TI0015_M1AA2_Alineacion Versión: Septiembre 2012 Revisor: Leticia Pureco Reyes

 

 

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 

1

 

         Alineación  de  las  TI  y  la  organización    

Por Leticia Pureco Reyes    

Actualmente las tecnologías de información han impulsado el desarrollo del abanico de organizaciones que prevalecen en la sociedad, generando con ello una ventaja competitiva sostenible, mejorando su rendimiento, costos y servicios, permitiendo que las compañías se mantengan en el mercado. Las herramientas de vanguardia que se han desprendido del auge de las TIC, son parte de las estrategias de las empresas, así como también su correcta administración, pues esto es la clave para posicionarlas en la innovación impulsando cambios en la forma de producir e inclusive concibiendo nuevas tendencias. En muchos casos las instituciones que se conocen como líderes, actualmente han alcanzado el éxito gracias a que implementaron apropiadamente las tecnologías y pudieron lograr la diferenciación de sus competidores. Desde este punto de vista, se puede afirmar que en todas las industrias las tecnologías de comunicación pueden ser una herramienta de apoyo, aunque en unas sea más relevante que en otras.

Ejemplo:

La industria automotriz es un claro ejemplo de empresas que requieren y aplican en su mayoría las tecnologías de información, a diferencia de la industria de los alimentos en donde los procesos son más artesanales.

Dado que la información es uno de los activos intangibles más importantes que existe en las organizaciones y lo que les permite generar valor resulta indispensable saber utilizar dicha información para mejorar los procesos de la institución, es ahí donde las TI han cobrado mucha fuerza, ya que además de reducir sus costos, permite incrementar la eficiencia, eficacia, mejorar la toma de decisiones entre otras cosas. En definitiva para que las herramientas sumen en la organización, se requiere que el área de informática, sistemas o como se haya decidido nombrarla tena la visión de alinear sus funciones con la filosofía institucional. Esto quiere decir que este sector debe operar tomando como eje principal: la misión, visión y objetivos de la empresa.

 TI0015_M1AA2_Alineacion Versión: Septiembre 2012 Revisor: Leticia Pureco Reyes

 

 

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 

2

Ejemplo: Un claro ejemplo de la falta de alineación se observa cuando el departamento de informática tiene como función, únicamente dar mantenimiento a los equipos de cómputo o ayudar a los usuarios cuando algo falla, en lugar de realizar proyectos para mejorar la infraestructura tecnológica, o desarrollo de software a la medida de las necesidades organizacionales.

Ahora bien, ¿cómo se logra alinear las TIC con la organización? Sin duda realizarlo no es una tarea sencilla y requiere mucho esfuerzo, existen algunas metodologías como: El modelo Henderson- Venkatraman y el proceso sugerido por Luftman & Brier que proporcionan una guía para realizar la alineación, sin embargo en este texto no se profundizará en cada uno de ellos, simplemente se retomarán algunas ideas.

Figura 2. Team Leader (jscreationzs &

Freedigitalphoto.net, 2010). Publicado en: http://www.freedigitalphotos.net/images/help/acknowledgement/index.php?photogn

ame=jscreationzs&photogid=1152

El primer paso para poder realizar una alineación es revisar las estructuras jerárquicas (organigramas), los procedimientos y procesos que desarrolla el área de informática, de tal manera que se pueda identificar en qué áreas o aspectos pueden apoyar las tecnologías de la información a conseguir los objetivos de la organización.

Durante las fases mencionadas será necesario identificar cómo estas herramientas podrán apoyar a todos y cada uno de los departamentos de la institución, ya que para llegar a la alineación se debe afectar de manera positiva a la estructura completa, de otra manera es muy posible que los objetivos no se alcancen en su totalidad. Por ejemplo, si una empresa tiene como meta lograr la satisfacción del cliente y no implementa tecnología para mejorar sus procesos de: distribución de mercancías, empacado de sus productos, diseño e innovación del producto, y demás etapas, muy difícilmente alcanzará la meta. Es muy importante resaltar que las personas son un elemento esencial durante la alineación, ya que todo lo que se proponga debe ser factible de realizarse e ir acorde con las necesidades organizacionales. Luftman (citado por Acero, 2003) propone los siguientes pasos para realizar una alineación:

1.- Establecer los objetivos y definir el equipo de trabajo. (Acero,2003) Antes de iniciar se identificarán las personas que participarán en la alineación y el rol de cada una de ellas. Posteriormente es necesario tener una visión completa de la empresa y sus requerimientos, para ello se reconocerán la misión, visión, objetivos, metas, recursos disponibles, etc. Una vez que se

 TI0015_M1AA2_Alineacion Versión: Septiembre 2012 Revisor: Leticia Pureco Reyes

 

 

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 

3

cuente con lo anterior se determinarán los proyectos de TI que pueden apoyar esos elementos y se analizarán las áreas que tendrán participación en cada uno. 2.- Comprender los circuitos comunicativos dentro del negocio. (Acero,2003) En este punto es necesario conocer la interacción que tienen las diferentes áreas de la organización y cómo se realizan los procesos entre ellas, para así determinar la manera en que se transfiere la información a través de toda la organización. Lo anterior sirve para identificar cómo se podría implementar un proyecto de TI integrando todas las áreas funcionales que se vean involucradas. 3.- Priorizar acciones. (Acero,2003) En este punto una vez que se han identificado los proyectos de TI que pueden apoyar a la organización, se deben asignar prioridades en función de las necesidades para posteriormente comenzar todo el proceso de desarrollo que compone el análisis, diseño, implementación, implantación, pruebas y mantenimiento. 4.- Especificar acciones. (Acero,2003) En este punto es donde se realiza todo el proyecto. Se integra el equipo multidisciplinario que llevará a cabo el proyecto de TI elegido; se realiza un análisis para identificar las necesidades de la organización, la factibilidad (económica, técnica y operacional); se determinan los límites y alcances; se especifica si el proyecto tendrá interacción con otros sistemas existentes; se efectúa la planeación de cada una de las tareas (tiempos y responsables); se definen los entregables; se ejecutan las tareas; se documenta todo lo que se realiza; se da seguimiento a lo planeado y se hacen ajustes en caso de requerirse, hasta dejar en funcionamiento el proyecto. 5.- Definir los criterios de evaluación y evaluarlos. (Acero,2003) Una vez que el proyecto se encuentra funcionando es importante determinar la manera en que se medirá, si éste cumple con el propósito para lo que fue desarrollado, y comprobar si en realidad apoya la misión, visión y objetivos de la organización. Es decir, se encuentra alineado. Para determinar lo anterior se deben identificar indicadores que permitan medir la funcionalidad del proyecto, una vez que se tienen los indicadores se deberán diseñar los instrumentos de medición y aplicarlos. Al obtener los resultados se podrán identificar áreas de mejora y las fortalezas del proyecto en cuestión. 6.- Establecer los planes de acción. (Acero,2003) En caso que se distingan áreas de oportunidad, se deberá generar un plan de acción que permita mejorar o corregir las debilidades encontradas.

Gran parte del éxito de la alineación de los proyectos, dependerá de qué tanto el jefe de informática como el gerente o representante de mayor nivel de la organización, se comuniquen efectivamente y cuenten con una comprensión muy amplia, tanto de la organización como del área de informática, además de que consideren que la alineación debe realizarse de manera bidireccional.

 TI0015_M1AA2_Alineacion Versión: Septiembre 2012 Revisor: Leticia Pureco Reyes

 

 

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 

4

Referencias  

Acero, A. y Castro, I. (2003). Integración de los sistemas de información en la estrategia empresarial. Recuperado el día 16 de noviembre de 2011, de la base de datos Océano Administración de Empresas de la Biblioteca Digital de la UVEG.

Cano, J. (s. f.). Conceptos básicos sobre Gobierno de TI. Recuperado el 15 de

noviembre de 2011, de http://www.docstoc.com/docs/3332971/Conceptos-Basicos-sobre-Gobierno-de-Tecnologias-de-Informacion

Corona, M. (2010). Alineación TI/Negocio, ventajas competitivas y procesos de ITIL.

United Kingdom: Editorial Pink Elephant. [Versión en línea]. Recuperado el 15 de noviembre de 2011, de http://blogs.pinkelephant.com/images/uploads/PinkEspana/ventajas_competitivas_alineacion_e_ITIL.pdf

Referencias  de  las  imágenes  

Jscreationz & Freedigitalphoto.net (2010). Team leader. Recuperada el 2 de marzo de 2012, de http://www.freedigitalphotos.net/images/Other_Business_Conce_g200-Team_Leader_p19767.html