REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRIGUEZCÁTEDRA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

INFORMÁTICA - SECCIÓN E - CONVENIO FIEC

INTEGRANTES:

CAMPO FRANCESCO 12.165.065GIL YARFRED 17.265.182GOMEZ YURI 12.060.346

HERRERA WILMER 12.670.099INDRIAGO ZAIDA 12.617.123

UZCATEGUI JOEL 14.276.659

Página 1 de 32

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SISTEMAS DE

INFORMACIÓN GERENCIAL

INDICE

Pág.

Introducción..............................................................................………….. 3

Concepto General Sistemas de Información…………………………… 4 -8

Estructura Organizativa de los Sistemas de Información…………..… 9-11

Tipos de Sistemas de información……………………………………… 11-12

Ciclo de Vida de Sistemas de Información……………………………... 12-15

Objetivos de los Sistemas de Información……………………………… 16

Elementos que conforman un Sistema de Información..……………… 16-18

Sistema de Información Gerencial……...………………………………. 18-20

Clasificación de un Sistema de Información Gerencial…..…………… 20-21

Capacidades de un Sistema de Información Gerencial.……………….. 21-24

Como Funciona un Sistema de Informacón Gerencial………………... 24-25

Como se desarrolla un Sistema de Información Gerencial……………. 25

Como Diseñar o evaluar un Sistema de Información Gerencial……… 26

Conclusiones……………………………………………………………… 29

Bibliografía……………………………………………………………….. 30

Página 2 de 32

INTRODUCCIÓN

Todas las organizaciones necesitan información actualizada, confiable

y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones

acertadas sobre el desempeño y la ejecución de ésta.

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e

informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La

información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus

colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y

conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales

de recolectar datos. En contraste, la información formal generalmente llega a

manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de

rutina.

Estos informes generalmente son estandarizados, se producen

regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina

Sistema de Información Gerencial (SIG). Desafortunadamente en muchas

organizaciones, grandes y pequeñas, el SIG no es tan efectivo como debería

ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de información

que requieren, o ésta llega demasiado tarde o en un formato que puede no

ser confiable o es difícil de interpretar.

En este trabajo se presentan los tópicos de mayor relevancia en el

diseño y uso de los Sistemas de Información Gerencial como herramienta

rutinaria de trabajo de los administradores y ejecutivos en general. 

Página 3 de 32

CONCEPTOS GENERALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Para poder comprender los Sistemas de Información se deben

analizar brevemente algunos conceptos que hacen referencia a la teoría de

Sistemas y que ayudaran al entendimiento de la información.

Un sistema se define como: “un conjunto de elementos

interactivos, que pueden ser diseñados para que, en forma

cooperativa, logren cumplir una función dada, o alcanzar propósitos

determinados”.

Un Sistema realiza cuatro actividades básicas: almacenamiento,

procesamiento y salida de información. A continuación se definirán cada una

de estas actividades.

Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el

Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la

información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las

manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el

usuario, mientras que las automáticas son datos o información que

provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se

denomina interfaces automáticas. Así, un Sistema de Control de

Clientes podrá tener una interface automática de entrada con el

Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o

elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control

de Clientes. Las unidades típicas de entrada de datos a las

computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades

de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores

sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras.

Página 4 de 32

Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las

actividades o capacidades más importantes que tiene una

computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede

recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta

información suele ser almacenada en estructuras de información

denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los

discos magnéticos o discos duros. Sin embargo, existen otras formas

de almacenamiento.

Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de

Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de

operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con

datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que

están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la

transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada

para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,

que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a

partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance

general de un año base.

Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de

Información para sacar la información procesada o bien datos de

entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras,

terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los

plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema

de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de

Información o módulo. En este caso, también existe una interface

automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes

tiene una interface automática de salida con el Sistema de

Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos

procesados de los clientes.

Página 5 de 32

Una característica importante de los sistemas es que éstos no

existen en forma aislada, porque forman parte de un entorno que

contiene otros sistemas, separándose de estos por el límite

ofrontera.

Algunos sistemas pueden estar conectados entre sí mediante

un límite compartido o interfaz. Si el sistema interactúa con otros

de su entorno, es decir intercambia entradas y salidas, se dice que

es abierto, en ese caso está conectado con su entorno por

interfaces de entrada y salida.

El entorno de las empresas está compuesto por elementos

que son individuos u organizaciones que existen fuera de la

Página 6 de 32

compañía pero que tienen influencia directa o indirecta sobre ella.

Aunque varían entre las distintas organizaciones, de forma general

se pueden identificar los siguientes elementos del entorno de las

empresas: proveedores, sindicatos laborales, comunidad financiera,

accionistas o dueños, competidores, gobierno y la comunidad, con

quienes se tiene un flujo de información, resultados y productos,

tanto de entrada como de salida.

Los datos son medidas objetivas de los atributos

(características) de las entidades (personas, lugares, objetos y

eventos), es decir que consisten en observaciones y cifras en bruto

sobre cantidades físicas, valores comerciales, y otros, que tienen

relativamente poco significado para el usuario. Los datos consisten

en hechos y cifras que son relativamente insignificantes para el

usuario. Ejemplos son horas trabajadas, cantidad de agua, precio

unitario, etc.

En contraste, la información se define como datos que han

sido convertidos a un contexto significativo y útil para los usuarios

finales; consiste en datos con un valor agregado a través de su

procesamiento y que tienen significado para el usuario final

específico.

UN SISTEMA DE INFORMACIÓNes un conjunto organizado de

elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos

materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar

información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de

una organización.

Los sistemas de información han ido evolucionando conforme las

organizaciones han ido desarrollándose y fueroncreciendo las necesidades

Página 7 de 32

de información. Inicialmente lossistemas de información estaban basados en

la observación yen mecanismos muy simples como lápiz y papel (sistemas

deinformación manuales) y se utilizaban canales de comunicacióninformales

(verbales), posteriormente se utilizaron máquinas deescribir y calculadoras, y

actualmente se emplean los sistemasde información basados en

computadoras, que dependen deuna variedad de sistemas computacionales

conectados en red para lograr la actividad de procesamiento de información.

El estudio de los sistemasde información surgió como una sub-

disciplina de las cienciasde la computación, con el objetivo de racionalizar la

administraciónde la tecnología dentro de las organizaciones. El campo de

estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores

dentro de la administración.

Cabe resaltar que el concepto de sistema de información suele ser

utilizado como sinónimo de sistema de información informático, aunque

no son lo mismo. Este último pertenece al campo de estudio de la tecnología

de la información y puede formar parte de un sistema de información como

recurso material. De todas formas, se dice que los sistemas de información

tratan el desarrollo y la administración de la infraestructura tecnológica de

una organización.

Organizaciones

Los elementos de la organizaciónson: personal, estructura,

procedimientos operativos, las políticas y la cultura, el trabajo se coordina por

la estructura y los procedimientos.

Administración

Página 8 de 32

Los administradores manejan la organización,las decisiones se

clasifican según el nivel que ocupen en la organización quienes deciden:

a) decisiones estratégicas: los directivos.

b) decisiones tácticas: gerentes (nivel medio).

c) decisiones operativas: supervisores.

Tecnología

Se incluye:

hardware

software

tecnología de almacenamiento

tecnología de comunicaciones

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La estructura de los sistemas de información se realiza teniendo en

cuenta sus características similares. Esta clasificación permite identificar

diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos sistemas etc.  Entre las

clasificaciones se encuentran:

1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de líneas

estructuradas. Dentro de estos se encuentran los sistemas para

divisiones, departamentos, unidades de operación e incluso para

empleados individuales.

2. Por área funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se

desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operación de

la organización. Ejemplo: sistema de información contable, sistema de

información de comercialización, sistema de información de recursos

humanos.

Página 9 de 32

3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma

de decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar

un informe. Ejemplo graficas, tablas, etc.

Existen niveles con respecto a los tipos de sistemas de información:

sistemas a nivel operativo, los sistemas a nivel de conocimiento, los sistemas

a nivel de gestión y los sistemas a nivel estratégico.

Los sistemas a nivel operativo o transaccionales son los

encargados de automatizar los proceso operativos de la empresa como el

procesamiento de pedidos, cuantas por cobrar, expedientes, etc. Por medio

de este sistema se puede llegar a ahorros en mano de obra, además son los

encargados de reunir información para desarrollar bases de datos, siendo

sus beneficios fácilmente reconocibles.

Página 10 de 32

Por otro lado están los sistemas a nivel de conocimientoy a nivel

de gestión que ayudan a la toma de decisiones, generando información

relevante para los mandos altos e intermedios de la empresa.

Los sistemas a nivel estratégico son desarrollados para obtener

ventajas competitivas sobre la competencia, con lo que pueden crear

barreras para la entrada de nuevas empresas competidoras, fomentando la

innovación dentro de la organización. Crear aplicaciones que proporcionan

ventaja estratégica directa a las organizaciones. Proporcionar inteligencia

competitiva coleccionando y analizando la información disponible sobre las

innovaciones, los mercados, los competidores y los cambios en el entorno.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información

pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo:

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la

información referente a las transacciones producidas en una empresa

u organización.

Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar

problemas empresariales en general.

Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el

análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de

apoyar el proceso de toma de decisiones.

Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a

usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las

variables de un área o unidad de la empresa a partir de información

interna y externa a la misma.

Página 11 de 32

Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones

destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una

empresa u organización.

Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en

un dominio concreto.

Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y

los procesos de una organización en un solo sistema.

CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un Sistema de Información, nace, se desarrolla y muere junto con la

empresa, en pocas palabras, existe durante toda la vida de la organización.

Debemos tener claro que un Sistema de Información no necesariamente se

implementa en forma computacional, sin embargo, es muy fácil demostrar

que la computación es la mejor herramienta de la que disponemos para

entregar y mantener la información requerida.

La idea de construir un (nuevo) Sistema de Información para una

Organización, aparece cuando los niveles ejecutivos de la organización

determinan que la forma actual de controlar y mantener la información, es

Página 12 de 32

insuficiente para los volúmenes que se manejan, inoportunos respecto al

tiempo requerido en la toma de decisiones o incompatible con las normas y

políticas de la empresa.

Según Kendall y Kendall el ciclo de vida de desarrollo de sistemas

presenta 7 etapas.

Siendo la división de Senn (1992) la siguiente;

1. Investigación preliminar.

2. Determinación de los requerimientos del sistema.

3. Diseño del sistema.

4. Desarrollo del software.

5. Prueba de los sistemas.

6. Implantación y evaluación.

Simplificando aún más estas fases descritas anteriormente obtenemos el

Ciclo de Vida y Desarrollo de Sistemas moderno;

1. Planificación del Proyecto.

2. Análisis del Sistema Actual.

3. Diseño del Sistema Propuesto.

4. Implantación y documentación del sistema.

Página 13 de 32

5. Evaluación y soporte del sistema.

El Ciclo de Vida y Desarrollo de Sistemas es un conjunto de pasos

que si bien son secuenciales no necesariamente deben llevarse con rigidez,

en cualquier momento que el analista lo requiera puede devolverse al paso o

fase anterior, de hecho, es muy común que si en alguna fase se requiera

modificar algún análisis de una fase previa, o hasta repetir varias veces una

misma tarea para comparar algún resultado.

Los modelos de Ciclos de Vida de los sistemas de información están

desglosados de la siguiente forma:

Desarrollo convencional

Desarrollo orientado a prototipos

Desarrollo en espiral

Desarrollo Evolutivo

Desarrollo estructurado

Desarrollo basado en transformaciones(Herramientas CASE)

Página 14 de 32

Desarrollo convencional

Desarrollo en espiral

Página 15 de 32

Desarrollo estructurado

OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de información, son:

1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomar decisiones

acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.

2. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento

de tal forma que esté disponible cuando se necesite.

3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación,

control y toma de decisiones en sus empresas.

Página 16 de 32

ELEMENTOS QUE CONFORMAN UN S ISTEMA DE INFORMACIÓN

Un Sistema de información está compuesto por 6 elementos

claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura:

(nota: las cabezas de flechas son importantes, pues muestran el sentido del flujo de información)

Ellos son:

Página 17 de 32

Base de Datos:

Es donde se almacena toda la información que se requiere para la

toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e

identificables.

Transacciones:

Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al

usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de

Información.

Informes:

Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el

usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo

estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección

definidos.

Procesos:

Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una

lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan

nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el

usuario (de ahí que aparezca en línea de puntos).

Usuario:

Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto

incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de

estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de

recolectar e ingresar la información al sistema.

Página 18 de 32

Procedimientos Administrativos:

Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que

rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente,

debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga

acceso directo a la Base de Datos.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL (SIG)

El análisis de las necesidades y fuentes de información resultan

importantes para cualquier Sistema de Información, pero son particularmente

fundamentales para los sistemas de información gerencial (SIG). Desde el

surgimiento de dicho término han existido un gran número de definiciones

que acentúan alguno que otro aspecto (Nestel, 1991, Gijsbers, 1991 Laudon

y Laudon, 1996). Una definición aplicable a nuestro sector (Bolívar y otros,

1997) sería “Un SIG es una base de datos actualizada y un sistema de

Página 19 de 32

análisis y evaluación para proporcionar a los actores del proceso de

investigación (investigadores y gerentes) y sus clientes, información oportuna

sobre insumos, actividades y resultados de la investigación para apoyar la

toma de decisiones apropiadas”.

Un Sistema de Información Gerencial puede estructurarse según las

funciones organizacionales que apoya y que varían de acuerdo con la misión

y el formato de las instituciones, no existiendo por lo tanto un patrón único

para todas ellas. Para una organización de investigación agropecuaria las

funciones pueden ser descritas a través del modelo de análisis de contexto,

insumos, procesos y productos, modelo que podría ser adaptado para

cualquier tipo de organización de investigación, sin embargo quizás no

resultara idóneo para instituciones comerciales .

Los Sistemas de Información gerenciales son un conjunto de

herramientas que combinan las tecnologías de la información (hardware +

software) con procedimientos que permitan suministrar información a los

gestores(gerentes) de una organización para la toma de decisiones.

Se puede afirmar que estos sistemas se componen de tres funciones;

la recopilación de datos, tanto internos como externos; el almacenamiento y

procesamiento de información; y la transmisión de información a los gestores

(gerentes).

Parece que el uso de los sistemas de información para la gestión

dejaban incompletas las necesidades informativas de los gestores de las

empresas, surgiendo, así, distintos sistemas para la toma de decisiones.

Página 20 de 32

Describiremos los Sistemas Soporte a la Decisión, y los Sistemas de

Información para Ejecutivos.

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas

de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto

para las necesidades de las operaciones como de la administración. Sin

embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y

no un sistema “total “. En teoría, una computadora no es necesariamente un

ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la

práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de

procesamiento de las computadoras.

Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los

sistemas de información de todas las funciones de la empresa están unidas

cada vez más en un supersistema, compuesto de sistemas casi

independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse

completamente separado de los otros.

Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas

racionalmente integrados que transforman los datos en información en una

variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y

características de los administradores. Esta transformación se realiza con

base en los criterios de calidad establecidos, que son el tiempo, la

relevancia, la precisión, la retroalimentación y la disponibilidad selectiva de

los datos.

CLASIFICACION DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Una manera de clasificar a los sistemas de información gerencial

(SIG), es por el nivel jerárquico de los usuarios y el tipo de decisión.

Página 21 de 32

El esquema desarrollado sobre los niveles jerárquicos de decisión en

la organización: Planeamiento Estratégico, Control Gerencial y Control

Operacional, provee los elementos para una clasificación de los sistemas por

niveles jerárquicos y para cada uno de ellos los sistemas se denominan de la

siguiente manera:

1. Sistemas expertos.

2. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones.

3. Procesamiento de datos

Procesamiento de datos; son aplicables a problemas estructurados

donde hay metas bien establecidas, se pueden especificar los datos

necesarios, hay procedimientos estándar para el cálculo de una solución y no

se requieren de estrategias complejas para generar y evaluar alternativas.

Los problemas totalmente estructurados son computables y es posible

decidir si se justifica proceder a computarlos, teniendo en cuenta la suma de

tiempos y recursos que se requieren.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones; A medida que nos

alejamos de los problemas totalmente estructurales, nos ponemos en

contacto con los complejos problemas que se presentan diariamente en las

organizaciones. Frente a estos, los procedimientos estándar son útiles pero

no suficientes, ya que los datos pueden ser insuficientes y sólo hay un

entrenamiento parcial de las metas y las restricciones.

Sistemas expertos; es en el de que pueda codificarse lo esencial del

conocimiento necesario para una solución flexible. Los sistemas que los

resuelven son los denominados sistemas expertos. Si se utilizan las técnicas

de programación de la Inteligencia Artificial (como reglas de producción y

esquemas), con los sistemas expertos pueden codificarse algunas metas,

Página 22 de 32

reglas heurísticas y estrategias de la misa forma de las que se usan

habitualmente en la solución de problemas, pero que antes eran muy difíciles

de abordar con programas tradicionales de computación.

CAPACIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de

información son capaces de hacer para una organización. El conocimiento de

las capacidades potenciales de un sistema de información computarizado

permite a los administradores analizar en forma sistemática cada una de las

tareas de una organización y compararlas con las capacidades de la

computadora.

Un sistema de información para la administración particular puede

tener varias capacidades técnicas. En conjunto, estas contradicen lo que se

oye comúnmente acerca de que: una computadora es sólo una sumadora de

alta capacidad o una calculadora. No puede hacerse nada diferente, solo lo

hace con mayor rapidez. Entre las capacidades de un sistema de información

gerencial tenemos:

Procesamiento de transacciones por lote: la mayoría de las

organizaciones manejan una gran cantidad y variedad de

transacciones. Por ejemplo, la actividad de mercadotecnia  puede

generar ventas en efectivo y a crédito, devoluciones órdenes comunes

etc., cada una para cientos de productos diferentes. Además se

realizan muchos tipos de procesamiento que solo están relacionados

indirectamente con actividad de ventas.

Procesamiento de una sola transacción: otra alternativa de

procesamiento por lote es de una sola transacción, en el cual cada

operación entra sola en el sistema de cómputo. En general el

procesamiento por lote de una sola transacción se usa cundo al

Página 23 de 32

acelerar la velocidad del procesamiento se proveen ventas

significativas, como la entrega anticipada de mercancía vendida.

Comunicación de datos y conmutación de mensajes: Dos o más

sistemas de computadoras pueden unirse por medio de líneas

telefónicas u otro método de transmisión para que los datos de

transacciones, archivos de registros y programas. la conmutación de

mensajes usa esta red de comunicaciones  de computadoras. El

cambio de mensaje implica un sistema de “correo electrónico“, por

medio del cual los administradores de una organización mandan

cartas o mensajes a los administradores de otros lugares.

Entrada de datos y actualización de archivos remotos: utilizar los

sistemas de comunicación de datos permite captar las transacciones

en el lugar donde ocurren y transmitirlas a otra localización para su

procesamiento.

Unsistema de información gerencial es particularmente importante

en el medio social y económico actual, en el cual los gerentes necesitan

tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera,

la satisfacción de los clientes y el control de calidad.

Los directores mencionados no pueden tomar decisiones que

aseguren la supervivencia, ampliación y rentabilidad de sus programas y

organizaciones, si el sistema de información gerencial no produce

información completa, exacta y regular. Estas importantes decisiones

incluyen:

Selección apropiada de objetivo para fijar metas.

Selección apropiada de formas de distribución de productos y

servicios.

Página 24 de 32

Coordinación de actividades del sector público y del sector privado.

Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los productos

y servicios;

Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la satisfacción

de los clientes.

Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos

necesarios a los administradores para analizar la situación actual, identificar

problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y

tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y

tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto

humanos como financieros y materiales.

Para determinar si el sistema de información gerencial es efectivo, hay

que contestar a las siguientes preguntas:

¿Se recolecta la información en forma continua y regular?

¿Es confiable la información recolectada?

¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización?

¿Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentación?

¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?

CÓMO FUNCIONA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Un sistema de información gerencial, reúne datos sobre la variedad de

funciones de una organización lo que permite a un administrador planear,

hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la empresa

de manera integral. Un sistema de información gerencial no necesita ser

complejo. Debe proporcionar las bases que se requieren para tomar

Página 25 de 32

decisiones. Los datos que se necesitan para la planeación, seguimiento y

evaluación se tomarán de diversas fuentes.

Por lo general, la información se origina en los distintos

"subsistemas" de una organización, tales como: la infraestructura de

servicio, el departamento de personal, el departamento de finanzas, el

departamento de administración de suministros, el departamento de

infraestructura física, etc. La información llega en varios tipos de registros,

entre ellos: archivos, formularios, resúmenes mensuales, informes oficiales,

encuestas y estudios especiales que son preparados por el personal en los

diferentes niveles y departamentos.

Si la información es completa, exacta, regular y puede ser integrada,

los gerentes podrán determinar si la empresa está logrando sus objetivos, si

los recursos son utilizados eficiente y apropiadamente y si la organización se

encuentra en el camino correcto para ayudar al país a alcanzar sus objetivos

socioeconómicos, demográficos, etc.

CÓMO DESARROLLAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear

un sistema de información gerencial que produzca información integrada y

completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema, es, generalmente, una

tarea organizacional de gran envergadura.

Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el

compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función

importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea

posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse

cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos

y la puntualidad de las fechas de informe e introducir medidas que aseguren

Página 26 de 32

que se hará el uso más completo de los datos existentes. De esta manera,

pueden hacerse mejoras evidentes en el sistema de información gerencial

sin que esto represente una gran carga para la organización.

Si el proyecto es grande, es probable que se requiera trabajar

estrechamente con el experto en SIG. En conjunto llevarán a cabo los pasos

necesarios para obtener una idea general de todo el SIG, la manera en que

funciona y lo que necesita mejorarse. Si el proyecto de SIG es pequeño, el

administrador puede responsabilizarse de este proceso.

CÓMO DISEÑAR O EVALUAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

GERENCIAL

Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con

experiencia en sistemas de información gerencial que desea organizar o

mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones

que tengan dicha experiencia o de un consultor.

Es muy probable que éstas sigan una serie de pasos para obtener una

visión general del sistema de información, la manera cómo funciona y qué se

requiere para mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan a determinar si

necesitan hacerse cambios, así como qué cambios aseguran que el sistema

de información cubre las necesidades propias y las del personal. Los pasos

más importantes son los siguientes:

PASOS PARA ANALIZAR EL SIG

1. Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los

distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo,

supervisores, administradores, etc.)

2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,

departamento o punto de prestación de servicios.

Página 27 de 32

3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes

personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la

información que se recolecta pero que no se utiliza.

4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para

recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son

sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de

los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan

mejorarse.

5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar

y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos

instrumentos si es necesario.

6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para

tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los

diferentes trabajadores.

7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,

registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular,

analizar, presentar y utilizar la información.

Página 28 de 32

Para preparar esta visión de conjunto del sistema de información, es

necesario reunirse con el personal, con colegas de otros servicios y clientes.

Es importante recolectar la información de manera sistemática, anotando las

respuestas claramente para que puedan revisarse más tarde.

Los sistemas de información gerencial tienen un ciclo de vida que

consta de las siguientes fases:

1. Planificación

2. Análisis

3. Diseño

4. Implementación

5. Uso y mantenimiento

Página 29 de 32

El

tiempo de duración del ciclo de vida de un sistemaespecífico depende de:

el tipo de organización, recursos autilizarse, necesidades inmediatas y

requerimientos futuros.Sin embargo, cualquier sistema de información, sea

éstemanual o computarizado deberá ser susceptible a mejora, adaptación,

adecuación y ajuste, ya que tiene queresponder a las condiciones dinámicas

de las organizaciones.

CONCLUSIÓN

Las aplicaciones empresariales requieren que la administración tenga

una perspectiva de los procesos de negocios y los flujos totales de

información. Los gerentes necesitan determinar qué proceso de negocios se

deben integrar, los beneficios a corto y largo plazo así como el nivel

adecuado tanto de recursos financieros y organizacionales que ayudarán a

dicha integración.

Página 30 de 32

En las empresas hay muchos tipos de sistemas de información que

apoyan diferentes niveles, funciones y procesos de negocio. Algunos de

estos sistemas, como las aplicaciones empresariales (sistemas

empresariales, administración de la cadena de abastecimiento,

administración de las relaciones con el cliente y administración del

conocimiento), abarcan más de una función o proceso de negocios y se

pueden enlazar con otras organizaciones. Los sistemas anteriores con

frecuencia requieren un cambio organizacional muy extenso.

Los sistemas de información que apoyan flujos de información y

procesos de negocios de toda la empresa o de toda la industria requieren

grandes inversiones de tecnología y planeación. Las empresas deben tener

una infraestructura de tecnología de información (TI) que pueda apoyar el

trabajo de cómputo de toda la empresa o de toda la industria.

Página 31 de 32

BIBLIOGRAFIA

Bolívar, H.; A.M. Gomes de Castro; A. Hernández; M.G. Ovelar y M.A.

Sarminiento (1997): Sistemas de Información Gerencial (SIG). Módulo 6

de la serie Capacitación en Planificación, Seguimiento y Evaluación para

la Administración de la Investigación Agropecuaria. Servicio Internacional

para la Investigación Agrícola Nacional (ISNAR), Quito.

Gudiño P., Sánchez A. y Hernández E.R., 1997. El uso de la tecnología

de la información,en búsqueda de ventajas competitivas. Gestión y

Estrategia. No. 11-12. enero-diciembre.

GIL PCHUAN., Ignacio Sistemas y Tecnología de la de Información para

la gestión.

Laudon, K &Laudon, J. (2004) Sistemas de Información Gerencial. Octava

Edición. México: Editorial Pearson –Prentice Hall.

Senn A. James(1992), Sistemas de Información para la Administración,

Segunda Edición. México Grupo Editorial Iberoamérica.

Página 32 de 32