Titulo del Proyecto

Gobierno Electrónico en procesos de Transparencia en la Municipalidad de Grecia

Curso Introducción a la formulación de Estrategias de Gobierno Electrónico Municipal

Edición especial para el Programa MuNET e-Gobierno Costa Rica

Organizadores Gobierno Digital – Instituto de Comercio Exterior - Instituto de Gestión Pública de la Secretaría de Asuntos Políticos de la Organización de Los Estados Americanos

(OEA)

Autor Marisol Álvarez Segura

Marisol.alvarez@grecia.go.cr Aula 7

Institución de Trabajo Municipalidad de Grecia

Nombre del Tutor Diana Milena Mortigo Castro

Nombre del Consultor de Munet Freddy López

Nombre completo ciudad Grecia, Costa Rica, 03 de octubre de 2011

Control de versiones

Fecha Versión Descripción Nombre del Proyecto / Autor (a)

31 de agosto del 2011 1.0 Proyecto Entrega 1 Aporte de las TICs en procesos de Transparencia Municipal

07 de setiembre del 2011 1.1 Proyecto Entrega1 Aporte de las TICs en procesos de Transparencia Municipal

3 de octubre del 2011 1.0 Entrega final Gobierno Electrónico en procesos de Transparencia en la Municipalidad de Grecia

1. Título del Proyecto

2. Denominación del Proyecto

3. Diagnóstico de la Situación Actual

4. Fundamentación de la Elección del Proyecto

5. Visión y Objetivos

6. Metas e Indicadores de Gestión

7. Entorno legal y regulatorio

8. Marco institucional y grupos de trabajo.

9. Beneficios y políticas de difusión.

10. Mecanismos de selección de sub-proyectos.

11. Cronograma de actividades y esquema operativo.

12. Recursos.

13. Seguimiento y evaluación

14. Características y enfoque adoptado.

15. Sostenibilidad y replicabilidad

16. Proyección de los resultados previstos

17. Conclusiones

18. Bibliografía

19. Anexos

1. Título del Proyecto

Con el siguiente trabajo se propone una política de Transparencia del Gobierno Local de la Municipalidad de Grecia hacia los ciudadanos en el marco de la ESTRATEGIA DE GOBIERNO ELECTRONICO EN LA MUNICIPALIDAD DE

GRECIA, GRECIA Y SU CERCANÍA CON LA TECNOLOGÍA, de la Estrategia del Gobierno Digital de Costa Rica, de la estrategia presentada por Munet e-gobierno y de pronunciamientos afines como los de la Carta Iberoamericana. Se presenta un estudio de la Situación Actual, así como la fijación de varias metas dirigidas a mostrar a la Municipalidad de Grecia como un Gobierno Local eficiente y Transparente. Como producto del desarrollo de estas metas, se tendrá el insumo necesario para divulgar de manera oportuna, suficiente y transparente la información municipal pertinente y ofrecer a los ciudadanos servicios en línea, servicios interactivos con otras áreas municipales, empresariales y estatales. 2. Denominación del Proyecto

Este proyecto está nominado “Gobierno Electrónico en procesos de Transparencia en la Municipalidad de Grecia” porque la ciudadanía requiere conocer de primera mano sobre la administración de los recursos municipales, donde invierte los impuestos el Gobierno local, además si las funciones son realizadas adecuadamente. Dejar que la Municipalidad sea observada a través del Cristal, significa apertura con el público sobre la estructura y las funciones de gobierno, las intenciones de la política, las cuentas del gobierno local y sus proyecciones.

En la medida que exista transparencia en todas las actividades municipales se fortalecerá la rendición de cuentas y se vuelve esencial para sostener la participación ciudadana en la toma local de decisiones. Todo lo anterior llevará a la Municipalidad a mejorar la credibilidad.

“Gobierno Electrónico en procesos de Transparencia en la

Municipalidad de Grecia”

El ámbito de acción/Localización física del proyecto

El presente estudio tiene como objeto la Municipalidad de Grecia, la cual se localiza en el distrito No. 3 de la Provincia de Alajuela, Costa Rica.

Estadio Municipal

Escuela Eulogia Ruiz

Iglesia Las Mercedes

Parque

Municipalidad de Grecia

(502214; 228472)

A quiénes se destina

Está dirigido para todo aquel ciudadano que requiere realizar trámites, consultas de presupuestos, opiniones sobre algún tema, realizar aportes, funcionarios públicos que requieren de alguna manera informes sobre el contenido definido en la estrategia de gobierno electrónico, empresarios y público en general.

El tipo de Gobierno Electrónico a definir (G2C, G2B, G2E o G2G)

El estudio se dirige en gran parte al tipo de Gobierno G2G, por una serie de normativa a la que está sujeta la Municipalidad, pero puede decirse que esto puede tener interés de los demás tipos de gobierno.

Es importante para los empresarios, funcionarios, estudiantes, inversionistas, planificadores, ya que irán al sitio seguro que les remitirá la información oficial y actualizada de lo que desean conocer con respecto al municipio, además recibirán las respuestas a sus planteamientos en un plazo prudencial, haciendo mucho más eficiente los procesos de consulta y de trámite.

El horizonte de tiempo

La implementación de este proyecto se estima en 4 meses máximo.

3. Diagnóstico de la Situación Actual

La Municipalidad de Grecia se encuentra en una situación de muy poca comunicación con la ciudadanía. Lo anterior se evidencia con la calificación poco aceptable que obtuvo el municipio de 42.80, realizada por la Contraloría General de la República, resultado que nos indica, lo mucho que hay por hacer en esta materia.

Por tal motivo, se hace mención de algunos factores que conforman el tema de transparencia en una organización municipal:

Políticas:

La Municipalidad de Grecia en la actualidad no presenta políticas de rendición de cuentas frecuentes. Los informes que emite, obedecen a los requerimientos de entes externos con carácter vinculante, pero no informa al ciudadano del quehacer institucional permanentemente.

Planes:

Lamentablemente en la Municipalidad de Grecia no existe divulgación frecuente de los Planes de Gobierno. Si bien es cierto a las diferentes áreas municipales se les pide la presentación de planes estratégicos, operativos, presupuestarios, etc, la divulgación y disposición de los mismos es casi nula. No existe un inventario actualizado que recoja en una lista el nombre y la información de cada uno de esos planes. De igual forma para conocer sobre el seguimiento de esos Planes se torna realmente difícil ya que se desconoce donde se encuentran, Así mismo, no existe un lugar centralizado de consulta de los mismos.

Informe, Directrices, Circulares, Normativa:

Este tipo de información es muy frecuente en el Municipio pero llega a los funcionarios o al público mediante notas impresas que al archivarlas pueden perder su presencia, porque tienen a olvidarse. También, este tipo de información no se encuentra debidamente clasificada para facilitar su localización y consulta. No existe un lugar centralizado de consulta sobre este tipo de temas, ni un inventario de los mismos.

Información Financiera:

Al igual que los casos anteriores la información financiera a lo interno y externo del Municipio está muy restringida, refiriendo su consulta y acceso, únicamente al Área Financiera Municipal. Solo en caso de que la Contraloría, Concejo Municipal y otros entes Regulatorios soliciten la información, la misma es dada a conocer.

Información sobre Recursos Humanos:

La tónica en Recursos Humanos no difiere de las anteriores, existe un Manual de Puestos que no está visible con las actualizaciones recientes, la divulgación de los procesos de contratación es muy escasa, otros Manuales relacionados con el personal, no se sabe quien los tiene y si se cuenta con la versión correcta.

Red Interinstitucional de Transparencia:

La Municipalidad de Grecia forma parte de la Red Interinstitucional de Transparencia, mediante convenio firmado desde el 2004. Lo anterior corresponde en una herramienta que propone la Defensoría de los Habitantes de la República (DHR) para facilitar a las y los habitantes el acceso a la información relacionada con la administración de los recursos públicos, a través de su publicación en Internet. Sin embargo, desde la firma del Convenio con la Defensoría, es muy poco o nada lo que se ha avanzado en la Municipalidad de Grecia.

La siguiente foto ilustra la información que sobre el tema muestra el sitio Web municipal.

Tipos de Gobierno Electrónico:

Podemos decir que La Municipalidad de Grecia no presenta marcada diferencia en el tipo de gobierno electrónico que realiza. No se ha contemplado esta tipología a la hora de dirigir los desarrollos y contrataciones. En realidad se ha trabajado en procesos que tienen que ver con cada una de las tipologías G2c,G2b,G2E,G2g, sin embargo no existe una línea dirigida a cada uno de este tipo de Gobierno electrónico.

En G2c por ejemplo, existe un Sistema de Tramites que orienta al funcionario sobre el estado de un determinado trámite. Sin embargo, esta herramienta no está disponible para el público en general,

En G2G, se está empezando a trabajar ya que algunas instituciones con las que interactúa la Municipalidad nos piden y ofrecen la información mediante el ingreso a sus aplicaciones desarrolladas para estos fines, generalmente en sus portales web.

Como resumen podemos decir que no existe madurez en ninguno de estos tipos de Gobierno electrónico.

4. Fundamentación de la Elección del Proyecto

Empecemos por definir el concepto de transparencia hace referencia al proceso de abrir y fortalecer las vías de información sobre las decisiones políticas y burocráticas, así como exponer el ciclo de políticas públicas al escrutinio de todos, de manera que cualquier interesado pueda revisarla, analizarla o bien usarla.

Como se mencionó en los puntos anteriores es muy poco lo que en materia de divulgación o rendición de cuentas está haciendo el municipio esto la hace una institución poco comunicativa y crea incertidumbre del trabajo municipal.

Además, la participación en este proyecto nos permite profundizar en el tema y la problemática en el tema de Transparencia y se convierte en una oportunidad para mejorar en este ámbito.

Tal y como lo comenta don Carlos Batista en el documento titulado “Las TIC para la Gobernabilidad: La contribución de las Tecnologías de la Información y la Comunicación a la gobernabilidad local en América Latina” que a la letra dice: “Hoy la sociedad está demandando mayor transparencia de parte de los gobiernos, más descentralización, más independencia para expresar demandas, deseos, prerrogativas y prioridades. La participación ciudadana es uno de los componentes más importantes de los gobiernos locales donde los dirigentes están

efectivamente preocupados y comprometidos en la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Independientemente del tamaño de las poblaciones o de la importancia de los gobiernos, expresiones tales como “gobierno itinerante”, “administración participativa”, “defensor del pueblo”, “presupuesto y administración participativa”, se oyen, se hablan y se implementan frecuentemente en muchas municipalidades.”

Es claro, hoy en día la población quiere estar más informada porque la evolución tecnológica le permite el uso de redes de área extendida, Internet y la informática móvil también da muchas facilidades para ello.

Por otro lado existen organismos como la Contraloría General de la República que realiza una evaluación sobre este tema, a todas las municipalidades del país. Esta revisión la hace la Contraloría desde el año 2001, mediante la herramienta denomina Gestión Financiero-Presupuestaria (IGFP), la que permite a los gobiernos locales, la ciudadanía y a la Contraloría como ente contralor conocer de la gestión realizada por las municipalidades en materia financiera y presupuestaria.

La herramienta mencionada en los párrafos anteriores, considera dentro de los ejes que la conforman, el área estratégica de “Planificación, participación ciudadana y rendición de cuentas”. Lo anterior explica de la importancia en la que constituye la rendición de cuentas en nuestro país tanto para la ciudadanía, funcionarios públicos y el público en general, ya que la rendición de cuentas va en beneficio de la Transparencia que todos deseamos.

La urgencia de abordar este tema radica en la mal imagen que tiene el pueblo o la ciudadanía de la administración de los recursos municipales por información que ha salido a la prensa de actos de supuesta corrupción.

La proposición de este proyecto es idónea en este momento ya que a raíz de la evolución tecnología, de que la Municipalidad de Grecia forme parte de las estrategias de Gobierno Electrónico nos ponen en posición implementar mecanismos que todas luces hagan ver a la Municipalidad como un municipio eficiente en servicios de los ciudadanos.

5. Visión y Objetivos

Visión: Una población debidamente informada del quehacer municipal, por medio de un Portal Municipal sobre: inversión de los recursos y presupuesto, accediendo permanentemente en forma expedita y segura a la información municipal,

mediante la modernización, la utilización de las TICs y el desarrollo de la Estrategia de Gobierno Electrónico Municipal.

Objetivo General: Favorecer y apoyar mediante el uso de TICs y de una estrategia de Gobierno Electrónico Municipal, la búsqueda de la transparencia en la realización de las tareas municipales y en el manejo de la información, a efectos de prevenir prácticas indebidas y el favorecimiento de intereses privados por sobre el interés colectivo.

6. Metas e Indicadores de Gestión

Tabla 1: Objetivos, metas e indicadores de gestión

Objetivo Especifico Meta Indicador de gestión

Establecer políticas sobre transparencia municipal, que indiquen con claridad los sitios oficiales de presentación o divulgación de la información municipal clara, inequívoca y confiable

Diseñar un Manual de políticas donde se definan los estándares, resguardo, y oportunidad, de la información municipal.

1 mes

Información trasladada entre total de información a trasladar por cien

Realizar un inventario de todos los Planes con los que actualmente cuenta la Municipalidad, responsabilizando a los encargados de los mismos para la actualización oportuna.

Ubicar los Planes Municipales en un único lugar.

3 meses

Numero de planes debidamente inventariados entre total de planes a inventariar por cien

Reunir todos los informes, directrices y normativa para ubicarla en un sitio de acceso ágil, con el fin de que existe interacción constante y activa con los funcionarios y público en general.

Hacer un inventario de la normativa y directrices municipales en un lapso de

Grado de cumplimiento

3 meses

Ubicar en un sitio único (al igual que los puntos anteriores) de acceso a los informes financieros, ya que los mismos son de gran importancia para los grupos de fuerzas vivas del cantón y toda la comunidad en general.

Selección de los informes financieros para posteriormente subirlos al Portal Municipal

2 meses

Normativas subidas a la pagina entre la normativa seleccionada por cien

Definir un sitio o instancias para la manifestación del ciudadano, haciendo aportes, observaciones sobre la información que se pone a disposición, con el fin de retroalimentar lo señalado anteriormente.

Establecer por medio del portal un buzón de metas para que el ciudadano participe en un plazo de 4 meses

Cumplimiento de la meta

El tiempo estimado para lograr estos objetivos, supone que existen personas por separado trabajando en cada uno de ellos.

En el tema de Transparencia se puede pensar en varias vías que nos lleven a resolver la problemática que enfrenta la Municipalidad en esta materia, pero voy a enfocar algunos puntos que considero básicos para iniciar con la implementación del mismo:

Todo lo anterior deberá residir en una base de datos municipal, única, oficial y confiable, para luego exhibirla en un sitio o sitios públicos municipales y estatales, llámese sitios WEB, Intranet, y cualquier otro lugar de acceso de toda la población interesada, que esté disponible las 7x24X365 (los 7 días de la semana, las 24 horas del día, por los 365 días del año).

7. Entorno legal y regulatorio

En la actualidad existe un marco legal muy amplio por medio de las leyes que han sido creadas a favor de la rendición de cuentas y transparencia en ejercicio del cargo público, dentro de las cuales podemos citar:

La Constitución Política de Costa Rica, en el ordinal 30, garantiza el libre acceso a los “departamentos administrativos con propósitos de información sobre asuntos de interés público”. Lo anterior ha sido ratificado con votos constitucionales dictados como el Voto No. 2120-2003 de la Sala Constitucional en doctrina se ha denominado derecho de acceso a los archivos y registros administrativos, sin embargo, la denominación más acertada es la de derecho de acceso a la información administrativa, puesto que, el acceso a los soportes materiales o virtuales de las administraciones públicas es el instrumento o mecanismo para alcanzar el fin propuesto que consiste en que los administrados se impongan de la información que detentan aquéllas.

También se nos dice en este voto “El derecho de acceso a la información administrativa es un mecanismo de control en manos de los administrados, puesto que, le permite a éstos, ejercer un control óptimo de la legalidad y de la oportunidad, conveniencia o mérito y, en general, de la eficacia y eficiencia de la función administrativa desplegada por los diversos entes públicos”.

Es importante acotar que en el voto mencionado, la Sala Constitucional hace referencia de remitir la información solicitada, por los medios más idóneos, acordes con la tecnología del momento, explícitamente en forma digital, dándole al ciudadano una respuesta más eficiente sobre sus solicitudes.

Finalmente, podemos decir que el derecho de acceso a la información es una herramienta indispensable, como otras tantas, para la vigencia plena de los principios de transparencia. El derecho de acceso a la información es en general: a) acceso a los departamentos, dependencias, oficinas y edificios públicos; b) acceso a los archivos, registros, expedientes y documentos físicos o automatizados –bases de datos ficheros-; c) facultad del administrado de conocer los datos personales o nominativos almacenados que le afecten de alguna forma, d) facultad del administrado de rectificar o eliminar esos datos si son erróneos, incorrectos o falsos; e) derecho de conocer el contenido de los documentos y expedientes físicos o virtuales y f) derecho de obtener, a su costo, certificaciones o copias de los mismos.

8. Marco institucional y grupos de trabajo.

El presente estudio se lleva a cabo en la Municipalidad de Grecia, la cual es una institución que vende servicios como agua potable, recolección de desechos sólidos domiciliarios, aseo de vías, sitios públicos y recaudación de impuestos

La estructura organizacional de la Municipalidad de Grecia es por procesos y Subprocesos de los cuales cada uno tiene un Coordinador a cargo de los mismos.

Grafico 1: Organigrama Municipal

Grafico 2: Organigrama para el proyecto o la estrategia

Inicio

Alcalde

Gerente de

procesos

Gerente de

Subprocesos

Fin

Tabla No. 1: Distribución de roles y funciones

Roles Funciones Miembro responsable

1. Gerencia Administrativa

Impulsar y apoyar la Estrategia de gobierno electrónico

Alcalde

2. Gerente de Procesos

Dirección y apoyo para el cumplimiento de metas

Coordinadores de Procesos Municipales

3. Gerente de Subproceso

Gestor de cumplimiento de metas

Coordinador de Subprocesos

4. Enlace entre Gerente Procesos y Alcaldía

Transmitir el avance obtenido en el proyecto

Gerente Proyecto Munet

9. Beneficios y políticas de difusión.

Con la implementación de esta propuesta se identifica lo siguiente:

La transparencia y las facilidades que la municipalidad le brinde al ciudadano sobre los requisitos, sobre el estado de sus trámites o propuestas se revierte en un gran ahorro para los empresarios, inversionistas y ciudadanos en general, ya que se ahorran dinero, tiempo, incertidumbre, al no tener que trasladarse una y otra vez al municipio para la realización de un solo tramite, ahorro en tiempo ya que los plazos que antes eran excesivos ahora se reducen en el menor tiempo, gracias a una reingeniería de procesos, simplificación de trámites, el involucramiento del personal y el apoyo de las TICs. La existencia de estos procedimientos que reflejan mayor eficiencia, hacen que el ciudadano sienta mayor tranquilidad, mayor satisfacción y percibe una Municipalidad con más claridad en la realización de los procesos, la ve mucho más cercana.

Para llegar a la Transparencia Municipal es necesario que cada uno de los integrantes del organigrama municipal trabaje bajando la información en forma adecuada, con la prontitud del caso para hacer que el proceso se lleve a cabo en menor tiempo posible y de forma adecuada.

La transparencia y las facilidades que la municipalidad le brinde al ciudadano con respecto a los requisitos, sobre el estado avance de sus trámites o propuestas

reciba la administración para mejorar el servicio traerían consigo una disminución en tiempo de espera en sus trámites, provocando a su vez un ahorro económico, tanto para el ciudadano como para el municipio.

La existencia de estos procedimientos que reflejan mayor eficiencia, hacen que el ciudadano sienta mayor tranquilidad, mayor satisfacción y percibe una Municipalidad con más claridad en la realización de los procesos, la ve mucho más cercana y accesible.

Plan de Medios del Proyecto

Se debe trabajar acorde con el Manual de Procedimientos, Plan Estratégico Cantonal 2011-2015 y Ejecución del Plan Operativo Anual, ya que se busca cumplir satisfactoriamente con las metas establecidas, permitiéndole al ciudadano constatar mediante las obras realizadas el grado de cumplimiento de las metas.

Para esto es necesario realizar enlaces entre las diferentes dependencias municipales para que haya colaboración en ceder la información, herramientas, personal y equipo para cumplir con los objetivos propuestos.

En caso de que el proyecto necesite la colaboración de otras instituciones públicas o entes privados, se deben gestar los convenios u contratos necesarios para ejecutar satisfactoriamente los requerimientos del proyecto.

Lo anterior tiene como objetivo, crear una estructura para el acceso a la información mediante las TICs, donde la misma se regula por políticas, reglamento y procedimiento. Componentes del procedimiento

De acuerdo a lo visto, la transparencia implica que se nos dé información, que podamos consultar, que podamos proponer y exigir, que hay leyes que nos dicen cómo actuar de acuerdo a nuestros derechos y responsabilidades.

MODELO TRANSPARENCIA SITRAG Sistema de Transparencia Grecia Gobierno Local

Normativa

Municipal

y planes

Transparencia

Presupuestos

participativos

Transparencia

Acceso

Información

Participación

ciudadana

COMPONENTES

DEL SITRAG

Código

Municipal

1. Reglamentos

acceso a la

información

2. Presupuestos

3. Contratación

4. Acuerdos

5. Planes

6. Políticas

1. Consulta y

participación

2. Sistematización

3. Capacitación

4. Divulgación

1. Rendición de

cuentas

2. Sitio Web

3. Mecanismos de

difusión y

disposición de la

información

publica

1. Sesiones de

Concejo Abiertas

2. Atención del

alcalde en línea

3. Consultas

ciudadanas

4. Atención a

Comités de

Barrios,

Asociaciones,

Comisiones

PROCESOS

PROCEDIMIENTOS

MECANISMOS

INSTRUMENTOS

1. Reglamentos

2. Manuales de

políticas

3. Código

Municipal

4. Leyes

5. Plan Estratégico

Grecia 2015

1. Manual de

políticas del

presupuesto

participativo

1. Manual de

políticas de

transparencia

2. Web municipal

3. Manual de

procedimientos

1. Manual de

participación

ciudadana

2. Políticas y

Manuales de

Gobierno

Electrónico

METODOLOGIA

MANUALES

HERRAMIENTAS

ASISTENCIA

CAPACITACION

SENSIBILIZACION

10. Mecanismos de selección de sub-proyectos. Como primer paso se debe establecer los mecanismos necesarios para modernizar y actualizar los servicios a lo interno, es decir automatizar los procesos administrativos que generan o facilitan la información sobre Normativa, Planes, Manuales, Reglamentos, Presupuestos y otros, que el público requiere. Es necesario revisar los procesos realizando una reingeniería de los mismos que nos lleven a obtener los procedimientos acordes para generar la información en el tiempo y lugar precisos. El componente de transparencia en el acceso a la información pública, implica el desarrollo de diferentes procesos: Rendición de cuentas, disposición de información pública, estos requieren de algunas herramientas como la del sitio Web, la oficina de transparencia municipal, entre otras.

El segundo paso, es implantar el gobierno electrónico. Una vez organizados con los procedimientos y con la identificación de los responsables de generar la información, es el momento de brindar servicios al público o instituciones que lo demanden.

Y como tercer paso, es disponer de un canal para que el ciudadano pueda tener una participación activa mediante foros, encuestas, sitios de opinión ciudadana, sobre los temas relacionados con la información que se puso a disposición para su consulta. Lo anterior aprovechando el auge de las TICs, ya que mediante ellas, se puede tener una relación estrecha con: grupos sociales, organizaciones sociales, organizaciones políticas, grupos de presión, grupos de barrios para que ellos puedan fiscalizar y actuar directamente sobre los asuntos públicos.

11.

Cronograma de actividad

es y esquema operativo.

Esp

ecifica

la secu

enc

ia ordenada de las ac

cion

es (primarias y co

mplemen

tarias) a realizar, a travé

s de las cu

ales

se

ejecu

tará la estrategia para el logro de las metas y objetiv

os, definiendo resp

onsa

bles, tiempo

s de ejec

ución y rubros de

ejecu

ción. Incluye

el es

quem

a o

perativ

o, e

l CÓMO h

ará las

activ

idades

des

crita

s anteriorm

ente. O s

ea, exp

lica los

métodos

y técn

icas a usa

r.

Tab

la No. 2

: Cronograma de actividad

es

Objetivo

Asociado

Meta

Asociada

Actividad Primaria

Actividad

Complementari

a

Responsable

Tiempo de

ejecución

Rubro de

ejecución

Estab

lece

r políticas

sobre

tran

sparencia

municipa

l, que

indiquen

con

claridad los sitio

s oficiales

de

prese

ntac

ión

o

divu

lgac

ión

de la

inform

ación

municipa

l clara,

inequívoc

a

y co

nfiable

Diseñ

ar

un

Manual

de

políticas

do

nde

se

defin

an

los

estánd

ares,

resg

uardo,

y op

ortunidad

,

de

la

inform

ación

municipal.

1 mes

1.

Revisión

de

políticas ex

istentes

2. Revisión

de

norm

ativ

a relacion

ada

3. Elaborar

el

Manual

de

politica

s

1.

Buscar

políticas

relacionada

s en

otras

organizacio

nes

y va

lorar

su

aplicabilid

ad

1. Coo

rdinador

Servicios

Inform

áticos

2. Alcalde

3. Con

cejo

Municipa

l

4. Profesiona

l elaborar

políticas

2 m

eses

Con

tratación

de

un

funcion

ario

y eq

uipo

ne

cesa

rio

$3.883

Rea

lizar

un

inve

ntario

de

todos

los

Planes

co

n

los

que

actualm

ente

cuenta

la

Municipa

lidad,

resp

ons

abilizan

do

a

los

enca

rgados

de

los mismos

, para

la

actua

lización

oportuna.

Ade

más

de hace

r mejoras para que

se adapten a esta

estrategia

Ubica

r

los

Plane

s Municipales

en

un único

lugar.

3 mese

s

1.

Reco

pila

ción

de los Plane

s

Elaborar

el Manual

Planes

1.

Coo

rdinador

Servicios

Inform

átic

os

2.

Alcalde

3.

Coo

rdinador

es de proce

sos

4.

Técn

ico

clas

ifica

dor

y reco

pila

dor

3 m

eses

$2.912

Reu

nir

todos

los

inform

es,

directrice

s y

norm

ativ

a

para

ubicarla

en

un

sitio

de ac

ceso

ág

il, con el fin

de

que

existe

interacción

cons

tante y activa

Hac

er

un

inve

ntario

de la

norm

ativa

y directrice

s municipales

en

un la

pso de

3 mese

s

1.

Reco

pila

ción

de la norm

ativa

2.

Elabo

rar el Manual

de no

rmativa

1.

Coo

rdinador

Servicios

Inform

átic

os

2.

Alcalde

3.

Coo

rdinador

es de proce

sos

4.

Técn

ico

clas

ifica

dor

1 m

es

Salario d

e u

n

mes

de

un

funcion

ario

$2.912

con

los

funcion

arios

y pú

blico

en

gene

ral.

y reco

pila

dor

Ubica

r en un sitio

único

(al

igua

l qu

e los

pun

tos

anteriores)

de

acce

so

a

los

inform

es

finan

cieros,

políticas

, no

rmativ

a,

presu

pues

to, etc.

ya

que

los

mismos

son de

gran

importancia

para los

grupos

de

fuerza

s viva

s de

l ca

ntón y toda

la co

mun

idad

en

gene

ral.

Selec

ción

de

los

inform

es

finan

cieros pa

ra

posteriorm

ente

subirlos

al

Portal M

unicipal

2 mese

s

1. Reco

pilación

de

los

Planes

, norm

ativ

a,

presu

puesto

y dem

ás

inform

ación

definida

para

ubica

rla

en

los

sitio

s previamente

definidos en

form

a

ofic

ial

para

su

publicación

.

1.

Coo

rdinador

Servicios

Inform

áticos

2.

Alcalde

3.

Coo

rdinador

es de proce

sos

4.

Técn

ico

clas

ifica

dor

y reco

pila

dor

$1

.941

Definir un

sitio

o

instanc

ias para la

manifestación

del

ciud

adano,

Estab

lece

r por

medio del p

ortal

un

buzó

n

de

metas para que

1. R

ealizar el diseñ

o

y programac

ión

nece

saria

en

el

portal de los sitio

s

1. Coordinad

or

Servicios

Inform

áticos

$ 8.000

haciendo aportes,

obse

rvac

iones

sobre

la

inform

ación

qu

e

se

pone

a

disp

osición,

con

el

fin

de

retroa

limentar

lo

señalado

anteriormente.

el

ciud

adano

pa

rticipe en

un

plaz

o de

4

mese

s

corresp

ondientes

sobre

la

publicac

ión

de

lo

nece

sario

y es

tablecido

en las

políticas

de

publicac

ión.

2.

Alcalde

3.

Coo

rdinador

es de proce

sos

4.

Func

iona

rio

contratado

para

dise

ño

y de

sarrollo

Web

12.

Rec

ursos.

Recu

rsos

nec

esarios (bienes

materiales, servicios

, recu

rsos hum

ano

s, recu

rsos

financ

ieros). Presu

pues

to y esq

uemas de

financiam

iento, contemplan

do las dive

rsas po

sibilid

ade

s de finan

ciam

iento que pud

ieran existir a esc

ala loca

l, nac

iona

l e

internac

ional. Para cada su

b proye

cto se debe

esp

ecifica

r las fuentes de financ

iación

y los esq

uemas

de sos

tenibilid

ad

financiera.

Tab

la No. 3

: Rec

urso

s del p

roye

cto

Ítem

Valor (en m

oned

a loca

l y US$)

Rub

ro o fue

nte de financiación

1. Biene

s materiales

$ 1.000

Presu

puestos propio

2. Servicios

$ 200

Presu

puesto propio

3. R

ecursos hu

manos

$ 19.648

Presu

puesto propio

4. R

ecursos fin

ancieros

$ 500

Presu

puesto propio

5. Otros

$ 100

Presu

puesto propio

Total

$ 21.448

13. Seguimiento y evaluación

Tabla No. 4: Seguimiento y evaluación

Parámetro Descripción

Monitoreo: Explica cuales serán los parámetros (Datos o factores) de monitoreo del proyecto (resultados de cada actividad del proyecto) y los medios para obtener dicha información.

Seguimiento de las metas del proyecto según actividades y resultados

Evaluación: Explica cómo se hará la evaluación del avance del proyecto. La evaluación consiste en la comparación entre los resultados que se pretendían obtener y aquellos que efectivamente se obtuvieron y se conocen gracias al monitoreo.

Resultados esperados entre los datos obtenidos en el monitoreo del proyecto

Control: Indica los parámetros para corregir de manera oportuna las posibles desviaciones detectadas en las evaluaciones del proyecto.

El control se propone permitir el seguimiento de la ejecución del Proyecto y la introducción de las correcciones de formas oportuna. Comprende: control físico, financiero, de tiempo, personal, institucional, de objetivos.

Se trata de desarrollar un control efectivo del avance del proyecto en los aspectos antes citados y que se permita establecer, a cada momento, la relación tiempo/costo o meta/costo.

Presentación de informes e insumos que estipulen el avance del proyecto según las metas estipuladas, la inversión económica y de personal realizada con la finalidad de cumplir con el objetivo del proyecto

14. Características y enfoque adoptado.

Tabla No. 5: Oportunidades y amenazas

Ítem Descripción

Oportunidades:

1. Desarrollo y avance de la Tecnología

2. El involucramiento en los procesos de gobierno electrónico del resto de organizaciones al entorno con las que la Municipalidad debe interactuar

3. Cantidad de ciudadanos que desean conocer sobre el quehacer municipal

4. Ventana para los ciudadanos

1. Esto se refiere al apoyo que la tecnología nos puede dar, aprovechamos el auge que existe.

2. Las municipalidades se ven obligadas a interactuar por medios electrónicos para proporcionar o recibir información, viéndose influenciadas a realizar los cambios necesarios para acoplarse a las estrategias de gobierno electrónico de otras instituciones y de la estrategia nacional y mundial de gobierno electrónico.

3. Con el advenimiento de la

tecnología y las comunicaciones los ciudadanos ven con mayor interés los asuntos municipales ya que ésta evolución se los permite.

4. El proyecto es una ventana por medio de la cual el gobierno local puede verse reflejado con total claridad en todo su quehacer, lo cual representa una plataforma para los políticos

5. Comunicación

5. El proyecto permitirá que exista una comunicación bidireccional entre ciudadanos y municipios

Amenazas:

1. Que el proyecto no tenga sostenibilidad

2. Que los responsables de realizar los procesos que sustentan el proyecto no cumplan o entreguen la información a tiempo

1. El proyecto podría detenerse por presiones políticas, ya que pueden verse presionados políticamente a atender otros asuntos

2. Puede romperse un eslabón de la cadena que compone este proyecto y si esto sucede no tendría buen puerto.

Tabla No. 6: Fortalezas y debilidades

Ítem Descripción

Fortalezas:

1. Deseo de la Administración Municipal por dar mayores posibilidades y facilidades al Publico

2. Ciudadanos cada vez más capacitados y en contacto con la tecnología.

3. Apoyo del Gobierno Digital y Gobierno Central.

1. Esto significa que en este momento se siente el apoyo de la administración para desarrollar estos proyectos, factor fundamental para impulsar los mismos.

2. La población poco a poco se familiariza más con la tecnología, lo que les hace verla como una oportunidad de estar más informados y quieren aprovechar todo esto como medios cercanos a los tomadores de decisiones en procura de resolver los problemas que aquejan las comunidades.

3. El Gobierno Central de la República ha manifestado un apoyo irrestricto a gestionar el uso de las tecnologías de información y comunicación en las instituciones públicas, regido bajo una serie de políticas generales emanadas de Gobierno Digital.

Debilidades:

1. Falta de definición de presupuesto municipal

1. Si entráramos desde ya a realizar este proyecto, nos vemos con el inconveniente de que no contamos con presupuesto para desarrollarlo y no se prevé en el del año

2. Falta de visión tecnológica de algunos concejales

entrante algo semejante, tendría que ser por extraordinarios.

2. Creemos que no todos los miembros del Concejo Municipal tienen el conocimiento y convencimiento de apoyar las iniciativas de gobierno electrónico, a veces por situaciones políticas y a veces por desconocimiento.

15. Sostenibilidad y replicabilidad

Esta propuesta estima que para la sostenibilidad y replicabilidad, se deben establecer políticas donde se defina el uso, los responsables y el presupuesto necesarios para la ejecución y seguimiento del proyecto, éstas deben ser respaldadas tanto por la parte política como por la parte administrativa.

Complementariamente, deben definirse reglamentos que respalden la estrategia y el carácter oficial para su puesta en marcha y ejecutabilidad. Adicionalmente debe crearse una sinergia entre todos los funcionarios para que se sientan motivados y parte del proyecto.

Por último, es importante que existan campañas de divulgación hacia la ciudadanía sobre todas estas herramientas que les ayudará a estar más de cerca con el municipio.

16. Proyección de los resultados previstos

Debes realizar una “proyección de los resultados previstos” luego del análisis DOFA realizado y los resultados planteados en el punto 4 (Fundamentación de la elección del proyecto.) Debes proyectar sus impactos a corto, mediano y largo plazo.

Tabla No. 7: Proyección de los resultados previstos

Impactos (Plazos) Descripción

Corto plazo Establecimiento de las políticas que regirán en la implementación de la estrategia de Transparencia

Mediano plazo Un Sitio oficial con Planes estratégicos actualizados, directrices (dos meses) Incorporación de la normativa municipal

Largo plazo Sitios de participación ciudadana para quejas, sugerencias y aporte de proyectos

17. Conclusiones

Evalúa tu propuesta teniendo en cuenta las dimensiones de Información, interactividad y servicios de un sitio de Gobierno Electrónico, a modo de conclusión del proyecto.

Tabla No. 8: Conclusiones

Dimensiones del proyecto Evaluación

Información: ¿Qué información proveerá tu proyecto a los ciudadanos, funcionarios, empresas, veedores?

Planes Operativos, Planes Estratégicos, noticias, informes de proyectos, informes de presupuestos , reglamentos, Actas, Acuerdos, Contrataciones, Concursos

Interactividad: ¿Qué herramientas interactivas proporcionará tu proyecto a los ciudadanos, funcionarios, empresas, veedores?

Pagina Web, Servicios de Correo, Buzones específicos de participación, Sitios Web relacionados, participación por medio de la intranet

Servicios: ¿Qué servicios implementará tu proyecto a nivel básico, a nivel de orientación y a nivel de transacción para a los ciudadanos, funcionarios, empresas, veedores?

Participación ciudadana y acceso a la información, con opiniones y consultas a las Comisiones, Concejo Municipal, Comités, buzón de quejas, buzón de aportes o participación de proyectos.

Rendición de cuentas, donde los administrados ponen a disposición la información de su competencia para ser analizada y consultada.

Reglas claras, donde se estable los lineamientos en los que se basa la estrategia de transparencia y los alcances.

18. Bibliografía

Consulta de los siguientes documentos:

Construyendo Transparencia e los municipios, marzo 2007, de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional

Herramientas para el uso Práctico y Transparente de la Información en los Municipios

Propuesta para una estrategia de Transparencia Municipal, Raúl F. Monte Domecq

MÓDULO (1) Introducción al Gobierno Electrónico, Munet e_gobierno

MÓDULO (2) La Estrategia de Gobierno Electrónico como un Proyecto de País, Provincia y/o Municipio, Munet e_gobierno MÓDULO (3) Análisis de experiencias exitosas, Munet e_gobierno MÓDULO (4) Lecciones aprendidas, Munet e_gobierno Código Municipal Análisis y Opinión sobre la Gestión de los Gobiernos Locales en el periodo 2010, Contraloría General de la República, Sexto Informe, agosto 2011 Plan Estratégico Grecia 2011-2015 Sitos Web, Contraloría General de la República Sitio Web, Defensoría de los Habitantes

19. Anexos

Plan Estratégico Grecia, 2011-2015 (Archivos Adjuntos en formato digital)

Plan Operativo Anual Municipal de Grecia, 2012 (Archivos Adjuntos en formato digital)