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Trujillo Conceptos 1

Conceptos BásicosMaterial Examen 1

Prof. Ana Delia Trujillo-JiménezUniv. Interamericana de PR

Recinto de Fajardo


Definición

• Administración – proceso de diseñar y mantener un ambiente

en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas.

• Se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.


Administración

• Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.


Administración

• Es un proceso consistente en las actividades de planeación, organización, dirección y control, desempeñadas para determinar y alcanzar las metas y objetivos establecidos con el uso de los recursos.


Objetivos de la Administración

• Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social. – Eficacia

• Cuando la empresa alcanza sus metas, consiste en hacer más con menos.

– Eficiencia• Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.• También lograr el objetivo, pero con el menor esfuerzo y por

el mejor camino y al menor costo.

• Permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla.

• Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.


Funciones del Administrador


Funciones de la Administración

• Planificación

• Organización

• Dirección

• Control

• Integración de Personal


Planificación

• Es establecer metas de la organización, el establecimiento de estrategias y el establecimiento de planes.

• Proceso de toma de decisiones, entendida como puente entre el presente y un futuro deseado, se definen los objetivos y la forma de pasar del sistema presente al futuro, así como los medios utilizados.


Organización

• Se establece que hay que hacer, asignan las tareas y se coordina el trabajo de los empleados, cuyo resultado es la estructura formal de la empresa.

• Se produce la división del trabajo, que conlleva la coordinación de esfuerzos, se definen las relaciones entre personas y unidades; y la organización y el exterior.


Dirección

• Se motiva y se guía a los trabajadores para que faciliten el logro de los objetivos establecidos en los planes.

• Se eligen los mejores canales de comunicación.


Control

• Comprobar el estado de los objetivos, – se parte de los objetivos (estándar), – se vé si se están consiguiendo o no, sino se

están consiguiendo, se tomarán las medidas necesarias para su logro.

• Se comprara el desempeño real con las metas establecidas en los planes.

• Es supervisar, comparar y corregir.


Integración de personal

• Número de puestos de trabajo, calificación y búsqueda de empleados.


Habilidades o Destrezas del Administrador


Habilidades

• Técnicas

• Relaciones Humanas

• Conceptuales

• Toma de Decisiones


Habilidad Técnica

• Es el conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen métodos, proceso y procedimiento. – Representa trabajar con determinadas

herramientas y técnicas, por ejemplo los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben tener la capacidad de enseñarle como usarla.


Habilidad de Relaciones Humanas

• Es la capacidad – para trabajar con personas: – es el esfuerzo cooperativo: – es el trabajo en equipo: – es la creación de un ambiente en que las

personas se sienten segura y libres para expresar sus opiniones.


Habilidad Conceptual

• Es la capacidad de ver la imagen del conjunto de reconocer los elementos importantes en una situación y comprender las relaciones entre ellos.


Habilidad de Toma de Decisiones

• Es la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie. – Para ser eficiente, en particular en los niveles

organizacionales más altos• Los gerentes deben estar en posibilidad de ser

algo más que ver el problema. • Necesitan encontrar una solución práctica para

solucionar el problema.


Organización


Organización

• La organización es una red por la que circula energía (ideas, proyectos, propuestas, información, símbolos, imágenes), y todo lo que circula genera "sinergia".


Organización

• Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).

• Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

• Evita lentitud e ineficiencia. • Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al

delimitar funciones y responsabilidades


Organización

• Cuando se unen dos personas o más para lograr metas en común.


Organigrama


Organigrama

• Franklin Benjamin– Un organigrama es la representación gráfica

de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.


Organigrama

• Munch Galindo y García Martínez – Los organigramas son representaciones

gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.


Organigrama

• Es la formalización gráfica de las posiciones y su ubicación dentro de la estructura formal de las unidades organizativas que se integran con personas o grupos de personas.


Organigrama

• Es la representación gráfica de la estructura funcional de la organización, que permite ver a simple vista la dependencia de cada parte con el resto.


Empresa Pequeña

Gerente/Supervisor

Empleados Operacionales

EmpleadosOperacionales

Empleados Operacionales


Empresa Mediana

Gerente




AsistenteAdministrativo

Supervisor


Empresa Mediana/Grande

Gerente General

vicepresidenteMercadeo

vicepresidenteFinanzas/

Contabilidad

vicepresidente Recursos Humanos

Supervisores Supervisores Superviosores

Empleado de Ventas

Empleado de Promoción

Asistente de Contabilidad

Asistente de Finanzas Empleado de Nómina

Empleado Licencias

Empleado de Capacitación

Empleado de Seguridad/Salud


Organigrama

Presidente

Vicepresidente de Finanzas

Vicepresidente de Mercadeo

Vicepresidente de

Recursos Humanos

Director de Capacitación

Director de Nóminas

Director de Licencias

Director De Salud

y Seguridad

Adiestrador Contable

Auxiliar Administrativo

Auxiliar Administrativo


Recursos de la Administración


Recursos Básicos en la Administración

• Los recursos básicos en la administración son: – económicos, – humanos,– información/tecnología, y – materiales/equipo.


Recursos Económicos

• Cuando hablamos de los recursos económicos nos referimos al dinero o sea al presupuesto que tienen las empresas para realizar sus negocios.



• Debemos indicar que estos recursos económicos se pueden conseguir mediante préstamos, pero la empresa debe presentar evidencia de que puede pagar a la institución financiera que le presta el dinero.



• Para poder una empresa funcionar debe tener los recursos económicos, debido a que es el que utilizará para pagar los costos fijos de la empresa (luz, agua, edificio, teléfono, etc.) y los costos variables (nómina, los insumos, etc.) maquinaria, que es lo que se necesita para convertir los insumos en productos.


Recursos Humanos

• Cuando decimos recursos humanos nos referimos a la gente, personal, empleados. – Recuerda que una organización se compone

de empleados (gente).


Recursos de Información/Tecnología

• Este recurso se divide en dos – la información que necesita todo

administrador para tomar decisiones y – la tecnología que contribuye a aumentar la

producción y tener la información en momento en que se necesita.


Recursos de Materiales/Equipo

• Al igual que el recurso de información/tecnología es el de materiales/equipo.– Cuando decimos materiales nos referimos a toda la

materia prima que necesita la industria para producir su producto o dar su servicio.

• El concepto de materia se conoce como insumos (todo lo que entra a la organización).

– Por otro lado, está el equipo o la maquinaria, que es lo que se necesita para convertir los insumos en productos.

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