unidad 5 organización del trabajo

UNIDAD 5 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO ( I )

5.1 PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO5.2 LOS SISTEMAS Y SU REPRESENTACIÓN5.3 DEFINICIONES5.4 MÉTODOS DE TRABAJO5.5 EL DESPACHO5.6 EL MOBILIARIO DE OFICINA5.7 EL ESCRITORIO5.8 EL ARCHIVO5.9 CÓMO TRATAR LOS PAPELES O DOCUMENTOS5.10 MANTENER AL DÍA EL ARCHIVO

5.1 PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

Se darán unos breves conceptos teóricos de planificación y de sistemas que serán útiles a la secretaria para distribuir las tareas a lo largo de la jornada, tal como se verá de forma práctica en la segunda parte (Unidad 6). Planificar es proyectar y preparar el futuro cercano (a corto plazo) o un poco más lejano (medio o largo plazo). En el ámbito empresarial, «dar palos de ciego» puede tener un alto coste. En el pequeño despacho de la secretaria, la planificación y la organización ahorrarán pérdidas de tiempo y errores innecesarios, para dejar paso a la tarea realizada con eficiencia.

Dice el Diccionario de la Real Academia Española que planificar es «hacer plan o proyecto de una acción». Y lógicamente, cuando se proyecta es por alguna causa y para alcanzar un objetivo:- Causas:. Si los procesos, las tareas y los recursos que se realizan no proporcionan los resultados esperados y se persiste en ellos de forma contumaz, es lógico pensar que los resultados no van a mejorar. En consecuencia, habrá que decidirse por alguna de las tres opciones siguientes:

1) Revisar el plan existente. Analizar las desviaciones y corregir los fallos detectados.

2) Rebajar el nivel de los objetivos propuestos. Puede ser que éstos hayan sido muy ambiciosos y no se disponga de medios materiales y personal cualificado para conseguirlos.

3) Abandonar el plan antiguo y concebir uno nuevo que contemple la optimización de los recursos disponibles (materiales y humanos ) Si los informes del staff así lo aconsejan y se considera oportuno, se invertirá en mejores medios y se contratará a profesionales o se reciclará a los trabajadores desfasados

- Objetivos: Un objetivo es una expectativa de futuro. Los objetivos empresariales han de ser medibles para comprobar en cada momento su grado de cumplimiento y al final del proyecto analizar los resultados. Las fases de la planificación se pueden subdividir en cuantos pasos creamos convenientes en función del objetivo. Si el objetivo es muy ambicioso y muy difícil de conseguir, los problemas que hay que solucionar revestirán una gran complejidad que abordaremos parcelando y subdividiendo las fases de planificación.

ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADOUNIDAD 5

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Con carácter general, se puede fijar el siguiente esquema general de planificación:

1. Toma de datos, análisis y diagnóstico de la situación actual.

- materiales o inmateriales

-medibles2. Fijar objetivos ambiciosos pero posibles.

-temporalidad

3. Elaborar distintas alternativas y sus correspondientes indicadores de cumplimiento

4. Financiación de las alternativas.

5. Concreción o revisión de objetivos iniciales. Muy importante es este paso, pues se dispone de la información que han proporcionado los pasos anteriores y puede ocurrir que los objetivos iniciales tengan poco que ver con la realidad.

6. Elección de alternativa o plan de actuación entre las distintas alternativas elaboradas.

7. Control del proceso de ejecución de la alternativa seleccionada. Es muy importante colocar estratégicamente indicadores que detecten las desviaciones tan pronto como se produzcan (en las aldeas se suele decir que «una gotera no arreglada a tiempo puede tirar la casa entera», aludiendo a la importancia que tiene detectar los problemas tan pronto como se producen). Los indicadores más comunes detectan problemas de calidad y de calendario o plazos de cumplimiento.

8. Análisis de resultados.

5.2 LOS SISTEMAS Y SU REPRESENTACIÓN

El todo sólo tiene sentido si sus partes están relacionadas y ordenadas, componiendo una determinada estructura. El todo así descrito puede, a su vez, ser parte de otro todo de orden superior. Por ejemplo, las partes del cuerpo humano se pueden estudiar de forma individual o relacionada. Si se hace de forma individualizada, cada parte compone un todo en sí misma. Si luego se relacionan las partes, se estará ante un sistema compuesto de subsistemas. Por tanto, se puede decir que un sistema es un conjunto de elementos distribuidos estratégicamente e interrelacionados para conseguir un fin determi-nado.

Los elementos del sistema y su interrelación se pueden representar gráficamente sobre un plano de muy diversa forma: cartesiana (tablas de doble


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entrada), organigrama, diagrama, pictograma, grafo, arborescencia, etc. La representación estática facilita una visión panorámica de todo el sistema en un momento concreto. Estáticamente se refleja la estructura de nudos o departamentos donde los elementos realizan sus funciones.

Como complemento, se tiene la representación dinámica, que permite ver la comunicación de los distintos elementos y los flujos de información o documentación que se es capaz de traspasar teniendo en consideración el tiempo (por ejemplo, en una jornada o en una semana, etc.). El aspecto dinámico queda reflejado por las vías de comunicación que unen los distintos nudos. Esto permite ver el intercambio de la producción (información o productos) elaborados en los nudos. La teoría de grafos permite combinar los flujos de con métodos matemáticos como el PERT.

Una vez representado el sistema como un mapa, se pueden aplicar métodos de investigación operativa que optimicen los resultados considerando tres variables:

— Cantidad de flujo que pasa por las vías de comunicación. Es importante destacar que la misma cantidad de flujo por unidad de tiempo puede pasar por dos tuberías de distinto diámetro. Esto se consigue aumentando la presión o incrementando la velocidad. En ambos casos, si no se está preparado, supone un foco de estrés.

— Disposición estratégica de los nudos. El procesamiento de una tarea puede ser muy sencillo o hacerse muy pesado en función de cómo se distribuyan los distintos pasos que se requieren para su realización.

— Distancia (tiempo) que hay entre los nudos.

Algunas de las partes del proceso de planificación del trabajo, sobre todo las más operativas, pueden representarse gráficamente como un sistema. Al hacer esto se establecen automáticamente prioridades de ejecución de las distintas tareas y su temporalidad y coste.

A continuación una imagen que ilustra el concepto de grafo:


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5.3 DEFINICIONES

Etimológicamente, definir significa delimitar o poner límites al concepto objeto de nuestro estudio, investigación, etc. Se puede delimitar cuando se conocen, por vía práctica o teórica, con detalle el contenido y las características comunes de un conjunto de elementos objeto de estudio. Con el término definición se expresa un método que pretende explicar, aclarar y, si se puede, resumir en una breve frase el significado y el contenido de cualquier objeto o sujeto de estudio. Se descomponen los distintos elementos y se extraen las características comunes que compondrán la sustancia de la definición. Por ejemplo, si se quiere definir el concepto vehículo, se extraen las características comunes: tiene un motor que le permite moverse, tiene ruedas, tiene un volante, dispone de un habitáculo interior. Con estos elementos, la definición de vehículo podría ser: automóvil que permite el transporte de personas y/o cosas.

Para que la definición sea buena, debe reunir las siguientes condiciones:

— Ser más clara que lo definido. Es decir, debe explicar el concepto que se quiere definir.

— El nombre que sintetiza el concepto no puede entrar en la definición, ya que es lo que se pretende definir.

— Sintetizar las características comunes y esenciales del conjunto de elementos que entran en el concepto de la definición.

En el ámbito del secretariado se harán, en la mayoría de las veces, definiciones descriptivas de las funciones, de las tareas que se desempeñan, así como de los elementos y medios técnicos con que cuenta para ello la secretaria. En la unidad anterior se hizo una extensa relación de las funciones que ha de realizar la secretari/o. A lo largo de las unidades didácticas que siguen se explicarán y se definirán teóricamente las funciones más importantes. La ejecución práctica de las tareas se adquiere con la simulación en el aula, con la práctica en centros de trabajo y con el ejercicio diario en el puesto de trabajo.

5.4 MÉTODOS DE TRABAJO

Método es una palabra que proviene del griego y cuyo significado es el camino, procedimiento o manera de hacer algo ordenadamente para conseguir un objetivo. Los métodos de estudio y análisis más conocidos son el inductivo y el deductivo.

a) Método empírico o inductivo

. Su principal teórico ha sido Francis Bacon. El razonamiento inductivo aplica el principio siguiente: lo que se afirma o niega de cada una de las partes debe afirmarse o negarse para el todo.

El método inductivo permite pasar de lo particular a lo general mediante un proceso de síntesis que consiste en:

—Se observan y analizan hechos concretos.

—También se pueden experimentar, de forma real o simulada, los fenómenos o hechos objeto de investigación.


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—Se comparan con el fin de extraer analogías y/o diferencias, que serán tabuladas estadísticamente (en función del número de repeticiones).

—Se hacen clasificaciones, agrupando los elementos y tareas en función de sus características, semejanzas y diferencias.

—Se procede a dar el salto de inducción, que consiste en extraer tendencias, concluir leyes generales y/o hacer definiciones.

El método inductivo puede ser:

Completo: se analizan todas y cada una de las partes del todo Incompleto (científico o baconiano): se analizan algunas partes del

todo cogidas al azar (por muestreo válido) y los resultados se proyectan sobre el todo.

Para conseguir un buen método de pensamiento debemos controlar nuestra experiencia sensible o «ídolos», tales como:

• Idola tribus, o prejuicios propios de la especie humana. Es la tendencia intelectual a considerar que las cosas existen en un grado de orden y de igualdad mayor del que en realidad se encuentran. Los ‘ídolos de la tribu’ surgen también de la propia vida emocional humana, con la consiguiente falta de objetividad en el momento de valorar los argumentos a favor o en contra de un principio

• Idola specus (specus-us = gruta, caverna, subterráneo). Son los prejuicios propios de nuestro interior. de sus gustos, de su educación, de sus ocupaciones, etc. Emergen, por tanto, de la subjetividad y velan la auténtica naturaleza de la verdad

• Idola fori o prejuicios propios de la confusión de los términos. Causan un auténtico reino de la confusión, pues llegan a utilizar conceptos ilusorios para cosas inexistentes. "Cuando los conceptos faltan, los suplen oportunamente las palabras".

• Idola theatri, o prejuicios doctrinales, diciendo lo que se espera que diga el personaje por el puesto que ocupa., ya que se dice que «la mayor parte de nuestro supuesto razonar consiste en encontrar argumentos para seguir creyendo lo que ya creíamos».

b) Método racionalista o deductivo

El francés René Descartes (1596-1650), filósofo y matemático, en 1637 establece las reglas del racionalismo en su obra El Discurso del Método. Utiliza el método deductivo, que consiste en pasar de lo universal a lo particular por medio del análisis. El principio que lo inspira es: lo que se afirma o niega del todo se afirma o niega de cada una de las partes. Es decir, se pretende aplicar una norma de carácter general a cada uno de los elementos que componen el universo.

Tiene la dificultad de ser un método abstracto y es necesario conocer las reglas del silogismo deductivo.

El proceso de deducción es como sigue:


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http://www.monografias.com/Educacion/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/discriminacion/discriminacion.shtml

—Se hacen divisiones y subdivisiones de los elementos y partes que componen el objeto de análisis y estudio (en el caso que nos ocupa, las tareas y funciones del secretariado).

—El método deductivo utiliza como herramienta el silogismo (o razonamiento deductivo), que permite el encadenamiento entre las premisas o enunciados y las conclusiones o tesis.

—En el proceso de análisis, el sujeto que analiza no puede mezclar sus sentimientos y pasiones con el objeto de análisis. Es lo que se denomina ser objetivo en el análisis.

Un ejemplo de razonamiento deductivo simple podría ser el siguiente:

1ª premisa: todos los alumnos del Instituto que están matriculados tienen carnet del centro correspondiente al presente curso.

2ª premisa: El alumno José Pérez tiene el carnet del Instituto correspondiente al presente curso.

Conclusión: el alumno aludido anteriormente puede ejercer los derechos de todo alumno matriculado.

5.5 EL DESPACHO

Es el lugar o habitación donde la secretaria realiza las tareas habituales de secretaría. El despacho es el «territorio privado» de la secretaria, al que no se puede acceder sin permiso, excepto su supèrior, ya que la secretaria trabaja para él. Todas las demás personas han de llamar a la puerta y esperar a que se les indique pasar.

El despacho debe tener unas condiciones mínimas de habitabilidad y confort.

Destacamos, entre otras, las siguientes:

- Lugar sin ruidos o sonidos estridentes. Si se dispone de una radio, se puede sintonizar música suave. Pero es preferible conectar el hilo musical si la empresa está abonada a un servidor, ya que garantiza una música suave, relajante y no aburrida. En ningún caso se levantará el volumen, pues puede molestar a los departamentos anexos, entre ellos el del jefe.

- Que facilite la concentración. Se ha de tener en cuenta que la persona humana sólo puede realizar dos acciones simultáneamente cuando una de ellas es mecánica. No es conveniente que las fuentes de información se abran todas simultáneamente: timbre del teléfono, llamada del director, llamada a la puerta, noticias de la radio si está puesta, ruidos exteriores, personas que están esperando en el despacho (y como se aburren pueden hacer preguntas indiscretas, obsevar, etc), puertas de los armarios abiertas, etc. Se evitará, en lo posible, la información no útil, que sin duda desconcentra.

- Iluminación suficiente. Especialmente en la mesa de trabajo. El documento sobre el que estamos trabajando ha de estar bien iluminado sin que haya reflejos. La iluminación entrará por la izquierda si se es diestro, y por la


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derecha si el operario es zurdo. Siempre que sea posible, se trabajará con luz natural procedente de una ventana amplia que nunca estará a nuestra espalda.

- Temperatura adecuada. Es difícil trabajar con mucho calor o con frío. Se debe llevar una ropa cómoda, que no dé mucho calor y que evite el frío.

-Decoración adecuada. Es un lugar de trabajo, no un muestrario de plantas o una pinacoteca . El color de las paredes debe ser discreto y relajante.

-Ventilación suficiente. Si el despacho es pequeño y está cerrado, se puede cargar la atmósfera y perjudicar la concentración y la sensibilidad de los visitantes.

5.6 EL MOBILIARIO DE OFICINA

El mobiliario del despacho de la secretaria puede ser variado y personalizado. Como mínimo, dispondrá de una mesa-escritorio amplia, silla giratoria con espaldero, mesa auxiliar (para ordenador y teclado), archivadores y armario ropero.

Dependiendo de las funciones que se hayan asignado a la secretaria, se incorporará al despacho otro mobiliario, como mesa de reuniones, fotocopiadora, etc.

La distribución espacial del mobiliario se hará de tal manera que no dé la sensación de estar agobiados entre tanto mueble.

Los criterios para ordenar el mobiliario especialmente en el despacho pueden ser variados: estéticos, funcionales, de protección personal, etc. Se suele tener en cuenta el concepto de «territorio personal»; éste es aquel espacio próximo a la persona, por donde habitualmente se mueve y que incluye el mobiliario, y que es como una prolongación de su cuerpo. Este territorio con sus objetos lo protegerá de cualquier intrusión. Por eso, los elementos de uso cotidiano (teléfono, calculadora, escritorio, ordenador, agenda, bolígrafo, apuntes, etc.) se ubicarán en la proximidad de la persona y los elementos de menor uso o aquellos que se comparten con otras personas (fotocopiadora, archivo permanente, butaca de espera, etc.) se situarán un poco más alejados.

Bajo este criterio de territorialidad personal, se pueden hacer los siguientes comentarios sobre los elementos del despacho:

— El archivo de tareas diarias estará en las cajoneras auxiliares integrado con el escritorio.

— El archivo de uso poco frecuente se colocará retirado del escritorio.

— El asiento de la secretaria debe situarse detrás del escritorio, para que pueda ver y controlar quién entra por la puerta de acceso y cuándo llama o entra el jefe por la puerta que comunica su despacho con el de secretaría.

— La ventana deberá estar situada a la izquierda del escritorio (desde la posición de la secretaria). En el lado contrario si la secretaria es zurda.

— Sobre la pared es conveniente que esté bien visible un reloj analógico (de esfera amplia).


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—La espalda de la secretaria/o debe estar «protegida» por la pared.

—El escritorio marca la barrera de la zona íntima de la secretaria/o que no ha de ser traspasada por nadie. Es imprescindible que el escritorio tenga cubierta toda la parte baja donde se encajan los archivos de cajonera, la papelera, reposapiés, etc.

— La papelera estará oculta en los bajos del escritorio y si no hay sitio, se ubicará discretamente al lado del escritorio o se puede camuflar con un elemento decorativo.

—La pantalla del ordenador se situará en la mesa siguiendo los criterios siguientes:

• Que origine los menos giros de cabeza posible.• Que no refleje la luz que entra por la ventana.• Que sea una barrera entre la secretaria y la persona que entra por la

puerta de visitas. El visitante no puede ver la pantalla del ordenador (puede haber un escrito que verse sobre su empresa). Nunca deberá ser una barrera con el director.

— El territorio permitido al visitante se puede delimitar poniendo una mesilla con un sofá pequeño al lado de la puerta. Si en la empresa existe una sala de espera, se le invitará amablemente. Si el visitante es muy importante, permanecerá en el despacho de la secretaria.

5.7 EL ESCRITORIO

La mesa donde se trabaja ha de tener tamaño suficiente, no puede ser una mesa de reuniones ni una mesa camilla para tomar el té. La mesa-escritorio es una «prolongación» de la personalidad de la secretaria.

La mente humana utiliza las herramientas que más cerca tiene (pantalla, unidad central, disquetera, teclado, calculadora, teléfono, bandejas, papelera, cajoneras, archivador, etcétera). Si la mente no está ordenada, los folios, los bolígrafos, la regla, etc., estarán «sueltos» por la mesa desordenadamente. Algunos profesionales disculpan su desorden haciendo el siguiente comentario: «Yo me entiendo; tú pídeme lo que quieras que yo sé dónde está». Luego se ponen a buscar un documento, factura, etc., y como no lo encuentran, se disculpan diciendo: «Mira, lo tenía aquí, se me habrá traspapelado; cuando lo encuentre, te lo llevo y solucionamos el tema».

Tampoco se puede considerar un modelo de ordenación el que utiliza aquel profesional que, si por cualquier circunstancia falta (baja por enfermedad, permiso, vacaciones, etcétera), nadie se puede hacer cargo de su despacho. Ha utilizado un sistema tan particular de realizar las tareas y de archivar que sólo lo entiende él. Para evitar este problema de personalización de la tarea, las empresas (cada vez más) definen, normalizan y estandarizan su ejecución, ajustándose a un protocolo que obligatoriamente se ha de seguir. Si la empresa no dispone del protocolo para la ejecución de las tareas, se aportan las siguientes reflexiones y criterios de actuación:

— El funcionamiento de nuestra mente se refleja en el proceso de ejecución de las tareas. Un despacho desorganizado, una mesa atiborrada de papeles, carpetas, archivadores, grapadora, etc., indican una mente desordenada. Es muy difícil pensar que detrás de una mesa desordenada existe una personalidad muy ordenada.


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— Si la mente humana sólo puede atender a una tarea, no es razonable que sobre la mesa se estén realizando siete tareas simultáneamente. Por ello, sólo se tendrán sobre el escritorio la documentación y las herramientas necesarias para esa tarea, nada más, el resto estará archivado (en los archivos) o colocado en los cajones de la mesa.

— Una vez terminada la tarea, se procede a retirar la documentación resuelta:

• Entregar la documentación resuelta a quien la solicitó.

• Depositar en la papelera los papeles inútiles: borrador, apuntes, notas, etc. Si la materia es confidencialidad, se tendrá la precaución de pasar los papeles por un destructor (rodillo que convierte en pedazos los folios).

•La documentación importante de la tarea se archivará donde proceda.

•El proceso de archivar no debe dejarse para el día siguiente. La mesa debe estar limpia de papeles cuando comencemos la tarea siguiente.

— La pantalla del ordenador estará colocada en su propia mesa (que normalmente es anexa al escritorio). El teclado estará sobre una tarima corredera, a una altura entre 5 y 10 centímetros más baja que la mesa principal, y permanecerá recogido mientras no se utilice. La impresora estará al lado. (Recordamos que las distintas partes del ordenador se pueden disponer estratégicamente para que sirvan de «barrera».)

— Los papeles y documentos que entran en el despacho hay que leerlos y asignarlos a una tarea que previamente clasificaremos en:

• Urgente. De resolución inmediata.

• Resolver a lo largo de la jornada. La tramitación de papeles no urgentes, pero que han de resolverse en el día de hoy.

• A corto plazo (una semana). Se archivará el papel o documento y se anotará en la agenda la tarea pertinente en el día que proceda.

• A medio plazo (un mes). Se procede como en el caso anterior.

• A lo largo plazo. No está claro qué período de tiempo comprende el largo plazo. Es razonable pensar que el largo plazo está comprendido entre un trimestre y menos de un año. Anotarlo en el planning de la agenda y en los días correspondientes.

• Papel o documento inútil. Si los papeles o documentos que entran o resultan de una tarea procesada no son útiles, habrá que depositarlos en la papelera. No hay que olvidarse que un papel inútil puede tapar documentos importantes. Por ello, cuantos menos papeles innecesarios tengamos, mejor.

Sobre la mesa puede haber dos bandejas: La primera se puede utilizar para contener la documentación que entra. La segunda podrá contener la documentación ya resuelta que espera destino: archivar, entregar al departamento correspondiente, enviar al correo, etc. Todos los días hay que dedicar un tiempo para archivar la documentación de la tarea realizada y de la que se están realizando.


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El archivador de cajones con ruedas que se coloca debajo de la mesa en un lateral normalmente dispone de dos módulos:

• El módulo archivador se ordenará por temas o con otro criterio que se considere oportuno, teniendo en cuenta que no es un archivo definitivo. Es sobre todo un archivo de documentación habitual y útil para la realización de las tareas.• En el módulo más pequeño se colocarán, ayudado de la bandeja distribuidora, los bolígrafos, lapiceros, típex, grapas, grapadora, sellos de caucho, etcétera.

La papelera. Es el archivador de lo no necesario a corto, a medio y a largo plazo. Los papeles que no sirven o están repetidos se rompen previamente y a la papelera. El mismo destino tienen los bolígrafos y rotuladores gastados, los sobres de las cartas. La correspondencia que recibimos y que no interesa, etcétera.

5.8 EL ARCHIVO

El archivo es el almacén de documentos. Es el lugar donde se recogen y se guardan los documentos, los expedientes, etcétera.

Archivar es guardar soportes (folios, expedientes, unidades de memoria, etc.) que contienen información.

Los objetivos por los que se crea un archivo son:

— Guardar y custodiar los documentos.

— Facilitar los documentos cuando se requieran.

— Minimizar el tiempo de recuperación. El proceso de archivar (guardar documentación) y, sobre todo, el de recuperar la información guardada se harán en el menor tiempo posible.

El proceso de archivar no es tan sencillo como parece a primera vista. El problema es guardar con criterio, de tal manera que otras personas puedan encontrar los documentos depositados en el archivo.

¿Qué criterios se han de seguir para guardar la información? Se podría obtener un poco de luz si se responde a la pregunta: ¿cómo nos gustaría que estuviese la información colocada cuando la buscamos y no la encontramos? Otra pregunta importante podría ser: ¿quién o quiénes tienen acceso al archivo? Es lógico pensar que en el departamento de secretariado pueden utilizar el archivo la secretaria y su superior. En consecuencia, ambos se han de poner de acuerdo en el método a seguir para archivar. No obstante lo dicho, en la mayoría de las empresas se sigue un protocolo para clasificar y archivar que se ha de respetar con rigor.

Los documentos se clasifican y se disponen o se distribuyen dentro del archivo. El secreto de tener un buen archivo consiste en clasificar adecuadamente la información, de tal manera que quien la busca la encuentre sin demasiadas complicaciones en el mínimo tiempo posible.

Clasificación de los documentos en el archivo


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El mejor criterio para clasificar los documentos es aquel que permite su recuperación en el menor tiempo posible. Se exponen a continuación los tres métodos tradicionales de archivar:

a) Método de ordenación alfabético

Los temas homogéneos se ordenan alfabéticamente siguiendo las siguientes reglas:

— Si se trata de nombre y apellidos, se ordenará por el primer apellido.

Nombre y apellidos

José Pérez Gómez

Manuel Remesal Santos

José Luís Sanz Sanchez

Julio Iglesias García

La ordenación alfabética que procede es:

Apellidos Nombre

Iglesias García Julio

Pérez Gómez José

Remesal Santos Manuel

Sanz Sánchez José Luis— En el caso de tener que ordenar expedientes con nombres de empresas, hay

que fijarse en la razón social. Si se compone de siglas, entonces se toma la primera letra. Si aparecen apellidos, se ordena alfabéticamente en función del primero. Se ha de tener en cuenta que nunca se clasifica por el nombre genérico de sociedad, compañía, bar, frutería, electrodomésticos, etc. Se ilustra lo dicho con el siguiente ejemplo:

Nombre o razón social1 Endesa E2 Repsol RE3 Petróleos Rokefeler ROK4 Bar Hermanos Jiménez J5 Frutería Sánchez, S.L. S6 Lorena Rodríguez Peluqueros ROD7 Iberdrola I


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8 Sociedad Leonesa de Carbones L9 La Ponferradina de Botillos P

10 Supermercados Zúñiga Z

El método alfabético es útil para archivos pequeños o medianos por su facilidad. El problema se complica cuando los elementos susceptibles de ser archivados son muy numerosos. En el caso de archivar por apellidos, tendremos que recurrir al segundo si existen muchos con el primero igual. La incorporación de nuevos expedientes precisa de un hueco, por lo que desplaza lateralmente a sus «compañeros» de alfabeto; si el archivador está lleno, crea problemas (se ha de instalar un nuevo archivador).

b) Método de ordenación numérica

El proceso que utiliza es sencillo y muy práctico:

— Al expediente nuevo que se abre se le asigna un número que es consecutivo al anteriormente abierto y archivado.

— El expediente nuevo se coloca en el archivo en el lugar contiguo al anterior en número.

Hoy día es un método muy utilizado porque ofrece las siguientes ventajas:

— Es increíblemente sencillo (asignar un número correlativo al expediente que se inicia y colocarlo a continuación del anterior).

— Encaja con el principio de discreción, pues el número es aséptico (no tiene nombre ni apellidos).

— Es imposible repetir el número. Si existe error, se detecta al colocar el expediente en su sitio.

— Es rápido. La búsqueda por números es sencilla.

— Permite archivar un volumen de expedientes tan grande como se quiera.

Tiene un claro inconveniente: necesita de un apoyo auxiliar que descodifique el número de expediente. Es decir, cada número se corresponde con un concepto, un tema, un nombre, etc., en relación biunívoca. Este inconveniente antes (hace 20 años) era muy difícil de resolver. Se escribía a mano una lista alfabética o temática a la que se hacía corresponder un número. Pero la lista había que actualizarla, al crear el nuevo expediente, y es penoso estar actualizando constantemente. Hoy día, con la gran herramienta de la informática, el problema de actualizar la lista está solucionando en tiempo real (al instante), al poder crear una tabla con dos o más columnas. En una se coloca la numeración y en la otra y siguientes se pueden poner el nombre, el tema o lo que proceda. La informática permite ordenar por orden ascendente o descendente el conjunto de la tabla en función de una columna seleccionada o de otras variables que se consideren oportunas.

Ejemplo. Con los datos del ejemplo anterior procedemos al archivo de los expedientes por el método numérico. Los pasos que hemos de seguir son:


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—. Primero se debe fijar el criterio de numeración de expedientes. En este caso, se pone un número consecutivo siguiendo cronológicamente el orden de entrada. Con la ayuda del ordenador se crea la siguiente tabla:

Orden N.0 de

Cronológico expediente Nombre o razón social

1 1 Endesa2 2 Repsol3 3 Petróleos Rokefeler 4 4 Bar Hermanos Jiménez5 5 Frutería Sánchez, S.L.6 6 Lorena Rodríguez

Peluquero’s7 7 Iberdrola8 8 Sdad. Leonesa de

Carbones9 9 La Ponferradina de

Botillos10 10 Supermercados Zúñiga

— Segundo. Creamos la tabla alfabética con los números de expedientes correlativos (proceso que no ofrece dificultad si se dispone de un ordenador). Se han de observar las normas comentadas para ordenar alfabéticamente.

Nombre o razón social Nº de expediente

Endesa 1

Iberdrola 7

Bar Hermanos Jiménez 4

Sociedad Leonesa de Carbones 8

La Ponferradina de Botillos 9

Repsol 2

Lorena Rodríguez Peluqueros 6

Petróleos Rokefeler 3

Frutería Sánchez, S.L. 5

Supermercados Zúñiga 10

Sólo se pueden apreciar las ventajas del método numérico en los archivos donde entra un número elevado de expedientes. Tal es el caso de los institutos y universidades donde se matriculan muchos alumnos.

c) Método de ordenación por índice temático


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Se crea un catálogo de unidades temáticas a semejanza del índice de contenidos que aparece en la mayoría de los libros y en todos los de texto.

Este método suele incorporar conjuntamente los dos anteriores, es decir, utilizan un orden alfanumérico.

La ordenación de los temas se hace alfabéticamente y los expedientes pueden ir numerados (o por orden alfabético). A continuación, proponemos un ejemplo de archivo que puede servir de guía para que la secretaria confeccione el suyo (y, por supuesto, lo mejore).

La dificultad de este método radica en la elaboración del plan temático. Se debe subrayar que, para su elaboración, siempre se ha de consultar con el jefe, ya que también tiene acceso al archivo.

Se aclaran a continuación los términos y anotaciones hechos en las casillas del Plan Temático de Códigos de la página siguiente:

— El AS (Archivo de Secretariado) puede ser un armario; en este caso con cinco baldas (una por cada tema). También se podría considerar un archivo más pequeño por cada tema si el mobiliario de oficina disponible así lo aconseja.

— En cada balda se distribuyen los subtemas en subdivisiones o secciones.

— En cada subdivisión se colocan las carpetas. Una por cada sección.

— En cada carpeta se colocan los expedientes.

Si se quiere utilizar un código numérico, se procede como sigue:

Si sólo existe un armario como archivador, no es necesario asignar un número a éste

— Cada balda llevaría un número y el nombre distintivo de cada tema (1 Contratos, 2 Proyectos, 3 Reuniones, 4 Viajes, 5 Otros).

— Las subdivisiones de cada una de las baldas estarían codificadas con dos dígitos: 11 Asesoría, 12 Centralita, 31 Clientes, 32 Consejo de Administración, etcétera.

— Las carpetas que se colocan en las subdivisiones estarían numeradas con tres dígitos: 111 Financiera, 112 Fiscal, 121 Línea de teléfono número X; 122 Línea de teléfono número Y, etc.— Los expedientes estarían numerados con cuatro dígitos: el

expediente número 1111, que se archiva en Ia carpeta 111 Financiera; el expediente número 1121 que se archiva en la carpeta 112 Fiscal; el expediente número 3311 que recoge las Actas y se archiva en la carpeta 331.

La codificación numérica y alfanumérica por tenias se puede hacer tan extensa como se quiera y admite todo tipo de variables.

El método de ordenación temático es muy adecuado para organizar los libros de una biblioteca, pero no para todos los archivos. Presenta las siguientes ventajas e inconvenientes:

— Ventajas


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Es intuitivo si el índice de temas es muy pequeño. Los expedientes están muy bien clasificados.

— Inconvenientes

Es imprescindible crear un plan temático y de códigos. Los problemas surgen cuando nos quedamos sin espacio en las

estanterías y tenemos que ampliar para poder introducir nuevos temas, nuevas carpetas y nuevos expedientes.

Las personas que accedan al archivo han de conocer el plan temático y de códigos.

¿Qué ocurre con los documentos que están relacionados con varios temas?, ¿los incluimos en varias carpetas duplicando los expedientes? La cuestión se complica si un expediente está relacionado con más de tres temas. ¿Tendríamos que rehacer todo el plan de cuentas? Si la solución es afirmativa, inmediatamente nos preguntamos por los costes que ello origina (una persona dedicada, horas, etc.). Recordamos aquí que a veces la perfección si tiene unos costes tan altos es enemiga de lo bueno.

5.9 CÓMO TRATAR LOS PAPELES O DOCUMENTOS

Ayudará a mirar los papeles con «cariño» si se piensa que gracias a ellos se ocupa el puesto de trabajo en el despacho de secretariado. Los papeles en forma de cartas comerciales, documentos, etc., llegan a la mesa y tienden a ocupar todo el espacio, a veces de cualquier manera. Al no ser traslúcidos, ocultan otros documentos importantes, es lo que se llama «traspapelar». Por tanto, si no se quiere tener documentos traspapelados o perdidos, se ha de seguir el siguiente procedimiento:

— Si la empresa tiene una normativa o un protocolo de procedimiento para archivar y tratar la documentación, se cumplirá sin más. Si no es así, pueden servir de utilidad los puntos que continúan.

— Leer el documento que llega. Primero se hace una lectura rápida del título y los epígrafes principales.

— Si el documento no tiene importancia, se deposita en la papelera sin más consideración.

— Apreciar y valorar si el documento es importante:

•Por su contenido, que puede servir de base para realizar una tarea.

•Porque da órdenes concretas que se traducen en la realización de tareas.

•Por constituir una prueba o un resguardo de una operación realizada (contrato, factura, etc.).

— Una vez analizado el documento, se decide qué hacer con él. Por simplificar, sólo admitiremos tres posibilidades:

a) Enviar a la papelera (ya considerada).

b) Procesar o realizar tareas pertinentes.


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c) Archivar. Procede cuando lo indica la ley (por ejemplo, la ley fiscal en el caso de las facturas que han de guardarse durante un período de seis años), cuando puede constituir una prueba potencial (los contratos de propiedad), cuando permite ser reutilizado en la elaboración de posteriores tareas (un catálogo de viajes, una relación de tarifas, etc.), cuando es de consulta (instrucciones, normativa de régimen interno, etc.).

— Si hay varios folios susceptibles de ser grapados, se debe hacer por la esquina izquierda superior y previamente hay que alinearlos y cuadrarlos. Si se han de archivar en carpetas, se hará un par de taladros en el medio a un centímetro (interior) del borde izquierdo.

— Si el documento que hay que archivar es una factura pequeña (tíquet de caja), se coserá (con una o varias grapas) previamente a una hoja DIN A-4, para que sea más difícil su pérdida y más fácil su búsqueda.

— Si un documento está duplicado, se archiva sólo el original, a no ser que la normativa interna de la empresa aconseje otra cosa.

5.10 MANTENER AL DÍA EL ARCHIVO

Se ha dicho que en el despacho de secretariado hay dos tipos de archivos:

a)El archivo de cajonera. Se sitúa al lado de la secretaria, debajo de la mesa de trabajo (la secretaria no tiene que levantarse para acceder a él). Es de uso personal e íntimo, por lo que sólo tiene acceso la secretaria. En él se archivarán los documentos de uso muy frecuente que permitan realizar las tareas del día a día. Se colocarán los documentos en carpetas colgantes etiquetadas con una palabra clave que nos indique el contenido. Normalmente, estas palabras clave, se secuencian por orden alfabético.

b)Archivo de estantería o armario. Es un archivo más permanente. Se ubica un poco alejado del escritorio. A él pueden acceder indistintamente la secretaria o su jefe (no deben acceder más personas). Ambos han de estar de acuerdo en el método que se ha de utilizar para clasificar y posteriormente archivar.


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unidad 5 organización del trabajo

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