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PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

UNIDAD 1: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

GUÍA 1: MICROSOFT WORD

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES CON

MICROSOFT WORD® VERSIONES 2003 / 2007 / 2010

/ 2013

POR: JUAN CARLOS VERGARA SCHMALBACH

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

CARTAGENA – Ver. 4 - AÑO 2013

GESTIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

Pág. 2 Material Original

Juan Carlos Vergara Schmalbach – Cartagena (Colombia)

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3

1. MANEJO DE ESTILOS ............................................................................................. 4

1.1 MAPA DEL DOCUMENTO O PANEL DE NAVEGACIÓN ..................................... 9

2. ILUSTRACIONES Y TABLAS ................................................................................... 13

3. TABLAS DE CONTENIDO, LISTADOS DE ILUSTRACIONES Y TABLAS ............... 16

4. REFERENCIA CRUZADA ......................................................................................... 21

5. NOTAS Y REFERENCIAS DE PIES DE PÁGINA..................................................... 23

6 MANEJO DE FUENTES BIBLIOGRÁFICAS .............................................................. 25

6.1 CITA DE REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................... 27

7. BIBLIOGRAFÍA DEL DOCUMENTO ......................................................................... 28

8. INSERCIÓN DE ÍNDICES ......................................................................................... 29

9. INSERTAR NÚMERO DE PÁGINA ........................................................................... 31




INTRODUCCIÓN

Este documento se entrega como una guía para llevar a cabo documentos (libros,

artículos o informes) empleando las herramientas de Microsoft Word® y la aplicación

Mendeley®. Los temas tratados en esta guía son:

- Manejo de estilos

- Ilustraciones, tablas y ecuaciones

- Tablas de contenidos e índices de ilustraciones

- Referencia cruzada

- Notas y referencias de pies de página

- Manejo de fuentes bibliográficas

- Bibliografía del documento

- Inserción de índices

- Manejo de secciones y numeración de páginas

Este documento no reemplazará por ningún motivo a las normas ICONTEC para la

entrega de un documento definitivo, pero será de gran ayuda para facilitar las tareas

tediosas de numeración, navegación, citación y manejo general de un trabajo escrito.




1. MANEJO DE ESTILOS

Los estilos corresponden a la predeterminación del formato de los elementos que hacen

parte de un documento (texto normal, títulos, epígrafes o descripción, cita, entre otros).

Tal vez, el más importante de los estilos es aquel que representa el texto del cuerpo o

desarrollo del documento, denominado como “NORMAL”. En él se incluirán los ajustes

de fuente y formato que afectarán la mayor parte del documento.

Por otro lado, los títulos y subtítulos deberán ser enmarcados en un estilo tipo “TÍTULO”.

Esto facilita el manejo de documentos extensos a partir de la visualización en modo de

“MAPA DE DOCUMENTO” o “PANEL DE NAVEGACIÓN”.

Ilustración 1. Área de estilos en la barra de herramientas en Microsoft Word 2003

Ilustración 2. Área de estilos en la barra de herramientas en Microsoft Word 2007 y 2010




Ilustración 3. Área de estilos en la barra de herramientas en Microsoft Word 2013

Los títulos principales, se identifican en el documento cómo “TITULO 1”. Los subtítulos

ligados a los títulos principales (subtítulos) se demarcan como “TÍTULO 2” o “TÍTULO 3”,

dependiendo del número de cifras en su consecutivo, por ejemplo:

4. MARCO TEÓRICO TÍTULO 1 (Una cifra)

4.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA TÍTULO 2 (Dos cifras)

4.1.1. Trabajos de Grado TITULO 3 (Tres cifras)

Recuerde trabajar los subtítulos hasta cuatro cifras, de ahí en adelante se recomienda

emplear viñetas.

Antes de empezar a escribir el contenido de un documento, se deberán modificar los

estilos: “NORMAL” y “TITULO #” de acuerdo al formato o norma que se desee manejar

(ver Tabla 1 y




Tabla 2). Luego podrá seleccionar cada título dispuesto en el documento, e identificarlo

como un elemento pulsando sobre el estilo correspondiente (puede suceder que la

numeración del título se elimine al momento de aplicar el estilo, para lo cual se

recomienda volverla a colocar o activar la opción “NUMERACIÓN” que se encuentra en

la ventana “MODIFICAR EL ESTILO” en el botón “FORMATO”).




Tabla 1. Modificación de estilos en Microsoft Word 2003 ¿

Có

mo

se

ha

ce

en

WO

RD

20

03

?

Se pulsa con el botón “ESTILOS Y FORMATOS” de la barra herramientas, generando un segmento ubicado a la derecha donde aparecerán todos los estilos disponibles. Pulsamos con el botón derecho del mouse sobre el estilo que se desea modificar, seleccionando “MODIFICAR…”

Aparecerá una ventana de modificación de fuentes y formato de estilos




Tabla 2. Modificación de estilos en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 ¿

Có

mo

se

ha

ce

en

WO

RD

20

07

, 2

01

0 y

20

13

?

Se pulsa con el botón derecho del mouse sobre el estilo que se desea

modificar, apareciendo un pequeño menú flotante.

Se selecciona la opción “MODIFICAR…”, donde se mostrará la ventana

de modificación de fuentes y formato de estilos.




1.1 MAPA DEL DOCUMENTO O PANEL DE NAVEGACIÓN

El mapa de documento (2003) o panel de navegación (2010 y 2013), permite desplazarse

por el documento mediante una vista estructurada del mismo. En está, aparecerán los

títulos y subtítulos en los cuales se hayan aplicado un estilo predefinido.

Ilustración 4. Activación del Mapa del Documento en Microsoft Word 2003

Ilustración 5. Activación del Mapa del Documento en Microsoft Word 2010 y 2013




Podrá navegar en el documento pulsando sobre el título o subtítulo que desee ver en la

vista del “MAPA DEL DOCUMENTO”. Además, esta herramienta facilita la edición del

trabajo al presentar de forma real, la estructura o tabla de contenido del documento (ver

Ilustración 6 y 7).

Ilustración 6. Vista Mapa del Documento en Microsoft Word 2007




Ilustración 7. Vista Mapa del Documento en Microsoft Word 2013

Cabe resaltar, que en algunos casos podrán existir espacios o texto dentro del “MAPA

DEL DOCUMENTO”. Esto se debe a que fueron marcados de forma accidental con un

estilo tipo “TÍTULO”. Para corregir esto, solo se debe pulsar sobre el error directamente

en la vista “MAPA DEL DOCUMENTO”, para luego aplicar el estilo “NORMAL” o

“BORRAR FORMATO”.




Ilustración 8. Ejemplo de un error en la Vista Mapa del Documento




2. ILUSTRACIONES Y TABLAS

Microsoft® Word posee aplicativos que permiten mantener un control sobre las

ilustraciones, tablas y demás elementos que se agreguen al documento. Esto evita la

tarea de recordar los consecutivos, sobretodo, en los casos que se emplean numerosas

ilustraciones y tablas.

El procedimiento para ingresar los encabezados en ilustraciones o tablas (y cualquier

otro elemento, como gráficos, fotos, cuadros, entre otros) es sencillo: simplemente

inserte la tabla o gráfico, y luego elija la opción “INSERTAR TÍTULO”. Microsoft® Word

automáticamente asignará un consecutivo para el elemento según su tipo.




Tabla 3. Opción insertar título en Microsoft Word 2003

¿C

óm

o s

e h

ac

e e

n W

OR

D 2

003

?

Se activa la opción “TÍTULO” que se encuentra en el menú “INSERTAR”, submenú “REFERENCIA”.

Entre los rótulos seleccionables se encuentran las tablas, ilustraciones y ecuaciones




Tabla 4. Opción insertar título en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013

¿C

óm

o s

e h

ace e

n W

OR

D 2

00

7,

201

0 y

2013?

Ubíquese al inicio o fin del objeto, seleccionamos la ficha “REFERENCIAS”, pulsando sobre el botón “INSERTAR TÍTULO”, el cual hará aparecer la ventana llamada “TÍTULO”.

En la lista “RÓTULO” podrá seleccionar entre ilustración, tabla o ecuación (se puede crear uno nuevo pulsando sobre el botón “NUEVO RÓTULO…”). Para cambiar el formato, ejecute los pasos del punto anterior sobre el estilo llamado “EPÍGRAFE” (para office 2003 y 2007) o “DESCRIPCIÓN” (en office 2013).

Los epígrafes no aparecerán en la vista “MAPA DEL DOCUMENTO” o “PANEL DE

NAVEGACIÓN”. En el caso de agregar un nuevo elemento, anterior a otro, el

consecutivo de éste último se podrá actualizar automáticamente.




3. TABLAS DE CONTENIDO, LISTADOS DE ILUSTRACIONES Y TABLAS

Dentro de las opciones avanzadas de Microsoft® Word, se cuenta con la posibilidad de

insertar una “TABLA DE CONTENIDO” o “LISTADOS DE ILUSTRACIONES Y TABLAS”

de forma automática, evitando tener que contar páginas para luego referenciarlas en los

títulos y subtítulos.

Tabla 5. Insertar una tabla de contenido en Microsoft Word 2003

¿C

óm

o s

e h

ac

e e

n W

OR

D 2

003

?

Se pulsa sobre la opción “ÍNDICE Y TABLAS” que se encuentra en el menú “INSERTAR” y submenú “REFERENCIAS”

Luego se pulsa sobre la ficha “TABLA DE CONTENIDO” y luego en el botón “ACEPTAR” (después de haber realizado las modificaciones necesarias).




Tabla 6. Insertar una tabla de contenido en Microsoft Word 2007 y 2010

¿C

óm

o s

e h

ace e

n W

OR

D 2

00

7 y

2010?

Para insertar una tabla de contenido empleando Microsoft Word 2007 o 2010, se debe seleccionar la opción “TABLA DE CONTENIDO” ubicada en la ficha “REFERENCIA”, la cual desplegará la siguiente lista:

Ya ubicado en una hoja en blanco, se pulsará sobre “INSERTAR TABLA DE CONTENIDO…”, generando una tabla con los componentes mostrados en la vista “MAPA DEL DOCUMENTO” o “PANEL DE NAVEGACIÓN”.




Tabla 7. Insertar una tabla de contenido en Microsoft Word 2013 ¿

Có

mo

se h

ace e

n W

OR

D 2

01

3?

Para insertar una tabla de contenido empleando Microsoft Word 2013, se debe seleccionar la opción “TABLA DE CONTENIDO” ubicada en la ficha “REFERENCIA”, la cual desplegará la siguiente lista:

Ya ubicado en una hoja en blanco, se pulsará sobre “TABLA DE CONTENIDO PERSONALIZADA”, generando una tabla con los componentes mostrados en la vista “PANEL DE NAVEGACIÓN”.




Para mostrar las diferentes listas o tablas se procederá a pulsar sobre la opción

“INSERTAR TABLA DE ILUSTRACIONES”, marcando sobre la “ETIQUETA DE TÍTULO”

deseada: ilustración, tabla o ecuación (en Microsoft® Word 2007, 2010 y 2013 se

encuentra en la ficha “REFERENCIA”, mientras que en Microsoft® Word 97/2003 esta

opción está en el menú “INSERTAR” sobre la lista llamada “REFERENCIA”).

Ilustración 9. Creación de una tabla de ilustraciones en Microsoft Office 2007, 2010 y 2013

Al pulsar con el botón derecho del Mouse sobre una tabla, se podrá elegir entre

“ACTUALIZAR SOLO LOS NÚMEROS DE PÁGINA” o “ACTUALIZAR TODA LA TABLA”

(estructura) en la opción “ACTUALIZAR CAMPOS”.




Ilustración 10. Actualización de una tabla




4. REFERENCIA CRUZADA

Microsoft Word permite enlazar títulos, subtítulos, ilustraciones o tablas a los cuales se

les haya aplicado el estilo adecuado, dentro del desarrollo del documento. A

continuación, se mencionan algunos ejemplos de referencias cruzadas:

Ver ilustración 1.

Como se muestra en el anexo A…

Volver a la página 3.

En la Ilustración 1 se puede…

Como se observa en la Tabla 5…

Estas referencias cruzadas se actualizan automáticamente en el momento en que se

cambie o adicione un nuevo elemento. Además, se podrá ir directamente al sitio donde

se encuentra el elemento al que se hace referencia, ya que estas actúan como

hipervínculos (pulse sobre la referencia cruzada manteniendo la tecla “CONTROL”

presionada).

Ilustración 11. Referencias cruzadas en Microsoft Word 2003




Tabla 8. Ejemplo de creación de una referencia cruzada en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 ¿

Có

mo

se

ha

ce

en

WO

RD

20

07

, 2

01

0 y

20

13

?

Dentro del texto de un documento, ubique el cursor del mouse en la posición donde desee insertar la referencia a uno de los elementos (tablas, gráficos, ilustraciones, títulos, subtítulos). Por ejemplo, si se quiere referenciar una tabla, se podría ubicar en una posición posterior a las palabras: ver, se muestra, la siguiente, se indica. Luego, pulse en la ficha “REFERENCIA” y haga clic sobre el botón “REFERENCIA CRUZADA” el cual generará la siguiente ventana:

Si se requiere ligar un elemento (por ejemplo, una Tabla), seleccione el una de las opciones (“TABLA”) en la lista demarcada con la palabra “TIPO” y la opción “SOLO RÓTULO Y NÚMERO” en la lista “REFERENCIA A:”.

Marque el número del elemento deseado y pulse el botón “INSERTAR” (o simplemente haga doble clic con el botón izquierdo del mouse). Si la palabra de posterior a la referencia cruzada es ver y el elemento a referenciar es una tabla con el consecutivo 4, la referencia final quedaría como sigue:

Ver Tabla 4




5. NOTAS Y REFERENCIAS DE PIES DE PÁGINA

Una forma de hacer referencia a un autor, libro, paper, artículo o cualquier otro tipo

escrito, es a través de las referencias de pies de página, espacio donde se podrá detallar

su proveniencia, justificar la información y proveer de pistas al lector para una posible

ampliación o profundización de la temática desarrollada. Éstas también pueden ser

utilizadas como notas aclaratorias de un texto, proveyendo de datos adicionales al

lector1. Microsoft Word® presenta un mecanismo de inserción de notas de pie de página,

numerándolas con un consecutivo que se actualiza automáticamente. La bibliografía

referenciada en una nota de pie de página podría tener un formato similar al siguiente:

APELLIDOS, Nombres. Título del Documento. Editorial, Edición. País, año. Numero de página.

Existen dos formas de agregar una nota al pie de página: en la misma hoja donde se

hace referencia o al final del documento (como suele utilizarse en algunos papers).

Recuerde que la bibliografía citada en el desarrollo del documento será parte del listado

de referencias, por lo general ubicado al final del mismo.

RECUERDE: “Las citas y listas de referencias son necesarias para insertar un escrito en

el cuerpo de conocimiento que ya existe sobre el tema y aportar el trabajo que otros

investigadores hagan acerca de dicho tema”2

1 Este es un ejemplo sencillo de emplear una notal al pie de página en MS® Word. 2 OSSA PARRA, M. (2003). Pautas para citar textos y hacer listas de referencias según las normas de la American Psycological Association (Segunda Edición ed.). Bogotá: Universidad Luís Amigó.




Tabla 9. Inserción de un pie de página empleando Microsoft Word 2007 y 2010 ¿

Có

mo

se

ha

ce

en

WO

RD

20

07

, 2

010

y 2

01

3?

Agregar un pie de página es bastante sencillo: Ubicado al final del párrafo, dato o palabra que se requiere referenciar, se seleccionará la ficha “REFERENCIAS” para luego pulsar en el botón “INSERTAR NOTA AL PIE”.

Microsoft® Word 2007, 2010 y 2013, cuentan además con algunas opciones de

navegación entre pies de páginas que facilitan su ubicación y control.

Ilustración 12. Opciones de navegación entre pies de páginas ofrecidas en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013




6 MANEJO DE FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

“Todo lo que no sea propio debe ser citado”

American Psychological Association (APA)

Los tipos de citas más conocidos son3:

- Cita directa o textual. Segmento extraído de forma idéntica al texto o fuente

original. Suelen colocarse entre comillas y en formato cursiva para resaltarlas en

el documento.

- Parafraseo. Lo que dijo el autor en sus propias palabras

- Resumen. Tomar ideas principales y colocarlas en sus propias palabras

Existen una variedad de normas internacionales para citar textos, como las normas

internacionales de la American Psychological Association (conocidas como normas

APA), Chicago, Harvard, Vancouver, muchas de ellas soportadas en las últimas

versiones de Office. Microsoft® Word, a partir de la versión 2007, cuenta dentro de sus

opciones la creación y manejo de bases de datos bibliográfica, con la cual podrá citar

fácilmente un documento (aplicando distintas normas) y crear automáticamente el listado

bibliográfico de las referencias citadas (que por lo general se encuentra al final del

documento). Esta herramienta sirve también para mantener un control de las fuentes

bibliográficas.

3 Ibíd. P13




Tabla 10. Administración de fuentes bibliográficas en Microsoft Word 2007, 2010 y 2013 ¿

Có

mo

se

ha

ce

en

WO

RD

20

07

, 2

01

0 y

20

13

?

Microsoft Word categoriza las fuentes en los siguientes tipos: libro, sección de libros, artículos de revista, artículo de periódicos, actas de conferencias, informe, sitio web, documentos de sitio web, medios electrónicos, arte, grabación de sonido, representación, entrevista, película, patente, caso judicial y varios; cada uno de los cuales con sus propios campos de información para ser llenados (opcionales y obligatorios). Para insertar una fuente a la base de datos, deberá ubicarse en la ficha “REFERENCIAS” y luego pulsar sobre el botón “INSERTAR CITA” sobre la opción “AGREGAR NUEVA FUENTE” o directamente en el botón “ADMINISTRAR FUENTES” y luego en “NUEVO…”.

Luego aparecerá una ventana donde podrá seleccionar uno de los tipos de fuentes disponibles, procediendo a llenar los campos con los datos.




6.1 CITA DE REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Antes de citar un documento deberá cumplir con el registro del mismo, en la base de

datos de referencias bibliográficas (ver paso anterior). Microsoft Word® 2007, 2010 y

2013, manejan varios estilos de referenciación de documentos, siendo el más conocido

de ellos las normas APA.

Ilustración 13. Estilos de referencias bibliográficas en MS® Word 2007 y 2010

Tabla 11. Citación de referencias bibliográficas con MS Word® 2007 y 2010

¿C

óm

o s

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ac

e e

n W

OR

D

20

07

, 2

010

y 2

01

3?

Una vez colocado el cursor en el sitio donde desea colocar la referencia, pulse el botón “INSERTAR CITA” que se encuentra en la ficha “REFERENCIAS”, donde ubicará la fuente respectiva.

Pulse en la fuente bibliográfica correcta y aparecerán los datos básicos de la fuente, de acuerdo al estilo seleccionado. A continuación puede observar un ejemplo para la norma APA.




7. BIBLIOGRAFÍA DEL DOCUMENTO

Una vez completado el registro de la bibliografía, Microsoft® Word 2007, 2010 y 2013

permiten que usted pueda generar el listado de referencias bibliográficas

automáticamente en el documento. Esto se logra en la opción “INSERTAR

BIBLIOGRAFÍA”, que se encuentra en la ficha “REFERENCIAS”.

Tabla 12. Creación del listado bibliográfico en Microsoft Word® 2007, 2010 y 2013

¿C

óm

o s

e h

ac

e e

n W

OR

D

2007,

2010 y

20

13?

Ubíquese en la ficha “REFERENCIA” y luego pulse en “BIBLIOGRAFÍA”.

Pulse sobre la opción “INSERTAR BIBLIOGRAFÍA”.




8. INSERCIÓN DE ÍNDICES

El índice se suele encontrar al final de los documentos o libros, y son una ayuda

fundamental para la localización de términos en textos extensos. En el siguiente

recuadro puede observar un ejemplo de un índice.

Ilustración 14. Ejemplo de un índice de contenidos

Hay que tener en cuenta que el índice está compuesto por una serie de palabras claves

del documento, organizados de forma alfabética, identificados con su(s)

correspondiente(s) número(s) de página(s) (ver Tabla 13).

Notará que al activar una “MARCA DE ENTREDA”, en el texto aparecerán una serie de

símbolos, los cuales normalmente se encuentran ocultos. Para volver a ocultar estos

símbolos (en especial el símbolo ¶, que indica el fin de un párrafo), pulse el botón

“MOSTRAR TODO”, que se encuentra en la ficha “INICIO”.




Tabla 13. Marcación de entradas para índices con MS Word® 2007 y 2010 ¿

Có

mo

se h

ace e

n W

OR

D

200

7,

201

0 y

2013?

Seleccione la palabra clave que aparecerá en el índice. Luego diríjase a la ficha “REFERENCIAS” y pulse en “MARCAR ENTRADA”.

En éste ejemplo la palabra que se desea agregar es “ÍNDICE”. Se desplegará una ventana en donde oprimirá el botón “MARCAR” o “MARCAR TODAS”, en caso de que desee registrar todas las palabras iguales a lo largo del documento.




9. INSERTAR NÚMERO DE PÁGINA

Es conveniente aplicar secciones diferentes para los preliminares (portada,

agradecimientos, notas del evaluador, contenido, lista de gráficos y tablas) y los capítulos

del texto (desde la introducción hasta el fin del documento). Para hacer esto, deberá

pulsar en “DISEÑO DE PÁGINA”, en la opción “SALTOS”, donde se desplegará una lista

con varias opciones de salto (ver ilustración 15).

Ilustración 15. Opciones de salto de página

Para realizar el “SALTO DE SECCIÓN” solo deberá pulsar en “PÁGINA SIGUIENTE”.




Asegúrese que el pie de página de la sección de los preliminares no esté vinculado con

la sección de capítulos en el documento. En Microsoft Office® 2007, 2010 y 2013, esta

operación se realiza fácilmente al editar el pie de página de la sección y desactivando la

vinculación al pulsar en el botón “VINCULAR AL ANTERIOR”, que se encuentra en la

ficha “DISEÑO DE PÁGINA”.

Ilustración 16. Vincular secciones en Microsoft® Office 2007, 2010 y 2013

Para insertar el número de página, ubíquese en la página donde desee que aparezca la

numeración y diríjase a “INSERTAR· y luego haga clic en una de las opciones de “FINAL

DE PÁGINA” en “NÚMERO DE PÁGINA”.

Ilustración 17. Activar los números de páginas




Podrá editar el número de inicio de la numeración oprimiendo en el botón “FORMATO

DEL NÚMERO DE PÁGINA”.

Ilustración 18. Formato del número de página

unidad 1: elaboraciÓn de documentos guÍa … · proyectos de investigaciÓn unidad 1:...

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