tesina de control de matricula automatizado
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CAPITULO I
GENERALIDADES
1.1 PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA.
El Colegio Adventista Túpac Amaru de la ciudad de Juliaca el cual brinda a toda la
población educación a nivel preescolar, primaria y secundaria desde sus inicios.
El Colegio cuenta con un plantel de 25 docentes entre los cuales se dividen en los
docentes que imparten asignaturas para la modalidad de primaria y los docentes
para la modalidad de secundaria; 4 administrativos entre ellos la directora y
subdirectora del colegio, la secretaria y el conserje.
La cantidad de estudiantes que alberga en sus instalaciones el Colegio Adventista
Túpac Amaru se dividen en tres modalidades: Preescolar con atención a 300
estudiantes, Primaria que cuenta con una cantidad de 900 estudiantes y
Secundaria con 950 estudiantes, para un total de 2150 estudiantes.
El Colegio no cuenta con un sistema de información que agilice el proceso de
matrícula y el control de calificaciones de los estudiantes.
La matrícula se realiza anualmente en la oficina de la Dirección, la directora y/o
secretaria llena un formato con los datos del estudiante y padres de familia o de la
persona encargada del estudiante, sobre algún padecimiento en particular del
estudiante y sobre años reprobados, al finalizar el proceso de matricula se firma
un acuerdo entre el padre de familia, el docente tutor y la Directora del Centro,
luego se guarda en fólderes y se archivan. En cada fólder se ubican los
expedientes del estudiante según el año matriculado. Seguidamente, el padre de
familia paga el arancel de matrícula y se le entrega recibo de caja como
comprobante de pago. Cada mes se recibe el pago de aranceles de cada
estudiante. No existe una fecha definida, los padres pagan según la fecha que
reciben su salario.
El control de las calificaciones se lleva de forma manual y resulta tedioso para los
docentes, quienes son los encargados de llevar este control por estudiante, por
asignatura y por grupo. Existe un formato que es llamado Consolidado de Notas
donde el profesor presenta las notas de los estudiantes por asignatura cuando se
da el corte de cada bimestre. Este consolidado sirve para el llenado de los
boletines, así como para la elaboración del informe del rendimiento académico.
Esta información sirve para conocer la situación académica de cada estudiante y
buscar soluciones a las dificultades en las diferentes asignaturas; de igual manera
permite presentar el porcentaje de aprobación del Centro al Ministerio de
Educación en el momento que lo soliciten.
Al final de cada año académico la información sobre las calificaciones finales se
ingresa de forma manual en el libro de notas. Toda esta información se debe
ingresar sin ningún error, sin correcciones. Más aún, cuando el estudiante solicita
el certificado de calificaciones de cualquier año que haya cursado en este Centro
Educativo, se llena un formato que se elabora de forma manual en una hoja de
texto de Microsoft Word que contiene el formato definido del papel sellado, éste
formato único puede ser modificado dependiendo del año que cursa el solicitante.
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Luego se imprime y se entrega. En algunos casos la información de cada
estudiante se almacena en un archivo para no estar repitiendo este proceso
completamente y se modifican algunos campos.
El Colegio Adventista Túpac Amaru requiere de un sistema de información
automatizado que agilice los trámites de matrícula, registro de notas y que genere
informe de calificaciones.
Con este sistema se pretende mejorar las actividades rutinarias, acelerar los
procesos manuales, facilitar datos oportunos y exactos de los estudiantes como es
el reporte de sus calificaciones, pago de aranceles y que cualquier información
relacionada con los estudiantes esté disponible cuando se necesite y que se
presente en una forma fácil de utilizar.
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
1.2.1. PREGUNTA GENERAL
¿es posible implementar un sistema automatizado para el control de matriculas y
calificaciones en el colegio Adventista Túpac Amaru de la ciudad de Juliaca?
1.2.2. PREGUNTAS ESPECÍFICAS
¿De qué manera el sistema de matrícula y calificaciones cambiara el sistema
tradicional con el sistema automatizado?
1.3.- JUSTIFICACION
La importancia de un sistema de información automatizado va en dependencia del
propósito para el que ha sido creado el sistema y de acuerdo a las necesidades de
las empresas e instituciones.
Los sistemas de información automatizados han venido revolucionando en gran
manera la forma en que las empresas manejan sus procesos internos ya que
estos facilitan el desempeño en muchos sectores de la actividad humana; lo que a
contribuido a que la sociedad completa se transforme aceleradamente dando
agigantados pasos como en la economía, industria, política y tecnología logrando
alcanzar a plenitud su potencial.
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Para ampliar las posibilidades de acceso a los sistemas de información en una
institución educativa de calidad, se requiere involucrar los temas tecnológicos en
las propuestas educativas que permitan a los estudiantes involucrarse en el medio
tecnológico al igual que a la institución misma en la que este les facilita su
procesos de enseñanza- aprendizaje; a la vez que permita automatizar los
procesos que se manejan internamente en el Colegio en cuanto al
almacenamiento de la información de los estudiantes.
El contar con mayor información de la comunidad estudiantil que sea útil,
oportuna, y debidamente estructurada, podría ser un elemento para elevar la
calidad académica, pero sobre todo para transformar las debilidades en fortalezas
y las amenazas en oportunidades.
Para dar solución y resolver lo tedioso de los procesos de la administración de la
información de carácter estudiantil que maneja el Colegio Adventista Túpac Amaru
fue necesario el desarrollo de un sistema de información. Con la implementación
de este sistema de información se logrará automatizar los procesos que se llevan
a cabo para el control de matrícula y calificaciones de los estudiantes del Colegio
Adventista Tupac Amaru de la Ciudad de Juliaca.
1.4.- OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un Sistema de información automatizado para el control de
matrícula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Adventista Túpac
Amaru - Juliaca.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Mejorar el sistema de matrículas tradicional con un sistema de información
automatizado.
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1.5.- METODOLOGÍA
1.5.1 NIVEL DE INVESTIGACIÓN
La presente investigación dentro de la Ingenieria de sistemas está situada en la
Sub Área de Sistemas de Información,
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1 Sistema
Es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a
determinado objeto. Los sistemas están compuestos por distintos elementos que
se relacionan entre sí y que generan actividades conjuntas, con el fin de posibilitar
el logro de determinados objetivos.
2.2.Sistemas de Información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí
con el fin de apoyar las actividades de una empresa, negocio e institución.
En los sistemas de información los objetivos están orientados, básicamente, a
atender las necesidades de información que tienen los usuarios.
En teoría de sistemas un sistema de información es un sistema automatizado o
manual que involucra personas, maquinas y/o métodos organizados de
recolección, procesos, transmisión clasificar datos que divulguen información del
usuario.
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FIGURA 1. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
2.3 Sistemas de Información Computarizados
Los sistemas de información computarizados tienen un soporte informático, es
decir se desarrollan en un entorno usuario - computadora, utilizando hardware y
software computacional, redes de telecomunicaciones, técnicas de administración
de bases de datos computarizadas y otras formas de tecnología de información.
Ventajas de los Sistemas de Información Computarizados
- Destacar solo la información necesaria
- Uniformizar la información facilitando la comunicación con los demás
ejecutivos.
- Reducir el tiempo requerido para convertir los datos en información útil.
- Permitir mayor confiabilidad.
- Almacenar en forma compacta.
- Manejar grandes volúmenes de datos.
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- Brindar estilos alternativos de presentación y en forma interactiva.
2.4 El rol de los Sistemas de Información en las Organizaciones
Un sistema de información es una combinación organizada de personas,
hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne,
transforma y disemina información en una organización (O´Brien, 2001). En tal
sentido, se considera a los sistemas de información de gran utilidad para apoyar la
toma de decisiones, la coordinación y el control; también pueden ayudar a los
administradores y al personal a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y
crear nuevos productos. Los sistemas de información mejoran la efectividad
gerencial y profesional formando parte de la estrategia de un negocio. La nueva
tecnología tiene un impacto significativo sobre la línea de producción de una
empresa garantizándole ventajas competitivas y sostenibles.
Estas afirmaciones se basan en la experiencia de muchos autores que se han
dedicado al estudio de la influencia que tienen los sistemas de información en el
comportamiento de la productividad gerencial.
2.5Antecedentes Históricos de la Enseñanza con el Auxilio de la
Computadora.
Los primeros esfuerzos por automatizar en parte el proceso enseñanza-
aprendizaje se pueden encontrar en el uso de las máquinas de enseñanza de
Sydney Pressey profesor de un curso introductorio masivo de psicología educativa
en la Universidad de Ohio quien, en la década de los 20, aplicaba a sus
estudiantes pruebas semanales que estimó le tomaban, para calificarlas, cinco
meses de tiempo completo cada semestre.
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Motivado por el posible ahorro de tiempo diseñó una máquina que se parecía al
carro de una máquina de escribir, con cuatro teclas y una ventana larga por la cual
se podría ver un marco con una pregunta y cuatro posibles respuestas.
Después de leer las preguntas los estudiantes seleccionaban la respuesta más
adecuada por medio de una de las teclas. Una prueba típica tenía 30 preguntas.
En 1957, Simon Ramo, un ingeniero eléctrico y exitoso industrial, publicó un plan
visionario que describía el papel de la computadora en la educación. Por medio de
esta máquina se automatizaría la enseñanza y también la administración de la
misma.
Para la mitad de la década de los 60, ya se había establecido firmemente en el
mundo empresarial el control administrativo que muchos de los procesos de
negocios utilizando computadoras, y éstos habían emigrado a escuelas que
contaban con computadoras como en el caso de las universidades importantes.
No obstante quedaba pendiente la administración detallada de la instrucción, así
como la instrucción misma que hacen los maestros en clase. Los dos procesos
dieron lugar a dos ramas del cómputo educativo: la Instrucción Administrada por
Computadora (CMI del inglés Computer Managed Instruction) y la Instrucción
Auxiliada por Computadora (CAI por sus siglas en inglés, Computer Aided
Instruction).
Entre los actores pioneros en CAI se encuentran las universidades de Illinois,
Stanford, la National Science Foundation y las empresas Control Data Corporation
e IBM. Tres proyectos destacan entre los esfuerzos iniciales: El Proyecto
Computer Curriculum Corporation (CCC), el Proyecto Plato y el Proyecto TICCIT.
Instituciones como la UNESCO e IFIP, así como sociedades y redes
internacionales, han organizado acciones y proyectos de investigación, en los que
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ha participado para intercambiar experiencias a nivel internacional sobre diversos
aspectos de la utilización de la informática en la educación.
2.6 La Informática, la Computadora y la Educación
La informática es una herramienta útil en todas las áreas de la educación tanto en
el desarrollo de las asignaturas, como en administración y dirección de la
información en los diferentes niveles de la educación.
Entre las aplicaciones más destacadas que ofrecen las nuevas tecnologías se
encuentra la multimedia que se inserta rápidamente en el proceso de la educación
porque refleja la manera en que el estudiante piensa, aprende y recuerda,
permitiendo explorar fácilmente palabras, imágenes, sonidos, animaciones y
videos, intercalando pausas para estudiar, analizar, reflexionar e interpretar en
profundidad la información utilizada buscando de esa manera el equilibrio entre la
estimulación sensorial y la capacidad de lograr el pensamiento abstracto.
En consecuencia, la tecnología de la informática se convierte en una poderosa y
versátil herramienta que transforma a los estudiantes de receptores pasivos de la
información en participantes activos, en un enriquecedor proceso de aprendizaje
en el que desempeña un papel primordial la facilidad de relacionar sucesivamente
distintos tipos de información, personalizando la educación, al permitir a cada
estudiante avanzar según su propia capacidad.
No obstante, la aplicación de la multimedia en la educación no asegura la
formación de mejores estudiantes y futuros ciudadanos, si entre otros requisitos
dichos procesos no van guiados y acompañados por el docente.
El docente debe seleccionar el material a estudiar a través de la computadora; es
necesario que establezca una metodología de estudio, de aprendizaje y
evaluación, que no convierta por ejemplo a la información brindada a través de un
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CD-ROM en un simple libro animado, en el que el estudiante interiorice grandes
cantidades de información que no aporten a su formación personal. El docente
debe examinar los contenidos de cada material a utilizar para detectar posibles
errores, omisiones, ideas o conceptos equívocos, sino que también deberá
fomentar entre los estudiantes una actitud crítica frente a ello.
A la luz de tantos beneficios resulta imprudente prescindir de un medio tan valioso
como lo es la Informática, que puede conducirnos a un mejor accionar dentro del
campo de la educación. Pero para alcanzar ese objetivo, la enseñanza debe tener
en cuenta no sólo la psicología de cada alumno, sino también las teorías del
aprendizaje, aunque se desconozca aún elementos fundamentales de esos
campos. Sin embargo, la educación en general y la Informática Educativa en
particular, carecen aún de estima en influyentes núcleos de la población,
creándose entonces serios problemas educativos que resultan difíciles de resolver
y que finalmente condicionan el desarrollo global de la sociedad.
La mejora del aprendizaje resulta ser uno de los anhelos más importante de todos
los docentes; de allí que la enseñanza individualizada y el aumento de
productividad de los mismos son los problemas críticos que se plantean en
educación; el aprendizaje se logra mejor cuando es activo, es decir cuando cada
estudiante crea sus conocimientos en un ambiente dinámico de descubrimiento.
La duración de las clases y la metodología empleada en la actualidad, son
factores que conducen fundamentalmente a un aprendizaje pasivo. Dado que la
adquisición de los conocimientos no es activa para la mayoría de los estudiantes
la personalización se hace difícil.
La incorporación de nuevos avances tecnológicos al proceso educativo necesita
estar subordinada a una concepción pedagógica global que valorice las libertades
individuales, la serena reflexión de las personas y la igualdad de oportunidades,
hitos trascendentes en la formación de las personas, con vistas a preservar en la
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comunidad los valores de la verdad y la justicia. La computadora es entonces una
herramienta, un medio didáctico eficaz que sirve como instrumento para formar
personas libres y solidarias, amantes de la verdad y la justicia. En consecuencia
toda evaluación de un proyecto de Informática Educativa debería tener en
consideración en qué medida se han logrado esos objetivos.
La revolución informática iniciada hace cincuenta años e intensificada en la última
década mediante el incesante progreso de las nuevas tecnologías multimediales y
las redes de datos en los distintos ambientes en los que se desenvuelven las
actividades humanas, juntamente con la creciente globalización de la economía y
el conocimiento, conducen a profundos cambios estructurales en todas las
naciones.
El análisis sobre las computadoras y la escuela, tema reservado inicialmente a los
especialistas en educación e informática, se ha convertido en un debate público
sobre la informática en la escuela y sus consecuencias sociales. Variada resulta
en la actualidad el abanico de las diversas realidades en que se desenvuelven los
establecimientos educacionales, desde los que realizan esfuerzos por mantener
sus puertas abiertas brindando un irremplazable servicio, hasta aquellos otros que
han logrado evolucionar a tono con los modernos avances tecnológicos, sin olvidar
una significativa mayoría de los que diariamente llevan a cabo una silenciosa e
invalorable tarea en el seno de la comunidad de la que se nutren y a la que sirven.
Esas realidades comprenden también en muchos casos la escasez de docentes
debidamente capacitados, las dificultades relacionadas con la estabilidad del
personal disponible, la persistencia de diversos problemas de infraestructura
edilicia, la discontinuidad en los proyectos emprendidos y las estrecheces
económicas siempre vigente. La Informática incide a través de múltiples facetas en
el proceso de formación de las personas y del desenvolvimiento de la sociedad;
puede ser observado desde diversos ángulos, entre los que cabe destacar.
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a) La informática como tema propio de enseñanza en todos los niveles del
sistema educativo, debido a su importancia en la cultura actual; se la
denomina también "Educación Informática".
b) La informática como herramienta para resolver problemas en la enseñanza
práctica de muchas materias; es un nuevo medio para impartir enseñanza y
opera como factor que modifica en mayor o menor grado el contenido de
cualquier curricular educativa; se la conoce como "Informática Educativa".
c) La informática como medio de apoyo administrativo en el ámbito educativo,
por lo que se la denomina "Informática de Gestión".
De manera que frente al desafío de encarar proyectos de informática en la escuela
resulta fundamental no solo ponderar la importancia relativa que el mismo
representa respecto de otros emprendimientos a promover, sino también evaluar
la mencionada problemática en la que se desenvuelve el establecimiento. La
función de la escuela es la de educar a las nuevas generaciones mediante la
transmisión del equipaje cultural de la sociedad, posibilitando la inserción social y
laboral de los educandos; un medio facilitador de nuevos aprendizajes y
descubrimientos, permitiendo la recreación de los conocimientos.
Como espejo que refleja la sociedad, las escuelas no crean el futuro, pero pueden
proyectar la cultura a medida que cambia y preparar a los estudiantes para que
participen más eficazmente en un esfuerzo continuado por lograr mejores maneras
de vida. Cada sujeto aprende de una manera particular, única, y esto es así
porque en el aprendizaje intervienen los cuatro niveles constitutivos de la persona:
organismo, cuerpo, inteligencia y deseo. Podemos afirmar que la computadora
facilita el proceso de aprendizaje en estos aspectos.
La computadora favorece la flexibilidad del pensamiento de los alumnos, porque
estimula la búsqueda de distintas soluciones para un mismo problema,
permitiendo un mayor despliegue de los recursos cognitivos de los alumnos. La
utilización de la computadora en el aula implica un mayor grado de abstracción de
las acciones, el manejo de la computadora permite el trabajo en equipo,
apareciendo así la cooperación entre sus miembros y la posibilidad de
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intercambiar puntos de vista, lo cual favorece también sus procesos de
aprendizaje. Manejar una computadora permite a los estudiantes mejorar su
autoestima, sintiéndose capaces de "lograr cosas", realizar proyectos, crecer,
entre otros.
Aparece también la importancia constructiva del error que permite revisar las
propias equivocaciones para poder aprender de ellas. Así el alumno es un sujeto
activo y participante de su propio aprendizaje que puede desarrollar usos y
aplicaciones de la técnica a través de la inserción de las nuevas tecnologías. El
método de razonar informático es concretamente el método de diseño
descendente de algoritmos que es positivamente enriquecedor como método
sistemático y riguroso de resolución de problemas y de razonamiento. De tal
manera que el docente, debe dominar una forma de trabajar metódica, que
enseña a pensar y que permite el aprendizaje por descubrimiento, el desarrollo
inteligente y la adquisición sólida de los patrones del conocimiento.
2.7 Categorías de los Sistemas de Información
Los sistemas de información se desarrollan con diversos propósitos, según las
necesidades de la empresa. Existen diferentes categorías de Sistemas de
Información: Detallados en el siguiente gráfico.
FIGURA 2. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
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SISTEMAS DE APOYO
ADMINISTRATIVO/ GERENCIAL
SISTEMAS DE APOYO
ADMINISTRATIVO/ GERENCIAL
SISTEMAS DE INFORMACIÓNSISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMAS DE APOYO A LAS OPERACIONES
SISTEMAS DE APOYO A LAS OPERACIONES
SISTEMAS DE
PROCESAMIENTO
DE TRANSACCIONES
SISTEMAS DE
PROCESAMIENTO
DE TRANSACCIONES
SISTEMAS DE
CONTROL DE
PROCESOS
SISTEMAS DE
CONTROL DE
PROCESOS
SISTEMAS DE
COLABORACIÓN
EMPRESARIAL
SISTEMAS DE
COLABORACIÓN
EMPRESARIAL
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVA
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVA
SISTEMAS DE APOYO A TOMA
DE DECISION
ES
SISTEMAS DE APOYO A TOMA
DE DECISION
ES
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EJECUTIVA
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
EJECUTIVA
Los Sistemas de Apoyo a las Operaciones generan una gran variedad de
productos de información para uso interno y externo. La función de los sistemas
de apoyo a las operaciones de una empresa de negocios consiste en procesar de
manera eficaz, las transacciones del negocio, controlar los procesos industriales,
apoyar las comunicaciones y colaboración empresarial y actualizar las bases de
datos corporativos.
2.7.1 Sistemas de Procesamiento de Transacciones
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing
Systems) son sistemas de información computarizada creados para procesar
grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de
negocios, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que
representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el
tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual,
aunque los usuarios aún tienen que capturar datos en los sistemas
computarizados. Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los
límites de la organización dado que le permiten interactuar con entornos externos1.
Los sistemas de procesamiento de transacciones tienen como finalidad mejorar las
actividades rutinarias de una empresa y de las que depende toda la organización.
Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización.
Las transacciones más comunes incluyen: facturación, entrega de mercancía, pago
de empleados, depósito de cheques, retiros y depósitos en bancos. Los tipos de
transacciones cambian en cada una de las diferentes empresas u organizaciones.
Sin embargo, la mayor parte de las empresas procesan dichas transacciones como
una mayor parte de sus actividades cotidianas.
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El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el
manejo de éstas, incluye entre otras las siguientes actividades: Cálculos,
Clasificación, Ordenamiento, Almacenamiento y Recuperación, Generación de
resúmenes. Todas estas actividades forman parte del nivel operacional de cualquier
organización.
El estudio de un grupo de organizaciones también muestra la existencia de
características similares entre ellas:
- Gran volumen de transacciones
- Gran similitud entre las transacciones
- Los procedimientos para el procesamiento de transacciones están bien
comprendidos y se pueden describir con detalle
- Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales
2.7.2 Sistemas de Control de Procesos
Estos sistemas monitorean y controlan los procesos físicos, de las empresas
encargadas de manipular información.
2.7.3 Sistemas de Colaboración Empresarial
Estos sistemas mejoran las comunicaciones y la productividad de los equipos y
grupos de trabajo, e incluyen aplicaciones que a veces
2.7.4 Sistemas de Información Administrativa
Los Sistemas de Información Administrativa no reemplazan a los sistemas de
procesamiento de transacciones, sino que éstos incluyen procesamiento de
transacciones.
Los Sistemas de Información Administrativa ayudan a los directivos a tomar
decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados
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como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean
otra información.
Los Sistemas de Información Administrativo tienen el propósito:
- Proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y
exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que
mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la empresa.
- Ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones.
- Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se
necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable.
- Incrementar la productividad operacional.
- Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada,
conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados.
En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Información
Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio
de la administración. Para que esto se cumpla se requiere que se tome en cuenta
y se determine lo siguiente:
- ¿Qué datos se requieren?
- ¿Cuándo se requieren?
- ¿Quién o quienes los necesitan?
- ¿En qué forma se necesita?
- ¿Cuánto cuestan?
- ¿Prioridad de procesamiento de datos?
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- ¿Cómo debe ser el control?
- ¿Cuál debe ser su alcance?
En cualquier organización se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que
se presentan con regularidad (a la semana, al mes, al trimestre, etc.) y para
hacerlo se requiere de cierta información. Dado que los procesos de decisión
están claramente definidos, se puede identificar la información necesaria para
formular las decisiones. Se pueden desarrollar sistemas de información para que,
en forma periódica, preparen reportes para el soporte de decisiones. Cada vez
que se necesita la información, ésta se prepara y presenta en una forma y formato
diseñados con anterioridad.
Con frecuencia, los especialistas en Sistemas de Información describen las
decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El
aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de
antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones,
así como las variables con influencia más significativa sobre el resultado de una
decisión (buena o mala). A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes
bien estructurados que contienen la información necesaria para las decisiones.
2.7.5 Sistemas de Información Gerencial
Los sistemas de información gerencial (MIS, Management Information Systems]
no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, más bien,
incluyen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de información
computarizados cuyo propósito es contribuir a la correcta interacción entre los
usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios, el software
[los programas de cómputo] y el hardware (las computadoras, impresoras, etc.),
funcionen de manera coordinada, los sistemas de información gerencial dan apoyo
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a un espectro de tareas organizacionales mucho más amplio que los sistemas de
procesamiento de transacciones, como el análisis y la toma de decisiones. 2
2.7.6 Sistemas de Información para funciones específicas.
Para dar apoyo a las funciones primarias de comercialización, manufactura y
contabilidad, las empresas han construido sistemas de información distintos y
específicos para cada función. Aun cuando los sistemas de información se
modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la
cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos
comunes aparecen en estas funciones específicas.
2.7.7 Sistema de Información que dan apoyo a la Contabilidad.
Estos sistemas constan de varios módulos diseñados alrededor de los libros
contables, el catálogo de cuentas y los diarios. Estos módulos le permiten a la
empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades
correspondientes. Los sistemas de información también contienen módulos que
dan apoyo a las funciones de procesamiento de órdenes de compra y recepción,
manejo de inventarios, cuentas por pagar y nómina.
Adicionalmente, los sistemas de información específicos para contabilidad
contienen módulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.
2.7.8 Sistema de Información que dan apoyo a la
comercialización.
Durante mucho tiempo la función de comercialización no fue enfocada por la
tecnología informática. Los gerentes están cambiando la función de una operación 2
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basada en sentimientos y suposiciones a una que se basa en la información. A
decir verdad, están empezando a darse cuenta que un sistema de información es
una arma crítica en la lucha por lograr una ventaja competitiva en el mercado.
Las organizaciones buscan formas de acercarse más a sus clientes actuales,
conseguir nuevos clientes y entender mejor el mercado. Los gerentes de
comercialización necesitan información que les ayude a anticipar los cambios en la
demanda del producto, a aumentar la productividad en las ventas y a ejercer un
control sobre los gastos de venta y distribución.
Un sistema para una función específica que tenga módulos para administración y
soporte de ventas, análisis del desempeño de ventas y pronósticos, investigación
de mercados y recopilación de inteligencia, servicio a clientes y análisis,
promoción, y análisis de productos y estrategia, proporciona la información
necesaria para los gerentes de estas funciones.
Una gran cantidad de datos que alimentan a los sistemas de información y dan
apoyo a la comercialización provienen de los sistemas de información
relacionados con las funciones de contabilidad y manufactura.
El sistema de Información específico para la comercialización combina datos de
bases de datos de la compañía con datos externos, incluyendo estadísticas
económicas, demográficas e industriales. Estos datos sirven de entrada a una
diversidad de modelos de pronósticos, de competencia y de precios, para
proporcionar, en unos cuantos minutos, información estratégica que no era posible
proporcionar con los sistemas manuales.
2.8La Información y el Conocimiento
La educación es un proceso permanente de enriquecimiento continuo del
conocimiento y del saber hacer o saber cómo hacer; es también el mejor medio
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para la construcción privilegiada de cada persona y de las relaciones entre
individuos, grupos y naciones.
Si aceptamos que el proceso de enseñanza/aprendizaje debe diseñarse para que
cada individuo aproveche al máximo sus capacidades, el concepto de educación
debe ampliarse en tiempo y espacio para que realmente sea un proceso de vida,
la educación a través de toda la vida.
Tanto en países desarrollados como en desarrollo, queda aún mucho por discutir y
avanzar en cuanto a la aplicación de las TIC (tecnologías de la información y la
comunicación). Entre los temas relacionados con la educación se mencionan:
a) Los que las consideran como herramienta y soporte para mejorar la
calidad del proceso educativo. Ya no deben observarse las tecnologías
integradas de información y comunicación únicamente como soportes
tecnológicos, sino como elementos integradores e incluyentes de los
procesos de acceso y recuperación de información y transferencia de
conocimiento y de enseñanza/aprendizaje.
b) Los cambios profundos y aún paradigmáticos que requiere el proceso
educativo, tanto por el oferente como por el receptor.
c) Los aspectos sociales y culturales, legales, políticos y económicos de la
transferencia electrónica de la información, que deberán considerarse al
planear la distribución, organización, acceso y recuperación local, nacional
y mundial. Los flujos de información se refieren al conocimiento en
movimiento.
2.9Las nuevas tecnologías al servicio del desarrollo educativo
Desde siempre la información, ha sido un vehículo de transmisión de
conocimiento, ha constituido un factor esencial en el avance de la sociedad. El
actual desarrollo de todas las disciplinas se caracteriza, entre otros factores, por
una aceleración en la recopilación, almacenamiento, procesamiento y transmisión
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de información, lo cual ha producido diversos efectos como elemento estratégico
para el desarrollo integral de la sociedad.
La información juega un papel fundamental en las relaciones internacionales, tanto
como medio de comunicación entre personas, como instrumento de entendimiento
y conocimiento entre las naciones. Este papel se torna aún más importante y
crucial en las relaciones internacionales contemporáneas, ya que los nuevos
desarrollos tecnológicos otorgan a la comunidad internacional rápida y sofisticado
medio de comunicación que permiten la transmisión casi instantánea de
información a diferentes regiones del globo.
No obstante, la distribución de la información en el mundo actual se caracteriza
por desequilibrios básicos que reflejan un desnivel general que afecta a la
comunidad internacional; ello se manifiesta en una amplia variedad de campos,
especialmente en las esferas políticas, legales, técnicas y financieras (Deutsch,
1956).
La posesión y oportuna aplicación de la información es factor esencial de
progreso; es elemento indispensable para el uso racional de recursos, para
avances científicos, tecnológicos, sociales y culturales, y como prerrequisito para
el desarrollo; es, pues un recurso vital para el proceso educativo y para el avance
del conocimiento. En nuestros días la información adquiere una connotación
especial y, por lo tanto, es indispensable considerar el estudio y la investigación en
el campo como prioritarios y como actores importantes a considerar en la
transformación del proceso educativo (Ascencio, Gil, 1989).
La importancia de la información y su relevancia en los procesos de
enseñanza/aprendizaje es obvia; pero también lo es la necesidad de comprender
los procesos de los flujos de información y su organización. Para que una persona
se eduque necesita adquirir información que enriquezca sus conocimientos, y a
través de ellos, adquiera nuevos conocimientos, habilidades y actitudes que le
faciliten tomar decisiones para su desarrollo personal y colectivo. Deberá tener
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acceso a la información y al conocimiento registrado que sean relevante para su
aprendizaje.
2.9.1 Organización de la información y transferencia de
conocimiento
La universidad virtual, entendida como la apertura de la universidad hacia la
comunidad con el apoyo de las tecnologías de la información para ampliar la oferta
de servicios de docencia y difusión de la cultura, así como la interacción de grupos
a través del espacio cibernético, requiere revisar la infraestructura tecnológica, los
recursos humanos multidisciplinarios y la estructura y organización de los
contenidos y flujos de información necesarios para su funcionamiento.
Los flujos electrónicos de información son insumo indispensable de los procesos
multimodales de enseñanza/aprendizaje. Las investigaciones sobre flujos
electrónicos de información política, organización, recuperación y uso son
importantes para la proyección interdisciplinaria de la educación continua a
distancia y de la universidad a distancia y virtual.
Han surgido nuevas tecnologías para apoyar la organización del conocimiento:
estructuras y relaciones en el ambiente en línea, aplicaciones de estructuras
tradicionales y no tradicionales a los sistemas digitalizados de recuperación de
información (motores de búsqueda, bases de conocimiento distribuidas y
multilingües, etc.).
2.10 Estrategias de Desarrollo de Sistemas de Información.
Existen diversos métodos para el desarrollo de ciclo de vida de los sistemas de
información a continuación se describen algunos de los más utilizados por los
desarrolladores de sistemas.
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2.10.1 Método del Ciclo del vida de desarrollo de sistemas según
Kendall & Kendall
El ciclo de vida del desarrollo de sistemas es un enfoque por fases para el análisis
y el diseño cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan
mejor utilizando un ciclo específico de actividades del analista y el usuario.
Las fases que incluye el ciclo de vida del desarrollo de sistemas se han dividido en
siete aunque cada una se explica por separado, no se toman como un paso
aislado ya que puede que ocurran varias actividades en simultáneo.
FIGURA 3. LAS SIETE FASES DEL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE
SISTEMAS
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CAPITUO III
DISEÑO METODOLÓGICO
El presente trabajo investigativo describe el desarrollo de un sistema de
información automatizado el cual será implementado en el Colegio Adventista
Tupac Amaru de la provincia de San Roman del distrito de Juliaca.
3.1 Tipo de Investigación
El tipo de investigación realizada es aplicada y descriptiva; aplicada porque se
aplicaron conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera de Ingenieria de
Sistemas de la Universidad Andina Nestor Caceres Velasquez – Juliaca; así como
aplicación de los conocimientos investigados sobre los lenguajes de programación
como Visual Basic.Net, Crystal report para la generación de reportes y el gestor
de base de datos SQL Server, Microsoft acces; los que los aplicamos durante el
desarrollo del Sistema de Información. Es descriptiva porque se detallaron cada
uno de los procesos que realizaría el sistema desde su inicio hasta su fin.
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3.2Técnicas para la recopilación de información
Para recopilar la información necesaria que permitió determinar el problema y su
solución se utilizaron las siguientes técnicas:
3.2.1 Entrevistas
Esta técnica se utiliza para recabar información sobre un determinado tema y es
fundamental para la preparación de un documento de investigación; la cual fue
aplicada a la Directora y Sub-directora del Colegio Adventista Tupac Amaru -
Juliaca.
3.2.2 Búsquedas en Internet
Información sobre las diferentes definiciones, métodos y estrategias utilizados
para el desarrollo del sistema de información y su documentación respectiva.
3.2.3 Revisión de documentación impresa y digital
Se consulto libros para la toma de decisiones sobre el diseño metodológico a
utilizar para la elaboración del sistema de información al igual que consultas de
páginas en internet.
3.3 Implementación de la Metodología seleccionada para el desarrollo del
Sistema de Información.
En este trabajo de investigación se implementó como estrategia de desarrollo de
sistemas de información, el Método de Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas
según Kendall & Kendall; las cuales se describen a continuación:
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3.3.1 PRIMERA FASE: Identificación de problemas, oportunidades y
objetivos
En esta primera fase se identificaron las necesidades del usuario, al constatar lo
tedioso de la búsqueda de información de los estudiantes para los encargados de
almacenar estos datos, en cuanto al proceso de matricula, almacenamiento de
información de docentes, materias y sobre todo el almacenamiento de las
calificaciones.
Las oportunidades son las ventajas que obtendrá el Colegio al tener un sistema de
información automatizado para el registro y control de los datos de cada
estudiante de forma rápida y eficaz de manipular; permitiendo así que la
información este el alcance del usuario en tiempo y forma.
Los objetivos planteados son de vital importancia para lograr el propósito con el
que fue creado el sistema de información.
3.3.2 SEGUNDA FASE: Determinación de los requerimientos de
información.
Para determinar los requerimientos necesarios para la elaboración del sistema de
información del Colegio Adventista tupac Amaru se utilizaron las herramientas
como la observación y la entrevista la que fue aplicada a personal administrativo,
para conocer los procesos que se realizan para almacenar la información de los
estudiantes durante el proceso de matrícula, control de notas, asignación de tutor
etc.
Los requerimientos de información son las necesidades que plantea el usuario
para la creación del sistema de información.
3.3.3 TERCERA FASE: Análisis de las necesidades del sistema
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En esta fase se debe hacer uso de diagramas de flujos de datos para estructurar
el almacenamiento de información tanto como la entrada y salida de datos.
Para llevar a cabo un sistema es necesario hacer un análisis de costo / beneficio;
esto se refiere al costo que debería pagar el Colegio por el desarrollo del sistema
de información y el beneficio que obtendrá con la implementación del sistema
automatizado para mejorar la calidad del manejo de la información.
Se utilizaron entrevistas, cuestionarios y se observo el proceso de cómo el
Colegio almacena la información en el proceso de control de matrícula y
calificaciones durante el año escolar.
3.3.4 CUARTA FASE: Diseño del sistema recomendado
En esta fase se utilizó el formato de matrícula proporcionado por el Colegio y se
siguió la lógica para la elaboración de dicho formato en el sistema de información.
Se diseñaron procedimientos precisos para la captura y almacenamiento de datos
a fin de que los datos que van a entrar al sistema de información sean correctos,
también incluye el diseño de base de datos que guardará los datos necesarios
para los usuarios del sistema automatizado del Colegio Adventista Tupac Amaru –
Juliaca.
3.3.5 QUINTA FASE: Desarrollo y documentación del software
En esta fase se trabajo la programación a la par para desarrollar el software que
llevará el control matricula y calificaciones de los estudiantes del Colegio
adventista Tupac Amaru. Recopilamos la información necesaria para hacer un
sistema ajustado a sus necesidades.
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En esta etapa se le mostrará al usuario la manera de usar el software,
proporcionándole capacitación al usuario, de el adecuado uso del software de
esta manera el usuario no tendrá problemas al momento de utilizar el Sistema de
Informacion.
El sistema fue desarrollado con Microsoft Visual Basic 6.0, también se creó la
base de datos utilizando el gestor Microsoft Acces, que almacenará la información
estudiantes del Colegio Adventista Tupac Amaru.
3.3.6 SEXTA FASE: Prueba y mantenimiento del sistema
Antes de que pueda ser usado el sistema de información ejecutaremos una serie
de pruebas para que destaquen los problemas con los datos de ejemplo y
eventualmente con los datos reales del sistema actual.
El mantenimiento de este sistema y de su documentación comienza en esta fase
y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información.
3.3.7 SÉPTIMA FASE: Implementación y evaluación del sistema
Implementación
En esta fase se implementará el sistema de información automatizado, así como
la capacitación de los usuarios para que manejen el sistema con la ayuda de un
manual de Usuario y atreves de capacitaciones.
Evaluación del sistema
Luego de haber implementado el sistema se procederá a evaluarlo para
comprobar si su funcionamiento es el esperado y corregir posibles errores antes
de la implementación final.
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3.4Hardware y Software
Para el desarrollo del sistema de información se utilizaron las siguientes
herramientas:
Software
Para el desarrollo del diseño y la programación se utilizaron los diferentes:
- Plataforma Windows XP- Servi-pack 3
- Plataforma NetFrameWork 2.0
- Plataforma NetFrameWork 3.5
- Visual Basic 6.0
Hardware
- Procesador Intel core i3
- Memoria 2G
- Disco Duro 160 GB
Requerimientos para la implementación del Sistema
- Pentium 4 o Celeron D
- Memoria 512 RAM
- Disco Duro 40 GB
- Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2,
Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista
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CAPITULO IV
ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA
En este trabajo de investigación se logró identificar los componentes que se
necesitan para realizar el proceso de control de matrícula y calificaciones de cada
estudiante dentro del Colegio Adventista Túpac Amaru.
Se utilizó la herramienta de Visual Basic 6.0 para la programación y diseño
de las pantallas del Sistema de Información.
Para crear la base de datos se utilizó Microsoft Access 2007 como gestor
de base de datos.
El Sistema desarrollado es compatible con los sistemas operativos,
Windows 2007, Windows 2008, Windows 2000, Windows XP- Servi-pack 2,
Windows XP- Servi-pack 3, , Windows Vista
El Sistema se evaluó con datos reales para eliminar cualquier margen de
error que este pudiese presentar antes de implementarlo.
Con la implementación del sistema se pretende eliminar lo tedioso de
manipular de información de los estudiantes del Colegio Adventista Tupac
Amaru – Juliaca, sin ningún control sobre esta información y poder facilitar
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a los docentes la información de cada uno de estos de manera rápida y
eficaz, también se podrá obtener reportes de la información de docentes,
tutoría, aranceles y datos académicos de los estudiantes.
Se realizó el análisis y diseño de la Base de Datos del Sistema de
Información para el Control de Matrícula y calificaciones del Colegio
Adventista Tupac Amaru de Juliaca de la siguiente manera:
FIGURA 4: MODELO ENTIDAD RELACIÓN.
El modelo Entidad Relación (E/R), muestra de forma gráfica en la que se diseño
la base de datos para el sistema de información automatizado. A continuación se
detallan los procesos lógicos realizados en cada una de las tablas utilizadas en el
sistema de información.
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FIGURA 5: DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MATRÍCULA Y
CALIFICACIONES
FIGURA 6: DIAGRAMA CERO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MATRÍCULA Y
CALIFICACIONES
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El resultado final de esta investigación fue el desarrollo del Sistema de
Información automatizado para el Control de Matricula y calificaciones para
los estudiantes del Colegio Adventista Túpac Amaru -juliaca.
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CONCLUSIONES
Realizar el diseñó y programación del Sistema de Información
automatizado para el Colegio Adventista Tupac Amaru - Juliaca.
el desarrollo del sistema de información que permite manejar el control de
matrícula y calificaciones de los estudiantes del Colegio Adventista Tupac
Amaru - Juliaca; haciendo uso de la herramienta Visual Basic 6.0.
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RECOMENDACIONES
En futuros desarrollos de sistemas utilizar el lenguaje de programación
Visual.Basic 6.0, ya que es un programa con las herramientas necesarias
para facilitar el diseño y programación de cualquier aplicación.
El sistema realizado para el Colegio Adventista Túpac Amaru queda
accesible a cualquier persona que desee hacer alguna modificación en pro
de realizar mejoras, actualizaciones para garantizar la efectividad del
mismo.
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Facturación en la Mueblería y Ferretería Franklin. Tesis 2008.
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