unidad de servicios generales modificado p

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES


0

2.3

UNIDAD DE SERVICIOS

GENERALES

Versión 2




1

INDICE

NO. TÍTULO PÁGINA 1.1 Transporte 2 1.2 Giras Presidenciales 5 1.3 Caja Chica 8 1.4 Ingreso a Almacén 12 1.5 Despacho de Insumos 15 1.6 Combustible 18 Glosario 21




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1.1 TRANSPORTE

i. Definición del Procedimiento Es la cobertura del traslado de personal o artículos a diversas actividades relacionadas con la Secretaría de Comunicación Social

ii. Objetivos

• Establecer sistemas eficientes para la administración del personal, de los recursos asignados (vehículos y gasolina) que permita la prestación de un servicio eficaz a los funcionarios de la Secretaría

• Integrar y supervisar la información que se capta diariamente de los vehículos a cargo de Servicios Generales, para su procesamiento, análisis, seguimiento y toma de decisiones de las autoridades Superiores.

iii. Normas

De los usuarios: Al solicitar el servicio, debe presentar dirección exacta de actividad, cantidad de personal a trasladar, tiempo estimado de actividad y programación para recoger al personal De los vehículos:

• El servicio de transporte es exclusivo para uso de actividades laborales relacionadas a la Secretaria o de comunicación autorizadas por Secretario

• Podrán transportarse personas y/o material para uso de la Secretaria De los Pilotos:

• Deberán observar sin excepción la actualización del formato de control de uso del vehículo.

• No pueden esperar a solicitante un período mayor a 1 hora. Excepción: Actividades Presidenciales

• Deben llenar la bitácora de mantenimiento y de actividades en forma inmediata.

De la Revisión de Vehículos: Asistente días lunes verificará limpieza, cambios de hojas de control y abastecimiento de combustible, durante la semana será programado según necesidades




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RESPONSABLE PASO No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

SOLICITANTE ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES ASISTENTE/JEFE PILOTO PILOTO SOLICITANTE ASISTENTE/JEFE PILOTO

01

02

03

04

05

06

07

08

Solicita servicio de traslado por medio de: texto, llamada telefónica, verbal o correo Recibe solicitud de traslado e informa a Jefe de Servicios Generales o Asistente de Servicios Generales Coordina traslado Designa Piloto Designa vehículo Anota en bitácora del vehículo: Distancia, kilometraje, medidor de gasolina, fecha y hora Recoge a solicitante, material o equipo Lo lleva a destino Espera: No: pasa a paso 05 Si: pasa a paso 08 Se dirige a cubrir otra actividad asignada por Asistente/Jefe de Servicios Generales Llama a Asistente/Jefe de Servicios Generales para ser recogido Asigna Piloto para recoger a solicitante Traslada a Solicitante a Oficinas de la Secretaría Devuelve vehículo a estacionamiento Llena la bitácora al finalizar el traslado FIN DEL PROCEDIMIENTO




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Definición: Es la cobertura del traslado de personal o artículos a diversas actividades relacionadas con la Secretaría de Comunicación

Social

PilotoSolicitante Asistente/JefeEncargado Servicios Generales

1.1 Transporte

SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

UNIDAD SERVICIOS GENERALES


Inicio

Solicita servicio de

traslado por medio

de comunicación

disponible

Recibe solicitud de

traslado e informa a

Jefe o Asistente de

Servicios Generales

Coordina Traslado

Asigna Piloto

Asigna Vehículo

Anota datos

iniciales en bitácora

del vehículo

Recoge a solicitante,

material o equipo

Espera

Lo lleva a destino

SI

NO

Se dirige a cubrir

otra actividad

asignada

Llama a Asistente o

Jefe de Servicios

Generales para ser

recogido

Asigna Piloto para

recoger a solicitante

Traslada a

Solicitante a

Oficinas de la

Secretaría

Fin

Página 4

Llena Bitácora al

finalizar el

traslado




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1.2 GIRAS PRESIDENCIALES

i. Definición del Procedimiento Traslado de personal y equipo para cobertura de Giras Presidenciales en el interior de la República.

ii. Objetivos

• Proporcionar soporte a las Unidades involucradas para el traslado y llegada a tiempo a los eventos

• Ejercer control en el manejo de viáticos y gasolina utilizado en estas actividades

iii. Normas

De los usuarios: Informar por lo menos un día de anticipación para coordinar vehículo y Piloto en el horario establecido De los vehículos: Asistente y/o Jefe de Servicios Generales verificarán la capacidad de combustible del vehículo, así como asignar vehículo adecuado para el lugar de actividad a cubrir. De los Pilotos:

• Deberán observar sin excepción la actualización del formato de control de uso del vehículo.

• Verificar el resguardo seguro del vehículo asignado. • Al finalizar la gira deberá dejar lavado el vehículo utilizado. • Debe verificar los niveles de aceite, gasolina y agua para que pueda ser

utilizado posteriormente • Debe garantizar el resguardo del vehículo durante la gira, así como

cuando haya Equipo de la Secretaría en su interior • En el caso de un percance debe notificar de forma inmediata al Jefe de

Servicios Generales para la asistencia del Seguro, caso contrario el Piloto deberá asumir la responsabilidad de los gastos civiles incurridos.




6



ENCARGADO DE LOGISTICA O JEFE DE TELEVISIÓN ASISTENTE/JEFE DE SERVICIOS GENERALES JEFE DE TELEVISIÓN PILOTO PILOTO

01

02

03

04

05

Traslada Agenda Presidencial a Jefe/Asistente de Servicios Generales para coordinar actividad. Informa al Jefe de Servicios Generales cuantas personas acompañarán en la comisión. Recibe solicitud Coordina Piloto (s) Coordina Vehículo (s) Verifica si el vehículo está apto para llegar al lugar indicado. Programa la cantidad de personas y vehículos a asignar. Prevé cantidad de gasolina para llegada al punto como al retorno. Genera reporte y solicitud de viáticos Traslada a Unidad Administrativa Financiera para solicitar Anota en bitácora del vehículo (ver procedimiento de transporte) Se presenta en el horario indicado para salir a comisión. Traslada personal y Equipo. Si regresan de actividad en horario hábil, procede a guardar vehículo. No regresan en horario hábil, Piloto de Turno procede a dejar a personal que participó en la comisión en sus casas. Procede a guardar vehículo. . FIN DEL PROCEDIMIENTO




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8

1.3 CAJA CHICA i. Definición del Procedimiento

Administración de fondos de caja chica que se derivan del Fondo Rotativo Interno.

ii. Objetivos

Normar las operaciones que se realizan para constitución, administración y control de la Caja Chica en las Unidades de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia a las cuales se les han otorgados fondos para compras menores.

iii. Normas Del Encargado:

• Elaborar las solicitudes de emisión de cheque para el reintegro de las rendiciones.

• Proceder a hacer efectivo el cheque, para mantener disponibilidad de efectivo. • Efectuar los pagos de gastos dentro del rango establecido, verificando que los

recursos solicitados correspondan a las categorías de pago reglamentadas • Emitir vales de caja chica cuando otorgue efectivo para compras. • Solicitar la liquidación de vales de caja chica por escrito, luego de cumplido el

plazo establecido. • Verificar que los documentos reúnan los requisitos de ley. • Solicitar a UDAF las retenciones en tiempo cuando correspondan. • Custodiar los recursos del fondo de caja chica en caja de seguridad. • El Jefe inmediato del encargado del fondo deberá efectuar revisiones

periódicas dejando evidencia de lo actuado. • Los encargados del fondo deberán ser personas contratadas bajo los renglones

011 o 022 y deben contar con fianza de fidelidad y declaración de probidad. • Los fondos de caja chica deben quedar liquidados totalmente y depositados sus

saldos a fin de año. • El fondo de caja chica en todo momento debe estar representado por listados

en trámite de cheque, facturas en revisión, vales pendientes de liquidar y efectivo disponible según aplique.

• El encargado del fondo tiene la potestad para revisar y solicitar cambio de documento y/o ampliación al no cumplir con los requisitos solicitados dentro de esta normativa.




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De los Soportes: • Factura Contable a nombre de Secretaría de Comunicación Social de la

Presidencia de la República NIT 337787-3, detallar gasto y/o servicio adquirido, adjuntar solicitud de compras, ingreso a almacén e inventario cuando proceda, la factura deberá traer consignado el régimen del IVA o ISR al que está inscrito en la SAT.

• La fecha de la solicitud de compras debe ser anterior a la emisión de la factura, debido a que primero se solicita autorización del gasto y luego se procede a efectuar la compra o a solicitar el servicio.

• El concepto y el importe deberán estar claramente expresados en la factura o razonamiento al reverso.

• La factura no deberá contener alteraciones, enmiendas, intercalaciones, raspaduras o borrones.

• La factura deberá tener el visto bueno del funcionario que autorizó el gasto (Secretario, Sub-secretario y Dirección General) y el respectivo razonamiento al reverso.

• Debe solicitar recibo de caja cuando la factura sea cambiaria y si la factura indicara la leyenda “Esta factura no se considera comprobante de pago hasta tener su respectivo recibo de caja”.

• Debe solicitar a UDAF efectuar las retenciones (IVA, ISR) cuando correspondan, previo a cancelar la factura.

De los solicitantes:

• No se podrá conceder un segundo vale de caja chica a la misma persona si no ha liquidado el anterior. Del tiempo de Liquidación:

• El tiempo máximo de Liquidación de documentos es 3 días. • Excepción: Giras continuadas al interior o exterior de la República con un

máximo de 5 días para liquidación de documentos.




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DIRECCIÓN GENERAL DESPACHO SUPERIOR JEFE DE UDAF ENCARGADO DE CAJA CHICA ENCARGADO DE TESORERÍA AUXILIAR DE TESORERÍA SUB SECRETARIO Y DIRECTORA GENERAL ENCARGADO DE TESORERIA

01

02

03

04

05

06

07 08

Solicita la constitución y aprobación de la caja chica Aprueba la constitución del fondo de caja chica y los montos correspondientes por medio de Acuerdo y/o Resolución Recibe el Acuerdo y/o Resolución y emite el cheque a nombre de la persona responsable del fondo de caja chica Hace efectivo el cheque para el manejo de caja chica. Proporciona dinero para las compras y suministros a través de vales, los cuales deben ser firmados por el solicitante. Recibe las facturas y coordina con almacén e inventarios cuando correspondan los ingresos. Solicita el reintegro de la caja chica cuando acumule 20 a 40% del monto con los respectivos documentos de soporte a la UDAF. Revisa la liquidación con la documentación de soporte, previo a la emisión del cheque Informa a Auxiliar de Tesorería. Emite el cheque y lo traslada para firmas correspondientes. Firman el cheque de reintegro de caja chica y lo trasladan a Tesorería. Recibe el cheque debidamente firmado y lo entrega al encargado de caja chica. FIN DEL PROCEDIMIENTO




11

Definición: Administración de fondos de caja chica que se derivan del Fondo Rotativo Interno

Dirección General Auxiliar de TesoreríaEncargado de TesoreríaEncargado de Caja ChicaJefe de UDAFDespacho Superior

1.3 Caja Chica




Página 10

Inicio

Solicita la

constitución y

aprobación de la

caja chica

Aprueba la

constitución del

fondo de caja chica

y los montos por

medio de Acuerdo

y/o Resolución

Recibe el Acuerdo

y/o Resolución y

emite el cheque a

nombre de la

persona

responsable del

fondo de caja chica

Hace efectivo el

cheque para el

manejo de caja

chica.

Proporciona dinero

para las compras y

suministros a través

de vales, los cuales

deben ser firmados

por el solicitante.

Recibe las facturas y

coordina con

almacén e

inventarios cuando

correspondan los

ingresos

Solicita el reintegro

de la caja chica

cuando acumule 20

a 40% del monto

con los respectivos

documentos

Revisa la liquidación

con la

documentación de

soporte, previo a la

emisión del cheque

Informa a Auxiliar

de Tesorería

Emite el cheque y lo

traslada para firmas

correspondientes.

En conjunto con Sub

secretario firman el

cheque de reintegro

de caja chica y lo

trasladan a

TesoreríaRecibe el cheque

debidamente

firmado y lo entrega

al encargado de caja

chica.

Fin




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1.4 INGRESO A ALMACEN

i. Definición del Procedimiento Ingreso de insumos a Almacén de la Secretaría de Comunicación Social.

ii. Objetivos

• Normar las operaciones que se realizan para administración y control de ingreso de insumos al Almacén de la Secretaría

• Realizar seguimiento oportuno a las operaciones

iii. Normas

Del Encargado: • Deberá realizar controles rutinarios para prever la existencia de insumos en

bodega • Las solicitudes a Adquisiciones serán programadas cada 4 meses bajo

excepciones de movimientos extraordinarios de algún insumo en específico • Si el costo del artículo es menor a Q10.00 deberá llevarse control en libro • Deberá llenar los formularios 1H Constancia de Ingreso a almacén

Del ingreso: • El ingreso del producto no puede superar a 4 días hábiles de la fecha de

emisión de la factura




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ENCARGADO DE ALMACÉN ENCARGADA DE ADQUISICIONES PROVEEDORES ENCARGADA DE ADQUISICIONES ENCARGADO DE ALMACEN

01

02

03

04

05

Solicita a la Unidad de Adquisiciones insumos para abastecer el almacén Realiza las cotizaciones Efectúa las compras Se presentan a almacén ubicado en Oficinas del Palacio Ingresan Producto a Bodega Se presenta al Palacio para recibir insumos en conjunto con Encargado de Almacén Da ingreso a los insumos con el soporte de la factura Da alta de los insumos al Sistema de Gestiones de Almacén Provee inventario FIN DEL PROCEDIMIENTO




14




15

1.5 DESPACHO DE INSUMOS

i. Definición del Procedimiento Distribución de productos de Almacén a usuarios de la Secretaría de Comunicación.

ii. Objetivos • Normar las operaciones de salida de productos del Almacén de la Secretaría • Ejercer control de salidas de artículos para una correcta ejecución de inventario

iii. Normas

Del Solicitante: • Debe llenar y firmar formato de solicitud de insumos de almacén • Deber firmar conforme al recibir los insumos solicitados • Los días para ingreso de solicitud de proveeduría a la Unidad de Almacén son:

lunes, martes y miércoles de 9:00 a.m. a 5:30 p.m. • Las solicitudes de proveeduría deben llevar la firma de Vo.Bo. del Jefe

Inmediato del solicitante. Del Despacho:

• Los días de despacho son: Jueves Palacio Nacional y viernes Oficinas en INGUAT.

• El Encargado de Almacén se reserva el derecho de despacho en base a existencias disponibles

• El Encargado de Almacén es la única persona autorizada para el despacho de artículos y su manejo.

• Al finalizar el año deberán imprimirse las tarjetas de Kardex • Para poder despachar la Solicitud de Proveeduría deberá estar llena y firmada

con los vistos buenos correspondientes.




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SOLICITANTE ENCARGADO DE ALMACEN SOLICITANTE ENCARGADO DE ALMACÉN

01

02

03

04

Llena y firma Solicitud de Proveeduría Solicita firma de Vo.Bo. de Jefe Inmediato Traslada a Encargado de Almacén. Recibe requerimiento. Despacha en fechas asignadas a solicitante. Verifica material entregado. Firma de recibido. Descarga los insumos del sistema de almacén. Archiva la solicitud. FIN DEL PROCEDIMIENTO




17

Definición: Distribución de productos de Almacén a usuarios de la Secretaría de Comunicación

Encargado de AlmacénSolicitante

1.5 Despacho de Insumos




Página 16

Inicio

Llena y firma

Solicitud de

Proveeduría

Traslada a Encargado

de Almacén

Recibe

requerimiento

Despacha en fechas

asignadas a

solicitante

Verifica material

entregado.

Firma de recibido

Descarga los

insumos del sistema

de almacén

Archiva la solicitud Fin

Solicita la firma de

Jefe Inmediato




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1.6 COMBUSTIBLE

i. Definición del Procedimiento Control y abastecimiento de Combustible para uso de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia.

ii. Objetivos

• Establecer controles en el manejo y abastecimiento de combustible • Optimizar el uso de combustible en las actividades de la Secretaría de

Comunicación

iii. Normas

Del Administrador • Solo el Administrador debe tener acceso al manejo de cupones de combustible,

así como, el libro de combustible autorizado por la Contraloría • El Administrador debe llenar FORMA (Solicitud de Combustible) al abastecer

vehículo de combustible y solicitar a Piloto su firma de conformidad • Debe llevar el ingreso en base de datos Excel de forma diaria y semanal en

hojas móviles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas • Debe ejercer control sobre el saldo de cupones de combustible para solicitar

con tiempo prudencial un nuevo abastecimiento al Departamento de Administración Financiera Del uso del Combustible:

• Al igual que los vehículos, el combustible debe ser utilizado exclusivamente para actividades de la Secretaría

• El monto autorizado por motocicleta es de Q100.00 cada tres días Del Piloto: La liquidación de las formas con el kilometraje debe realizarse inmediatamente al terminar la comisión y/o actividad.




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ASISTENTE/JEFE DE SERVICIOS GENERALES TECNICO ADMINISTRATIVO PILOTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO

01

02

03

04

Informa a Técnico Administrativo sobre cobertura de comisión Completa formulario FORMA (Solicitud de Combustible) Emite Cupones Fotocopia los cupones para soporte en archivo Traslada a Piloto para firma de recibido Recibe la boleta de solicitud de combustible, Firma de recibido por los cupones. Recibe cupones canjeables en cualquier gasolinera Shell, para abastecimiento de vehículos de la Secretaría. Recibe factura por el gasto. Anota el número de kilometraje del vehículo. Devuelve formulario a Técnico Administrativo para su archivo. Adjunta solicitud de combustible, copia de vales (cupones) de combustible. Opera datos en archivo digital Incluye en libro de hojas movibles autorizado por Contraloría General de Cuentas. FIN DEL PROCEDIMIENTO




20

Definición: Control y abastecimiento de Combustible para uso de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia.

PilotoAsistente/Jefe de Servicios Generales Técnico Administrativo

1.6 Combustible




Inicio

Informa a Técnico

Administrativo

sobre cobertura de

comisión

Completa

formulario FORMA

(Solicitud de

Combustible)

Emite Cupones

Fotocopia los

cupones para

soporte en archivo

Traslada a Piloto

para firma de

recibido

Recibe la boleta de

solicitud de

combustible, Firma

de recibido por los

cupones.

Recibe cupones

canjeables para

abastecimiento de

vehículos de la

Secretaría.

Recibe factura por

el gasto.

Anota el número de

kilometraje del

vehículo

Devuelve formulario

a Técnico

Administrativo para

su archivo

Adjunta solicitud de

combustible, copia

de vales (cupones)

de combustible,

Opera datos en

archivo digital

Incluye en libro de

hojas movibles

autorizado por CGC

Fin

Conduce el vehículo

a la gasolinera para

su abastecimiento

Página 20




21

GLOSARIO ACTIVIDADES PRESIDENCIALES: Actos públicos y ceremonias oficiales a las que asiste el Señor Presidente y/o Vicepresidente de la República. HOJAS DE CONTROL (BITACORA): Mecanismo de control que los Pilotos de la Secretaría deben llenar al momento de abordar un vehículo de la Institución, incluyendo datos como: Kilometraje, nivel de gasolina, personas a transportar, etc. Hasta el momento de su regreso a la Institución incluyendo los últimos datos al finalizar el recorrido. GIRA PRESIDENCIAL: Visita del Presidente y/o Vicepresidenta al interior ó exterior de la República de Guatemala por determinado tema de Estado. VALE DE CAJA CHICA: Este documento denominado vale es de suscripción de una orden de pago entre un deudor y otro acreedor es decir es una promesa de crédito por el cual una persona natural o jurídica se compromete a cancelar una cantidad determinada de efectivo o entrega de un determinado lote de mercaderías u otro valorado ya sea a la vista o en un determinado plazo a otra persona natural o jurídica a cancelar su valor o importe y concluir con la entrega del bien. RETENCIONES: La noción de retención también se utiliza en la economía y las finanzas para nombrar a la parte retenida de un ingreso, sueldo, etc. Dicho porcentaje suele ser pagado al Estado bajo diversos conceptos, como un impuesto. El objetivo principal de la retención es evitar las distorsiones del mercado o para redistribuir la riqueza cuando un sector aprovecha las ventajas comparativas de un país. FONDO DE CAJA CHICA: Es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad adecuada para efectos operativos. En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales. Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo y el rembolso. PROBIDAD: En términos generales, es la rectitud y moralidad a que tiene que ajustarse la conducta humana, y en lo público, la que debe observarse en el ejercicio de funciones públicas. FACTURA CAMBIARIA: La factura cambiaria es un título valor de contenido crediticio, pues incorpora el derecho a cobrar una determinada suma de dinero: el precio de la compraventa, o el precio de trasporte, según el caso.




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CONSTITUCIÓN DE CAJA CHICA: El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de la cantidad autorizada por autoridad administrativa, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso, manejo, custodia y liquidación. El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios, compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificación de los gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentación de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y demás documentos que justifiquen el egreso. VALES: Documento que se puede cambiar por una cantidad de dinero, por un objeto o por un servicio. Nota firmada que se da al entregar una cosa y que sirve para demostrar que se ha hecho la entrega. INSUMOS: Es todo aquello disponible para el uso y el desarrollo de la vida humana, desde lo que encontramos en la naturaleza, hasta lo que creamos nosotros mismos. En general los insumos pierden sus propiedades y características para transformarse y formar parte del producto final. Para el caso de servicios se alude a los recursos de entrada al proceso cuyo flujo de salida es el servicio entregado. Es el material inicial (materia prima, subproducto) que se incorporan al proceso para satisfacer necesidades. REQUISICIÓN: Trámite para solicitar una compra de materiales o la expedición de un documento en una empresa u oficina. Documento para dicho trámite. KARDEX: Es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien o producto. La tarjeta Kardex de inventario es una herramienta que le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la institución. Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancías en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la compañía. Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que proporcionan información y ayudan al control de los mismos, pero para ello se debe tener un claro concepto de lo que son los inventarios y una buena clasificación de los mismos. LIBRO DE HOJAS MÓVILES: Documento de control interno autorizado por la Contraloría General de Cuentas, (libros, hojas móviles), los siguientes datos: (Fecha, número de placa, Número de cupón, valor del vale o cupón, kilometraje, galonaje, cantidad asignada, nombre del piloto, firma del usuario y/o lugar de la comisión u observaciones) y se entregan cupones y/o vales.

unidad de servicios generales modificado p

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