PROCESO DE GESTION DOCUMENTALSECRETARIA DE GESTION HUMANA Y RECURSOs FISICOs

PROTOCOLO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESPRIMARIAS

VERSION 1.0DICIEMBRE DE 2019

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .OBJETIVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ALCANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .REQUISITOS PREVIOS PARA TRANSFERENCIAS . . . . . . . .PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTALPaso 1: Plan de transferencias documentales . . . . . .Paso 2:Socialización de plan de transferencias . . . . .Paso 3:Alistamiento de plan de transferencias . . . .Paso 4:Diligenciar inventarios Documentales . . . . . . . . . .Paso 5:Solicitar revisión de inventarios . . . . . . . . . . . . . . . .Paso 6:Revisión de inventarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Paso 7:Validación y punteo de inventario . . . . . . . . . . . .Paso 8:Embalaje de documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . .Paso 9:Entregar documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Paso 10:Entregar documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Paso 11:Legalizar transferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .DEFINICIONES Y ABREVIATURAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .REFERENTE NORMATIVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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TABLA DE CONTENIDO

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Las Transferencias Documentales Primarias buscan garantizar el acceso a la información, fomentando la transparencia de la administración pública, permitiendo a los ciudadanos conocer los fondos documentales que se encuentran en poder de los archivos territoriales , debidamente organizados y dispuestos para su consulta oportuna y eficiente lo cual es producto de la aplicación de los instrumentos archivísticos.El protocolo de transparencias Documentales Primarias permiteclaridad al momento de efectuar las transferencias, facilitando su interpretación y aplicación , permitiéndole a la Alcaldía Municipal de Yumbo fomentar las buenas prácticas en la gestión documental.

Presentacion

Objetivo

Alcance

Apoyar el plan de Transferencias Documentales Primarias, garantizando la aplicación de los instrumentos archivísticos permitiendo el acceso y consulta de los documentos que hacen parte de los Fondos Documentales.

Este protocolo busca normalizar el procedimiento de las Transferencias Documentales Primarias , facilitando su aplicación por parte de las dependencias de la Alcaldía Municipal de Yumbo , contemplando los documentos en soportes físicos y electrónicos.

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Requisitos para TRANSFERENCIASDOCUMENTALES

• Existencia del Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.• Tablas de Retención Documental , debidamente aprobadas por el del Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño y convalidadas por el Consejo Departamental de archivo. • Acta de Comité donde se evidencie la aprobación de plan de transferencias documentales.• Plan de Transferencias Documentales Primarias aprobado.• La documentación debe contar con un alistamiento previo: Clasificación, Ordenación y Descripción

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Procedimiento para la TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

- Paso 1: Plan de transferencias documentales

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Se debe elaborar un plan de Transferencias Documentales Primaria en compañía de las oficinas productoras, el cual debe ser concertado y aprobado por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Este plan debe ser ejecutado anualmente y contener datos como:

• Identificar con claridad las oficinas productoras que van a transferir documentación.• Identificar las Series y Subseries a transferir por cada oficina productora.• Identificar el volumen por dependencias, series y subseries.• Especificar la diversidad de soportes documentales que son objeto de transferencia.• Describir las unidades y capacidad de almacenamiento que se pretende utilizar en los soportes documentales electrónicos.• Manifestar qué documentación con fechas anteriores no ha ha sido transferida y que deberá ser objeto de transferencia durante la ejecución de este plan.• Justificar por qué no fue transferida la documentación con fechas anteriores a la ejecución de este plan.

• Dar claridad sobre los responsables en cada dependencia de garantizar que se cumpla el cronograma propuesto.• Incluir un cronograma detallado de transferencias , este debe ser anual y concertado con las oficinas productoras.

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Tener en cuenta:1. Los tiempos de retención cuentan una vez finalizado el trámite. 2. No se reciben transferencias por tipos documentales 3. Al momento de elaborar el cronograma de transferencias se debe tener en cuenta el tiempo que se debe invertir en la revisión de inventarios para garantizar que los tiempos sean acordes.

x x x xAGOSTO

Una vez aprobado el plan , este debe ser publicado y socializado con las diferentes dependencias , con el fin de garantizar que estas se preparen adecuadamente.

Para el alistamiento se debe aplicar lo dispuesto en el MINI MANUAL No. 4 de Tablas de Retención Documental y Transferencias Documentales.

La documentación objeto de transferencia debe contar de ser necesario con amarres , este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservación y facilitar su traslado.

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- Paso 3: Alistamiento de plan de

transferencias

- Paso 2: Socializacion de plan de transferencias

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Para tener en cuenta:- Es importante para el alistamiento de las unidades documentales contar con los criterios definidos en el acuerdo 002 de 2014 y la cartilla de foliación.Ojo: - Amarres de cinta de faya o hiladillo de 2.5 cm de ancho que abrace la unidades documentales en sentido vertical y horizontal.

En caso de transferir documentación en soporte electrónico está debe representar en unidad de CD , ordenada en forma tal que pueda constatarse el orden del trámite , identificando cuando sea el caso la referencia cruzada a la que pertenecen.

Cada oficina productora deberá diligenciar los Inventarios Documentales correspondientes a las unidades documentales a transferir , deberá apropiarse del instructivo relacionado con el formato , el cual puede encontrar en la página web de la Alcaldía.

- Paso 4: Diligenciar inventarios

documentales

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Una vez diligenciados los inventarios , se debe solicitar por escrito la revisión del mismo por parte de Archivo Central, esta solicitud puede efectuare a través de correo electrónico.

Paso 5: Solicitar revision de inventarios

Revisar el inventario documental remitido por las dependencias u oficinas productoras, constatando su correspondencia con lo descrito en las Tablas de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación Documental , además de: sistema de ordenación , cantidad de folios, fechas extremas y consecutivo de unidades de conservación , si se presentan anomalías estas deberán comunicarse por escrito.

El Archivo Central tendrá entre 5 a 10 días hábiles para verificar el inventario documental, tiempo en el cual el equipo encargado o asignado deberá indicar si existen o no errores en el inventario. En caso de requerir más tiempo para llevar a cabo esta actividad se debe informar a la dependencia u oficina productora.

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Paso 6: Revision de inventarios

Una vez se generen las correcciones si las hubiese, se procede a realizar un punteo de cada uno de las unidades documentales en soporte físico y electrónico, hasta completar la totalidad de los registros dispuestos en el formato de inventario, una vez se recibe la aprobación de los inventarios por parte del Archivo Central , se procederá a embalar las unidades de conservación.

- Paso 7: Validacion y punteo de inventario

Cotejar la existencia de documentación física, electronica y lo relacionado en el inventario, de forma individual

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a

B

a

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Una vez aprobados los inventarios se procede a embalar la documentación, recomendaciones:

• Utilizar las cajas de referencia X200 , estipulas por la alcaldía• Constatar que la calidad de unidades de conservación no sobre pase la capacidad de la caja para evitar deterioro de la documentación.• Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros• Al interior de las cajas se debe conservar el orden del inventario • Las cajas a transferir deben ser numeradas de forma consecutiva en el rotulo autorizado por la alcaldía

- Paso 8: Embalaje de documentacion

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Una vez embalada la documentación esta debe enviarse al Depósito de Archivo Central, previo aviso a través de correo electrónico.

Paso 9: Entregar documentacion

Recibir la transferencia, teniendo en cuenta l os protocolos de seguridad y salud en el trabajo , además de contar con claridad en su disposición al interior del depósito.

Paso 10 : Recibo de transferencia

Una vez se reciba la documentación en el depósito, se procede a la elaboración de la respectiva acta de transferencias documentales primarias , la cual debe ser firmada por los responsables de la documentación en Archivo de Gestión y Archivo Central, indicar la cantidad de folios del inventario.

Paso 11 : Legalizar transferencia

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Recibido

Carpeta de cuatro aletaspara embalar Documentos

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Definiciones y Abreviaturas

Acervo documental

Almacenamiento de documentos

Archivo

Archivo de gestión

Archivo electrónico

Archivo Central

Conservación de documentos

Consulta de documentos

Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios , mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia

Archivo de la o�cina productora que reúne su documentación en trámite , sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez �nalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el �n de conocer la información que contienen.

Digitalización Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica ( Soportes : papel , video , casettes , cinta , película, micro�lm y otros ) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

CONCEPTO DEFINICION

Documento de apoyo Documento generado por la misma o�cina o por otras o�cinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

CONCEPTO DEFINICION

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Documento de archivo Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento electrónico de archivo

Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento original Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Eliminación documental Actividad resultante de la disposición �nal señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Expediente Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Gestión documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas , tendientes a la plani�cación , manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades , desde su origen hasta su destino �nal con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Tabla de retención documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición �nal.

Transferencia Documental

Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición �nal.

Unidad de conservación Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identi�cación. Pueden ser unidades de conservación , entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

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CONCEPTO

CCD Cuadro de Clasi�cación Documental

FUID Formato Único de Inventario Documental

TRD Tabla de Retención Documental

TVD Tabal de Valoración Documental

REFERENTE NORMATIVO

Ley 594 de 2000 Por medio de cual se dicta la ley general de archivos y

se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 004 de 2019 Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos

2578 y 2609 de 2012 y se modi�ca el procedimiento para

elaboración, presentación, evaluación, aprobación e

implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del

Sector Cultura

Mini Manual Tablas de Retención y Trasferencias Documentales. Publicación del Archivo General de la Nación (Versión Actualizada)

Congreso de Colombia

Concejo directivo del Archivo General

de la Nación

Ministerio de Cultura

TIPO DE NORMA

N°/ANO TITULO EXPEDIDO pOR

Ministerio de Cultura, Decreto 1080 de 2015Archivo General de la Nación, Acuerdo 004 de 2019.Archivo General de la Nación, Mini manual de TRD versión 4

ABREVIACION

BIBLIOGRAFIA