FABIO DÍAZ BADRÁNTUTOR CREAD MAGANGUE

TIPOS Y FASES DE AUDITORIA

I. TIPOS DE AUDITORIA

1) DE PRIMERA PARTE (INTERNA)2) DE SEGUNDA PARTE (EXTERNA) 3) DE TERCERA PARTE (CERTIFICACIÓN)

1) DE PRIMERA PARTE (AUDITORIA INTERNA) DEFINICIÓN: Realizada por la organización a sus propios sistemas y procedimientos. OBJETIVOS: Asegurar el mantenimiento, funcionamiento y desarrollo de los procesos de la empresa y del sistema de calidad. Es importante para la empresa comprobar la efectividad de su Sistema de Calidad, siendo la propia empresa quien investiga sus propios sistemas, procedimientos y actividades para cerciorarse que son adecuados y que se cumplen. Proporcionan información de si sus políticas están siendo cumplidas, de si los sistemas son tan eficientes y efectivos como deberían ser y si se precisa algún cambio. Pueden establecer una línea de comunicación por toda la compañía y convertirla en un gran elemento motivador.

2) DE SEGUNDA PARTE (AUDITORIA EXTERNA) DEFINICIÓN: La auditoria es realizada por una organización a sus proveedores y contratistas externos. OBJETIVOS: Determinar el cumplimiento del contrato, la adecuación de los proveedores y evaluar el desempeño y la calidad de proveedores y contratistas. Es la auditoria desarrollada por una empresa sobre sus propios suministradores o subcontratistas, o que realiza un cliente sobre ella.

3) DE TERCERA PARTE (CERTIFICACIÓN) DEFINICIÓN: Es una evaluación realizada por una organismo o entidad pública o privada que es comercial y contractualmente independiente de la organización, sus proveedores y sus clientes OBJETIVOS: Determinar que la infraestructura, los procesos y la calidad de una organización han sido cumplidos y documentado de acuerdo a una norma específica.Es la auditoria externa efectuada por un organismo independiente de las partes, que verifica la efectividad del Sistema de Calidad y el cumplimiento de las normas internacionales de Calidad (ISO). Tiene varias ventajas, ya que al estar hecha por alguien independiente y con credibilidad, es probable que los clientes decidan no efectuar otras auditorias, con el consiguiente ahorro económico y de tiempo para ambas partes (cliente y suministrador)

II. FASES DE UNA AUDITORIA1) PLANIFICACIÓN 2) PREPARACIÓN 3) EJECUCIÓN 4) INFORME Y SEGUIMIENTO

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1) PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIADETERMINAR: a) Frecuencia b) Responsabilidadc) Criterios d) Objetivos e) Alcance f) DuraciónEl resultado de esta fase es el plan o programa de auditoria

2) PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA a) Obtener y evaluar la última documentación aplicable de acuerdo a los criterios establecidos. Es la revisión de la documentación o "revisión de escritorio" b) Informar a la persona responsable. Se acuerda la fecha de la auditoria in situ, tener en cuenta la planeación de viajes, estadía. c) Revisar los registros de auditoria anteriores, cuando existan. d) Compilar el itinerario de la auditoria in situ. e) Compilar la lista de verificación, con base a los procedimientos que van a ser auditados. En esta fase se realiza la lista de verificación, (check list), que es una herramienta valiosa para auditar y se utiliza como documento de trabajo

3) EJECUCIÓN DE LA AUDITORIALa auditoria in situ consta de: a) Reunión de apertura b) Realización de auditoria real c) Revisión por los auditores d) Reunión de cierre e) Seguimiento, si es necesario

a) Reunión de apertura: Es el primer paso en el proceso de auditoria in situ en las auditorias de segunda o tercera parte. Se sugiere que la reunión de apertura tenga en cuenta los siguientes puntos:Presentación Lista de asistencia Registro de auditoria y procedimientos de reclamaciones Objetivos de la auditoria Alcance de la auditoria Informe sobre la revisión de escritorio Explicación del método/muestreo Explicación de las no conformidades y su clasificación Programa/itinerario Sala de reunión/arreglos domésticos Acompañantes Reunión de cierre Tipo de informe y seguimiento Confidencialidad

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Corto recorrido por las instalaciones

b) Realización de la auditoria Obtener evidencias objetivas sobre: Personas Procesos Equipos, herramientas, materiales Documentación

Se recomienda que el auditor se reúna primero con el representante del área, hablar siempre con los que realizan la tarea, explicar el propósito de la visita, sea tranquilo, educado y debe trasmitir confianza, hablar en forma clara y cuidadosa. Examen de la evidencia Las evidencias incluirán: Documentos, registros, evidencia física. c) Revisión de la auditoria Una vez se ha completado la auditoria, el auditor debe hacer una revisión privada de los hallazgos, esto incluye: Una revisión y conclusión de las hojas de verificación, un estudio de las notas, listar las no conformidades (deficiencia o hallazgo).

d) Reunión de cierre Cuando la revisión se ha completado el auditor presentará los hallazgos a la dirección en una reunión de cierre

4) INFORME Y SEGUIMIENTO El informe de auditoria está compuesto de los siguientes puntos: Lugar y fecha Objeto Antecedentes Metodología Hallazgos Análisis Conclusiones Recomendaciones Firmas

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