unidad 13 - toma de decisiones

C.F.G.S. SISTEMAS DE REGULACIÓN Y CONTROL RET

INTRODUCCIÓN

Con anterioridad en otros temas, habíamos visto las diferentes etapas de la Dirección de Empresa, en todas ellas hay un elemento en común, necesario y fundamental para el éxito en la dirección empresarial, es la toma de decisiones.

Todos los días y en todos los ámbitos de nuestra vida nos enfrentamos a situaciones

problemáticas que hemos de resolver. Para resolverlas debemos tomar decisiones y en

muchas ocasiones no es una labor fácil el escoger la decisión adecuada a cada

situación, así pues podemos concluir lo siguiente :

Decidir es la actividad básica del directivo• Fijar la estrategia y los objetivos requiere decidir• Planificar requiere decidir• Organizar requiere decidir• Dirigir personas implica tomar decisiones• Controlar exige tomar decisiones correctoras(feedback)

© Juan Carlos Ordás Rey. Toma de decisiones 1/11

Decidir

Control

Ejecución

Organización

Planificación

Estrategia

Etápas de la Dirección de Empresa


Las decisiones son el motor de la actividad por el que se pasa de unos estados a otros:

• Analizar el problema• Seleccionar los objetivos y expresarlos como criterios• Idear soluciones o alternativas• Analizar alternativas en relación con los criterios• Seleccionar, decidir

La información es la materia prima para las decisiones


PROBLEMAS Y DECISIONES

ÁMBITO PERSONALÁMBITO LABORAL

SURGENPROBLEMAS


1. ¿Qué es un problema?

Podríamos definirlo como aquellas situaciones que impiden el desarrollo que teníamos previsto o planificado.

1.1 Tipos de problemas © Juan Carlos Ordás Rey. Toma de decisiones 3/11

ÁMBITO PERSONALÁMBITO LABORAL

SURGENPROBLEMAS

TIPOSCRITERIOS

DE

IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS Y PREVISIÓN DE LAS CONSECUENCIAS

FASES

FACTORES

Que pasa por

En el que es necesario usar

Número de personas implicadasNivel jerárquico implicado

Análisis de la informaciónIdentificación de las posibles opcionesAplicación de los criterios de decisión Puesta en práctica

Ambientales o contextualesPersonalidad del que toma la decisión Complejidad del AsuntoCreatividad

Que se adoptan siguiendo un

Influido por

Recoger InformaciónDefinir el problemaDiagnosticar la solución

Frecuencia y previsiónRelación entre alternativas y consecuenciasNúmero de personas implicadasNúmero de objetivos

PROBLEMAS

PROCESO RESOLUCIÓN PROBLEMAS

FASES

MÉTODOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

PLAN DE RESOLUCIÓN

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN


Los problemas los clasificaremos según los siguientes criterios :

2. Proceso de resolución de problemas

La resolución de un problema necesita de un método y debe seguir un proceso con las siguientes fases:


Frecuencia y previsión

Conocimiento de la relación entre alternativas y consecuencias

Certidumbre

Riesgo

Incertidumbre

Frecuentes-Previsibles

Infrecuentes-No Previsibles

Número de personas implicadas

Individual

Grupal


Un objetivo

Varios objetivos

Identificación y definición del

problema

Análisis de las causas y previsión de las

consecuencias

Definición y ejecución de un plan de

resolución


2.1 Identificación y definición del problema

Consta de 3 fases :

2.2 Análisis de las causas y previsión de las consecuencias

Existen muchos sistemas para determinar las causas de un problema, en este caso veremos el diagrama causa-efecto, desarrollado en Japón en los años 70.

El proceso es el siguiente : dividimos la organización en 5 áreas, analizamos los elementos de cada área, incluyendo en el análisis las posibles causas secundarias que pueden originar el problema. Y nos centramos en los elementos que podemos mejorar, resolviendo los interrogantes que sé nos planteen : qué, cómo, quién, donde, cuándo.


Recoger toda la información posible

sobre el tema

Definir el problema a través del análisis

Diagnóstico de la situación

¿Qué pasa?¿Dónde ocurre?¿A quién le afecta?¿Cómo le afecta?

Ordenar la informaciónInterpretarla y compararla con otrasDescribir el problema

¿Cuál es la amplitud del problema?¿Cuál fue su inicio?¿Cúal puede ser su final?¿A quién le afecta y cómo?

Aplicación de la tecnologíaAdecuación

ObsolescenciaCoste

Rentabilidad

Método de trabajoAdecuación

RacionalizaciónCoordinación

Aplicación de los recursos humanosAdecuaciónFormaciónMotivaciónRetribución

Aplicación de materialesAprovisionamientoAlmacenamiento

GestiónCalidad


Una vez definidas las causas, debemos prever las consecuencias del problema. Para ello usaremos el método de análisis DAFO, consiste en detectar los puntos más dañinos del problema, dividimos la organización en 4 categorías y el análisis posterior de las consecuencias nos indicarán si éstas pueden ser positivas o negativas. De un problema a veces se sacan consecuencias positivas, ya que al resolverlo se fortalece y mejora la organización.


Efecto :Problema identificado y diagnosticado

DebilidadesCuales son nuestros puntos más

vulnerables

FortalezasTodas las herramientas positivas que

tenemos para hacer frente a las consecuencias y minimizar su efecto


2.3 El Plan de Resolución

Una vez que tenemos el problema identificado tendremos que realizar un plan para resolverlo. Para ello desarrollaremos un plan de resolución.

RESOLUCIÓN DEL PROBLEMAETAPAS TAREAS

Fijar Objetivos y prioridades Determinar la secuencia de tareasFijar las prioridades, ¿Qué es lo primero que debemos hacer?,


OportunidadesLa resolución del problema mejorará

algún punto de la organización.

CONSECUENCIAS NEGATIVAS CONSECUENCIAS POSITIVAS


¿Y después?

Buscar y elegir alternativas

Un problema no tiene una única solución. En la mayoría de los casos tiene múltiples soluciones.Factores a tener en cuenta :El tiempo para desarrollarla y el tiempo disponibleEl coste que representará esta opciónEl grado de sencillezLas mejoras que puede suponer su aplicación

Puesta en Práctica Una vez elegida la solución/es es el momento de llevarla a la práctica

Evaluación Se trata de evaluar la ejecución de la alternativa elegida..

3. Métodos para la toma de decisiones

TIPOS DE DECISIONESCriterios de clasificación Tipos Características


Individual La toma una sola persona que asume toda la responsabilidad


TIPOS DE DECISIONES

Número de personasimplicadas

Nivel Jerárquico

Individuales

Grupales

VotaciónConsenso

Técnicas

Estratégicas

Operativas


Grupal

VotaciónSe toma por mayoría después de una votación. Antes, cada miembro del grupo expone su opinión

Consenso

Se toma de forma colegiada después de un proceso de negociación entre los miembros del grupo

Nivel jerárquico implicado

EstratégicasAfecta a los objetivos generales de la empresa y la toman los directivos, sobre los que recae la responsabilidad

Técnicas

Afecta a los objetivos propios del departamento, la toman los mandos intermedios en el desarrollo de su responsabilidad.En algunos casos, estas decisiones se toman entre un grupo de mandos intermedios por delegación de los directivos

Operativas

Las toman los empleados en el desarrollo de su puesto de trabajo.En muchos casos toman decisiones por delegación de los mandos intermedios

3.1 Proceso de toma de decisiones

1. Análisis de la información. Obtener toda la información posible, dicha información debe ser de fiabilidad, calidad y actualidad.

2. Identificación de las posibles opciones. Cada opción plantea una serie de ventajas e inconvenientes que es necesario valorar.

3. Aplicación de los criterios de decisión. Son los puntos clave en los que nos podemos apoyar para valorar las posibles consecuencias.

Criterio DescripciónMargen de error Probabilidad estadística de que la decisión tomada no sea la correcta

Temporización Tiempo necesario para poner en práctica la decisión

Coherencia La decisión de ser coherente con el contexto en que se toma

Aplicabilidad La alternativa elegida debe ser aplicable con los recursos humanos

Adecuación Que los recursos aplicados sean proporcionales a los fines perseguidos

3.2 Toma de decisiones en grupo



Etapas del proceso de toma de decisiones

Funciones de los equipos de trabajo

Análisis de la información

Buscar y presentar información en la forma adecuada

Identificación de las posibles opciones

Exponer nuevas ideas, enfoques o procedimientosCrear y experimentar nuevas ideas

Aplicación de criterios de decisión

Analizar, valorar y planificar sistemas de trabajo

Puesta en práctica Poner en práctica sistemas de ejecución

La toma de decisiones se toma mejor desde un equipo de trabajo que desde la individualidad, pero a veces las circunstancias aconsejan tomarlas de forma individual, como por ejemplo en casos de urgencia o cuando la responsabilidad recae sobre una sola persona.

De entre los inconvenientes que conlleva la toma de decisiones destacaremos :

La responsabilidad se diluye y las decisiones se pueden tomar con un margen de error excesivo.

El juicio crítico de los miembros de un grupo disminuye en situaciones en las que el liderazgo es potente

Estos inconvenientes se pueden resolver con eficiencia al aplicar alguna de las técnicas de dinámicas de grupos.

3.3 Factores que influyen en la toma de decisiones



Factores Tipos de factores Influencia

Ambientales o Contextuales

Recursos disponiblesPara adoptar cualquier decisión, es necesario tener en cuenta los recursos de los que disponemos

Propensión al riesgoNo todo el mundo está dispuesto a asumir los mismos

UrgenciaPodemos definir los valores como el estado ideal al que se tiende.

Personalidad de quien decide

Creencias, valores y actitudes

Podemos definir los valores como el estado ideal al que se tiende.

Conocimientos, habilidades y destrezas

Cuanto mayor son las capacidad intelectual y las destreces

Experiencia vitalLa experiencia vital influye en la toma de decisiones

Complejidad del asunto

AltaCuanto más alta sea la complejidad del tema sobre el que hay que decidir

BajaCuanto más baja sea la complejidad del tema, menos laborioso

3.4 Mejora de las decisiones


La creatividad es la facultad de encontrar opciones novedosas o de manejar la influencias de los factores de forma adecuada y diferente en el proceso de toma de decisiones

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Recoger y analizar toda la información

PUESTA EN PRÁCTICADesarrollo de las tareas

programadas

APLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE DECISIÓN

Margen de errorTemporización

CoherenciaAdecuación

Aplicabilidad

IDENTIFICACIÓN DE LAS POSIBLES OPCIONES

Valorar las distintas opciones

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