EL DOCUMENTO ELECTONICOEJE TEMATICO Nº1

GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES

Profesor. Jorge Mario Zuluaga Campuzano

Integrantes:Carmen Ruth Alarcón

Jully Paola Álvarez Alba Catalina Cabrera

Diana ChicacausaYaquelin Cruz Moreno

John Freddy Beltrán

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO1

INTRODUCCION

La evolución del documento, va de la mano de la evolución de la civilización, la piedra su primer cómplice y en el trascurso de los tiempos un sinfín de formatos han acompañado al documento.

Ahora los avances tecnológicos, han traspasado el límite de la materia, ya no los tocamos, ni los olemos, ni se nos caen de las manos, esa comunión, ese contacto desaparece, para convertirse en solo, lo que es información.

El documento electrónico es la nueva forma de la información por lo que se hace necesario conocer el tratamiento que se le debe realizar desde el momento de su creación hasta su disposición final y las herramientas necesarias para su tratamiento.

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OBJETIVO GENERAL

Reconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello el documento toma una nueva dimensión, adjudicando una gran variedad de nuevas características, estamos hablando del documento electrónico, de lo tangible a lo virtual.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

-Identificar los términos, las características y las aplicaciones que conforman el documento electrónico.

-Dar la importancia que se merece el documento electrónico, en los tiempos en que la tecnología invade cada centímetro de la vida del ser humano.

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CONTENIDOEje temático No 1

1.EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO2.EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3

FASES3.EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN

ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA4.- ¿QUE ES INFORMACIÓN?5.- ¿QUE ES UN DATO?6.-¿PORQUE ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN

ELECTRÓNICA?7.CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS8.MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:9.-DOCUMENTOS10.-BASES DE DATOS11.ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA

INFORMACIÓN. 4

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Documento cuyo soporte material es producido, recibido, conservado y transmitido haciendo uso de la electrónica permitiendo reproducir las decisiones humanas.

El documento electrónico, según Alicia Casas de Barrán tiene cuatro componentes:  Contenido: Información registrada o materia del documento. Estructura: Forma de organizar los datos, mediante el uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento. Así mismo utilizando tipografías especiales (cursiva, negrita) para efecto de destacar los datos significativos del contenido.

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Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha ido creado y utilizado. Relación del dato con otros. Presentación: Apariencia del documentos al realizar su recuperación. Los documentos que no se encuentran en algún medio físico impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos son considerados electrónicos. Los siguientes documentos son considerados electrónicos: Correos electrónicos, textos, hojas de cálculo producidos en computador, las fotografías, los videos y música digital, las páginas de Internet, los mensajes multimedia y de texto creados y enviados por celular, etc.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:

•Digitalizados: Su creación se realiza a partir de documentos impresos.

•Digitales para imprimir: Creados para ser impresos

•Multimediáticos: Son creados para ser consultados con ayuda de un computador.

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:CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

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CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO:

La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de documentos y los programas Excel, email, etc. siguiendo los procedimiento establecidos para tal fin.

En esta etapa es importante que la información capturada sea la correcta y que se establezcan los vínculos con la serie o agrupación documental a la cual corresponde.

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SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES:

El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación de expedientes alojando documentos que se encuentren relacionados o que pertenezcan a un mismo tema o permitir la organización de los mismos permitiendo a futuro tomar decisiones para efectuar selección.

Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales: El conjunto de documentos para los cuales se haya determinado su conservación permanente, deben ser transferidos para su custodia tomando las medidas necesarias para conservar la información a largo plazo.

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EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA

: ¿QUÉ ES INFORMACIÓN?

Es un conjunto organizado de datos procesados llevados al conocimiento de una persona o de un grupo.

La información puede ser calificada según sus características.

De significado: Cada persona adecuada sus acciones y actitudes de acuerdo a las consecuencias previsibles según el significado o la interpretación de la información recibida.Importancia: relativa al receptor, en la medida en que cambie la actitud del individuo.

Vigencia: Relacionada con el espacio y el tiempo.

Validez: Relacionada con el emisor. Constancia de confiabilidad sobre la información recibida.

Valor: Según la importancia de la misma para el receptor12

: ¿QUÉ ES UN DATO?

Un dato es una unidad elemental de información.

Un dato aislado no necesariamente constituye información relevante, pueden consistir simplemente en estadísticas, números, etc., los datos agrupados de forma conveniente son base para que la información sea relevante para la toma decisiones.

¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA?

La diferencia entre la información en soporte papel o grabada y la electrónica radica en que esta última requiere de un dispositivo electrónico para poder ser consultada.

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CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS

El dato es una unidad de información que se puede agrupar en un documento o catalogo, los datos han metabolizaron en lo electrónico, esto conlleva a unas nuevas características que asumen un nuevo formato digital. En el caso de la información electrónica, aquellos pueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenadores, maquinas.Si el dato electrónico, en si solo representa información, su conjunto representaría un documento electrónico muy similar con el formato físico incluyendo su legitimidad legal.

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El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record) como un fragmento particular de información registrada generada, acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de esta actividad.

La difusión del documento electrónico es más dinámica, por ejemplo, es fácil copiar un documento electrónico de un soporte a otro. Esto quiere decir que es más fácil copiar y difundir la información, pero también se hace más difícil la crucial delimitación del propio concepto de “original”.

El documento electrónico, como el formato físico debe cumplir con unas características.

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MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:

Una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datos elementales con el objetivo de facilitar su manipulación. Un dato elemental es la mínima información que se tiene en un sistema.Una estructura de datos define la organización e interrelación de estos y un conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos:

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DOCUMENTOS

Es una estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad.

Un documento electrónico está constituido por cuatro elementos principales, de los cuales los tres primeros deben ser conservados:

1)El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de datos:

· Textuales (páginas, párrafos, palabras.· Numéricos (enteros, flotantes…· Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.· De enlaces hipertexto

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2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluida en el documento o base de datos, o también ser añadida como entidad separada, en cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada por varios documentos). La estructura lógica puede ser muy diferente de la estructura física del documento.

3) El contexto descrito en un documento asociado. Puede incluir informaciones como:

· Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos necesarios, números de versión, estructura del fichero, descripción de los datos, un extracto histórico de las relaciones con otros documentos.

· La descripción del contexto administrativo. El contexto descrito en la documentación puede volverse complejo cuando el documento se encuentra integrado en una arquitectura de red.

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4) La presentación se contempla cada vez más separadamente del propio documento, lo que permite abstraer la información en sí misma del modo en que ésta será presentada. La difusión de la información en soportes variados (CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina “gestión intersoporte”. El instrumento que permita, dentro de varios años, visualizar los datos documentados hoy en día, aún no se ha inventado.

Existen varias formas de clasificar los documentos. Las dos principales son:•Codificación cronológica (se da un número a cada documento en el momento en el que se registra).•Codificación por tema (por ejemplo, cada documento se adscribe a un número de acuerdo a un plan de clasificación).

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BASES DE DATOS.Es una colección de datos organizados y estructurados según un determinado modelo de información que refleja no sólo los datos en sí mismos, sino también las relaciones que existen entre ellos. La base de datos se diseña con un propósito específico y debe ser organizada con una lógica coherente. Los datos podrán ser compartidos por distintos usuarios y aplicaciones, pero deben conservar su integridad y seguridad al margen de las interacciones de ambos. En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día.

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Bases de datos referenciales: Aquellas bases de datos que ofrecen registros que a su vez son representaciones de documentos primarios, y entre las que cabe distinguir:

•-Bibliográfica•-Directorios  Bases de datos fuente: Son las que ofrecen el documento completo, no una representación del mismo, y entre las que cabe distinguir:

•Numéricas•Textuales:•Mixtas

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ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN.

Al momento de pensar en la adquisición de equipos es necesario tener en cuenta la gestión documental tanto electrónica, donde se incluyen diferentes factores desde que equipos se necesitan para la creación del documento electrónico, hasta aquellos que permitan la conservación permanente y consulta de su información, por eso es necesario diseñar un programa de gestión de documentos electrónicos personalizado elaborado por un profesional en ciencias de la información y la documentación que se acople a las necesidades de la empresa donde se va a implementar.

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ES MUY IMPORTANTE DETERMINAR:

-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético o soporte óptico.

-Tipo de formato en que se va a conservar la informacion: .tiff, .gif, .jpeg, fax u otros formatos, gráficos vectoriales, textos, datos, bases de datos

-Tipos de programas o software y utilidades a emplear

-Tipo de datos: de audio, de video, de imagen, de texto, etc.

-Estructura de los datos: documentos o bases de datos tipo de unidades de almacenamiento y migración de la información

-Tiempo de conservación, de almacenamiento y de migración

-Normas y estándares en el manejo de la información

-Seguridad y autentificación de los documentos

-Modo de acceso a los datos 24

CONCLUSIONES

El documento electrónico, ha alcanzado la validez y la confianza que el documento físico ha vestido a través de la historia, he incluso podemos afirmar que su difusión es más potente que el documento físico.

A través de la investigación para el desarrollo de este trabajo, nos permitió fortalecer nuestro conocimiento y vislumbrar la importancia del documento electrónico en estos tiempos de tecnología. El documento electrónico tiene la valides jurídica, social e informativa; incluyendo nuevas características que conllevan su nuevo formato virtual, la importancia de reconocer su valor y verlo como una herramienta que puede traspasar lo tangible a lo físico.

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BIBLIOGRAFIA

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico

http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

http://www.hipertexto.info/documentos/b_datos.htm

http://www.infotectura.com/2009/09/29/5-formas-de-organizar-la-informacion/

http://1.bp.blogspot.com/-qaK1dgd9dHM/TlB3Wp8FLzI/AAAAAAAACJA/TqtJxsq8plI/s1600/proceso+de+digitalizaci%25C3%25B3n.jpg

http://www.buenastareas.com/ensayos/Que-Es-Un-Documento-Electronico-De/560152.html

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