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ANALISIS E INTERPRETACION DEL CONTROL INTERNO Y SU
APLICACIÓN EN LA ENTIDAD PÚBLICA PARA EL BIENESTAR
COMUN Y SOCIAL
TEMA:
“TRABAJO DE INVESTIGACION PREVIA A LA OBTENCIÓN DE LA
ACREDITACION DEL MODULO DE CONTROL INTERNO DE CUARTO CICLO
DE BANCA Y FINANZAS”
MODULO:
IV PARALELO “B”
DOCENTE:
MG. ELIZABETH SALAS
ALUMNA:
SANDRA GISELLA SÁNCHEZ RIVAS
LOJA‐ECUADOR
2013‐ 2014
i
Ing. Elizabeth Salas
DOCENTE DE CUARTO MODULO PARALELO “B”, DE LA ESCUELA DE
BANCA Y FINANZAS
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo realizado por la estudiante Sandra Gisella Sánchez
Rivas, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo
su presentación
Loja, julio de 2013
f)……………………
ii
CESIÓN DE DERECHOS
“Yo, Sandra Gisella Sánchez Rivas declaro ser autora del presente trabajo de
investigación y eximo expresamente a la Universidad Nacional de Loja y a sus
representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.
..............................................
Gisella Sánchez
iii
AUDITORIA
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente
trabajo de investigación, son de exclusiva responsabilidad del autor.
Sandra Gisella Sánchez Rivas
iv
DEDICATORIA
Le dedico primeramente mi trabajo a Dios fue el creador de todas las cosas, el
que me ha dado fortaleza para continuar cuando a punto de caer he estado;
por ello, con toda la humildad que de mi corazón puede emanar.
De igual forma, a mis Padres, a quien le debo toda mi vida, les agradezco el
cariño y su comprensión, a ustedes quienes han sabido formarme con buenos
sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir adelante
buscando siempre el mejor camino.
A mis Docentes, gracias por su tiempo, por su apoyo así como por la sabiduría
que me transmitieron en el desarrollo de mi formación profesional, en especial
a la Mg Elizabeth Salas, por haber guiado el desarrollo de este trabajo y llegar
a la culminación del mismo.
Gisella Sánchez
v
AGRADECIMIENTO
Primero y antes que nada, dar gracias a Dios, por estar conmigo en cada paso
que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en
mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante
todo el periodo de estudio.
A la Universidad Nacional de Loja por permitirnos realizar nuestros estudios
profesionales, a través de la impartición de clases y de la oportunidad que nos
brinda de educarnos en una institución de tan prestigioso índole académico.
Al señor director del “REGISTRO CIVIL” (Institución pública en la que se
realizara el control interno) de la ciudad de Loja, por su gentil colaboración al
proporcionar toda la información necesaria para desarrollar el presente trabajo
de investigación.
Un agradecimiento especial a la Mg Elizabeth Salas, por la colaboración,
paciencia, apoyo y sobre todo por esa gran amistad que me brindó y me brinda,
por escucharme y aconsejarme siempre.
Finalmente agradecemos a todas las personas que de una u otra manera
colaboraron con nosotros hasta la culminación de nuestro trabajo de
investigación de presupuestos públicos.
Gisella Sánchez
vi
RESUMEN
Para la práctica profesional saber realizar un control interno adecuado es de
suma importancia dentro de la institución, este cumple un rol retroalimentador
al interior de la Empresa, debido a que cada función de la Organización está
sujeta a la aplicación de diversas formas de Control. Su existencia se
fundamenta en la planificación, sino existe planificación no hay un motivo para
controlar, por esto la función primordial del Control en la organización es
evaluar las metas planteadas y de esta manera lograr todos los objetivos
planteados por la entidad, también nos ayuda a conocer si se están cumpliendo
a cabalidad todas sus funciones.
Por tal motivo se llevara a cabo el siguiente trabajo de investigación que nos
permitirá conocer más a fondo los pasos a seguir para realizar un control
interno adecuado y la importancia de que toda entidad ya sea pública o privada
cuente con este control, para mejor realización y obtención de datos precisos
se llevara a cabo la investigación en el Registro Oficial , que nos brindara toda
la información que necesitemos a fin de garantizar ante la comunidad
ecuatoriana de que todos sus procesos son hechos con transparencia pero
siempre y cuando con esta información no le traiga consecuencias en un
futuro
vii
Contenido
INTRODUCCION ............................................................................................................................. 1
DESARROLLO DE LOS TEMAS Y SUBTEMAS ................................................................................... 3
1.‐DEFINICION DE CONTROL INTERNO .......................................................................................... 3
2.‐ PASOS DEL CONTROL INTERNO................................................................................................ 3
3.‐ NIVELES BASICOS DEL CONTROL INTERNO .............................................................................. 9
4.‐ QUIEN EJECUTA EL CONTROL INTERNO ................................................................................. 11
5.‐ FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO ............................................................................. 12
6.‐ IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO ................................................................................. 14
7.‐ CLASES DEL CONTROL INTERNO ............................................................................................ 16
100 NORMAS GENERALES ........................................................................................................... 17
100‐01 Control Interno Definición .......................................................................................... 17
100‐02 Objetivos del control interno ...................................................................................... 17
100‐03 Responsables del control interno ............................................................................... 17
200 AMBIENTE DE CONTROL ...................................................................................................... 18
Definición ................................................................................................................................ 18
200‐01 Integridad Y Valores Éticos.......................................................................................... 18
200‐04 Estructura Organizativa ............................................................................................... 19
200‐07 Coordinación De Acciones Organizacionales .............................................................. 19
200‐09 Unidad De Auditoria Interna ....................................................................................... 20
300 EVALUACIÓN DE RIESGO ...................................................................................................... 21
300‐02 Plan De Mitigación De Riesgo ..................................................................................... 21
300‐03 Valoración De Los Riesgos ........................................................................................... 22
300‐04 Respuesta Al Riesgo .................................................................................................... 24
400 ACTIVIDADES DE CONTROL .................................................................................................. 25
Definición ................................................................................................................................ 25
400‐01 Separación De Funciones Y Rotación De Labores ....................................................... 27
402 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA PRESUPUESTO ................................................................... 28
402‐01 Responsabilidad del Control ....................................................................................... 28
402‐ 02 Control Previo Al Compromiso ................................................................................... 30
402‐ 03 Control Previo Al Devengado ..................................................................................... 32
403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA TESORERÍA ......................................................................... 34
403‐01 Determinación Y Recaudación De Los Ingresos .......................................................... 34
403‐02 Constancia Documental De La Recaudación ............................................................... 35
viii
403‐03 Especies Valoradas ...................................................................................................... 37
403‐04 Verificación De Los Ingresos ....................................................................................... 38
403‐06 Cuenta Corriente Bancaria .......................................................................................... 39
403‐07 Conciliaciones Bancarias ............................................................................................. 41
403‐ 12 Control Y Custodia De Garantías ................................................................................ 43
404 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEUDA PÚBLICA ................................................................ 43
404‐01 Gestión De La Deuda ................................................................................................... 43
404‐ 02 Organización De La Oficina De Deuda Pública ........................................................... 44
404‐05 Evaluación Del Riesgo Relacionado Con Operaciones De La Deuda Pública .............. 45
404‐06 Contabilidad De La Deuda Pública .............................................................................. 47
404‐07 Registro De La Deuda Pública En Las Entidades .......................................................... 48
404‐09 Pasivos Contingentes .................................................................................................. 50
404‐11 Control Y Seguimiento ................................................................................................ 50
405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ................ 51
405‐01 Aplicación De Los Principios Y Normas Técnicas De Contabilidad Gubernamental ... 51
405‐02 Organización Del Sistema De Contabilidad Gubernamental ...................................... 52
405‐06 Conciliación De Los Saldos De Las Cuentas ................................................................. 53
405‐ 07 Formularios Y Documentos ........................................................................................ 53
405‐08 Anticipos De Fondos ................................................................................................... 54
405‐ 09 Arqueos Sorpresivos De Los Valores En Efectivo ....................................................... 55
405‐11 Conciliación Y Constatación ........................................................................................ 56
406. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ‐ ADMINISTRACIÓN DE BIENES ......................................... 56
406‐02 Planificación ................................................................................................................ 56
406‐03 Contratación ............................................................................................................... 57
406‐05 Sistema De Registro .................................................................................................... 58
406‐07 Custodia ...................................................................................................................... 59
406‐10 Constatación Física De Existencias Y Bienes De Larga Duración ................................. 60
406‐11 Baja De Bienes Por Obsolescencia, Pérdida, Robo O Hurto ....................................... 62
407. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO ........................................................................ 63
408. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ...................................................................................... 66
Proyecto Definición ..................................................................................................................... 66
408‐02 Estudio De Pre Inversión De Los Proyectos ................................................................ 67
408‐05 El estudio de Pre factibilidad ...................................................................................... 67
408‐06 El estudio de Factibilidad ............................................................................................ 67
ix
408‐07 Evaluación Financiera Y Socio Económica ................................................................... 69
408‐11 Presupuesto De la Obra .............................................................................................. 70
408‐12 Programación De La Obra ........................................................................................... 72
408‐13 Modalidad De Ejecución ............................................................................................. 73
408‐14 Ejecución De La Obra Por Administración Directa ...................................................... 73
408‐15 Contratación ............................................................................................................... 73
408‐18 Jefe De Fiscalización .................................................................................................... 74
408‐19 Fiscalizadores .............................................................................................................. 75
408‐21 Libro De Obra .............................................................................................................. 76
408‐23 Control De Calidad ...................................................................................................... 77
408‐27 Prorrogas De Plazo ...................................................................................................... 78
408‐298 Recepción De Obras .................................................................................................. 79
408‐33 Evaluación Ex Post ...................................................................................................... 80
409 GESTIÓN AMBIENTAL ........................................................................................................... 81
410 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN ..................................................................................... 97
410‐01 Organización Informática ............................................................................................ 97
410‐02 Segregación de Funciones ........................................................................................... 98
410‐05 Modelo De Información Organizacional ..................................................................... 98
410‐06 Administración De Proyectos Tecnológicos .............................................................. 100
410‐07 Desarrollo De Software Aplicativo ............................................................................ 101
410‐11 Plan De Contingencias ............................................................................................... 102
APLICACIÓN PRÁCTICA .......................................................................................................... 104
PRÁCTICA DE CONTROL INTERNO ......................................................................................... 104
DATOS DEL EJERCICIO ........................................................................................................... 105
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................................... 111
1.‐ Conclusiones .................................................................................................................... 111
2.‐Recomendaciones ............................................................................................................. 111
GLOSARIO DE TERMINOS .......................................................................................................... 113
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................ 114
ANEXOS ..................................................................................................................................... 121
1
INTRODUCCION
En la evolución histórica de las empresas ha tenido una remarcada importancia
el hecho de que en el pasado los propietarios eran a su vez los directivos
encargados de realizar el control quienes supervisaban directa y
personalmente el cumplimiento de las normas y directrices establecidas por
ellos, tacita o explícitamente. Se producía un “auto control de la función
directiva”.
A medida que aumento la complejidad de la empresa se fue imponiendo una
división de trabajo que tenía por objeto la especialización de los empleados y
sus funciones. Esto exigía una organización que adecuara los medios
necesarios para la consecución de los fines deseados, esto contribuyo a optar
por una dependencia especifica que se encargue de realizar el control a cada
departamento de la entidad.
Para poder comprender la función del control interno, debemos conocer el
hecho que motiva a las empresas a estar dispuestas a invertir en este proceso.
En todos los sectores económicos donde se desempeñen las empresas o
industrias, con y sin fines de lucro, presentan algún grado de riesgo en mayor o
menor medida. Frente a esta adversa situación las empresas están optando
por crear unidades o departamentos especializados en control interno, de esta
forma poder mitigar el riesgo y poder cumplir con los objetivos de la
organización.
El control interno nace por la necesidad de evaluar y satisfacer la eficiencia,
eficacia, razonabilidad, oportunidad y confiabilidad en la protección,
salvaguarda y seguridad de los bienes de una empresa, así como para ayudar
a controlar el desarrollo de sus actividades, operaciones y resultados
financieros que se espera obtener en el desempeño de las funciones y
operaciones de toda la empresa.
Toda la información que hemos desarrollado en el índice de contenidos es una
breve síntesis que debemos conocer para poder llevar a cabo el proyecto y
entender más acerca de cómo funciona nuestra economía, es importante la
2
realización de este tipo de investigación ya que nos permite ahondar más en el
mundo que vamos a formar parte y de esta manera poder después realizar las
practicar necesarias y dejar en alto a nuestra Universidad que está formando
los futuros empresarios de nuestro Ecuador.
Nos supieron dar a conocer como realizan su control interno pero en si no se
les permitía dar a conocer información muy detallada por todas las reglas que
deben seguir y por la importancia de dicha información que si se hace pública
podría perjudicar un poco a la entidad este fue un limitante para poder
desarrollar con mejor precisión este proyecto.
En la ciudad de Loja se ha podido evidenciar que no es una provincia
industrializada, pero el esfuerzo de su gente la ha hecho fructífera; como la
producción de la tierra, locales de prendas de vestir, tiendas, restaurantes,
cafeterías, establecimientos de diversión, entre otras ideas de empresas, son
las alternativas que permiten generar desarrollo.
La metodología a usarse será la metodología deductiva que nos ayudara a
conocer la situación económica de los estados financieros él cual nos permitirá
analizar la rentabilidad y desempeño de la entidad logrando así obtener
información precisa y veras que servirá como sustento teórico y técnico del
proyecto de investigación
Para el desarrollo del presente estudio se utilizó la investigación documental, y
se sustentó con fuentes bibliográficas e información de Internet.
3
DESARROLLO DE LOS TEMAS Y SUBTEMAS
1.-DEFINICION DE CONTROL INTERNO
Control interno, es una expresión que utilizamos con el fin de describir las
acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o
administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades.
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los
métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin
de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables1.
Grafico1: Control Interno
Fuente: Recursos del internet
2.- PASOS DEL CONTROL INTERNO
Se compone de los siguientes pasos detallados2:
Paso 1 – Comprender el flujo de información contable. Consiste en conocer
desde la captura hasta la información, los saldos, del mayor. No se puede
realizar una auditoria si no se tiene conocimiento de las actividades y
procedimientos del cliente. Esto comprende el estudio de su control interno. Se
conocen varias formas de realizar este estudio ya sea por medio de
cuestionarios, métodos descriptivos y flujograma; siendo los más útiles los dos
últimos.
1 http://dspace.espoch.edu.ec/bitstream /123456789/428/1/82T00051(2).pdf 2 http://www.monografias.com/trabajos16 /control‐interno/control‐interno.shtml
4
Paso 2 – Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregación
de funciones. Comprendido el ciclo de información contable y haber identificado
los medios que contienen la información contable así como también los
procesos que lo generan. Debemos también identificar las personas dentro de
dichos departamentos que la generan. Esto se hace para identificar las
funciones e identificar aquellas que sean incompatibles.
Paso 3 – Explicitar los objetivos del control. El departamentos tiene función de
comprar y esto termina en una orden de compra. En el capítulo 1 se habló de
que los intercambios debían cumplir con:
Exista y se encuentre autorizado se registre el intercambio los activos
obtenidos le pertenezcan al ente tenga obligación por los pasivos sea correcta
la cantidad registrada sea correcto el precio sea correcta la descripción sea
correcto la otra parte del intercambio (tercero) se registre en el periodo contable
correcto.
Grafico2: Datos Control Interno Fuente: Recursos del internet
La orden de compra deberá cumplir con los objetivos de control
Se encuentren autorizadas
Sea correcta la cantidad registrada
Sea correcto el precio registrado
Sea correcta la descripción
5
Sea correcta la otra parte interesada del intercambio
Paso 4 5 6 – Listar los posibles errores de autorización, integridad y exactitud.
Se identifican cada uno de los comprobantes y medios magnéticos
involucrados y sus objetivos de control correspondiente y la totalidad de los
errores que podrían ocurrir, para luego en un paso posterior analizar los
controles que el ente ha establecido para prevenir y detectar. Si fallamos en la
detección de errores, entonces mal podremos evaluar la eficiencia de los
controles.
Existen errores de:
Exactitud
O/C no autorizada
O/C autorizada por personas no autorizadas
O/C autorizada por persona autorizadas pero que no respeta limites.
Integridad
O/C no prenumerada
O/C perdida
Exactitud
Desigual de cantidad con la cantidad solicitada en la O/C
Desigual calidad con la calidad solicitada en la O/C
No corresponde con precios pactada
No corresponde con condiciones de precio pactadas
No corresponde con fecha de entrega pactada
Tales errores tienen impacto sobre la eficiencia de la empresa pero no sobre la
integridad y exactitud de sus estados contables.
Entonces el auditor tanto externo como interno solo debe poner atención en los
errores que pueden tener influencia sobre el objetivo de su trabajo.
PASO 7 8 9 – Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o
detectar errores de autorización integridad y exactitud. Listado los errores de
autorización, integridad y exactitud corresponde relevar el sistema con el
propósito de identificar aquellos controles existentes que permitirán prevenir o
detectar posibles errores determinados en el paso 4.5.6
6
PASO 10 – DE LOS CONTROLES IDENTIFICADOS EN 7, 8, 9, ANALIZAR LA
EFECTIVIDAD DE DICHOS CONTROLES, IDENTIFICAR LOS EFECTIVOS Y
EFECTUAR LA EVALUACIÓN GENERAL.
En esta etapa de evaluación, consiste en identificar los controles existentes en
la empresa, identificarlos entonces con un sentido específico de control y con
un error posible determinado.
Determinar así si el control tiene capacidad para cumplir con su objetivo o si
este está bien diseñado. Pero los errores de autorización, exactitud e integridad
pueden ocurrir de todos modos.
Por lo tanto una vez analizado y estudiado, con el resultado de tener confianza
en el control, se debe realizar la prueba de control con posterioridad.
También se debe analizar la segregación de funciones, donde los controles no
deben estar efectuados por personas que realizan las tareas respectivas en el
ente que es objeto de control.
La evaluación individual de cada control nos permitirá efectuar una
extrapolación para evaluar la efectividad de todo el ciclo en su conjunto. Pero
estamos analizando un control en una determinada etapa, lo cual dependemos
que los errores de exactitud e integridad no hayan sucedido en etapas
anteriores.
De tal evaluación decidimos si podemos tener confianza en ellos o no sobre la
integridad y exactitud generada por el flujo de información contable la cual se
materializa en la exactitud e integridad de los saldos de las cuentas del mayor
general.
Si la evaluación es positiva entonces pasamos al siguiente paso, si no lo fuera
pasaremos a aplicar el enfoque de auditoria basado íntegramente en los
7
procedimientos de revisión de saldos. Debemos reevaluar los trabajos de
auditoria realizados y determinar si es posible el ente de auditarse.
La razón de esto es porque si los controles de captura fallan. El sistema interno
no puede asegurar que la totalidad de las transacciones realizadas por los
funcionarios del ente están reflejadas en los documentos o medios magnéticos
establecidos. Si de ser así será imposible detectar lo que no ha sido registrado.
Grafico33: Pasos del Control Interno
Fuente: Recursos del internet
PASO 11 DE LOS CONTROLES EFECTIVOS SEGÚN 10. IDENTIFICAR LOS
QUE SERAN PROBADOS Y DISEÑAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
DE LOS CONTROLES A PROBAR.
La prueba de los controles la realizamos mediante las pruebas de
cumplimiento. Tal propósito es obtener una razonable seguridad de que los
procedimientos de control interno sean aplicados de acuerdo con lo
determinado por la Gerencia y que funcionen eficazmente.
El resultado de la prueba de cumplimiento es SI (se cumple el control) NO (no
se cumple el control) a los efecto de validar la confianza teórica a los sistemas
de control con el objeto de determinar NATURALEZA, ALCANCE y
OPORTUNIDAD de los procedimientos
3 http://www.monografias.com/trabajos93/monitoreo‐del‐sistema‐control‐interno‐procedimiento/image004.jpg
8
PASO 12 ANALIZAR, DE SER APLICABLE, LOS CONTROLES DE
CUSTODIA. EFECTUAR SU EVALUACIÓN.
Todo intercambio tendrá como consecuencia la captura y procesamiento de la
información.
Los controles de custodia tienen que ver exclusivamente con aquellos
intercambios en los cuales hay entrada y salida de bienes. Tales controles
evitan que los bienes se dañen, se venzan, sean robados y proporcionar así
razonabilidad en la existencia y cantidad según los registros. A los efectos que
los estados contables reflejen la realidad.
Grafico44: Etapas del Control Interno
Fuente: Recursos del internet
Cabe aclarar que con un recuento físico, se logran ajustar las diferencias, pero
estos no nos podrán informar sobre errores en la custodia de los bienes.
4 http://www.gestiopolis.com/finanzas‐contaduria/control‐interno‐entidades‐cubanas1.gif
9
Entonces los errores de custodia comprenden los controles de entrada, salida,
mantenimiento en existencia. Los controles de existencias son procedimientos
de recuento y comparación de existencia.
PASO 13 EFECTUAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
3.- NIVELES BASICOS DEL CONTROL INTERNO5
Según Dávalos O, (2007), los elementos más importantes de un sistema de
control interno pueden enunciarse de la siguiente manera:
Grafico5: Niveles del Control Interno
Fuente: Recursos del internet
1) Definición de objetivos.- Los objetivos, para hacer posible la continuidad
de la entidad, deben reunir unas determinadas características o rasgos:
a) Realismo: tomando en cuenta los medios del sistema.
b) Delimitación: Expresando con claridad y definiendo con exactitud las
metas perseguidas.
c) Aceptación: Las personas que llevaran a cabo el control, deben asumir
con responsabilidad.
d) Factibilidad: Que pueden llevarse a cabo.
e) Adaptabilidad: Susceptibles de modificarse si así lo exigen las
circunstancias.
5http://www.emagister.com/curso‐control‐contable/sistemas‐control‐interno
10
2).-Proceso De Verificación Del Control Interno
Este Proceso se realiza mediante la aplicación de principios de control interno,
estos principios fundamentales son:
A. Necesidad de fijar responsabilidad, delimitando con nitidez la
responsabilidad de cada una de las direcciones.
B. Separación del registro contable y las operaciones, ya que un empleado
no puede desempeñar un cargo que tenga control sobre contabilidad y al
mismo tiempo ejecutar operaciones que se controlen contablemente.
C. Las operaciones comerciales no deben quedar a cargo de una misma
persona.
D. Implantar mecanismos que puedan comprobar la exactitud de
operaciones efectuadas a objeto de demostrar que la contabilidad
recoge con exactitud la realidad de ellas.
E. Los puestos no deben ser vitalicios.
F. Las tareas de los distintos puestos deben figurar siempre por escrito.
(Manuales)
G. Las promociones y traslados deben estudiarse cuidadosamente; de
modo que se sitúe al hombre idóneo en el lugar o puesto en que pueda
rendir en beneficio de la empresa.
H. Siempre que sea posible se debe informatizar la información manual.
I. Debe hacerse uso con carácter general de las cuentas de control, ya
que éstas prueban la exactitud de los saldos de las cuentas.
J. Debe crearse un buen sistema de archivos y correspondencia
disponiéndose en cada dirección de un nomenclátor de referencia
sistemático y alfabetizo de modo que los documentos tanto de entrada
como de salida sean debidamente referenciados y se puedan encontrar
con facilidad cuando se precise. Un sistema de archivo deficiente o
dejado al criterio de cada uno de los empleados deriva en importantes
pérdidas de horas de trabajo, tensiones humanas y disminución de
eficacia.
11
Grafico66: Elementos del Control Interno
Fuente: Recursos del internet
4.- QUIEN EJECUTA EL CONTROL INTERNO7
El control interno lo ejerce cada uno de las personas que hacen parte de la
entidad y que contribuyen al cumplimiento de los objetivos establecidos.
El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los
organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal
o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos
y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno,
también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas
dependencias de las entidades y organismos.
6 http://grupodeinvestigacioncontable.webs.com/apps/photos/photo?photoid=141893663
7http://sincelejo‐sucre.gov.co/apc‐aa‐files/66373432636435613966396461306466/Que_es_control_interno.pdf
12
Grafico7: Encargado del Control Interno
Fuente: Recursos del internet
5.- FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO 8
Constituyen las condiciones imprescindibles y básicas que garantizan la
efectividad del Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y
competencias asignadas por la Constitución y la ley a cada entidad pública y a
las características que le son propias. La Autorregulación, el Autocontrol y la
Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del
Control Interno.
1. AUTORREGULACIÓN: Es la capacidad institucional de la Entidad Pública
para reglamentar, con base en la Constitución y en la ley, los asuntos propios
de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que
permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones.
Mediante la Autorregulación la entidad adopta los principios, normas y
procedimientos necesarios para la operación del Sistema de Control Interno.
Favorece el Autocontrol al normalizar los patrones de comportamiento
requeridos para el cumplimiento de los objetivos, y hace efectivo y transparente
el ejercicio de su función constitucional ante la comunidad y los diferentes
grupos de interés.
8http://sincelejo‐sucre.gov.co/apc‐aa‐files/66373432636435613966396461306466/Que_es_control_interno.pdf
13
Se lleva a cabo, entre otras formas, a través de:
La promulgación de valores, principios y conductas éticas propias del
servicio público.
La generación de Códigos de Buen Gobierno, que establece las normas
que así mismas se imponen las entidades públicas para garantizar el
cumplimiento de una función administrativa proba, eficiente y transparente.
La definición de un modelo de operación que armonice las leyes y las
normas pertinentes a su fin, con los sistemas, los procesos, las actividades
y las acciones necesarias para el cumplimiento de los propósitos
institucionales.
El establecimiento de políticas, normas y controles tendientes a evitar o
minimizar las causas y los efectos de los riesgos capaces de afectar el
logro de los objetivos.
La reglamentación del Control Interno a través de los mecanismos
proporcionados por la Constitución y la ley.
2.AUTOCONTROL: Es la capacidad de cada servidor público,
independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad para evaluar su
trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda
cuando lo considere necesario de tal manera que la ejecución de los procesos,
actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una
función administrativa transparente y eficaz.
El Control Interno se fundamenta en el Autocontrol al considerarlo como
inherente e intrínseco a todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones a
realizar por el servidor público, en procura del logro de los propósitos de la
entidad.
El ejercicio de esta capacidad requiere:
De los servidores públicos:
Compromiso, competencia y responsabilidad con el ejercicio de su labor.
14
Responsabilidad para asumir sus propias decisiones y autorregular su
conducta.
3. AUTOGESTIÓN: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para
interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función
administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la ley.
El Control Interno se fundamenta en la Autogestión al promover en la entidad
pública la autonomía organizacional necesaria para establecer sus debilidades
de control, definir las acciones de mejoramiento y hacerlas efectivas, a la vez
que asume con responsabilidad pública las recomendaciones generadas por
los órganos de control y les da cumplimiento con la oportunidad requerida.
Se logra a través de:
La comprensión por parte de la entidad y de los servidores públicos, de las
competencias y funciones asignadas por la Constitución y la ley.
La adaptación consciente de la entidad a su entorno.
La organización de la función administrativa y de su control de acuerdo con
las características propias de cada entidad.
La capacidad institucional para auto regular su funcionamiento.
La conformación de la red de conversaciones que articula los procesos, las
actividades y las acciones requeridas para la ejecución de los planes, los
programas y los proyectos necesarios al logro de los objetivos institucionales
y sociales del Estado.
La ejecución de planes de mejoramiento y el seguimiento efectivo a su
impacto en la organización.
6.- IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO9
Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un
adecuado sistema de control interno. Pero cuando tenemos empresas que
tienen más de un dueño muchos empleados, y muchas tareas delegadas, es
necesario contar con un adecuado sistema de control interno. Este sistema 9 http://dspace.espoch.edu.ec/bitstream /123456789 /428/1/82T00051(2).pdf
15
deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la
complejidad de la organización.
Grafico810: Como efectuar el Control Interno
Fuente: Recursos del internet
Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes
hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no
puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su
presencia no asegura que se eviten los fraudes.
Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, más
necesario se hace la existencia de un sistema de control interno
adecuadamente estructurado.
10 http://4.bp.blogspot.com/_7vYYDaN2id8/TBFYZuRSxfI/AAAAAAAABA0/oDldkRIi00U/s1600/ME2_CLAUDIA.jpg
16
7.- CLASES DEL CONTROL INTERNO11
Según Dávalos O, (2007) cabe destacar tres clases de control interno:
Atendiendo a sus objetivos; el control interno operacional; control interno
Contable y la verificación interna.
1) Control Interno Operacional.- En este caso la responsabilidad fundamental
de la dirección de una empresa es buscar producir con el menor costo posible
y conseguir el mejor uso posible de sus recursos.
2) Control Interno Contable.- Tiene por objeto verificar la corrección y fiabilidad
de la contabilidad, haciendo conocer en "tiempo real" las entradas y salidas del
sistema expresadas en términos monetarios con la finalidad de conocer el
presente.
3) Verificación Interna.- La Salvaguardia de los activos de la empresa contra
desfalcos y otras irregularidades similares, exige procedimientos contables o
controles físicos y estadísticos.
Grafico9: Verificaciones del Control Interno
Fuente: Recursos del internet
11 http://www.emagister.com/curso‐control‐contable/sistemas‐control‐interno
17
100 NORMAS GENERALES
100-01 Control Interno Definición
Control interno, es una expresión que utilizamos con el fin de describir las
acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o
administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades.
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los
métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin
de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables12.
100-02 Objetivos del control interno13
Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la
calidad en los servicios;
Proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro,
uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales,
Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con
oportunidad; y,
Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la
calidad en los servicios.
100-03 Responsables del control interno
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos
y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa,
promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las
políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
programados. Por lo que todos los integrantes de la organización, sea esta
pública o privada, son responsables directos del sistema de control interno,
esto es lo que garantiza la EFICIENCIA TOTAL14.
12 http://dspace.espoch.edu.ec/bitstream /123456789/428/1/82T00051(2).pdf 13 http://dspace.espoch.edu.ec/bitstream /123456789/428/1/82T00051(2).pdf 14 http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no11/controlinterno.htm
18
200 AMBIENTE DE CONTROL
Definición
Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas
del personal con respecto al control de sus actividades; el que también se
conoce como el clima en la cima. En este contexto, el personal resulta ser la
esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la
integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor
que la conduce y la base sobre la que todo descansa.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son
desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los
riesgos. Igualmente, tiene relación con el comportamiento de los sistemas de
información y con las actividades de monitoreo15.
200-01 Integridad Y Valores Éticos
La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de
control, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control
interno. La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y
valores éticos como parte de la cultura organizacional para que perduren frente
a los cambios de las personas de libre remoción; estos valores rigen la
conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la
organización16.
La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normas propias
del código de ética, para contribuir al buen uso de los recursos públicos y al
combate a la corrupción.
Los responsables del control interno determinarán y fomentarán la integridad y
los valores éticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades
15 http://dspace.espoch.edu.ec/bitstream /123456789/428/1/82T00051(2).pdf 16 http://david‐ramosm.blogspot.com/2013/04/introduucion.html
19
institucionales y establecerán mecanismos que promuevan la incorporación del
personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y selección de personal
se conducirán teniendo presente esos rasgos y cualidades.
200-04 Estructura Organizativa
Todo organismo debe desarrollar una estructura organizativa qué atienda el
cumplimiento de la misión y objetivos, la que deberá ser formalizada en un
Organigrama. La estructura organizativa, formalizada en un organigrama,
constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las
actividades que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo,
son planeadas, efectuadas y controladas17.
Lo importante es que su diseño se ajuste a sus necesidades, esto es que
proporcione el marco organizacional adecuado para llevar a cabo la estrategia
disertada para alcanzar los objetivos fijados. Lo apropiado de la estructura
organizativa podrá depender, por ejemplo, del tamaño del organismo.
Estructuras altamente formales que se ajustan a las necesidades de un
organismo de gran tamaño, pueden ser desaconsejables en un organismo
pequeño.
200-07 Coordinación De Acciones Organizacionales
El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos
a efecto de que los diversos funcionarios y unidades participantes en la
ejecución de los procesos, actividades y transacciones de la institución,
desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, con miras a la
implantación efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los
objetivos.
Es indispensable que la normativa interna establezca mecanismos de
coordinación específicos, incluyendo los de autorización y aprobación de
17 http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml
20
transacciones, operaciones y procesos; la supervisión; el examen de la gestión
en asuntos específicos; la evaluación regular del desempeño del personal; la
celebración de reuniones periódicas para monitorear el avance de
determinados trabajos, y la revisión, por parte de personal especializado en
diferentes disciplinas, de las tareas que lo ameriten. Igualmente, es
conveniente contemplar el valor de la cultura organizacional como elemento
catalizador para la coordinación y coherencia institucional18.
Asimismo, debe considerarse que la coordinación tiene como fundamento a la
planificación y que para su apropiado ejercicio se requiere una estructura
orgánica idónea. Por ello, los mecanismos de coordinación deben preverse
convenientemente desde las primeras etapas del proceso planificador e
integrarse en la estrategia y en las consideraciones relativas a la organización
formal y a las relaciones entre los diversos puestos.
200-09 Unidad De Auditoria Interna
La institución debe contar con una unidad de auditoría interna adecuadamente
organizada, que disponga de la independencia, el apoyo superior y los recursos
necesarios para que pueda brindar una asesoría oportuna y profesional en el
ámbito de su competencia y, de este modo, agregar valor a la gestión
institucional y una garantía razonable de que la actuación del jerarca y demás
funcionarios se realiza con apego a la legalidad y sanas prácticas.
La unidad de auditoría interna es necesaria porque actúa como un control de
controles respecto del sistema de control interno, y mediante su acción agrega
valor a los procesos organizacionales como un apoyo a la administración.
Conviene señalar que el establecimiento de la unidad de auditoría interna no
debe ser para el jerarca una razón para considerarse exento en modo alguno
de su responsabilidad básica por el diseño, la implantación, la evaluación y el
perfeccionamiento del sistema de control interno. En realidad, esta es una
unidad que contribuye con él en un mejor desempeño de esa responsabilidad,
18 http://www.itcr.ac.cr/reglamentos/Consultas/consultarR1.asp?n=120
21
pero no puede ni debe aceptar una obligación superior a la que le compete en
lo referente al sistema. Aún más, es sólo mediante la acción del jerarca que las
propuestas de la auditoría interna pueden ponerse en práctica, ya que ésta no
tiene autoridad funcional para exigir su aplicación19. La administración activa es
la responsable de ejecutar lo recomendado por la auditoría interna en sus
informes.
300 EVALUACIÓN DE RIESGO
Según el Registro Oficial (2009)20, la máxima autoridad establecerá los
mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que
está expuesta la organización para el logro de sus objetivos. El riesgo es la
probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o
afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel
directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de efectuar el
proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias,
técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades administrativas
identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar
la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.
El propósito es establecer normas y proporcionar lineamientos para obtener
una comprensión de los sistemas de respuesta a la Administración interna y de
control interno sobre el riesgo de los planes, procesos, auditoría y sus
componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección21.
300-02 Plan De Mitigación De Riesgo
Según el Registro Oficial (2009)22, Los directivos de las entidades del sector
público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos, realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando y
19 http://www.itcr.ac.cr/reglamentos/Consultas/consultarR1.asp?n=120 20http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf 21 http://fccea.unicauca.edu.co /old/evaluacion.htm 22 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
22
documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y
valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de
sus objetivos. En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia
de gestión, que incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos y
metas, asignando responsabilidades para áreas específicas, identificando
conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las
áreas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando
procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos
para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones
necesarias. Los directivos de las entidades del sector público y las personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, desarrollarán
planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa
que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los
riesgos. Una adecuada planeación de la administración de los riesgos, reduce
la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de éstos (impacto) y
alerta a la entidad respecto de su adaptación frente a los cambios.
Es la forma moderna de planifica sus actuaciones en función de una evaluación
de los distintos tipos de riesgos, así esta tendencia moderna en sintonía con las
metodologías de Control Interno, ha transferido las actividades de control a
cada uno de los directivos de los procesos, requiere que estos sean expertos
en identificar, analizar, evaluar y mitigar los efectos del riesgo en sus
organizaciones y procesos23.
300-03 Valoración De Los Riesgos
Según el Registro Oficial (2009)24, La valoración del riesgo estará ligada a
obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para
estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a las servidoras
y servidores reflexionar sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus
objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos
que se hayan decidido evaluar.
23 www.ideaf.org/archivos/ideaf_prog_de_competencias_1.ppt 24 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
23
La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas,
probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia,
mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos
supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y datos de
eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en
comparación con los estimados.
La metodología para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difíciles
de cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnóstico numérico.
Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades
complejas, el manejo de dinero en efectivo, la alta rotación y crecimiento del
personal, el establecimiento de nuevos servicios, sistemas de información
rediseñados, crecimientos rápidos, nueva tecnología, entre otros. La valoración
del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia.
Se entenderá como Valoración del Riesgo Institucional al conjunto organizado
de componentes de la Institución que interaccionan para la identificación,
análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación
de los riesgos institucionales relevantes. Deberá producir información que
apoye la toma de decisiones orientada a ubicar a la institución en un nivel de
riesgo aceptable y así promover, de manera razonable, el logro de los objetivos
institucionales25.
Esta valorización permitirá:
Minimizar pérdidas y maximizar oportunidades.
Identificar factores que contribuyen a aumentar el riesgo o a que se
materialice.
Analizar las circunstancias internas y externas en que se desarrolla la
gestión empresarial.
25 http://www.mopt.go.cr/planificacion /CHARLAS/Control‐Interno.pdf
24
Emprender acciones adecuadas para enfrentar el riesgo y reducir su impacto
Permanecer alerta a eventuales cambios que podrían incidir en el
comportamiento del riesgo.
Mejorar las decisiones de respuesta de riesgos, al proveer el rigor para
identificar y seleccionar alternativas de respuesta al riesgo.
Alcanzar los objetivos de la Institución y prevenir pérdida de recursos.
300-04 Respuesta Al Riesgo
Según el Registro Oficial (2009)26, Los directivos de la entidad identificarán las
opciones de respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en
relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo/beneficio.
La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una
respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. Los modelos
de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar.
Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción
incluye los métodos y técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos
y proveyendo acciones para la reducción de su probabilidad e impacto. El
compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra
manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación no realiza acción
alguna para afectar la probabilidad o el impacto.
Como parte de la administración de riesgos, los directivos considerarán para
cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de
respuestas. A partir de la selección de una respuesta, se volverá a medir el
riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existirá algún nivel de
riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones
propias de cada actividad.
26 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
25
Evaluado el riesgo, la Gerencia identifica y evalúa posibles respuestas al riesgo
en relación al nivel máximo aceptable de riesgo de la entidad. Se definen
distintas categorías de respuesta al riesgo27:
Evitarlo
Reducirlo
Compartirlo
Aceptarlo
400 ACTIVIDADES DE CONTROL
Definición
Según el Registro Oficial (2009)28, La máxima autoridad de la entidad y las
servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus
competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los
riesgos en la consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar
los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de información.
Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles
y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de
detección y prevención, tales como: separación de funciones incompatibles,
procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el
acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones,
segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y
comprobación de transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas
cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.
Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar
consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar
relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. La implantación de
cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un
27 http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/2da%20clase%20riesgos‐ERM‐08.pdf 28 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
26
análisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y
contribución en relación con el logro de los objetivos, es decir, se deberá
considerar como premisa básica que el costo de establecer un control no
supere el beneficio que pueda obtener.
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.
Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay
actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas
las funciones29.
“Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden a
conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las
acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen
respecto a la consecución de los objetivos de la unidad”.
Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en
toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen
cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de
funciones.
En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles
preventivos, controles de detección, controles correctivos, controles manuales
o de usuario, controles informáticos o de tecnología de información, y controles
de la dirección. Independientemente de la clasificación que se adopte, las
actividades de control deben ser adecuadas para los riesgos.
Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de
control, lo importante es que se combinen para formar una estructura coherente
de control global.
29http://www.degerencia.com/articulo /los_cinco_componentes_del_control_interno
27
Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles hasta el punto
que las actividades de control les impidan operar de manera eficiente, lo que
disminuye la calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de
aprobación que requiera firmas diferentes puede no ser tan eficaz como un
proceso que requiera una o dos firmas autorizadas de funcionarios
componentes que realmente verifiquen lo que están aprobando antes de
estampar su firma. Un gran número de actividades de control o de personas
que participan en ellas no asegura necesariamente la calidad del sistema de
control.
400-01 Separación De Funciones Y Rotación De Labores
Según el Registro Oficial (2009)30, La máxima autoridad y los directivos de
cada entidad tendrán cuidado al definir las funciones de sus servidoras y
servidores y de procurar la rotación de las tareas, de manera que exista
independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo
de errores o acciones irregulares.
Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el
riesgo de no detectar tales problemas, no se asignará a un solo servidor o
equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un
proceso u operación.
La separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los
flujogramas y en la descripción de cargos en todas las entidades del sector
público.
Los niveles de dirección y jefatura, contemplarán la conveniencia de rotar
sistemáticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines,
siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida.
30 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
28
La rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el control, es
un mecanismo eficaz para evitar actos reñidos con el código de ética de la
entidad u organismo.
Para la separación de funciones es necesario delimitar cuidadosamente, las
funciones de las unidades administrativas y sus servidores, a objeto de
procurar independencia entre los procesos de: autorización; ejecución; registro;
recepción; custodia de fondos, valores y bienes; y el control de las operaciones,
evitando que una sola persona o unidad tenga el control por la totalidad de ese
conjunto de labores, considerando lo referido en el aparte sobre Medidas
Generales para la aplicación del control interno31.
Cuando la separación y distribución de funciones no sea posible, deben
implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente el
adecuado desempeño de los responsables.
Se procurará la rotación sistemática de las labores entre quienes realizan
tareas o funciones afines, siempre y cuando su naturaleza permita aplicar esa
medida; a objeto de contar con trabajadores que conozcan sobre las diferentes
áreas de la unidad, remover el refrescamiento de las áreas de trabajo,
surgimiento de nuevas propuestas para mejorar para evitar vicios o letargo
operacional.
402 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad del Control
Según el Registro Oficial (2009)32, La máxima autoridad de una entidad, u
organismo del sector público, dispondrá a los responsables de las unidades
inherentes a la materia, el diseño de los controles que se aplicarán para
asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las
31 http://www.ipsfa.mil.ve/html /manuales/Planificacion/ControlInternoDelIpsfa.pdf 32 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
29
disposiciones legales, reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales
e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los
resultados previstos.
Las entidades del sector público delinearán procedimientos de control interno
presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución,
evaluación, clausura y liquidación del presupuesto institucional; se fijarán los
objetivos generales y específicos en la programación de ingresos y gastos para
su consecución en la ejecución presupuestaria y asegurar la disponibilidad
presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y
gastos estarán debidamente presupuestados; de existir valores no
considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma presupuestaria
correspondiente.
En la formulación del presupuesto de las entidades del sector público se
observarán los principios presupuestarios de: universalidad, unidad,
programación, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia,
transparencia, flexibilidad y especificación, para que el presupuesto cuente con
atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de recursos,
tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.
La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en
seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los
programas, proyectos y actividades que serán ejecutados en el período
inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.
Para los componentes del sistema de administración financiera tales como:
Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina,
Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, se coordinarán e
implantarán procedimientos de control interno necesarios para que sean
cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones
asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan
efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas.
30
La administración financiera como sistema de apoyo de la administración
pública, es definida como el sistema por medio del cual tiene lugar la
planificación, recaudación, asignación, financiación, custodia, registro e
información, dando como resultado la gestión eficiente de los recursos
financieros públicos necesarios para la atención de las necesidades sociales33.
Los componentes del sistema de administración financiera son: presupuesto,
tesorería, endeudamiento público y contabilidad; estos componentes incluyen
controles internos y durante el ciclo fiscal tienen a su cargo la responsabilidad
de proyectar, procesar e informar las operaciones referidas a la administración
de los recursos financieros gubernamentales.
Las normas de control interno para la administración financiera gubernamental
se orientan a promover controles claves en las diferentes áreas de los sistemas
de administración financiera gubernamental, dentro una óptica que posibilite la
integración de los controles internos y la información que procesan las áreas
siguientes:
Presupuesto
Tesorería,
Endeudamiento público,
Contabilidad
Aun cuando los procesos relacionados con el endeudamiento público, no tiene
las características propias de un sistema de gestión financiera, se considera
importante incluir esta área del sector público dentro de las normas de control
interno.
402- 02 Control Previo Al Compromiso
Según el Registro Oficial (2009)34, Se denomina control previo, al conjunto de
procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades,
33 http://www.ipsfa.mil.ve/html /manuales/Planificación/ControlInternoDelIpsfa.pdf 34 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
31
antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administración del
talento humano, financieros y materiales. En el control previo a la autorización
para la ejecución de un gasto, las personas designadas verificarán previamente
que:
1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la
entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes
operativos anuales y presupuestos;
2. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios
para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y,
3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no
comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
Debe establecerse procedimientos de control previo al compromiso de gastos,
que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestales
relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada
sobre los saldos presupuestales35.
Esto implica la determinación de:
El control previo al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los
niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta
administración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos.
La etapa del compromiso, en el proceso de ejecución del presupuesto, está
referida al registro y afectación, y al pago de las respectivas asignaciones
previstas para el logro de las metas programadas.
Es importante que exista un nivel de revisión interna que verifique si la
operación que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto
35 http://www.ipsfa.mil.ve/html /manuales/Planificación/ControlInternoDelIpsfa.pdf
32
previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al
igual que si la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y,
existe disponibilidad presupuestal suficiente para cubrir el monto solicitado.
Este mecanismo de control permite mantener información actualizada
sobre los saldos presupuestales disponibles, así como sobre los montos
comprometidos que permanecen pendientes de ejecución.
Los montos comprometidos no deben exceder el límite de la programación
del gasto establecida, ni los calendarios de compromisos aprobados al
pliego presupuestario.
402- 03 Control Previo Al Devengado
Según el Registro Oficial (2009)36, Previa a la aceptación de una obligación, o
al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de bienes,
servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos,
las servidoras y servidores encargados del control verificarán:
1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción
financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo,
que se haya registrado contablemente y contenga la autorización respectiva,
así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética;
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la
calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el
ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que
evidencien la obligación o deuda correspondiente;
3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y
conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al
compromiso efectuado;
4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los
presupuestos de ingresos; 36 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
33
5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que
respalde los ingresos;
6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y
metodológicas del ingreso
7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que
rigen su proceso.
Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho,
como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes
o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores
encargados del control verificarán37:
1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción
financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control
previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorización
respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética;
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la
calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el
ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y
que evidencien la obligación o deuda correspondiente;
3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y
conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo
al compromiso efectuado;
4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de los
presupuestos de ingresos;
5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que
respalde los ingresos;
6. Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo
7. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y
metodológicos del ingreso
8. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que
rigen su proceso.
37 http://www.biblioteca.ueb.edu.ec/bitstream/15001/203/2/016.2A.pdf
34
403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA TESORERÍA
403-01 Determinación Y Recaudación De Los Ingresos
Según el Registro Oficial (2009)38, La máxima autoridad y el servidor
encargado de la administración de los recursos establecidos en las
disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las entidades y
organismos del sector público, serán los responsables de la determinación y
recaudación de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento jurídico
vigente. Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y
no tributarios, de autogestión, de financiamiento y donaciones. Se clasificarán
por la naturaleza económica en: corrientes, de capital y financiamiento.
Los ingresos de autogestión, son recursos que las entidades y organismos del
sector público obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas,
contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y
otros, se recaudarán a través de las cuentas rotativas de Ingresos aperturadas
en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos públicos o en
las cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.
La recaudación de los recursos públicos podrá hacerse de manera directa o por
medio de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizará a través de
las cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales.
Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque
certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad serán revisados,
depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas
de ingresos autorizadas, durante el curso del día de recaudación o máximo el
día hábil siguiente.
El sistema comprende todos los componentes del proceso de percepción,
depósito y colocación de los recursos financieros públicos a disposición de las
38 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
35
entidades y organismos del sector público, para la cancelación oportuna de sus
obligaciones, y de utilización de dichos recursos, de acuerdo a los planes y
presupuestos correspondientes39.
El depósito y la distribución de los recursos financieros públicos, la colocación
de los mismos a disposición de las entidades y organismos del sector público,
así como su utilización, se regirá por lo dispuesto en la presente ley.
La finalidad primordial del sistema es establecer los mecanismos que aseguren
la percepción y disponibilidad de los recursos financieros necesarios para
atender las operaciones de las entidades y organismos del sector público,
garantizándoles la recepción oportuna de los mismos, sin demoras, de acuerdo
a un plan de flujo de recursos financieros.
403-02 Constancia Documental De La Recaudación
Según el Registro Oficial (2009)40, El Ministerio de Finanzas y toda entidad,
organismo del sector público y persona jurídica de derecho privado que
disponga de recursos públicos que recaude o reciba recursos financieros, en
concepto de ingresos, consignaciones, depósitos y otros conceptos por los que
el Estado sea responsable, otorgarán un comprobante de ingreso pre-impreso
y pre-numerado.
Por cada recaudación que realice una entidad u organismo del sector público,
por cualquier concepto, se entregará al usuario el original del comprobante de
ingreso pre-impreso y pre-numerado o una especie valorada; estos
documentos cumplirán con los requisitos establecidos por el organismo rector
en materia tributaria y respaldarán las transacciones realizadas, permitiendo el
39http://www.google.com.ec/url?sa=t&rct=j&q=definici%C3%B3n%20determinaci%C3%B3n%20y%20recaudaci%C3%B3n%20de%20los%20ingresos%20control%20interno&source=web&cd=3&cad=rja&ved=0CDMQFjAC&url=http%3A%2F%2Flvasconez.wikispaces.com%2Ffile%2Fview%2FCONTABILIDAD%2BDE%2BGOBIERNO1.doc&ei=mIrcUbq0H7O34APkkoGAAw&usg=AFQjCNGjW8d9hH63uTQcvzuXsAxNQvrn0g&bvm=bv.48705608,d.dmg 40 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
36
control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se
preparará, a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados.
Ninguna institución por ningún concepto, podrá cobrar tasa y/o tarifa alguna por
la venta de bienes y servicios, sin que medie la comercialización de especies
valoradas, factura, nota de venta y otros documentos autorizados por el
organismo rector en materia tributaria.
Las entidades públicas mantendrán un control interno estricto y permanente del
uso y destino de los formularios para recaudación de recursos.
En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se
justificarán documentadamente mediante controles administrativos.
Sobre los valores que se recauden, por cualquier concepto, se entregará un
recibo pre-numerado, fechado, legalizado y con la explicación del concepto y
el valor cobrado en letras y número y con el sello de “Cancelado”, documento
que respaldará la transacción realizada. El original de este comprobante será
entregado a la persona que realice el pago. Diariamente se preparará, a modo
de resumen, el reporte de recaudación41.
Normalmente se produce una deficiencia por cuanto el Director Financiero no
asesora a los responsables del registro y manejo de recursos públicos
incumplieron las normas de control interno señaladas en el párrafo anterior, en
concordancia con lo dispuesto en el Art. 11 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
41http://www.google.com.ec/url?sa=t&rct=j&q=definici%C3%B3n%20constancia%20documental%20de%20la%20recaudaci%C3%B3n%20control%20interno&source=web&cd=3&cad=rja&ved=0CDIQFjAC&url=http%3A%2F%2Fwww.utelvt.edu.ec%2FAud%2520Interna%25202011%2FINFORMES%2520APROBADOS%2520ENVIADOS%2520AL%2520RECTORADO%2FExtensiones%2FINF.%2520MUISNE%2FINFORME%2520FINAL%2520MUISNE%252009‐11‐25.doc&ei=243cUci2G47b4AOchoGgAQ&usg=AFQjCNHdexSpSPDZyLvfd_I‐vtahxR7OqA&bvm=bv.48705608,d.dmg
37
403-03 Especies Valoradas
Según el Registro Oficial (2009)42, Las especies valoradas emitidas,
controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro Nacional, o
aquellas que por excepción son emitidas y custodiadas por los organismos del
régimen seccional autónomo, entidades de seguridad social y empresas
públicas, se entregarán al beneficiario por la recepción de un servicio prestado
por parte de un órgano del sector público.
Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarán
obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarán en la
cuenta rotativa de ingresos en los bancos corresponsales.
La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la
administración pública que manejen especies valoradas, llevarán registros
sobre la emisión, venta y baja de estos documentos y su existencia será
controlada mediante cuentas de orden.
El Instituto Geográfico Militar es el único organismo autorizado para elaborar
las especies valoradas para todo el sector público del Ecuador.
Son formatos pre impresos con características muy particulares del Registro
Civil, como son: el logotipo de la Institución, numeración pre impresa, calidad
especial del papel, con marcas de agua para los servicios de registro civil e
identificación de los usuarios, para el servicio de cedulación se manejan
actualmente dos tipos de especies valoradas la impresa en papel con doce
seguridades y la de última tecnología que utiliza una mica especial de base con
chip, se alimenta la base de datos con la captura de las huellas decadactilares
con un lector biométrico sobre la cual se imprime los datos del usuario, para
evitar la inviolabilidad y falsificación de las mismas, cuyos datos deben ser
42 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
38
veraces y confiables, son documentos públicos y se utilizan en la vida civil de
ecuatorianos y extranjeros residentes en el país43.
Estos documentos son emitidos por instituciones que se entregan a los
beneficiarios para la recepción de un servicio por parte de la institución. Lo
recaudado debe ser depositado en las cuentas rotativas de ingresos. El
organismo autorizado para la elaboración de especies valoradas.
403-04 Verificación De Los Ingresos
Según el Registro Oficial (2009)44, Las instituciones que dispongan de cajas
recaudadoras, efectuarán una verificación diaria, con la finalidad de comprobar
que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los
valores recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al depositario
oficial.
La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de efectuar las
recaudaciones y su registro contable.
El servidor encargado de la administración de los recursos, evaluará
permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depósitos y
adoptará las medidas que correspondan.
El control interno comprende el plan de organización y todos
los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de un negocio para
salvaguardar sus activos, verificar lo adecuado y fiable de
su información contable, promover la eficacia operativa y alentar la adhesión a
las políticas preestablecidas por la dirección, determinando que los
procedimientos están establecidos para asegurar que todos los ingresos se
reciban y registren45.
43 http://www.dspace.uce.edu.ec /bitstream/25000/585/1/T‐UCE‐0003‐41.pdf 44 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf 45 http://www.monografias.com/trabajos65/auditoria‐ingresos/auditoria‐ingresos2.shtml
39
Muchas empresas establecen rutinas para verificar las transacciones de
ingresos, ya sea basándose en pruebas o si el riego de perdida de una
transacción individual es alto, basándose en el examen de la totalidad. Estos
procedimientos, que pueden implicar alguna duplicación del trabajo,
proporcionan una salvaguarda continua en contra de errores, fraudes y
negligencias, aun cuando se asigne a los auditores internos para realizar estas
post-auditorias o verificaciones sobre bases regulares a través del ejercicio,
este trabajo es parte del sistema contable y no debe confundirse con las
auditorias periódicas generales realizadas bajo normas de auditoria
profesionales, ya sea por auditoria externas o internas.
403-06 Cuenta Corriente Bancaria
Según el Registro Oficial (2009)46, A la Cuenta Corriente Única del Tesoro
Nacional ingresarán todos los recursos provenientes de cualquier fuente que
alimenta el presupuesto general del Estado y de los gobiernos seccionales, a
través de cuentas auxiliares. Se exceptúan únicamente aquellas cuentas que
deban mantenerse en función de los convenios internacionales que el país
mantiene con otros países y las que correspondan a las empresas del Estado.
La apertura de cuentas para las instituciones del sector público en el
depositario oficial será autorizada exclusivamente por la unidad responsable
del Tesoro Nacional; ninguna institución pública podrá aperturar cuentas fuera
del depositario oficial de los fondos públicos.
Para administración de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes
bancarias en el sistema financiero nacional serán autorizadas por el depositario
oficial, sobre la base del informe técnico emitido por el ente rector de las
finanzas públicas; se abrirán bajo la denominación de la entidad u organismo
público y su número será el estrictamente necesario, con la finalidad de
mantener un adecuado control interno.
46 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
40
Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de las servidoras y
servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y
control de las cuentas bancarias, no tendrán funciones de recaudación de
recursos financieros, de recepción de recursos materiales, de registro contable,
ni de autorización de gastos. Las servidoras y servidores responsables de su
manejo serán obligatoriamente caucionados.
Para el caso del pago de la deuda, con el propósito de identificar la fuente de
donde provienen los recursos, la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional
se dividirá en Cuentas Auxiliares: entre otras la denominada Cuentas para la
Provisión del Pago de la Deuda Pública.
Se mantendrán cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos
públicos para la provisión de pagos de amortización e intereses de la Deuda
Pública Interna y Externa, recibiendo los recursos que se transfieren de la
Cuenta Corriente Única.
Es la modalidad bajo la cual una empresa moviliza su efectivo a través de los
bancos. Para disponer de una cuenta corriente, deben ser hechos una serie de
trámites comenzando con una solicitud de apertura en el banco
correspondiente
La cuenta corriente bancaria se moviliza mediante ingresos y extracciones que
se hacen de la misma. Los bancos tienen un manejo y un control, lo cual en los
bancos se utiliza esta cuenta para controlar y registrar las transacciones que se
hagan, y una cuenta corriente se moviliza mediante los ingresos y
extracciones. Los ingresos se hacen por dos vías que son: depósitos bancarios
y notas de crédito, las extracciones por cheques y notas de débito. También no
podemos dejar de mencionar el control del efectivo en los bancos, hay que
41
tener en cuenta que es indispensable establecer algunas normas para que así
se lleve un buen control interno en los bancos47.
Los ingresos en cuenta corriente se hacen fundamentalmente por dos vías:
Depósitos bancarios
Notas de crédito.
Las extracciones, por su parte, se hacen por medio de:
Cheques
Notas de debito
403-07 Conciliaciones Bancarias
Según el Registro Oficial (2009)48, La conciliación bancaria es un proceso que
se ocupa de asegurar que tanto el saldo según los registros contables como el
saldo según el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y
periódicamente por lo menos una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro
bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una
fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones
pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de los saldos
contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la
unidad administrativa de tesorería han sido oportunas y adecuadamente
registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será
efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la
recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las
operaciones relacionadas.
47http://www.google.com.ec/url?sa=t&rct=j&q=definici%C3%B3n%20cuenta%20corriente%20bancaria%20control%20interno&so
urce=web&cd=1&cad=rja&ved=0CCgQFjAA&url=http%3A%2F%2Fblogs.unellez.edu.ve%2Farivero%2Ffiles%2F2011%2F01%2FGRUPO‐4.doc&ei=yZ3cUaK5BYnC4APH74HYCQ&usg=AFQjCNFeysbFzmXX_xaYpF5fhOo8QEGppQ&bvm=bv.48705608,d.dmg 48 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
42
Cuando las conciliaciones se efectúen soportadas en sistemas computarizados
y en tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los
controles de carga y validación de la información, el registro manual o
automático de operaciones que permitan ajustar las diferencias y estén
respaldados por los respectivos manuales de operación, instructivos y ayudas
en línea.
La conciliación bancaria es una de las fortalezas del control interno, en las
conciliaciones bancarias debe estar claramente mostrado el nombre de la
institución, nombre del banco, numero de la cuenta corriente, fecha en el cual
están siendo conciliados los saldos y periodo al que se refiere el movimiento y
la persona que elaboro la conciliación49.
Que es una de las actividades que más fortalece el control interno de la
institución. De acuerdo con la ley de bancos, estos están obligados a enviar a
sus clientes cada fin de mes, un estado en el que se detalle el movimiento que
ha tenido cada cuenta en el transcurso de dicho mes, indicando, por supuesto,
el saldo de efectivo disponible para la fecha en que tal estado de cuenta ha
sido cortado.
En condiciones normales, el saldo que señale el banco en su estado de cuenta,
debería coincidir con el saldo que arroje la cuenta del banco correspondiente
según la contabilidad de la empresa. Sin embargo, rara vez eso sucede. Es
decir que prácticamente, nunca coinciden.
Por supuesto, existe una gran cantidad de “razones” por las cuales el saldo
según el banco no coincide con el saldo según los libros de la empresa. Pues
bien, el trabajo más importante que se desarrolla en el proceso del hacer la
conciliación bancaria, es aquel dirigido a determinar “razones” por las cuales
estos dos saldos “no cuadran”. A esas razones se le conoce como “partidas de
conciliación”. 49http://www.google.com.ec/url?sa=t&rct=j&q=definici%C3%B3n%20cuenta%20corriente%20bancaria%20control%20interno&so
urce=web&cd=1&cad=rja&ved=0CCgQFjAA&url=http%3A%2F%2Fblogs.unellez.edu.ve%2Farivero%2Ffiles%2F2011%2F01%2FGRUPO‐4.doc&ei=yZ3cUaK5BYnC4APH74HYCQ&usg=AFQjCNFeysbFzmXX_xaYpF5fhOo8QEGppQ&bvm=bv.48705608,d.dmg
43
403- 12 Control Y Custodia De Garantías
Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir
las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos. Los
bienes de activo fijo, por su naturaleza, pueden ser afectados en cualquier
circunstancia, exponiendo a la entidad a situaciones que puedan comprometer
su estabilidad administrativo financiera, siendo necesario que la administración
muestre preocupación por la custodia física y seguridad material de éstos
bienes, especialmente, si su valor es significativo50.
La administración debe considerar el valor de los activos fijos a los efectos de
contratar las pólizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes
riesgos que pudieran ocurrir. Estas se deben verificar periódicamente, a fin de
que las coberturas mantengan vigencia.
404 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEUDA PÚBLICA
404-01 Gestión De La Deuda
La deuda pública consiste en examinar y evaluar la gestión del endeudamiento
público interno y externo, con el fin de determinar su legitimidad, grado de
transparencia, calidad, eficiencia, efectividad y economía, considerando los
aspectos legales y normativos. Se define también como el proceso para
examinar y evaluar las actividades realizadas por un sector, entidad, programa,
proyecto u operación de la deuda dentro del marco legal respectivo, con el fin
de emitir una opinión de los estados financieros y por medio de las
recomendaciones que al efecto se formulen, promover su correcta
administración51.
50 http://www.ofsgto.gob.mx/doctos/pdf/501/50100820090327.pdf 51 http://www.ofsgto.gob.mx/doctos/pdf/501/50100820090327.pdf
44
Los objetivos de la auditoría de deuda pública son:
Evaluar el sistema de control interno en relación a los procesos de
endeudamiento público.
Determinar la necesidad del endeudamiento
Determinar la legalidad, legitimidad y pertinencia de la deuda.
Determinar la razonabilidad de la información financiera generada por el
administrador de la deuda.
Comprobar el cumplimiento de la normativa aplicable.
Analizar las condiciones que llevaron al préstamo.
Evaluar si las condiciones financieras de cada emisor responden a
parámetros de mercado.
Determinar la eficiencia, eficacia y economía del proceso de contratación y
utilización de la deuda.
Determinar el grado de cumplimiento de objetivos de la deuda y su
vinculación
Determinar el grado de cumplimiento de objetivos previstos en los
programas y proyectos financiados con deuda pública.
Evaluar los nuevos endeudamientos.
Promover mejoras en los sistemas administrativos y financieros, en las
operaciones y en el control interno.
404- 02 Organización De La Oficina De Deuda Pública
El Ministerio de Finanzas define a la deuda pública, en un sentido amplio, como
el endeudamiento que resulta de las operaciones de crédito público que ejecuta
el gobierno nacional y demás entidades y organismos del sector público y la
clasifica en: deuda pública interna, deuda pública externa y deuda flotante.
El Fondo Monetario Internacional establece que la deuda se compone de todos
los pasivos que exigen el pago de intereses y/o del principal por parte de un
deudor a un acreedor, en una fecha o fechas futuras. El INTOSAI por su parte
identifica e incluye, de una forma amplia, elementos de deuda que se pueden
considerar, dependiendo de la finalidad del informe a presentar; por lo tanto,
una definición integral de la deuda pública puede incluir: compromisos directos
45
y obligaciones eventuales, en los que se haya incurrido por parte de las
entidades que componen el sector público52.
En relación con lo señalado por los organismos citados, el Código Orgánico de
Planificación y Finanza Públicas, establece que el endeudamiento público
comprende la deuda pública de todas las entidades, instituciones y organismos
del sector público provenientes de contratos de mutuo, colocaciones de bonos
y otros valores, incluido las titularizaciones y las cuotas de participación; los
convenios de novación y/o consolidación de obligaciones y, aquellas en donde
existan sustitución de deudor establecidas por ley, así como las obligaciones
no pagadas y registradas de los presupuestos clausurados. Prevé además, que
todo endeudamiento público debe responder al Plan Nacional de Desarrollo
Este Código en concordancia con lo que estipula la Constitución, señala que el
endeudamiento público se destinará exclusivamente para financiar Programas
y Proyectos de Inversión y para el refinanciamiento de la deuda externa en
condiciones más favorables.
404-05 Evaluación Del Riesgo Relacionado Con Operaciones De La Deuda Pública
Los riesgos operacionales están relacionados con la gestión de las
transacciones de deuda que se efectúa en las áreas de apoyo de la unidad a
cargo de la administración de la deuda pública. Las Entidades Fiscalizadora
podrían evaluar los riesgos operacionales como parte de su revisión de la
estructura organizacional de esa unidad. Los riesgos operacionales son los
siguientes53:
i. Falta de segregación de las responsabilidades o funciones. Las
transacciones de la deuda pública deben procesarse, confirmarse, evaluarse
y revisarse por separado y ser supervisadas por una unidad administrativa
independiente.
52 http://www.ofsgto.gob.mx/doctos/pdf/501/50100820090327.pdf 53http://www.wgpd.org.mx/Anexos/Products/PlanConducting.pdf
46
ii. Personal sin suficiente competencia. Los supervisores deben poseer la
competencia necesaria para evitar que aquéllos con quienes negocian la
deuda los consideren como meros sellos de autorización. El personal de
apoyo constituye generalmente la primera línea de defensa para detectar
posibles errores e irregularidades en el procesamiento de las transacciones
de la deuda.
iii. Riesgos relacionados con los productos. Es posible que los nuevos
instrumentos de la deuda sean muy complejos o no se comprendan
suficientemente. Ello puede provocar que el área de apoyo sea incapaz de
procesar, valuar y controlar los nuevos instrumentos crediticios.
iv. Riesgos relacionados con los sistemas y la tecnología. Estos riesgos se
presentan cuando el personal no se ha mantenido actualizado en cuanto a
los avances tecnológicos asociados con los nuevos sistemas de información
o ha adoptado sistemas computarizados de información para la
administración de la deuda sin adecuar las prácticas en uso.
v. Riesgos relacionados con los procedimientos. Surgen cuando las funciones
propias de la administración de la deuda no se han regulado formalmente
mediante procedimientos establecidos por escrito y el flujo del trabajo no se
ha estructurado de una manera predecible y conforme a un diseño
adecuado, con referencias de auditoría apropiadas. Los procedimientos
establecidos por escrito serán más importantes mientras más complejos
sean los instrumentos de la deuda.
vi. Riesgos relacionados con la recuperación de desastres. Existen cuando la
organización que administra la deuda pública no ha previsto otros sitios,
medios informáticos, sistemas de comunicación, recursos financieros,
instalaciones comerciales y demás servicios de apoyo en caso de desastre.
Quienes operan en el mercado de la deuda deben contar con instalaciones y
recursos tecnológicos alternativos a fin de que en caso de desastre estén en
posibilidad de reanudar sus transacciones con mínimas interrupciones.
47
vii. Riesgos de documentación. Se dan cuando las transacciones de la
deuda no se formalizan mediante convenios redactados conforme a modelos
idóneos, que se autoricen legalmente y se ejecuten en todos sus términos; y
las operaciones no se soportan oportunamente mediante confirmaciones
apropiadas. Las áreas jurídicas y el personal de apoyo deben contar con
modelos de convenios y de confirmaciones.
viii. Riesgos de valuación. Existen cuando el personal de apoyo no es capaz de
efectuar, al menos de manera regular, una valuación independiente de todos
los instrumentos de la deuda o bien su valuación difiere de la que realizó la
EFS o algún tercero.
404-06 Contabilidad De La Deuda Pública
Todo país, así como cualquier empresa tiene la necesidad de conocer cuáles
son sus bienes, derechos y obligaciones, en otras palabras cuál es su situación
financiera. Siendo la unidad de Crédito Público productora de información
relacionada con el crédito público interno y externo es necesario determinar
con qué nivel de detalle deberá registrarse la información en la Contabilidad
General con el fin de incorporar los datos a la información contable que
generará los Estados Financieros de la Nación54.
Como ya se ha expuesto a lo largo de este documento, el control interno como
elemento propio de la gestión debe estar presente en los procesos del
endeudamiento y su administración debiendo elaborarse procedimientos y
normas que permitan a los ejecutivos de la deuda: conocer, verificar, autorizar
y coordinar los aspectos de la administración de la deuda dentro de la
estructura de competencias y niveles de autoridad establecidos.
La auditoría interna también deberá estar presente como elemento
retroalimentador de la gestión gerencial del endeudamiento y como elemento
54http://www.monografias.com/trabajos91/sistema‐credito‐publico/sistema‐credito‐publico2.shtml
48
de análisis e información básica sobre el cumplimiento y aplicación de los
controles internos.
El sistema de endeudamiento en su interrelación con la auditoría externa
deberá proporcionar información adecuada y oportuna sobre el desarrollo de la
gestión del financiamiento. Por su parte, la auditoría externa, luego de efectuar
los análisis y verificaciones propias de su función, deberá dar a conocer sus
resultados y recomendar alternativas orientadas a superar desviaciones y
mejorar la gestión.
404-07 Registro De La Deuda Pública En Las Entidades
La confiabilidad de la información que procese y remita el registro de la deuda
pública va a ser función directa de los datos que se ingresen al sistema, con el
propósito de garantizar información del universo de
las operaciones de crédito público es necesario clasificar la deuda pública
desde distintos puntos de vista, como ser55:
a) Por la procedencia de los recursos se clasifica en:
Deuda interna, cuando los recursos provienen de acreedores
domiciliados en el país.
Deuda externa, cuando los recursos provienen de acreedores no
domiciliados en el país.
b) Por el tipo de instrumento de deuda pública se clasifica en:
Deuda por préstamos, sobre la base de contratos legalmente autorizados
entre uno o más deudores y acreedores debidamente identificados.
Deuda por títulos valor, sobre la base de títulos valor, emitidos por el deudor.
Los acreedores no necesariamente son identificables en forma individual,
porque generalmente estos títulos se colocan en el mercado secundario y
pueden ser negociables.
55 http://www.monografias.com/trabajos94/el‐credito‐publico/el‐credito‐publico2.shtml
49
c) Por el grado de obligación con el acreedor:
Deuda directa, cuando el Estado es el deudor directo.
Deuda avalada, en la que si bien hay un deudor específico que puede
ser una entidad pública o privada o mixta, el Estado es garante y se
convierte en deudor cuando se produce incumplimiento del deudor
directo.
Los procedimientos que se utilizarán para el registro de la deuda deberán
contemplar la asignación de funciones y niveles
de responsabilidad perfectamente delimitadas entre las unidades de crédito
público, presupuestos, tesorería y contabilidad, ya que estos sistemas se
interrelacionan con las operaciones de deuda pública.
A continuación se presentan algunos procedimientos tipo para su adecuación a
las características propias de cada país, tales como:
Procedimiento de registro de préstamos contratados o emisión de títulos
Las unidades de administración y registro de la deuda pública recibirán los
contratos de préstamos autorizados o las disposiciones legales relacionadas a
la emisión de títulos, deberán registrar en el sistema los siguientes datos:
a) Los convenios de préstamos o de donación o los documentos legales de
emisión de títulos.
b) Las características de cada instrumento
c) Las informaciones singulares de los participantes de los contratos
(prestamista, prestatario, garante, beneficiario, etc.)
d) Transacciones corrientes e históricas
e) Las monedas de cada convenio
f) Las tasas de interés variable
g) Los tipos de cambio diarios
h) La estructura programática del presupuesto
50
i) Información sobre los tramos de los convenios (cada tramo representa una
unidad financiera de base independiente y tiene su propia divisa, sus
propios desembolsos futuros, intereses, calendario de reembolso del
principal)
404-09 Pasivos Contingentes
Dentro de los pasivos estimados existe un grupo llamado pasivos contingentes,
que representan las situaciones que por representar una posibilidad de
ocurrencia, crean una incertidumbre financiera en la empresa. En las relaciones
comerciales y civiles que una empresa suele tener con terceros, pueden surgir
hechos controvertibles, litigiosos, que pueden llevar a que la empresa deba
asumir una responsabilidad que puede implicar un alto costo financiero. Entre
los hechos contingentes más comunes que puede sufrir una empresa están las
demandas laborales56.
Es propio de esta demanda la incertidumbre sobre la forma en que fallará el
juez, y según el estudio jurídico que la empresa realice sobre el caso, la
incertidumbre puede ser mayor o menor, y en la medida en que se pueda
anticipar su resultado, se podrá realizar una provisión adecuada. Igual situación
se presenta ante cualquier litigo judicial, ya sea comercial, civil, administrativo o
fiscal. Siempre que exista la posibilidad de ocurrencia de un hecho que pueda
implicar la obligación por parte de la empresa de pagar a terceros, esa
situación se debe reconocer en la contabilidad.
404-11 Control Y Seguimiento
La adecuada implantación y funcionamiento de control interno en un organismo
exige una organización establecida en función de las responsabilidades de
dirección, gestión y supervisión de sus componentes, agrupados en cuatro
ámbitos interrelacionados57:
56 http://www.gerencie.com/pasivos‐contingentes.html 57http://www.fega.es/PwfGcp/imagenes/es/Guia_de_seguimiento_del_Sistema_de_Control_Inteno_tcm5‐16910.pdf
51
Ambiente de control, entendido como el entorno organizativo favorable al
ejercicio de actuaciones apropiadas para el adecuado funcionamiento y la
gestión escrupulosa.
Actividades de control, traducidas en políticas y procedimientos de control
(segregación de funciones, análisis realizados por la Dirección, controles
físicos, indicadores de rendimiento, controles de los sistemas de
información).
Los sistemas de información y comunicación, a través de los cuales el
registro, procesamiento, integración y divulgación de la información sirva
para dotar de confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de
gestión y control interno.
Actividades de seguimiento o supervisión: prevención, seguimiento y
mejoramiento; cuyo objetivo es asegurar que el sistema está funcionando
adecuadamente y que tiene capacidad de adaptación a las necesidades y
cambios del entorno, a través de autocomprobación y de las auditorías
internas o externas.
405 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicación De Los Principios Y Normas Técnicas De Contabilidad Gubernamental
Las normas técnicas presupuestarias rigen para las instituciones del sector
público no financiero y su aplicación es de carácter obligatorio. En todo lo que
no se especifique, expresamente, que se refiere a las empresas y organismos
del régimen seccional autónomo, se entenderá que su aplicación se
circunscribe al ámbito de las instituciones que conforman el Presupuesto
General del Estado. Para efectos de la aplicación de la normativa técnica se
distinguirá aquella que corresponde al ente rector en materia presupuestaria de
52
la que corresponde a las instituciones como responsables de la administración
de su presupuesto58.
En aplicación del modelo de gestión financiera consignado en los Principios del
Sistema de Administración Financiera, para los propósitos consignados en la
normativa técnica presupuestaria, las instituciones se organizarán en dos
niveles: de dirección y operativo.
El nivel de dirección lo realizará la Unidad de Administración Financiera, UDAF,
con atribuciones relacionadas con la vigilancia de la aplicación de las políticas
presupuestarias emitidas por el ente rector, aprobación de acciones
presupuestarias de carácter operativo que tengan incidencia al nivel
institucional y coordinación con el ente rector para todas las acciones
presupuestarias que superen el ámbito de competencia institucional. Para
facilitar la relación entre el nivel operativo y el de dirección, en los casos en que
exista un gran número de unidades ejecutoras, las instituciones podrán integrar
un nivel intermedio denominado Unidad Coordinadora que asumirá, por
delegación, las atribuciones que defina la UDAF.
405-02 Organización Del Sistema De Contabilidad Gubernamental
La estructura funcional del Sistema de Contabilidad Integrada, se encuentra
organizada de la siguiente forma59:
a. Nivel Normativo y Consultivo. La Contaduría General del Estado,
dependiente del Ministerio de
Hacienda, es el Órgano Rector del Sistema de Contabilidad Integrada, cuyas
funciones en materia normativa y consultiva, se encuentran establecidas por la
Ley de Administración y Control Gubernamental.
b. Nivel Operativo. Corresponde al Director General de Asuntos
Administrativos: Cumplir y hacer cumplir esta disposición legal, implementar,
58 http://cancilleria.gob.ec/wp‐content/uploads/downloads/2013/02/normas_presupuesto.pdf 59 http://www.mingobierno.gob.bo/pdf/reglamentoscgi.pdf
53
mantener y actualizar el Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada
(SCI).
405-06 Conciliación De Los Saldos De Las Cuentas
A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser
el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la
elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a
continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en
comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados
en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las
diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a
preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se
conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo60.
Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de
los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por
el banco y así detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos
para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o
equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el
documento que avale la elaboración de la conciliación.
405- 07 Formularios Y Documentos
La formulación y registro contable gubernamental esta comprendido y
explicado dentro del manual específico de Contabilidad de cada ente
financiero, será diseñado según sus necesidades específicas, aseguran
información completa, guardarán sencillez y claridad y preverán solo el número
indispensable de copias61.
Todos los formularios, registro, libro, resumen o cualquier instrumento
contentivo de cifras que exprese cantidades en la moneda de curso legal en el
60http://www.monografias.com/trabajos46/conciliacion‐bancaria/conciliacion‐bancaria2.shtml 61http://es.slideshare.net/alquimista__fb/contabilidad‐gubernamental‐15125733
54
país que denoten recursos u obligaciones financieras, originada en
transacciones u operaciones, comprendidas o efectuadas, constituye parte del
sistema de contabilidad gubernamental de un respectivo ente u organismo.
405-08 Anticipos De Fondos
Los anticipos de remuneraciones otorgados de acuerdo a las disposiciones
legales pertinentes se liquidarán de conformidad con los plazos previstos.
Los saldos de las cuentas 112.01.01, 112.01.02 y 112.01.03 Anticipos de
Remuneraciones Tipo “A”, “B” y “C”, podrán liquidarse mediante descuentos
realizados vía nómina o mediante depósitos y transferencias; los saldos no
compensados o no recaudados, se mantendrán en las mismas cuentas, con su
respectivo auxiliar, para que en el ejercicio fiscal 2013 sean recuperados62.
Los saldos que hasta el 31 de diciembre, se mantengan en las cuentas 112.03
“Anticipos a Contratistas de Obras de Infraestructura” y 112.05 “Anticipos a
Proveedores de Bienes y/o Servicios”, en las entidades que conforman el
ámbito del PGE, serán trasladados a las cuentas 124.97.03 “Anticipos por
Devengar de Ejercicios Anteriores - Construcción de Obras” o 124.97.05
“Anticipos por Devengar de Ejercicios Anteriores - Compra de Bienes y/o
Servicios”, respectivamente, manteniendo los auxiliares de las cuentas de
origen y los datos del catálogo de contratos.
Similar tratamiento se observará con el saldo de la cuenta 112.09 “Apertura de
Cartas de Crédito”, el cual se lo trasladará a la cuenta 124.97.04 “Cartas de
Crédito por Devengar de Ejercicios Anteriores”.
Los saldos de las cuentas 112.30, 112.31 y 112.32, producto de la aplicación
incompleta de la convalidación de anticipos de años anteriores en el gasto,
procederán con el registro de disminución de los CURS de ingresos
respectivos, hasta el 21 de diciembre; los saldos de las cuentas que no sean
62http://www.derechoecuador.com/index.php?option=comcontent&view=article&id=7409:reg&catid=412:noviembre&Ite
mid=681
55
procesados con el registro presupuestario mencionado, debidamente
justificado, pasarán a las cuentas 124.82.30, 124.82.31 y 124.82.32,
respectivamente.
405- 09 Arqueos Sorpresivos De Los Valores En Efectivo
Debe practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos
y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva63:
1. Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una
frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que su
concordancia con los saldos contables.
2. Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor
responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que
el arqueo se realizó en su presencia y que le fueron devueltos en su
totalidad
3. Un arqueo conlleva la formulación de un acta que evidencie la situación
objetiva encontrada durante el conteo, así como las expresiones de
conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos
o valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo.
4. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situación de
carácter irregular, ésta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o
a quien haga sus veces y, a la Oficina de Auditoría Interna, para la adopción
de las medidas correctivas que el caso amerite.
5. Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorería, el
contador, el administrador, el auditor interno, y cualquier otro que sea
designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a
los niveles superiores correspondientes.
63http://www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/NORMAS_TECNICAS_DE_CONTROL_INTERNO.htm#normas23012
56
405-11 Conciliación Y Constatación
Término utilizado en el área de la contabilidad, Auditoría y contabilidad
financiera. El Estado que se formula, sea en detalle o de modo condensado,
con objeto preciso de establecer y tomar en consideración las discrepancias
que existen entre dos o más cuentas relacionadas entre sí y que, al parecer,
son contrarias o arrojan saldos diferentes64.
1). Proceso que tiene por objeto hacer coincidir las partidas del debe y del
haber en la contabilidad por partida doble.
2). Acto mediante el cual se trata de persuadir a las partes de una disputa para
que cesen en la misma o lleguen a un arreglo satisfactorio. Se utiliza
regularmente cuando estallan conflictos entre los Sindicatos y las empresas,
buscando evitar que los mismos deriven en huelgas u otras Acciones de
protesta.
La conciliación no implica, como el arbitraje, que se emita un fallo, sino que es
simplemente una forma de acercar a las partes y hacerlas dialogar.
406. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES65
406-02 Planificación
Ante la ausencia de planificación y de políticas de compras públicas que habían
derivado en discrecionalidad y desperdicio de recursos por parte de las
instituciones contratantes del Estado, el 04 de agosto de 2008 se expide la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública –LOSNCP– a través de
la cual se creó el Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP).
El INCOP forma parte del Sistema Nacional de Contratación Pública –SNCP–,
que no es otra cosa que el medio a través del cual todas las instancias,
64 http://www.eco-finanzas.com/diccionario/C/CONCILIACION.htm 65 http://portal.compraspublicas.gob.ec/incop/circular-normativa-decreto-ejecutivo-nro-1515/
57
organismos e instituciones que manejan recursos públicos articulan su
planificación, programación, presupuesto, control, administración y ejecución
de las adquisiciones de bienes y servicios, así como la ejecución de obras
públicas.
El INCOP tiene como misión liderar la gestión transparente y efectiva de la
Contratación Pública, optimizar los recursos del Estado, y dinamizar el
desarrollo del sector productivo del país. Además convertirse en la mejor
institución de la administración pública nacional y un referente de la
contratación pública regional, por su alto desempeño, óptimos resultados y
confianza de la sociedad.
406-03 Contratación
Según el Registro Oficial (2009)66, Las entidades y organismos del sector
público realizarán las contrataciones para adquisición o arrendamiento de
bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de
consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública.
La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las
adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los
lineamientos que servirán de base para una adecuada administración de las
compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:
- Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la
anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas.
La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en
consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la
conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite.
66 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
58
La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se
la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de
caducidad del principio activo.
Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para
garantizar una adecuada y oportuna provisión.
El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional
frente a la alternativa de adquisición.
La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia
presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas
de la contratación.
El Director Ejecutivo del Instituto Nacional de Contratación Pública Resuelve
Expedir las siguientes disposiciones respecto a la contratación de bienes
sujetos a los principios de Vigencia Tecnológica establecidos en el Decreto
Ejecutivo No. 1515 y Resolución INCOP 085-2013
Resolución RE-INCOP-2013-00090
406-05 Sistema De Registro
Según el Registro Oficial (2009)67, El Catálogo General de Cuentas del Sector
Público, contendrá los conceptos contables que permitan el control,
identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga
duración.
Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros
detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de
los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente.
67 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
59
La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los
saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica,
proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma
de decisiones adecuadas.
Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos
fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según
corresponda y simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden,
conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente.
A las Entidades Contratantes que la exigibilidad del Registro de Producción
Nacional de Bienes y Servicios entrará en vigencia a partir de la finalización del
plazo establecido por la Resolución 13017 de la Subsecretaria de Comercio y
Servicios del Ministerio de Industrias y Productividad.
A los proveedores del Estado que el proceso para el Registro de Producción
Nacional de Bienes y Servicios debe cumplirse de forma ordenada, respetando
la calendarización establecida por la Resolución 13017 de la Subsecretaría de
Comercio y Servicios del Ministerio de Industrias y Productividad”
406-07 Custodia68
Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar
y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido
adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a
cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de
acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la
Contraloría General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrará un
Custodio - Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y
disponibilidades presupuestarias de la institución, que será responsable de su
recepción, registro y custodia.
68 http://ai.espe.edu.ec/wp-content/uploads/2012/07/Reglamento-General-Sustitutivo-para-el-Manejo-y-
Administraci%C3%B3n-de-Bienes-del-Sector-P%C3%BAblico.pdf
60
La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de
responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de
sus funciones y labores oficiales. Para la correcta aplicación de este artículo,
cada institución emitirá las disposiciones administrativas internas
correspondientes, que sin alterar las normas de este reglamento permitan:
a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y
su destinación y uso;
b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes o quien
haga sus veces, al Jefe de cada unidad administrativa; y,
c) Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de
sus funciones, mediante la suscripción de la recepción a través del
formulario diseñado para el efecto.
El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal
uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del
servidor que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera
tienen acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o reparación
por requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la
identidad de la persona causante de la afectación al bien.
406-10 Constatación Física De Existencias Y Bienes De Larga Duración69
Del ingreso de bienes de larga duración. En lo posible y cuando las
características de los bienes de larga duración lo permitan, ingresarán a la
bodega observándose los procedimientos establecidos en los tres primeros
incisos del artículo 6 del presente reglamento.
69http://www.derechoecuador.com/index.php?option=com_content&task=view&id=1159
61
Cuando el bien ingrese a un lugar diferente de la bodega en las dependencias
de la matriz del MEM, para su recepción deberá estar presente el
Guardalmacén, quien conjuntamente con el responsable de la custodia del bien
lo recibirá y firmarán la recepción en la factura o formulario de entrega que
utilice el proveedor.
En ambos casos, el Guardalmacén remitirá al Líder del Subproceso de
Contabilidad de la Dirección de Gestión Financiera, la copia de la orden de
compra, el original de la factura o del formulario de entrega que utilice el
proveedor, debidamente firmada el recibí conforme.
Sobre esta base el Líder del Subproceso de Contabilidad dispondrá al
responsable del SICOBIL que registre los datos del bien de larga duración, le
asigne el código respectivo mediante un TAG. Actualizará el inventario de
bienes de larga duración por persona e imprimirá dos ejemplares de este
reporte.
El responsable del SICOBIL, en la matriz, pegará el TAG en un lugar visible y
accesible de la bien de larga duración, hará firmar al funcionario responsable
de la custodia del bien de larga duración en los dos ejemplares. El uno le
entregará al funcionario y el restante lo archivará por funcionario.
Cuando él bien de larga duración se ingrese directamente a una DIREHI,
DIREMI o DEREPA, el Administrador del fondo rotativo de la Dirección
Regional a la que se destine el bien, cumplirá las actividades establecidas para
el Guardalmacén. El responsable del SICOBIL remitirá al Administrador del
fondo rotativo el TAG y los ejemplares del inventario de bienes de larga
duración por persona, para que proceda conforme al párrafo anterior.
62
406-11 Baja De Bienes Por Obsolescencia, Pérdida, Robo O Hurto
Según el Registro Oficial (2009)70, Esta actividad se efectuará una vez
cumplidas las diligencias y procesos administrativos que señalen las
disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones,
autorizaciones y su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación,
obsolescencia, pérdida, robo o hurto, se observarán las disposiciones del
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público, del Manual General de Administración y Control de los Activos
Fijos del Sector Público, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio
de Finanzas y demás reglamentación interna emitida por la entidad.
De la calificación de bienes inservibles u obsoletos. El responsable de la
custodia de los bienes remitirá al Director de Gestión Financiera, mediante
memorando, el detalle de los bienes que a su criterio se encuentren inservibles,
obsoletos o que hubieran dejado de usarse y por lo tanto sean susceptibles de
enajenación o baja.
El Director de Gestión Financiera, en conocimiento de la existencia de bienes
obsoletos o por pedido del custodio, dispondrá que el responsable del SICOBIL
o, a quien lo delegue, inspeccione dichos bienes y elabore un informe al
respecto, para lo cual, podrá solicitar la ayuda de técnicos en la materia.
De ratificarse en el informe que los bienes se encuentran inservibles, obsoletos
o que dejaron de usarse, dispondrá que se los concentre en las bodegas
ministeriales, para lo cual se observará lo establecido en el artículo 14 del
presente reglamento y dispondrá se elabore un expediente con los
antecedentes que lo remitirá al Subsecretario de Desarrollo Organizacional
para con su autorización continuar con el trámite de baja o enajenación. De la
enajenación mediante remate al martillo y venta directa en privado. Para el
70 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
63
egreso de bienes de larga duración mediante remate al martillo o venta directa
en privado se observarán los procedimientos establecidos en el Reglamento
General de Bienes del Sector Público, expedido por la Contraloría General del
Estado.
407. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO71
La Administración del Talento Humano eficiente y eficaz, con la participación en
los procesos tendientes a lograr la satisfacción de necesidades del cliente
interno y externo, bajo nuevos esquemas de una gestión empresarial moderna,
con estrategias y técnicas administrativas laborales que permitan a los
empleados un mayor grado de información, capacitación y motivación para
lograr la excelencia empresarial que sirva luego, para el desarrollo sostenido
del Ecuador.
Aquello implica que nuestro país y las instituciones que la conforman deben
empezar por organizarse y planificar la Administración del Talento Humano ese
capital humano que es uno de los elementos para alcanzar la eficiencia y
eficacia; su participación hacia un nuevo dinamismo que transforme ese
ansiado desarrollo sostenido del Ecuador, enfrentando la globalización con
instituciones públicas modernas de modo que su inserción represente el mejor
y más rápido aprovechamiento de las potencialidades del capital humano.
Desde el punto de vista de concepto no existe diferencia entre Recursos
Humanos y Talento Humano; ellos son los que se encuentran trabajando en
una empresa privada o pública. En los actuales momentos, se habla de Talento
Humano, puesto que los individuos que conforman una organización o
institución poseen habilidades, capacidades, entrenamiento para contribuir de
mejor manera a la gestión de calidad de una organización. Las personas ya no
simplemente los recursos de los cuales se sirve la empresa, sino son
elementos capaces de tomar decisiones en todos los niveles, dando como
71 http://repositorio.iaen.edu.ec/bitstream/24000/133/3/Tesis-V%C3%A1sconez.pdf
64
resultado la optimización y éxito institucional. Por lo tanto ya no se puede
hablar de recursos sino de personas.
Al abordar la Administración del Talento Humano señalaremos que en el
Ecuador las organizaciones estatales o privadas están afectadas por la crisis
económica y política que aleja la inversión extranjera. Así mismo la constante
migración de gente que va a prestar sus servicios en otros países en búsqueda
de una mejor vida y, desde el punto de vista de equilibrio de la economía del
país ha contribuido enormemente, pero así mismo ha afectado al desarrollo del
país por la falta de mano de obra.
Como reflexión acerca de algunos elementos que finalmente no hemos
identificado, señalar el hecho de que los aspectos más intangibles de la
tecnología como la cultura tecnológica o el conocimiento tecnológico tácito
presente en los individuos así como la orientación global de la empresa o
institución hacia la tecnología o el Proceso de Innovación Tecnológica, deberán
estudiarse en el marco de otros componentes del Capital Intelectual, tales
como el Capital Humano o el Capital Organizativo.
Capital relacional
Se refiere al valor que tiene para una empresa el conjunto de relaciones que
mantiene con el exterior. La calidad y sostenibilidad de la base de clientes de
una empresa. Haciendo una relación con el Registro Civil y su potencialidad
para generar nuevos clientes en el futuro, es decir los usuarios del servicio, son
cuestiones claves para su éxito, como también lo es el conocimiento que puede
obtenerse de la relación con otros agentes del entorno (alianzas,
proveedores...). Estas alianzas estratégicas permitirán de alguna tener el
suficiente material para abastecer las necesidades de los clientes.
Capital estructural
Es el conocimiento que la organización consigue explicitar, sistematizar e
internalizar y que en un principio puede estar latente en las personas y equipos
65
de la empresa. Quedan incluidos todos aquellos conocimientos estructurados
de los que depende la eficacia y eficiencia interna de la empresa o institución:
los sistemas de información y comunicación, la tecnología disponible, los
procesos de trabajo, las patentes, los sistemas de gestión... El Capital
Estructural es propiedad de la empresa, queda en la organización cuando sus
personas la abandonan. Es evidente que en el Registro Civil la falta de
mejoramiento de los procesos administrativos, tecnológicos, humanos,
comunicación ha dificultado dar un mejor servicio, debería tomar la base sólida
de empresas líderes que permitan evaluar la gestión de la institución y dar las
mejores alternativas para su mejoramiento a largo plazo, es decir continúo y
permanente
Capital humano
Se refiere al conocimiento (explícito o tácito) útil para la institución que poseen
las personas y equipos de la misma, así como su capacidad para regenerarlo;
es decir, su capacidad de aprender. El Capital Humano es la base de la
generación de los otros dos tipos de Capital Intelectual. Una forma sencilla de
distinguir el Capital Humano es que si la empresa no lo posee, no lo puede
comprar, sólo alquilarlo durante un periodo de tiempo. El capital humano es el
elemento clave de la institución por tanto se la debe dar la importancia que
requiere para su labor diaria.
Capital intelectual
El concepto de Capital Intelectual se ha incorporado en los últimos años tanto
al mundo académico como empresarial para definir el conjunto de aportaciones
no materiales que en la era de la información se entienden como el principal
activo de las empresas del tercer milenio. En el Registro Civil la base debería
ser el entrenamiento de sus empleados, dando mayor capacidad de gestión a
la institución de tal forma que su servicio sea competitivo y satisfaga las
necesidades de los clientes.
66
Sistema de capacitación
El análisis organizacional para fines de entrenamiento necesita de un examen
minucioso de los objetivos fijados, de su claridad y de su coherencia, en tanto
que el análisis de los recursos humanos procura verificar si estos son
suficientes calificados para las actividades actuales y futuras de la
organización. Aquí se trata de la fuerza de trabajo; el funcionamiento
empresarial presupone que los empleados poseen las habilidades,
conocimientos y actitudes deseados por la organización o institución.
Además de esto, es también importante determinar si los empleados
debidamente posicionados son capaces de desarrollo mediante entrenamiento,
o si se hace en los departamentos de nuevo personal. El análisis de los
recursos humanos se hace en los departamentos de entrenamiento.
408. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Proyecto Definición72
La administración de proyectos viene a ser la manera de como los
administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas
y técnicas para la realización de un proyecto, en donde van a toman en cuenta
el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnología, y así poder llegar
al objetivo del proyecto.
Se emplea la administración de proyectos en las organizaciones, donde
pueda llegar a una solución de algún tipo de problema que se pueda estar
presentando en la organización, para ello se va ver su importancia, sus
funciones y así poder llegar al objetivo del proyecto.
Para poder llegar al objetivo del proyecto, tenemos que emplear una
planeación, organización, dirección, control, y así poder satisfacer los
requerimientos del proyecto. 72 http://jcarloscolladofelix.blogspot.es/
67
408-02 Estudio De Pre Inversión De Los Proyectos73
Es la Fase del Ciclo de vida en la que los proyectos son estudiados y
analizados con el objetivo de obtener la información necesaria para la toma de
decisiones de inversión. Este proceso de estudio y análisis se realiza a través
de la preparación y evaluación de proyectos para determinar la rentabilidad
socioeconómica y privada, en base a la cual se debe programar la inversión.
Las etapas de la fase de pre inversión son: perfil, pre factibilidad y factibilidad.
El estudio de perfil de proyecto aborda preliminarmente los principales
aspectos técnico-económico de la idea de un proyecto, Comprende el
planteamiento del proyecto, para lo cual se identifican por una parte, la
necesidad insatisfecha, el problema a solucionar o la potencialidad a
desarrollar, y por otra las posibles soluciones y sus principales beneficios y
costos. LA fuente de información podrá provenir de fuente secundaria.
408-05 El estudio de Pre factibilidad
Comprende el análisis técnico económico de las alternativas de inversión que
solucionan el problema planteado. Los objetivos de la pre factibilidad se
cumplirán a través de la preparación y evaluación de proyectos que permitirán
reducir los márgenes de incertidumbre a través de la estimación de los
indicadores de rentabilidad socioeconómica y privada que apoyan la toma de
decisiones de inversión. La fuente de información debe provenir de fuente
secundaria.
408-06 El estudio de Factibilidad
Comprende el análisis de la alternativa seleccionada en la etapa de pre
factibilidad. Para tal efecto, se volverá a practicar la preparación y evaluación 73http://todosobreproyectos.blogspot.com/2009/04/etapas-de-la-fase-de-preinversion.html
68
de proyectos reduciendo los márgenes de incertidumbre y recalculando los
indicadores de rentabilidad socioeconómica y privada de los proyectos. La
fuente de información debe provenir de fuente primaria.
CONTENIDO MÍNIMO DE LOS ESTUDIOS DE PREINVERSIÓN
Estudio del Perfil.
Constituye el primer estudio de la idea de un proyecto y deberá como mínimo
contar con los siguientes elementos:
Diagnóstico preliminar de la situación que motiva considerar el proyecto, que
permita identificar la necesidad insatisfecha, el problema a solucionar o la
potencialidad a desarrollar con el proyecto. Este diagnóstico debe incluir un
análisis básico de la población beneficiaria, la localización del proyecto, su
entorno económico, los servicios básicos existentes, la accesibilidad de la
zona, los indicadores de servicio, y la información adicional relevante para
conocer las características que tendrá el proyecto.
Descripción preliminar de los principales aspectos técnicos del proyecto, como
ser sus componentes, su capacidad, dimensionamiento, etc.
Identificación y estimación de los beneficios y costos (de inversión y operación)
del proyecto, así como su posible financiamiento.
Las conclusiones resultantes del estudio, deben recomendar alguna de las
siguientes decisiones:
Abandonar la idea de proyecto analizada.
Postergar el estudio de la idea de proyecto analizada.
Profundizar el estudio del proyecto, en cuyo caso se debe formular claramente
los términos de referencia de los estudios a realizar (pre factibilidad).
La información necesaria para la realización de este estudio, se debe obtener
de fuentes secundarias oficiales, las cuales deben citarse con precisión.
69
408-07 Evaluación Financiera Y Socio Económica
La naturaleza del proyecto y los objetivos de sus inversionistas y ejecutores
definirán la relevancia de cada tipo de evaluación. Para los proyectos
realizados por inversionistas del sector privado, podría esperarse que la única
evaluación tenida en cuenta para la toma de decisiones sería la evaluación
financiera, ya que el objetivo que incentiva a los ejecutores se relaciona con la
maximización de ganancias financieras.
La evaluación de proyectos pretende medir objetivamente ciertas magnitudes
cuantitativas resultantes del estudio del proyecto, que dan origen a operaciones
matemáticas que permiten obtener diferentes coeficientes de evaluación. Lo
realmente decisivo es poder plantear premisas y supuestos válidos que hayan
sido sometidos a convalidación a través de distintos mecanismos y técnicas de
comprobación. Para la evaluación de un proyecto de inversión privada las
premisas y supuestos deben nacer de la realidad misma en la que el proyecto
estará inserto y en el que deberá rendir al máximo sus beneficios.
La evaluación social también examina el proyecto desde el punto de vista
nacional; evalúa no solo su contribución al bienestar económico sino también a
los objetivos de la política social de redistribución de ingresos y riquezas. La
evaluación social es entonces, una extensión de la evaluación económica.
Pero hay que tomar en cuenta que dentro de un proyecto social, la evaluación
financiera y la económica generan información valiosa, permite que el Estado
fije una posición para promover proyectos que aporten al bienestar colectivo.
La evaluación económica social de proyectos debe ser compatible con los fines
de la gestión pública. Por lo general, los gobiernos en los países en desarrollo
sintetizan sus objetivos y metas en un plan de desarrollo. Ellos incluyen, entre
otros: disminuir las tasas de desempleo, mejorar la distribución del ingreso,
incrementar la disponibilidad de divisas, y/o estimular un sector de la economía.
70
Se puede entender que la evaluación económica social (también conocida
como análisis Costo – Beneficio), como el conjunto de herramientas que tiene
el economista para poder analizar proyectos y políticas, con el propósito de
destinar los recursos de tal manera que sea más benéfica para la población
nacional.
408-11 Presupuesto De la Obra74
El presupuesto de obra te ayuda a conocer el costo total más aproximado de
todo lo que conlleva la construcción de una edificación, es decir, calcula y
cotiza todo lo relacionado al Catálogo de Conceptos generado por los datos
que nos proporciona el Proyecto Ejecutivo.
En otras palabras, se conoce la cantidad de todos los materiales y servicios
necesarios para así poder controlar, distribuir y cuidar de manera más
responsable tu presupuesto.
Beneficios del PRESUPUESTO DE OBRA:
Evitas gastos innecesarios, como comprar a precios o cantidades elevadas
y desperdiciar recursos.
Conoces el valor más aproximado para construir tu Proyecto
Arquitectónico antes empezar con la obra.
Planificas y controlas en relación a los gastos efectuados.
Ahorras, porque al comprar al mayoreo los materiales y servicios son
más económicos.
Puedes detectar estafas o alzas en los precios del material y servicios.
Previene que la obra quede trunca o paralizada a grado que quede en
estado inconcluso.
74 http://proyectoarquitectonico.com/?page_id=2054
71
Costos Directos e Indirectos75
¿Qué características debe tener un costo para ser considerado “directo”?
Los costos directos son aquellos proporcionales al tamaño de la obra, ya sea
que tengan una relación directa con las cantidades de recursos utilizados en la
producción, o que se deriven de la ejecución de una labor de construcción
claramente asignable a una actividad constructiva.
También son la suma del costo del material, la mano de obra, y el equipo
necesario para la construcción física del proyecto.
Los gastos producidos en obras preliminares, tales como la construcción de
oficinas, almacenes, cercos, servicios higiénicos, obras de protección, accesos
a la obra, entre otros, deben ser considerados y evaluados como costos
directos, teniendo en cuenta el número de usos para sólo recargar en forma
proporcional el valor a cada obra.
¿Qué características debe tener un costo para ser considerado “indirecto”?
Los costos indirectos son aquellos que son proporcionales al tiempo de
ejecución del proyecto, que no son claramente asignables a una actividad
constructiva o cuya influencia en el costo total de la actividad constructiva es
tediosa y difícilmente evaluable.
Son los gastos generales de una empresa aplicados por sus oficinas centrales,
que se prorratearan entre las diversas obras que realiza, y los determinados
para la propia obra y que son considerados solo en ella. Son aquellos en los
cuales es necesario incurrir pero que no son fácilmente identificables como una
unidad de obra determinada, pero que pueden ser evaluados como actividades
independientes. Son los costos por administración, imprevisto y utilidades.
75 http://www.buenastareas.com/ensayos/Costos-Directos-e-Indirectos/1173675.html
72
408-12 Programación De La Obra
Según el Registro Oficial (2009)76, Para definir el plazo de ejecución empleará
un método de programación por redes de actividades, que señale la ruta crítica
y sirva como base para elaborar un diagrama de barras y diagrama de Gantt,
en el cual se indiquen la duración, los tiempos tempranos y tardíos (de inicio y
término) y las holguras de cada actividad.
Si la obra se efectúa por administración directa, el programa de avance físico
elaborado por la Administración constituye una guía para programar el
abastecimiento oportuno y suficiente de los materiales, mano de obra,
maquinaria y equipos por utilizar, además de proporcionar el plazo de
construcción; esta información resultará útil para verificar la propiedad del
presupuesto elaborado, así como para prever los fondos necesarios para la
ejecución de la obra.
Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Administración
servirá como parámetro de comparación para examinar lo adecuado del
programa de trabajo propuesto por el adjudicatario.
Es la elaboración de tablas y gráficos en los que se muestran los tiempos de
duración, de inicio y de término de cada una de las actividades (operaciones),
que forman el proyecto.
Los cuales deben estar en armonía con los recursos disponibles.
Diagrama de barras o GANTT
PERT, ventajas y beneficios, deficiencias y limitaciones,
como se construye un GRAFO PERT, aplicaciones.
CPM, ventajas y beneficios, deficiencias y limitaciones.
como se construye un GRAFO CPM, aplicaciones.
76 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
73
408-13 Modalidad De Ejecución77
Existen dos tipos de modalidad: la directa y la indirecta. La modalidad directa
es cuando la Entidad con su personal e infraestructura es el ejecutor
presupuestal y financiero de las Actividades y proyectos así como de
sus respectivos Componentes. La modalidad indirecta es cuando la ejecución
física y/o financiera de las Actividades y Proyectos así como de sus respectivos
Componentes, es realizada por una Entidad distinta al pliego; sea por efecto de
un contrato o convenio celebrado con una Entidad privada, o con una Entidad
pública, sea a título oneroso o gratuito.
408-14 Ejecución De La Obra Por Administración Directa78
Los proyectos a ejecutarse por la modalidad de Ejecución Presupuestaria
Directa, se dan cuando el PEPP demuestre que el Costo Total de la misma es
igual o menor al monto del Valor Referencial 2 (VR2), cuente con la asignación
presupuestal correspondiente, el personal técnico-administrativo, maquinarias,
la infraestructura y/o equipos necesarios para ejecutar los trabajos y cumpla las
disposiciones al respecto precisadas en la Resolución de Contraloría
“Aprobación del Expediente Técnico, Ejecución y Liquidación de las Obras a
Ejecutarse por Ejecución Presupuestaria Directa (EPD)”, y normas conexas;
adquiriendo para tal fin los bienes y servicios que requiera para su ejecución de
acuerdo a la normativa vigente.
408-15 Contratación79
1. Adjudicación: Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad o el
órgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al
oferente seleccionado, surte efecto a partir de su notificación y solo será
impugnable a través de los procedimientos establecidos en esta Ley.
77 http://es.scribd.com/doc/15282865/6/Modalidades-de-Ejecucion-Presupuestal 78 http://www.pepp.gob.pe/descargas/epd_obras_pepp.pdf 79 http://www.ico.gob.ec/images/PDFS/DOCUMENTOSLEGALES/losncp.pdf
74
2. Bienes y Servicios Normalizados: Objeto de contratación cuyas
características o especificaciones técnicas se hallen homologados y
catalogados.
3. Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados
publicados en el portal www.compraspublicas.gov.ec para su contratación
directa como resultante de la aplicación de convenios marco
4. Compra de Inclusión: Estudio realizado por la entidad contratante en la fase
pre contractual que tiene por finalidad propiciar la participación local de
artesanos, de la micro y pequeñas empresas en los procedimientos regidos
por esta Ley, acorde con la normativa y metodología definida por el Instituto
Nacional de Contratación Pública en coordinación con los ministerios que
ejerzan competencia en el área social. Las conclusiones de la Compra de
Inclusión se deberán reflejar en los Pliegos.
5. Contratación Pública: Se refiere a todo procedimiento concerniente a la
adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o
prestación de servicios incluidos los de consultoría. Se entenderá que
cuando el contrato implique la fabricación, manufactura o producción de
bienes muebles.
408-18 Jefe De Fiscalización80
Persona delegada por el Departamento de Fiscalización, cuyo objetivo es
vigilar, controlar y notificar del proceso de construcción de una obra. Está
facultado a tomar decisiones que signifiquen una variación del presupuesto
inicial de la obra de hasta el 10% si son necesarios cambios en la obra que
garanticen que el proyecto cumpla con los requerimientos técnicos adecuados
en cumplimiento de las normas vigentes. Tiene la obligación de notificar de
dichos cambios al Jefe de Fiscalización y a su vez de registrarlos en el libro de
obra.
80https://www.google.com.ec/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=3&cad=rja&ved=0CDcQFjAC&url=http%3A%
2F%2Fwww.emelnorte.com%2Feern%2Findex.php%3Foption%3Dcom_docman%26task%3Ddoc_download%26gid%3
D1%26Itemid%3D62&ei=aZPeUZGqG-
6q4AOnnYGQBA&usg=AFQjCNFWDvOLM8sXF0NXv07HT9M2nBGOCA&sig2=7tGrd8qRVmElJQS2UNSNJg&bvm=bv
.48705608,d.dmg
75
Son funciones entre otras:
a) Velar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de
acuerdo a lo programado;
b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razón de sus
programas o campos de acción, tengan interés en participar en la etapa de
construcción del proyecto;
c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de
manera que oportunamente se obtenga información exacta sobre su estado
y se comuniquen los resultados a las autoridades institucionales
competentes;
d) Velar porque se efectúen evaluaciones periódicas del proyecto;
e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los
planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto;
f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga
de la administración cotidiana del proyecto;
g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecución de la
obra, considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros,
legales, de suministros, etc. aunque éstos no sean constructivos y definir
las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo,
proporcionar el apoyo logístico requerido. En el caso de fiscalización
realizada por contrato, el Administrador del Contrato debe realizar una
supervisión responsable sobre todas las labores; y,
h) Intervenir en las actas de entrega recepción provisional, parcial, total y
definitiva.
408-19 Fiscalizadores
Según el Registro Oficial (2009)81, En los casos en que la ubicación, la
magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el Jefe de Fiscalización podrá
designar a uno o más fiscalizadores con la formación profesional necesaria,
para que se encarguen de inspeccionar la- obra o un área específica de ésta.
81 http://bellavista.gob.ec/Normas_Tecnicas_Control_Interno.pdf
76
La designación de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o
complejidad del proyecto; así, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de
avance físico de la obra y otro que controle el flujo de caja, o bien asignar un
fiscalizador para cada área especializada, como por ejemplo, para el sistema
eléctrico, el sistema mecánico, la parte estructural y otro para acabados, cada
uno de los cuales debe controlar los tres aspectos mencionados, calidad,
avance físico, flujo de caja, correspondientes a las obras a su cargo. A su vez,
si la importancia de la obra justifica, cada fiscalizador podría contar con el
personal que sea menester para el desempeño de su cargo.
Cuando los documentos de licitación especifiquen determinados requisitos para
el profesional responsable de la obra por parte del contratista, el Fiscalizador
deberá reunir al menos esos mismos requisitos, con el fin de que pueda
desempeñar una adecuada labor de control. La paridad de conocimientos
técnicos entre el fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte
del contratista, es muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que
el primero pueda ejercer sobre el segundo un eficiente trabajo y efectúe una
correcta evaluación de los trabajos realizados.
408-21 Libro De Obra82
El Cuaderno de Obra deberá estar debidamente legalizado por notario público
o juez de paz y debidamente foliado, y se apertura con el Acta de Entrega de
Terreno, seguidamente se asentara el Acta de Inicio de Obra el mismo que
será sellado y visado en todas sus páginas, por el Residente y el Inspector o
Supervisor. Dichos profesionales son los únicos autorizados para hacer
anotaciones en el Cuaderno de Obras con sus firmas y post firmas
respectivamente. La custodia del mismo corresponde al Residente de Obra,
deberá estar en la oficina de la obra en ejecución y a disponibilidad del
Inspector o Supervisor de Obra según corresponda para que efectúe sus
anotaciones. En forma diaria el Residente de Obra de acuerdo a las actividades
en ejecución, deberá efectuar los asientos respectivos, el Inspector o
82http://www.pepp.gob.pe/descargas/epd_obras_pepp.pdf
77
Supervisor llenara los asientos cada vez que realice la visita o inspección de la
obra. Si al realizar los asientos se produce una equivocación de escritura, esta
será tachada y se escribirá a continuación; no se aceptará enmendaduras con
borrador o corrector. Deberán anotarse todas las ocurrencias o incidencias
relacionadas a la ejecución de la obra, en particular, calidad y plazos, esto es,
lo relacionado a las distintas partidas en ejecución en los frentes de trabajo, la
fecha de inicio y término de los trabajos, consultas, órdenes, resultado de las
pruebas de control de calidad, diariamente lo relacionado a la presencia del
personal por categoría, controles de ingreso y disponibilidad de los materiales e
insumos, controles sobre permanencia y uso de los equipos y maquinarias con
expresa indicación de las horas de uso de estos últimos, entre otros.
408-23 Control De Calidad83
Definiremos Calidad, como la propiedad o conjunto de propiedades inherentes
a algo, que permiten apreciarlo como igual, mejor o peor que los restantes de
su especie.
Así pues entendemos que Control de Calidad es la verificación con la que se
comprueba que la obra, el producto, o la partida de obra tienen las
características de calidad especificadas en el proyecto.
El Personal encargado de cualquier fase de la obra (ya sea el arquitecto o un
soldador), sin lugar a dudas es el primer eslabón de la cadena del control de
calidad, puesto que cualquier fallo de la persona restará calidad a la obra. Así
pues existen Certificaciones de control de calidad para las personas.
Se debe controlar la calidad del edificio, por tanto, desde la fase previa a su
promoción hasta la fase de uso por parte del inquilino.
Todas las tareas necesarias para llevar a cabo un buen Control de
Calidad como prevención, inspección, ensayos, etc. tienen un coste
83http://www.construmatica.com/construpedia/Categor%C3%ADa:Control_de_Calidad_en_la_Construcci%C3%B3n
78
económico. Este coste se refleja en el programa que normalmente realiza el
arquitecto o el aparejador.
408-27 Prorrogas De Plazo
El tiempo de entrega de una obra civil en construcción es uno de los factores
más importantes que requieren planeamiento y control para alcanzar la
eficiencia y eficacia para el propietario de la obra. Todo propietario desea
obtener la obra civil lo antes posible, sea para venderla, alquilarla o utilizarla,
recuperando así más pronto su inversión o cumpliendo sus objetivos
comerciales. En el caso de la obra pública, el ciudadano que usa la carretera,
la escuela o el hospital público, desea contar con el servicio lo antes posible
para resolver sus necesidades. De esta forma se lleva el beneficio a la región
donde se construyó la obra pública en el tiempo requerido, sin demoras, que
afecten el suministro de los servicios públicos. En el caso del transporte, las
carreteras construidas en un tiempo razonable permiten habilitar la
comunicación regional y facilitar el desarrollo económico de una región
mediante la movilidad de personas, vehículos, cargas, etc. Por el contrario,
cuando las obras de carretera se demoran mucho tiempo, se retrasa también el
desarrollo regional y económico del país84.
Por otra parte, al propio constructor también le conviene entregar las obras
construidas lo antes posible, para reducir sus gastos indirectos relacionados
con la construcción y obtener la utilidad o ganancia del contrato más temprano
que tarde. También las entidades financieras que proporcionan el
financiamiento, requieren de tener en cuenta el plazo definido de construcción
para saber cuándo pueden tener la garantía plena sobre el préstamo de
financiamiento de la obra y para ordenar su flujo de dinero para la obra. Es
decir, a todos los participantes les interesa y les conviene el terminar la obra en
el plazo convenido, o inclusive antes, de ser técnicamente posible.
Sin embargo, si a muchos participantes les interesa terminar antes la obra, por
qué razones no sucede así en todos los casos? Las razones son muchas y
variadas, ya que la construcción de obras es una actividad compleja y donde
84 http://www.lanamme.ucr.ac.cr/riv/index.php?option=com_content&view=article&id=241&Itemid=307
79
pueden surgir diversos factores adversos que contribuyen más con la demora
de las actividades que con el cumplimiento del tiempo de ejecución. Algunos
factores típicos que producen demora en las obras pueden ser: la lluvia, mala
organización, falta de personal, personal poco productivo, fallas de maquinaria,
demora en el pago de reembolso, errores constructivos, accidentes laborales,
huelgas, sismos, defectos en los planos y otros muchos
408-298 Recepción De Obras85
1. La recepción de la obra es el acto por el cual el constructor, una vez
concluida ésta, hace entrega de la misma al promotor y es aceptada por
éste. Podrá realizarse con o sin reservas y deberá abarcar la totalidad de la
obra o fases completas y terminadas de la misma, cuando así se acuerde
por las partes.
2. La recepción deberá consignarse en un acta firmada, al menos, por el
promotor y el constructor, y en la misma se hará constar:
a. Las partes que intervienen.
b. La fecha del certificado final de la totalidad de la obra o de la fase
completa y terminada de la misma.
c. El coste final de la ejecución material de la obra.
d. La declaración de la recepción de la obra con o sin reservas,
especificando, en su caso, éstas de manera objetiva, y el plazo en que
deberán quedar subsanados los defectos observados. Una vez
subsanados los mismos, se hará constar en un acta aparte, suscrita por
los firmantes de la recepción.
e. Las garantías que, en su caso, se exijan al constructor para asegurar
sus responsabilidades.
Asimismo, se adjuntará el certificado final de obra suscrito por el director
de obra y el director de la ejecución de la obra.
3. El promotor podrá rechazar la recepción de la obra por considerar que la
85 http://www.definicionlegal.com/adefinicionde/recepciondelaobra.html
80
misma no está terminada o que no se adecua a las condiciones
contractuales. En todo caso, el rechazo deberá ser motivado por escrito en
el acta, en la que se fijará el nuevo plazo para efectuar la recepción.
4. Salvo pacto expreso en contrario, la recepción de la obra tendrá lugar
dentro de los treinta días siguientes a la fecha de su terminación, acreditada
en el certificado final de obra, plazo que se contará a partir de la notificación
efectuada por escrito al promotor. La recepción se entenderá tácitamente
producida si transcurridos treinta días desde la fecha indicada el promotor no
hubiera puesto de manifiesto reservas o rechazo motivado por escrito.
5. El cómputo de los plazos de responsabilidad y garantía establecidos en
esta Ley se iniciará a partir de la fecha en que se suscriba el acta de
recepción, o cuando se entienda ésta tácitamente producida según lo
previsto en el apartado anterior.
408-33 Evaluación Ex Post 86
A efectos de verificar que la población beneficiaria de dichos proyectos está
recibiendo los servicios en la cantidad y con la calidad prevista, así como
obtener lecciones aprendidas sobre los procesos que se ha seguido en cada
fase del ciclo de éstos, se requiere evaluar la situación en la que se encuentra
cada uno y contrastarla con las previsiones que se realizaron en los estudios
de pre inversión. Debemos señalar que dicha evaluación se efectúa al proyecto
para conocer si fue adecuadamente planteado, ejecutado y está generando
resultados, diferenciándose así de una acción de control, fiscalización o de una
evaluación del desempeño institucional.
Luego de haber realizado esfuerzos para desarrollar instrumentos
metodológicos y herramientas para las fases de pre inversión e inversión, la
Dirección General de Política de Inversiones ha llevado a cabo, con el apoyo
86http://www.mef.gob.pe/contenidos/inv_publica/docs/Evaluacion_ExPost/InstrumentosMetodologicos/PAUTAS
_GENERALES_EVAL_EX_POST.pdf
81
del JICA y la participación de los operadores del SNIP, acciones orientadas a la
elaboración de metodologías y herramientas para la evaluación ex post.
409 GESTIÓN AMBIENTAL87
Definición de la gestión ambiental
Desde el inicio de era industrial hasta hace pocos años la sociedad creían a
ciegas en la doctrina del crecimiento económico exponencial que se basaba en
las posibilidades ilimitadas de la tierra para sustentar el crecimiento económico.
Pero hoy sabemos que nuestro planeta no es capaz de soportar el orden
económico internacional que los recursos naturales no son bienes ilimitados y
que nuestros residuos sólidos líquidos y gaseosos de nuestro sistema de vida
nos lleva a un gran riego de salud a nuestro planeta incluido lógicamente el
hombre.
Desde la década de 1970 se aceleró la conciencia ecológica y la sociedad
comenzó a entender que el origen de los problemas ambientales se encontraba
en la estructura económica y productiva de la economía. Gestión ambiental
surge precisamente de esta tendencia y podemos definirla como un conjunto
de técnicas que busca como propósito fundamental un manejo de los asuntos
humanos de forma que sea posible un sistema de vida en armonía con
la naturaleza.
La actuación negativa sobre el medio ambiente que ha caracterizado a
los sistemas productivos, se ha ejercido desde diferentes niveles, por ejemplo:
1) Sobre utilización de recursos naturales no renovables.
2) Emisión de residuos no degradadles al ambiente.
3) Destrucción de espacios naturales
4) Destrucción acelerada de especies animales y vegetales.
87http://www.monografias.com/trabajos71/gestion-ambiental/gestion-ambiental2.shtml
82
a) Un área preventiva: las Evaluaciones de Impacto
Ambiental constituyen una
Herramienta eficaz.
b) Un área correctiva: las Auditorías Ambientales conforman
la metodología de análisis y acción para subsanar los problemas
existentes
Es importante conocer algunas consideraciones presentes:
Es un proceso permanente y de aproximadamente sucesivas para mejorar de
la calidad de vida y la conservación del ambiente.
Necesita un tratamiento interdisciplinario y transectorial. Se realiza en diversos
ámbitos territoriales (nacional, regional y comunal) ajustándose a las
características del tema ambiental que se desea enfrontar. Busca asegurar y
poner en práctica decisiones sostenidas y ambientales racionales. Trata de fijar
metas, planificar acciones y establecer mecanismos para regular las
actividades humanas que influyen en el ambiente
Gestión ambiental, conjunto de acciones encaminadas al uso, conservación o
aprovechamiento
Ordenado de los recursos naturales y del medio ambiente en general. Implica
la conservación de especies amenazadas, el aprovechamiento cinegético, el
aprovechamiento piscícola ordenación forestal, la gestión industrial e, incluso,
la gestión doméstica
Pretendiendo reducir al mínimo nuestras intrusiones e n los
diversos ecosistemas, elevar al máximo; implica aprovechar los recursos de
modo racional y rentable aplicando criterios de materia y energía. Las
posibilidades de supervivencia de todas las formas de vida, Es un conjunto de
acciones que realizan una población o comunidad para la conservación,
defensa, protección y mejora del medio ambiente, tanto natural como artificial
aquí un ejemplo:
83
La gestión de aquellos espacios protegidos por su valor natural se encuentra
dentro de lo que podríamos definir como la acepción más pura de la gestión
ambiental. Así, es labor encomendada a los gestores ambientales el cuidado y
preservación de los espacios naturales y sus recursos biológicos y geológicos.
La conservación de las especies amenazadas, la organización de los usos
dentro de los espacios naturales, son objetivos de este tipo de gestión
ambiental.
La gestión ambiental, en su más amplio sentido, es una herramienta
fundamental para la consecución de este objetivo. Este sentido prioritario
queda patente en el importante desarrollo habido en las últimas décadas en lo
relativo a instrumentos legislativos (normas) y ejecutivos (administraciones) con
esa función específica (por ejemplo, normativa sobre impacto ambiental y la
creación de ministerios y consejerías de medio ambiente a nivel estatal y
autonómico respectivamente).
Gestión urbano ambiental; La gestión ambiental es compleja debido al gran
número de actores involucra dos, autoridades del gobierno central y
local, instituciones públicas y privadas, sectores productivos, comercializadores
esto da lugar a la falta de sincronización lo q hace imposible una buena gestión
ambiental
Instrumentos de gestión ambiental
Ordenamiento territorial -marco estructural de gestión ambiental sistema
de gestión ambiental –gestión de residuos centro de producción limpia -
evaluación del impacto ambiental educación ambiental – contaminación vida
silvestre - estudio de paisaje
Inversión ambiental:
Los gobiernos centrales, regionales y locales poco o nada invierten
un ambiente, inclusive las empresas de toda índole, las instituciones y
la población en general no invierten en ambiente.
84
Información ambiental:
Es un mecanismo que facilita monitorear el estado del medio
ambiente indicadores de gestión y de impacto. La información ambiental se
hace mediante el SINIA (Sistema Nacional De Información Ambiental) que está
constituido por una red de instituciones públicas, privadas y de la sociedad
civil encargada de dar competencias ambientales
Política Ambiental
"El estado determina la política nacional del ambiente, promueve el uso
sostenible de los recursos naturales", estando la política ambiental relacionada
en la dirección publica y/o privada de los asuntos ambientales en los diferentes
niveles:
Global o internacional
Nacional
Regional
Local
Como sabemos en la actualidad la Política Ambiental Nacional no está en
buenas condiciones, por lo tanto se está actualizando el código del medio
ambiente , dado en 1990 y sus modificaciones anteriores , dando a CONAN
mayores competencias para regular, fiscalizar y sancionar a quienes están en
contra del medio ambiente , así como la promulgación de una ley general del
medio ambiente, siendo algunas de las razones por las cuales nuestra actual
política ambiental está cambiando radicalmente y se está poniendo a la par con
los cambios ambientales que suceden actualmente a nivel mundial .
La política ambiental tiene como finalidad mejorar la calidad de vida de las
personas, garantizando la existencia de ecosistemas saludables, viales y
funcionales en largo plazo.
85
1. legislación que sea resultado de un profundo análisis de la realidad que se
pretende regular y que parta de precios o de participación que promuevan
consenso. Porque el marco legal otorga seguridad jurídica a las políticas de
conservación y de inversión en el contexto de una economía integrada y
globalizada.
2. las propuestas legislativas también deben establecer mecanismos
procesales para la defensa del ambiente que faciliten al ciudadano común y
corriente, el acceso a procesos administrativos o jurisdiccionales en defensa de
su derecho a un ambiente adecuado.
3. institucionalidad sólida con funciones claramente identificadas e
identificables, eliminado suposiciones y promoviendo mecanismos
de coordinación intersectorial.
4. participación ciudadana en la gestión ambiental. Hay algunos avances al
respecto, como por ejemplo la audiencia pública previa a la aprobación de
estudios de impacto ambiental en el sector energía y minas , sin embargo se
requiere a un de mayores mecanismos que garanticen una adecuada
participación ciudadana en la gestión ambiental
5. recursos financieros para la gestión ambiental que provengan no solo del
tesoro público sino de mecanismos creativos que garanticen el financiamiento a
largo plazo y que permitan captar los recursos económicos hoy posibles.
Contaminación ambiental
Se denomina contaminación ambiental a la presencia en el ambiente de
cualquier agente o bien de una combinación de agentes (físicos, químicos o
biológicos) en lugares, formas y concentraciones tales que sean o puedan ser
nocivos para la salud y que pueden ser perjudiciales para la vida vegetal o
animal, o impidan el uso normal de las propiedades y lugares de recreación y
goce de los mismos. La contaminación ambiental es también la incorporación a
los cuerpos receptores de sustancias sólidas, líquidas o gaseosas,
86
o mezclas de ellas, siempre que alteren desfavorablemente las condiciones
naturales del mismo, o que puedas afectar la salud, la higiene o el bienestar del
público.
Tipos de contaminantes según su origen:
Contaminantes primarios:
Son agentes que están en el ambiente y causan daño directo a los seres vivos,
o sea que no requiere de una transformación posterior para su acción nociva
por ejemplo el monóxido de carbono (CO), el óxido de nitrógeno (NO2), plomo
(Pb), cadmio (Cd) mercurio (Hg), cianuro (CN), insecticidas (DDT) micro-
organismos patógenos y radiaciones ionizantes (ultravioletas)
Contaminantes secundarios:
Agentes que deben sufrir transformaciones en el medio ambiente, para recién
tomarse nocivos para la salud. Por ejemplo el gas sulfuroso (SO2) es un
agente primario que con el oxigeno del aire forma una gas sulfuroso (SO3) y
este con el vapor de agua forma ácido sulfúrico (H2SO4) que constituye la
lluvia acida.
Tipos de contaminantes según su degradación:
Contaminantes biodegradables:
Sustancias que pueden ser degradadas o transformadas por los micro-
organismos (bacterias y hongos). Por ejemplo tenemos al papel, al cartón,
algunos detergentes y desechos orgánicos (excremento, alimentos)
Contaminantes no biodegradables:
Sustancias que no pueden ser degradadas por los micro-organismos o en todo
caso su biotransformación tarda muchos años. Por ejemplo
vidrios, metales, plásticos, tekmopor, otros.
Tipos de contaminantes según su naturaleza:
87
Contaminantes químicos:
Gases, compuestos orgánicos volátiles, metales pesados, ácidos y álcalis,
insecticidas, petróleo y plásticos
Contaminantes físicos:
Radiaciones, ruido y calor.
Contaminantes químicos y sus efectos en los seres vivos:
Contaminación por gases:
Monóxido de Carbono
Es un gas que amenaza la salud para quienes tienen afecciones
cardiovasculares porque reducen al aporte de oxígeno a órganos y tejidos.
Cuando las personas se exponen al monóxido de carbono la oxihemoglobina
se transforma en carboxihemoglobina, por lo que el aporte de oxigeno se
reduce y da lugar a hipoxia (cuando hay poco oxígeno en la sangre) y anoxia
(cuando no hay oxígeno en los tejidos). Por estas causas se ve afectado el
tejido nervioso, las neuronas, el sistema respiratorio, etc.
Óxido de Azufre
Los efectos principales son problemas en la respiración, afecciones
respiratorias, debilitamiento de las defensas pulmonares, agravamiento
de enfermedades respiratorias y cardiovasculares ya existentes, y muerte.
Óxidos de Nitrógeno
Desempeña un papel importante en la formación de ozono en la troposfera, sin
embargo causa daños en la salud causando irritación pulmonar,
bronquitis, neumonía y reduce la resistencia a las infecciones respiratorias.
88
Contaminación por metales:
Plomo
La incorporación de plomo por inhalación o ingestión puede proceder de
alimentos, agua, suelos o polvo. La exposición a concentraciones altas puede
causar ataques, retardo mental y trastornos de comportamiento. Los fetos, los
bebes y los niños son especialmente susceptibles a las dosis bajas, las cuales
causan trastornos de sistema nervioso central. Los primeros signos en niños
son cambio de comportamiento, disminución del margen de atención,
irritabilidad, hiperactividad y problemas de aprendizaje también está la pérdida
de apetito, nauseas , debilidad, muscular, fatiga, palidez y dolor de cabeza y
esto se debe a que el plomo disminuye los glóbulos rojos que son
transportadores de oxígeno y cuando falta se provoca lesiones cerebrales, en
el riñón, en los huesos y dientes ya que ahí se acumula el plomo.
Mercurio
Monometil mercurio y el dimetil mercurio que en el hombre ocasionan
entumecimiento del cuerpo, problemas sensoriales, dificultades en el habla,
dificultad auditiva, parálisis, trastornos respiratorios, sarpullidos. Estos químicos
han contaminado varios lagos como Chinchaycocha, chalhuanca (Apurimac)
donde fueron afectados diferentes especies del lugar.
Cadmio
Desplaza al zinc de las enzimas, afectando el metabolismo celular. Se
incorpora a los huesos donde ocupa el lugar del calcio en las apatiítas
biológicas, ocasionando la enfermedad llamada ita- itai en la que los huesos se
vuelven frágiles se dan dolorosas deformaciones del material óseo.
Talio
Tiene efectos neurológicos, bloquea el sodio y el potasio. Los primeros signos
son parálisis progresivas, siendo típica las gastroenteritis y la caída del pelo
en intoxicaciones crónicas.
89
Berilio
Es un mutagénico y cancerigeno. Su inhalación pulmonar produce una afección
pulmonar crónica llamada Beriliosis que puede llegar a ser fatal
Aluminio
Inhibe la síntesis de neurotransmisores, por eso se relaciona con el mal
del Alzheimer.
Cobre: Se almacena dañando el cerebro y el hígado, causa la enfermedad de
Wilson.
Contaminación por insecticidas:
Produce en el humano afecciones neurológicas, daño hepático, cáncer y
esterilidad, se a encontrado restos de DDT (dicloro-difenil-tricloroetano) en
la leche materna.
Contaminación por petróleo:
Llamado también marea negra, afecta corales, crustáceos, algunos peces, etc.
cuando el derrame de petróleo va al fondo y cuando va a la superficie y llega a
las costas marinas afecta a las aves marinas, focas y moluscos. Para reducir el
daño se usan detergentes y absorbentes químicos, pero su accionen la
naturaleza es muy limitada, en condiciones controladas de laboratorio la
situación es diferente.
Contaminación por plástico:
De todos los plásticos el más nocivo para la naturaleza es el pvc o policloruro
de vinilio, producto duro y quebradizo.
Contaminantes físicos y sus efectos en los seres vivos:
Emitidas por agentes radioactivos (ionizantes) son fundamentalmente de tres
tipos, partículas a, partículas ß y radiaciones ionizantes o electromagnéticas y
afines. Las radiaciones ionizantes electromagnéticas y afines son como
la luz pero de menor longitud de onda, son de gran penetración y liberan su
90
energía en grandes trayectos (dispersión de la iotización). Se incluyen rayos Y,
rayos X.
Radioisótopos de importancia ecológica
Existen diversas clases de átomos de cada sustancia elemental, capaces de
producir radiaciones, cada variedad es designada como isótopo y los más
inestables son los que producen radiaciones en su desintegración. Desde el
punto de vista ecológico existen isótopos naturales originados como parte de
los procesos biológicos y que componen o forman parte de los seres vivos,
como el C14 utilizados como trazadores e indicadores de antigüedad.
Los radioisótopos más peligrosos son los que producen por fisión de uranio y
no son constituyentes esenciales de los seres vivos, pero ingresan en la
cadena alimenticia, y por emisión de sus radiaciones pueden desencadenar
alteraciones graves. Los radioisótopos más nocivos son el del Calcio y
Estroncio. Las bacterias y microorganismos son los que exhiben la mayor
capacidad de tolerancia a las radiaciones, mientras los mamíferos se
encuentran dentro de los más sensibles, las especies subterráneas al estar
menos expuestas sufren en menor proporción los efectos radioactivos.
El efecto acumulador
Los radioisótopos que se liberan en el medio con frecuencia se dispersan y
diluyen en el medio ambiente pero a largo plazo, y si la emisión persiste, van a
llegar a los seres vivos, en ese sentido conforme se desarrollan las cadenas
alimenticias se producen una acumulación debido a que los isótopos no
participan directamente del metabolismo y por lo tanto van pasando de un nivel
a otro. Los carroñeros son los que acumulan mayor cantidad de radioisótopos.
En el medio ambiente acuático los niveles de radiactividad se incrementan en
mayor magnitud, ya que reciben las radiaciones provenientes de la atmósfera
por proceso de precipitación.
Las radiaciones son emitidas hacia la atmósfera por reactores nucleares
y bombas que detonan por las potencias imperialistas, luego
la radiación atmosférica es arrastrada a tierra por la precipitación
91
Ruido:
Es la descarga de ruido que se produce a la atmósfera sin tener en cuenta los
efectos nocivos que pueda tener. El sonido se mide en decibeles (db)- la
conversación ordinario se sitúa en entre 30 y 60 db, en tanto el ruido de un
avión a retropropulsión puede subir a más de 160 db. Por lo tanto 85 db se
considera como el nivel crítico de daño para el oído. El ruido causa dolor de
cabeza, dificultades para dormir, defectos auditivos y tensión nerviosa. El
efecto principal es el daño al oído, el contacto continuo con sonidos mayores a
80 db ocasiona sordera a mediano plazo y si los ruidos son más fuertes, el
periodo de audición se reduce. El ruido puede causar efectos sobre el sistema
digestivo, nervioso, cardiovascular y endocrino humano.
Ruidos nocivos
Los producidos en la vía pública, viviendas, establecimientos industriales o
comerciales y en general en cualquier lugar público o privado.
Ruidos molestos
Los producidos en la vía pública, viviendas, establecimientos industriales o
comerciales y en general en cualquier lugar público o privado, sin alcanzar los
señalados como ruidos nocivos.
Contaminación térmica:
El uso del agua en los procesos de enfriamiento de máquina y los procesos de
producción de energía utilizando radioisótopos, así como la utilización de
combustibles fósiles genera un aumento de la susceptibilidad de los
organismos vivos, la alteración del ciclo vital en organismos estenotérmicos
(invertebrados, peces, anfibios, y reptiles) y la disminución de la cantidad de
oxigeno atmosférico y acuático.
Contaminantes particulados:
Se incluyen dentro de estos a las emisiones de carbón producidas por
los motores de combustión, así como el polvo generado por el desgaste de la
superficie del suelo, por el tránsito vehicular y la expansión urbana. Afecta el
92
intercambio gaseoso de plantas y animales, en estos últimos desencadenan
trastornos de las vías respiratorias.
Efectos de la contaminación
Los efectos se manifiestan por las alteraciones en los ecosistemas; en la
generación y propagación de enfermedades en los seres vivos, muerte masiva
y, en casos extremos, la desaparición de especies animales y vegetales;
inhibición de sistemas productivos y, en general, degradación de la calidad de
vida (salud, aire puro, agua limpia, recreación, disfrute de la naturaleza, etc.)
Causantes de la contaminación:
Los causantes o contaminantes pueden ser químicos, físicos y biológicos.
Los contaminantes químicos se refieren a compuestos provenientes de
la industria química. Pueden ser de efectos perjudiciales muy marcados, como
los productos tóxicos minerales (compuestos de fierro, cobre, zinc, mercurio,
plomo, cadmio), ácidos (sulfúrico, nítrico, clorhídrico), los álcalis (potasa, soda
cáustica), disolventes orgánicos (acetona), detergentes, plásticos, los derivados
del petróleo (gasolina, aceites, colorantes, diesel), pesticidas (insecticidas,
fungicidas, herbicidas), detergentes y abonos sintéticos (nitratos, fosfatos),
entre otros.
Los contaminantes físicos se refieren a perturbaciones originadas por
radioactividad, calor, ruido, efectos mecánicos, etc.
Los contaminantes biológicos son los desechos orgánicos, que al
descomponerse fermentan y causan contaminación. A este grupo pertenecen
los excrementos, la sangre, desechos de fábricas de cerveza, de papel, aserrín
de la industria forestal, desagües, etc.
Formas de contaminación
Se manifiesta de diversas formas:
La contaminación del aire
O atmosférica se produce por los humos (vehículos e industrias), aerosoles,
polvo, ruidos, malos olores, radiación atómica, etc. Es la perturbación de la
93
calidad y composición de la atmósfera por sustancias extrañas a
su constitución normal.
La contaminación del agua
Es causada por el vertimiento de aguas servidas o negras (urbanos e
industriales), de relaves mineros, de petróleo, de abonos, de pesticidas
(insecticidas, herbicidas y similares), de detergentes y otros productos.
La contaminación del suelo
Causada por los pesticidas, los abonos sintéticos, el petróleo y sus derivados,
las basuras, etc.
Fenómenos de la dinámica:
o Dispersión:
Contaminante arrojado al medio y se dispersa por la difusión y la mezcla.
o Concentración:
El contamínate tiende a concentrarse por la precipitación, floculación,
sedimentación, etc.
o Transporte y transferencia:
Contaminante que permanece en el medio arrojado y próximamente es
trasportado a otro sin que cambie demasiado y finalmente es transferido a otro.
o Transformación:
Es la sustancia que una vez arrojada a l medio, se combina con otras
químicamente transformándose en otra más nociva para nuestra salud.
o Biotransformación:
Es el fenómeno de transformación debido a la acción de los seres vivos
del ecosistema. Muchas sustancias que en el ambiente no se transforman, son
absorbidas por algunos seres vivos y luego, son transformadas por los mismos
en otra sustancia más peligrosa.
94
o Bioconcentración:
Se debe a que los seres vivos pueden concentrar en su cuerpo los
contaminantes
o Bioacumulación:
Ocurre cuando el contaminante se va acumulando a medida que se va
pasando de un ser vivo a otro en la cadena alimenticia.
o Biomagnificación:
Es cuando el factor de bioconcentración aumenta con la edad del organismo
afectado.
Clasificación en función al método contaminante ambiental
Contaminación química:
Compuesto químico que se introduce en un medio.
Contaminación radiactiva:
Es aquella derivada de la dispersión de materiales radiactivos. Ej.: el accidente
de Chernóbil.
Contaminación térmica:
Emisión de fluidos a elevadas temperaturas. El incremento del medio
disminuye la solubilidad del oxígeno en el agua.
Contaminación acústica:
Es la contaminación debida al ruido provocado por las actividades industriales,
sociales y de transporte.
Contaminación electromagnética:
Es la producida por las radiaciones del espectro electromagnético que afectan
a los equipos de sonidos y a los seres vivos.
95
Contaminación lumínica:
Se refiere al brillo o resplandor de luz en el cielo nocturno producido por la
reflexión y difusión de luz artificial en los gases y en las partículas del aire por
el uso de luminarias o excesos de iluminación.
Contaminación visual:
Denominado al exceso de avisos publicitarios,; muchas veces estos avisos
pueden confundir al lector.
Contaminación microbiológica:
Se refiere a la producida por descargas de aguas servidas en el suelo, cursos
superficiales o subterráneos de agua.
Clasificación en función de extensión de la fuente
Contaminación puntual:
Esto ocurre cuando la fuente se localiza en un solo punto.
Contaminación lineal:
Se produce a lo largo de una línea. Ejemplo: la contaminación acústica que
produce una autopista.
Contaminación difusa:
Se produce cuando el contaminante llega al ambiente de forma distribuida. La
contaminación de suelos y acuíferos por fertilizantes y pesticidas empleados en
las agriculturas de este tipo.
Y así se manifiesta la contaminación ambiental dañando con frecuencia cada
vez más, también se descubren nuevas formas y fuentes de contaminación,
que afectan al ambiente y a la salud.
La contaminación de los alimentos
Afecta a los alimentos y es originada por productos químicos (pesticidas y
otros) o biológicos (agentes patógenos). Consiste en la presencia en los
alimentos de sustancias riesgosas o tóxicas para la salud de los consumidores
96
y es ocasionada durante la producción, el manipuleo, el transporte, la
industrialización y el consumo. La contaminación agrícola
Es originada por desechos sólidos, líquidos o gaseosos de las actividades
agropecuarias. Pertenecen a este grupo los plaguicidas, los fertilizantes' los
desechos de establos, la erosión, el polvo del arado, el estiércol, los cadáveres
y otros.
La contaminación electromagnética
Es originada por la emisión de ondas de radiofrecuencia y de microondas por
la tecnología moderna, como radares, televisión radioemisoras, redes eléctricas
de alta tensión y las telecomunicaciones. Se conoce también como
contaminación ergo magnética.
La contaminación óptica
Se refiere a todos los aspectos visuales que afectan la complacencia de la
mirada. Se produce por la minería abierta, la deforestación incontrolado,
la basura, los anuncios, el tendido eléctrico enmarañado, el mal aspecto de
edificios, los estilos y los colores chocantes, la proliferación de ambulantes, etc.
La contaminación publicitaria
Es originada por la publicidad, que ejerce presiones exteriores y distorsiona
la conciencia y el comportamiento del ser humano para que adquiera
determinados productos o servicios, propiciando ideologías, variaciones en
la estructura socioeconómica, cambios en la cultura, la educación, las
costumbres e, incluso, en los sentimientos religiosos.
La contaminación radiactiva
Es la resultante de la operación de plantas de energía
nuclear, accidentes nucleares y el uso de armas de este tipo. También se la
conoce como contaminación neutrónica, por ser originada por los neutrones, y
es muy peligrosa por los daños que produce en los tejidos de los seres vivos.
97
La contaminación sensorial
Es la agresión a los sentidos por los ruidos, las vibraciones, los malos olores, la
alteración del paisaje y el deslumbramiento por luces intensas.
La contaminación sónica se refiere a la producción intensiva de sonidos en
determinada zona habitada y que es causa de una serie de molestias (falta de
concentración, perturbaciones del trabajo, del descanso, del sueño).
La contaminación cultural
Es la introducción indeseable de costumbres y manifestaciones ajenas a una
cultura por parte de personas y medios de comunicación, y que son origen de
pérdida de valores culturales. Esta conduce a la pérdida de tradiciones y a
serios problemas en los valores de los grupos étnicos, que pueden entrar
en crisis de identidad.
410 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
410-01 Organización Informática88
Un sistema es un conjunto de elementos que interaccionan entre sí, orientados
a la consecución de un objetivo común. Para nuestros propósitos consideramos
que un sistema suele estar situado en un entorno o ambiente con el cual
interactúa, recibe entradas y produce salidas. Un sistema puede formar parte
de otro sistema más general, sería un subsistema de ese sistema.
Elementos principales de un sistema:
Componentes del sistema
Relaciones entre componentes = estructura del sistema.
Objetivo del sistema
Otros elementos de un sistema (que nos ayudan a entender como son y
funcionan los sistemas)
88 http://wwwdi.ujaen.es/asignaturas/ossii/0506/pdf/ossii.pdf
98
El entorno del sistema: que es aquello que lo rodea y dentro del cual
está ubicado.
Los límites del sistema: nos marcan la frontera entre el sistema y el
entorno.
Usaremos un enfoque sistémico. Se denomina enfoque sistémico a la manera
de estudiar o analizar sistemas adoptando una visión global de los mismos, la
cual se va refinando progresivamente.
410-02 Segregación de Funciones89
En el ambiente actual de los negocios, el establecimiento de una adecuada
segregación de funciones se ha convertido en uno de los pilares básicos de un
modelo de control interno efectivo, por cuanto es fundamental para reducir el
riesgo de errores y fraude.
Tener sistemas de información con un adecuado esquema de seguridad no es
suficiente para mitigar el riesgo de un fraude dentro de la organización, si no se
segregan las funciones de forma adecuada.
En los últimos años se ha exigido a los desarrolladores de software integrar
robustos esquemas de seguridad, que manejen usuarios, perfiles y
responsabilidades y, sin embargo, los fraudes se siguen consumando,
aprovechando las vulnerabilidades de los sistemas de información. Esto se
debe en buena parte a una inadecuada segregación de funciones.
410-05 Modelo De Información Organizacional90
Un dato está constituido por los registros de los hechos, acontecimientos,
transacciones, etc. La información implica que los datos estén procesados de
tal manera que resulten tiles o significativos para el receptor de los mismos.
89 http://www.jbp.com.co/pdf/JBPerezCIA-2.pdf 90http://wwwdi.ujaen.es/asignaturas/ossii/0506/pdf/ossii.pdf
99
En cierto modo, los datos se pueden considerar como la materia prima para
obtener información. Más que la cantidad de información, importa la calidad de
la información. Podemos definir la calidad de la información como el conjunto
de cualidades que además de la capacidad de disminuir la incertidumbre,
ayudan al receptor a tomar la decisión más ventajosa.
Podemos considerar las siguientes cualidades para la información:
- Es relevante para el propósito de la decisión o el problema considerado.
- Es lo suficientemente precisa, es decir, exacta con la realidad, para que
podamos confiar en ella.
- Es lo suficientemente completa para el problema.
- Se comunica a la persona adecuada para la decisión.
- Se comunica a tiempo para que pueda ser útil para la decisión.
- Alcanza el nivel de detalle más adecuado.
- Es comprensible para el receptor.
Toda empresa necesita una infraestructura para desarrollar sus actividades.
Esto se deriva en una serie de funciones a desarrollar, como:
1. Controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros mediante la
gestión contable y la gestión económica.
2. Comercializar de manera óptima los productos o servicios, esta sería la
actividad comercial y de ventas.
3. Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado, sería la
actividad del departamento de producción.
Para que estas actividades se puedan realizar eficientemente deben
coordinarse entre sí, para ello las organizaciones poseen una infraestructura.
Este sistema es el denominado Sistema de Información de la empresa.
Podemos definir un Sistema de Información como:
100
Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos
estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y
distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de
dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes,
es decir las decisiones, para desempeñar su actividad de acuerdo a su
estrategia de negocios.
El objetivo de un Sistema de Información es:
Ayudar al desempeño de las actividades en todos los niveles de la organización
mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente,
dirigida a la persona adecuada, en el momento y lugar oportuno y con el
formato más adecuado para el receptor.
410-06 Administración De Proyectos Tecnológicos91
La implantación de sistemas es la construcción del nuevo sistema y el paso de
dicho sistema a “producción”.
Hemos dividido esta fase en 4 tareas:
1. Construir y probar las redes y bases de datos No siempre es necesaria esta
fase, si la nueva aplicación requiere la elaboración de redes y bases de datos
nuevas o mejoradas, Éstas deben implantarse antes de escribir o instalar los
programas informáticos. Esto se debe a que los programas de aplicación
utilizan dichas redes y bases de datos.
2. Construir y probar los programas. Esta fase es sólo aplicable a los
componentes de software que se haya decidido escribir, no comprar. Por otra
parte, puede ser necesario también escribir programas mejorados que amplíen
un paquete de software comprado.
91http://wwwdi.ujaen.es/asignaturas/ossii/0506/pdf/ossii.pdf
101
Las pruebas de unidad aseguran que los programas de aplicación funcionen de
forma adecuada cuando se prueban de forma aislada con respecto a otros
programas de aplicación.
3. Instalar y probar el nuevo sistema. No es raro que programas que funcionen
correctamente por sí solos fallen cuando se combinan con otros programas
relacionados. Por este motivo es necesario, tras instalar los programas, realizar
las llamadas pruebas de sistema.
Las pruebas de sistema aseguran que los programas de aplicación escritos de
forma aislada funcionen adecuadamente cuando se integran en el sistema
global. En esta fase también se instalan los paquetes de software comprados o
alquilados. Estos paquetes deberían ser probados para asegurar su correcta
interacción con otros programas y paquetes.
4. Entrega del sistema. Debe procurarse una transición suave entre el antiguo
sistema y el nuevo, para ello el analista debe ayudar a los usuarios a resolver
diversos problemas, como el arranque del sistema, a formarlos, proporcionarle
manuales y el modo de cargar los archivos y bases de datos.
410-07 Desarrollo De Software Aplicativo92
Definición previa de Ingeniería del Software (I.S.):
Una disciplina tecnológica y administrativa dedicada a la producción
sistemática de productos de programación, que son desarrollados y
modificados a tiempo, y dentro de un presupuesto definido. De esta definición
se pueden extraer los siguientes objetivos de la I.S.:
- Construir software de calidad.
- Aumentar la productividad del proceso de desarrollo.
- Mejorar la satisfacción personal de las personas implicadas.
- Disminuir los costes de producción.
92 http://wwwdi.ujaen.es/asignaturas/ossii/0506/pdf/ossii.pdf
102
- Disminuir los costes de mantenimiento.
La I.S. es una disciplina que tiene en cuenta tanto los aspectos técnicos como
los administrativos del proceso de desarrollo de software, no es solo
programación, esta es una tarea más dentro del proceso.
Definición de Ingeniería del Software:
El establecimiento y uso de principios de ingeniería robustos, orientados a
obtener económicamente software que sea fiable y que funcione efectivamente
sobre maquinas reales.
La I.S. incluye o está formada por tres elementos que se interrelacionan entre
sí:
- Métodos: Suministran información para conocer como construir el software.
Abarcan actividades de planificación, análisis, diseño, etc.
- Herramientas: Sirven de soporte al proceso de producción, proporcionando
elementos para la ejecución de los métodos.
- Procedimientos: Son el nexo de unión entre los métodos y las herramientas.
Definen la secuencia en la que se deben aplicar los métodos, la información
que se requiere, las verificaciones o controles que ayudan a asegurar la calidad
del software y coordinan los cambios y modificaciones sobre el mismo y las
guías para establecer su desarrollo.
410-11 Plan De Contingencias
En la informática, un plan de contingencia es un programa alternativo para
que una empresa pueda recuperarse de un desastre informático y restablecer
103
sus operaciones con rapidez. Estos planes también se conocen por la
sigla DRP, del inglés Disaster Recovery Plan93.
Un programa DRP incluye un plan de respaldo (que se realiza antes de la
amenaza), un plan de emergencia (que se aplica durante la amenaza) y un
plan de recuperación (con las medidas para aplicar una vez que la amenaza ha
sido controlada).
Un Plan de Contingencia de Seguridad Informática consiste los pasos que se
deben seguir, luego de un desastre, para recuperar, aunque sea en parte, la
capacidad funcional del sistema aunque, y por lo general, constan de
reemplazos de dichos sistemas94.
Se entiende por Recuperación, "tanto la capacidad de seguir trabajando en un
plazo mínimo después de que se haya producido el problema, como la
posibilidad de volver a la situación anterior al mismo, habiendo reemplazado o
recuperado el máximo posible de los recursos e información".
Se dice que el Plan de Contingencias es el encargado de sostener el modelo
de Seguridad Informática planteado y de levantarlo cuando se vea afectado. La
recuperación de la información se basa en el uso de una política de copias de
seguridad (Backup) adecuada.
93 http://definicion.de/plan-de-contingencia/ 94 http://www.segu-info.com.ar/politicas/contingencia.htm
104
APLICACIÓN PRÁCTICA
PRÁCTICA DE CONTROL INTERNO
MISIÒN DEL REGRISTRO CIVIL
Realizar la identificación integral de los habitantes del Ecuador, registra
sus actos civiles y otorgar documentos seguros y confiables,
garantizando la custodia y manejo adecuado de la información.
VISIÒN DEL REGISTRO CIVIL
Ser la entidad pública que garantice que todos los habitantes del
Ecuador, plenamente identificados tengan acceso a sus derechos a una
marca institucional de seguridad y confianza, recibiendo servicios de
calidad con salida.
105
DATOS DEL EJERCICIO
En el Registro Civil se han encontrado ciertas limitaciones en la estructura de
Control Interno del Departamento Auditoria Interna entre las cuales se puede
mencionar.
El personal encargado de realizar de atención al cliente no se encuentra
capacitado.
No existe un programa actualizado para la ofertacion de cedulas.
No existe una correcta cotización respecto al cobro de los servicios que
ofrecen.
La entidad cuenta con rotación de funciones, observándose que la falta
de capacitación es lo que perjudica al prestar el servicio a la
colectividad.
Existe una libreta donde se firma la hora de entrada y salida,
considerándose que una entidad de esta magnitud debería contar con
un sistema más actualizado para llevar las asistencias del personal,
cabe recalcar que si tiene algunos programas actualizados.
Las evaluaciones al personal son realizadas en intervalos demasiado
largos es decir la realizan 1 sola vez al año.
No existe incentivos de ninguna clase que motive al personal a prestar
un mejor servicio.
En el Departamento de Auditoria Interna encontramos a un psicólogo,
observándose que este debería ir en el departamento de Recursos
Humanos o de Bienestar Social.
La entidad cuenta con programas de ofertas en fechas especiales.
Con esta información se pide realizar:
Cuestionario de Control Interno.
Evaluación de Control Interno.
Los comentarios, conclusiones y recomendaciones
106
COMPONENTE: Auditoria Interna
Nª
PREGUNTAS
Calificación
ponderada
OBSERVACIONES
C P
1 ¿El personal se encuentra
capacitado?
3 10 Implementar
programas de
capacitación al
personal.
2 ¿Cuenta la entidad con
programas actualizados para la
entrega de cedulas?
0 10 Actualizar su
programas para la
entrega de
cedulas.
3 ¿Tienen una correcta cotización
de sus servicios?
0 10 Realizar un
estudio de
mercado.
4 ¿Existe rotación de funciones? 10 10
5 ¿Ofrece un buen servicio a la
colectividad?
6 10 Capacitar al
personal para
mejor la atención
al cliente.
6 ¿Lleva registros de las
asistencias del personal?
8 10 Utilizar un sistema
de asistencias
actualizado.
7 ¿La entidad cuenta con
programas actualizados para
realizar sus funciones?
5 10 Actualizar todos
sus programas
para mejorar la
prestación de
servicios.
8 ¿Realiza evaluación al personal? 8 10 Realizar al menos
3 veces las
evaluaciones de
107
rendimiento del
personal al año.
9 ¿Ofrece incentivos de alguna
clase a los empleados?
0 10 Incentivar al
personal de
alguna manera y
se observara el
cambio en la
atención al
cliente.
10 ¿Existe una adecuada delegación
de las funciones del personal?
6 10 Ubicar
correctamente al
personal de
acuerdo a su
formación
académica.
11 ¿Existe ofertas en algunas fechas
especiales?
10 10
TOTAL 56 110
Gisella Sánchez Rivas
ELABORADO POR:
Mg. Elizabeth Salas
REVISADO POR:
108
REGISTRO CIVIL
2012-2013
COMPONENTE: Auditoria Interna
Resultados:
Calificación personal calif total (10) 100 53
Calif ponderada 53
Confianza:
BAJA 15- 50% MODERADA 51-75% ALTA 75- 95%
53 %
Conclusión: Que el Departamento de Auditoria Interna del Registro Civil tiene
algunas falencias respecto al cumplimiento de sus funciones, no cuenta con
programas actualizaos y una correcta cotización de sus servicios lo cual
perjudica a la entidad al momento de atender a sus cliente, la institución se
encuentra con una confianza modera lo que le genera un riesgo moderado que
tiene que ser controlado para que en un futuro no afecte a la entidad, se pide
realizar un control adecuado el cual le permitirá conocer más detalladamente
sus falencias y optar por la mejor solución.
Gisella Sánchez Rivas
ELABORADO POR:
Mg. Elizabeth Salas
REVISADO POR:
109
REGISTRO CIVIL
2012-2013
COMPONENTE: Auditoria Interna
Comentario: En mi opinión el Registro Civil tiene muchas falencias, se
encuentra con una calificación moderada respecto a cómo está funcionando el
departamento de Auditoria Interna, pero esta demuestra que se encuentra
con un riesgo moderado el cual si no es controlado traerá problemas a un
futuro, el servicio que presta es malo este perjudica a la entidad, se debe
tomar medidas de inmediato para solucionar sus puntos débiles.
Conclusión: El departamento de Auditoria Interna del Registro Civil tiene
algunas falencias en su estructura de Control Interno, no cumple con todas las
políticas que exige la institución para prestar un servicio adecuado a la
colectividad, este departamento debe optimizar sus recursos y realizar las
respectivas actualizaciones de sus programas para mejorar sus servicios, lo
cual le ayudara a cambiar su calificación.
Recomendaciones: Recomiendo que la institución:
Implemente un sistema de control interno adecuado para mejorar sus
servicios.
Realizar un estudio de mercado que le permitirá conocer qué servicio y
el costo que ofrece la competencia.
Actualizar sus programas de manera inmediata para poder llevar a cabo
la correcta prestación de sus servicios.
Realizar la capacitación al personal para que se pueda desempeñar de
manera óptima en cada actividad que le desea delegada.
Realizar una adecuada delegación del personal acorde a su formación
personal para desempeñar de mejor manera la función a su cargo.
Dar algún incentivó ya sean vacaciones, dinero, publicando al mejor
empelado del mes oh cualquier medio que se pueda utilizar, para
110
estimular a los trabajadores a mejorar el servicio al cliente lo cual será
un beneficio mutuo.
Gisella Sánchez Rivas
ELABORADO POR:
Mg. Elizabeth Salas
REVISADO POR:
111
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1.- Conclusiones
Este proyecto a lo largo de sus etapas enriqueció nuestros conocimientos,
permitiéndonos conocer a profundidad la calidad de productos y servicios que
ofrece el Registro Civil de Loja, detectando ciertas falencias en la calidad de los
servicios que ofrece, por lo que he visto conveniente l implementación de un
adecuado control interno, el cual nos ayudara a conocer los puntos débiles y
fuertes de la entidad y optar por las mejores soluciones y así pueda brindar un
servicio de calidad frente:
De acuerdo al estudio realizado de los factores claves de éxito se pudo
determinar que la calidad, está siendo descuidada. Debiendo ser
revisada e incorporada en la implementación de un adecuado sistema
de control interno
La falta de capacitación al personal que labora en el Registro Civil en
los diferentes departamentos no ha permitido un desempeño óptimo de
sus actividades, esto se observa en la falta de agilidad y eficiencia que
no permite brindar un servicio de calidad.
No existe una adecuada delegación del personal.
No existen las actualizaciones respectivas de los programas que mejore
la eficiencia de los servicios.
Sus precios no están acorde a los servicios que ofrece.
2.-Recomendaciones
El Implementar un sistema de control Interno adecuado es una herramienta
que permitirá fomentar un servicio de calidad en el Registro Civil, ya que al
hacer el estudio de las fortalezas y debilidades se pueden maximizar las
primeras y minimizar las segundas por lo que todas las entidades deberían
apoyarse en forma competitiva en el mercado.
112
Se recomienda implantar un Sistema de control Interno adecuado el cual
permitirá adquirir una ventaja competitiva con respecto al mercado en el
que se desenvuelve la entidad, con este sistema se podrán determinar
los puntos débiles y dar las respectivas sugerencias para su
mejoramiento.
Se indica realizar capacitaciones al personal de manera inmediata que
en la mayoría de departamentos no se está ofertando un buen servicio y
de esta manera optimizar el recurso humano.
Se sugiere efectuar un reordenamiento del personal, debiendo ubicarse
correctamente a las personas en los diferentes departamentos de
acuerdo a los niveles de estudio que posea cada individuo, así como su
experiencia y habilidades que demuestre en los labores a ellos
encomendados.
Se propone realizar más promociones en los servicios que brinda el
Registro Civil con el apoyo de las diferentes herramientas de promoción
y propaganda.
El Registro Civil debe actualizar sus programas para brindar un servicio
de calidad y oportuno a la colectividad.
Se recomienda que efectúen la correcta cotización y así ofrecer costos
que beneficien tanto a la institución como a sus clientes.
113
GLOSARIO DE TERMINOS
Salvaguardar: Defender, proteger o amparar a una persona o cosa.
Auditoria: Es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por
una persona independiente y competente acerca de la información
cuantitativa de una entidad económica específica.
Segregación: Separación, marginación de un grupo social por razón de
su sexo, raza, cultura, o ideología:
Extrapolación: Aplicación de un criterio conocido a otros casos
similares para extraer conclusiones o hipótesis:
Autogestión: Sistema de gestión de una empresa en el que los
trabajadores tienen parte activa en las decisiones sobre la producción.
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.
Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de algo para
conseguir un efecto determinado.
Plan de Mitigación: Conjunto de medidas y obras que se implementan
antes de la ocurrencia de un desastre con el fin de disminuir el impacto
sobre los componentes de los sistemas.
Sistemáticamente: Que sigue o se ajusta a un sistema o conjunto de
elementos ordenados
Inherente: Que es esencial y permanente en un ser o en una cosa o no
se puede separar de él por formar parte de su naturaleza y no depender
de algo externo.
Fondos rotativos: Es un fondo o cuenta con ingresos que sigue
estando disponible para financiar sus operaciones continuas sin ningún
tipo de limitación por ejercicio fiscal.
Evaluación ex ante: Es una evaluación hecha antes de la ejecución del
proyecto. Permite estimar tanto los costos como el impacto (o
beneficios) y en consecuencia, adoptar la decisión (cualitativa) de
implementar o no el proyecto.
Evaluación expos: Se realiza cuando culmina el proyecto. Se enfoca en
indagar el nivel de cumplimiento de los objetivos
Descentralización: Tendencia a distribuir la autoridad de toma de
decisiones en una estructura organizada.
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:
121
ANEXOS
REGISTRO CIVIL
DEPARTAMENTO DE ATENCION AL CLIENTE
PRODUCTOS INSTITUCIONALES
122
CARTILLA DE SERVICIOS OFERTADOS
DOCUMENTO VALOR
ACTA DE RECONOCIMIENTO DE HIJO 2.00
ADOPCIONES 15.00
CÈDULA POR PRIMERA VEZ 5.00
RENOVACIÒN DE CÈDULA POR ACTUALIZACIÒN DE DATOS
10.00
DUPLICADO DE CÈDULA 15.00
CERTIFICADO BIOMÈTRICO 5.00
COPIA CERTIFICADA DE TARJETA DE INDICE O DACTILAR
2.00
COPIA ÌNTEGRA DE NACIMIENTO 5.00
COPIA ÌNTEGRA DE PARTIDA DE MATRIMONIO
5.00
COPIA ÌNTEGRA DE PARTIDA DE DEFUNCIÒN 5.00
DATOS DE FILIACIÒN 2.00
INSCRIPCIÒN DE NACIMIENTO HASTA 18 AÑOS
0.00
INSCRIPCIÒN TARDÌA MAYOR DE 18 AÑOS 5.00
INSCRIPCIÒN DEFUNCIÒN 0.00
INCRIPCIÒN DEFUNCIÒN POSTERIOR 48 HORAS
5.00
INSCRIPCIÒN DE SENTENCIA 10.00
MATRIMONIOS EN OFICINA DE REGISTRO CIVIL
50.00
MATRIMONIOS FUERA DE LA SEDE DEL REGISTRO CIVIL
250.00
MULTAS CONTRAVENTORAS 0.20
NATURALIZACIÒN 250.00
PARTIDA O CERTIFICADO DE NACIMIENTO 2.00
PARTIDA O CERTIFICADO DE MATRIMONIO 2.00
PARTIDA O CERTIFICADO DEFUNCIÒN 2.00
RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS 2.00
RAZONES DE INEXISTENCIA 2.00
SOLICITUD CUALQUIER TIPO 2.00
SERVICIO DEL EXTERIOR 50.00
OTROS SERVICIOS 2.00