unidad 1 introduccion a la direccion de proyectos
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Unidad 1: Introduccin a la Direccin de Proyectos
Administracin de Proyectos
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Proyectos
Profesores: Lic. Marisa GougetLic. Pablo Werner
Profesores adjuntos, jefes de TP y ayudantes:Lic. Claudia IaconisLic. Adriana MorandoLic. Cecilia CollazoLic. Horacio MedinaLic. Andrs Mumenthaler Ing. Ariel Astorino
Basado en PMBoK cuarta edicin- 2011 Versin 1.0 -
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La Administracin de Proyectos
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Proyectos
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Qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado nico.
Esfuerzo Temporal: todo proyecto tiene un comienzo y un fin determinado, un tiempo delimitado y una duracin cuantificable.
Producto, Servicio o Resultado nico: todo proyecto crea un Producto, Servicio o Resultado nico: todo proyecto crea un producto, servicio o resultado nico. Aunque puede haberelementos repetitivos en algunos entregables del proyecto, esta repeticin no altera la unicidad fundamental del trabajo del proyecto.
Elaboracin Progresiva: es una caracterstica de los proyectos que acompaa los conceptos de temporario y nico. Es el desarrollo en pasos, incrementando el detalle a medida que se avanza.
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Debilidades de los proyectos
Aspectos vinculados a los usuarios: Bajo nivel de involucramiento de las reas usuarias Falta de comunicacin o ineficiente Conflictos entre los involucrados Poco apoyo de la alta gerencia
Aspectos relacionados con la Gestin del Proyecto: Aspectos relacionados con la Gestin del Proyecto: Planificacin insuficiente y/o poco realista Fallas en la definicin de objetivos y alcance Falta de seguimiento y control Estimacin desacertada de tiempos y costos
Aspectos vinculados al desarrollo de un proyecto: Requerimientos poco claros o insuficientes Falta de Aseguramiento de la Calidad Problemas en la integracin
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Qu es la Direccin de Proyectos?
Es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a actividades de un proyecto para cumplir con los requerimientos de ste.
La administracin de proyectos se logra por medio de la aplicacin e integracin de los procesos de gestin de proyectos de iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento proyectos de iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control y cierre.
Contar con una metodologa para administrar los proyectos surge de la necesidad de: Identificar sus requerimientos Establecer objetivos claros y alcanzables Balancear las demandas competitivas de alcance, calidad,
tiempo, costo, recursos y riesgos Adaptar las especificaciones, planes y enfoque a los distintos
intereses y expectativas de los implicados en el proyecto
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Programas y Direccin de Programas Programa: grupo de proyectos relacionados cuya
direccin se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control.
Direccin de Programas: es la direccin Direccin de Programas: es la direccin centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratgicos del programa.
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Portafolios y Gestin del Portafolio
Portafolio: conjunto de Proyectos, Programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestin efectiva, para cumplir con objetivos estratgicos del negocio.
Gestin del Portafolio: se basa en metas especficas como maximizar el valor del portafolio, seleccionando los proyectos y programas que cumplan con los objetivos estratgicos del negocio y dejando de lado los que no.
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Los proyectos y la planificacin estratgica
PROGRAMA Zeta
Planeamiento Estratgico del Negocio
PROYECTO A
PROYECTO C Actividad 1
PROYECTO de inversin
PROYECTO D
Sub proyecto 1Sub proyecto 1
Sub proyecto 2Sub proyecto 2
Sub proyecto 3
Actividad 1Actividad 1Actividad 1Actividad 1Actividades
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Oficina de Direccin de Proyectos
Unidad de la organizacin para centralizar y coordinar la direccin de los Proyectos y/o Programas a su cargo
Pone nfasis en la planificacin coordinada, la priorizacin y la ejecucin de proyectospriorizacin y la ejecucin de proyectos
Respalda la Direccin de Proyectos, con formacin, software, polticas y procedimientos
Puede dirigir y ser responsable por lograr los objetivos de los proyectos
Puede tomar decisiones claves al inicio del proyecto, hacer recomendaciones, participar en la seleccin y ubicacin del personal del proyecto
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Los proyectos versus el trabajo operativo
El trabajo que realizan las organizaciones puede categorizarse como proyectos o como operaciones, aunque a veces se superpongan.
Los proyectos y las operaciones comparten las Los proyectos y las operaciones comparten las siguientes caractersticas: Son desarrollados por personas
Estn restringidos por recursos limitados
Son planificados, ejecutados y controlados
Y difieren en que: Las operaciones son continuas y repetitivas Los proyectos son temporarios y nicos
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El director del proyecto (Project Manager)
Es la persona designada por la organizacin para lograr los objetivos del proyecto
Caractersticas deseables:
Conocimientos de direccin de Conocimientos de direccin de proyectos
Rendimiento o capacidad de hacer y lograr objetivos
Comportamiento: actitud, personalidad y liderazgo
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Los proyectos dentro de las organizaciones
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las organizaciones
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Los proyectos y su contexto
Dado que los proyectos se desarrollan en el mbito de una organizacin, es importante tener en cuenta:
Los Factores Ambientales internos y externos Los Factores Ambientales internos y externos
Los actores o Involucrados Principales o Stakeholders
El Tipo de Organizacin en la que ste se lleva a cabo
De esta forma, la vinculacin del contexto con el proyecto puede ser clave para su xito.
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Factores ambientales
Se refieren a elementos tangibles e intangibles, que rodean el xito de un proyecto o influyen en l
Pueden ser internos o externos
Provienen de cualquiera de las organizaciones que intervienen en el proyectointervienen en el proyecto
Pueden facilitar o restringir las opciones del proyecto
Pueden tener influencia negativa o positiva en los resultados del proyecto
Se deben considerar como entrada para la planificacin del proyecto
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Factores Ambientales - Ejemplos
Cultura de la organizacin, estructura y procesos
Estndares de la industria, legislaciones, regulaciones, gobiernos
Infraestructura
Recursos humanos Recursos humanos
Sistemas de autorizacin
Condiciones del mercado
Tolerancia al riesgo de los interesados
Clima poltico
Canales de comunicacin
Sistemas de informacin de direccin de proyectos
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Los involucrados principalesPatrocinador o Sponsor: Miembro de la alta gerencia a cargo del proyecto en la empresa que:
Asegura la toma de decisiones a tiempo
Asigna y da autoridad al Gerente de Proyecto
Supera conflictos y barreras organizacionales
Provee direccin estratgica al
Director del Proyecto o Project Manager (PM): Es el encargado del proyecto que:
Lidera al equipo de proyecto para alcanzar los objetivos
Asegura la comunicacin efectiva
Asegura que los problemas sean identificados y resueltos a tiempo y adecuadamente.
Provee direccin estratgica al Gerente del Proyecto
tiempo y adecuadamente.
Es tambin un miembro del equipo Miembros del equipo de
proyecto:Elaboran el Plan del Proyecto
Ejecutan y controlan siguiendo el Plan
Colaboran en la integracin para lograr los objetivos del proyecto
Responsables de determinar que es apropiado para el proyecto
Cliente: Es el contratante, propietario que:
Autoriza el proyecto
Define el alcance
Establece lineamientos y criterios de aceptacin
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Los involucrados principalesOficina de Direccin de proyectos (PMO):Centraliza y coordina la gestin de proyectos de la organizacin,
Definen la metodologa de administracin de proyectos, mejores prcticas y estndares a utilizar por los distintos equipos de proyecto,
Coordina los estndares de Coordina los estndares de calidad
Dan soporte en la gestin de proyectos al PM y su equipo
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Tipos de organizaciones Estructura funcional Estructura funcional: Organizadas de acuerdo a las
funciones o especialidades de los diferentes departamentos: Direccin, Ventas, Ingeniera, Sistemas, etc
La cadena de mando es jerrquica
Los empleados se especializan en un rea determinada
Los proyectos generalmente se realizan con un enfoque dividido
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Tipos de organizaciones Estructura funcional
Organizadas de acuerdo a las funciones o
Coordinacin del proyecto
funciones o especialidades de los diferentes departamentos
La cadena de mando es jerrquica
Personal asignado a actividades del proyecto
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Tipos de organizaciones Estructura funcionalVentajas La estructura organizacional es
slida y los canales de comunicacin verticales estn bien establecidos
Permite la especializacin
Los empleados tienen un nico
Desventajas El Gerente de Proyecto tiene
poca o ninguna autoridad
Varios proyectos compiten por recursos limitados y por prioridad
Los miembros del equipo de Los empleados tienen un nico supervisor en un esquema claro de cadena de mando
Se aprovecha mejor la curva de aprendizaje tcnico
Provee continuidad en las disciplinas funcionales (polticas, procedimientos, etc)
Los miembros del equipo de proyecto son leales a su gerente funcional
Los miembros del equipo tienen mucha carga laboral: trabajan para un departamento funcional y al mismo tiempo en un proyecto
Hay conflictos entre los Gerentes de Proyectos y los Gerentes Funcionales
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Tipos de organizaciones Estructura proyectizada
Organizadas en base a proyectos
Los recursos estn dedicados al proyecto al que estn asignados
Coordinacin del proyecto
Las funciones de soporte como RRHH o Contabilidad pueden reportar directamente al Gerente de Proyecto
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Tipos de organizaciones Estructura proyectizadaVentajas Los Gerentes de Proyecto
tienen la mxima autoridad sobre el proyecto
La lealtad de los empleados es hacia el proyecto; el
Desventajas La utilizacin de recursos es
ineficiente: algunos recursos se encuentran sin tareas cuando el proyecto termina y los recursos especializados es hacia el proyecto; el
compromiso es mayor
El equipo est asignado 100% al proyecto
y los recursos especializados pueden tener mucho tiempo ocioso
Los equipos se disuelven al final del proyecto, por lo que no se crea el sentido de pertenencia
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Tipos de organizaciones Estructura matricial Es la combinacin de ambas
estructuras: se cumplen los objetivos de los proyectos y se utilizan buenas tcnicas de gestin de proyectos mientras se mantiene una estructura jerrquica
Coordinacin del Proyecto en estructura Matricial FUERTE
Coordinacin del proyecto en estructura Matricial DBIL
Coordinacin del Proyecto en estructura Matricial BALANCEADA
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Tipos de organizaciones Estructura matricialVentajas Hay mayor control sobre los
recursos y se los administra con mayor eficiencia
Hay mejor coordinacin del proyecto con respecto a las
Desventajas Requiere administracin
adicional
Es ms complejo comunicar y controlar
Cada recurso reporta a dos proyecto con respecto a las estructuras funcionales
Hay mejor comunicacin horizontal y vertical
Al terminar el proyecto, los recursos mantienen su puesto funcional
Hay mayor sentido de pertenencia
Cada recurso reporta a dos jefes: el gerente funcional y el PM
Hay mayor probabilidad de conflictos, ya que las prioridades del gerente funcional pueden diferir de las del PM
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La influencia de la organizacin: supuestos y restricciones La organizacin puede imponer condiciones sobre los
proyectos que afectan la libertad de actuacin del equipo de proyecto
Por este motivo, a la hora de planificar, el equipo debe tener en cuenta:en cuenta:
Los supuestos: son factores que se consideran verdaderos, reales o ciertos sin tener prueba o demostracin a efectos de la planificacin. El equipo de proyecto debe identificar, documentar y validar los supuestos con cierta frecuencia, como parte de su proceso de planificacin y el proceso de seguimiento y control. Los supuestos generalmente implican un grado de riesgo
Las restricciones: es una limitacin, interna o externa al proyecto, que va a afectar la performance del proyecto o de un proceso. Limitan las opciones del equipo de proyecto
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La influencia de la organizacin: supuestos y restricciones - Ejemplos Supuesto: a efectos de la planificacin, el equipo
de proyecto asume que para el momento del inicio del proyecto el cliente tendr listas las instalaciones donde se desarrollar el mismo. Riesgo asociado: el inicio del proyecto se puede ver afectado si las inicio del proyecto se puede ver afectado si las instalaciones no estn listas en ese momento
Supuesto: se asume que el proveedor contar con personal especializado en la nueva herramienta que gue su instalacin. Riesgo asociado: si la gente del proveedor no tiene conocimiento suficiente de la herramienta, su instalacin puede fracasar
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La influencia de la organizacin: supuestos y restricciones - Ejemplos
Restriccin: la conversin del ao a cuatro dgitos en las fechas del sistema debe estar lista antes del 01/01/2000
Restriccin: solamente se cuenta con $100.000 para comprar el nuevo sistema de administracin de proyectos
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La influencia de la organizacin: Variables claves del Proyecto Un proyecto se considera exitoso si logra cumplir sus objetivos,
con la calidad necesaria percibida por el cliente, en el plazo estipulado, dentro de los costos previstos , con el alcance requerido, utilizando los recursos eficientemente y gestionando los riesgos
Esta condicin para el xito define los siguientes aspectos como variables claves del proyecto:variables claves del proyecto: El Alcance del Proyecto La Calidad necesaria y suficiente El Tiempo asignado El Costo o presupuesto establecido Los Recursos (humanos, materiales) Los Riesgos del Proyecto
Por estar muy interrelacionadas, estas variables se representan como un tringulo, ya que cuando una de las variables se modifica, afecta necesariamente al menos a una de las otras
Es responsabilidad del Gerente de Proyecto mantener su equilibrio y balancearlas.
CostoRecursos Riesgos
Calidad
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La influencia de la organizacin: Variables claves del Proyecto
La alta gerencia, directa o indirectamente, define la prioridad de cada uno de los componentes de las variables claves
Esta priorizacin es utilizada a lo largo del proyecto por el Gerente de Proyecto para planificarlo adecuadamente, Gerente de Proyecto para planificarlo adecuadamente, evaluar el impacto de los cambios y completarlo exitosamente
Los involucrados en el proyecto siempre intentarn cambiar o agregar algo al proyecto. Es la responsabilidad del Gerente de Proyecto analizar estas solicitudes de cambio e identificar los impactos a los componentes de las variables claves, a travs del Control Integrado de Cambios
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La influencia de la organizacin: factores crticos del xito Ciertos aspectos pueden ser fundamentales para el
xito del proyecto: condiciones o hechos que si se dan, auguran un buen final, y si no se dan o surgen inconvenientes, pueden declararlo un fracaso
Los factores crticos del xito estn fuertemente ligados a la misin y objetivos estratgicos del proyecto
Identificar los factores crticos del xito ayuda al equipo a saber qu es lo ms importante
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Ciclo de vida de los proyectos
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proyectos
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Ciclo de vida de los proyectos
Los proyectos pueden dividirse en fases para permitir un mejor control en su administracin y sus vnculos con las operaciones continuas de la organizacin
Estas fases, en forma colectiva, se conocen como Estas fases, en forma colectiva, se conocen como ciclo de vida del proyecto
Estudio de Factibilidad
Desarrollo del productoPruebas y
revisin de calidadSalida al mercado
Ciclo de vida del Proyecto
Fases del proyecto
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Ciclo de vida de los proyectos
Las fases son generalmente secuenciales y definidas por alguna forma de transferencia de informacin tcnica o entrega de un componente tcnico, denominado entregable
Los productos entregables de una fase son verificados para asegurar su completitud y exactitud y deben ser aprobados Los productos entregables de una fase son verificados para asegurar su completitud y exactitud y deben ser aprobados antes de iniciar la siguiente fase
El fin de cada fase marca la oportunidad para revisar el avance y la continuacin del proyecto, determinando si el proyecto debe comenzar con la fase siguiente y de ser as corrigiendo errores en forma temprana
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Ciclo de vida de los proyectos
Caractersticas comunes de los ciclos de vida:
Los niveles de costos y dotacin son bajos al inicio, mximos en las fases intermedias y decrecen rpidamente a medida que el proyecto alcanza su fin
El riesgo y la incertidumbre es alta al principio y la probabilidad El riesgo y la incertidumbre es alta al principio y la probabilidad de terminar con xito se torna progresivamente mayor al avanzar
El poder de los interesados en el proyecto es alto al comienzo y decrece hacia el final, ya que los costos de correcciones o cambios, aumentan con el avance del proyecto
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Los procesos del ciclo de vida del proyecto Los procesos de administracin de proyectos describen qu
hacer para administrar un proyecto
Siguen el modelo de Deming, basado en las actividades PLAN, DO, CHECK, ACT: DoPlan
El propsito es iniciar, planificar, ejecutar, seguir y controlar, y cerrar un proyecto
CheckAct
Procesos de Seguimiento y Control
Procesos de Iniciacin
Procesos de Cierre
Procesos de Ejecucin
Procesos de Planificacin
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El ciclo de vida del proyecto y el desarrollo de su producto o resultado En los proyectos, encontraremos:
Procesos orientados al producto, que especifican y crean el producto del proyecto y son definidos por el ciclo de vida del proyecto y varan por rea de aplicacin
Procesos orientados al proyecto: que especifican las tareas de iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control y cierre iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control y cierre del proyecto
El proyecto se dividir en fases directamente relacionadas con los procesos orientados al producto
CierreSeguimiento y Control
Ejecucin
Estudio de Factibilidad
Desarrollo del productoPruebas y
revisin de calidadSalida al mercado
Ciclo de vida y fases del proyecto
PlanificacinIniciacinProcesos de Administracin de Proyectos
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El ciclo de vida del proyecto y el desarrollo de su producto o resultado En proyectos ms complejos cada fase puede tener la
extensin de un subproyecto. En estos casos el cierre de una fase genera la iniciacin del prximo subproyecto
Por ejemplo, la construccin de un edificio podra implicar las siguientes fases:
Adquisicindel terreno
Diseo deplanos
Disposicin Elctrica y servicios
Cimentacin y mampostera
Seguimiento y Control
Iniciacin Cierre
Ejecucin
Planificacin
Seguimiento y Control
Iniciacin Cierre
Ejecucin
Planificacin
Seguimiento y Control
Iniciacin Cierre
Ejecucin
Planificacin
Seguimiento y Control
Iniciacin Cierre
Ejecucin
Planificacin
Ciclo de vida