Diseo Estructurado de la AplicacinGcia- Proyecto Implementacin de OpenERP

Diseo Estructurado de la AplicacinGcia. Proyecto Implementacin de Open Erp

Asunto: Levantamiento de Informacin en Unidad de ContabilidadCompaa Annima Venezolana de Industrias Militares (CAVIM)Sedes: Caracas Fecha xx-xx-xxxxLugar: Caracas - VenezuelaRealizado por: Luis Mendoza Analista Funcional

Tabla de contenidoHoja de Manejo de Versiones3Introduccin41.Situacin Actual de Aplicaciones52.Nuevos Desarrollos Activos Fijos72.1 Alcance72.1.1Activos Fijos72.1.2Cuentas por Pagar92.2 Justificacin93.Cambios en Pantallas114.Posible Migracin154.1 Datos a Migrar164.2 Justificacin16Conclusiones17

Hoja de Manejo de VersionesFechaDescripcinAutorVersin

20/11/2013Entrega del documento Diseo Estructurado de la Aplicacin de Contabilidad CAVIM.

Luis Mendoza. Analista Funcional de Proyecto.V.01

25/11/2013Revisin y AjusteLuis Mendoza. Analista FuncionalV.02

IntroduccinPara cumplir con el proceso de registro de informacin en el mdulo de Contabilidad, es imprescindible implementar algunos cambios y/o nuevos desarrollos para el aprovechamiento de las bondades del sistema OpenERP, de acuerdo a la informacin obtenida como resultado del proceso de levantamiento de informacin realizado en la COMPAA ANNIMA VENEZOLANA DE INDUSTRIAS MILITARES (CAVIM) como parte de las actividades del proyecto Implementacin de OpenERP.

1. Situacin Actual de AplicacionesActualmente la Compaa Annima Venezolana de Industrias Militares (CAVIM) cuenta con tres (3) sedes: Caracas, Maracay y Morn, en la cuales se realizar la Implementacin de OpenERP. La Empresa cuenta con diferentes unidades donde se llevan a cabo los distintos registros contables. Por tal motivo, se realiz una fase de Levantamiento de Informacin donde se identificaron cada uno de los procesos que realizan en las diferentes sedes.Cabe destacar que en esta fase, se entrevistaron un total de dieciocho (18) personas, las cuales suministraron la informacin concernientes a los procesos que se llevan a cabo en cada una de las Unidades, tambin describieron las actividades que se registran en el Sistema BAAN IV, para registrar los asientos contables. Igualmente se estableci, que este sistema no cumple con todas las expectativas del usuario y con todos los procesos que deberan realizar los mismos. Una vez levantada la informacin de los procesos de que se llevan a cabo en la Gerencia de Administracin de Caracas y en las sedes de Maracay y Moron, se visualizaron una serie de situaciones, tales como:La carga de Activos Fijos se realiza con innumerables pasos tanto para el registro en Sistema como para la Contabilizacin. Dicho proceso se realiza manualmente y con poca ayuda por parte del Sistema. Al momento del anlisis de los registros resulta laborioso, trayendo como consecuencia atrasado al momento de realizar la contabilizacin y anlisis del proceso, de registro, actualizacin, desincorporacin, y clculo de depreciaciones. En cuanto al Proceso de Declaracin de Tributos, el mismo se realiza de manera manual, ya que el sistema existente actualmente no arroja la informacin completa en cuanto a Libros de Compras y Ventas, Archivos Txt, entre otras.Por otra parte, en el proceso de registro de las Cuentas por Pagar, al ingresar las facturas y elaborar los Comprobantes de Retencin, se lleva a cabo con mltiples registros, que al no ingresar la informacin completa se puede incurrir en errores de contabilizacin y registro.

2. Nuevos Desarrollos Activos Fijos2.1 Alcance2.1.1Activos FijosEntre las principales funciones a desarrollar se encuentra: Emisin de Asiento de Depreciacin Mensual. Registro de Activos Fijos por ubicacin y correlativo. Agregar el botn Desincorporar en el banner superior. Cambiar en banner de Status la etapa: En ejecucin por Registrado. Emisin de asiento contable por Ingreso y Desincorporacin de Activos.Este nuevo desarrollo de Emisin de Asiento de Depreciacin Mensual, consiste en agregar una nueva opcin en el Modulo de Contabilidad, al submen Asientos Contables, este proceso iniciar cuando el analista decida emitir el comprobante de Depreciacin Mensual, indicando el periodo a depreciar y haciendo click en el botn Procesar, el sistema automticamente generara el comprobante contable bajo el status de Borrador.En el nuevo desarrollo Registro de Activos Fijos por ubicacin y correlativo, en el Modulo de Contabilidad, al escoger el submen Activos, e ingresar los datos del activo, grupo al cual pertenece, la fecha de adquisicin, en la caja de texto donde se insertara el Cdigo de Activo, el Sistema permitir escoger las ubicaciones, mediante un men desplegable, en cuanto al grupo de activo que le corresponde al mismo ser asignado segn la codificacin establecida en la Caja de Texto Grupo de Activo, En cuanto al rengln del nmero de correlativo, el mismo estar compuesto por campos de carcter numrico con capacidad mxima de cinco (05) caracteres (xxxxx). En cuanto a la integracin del botn Desincorporar en el Banner Superior, se realiza con la finalidad de dar de baja los activos donados o vendidos, en este caso el analista debe ingresar en el mdulo de Contabilidad, submen Activos, el sistema presentara la pantalla con todos los activos registrados, debe buscar y seleccionar el activo a desincorporar una vez seleccionado, el Sistema presentara la ficha del activo, y en el banner superior aparecer el botn desincorporar, al hacer click en el mismo, se desplegara una pantalla con los datos del valor de adquisicin y su depreciacin acumulada a la fecha de donacin o venta del activo, as mismo se visualizara una caja de texto para indicar el motivo de la desincorporacin. Una vez ingresados estos datos y hacer click en el botn Registrar, el Sistema OpenERP, desplegara el asiento contable con el monto de adquisicin y la Depreciacin acumulada del Activo y de esta manera registrar contablemente la desactivacin del activo.En lo concerniente al cambio del nombre del status de En Ejecucin por Registrado, se realiza con la finalidad de tropicalizar el modulo a las instancias venezolanas. Entre los nuevos desarrollos a implementar en el Sistema Open EPR, se encuentra la emisin de comprobantes contables una vez insertado y/o desincorporado el activo al Sistema, en este sentido el analista, una vez realizado los debidos procesos podr emitir los comprobantes contables con los respectivos asientos, asimismo es importante sealar que estos comprobantes se emitirn bajo el status de Borrador.

2.1.2Cuentas por PagarEntre los nuevos desarrollos a implementar en el Sistema Open EPR, se encuentra la emisin del Comprobante Contable, esto es posible

2.2 JustificacinEste nuevo desarrollo se establece por la necesidad de facilitar e identificar de manera rpida y prctica, el registro de nuevos activos, as como tambin la desincorporacin de los mismos conjuntamente con los respectivos comprobantes de contabilizacin. Actualmente el sistema OpenERP Es una herramienta completa, flexible y modular, cuidadosamente diseada para la automatizacin total de la gestin del recurso humano de la empresa moderna. Todos sus componentes cubren los requerimientos del usuario para administrar el personal desde el reclutamiento hasta su retiro. Este permitir la facilidad de generar los clculos de liquidacin de nminas, pasivos laborales y todos los conceptos inherentes al departamento de nmina y a su vez satisfacer las necesidades del cliente.

pedidos de abastecimiento de cualquier producto a travs de la opcin Ficha de producto, pero la misma no es visible en todos los mdulos del sistema. Aunado a esto, al momento de realizar la Solicitud de Abastecimiento, la misma pasa de manera automtica de Nuevo a Ejecutar, faltando el estado de Confirmacin. Ma Finalmente las solicitudes de abastecimiento que genera el Sistema no son verificadas por el mdulo de almacn, sino que son enviadas directamente como Presupuesto al mdulo de Compras. La opcin no permita controlar adecuadamente las solicitudes de abastecimiento. Entre las ventajas que presenta el proceso de Solicitud de Abastecimiento por parte de cada una de las unidades de la Compaa Annima Venezolana de Industrias Militares (CAVIM), se encuentran: Realiza rpida, sencilla y eficazmente la Solicitud de Abastecimiento de cualquier producto que se requiera o que no tenga existencia en las diferentes unidades. Lleva un control detallado de los productos solicitados, gracias a la verificacin por parte de la unidad de almacn, antes de ser enviado a la unidad de compras. Disminuye tiempos de respuesta de la Solicitud de Abastecimientos. 3. Cambios en PantallasEl usuario ingresa al men de Productos y selecciona el producto que requiere, en la ficha del producto tendr disponible opcion Solicitud de Abastecimiento

El usuario al hacer click en el botn de Solicitud de Abastecimiento, y OpenERP mostrar una ficha para completar algunos de los datos que se requieren para realizar dicha solicitud.

Una vez cargada la solicitud por parte del usuario, la misma queda registrada y deber ser confirmada por un Supervisor para su envo y verificacin por parte de almacn.

Ya confirmada la solicitud por parte de un Coordinador de la unidad solicitante, la misma pasa al mdulo de Almacn en la pestaa de Solicitud de Abastecimiento.

Si elige la opcin Transferencia Interna, el sistema le direccionar al men de Transferir Producto del mdulo de Almacn, el Analista completar los datos para la transferencia del producto solicitado y guardar la orden hasta que el usuario realice el retiro del material que solicito. Al escoger la opcin Solicitud de Compra, se generar de forma automtica una solicitud al mdulo de Compras y el mdulo de Almacn queda a la espera de la recepcin del producto solicitado.Con respecto a los cambios de estado de la solicitud sern de la siguiente manera: Borrador: La solicitud estar en este estado en el momento en que el usuario cree la solicitud de abastecimiento del producto, lista para ser aprobada por el Coordinador del rea solicitante. Confirmada: Este estatus es para la aprobacin por parte del coordinador de la unidad solicitante. Una vez aprobada la solicitud cambia a estado Confirmada y pasa a los Analistas de Almacn para su verificacin. En Proceso de Compra: Una vez realizada la verificacin por parte de almacn del producto que solicitado, y si dicho producto no posee existencia, el analista tendr que generar una Solicitud de Compra. Dicha Solicitud deber pasar al estado de En Proceso de Compra. En Proceso de Transferencia: una vez verificada la existencia del producto por parte del Analista, el mismo se encarga de realizar la transferencia al usuario solicitante. Realizado: Dicho estado se activar cuando ya se haya cerrado la orden de solicitud de abastecimiento creada.4. Posible Migracin Debido a la coincidencia de operaciones entre el sistema BAAN y OpenERP en el mdulo de Almacn, es recomendable migrar la lista de productos terminados, materia prima, insumos y material de embalaje con sus respectivas unidades de medida (UdM), as como la lista de materiales (LdM) para los productos que sean fabricados. De igual manera es importante la migracin de usuarios, almacenes, ubicaciones de los almacenes y as como tambin de las unidades de la Compaa Annima Venezolana de Industrias Militares (CAVIM).

4.1 Datos a Migrar Listado de Productos. Unidades de Medida de c/u de los insumos, productos terminados, materia prima y material de embalaje. Almacenes Ubicaciones de los almacenes Usuarios del sistema Unidades de la Compaa Annima Venezolana de Industrias Militares (CAVIM)4.2 JustificacinCon la informacin suministrada por la Empresa, la configuracin del sistema OpenERP se realizara en forma clara, sencilla y precisa, permitiendo de igual manera realizar las parametrizaciones internas del sistema.

ConclusionesLos cambios de pantalla descritos anteriormente, son indispensables para satisfacer las necesidades del cliente en cuanto a la modernizacin del proceso, ya que dichos cambios permiten que la aplicacin sea manejada de manera sencilla por los usuarios finales tanto de la unidad de almacn como todas las unidades que se beneficien con el uso del sistema OpenERP, disminuyendo el uso de aplicaciones de terceros, tales como Microsoft Office Excel o Microsoft Office Word permitiendo un mejor control sobre el proceso de solicitud de abastecimiento.

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