TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

ANYI NAVIA POLO

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

Remisión de documentos entre las diferentes etapas del Archivo, del archivo central al archivo de gestión y de gestión al histórico.

PERMITE:

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación

Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

ARCHIVO DE GESTIÓN Contienen los

documentos que se generan en el proceso de gestión Administrativa, y que están en constante consulta.

Se debe transferir las series y subseries que hayan cumplido con el tiempo estipulado en las TRD correspondiente.

Todas la transferencias deben ir acompañadas de un inventario en el que se relacionan las series documentales.

ARCHIVO CENTRAL

Al recibirse los documentos en el archivo central se debe constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerden con el inventario.

Los documentos transferidos al archivo central son los que se entran en su estado semiactivos, ósea que su consulta no es tan frecuente.

ARCHIVO HISTÓRICO

La documentación transferida al archivo histórico es la que pose un valor investigativo, cultural o para la ciencia.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Existencia del Comité de Archivo en la entidad.

Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del AGN.

PREPARACION FISICA DE LA

DOCUMENTACION Limpieza de la documentación: los

elementos de trabajo apropiados para la limpieza son : overol, gorra, mascarilla y guantes.

ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO

Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.

Identificación del material afectado por biodeterioro.

Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante.

Unidades de conservación y de almacenamiento.

Amarre: se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.

Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

GRACIAS