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UNIDAD 4: INTRODUCCIÓN A LAS CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA
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LICENCIATURA EN CIENCIAS DE LA INFORMÁTIC A
MATERIA: Ciencias de la Informática
TEMA:
INTRODUCCION A LAS CIAENCIAS DE LA INFORMATICA
Secuencia: 1CM2
Equipo: 6
INTEGRANTES:
Alpizar Martínez Karina
Galloso Rangel Juana Beatriz
García Gamboa Jazmín Elizabeth
López Galicia Magali
Salas Pascual Jhovana
Torres García Clara
INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDICIPLINARIA DE INGENIERIAS Y CIENCIAS SOCIALES Y
ADMINISTRATIVAS.
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ÍNDICE:
4.1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ………………………………………… 5
4.2. CONCEPTO DE SISTEMA ………………………………………………. 6
-Sistema de información
-Entrada
- Almacenamiento
- Procesamiento
- Salida
4.3. CARACTERÍSTICAS QUE LO DEFINEN ……………..……..………. 8
4.4. ENFOQUE ……………………………………………............................ 9
-Problemas y limitaciones
-Independencia entre sistemas, subsistemas y súper-sistemas
4.5. FUNCIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
DENTRO DE UNA EMPRESA ………….………………………………….. 10
4.6. TIPOS DE SISTEMAS …………………………………………………. 11
4.7. CLASIFICACIÓN DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN …………………………………………… 13
-Sistemas transaccionales
-Sistemas de apoyo a las decisiones
- Sistemas estratégicos
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4.8. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN
LA TOMA DE DECISIONES …………………..............………….……….. .. 15
4.9. LA TEORÍA DE LA INFORMACIÓN …………………………………….. 16
4.10. POR QUÉ NECESITAN INFORMACIÓN
LAS EMPRESAS ……………………………………………………………… 16
4.11. TEORIA
DE LA ORGANIZACIÓN …………………………………………………….... 17
- Desarrollo de la teoría de la organización
- Utilidad de la teoría
- Que es una organización
- Tipos de organización
- Estudio de las organizaciones
- Estructura
- Estructura y organización de las empresas
- Importancia
- Estructura y objetivos
- Organización informal
- Evolución estructural
4.12. ENFOQUE
DE CONTINGENCIAS ………………………………………………………. 24
- El modelo
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4.13. DIVISIÓN EN
DEPARTAMENTOS ………………………………………………………… 26
- Formación
- Elección
- Importancia
4.13.1 LOS PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN……………………. 30
- Principio de la especialización
- Principio de la unidad de mando
- Principio autoridad-responsabilidad
- Principio dirección-control
- Organización lineal o militar
- Organización funcional o de Taylor
- Organización lineal y staff
4.14. BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 35
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4.1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La investigación operacional es la aplicación de los métodos de la ciencia a
problemas complejos que surgen durante la dirección y administración de grandes
sistemas de hombres, maquinas y dinero en la industria, los negocios, el gobierno
y la defensa. El enfoque consiste en desarrollar un modelo científico del sistema,
incorporando mediciones de factores como probabilidad y riesgo, con los cuales
predecir y comparar los resultados de decisiones alternativas, estrategias o
controles. El propósito es ayudar a la administración para que determine su
política y acciones científicamente.
Los ingenieros usan la misma solución, ya que no llevan a cabo experimentos
sobre el objeto del mundo real a estudiarse, lleva a cabo sobre un modelo de este,
de ser posible un modelo cuantitativo.
Aunque los problemas tienden a diferir en la práctica, esta diferencia a menudo
deriva más de los detalles de su contenido que de sus formas, se admite
generalmente que las formas de problemas siguientes existen:
1. Problemas de distribución
2. Problemas de inventario
3. Problemas de remplazo
4. Problemas de colas o líneas de espera
5. Problemas de secuencia y ruta
6. Problemas de investigación
7. Problemas de competitividad o de remate.
Los problemas para la ciencia (complejidad en general, la extensión de la ciencia
para cubrir fenómenos sociales, y la aplicación metodología científica en
situaciones del mundo real), aún no se han resuelto satisfactoriamente aunque
algún progreso se haya hecho. De haber sido resueltos, es poco probable que la
inteligencia de sistemas y el movimiento de sistemas que unen a pensadores de
sistemas en muchos campos distintos, existiesen en su forma presente.
El pensamiento de sistemas es un intento, dentro de la amplia envergadura de la
ciencia, por retener mucho de esa tradición, suplementándola al enfrentarse a
problemas de complejidad irreductible vía una forma de inteligencia basada en
“todos” y en sus propiedades que complementan el reduccionismo científico.
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4.2. CONCEPTO DE SISTEMA
Un sistema de información: Es un modelo visto como un todo; al aplicarse a la
actividad humana, se caracteriza al modelo fundamental en términos de
estructura y jerarquía, propiedades emergentes, comunicación y control. Un
observador podría tomar como selección al relacionar este modelo con la
actividad del mundo real. Cuando se aplica a entidades naturales o hechas por el
hombre, la característica crucial son las propiedades emergentes del todo.
Dicho de otra manera se puede decir que es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El sistema es una red de información; senderos de transmisión entre los que se
incluyen algunos externos hacia el actor.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas:
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el
Sistema de Información toma los datos que requiere para
procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan
en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas
son datos o información que provienen o son tomados de
otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Las
unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las
cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres,
la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Entrada Salida Proceso
Almacenamiento
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Almacenamiento de información: El almacenamiento es
una de las actividades o capacidades más importantes que
tiene una computadora, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sección o proceso anterior. Esta información
suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento
son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los
discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema
de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una
secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos
fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que
hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o
un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un
Sistema de Información para sacar la información procesada o
bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de
salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros.
Es importante aclarar que la salida de un Sistema de
Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.
En este caso, también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el
Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el
Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos
procesales de los clientes.
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4.3. CARACTERÍSTICAS QUE LO DEFINEN
La idea de que la arquitectura de la complejidad es jerárquica y de que lenguajes diferentes de descripción son necesarios en niveles diferentes en los años recientes han derivado en un interés creciente por la teoría de la jerarquía como tal, aunque mucho del interés aun se centra sobre la
jerarquía de lógica, de la célula a las especies.
El análisis matemático simple de las probabilidades demuestra que el tiempo requerido para que un sistema complejo evolucione se reduce mucho si el sistema está en si mismo compuesto de una o más capas de subsistemas componentes estables.
La teoría de la jerarquía se ocupa de las diferencias fundamentales entre un nivel de complejidad y otro. Su objetivo último debe ser el proporcionar ambos, un informe de las relaciones entre niveles diferentes y un informe sobre cómo se formaron las jerarquías observadas.
Las propiedades emergentes, resultado de la aplicación de las restricciones, generaran un lenguaje descriptivo en un nivel meta, igual al nivel en que se describa a los elementos en sí mismos. Las jerarquías se caracterizan por procesos de operación, de control en las interfaces entre niveles.
Esto nos lleva al segundo par de ideas raíz en el pensamiento de sistemas. A la emergencia y jerarquía debemos agregar comunicación y control.
Un sistema de sistemas es la parte de un sistemas mismo de orden superior, ya que obedece reglas que no se pueden deducir simplemente al analizarlo, ya que cada nivel de organización debe ser considerado con referencia a los niveles adyacentes. Puesto que en cada nivel de integración, algunas características nuevas aparecen, muy a menudo conceptos y técnicas que se aplican en un nivel no funcionan ni arriba ni debajo de este, es decir funcionan de manera especializada en la tarea que se le asigna para poder ayudara al sistema principal.
Tales sistemas se caracterizan, entre otras cosas, por exhibir procesos
diferenciados que se podrían poner en acción mediante mensajes adecuados y los
cuales sirven para crear y recrear, a los sistemas mismos.
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La cantidad de información en un sistema es una medida de su grado de organización, la entropía de un sistema es una medida de su grado de desorganización.
De acuerdo a lo mencionado anteriormente, se puede determinar que las
características más importantes que definen un sistema son:
Es posible dividirlo en partes.
Cada una de las partes tienen objetivos específicos que cumplir.
Los objetivos específicos de las partes coadyuvan a alcanzar el objetivo del
sistema.
Las partes interactúan entre sí.
4.4. ENFOQUE
El enfoque de sistemas puede describirse como:
Una metodología de diseño.
Un marco de trabajo
conceptual común.
Una nueva clase de método
científico.
Una teoría de organizaciones.
Dirección por sistemas.
Un método relacionado a la
ingeniería de sistemas,
investigación de operaciones,
eficiencia en costos, etc.
Teoría general de sistemas
aplicada.
Problemas y limitaciones del enfoque de sistemas
A pesar de su popularidad general, el enfoque de sistemas de los problemas
organizacionales y administrativos no carece de complicaciones. Primero, las
nociones de sistemas son muy abstractas. Es posible que, debido a una
preocupación por el sistema total no se puedan especificar datos con suficiente
significado que se facilite el análisis de problemas. Segundo, existen dificultades
con la noción de interdependencia. Cuando se considera que unos dependen de
otros, resulta complicado determinar con exactitud lo que debe hacerse para que
se afecte el sistema de un modo particular.
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Por último, la importancia de sistemas puede
sobreponerse a la importancia de los seres humanos en el
sistema. Los especialistas de sistemas son algunas veces
culpables de tratar a los factores humanos y sociales como
meros elementos manipulables y mecánicos del sistema.
Interdependencia entre Sistemas, Subsistemas y Súper sistema.
Lo que se denomina sistema, supersistema y subsistema depende del nivel en
que se analice. Estos niveles de análisis no son independientes unos de otros. Por
el contrario, son interdependientes. El comportamiento de un sistema depende de
sus subsistemas y su supersistema. Al mismo tiempo, el sistema influye en
subsistema y el supersistema. Si se considera a una compañía petrolera como un
sistema, se intentará comprender su comportamiento mediante un examen de la
forma cómo afecta a la industria y es afectada a su vez por ésta. También se
considerará el modo en que su departamento de personal afecta, así como sus
efectos sobre ese departamento. Por lo tanto, fundamentalmente en un enfoque
de sistemas ¡todas las cosas dependen de todo lo demás!
4.5. FUNCIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DENTRO DE UNA
EMPRESA
El equipo computacional es el hardware necesario para que el sistema de
información pueda operar.
El recurso humano es el personal que interactúa con el Sistema de Información.
Los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de
las organizaciones:
1. Automatización de procesos operativos.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
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4.6. TIPOS DE SISTEMAS.
**Un sistema abierto como aquel que importa y exporta material, en cuanto a un
sistema abierto y su medio debe existir intercambio de materiales, energía e
información.
En cualquier jerarquía de sistemas abiertos, el mantenimiento de la jerarquía
generará un grupo de procesos en los cuales haya comunicación de información
con propósitos de regulación o control.
**Los sistemas cerrados no tienen otro sendero para viajar sino aquel que lleva
hacia el desorden en incremento.
Además podemos clasificar a los sistemas de acuerdo a las siguientes clases:
Los sistemas físicos que aparentemente maquillan al universo van desde los
Sistemas subatómicos de núcleos atómicos, pasando por el marció físico de este y
otros planetas y los sistemas vivientes observados en la Tierra, hasta sistemas
galácticos en el otro extremo.
Son sistemas naturales, sistemas cuyos orígenes están
en el origen del universo, son resultado de las fuerzas y
procesos que caracterizan a este universo, no pueden ser
distintos a lo que son, dados un universo cuyos patrones y
leyes no son caprichosos.
Sistemas físicos diseñados que el hombre ha hecho, su
clase va desde los martillos vía tranvías hasta cohetes espaciales, son diseñados
como resultado de algún propósito humano, que es su origen, y existen para servir
a un propósito.
Sistemas abstractos diseñados como la matemática o los poemas,
o las filosofías, representan el producto consciente ordenado de la
mente humana, ahora se pueden capturar en sistemas físicos
diseñados como libros, filmes, grabaciones, heliografías.
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El acto humano es diseñado es en sí un ejemplo de una cuarta clase de sistema
posible: el sistema de actividad humana, son sistemas menos tangibles que los
sistemas naturales y diseñados, se pueden
observar claramente en el mundo innumerables
grupos de actividades humanas ordenadas más o
menos conscientemente en todos, como resultado
de algún propósito o misión fundamental.
Más allá de los sistemas de actividad humana de
diseño abstracto, diseño físico, o natural, debe
haber una categoría que incluya a los sistemas
más allá del conocimiento; podríamos denominar
a estos como sistemas trascendentes.
Cualquier entidad, todo lo que un observador vea como una figura contra el plano
de fondo del resto de la realidad, se podría describir ya sea como un sistema de
una de estas cinco clases o como una combinación de sistemas seleccionados de
entre los cinco.
A continuación se presentan cinco clases de sistema que componen un mapa de
sistemas del universo. Nosotros–podríamos investigar, describir, aprender de,
sistemas naturales- crear y utilizar sistemas diseñados--tratar de utilizar la
ingeniería en los sistemas de actividad humana.
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4.7. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Los principales sistemas de información son los siguientes:
Sistemas Transaccionales, Sistemas de Apoyo de las Decisiones y Sistemas
Estratégicos.
A continuación se mencionan las principales características de los diferentes tipos
de Sistemas de Información.
Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de
mano de obra, debido a que automatizan tareas
operativas de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de
Información que se implanta en las organizaciones. Se
empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y
procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a
través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para
su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales
características de estos son:
Suelen introducirse después de haber implantado los
Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya
que estos últimos constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a los
mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma
de decisiones.
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Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de
información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere
poca información de entrada, genera poca información como resultado,
pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica
para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los
ingresos del proyecto de inversión.
Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos
estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario
final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son
repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse.
Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo
debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación
de Negocios que apoye la decisión de introducir un
nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final
sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de
informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de
materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación
de negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
Su función primordial no es apoyar la automatización
de procesos operativos ni proporcionar información
para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo
tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes
disponibles en el mercado.
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Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de
su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o
función en particular y a partir de ahí se van agregando
nuevas funciones o procesos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales
como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes
y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores
de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros
automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda
ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide
abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel
similar al de sus competidores.
Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de
la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y
una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
4.8. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN, EN LA TOMA DE
DECISIONES.
La información se ha colocado en un
buen lugar como uno de los principales
recursos que poseen las empresas
actualmente. Los entes que se encargan
de las tomas de decisiones han
comenzado a comprender que la
información no es sólo un subproducto
de la conducción empresarial, sino que a
la vez alimenta a los negocios y puede
ser uno de los tantos factores críticos
para la determinación del éxito o fracaso
de éstos.
Si deseamos maximizar la utilidad que
posee nuestra información, el negocio la
debe manejar de forma correcta y
eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes.
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Los administradores deben comprender de manera general que hay costos
asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y
recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque
la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es
gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la
empresa dentro de un negocio.
La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de
información en general, han creado una revolución informática en la sociedad y de
forma particular en los negocios. El manejo de información generada por
computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos
manualmente.
Es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para
entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante
también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y
den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los
objetivos citados anteriormente.
4.9. LA TEORÍA DE LA INFORMACIÓN.
La teoría de la información investiga la probabilidad de sucesos inciertos (como la
palabra que debe adivinarse en el caso anterior) y trata de cuantificar
numéricamente cuanta información aporta cada pista o hecho conocido que ayuda
a reducir la incertidumbre. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues
la información es la base de la configuración y del orden.
De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de
ordenación del sistema.
4.10. POR QUÉ NECESITAN INFORMACIÓN LAS EMPRESAS.
La información es la parte fundamental de toda
empresa para tener un alto nivel de competitividad y
posibilidades de desarrollo. Está se clasifica de
acuerdo al grado de utilidad para la empresa.
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Para que una organización tenga éxito, es preciso que cuente con información de
calidad que apoye las decisiones que debe tomar.
La información que necesite la generalidad de las empresas, dependerá de:
El tipo de decisión –estructurada o no estructurada- que deben tomar las
empresas.
El nivel que ocupen en la organización y las actividades que realice.
Los factores que determinen su éxito.
4.11. TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN
Una teoría consiste en analizar un fenómeno y explicarlo, intenta comprender las
causas de ese fenómeno, lo cual nos sirve para intentar mejorar la realidad. En
este documento encontraremos el análisis y la explicación, lo cual nos llevara a
comprender a las organizaciones, para posteriormente aplicar el conocimiento en
la realidad laboral.
Desarrollo de la teoría de la organización
Las teorías sin importar que tan buenas o malas puedan ser regularmente guiaran
nuestras decisiones, hasta la culminación de nuestros objetivos, mismas que
servirán de puente para el logro de los mismos.
Utilidad de la Teoría
La Teoría sirve para describir (conocer el fenómeno),
comprender (entender cómo funciona la organización), predecir
(advertir el comportamiento futuro de la organización, y las
reacciones a seguir) y controlar (regular los procesos que se
den en la organización).
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Que es una organización:
Una organización es un sistema social abierto, que constituye un organismo vivo,
dinámico, con la flexibilidad necesaria para asimilar el cambio, y que recibe
determinados recursos transformándolos en productos y/o servicios. Son
instituciones en las que las personas se unen en sus esfuerzos, realizando tareas
complejas, para lograr objetivos comunes (individuales y colectivos).
Tipos de organizaciones
Existen criterios diversos para diferenciarlas:
objetivos, tecnología empleada, forma de obtener
consenso, beneficiarios, etc. La importancia de las
organizaciones es muy grande, son vitales en
nuestra sociedad. Aparecen incluso para
actividades sencillas. Para actividades complejas
es necesaria la coordinación de tareas realizadas
por varias personas. Actuando solo, podemos
aspirar únicamente a realizar actividades simples. El trabajo de las personas
aumenta la productividad, no sumando esos esfuerzos sino potenciándolos.
El estudio de las organizaciones como sistemas
Dentro de los subsistemas que forman una empresa, tenemos:
a. Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en
interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la
motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los
sistemas de influencia.
b. Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el
desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación
de insumos en productos.
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c. Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y
establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y
operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los
procesos de control.
Un ejemplo dentro del área de informática es:
Todo centro de cómputo grande o pequeño, tiene una organización. Las
actividades que se desempeñan tienen fines específicos. Ninguna área dentro de
la organización puede cubrir por sí sola el proceso de datos. Incluso en algunos
centros existen áreas determinadas para administrar las actividades en su
conjunto.
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Está claro que cada centro establece su propia organización, aún así su
estructura tiende a seguir el patrón que se observa en el siguiente organigrama.
La estructura en términos teóricos
Teorías explicativas de la estructura y comportamiento organizacionales.
Las organizaciones actuales difieren mucho de las de principios de siglo, los
problemas no son los mismos y todo esto promueve el cambio y la mejora para la
resolución de los nuevos problemas, así surgen nuevas teorías. Generalmente se
centraban en lo visible, lo tangible, olvidándose de los elementos intangibles.
Estos enfoques no nos dan una explicación suficiente del concepto de
organización. Hay empresas muy centralizadas y les va bien y empresas que son
descentralizadas y también les va bien...luego lo que cuestionamos y ponemos en
duda es que si existe ese modelo único adecuado para todo tipo de organización.
Hoy en día, las organizaciones se mueven en un nuevo escenario cuyas notas
dominantes son:
Se han desarrollado y defendido nuevas tecnologías de información y
comunicación.
Interrelación e integración de las economías nacionales.
Entorno más complejo y dinámico.
La competencia es difícil si no se entiende a
escala internacional. Los cambios se suceden con
mucha rapidez, estamos ante una situación
incierta y además aparecen nuevos agentes en el
entorno que antes no existían y que empiezan a
ejercer una gran presión sobre las empresas
(asociaciones de consumidores...).
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Estructura y organización de las empresas.
La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y
servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más,
por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en
general las estructuras ORGANIZACIONALES.
Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es
la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza
de estas (fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras,
gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” como parte
fundamental del proceso administrativo.
Importancia de la organización
La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana,
porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas,
han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del
tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la
organización, con el fin de mejorarla ó de utilizarla mejor. La organización ha sido
estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa.
La estructura y los objetivos organizacionales
Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una
situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la
organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser
ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y
se busca otro para ser alcanzado.
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A continuación mencionaremos algunas definiciones de la palabra objetivos.
1º. Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de
una empresa, los puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden
aceptarse tal cual son, el
establecerlos requiere de una
considerable planeación.
2º. Los objetivos tienen
jerarquías, y también forman
una red de resultados y
eventos deseados. Una
compañía u otra empresa es
un sistema. Si las metas no están interconectadas y se sustentan mutuamente, la
gente seguirá caminos que pueden parecer buenos para su propia función pero
que pueden ser dañinos para la compañía como un todo.
Toda organización actúa en determinado ambiente y su existencia y supervivencia
dependen de como se relacione con ese medio. Por tanto debe ser estructurada y
dinamizada en función de las condiciones y circunstancias en que opera.
Estructuras organizacionales formales
Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr
objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos;
existen cuatro componentes básicos en la organización formal:
a) El trabajo, el cual es divisionado.
b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado.
c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.
d) Las relaciones entre las personas ó las unidades las unidades trabajo-personas.
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Estructuras organizacionales informales
La estructura informal de una organización puede dar lugar a una acción que entre
en conflicto con los objetivos formales. Pueden ignorarse las reglas laborales,
alterarse los procedimientos, y trastornarse las relaciones informativas. Pero hay
muchos casos en los que las disposiciones estructurales informales contribuyen a
conseguir los objetivos. Dos actores pueden mejorar un libreto, carpinteros pueden
mejorar el diseño de una construcción, o vendedores pueden perfeccionar una
norma de relaciones laborales.
El mundo actual se caracteriza por un cambio constante en el ambiente. El
ambiente general que envuelve las organizaciones es demasiado dinámico, y les
exige una elevada capacidad de adaptación como base de supervivencia.
La tendencia natural de toda organización es crecer y desarrollarse. El desarrollo
es un proceso lento y gradual que conduce al exacto conocimiento de sí misma y
a la plena realización de sus potencialidades.
Evolución estructural
Cuando la gente piensa en el diseño de
una organización, suele referirse a las
decisiones iniciales que tomaron los
fundadores de la empresa, o a las
normas producidas por extensas
reorganizaciones.
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Los fundadores establecen muchos precedentes que fácilmente pueden afectar a
la estructura durante su desarrollo subsecuente. De modo similar, los
administradores pueden realizar más tarde reorganizaciones generales, que se
convierten en sucesos profundos y duraderos en la historia de la empresa.
Los cambios estructurales más pequeños pueden ser beneficiosos para una
empresa, y estas pequeñeces pueden convertirse en cambios tan insignificantes
como los que se encuentran en una reorganización total.
4.12. Enfoque de contingencias
El Enfoque de Contingencia se basa en el enfoque de otras teorías y las criticas
de cada una de ellas para demostrar que nada es absoluto. No existe un método
optimo para las organizaciones cada una se adapta al que le proporcione mejor
resultado. El punto de vista de contingencia
de las organizaciones y su administración
propone que una organización es un
sistema compuesto por subsistemas y
delimitado por límites identificables con
respecto al supra sistema que lo rodea.
El enfoque de Contingencia intenta
proporcionar algo más útil y práctico para la
administración de las organizaciones complejas. La falta de consonancia entre una
organización y su ambiente la conduce a la ineficiencia. Cuando un subsistema de
una organización “se comporta” en respuesta a otro sistema o subsistema, se
puede decir que la respuesta fue “contingente” sobre el ambiente... por lo tanto,
un enfoque de contingencia es un enfoque en el cual el comportamiento de una
subunidad es dependiente de sus relaciones ambientales con otras unidades o
subunidades que tienen algún control sobre las consecuencias deseadas.
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El modelo
El modelo que se ha elegido considera la organización y la administración como
una totalidad compuesta de cinco unidades interrelacionadas e interdependientes.
Estas son:
1. El ambiente de la organización.
2. La tecnología de la organización.
3. La estructura de la organización.
4. Sus procesos de administración.
5. Los procesos de toma de
decisiones.
El ambiente se relaciona con la
tecnología, estructura, etc. Además, las
relaciones entre estas unidades son
interdependientes. Es decir, la relación
entre la tecnología y el proceso de
administración es resultado del efecto que tiene la tecnología sobre el proceso de
administración y del efecto que este último tiene sobre la primera. De esta forma,
si estas interdependencias se representan como flechas de dos puntas se incluyen
todas las posibilidades.
Evidentemente parece ser complicado; sin embargo, el conocimiento que hasta
este momento se tiene de la organización y la administración no nos permite
hablar todavía con autoridad y confianza equiparables sobre todas estas
relaciones diferentes.
UNIDAD 4: INTRODUCCIÓN A LAS CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA
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4.13. División en Departamentos
La forma como se agrupan los trabajos en departamentos, divisiones y unidades
administrativas, es un aspecto importante del diseño organizaciones. Diferentes
tipos de agrupamientos ofrecen distintas ventajas, y las necesidades de la
empresa ayudarán a determinar la forma más adecuada de dividir los
departamentos. Los tipos más importantes de división por departamentos
pertenecen a dos grandes grupos: función y propósito.
Formación de división en departamentos
La división en departamentos por función consiste en agrupar a los trabajos que
están en la misma etapa de elaboración. Los departamentos resultantes se
identifican característicamente de acuerdo con las clasificaciones funcionales
clásicas: ventas, finanzas, personal y producción. La división funcional en
departamentos consiste en agrupar a personas que tienen las mismas habilidades
técnicas o profesionales.
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Algunos de estos grupos entrañan altos niveles de destreza técnica y profesional.
Una segunda forma de división en departamentos se basa en las finalidades de la
actividad. El interés recae en el procedimiento total del trabajo y en el ambiente no
profesional al que sirve la organización. Un tipo de departamentalización por
propósitos comunes se basa en lo que produce la empresa.
La división en departamentos según lo que producen, permite un alto grado de
especialización en los problemas que atañen a productos, proyectos o servicios
específicos.
La ubicación es otro fundamento más de la división en departamentos por
propósitos comunes. Esto sucede cuando una organización está estructurada de
acuerdo a los territorios geográficos donde se produce o se vende el producto o el
servicio.
Elección del patrón adecuado de división en departamentos
La división en departamentos por funciones comunes difiere en diversos aspectos
de la que se hace por propósitos. Las características generales de las
organizaciones con departamentos funcionales incluyen:
Orientación profesional,
Hincapié en el uso eficiente de los recursos, y
Dificultad en la coordinación.
La división funcional en departamentos es particularmente útil en las empresas
con una orientación profesional. Una estructura funcional reúne especialistas que
se identifican con la misma área técnica o profesional.
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Los profesionales suelen ser muy receptivos a las nuevas ideas que representan
los mejores técnicos de su tiempo.
La división en departamentos por propósitos no conduce a este nivel de
profesionalismo. Además, los supervisores no tienden a desarrollar tantas
habilidades técnicas, ya que el ascenso no depende tan sólo, ni siquiera
principalmente, de sus conocimientos técnicos.
Así el administrador del equipo que hace proyectos tal vez no esté tan
familiarizado con los problemas técnicos como el jefe de un departamento
funcional. Es probable que el administrador de aptitudes y conocimientos
generales sea más capaz de resolver problemas administrativos que técnicos.
Aunque las unidades funcionales tienden a ser eficientes, no son fáciles de
coordinar y controlar. Esto crea dificultades para planificar y coordinar las
operaciones a fin de que se produzcan los bienes requeridos, y se vendan
después. Cada departamento
funcional se especializa en un
solo proceso o etapa del
trabajo. Un problema adicional
es que en los departamentos
funcionales se desarrollan
lealtades profesionales: los
ingenieros se relacionan con
los ingenieros, los contadores
con los contadores. Entonces
puede destruirse el objetivo global, lo cual da lugar a un deterioro en los servicios
que se les proporcionan a los clientes. La coordinación de los departamentos con
propósitos comunes no es tan difícil.
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Esto implica necesariamente:
Partes y funciones diversas: Ningún organismo tiene partes idénticas, ni de
igual funcionamiento.
Unidad funcional: Esas partes diversas, con todo, tienen un fin común e
idéntico.
Coordinación: Precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción
distinta, pero complementaria de las demás; obran en vista del fin común y
ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una teleología
específica.
La organización se refiere "a estructurar"; es quizás la parte más típica de
los elementos que corresponden a la mecánica administrativa.
Por lo mismo se refiere a "como deben ser las funciones, jerarquías y
actividades".
Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que
"están por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro,
inmediato o remoto.
Importancia
La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge,
complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la
planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa
A nuestro juicio el confundir la organización con la integración, presenta el peligro
de mezclar la teoría con la práctica, lo ideal con lo real; con la consecuencia, muy
frecuente, de que se pierdan de vista las metas, haciendo bajar el nivel técnico de
la administración, en vez de presionar para que la realidad se acomode a lo que
"debería ser".
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4.13.1 Los Principios de la Organización
Principio de la Especialización
"Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más
limitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza".
La división del trabajo no es sino el medio para obtener una mayor especialización
y, con ella, mayor precisión, profundidad de conocimientos, destreza y perfección
en cada una de las personas dedicadas a cada función.
1. La especialización sólo es útil cuando se tiene un conocimiento general del
campo del que dicha especialización es parte.
2. La especialización tiene como límites los que impone la naturaleza humana
del trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una súper
especialización, que produce monotonía, o lesiona la dignidad humana del
trabajador, reduciéndolo a una mera máquina o parte mecánica de un
sistema.
Principio de la Unidad de Mando
Este principio establece la necesidad de que
cada subordinado no reciba órdenes sobre
una misma materia de dos personas distintas.
Esto es esencial para lo que exige la
organización: "nadie puede servir a dos
señores."
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Principio del equilibrio de autoridad - responsabilidad
"Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada
nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a
aquella."
La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo; la responsabilidad va en la misma
línea, pero de abajo hacia arriba.
Como elemento esencial en la jerarquía de una empresa (y consiguientemente, en
su organización) cada nivel jerárquico debe tener perfectamente señalado el grado
de responsabilidad que en la función de la línea respectiva corresponde a cada
jefe. La autoridad sin responsabilidad es, no sólo odiosa, sino que trastorna
gravemente la organización.
Principio del Equilibrio de Dirección - Control
"A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los
controles adecuados, para asegurar la unidad de mando."
La administración no puede existir "sin alguna delegación", ya que aquella
consiste en "hacer a través de otros" la autoridad correlativamente a la
responsabilidad comunicada.
Unidades de Organización
Son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y la autoridad
a través de las cuales se realiza la organización.
Organización lineal o militar
Es aquella en que la autoridad y responsabilidad correlativas, se transmiten
íntegramente por una sola línea para cada persona o grupo.
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Podemos definir la organización lineal: "aquella en que la autoridad y
responsabilidad se transmiten "por una solo línea", o "íntegramente para cada
persona o grupo".
Ventajas de este sistema: Es muy sencillo y claro. No hay conflictos de
autoridad ni fugas de responsabilidad. Se facilita la rapidez de acción. Se
crea una firme disciplina, porque cada jefe adquiere toda su autoridad, ya
que para sus subordinados es el único que la posee. Es más fácil y útil en
la pequeña empresa.
Desventajas: Se carece casi totalmente de los beneficios de la
especialización. Se carece de flexibilidad en los casos de crecimiento de la
empresa.
Organización funcional o de Taylor
Este celebre fundador de la "Administración
Científica", observando que en la organización
lineal no se da la "especialización", hacía notar
que un mayordomo debía tener conocimientos
en ocho campos.
Taylor proponía que el trabajo del mayordomo
se dividiera entre ocho especialistas, uno por
cada actividad de las que él señalaba, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno
en su propio campo, sobre la totalidad del personal.
Un departamento de fabricación y un departamento de personal, ambos con
autoridad en sus respectivas especialidades sobre todo el personal respectivo.
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Ventajas: Mayor capacidad de los jefes por razón de su especialización, y,
por lo mismo, mayor eficiencia. Posibilidades de rápida adaptación en
casos de cambios de procesos.
Desventajas: Es muy difícil diferenciar y definir la autoridad y
responsabilidad de cada jefe en los aspectos que son comunes a varios.
Existen fácilmente quebrantamientos de la disciplina, y numerosos
conflictos.
Organización lineal y staff. (Lineal y de estados mayores)
Este sistema trata de aprovechar las ventajas, y evitar las desventajas de los dos
sistemas anteriores, de la organización lineal conserva la autoridad y
responsabilidad íntegramente transmitida a través de un solo jefe para cada
función. Pero esta autoridad de línea, recibe asesoramiento y servicio de técnicos,
o cuerpos de ellos, especializados para cada función.
Lógicamente, es el sistema más seguido actualmente sobre todo por las grandes
organizaciones. El secreto de su éxito, parece depender que se precise lo que
significa "asesoramiento y servicio".
Un cuerpo asesora cuando:
Investiga permanente qué puede mejorarse o innovarse.
Planea esas nuevas mejoras para su empresa en concreto
Obtiene aceptación y colaboración de los jefes de línea.
Resuelve cualquier duda o problema que se puedan presentar en su
operación, sobre todo al principio.
Un cuerpo sirve cuando:
UNIDAD 4: INTRODUCCIÓN A LAS CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA
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Para realizar tareas a nombre de los
jefes de línea lleva acabo ciertas
funciones en representación de los
jefes de línea.
Los servicios que un funcionario o
departamentos staff realizan "a nombre
y en representación de los jefes de
línea", se fundan ordinariamente en
alguna o algunas de las siguientes
razones:
Los jefes de línea no tienen la preparación técnica específica que requiere
la eficiencia del servicio que ellos deberían realizar.
Lo más importante en este aspecto de servicios es que el jefe staff haga
notar constantemente "que no obra con autoridad propia, sino delegada",
que lo hace "a nombre y en representación de la línea".
Las ventajas que supone la combinación de los sistemas lineal y funcional, el
sistema de organización lineal y staff tiene ciertas desventajas:
Se confunden a veces los campos de autoridad lineal y staff.
Los jefes de línea tratan de nulificar a los staff, considerándolos como
intrusos y teóricos.
Los funcionarios staff, por su parte, consideran como incompetentes a los
jefes lineales y salvo que tengan personalidad, nada consiguen.
Sus recomendaciones se interpretan mal con frecuencia.
UNIDAD 4: INTRODUCCIÓN A LAS CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA
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4.14. Bibliografía:
H.SCHEIN, Edgar, “Psicología de la organización”, Edit. Prentice Hall, México
1991, pp.252
http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/teoriaadministrativa.htm
http://www.gestiopolis1.com/recursos7/Docs/ger/teoria-de-la-organizacion-y-su-
administracion.htm
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/71/teoadmiadomod.htm
http://148.204.211.134/polilibros/portal/Polilibros/P_terminados/Ciencias_de_la_Inf
ormatica/index.html
http://www.gestiopolis.com/Canales4/mkt/simparalas.htm
http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema#Apreciaci.C3.B3n_critica_de_la_teor.C3.ADa_
de_sistemas