titulo del procedimiento

•

M,nist.er10 d,e Ar,ric:ult•.J,·� y c:,d.nader'i¡¡1 (MA(;I)

ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "ROBERTO QUIÑÓNEZ"

Código: GA-PR-012 TITULO DEL PROCEDIMIENTO PARA BRINDAR EL SERVICIO DE Revisión: O

PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO /10 Pagina: 1 /7

1. Objetivo:Ofrecer oportunamente a los usuarios, el serv1c10 de transporte, basándose en la programación desolicitudes presentadas, con el propósito de apoyar a las diferentes unidades y/o departamentos de laInstitución.

2. Alcance:Este procedimiento comprende desde la recepción de la solicitud oportuna del servicio de transportehasta la recepción del mismo a entera satisfacción, y es específico para los Vehículos de UsoAdministrativo, General u Operativo.

3. Responsables:Solicitante (solicita servicio), Encargado de Transporte (autoriza solicitud de transporte y asignamotorista), motorista (o conductor) y vigilante de portón general (firma y coloca hora salida y entrada).

4. Documentos de Referencia:Reglamento Interno de Trabajo.Normas Técnicas de Control Interno.Ley de Transporte, Transito y Seguridad Vial

5. GlosarioVehículo de Uso Administrativo, General u Operativo: Vehículos del Estado que son destinados a lasactividades regulares de cada Órgano, Ministerio y/o Institución (Art. 26 de la Ley de Transporte,Transito y Seguridad Vial).

6. Desarrollo

PASO

1

2

3

RESPONSABLE

Solicitante

Encargado de Transporte

Gerencia Administrativa

DESCRIPCIÓN

Elabora la programación de requerimiento del servicio de transporte los días jueves de cada semana mediante el "Formato de solicitud de servicio de transporte", GA-FO-007, (anexo 9.1). y lo envía a la Unidad de Transporte para la respectiva programación de la semana próxima,

Recibe solicitud de Servicio de Transporte y verifica factibilidad, consolida la información y elabora la Programación del Servicio de Transporte para la semana próxima en formato "Programación Semanal de Transporte" GA-FO-057, (anexo 9.2), y la envía a Gerencia Administrativa los días viernes de cada semana para la debida autorización.

El día viernes de cada semana, autoriza la programación de servicio de transporte que se suministrará la semana próxima y la devuelve a la Unidad de Transporte.

_,/ /

Ing

a santa Ana, san Andrés, La Libertad, El Salvador, C.A. PBX. 2366-4800 Telefax 2366-4803. E-mail: [email protected]

r'-1,nh;tedo d� Af;rk:1.,IHJ• a

y Ganad,;:da (MA(:I)



PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO /10

4

5

6

7

Encargado de Transporte

Motorista o Conductor

Pagina: 2 /7

Asigna motorista y firma de Autorizado el "Formato de solicitud de servicio de transporte", GA-FO-007, (anexo 9.1)., en su ausencia, autorizará el Encargado de Mantenimiento o la Gerencia Administrativa. De no ser posible la asignación de motorista, este definirá junto con el solicitante, quien será el conductor y asumirá la responsabilidad del vehículo, en cualquiera de los casos, procede a llenar el formato de "Autorización de Circulación de Vehículo de Uso Administrativo, General u Operativo", GA-FO-052 (anexo 9.3). Así mismo, deberá asegurarse de dejar un vehículo para cubrir emergencias.

Recibe asignación del Servicio de Transporte y el formato de "Autorización de Circulación de Vehículo de Uso Administrativo, General u Operativo", GA-FO-052 (anexo 9.3), revisa el vehículo para conocer las condiciones y estado en que lo recibe y llena el formato "Bitácora Diaria de Control de Vehículos" GA-FO-053, (anexo 9.4). Si encuentra alguna irregularidad en el vehículo deberá notificarlo al jefe inmediato o al personal de vigilancia, antes de salir de la escuela, y deberá dejarlo anotado en el espacio de Observaciones de la Bitácora del Vehículo.

Encargado de Verifican la irregularidad informada por el motorista y dan fe de ello en la transporte o Vigilancia Bitácora del Vehículo.

Motorista o conductor

Al finalizar el servicio, deberá notificarlo al jefe inmediato o al encargado de vigilancia, para verificar en conjunto las condiciones en que ha ingresado el vehículo-a la ENA, y dan fe de ello en la bitácora del vehículo. Si en la ··ejecución y cumplimiento de sus obligaciones como motorista o cÓríáuctor del vehículo se ve involucrado en un accidente de tránsito y acontecen- además de los daños al vehículo de la ENA, daños a terceros, sea éste patrimonial o vidas humanas, y si el Parte Policial de Tránsito determina que la responsabilidad del accidente es' responsabilidad del motorista o conductor del vehículo, éste deberá cubrir, además de la reparación del vehículo de la ENA, los daños a terceros, sin ninguna responsab�lidad para la Institución. Si en la ejecución y cumplimiento de sus obligaciones como motorista o conductor del vehículo, la Policía Nacional Civil realiza una prueba de alcotest al conductor y éste resulta que ha ingerido bebidas alcohólicas o está bajo los efectos de drogas o enervantes, esto implicará la inmediata terminación de su Contrato de Trabajo sin responsabilidad legal de ninguna índole para la Institución. Al finalizar la misión oficial, deberá entregar al Encargado de Transporte, la documentación correspondiente (el formato de Autorización de Circulación de Vehículo de uso Administrativo, General u Operativo GR-PR-052, y la Bitácora Diaria de Control de Vehículos GA-PR-053), con todos los espacios correspondient debidamente llenos.

mailto:[email protected]

M1111r,teno de l',g.-kulti.W,1 y Grtnad�:da (MA(;i)

� ��-- ... · .. · ..

EL SA.LV�,DOR



PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO /10 Pac:iina: 3/7

Supervisa el servicio, recibe y revisa la documentación, da seguimiento a las irregularidades, archiva la documentación correspondiente y devuelve la

8 Encargado de bitácora al conductor para que la coloque nuevamente en el vehículo. Al transporte completar el formato Bitácora Diaria de Control de Vehículos GA-PR-053 lo

archiva en el expediente del vehículo y coloca nuevo formato para continuar con la Bitácora Diaria de Control de Vehículos.

Encargado de Brindado el servicio de transporte, envía al solicitante el "Formato de 9 Solicitud de Servicio de Transporte", GA-FO-007, (anexo 9.1), para firma transporte

de haber recibido a Entera Satisfacción el servicio solicitado. '

Solicitante o Firma de Entera Satisfacción, en el espacio especificado en el "Formato de 10 Responsable de la Solicitud de Servicio de Transporte", GA-FO-007, (anexo 9.1), y lo

Misión devuelve a la Unidad de Transporte para archivar correspondientemente.

11 Encargado de Archiva los registros correctamente, de forma correlativa y transporte cronológicamente.

7. Control de Cambios

REVISIÓN DESCRIPCION

8. Matriz de Registro

CÓDIGO DOClJMENTO RESPONSABLE/LUGAR TIEMPO DE DISPOSICIÓN DE ALMACENAMIENTO RETENCIÓN FINAL

Autorización de Circulación de Jefe de transporte/GA-FO-052 Vehículo de uso Administrativo, 2 AÑOS Archivo General

General u Operativo Oficina de Mantenimiento

GA-FO-053 Bitácora Diaria de Control de Jefe de transporte/

2 AÑOS Archivo General Vehículos Oficina de Mantenimiento

GA-F0-057 Programación Semanal de Jefe de transporte/

2 AÑOS Archivo General Transporte Oficina de Mantenimiento

9. Anexos


í'-'liniste,·io d.,, Ag,-ic�;ltw·a y Gan;�dNí;,:t (MAG)

;:-e�,_ . ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA

"ROBERTO QUIÑÓNEZ" §_L S,A,L y �,D O R


PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO /10 Pagina: 4/7

ANEXO 9.1, SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE

Mirn,to,r,o(:,:1-1;_:ri-:u1un, -¡G..in;iU�ri:t(M;:..G) ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "RC _

____ _

----� �--·· · !;J. s .. P.--,kY.8P QR

UNIDAD DE TRANSPORlll!:==1!!::!!i:a,

SOLICITUD D E SERVICIO DE TRANSPORTE No. Fecha: ___________ _

Solicitante

Departamento

Fecha para el servicio

Destino

Hor a de salida

Respons able

Número de acompañantes

� --

Datos de la Misión Oficial a Realizar

NOMBRE Y FIRMA SOLICITAN TE

's Recinos enimiento

- -- - - - -·

Hora de regreso

NOMBRE Y FIRMA AUTORIZADO

-

ES PACIO PARA LA UNIDAD DE TRAN SPORTE

Motor ista Asignado

C onductor A utorizado

NOMBRE Y FIRMA RECI BIDO A ENTERA S ATISF ACCIÓN

GA-F0-007

. ':. .;:·-:-:: ·,i;/ Ing,,.-, Th.�-,=;:;r,,�. undo �ridóza;Mártí

., ez Director Gen'e-tal . :

an Andrés, La Libertad, El Salvador, C.A. PBX. 2366-4800 Telefax 2366-4803. E-mail: [email protected]


Min1st.er"Ío de Agr1e1Jitur3 y Gan::tdt.:1·'2. (MAG)

----� �;,-,---!!:'!i!ftL -- ., m • . � ,, - __ ···- .EL SALVA.O OR



PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO /10 Pagina: 5/7

ANEXO 9.2, BITÁCORA DIARIA DE CONTROL DE VEHÍCULOS

Minis1:e1·io ele Agr·icultura y Ganadería (MAG)

__.,,,� ---_,

_::e,---�� EL SALVADOR

ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "ROBERTO QUIÑONEZ"

UNIDAD DE TRANSPORTE

- ""'"·"·"'°'"·"'U"'" ·--¡,RQGRAMACION SEMANAL DE TRANSPORTE PERIODO: ____________ _

�SCRIPCIÓN DE LA SALIDA NUMERO DE HORA USO EXCLUSIVO UNIDAD DE TRANSPORTI SOLICITANTE ISION A REALIZAR DESTINO PERSONAS APROX. DE VEHICULO FECHA HORA REGRESO ASIGNADO

MOTORISTA

GA-F0-057

Sr. Carlos Nelson Lovo Valladares Encargado Unidad de Transporte

Ing. Manuel de Jesús Recinos Encargado de Mantenimiento

Ing. Francisco Javier Ortiz Arévalo Gerente Administrativo

/

undo Mendoza,Martínez / irector General //

,/

Km 33 ½ caf(etera a Santa Ana, San Andrés, La Libertad, El Salvador, C.A. PBX. 2366-4800 Telefax 2366-4803. ,,-E-mail: [email protected]


!''1,ni:;t.e,·io de A¡.¡rkt;lt.u,·a y Grl.nadería (MAG)

�-� --� ......... --EL SA.LVA,DOR

TITULO DEL

PROCEDIMIENTO


PROCEDIMIENTO PARA BRINDAR EL SERVICIO DE TRANSPORTE INSTITUCIONAL

Código: GA-PR-012 Revisión: O Fecha: 20 MAYO /10 Pagina: 6/7

ANEXO 9.3, AUTORIZACIÓN DE CIRCULACIÓN DE VEHÍCULO DE USO ADMINISTRATIVO GENERAL U OPERATIVO

Ministerio de Agl"tcu!wra y Ganadería (MAG)

ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "ROBERTO QUIÑONEZ" GERENCIA ADMINISTRATIVA

Nº -----------

AUTORIZACIÓN DE CIRCULACIÓN DE VEHÍCULO DE USO ADMINISTRATIVO, GENERAL U OPERATIVO

FECHA DE LA MISIÓN: FECHA AUTORIZACIÓN:

DATOS DEL VEHÍCULO MISIÓN A REALIZAR

MARCA:

MODELO:

PLACA:

COLOR:

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE, FIRMA Y SELLO

MOTORISTA O CONDUCTOR AUTORIZADO

-----------

KILOMETRAJE

SALIDA:

REGRESO:

VIGILANCIA

FIRMA

HORA SALIDA:

FIRMA

HORA REGRESO:

GA-FO-052

�-� I .. ··· �' -�

.. •' >/, ·:,.\

a Santa Ana, San Andrés, La Libertad, El Salvador, C.A. PBX. 2366-4800 Telefax 2366-4803. E-mail: [email protected]

Ministerio de A.gricuitura y Ganadel'I�, (f'-1AG)

��·�J, SA,LVA,DOR



PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO / 10 Pagina: 7 /7

ANEXO 9.4, BITÁCORA DIARIA DE CONTROL DE VEHÍCULOS

Ministerio d<;,.• Agr-ic.:L1lt1;r·o y Ganade1·f;::¡ <_MAG)

TIPO:

MARCA:

FECHA DESTINO

NOMBRE, FIRMA Y SELLO


ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "ROBERTO QUIÑONEZ"


BITÁCORA DIARIA DE CONTROL DE VEHÍCULOS

DATOS DEL VEHICULO

MODELO

Nº PLACA

Lectura del Kilómetros

ACTIVIDAD A REALIZAR Odómetro MOTORISTA (salida/regreso)

Recorridos

s

R

s

R

s

R

MES:

HORA OBSERVACIONES

SALIDA ENTRADA

NOMBRE, FIRMA Y SELLO

REVISÓ

GA-F0-053

Km,2".3 ½ Carretera a Santa Ana, San Andrés, La Libertad, El Salvador, C.A. PBX. 2366-4800 Telefax 2366-4803. E-mail: [email protected]

,,/

1 .


titulo del procedimiento

Documents