UNIDAD II DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA

CARMEN KARINA DE AVILA SOTOINSTITUTO TECNOLÓGICO DE ZACATECAS

8ºA LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

CONDICIONES PARA PODER DESARROLLARLO:

1. ANTES DE INICIAR EL PROCESO DE DIAGNÓSTICO ES INDISPENSABLE CONTAR CON LA INTENCIÓN DE CAMBIO Y EL COMPROMISO DE RESPALDO POR PARTE DEL CLIENTE, ES DECIR, QUE ESTÉ DISPUESTO A REALIZAR LOS CAMBIOS RESULTANTES DEL DIAGNÓSTICO.

2. EL "CLIENTE" DEBE DAR AMPLIAS FACILIDADES AL CONSULTOR (INTERNO O EXTERNO) PARA LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN Y NO ENTORPECER EL PROCESO DE DIAGNÓSTICO.

3. EL CONSULTOR MANEJARÁ LA INFORMACIÓN QUE SE OBTENGA DEL PROCESO EN FORMA ABSOLUTAMENTE CONFIDENCIAL, ENTREGANDO LOS RESULTADOS GENERALES SIN MENCIONAR A LAS PERSONAS QUE PROPORCIONARON LA INFORMACIÓN.

1. TAMBIÉN DEBE PROPORCIONAR RETROALIMENTACIÓN ACERCA DE LOS RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO A LAS FUENTES DE LAS QUE SE OBTUVO LA INFORMACIÓN.

2. 5. EL ÉXITO O FRACASO DEL DIAGNÓSTICO DEPENDE EN GRAN MEDIDA DEL CLIENTE Y DEL CUMPLIMIENTO DE LOS ACUERDOS QUE HAGA CON EL CONSULTOR.

ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

• PODEMOS DIVIDIR AL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL EN TRES ETAPAS PRINCIPALES:

1. GENERACIÓN DE INFORMACIÓN, LA CUAL ABARCA A SU VEZ TRES ASPECTOS: • LA FORMA EN QUE SE RECOLECTA LA INFORMACIÓN, LAS HERRAMIENTAS Y LOS

PROCESOS UTILIZADOS.• LA METODOLOGÍA UTILIZADA PARA RECOPILAR LA INFORMACIÓN, LA CUAL SIGUE DOS

CORRIENTES, LOS MÉTODOS USADOS PARA OBTENER INFORMACIÓN DESDE EL CLIENTE (ENTREVISTAS, CUESTIONARIOS) Y LOS USADOS PARA OBTENERLA DESDE EL CONSULTOR (OBSERVACIÓN).

• LA FRECUENCIA CON QUE SE RECOLECTA LA INFORMACIÓN, LA CUAL DEPENDE DE LA ESTABILIDAD DEL SISTEMA.

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN, EN DONDE ES NECESARIO CONSIDERAR TRES ASPECTOS CLAVES: o EL ALMACENAMIENTO APROPIADO DE LOS DATOS. o EL ORDENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN, DE MODO QUE SEA FÁCIL DE CONSULTAR.

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN, QUE CONSISTE EN SEPARAR LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE LA INFORMACIÓN Y EXAMINARLOS CON EL PROPÓSITO DE RESPONDER A LAS CUESTIONES PLANTEADAS AL INICIO DE LA INVESTIGACIÓN.

PERSPECTIVAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

EL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL SE DIVIDE EN DOS PERSPECTIVAS PRINCIPALES, UNA FUNCIONAL Y OTRA CULTURAL, CADA UNA CON SUS PROPIOS OBJETIVOS, MÉTODOS Y TÉCNICAS. SON COMPLEMENTARIAS ENTRE SÍ Y DAN ORIGEN A DOS TIPOS DE DIAGNÓSTICO:• DIAGNÓSTICO FUNCIONAL: EL DIAGNÓSTICO FUNCIONAL EXAMINA

PRINCIPALMENTE LAS ESTRUCTURAS FORMALES E INFORMALES DE LA COMUNICACIÓN, LAS PRÁCTICAS DE LA COMUNICACIÓN QUE TIENEN QUE VER CON LA PRODUCCIÓN, LA SATISFACCIÓN DEL PERSONAL, EL MANTENIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN, Y LA INNOVACIÓN.

OBJETIVOS:• EVALUAR LA ESTRUCTURA INTERNA FORMAL E INFORMAL DEL SISTEMA DE

COMUNICACIÓN Y LOS DIFERENTES CANALES DE COMUNICACIÓN.• EVALUAR LOS SISTEMAS Y PROCESOS DE COMUNICACIÓN A NIVEL

INTERPERSONAL, GRUPAL, DEPARTAMENTAL, E INTERDEPARTAMENTAL.• EVALUAR LOS SISTEMAS Y PROCESOS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA DE LA

ORGANIZACIÓN, ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS CON LAS CUALES EXISTE INTERDEPENDENCIA.

• EVALUAR EL PAPEL, LA EFICIENCIA Y LA NECESIDAD DE LA TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.

MÉTODOS Y TÉCNICAS DEL DIAGNÓSTICO FUNCIONAL

• ENTREVISTA. ESTA TÉCNICA SE COMPLEMENTA CON EL CUESTIONARIO Y PERMITE RECOGER INFORMACIÓN QUE PUEDE SER INVESTIGADA HASTA EN SUS MÍNIMOS DETALLES EN UNA CONVERSACIÓN PERSONAL CON LOS MIEMBROS DE UNA ORGANIZACIÓN.

• CUESTIONARIO. PERMITE RECOGER MAYOR CANTIDAD DE INFORMACIÓN DE MAYOR CANTIDAD DE GENTE Y DE UNA MANERA MÁS RÁPIDA Y MÁS ECONÓMICA QUE OTROS MÉTODOS; Y FACILITA EL ANÁLISIS ESTADÍSTICO.

• ANÁLISIS DE TRANSMISIÓN DE MENSAJES. CONSISTE EN UN CUESTIONARIO ESPECIALIZADO QUE DESCUBRE EL PROCESO DE DIFUSIÓN DE UN MENSAJE EN LA ORGANIZACIÓN, DESDE SU PUNTO DE ORIGEN HASTA QUE LOGRA ALCANZAR A LOS DIFERENTES MIEMBROS DE LA MISMA. ESTE MÉTODO REVELA EL TIEMPO QUE TOMA LA DIFUSIÓN DE UN MENSAJE, SU PROCESO COMUNICATIVO, QUIENES BLOQUEAN LA COMUNICACIÓN, LAS REDES DE COMUNICACIÓN INFORMAL Y LA MANERA CÓMO SE PROCESA LA INFORMACIÓN.

• LA ENTREVISTA GRUPAL. ESTA TÉCNICA SELECCIONA UN CIERTO NÚMERO DE MIEMBROS REPRESENTATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN PARA SER ENTREVISTADOS COMO GRUPO. LA ENTREVISTA SE SUELE CENTRAR EN ASPECTOS CRÍTICOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.

DIAGNÓSTICO CULTURALEL DIAGNÓSTICO CULTURAL ES UNA SUCESIÓN DE ACCIONES CUYA FINALIDAD ES DESCUBRIR LOS VALORES Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE UNA ORGANIZACIÓN, EL GRADO EN QUE ÉSTOS SON CONOCIDOS Y COMPARTIDOS POR SUS MIEMBROS Y LA CONGRUENCIA QUE GUARDAN CON EL COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL.

CATEGORÍAS DE ANÁLISIS DEL DIAGNÓSTICO CULTURALLOS VALORES Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE UNA ORGANIZACIÓN ESTÁN EN TODAS PARTES, POR LO QUE MIENTRAS MÁS MANIFESTACIONES CULTURALES SE ANALICEN, MÁS RICO Y ACERTADO RESULTARÁ EL DIAGNÓSTICO.LAS MANIFESTACIONES CONCEPTUALES Y SIMBÓLICAS ESTÁN CONSTITUIDAS POR LAS SIGUIENTES CATEGORÍAS Y ELEMENTOS:• ESPIRITUALES: IDEOLOGÍA / FILOSOFÍA, SÍMBOLOS, MITOS E HISTORIA. • CONDUCTUALES: LENGUAJE, COMPORTAMIENTO NO VERBAL, RITUALES Y FORMAS

DE INTERACCIÓN. • ESTRUCTURALES: POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS, NORMAS, SISTEMAS DE STATUS

INTERNOS, ESTRUCTURA DEL PODER. • MATERIALES: TECNOLOGÍA, INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO.

EN DESARROLLO ORGANIZACIONAL LAS INTERVENCIONES SON CONJUNTOS  DE TRABAJOS ESTRUCTURADOS EN LOS QUE LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES ESCOGIDAS :• INDIVIDUOS• GRUPO• INTERGRUPAL • SISTEMA TOTAL PARA ALCANZAR METASEMPRENDEN UNA TAREA O SUCESIÓN DE ELLAS, CUYOS OBJETIVOS SE RELACIONAN DIRECTA O INDIRECTAMENTE CON MEJORAS ORGANIZACIONALES.

LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA QUE LA INTERVENCIÓN SEA CONSIDERADA COMO INTERVENCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL SON:• QUE RESPONDA A UNA NECESIDAD SENTIDA PARA EL CAMBIO POR PARTE DEL CLIENTE.• QUE INVOLUCRE AL CLIENTE EN LA ACTIVIDAD DE PLANEAR E IMPLANTAR EL EVENTO DE

CAMBIO.• QUE SE MODIFIQUE LA CULTURA DEL CLIENTE COMO RESULTADO DE LA INTERVENCIÓN.• QUE SE LOGRE LA INDEPENDENCIA DEL CLIENTE.

¿CUÁLES SON LOS FACTORES A CONSIDERAR AL ELEGIR UNA ESTRATEGIA DE  INTERVENCIÓN DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL?• SE DEBE CONOCER Y CONSIDERAR LAS DEMANDAS DE LA

ORGANIZACIÓN Y ANALIZAR SI ES MOMENTO PROPICIO PARA IMPLEMENTAR UNA INTERVENCIÓN.

• INTERVENIR NO MÁS ALLÁ DE LO REQUERIDO PARA PRODUCIR SOLUCIONES VERDADERAS PARA LOS PROBLEMAS PLANTEADOS

• INTERVENIR A UN NIVEL DE ENERGÍA NO MAYOR QUE LA QUE POSEE EL CLIENTE PARA PODER DESARROLLAR LA ESTRATEGIA DE INTERVENCIÓN.

• COMENZAR DONDE LA GENTA ESTÁ, ESTO ES EN SU NIVEL DE DESARROLLO CULTURAL, SOCIAL E INDIVIDUAL, Y NO DONDE SE PIENSA DEBERÍA ESTAR.

¿CUÁLES SON LOS ENFOQUES DE INTERVENCIÓN EN DESARROLLO

ORGANIZACIONAL?CAMBIO PLANEADO. EL ÉNFASIS RADICA EN QUE EL CONSULTOR O AGENTE DE CAMBIO UTILIZA ESTRATEGIAS DE INTERVENCIÓN BASADAS EN APLICAR CONSCIENTEMENTE UNA TEORÍA DE CAMBIO EN LA VISA DEL SISTEMA CLIENTE• EXPLORACIÓN• ENTRADA• DIAGNOSTICO• PLANEACION• ACCION• EVALUACION• TERMINACION

• INVESTIGACIÓN DE LA ACCIÓN. INVESTIGACIÓN DE LA ACCIÓN. SE ENFOCA A LA COLABORACIÓN CONJUNTA ENTRE CLIENTE Y AGENTE DE CAMBIO, SE HACE ÉNFASIS EN LA RECOPILACIÓN DE DATOS Y EL DIAGNÓSTICO ANTES DE PLANEAR E IMPLEMENTAR.

• CONSULTA INDIVIDUAL ES LA INTERACCIÓN DE AYUDA DE UNO A UNO CON UN SOLO CLIENTE. ES DE GRAN IMPORTANCIA PARA PERSONAS RUTINARIAS, LAS QUE PROYECTAN UN CAMBIO EN SU CARRERA O ESTILO DE ADMINISTRAR, O LAS QUE RARA VEZ RETROSPECTIVAMENTE SU PROPIO ESTILO DE VIDA Y LAS NORMAS RELATIVAS A SU CARRERA.

• FORMACIÓN DE EQUIPOS: EL OBJETIVO DE ESTA INFORMACIÓN ES LA DE MEJORAR Y ACRECENTAR LA EFICIENCIA DE LOS GRUPOS. LA MAYOR PARTE DEL TRABAJO SE REALIZA EN GRUPOS.

BENEFICIOS DEL DESARRROLLO ORGANIZACIONAL

• CAMBIO EN TODA LA ORGANIZACIÓN: INCREMENTO, TANTO EN LA MOTIVACIÓN COMO EN LA CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD

• MAYOR SATISFACCIÓN LABORAL, ACOMPAÑADA DE UN MEJORAMIENTO SOSTENIBLE DEL TRABAJO EN EQUIPO

• MEJOR RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS, MAYOR COMPROMISO CON LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES, MAYOR DISPOSICIÓN AL CAMBIO, REDUCCIÓN DE AUSENTISMO, MENOR ROTACIÓN Y CREACIÓN DE INDIVIDUOS Y GRUPOS DE APRENDIZAJE

MODELOS DEL D.O

• MUCHOS MODELOS DE DO HAN SIDO DISEÑADOS. EL MODELO QUE SE PRESENTA A CONTINUACIÓN, TIENE UN ENFOQUE CÍCLICO. EL MODELO TIENE 7 PASOS BÁSICOS QUE ABARCAN LA IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA, LA ACCIÓN Y LA EVALUACIÓN.

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

o UNA PERSONA CLAVE EN LA ORGANIZACIÓN  OBSERVA QUE LA EMPRESA TIENE UNO O MÁS PROBLEMAS QUE PUEDEN SER SOLUCIONADOS POR UN CAMBIO  ORGANIZACIONAL

o EL PROBLEMA PUDIERA INVOLUCRAR MOVIMIENTO DE EMPLEADOS, DEFICIENTE COMUNICACIÓN, COORDINACIÓN  INEFECTIVA, O CARENCIA DE LÍDERES DE PROYECTO

CONSULTA AL ESPECIALISTA DE D.O.

o ALGUNAS PERSONAS YA FAMILIARIZADAS CON LOS PROCESOS DE CAMBIO ORGANIZACIONAL, COMÚNMENTE, SON UTILIZADOS COMO AGENTES DE CAMBIO

o DURANTE EL CONTACTO INICIAL, EL AGENTE DE CAMBIO (QUE PUEDE SER EXTERNO A LA ORGANIZACIÓN O UN EMPLEADO DE LA EMPRESA) Y EL CLIENTE DEL SISTEMA SE AUXILIAN UNO  AL OTRO

o EL AGENTE DE CAMBIO DEBE LOGRAR ENTENDER CLARAMENTE A LA EMPRESA. ÉSTO DEMANDA LA COLABORACIÓN Y APERTURA DE CADA UNO DE LOS INVOLUCRADOS

INTEGRACIÓN DE DATOS Y DIAGNOSTICO PRELIMINAR.

• ESTA ETAPA USUALMENTE ES RESPONSABILIDAD DEL AGENTE DE CAMBIO O CONSULTOR, QUIEN TIENE CUATRO MÉTODOS BÁSICOS DE RECOLECTAR INFORMACIÓN: ENTREVISTAS, OBSERVACIÓN DE LOS PROCESOS, CUESTIONARIOS Y DATOS DEL DESENVOLVIMIENTO ORGANIZACIONAL

RETROALIMENTACIÓN

o ESTA ACTIVIDAD SE REALIZA EN CONJUNTO O POR UN GRUPO DE TRABAJO SELECCIONADO, DE MANERA QUE LAS PERSONAS CLAVE  INVOLUCRADAS RECIBAN LA INFORMACIÓN

o LA RETROALIMENTACIÓN ESTÁ DISEÑADA PARA AYUDAR A DETERMINAR FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA ORGANIZACIÓN O DE UNIDADES PARTICULARES EN LAS CUALES EL CONSULTOR ESTA TRABAJANDO PARA  PROPORCIONAR AL CLIENTE TODOS LOS DATOS RELEVANTES Y ÚTILES

DIAGNOSTICO CONJUNTO

o EN ESTE PUNTO, UN ADMINISTRADOR O GRUPO DISCUTE LA INFORMACIÓN  RETROALIMENTADA Y DECIDE SI HAY UN PROBLEMA REAL QUE NECESITA RESOLVERSE

o EL CLIENTE DEBE DE ACEPTAR EL DIAGNÓSTICO, ASÍ COMO LAS SOLUCIONES QUE HABRÁN DE SER IMPLANTADAS

ACCIÓN

• EL CONSULTOR Y EL CLIENTE, DE COMÚN ACUERDO EN IR MÁS ALLÁ, CONVIENEN LAS ACCIONES A REALIZAR

• ESTA FASE CORRESPONDE AL COMIENZO DEL PROCESO DE ROMPER EL HIELO

INTEGRACIÓN DE DATOS POSTERIORES A LA ACCIÓN.

• DEBIDO A QUE EL DO ES UN PROCESO CÍCLICO, TAMBIÉN DEBE EFECTUARSE UNA RECOPILACIÓN DE DATOS DESPUÉS  DE QUE LAS ACCIONES HAN SIDO REALIZADAS

INGREDIENTES DE ÉXITO PARA EL CAMBIO EN LAS ORGANIZACIONES  A

TRAVES  DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

OBJETIVOS DEL DO• CREACIÓN DE UN SENTIDO DE IDENTIFICACIÓN DE LAS PERSONAS EN

RELACIÓN CON LA ORGANIZACIÓN• DESARROLLO DEL ESPÍRITU  DE EQUIPO POR MEDIO DE LA INTEGRACIÓN Y

DE LA INTERACCIÓN DE LAS PERSONAS• PERFECCIONAMIENTO DE LA PERCEPCIÓN COMÚN SOBRE EL AMBIENTE

EXTERNO CON LA FINALIDAD DE FACILITAR LA ADAPTACIÓN DE TODA LA ORGANIZACIÓN

TÉNICAS DEL DO• TÉCNICA DE INTERVENCIÓN PARA INDIVIDUOS• TÉCNICA DE INTERVENCIÓN PARA DOS O MÁS PERSONAS• TÉCNICA DE INTERVENCIÓN PARA EQUIPOS O GRUPOS• TÉCNICA DE INTERVENCIÓN PARA RELACIONES INTERGRUPALES• TÉCNICA DE INTERVENCIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN COMO TODO

CAMBIOS ESTRATÉGICOS“CUANDO LA VELOCIDAD DEL CAMBIO EN EL ENTORNO EXCEDE LA VELOCIDAD DEL CAMBIO AL INTERIOR DE SU EMPRESA, EL DESASTRE ES INMINENTE…”