FACTURAPLUS 2012 Texto de Apoyo al Estudio

ESTE MATERIAL ES EXCLUSIVO DE APOYO AL ESTUDIO A TRAVÉS DE LA PLATAFORMA DE

FORMACIÓN.

NO CONTIENE VIDEOS, NI LA REPRODUCCION DE LOS MISMOS, POR LO QUE LA GUIA

PRINCIPAL DE LA MATERIA ESTÁ EN LA PLATAFORMA.

EL ALUMNO PODRÁ UTILIZAR ESTE TEXTO APOYANDOSE EN LAS ANOTACIONES PERTINENTES

DE LOS VIDEOS Y EXPLICACIONES.

Índice

1 Introducción a FacturaPlus

1.1 Introducción a FacturaPlus

1.2 Características de FacturaPlus 2012

1.3 Entrar y abandonar el programa

1.4 Navegabilidad

1.5 Área de trabajo con el escritorio SAGE

1.6 Esquema a seguir

1.7 Práctica - Iniciar y finalizar con FacturaPlus

1.8 Cuestionario: Introducción a FacturaPlus

2 Proceso básico I - Datos generales

2.1 Crear una empresa

2.2 Enlazar empresa a ContaPlus

2.3 Tablas generales

2.4 Familias

2.5 Rappels

2.6 Tipos de IVA

2.7 Grupos de venta contabilidad

2.8 Cuentas de remesas

2.9 Grupos de clientes

2.10 Agentes

2.11 Clientes

2.12 Proveedores

2.13 Almacenes

2.14 Artículos

2.15 Práctica - Datos generales

2.16 Cuestionario: Datos generales

3 Proceso básico II - Operaciones de compra y venta

3.1 Formalizar pedidos a proveedores

3.2 Albaranes de proveedores

3.3 Operaciones de venta

3.4 Realización del presupuesto

3.5 Pedidos de clientes

3.6 Aprobación de presupuesto

3.7 Pedido independiente al presupuesto

3.8 El albarán

3.9 La factura

3.10 Facturas Rectificativas a Clientes

3.11 Facturas rectificativas aplicando un Rappel

3.12 Gestión de recibos

3.13 Cobro de recibos

3.14 Devolución de recibos

3.15 Copia de seguridad

3.16 Realizar una copia

3.17 Cómo recuperar una copia

3.18 Práctica - Realizar pedidos

3.19 Cuestionario: Operaciones de compraventa

4 Otras operaciones

4.1 Remesas de recibos

4.2 Soporte magnético de remesas

4.3 Compensación de recibos

4.4 Nota de abonos

4.5 Crear plantillas

4.6 Albaranes y facturas de plantillas

4.7 Liquidaciones

4.8 Paso a ContaPlus

4.9 Paso individualizado a ContaPlus

4.10 Paso total a ContaPlus

4.11 Movimientos de almacenes

4.12 Gestión de garantías

4.13 Trazabilidad

4.14 Práctica - Remesa de recibos

4.15 Cuestionario: Otras operaciones

5 Listados por impresora

5.1 Configuración de la impresora

5.2 Listados

5.3 Etiquetas

5.4 Configuración de documentos

5.5 Práctica - Listados por imprimir

5.6 Cuestionario: Listados por impresora

6 Informes

6.1 Informes

6.2 Movimientos de productos

6.3 Inventario valorado

6.4 Personalizar informes

6.5 Práctica - Informes

6.6 Cuestionario: Informes

7 Otras utilidades

7.1 Añadir usuarios

7.2 Limitar al usuario

7.3 Gráficos estadísticos

7.4 Organización de ficheros

7.5 Perfiles de usuarios

7.6 Personalización del sistema

7.7 Avisos de Inicio

7.8 Cambiar Apariencia

7.9 Práctica - Otras utilidades

7.10 Cuestionario: Otras utilidades

7.11 Cuestionario: Cuestionario final

Introducción a FacturaPlus

En este primer tema, daremos una visión general del programa, hablaremos de su utilidad y de

las prestaciones que nos ofrece.

Introducción a FacturaPlus

Características de FacturaPlus 2012

Entrar y abandonar el programa

Navegabilidad

Área de trabajo con el escritorio SAGE

Esquema a seguir

Práctica - Iniciar y finalizar con FacturaPlus

Introducción a FacturaPlus

FacturaPlus es un programa de gestión de las operaciones de compraventa de la empresa. En él se pueden realizar operaciones varias: realizar pedidos a proveedores, albaranes, presupuestos a clientes, facturas, con el consiguiente registro en la ficha de almacén, etc. Para poder realizarlas, es preciso haber introducido con anterioridad los datos que comprenderán cada uno de estos documentos, como pueden ser los clientes, proveedores o artículos con los que comercializará la empresa. Podemos deducir que, en gran parte, estemos hablando de una base de datos y, por lo tanto, la complejidad del uso del programa radica en la inserción de éstos, ya que los cálculos referentes a facturas, albaranes, etc., los realizará de forma automática en relación a los datos facilitados. Algunas de las ventajas que aporta este programa es la posibilidad de enlazarlo con ContaPlus, de forma que cuando se realizan las operaciones o se introducen los datos, se contabilizan automáticamente. Por otro lado, nos permite publicar nuestra empresa y ofertar nuestros productos en Internet.

Este manual pretende facilitar la comprensión y uso del programa en sí, centrándose en aquellas operaciones que sean de mayor utilidad.

Características de FacturaPlus 2012

Multiempresa: FacturaPlus Élite permite gestionar tantas empresas como sean necesarias.

Clientes: Diseñado para almacenar hasta un millón de fichas con sus datos generales, gestión de

bloqueo por impago, datos comerciales, gráficos y estadísticas, múltiples direcciones de envío,

consulta de documentos asociados (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas/abonos y recibos) y

situaciones atípicas o condiciones especiales por cliente/grupo de clientes.

Agentes: Registro de agentes comerciales, con sus datos personales, comisiones, IRPF, etc.

Proveedores: Diseñado para almacenar hasta un millón de proveedores con sus datos generales,

datos bancarios, gráficos y estadísticas, consulta de documentos asociados (pedidos y albaranes).

Multialmacén: Permite generar tantos almacenes por empresa como sean necesarios para

mantener un completo control de existencias y actividad.

Artículos: Admite en su código hasta 18 dígitos alfanuméricos e incluye un campo de

descripción larga, sin límite de caracteres. Definición de códigos de barras (EAN 8, EAN 13,

Code 39, Code 128) y agrupaciones por familia, control de ubicaciones, gestión de hasta dos

propiedades definidas por el usuario (tallas, colores, nº de de lote, fecha de caducidad, etc), stock

máximo y mínimo.

Sistema automático de generación de códigos de barra: Con el que podrás definir la estructura

que conforma los distintos códigos de barras para su asignación automática.

Sistema de Trazabilidad: que permite identificar un artículo determinado de forma ágil y

sencilla, así como realizar un seguimiento del mismo a lo largo de todo el proceso comercial.

Sistema simplificado de entradas de almacén: Para realizar el alta de artículos de manera

rápida y personalizada.

Promociones y rebajas: FacturaPlus Élite permite la introducción de múltiples tipos de

promociones y rebajas según volumen de venta, descuentos sobre productos, X por Y o como por

cantidad vendida.

Entrar y abandonar el programa

Como es lógico, para poder hacer uso del programa, es necesario que esté instalado y, así, ejecutarlo y disfrutar de sus múltiples ventajas. 1. Haremos clic con el ratón en el botón Inicio, para ver su contenido. 2. Desplazaremos el cursor del ratón hasta Todos los programas o Programas, depende del sistema operativo que tengamos instalado, y hacemos clic sobre él.

3. Elegiremos Grupo SP y, dentro de éste, SP Panel de Gestión. 4. En el panel que visualizamos, encontramos accesos directos a la ayuda, publicidad del producto, herramientas para realizar copias de seguridad, etc. 5. Hacemos clic en el icono superior del panel izquierdo, SP FacturaPlus Élite.

6. Aparece el cuadro de acceso al programa, donde, si nos encontramos con más de un usuario, seleccionamosSupervisor. La elección de usuarios permite que varias personas trabajen en una misma empresa, pudiendo tener cada uno de ellos zonas restrictivas.

7. Introduciremos la contraseña y pulsaremos Aceptar.

8. Una vez dentro, finalizaremos la sesión mediante la orden Terminar del menú Global. 9. A la pregunta, si deseamos finalizar la ejecución, contestamos afirmativamente. 10. Para abandonar también el panel de navegación, elija Terminar del menú Global o pulse la combinación de teclas ALT+F4.

Navegabilidad

Las pantallas de las opciones generales están formadas por diferentes áreas:

Zona Superior

En la zona superior de la ventana se observa una barra en la que se muestra los distintos menús que componen la aplicación.

Situándose sobre la opción deseada se desplegará un menú con las opciones correspondientes.

Si a la vez hace “clic” sobre una de las opciones que poseen una flecha a su derecha, se volverá a desplegar un menú con los distintos apartados que forman la opción.

En esta misma zona dispone de una Barra de Botones de acceso rápido, cuya finalidad es acceder sin necesidad de utilizar los menús, a las opciones más importantes de la aplicación.

Área de trabajo

Espacio intermedio de la pantalla dónde irán apareciendo las opciones o los datos seleccionados. Aparece automáticamente la imagen que va asociada al menú indicado.

Esta barra de herramientas se compone generalmente de los botones de Añadir, Modificar, Eliminar, Zoom, Localizar, Consulta, Imprimir, Fuentes, Salir.

Zona Izquierda Panel de Exploración.

“Panel de Exploración” también llamado “Menú Vertical”. Desde el Panel de Exploración el acceso a las distintas opciones es más intuitivo y rápido, sin embargo, se ha mantenido el menú y la barra de botones superior de siempre. Por lo tanto podrá acceder a las distintas opciones de la aplicación a través del menú horizontal, de la barra de botones superior o mediante el Panel de Exploración (Menú Vertical).

Como puede observar el desglose de menú es similar al menú superior u horizontal, General, Sistema, Almacén, Fábrica, Facturación,… Navegar por el Panel de Exploración es muy sencillo de ahí que recomendamos su uso. A continuación, pasamos a explicar su composición y funcionalidades. Barra de Menú Para movernos por el Panel de Exploración debemos hacerlo a través de las barras de menú. Al pulsar la barra, ésta cambiará de color azul a amarillo, el Título inicial tomará el nombre de la barra de menú y las opcionesde su menú se visualizarán. Opciones Dentro de cada barra de menú se encuentran las opciones (acciones) separadas por CABECERAS, podemos encontrar:

TAREAS, suele contener opciones de “añadir” nuevos registros en la aplicación, como nuevo

cliente, proveedor, agente, transportista, etc.

BUSCAR, donde se muestran tablas de los elementos introducidos anteriormente.

La última opción de la zona inferior es un botón que despliega los menús de control. Mediante ellos podremos mostrar u ocultar opciones del panel de exploración.

Mostrar más botones: Se mostrará un botón más en el Panel de Exploración.

Mostrar menos botones: Se mostrará un botón menos en el Panel de Exploración.

Opciones panel de exploración: Desde esta ventana se pueden ocultar las opciones y cambiar de posición. Se dispone de la posibilidad de utilizar el botón Restablecer que recupera las posiciones y estado de las opciones mostradas al entrar en la ventana.

Agregar o quitar botones: Aparecerá un listado de los botones disponibles. Aquellos que están marcados aparecerán en el Panel de Exploración.

Derecha: “Más opciones” En determinadas opciones del menú podrá encontrar un panel a la derecha de la tabla de elementos en la que se encuentre, por ejemplo artículos, denominado Más Opciones. Desde aquí podrá acceder de manera directa a distintas funcionalidades adicionales dentro de la tabla en cuestión.

Botón derecho Desde cualquier tabla es posible utilizar el botón derecho del ratón. Al pulsar dicho botón aparecerá un menú desplegable con todas las opciones disponibles en esa tabla.

Área de trabajo con el escritorio SAGE

La pantalla principal de la aplicación incorpora un escritorio que le proporcionará información de sus datos y procesos más importantes, así como un panel de información actual relativo al producto. Podrá configurar el Escritorio pulsando la opción PERSONALIZACIÓN que encontrará en la parte superior izquierda del mismo.

En el Escritorio, podrá gestionar a través de las pestañas inferiores las siguientes áreas:

ESCRITORIO SAGE Área para la gestión e información de su negocio a través de los diferentes elementos. La información que me muestra es distinta según donde esté posicionado dentro del menú. Puede personalizarla desde la opción habilitada para ello. SAGE RESPONDE Área de ayuda Técnica al usuario. EXCLUSIVO CLIENTES Área de atención al cliente

Zona inferior

La aplicación nos permite abrir varias tablas a la vez, éstas aparecen en la parte inferior del siguiente modo:

Una vez abiertas, se permite navegar a través de ellas pulsando en las diferentes pestañas que aparecen, de este modo se podrá trabajar con varias tablas al mismo tiempo. Puede cerrar las ventanas abiertas pulsando sobre el aspa que se muestra en cada pestaña en la parte inferior.

Podemos visualizar las ventanas de distinta forma, a modo de mosaico horizontal o vertical desde el menúVentana o pulsando sobre el botón izquierdo del ratón sobre la barra inferior.

Modo mosaico vertical

Barra de menús A continuación, daremos una breve explicación de cada uno de los apartados que nos presenta la Barra de menús y las utilidades más comunes:

Global: Nos ofrece la posibilidad de trabajar con empresas, seleccionarlas, crearlas, modificarlas, etc., y finalizar la sesión con FacturaPlus.

Sistema: Este es el menú que alberga toda la base de datos necesaria para la realización de los documentos propios de la compra-venta (pedidos, facturas, albaranes, etc.), tales como, familias de productos, formas de pago, clientes, agentes comerciales, proveedores, almacenes y artículos.

Del mismo modo, configuraremos las monedas con las que vamos a trabajar, así como, las formas de pago pactadas con clientes y proveedores. En este menú, registraremos las promociones de nuestros productos, las llamadas rutas de distribución, etc.

Almacén: En este menú, realizaremos los pedidos y albaranes a nuestros proveedores. Las facturas se generan automáticamente, pudiendo agruparlas por un criterio.

Fábrica: Es un menú específico para las empresas productivas. En ella, se incluyen las tablas de producción separada por secciones, operaciones, etc., así como las demás funciones a desarrollar en este tipo de empresas.

Facturación: Se basa en las operaciones de ventas, desde la realización de presupuesto, pedidos, albaranes, facturas hasta la gestión de recibos, pagos y devoluciones.

Informes: En este menú podremos obtener información acerca de todos los datos que ha generado el programa: almacén (productos), proveedores (pedidos, albaranes), producción (fábrica), gestión (clientes, ventas) y estadísticas de los mismos, a través de gráficos y mapas representativos.

Babel: Esta opción de menú tiene como objetivo generar e importar o exportar un fichero .xml con la información contable necesaria para la realización de los impresos oficiales.

Nota: XML no ha nacido sólo para su aplicación en Internet, sino que se propone como un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo y casi cualquier cosa imaginable.

Útil: Nos muestra las opciones generales del programa tales como organización de ficheros, modificación de pantalla, impresoras, etc., además, en este menú, podremos enlazar el programa a ContaPlus, para que las operaciones que se realicen se contabilicen de forma automática.

Ayuda: Desde esta opción podremos acceder a distintos ficheros de ayuda on-line que nos facilitarán el trabajo con el programa.

Esquema a seguir

Este programa es una base de datos a través de la cual se llevará el control de la ficha de almacén, así como los documentos que genera una operación de compraventa. Al tratarse de una base de datos, el trabajo menos gratificante es introducir todos esos datos que serán necesarios para realizar los documentos. Considerando que partiremos de cero, el proceso básico a seguir por el usuario del programa se divide en dos partes: Introducir los datos generales

Entrar en el programa.

Añadir la empresa.

Seleccionarla.

Enlazar la empresa al programa ContaPlus para que contabilice de forma automática las operaciones que se van realizando.

Introducir los datos en las tablas generales: familias de productos, rappels, grupos de ventas, cuentas de remesas, grupos de clientes, etc.

Introducir los datos de los agentes (sólo cuando la empresa trabaje con comerciales a comisión).

Introducir los datos de los proveedores.

Introducir los almacenes con los que trabaja la empresa.

Introducir los artículos con los que comercializará la empresa.

Estos datos serán comunes para todas las operaciones que realizará la empresa a lo largo de su ejercicio. Es necesario introducirlos antes de emitir cualquier documento, pero se pueden modificar posteriormente o añadir nuevos en caso de que se produzca alguna modificación. Realizar las operaciones de compraventa

Gestionar pedidos a proveedores.

Realizar albaranes de los mismos, confirmando la entrada del producto en almacén.

Realizar presupuestos de ventas.

Confeccionar pedidos de clientes y albaranes de los mismos.

Formalizar la operación con la correspondiente factura y los recibos que se generen con la misma.

Paralelamente a este esquema base, está la copia de seguridad. Al introducir datos en el programa, el PC los archiva automáticamente en el disco duro, no obstante, es aconsejable realizar copias de seguridad cada vez que se finalice la sesión con FacturaPlus, así evitamos el peligro de perder la información.

Proceso básico I - Datos generales

A continuación, introduciremos en el programa los datos necesarios para la realización de los documentos

propios de la compraventa (pedidos, facturas, albaranes, etc.), tales como familias de productos, formas

de pago, clientes, agentes comerciales, proveedores, almacenes y artículos.

Del mismo modo, configuraremos las monedas con las que vamos a trabajar, así como las formas de pago

pactadas con clientes y proveedores.

Crear una empresa

Enlazar empresa a ContaPlus

Tablas generales

Familias

Rappels

Tipos de IVA

Grupos de venta contabilidad

Cuentas de remesas

Grupos de clientes

Agentes

Clientes

Proveedores

Almacenes

Artículos

Práctica - Datos generales

Crear una empresa

Una vez dentro del programa, hemos de seleccionar la empresa en la que introduciremos los datos, para ello, ésta debe estar creada.

Supongamos que partimos de cero, por lo tanto, comenzaremos explicando la creación de la empresa. A este proceso, se puede acceder de dos maneras:

Desde el menú Global, haciendo clic en la opción Empresas.

Desde la Barra de botones de acceso rápido, haciendo clic en el botón Empresas.

De ambas formas, accedemos al cuadro Empresas, donde podremos seleccionar, añadir, modificar, visualizar, etc., los datos de la empresa. Para añadir una empresa: 1. Pulsaremos el botón Añadir. Seguidamente, visualizaremos el cuadro Altas de empresas.

2. Introducimos los datos generales de la empresa, asignándole, en primer lugar, un código numérico de dos dígitos, identificativo de la misma y exclusivo para cada empresa.

3. Si la empresa va a realizar importaciones o exportaciones es recomendable rellenar el campo Cód. Edi. (EAN). Es un código alfanumérico de 17 dígitos. 4. Para seleccionar el logotipo, señalaremos el botón con forma de linterna, se presenta así el cuadroSeleccione una Imagen. Este logo aparecerá en pantalla en todos nuestros documentos, si deseamos que aparezca transparente, activamos la casilla de verificación Fondo

transparente.

5. Determinaremos la ruta en la que se encuentra la imagen .BMP o .JPG 6. Buscaremos el archivo deseado y hacemos doble clic de ratón sobre él. 7. La casilla de verificación Aplicar Punto Verde en Ventas la utilizaremos si nuestra empresa va a aplicar una tasa por embalaje para financiar la recogida y el reciclaje. 8. Si nuestra empresa va a ser generada a partir de los datos de otra empresa, indicaremos la empresa de origen en la pestaña Importación. 9. Pulsaremos el botón Aceptar.

Nota: La pestaña Importación la utilizaremos para añadir datos de otra empresa a la nuestra, para lo que teclearemos su código.

10. En el caso de haber dado de alta a más de una empresa, será necesario indicar con cuál de ellas vamos a trabajar. Por lo tanto, haremos un doble clic sobre la misma, o la seleccionamos, y pulsamos el botónSeleccionar.

Enlazar empresa a ContaPlus

Esta opción se llevará a cabo cuando el usuario disponga de los dos programas y lleve la gestión de la empresa con

ambos.

Es necesario que la empresa también esté creada en el programa ContaPlus para poder traspasarle la información

que se introduzca en FacturaPlus.

El proceso a seguir para enlazar la empresa a ContaPlus es el siguiente:

1. Desplazaremos el cursor al menú Útil y hacemos clic para ver su contenido.

2. Seleccionamos la opción Entorno del Sistema y, dentro de ésta, Personalización. Se muestra la

ventanaPersonalización del sistema.

3. Hacemos clic en la pestaña ContaPlus. 4. Introduciremos la ruta de acceso al programa, para ello, hacemos

clic en el botón Examinar, y aparecerá la ventana Localizar Directorio SP ContaPlus.

5. Haremos doble clic en la carpeta GrupoSP y después en la carpeta donde se encuentra el programa de

contabilidad COE… Si quieres ver la versión y la ruta donde se encuentra el ContaPlus puedes hacerlo desde el

Panel de Gestión antes de entrar en ContaPlus pasas el ratón y te indicará el camino donde está instalado el

programa.

6. Hacemos doble clic en el archivo “contaplw.exe” y pulsamos el botón Aceptar.

7. Para seleccionar la empresa que deseamos enlazar, pulsamos Enter o Tabulador y a través de la lupa elegimos

la empresa.

8. Activaremos las casillas Serie A, Serie B y Abonos para que se trasladen estos datos a la contabilidad.

9. Por último, pulsaremos el botón Aceptar.

Tablas generales

Esta opción está dentro del menú Sistema y es donde se introducirán los datos, generales y básicos, para la realización de los documentos originados por una operación de compra o de venta.

Algunos de estos datos vienen cumplimentados por el propio programa, como pueden ser los tipos de IVA, las divisas, las provincias, etc. No obstante, éstos pueden ser añadidos, modificados o eliminados, en función de las necesidades del usuario. A continuación, nos dedicaremos a aquellos datos que deberán ser introducidos por el usuario.

Familias

Las familias de productos son grupos homogéneos de aquellos artículos que reúnen unas características comunes. Éstas dependerán del tipo de artículo del que se trate. Así, si nos referimos, por ejemplo, a música, podremos clasificarla en clásica, pop y rock y, dentro de cada una de ellas, determinar las características o datos definibles que indican las diferencias entre unas y otras: el grupo musical, la casa discográfica o el tipo de formato (mini-disc, CD o casete), etc. Para añadir las familias de productos, tenemos las siguientes opciones: 1. Desde el Panel de Exploración elegimos la opción General, al pulsar la barra, ésta cambiará de color azul a amarillo, el Título inicial tomará el nombre General y desde la cabecera de Tareas podemos añadir una nuevaFamilia 2. En la segunda opción elegiremos la opción Familias dentro del submenú Tablas generales, y se mostrará la ventana Tabla de familias de productos. Hacemos clic en el botón Añadir. 3. En la ventana Altas de familias, introduciremos los datos generales, asignando un código de cinco dígitos a la familia en cuestión, con su correspondiente descripción en el campo Familia.

4. En la zona Datos definibles, añadiremos tantos campos como se consideren necesarios para identificar la familia de productos. 5. Si hubiera algún cliente, agente o proveedor al que se le aplicara precios o ventajas especiales para esta familia de productos en concreto, se introducirían sus datos haciendo clic en la pestaña correspondiente y pulsando el botón Añadir para determinar las diferencias. Si no es así, basta con introducir los datos generales de la familia.

6.Pulsamos el botón Aceptar. 7. Una vez introducidas todas las familias deseadas, saldremos de la ventana haciendo clic en el botón Salirque se encuentra en la zona inferior del panel de la izquierda representado por una puerta.

Rappels

Los rappels son los descuentos por volumen de operaciones que concederá la empresa a los distintos clientes. Dado que se refiere al volumen de operaciones alcanzado, hemos de determinar el límite superior e inferior que servirá de base para el cálculo del porcentaje. 1. Para agregar tipos de rappels, seleccionaremos esta opción dentro del submenú Tablas generales, que nos dará acceso a la ventana Rappels a clientes.

2. Hacemos clic en el botón Añadir ó desde el Panel de Exploración, dentro de la opción General, elegimosNuevo Rappel.

3. Asignaremos un código de tres dígitos al tipo de rappel.

4. Tecleamos el límite inferior y superior de facturación. 5. Determinamos el porcentaje de descuento que se aplicará a aquellos clientes que hayan facturado por unos importes comprendidos entre los límites anteriores. 6. Pulsamos el botón Aceptar. 7. Una vez introducidos todos los tipos deseados, hacemos clic en el botón Salir.

Tipos de IVA

En esta opción comprobaremos los Tipos de IVA. Que tras la reforma del IVA de julio de 2010 han sufrido variación en sus porcentajes.

General 18%

Reducido 8%

SR 4%

Para comprobar los tipos de IVA, desplegaremos el menú Sistema, dentro de este Tablas generales que nos dará acceso a la opción Tipos de IVA.

Desde aquí podemos añadir o modificar los IVA ya existentes, para que queden de la siguiente forma.

Grupos de venta contabilidad

En este apartado estarán incluidas las diferentes agrupaciones de venta para la contabilidad. Si en ContaPlus se eligieron siete dígitos para cada subcuenta, ahora utilizaremos cuatro, que se añadirán a la cuenta 700 (venta de mercaderías). Es preciso que estén enlazados los dos programas, en caso contrario, no podríamos dar este paso. 1. Para ampliar grupos de ventas, escogeremos esta opción dentro del submenú Tablas generales. Posteriormente, visualizaremos la ventana Grupos de ventas de contabilidad.

2. Hacemos clic en el botón Añadir para visualizar la ventana Altas de grupos de ventas o desde el Panel de Exploración, en la opción General, elegimos Nuevo Grupo de Venta.

3. Insertaremos un código de subclasificación de la subcuenta. 4. Tecleamos el concepto del grupo en cuestión. 5. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar. 6. Una vez introducidos todos los grupos de venta, saldremos de la ventana haciendo clic en el botón Salir.

Cuentas de remesas

Se refiere a los bancos con los que trabajará la empresa, a través de los cuales cobrará los recibos y abonará las facturas. 1. Para incluir cuentas de remesas, indicaremos esta opción dentro del submenú Tablas generales, y aparecerá la ventana Tabla de cuentas de remesas. 2. Haremos clic en el botón Añadir o desde el Panel de Exploración, en la opción General, elegimos Nuevo Cta. de remesas.

3. Teclearemos un código de dos dígitos que identificará la cuenta en cuestión. 4. En el campo Nombre, hacemos clic en la lupa para seleccionar el banco con el que trabajará la empresa; pero, para ello, debe estar dado de alta en la tabla de bancos. 5. Escribiremos la dirección del banco, el número de la cuenta, así como la subcuenta que se utilizará en ContaPlus. 6. Pulsaremos el botón Aceptar. 7. Una vez introducidos todos los tipos de banco deseados, saldremos del cuadro haciendo clic en el botónSalir.

Grupos de clientes

Englobará a aquellos clientes que reúnan unas características comunes tales como provincia a la que pertenecen, volumen de operaciones que realicen, etc. 1. Para añadir grupos de clientes, seleccionaremos esta opción dentro del submenú Tablas generales, apareciendo el cuadro Tabla de grupo de clientes. 2. Hacemos clic en el botón Añadir. o desde el Panel de Exploración, en la opción General, elegimos Nuevo Grupo de Clientes.

3. Tecleamos un código de cuatro dígitos identificativo del grupo de clientes en cuestión. 4. Escribimos la descripción del grupo. 5. Hacemos clic en el botón Aceptar. 6. Una vez introducidos todos los grupos de clientes deseados, saldremos del cuadro haciendo clic en el botónSalir.

Agentes

Puede ocurrir que las empresas realicen las operaciones de compraventa a través de agentes comerciales independientes, a los que se les remunera a comisión dependiendo del número de ventas realizadas y según el importe de las mismas. En estos casos, tendremos que introducir los datos de cada agente, ya que el programa realizará sus liquidaciones correspondientes. Para añadir agentes, podremos: 1. Desplazar el ratón al menú Sistema. Dentro de éste, seleccionamos la opción Agentes y desde aquí Añadir, También se puede acceder desde el Panel de Exploración, en la opción Sistema, elegimos Nuevo Agente o directamente desde la Zona de Escritorio.

2. Introduciremos los datos generales del agente:

Un código de tres dígitos para cada agente.

Apellido, nombre, DNI, dirección, provincia, porcentaje de IRPF que se le retendrá, etc.

Seis porcentajes de comisión, a título indicativo, ya que podrán ser modificados en los documentos correspondientes (albaranes, facturas, etc.).

3. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar. 4. Una vez introducidos todos los clientes de la empresa, cerraremos la ventana Agentes externos a comisión, haciendo clic en el botón Salir.

Clientes

En este apartado, nos dedicaremos a añadir los distintos clientes con los que comercializará la empresa. Empezaremos por los clientes usuales, en caso de que algún cliente que no haya sido incluido con anterioridad, haga un pedido, deberá introducirse en la base de datos antes de realizar cualquier documento (presupuesto, pedido, albarán, etc.). Para añadir clientes, tenemos las siguientes opciones: 1. Desplazamos el ratón al menú Sistema y seleccionamos la opción Clientes, o hacemos clic en el botónClientes de la Barra de botones de acceso rápido, y desde aquí pulsamos el botón de Añadir. 2. También podremos Añadir un nuevo cliente desde el Panel de Exploración, en la opción Sistema y elegimosNuevo Cliente.

3. O Directamente desde la Zona de Escritorio.

4.Tecleamos los datos generales del cliente.Asignaremos un código de seis dígitos exclusivo para cada

cliente.

Teclearemos el nombre del cliente.

Activaremos la lupa para ver el cuadro Búsqueda incremental, donde seleccionaremos el grupo de clientes al que pertenece.

Introduciremos todos los datos referentes al cliente, nombre comercial, dirección, provincia, etc.

5. Hacemos clic en la pestaña Comercial. Si la empresa trabaja con agentes externos a comisión, deberemos seleccionar el agente con el que trabaje el cliente en cuestión haciendo clic en la lupa para seleccionarlo. 6. Indicaremos la forma de pago que utilizará el cliente haciendo clic en la lupa para seleccionarlo. Si en la forma de pago, existen unas fechas fijas en las que se debe realizar éste, hemos de facilitarlas.

7. En la casilla Dto. pronto pago, escribiremos el descuento que se le aplicará al cliente bajo este concepto, teniendo en cuenta que es un dato orientativo. 8. Teclearemos en la casilla Riesgo máx. autoriz., el importe que se le permitirá aplazar al cliente. 9. En N.º copias factura, determinaremos el número de copias que emitirá el programa para el cliente. 10. Seleccionaremos el tipo de rappel, haciendo clic en la lupa para seleccionarlo. 11. Determinaremos la cuenta de remesa, haciendo clic en la lupa para seleccionarlo. 12. En la ventana Régimen IVA, indicaremos cuál de ellos se va a aplicar, normalmente General. 13. Activaremos la casilla Aplicar precio mayorista, en caso de que el cliente sea de este sector. 14. Activaremos la casilla Recargo de equivalencia, en caso de que el cliente se acoja a este régimen especial.

15. Hacemos clic en la pestaña Banco, donde teclearemos los datos correspondientes al banco del cliente. 16. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar. 17. Una vez introducidos todos los clientes de la empresa, cerramos la ventana Fichero de clientes haciendo clic en el botón Salir. 18. Además, en la barra de botones de la tabla de clientes podemos encontrar entre otras las siguientes opciones:

Botón Consulta: Nos permitirá buscar los registros según las condiciones que introduzcamos en la pantalla de búsqueda.

Botón Documentos: Se accederá a una pantalla donde aparecerán distintas carpetas con todos los documentos históricos de ese cliente.

Botón Copiar: Ejecutando esta opción creará un duplicado de los datos del cliente que tengamos seleccionado.

Botón Etiquetas: La configuración de las etiquetas se realizará en el apartado Documentos de la opciónEntorno del Sistema del menú Útil.

Botón Vacaciones: Mediante esta nueva opción, podremos actualizar todas las vacaciones de los clientes hasta una fecha dada, para el próximo año.

Botón Gestión del Conocimiento: Desde esta opción (por defecto seleccionado el botón de FacturaPlus) tendremos acceso a una determinada información sobre la situación del cliente seleccionado dentro de la ventana de clientes.

Botón Evaluación de Riesgos: Para obtener información en esta opción es necesario que exista información del NIF/CIF en la base de datos de Si on-line.

A través de este botón se accederá al portal desde el que obtendrá información de la evaluación de riesgo del cliente.

Proveedores

Los proveedores son las personas o empresas que nos suministran los productos, por lo tanto, vendrán reflejados en los pedidos y albaranes referentes a las operaciones de compra. Para añadir proveedores: 1. Hacemos clic en el menú Sistema y seleccionamos la opción Proveedores, o bien hacemos clic en el botónProveedores de la Barra de botones. 2. Hacemos clic en el botón Añadir para visualizar la ventana Altas de proveedores. 3. También podemos acceder desde el Panel de Exploración, en la opción Sistema y elegimos Nuevo Proveedor.

4. O Pulsar directamente en el icono que hay Crear Proveedor desde la Zona de Escritorio.

5. Introduciremos los datos generales del proveedor:

Asignaremos un código de seis dígitos exclusivo para cada proveedor.

Escribiremos el nombre del proveedor.

Introducimos todos los datos referentes al proveedor, nombre comercial, dirección, provincia, etc.

En la casilla Dto. por defecto, teclearemos el tipo de descuento que el proveedor en cuestión suele aplicar, pudiéndose variar directamente a la hora de hacer el pedido.

Seleccionaremos la forma de pago pactada con el proveedor.

Seleccionamos la pestaña Banco y hacemos clic en la lupa; en los campos adecuados,

introduciremos los datos correspondientes al banco del proveedor.

6. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar. 7. Una vez introducidos todos los proveedores de la empresa, cerraremos la ventana Fichero de proveedoreshaciendo clic en el botón Salir.

Almacenes

El almacén es el lugar donde se acumulan los artículos con los que comercializa la empresa. Una misma empresa puede tener distintos almacenes, por lo tanto, deberemos introducir los datos de los mismos para luego determinar los artículos que se encuentran en cada uno de ellos. Para añadir almacenes: 1. Seleccionamos la opción Almacenes del menú Sistema o hacemos clic en la opción Sistema, del Panel de Exploración y elegimos Nuevo Almacén. 2. De cualquiera de las dos formas, accedemos a la ventana Fichero de almacenes. 3. Hacemos clic en el botón Añadir para visualizar la ventana Altas de almacenes.

4. Teclearemos un código de tres dígitos identificativo del almacén en cuestión. 5. Insertaremos el nombre y la dirección completa del mismo. 6. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar.

Una vez introducido todos los almacenes propios de la empresa, cerraremos la ventana Altas de almaceneshaciendo clic en el botón Salir. Si queremos que un Almacén determinado aparezca por defecto, lo podemos definir desde el Menú Útil, Entorno del Sistema y dentro de este Personalización. Desde esta ventana elegimos la pestaña V.Defec y podemos elegir el almacén predeterminado con el que queramos trabajar.

Artículos

Dado que este programa se basa en la compraventa de géneros, la principal información que debe poseer el mismo es, precisamente, los datos de los distintos artículos con los que comercializará la empresa, tales como, precios, datos de compra, datos de venta, proveedores que nos suministrarán, etc. Para añadir artículos: 1. Seleccionamos la opción Artículos del menú Sistema, o hacemos clic en el botón Artículos de la Barra de botones. De cualquiera de las dos formas, aparece la ventana Fichero de artículos. 2. Hacemos clic en el botón Añadir para visualizar la ventana Altas de artículos. 3. Otra forma sería desde el Panel de Exploración, en la opción Sistema, elegimos Nuevo Artículo.

4. O directamente desde la Zona de Escritorio elegimos Crear Artículo. 5. Insertaremos la referencia del artículo. 6. Tecleamos la descripción del artículo. 7. Seleccionamos, haciendo uso de la lupa, la familia de productos a la que pertenece, de esta forma se abrirán los campos que introdujimos anteriormente como características de la familia de productos. 8. Teclearemos la codificación correspondiente al código de barras pulsando, posteriormente, la tecla INTRO. 9. Seleccionamos el tipo de código elegido, EAN 8, EAN 13, Code 39 ó Code 128.

10. Introducimos las características específicas del artículo en cuestión. 11. Haremos clic en la pestaña Prec. Compra, donde facilitaremos los datos referentes a compras y a ventas:

Seleccionamos el proveedor que nos suministrará el artículo.

Determinamos la moneda con la que trabajaremos, siendo normalmente el euro.

Tecleamos el precio de compra del artículo en la casilla Coste (Divisa) y pulsamos la tecla INTRO.

12. En la pestaña Prec. Venta, seleccionamos el tipo de IVA a aplicar, haciendo uso de la lupa.

Seleccionamos el tipo de IVA a aplicar, haciendo uso de la lupa.

Determinamos el grupo de ventas al que pertenece.

Tecleamos el precio de venta del artículo en la casilla Euros.

Insertamos el precio de venta a mayoristas en la casilla Euros de la zona Precio mayorista.

Las casillas de descuentos se rellenarán de forma opcional con tipos de descuentos a modo orientativo, ya que se podrán modificar en la propia factura.

13. Activamos la pestaña Stocks y, dentro de ésta, procedemos de la siguiente forma:

Hacemos clic en el botón Añadir, para acceder a la ventana Altas de stocks.

Seleccionamos el almacén donde se registrará el artículo.

Tecleamos la cantidad de unidades que poseemos en existencias del artículo en cuestión, y pulsamos el botón Aceptar.

Rellenamos las casillas Stock mínimo y Stock máximo con la cantidad de unidades mínimas y máximas que debemos tener en almacén.

14. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar. 15. Una vez introducidos todos los artículos, hacemos clic en el icono Salir. Además en la barra de la tabla de artículos disponemos de más botones en la parte superior y Más opciones en la parte de la derecha, comentamos alguno de ellos.

Botón Consulta: Nos permitirá la búsqueda del artículo según los campos definibles asociados a la familia a la que pertenece.

Botón Copiar: Si nos situamos sobre un artículo y pulsamos este botón, el programa nos generará una ficha de artículo idéntica en la que sólo tendremos que añadir la nueva referencia y el código de barras.

Botón Generación Código de Barras: Opción con la que podremos generar códigos de barras automáticamente.

Botón Gestión documental: La aplicación posibilita un nuevo botón en la barra de herramientas, desde el que se podrá asociar imágenes/ documentos a los artículos obtenidas desde un escáner.

Botón Trazabilidad: La consulta de trazabilidad nos permitirá realizar una búsqueda dentro de todas las tablas de la aplicación, para mostrar información sobre la trazabilidad de un determinado artículo.

Proceso básico II - Operaciones de compra y venta Tras introducir toda la base de datos, el trabajo diario consistirá, únicamente, en realizar pedidos,

presupuestos, albaranes, facturas, etc., que será la principal función del programa.

El programa ofrece una serie de ventajas, entre ellas la presentación automática de albaranes referentes a

pedidos anteriormente hechos, el cálculo automático del precio medio de almacén, etc.

Por otro lado, tenemos la posibilidad de ofertar los productos a través de Internet, lo cual es posible

siempre que el usuario disponga de este servicio.

Formalizar pedidos a proveedores

Albaranes de proveedores

Operaciones de venta

Realización del presupuesto

Pedidos de clientes

Aprobación de presupuesto

Pedido independiente al presupuesto

El albarán

La factura

Facturas Rectificativas a Clientes

Facturas rectificativas aplicando un Rappel

Gestión de recibos

Cobro de recibos

Devolución de recibos

Copia de seguridad

Realizar una copia

Cómo recuperar una copia

Práctica - Realizar pedidos

Formalizar pedidos a proveedores

Lógicamente, antes de vender, hemos de abastecernos de todos los artículos con los que vamos a comercializar, por lo tanto, el primer paso a dar sería formalizar pedidos a los proveedores, para posteriormente recibirlos junto con sus correspondientes albaranes. Para formalizar pedidos a los proveedores: 1. Hacemos clic en el menú Almacén y posteriormente en la opción Pedidos, o seleccionamos el botónPedidos a proveedores de la Barra de botones de acceso rápido, otra forma es a través del Panel de Exploración, opción Almacén y Nuevo Pedido, por último también podemos a través de la Zona de Escritorioy Crear Pedido de Proveedor.

2. En la ventana Detalle de pedidos a proveedores, hacemos clic en el botón Añadir; accedemos a la

ventanaPedidos a Proveedores. 3. Insertamos la fecha del pedido. 4. Seleccionamos el proveedor al que se efectuará el pedido haciendo uso de la lupa. 5. Nos situamos en F. entrada e insertamos la fecha en la que debe llegar el pedido. 6. Las casillas Su pedido, Expedición, Condiciones y Observac., serán cumplimentadas según las características del pedido, pero son meramente informativas. 7. Para añadir los artículos del pedido, hacemos clic en el botón Añadir, se muestra la ventana Líneas de pedidos a proveedores.

Seleccionamos el tipo de artículo haciendo uso de la lupa.

Insertamos la cantidad de artículos a pedir en el campo Cantidad.

Verificamos el precio y los descuentos que aparecen por defecto.

Hacemos clic en el botón Aceptar.

Repetimos este proceso tantas veces como artículos comprenda el pedido.

8. Para finalizar, hacemos clic en el botón Actualizar.

Albaranes de proveedores

Una vez recibido los artículos, el proveedor nos hace llegar con ellos el correspondiente albarán, confirmando la recepción del pedido. Otra de las ventajas que nos ofrece el programa es la cumplimentación, casi automática, del albarán, siempre que se refiera a un pedido anterior, ya que copiará los datos de éste albarán. Por otro lado, una vez realizado el albarán, el programa entenderá que el pedido ha sido recibido, por lo tanto modificará automáticamente su estado, pasando de pendiente a recibido, y realizará las correspondientes anotaciones en el almacén. De esta forma, obtenemos un control exacto de las unidades de las que disponemos y de las que están pendientes de recibir (pedidos formalizados sin el albarán asociado). Para realizar el albarán, podemos proceder de las siguientes formas:

1. Desplazamos el ratón hasta el menú Almacén, donde seleccionamos la opción Albaranes, o hacemos clic en el botón Albaranes de Proveedores de la Barra de botones de acceso rápido. Otra forma de añadir un Albaránde Proveedores es seleccionarlo a través del Panel de Exploración, opción Almacén. O a través de la Zona de Escritorio y Crear Albarán de Proveedor.

2. Visualizamos la ventana Albaranes de proveedores, donde hacemos clic en el botón Añadir, lo cual nos dará acceso a la ventana Detalle de albaranes de proveedores. 3. Tecleamos la fecha del albarán.

4. Seleccionamos el número de pedido al que se asocia el albarán; si fue introducido con anterioridad, podremos hacerlo usando la lupa.

5. Introducimos los datos del albarán de igual forma que en el pedido, siempre que no sea un albarán asociado a un pedido anterior, en cuyo caso, aparecerán los datos automáticamente. 6. Una vez cumplimentado el albarán con todos sus datos, haremos clic en el botón Actualizar.

Operaciones de venta

Una vez efectuados los pedidos y recibidos los artículos con sus correspondientes albaranes, procedemos a realizar las ventas oportunas. El orden lógico de cualquier operación de ventas es el siguiente:

Realización del presupuesto, solicitado por el cliente.

Confirmación del presupuesto con el correspondiente pedido.

A la entrega de los artículos y como comprobante del envío de los mismos, haremos el albarán.

Como documento final de la operación, se emitirá la factura.

En este mismo orden, veremos cómo realizar cada una de las operaciones.

Realización del presupuesto

En las operaciones de venta, el cliente es el que tiene la iniciativa de compra, por lo tanto, solicitará

al proveedor el presupuesto de lo que desea adquirir. Para preparar un presupuesto, podemos proceder de las siguientes formas: 1. Hacemos clic el menú Facturación, donde seleccionamos la opción Presupuestos, o hacemos clic en el botón Presupuestos de la Barra de botones de acceso rápido.

2. Otra forma de realizar un Presupuesto es a través del Panel de Exploración, opción Facturación, y Nuevo Presupuesto. O a través de la Zona de Escritorio y Crear Presupuesto.

3. Visualizamos la ventana Presupuestos a clientes. Hacemos clic en el botón Añadir, donde visualizamos la ventana Detalles de presupuestos a clientes. 4. Tecleamos la fecha del presupuesto.

5. Seleccionamos el cliente haciendo uso de la lupa. 6. Introducimos el código de la dirección del cliente haciendo uso de la lupa. 7. Una vez introducidos los datos del presupuesto, debemos insertar los artículos de los que se compone, para ello, hacemos clic en el botón Añadir.

Seleccionamos el artículo en cuestión haciendo uso de la lupa.

Determinamos el número de artículos en la casilla Cantidad.

Pulsamos INTRO para aceptar el precio y el descuento, en caso contrario, teclearíamos los importes deseados.

Una vez introducidos los datos del primer artículo, haremos clic en el botón Aceptar.

8. Repetiremos el paso anterior, tantas veces como artículos comprenda el presupuesto. 9. Para finalizar, hacemos clic en el botón Actualizar.

Pedidos de clientes

En el caso de pedidos de clientes, podemos proceder de dos formas:

Si el pedido se refiere a un presupuesto realizado anteriormente, el programa lo hará automáticamente una vez se haya aprobado el presupuesto.

Si el pedido es independiente a cualquier otro presupuesto, deberemos introducirlo de forma manual.

Aprobación de presupuesto

Como dijimos anteriormente, la aprobación del presupuesto supone que el cliente está de acuerdo con el mismo y, por lo tanto, se cursará el correspondiente pedido. Para aprobar presupuestos, procederemos de la siguiente forma: 1. Nos situaremos en la pantalla Presupuestos a clientes como vimos en apartados anteriores. 2. Seleccionamos el presupuesto a aprobar y hacemos clic en el botón Aprobar. 3. Hacemos clic en el botón Sí, para confirmar la aprobación del presupuesto y la generación del pedido correspondiente.

Pedido independiente al presupuesto

Puede ocurrir, que debido a las constantes relaciones comerciales entre clientes y proveedores, la solicitud del presupuesto sea innecesaria, ya que son conocidas por ambos las características y precios de los artículos, así como las demás condiciones adicionales a la operación (forma de pago, envío, etc.). En estos casos, el cliente podrá cursar pedidos sin haber solicitado anteriormente el correspondiente presupuesto. Para realizar pedidos de clientes, podemos proceder de las siguientes formas: 1. Hacemos clic en el menú Facturación y, dentro de éste, en Pedidos; o hacemos clic en el botón Pedidos de clientes de la Barra de botones de acceso rápido. 2. Otra forma de realizar un Pedido es a través del Panel de Exploración, opción Facturación, y Nuevo Pedido, y por último desde la Zona de Escritorio y Crear Pedido.

3. Seguidamente, visualizamos la ventana Pedidos de Clientes. 4. Hacemos clic en el botón Añadir, y aparecerá la ventana Detalle de pedidos de clientes.

5. Tecleamos la fecha del pedido. 6. Seleccionamos el cliente haciendo uso de la lupa. 7. Una vez introducidos los datos del presupuesto, debemos determinar los artículos que comprenderá el pedido. Para ello, hacemos clic en el botón Añadir.

Seleccionamos el artículo en cuestión haciendo uso de la lupa.

Determinamos el número de artículos en la casilla Cantidad.

Pulsamos INTRO para confirmar el precio y el descuento; en caso contrario, teclearíamos los importes oportunos.

Una vez introducidos los datos del primer artículo, hacemos clic en el botón Aceptar.

8. Repetimos el paso anterior, tantas veces como artículos comprenda el pedido. 9. Para finalizar, hacemos clic en el botón Actualizar.

El albarán

Una vez remitido el pedido, para confirmar su envío y la correspondiente salida de almacén de los artículos que en él se detallan, hemos de cumplimentar el albarán.

Con esta operación, el PC interpretará que el pedido ha sido servido y así lo notificará en el estado del pedido, que será modificado automáticamente. En estos momentos, el programa no permitirá ninguna modificación sobre el pedido, ya que éste ha sido enviado y, cualquier modificación posterior se reflejará con una nota de abono si la cantidad es inferior o con otra factura si es superior. Para realizar albaranes a clientes, podemos proceder de las siguientes formas: 1. Hacemos clic en el menú Facturación, donde seleccionamos la opción Albaranes, o bien hacemos clic en el botón Albaranes a clientes de la Barra de botones de acceso rápido. 2. Otra forma de realizar un Albarán a cliente es a través del Panel de Exploración, opción Facturación, yNuevo Albarán, o a través de la Zona de Escritorio y Crear Albarán.

3. De cualquiera de las formas, aparece la ventana Albaranes a clientes. Hacemos clic en el botón Añadir; se muestra la ventana Detalle de albaranes a clientes. 4. Tecleamos la fecha del albarán. 5. Haciendo uso de la lupa, seleccionamos el código del pedido al que se refiere, de esta forma, aparecerán automáticamente todos los datos que en él se contienen. 6. Si queremos añadir datos, tales como: Portes, Condiciones de Entrega, etc, pulsamos el botón Datos Adicionales.

7. Para finalizar, hacemos clic en el botón Actualizar.

La factura

Para finalizar la operación de venta, hemos de confeccionar la factura, en la que figurará el importe líquido a cobrar, así como la base imponible y la cuota de IVA, en caso de que lo hubiera. Para emitir facturas a clientes, podemos proceder de las siguientes formas: 1. Hacemos clic en el menú Facturación y, dentro de éste, seleccionamos la opción Facturas, o bien hacemos clic en el botón Facturas de la Barra de botones de acceso rápido.

2. Otra forma de realizar una Factura es a través del Panel de Exploración, opción Facturación, y Nueva Factura, o través de la Zona de Escritorio y Crear Factura.

3. De cualquiera de las formas, aparece la ventana Facturas a clientes. 4. Haremos clic en el botón Añadir; aparece la ventana Detalles de facturas a Clientes. 5. Tecleamos la fecha de la factura. 6. Seleccionamos el albarán al que se refiere, haciendo uso de la lupa. Automáticamente, se muestran todos los datos que en él se contienen, incluidos los cálculos pertinentes de la factura (IVA, etc.).

7. Para finalizar, hacemos clic en el botón Actualizar.

Facturas Rectificativas a Clientes

Se ha publicado en el BOE el Real Decreto 87/2005, de 31 de enero, por el que se modifica el Reglamento del IVA y el RD 1496/2003 que regulaba las obligaciones de facturación. En dicho RD se dan unas normas sobre la facturación, que vienen a aclarar y solucionar diversos problemas que, en la práctica, se venían planteando desde que se implantaron las facturas o documentos sustitutivos rectificativos. El RD 87/2005, elimina esos difíciles sistemas de resolver la cuestión al regular las facturas rectificativas más ampliamente y, sobre todo, admitir las facturas por importes de signo negativo. La nueva norma establece, modificando el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del IVA (RD 1496/2003, de 28 de noviembre), lo siguiente en forma resumida:

Cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes, no será necesaria la expedición de una factura o documento sustitutivo rectificativo. Bastará practicar la rectificación en la factura o documento sustitutivo que se expida en un suministro posterior, restando el importe de la mercancía o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior, siempre que el tipo impositivo aplicable sea el mismo y con independencia de que el resultado final de esta factura sea positivo o negativo.

La factura o documento sustitutivo rectificativo deberá de efectuarse tan pronto como se tenga constancia de que se dan las circunstancias para hacerlo y siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el momento del devengo del impuesto del IVA.

En el caso de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones no será necesaria la identificación de la factura o facturas sustitutivas rectificadas, bastando la indicación del período al que se refieran.

A efectos del IVA, la base imponible será el importe de la rectificación que se hace, cualquiera que sea su signo.

Estas normas han entrado en vigor a partir del día 20 de febrero de 2005.

Facturas rectificativas aplicando un Rappel

Estas facturas se generan desde el menú Facturación, opción Facturas Rectificativas y Añadir. O desde elPanel de Exploración, opción Facturación y Nueva Factura rectificativa. O desde la Zona de Escritorio.

Por defecto este tipo de facturas se crearán con la serie "R" y contador correspondiente según configuración de personalización. Los campos a destacar son:

Cliente: Donde podremos introducir un cliente de contado o seleccionar la lupa y elegir el cliente al que se le aplicará la rectificación.

Tipo de factura a rectificar: Se podrá elegir entre facturas origen o facturas ya rectificadas, para realizar su rectificación. Si el usuario selecciona factura rectificativa, sólo podrá indicar una única factura rectificativa a rectificar y no estará activa la acción filtro.

Razón: Donde se seleccionará el motivo de la rectificación de la/s factura/s a rectificar.

Causa: Campo obligatorio donde se expondrá el motivo por el cual se emite la factura rectificativa.

Traer Líneas de Facturas rectificativas: En el caso, de realizar una factura rectificativa mostrando sólo la rectificación, luego no se marcará esta casilla de validación.

Aplicar promociones vigentes: Se aplicarán las promociones vigentes introducidas en el menú Sistemaopción Promociones en la fecha y datos de la factura rectificativa y se pedirá confirmación de aplicación al usuario según la configuración de cada promoción. Pulsamos el botón siguiente y visualizará la siguiente pantalla:

Para realizar el rappel no se tendrá que introducir la factura original, acudiendo directamente a la pantallaDetalle de Facturas Rectificativas a Clientes, introduciendo la rectificación. En la barra de herramientas podrá visualizar el botón Datos adicionales, y desde aquí modificar todos los datos de la pantalla, incluidos los portes, así mismo podrá modificar la causa de la rectificación.

Gestión de recibos

Una vez efectuada la factura, dependiendo de la forma de pago elegida por cada cliente, se generarán los recibos de una forma u otra. Así, si el pago fue aplazado, aparecerán tantos recibos como plazos se pactaran con el cliente. Si el pago fue al contado, se generará un recibo cobrado por defecto. En caso de que el pago no sea al contado (aplazado u otros), en el momento en que llegue el vencimiento del recibo, notificaremos el cobro o devolución del mismo.

Cobro de recibos

Para ver los recibos que se han generado, podemos proceder de las siguientes formas: 1. Hacemos clic en el menú Facturación, dentro de éste, seleccionamos la opción Gestión de Cobros y, justo aquí, Recibos; o bien hacemos clic en el botón Recibos de la Barra de botones de acceso rápido. 2. Otra forma de realizar un Recibo es a través del Panel de Exploración, opción Tesorería, y en BuscarRecibo de Cliente. O a través de la Zona de Escritorio y Buscar Recibos de Cobro.

3. De cualquiera de las formas, aparecerá la ventana Recibos de Clientes, donde podremos modificarlos, visualizarlos o cambiar el estado del mismo. 4. Una vez llegado el vencimiento del recibo, hemos de notificar su cobro en el programa, para que dé paso a la contabilidad de tal hecho. Nos situamos en la ventana Recibos de clientes. 5. Hacemos clic en el botón Generar Cobro o Devol.

6. Teclearemos la fecha movimiento (cobro). 7. Comprobaremos en la ventana Movimientos, que esté activada la opción Cobro. 8. Hacemos clic en el botón Aceptar.

Devolución de recibos

Puede darse el caso de que el cliente no pague, o devuelva un recibo a su vencimiento; entonces, al igual que en el cobro, hemos de notificárselo al programa para que genere las anotaciones oportunas en contabilidad. 1. Nos situaremos en la ventana Recibos de clientes. 2. Hacemos clic en el botón Cobros o Devoluciones. 3. Tecleamos la fecha movimiento (devolución). 4. Comprobamos en la ventana Movimientos, que esté activada la opción Devolución. 5. Haremos clic en el botón Aceptar.

Copia de seguridad

Realizar copias de seguridad consiste en reproducir la información del disco duro, de forma que la tengamos duplicada en otro lugar, ya sea en otro equipo, en otro soporte (CD-ROM, dispositivo de almacenamiento externo, etc.), o en otro lugar de nuestro equipo.

Realizar una copia

1. Hacemos clic en el icono Copias de Seguridad del panel lateral que se encuentra en el Panel de gestión.

2. Seleccionamos la empresa que queremos copiar, y pulsamos el botón Seleccionar.

3. En otro caso, si queremos hacer una copia de todas las empresas, hacemos clic en el botón Todas. 4. Determinamos el destino de la copia, haciendo clic en el botón Destino. 5. Automáticamente nos aparece la ventana Seleccione directorio, desde donde podemos acceder a la red, al directorio en el que vamos a copiar los datos o a otra unidad o dispositivo de almacenamiento externo. 6. Pulsamos el botón Aceptar.

7. Nos aparece la ventana Comprimiendo empresas. Pulsamos en Aceptar para dar paso a la copia y, una vez terminado, pulsamos en Finalizar.

Realizar una copia

1. Hacemos clic en el icono Copias de Seguridad del panel lateral que se encuentra en el Panel de gestión.

2. Seleccionamos la empresa que queremos copiar, y pulsamos el botón Seleccionar.

3. En otro caso, si queremos hacer una copia de todas las empresas, hacemos clic en el botón Todas. 4. Determinamos el destino de la copia, haciendo clic en el botón Destino. 5. Automáticamente nos aparece la ventana Seleccione directorio, desde donde podemos acceder a la red, al directorio en el que vamos a copiar los datos o a otra unidad o dispositivo de almacenamiento externo. 6. Pulsamos el botón Aceptar.

7. Nos aparece la ventana Comprimiendo empresas. Pulsamos en Aceptar para dar paso a la copia y, una vez terminado, pulsamos en Finalizar.

Cómo recuperar una copia

Para recuperar la copia, el proceso a seguir es el siguiente: 1. Hacemos clic en el icono Copias de Seguridad del panel lateral que se encuentra en el Panel de gestión. 2. Haremos clic en la pestaña Recuperar. 3. Pulsamos el botón Origen para localizar el catálogo de copias. 4. Buscamos el fichero que contiene la copia que hemos realizado, pulsando, posteriormente, el botón Aceptar

5. Seleccionamos la empresa a recuperar y pulsamos el botón Aceptar. 6. Aceptamos los diversos cuadros de diálogo que a continuación nos muestra el programa.

Otras operaciones

Existen operaciones cuya finalidad no consiste, necesariamente, en agilizar la labor del usuario, sino que

cubre operaciones que se pueden llevar a cabo a parte de las más usuales, tales como, las remesas de

recibos, liquidaciones a los agentes independientes, plantillas, etc.

Así pues, en este capítulo, veremos estas operaciones no menos importantes que las anteriores.

Remesas de recibos

Soporte magnético de remesas

Compensación de recibos

Nota de abonos

Crear plantillas

Albaranes y facturas de plantillas

Liquidaciones

Paso a ContaPlus

Paso individualizado a ContaPlus

Paso total a ContaPlus

Movimientos de almacenes

Gestión de garantías

Trazabilidad

Práctica - Remesa de recibos

Remesas de recibos

Las remesas son grupos de recibos destinados a una gestión bancaria en concreto. Frecuentemente, las empresas realizan remesas de recibos que llevan al banco para que éste les adelante el importe de los mismos, constituyendo así una fuente de financiación para la empresa. Podemos deducir, que al remesar una serie de recibos, la empresa los cobrará en el acto, siendo entonces el banco el tomador de los mismos y, por tanto, quien los cobrará a su vencimiento. Esto supone, que el programa interpretará como cobrados aquellos recibos remesados, dejando abierta la posibilidad de devolución de los mismos. Por otro lado, hemos de tener en cuenta, que no se podrán remesar recibos devueltos, sino sólo los que están pendientes de cobro. Para remesar varios recibos, procedemos de la siguiente forma: 1. Hacemos clic en el menú Facturación y, dentro de éste, seleccionamos la opción Gestión de cobros y, por último, Remesas. También podríamos hacer clic en el botón Remesas de la Barra de herramientas. 2. Otra forma de acceder es a través del Panel de Exploración, opción Tesorería, y Nueva Remesa de Cobroso Remesa de Cobro. O a través de la Zona de Escritorio y Crear Remesa.

3. Hacemos clic en el botón Añadir de la ventana Remesas de recibos a clientes, donde aparecerá Detalle de remesas de recibos. 4. Seleccionamos el código de la cuenta de remesas haciendo uso de la lupa. 5. Tecleamos la fecha en que se realizará la remesa. Esta fecha muestra, por defecto, la que tiene nuestro PC. 6. Insertamos la fecha de vencimiento del primer recibo a remesar. 7. Introducimos la fecha de vencimiento del último recibo a remesar. 8. Aparece la ventana Condiciones de la remesa, donde determinamos el tipo de remesa, A o B, y los recibos a incluir, Serie A, Serie B o Todos. Estas opciones son excluyentes, debemos elegir sólo una de ellas.

9. Hacemos clic en el botón Aceptar, de forma automática aparecen los recibos que reúnen las características anteriormente reseñadas.

10. Si queremos añadir otro recibo a la remesa, pulsamos el botón Añadir y tenemos la ventana Recibos de clientes en la que sólo podemos introducir en la casilla Nº de recibo, uno ya existente. Aceptamos.

11. Para finalizar, hacemos clic en el botón Actualizar.

Soporte magnético de remesas

El programa ofrece la posibilidad de traspasar la información de la remesa a entidades bancarias, con la finalidad de agilizar la actividad. Existen tres formatos según el CSB (Consejo Superior Bancario): Norma 19, Norma 32 y Norma 58. Para crear un fichero con información de la remesa, procedemos de la siguiente forma:

1.Hacemos clic en el menú Facturación, Gestión de cobros y posteriormente en Remesas.

2.Nos situamos en la ventana Remesas de recibos a clientes. 3. Hacemos clic en el botón Vuelco a disco.

4. En la ventana Remesas de recibos a soporte magnético, nos encontramos con los campos Entidad Receptora y Agencia. 5. Tanto la entidad receptora como el código de la agencia, toma por defecto lo que el usuario haya personalizado en el menú Útil. Todo esto lo podremos ver más adelante. 6. En el campo Fecha de cargo, insertamos la fecha en que se cargarán los recibos en el banco.

7. El campo Total Remesa muestra la cuantía total de la remesa. 8. En el campo Fichero, tecleamos la ruta y el nombre del fichero donde irá la información con extensión .txt. Siempre podemos dejar la que nos muestra por defecto. 9. Si quisiéramos exportarlo a un disquete o cualquier otro dispositivo de almacenamiento externo, escribiríamos A: o la unidad de dicho dispositivo y el nombre del fichero. 10. Activamos las casillas Incluir Nº de Series en Recibos y Agrupar por Fechas de Vto. de Recibos, en caso de que el usuario lo necesite. 11. Si se marca esta última opción, los recibos se agruparán por fecha de vencimiento, siendo ésta, la fecha en la que se cargarán los recibos, dejando sin efecto la fecha de cargo. 12. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar.

Compensación de recibos

En la ventana Recibos de clientes, tenemos un control total sobre todos los recibos, independiente de su estado. Los recibos se generan automáticamente a partir de las facturas, según la forma de pago que se haya pactado. Así, si el pago es al contado, se emitirá un solo recibo, y si es a plazos, se emitirán los recibos necesarios hasta completar el pago. Si queremos modificar el importe de un recibo que no está pagado por una cantidad inferior, el programa generará otro recibo con el mismo número y con el importe restante del total. Existe la posibilidad de que los clientes deseen agrupar varios recibos en uno solo, de forma que al pagarlo, se haya eliminado su deuda por completo. A esto se le llama compensación de recibos. El recibo que incluye varios recibos no pagados se denomina matriz. Para compensar recibos, el proceso a seguir es el siguiente: 1. Hacemos clic en el menú Facturación y posteriormente en Gestión de cobros y en Recibos. O Desde

el Panel de Exploración, teniendo pulsado la opción Tesorería, elegimos Recibos de Clientes.

2. Otra posibilidad es a través de la Zona de Escritorio y opción Buscar Recibos de cobro o directamente desde la Barra de Herramientas de acceso rápido, botón Recibos.

3. Nos situamos en la ventana Recibos de clientes como vimos en apartados anteriores.

4. Seleccionamos el recibo que consideramos matriz; a él se unirán los demás.

5. Hacemos clic en el botón Compensación de recibos.

6. Aparece la ventana Compensación de recibos, donde figurará el recibo seleccionado como Recibo Matriz. 7. Hacemos clic en el botón Añadir. 8. En la ventana Recibos de clientes, seleccionamos los recibos a unificar con el matriz haciendo uso de la lupa.

9. Hacemos clic en el botón Aceptar. 10. Repetimos esta operación, tantas veces, como recibos haya que compensar. 11. Para finalizar, hacemos clic en el botón Actualizar.

Nota de abonos

En ocasiones, se producen modificaciones después de la realización de la factura, como puede ser una devolución, un descuento fuera de factura, etc. En estos casos, la operación debe ir ratificada con un documento que la acredite: la nota de abono. En principio, el abono suele referirse, total o parcialmente, a una de las facturas emitidas con anterioridad, no obstante, existe la posibilidad de redactar una nota de abono ajena a cualquier factura anterior. Para la realización de abonos: 1. Hacemos clic en el menú Facturación donde seleccionamos la opción Abonos, o seleccionamos el botónAbonos de la Barra de botones de acceso rápido. Otra forma de acceder a Abonos es a través del Panel de Exploración y opción Facturación. También podemos a través de la Zona de Escritorio y Crear Abono.

2. En la ventana Abonos a clientes, hacemos clic en el botón Añadir. 3. En la ventana Detalle de abonos a clientes, tecleamos la fecha en que se realizará el abono. 4. Seleccionamos, si procede, el número de factura a la que se refiere el abono, haciendo uso de la lupa. Automáticamente se muestran los datos que contiene; éstos pueden ser modificados.

5.Si el abono no se refiere a una factura anterior, hemos de introducir los datos de la misma forma que en la realización de la factura. 6. Para finalizar, hacemos clic en el botón Actualizar.

Crear plantillas

Generalmente, los datos de los clientes no suelen variar, por lo tanto, los pedidos, albaranes y facturas llevarán casi siempre el mismo encabezado. Por ello, y por las relaciones asiduas entre empresa y clientes, es posible crear un formato de pedido, bien para cada cliente, bien para todos en general, especificando, cuando procedan, las variaciones que puedan ocasionarse. La labor de la plantilla es precisamente agilizar y simplificar aún más el trabajo del usuario. Crearemos plantillas de la siguiente forma: 1. Hacemos clic en el menú Facturación y seleccionamos la opción Plantillas. Accedemos a la ventanaPlantillas para facturación.

2. Hacemos clic en el botón Añadir, dando acceso a la ventana Alta de plantillas de documentos. 3. Asignamos un código (tres dígitos máximo) identificativo de la plantilla que vamos a crear.

4.Tecleamos la descripción de la misma. 5. Seleccionamos el almacén del que saldrán los productos. 6. Determinamos la forma de pago. Todos los documentos que se generen con la plantilla llevarán esta información. Si lo dejamos en blanco, el programa tomará por defecto la forma de pago definida en cada cliente. 7. Al igual que en la forma de pago, hemos de determinar el agente que realizará las operaciones que se generen con la plantilla. Si lo dejamos en blanco, el programa tomará por defecto el agente que tenga asociado cada cliente. Hacemos clic en el botón Añadir para introducir los artículos que en principio comprenderá la plantilla. Se muestra la ventana Líneas de plantilla.

9. Seleccionamos el código del artículo en cuestión haciendo uso de la lupa. 10. Tecleamos la cantidad de artículos que comprenderá el documento. 11. En vez del precio estipulado para el artículo en cuestión, activamos la casilla Calcular precios en caso de que deseemos aplicar las situaciones atípicas de cada uno de los clientes. 12. En caso contrario, insertamos el precio de venta del artículo. 13. Tecleamos el porcentaje de descuento y comisión que proceda. Si lo dejamos en blanco, aparecerán por defecto los que están estipulados. 14. Realizamos este proceso tantas veces como artículos comprenda la plantilla. 15. Hacemos clic en el botón Aceptar para cerrar la ventana Líneas de plantilla. 16. Nos situamos en la pestaña Clientes, haciendo clic en la misma. 17. Insertamos los clientes a los que se les aplicará las condiciones de la plantilla, para ello, hacemos clic en el botón Añadir y pulsamos la tecla +.

18. Tecleamos el código asignado al cliente. 19. Hacemos clic en el botón A. 20. Repetimos estos últimos pasos tantas veces como clientes se acojan a esta plantilla. 21. Nos situamos en la pestaña Atípicas en el caso de querer aplicar cantidades, artículos o precios distintos a los de la plantilla general a algún cliente en concreto. 22. Hacemos clic en el botón Añadir. Aparece la ventana Alta de atípicas.

23. Seleccionamos el cliente y la referencia del artículo haciendo uso de la lupa. 24. Tecleamos la cantidad deseada para este cliente en cuestión. 25. Hacemos clic en el botón Aceptar. 26. Repetimos estos últimos pasos tantas veces como situaciones atípicas se deseen. 27. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar.

Albaranes y facturas de plantillas

Como dijimos anteriormente, la finalidad de la plantilla es facilitar la labor del usuario. Una de las ventajas es la emisión de albaranes, prácticamente, de forma automática. Para emitir albaranes o facturas desde una plantilla, procedemos de la siguiente forma: 1. Nos situamos en la opción Plantillas del menú Facturación. 2. Seleccionamos la plantilla base para la realización de los albaranes deseados. 3. Si deseamos realizar alguna modificación (número artículos, precios, clientes, etc.), procedemos como vimos en el apartado anterior. 4. Hacemos clic en el botón Generar, donde visualizamos la ventana Generación de documentos.

5. Activamos la casilla Albaranes o Facturas, según proceda, e insertamos la fecha de emisión del documento.

6. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar. 7. Aparece una ventana solicitando confirmación de la operación, por lo que hacemos clic en el botón Sí.

Liquidaciones

Cuando la empresa realiza las operaciones de venta a través de agentes externos, debe hacer las liquidaciones para retribuirles las comisiones que les corresponden. Para hacer las liquidaciones, daremos los siguientes pasos: 1. Hacemos clic en el menú Facturación y, dentro de éste, seleccionamos la opción Liquidaciones. También podríamos hacer clic en la opción Nueva Liquidación del Panel de Exploración.

2. Hacemos clic en el botón Añadir de la ventana Liquidaciones a agentes comerciales. Se visualiza la ventanaDetalle de liquidación a agentes. 3. Tecleamos la fecha de liquidación. 4. Seleccionamos el código del agente al que vamos a realizar la liquidación, haciendo uso de la lupa. 5. En la ventana Condiciones de liquidación, introducimos las fechas correspondientes a la primera y última factura a liquidar, que serán una recopilación de facturas en las que el agente haya intervenido y tenga comisión. 6. Determinamos los parámetros deseados. Los tres parámetros son excluyentes, no pudiéndose utilizar más de uno a la vez.

7. Hacemos clic en el botón Aceptar. 8. En la ventana Detalle de liquidación a agentes, podemos visualizar dos conceptos nuevos: la Base comisionable es la suma de los importes finales de las facturas, y el Total liquidación es la suma de los porcentajes de la comisión de los agentes. 9. En la base comisionable, se excluyen los portes y se pueden incluir el descuento por pronto pago y el descuento especial. Todo esto lo aprenderemos a configurar más adelante. 10. Para finalizar, hacemos clic en el botón Actualizar.

Paso a ContaPlus

Como dijimos anteriormente, una de las ventajas que aporta el programa es la posibilidad de enlazarlo con ContaPlus, ya que, automáticamente, se van contabilizando las facturas, abonos, remesas, cobros y devoluciones. Una vez enlazados los programas, para traspasar la información de FacturaPlus a ContaPlus, existen varias posibilidades: a) Pasar de forma individualizada la documentación emitida. b) Pasar la totalidad de la documentación. Algunas subcuentas deben estar creadas previamente, como pueden ser las de IVA; sin embargo, las cuentas de clientes, proveedores, etc., se generan automáticamente, ya que los seis dígitos que se les asigna se interpretan como desglose en ContaPlus.

Paso individualizado a ContaPlus

Podemos trasladar la información de una factura, abono, pago/devolución o remesa, de forma individualizada. En cualquiera de estos documentos se procedería de la misma forma, ya que el botón de acceso a esta opción es igual para todos ellos. Para pasar a ContaPlus la información individualmente, procedemos de la siguiente forma: 1. Nos situamos en el cuadro de la documentación a contabilizar (factura, abono, pagos y devoluciones o remesas). 2. Seleccionamos el documento a contabilizar. 3. Hacemos clic en el botón Cambio de estado. 4. Seleccionamos la opción Contabilizada en la ventana Cambio de estado.

5. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar.

Paso total a ContaPlus

Otra de las formas de contabilizar las operaciones que se vienen realizando en FacturaPlus es pasar la globalidad de los documentos de una sola vez para evitar el engorroso trabajo de seleccionarlos uno a uno, además, cabría la posibilidad de olvidar alguno de ellos. Para contabilizar la documentación de forma generalizada, tenemos dos posibilidades: 1. Hacemos clic en el menú Facturación y, dentro de éste, en la opción Enlace SP ContaPlus. También podríamos utilizar el botón Enlace SP ContaPlus de la Barra de botones o a través del Panel de Exploración.

2. Activamos las casillas correspondientes a los documentos que deseemos traspasar. 3. Insertamos la fecha tope a traspasar, normalmente la fecha del último documento.

4. Para finalizar, hacemos clic en el botón Aceptar.

Movimientos de almacenes

Existe la posibilidad de que la empresa tenga distintos almacenes, en este caso, es muy corriente traspasar artículos de uno a otro para equilibrar las existencias necesarias en uno con los excedentes del otro. Para realizar movimientos entre almacenes, procederemos de la siguiente forma: 1. Nos desplazamos hasta el menú Almacén, donde seleccionamos la opción Movimientos de almacén.

2. En la ventana Movimientos entre almacenes, determinamos el código identificativo del almacén de origen y del almacén de destino.

3. Hacemos clic en el botón Añadir, apareciendo la ventana Movimiento de artículos.

4. Seleccionamos el producto a mover haciendo uso de la lupa. 5. Tecleamos la cantidad a mover. 6. Hacemos clic en el botón Aceptar. 7. Para finalizar, hacemos clic en el botón Actualizar.

Gestión de garantías

Configuración del período de garantía

Para realizar una gestión de Garantía, antes tendremos que tener configurado un período de garantía en los artículos con garantía. Para ello podemos realizarlo desde: Familias Una forma rápida de asignar el período de garantías a sus artículos es a través de las familias, introduzca el período de garantía correspondiente a las familias y automáticamente todos los artículos asociados a la misma, llevarán asignados este período.

Confirmar la actualización del período de garantía para todos los artículos pertenecientes a la familia. Artículos O directamente desde cada uno de los artículos, modificando el período de garantía manualmente.

Venta del artículo

La venta del artículo mediante la factura se realizará normalmente, como hasta ahora. La propia factura servirá como justificante de garantía. Aún así se podrá entregar un justificante según las necesidades de cada usuario.

Gestión de Garantía

Esta opción la utilizaremos cuando una vez vendido el artículo en garantía se produzca algún tipo de incidencia que debamos gestionar:

Devolución.

Sustitución.

Reparación.

Para introducir nuevos datos en este fichero, se pulsa el botón Añadir y se activa la ventana de introducción de datos.

Nota: Si necesita cambiar el período de garantía de un artículo respecto al período de garantía inicial, puede añadir en este momento la gestión y modificar el período para gestionar en un futuro las incidencias.

Debemos previamente localizar la venta, para ello tenemos varios campos que serán los más directos para realizar un filtro, por referencia del artículo, fecha o número de documento. Una vez indicados los criterios de filtro, pulsaremos Filtrar y se mostrarán todas aquellas líneas de venta que cumplan las condiciones del filtro y que previamente no se hayan utilizado en la Gestión de Garantía. Una vez localizada la línea a gestionar, deberemos seleccionar una línea y pulsar el botón Gestionar.

Trazabilidad

“Se entiende como trazabilidad aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas”. “La posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución de un alimento, pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o a una sustancia, destinados a ser incorporados en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo”. ¿Quién está obligado? Con la entrada en vigor el 1 de enero de 2005 de los artículos 18 y 19 del Reglamento (CE) Nº 178/2002 sobre Seguridad Alimentaria, se establece la obligatoriedad de tener un sistema de trazabilidad de los alimentos, los piensos, los animales destinados a la producción de alimentos y de cualquier otra sustancia destinada a ser incorporada en un alimento o pienso, o con probabilidad de serlo. Es decir, las empresas alimentarias deben poder identificar a cualquier persona o empresa que les haya suministrado algunos de estos productos y deben poder identificar a aquéllas a las que éstos les hayan

suministrado. ¿Cómo debe implementarse? Para ello, es obligatorio poner en práctica sistemas y procedimientos de identificación para estar en condiciones de facilitar esta información a las autoridades competentes, en caso de que éstas le requieran la citada información. La trazabilidad, por tanto, es un conjunto de herramientas que permite llevar un control de todos los movimientos de entrada, internos y de salida de las mercancías utilizadas. Este sistema tiene que ser capaz de ofrecer toda la información sobre cualquier producto desde que llega a nuestro sistema, hasta que sale, ya sea en las mismas condiciones o transformado. Además esta información debe ser transmitida a quién recibe los productos para continuar la trazabilidad. Los sistemas de trazabilidad están basados en la perfecta identificación de los artículos y sus unidades de stocks, tanto de artículos que entran en almacén, como los vendidos o transformados. La codificación básica de los artículos se basa normalmente, además de en una Referencia, Código de Barras y Descripción, en un Nº de Lote o número de serie de fabricación y en una Fecha de Caducidad, fecha de consumo preferente o fecha de producción, según las necesidades. Consulta de Trazabilidad Podremos acceder a la Consulta de Trazabilidad desde la tabla de Artículos o desde la propia opción dentro del menú Facturación.

La Consulta de Trazabilidad nos permitirá realizar una búsqueda dentro de todas las tablas de la aplicación, para mostrar información sobre la trazabilidad de un determinado artículo.

Listados por impresoras Una de las finalidades más importantes de este programa, es la salida de los documentos que generamos

por impresora. En este tema, aprenderemos a obtener resultados impresos.

Configuración de la impresora

Listados

Etiquetas

Configuración de documentos

Práctica - Listados por imprimir

Configuración de la impresora

Antes de sacar los listados por impresora, seleccionamos la impresora que vamos a utilizar, que debe estar instalada en nuestro entorno Windows, así como, el tamaño del papel, posición del listado, etc. 1. Para determinar la impresora a utilizar, seleccionamos el menú Útil, y, dentro de éste, la opción Perfilesde usuario. 2. Por último, hacemos clic en la opción Periféricos.

3. Pulsamos el botón Añadir.

4. De todas las impresoras que presenta el programa como disponibles, hacemos doble clic en la deseada y pulsamos el botón Aceptar.

5. Seleccionamos la impresora que deseamos como predeterminada y pulsamos el botón Activar como impresora 1. 6. Para terminar, pulsamos el botón Salir.

Listados

En este apartado, obtendremos listados impresos de clientes. De la misma forma que explicamos cómo se obtienen estos listados, podremos sacar listados de agentes, proveedores y artículos. Para obtener por impresora un listado de clientes, procedemos de la siguiente forma: 1. Nos situamos en la ventana Fichero de clientes mediante la opción Clientes del menú Sistema. 2. Hacemos clic en el botón Imprimir. Se abre la ventana Condiciones de listado. 3. Determinamos la opción de ordenado, por código o por nombre, seleccionando el botón de opción deseado. 4. Seleccionamos los clientes a listar en las casillas Desde cliente y Hasta cliente, haciendo uso de la lupa.

5. Hacemos clic en el botón Aceptar. Aparece la ventana Destino de impresión. 6. Seleccionamos, haciendo uso de la lupa, la cabecera de impresión que más nos convenga. 7. Si decidimos imprimir el documento por la impresora que tenemos instalada por defecto, hacemos clic en el botón Imp. por defecto, en caso contrario, hacemos clic en el botón Otra impresora para elegir la deseada.

8. También podemos sacar el listado por la pantalla para visualizarlo antes de imprimirlo.

Etiquetas

Dada la numerosa correspondencia comercial que se genera en las operaciones de compraventa, el programa nos ofrece la posibilidad de imprimir etiquetas. Hemos de tener en cuenta la configuración de las etiquetas y el formato que utilizará el usuario, ya que ambos deben coincidir para obtener un buen resultado. Para comprobar la configuración, procedemos de la siguiente forma: 1. Nos situamos en la ventana Fichero de clientes desde el menú Sistema. 2. Hacemos clic en el botón Etiquetas. Se muestra la ventana Impresión de etiquetas.

3. Pulsamos el botón Filtro para visualizar la ventana Selección de clientes.

4. Si deseamos imprimir la etiqueta de algún cliente en concreto, nos situamos sobre él y hacemos clic en el botón Seleccionar. Los clientes que están seleccionados los diferenciamos de los demás porque disponen de una cruz verde a la izquierda del nombre.

5. Si en vez de seleccionar los clientes manualmente, preferimos seleccionarlos mediante un filtro, hacemos clic en el botón Filtro e indicamos mediante la lupa, el cliente inicial y el final.

6. Para determinar el número de etiquetas deseadas para cada cliente, hacemos clic en el botón Valor,

e introducimos la cantidad en la casilla correspondiente.

7. Hacemos clic en el botón Salir, y regresamos a la ventana Impresión de etiquetas.

8. Seleccionamos la calidad de impresión, Modo Alta Calidad o Modo Borrador, haciendo clic en la opción deseada. 9. Si se seleccionó Modo Alta Calidad, podremos activar la casilla Visualización Previa para que el programa muestre por pantalla cómo quedaría el documento impreso. 10. Hacemos clic en el botón Aceptar para visualizar por pantalla el formato.

11. Hacemos clic en el botón Imprimir para comenzar la impresión.

Configuración de documentos

Puede ocurrir que el usuario de FacturaPlus desee modificar el formato de documentos que el programa trae por defecto, o bien desee encuadrarlo al obtener el listado por impresora. 1. Para modificar la configuración de los documentos, elegimos el menú Útil, donde seleccionamos la opciónEntorno del Sistema y, dentro de éste, Documentos.

2. De esta forma, accedemos a la ventana Formatos documentos, y desde aquí elegimos el documento que queremos modificar, para ello nos posicionamos con el ratón.

3. Hacemos clic en el botón Conf. Visu del panel superior. 4. Nos encontramos con una plantilla para realizar sobre la pantalla todas las modificaciones que creamos oportunas, ya sean de color, tamaño, posición, etc.

5. Para trabajar con los campos, debemos, en primer lugar, seleccionarlos, haciendo clic con él ratón. 6. Si queremos mover un campo, lo arrastramos hasta el lugar deseado.

7. Si queremos cambiar el tamaño, colocamos el cursor en uno de los bordes y lo arrastramos hasta conseguir el tamaño deseado.

8. Para cambiar el tamaño y el tipo de fuente, seleccionamos el campo en concreto y hacemos clic con el botón secundario del ratón. 9. En el menú contextual, elegimos Tipo de letra. Seguidamente, nos aparece el cuadro de diálogo Fuentepara poder hacer todos los cambios oportunos.

10. Para cambiar el color del texto, elegimos la opción Color texto del mismo menú contextual. Seguidamente, vemos una lista de colores de la que elegimos el color deseado.

11. Normalmente, alinearemos los campos numéricos por la derecha, y los campos de texto por la izquierda. Para ello, elegimos la opción Alinear del menú contextual y hacemos clic en la opción deseada.

Informes FacturaPlus permite obtener informes de diferente índole. En este tema veremos detallados algunos de

ellos, ya que el resto tienen un procedimiento muy similar.

Informes

Movimientos de productos

Inventario valorado

Personalizar informes

Práctica - Informes

Informes

Los informes se pueden obtener por pantalla o por impresora. Dado que este último es el que plantea mayor dificultad, veremos cuál sería el proceso a seguir en este caso. Pedidos a proveedores Para obtener un listado de pedidos a proveedores por impresora, el proceso a seguir sería el siguiente: 1. Hacemos clic en el menú Informes y seleccionamos Estadísticas e informes.

2. Hacemos doble clic en cada una de las carpetas necesarias para llegar a la opción Pedidos a Proveedores: Informes de Gestión, Documentos de Proveedores y Pedidos a Proveedores. Hacemos doble clic sobre él. Se abre la ventana Listado de pedidos a proveedores.

3. Indicamos las fechas de pedido inicial y final, que comprenderá el listado, así como, los proveedores que incluirá el mismo.

4. Determinamos los pedidos que deberá comprender el listado, seleccionando las casillas correspondientes:Pendientes, Recibidos o Recibidos parcialmente. 5. Hacemos clic en el botón Aceptar, y se muestra la ventana Impresión de informes.

6. Seleccionamos el destino de la impresión, así como la calidad de la misma. 7. Pulsamos el botón Configurar para determinar los parámetros de impresión. 8. Activamos el botón de opción Vertical u Horizontal, según proceda, así como el tamaño del papel. 9. Pulsamos el botón Aceptar para cerrar la ventana Configurar impresión. 10. Hacemos clic de nuevo en el botón Aceptar de la ventana Impresión de informes para comenzar la impresión.

Movimientos de productos

Para obtener un listado por impresora de los movimientos de los productos, el proceso a seguir es el siguiente: 1. Hacemos clic en el menú Informes y seleccionamos Estadísticas e informes.

2. Hacemos doble clic en cada una de las carpetas necesarias para llegar a la opción Movimientos de Productos: Informes de Almacén y Movimientos de productos.

3. Seleccionamos la opción Movimientos de Productos y hacemos doble clic sobre él. Aparece una ventana con el mismo nombre. 4. Determinamos los artículos que comprenderá el listado, tecleando los códigos del artículo inicial y final en las casillas correspondientes, pudiendo usar la lupa en caso de no recordar el código.

5. Tecleamos las fechas que comprenderá el listado, en las casillas Fecha E/S inicial y Fecha E/S Final. 6. Elegimos los clientes y proveedores que deseemos que consten en el listado usando la lupa. 7. Si deseamos incluir en el listado los movimientos entre almacenes o las regularizaciones de los mismos, activamos las casillas correspondientes. 8. Hacemos clic en el botón Aceptar tantas veces como sea necesario para imprimir el nuevo informe.

Inventario valorado

Este inventario es de gran utilidad, sobre todo en lo que respecta a contabilidad, ya que aporta la información necesaria para realizar el asiento de regularización de existencias. Existen varios métodos para llevar el seguimiento de los movimientos de los productos en la ficha de almacén, como pueden ser el Precio medio, el FIFO y el LIFO, pues bien, el programa se basa en el método del Precio medio, denominado Coste promedio, ofreciendo las posibilidades de calcularlo como media aritmética de todas las entradas, como sumatorio de las últimas entradas hasta completar stock, o bien como media aritmética según las existencias actuales. Podremos elegir una u otra desde la opción Personalización del menú Útil, dentro de la pestaña Cálcu.

Una vez elegido el sistema de cálculo, podremos obtener por impresora un inventario valorado de los artículos, siendo recomendable trabajar con Coste promedio como media aritmética de todas las entradas, ya que es el más similar al Precio medio. Para obtener un inventario valorado de los artículos, procedemos de la siguiente forma: 1. Seleccionamos el menú Informes y nos situamos en la opción Estadísticas e informes. 2. Hacemos clic en la carpeta Informes de Almacén dentro de informes y, posteriormente, en Control de inventarios. Seguidamente, seleccionamos la opción Inventario Valorado por Coste Promedio.

3. Determinamos el almacén a inventariar, usando la lupa para seleccionarlo. 4. Seleccionamos los artículos que aparecen en el inventario, tecleando sus códigos correspondientes en las casillas Desde familia y Hasta familia; usaremos la lupa en caso de no recordarlos. 5. Insertamos la fecha del inventario.

6. Hacemos clic en el botón Aceptar. Seguidamente, vemos la ventana Impresión de informes. 7. Si deseamos cambiar la impresora predeterminada, el tipo de papel o la orientación, lo podemos

hacer mediante el botón Configurar. 8. Hacemos clic de nuevo en el botón Aceptar para concluir con la visualización del listado.

Nota: La totalidad de los listados se sacarán de forma similar, lo único que debemos saber es lo que queremos obtener y al grupo al que pertenece. De esta forma, los presupuestos a clientes, pedidos, albaranes o el diario de facturación, se obtienen de la subcarpeta Documentos de clientes que se encuentra dentro de Informes de gestión.

Personalizar informes

La gran cantidad de informes predefinidos de los que dispone FacturaPlus, puede que no sean suficientes para algunos usuarios que necesiten algo más personalizado. Seguidamente, haremos un informe a nuestra medida. Para ello: 1. Seleccionamos el menú Informes y nos situamos en la opción Estadísticas e informes. 2. Hacemos clic en el botón Añadir y seleccionamos la orden Añadir informe.

3. En la ventana Constructor de informes, introducimos los datos necesarios para la creación del mismo. 4. En el campo Nombre, escribimos el nombre interno que va a tener nuestro informe en la aplicación. 5. Los campos Categoría y Subcategoría contienen, respectivamente, la carpeta y subcarpeta donde vamos a ubicar nuestro informe.

6. En el campo Descripción, escribimos el nombre con el que aparecerá nuestro informe en la ventanaInformes. 7. En el campo Tabla maestra, introducimos, mediante la lupa, la tabla de donde tomaremos los datos para nuestro informe. 8. En el campo Título de informe, escribiremos el título que llevará nuestro informe a la hora de imprimirlo.

9. Hacemos clic en la pestaña Datos de impresión para elegir el modelo de cabecera, el texto para el total y el subtotal, y el tipo de letra y color del texto para las diferentes secciones del informe. 10. Hacemos clic en Aceptar.

11. De momento, sólo hemos creado el diseño y preparado la ubicación del informe, ahora, configuraremos el contenido. 12. En caso de querer acceder al contenido del informe sin haberlo configurado antes, obtendremos un mensaje de error. 13. Para configurar el contenido del informe, volvemos al Menú Estadísticas e Informes y seleccionamos dentro de Informes de Almacén, subcategoría Mercancías pendientes y aquí el informe que acabamos de crear PEDIDOS PENDIENTES y pulsamos sobre el botón Columnas, el cual permitirá acceder a los campos que formarán parte de nuestro informe.

14. En la pantalla principal aparecen las tablas auxiliares relacionadas con la tabla maestra del informe, de las que seleccionaremos los campos a imprimir. Los datos (campos) de la tabla seleccionada aparecerán en la lista de la derecha.

Los botones centrales añadirán o eliminaran columnas del informe. Las columnas que hayamos elegido aparecerán en la parte derecha de la pantalla.

15. El botón Columna Calculada, permite añadir una columna que no sea un dato fijo en la tabla, sino que resulte de realizar operaciones entre columnas que contengan datos numéricos. Columna Acumulada realiza la misma función que el de Columna Calculada, con la particularidad, de que los datos de estas columnas, irán arrastrando el valor de la línea anterior acumulándolo. Los botones Subir y Bajar permiten colocar los campos que hemos añadido en el orden que deseemos. 16. Hacemos clic sobre el botón Columna calculada para visualizar la ventana Columna calculada. 17. Definimos el nombre del campo y, con ayuda de la lupa, definimos la fórmula necesaria para obtener el campo calculado. 18. La casilla Imprimir columna activada, hace visible el campo. Si no activamos la casilla de verificación será una columna oculta.

19. Pulsamos el botón Aceptar hasta que volvamos a la ventana Informes. 20. Después de haber configurado las columnas, visualizaremos dos pestañas más que antes estaban inactivas. Para ello, nos situamos en el informe que estamos creando y hacemos un clic con el botón secundario del ratón para elegir la orden Modificar del menú contextual.

21. La pestaña Presentación permite ordenar el informe por uno, dos o tres campos.

22. La pestaña Establecer filtros nos va a permitir crear condiciones, ya sea para imprimir todos los registros que cumplan las condiciones dadas, o todos los registros hasta que se encuentre aquél que cumpla las condiciones dadas. 23. Para ello, hacemos clic en la primera lupa de la pestaña Establecer filtros, con lo que visualizaremos la ventana Constructor de expresiones. Seguidamente, hacemos clic en el botón Añadir para poder establecer los datos de la condición que deseemos crear.

Otras utilidades En este tema, estudiaremos nociones que no son imprescindibles para llevar a cabo la facturación de una

empresa, pero que sí ayudan a mejorar el uso del programa.

Añadir usuarios

Limitar al usuario

Gráficos estadísticos

Organización de ficheros

Perfiles de usuarios

Personalización del sistema

Avisos de Inicio

Cambiar Apariencia

Práctica - Otras utilidades

Añadir usuarios

Para incrementar las medidas de seguridad, el programa ofrece la posibilidad de introducir claves para acceder al mismo, así como, añadir nuevos usuarios, a los cuales se les limitará el grado de operatividad. El usuario que presenta el programa es, por defecto, supervisor, al cual no se le ha asignado ninguna clave, no obstante, estos datos pueden ser modificados si se desea, así, sólo podrán acceder a la información que contiene el programa aquellas personas que conozcan la clave. 1. Para añadir usuarios, modificarlos o asignarles una clave, elegimos del menú Útil, la opción Perfiles de usuario y Gestión de Usuarios.

2. Pulsamos el botón Añadir o Modificar, según proceda.

3. Tecleamos el nombre del nuevo usuario. 4. Y definimos Contraseña. 5. Si procede, le asignamos un grupo de usuarios. 6. Pulsamos el botón Aceptar.

Limitar al usuario

Como dijimos anteriormente, podemos limitar la operatividad a algún usuario, permitiéndole acceder al programa en modo consulta para todas las opciones o alguna de ellas en concreto, o simplemente, imposibilitando el acceso a las mismas. Para limitar el acceso al usuario, el proceso a seguir es el siguiente: 1. Elegimos el menú Útil, la opción Perfiles de usuario y Gestión de Usuarios. 2. Seleccionamos el usuario a limitar. 3. Pulsamos el botón Mapas. 4. Si deseamos limitar el acceso a determinadas opciones, las seleccionamos y pulsamos el botón correspondiente, Sólo Consulta o Sin Acceso, de la zona Opción seleccionada. 5. Si la limitación se refiere a todas las opciones en general, pulsamos el botón correspondiente, Sólo Consulta o Sin Acceso, de la zona Menú completo. 6. En la zona inferior, podemos ver la leyenda de los permisos que estamos asignando.

7. Pulsamos el botón Continuar.

Gráficos estadísticos

Podremos obtener diferentes tipos de gráficos en función de la información que deseemos, un resumen de facturación agrupado por familias de productos, clientes o agentes, un resumen de compras agrupado por familias de productos y proveedores, o bien un resumen de facturación por provincias. Del mismo modo, podremos obtener gráficos de cada uno de los clientes, agentes o proveedores con los que se comercialice. Por ejemplo, para obtener un gráfico de ventas por familia, el proceso a seguir es el siguiente: 1. Hacemos clic en el menú Informes y en la opción Gráficos.

2. Desplegamos la carpeta Informes de Ventas y seleccionamos Resumen de Ventas por Familias.

3. Determinamos las fechas que comprenderán el gráfico, en las casillas Fecha inicial y Fecha final, así como, las familias que comprenderán el gráfico en las casillas Desde familia y Hasta familia.

4. Hacemos clic en el botón Gráfico y aparece en pantalla el gráfico deseado.

5. Si lo deseamos, podemos cambiar el tipo de gráfico pulsando en los botones Estilos de gráficos, cada uno de ellos, representa un tipo diferente. 6. Una vez elegido el formato, podemos modificarlo utilizando la Barra de herramientas de esta misma pantalla.

7. El botón Atributos del gráfico abre la ventana Atributos, la cual nos permite cambiar las propiedades del gráfico que hemos elegido. 8. Seleccionamos la propiedad a modificar y pulsamos el botón Aceptar. Se abre una ventana que nos permite elegir múltiples opciones referidas a la propiedad seleccionada. 9. El botón Aceptar nos retorna al gráfico.

10. El botón Textos del gráfico abre la ventana Textos, la cual nos permite modificar el gráfico respecto a diferentes conceptos relacionados con el texto. El botón Aceptar funciona del mismo modo que para la ventana anterior.

11. El botón Estilo del gráfico abre la ventana correspondiente para el gráfico que se encuentra activo en ese momento y permite modificarlo con respecto al estilo.

Organización de ficheros

La organización de ficheros sirve para organizar registros y ordenar la información recuperada. Es recomendable que utilicemos esta opción cuando hayamos eliminado registros o cuando veamos que el sistema se ralentiza. Esta opción la encontraremos en el menú Útil.

Perfiles de usuarios

Desde este submenú del menú Útil, podremos cambiar los colores y las fuentes de los documentos que vamos a utilizar en la aplicación, así como el entorno de la misma.

Otra opción que encontramos en este submenú es la personalización de la Barra de herramientas. 1. Para ello, desplegamos el submenú Útil y nos colocamos en la opción Perfiles de usuario y, posteriormente, en la opción Barra de Botones. 2. Activamos la pestaña que contiene el botón que deseamos agregar a la Barra de herramientas.

3. Seleccionamos el botón en cuestión y lo arrastramos hasta la barra.

Personalización del sistema

Mediante la opción Personalización, el usuario podrá personalizar el programa a las necesidades de cada empresa. Para llegar a esta opción, desplegamos el menú Útil y seguidamente Entorno del usuario y Personalización.

La carpeta Contadores permite modificar la numeración de los documentos. Así, si al cambiar de año deseamos que la numeración de los documentos comience con los cuatro dígitos del año en curso, lo indicaríamos en esta pestaña.

Nota: Las facturas son documentos legales y requieren una numeración correlativa que el programa genera automáticamente. Si eliminamos una factura, dejamos una numeración sin asignar y el programa se encarga de asignarla a la siguiente. Si el usuario le asigna un número manualmente, el programa no se encarga de rellenar los huecos.

La pestaña V. Defec. Permite establecer los valores por defecto que muestran nuestros documentos, como son el almacén con el que trabajamos normalmente, el porcentaje de IVA a aplicar en los portes y el régimen de IVA a utilizar.

La pestaña Envío. visualiza los valores por defecto de las remesas de recibos.

La pestaña M. Trab. permite modificar nuestra forma de trabajo en virtud a las necesidades de nuestra empresa, entre ellas, la de introducir el precio de los artículos con el IVA incluido. Haciendo un doble clic en la Barra de estado del programa, la Barra de título cambia para mostrarnos la memoria y los recursos que estamos utilizando. Esto lo permite la casilla de verificación Actualizar la barra de scroll en procesos. La zona Stocks permite configurar el stock en cuanto a avisos y permisos.

Avisos de Inicio

Con el fin de que pueda planificar sus tareas cotidianas o enviar recordatorios a otros usuarios, FacturaPlus pone a su disposición la utilidad Avisos de inicio. La opción Avisos de Inicio está diseñada para que, cuando el usuario entre en el programa, salte una pantalla con el mensaje o recordatorio previamente introducido por el mismo o por otros usuarios. Nota.- Si se desean enviar avisos a otros usuarios, es necesario que estén antes configurados en Útil/Perfiles de Usuario/Gestión de Usuarios.

Supongamos que al día de hoy, queremos planificar la siguiente tarea:

Para el día 14/02/12; Queremos recordar al empleado encargado de la gestión de proveedores, la posibilidad de estudiar nuevas ofertas de otros proveedores que hemos recibido.

Para ello, vamos al menú Útil/Avisos de Inicio y pulsaremos el botón de Añadir Aviso.

Entramos en el apartado de Útil/Avisos de Inicio, los campos que hay que completar son los siguientes:

Fecha del Aviso: Fecha en la que saltará el aviso. Se dispone de un pequeño botón mediante el cual accedemos al calendario. Pondremos 14/02/12.

Usuario Destino: Usuario a quien va dirigido el mensaje, para el día 14/02/12 seleccionamos nuestro usuario encargado de la gestión de proveedores.

Titulo del Aviso: Campo alfanumérico para indicar una referencia del aviso. Escribiremos por ejemplo: “Estudio de nuevas ofertas”.

Descripción del Aviso: Cuadro del texto para escribir el aviso o recordatorio.

Llegado el día 14/02/12, al entrar al programa el usuario encargado de la gestión de proveedores, recibirá el mensaje introducido.

Una vez recibido el aviso podemos Salir o Ver.

Cambiar Apariencia

Cuando accedemos a la sesión, la aplicación nos ofrece la posibilidad de elegir entre dos presentaciones diferentes: Vista Clásica o Vista Nueva. Nosotros estamos trabajando en el Manual con la Vista Clásica, de todas formas si quisieras cambiar de Vista, lo puedes hacer desde el Menú Útil y Cambiar apariencia.

Vista Nueva

Está Vista está compuesta por:

Menú Horizontal. Contiene todas las opciones de trabajo de la aplicación.

Barra de favoritos. Zona de accesos directos a opciones del programa o a archivos externos. Puede configurarla con la funcionalidad “arrastrar y soltar” de su ratón, o bien marcando dentro de cada opción de menú el botón Favoritos. Puede además realizar agrupaciones y ordenaciones de los elementos pulsando el botón derecho del ratón sobre esta barra. Dentro de esta barra también existe el botón Carrusel de Pantallas, donde podrá seleccionar la pantalla de trabajo de forma visual.

Área de trabajo con el Escritorio Sage. La pantalla principal de la aplicación incorpora un escritorio que le proporcionará la información de sus datos y procesos más relevantes, así como un panel de información actual relativo al producto.

Vista Clásica

Esta Vista es la tradicional de anteriores versiones. Está compuesta de:

Menú Horizontal. Barra de opciones de la aplicación.

Panel de exploración (menú vertical). Zona para navegar por la aplicación de forma más visual que el menú horizontal.

Área de trabajo con el Escritorio Sage. Zona Central de acceso a datos de la aplicación.