unidad 2. registro contable de operaciones

5/27/2018 Unidad 2. Registro Contable de Operaciones

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Unidad 2.Registro contable de operacionesPresentacin de la unidadEl objetivo de esta unidad es el manejo prudencial de los documentos contables y su registro en los libros autorizados atravs de los distintos sistemas, procedimientos y mtodos para el control de las operaciones con mercancas e identifiqueslos cambios que producen, directamente sobre las cuentas de Activo y las de Pasivo, mediante la determinacin de lautilidad o prdida, resultante de estas operaciones, sobre el Capital.Asimismo, se busca que verifiques la aplicacin de la Teora de la Partida Doble, a travs de la Balanza de Comprobacin yla Hoja de Trabajo.2.1. Procedimientos para el registro de operaciones y control de mercancas

En la primera unidad de nuestro curso, tratamos los temas del contexto social en que se origin la Contabilidad, el cicloeconmico de las empresas, el Marco Legal que las regula, las normas de informacin financiera, la Teora de la PartidaDoble y las Reglas del Cargo y el Abono.Toda esta informacin nos conduce ahora al Registro de las Operaciones, cuyo objetivo es crear el historial de lasactividades efectuadas en la empresa, a travs del anlisis, razonamiento, y manejo prudencial de la descripcin de lasactividades y los comprobantes respectivos.Para el estudio de los siguientes subtemas la empresa o entidad econmica de acuerdo con el marco legal que las regula,estn obligadas a llevar y mantener un sistema de contabilidad que permita identificar esas operaciones individuales y susdocumentos comprobatorios, con los registros en los Libros Diario y las cuentas de Mayor, as como, conectar los estadosfinancieros con las cuentas y operaciones individuales.Durante el desarrollo de este tema conocers los distintos sistemas, procedimientos y mtodos, que usars de acuerdo a tucriterio y prctica profesional, dependiendo de la empresa en la que labore o las empresas a las que asesore.Sabrs que hay negocios en los que no es prctico manejar el costo por cada producto, ya sea por sus bajos valores o porsus altos volmenes de operaciones de venta, como los almacenes de menudeo y tiendas de autoservicio, en los que elcosto por cada producto se tiene que determinar por el sistema de comparacin de inventarios; y que cuando se maneja elcosto por cada producto, se puede aplicar un sistema de inventarios perpetuos, en cualquiera de sus diferentesmodalidades.Asimismo, efectuars una prctica contable integral, en la que realizars los Asientos de Diario, el pase a Esquemas deMayor, lo cual constituye una ayuda didctica de comprensin y visualizacin contable, y el registro en el Libro Mayor. Obtendrs la Balanza de Comprobacin, revisars si se cumple con los lineamientos de tu Catlogo de Cuentas, con laTeora de la Partida Doble, y las Reglas del Cargo y el Abono. Adems efectuars los asientos de Traspaso a la cuenta dePrdidas y Ganancias.

2.1.1. Caractersticas y uso de columnas del Libro DiarioEl registro de operaciones tiene como objetivo contabilizar los eventos econmicos cuantificables en unidades monetariaspara obtener, a travs de la informacin financiera que producen estos, el resultado de las operaciones.El Cdigo de Comercio en el captulo tercero de la contabilidad mercantil seala que el comerciante est obligado a llevar y

mantener un sistema de contabilidad que permita identificar las operaciones individuales y sus documentos comprobatorioscon los registros contables y las cuentas de Mayor, as como conectar los estados financieros con las cuentas yoperaciones individuales.Ese sistema de contabilidad deber estar sustentado en un sistema de control y verificacin interno que no permita laomisin del registro de operaciones, para asegurar as que la informacin sea correcta.A continuacin, mostramos un diagrama que seala la secuencia para producir la informacin financiera.Antes de entrar de lleno en el punto medular de este tema, haremos una breve descripcin de dos aspectos muyimportantes: el proceso contable y los requisitos de los comprobantes.


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El diagrama seala que, para poder registrar las operaciones, se presume la existencia de un ente econmico que requierede informacin financiera cuantitativa expresada en unidades monetarias .En el proceso se requiere de un sistemacontable que capte y controle los eventos econmicos identificables y cuantificables. Despus de ser captados, esoseventos deben ser tratados con juicio profesional y criterio prudencial para ser medidos y cuantificados en unidadesmonetarias. Cada operacin medida y cuantif icada debe ser clasificada con propiedad con base en el catlogo de cuentas,para ser registrada en las cuentas que correspondan .Al determinar el saldo de las cuentas, stas proporcionan informacincontable, expresada en unidades monetarias, sobre el resultado de los eventos econmicos cuantificados. Estainformacin, clasificada y ordenada de conformidad con las reglas de presentacin de la informacin financiera, producirInformacin relevante y significativa que servir para juzgar los resultados de operacin de la empresa.

El proceso contableEl proceso contable es el conjunto de fases, elementos y etapas sucesivas para llevar a cabo la contabilidad, los cuales seinterrelacionan y forman un proceso integral.

Documentos contabilizadoresSon los que se utilizan para registrar las operaciones que efectan las entidades (empresas), por ejemplo: los libros

contables, las plizas, los discos compactos, etc.

En todo caso ya sea que se usen los libros contables o dispositivos de computadora, se deben archivar y conservar loscomprobantes por 10 aos; y, si se utilizan las plizas, se les debe anexar los comprobantes respectivos.Requisitos de los comprobantesLos comprobantes (facturas, notas de remisin, etc.) deben llevar los requisitos siguientes (de acuerdo a los artculos29 y

29A del Cdigo Fiscal de la Federacin):1. Contener impreso el nombre, denominacin o razn social, domicilio fiscal y clave del registro federal de

contribuyentes de quin los expida. Tratndose de contribuyentes que tengan ms de un local, o establecimiento,debern sealar en los mismos el domicilio del local en el que se expidan los comprobantes.

2. Contener impreso el nmero de folio.3. Lugar y fecha de expedicin4. Nombre de la persona o empresa y clave del registro federal de contribuyentes, a favor de quin se expide.5. Cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen.6. Valor unitario consignado en nmero e importe total, consignado en nmero y letra, as como el monto de los

impuestos que en los trminos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso.7. Nmero y fecha del documento aduanal, as como la aduana por la cual se realiz la importacin, tratndose de

ventas de primera mano de mercancas de importacin.8. Fecha de impresin y datos de identificacin del impresor autorizado; as como, algo muy importante, la fecha de

vencimiento de la vigencia de dicho documento.9. La obligacin de registrar las actividades en equipos y sistemas electrnicos. Los contribuyentes con local fijo

estn obligados a registrar el valor de los actos o actividades que realicen con el pblico en general, as como aexpedir los comprobantes respectivos conforme a lo dispuesto en el Cdigo Fiscal de la Federacin y sureglamento. Los equipos y sistemas electrnicos que para tal efecto autorice la Secretara de Hacienda y CrditoPblico, debern ser mantenidos en operacin por el contribuyente, cuidando que cumplan con el propsito para elcual fueron instalados. Cuando el adquiriente de los bienes o el usuario del servicio soliciten un comprobante querena requisitos para efectuar deducciones o acreditamiento de contribuciones, debern expedir dichoscomprobantes, adems de los sealados en este prrafo.

Como puede observarse, existen varios y diferentes sistemas de contabilidad, cada uno con diferente grado de complejidaden el control de las operaciones que practican empresas de diferente magnitud o con diferentes volmenes de operaciones,sin embargo, todos basados en la Teora de la Partida Doble.Se puede afirmar que las operaciones de todas las empresas en el mundo se registran en tres libros, llamados LibrosPrincipales:


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Y todos aquellos que se utilizan para analizar con ms detalle las operaciones, se llaman Libros Auxiliares.Tanto los Libros Principales como los Libros Auxiliares se llevarn en idioma espaol, con claridad, por orden progresivo defechas y operaciones, sin dejar huecos y de ninguna manera podrn ser alterados.Los errores que en ellos se cometan, se corregirn, por nuevo asiento relacionado con la partida errada.

Fecha: El da en que se registra la operacin, que es distinta a la fecha del comprobante. No es necesario repetir el da encada asiento hasta que cambie la fecha o se use una nueva pgina.F.M.: Folio del Mayor. Se anota el folio de la cuenta del Libro Mayor cuando se transfiere la operacin a ese libro. Elproceso de transferencia al Libro Mayor se trata posteriormente.Cuenta: Es el nmero de la cuenta que le corresponde de acuerdo a nuestro catlogo de cuentas establecido a cadamovimiento de cargo y/o abono.Concepto: El nombre de la cuenta que va a cargarse se anota en el primer rengln despus del nmero de operacin. Elnombre de la cuenta que va a abonarse se anota en el rengln siguiente, dejando una pequea sangra al lado derecho,para que se destaque y facilite su lectura y en el rengln siguiente se hace una breve descripcin de la operacin, peroclara, concisa, y completa, teniendo cuidado de anotar todos aquellos datos que puedan ser necesarios posteriormentepara cualquier aclaracin. Y siempre se utilizar solo el espacio de esta columna, an cuando se requiera de variosrenglones pero nunca sobrepasando las columna de parciales.Parciales: Cuando hubiere varias operaciones que correspondan a una misma cuenta, se puede hacer un solo asiento quelas comprenda a todas, anotando en la columna de parcial las diversa cantidades que forman el total del cargo o el abono.Debe: El importe que se carga a la cuenta correspondiente. En cada operacin, puede haber una o ms cuentas que se

carguen.Haber: El importe que se abona en cada cuenta. Y tambin en cada operacin, puede haber una o ms cuentas que seabonen.A fin de ilustrar el registro de las operaciones en el Diario General, veamos un ejemplo de varios Asientos, utilizando lanomenclatura de nuestro catlogo de cuentas establecido en la unidad I; en el subtema 1.8.2. Clasificacin y elaboracin


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del catlogo de cuentas y las operaciones del subtema 1.7.1. Concepto y parte de las cuentas, ejercicio que reproducimosa continuacin, para que sea la base de nuestros pases al Diario Continental. Sin embargo, nota que en el primer ejerciciola fecha no fue utilizada y ahora s es relevante en cada asiento.

Ejercicio de T de Mayor1. 02 Ene. Al constituirse la empresa Innovacin en Muebles, S.A., sus propietarios aportan $800,000 en efectivo queson depositados en el banco.2. 07 Ene. Se compra un edificio con valor de $350,000, pagando: $100,000 con un cheque y por el resto se obtienecrdito que se garantiza mediante una hipoteca.3. 12 Ene. Se efectan diversas adaptaciones al edificio, mismas que importan $60,000, cantidad por la que se entrego

un cheque.4. 05 Feb. La empresa adquiere mobiliario y equipo por $150,000, que se paga $50,000, con un cheque y por el resto seobtiene crdito sin entregar alguna garanta.5. 06 Feb. Se retiran del banco $25,000 que se conservarn en la empresa con objeto de disponer de efectivo encualquier momento.6. 10 Feb. Se compra un vehculo que se destinar al reparto de mercancas con valor de $200,000, pagndose $40,000con un cheque; $100,000 se garantizan con letras de cambio (a corto plazo) y por los $60,000 restantes se obtienecrdito.7. 12 Feb. A un empleado de la empresa se le prestan $20,000 que debe cubrir en 10 meses. Se le retienen interesesanticipados por $2,000, entregndosele un cheque por el importe neto.8. 12 Feb. Se entregan $1,000 en efectivo a ala compaa de luz por concepto de depsito de los medidores instalados enla empresa.9. 14 Feb. Se compra papelera por $5,000, cantidad que se paga en efectivo.

10. 01 Mzo. En vista de que el edificio no es suficiente para las necesidades de la empresa, se toma en renta un local enla cantidad de $8,000 mensuales, entregando al arrendador un cheque por el importe correspondiente a un ao de rentaadelantada.11. 07 Mzo. Por diversos anuncios en peridicos y revistas, se pagan $10,000 con un cheque.12. 14 Mzo. A un empleado de la empresa se le venden a crdito algunos muebles que no se utilizan y que fueronadquiridos en $10,000. El adeudo lo garantiza con un pagar.13. 16 Mzo. Se obtiene un prstamo por la cantidad de $150,000 misma que garantiza con pagars. La empresa queotorgo el prstamo retiene intereses anticipados por $5,000; el neto recibido se deposita en el banco.14. 01 Abr. Se extiende un cheque por $120,000 con objeto de efectuar un pago a cuenta de la hipoteca que se tienesobre el edificio.15. 08 Abr. A diversos acreedores se les paga con cheques que suman la cantidad de $80,000.16. 15 Abr. Se reciben $4,000 del empleado a quien se le concedi un prstamo, conservndose tal cantidad en caja.17. 15 Abr. Se extiende un cheque por $20,000 para liquidar una letra de cambio.18. 30 Abr. La compaa de luz retira uno de los medidores instalados en la empresa, devolviendo $500 que se haban

entregado como depsito. Tal cantidad se conserva en caja.Aplicacin en Esquemas de Mayor (T):


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Ejercicio de pases al libro Diario Continental


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Clasificacin de los asientos

Forma de pasar las sumas de los cargos y los abonos de una hoja a otraComo las operaciones se registran en el Libro Diario en base a la partida doble, es natural que las sumas de los cargos ylos abonos deban coincidir.Una vez comprobado que las sumas de los cargos y los abonos son iguales, se debe hacer lo siguiente:

Primero, se anotan en el ltimo rengln de la hoja las sumas de los cargos y los abonos, anteponiendo a dichassumas las palabras a la vuelta, si es que se trata de la hoja que queda en el lado derecho al abrir el libro, o alfrente cuando se trata de la hoja que queda en el lado izquierdo.

Despus, estas mismas sumas se pasan a la siguiente hoja, en el primer rengln, anteponindoles las palabras dela vuelta si es que se trata de la hoja que queda del lado izquierdo al abrir el libro, o del frente cuando se trata dela hoja que queda del lado derecho.

Cancelacin de renglonesEn el Libro Diario no se deben dejar renglones en blanco; por lo que, si al final de una hoja inicia un asiento, y no terminaporque no cabe, deber continuarse en la siguiente pgina, no olvidando anotar, antes las sumas de la pgina anterior.Cuando al final de la hoja quedan uno o dos renglones disponibles, es preferible cancelarlos y anotar en la siguiente pginael asiento completo.La cancelacin de los renglones disponibles se hace por medio de una lnea quebrada llamada zeta, que va del inicio dela columna de concepto, hasta la mitad de la misma y de ah se corta en lnea transversal hasta llegar al ltimo de losrenglones que se estn cancelando, hasta el final de la columna de concepto.

2.1.2. Caractersticas y uso de columnas del Libro Mayor


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Cuando la contracuenta es Varios, en la columna para los folios de las contracuentas simplemente se traza unaraya horizontal (--), pues sera materialmente imposible que cupieran todos los folios de las contracuentas en esepequeo espacio.


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En la columna nmero 5, se anota el importe del cargo que tiene en el libro Diario la cuenta que se est cargandoen el libro Mayor.

En la columna nmero 6, se escribe el importe del abono que tiene en el libro Diario la cuenta que se estabonando en el libro Mayor.

En la columna nmero 7, se anotan los saldos deudores. En la columna nmero 8, se anotan los saldos acreedores.

Sumas de los cargos y abonos. Las sumas de los cargos y los abonos de las cuentas se deben anotar en el ltimo renglnde cada hoja.Las sumas se realizan en el momento de quedar totalmente utilizada, ya sea la parte del Debe, ya sea la del haber; elespacio que sobre en la parte incompleta, se debe cancelar por medio de una zeta, ver forma de realizarla en libro Diario.

A las sumas de los cargos y los abonos se les antepone el nmero del folio en el cual se va a continuar la cuenta.En el primer rengln de la hoja en la cual se va a continuar la cuenta, se deben anotar las sumas de los cargos y abonos,en su respectiva columna, anteponiendo a dichas sumas el nmero del folio de donde provienen.

Observaciones: Por medio del libro Diario, se pueden conocer la fecha , valores, cuenta y dems detalles de cadaoperacin; pero no el movimiento y saldo de cada una de las cuentas.

En cambio, por medio del libro Mayor, se conoce el movimiento y saldo de cada una de las cuentas, pero no lasoperaciones en forma ordenada y minuciosa, debido a que stas aparecen asentadas separada y distintamente endos o mas hojas de dicho libro

A continuacin te presentamos algunas ventajas y desventajas del Libro Mayor y Libro Diario:

De lo anterior podemos decir que, la historia minuciosa de las operaciones efectuadas por el negocio est en el LibroDiario, y se complementa con el movimiento y saldo de cada una de las cuentas que contiene el Libro Mayor.Los saldos de las cuentas del Libro Mayor sirven de base para la formacin de los estados finales, tales como la Balanza

de Comprobacin, el Balance General , y el Estado de Prdidas y Ganancias; y, adems, para comprobar el movimiento delos Mayores Auxiliares, de acuerdo a la formula:

Ahora utilizaremos los ejercicios de pases al Diario Continental, del punto 2.1.1. Caractersticas y uso de las columnas delLibro de Diario, para ejemplificar los pases del Libro Diario al Mayor General, y tambin mostraremos los pases a losesquemas en T, para que se aprecie mejor el cierre de cuentas y la forma de saldar los movimientos de cada cuenta.

Pases al Libro Diario al Mayor GeneralEjercicio:

1. 02 Ene. Al constituirse la empresa Innovacin en Muebles, S.A., sus propietarios aportan $800,000 en efectivoque son depositados en el banco.2. 07 Ene. Se compra un edificio con valor de $350,000, pagando: $100,000 con un cheque y por el resto se obtiene

crdito que se garantiza mediante una hipoteca.3. 12 Ene. Se efectan diversas adaptaciones al edificio, mismas que importan $60,000, cantidad por la que se

entrego un cheque.4. 05 Feb. La empresa adquiere mobiliario y equipo por $150,000, que se paga $50,000, con un cheque y por el resto

se obtiene crdito sin entregar alguna garanta.5. 06 Feb. Se retiran del banco $25,000 que se conservarn en la empresa con objeto de disponer de efectivo en

cualquier momento.6. 10 Feb. Se compra un vehculo que se destinar al reparto de mercancas con valor de $200,000, pagndose

$40,000 con un cheque; $100,000 se garantizan con letras de cambio (a corto plazo) y por los $60,000 restantes seobtiene crdito.

7. 12 Feb. A un empleado de la empresa se le prestan $20,000 que debe cubrir en 10 meses. Se le retienen intereses

anticipados por $2,000, entregndosele un cheque por el importe neto.8. 12 Feb. Se entregan $1,000 en efectivo a la compaa de luz por concepto de depsito de los medidores instalados

en la empresa.9. 14 Feb. Se compra papelera por $5,000, cantidad que se paga en efectivo.


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10. 01 Mzo. En vista de que el edificio no es suficiente para las necesidades de la empresa, se toma en renta un localen la cantidad de $8,000 mensuales, entregando al arrendador un cheque por el importe correspondiente a un aode renta adelantada.

11. 07 Mzo. Por diversos anuncios en peridicos y revistas, se pagan $10,000 con un cheque.12. 14 Mzo. A un empleado de la empresa se le venden a crdito algunos muebles que no se utilizan y que fueron

adquiridos en $10,000. El adeudo lo garantiza con un pagar.13. 16 Mzo. Se obtiene un prstamo por la cantidad de $150,000 misma que garantiza con pagars. La empresa que

otorgo el prstamo retiene intereses anticipados por $5,000; el neto recibido se deposita en el banco.14. 01 Abr. Se extiende un cheque por $120,000 con objeto de efectuar un pago a cuenta de la hipoteca que se tiene

sobre el edificio.15. 08 Abr. A diversos acreedores se les paga con cheques que suman la cantidad de $80,000.16. 15 Abr. Se reciben $4,000 del empleado a quien se le concedi un prstamo, conservndose tal cantidad en caja.17. 5 Abr. Se extiende un cheque por $20,000 para liquidar una letra de cambio.18. 30 Abr. La compaa de luz retira uno de los medidores instalados en la empresa, devolviendo $500 que se haban

entregado como depsito. Tal cantidad se conserva en caja.


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Aplicacin En Esqumas De Mayor (T)


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Errores en el Libro MayorLas correcciones en el Libro Mayor, son consecuencia de la transferencia incorrecta de los asientos del Libro Diario. Los errores numricos se determinan al obtener la balanza de comprobacin en la cual la suma de los movimientos deldebe y del haber no son iguales, en este caso ser necesario: verificar la suma de la balanza, sumar los movimientos detodas las cuentas, revisar los totales de las cuentas del Libro Mayor con lo anotado en la balanza de comprobacin y, porltimo, si an no se ha detectado el error, se debern cotejar las cifras del Libro Diario con las cifras pasadas al LibroMayor.

Errores en la sumaCuando las sumas del debe y el haber no son iguales en la balanza de comprobacin, es necesario revisar las cantidades,su origen puede ser alguno de los siguientes factores:1.- Por un error en la colocacin de las cifras, al registrar un asiento en el debe en lugar del haber. En este caso sedetermina la diferencia entre la suma del debe y el haber de la balanza de comprobacin y la cifra obtenida se divide entredos. El resultado de esta divisin ser la partida que fue mal registrada, ya que el error representa la mitad de la diferencia.2.- Si la diferencia entre las sumas del debe y el haber es divisible entre nueve, es muy posible que el error sea producidopor una inversin de nmeros.3.- Cuando la diferencia entre las sumas del debe y el haber es de uno o de cien, es posible que se trate de un error en lassumas de la balanza de comprobacin o de las cuentas de Mayor.4.- Una manera de conocer si la diferencia est en los cargos o en los abonos es sumando por separado los cargos y losabonos del libro Diario y del libro Mayor, los cuales deben ser iguales, siempre y cuando no se hayan hecho correcciones

que alteren las sumas.

Actividad 1. Registro contable de operaciones, parte 1A continuacin, practicars el uso de columnas de Libro Diario y Mayor, de acuerdo a los elementos que acabas de revisar.Utiliza el Catlogo de Cuentas del subtema 1.8.2. Clasificacin y elaboracin del catlogo de cuentas, de la Unidad 1.

Identifica el asiento de apertura del ejercicio 2010. Identifica los asientos de apertura en los formatos de Libro Diario y Libro Mayor. Identifica el registro de las operaciones enunciadas en el Libro Diario. Identifica los pases en el Libro Mayor que faltan y regstralos. Descarga los documentos Registro contable de operaciones, Formato Libro Diario y Libro Mayor. Analiza el planteamiento que se encuentra en el documento Word. Realiza lo que se te pide en cada caso y vaca tus cifras en el Excel que se adjunta

Actividad 2. Foro. Contabilidad en la administracinHas realizado T primera actividad de la unidad, en ella trabajaste el registro contable, por ello te invitamos fundamentar suimportancia en este espacio.Discute y argumenta por qu la contabilidad cruza la formacin administrativa, y se integran desde un inicio.Compara y comenta las aportaciones de tus compaeros.


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2.1.3. Sistemas para el control de operaciones de compra-venta de mercancasEn toda empresa comercial o industrial, el registro de las operaciones de mercancas es uno de los ms importantes, yaque de l depende la exactitud de la utilidad o prdida en ventas.Desde el punto de vista del vendedor, en las operaciones de compra-venta siempre existen dos precios, el de venta, o seaaquel en el cual se concreta la operacin con el cliente; y el de costo, que representa la inversin hecha por la empresa enla cosa vendida.La diferencia entre estos dos precios origina el resultado, utilidad o prdida, que la operacin redita al vendedor; o ceroresultado, si los dos precios llegaran a ser iguales.En trminos tcnicos de contabilidad diremos que en toda venta hay un aumento de activo por el dinero recibido, o por

recibir; una disminucin de activo por la cosa vendida, y un aumento de capital por la utilidad obtenida en la operacin.

Por supuesto que en los casos de venta con prdida, en vez de aumento, habr disminucin de capital. Existe, por lo tanto,en toda operacin de venta una mezcla de dos elementos del balance: activo y resultados.Ahora bien, si esos dos precios son conocidos al momento de realizar la operacin, sera fcil registrarla, pero, si esto no esposible, o no es prctico, habr que dejar este clculo hasta el fin del ejercicio para hacerlo de una manera global y portodas las mercancas vendidas en el periodo.En el momento de efectuar una venta, indudablemente se conoce el precio de venta, pero no siempre se conoce conexactitud el precio de costo. Y si ste no se conoce, no puede registrarse el costo de venta de la operacin, por lo tanto, nopuede determinarse su resultado.

El giro del negocio es muy importante para establecer dicho sistema y el mtodo de registro; as, por ejemplo, en unafbrica de muebles se requiere una informacin detallada de cada tipo de muebles producidos, el costo de cada uno deellos, incluidos los gastos inherentes a su produccin, etc.; en una tienda de comestibles se necesita saber el costo y elprecio de venta de cada artculo y todos los gastos que requiere el funcionamiento del establecimiento comercial.Esta alternativa, para el registro de las operaciones de mercancas, dio margen a que se desarrollarn dos SistemasGenerales:

Sistemas generalesLos sistemas de comparacin de inventariosse utilizan cuando no es posible conocer el costo de cadamercanca o producto, o no es prctico o econmico manejar el costo del producto por sus bajos valores y altos volmenesde operaciones de venta, como es el caso de las tiendas, almacenes de menudeo, tiendas de autoservicio, restaurantes,etc.En los sistemas de comparacin de inventarios, el costo de la mercanca vendida durante el ejercicio se obtiene sumandoel inventario inicial a las compras y restando el inventario final.Inconvenientes de Los sistemas de comparacin de inventarios:Estos procedimientos presentan lossiguientes inconvenientes:- La determinacin del costo de ventas se efecta generalmente al final del ejercicio, cuando se practica un inventario defin de ao; y por tanto, durante el ejercicio se carece de informacin relativa al costo de lo vendido y de los resultados delas operaciones de la empresa. Para mejorar la informacin peridica, digamos mensual, de la empresa se requeriranecesariamente de la determinacin de un inventario fsico al final de cada uno de estos perodos intermedios, lo que

implicara tiempo y dinero, y tal vez redundara en una baja de servicio a la clientela por el tiempo de trabajo que sedestinara a la toma de dicho inventario mensual, en vez de dedicarlo a las actividades de produccin, ventas y servicio.- El resultado de las ventas se conoce en forma global por el total de las mercancas vendidas. Sobre todo hoy en da, laadministracin requiere de informacin detallada y oportuna por cada uno de los productos, para fijar precios de ventaadecuados y as conducir con xito a la empresa. - No se pueden detectar las prdidas de mercancas por mermas, robos o sustracciones de cualquier naturaleza ya que nose tiene la informacin sobre las existencias de los inventarios que permita conocer oportunamente estos hechos. El sistema de inventarios perpetuos o continuosse puede aplicar cuando es posible conocer el costo de cadamercanca o producto y es prctico y econmico el manejar el costo por producto.En el sistema de inventarios perpetuos o continuos, el costo de la mercanca vendida durante el ejercicio se obtienemultiplicando el nmero de unidades vendidas por el costo de cada una de ellas y sumando despus cada uno de estosresultados.En algunos casos, se puede conocer el costo, pero no sera prctico ni econmico implantar un sistema de inventariosperpetuos, como en el caso de los almacenes de ventas de detalle o supermercados, a menos que se cuente con medios

de procesamiento electrnico que permitan su realizacin. Tal es el caso de las mquinas lectoras de cdigos de barrasque captan pticamente la informacin de las etiquetas que identifican a los productos, lo que daoportunidad paramantener un inventario perpetuo a travs de un programa y un equipo de procesamiento electrnico de datos, que inclusivepuede proporcionar informacin adicional para un nivel de existencias, un punto de re orden de compra, etc.


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Ventaja del sistema de inventarios perpetuos o continuosEste Procedimiento tiene la ventaja de que el costo de las mercancas vendidas se obtiene generalmente en formamensual, pudindose determinar diariamente si es necesario, ya que su clculo es en forma individual por producto o tipode mercanca. Y, por otra parte, este procedimiento tambin proporciona informacin sobre las existencias de inventariocon el detalle que requiera el negocio para su buena administracin.Sea cual sea, el sistema y procedimiento que se decida implantar en la empresa, se deber hacer teniendo en cuenta lossiguientes aspectos

1. La capacidad econmica de la empresa.2. El volumen de las operaciones.3. La claridad en el registro de dichas operaciones.4. La informacin deseada.

Procedimientos del Sistema de comparacin de inventariosEl Sistema de Comparacin de Inventarios, tiene dos procedimientos:

Procedimiento Global o de Mercancas Generales, y Procedimiento Analtico o Pormenorizado.

Procedimiento de sistemas de inventarios perpetuos o continuosEl Sistema de Inventarios Perpetuos o Continuos, tiene un solo procedimiento y cinco mtodos de aplicacin:- Procedimiento de Inventarios Perpetuos o Continuos.

Mtodo de Detallistas. Mtodo de Costos Promedio Mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS). Mtodo de ltimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS).

Mtodo de Precios Especficos

2.1.4. Procedimiento de mercancas generales o globalUn sistema, en general, se debe entender como el conjunto de elementos materiales y funcionales que, aunque cuentencon estructuras y finalidades particulares aparentemente independientes, por medio de su combinacin conducen al logrode un objetivo comn.El sistema ms elemental para el control de las operaciones con mercancas, se conoce con el nombre de sistema decomparacin de inventarios y su primer procedimiento, denominado Global o de Mercancas Generales, precisamente nosmuestra esas caractersticas de bsico y elemental.El procedimiento global o de mercancas generales, es llamado tambin por algunos autores, como procedimiento decuenta global, y consiste bsicamente, en el establecimiento de una nica cuenta para llevar a cabo el registro de lasoperaciones de mercancas.As que el nombre que se le asigna a la cuenta que por s sola forma el aspecto material de este procedimiento es el deMERCANCAS o MERCANCAS GENERALES, y el mtodo conforme al cual se efecta el registro de las operaciones conmercancas, de acuerdo con este procedimiento, Consiste en anotarlos cargos y abonos que corresponden a losaumentos y disminuciones que sufre cada concepto afectado por las operaciones de compra-venta, en esta nica cuenta.

Mercancas generalesLa cuenta de Mercancas Generales tiene el siguiente movimiento:


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Como puede observarse, el movimiento de esta cuenta carece de homogeneidad ya que en ella se involucran movimientoscorrespondientes a conceptos de diferente ndole, pues en esta cuenta se registran conceptos a precio de costo y precio deventa, por lo que su saldo no tiene ninguna significacin, ya que no representa el costo del inventario final de mercancas nila utilidad o prdida bruta, y su saldo puede ser deudor o acreedor al trmino del periodo.Desde el punto de vista del estado de situacin financiera, la cuenta de mercancas generales debera representar elinventario final del perodo valorado a su costo, pero esto no es posible porque tiene involucrado en su saldo la operacinde venta, de modo que la cuenta reflejar la utilidad o prdida bruta (ingreso menos costo) solo si incorporamos el valor delinventario final, a precio de costo. Al terminar el ejercicio, es necesario separar de la cuenta de mercancas generales elmovimiento del Activo del de Resultados para que su saldo arroje la utilidad o prdida bruta. La separacin de dichosmovimientos se hace por medio de un ajuste, el cual ser objeto de un estudio posterior.

Para ilustrar el mtodo de registro, veamos el siguiente ejemplo:

La cuenta de mercancas generales tendra los siguientes movimientos:

La cuenta tiene cargos por $ 1540,000.00 y crditos por $2096,000.00, lo que produce un saldo acreedor de$556,000.00;esto representa una mezcla de Activos y Resultados porque contiene movimientos a precio de costo y a precio de venta,como se sealo anteriormente .Para separar los resultados de los activos, se requiere incorporar el inventario final quehasta este momento se desconoce.

Supongamos que el inventario final del ejercicio tiene un valor de $360,000.00 a precio de costo.Para incorporar elinventario final, se requiere efectuar el siguiente asiento:

Las cuentas de Mayor quedaran con el siguiente saldo:


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Con lo cual, el nuevo resultado de la cuenta de mercancas generales es de $ 916,000.00, que representa la utilidad brutaobtenida como resultado de las operaciones del ejercicio, convirtindose en este momento en una cuenta de resultados.El resultado se prueba como sigue:

Estas cifras no se obtienen del saldo de las cuentas del Mayor, sino del anlisis de la cuenta de Mercancas Generales.La cuenta de mercancas generales, al igual que las cuentas de resultados, debern saldarse al fin del ejercicio contra lacuenta de prdidas y ganancias. La cuenta de inventario de mercancas se presenta en el estado de situacin financiera

como una cuenta de activo en el grupo de Activo Circulante. Al principiar el nuevo ejercicio se deber saldar, traspasandosu saldo a la cuenta de mercancas generales.Como conclusin, podemos establecer que las principales desventajas del procedimiento de mercancas generales o globalson:

1. Al terminar el ejercicio, no se puede conocer por separado el importe de las ventas, el de las compras, el de losgastos de compra y el de las devoluciones y rebajas cobre compras y sobre ventas, por estar reunidos en la mismacuenta, lo cual dificulta la elaboracin del estado de prdidas y ganancias.

2. No se puede conocer, en un momento dado, el importe del inventario final de mercancas, puesto que no existeninguna cuenta que controle las existencias de mercancas.

3. No es posible descubrir si ha habido extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, ya que no esposible determinar con exactitud el importe de las mercancas que debiera haber, porque no hay ninguna cuentaque controle las existencias de mercancas.

4. Para conocer el importe del inventario final, es preciso hacer un recuento fsico de las existencias , labor quealgunas veces obliga a cerrar el negocio para poder llevarla a cabo, principalmente cuando hay que medir, pesar o

contar una gran variedad de artculos.5. No se puede conocer rpidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o prdida bruta, mientras no se conozca el

importe del inventario final.Es por eso, que debido a las desventajas anteriores, este procedimiento nicamente se emplea en negocios de escasacapacidad econmica o de poco movimiento en el manejo de mercancas.

2.1.5. Procedimiento analtico o pormenorizado Con la finalidad de superar las limitaciones en el procedimiento global, se dise el Procedimiento Analtico o

Pormenorizado que, como su nombre lo indica, se basa en el anlisis de las operaciones efectuadas conmercancas.

El anlisis consiste, en general, en la identificacin y separacin de los elementos que integran un todo, por lo que,la identificacin y separacin de los conceptos afectados por las operaciones practicadas con mercancas,constituye la base del procedimiento analtico o pormenorizado, que puede ser descrito de la siguiente manera:

El Procedimiento Analtico o Pormenorizado consiste, fundamentalmente, en el establecimiento de una cuenta porcada concepto afectado por las operaciones realizadas directamente con mercancas, para llevar a cabo el controlde sus aumentos y disminuciones.

El Procedimiento analtico o pormenorizado proporciona una mejor informacin pues el anlisis o pormenorizacin estabasado en el uso de una cuenta especial destinada a cada clasificacin de la operacin de compraventa. En general, en elmanejo de la operacin de compraventa de mercancas intervienen: INVENTARIOS, COMPRAS y VENTASLos inventarios se refieren al inventario inicial e inventario final que se requieren para poder determinar el costo de lasmercancas vendidas, como veremos ms adelante. La operacin de compras incluye las compras propiamente dichas, losfletes y los acarreos sobre compras, las devoluciones hechas a proveedores y los descuentos sobre compras que se hanobtenido, lo que en conjunto representa las compras netas. La operacin de ventas incluye las ventas efectuadas, lasdevoluciones recibidas de los clientes y los descuentos sobre ventas que se han otorgado, lo que da por resultado lasventas netas.Como se ha expuesto, la clasificacin anterior se funda en un procedimiento pormenorizado en el que se destina una

cuenta por separado para cada operacin en el libro mayor, como se ilustra a continuacin:


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Como puede observarse, las cuentas bsicas indispensables para el funcionamiento del procedimiento son: inventario,compras netas y ventas netas. Este procedimiento podra funcionar con slo estas tres cuentas fundamentales, si as sedesea; pero esta prctica desde luego redunda en una mayor obscuridad en el registro de las operaciones, desvirtuandoas, el anlisis de la informacin y la idea de pormenorizado, que es la idea esencial de este procedimiento. El mtodoconforme al cual se efecta el registro de las operaciones practicadas con mercancas, de acuerdo con este procedimiento,Consiste en anotar los cargos y abonos que corresponden a los aumentos y disminuciones que sufre cada conceptoafectado por estas operaciones, precisamente en la cuenta abierta para cada uno de ellos en el mayor, exceptuando elcosto de las mercancas vendidas y el inventario final, ya que en este procedimiento tampoco se controlan estos conceptos.

Las cuentas que se abren para cada uno de los conceptos de mercancas se conocen con el nombre de cuentas auxiliaresde mercancas, o simplemente cuentas de mercancas.

A continuacin te presentamos los movimientos de cuentas por inventarios, compras y ventas. Te presentamos el siguientetexto que ilustra los movimientos de las cuentas que integran este procedimiento.

Movimientos de cuentas inventarios, compras y ventasEl movimiento de las cuentas que integran este procedimiento se describe a continuacin:

El saldo de esta cuenta debe ser deudor, no tiene otro movimiento durante el ejercicio, por lo cual, durante el curso de ste,estar representando el valor de la existencia inicial de mercancas.

Su saldo, deudor en todo caso, representa el precio de adquisicin de la mercanca comprada, precio que no es el de costopropiamente dicho, pues no se incluyen todos aquellos gastos como fletes, derechos, acarreos, etc., que constituyen unaumento directo al precio de adquisicin y que en este procedimiento, deben agruparse en cuentas por separado. De ahque por eso, denominamos la cuenta como compras brutas.

Las dos cuentas anteriores, son de naturaleza, acreedora, y estn destinadas a recibir operaciones que constituyen unadisminucin al valor de la mercanca con el fin de ajustar precios por volumen de compra o para obtener alguna concesinespecial en la compra.


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El saldo de esta cuenta es de naturaleza deudora y representa la cantidad pagada por los conceptos mencionados ycualquier otro que se origine por la mercanca, desde el momento en que abandona los almacenes del proveedor y hastaque entra en los de nuestra empresa. Por lo tanto, el costo de las mercancas adquiridas est integrado como sigue:

Para registrar las ventas netas se emplean las siguientes cuentas:

El saldo de esta cuenta es de naturaleza acreedora y representa la venta bruta total que se ha realizado durante elejercicio. No representa la venta neta porque le falta disminuir las devoluciones de mercancas y los descuentos sobreventas.

As como las cuentas de devoluciones y descuentos sobre compras constituyen una disminucin al precio de compra de lasmercancas, del mismo modo las cuentas de devoluciones y descuentos sobre ventas, por su movimiento, constituyen unadisminucin al producto de las ventas totales.Por tanto, las ventas netas estn integradas como sigue:

En virtud de que los descuentos sobre ventas se otorgan para lograr que los clientes anticipen el pago de sus adeudos y nopor inconveniencias en la calidad de la mercanca vendida, pueden ser considerados como un costo de financiamiento, encuyo caso se pueden conceptuar como gastos financieros y no como disminuciones de los ingresos por ventas.Deacuerdo a la finalidad de este procedimiento, el movimiento dado a cada una de las cuentas anteriores hace que sus saldosrepresenten en trminos generales, una serie de operaciones homogneas; y, por tanto, se tiene una informacin limpia, nomezclada, que permite formarse un juicio bien fundamentado. Cabe observar, sin embargo, que el inventario final no figuraen ninguna de las cuentas mencionadas. Este inventario debe tomarse fsicamente al final del ejercicio, contando, pesandoo midiendo la mercanca en existencia y valundola a su precio de compra (precio de costo), con el fin de determinar sumonto. Con el inventario final se tienen todos los elementos para calcular el costo de ventas, aplicando el siguienterazonamiento:

Al inventario inicial se le agregan las compras netas y a esta suma se le resta el inventario final, obtenindose pordiferencia el costo de lo vendido .Para una mejor comprensin de lo anterior, a continuacin se muestra la forma dedeterminar el costo de ventas bajo este mtodo.

Para determinar contablemente el costo de ventas se requiere abrir transitoriamente una cuenta con el nombre de Costo de

Ventas, la cual tendr los siguientes movimientos:


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El saldo de la cuenta representa el costo de las mercancas vendidas determinadas bajo este mtodo de registro .Para

ilustrar el mtodo se usan las mismas operaciones, que se utilizaron para ejemplificar el mtodo de mercancas generales.

Para determinar el costo de ventas se requiere practicar los siguientes asientos de traspaso:


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Con los saldos de estas cuentas se dispone al final del ejercicio de los elementos necesarios para determinar la utilidad oprdida bruta y elaborar la primera parte del Estado de Resultados con todos los detalles relativos a los ingresos por ventasy a la determinacin del costo de la mercanca vendida, detalle que sera muy difcil conocer mediante el sistema demercancas generales, aunque requirindose tambin del recuento fsico de mercancas al final del ejercicio.Con la informacin analtica de las cuentas de mayor se prepara el siguiente estado de resultados:

Al fin del ejercicio las cuentas de resultados debern saldarse contra la cuenta de prdidas y ganancias. En este mtodo sedebe observar que el registro del inventario final constituye el inventario inicial del siguiente ejercicio.

2.1.6. Procedimiento de inventarios perpetuos o constantesEl sistema de inventarios perpetuos slo tiene un procedimiento, que est basado en mantener informacin sobre lasexistencias y su valor en todo momento. Esto permite determinar el costo de lo vendido por el clculo que resulta demultiplicar las unidades vendidas por su costo.Toda entidad econmica que necesite tener una buena informacin para su administracin puede contar con un sistema deinventarios perpetuos. Los sistemas de contabilidad manuales tienen un problema de detalle que puede ocupar grancantidad de mano de obra.Esto ha sido simplificado al utilizar equipos mecnicos o de registro directo, y prcticamente eliminado, con los sistemaselectrnicos.1.- Cuando se lleva el procedimiento global o el analtico, no es posible obtener inmediatamente el costo de lo vendido ni lautilidad o prdida bruta, ya que para ellos es necesario conocer el importe del inventario final de mercancas, el cual noaparece registrado en ninguna cuenta, sino que es preciso, para determinarlo, hacer un recuento fsico de las mercancas

existentes, labor que algunas veces obliga a cerrar temporalmente el negocio para poder llevarla a cabo, sobre todo cuandohay que medir, pesar o contar una gran variedad de artculos.2.- Otro de los inconvenientes que tienen los procedimientos global y analtico es que no se puede descubrir si ha habidoextravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, ya que no es posible determinar con exactitud el importe de lasexistencias que debera haber, debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias.Buscando solucin a los inconvenientes anteriores, se ide el procedimiento de inventarios perpetuos o constantes, el cualconsiste en registrar las operaciones de mercancas de tal manera que se pueda conocer, en cualquier momento, elimporte del inventario final, del costo de lo vendido y de la utilidad o prdida bruta.El procedimiento de inventarios perpetuos o constantes tiene las siguientes ventajas:

Se puede conocer, en cualquier momento, el importe del inventario final, sin necesidad de practicar inventariosfsicos.

No es necesario cerrar el negocio para poder determinar el inventario final de mercancas, puesto que existe unacuenta que controla las existencias.

Se pueden descubrir extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, puesto que se sabe con exactitudel importe de la mercanca que debiera haber.

Se puede conocer, en cualquier momento, el importe del costo de lo vendido. Se puede conocer, en cualquier momento, el importe de la utilidad o prdida bruta. Debido a las ventajas anteriores, este procedimiento tiene el mximo de aplicacin en la actualidad, en todo tipo de

empresas.Procedimiento de inventarios perpetuos.Este procedimiento, como se ha sealado anteriormente, proporciona una informacin permanente que ayuda aladministrador a tomar diferentes decisiones encaminadas a mejorar la productividad de la empresa.Este procedimiento funciona con tres cuentas, que son:

La cuenta de mayor Almacn, tiene subcuentas destinadas a cada producto en particular, al que se le lleva de formadetallada todos los movimientos de compras, ventas y existencias, tanto en unidades como en valor.


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En el procedimiento de inventarios perpetuos se produce un asiento esencial que lo caracteriza y es el que cuantifica elcosto de lo vendido; este costo se obtiene multiplicando las unidades vendidas por el costo de cada producto o mercancaen particular. El asiento transfiere a resultados parte del costo de la inversin en inventarios, cargndose la cuenta costo deventas y abonndose la cuenta de almacn.Con el asiento anterior se mantiene la cuenta de almacn con el importe de la inversin real y se determinan los resultadosde las operaciones de compra-venta en los resultados de la empresa.A continuacin te presentamos un documento til para ilustrar este procedimiento:

Procedimiento 131 de Dic.1. El inventario inicial est integrado por:

El capital de la empresa est representado por el importe del inventario.05 de Ene.2. Compra de mercanca a crdito por $ 300,000.00, de 30 unidades del articulo C con un costo de $ 5,000.00 cadauna.06 de Ene.3. Se obtiene un descuento por la compra del artculo C de $ 1,000.00 por unidad.10 de Ene.4. Se devuelven al proveedor 30 unidades del articulo A en malas condiciones.12 de Ene.

6. Se venden mercancas de contado:7. Articulo A 40 unidades a $ 3,200.00 c

13 de Ene.6. Se concede un descuento sobre la venta anterior del 10% como concesin especial por pago en efectivo.23 de Ene.7. Se acepta la devolucin de las 10 unidades del articulo C por parte del cliente por estar defectuosas. El pago se haceen efectivo.El registro de las operaciones se har en asientos de diario y en cuentas de mayor. Para ilustrar la informacin queproporciona este procedimiento, se mostrarn los movimientos en las cuentas auxiliares.


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Esquemas de Mayor:

Auxiliares de la cuenta de almacn

En las subcuentas se mantiene la informacin del inventario perpetuo por producto, en las cuales se puede apreciar elcomportamiento de cada artculo en sus unidades, costo unitario e importe.A continuacin ejemplificamos, cul podra ser la forma de llevarel Libro Auxiliar de almacn.
http://148.247.220.103/GAP2013/file.php/24/moddata/scorm/169/9_ICO_U2_2_1_6/accesibles/ICO_U2_2_1_6p49a.htmlhttp://148.247.220.103/GAP2013/file.php/24/moddata/scorm/169/9_ICO_U2_2_1_6/accesibles/ICO_U2_2_1_6p49a.html


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El saldo final del almacn, que se puede observar en los auxiliares, est integrado como sigue:

Por otro lado, el saldo de la cuenta de Ventas, por $ 403,200. , corresponde a las ventas netas, si deseamos conocer elanlisis de las mismas tendramos que revisar cada una de las operaciones que la integran, o bien abrir una subcuenta enel mayor por cada uno de los conceptos que la integran y as, obtener informacin a ese nivel.El anlisis de las ventas netas es como sigue:

Con esta informacin el Estado de Resultados, quedara de la siguiente manera:


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Este sistema de inventarios perpetuos o constantes, tiene 5 mtodos diferentes de aplicacin, los cules se identifican porla forma de determinar el costo unitario al que se valuarn cada uno de los artculos que son registrados en la cuenta dealmacn.Estos mtodos son:

1. Mtodo de Costos Identificados2. Mtodo de Costos Promedio3. Mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas4. Mtodo de ltimas Entradas, Primeras Salidas5. Mtodo de Detallistas

De ellos hablaremos brevemente en el siguiente tema, ya que su estudio detallado corresponder al siguiente curso de

contabilidad.

2.1.7. Mtodos de inventarios perpetuosA travs del desarrollo de los ltimos tres temas, hemos conocido los diferentes sistemas existentes para el control de lasoperaciones con mercancas e identificamos las modificaciones que cada uno produce, en primer lugar, sobre las cuentasde activo y pasivo y, en segundo, mediante la determinacin de la utilidad o prdida resultante de esas operaciones, sobrelas cuentas de capital.

El control en este tipo de sistema se lleva a cabo mediante registros particulares de cada tipo de mercanca, lo cual puederesultar laborioso y es considerado siempre como una desventaja, sobre todo si se trata de empresas que manejan unnmero considerable de diferentes tipos de artculos.Sin embargo, esta labor intensa no es el problema ms serio, sino la dificultad que representa el que un mismo tipo demercanca sea adquirida con diferentes costos, ya sea por tener varios proveedores, o bien por lograr negociacionesfavorables para la empresa.Ya que segn se considere utilizar el ms alto, el ms bajo o un promedio entre ambos, cada uno nos puede llevar a unresultado diferente del importe de la inversin de mercancas en el almacn, y por consecuencia una diferente utilidad oprdida del ejercicio, y as mismo, un diferente importe de los impuestos por concepto de ISR y IETU, que deban declararsey enterarse al fisco.Mtodos para asignar el costo a las mercancas vendidasPara solventar la situacin de que al tener un lote de mercancas de determinado tipo y adquirir un nuevo lote de lasmismas caractersticas que el ya existente, pero con distinto costo, se puede seguir uno de los 5 mtodos quecomentaremos a continuacin, para asignar el costo a las mercancas vendidas.

Mtodo de Costos Identificados. Cuando por las caractersticas de ciertos artculos, en algunas empresas es posibleidentificar cada artculo que integra el inventario, con una compra especfica y con su respectiva factura de adquisicin a lproveedor y las consecuentes facturas por gastos sobre esas mismas compras. El costo as identificado puede usarse parala asignacin del costo de los artculos vendidos (llmese, costo de ventas); as como, del inventario final.Mtodo de Costos Promedio.Este mtodo consiste en considerar como costo de la mercanca vendida, el importe queresulte como promedio de los costos de adquisicin de los lotes comprados a diferentes costos. Este mtodo es identificadocomnmente por las siglas CP, y existen dos formas de determinar un costo promedio:

Costo Promedio Ponderado. Es usado cuando se vala el inventario en una base peridica, por ejemplo, cadames. El inventario inicial y las compras netas se suman en unidades e importes y se dividen, obtenindose de estamanera un costo promedio ponderado que sirve para valuar las unidades vendidas.

Costo Promedio Mvil.Se emplea cuando los movimientos de las existencias y el costo de ventas a travs delsistema de inventarios perpetuos, siempre estn actualizados y por tanto el costo promedio est al da.

Mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas.En este mtodo se considera como costo de las mercancas vendidas,

al costo de adquisicin del lote que entr primero al almacn, o sea el menos reciente, hasta agotarlo y slo despus deeso, se tomar el costo del lote que le siga o ms reciente. Este mtodo es conocido con las siglas PEPS, y existen dosmodalidades de registro, en los cuales el resultado es el mismo, stas son:

PEPS de Base Peridica.En esta modalidad el clculo es peridico, por ejemplo, cada mes. El inventario inicialms las compras se restan de las ventas del mes, determinndose las existencias, estas se valan por capas,empezando por la compra menos reciente, o sea la que primero entr, hasta que se le d cobertura a lasexistencias.

PEPS de Base Perpetua.En esta modalidad el clculo se mantiene sobre bases de inventario perpetuo,determinndose el valor del inventario y el costo de ventas conforme se van realizando las operaciones, en lamisma forma que la base peridica por capas, pero con la diferencia que la informacin se mantiene al da,precisamente bajo el sistema de inventarios perpetuos, pero siempre y cuando se haya establecido para cadamercanca un auxiliar para el control de las capas de inventario y un auxiliar del inventario perpetuo.

Ultimas Entradas, Primeras Salidas. Este mtodo consiste en considerar como costo de las mercancas vendidas, elcosto de adquisicin del lote ms reciente, o sea la ltima entrada, hasta agotarlo y slo despus se tomar el costo del lote

siguiente, o sea el ms antiguo. Este mtodo es conocido comnmente con las siglas UEPS; y al igual que el mtodoanterior tiene dos modalidades de aplicacin:

UEPS de Base Peridica.En esta modalidad el clculo es peridico, por ejemplo, cada mes. El inventario inicialms las compras se restan de las ventas del mes, determinndose las existencias, stas se valan por capas,


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empezando por la compra ms reciente, o sea la que entro al ltimo, hasta que se le d cobertura a lasexistencias.

UEPS de Base Perpetua. En esta modalidad el clculo se mantiene sobre bases de inventario perpetuo,determinndose el valor del inventario y el costo de ventas conforme se van realizando las operaciones, en lamisma forma que la base peridica por capas, pero con la diferencia que la informacin se mantiene al da,precisamente bajo el sistema de inventarios perpetuos, pero siempre y cuando se haya establecido para cadamercanca un auxiliar para el control de las capas de inventario y un auxiliar del inventario perpetuo.

Mtodo de Detallistas.En este mtodo se calcula aproximadamente el valor del inventario, sumando el inventario inicial ytodas las compras, cuyos artculos deben estar marcados a precio de venta, agregando los aumentos a los preciosoriginales, o restando las rebajas que se hayan hecho a los precios marcados en las etiquetas. A este total se le resta elimporte de las ventas, y el resultado es el inventario, a precio de venta. Finalmente al importe de estas existencias actualesse le resta el porcentaje promedio de utilidad para que pueda obtenerse el costo del inventario final.

De estos cinco mtodos, hoy en da son de uso muy generalizado los de Costos Promedio, PEPS y UEPS, dadas lasfacilidades tecnolgicas con que se cuenta para el registro de operaciones a travs de dispositivos electrnicos y softwareespecializado para tal fin.Sin embargo, con el actual reconocimiento que se ha dado a las Micro, Pequeas y Medianas Empresas (PYMES), encuanto a su participacin en la economa del pas, es posible que los actuales y futuros profesionales de la contabilidadrequieran del uso de sistemas y mtodos que ya se consideraban de poco uso.

2.1.8. Procesamiento de operaciones financieras (Libro Diario, Libro Mayor, Hoja deTrabajo y Balanza de Comprobacin)

Al hablar de los principios de contabilidad generalmente aceptados, ahora Normas de Informacin Financiera (NIF), y de los ciclos econmicos de las empresas; se mencion el concepto de negocio en marcha con el cualseestablece que prcticamente la vida de las empresas es indefinida.

Tambin, en el desarrollo de los ejercicios de los diferentes procedimientos y mtodos de registro, se habl enrepetidas ocasiones de las operaciones efectuadas como ejemplo de la ac tividad realizada en la empresa en undeterminado periodo de tiempo; as tambin, de la determinacin de los resultados al trmino del ejercicio y lasituacin financiera en que se encuentra la empresa desde el inicio hasta la fecha en se concluye ese ejercicio.

Por esto, se considera conveniente precisar el concepto de Periodo y Ejercicio, ya que es muy frecuenteencontrar ambos trminos durante la vida de los negocios, durante el registro contable de las operaciones y ladeterminacin e informe de resultados.

Es necesario mencionar, que por disposiciones legales obligatorias, en el Cdigo de Comercio, Ley del Impuesto sobre laRenta, Ley del Impuesto Empresarial a Tasa nica, Ley del Impuesto al Valor Agregado, y sus respectivos reglamentos, seestablece que los periodos de los ejercicios, sern invariablemente de un ao natural, salvo en el caso del inicio deoperaciones, que puede efectuarse en el transcurso de cualquier mes del ao y por tanto su primer ejercicio sera de

menos de un ao.Por lo que se define que estePeriodo Contable o Periodo Fiscalestar constituido por los doce meses, que conformanun ao calendarioLas necesidades de la Administracin de una empresa, requieren de informacin preparada con ms frecuencia, y seestablecen periodos ms cortos, siendo el tiempo ms adecuado, el de un mes; ya que esto permite tomar decisionesoportunas, mediante la presentacin de resultados de ese periodo y el anlisis de la situacin financiera a ese momento.Esto obliga al personal encargado de toda la actividad contable a efectuarcierres peridicos, independientes alcierreanual, en los cuales se elaborarn todos los estados financieros, de la misma forma que si se tratara del cierre anual deoperaciones, ya que incluso hoy en da, tambin es necesario por las mismas disposiciones legales, para la presentacinde declaraciones provisionales de impuestos, las cuales son mensuales.Dos herramientas necesarias para garantizar y dar la seguridad al personal encargado de la informacin contable de que seestn considerando todas las cuentas afectadas en ese periodo, que las sumas de cargos y abonos son las mismas, y quelos traspasos y ajustes necesarios para el cierre de cuentas y determinacin de resultados, se han efectuado

correctamente, son: la Balanza de Comprobacin y la Hoja de Trabajo.La balanza de comprobacin es un documento de trabajo, que no es un medio para proporcionar informacin financiera,razn por la cual no es considerada un estado financiero, a pesar de que toda la informacin que contiene nos permitir laelaboracin de dichos estados.Se puede definir como:El documento contable que tiene como objetivo, garantizar que el registro contable de las operaciones, se efectu tomandocomo base la teora de la partida doble que contiene la relacin de todas las cuentas utilizadas en el periodo contable deque se trata, mostrando los movimientos deudores y acreedores de cada una de ellas y sus respectivos saldos; y que elresultado de las sumas de las columnas del Debe y el Haber, deben ser exactamente iguales.La Hoja de Trabajo, como su nombre lo indica:Es un documento particular y propio de las personas encargadas de ese cierre contable, que tiene como finalidad: anotaren primera instancia todas las cuentas utilizadas en el periodo de que se trata, los movimientos y saldos de cada una deellas (estos movimientos y saldos, son los que corresponden a la balanza de comprobacin previa), los ajustes de cargo yabono que se pudieran haber realizado a algunas de esas cuentas, los traspasos a las cuentas de resultados, y los

movimientos y saldos finales de todas las cuentas, despus de ajustes y traspasos (los cuales corresponden a la balanzade comprobacin definitiva).La hoja de trabajo es un documento ms completo y confiable, sin embargo en la actualidad est en desuso, por razonesprcticas; ya que al ser hoy en da, una prctica muy comn el uso de sistemas electrnicos y de programas de softwareespecializado, se ha generalizado el uso de tantas balanzas de comprobacin como sean necesarias, durante el proceso


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de cierre tanto de periodos mensuales como del ejercicio anual, cuidando identificar a cada una de ellas con losmovimientos que las integran, y siendo solo de mayor utilidad aquella que se denomina como balanza definitiva, ya queser esta la que dar paso a la elaboracin de los estados financieros del periodo.As, en el desarrollo del presente subtema, daremos paso a la elaboracin de la Balanza de Comprobacin y mostraremosel ejercicio de una hoja de trabajo, con balanza previa y balanza definitiva; para lo cual primero precisaremos algunostrminos y conceptos.Comencemos con la Teora de la Partida Doble. Esta teora se fundamenta en el hecho, de que los recursos de unaorganizacin provienen de las aportaciones de los socios y los prstamos de personas externas, en base a esto:

Ventajas de la Balanza de Comprobacin: Permite verificar que se registraron movimientos de cargo y abono por cantidades iguales. Permite verificar que la suma de los movimientos deudores y acreedores, son iguales. Permite verificar, como consecuencia del punto anterior, que el saldo determinado para cada cuenta es correcto.

Limitaciones de la Balanza de Comprobacin: La elaboracin de este documento de trabajo, por s solo, no es garanta de que no se hayan cometido errores

durante el registro de las operaciones, ya que: Se pudo cometer errores de registro sin que esto signifique que no se haya cumplido con la teora de la partida

doble. Pudo haberse omitido el registro de una operacin complementaria, como por ejemplo, la depreciacin deactivos

fijos o amortizacin de gastos.

Elaboracin de la Balanza de Comprobacin.Normalmente se utiliza un formato de hoja tabular o el de una hoja de trabajo de Excel o algn otro software decaractersticas similares; con los siguientes datos y columnas:Encabezado,compuesto por la siguiente informacin:

El nombre de la empresa La indicacin de que se trata de una Balanza de Comprobacin La fecha en que se elabora (la fecha del ltimo da del periodo de que se trata)

Columnas: Nombre de las cuentas Movimientos Deudores Movimientos Acreedores Saldos Deudores Saldos Acreedores.

La elaboracin, de la Balanza de Comprobacin propiamente dicha, no representa ningn grado de dificultad, pero sesugiere este mtodo:Transcribir, en la columna correspondiente al nombre de las cuentas, que se hayan utilizado durante el periodocorrespondiente, pero teniendo especial cuidado en que se respete el orden estricto que se estableci en la elaboracin denuestro catalogo de cuentas.

unidad 2. registro contable de operaciones

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