INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA

PAZ

ALUMNO:ÁNGEL MANUEL PÉREZ AVILÉS

CARRERA:INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

MATERIA:TALLER DE ADMINISTRACIÓN

DOCENTE: PERLA VALTIERRA GÓMEZ

TEMA:TRABAJO FINAL, UNIDAD VI

FECHA DE ENTREGA:02 DE DICIEMBRE DE 2015

LA PAZ, BAJA CALIFORNIA SURINTRODUCCIÓNEn cualquier proyecto que empieces, la organización de las tareas y el tiempo es fundamental. Aunque sea algo pequeño donde solo participes tú, tendrás que organizar muy bien tus tiempos y prioridades para alcanzar el objetivo, y esto se hace más complicado a medida que se añaden miembros al equipo. Afortunadamente hay varias opciones en software de gestión de proyectos que nos simplifican muchísimo el problema.El software de gestión nos ayuda a organizar mejor las actividades ya que, cada uno a su forma, nos permite ver de forma gráfica y sencilla los diferentes proyectos en los que estamos trabajando, los miembros del equipo que participan en cada uno, las tareas asignadas a cada uno y el progreso en la ejecución de las mismas.Y considerando cada vez más se trabaja en remoto, y que muchas organizaciones están compuestas de freelancers que trabajan desde diferentes partes del mundo, estas herramientas son cada vez más necesarias. Todas ellas están enfocadas en el trabajo colaborativo y contribuyen a una mejor comunicación, instantánea y eficaz, a la vez que algunas ofrecen facilidades para compartir archivos.Te invito a que les eches un ojo a estos programas de gestión y organización. Seguro te ayudarán a conseguir que los objetivos se concreten.

OBJETIVODar a conocer información acerca de los programas de administración de proyectos, características técnicas y el por qué se utilizan.

FUNCIONALIDADES DE LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS.Planificación y supervisión de las actividades

Esta es una de las principales funcionalidades de los programas de gestión de proyectos, que son en primer lugar herramientas de gestión de tiempo. Estas herramientas permiten dividir los proyectos en varias etapas, distribuir y coordinar las tareas asignadas a cada equipo, fijar una cronología de actividades y cumplir con los plazos de tiempo. Según el número de personas participantes en un proyecto, la planificación es más o menos compleja. Estas herramientas deben permitir: 

Planificar correctamente un proyecto en función de la realización de actividades interdependientes. 

Evaluar y designar los "recursos" (humanos y materiales) necesarios para la realización de un proyecto, según las necesidades identificadas. 

Prever los eventuales retrasos y prorrogas que afectan la cronología de la realización del proyecto. 

Reforzar la cooperación en el interior de los grupos de trabajo. 

Control de costosLa administración del tiempo, de los recursos humanos y materiales está relacionada a la gestión financiera de un proyecto. Estos programas están elaborados para ayudar a permitir finalizar un proyecto en el plazo correspondiente al cronograma planeado. Sin embargo, la herramienta no reemplaza la reflexión relativa a las presiones organizacionales, que condicionan fuertemente la ejecución de un proyecto como los cargos y funciones asignadas a los colaboradores o trabajadores, respeto de las especificaciones de la ejecución, capacitación del uso del programa (en especial si se integra un nuevo componente de trabajo). 

Distribuir, compartir y gestionar los flujos de información

Los programas de gestión de proyectos permiten proveer información de diferentes niveles (relacionados o no) a los miembros de un proyecto como administradores y trabajadores. El tipo de información compartida es: 

Lista de actividades y trabajos.  Compartimiento de documentos.  Presentación general del plazo de tiempo necesario para la realización

de un trabajo o una actividad.  Resumen de la progresión del proyecto y del desajuste entre los

objetivos alcanzados y los objetivos tal como fueron planeados.  Información sobre la carga de trabajo y planificación de vacaciones.  Optimización de los recursos no utilizados (ejemplo: tiempo libre). 

COLLABTIVECollabtive es un software de gestión de proyectos totalmente open source. Está basado en PHP y funciona prácticamente desde cualquier navegador web. Sus funciones son muchas y permiten planificar, organizar y coordinar todo tipo de proyectos de una manera fácil, automatizada y colaborativa.

Su núcleo ofrece una gama muy completa de funciones, destacando principalmente el manejo de un ilimitado número de proyectos, actividades o tareas, y un ilimitado número de usuarios participantes del mismo, con perfiles basados en roles de gestión. También cuenta con un sistema de mensajería interna e instantánea.

Collabtive ofrece una interfaz elegante, para empezar a trabajar con el tendremos acceso a un escritorio donde se muestra una lista de todos los proyectos con los que trabajamos, la lista de tareas pendientes y un calendario con las actividades pendientes. Se pueden realizar seguimiento a los proyectos mediante informes (podemos exportarlos en PDF), crear perfiles por cada usuario e incluso acceder a un RSS de los mensajes y tareas.

También debo destacar que Collabtive está disponible en más de 25 idiomas, el español uno de ellos, cuenta con apoyo a UTF8 y permite importar proyectos desde Basecamp, esto último está disponible desde el panel de administración.

Este programa se puede descargar desde su página principal gratuitamente:

http://collabtive.o-dyn.de/index.php

GANTTPROJECTGanttProject es una aplicación que permite organizar y planificar proyectos a través de diagramas Gannt, como así también la carga horaria de los integrantes dentro del mismo. A diferencia de Visual Project de Microsoft, GanntProject es una aplicación open source, por lo que se puede descargar de forma gratuita y además es una aplicación íntegramente escrita en Java por lo que lo hace multiplataforma.

Permite planificar proyectos mediante diagramas Gantt. Cada proyecto puede dividirse en sub-tareas, con su propia fecha de comienzo, duración, dependencias, progreso y anotaciones. Almacena la información en formato XML y puede exportar imágenes PNG/JPG, páginas web o documentos PDF. Es un programa Java, por lo que se necesita tener instalado Java Runtime Environment 1.4.1 (o posterior).CARACTERISTICAS

Generación de diagramas PERT. Reportes en PDF o HTML. Diagrama de Gannt. Posibilidad de importar y exportar archivos de MS Project. Organización de tareas en forma jerárquica.

VENTAJAS DE GANTTPROJECT Se puede descargar de forma gratuita y además es una aplicación

íntegramente escrita en Java por lo que lo hace multiplataforma. Reportes en PDF o HTML. Posibilidad de importar y exportar archivos de MS Project. Organización de tareas en forma jerárquica. Permite crear diagramas y asignares tiempos, recursos. Otra variante que se puede utilizar en combinación, es el

diagrama de Pert. Fácil aprendizaje. Precio excelente. Las herramientas de gestión de proyectos comerciales cuestan

una gran cantidad de dinero. Gratuito para cualquier propósito. Interfaz amigable

DESVENTAJAS DE GANTTPROJECT Carece de muchas de las características adicionales que hacen

de MS Project la herramienta estándar. Poca difusión entre las pequeñas y medianas empresas, para la

gestión de sus proyectos.

Este programa se puede descargar gratuitamente desde su página oficial:

http://www.ganttproject.biz/

TASKJUGGLERA la hora de planificar y gestionar un proyecto se requiere de herramientas útiles y sólidas para poder conducirlo correctamente de principio a fin. Algunas aplicaciones para el diseño de Diagramas de Gantt o el propio Microsoft Project son bastante utilizadas para esta crucial tarea (pueden visitar la categoría de Gestión de Proyectos para conocer otras opciones), pero la aplicación de código abierto TaskJuggler es una opción muy completa y merece ser comentada.

TaskJuggler es open source y bajo licencia GPL, ha sido diseñada principalmente para sistemas GNU/Linux y Unix, aunque se han desarrollado también ports para Windows (como WinTaskJuggler) y Mac Os X. La aplicación brinda ayuda en todo el alcance que tenga el proyecto, desde la asignación de recursos, costos, planificación de ingresos, gestión de riesgos, reportes, etc.

TaskJuggler cuenta con todas las características estándar de la mayoría de herramientas de gestión de proyectos: líneas de tiempo, diagramas de gantt, planificación de recursos y listas de tareas, pero también incluye funciones especiales que facilitan el análisis del proyecto o el seguimiento del mismo.Con TaskJuggler podemos gestionar tareas, recursos y costos en un solo lugar; podemos también asignar niveles para cada recurso, establecer criterios para solucionar conflictos en el proyecto e incluso elaborar filtros. Para empezar con un nuevo proyecto se puede utilizar algunas de las plantillas incorporadas y también se pueden guardar y personalizar las propias.

Hay muchas más características por mencionar, en Techmixer recopilan casi todas ellas y resaltan la flexibilidad de TaskJuggler para permitir colocar tantos detalles como sea necesario.

Sobre Taskjuggler se puede hallar bastante información en la red, la mayoría destaca su versatilidad, pero también hace hincapié en la pronunciada curva de aprendizaje que requiere comparado con otras alternativas (aunque los desarrolladores han comentado que se requieren solo 3 horas para conocer a fondo esta herramienta).

Este programa se puede descargar gratuitamente desde su página web:

http://www.taskjuggler.org/index.php

PROJECT HQ Project HQ es una aplicación open source que

permite gestionar proyectos en forma colaborativa, sus principales funciones son: gestión de puntos de referencia (hitos o milestones del proyecto), tareas, listas de tareas, sistema de seguimiento y hasta una wiki. Vale también mencionar que la aplicación toma como base y referentes a Basecamp y activeCollab, de allí que guarde un gran parecido con ambas. Entre las cosas más interesantes que pude encontrar puedo destacar la posibilidad de manejar múltiples proyectos en forma simultánea, también se puede personalizar (el CSS del tema puede ser editado) y es fácil de administrar (roles de usuarios, empresas, etc.).

Como puntos en contra quizás el más notorio es que no cuenta con traducción a otros idiomas, solo está disponible en inglés;

además también es muy evidente la falta de un calendario como complemento a los módulos de tarea y de bastante utilidad en el panel principal.

Esta aplicación ha sido escrita en Python y hace uso de proyectos open source como Pylons y SQLAlchemy en su desarrollo. Project HQ es de código abierto y se encuentra bajo la licencia GNU GPL v2. Para probar la aplicación contamos con una demo que permite acceder a la cuenta de usuario y de administrador, recomiendo este último para ver las posibilidades de gestión que ofrece.

En general Project HQ cumple con todos los requisitos básicos de un software de gestión de proyectos, aunque algunas funciones como un calendario, diagramas de gantt o intercambio de mensajes, pueden llegar a extrañarse o ser cruciales a la hora de elegirlo como opción.

En cuanto a la distribución de las funciones, estas se integran muy bien el panel de trabajo.

Este programa se puede descargar gratuitamente desde su página web:

http://sourceforge.net/projects/openpm-org/files/

ESTUDIO DE UNA EMPRESA U ORGANIZACIÓN.

A) NOMBRE DE LA EMPRESA.

Despacho ADL (Alfredo Díaz Leyson).

B) DATOS GENERALES.

Se dedican al diseño arquitectónico, elaboración de proyectos ejecutivos, supervisión de obra.

C) GIRO.

Prestación de servicios profesionales.

D) CLASIFICACIÓN.

Microempresa.

E) TAMAÑO.

Pequeño (alrededor de 6-7 trabajadores)

F) OBJETIVOS ORGANIZACIONALES.

La elaboración de proyectos ejecutivos y presupuestos para cumplir con las necesidades que el H. Ayuntamiento de Guasave requería.

G) ORGANIGRAMA GENERAL.

NOTA:La información proviene del lugar de donde trabajaba mi hermano, es arquitecto y era en un despacho de arquitectos en la ciudad de Guasave. No tengo la dirección exacta del despacho o alguna página web en la cual pueda basar mi información.

Gracias.

Jefe del Despacho

Arquitecto Licensiado en Administración Arquitecto Secretaria Arquitecto

Jefe de departamento

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA JUNIOR, Leo. “Aplicaciones para empresas, Collabtive”. 12

de abril de 2010. Consultado: 30 de noviembre de 2015. Disponible en:

http://www.empresayeconomia.es/aplicaciones-para-empresas/collabtive-proyecto-libre-y-open-source-para-gestion-de-proyectos.html

ECURED. “GanttProject”. Consultado: 30 de noviembre de 2015. Disponible en:

http://www.ecured.cu/GanttProject

JUNIOR, Leo. “Aplicaciones para empresas, TaskJuggler”. 20 de mayo de 2010. Consultado: 30 de noviembre de 2015. Disponible en:

http://www.empresayeconomia.es/aplicaciones-para-empresas/taskjuggler-herramienta-para-gestion-y-planificacion-de-proyectos.html

JUNIOR, Leo. “Aplicaciones para empresas, Project HQ”. 11 mayo de 2010. Consultado: 30 de noviembre de 2015. Disponible:

http://www.empresayeconomia.es/aplicaciones-para-empresas/project-hq-alternativa-de-codigo-abierto-a-basecamp.html