trabajo practico final 29-10(1)

8/18/2019 Trabajo Practico Final 29-10(1)

1/29

Trabajo Practico Final

“Sistema de Información y Gestión

Empresarial”

PROFESORA Liliana Sosisky

A!"#A$TE Giselle Lima

Macintosh BIS

INTEGRANTES

Baqueiro Maximiliano Benedetti Vanina Chuchuy Mauro Morales Romina

1


2/29

INDICE

2


3/29

INTD!CCI"N

Nuestra consultora, Macintosh Bis, es contactada por el Gerente de Operacionesde la empresa Aconcagua Distribuciones SRL, quien nos expresa la necesidad desolucionar la problemtica por la que est atra!esando su Organi"aci#n$

%oordinamos el encuentro & una !e" reunidos con 'l nos resume el con(lictoprincipal, el cual est re(erido al control de in!entario de la empresa) actualmenteexisten *+$ en excedente de stoc- que (ueron contabili"ados como p'rdida$

A causa de ello, nos plantea como ob.eti!o de nuestro traba.o)

• Sumar las herramientas tecnol#gicas necesarias para tener un control

automati"ado que imposibilite que se repita un resultado negati!o de talmagnitud$

/ara dar soporte a la di(icultad planteada, reali"aremos un anlisis minucioso quenos permita detectar el origen del problema para luego implementar o desarrollar un sistema in(ormtico que (uncione en base a las necesidades de la

Organi"aci#n, para lograr as0 la me.or soluci#n que logre una interacci#n e(ecti!aentre el usuario & el so(t1are$

3


4/29

#IC$A T%CNICA

Descri&ci'n de la em&resa

La empresa a in!estigar se llama Aconcagua Distribuciones S$R$L, distribuidorao(icial de Di!erse&$ Su sede central se encuentra ubicada en A!enida 2spa3aN45676 Mendo"a & cuenta con una sede de operaciones administrati!as en la%iudad de Buenos Aires$ La misma cuenta con ms de 58 empleados$

Ser(icios &restados

Aconcagua Distribuciones S$R$L$ es una distribuidora (ocali"ada en lacomerciali"aci#n de productos & soluciones de limpie"a e higiene para laseguridad en los alimentos, cuidado de pisos, ser!icio de ama de lla!es & cuidadode habitaciones, la!ander0a, higiene de manos as0 como tambi'n en la limpie"aindustrial$ Adems, o(rece una amplia !ariedad de ser!icios que agregan !alor alos negocios, incluidos los programas de entrenamiento en seguridad & aplicaci#n,ser!icios de consultor0a & auditorias de higiene)

Co*ertura del ser(icio

Sus !entas se reali"an en la %iudad de Buenos Aires, pro!incia de Mendo"a, San9uan, San Luis, Rio Negro & %#rdoba$ Atiende a clientes del rea institucional eindustrial, tales como pro!eedores del sector de ser!icio de comidas,establecimientos hoteleros, empresas de limpie"a, comercios minoristas & centrosde salud$

Valor

Su !alor radica en la habilidad para resol!er los problemas de sus ms de :$mil clientes & de esa manera hacer ms (cil sus operaciones$

2ntender al cliente, crecer con sus necesidades, anticipar los cambios &apro!echarlos, en especial, cuando esto signi(ica un me.or ser!icio para nuestros

4


5/29

clientes$ La empresa naci# con esa (iloso(0a & honra sus compromisosdesarrollndola en el d0a a d0a$

Misi'n

O(recer ser!icios & productos de limpie"a de alta calidad, contando concolaboradores cali(icados, la excelencia de sus procesos & la permanenteinno!aci#n e in!ersi#n, generando as0 su satis(acci#n & (idelidad$

Act;an con honestidad, transparencia & e(ecti!idad$

%reen en el traba.o en equipo, la proacti!idad & el desarrollo de la comunidad$

Visi'n

Ser una empresa de primer ni!el, en continuo crecimiento, en(ocada en la calidadde la gesti#n para satis(acer las necesidades de sus clientes, !alorada por suscolaboradores por promo!er el desarrollo personal & pro(esional$

Sector a anali+ar, Control de stoc-

2l sector se encarga de anali"ar el stoc- actual, !enta pro&ectada & !entaspromedio siendo intermediario del sector de compras con el (in de abastecer a laempresa de mercader0a, reali"ar controles para e!itar (altantes & excedentes deproductos$

5


6/29

6


7/29

.IR/MIDE RGANI0ACINA1

RGANIGRAMA

7


8/29

DIAGRAMA DE .RECESS

8


9/29

In2enier3a de requerimientos

/ara reali"ar la trans(ormaci#n ordenada de un problema en una soluci#nelaborada de so(t1are, necesitamos comprender la situaci#n de la empresa, con elob.eto de reali"ar un rele!amiento, utili"aremos dos t'cnicas de elicitaci#n derequerimientos, para establecer claramente qu' se quiere resol!er$ Los m'todoselegidos para tal (in son el de Obser!aci#n Antropol#gica, 2ncuesta an#nima & elde entreusuarios & analistas$ Se pide colaboraci#n explicando que se quiere llegar a unme.oramiento del proceso del control de in!entario, para e!itar lo que el usuariopor resistencia al cambio puede llegar a obstaculi"ar)

• No siempre tienen una idea clara de lo que quieren$• /ueden tener di(icultades en expresar lo que quieren o en transmitir su

conocimiento$• /ueden tener di(erencias con el analista al utili"ar un !ocabulario

di(erente$• /ueden no desear un sistema de so(t1are o un nue!o sistema de

so(t1are$

9


10/29

%onocemos e indagamos sobre documentaci#n existente ?organigrama, modelos&@o normas de procesos & manuales de sistemas existentes

Obser!amos, hacemos una inspecci#n !isual de las instalaciones, tomamos nota &cuestionamos sobre los procesos$

amos a entregar encuestas an#nimas a los 6 integrantes del (ocus group que nos!an a ser!ir para e!itar el condicionamiento que pueden llegar a sentir losempleados ante la presencia de sus .e(es en la reuni#n$ 2l ob.eti!o es que pre!ioal (ocus group, los integrantes puedan responder una serie de preguntas sin lapresi#n de estar (rente a sus compa3eros & .e(es$ Las respuestas que obtengamosnos ser!irn para dirigir el (ocus group de manera ms acertada & haciendohincapi' en las posibles soluciones al problema$

/or ;ltimo in!itamos personalmente & !0a eCmail a los analistas & super!isores

con!ocados para el


11/29

7icinas y De&'sito Mendo+a

A continuaci#n presentamos un plano donde se puede !er la distribuci#n de laso(icinas & el dep#sito en la ciudad de Mendo"a$ Fambi'n incluimos algunasimgenes donde se puede apreciar claramente el estado en el que se encuentra el

dep#sito, la (alta de orden & cuidado en el acopio de los productos, como la (altade se3ali"aci#n & procesos establecidos para tal (in$

/lano de Dep#sito & O(icinas

11


12/29

mgenes de Sho1room & dep#sito

12


13/29

7icinas y local Buenos Aires

A continuaci#n presentamos un plano donde se puede !er la distribuci#n de laso(icinas & el sho1room en la ciudad de Bueos Aires$ Fambi'n incluimos algunasimgenes del sal#n & o(icinas del Sho1room$ 2n t'rminos generales, la o(icina de

Buenos Aires tiene un aspecto ms ordenado & proli.o que la de Mendo"a$

/lano de Sho1room & O(icinas

13


14/29

mgenes de Sho1room & O(icinas Bs As

14


15/29

D3a 85 Sede Ciudad de Bs As

Nue!amente regresamos a la sede de Libertad, en pleno centro de la ciudadporte3a$

Apro!echamos la primera parte de la ma3ana manteniendo nue!as reuniones conlas reas de compras, !entas, cuentas a pagar & pago a pro!eedores para obtener nue!a in(ormaci#n & corroborar datos obtenidos en nuestro !ia.e a Mendo"a$ 2stain(ormaci#n ser sumamente ;til .unto a las encuentras an#nimas para darle la(orma (inal a la ;ltima acti!idad que tenemos pre!ista$

Fras un receso de almuer"o donde anali"amos & discutimos con el equipo lospuntos & temas que marcaran el ritmo del


16/29

MDE1 DE ENC!ESTA A1 .ERSNA1

4) 9!sted sa*e que hay un excedente de stoc- que 2ener' una &:rdida de;

• Si• No

6) 9?u: @reas cree que tu(ieron res&onsa*ilidad en el &ro*lema>

• %ompras• Dep#sito• %ontrol de stoc-• entas

8) 9Cree que reci*i' la su7iciente ca&acitaci'n &ara reali+ar las tareas quedesem&ea>

• Si• No

) 9?u: tan ca&acitado se siente &ara el uso del sistema Master So7t>

• Mu& capacitado• %apacitado• Algo capacitado• /oco capacitado• No capacitado

) C'mo cree que lo ayuda el So7tare a reali+ar su tra*aFo de acuerdo a lasi2uiente escala)

16


17/29

• Mu& ;til• Itil• Algo ;til• No mu& ;til• No es ;til

• Mu& buena• Buena• Regular• Mala• No ha& comunicaci#n

) 9C'mo cree que &uede solucionarse el &ro*lema de control de stoc-> .uedemarcar m@s de una)

• Me.ora de los sistemas ?so(t1are• %onocer instalaciones• %onocer todos los productos• %omunicaci#n entre las reas• %apacitaci#n• %ontrataci#n de personal• Me.ora o cambio en los procedimientos

17


18/29

65%

35%

%& 'Sabe ()e e*iste )n e*cedente de stoc+,

Si No

RES!1TADS DE 1ASENC!ESTAS

A %ontinuaci#n prestamos de (orma gr(ica el resultado de las encuestas reali"adas a losnue!e participantes de nuestro (ocus group$

18


19/29

33%

67%

-& 'Recibio la s).ciente capacitación,

Si No

17%

33%42%

8%

/& Areas responsables del problema

Compras Depósito Control e Sto!k "entas

19


20/29

33%

44%

11%

11%

0& '1omo cree ()e lo ay)da el soft a reali2ar s) trabajo,

#$y til &til 'l(o til No m$y til No es til

22%

33%

33%

11%

3& 4)e tan capacitado para )sar 5astersoft se siente

#$y Capa!itao Capa!itao 'l(o Capa!itao )o!o Capa!itao

No Capa!itao

20


21/29

11%

33%

33%

11%

11%

6& '1omo es la com)nicación entre 7reas,

#$y *$ena +$ena ,e($lar #ala

No -ay !om$ni!a!ión

16%

14%

22%19%

11%

5%

14%

8& '1omo cree ()e p)ede sol)cionarse el problema de control de stoc+,

#e.ora e los sistemas /sotare Cono!er nstala!iones Cono!er toos los pro$!to

Com$ni!a!ión entres las reas Capa!ita!ión Contrata!ión e personal

#e.ora o !am*io e pro!eimientos

21


22/29

#ocus Gou&

5$ /reparaci#n$ Selecci#n de los participantes que representen a las reasinterrelacionadas$

:$ Generaci#n$ Se establece una gu0a de puntos a tratar & el tiempo que se dedicara cada tema$

$ Reuni#n$ Se introduce a los participantes citados, & solo se o(icia de moderadorpara poder guiar los temas de discusi#n

Duraci#n estimada) alrededor de : horas$

Documentaci#n$ Se graba la reuni#n & se toma nota de las conclusiones (undamentales

22


23/29

DIAGNSTIC

So(t1are

Se detecto que la empresa est traba.ando con un so(t1are que no responde a las

necesidades de la misma, por ello se generan los principales errores) se generancargas duplicadas, no se emiten las #rdenes de compra, el mismo no cuenta conuna segunda aprobaci#n, & se le da curso a la compra despu's de la cargareal"ada por el operador$

/rocesos

Anali"ando el proceso de compras identi(icamos que el personal no tiene plenoconocimiento del stoc- de la empresa, esto se debe a la mala comunicaci#nentre los empleados, principalmente porque no se registra ni se controla el

correcto ingreso & egreso de mercader0a, dando lugar a que se reciban menores oma&ores cantidades de la mercader0a solicitada por compras$

La in(raestructura que lle!a a cabo la empresa no es la me.or, &a que carece deapro!isionamiento & acti!idades de apo&o primarias $ No cuentan con una correctasegmentaci#n del mercado para el desarrollo total de la organi"aci#n

2scasa # nula inno!aci#n tecnol#gica

2sto genera una (alta de control total de todas las operaciones generandoresultados negati!os$

23


24/29

RECMENDACINES

.RCEDIMIENT .ERATIV H SISTEMA MASTER S#T ACT!A1J

/REA RES.NSAB1E .RCEDIMIENT .ERATIV .RCEDIMIENT S#TKARE

CNTR1 DE STCL

• Descarga del sistema el

listado de los productos, .unto a su c#digo & stoc-$

• 2n!ia a !entas el listado de

producto que debe tener encuenta para hacer el(orecast$

• Se inhabilitan aquellos

c#digos que sonconsideradosinmo!ili"ados, es decirque no tienen salida$

VENTA

• %on(ecciona el nue!o

(orecast de !enta$• Se en!ia el (orecast a control

de stoc-$

CNTR1 DE STCL

• Reali"a el anlisis

correspondiente, para podergenerar la O%) !entapromedio anual, !entapromedio mensual,comparaci#n ;ltimo (orecastcon ;ltimo ran-ing de !enta,stoc- actual, productos

pendientes por (alta de stoc-,costo del producto, montodisponible para utili"ar &equi!alencias con respecto alpro!eedor$

• Se pone en contacto con el

pro!eedor & reali"a el pedidocorrespondiente$

DE.SIT

• Recibe & controla la

mercader0a con la O%$• Si la entrega esta correcta,

en!0a remito, (actura & O%tesorer0a, de lo contrario lade!uel!e a control de stoc-$

$

TESRERIA• Recibe & controla la (actura$ • %arga la (actura en el

sistema• Genera la O/ por medio

del sistema$

24


25/29

DESARR11 DE1 .RCES H SISTEMA MASTER S#T RECMENDADJ

/REA RES.NSAB1E .RCEDIMIENT .ERATIV.RCEDIMIENT

S#TKARE

CNTR1 DE STCL

• Descarga del sistema el

listado de los productos, .untoa su c#digo & stoc-$

• Reali"a un !ia.e mensual a

Mendo"a para controlar elstoc- real !ersus el sistema$

• Reali"a las modi(icaciones

correspondientes en elsistema, seg;n su existencia$

• Da a!iso al sector de !entasque &a est cargado el nue!olistado de productos en stoc-$

• Se inhabilitan aquellos

c#digos que sonconsideradosinmo!ili"ados, es decirque no tienen salida$

• Se crea una restricci#n en

el sistema, para que no sepuedan inhabilitaraquellos c#digos que

cuenten con stoc-$• Se crean tres dep#sitos)

roturas, !enta & cuentasJAN ?stoc- reser!ado$

VENTA

• %on(ecciona el nue!o

(orecast de !enta$ 2l mismodeber ser autori"ado por elgerente de !entas$

• Se en!ia el (orecast al sector

de compras$

• Ba.a el listado de

productos corregido delso(t1are$

CM.RAS

• %hequea con el sistema los

datos recibidos & creaautomticamente la O%$• Se pone en contacto con el

pro!eedor & reali"a el pedidocorrespondiente$

• Se habilita la generaci#n

de #rdenes de compra enel sistema$• Se inhabilita la acci#n de

seleccionar aquellosc#digos que &a estninhabilitados$

• 2l sistema reali"a el

anlisis correspondiente,para poder generar la O%)!enta promedio anual &mensual, comparaci#n;ltimo (orecast con ;ltimo

ran-ing de !enta, stoc-actual, productospendientes por (alta destoc-, costo del producto,monto disponible parautili"ar & equi!alenciascon respecto al pro!eedor$

DE.SIT

25


26/29

• Recibe & controla la

mercader0a con la O%emitida por compras$

• Si la entrega esta correcta,

en!0a remito, (actura & O% a

cuentas a pagar, de locontrario la de!uel!e acompras$

• %arga en el sistema la

mercader0a ingresada$

C!ENTAS A .AGAR• Recibe & controla copia de

remito & (actura original$

• %arga la (actura en el

sistema & la en!0a atesorer0a$

TESRERIA • Recibe & controla la (actura,emite el cheque$

• Genera la O/ por medio

del sistema$

26


27/29

ACT!A1, .roceso de control y com&ra de mercader3a

27


28/29

MERAD, .roceso de control y com&ra de mercader3a

28


29/29

trabajo practico final 29-10(1)

Documents