUCCIÓN

En esta Unidad Didáctica y en la siguiente conocerá las funciones de otros

dos menús del programa:

– Útil.

– Si on-line.

El menú Útil contiene una serie de utilidades que le serán de gran ayuda a la

hora de trabajar con FacturaPlus. Los submenús que contiene son:

– Organización de Ficheros.

– Herramientas.

– Perfiles de usuario.

– Entorno del sistema.

– Avisos.

– Gestión del conocimiento.

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El menú Si on-line cuenta con dos submenús:

– Registrarse en Si on-line.

– Buscador de Si on-line.

La explicación de cada uno de ellos se verá con más detenimiento en posterio-

res epígrafes.

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2. ORGANIZACIÓN DE FICHEROS

Los procesos que este submenú realiza son:

– Eliminación definitiva de los registros marcados para borrar.

– Regeneración de ficheros índices, correspondientes a la memoria activa

y los comunes a todas las memorias.

– Comprobación jerárquica de la información.

– Comprobar integridad de tablas, si marca esta casilla el programa rea-

lizará una verificación de los registros para solucionar posibles errores.

– Si desea recalcular el coste promedio, se marcará la casilla de verificación

Recalcular Coste Promedio, y su cálculo dependerá del método que se

eligió en el menú Útil, en el submenú Entorno del Sistema, en la opción

Personalización, en la ficha Cálculo (Cálcu.). En dicha ficha se podrá

elegir entre tres métodos de cálculo del coste promedio:

• Media aritmética de TODAS las entradas.

• Sumatorio de últimas entradas hasta completar stock.

• Media aritmética según existencias actuales.

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– Actualizar el riesgo de clientes.

– Regenerar el histórico de movimientos por stock no identificado.

La Organización de Ficheros está recomendada cuando surjan pequeñas ano-

malías ó lentitud en los procesos (corte del suministro eléctrico, bajada de tensión u

otro problema de características similares). Tiene como misión comprobar, organizar y

reindexar los ficheros de la empresa consiguiendo, de este modo, mantener la infor-

mación ordenada aumentando la velocidad de procesamiento de los datos.

Si se diera cualquiera de las circunstancias anteriormente mencionadas, se

aconseja, como primera salida, realizar la organización de ficheros pulsando so-

Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de ejecutar la casi-lla Comprobar integridad de tablas.

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Para realizar la organización de ficheros, sólo un usuario puede estarconectado al programa. Si hay varios usuarios conectados, FacturaPluslo indicará mediante la ventana que se muestra a continuación.

bre el botón Sí de Confirmar proceso. La organización de ficheros es conveniente

realizarla, de todos modos, una vez a la semana para que la información se asiente

correctamente en el programa.

Para llevar a cabo las operaciones propias de la Organización de Ficheros será

necesario activar la opción utilizando cualquiera de los métodos descritos a continuación:

1. Desde la barra de Menú, al seleccionar Útil->Organización de Ficheros.

2. Desde la barra de Herramientas, al hacer clic sobre el icono

Organización.

La ventana que aparece es la que sigue. Está formada por varias zonas pre-

cedidas por unas casillas de verificación que, en principio, se encuentran marca-

das; en la parte superior de la ventana se muestra información sobre:

– La posible duración del proceso (tanto mayor cuanto más elevado sea el

volumen de datos existentes).

– Relación de trabajos que se llevarán a cabo durante la organización:

• Eliminación definitiva de los registros marcados para borrar.

• Regeneración de ficheros índices correspondientes a la memoria ac-

tiva y de los comunes a todas las memorias. Genera ficheros índices

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con las distintas ordenaciones que desarrolla la aplicación, tales como

clasificación por códigos, por orden alfabético…

Las casillas de verificación reflejan el nombre de los ficheros y procesos sobre

los que se realizará la organización, en caso de que se encuentren marcadas las

casillas que los preceden. Si se marca la casilla Procesos, se actualizarán las can-

tidades pendientes de servir y de recibir de los artículos, además de los gráficos de

los clientes, agentes y proveedores.

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3. HERRAMIENTAS

Bajo la denominación genérica de Herramientas se incluyen una serie de

utilidades, que complementan a las opciones específicas de la facturación y permi-

ten al usuario sacar un mayor partido a los datos que ha ido incluyendo a lo largo

de su actividad.

El acceso a las herramientas se efectúa desde el menú principal seleccionando

Útil->2. Herramientas. Son cuatro las opciones que componen este submenú,

tal y como puede observar en la imagen.

3.1. AUTOCHEQUEO

La opción 1. Autochequeo del menú Útil-> 2.Herramientas, muestra por

medio de la ventana Configuración del sistema, información sobre:

– Sistema operativo instalado en el ordenador:

• Versión Windows.

• Modo de ejecución de Windows.

• Directorio de Windows.

• Versión MS-DOS.

• Variables de entorno MS-DOS.

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• Visualizar ficheros de configuración.

– Hardware utilizado:

• CPU.

• Coprocesador matemático.

• Unidades de disco.

• Resolución de pantalla.

• Colores.

– Recursos disponibles para ejecutar el programa:

• Recursos libres USER.

• Recursos libres GDI.

• Memoria libre.

• Bloque libre más extenso.

• Tareas en ejecución.

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3.2. CALCULADORA

Para efectuar cálculos matemáticos durante la ejecución del programa se puede

activar la Calculadora del entorno Windows, que permite realizar operaciones y

pegarlas en los campos numéricos de toma de datos.

Para activar esta utilidad deberá seguir estos pasos: menú Útil->2. Herra-

mientas-> 2. Calculadora.

Efectuada la selección anterior se abrirá la ventana Calculadora, que mues-

tra la utilizada por el sistema Windows.

La barra de menú de la calculadora está compuesta por tres menús diferentes:

– Edición: permite trasladar los datos de la calculadora a otras utilidades

Windows.

• Copiar: transfiere el valor que aparece en el dial al Visor del

Portapapeles de Windows.

• Pegar: traslada el número contenido en el Portapapeles al dial.

– Ver: permite seleccionar dos tipos de calculadoras diferentes.

• Estándar: es la mostrada anteriormente.

• Científica: presenta en pantalla una calculadora capaz de realizar,

además de las operaciones de la calculadora Estándar, el cálculo de

senos, cosenos, tangentes, valores estadísticos, operaciones en base

hexadecimal, octal, binario… Estas operaciones no son utilizadas en

FacturaPlus, por lo que no se describe aquí su manejo.

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Si hace clic sobre Científica, aparecerá en pantalla la calculadora descrita:

• Número de dígitos en grupo: Activada colocará un punto de sepa-

ración en las unidades de millar.

– Ayuda: Contiene informacion acerca de las características de la calculadora.

3.3. AGENDA

La opción Agenda del submenú Herramientas contiene una ayuda comple-

mentaria a la facturación, consistente en un dietario de direcciones y teléfonos en

el que se pueden dar de alta direcciones personales, profesionales, teléfonos,

direcciones de correo electrónico… Igualmente, también es posible emitir etiquetas

para sobres de correo en diferentes formatos e imprimir listados ordenados por

diferentes condiciones.

Como ya sabe, para activar esta opción, deberá ejecutar los siguientes pasos:

Útil->2. Herramientas->3. Agenda. La ventana que aparecerá tras la ejecu-

ción es la siguiente:

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Como puede comprobar en la imagen anterior, la información se presenta en

varias columnas que recogen los datos identificativos reseñados en sus títulos.

En la columna Clave se introducirán como máximo 5 caracteres que le permi-

tirán realizar búsquedas de datos a través de este campo. Por ejemplo, si posee

una clasificación de clientes por zonas geográficas podrá, a través de este campo,

listar todos los que residan en el norte, sur…

Los iconos más representativos de la barra de herramientas de la ventana

Agenda son los siguientes:

Añadir. Podrá incorporar nuevas fichas a la agenda de direcciones;

ningún campo de los contenidos en la misma es obligatorio pudien-

do dejar en blanco cualquiera de ellos. La ventana que aparece tras

hacer clic sobre dicho icono se denomina Añadir ficha.

Imprimir. Al hacer un clic con el ratón sobre este icono se abre la venta-

na Seleccione informe, desde la que podrá listar la agenda en formato

completo ó en formato reducido. En este último, sólo aparecerán los

Apellidos, Teléfono 1, Teléfono 2, Fax y Provincia. En caso de que decida

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seleccionar Agenda, formato reducido, la ventana que aparece, tras pul-

sar el botón Aceptar, se denomina Listados de agenda.

En dicha ventana, se podrán establecer el orden de presentación de

los datos, a través de los tres botones de selección, además de acotar

el rango de fichas a listar; por defecto se muestran la primera y la

última del sistema de ordenación elegido.

Los cuadros de texto Nombre inicial y Nombre final permiten aco-

tar el conjunto de fichas que desea listar. Dichos cuadros variarán su

título y contenido según el orden escogido.

Sea cual sea el listado de agenda elegido (completo ó reducido), en

pantalla se mostrará como última ventana la de Impresión de infor-

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mes, permitiéndole seleccionar el modo de presentación de los datos:

Pantalla/Impresora, Fichero ó Html/e-Mail.

Otro icono muy representativo de la ventana Agenda es el denomi-

nado Etiquetas (Séptimo icono empezando por la izquierda de la

barra de herramientas). A través de él, se lanza por impresora eti-

quetas de correo con los datos incluidos en las fichas de la agenda.

Activado el icono se muestra la ventana Etiquetas de agenda.

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Mediante los siguientes párrafos, se explicará los pasos que deberá se-

guir para llevar a cabo el proceso de impresión de etiquetas.

1. Active la utilidad seleccionando Útil-> 2. Herramientas-> 3. Agen-

da. Se abre la ventana Agenda.

2. Haga clic en el icono Etiquetas de la barra de herramientas. Aparece

la ventana Etiquetas de agenda.

3. Haga clic, si fuera necesario, en el botón Configurar para seleccio-

nar la impresora, tamaños y orientación del papel y otras opciones

específicas de la impresora elegida.

4. Haga clic sobre el botón Formatos. Se muestra la ventana Formatos

de etiquetas.

La barra de herramientas de esta ventana, que en principio sólo dis-

pone de un formato creado, contiene los iconos más habituales que

usted ya conoce: Añadir, Modificar, Eliminar y Seleccionar, que le

permite elegir el formato de etiqueta que se encuentre iluminado.

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5. Haga clic sobre el icono Añadir de la ventana Formatos de etique-

tas. Se presenta la pantalla de toma de datos denominada Defini-

ción del formato de las etiquetas.

Observe con detalle cada uno de los campos de la ventana y localiza

el botón Variables. Dicho botón muestra una ventana de informa-

ción en la que se describe qué datos pueden aparecer en las etique-

tas. Estos datos pueden ser de dos tipos: Variables (encerradas entre

ángulos) y Fijos.

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6. Pulse Aceptar después de haber introducido todos los valores del for-

mato de las etiquetas. Regresará a la ventana Formatos de etiquetas.

7. Haga clic sobre el icono Seleccionar de la ventana Formatos de

etiqueta para volver nuevamente a la ventana Etiquetas de agen-

da. Fíjese como en el campo Operaciones disponibles de esta últi-

ma ventana, aparece seleccionado el formato recién creado.

8. Pulse sobre el botón Filtro de la ventana Etiquetas de agenda. Que

abre la ventana Selección de registros con todas las fichas de la

agenda.

La barra de herramientas de esta ventana contiene 4 iconos. Los dos

últimos son los más conocidos y habituales, Fuentes y Salir, y los dos

primeros se usan para:

Seleccionar. Al hacer clic sobre este icono aparece un aspa

de color azul en la línea que se encuentra iluminada, indican-

do de este modo, que la ficha ha quedado seleccionada para

su impresión. Para quitar la marca bastará con volver a ha-

cer clic sobre el icono.

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Filtrar. Permite seleccionar un conjunto de fichas según los

parámetros de búsqueda introducidos en la ventana que se

muestra al hacer clic sobre el mismo. Los campos por los que se

puede filtrar son, por ejemplo, clave inicial, nombre, domicilio,

código postal, NIF, subcuenta… seleccionando el programa to-

das aquellas fichas en las que coincidan con la definición del

campo que haya introducido.

9. Marque ó desmarque las fichas (registros) que quiera listar haciendo

doble clic sobre su línea ó pulsando sobre el icono Seleccionar expli-

cado anteriormente. Irán apareciendo aspas de color azul en la co-

lumna S. (Seleccionado) de la ventana Selección de registros.

Si son muchas las fichas a marcar ó no recuerda exactamente su

contenido, puede usar el icono Filtrar que realiza la búsqueda de los

registros según los datos que introduzca en la ventana Establecer

filtro de selección.

10. Pulse, una vez introducida la información que desee buscar, sobre el

botón Filtrar. Se regresa a la ventana Selección de registros donde

aparecen marcadas todas las fichas que cumplen con las condiciones

establecidas.

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11. Haga clic sobre el botón Salir de la ventana Selección de registros,

después de que haya marcado las fichas a imprimir. Se regresa de

nuevo a la ventana Etiquetas de agenda.

12. Pulse sobre el botón Imprimir. Se abre la ventana Etiquetas de agen-

da desde la que se podrá seleccionar el medio de salida de la infor-

mación: Pantalla/impresora, Fichero ó Html/e-mail.

13. Por último, pulse el botón Aceptar de esa misma ventana. Aparecerá

una visualización previa por pantalla (en caso de que haya activado

el botón de selección Pantalla/impresora) del documento con los

datos de los clientes de la agenda. Si lo que desea es obtener las

etiquetas por impresora, una vez que aparezca la visualización por

Para seleccionar todas las fichas al mismo tiempo bastará con dejarvacía la ventana Establecer filtro de selección y pulsar el botón Filtrar.

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pantalla, deberá hacer clic sobre el icono Imprimir de la barra de

herramientas.

3.4. PLANNING

La utilidad Planning se usa para fijar un plan de trabajo detallado mediante

el marcado, en la representación gráfica de un calendario, de los días del año que

la empresa necesita recordar: pago de impuestos, pagos y cobros de deudas,

confección de documentos…

Se puede acceder a esta utilidad realizando los siguientes pasos: menú Útil-

>2. Herramientas-> 4. Planning.

La ventana que aparece se denomina Planning y está formada por dos co-

lumnas:

– Título: Nombre asignado a cada uno de los Planning creados.

– Año: Período de tiempo al que se refiere el Planning de la columna anterior.

Para añadir un nuevo evento, bastará con hacer clic sobre el icono Añadir de

la barra de herramientas. Tras introducir el nombre y año del nuevo Planning se

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resaltarán automáticamente, en su mitad inferior, los días de la semana con los

sábados y domingos en color diferente.

El usuario puede señalar festivos, laborables y cuantos conceptos quiera esta-

blecer sobre cualquier día del calendario. Se pueden crear tantos conceptos como

se quiera haciendo clic sobre las flechas (arriba y abajo) de la barra de desplaza-

miento vertical hasta encontrar un color sin título: si hace doble clic sobre la línea

que ocupa dicho color se introducirá la nueva descripción, por ejemplo «Vacacio-

nes»: pulse la tecla [INTRO] para finalizar. Y ahora restará hacer clic en el calendario

sobre los días de Vacaciones y quedarán marcados por su color correspondiente.

Seleccionando un color, al hacer clic sobre cualquier día del calendario, cam-

biaría su policromía por el que esté seleccionado mostrando gráficamente, gracias

a los colores, el significado de ese día del año.

Si desea seleccionar un período de días, bastará con marcar el primerode ellos al mismo tiempo que activa la tecla [Shift] y sin soltar ésta,realice un clic sobre el último día del período.

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4. PERFILES DE USUARIOS

Bajo el título genérico de Perfiles de usuario se recogen varias opciones de

gran importancia para el manejo del programa que permiten:

1. Controlar el acceso a la aplicación de las personas autorizadas.

2. Configurar los medios de salida de la información: por Impresora, panta-

lla, fichero, Html, e-Mail ó Excel.

3. Modificar determinados aspectos de la presentación del programa.

El acceso a estas utilidades se efectúa realizando los pasos siguientes: menú

Útil->3. Perfiles de usuario. A su vez, el submenú se divide en 5 opciones, tal y

como muestra la imagen siguiente.

4.1. GESTIÓN DE USUARIOS

La primera opción del menú Útil->3. Perfiles de usuario se denomina 1.

Gestión de Usuarios y tiene como finalidad impedir el acceso al programa a

cualquier persona no autorizada.

Además, desde esta utilidad, es posible restringir el uso de determinadas par-

celas del programa a aquellos usuarios que no vayan a utilizar todas las operacio-

nes del menú principal. FacturaPlus viene configurado con un único usuario llama-

do Supervisor, que es el encargado de dar acceso al resto de personas autoriza-

das y de establecer las áreas del programa sobre las que podrán trabajar.

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Al ejecutar la opción se abre la ventana Usuarios, en la que aparecen todos

los usuarios del programa.

La barra de herramientas de la ventana Usuarios contiene una serie de iconos

que se describen a continuación.

AÑADIR

Con este icono podrá añadir nuevos usuarios al programa. Tras acti-

varlo, la ventana que aparece se denomina Añadir usuario.

Dicha ventana dispone de los siguientes campos de toma de datos:

– Código

Campo automático en el que se mostrará el número consecutivo siguien-

te al último de los existentes.

– Nombre

Campo obligatorio con el que se designará al usuario.

– Grupo

Campo no obligatorio en el que se introduce el código del grupo de usuarios

al que pertenezca el usuario que se está dando de alta. Puede buscarlo

utilizando la lupa.

El usuario Supervisor no podrá ser eliminado, puesto que es el único,como administrador del sistema, que tiene acceso total y es el que definelas altas, bajas ó modificaciones de otros usuarios. Igualmente, el grupo000 Administradores tampoco podrá ser eliminado. Si se intenta su eli-minación aparecerá un mensaje de error denegando el proceso.

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– Definir contraseña

Por razones de seguridad en el acceso a datos, todos los usuarios debe-

rán tener una contraseña. Esta deberá tener al menos 8 caracteres, dife-

renciando entre mayúsculas y minúsculas.

El Supervisor o usuarios con acceso total a la gestión de usuarios podrán

definir una contraseña para cada uno de ellos.

Si pulsa sobre el botón Definir contraseña aparece la ventana siguiente:

Para modificar una contraseña ya definida se necesitará conocer la con-

traseña anterior. Sólo el Supervisor o usuarios del grupo administrado-

res no necesitarán conocer dicha contraseña, por lo que estos usuarios

tienen potestad para modificar la contraseña/clave en cualquier momen-

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to. Por eso es recomendable que el grupo de Administradores esté for-

mado por un número limitado y no muy grande de usuarios.

Si se está definiendo la contraseña del Supervisor, además de la contra-

seña, se le solicitará una pregunta de control y una respuesta.

Esta pregunta de control se le realizará al Supervisor, en el acceso a la

aplicación, si olvida su contraseña a través de la opción Olvidé mi con-

traseña. Respondiendo correctamente a esta pregunta podrá acceder a

la aplicación, pudiendo definir de nuevo la contraseña y su pregunta/

respuesta de control.

– Estado

Podrá indicar si el usuario está Activo o de Baja, por lo que el usuario no

podrá acceder a la aplicación hasta que no se le cambie de nuevo a

estado Activo.

– Datos contraseña

Marcando la casilla de verificación Cambiar contraseña en próximo ac-

ceso a aplicación obligará a que el usuario, al acceder a la aplicación por

La contraseña será obligatoria para todo usuario, por ello, en el primeracceso a la aplicación de cada usuario se le solicitará a cada usuario,incluido el Supervisor, que definan la contraseña de acceso.

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primera vez, defina él mismo su propia contraseña. Esta opción permite

que aunque el Supervisor defina la contraseña, que es obligatoria, sea el

usuario quien decida su propia contraseña al acceder a la aplicación, au-

mentando así la seguridad en los accesos. Esta novedad es introducida

por FacturaPlus para adaptar dicho programa a la Ley Orgánica 15/1999

de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

La presente Ley Orgánica tiene por objeto garantizar y proteger, en lo

que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades pú-

blicas y los derechos fundamentales de las personas físicas y especial-

mente de su honor e intimidad personal y familiar.

Si marca la casilla de verificación Caduca contraseña obligará a que el

usuario modifique la contraseña cada cierto tiempo determinado. Así mismo

indicará los días en los que tiene validez la misma -Días de vigencia-. Pasa-

dos esos días desde la última modificación de la contraseña, se le solicitará al

usuario, al acceder a la aplicación, que modifique la contraseña.

También podrá indicar que se avise al usuario, durante un período deter-

minado de días antes, de que caduca su contraseña, introduciendo en el

cuadro de texto del campo Días de preaviso de caducidad los días de

preaviso. En este período, el usuario podría modificar su contraseña an-

tes de su caducidad.

Otra novedad en la autenticación de usuarios por contraseña es que se

ha limitado el acceso a tres intentos fallidos. De tal forma que si se intenta

entrar a la aplicación con una contraseña errónea por tercera vez, el

usuario quedará inhabilitado (estado de baja) de forma automática.

Una vez completados todos los datos y características del nuevo usuario,

deberá pulsar el botón Aceptar. Seguidamente aparecerá en pantalla la

ventana Configuración de usuarios, en la que gracias a la casilla de veri-

ficación que contiene, el usuario podrá cambiar el estado de los documen-

tos. En el cuadro de texto Nivel de seguridad de acceso a empresas,

habrá que introducir un número del 1 al 9 que impida al usuario acceder a

las empresas del programa que tengan asignado un nivel superior.

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CONFIGURAR

Icono que abre la ventana Configuración de usuarios desde la que

se podrá configurar la Prioridad para cambio de estado en do-

cumentos y asignar el Nivel de seguridad de acceso a empresas.

El nivel de seguridad de acceso del usuario debe ser mayor o igual al nivelde acceso asignado a la empresa. Si el usuario tiene asignado un nivelinferior al asociado a la empresa, tendrá el acceso denegado a la misma.

El nivel de seguridad es de 1 a 9.

El nivel de seguridad de la empresa quedaba recogido en la ficha DatosGenerales de las ventanas Altas de empresas (tras pulsar el icono Aña-dir) ó Modificación de datos de empresas (tras pulsar el icono Modificar)del menú Global->Empresas.

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INF. ACCESOS

Muestra información sobre las entradas en el programa que se han

producido por parte de los usuarios dados de alta. Al hacer clic sobre

el icono, se abre la ventana Informe de Incidencias de Acceso, des-

de la que se podrá definir con más precisión los distintos modos de

ingresar en la aplicación que se han originado.

La ventana divide la información en tres campos que se detallan a continuación:

– Filtrar: se podrán acotar los usuarios y fechas sobre los que constará el

informe solicitado.

– Ordenar por: organiza los resultados del informe según el botón de

selección elegido: por Fecha ó por Usuario.

– Tipo de Incidencias: los botones de selección permiten definir el tipo de

sucesos de los que quiere obtener información:

• Todas: equivale a seleccionar todos los demás botones a la vez.

• Accesos correctos: informa sobre aquellos usuarios que han accedi-

do correctamente a la aplicación.

• Accesos cancelados: presenta relación de aquellos usuarios que han

intentado entrar en la aplicación y antes de hacerlo han renunciado a

ella pulsando el botón Cancelar.

• Accesos erróneos: muestra las contraseñas incorrectas insertadas

por los usuarios. La ventana de acceso de usuarios se cierra automáti-

camente tras intentar entrar tres veces seguidas de forma incorrecta.

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El icono Inf. Accesos sólo será accesible a aquellos usuarios que tenganacceso total a la opción Gestión de Usuarios.

Tras cumplimentar todos los campos y pulsar el botón Aceptar, se abre la

ventana Destino de impresión para que elija el medio de salida de la información

solicitada: por Impresora, Pantalla, Fichero, Html, e-Mail ó Excel. La ventana si-

guiente se obtendría tras pulsar el botón Pantalla.

MAPAS

Icono que permite al Supervisor definir las partes del programa a las

que tendrán acceso el resto de usuarios, ya que al ser dados de alta

en el fichero de usuarios tienen desactivados todos los accesos a las

opciones de los menús. La ventana que se abre al hacer clic sobre este

icono se denomina Asignación de accesos.

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La ventana Asignación de accesos contiene:

– En la parte superior el nombre del usuario sobre el que se establecerán

los accesos a las opciones del programa.

– La sección Árbol desglose de opciones de Menú que muestra,

escalonadamente, todas las opciones del menú principal del programa

con las subopciones que dependen de cada una de ellas. Al hacer doble

clic en el símbolo [-], situado a la izquierda de las secciones de color rojo,

se cierran las subopciones que contienen y aparece un triángulo invertido

de color azul con el símbolo [+] a su izquierda, que representa opciones

que pueden ser abiertas por contener subopciones. Al acceder a esta

ventana todas las ramas de este árbol de carpetas se encuentran abier-

tas mostrando la totalidad de opciones y subopciones del programa.

– Botones de comando de la zona inferior derecha de la ventana denomi-

nados Menú completo:

• Total: se representa con un tick de color verde e indica que el usuario

tendrá acceso a todos los trabajos disponibles de los menús del pro-

grama., tales como Añadir, Modificar, Eliminar…

• Sólo Consulta: se representa con un tick de color rojo e indica que el

usuario sólo podrá ver el contenido de los menús sin poder realizar

ninguna otra operación.

78 FACTURAPLUS 2008

• Sin Accesos: se representa por medio de un aspa de color rojo e

indica que el usuario no podrá acceder a la opción del menú, mos-

trándose inhibida (color gris) dentro del menú principal.

– Botones de comando de la zona superior derecha de la ventana denomi-

nados Opción seleccionada. Contiene tres botones cuyo funcionamien-

to es el mismo que en el caso anterior (Menú completo), pero esta vez

actúan sobre la opción del árbol que se encuentre iluminada (selecciona-

da) y no sobre todos los menús, como ocurría en el caso anterior.

INFORMES

El submenú Estadísticas e informes del menú principal Informes

permite obtener cualquier tipo de informe y estadística personalizada,

seleccionando datos de cualquier fichero de la aplicación. A través de

este icono, el Supervisor podrá definir qué informes del programa

podrán listar el resto de usuarios, ya que éstos, al ser dados de alta

en el fichero de usuarios tienen desactivados todos los accesos a los

informes. La ventana que se abre al hacer clic sobre este icono se

denomina Asignación de accesos, apareciendo el nombre de Lista-

dos e informes en la parte superior de la misma.

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La ventana Asignación de accesos- Listados e informes está formada por

los siguientes elementos:

– Sección Árbol desglose de Listados e informes: muestra,

escalonadamente, todos los informes y listados existentes en las opciones

del programa. El funcionamiento de esta sección es muy similar al de la

sección Árbol desglose de opciones de Menú, visto en el apartado an-

terior. Al acceder a esta opción, todas las ramas de este árbol de carpetas

se encuentran abiertas mostrando la totalidad de listados e informes que

posee el programa.

– Campo Todos: contiene tres botones:

• Total: marca todos los informes del árbol con un tick de color verde

indicativo de que el usuario tendrá acceso a todos los informes del

programa, pudiendo efectuar sobre ellos cualquier tipo de modifica-

ción, inclusión de nuevos parámetros, eliminación…

• Sólo ejecución: coloca en todos los informes del árbol un tick de color

rojo, indicativo de que el usuario sólo podrá ejecutar los informes sin

poder realizar ninguna inclusión ni variación sobre los mismos.

• Sin acceso: marcará con un aspa roja todos los informes del árbol,

indicando con ello que el usuario no podrá obtener ningún listado de

los relacionados en la ventana.

– Campo Categoría: dispone de tres botones idénticos en su denomina-

ción a los del campo Todos. Las acciones realizadas por los botones de

este campo son idénticas a las explicadas en el apartado anterior pero

referidas a la categoría del árbol de carpetas que se encuentre iluminada

en ese momento.

– Campo Informe: contiene tres botones que actúan de la misma forma

que los botones de los dos campos anteriores, pero sólo sobre el informe

que se encuentre iluminado.

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LISTADOS

El submenú Estadísticas e informes estándar del menú principal

Informes permite obtener cualquier tipo de informe y estadística

estándar, seleccionando datos de cualquier fichero de la aplicación.

A través de este icono, el Supervisor podrá definir qué informes y

estadísticas estándar podrán listar el resto de usuarios, ya que al ser

dados de alta, en el fichero de usuarios, tienen desactivados todos

los accesos a los listados. La ventana que se abre al hacer clic sobre

este icono se denomina Listados.

Dicha ventana está formada por:

– Sección Árbol desglose de Listados: Muestra, escalonadamente, todos

los informes y listados existentes en las opciones del programa.

– Campo Todos: Contiene dos botones: Ejecutar y Sin acceso. Su funcio-

namiento es muy similar a los descritos en apartados anteriores.

– Campo Listado: Dispone de dos botones iguales en su denominación a

los del campo Todos. Las acciones realizadas por los botones de este

campo son idénticas a las del apartado anterior pero, esta vez, referidas

a la categoría de árbol de carpetas que se encuentre iluminada.

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LIST. EXCEL

El submenú del menú principal Informes->Informes en Excel per-

mite obtener listados de almacén, compras y ventas en tablas diná-

micas de hojas de cálculo Excel. Por medio de este icono, el Supervi-

sor podrá definir qué listados podrán emplear el resto de usuarios,

ya que al ser dados de alta, en el fichero de usuarios, tienen

desactivados todos los accesos a esta utilidad. La ventana que se

abre al hacer clic sobre este icono se denomina List. Excel.

La ventana anterior es muy parecida a la de Informes y Listados de los

apartados anteriores, tanto en su presentación como en el modo de seleccionar

los listados a los que tendrá acceso el usuario, pues mediante el botón Ejecutar se

le podrá dar autorización para que pueda utilizar todos los listados o sólo aque-

llos que previamente se hayan seleccionado; el tick de color verde a la izquierda

del nombre indica que está activado y el aspa de color rojo que no se tiene acceso.

82 FACTURAPLUS 2008

GRUPOS

Icono que permite definir grupos de usuarios con accesos comunes a

los que más tarde podrán asignarse usuarios; de esta forma, no será

necesario definir los mapas de acceso de cada usuario, sino que

bastará con asignarle un Grupo en el que se han establecido con

anterioridad los accesos permitidos. Tras hacer clic en el botón se

abre la ventana Grupos de usuarios, desde la que se podrá mante-

ner el fichero de grupos.

La ventana Grupos de usuarios presenta:

– Dos columnas:

• Código alfanumérico de tres caracteres identificativos del grupo.

• Descripción del grupo por medio de un texto alfanumérico de hasta

25 caracteres.

– Barra de herramientas con iconos de:

• Mantenimiento del fichero: Añadir, Modificar, Eliminar, Fuentes y Salir.

La ventana que aparece tras pulsar el icono Añadir es la siguiente.

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En esta ventana, como puede comprobar, se va a añadir un nuevo

grupo de usuarios, denominado Contables.

• Asignación de accesos: Mapa.

El icono Mapa de la ventana Grupos de usuarios abre la ventana Asigna-

ción de accesos del grupo que se encuentre iluminado. Se trata de una ventana

idéntica a la que se explicó anteriormente para la asignación de acceso a los

usuarios (icono Mapas de la ventana Usuarios) por lo que bastará con consultar

lo explicado en dicho apartado.

La ventaja de la utilización de este sistema radica en que sólo será necesario

marcar los accesos una vez por grupo, en lugar de tener que hacerlo por cada

uno de los usuarios existentes.

Recuerde que el Grupo 000 Administradores que viene definido en el pro-

grama no es susceptible de eliminación ni de modificación de niveles de accesos.

4.2. PERIFERICOS

La segunda opción del menú Útil-> 3. Perfiles de usuario se denomina

Periféricos y tiene como finalidad configurar los distintos dispositivos de salida

disponibles en FacturaPlus para listados y emisión de documentos.

La ventana que aparece se denomina Configuración de dispositivos de

salida, tal y como muestra la imagen siguiente:

84 FACTURAPLUS 2008

Dicha ventana está compuesta por tres fichas:

– Impresora.

En esta ficha aparecen las impresoras disponibles en FacturaPlus. Por de-

fecto, al emitir cualquier listado se imprimirá por la primera impresora de

la lista.

Cuenta, en la parte derecha, con 4 botones:

• Botón Añadir.

Acceso a una ventana denomi-

nada DATOS NUEVA IMPRESO-

RA que contiene las impresoras

instaladas en su entorno

Windows. Posicionándose sobre la

impresora a elegir se hará doble

clic para poder aceptarla. Se in-

cluirá entonces en la lista de

impresoras de FacturaPlus, y más

concretamente en la ventana Con-

figuración de dispositivos de

salida.

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• Botón Eliminar.

Elimina la impresora seleccionada de la lista de impresoras disponibles

en FacturaPlus. Si la impresora que se desea eliminar está activada

como impresora número 1 el programa mostrará el siguiente mensaje:

Si no hubiera impresora secundaria no se podrá emitir ningún listado

por impresora.

• Botón Opciones.

La ventana que aparece tras hacer clic sobre este botón es la siguien-

te, con campos como Interlineado, Pie de página, Líneas por pá-

gina. Cuenta con 2 casillas de verificación: Paso fijo y True type y 3

botones: Normal, Comprimida y Expandida.

86 FACTURAPLUS 2008

• Botón Impresora.

Acceso a la caja de diálogo estándar de configuración en Windows.

Los valores aquí modificados quedan actualizados para todas sus

aplicaciones en Windows.

– Ventana.

En esta ficha podrá realizar el cambio de la fuente por defecto, para los

listados por pantalla.

La ventana que aparece tras abrir la ficha Ventana es:

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Hay que hacer notar que las fuentes por pantalla siempre serán True Type.

– Fichero.

Como usuario deberá seleccionar el juego de caracteres correspondientes

al sistema operativo con el que vaya a gestionar el fichero, pudiendo elegir

uno de los siguientes botones de selección: Ms-Dos (OEM) ó Windows (ANSI).

Para ello, se situará en la ficha Fichero, representada en la imagen siguiente:

4.3. COLORES Y FUENTES

La tercera opción del menú Útil-> 3. Perfiles de usuario se denomina Colo-

res y Fuentes y tiene como finalidad la personalización del entorno del trabajo.

La ventana a la que se accede Configuración de colores y fuentes de la

aplicación se divide en dos partes principales: la parte derecha le muestra los

distintos colores de fondos y textos que pueden ser cambiados, la izquierda le

muestra un ejemplo de los cambios que haya realizado. Los fondos y textos que se

pueden cambiar son: Fondo de la aplicación, Texto campos activos, Fondo cam-

pos activos, Texto campos inactivos, Fondo campos inactivos, Textos informativos,

Títulos de columnas, Líneas de listado, Subtotales de listado, Totales de listado,

Fuentes de ventanas.

88 FACTURAPLUS 2008

Si tras realizar una serie de cambios, no está de acuerdo y desea volver a

tener los colores y fuentes anteriores, dispone de dos botones en el campo Res-

taurar valores originales para restaurar los valores originales, tanto de colores

como de fuentes.

4.4. RESTAURAR VALORES ORIGINALES

La cuarta opción del menú Útil-> 3. Perfiles de usuario se denomina Res-

taurar valores originales y presenta en pantalla la ventana Entorno, que tiene

como finalidad recuperar los valores originales del programa en cuanto a tamaño

y tipo de letra de cada una de las ventanas y al logotipo de fondo del área de

trabajo. La recuperación solo afectará al usuario activo en ese momento.

Cada usuario puede definir sus propios colores y fuentes, los cualesserán guardados individualmente y sin afectar a otros usuarios.

Además, los colores, fuentes y líneas que menos fatigan la vista y quepresentan con más claridad los datos son los que ya vienen definidos pordefecto en el programa.

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4.5. BARRA DE BOTONES

La quinta opción del menú Útil-> 3. Perfiles de usuario se denomina Barra

de Botones. Mediante esta opción el usuario podrá agregar aquellos botones

que representen opciones que utilice con mucha frecuencia y que, por estar situa-

dos en esta barra, le simplifiquen el acceso a las mismas; también es posible quitar

los botones que no se usen habitualmente.

La ventana que se abre al activar esta opción se denomina Configuración de

la barra de botones y está formada por 7 fichas, que contienen 78 iconos rela-

tivos al título que figura en pestaña de cada ficha.

Para insertar un icono en la barra habrá que hacer clic sobre él y arrastrarlo

hasta la posición deseada dentro de la barra.

90 FACTURAPLUS 2008

Para quitar un icono de la barra, bastará con arrastrarlo hasta la papelera

representada en la ventana Configuración de la barra de botones.

Al hacer clic sobre el botón Restaurar desaparecerán de la barra de herra-

mientas del menú principal todos los iconos añadidos y volverán a aparecer los

que hubiese eliminado, de tal forma que la barra se mostrará tal y como queda

después de la instalación del programa.

El tamaño de la barra es limitado, por lo que no se podrán incluir en lamisma muchos iconos nuevos. El usuario deberá añadir aquellos iconosque realmente use con más frecuencia.

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EJERCICIOS DE REPASO Y

AUTOEVALUACIÓN

1. Suponga que se ha producido un corte del suministro eléctrico y su orde-

nador ha sufrido un apagón. Realice los pasos necesarios para compro-

bar y organizar los ficheros de la empresa, con el fin de mantener toda su

información ordenada.

2. Indique los pasos que debe seguir para realizar la impresión de etiqueta

de un nuevo cliente, cuyos datos son:

Nombre y apellidos: Cristina Fernández Pozo

DNI: 55.555.444-G

Dirección: C/Montes de Oca, 1

Localidad: Málaga

Provincia: Málaga

Código Postal: 29007

Teléfono: 952246666

3. El gerente de la empresa Victoria, S.L desea planificar las siguientes ta-

reas para el año 2009

a. Período del 16-20 de Febrero. Aprobación de presupuestos de

clientes preferentes.

b. Día 20 y 21 de Abril. Reunión con el Departamento de Contabilidad.

c. Día 1 de Junio. Visita a un cliente potencial en la Rioja.

Indique los pasos que deberá seguir para la planificación de estas tareas

en el programa de FacturaPlus.

FACTURAPLUS 200892

4. Cree un nuevo usuario con el nombre de Alumno 1 en la empresa de

prueba para entrar al programa FacturaPlus sabiendo que:

– Dicho usuario trabaja como Contable en la organización.

– Su contraseña es 00000000.

– Deberá tener acceso a todas las opciones del programa (menos a las

formas de pago de la empresa), y a todos los listados de informes

tanto estándar como personalizados.

– El nivel de seguridad de acceso a empresas es 9.

5. Configure la empresa con la que trabaja normalmente para obtener los

listados en FacturaPlus.

unidad didÁctica 1.3 utilidades del programa i · – comprobar integridad de tablas , si marca...

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