UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

CARRERA DE INGENIERA ELECTRICA

Presentado por:TOAPANTA LUIS

Docente:ING. MIRIAN IZA

Tema del trabajo Manejo de Formulas Diseo e Impresin

TRABAJO DE INVESTIGACINLatacunga, 18 de Junio de 2015

TABLA DE CONTENIDO 1Manejo de Formulas51.1Formato Condicional51.2Como aplicar un formato condicional a una celda:51.3Borrar el formato condicional71.4Validar datos.81.5Para aplicar una validacin a una celda.81.5.1MENSAJE ENTRANTE91.5.2MENSAJE DE ERROR101.6Funciones de bsqueda y referencia.111.7Funciones Lgicas.121.8Funciones Predefinidas122Diseo e Impresin142.1Vista Preliminar142.2Configuracin de Pgina152.3Impresin183Bibliografa194Trabajos citados19

INDICE DE GRAFICOSIlustracin 1 Formato Condicional5Ilustracin 2 clases de formato6Ilustracin 3 ejemplo de formato6Ilustracin 4 regla de formato6Ilustracin 5 administrador de regla de formato7Ilustracin 6 ejemplo aplicado el formato condicional7Ilustracin 7 pasoso para borrar formato condicional7Ilustracin 8 validacion de datos8Ilustracin 9 configuracion de validacion de datos8Ilustracin 10 esquema de validacion9Ilustracin 11 ejemplo de validacion de datos9Ilustracin 12 mensaje de entrada en validacion de datos10Ilustracin 13 mensaje de error en la validacion de datos10Ilustracin 14 ejemplo de mensaje de error11Ilustracin 15 insertar funcion12Ilustracin 16 funcion promedio13Ilustracin 17 funcion contar13Ilustracin 18 funcion suma13Ilustracin 19 funcion minimo13Ilustracin 20 funcion maximo13Ilustracin 21 vista preliminar14Ilustracin 22 diseo de pagina14Ilustracin 23 esquema del diseo de pagina15Ilustracin 24 vista del diseo de pagina15Ilustracin 25 zoom del diseo de pagina15Ilustracin 26 configuracion de pagina16Ilustracin 27 tamao de pagina16Ilustracin 28 margen de pagina16Ilustracin 29 modificacion de los margenes17Ilustracin 30 encabezado y pie de pagina17Ilustracin 31 personalizar el encabezado18Ilustracin 32 impresion de la hoja de calculo18Ilustracin 33 logo de imprimir19

Manejo de Formulas(Direccion General de Informatica. Direccion de Capacitacion TI) Pueden realizarse operaciones tales como suma, multiplicacin, comparacin, entre otros, con los datos escritos en la hoja de clculo. Una frmula empieza siempre con el signo igual (=).En consideracin el manejo de frmulas permite q se realice una gran cantidad de clculos de acuerdo a la operacin se necesite.

Formato Condicional(Msc., Ing. Patricia Acosta Vargas) El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones.

(GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C.) El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc... . Por lo tanto el formato condicional es utilizado para dar un formato especial dependiendo del valor de la celda.

Como aplicar un formato condicional a una celda:

Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato Condicional y por ltimo Nueva regla

Ilustracin 1 Formato Condicional Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. Accedemos al men Formato condicional de la pestaa Inicio. Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Ilustracin 2 clases de formato Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

Ilustracin 3 ejemplo de formato En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente. En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma se marcara.

Ilustracin 4 regla de formato

Ilustracin 5 administrador de regla de formato De clic en Aplicar, luego en Aceptar. Al pulsar sobre Aceptar se creara la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcara. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicara ningn formato especial.

Ilustracin 6 ejemplo aplicado el formato condicionalBorrar el formato condicional Seleccione las celdas que contienen el formato condicional. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.

Ilustracin 7 pasoso para borrar formato condicional Borrar reglas Borrar reglas de las celdas seleccionadas.Validar datos.(GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C.) La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.En Excel la validacin de datos es una herramienta que supervisa el ingreso de informacin de acuerdo a un criterio previamente establecidos.

Para aplicar una validacin a una celda. Seleccionamos la celda que queremos validar. Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos.

Ilustracin 8 validacion de datos

En el Grupo Herramientas de datos Opcin Validacin de datos Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:

Ilustracin 9 configuracion de validacion de datos En la pestaa Configuracin en Criterio de validacin en la opcin Permitir: seleccionar Lista.

Ilustracin 10 esquema de validacion

En Origen indicar el rango que contiene la lista De clic en Aceptar.

Ilustracin 11 ejemplo de validacion de datosMENSAJE ENTRANTEPara crear un mensaje entrante haga lo siguiente:1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante2. Ir a la pestaa Datos3. En el Grupo Herramientas de datos4. De clic en la opcin Validacin de datos5. Seleccione la pestaa Mensaje de entrada

Ilustracin 12 mensaje de entrada en validacion de datos

6. Active Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. 7. En Ttulo digite un ttulo por ejemplo: Mensaje de entrada. 8. En Mensaje de entrada, digite un mensaje relacionado con lo que valida en la celda, por ejemplo: El nmero de RUC slo puede ser seleccionado de la lista desplegable 9. De clic en Aceptar 10. Una vez configurado el mensaje entrante se visualiza:

MENSAJE DE ERROR Para crear un mensaje de error haga lo siguiente: 1. Ir a la pestaa Datos 2. En el Grupo Herramientas de datos 3. De clic en la opcin Validacin de datos 4. Seleccione la pestaa Mensaje de error

Ilustracin 13 mensaje de error en la validacion de datos

5. Activar la opcin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos. 6. En la opcin Estilo:7. En Ttulo: Escriba el Ttulo que desea que se muestre.8. En Mensaje de error: Escriba el mensaje de error que desea que se despliegue si se introducen datos no vlidos9. Clic en el botn Aceptar.

Ilustracin 14 ejemplo de mensaje de error

Funciones de bsqueda y referencia.(Microsoft Office Excel 2010) En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos.

(Msc., Ing. Patricia Acosta Vargas) Existen varias funciones que buscan informacin almacenada en una lista o tabla, o que manipulan referencias. Para utilizar las frmulas, seleccione en el men Frmulas, ir al grupo de Biblioteca de funciones.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas:

Funcin Descripcin

AREAS Devuelve el nmero de reas de una referencia

BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz

BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada

BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda

COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz

COLUMNA Devuelve el nmero de columna de una referencia

COLUMNAS Devuelve el nmero de columnas de una referencia

DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada

DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de clculo

ELEGIR Elige un valor de una lista de valores

FILA Devuelve el nmero de fila de una referencia

FILAS Devuelve el nmero de filas de una referencia

HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinmica

INDICE Usa un ndice para elegir un valor de una referencia o matriz

INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto

TRANSPONER Devuelve la transposicin de una matriz

Ilustracin 15 insertar funcion(GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C.) Para aplicar la funciones ir a Insertar funcin, en donde puede seleccionar la categora de la funcin que desea.

Una frmula est compuesta por: Elemento Descripcin

Referencias de celdaDe referencia

Rango (dos puntos) Sirve para delimitar un rango entre las referencias

Unin (coma) Produce una referencia que incluye las dos referencias

Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de clculo, que indican a MS-Excel en dnde debe buscar los valores que se desean utilizar en la frmula. Las referencias pueden ser: Absolutas: Especifican la ubicacin exacta de una celda en una frmula, no importando la posicin de la celda que contiene la frmula ($A$1, $B$1, ...). Relativas: Especifican la ubicacin de otra celda en relacin a la que contiene la frmula (A1, B1, C1,...). Mixtas: Combinacin de una referencia relativa y una absoluta dentro de una frmula ($A1 o A$1). Valores: Cualquier nmero ingresado dentro de una frmula que aparecer como constante.

Funciones Lgicas.FALSO Devuelve el valor lgico Falso

VERDADERO Devuelve el valor lgico Verdadero

SI Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una condicin

NO Invierte el valor lgico proporcionado

Y Comprueba si todos los valores son verdaderos

O Comprueba si algn valor lgico es verdadero y devuelve VERDADERO

Funciones Predefinidas (Ministerio de Educacion ) La cantidad de funciones que ofrece es tan grande que Microsoft ha querido facilitar su uso mediante una organizacin en 9 categoras, lo que da un total de ms de 240 funciones! sin incluir los complementos, que son un agregado de funciones especficas de diversos aspectos. Veamos algunas de ellas, que tal vez sean las de mayor utilidad, en los siguientes cuadros:Ilustracin 16 funcion promedioIlustracin 17 funcion contar

Ilustracin 18 funcion sumaIlustracin 19 funcion minimo

Ilustracin 20 funcion maximo

Diseo e Impresin(Microsoft Office Excel 2010)En anteriores versiones exista la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estticos. En Excel 2010 la vista preliminar como tal est mucho ms limitada y sirve nicamente para dar una ltima ojeada al aspecto general antes de imprimir. 1. 2. Vista Preliminar(Direccion General de Informatica. Direccion de Capacitacion TI) La presentacin preliminar mostrar cada pgina exactamente cmo ser impresa, con los mrgenes, saltos de pgina y encabezados.1. Hacer clic en el botn Vista preliminar de la Barra de acceso rpido 2. Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, A) 3. Seleccionar el comando Imprimir (K)

Ilustracin 21 vista preliminar

En Excel 2010, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresin se utiliza el Diseo de pgina. Accedemos a esta opcin desde la pestaa Vista.

Ilustracin 22 diseo de pagina

Ilustracin 23 esquema del diseo de pagina(Microsoft Office Excel 2010) Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar la hoja al imprimirla.A continuacin se ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina y sabremos cuntas hojas ocuparn y cmo se ajustan los datos a la pgina.

Tambin aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos ajustar los mrgenes de forma sencilla, arrastrando sus lmites. La pestaa Vista permite personalizar qu elementos mostrar.

Ilustracin 24 vista del diseo de paginaPodemos ocultar o mostrar la Regla, las Lneas de cuadrcula, la Barra de frmulas y los Ttulos. En caso de estar en la vista normal, y no en la de diseo, tambin dispondremos de estas opciones, exceptuando la regla.

Ilustracin 25 zoom del diseo de pagina2. Configuracin de Pgina(Microsoft Office Excel 2010) Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que configuremos la pgina, para modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel,...

1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de pgina (ALT, C) 2. Hacer clic en el Tamao (S,M) , del grupo Configurar pgina

Ilustracin 26 configuracion de pagina

Ilustracin 27 tamao de pagina3. Seleccionar el tamao deseado

En la seccin Configurar pgina encontraremos botones rpidos a muchas de las opciones: para configurar mrgenes, la orientacin del papel, el tamao, etc. Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuracin, deberemos pulsar el pequeo botn de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrir una nueva ventana. El cuadro de dilogo Configurar pgina est organizado en varias pestaas: La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.

Ilustracin 28 margen de paginaSelecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel siempre de la misma forma). En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se imprimir en una sola hoja,...).Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.

Ilustracin 29 modificacion de los margenesSi la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se siten. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente. En la ficha Encabezado y pie de pgina podrs personalizarlos y ajustar diferentes parmetros.

Ilustracin 30 encabezado y pie de pagina

1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de Pgina, presionando las teclas ALT, C 2. Seleccionar el indicador de cuadro de dilogo del grupo Configurar pgina.

3. Seleccionar la ficha Encabezado y pie de pgina 4. En los cuadros de lista desplegable Encabezado: o Pie de pgina:, seleccionar alguno de los formatos incorporados de Microsoft Excel 5. En el caso de que se requiera crear un formato diferente, activar el botn Personalizar encabezado... o Personalizar pie de pgina...

Ilustracin 31 personalizar el encabezado

ImpresinSi hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la opcin Imprimir del men Archivo, veremos la siguiente ventana:

Ilustracin 32 impresion de la hoja de calculo(Microsoft Office Excel 2010) Tambin podemos utilizar la combinacin de teclas Ctrl + P para acceder a ella. En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuracin de la impresin, que nos permitirn: Elegir cuntas copias imprimir del documento. Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. Tambin podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada. Opciones de Configuracin como: - Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada. - La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime X veces cada pgina, por ejemplo: 1, 1,1 2, 2,2 3, 3,3 4, 4,4 sera la impresin de tres copias de un libro que ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1, 2, 3,4 1, 2, 3,4 1, 2, 3,4 - La orientacin y el tamao del papel. - Modificar los mrgenes. - Ajustar la escala de impresin. - Acceder a la Configuracin de pgina.

(Microsoft Office Excel 2010) En la zona de la derecha vemos la vista previa de la pgina. Caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el nmero de la pgina a visualizar. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn inactivos. Tambin en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa, pudiendo mostrar/ocultar los mrgenes y elegir si visualizar la pgina completa. Cuando est todo listo para la impresin y quede como deseas, podrs pulsar el botn de la zona superior.Ilustracin 33 logo de imprimir

BibliografaTrabajos citadosDireccion General de Informatica. Direccion de Capacitacion TI. (s.f.). Microsoft Ecxel 2010 Basico Manual del Usuario. En Microsoft Ecxel 2010 Basico Manual del Usuario. Mexico.GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. (s.f.). Manual de Excel Avanzado MS EXCEL 2007. MEXICO D.F.(s.f.). Microsoft Office Excel 2010. Ibriik.com. Obtenido de www.ibriik.comMinisterio de Educacion . (s.f.). Modulo II excel . En M. d. Educacion.Msc., Ing. Patricia Acosta Vargas. (s.f.). MS Excel 2007. En I. P. Msc., MS Excel 2007.