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Bases de datos7

n la sociedad de la información, el almacenamiento de datos así como su gestiónconstituyen tareas de crucial importancia para las empresas, las administraciones y, enmuchas ocasiones, también para los usuarios particulares. Por otra parte, las bases de

datos constituyen un elemento central de muchas aplicaciones informáticas: en las entrañasde multitud de programas de todo tipo, desde sistemas operativos a programas de aplicación,e incluso en los videojuegos, existen bases de datos que se gestionan de forma automática.En esta Unidad ofreceremos una introducción a los programas de gestión de bases de datosmediante el estudio de un programa específico, Base, incluido en la familia de aplicacionesofimáticas OpenOffice.

Con esta Unidad nos planteamos los siguientes objetivos:1. Crear y gestionar una base de datos. 2. Crear tablas y definir y dar valores a sus diferentes campos y elementos, añadiendo o

eliminando elementos.3. Realizar consultas sobre una o varias tablas relacionadas4. Editar formularios para la introducción de datos en las tablas.5. Obtener informes a partir de los datos contenidos en tablas y consultas.

EGrabado de un archivo. (Wikipedia org. Dominio público)

UNIDAD

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1. BASES DE DATOS Y GESTORES DE BASES DE DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

2. DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE BASE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

3. CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

3.1. Creación de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

3.2. Ordenación de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

3.3. Filtrado de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

3.4. Búsqueda de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

4. EDICIÓN DE TABLAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

5. RELACIONAR TABLAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

6. CONSULTAS SIMPLES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1897. FORMULARIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

7.1. Introducción de los campos de etiqueta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

7.2. Introducción de campos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

8. INFORMES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Í N D I C E D E C O N T E N I D O S

Tablas

Consultas

Formularios

Informes

Bases de datos

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BASES DE DATOS

7UNIDAD

1. Bases de datos y gestores de bases de datosUna base de datos, en el contexto de las TIC, se puede definir como un conjunto de datos relacionados

entre sí a los cuales se puede acceder mediante un sistema de gestión de bases de datos (SGBD).Normalmente, cuando se habla de “base de datos”, nos estamos refiriendo al programa de gestión de labase de datos, pero una cosa es el programa y otra los elementos con los que éste trabaja. Los programasde gestión de bases de datos permiten buscar, seleccionar y presentar conjuntos de datos que guardanalguna relación entre sí.

En esta Unidad vamos a ofrecer una introducción a las bases de datos y a su gestión con Base, elgestor de bases de datos de Openoffice. Esta aplicación, como la mayoría de las que incluyen lospaquetes de programas de ofimática, gestiona bases de datos relacionales. Una base de datos relacionales aquella en la que la información se almacena en tablas interrelacionadas. Cada tabla está estructuradaa su vez en filas, cada una de las cuales es un registro, y en columnas, que serían los diferentes camposde cada registro. Como estamos empezando a utilizar conceptos enteramente nuevos, conviene empezarexplicándolos.

Conceptos clave

Estos son algunos de los principales conceptos que se van a utilizar en esta Unidad:

Campo. Es cada uno de los parámetros o características a los que se pueden asociar valores. Porejemplo, en el caso de un grupo de población del cual se quiere almacenar información, algunoscampos podrían ser la edad, la estatura, el lugar de nacimiento o el sexo de los individuos. A estoscampos se les irán asociando tantos datos como personas estén registradas, con sus respectivascaracterísticas.

Estructura. Es un conjunto de campos que define la composición de los registros.

Registro. Se puede decir que es un conjunto de elementos que describen un mismo evento o entidad.En el ejemplo del grupo de población que estamos utilizando, el conjunto de datos corresponde aun individuo concreto. Cada registro tiene un valor en cada campo. Por ejemplo, un registro podríacontener los valores “Antonio” (nombre del sujeto), “67” (la edad de “Antonio”) y “Varón” (sexo de esteindividuo). El registro lo constituye el conjunto de los tres datos anteriores. Gráficamente, secorrespondería con una fila de la tabla.

Tabla. Es un conjunto de registros que comparten la misma estructura o conjunto de campos.

Base de datos. Es un conjunto de tablas que comparten campos comunes, a través de los cualeslas tablas se relacionan entre sí.

Una base de datos podría estar constituida por el conjunto de libros de una biblioteca. Cada libro tiene uno o variosautores, un título, un tema del que trata, una fecha de publicación, etc. El conjunto de todos estos datos tomados decada uno de los libros, almacenados de forma electrónica o digital, sería una base de datos. La relación que guardanentre sí es que forman parte de los libros de la biblioteca. Sería muy útil, por ejemplo, si un lector es aficionado a unautor, poder consultar de forma rápida qué libros hay disponibles de ese mismo autor. Por supuesto, se pueden reunirde cada libro más datos, como el género, la fecha de edición, cuántas veces ha sido prestado, en qué fechas, etc.

La gestión de bases de datos permite almacenar información y realizar búsquedas rápidas, clasificar la información,elaborar estadísticas, presentar informes y multitud de utilidades relacionadas con la información y el conocimiento.

E j e m p l o sE j e m p l o s

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Una base de datos puede relacionar una serie de tablas, lo que nos permite buscar información queesté contenida en varias de ellas.

2. Descripción del entorno de BaseCuando se ejecuta por primera vez Base, se presenta en la pantalla un asistente que nos ofrece la

posibilidad de elegir entre crear o abrir una base de datos.

A continuación se presenta una tabla:

Registro CampoEsta tabla contiene tres campos y tres registros. Los campos son las columnas “Título”, “Autor” y “Género”. Los registros

son cada una de las filas de la tabla, que describe, a partir de los valores introducidos en los respectivos campos, un ítemu objeto concreto, que en este caso es un libro. Cada celda contiene un valor para cada uno de los campos.

Tabla: LibrosNº Registro Título Autor Género

1 El árbol I.G.K. Cuento2 Nunca Jamás M.L.O. Cuento3 Niebla Unamuno Novela

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Si escogemos la primera opción, aparecerá otro cuadro de diálogo en el que debemos marcar loseñalado y dar un nombre a la base de datos creada.

Puede observarse que en las bases de datos, al contrario de lo que ocurre en otros tipos de aplicaciones,primero se crea el documento y luego se va introduciendo la información.

La opción de registro de la base de datos está activada por defecto. Registrar la base de datos significaque la información almacenada va a poder ser usada por otras aplicaciones de OpenOffice.

Una vez creada la base de datos, o una vez abierta una ya existente, tenemos el entorno (o interfaz,o forma de mostrarse el programa) de Base, que consta de cuatro partes:

a) En la parte izquierda aparecen los cuatro tipos de objetos de base de datos con los que se puedetrabajar: tablas, consultas, formularios e informes.

b) En la parte central están las tareas que podemos realizar con el tipo de objeto seleccionado. Lastareas que se muestran variarán en función del tipo de objeto seleccionado entre los que sepresentan en el panel izquierdo mencionado anteriormente.

c) En la parte inferior aparecen los objetos (las tablas, consultas, etc.) del tipo seleccionado que sehan creado. Si en el panel izquierdo está seleccionado el icono de “Tablas”, en el panel inferiorsólo aparecerán las tablas.

d) En la parte superior aparece la barra de menús junto con los botones de las funciones más habituales.

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Aquí podemos ver una imagen del entorno de Base:

3. Creación de la base de datosEn este apartado vamos a ver cómo crear tablas, que son los elementos básicos de las bases de

datos, y cómo realizar algunas operaciones sobre el contenido de las mismas, como la ordenación dedatos, el filtrado o búsquedas para realizar búsquedas o comprobaciones rápidas.

3.1. Creación de tablasEn una base de datos, la información se almacena en tablas. Cada tabla contiene un conjunto de

datos relativos a diferentes elementos, cada uno de los cuales posee una serie de atributos que seregistran en sus respectivos campos. Por ejemplo, en una base de datos podríamos tener dos tablas:

a) En una de las tablas registraríamos información relativa a nuestros contactos: compañeros detrabajo, amistades, familiares, etc.Los atributos de estos contactospodrían ser: DNI, teléfono, direc-ción electrónica, dirección postal,etc.

b) En otra tabla podríamos almacenarinformación relativa a nuestracolección de CD, cuyos atributospodrían ser: género musical, autor,nombre del álbum, año de publi-cación, etc.

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Como se ha explicado anteriormente, las tablas de datos se crean con filas y columnas. Cada filacorresponde a un registro de una tabla. En el ejemplo que hemos puesto, sería cada uno de los CD ocada uno de los contactos. En las columnas o campos se van añadiendo los atributos de estos objetos.

Para crear una tabla nueva accedemos a una base de datos ya existente o creamos una nueva yvamos a Tablas → Crear tablas en vista diseño.

Una vez hecho esto, aparecerá una pantalla en la que definiremos los campos o atributos que va atener cada objeto de la tabla. En la esquina superior izquierda está la celda en la que vamos a definir elprimero de los atributos. Como ejemplo, vamos a crear una tabla con datos personales de varios individuos.A la derecha de cada celda de definición de campo aparece otra con un menú desplegable en el quese puede elegir el tipo de campo. Elegimos el que aparece por defecto, “Texto [VARCHAR]”.

Toda base de datos debe tener una “clave primaria” (el término utilizado en OpenOffice es “llaveprimaria”), que es un campo cuyo valor no va a aparecer repetido en ningún otro objeto, y por tanto esunívoco. Para definir un atributo como clave primaria hacemos clic en la parte izquierda del campo conel botón derecho:

En nuestro ejemplo, elegiremos como atributo para clave primaria el DNI. Se trata de una elecciónacertada como identificación unívoca, ya que no hay dos personas con el mismo número de DNI.

Vemos que a la izquierda del campo DNI aparece un icono con una llave, que indica que este campoes llave (o clave) primaria. Asignar a un campo el atributo de clave primaria es importante porque elprograma no permitirá introducir datos si la tabla no tiene definido un campo clave.

Para crear nuevos campos, vamos hacia abajo con las teclas de desplazamiento, igual que se haríaen una hoja de cálculo. En el ejemplo se han creado otros cuatro campos, que se ven en la imagen.

Cuando hayamos terminado de crear la tabla, la guardamos y le damos un nombre. En nuestro ejemplo,vemos en la imagen que, como todavía no está guardada, como nombre de tabla aparece, por defecto,

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“Tabla1”. La vamos a guardar con el nombre “Agenda”, mediante Archivo → Guardar como → (yaparecerá el panel que se muestra en la imagen):

A partir de este momento, la tabla aparecerá en la parte central de la pantalla principal de Base, comose ve en la imagen:

Una vez creada la tabla y definidos los atributos, para insertar los datos en la tabla hacemos dobleclic sobre ella (en la pantalla principal, como muestra la imagen anterior) y nos aparecerá una pantallacon todos los atributos definidos, ahora en la cabecera de las columnas.

Rellenaremos las celdas correspondientes con los valores de cada objeto. En nuestro ejemplo, hemosdefinido cinco campos o atributos para cada contacto:

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En la barra de título de la ventana se puede apreciar en primer lugar el nombre de la tabla (“Agenda”),y luego el nombre de la base de datos a la que pertenece (“Nueva base de datos”).

El diseño por defecto de las columnas o campos suele ser más estrecho de lo que se requiere paraver el contenido de las celdas. Para ensanchar o estrechar cada columna, el procedimiento es el mismoque se explicaba en el capítulo anterior para las hojas de cálculo, esto es, situando el puntero del ratónen la línea de separación de las cabeceras de las columnas y arrastrando a izquierda o derecha.

Para introducir datos podemos ir moviéndonos por las celdas de la tabla utilizando el ratón, las teclasde desplazamiento o la de tabulación. En el ejemplo damos valores a cuatro registros, correspondientesa cuatro personas ficticias.

3.2. Ordenación de datosLa pantalla de inserción de datos permite realizar fácilmente diversas operaciones útiles.

Una de ellas es ordenar los datos, para lo cual se ofrecen dos opciones frecuentes (descendentey ascendente) con sendos botones, y otro botón en el que podemos elegir el criterio de ordenación.

Para ordenar datos primero hay que situarse en el campo que determinará el orden. En este ejemplovamos a ordenar los datos de forma descendente según el teléfono (que en nuestro ejemplo son letras).Al hacer clic en el nombre de campo, quedará seleccionada la columna, y al pulsar de nuevo en el botóncorrespondiente podremos observar que los registros quedan colocados de forma que los teléfonos siguenun orden numérico descendente. Y, naturalmente, los valores de los atributos de cada registro se mantienenintactos.

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3.3. Filtrado de datosLa pantalla de inserción de datos también permite aplicar filtros, es decir, hacer que aparezcan sólo

los registros que deseemos, eliminando los que no cumplan algún requisito. Para ver un ejemplo sencillovamos a filtrar los registros de forma que sólo aparezcan los contactos en los cuales el campo Nombrecoincida con “Paco”. Para que el ejemplo resulte más ilustrativo, introduciremos previamente un registroen el que figure otra persona con ese mismo nombre. Para insertar un registro, escogemos Insertar →Registro en la barra de menús y continuamos.

Luego pulsamos el botón de filtrado:

y definimos el criterio:

Al hacer clic en “Aceptar”, el resultado mostrado será:

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Para que la pantalla vuelva a presentar todos los datos hay que hacer clic en el botón deeliminación de filtro, en el que aparece un embudo con una marca roja.

3.4. Búsqueda de datosUna función de gran utilidad cuando una tabla es muy amplia, con muchos registros y campos,

es la de búsqueda de datos, a la que se accede pulsando el botón correspondiente.

El panel de configuración de búsquedas permite elegir el tipo de información que se va a buscar.Elegiremos “Texto”. Podemos buscar en todos los campos o en uno concreto, que habrá que indicar.Elegimos esta opción para el campo “DNI”. Vamos a buscar, por ejemplo, todos los atributos de DNI queincluyan el número 1. Cuando pulsemos “Buscar”, aparecerá recuadrado en rojo el primer elemento quecumpla esta condición. Al pulsar por segunda vez, se mostrará el segundo resultado encontrado, y asísucesivamente. Esta herramienta no actúa como filtro, ya que todos los datos de la tabla siguen mostrándoseen pantalla. En la imagen siguiente aparece el segundo valor encontrado en el segundo registro, porquese ha pulsado dos veces el botón “Buscar”. En la parte inferior del panel aparece una barra de “Estado”en la que se indica el número de registro al que pertenece el atributo marcado. En este caso coincidecon que además es el segundo elemento encontrado que cumple la misma condición, pero no tienepor qué ser así.

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1. Explica cómo es el entorno o pantalla principal de la aplicación Base de OpenOffice.org y de qué elementos consta.2. Explica qué es una tabla y cómo se crea.3. Explica para qué sirve la llave o clave primaria en una base de datos.4. Describe los elementos de los que consta una tabla.5. Explica qué modos existen de ordenar la información de una tabla.6. Explica en qué consiste filtrar información y cómo se aplica un filtro.

Las búsquedas o el filtrado de datos explicados anteriormente no suponen modificación alguna en la tabla, ni tampocose generan objetos nuevos, como ocurre con las consultas. Sin embargo, aunque tienen sus limitaciones, pueden serútiles en determinados casos y con tablas con pocos datos almacenados.

R e c u e r d a

A c t i v i d a d e s

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4. Edición de tablasEditar una tabla significa modificar sus propiedades. La acción más frecuente, y a la que nos vamos

a limitar en esta Unidad, es añadir o quitar columnas de campos.

Para editar una tabla hay que situarse en laventana principal del programa y, en el área deobjetos, hacer clic con el botón derecho en el objetodeseado. En nuestro ejemplo lo haremos con la tablaque tenemos creada. En el menú contextual queaparece seleccionaremos “Editar”.

Una vez hayamos accedido a la pantalla de ediciónde la tabla, podemos añadirle o quitarle campos.También podemos quitar al campo que tiene el atributode llave primaria esta propiedad, pero entoncestendremos que asignársela a otro campo. Para ello,haremos clic con el botón derecho sobre el iconode la llave y la desactivaremos, y a continuación, conel mismo procedimiento, asignaremos a otro campo el atributo de campo clave o llave.

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Para borrar una tabla, desde la barra de menús de la pantalla principal del programa, y una vezseleccionada, la opción de menú es Editar → Borrar.

5. Relacionar tablas Lo más normal es que una base de datos conste de más de una tabla, y la utilidad de mantener una

base de datos con varias tablas reside en la posibilidad de relacionar a éstas entre sí. Las tablas estánrelacionadas cuando alguno de los registros que contienen utiliza los campos o columnas de otra delas tablas. Se pueden dar tres tipos de relaciones entre tablas:

● Uno a varios. Un registro de una tabla está relacionado con varios registros de otra tabla, pero losregistros de ésta únicamente se relacionan con un solo registro de la primera.

● Varios a varios. En este caso, varios registros de la primera tabla se relacionan con varios registrosde la segunda tabla, y varios registros de la segunda se relacionan, a su vez, con varios de laprimera.

● Uno a uno. Esta relación se da cuando un registro de la primera tabla se relaciona sólo con unode una segunda y, a su vez, un registro de la segunda tabla sólo se relaciona con uno de la primera.

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Si creamos una tabla con información sobre los libros de una biblioteca, con dos campos como “Título” y “Autor”,y otra con un campo de “Géneros literarios”, podemos relacionar ambas tablas, y la relación sería uno a muchos, yaque un registro de la tabla de libros sólo puede estar relacionado con uno de la tabla de géneros, pues un libro sólopuede estar clasificado en un género. Sin embargo, un mismo registro de la tabla de géneros puede estar relacionadocon varios de la de libros, ya que puede haber varios libros con el mismo género.

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Para ver cómo relacionar tablas, vamos a realizar un caso donde la segunda tabla contenga un campollamado “Ámbito”. En la tabla insertaremos los correspondientes registros con cuatro valores distintos eneste campo: “Amigos”, “Familia”, “Trabajo” e “Internet”. Vamos a suponer que cada una de las personasde la tabla “Agenda” sólo puede pertenecer a uno de estos tipos de relación. Por tanto, la relación seríadel tipo “uno a varios”, ya que una persona sólo puede estar relacionada con un registro de tipo de relación,pero un mismo tipo de relación puede ser común a varias personas de la agenda.

Para crear una tabla nueva, desde la ventana principal del programa escogemos Insertar → Diseño detabla, y en la pantalla de creación de la tabla editamos un campo, “ID”, al que asignamos el atributo de claveprimaria, y de tipo Integer (número entero), en lugar de texto. Luego la guardamos con el nombre “Ámbito”:

Ahora, en la sección de objetos tenemos dos objetos:

El siguiente paso sería introducir los registros “Amigos”, “Familia”, “Trabajo” e “Internet”en el campo “Ámbito” de la tabla con el mismo nombre.

Para relacionar ambas tablas vamos al menú Herramientas → Relaciones y apareceuna consola en la que se muestran todas las tablas creadas. Una vez seleccionadas,las añadimos, y a partir de ese momento en la ventana de relaciones aparecerán lasdos tablas.

Si creamos otra tabla con un campo de Idiomas, podemos relacionarla con la de libros, y en este caso la relaciónpodría ser “de varios a varios”, ya que un libro puede estar traducido a varios idiomas, y a su vez varios idiomas puedenser la lengua en que estén escritos varios libros.

Podemos crear una tabla en la que un campo sea el ISBN (International Standard Book Number) y relacionarla conla de libros. En este caso la relación sería del tipo “uno a uno”, ya que un libro sólo tiene un ISBN, y un ISBN sólo puedeestar asignado a un libro concreto.

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Una vez cerrada la ventana de “Agregar tablas”, mediante elmenú Insertar → Nueva relación, o bien directamente con elbotón de la barra de herramientas, activamos el asistente decreación de relaciones entre tablas.

El siguiente paso sería relacionar los campos de “Nombre”de la tabla “Agenda” con el de “ID” de la tabla “Ámbito”, y pulsar“Aceptar”.

7UNIDAD

7. Explica cómo buscar datos en una tabla que se haya creado para una base de datos.8. Explica si es posible o no quitar o añadir campos a una tabla ya creada, y cuál sería el procedimiento para hacerlo.

Es importante conocer la forma de relacionar tablas, ya que así se amplía enormemente la utilidad de los programas degestión de bases de datos. Podemos mantener tablas diferentes, en las cuales podemos realizar filtrados de datos,emitir listados particulares con los datos ordenados en función de diversos criterios, etc.. Pero al relacionar tablas, lasposibilidades se amplían enormemente porque se pueden realizar búsquedas, consultas, etc. en todas ellas, sin quepor ello pierdan sus propias particularidades.

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R e c u e r d a

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6. Consultas simplesLas consultas son objetos que se usan para visualizar parte de la información de la base de datos. El

resultado final de la información seleccionada se ofrece de manera similar a la de la hoja de inserción de datos.

Una de las maneras de crear una consulta esutilizar el asistente. Vamos a realizar una consultaque consiste en que se nos muestre un listado queincluya sólo los correos electrónicos de nuestra listade contactos de la tabla “Agenda”.

En primer lugar, en el panel izquierdo de laventana principal de Base, seleccionamos Consultasy luego, en el panel superior derecho, Usar elasistente para crear consultas:

En la pantalla siguiente aparecen los sucesivos pasos que se han de llevar a cabo. El primero es laselección del campo o los campos de nuestro interés. Nosotros seleccionaremos el campo “e-mail”, quepasamos a la parte derecha pulsando el botón correspondiente:

Como no queremos aplicar más condiciones a la consulta,hacemos clic en “Finalizar”, con lo cual aparecerá como resultado lalista de las direcciones de correo electrónico

En la pantalla principal de Base, aparecerá el objeto creado através de la anterior consulta.

Podemos incluso solicitar que se presente una vista previa de laconsulta, activando en la pestaña correspondiente la opción“Documento”:

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7. FormulariosLos formularios son objetos de la base de datos que sirven para facilitar la introducción o grabación

de datos en las tablas. Los datos de los registros, según vimos al principio de la Unidad, se puedenintroducir a través de la pantalla de inserción de datos, que se presenta al abrir una tabla. Sin embargo,este entorno de trabajo no resulta muy cómodo. Debemos recordar que las bases de datos que se utilizanen organizaciones grandes requieren la introducción de cientos o miles de datos todos los días. Cuandose necesita grabar gran cantidad de datos, hacen falta entornos de trabajo más fáciles de usar.

Los formularios son documentos en los que se crean casillas donde se van a escribir los datos queluego se grabarán en las tablas. Un mismo formulario puede servir para grabar datos en más de unatabla. Por otra parte, es importante tener en cuenta que durante el proceso de grabación o introducciónde datos las tablas deben permanecer cerradas. Se trabaja sólo con el formulario, y sólo cuando éste secierra las tablas se actualizan.

Para crear un formulario, en la ventana principal del programa hay que seleccionar el iconocorrespondiente, y en el panel de tareas se presentarán dos posibilidades: mediante un asistente omediante la “Vista de diseño”. Elegiremos el segundo sistema, que ofrece más flexibilidad. Para empezara trabajar, hacemos doble clic sobre esta tarea, con lo cual se abrirá el entorno de trabajo de creaciónde formularios.

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Este entorno presenta en la parte superior una barra de herramientas común a otras aplicacionesde OpenOffice, que incluye además dos barras con botones específicos de esta herramienta:

A la izquierda del área de trabajo hay una barra de campos de control, que también sepuede situar en otro lugar arrastrándola desde su parte superior. En esta barra aparecendiferentes objetos que pueden utilizarse para crear el formulario, como botones, casillas deverificación, etc. Uno de los controles de la barra, cuya imagen se presenta a la derecha, permite hacervisibles más botones, o bien ocultarlos.

En la parte inferior se encuentra la barra de diseño de formularios, donde aparecen los botonesasociados a esta tarea, además del de navegación de formulario.

Para dar nombre al formulario y vincularlo a una tabla se utiliza el botón de navegación del formulario,situado en la barra de diseño, que inicialmente aparece en la parte inferior de la ventana de trabajo. Al

formulario que vamos a crear lo vamos a llamar “Formulario_agenda”,y lo vamos a vincular a la tabla “Agenda”. En la ventana que se abreal hacer clic en el botón de navegación del formulario, hacemos cliccon el botón derecho en “Formulario” y escogemos Nuevo→ Formulario en el menú contextual.

Por defecto, el nombre asignado es “Standard”, pero podemos darleel nombre que queramos. Luego, haciendo clic con el botón derechosobre el formulario creado, escogemos “Propiedades”. En la pestaña“Datos” y en la casilla “Contenido”, elegimos la tabla a la que vamosa vincular el formulario. En este caso, sería “Agenda”.

Una vez hemos definido las propiedades del formulario,podemos guardarlo con el nombre que le hemos dado, medianteel menú correspondiente.

Para ilustrar el proceso de creación de formularios, vamosa añadir al formulario que hemos guardado dos tipos decontroles, entre los muchos que están disponibles: un campode “Etiqueta” y un campo de “Texto”. Los cuadros de texto sonlos que vamos a utilizar para introducir los datos que irán a latabla, y las etiquetas son simplemente pequeños textos que secolocan en el formulario junto a los cuadros de texto para indicarla naturaleza del dato solicitado.

7.1. Introducción de los campos de etiquetaPara poner un campo de etiqueta, hacemos clic en el botón correspondiente y luego llevamos el

puntero del ratón al área de trabajo hasta la posición donde deseemos colocarlo. La cuadrícula facilitamucho la labor de colocación alineada de los diferentes campos. Una vez situados, los arrastramos paradarles las dimensiones deseadas. Su nombre por defecto es “Campo de etiqueta”, quepodremos modificar luego para sustituirlo por un texto que describa el campo de texto queva a ir al lado. Por ejemplo, vamos a poner el correspondiente a la introducción del e-mail.

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Haciendo doble clic en el campo accedemos a su panel de propiedades. En la casilla “Título”, hemosmodificado el texto que aparecía, y además hemos cambiado el tipo de letra, su tamaño y el fondo delcampo, según las características que aparecen en la imagen.

7.2. Introducción de campos de textoLos campos de texto se utilizan con mucha frecuencia en los formularios, ya que no poca de la

información que contienen los registros de las tablas viene en este formato. Vamos a añadir un campode texto al lado de la etiqueta que hemos añadido, cuyo contenido quedará grabado en latabla correspondiente al cerrar el formulario. El procedimiento es el mismo que vimosanteriormente: hacer clic en el botón de campos de texto, ir al área de trabajo, arrastrar hasta

alcanzar la dimensión deseada y, porúltimo, modificar las propiedades.Haciendo doble clic sobre el campo sedespliega el panel en el que podemosmodificarlas. En la pestaña “Datos” esdonde vinculamos el campo de texto conel campo “e-mail” de la tabla “Agenda”.Pulsando el botón “Modo diseño”podemos pasar del modo dediseño del entorno al modousuario, en el que podemosempezar a introducir datos en elformulario.

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El resultado sería el que se presenta en la imagen a continuación, en la pantalla principal del programay con vista preliminar del documento creado en el panel inferior derecho.

8. InformesLos informes son objetos en los que se presentan los datos de una tabla en un formato más cuidado

que como se ven en el caso de las consultas. Además se pueden elegir diferentes formas de agrupar loscampos y de diseño de la página en que se van a editar. Para la elaboración de informes lo más sencilloy recomendable es el uso del asistente correspondiente. Para activarlo hay que seleccionar primero,en el panel izquierdo de la pantalla principal, el icono correspondiente, y luego hacer doble clic en elasistente en el panel de tareas del lado superior derecho.

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Una vez activado el asistente hay que elegir el tipo de objeto desde el cual se va a crear: consultaprevia o tabla:

Después hay que seleccionar los campos que se quieren presentar en el informe, y pasarlos al panelderecho mediante el botón correspondiente. Elegiremos todos.

Existen diferentes opciones de agrupación, ordenación y diseño. Incluso existe la posibilidad de elegirentre crear un informe estático, en cuyo caso no se modificará aunque se cambien los datos de la tabla

BASES DE DATOS

7UNIDAD

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en la cual está el origen de datos, o dinámico, que irá cambiando con ésta. En la imagen que se muestraa continuación podemos ver el objeto creado, en el panel inferior derecho, en modo vista preliminar deldocumento.

Por último, hay que mencionar que la utilidad más importante de los informes. Además de permitirla agrupación y ordenación de los datos de la forma elegida por el usuario, los informes nos ofrecen laposibilidad de guardarlos y tratarlos como documentos de texto. Además, son idóneos para la presentaciónimpresa de la información seleccionada.

9. Explica la diferencia entre una consulta y un informe.10. Explica cómo se puede hacer que en la pantalla principal de Base aparezca una presentación preliminar de algún

objeto creado.11. Explica el procedimiento para insertar en un formulario un campo de texto.12. Explica para qué sirve un formulario y cómo se puede crear uno.13. Explica si es posible introducir datos en una tabla que esté abierta a través de un formulario.14. Explica para qué sirven los informes.15. Explica la diferencia entre un informe estático y un informe dinámico.

Tanto las consultas como los informes son objetos independientes de las tablas, por lo que se pueden modificar o editarsin alterar su contenido. Sin embargo, se pueden vincular a las mismas, lo que permitirá mantenerlos actualizados amedida que cambien los datos contenidos en las tablas.

R e c u e r d a

A c t i v i d a d e s