sistema de automatizado

7/23/2019 SISTEMA DE AUTOMATIZADO

1/94

2

A nuestros padres, porque

creyeron en nosotros y porque

nos sacaron adelante,

dndonos ejemplos dignos de

superacin y entrega.


2/94

3

AGRADECIMIENTO

Al Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Privado JHALEBET, por

habernos albergado en sus aulas durante estos tres aos, y brindarnos

las facilidades para poder lograrnos como grades profesionales en

valores, conocimientos y como personas de bien para la comunidad.

A la Directora General del I.E.S.T.PJHALEBET, por ser nuestra gua y

pilar fundamental para poder realizar este proyecto.

A nuestros profesores, que durante toda nuestra carrera han aportado con

un granito de arena a nuestra persona que con sus sabios consejos han

logrado que nos desarrollemos como ntegros profesional en la carrera de

computacin e informtica, carrera que est en constante cambios.

A nuestros compaeros y amigos de estudios, que compartimos

momentos alegres y tristes convirtindonos en una gran familia educativa

y compartiendo conocimientos en beneficios personales.


3/94

4

NDICE

Pg.

Cartula

Dedicatoria 2

Agradecimiento 3

ndice 4

Introduccin 7

I. IDENTIFICACIN DEL PROYECTO 11

1.1. Ttulo del proyecto 12

1.2. Responsables del proyecto 12

1.3. Beneficiarios directos e indirectos 13

1.4. Ubicacin 13

1.5. Institucin responsable 13

1.6. Duracin 13

II. MARCO TERICO 14

2.1. Bases tericas 15

2.2. Definicin de trminos bsicos 40

III. PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO 47

3.1. Problema 483.1.1 Situacin problemtica 48

3.1.2 Formulacin del problema 50

3.1.3 Justificacin del proyecto 50

3.1.4 Importancia del proyecto 52


4/94

5

3.2. Objetivos 52

3.2.1 Objetivo general 52

3.2.2 Objetivos especficos 52

3.3. Plan de accin de actividades 53

3.3.1 Acciones/actividades 53

3.3.2 Resultados esperados 54

3.3.3 Cronograma de actividades 55

3.3.4 Presupuesto 56

3.3.5 Financiamiento 57

3.4. Evaluacin 57

3.4.1 Indicadores de proceso 57

3.4.2 Indicadores de resultados 58

3.4.3 Continuidad y sostenibilidad del proyecto 59

IV. DEMOSTRACIN PRCTICA 61

4.1. Ttulo del proyecto 62

4.2. Visin de la empresa 62

4.3. Misin de la empresa 62

4.4. Actores 63

4.5. Diagramas 634.5.1. Diagrama de caso de uso del negocio 63

4.5.2. Diagrama de actividades 64


5/94

6

4.5.3. Diagrama de caso de uso del sistema 67

4.5.3.1. Descripcin de los casos de uso del sistema

4.5.4. Diagrama de secuencia 73

4.5.5. Diagrama de colaboracin 75

4.5.6. Diagrama de clases 77

4.5.6.1. Diagrama fsico 77

4.5.6.2. Diagrama lgico 78

4.6. Modelo de base de datos relacional 79

4.6.1. Descripcin de entidades 79

4.7. Desarrollo del sistema 80

4.7.1. Breve descripcin del sistema 80

4.7.2. Manual de uso del sistema 80

V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 91

5.1. Conclusiones 92

5.2. Recomendaciones 93

Bibliografa / Linkografa 94

Anexos 95


6/94

7

Introduccin

Toda actividad administrativa enfrenta constantemente el problema decmo hacer el trabajo lo mejor posible; con un mnimo de tiempo y

esfuerzo, y desde luego, al menor costo.

I.E.GE.COOP Cristo Rey no escapa a esta realidad, en consecuencia

necesita adaptar sus procesos administrativos a las exigencias actuales.

El presente estudio tiene como finalidad presentar un diseo de un

Sistema de Control Interno en el rea de Caja del I.E.GE.COOP Cristo

Rey en este sentido, es vlido destacar, que un sistema es un conjunto

complejo de interacciones entre las partes, componentes y procesos que

lo integran.

A su vez el control interno comprende el plan de organizacin y lacoordinacin de todos los mtodos y medidas adoptadas por una

institucin para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad

de sus datos contables, as como promover la eficiencia operativa y

estimular la adhesin a las polticas administrativas prescritas por la

direccin de la institucin. La direccin depende del sistema de control


7/94

8

interno administrativo y contable para la obtencin de los datos

financieros y operativos en los cuales pueda basar sus planes y

decisiones operativas, tanto a largo plazo como cotidianos. Los

mecanismos de control interno deben estar diseados para garantizar el

funcionamiento de las diferentes reas de una institucin, entre ellas

tenemos el rea de caja del I.E.GE.COOPCristo Rey

Para cumplir con la finalidad antes citada, se requiri la aplicacin de una

metodologa para el anlisis y diseo de sistemas, que permita conoceramplia y suficientemente lo que est sucediendo en el rea de Caja

perteneciente, a fin de tener una visin ms amplia de la problemtica y

poder formular con exactitud las mejoras requeridas por el sistema.

La metodologa aplicada para el estudio y diseo del sistema de control

est conformada por tres fases:

1. Investigacin preliminar o comprensin actual del sistema, la

cual incluye la revisin de la situacin general de la institucin a

fin de obtener una visin general.

2. Anlisis del sistema, en esta fase se lleva a cabo el

reconocimiento y la definicin del problema y consiste endiferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace.

3. Diseo del nuevo sistema, esta fase incluye el desarrollo de los

objetivos bsicos, el desarrollo de los requerimientos de

informacin de entrada, salida, reportes y control que sern

implantados en el nuevo diseo.


8/94

9

Segn lo investigado con respecto al sistema planteado el equipo

conformado por los tcnicos en computacin e informtica planea

establecer este sistema en la ciudad de Ica.

El presente proyecto productivo est estructurado de la siguiente manera:

En el Punto I; denominado Identificacin del proyecto, se hace una

referencia del ttulo del proyecto, los responsables el cual estarn a

carago de la ejecucin, los que se beneficiarn directa e indirectamente,

la ubicacin donde se ejecutara dicho proyecto, la institucin responsable

y el tiempo que durar el proyecto en su conformacin hasta su ejecucin.

En el Punto II; denominado Marco Terico, se presentan los antecedentes

de la investigacin se consideran todas las obras y documentos similares

al estudio que se realiza, comprobando que no existe ningn documento

con este tema y por lo tanto se puede llevar a cabo. Tambin los

conceptos derivados de la dimensin del proyecto productivo, y los temas

a desarrollar para solucionar dicha problemtica.

En el Punto III; denominado Planteamiento del Proyecto, se establece la

problemtica encontrada y dar la posible solucin el pro que de la

implementacin del proyecto, los objetivos especficos y general, un breve

estudio del mercado para ver la viabilidad del proyecto, el tiempo que

durar o cronograma de actividades, el presupuesto a invertir y el

financiamiento el cual estar a cargo de los ejecutores del proyecto o una

entidad bancaria.


9/94

10

En el Punto IV; denominado Demostracin Prctica, se inicia con la visin,

misin y actores de la empresa, diagrama como est conformada la

empresa, la propuesta de creacin y el plan estratgico.

En el Punto V; denominado Conclusiones y recomendaciones, se

presentan las conclusiones y recomendaciones del proyecto de

factibilidad tomando en cuenta la estructura, mostrando por ltimo los

anexos.


10/94

11

I.IDENTIFICACIN

DEL PROYECTO


11/94

12

I. IDENTIFICACIN DEL PROYECTO

1.1. Ttulo del proyecto

El ttulo selecionado para el desarrollo y ejecucin del proyecto

productivo, tiene como nombre:

Sistema Automatizado para mejorar la eficiencia del control

interno de las funciones operativas del rea de caja del

I.E.GE.COOPCristo Reyde la provincia de Ica

1.2. Responsables del proyecto

Para la elaboracin y ejecucin del siguiente proyecto

productivo, tiene como responsables a los alumnos de la

carrera de computacin e informtica que a continuacin se

detalla:

ALBITES LIMA, Anyela Yoselin

MARCOS RAMIREZ, Geraldine Erika

PISCONTE MUANTE, Eliana

URIBE OSCCO, Rosario Marleny

1.3. Beneficiarios directos e indirectos

Beneficiarios Directos

Dentro de los beneficiarios directos nos encontramos

nosotros como responsable y ejecutores del proyecto.


12/94

13

Beneficiarios Indirectos

La comunidad y las empresas que requieran de

nuestro servicio para mejorar sus procesos.

1.4. Ubicacin

El siguiente Proyecto productivo se ejecutar en las

instalaciones de la Calle Caman N460Ica

1.5. Institucin responsable

La institucin responsable para la implementacin y ejecucin

del proyecto productivo es el Instituto de Educacin Superior

Tecnolgico Privado JHALEBET, ubicado en la calle Lima N

434Ica.

1.6. Duracin

El Proyecto productivo tuvo como punto de Inicio en abril 2012

y trmino en enero 2013


13/94

14

II.MARCO TERICO


14/94

15

II. MARCO TERICO

2.1. Bases tericas

Antecedentes de la investigacin

Estn referidos a estudios previos sobre el tema en cuestin, es decir,

trata de trabajos sobre control interno, con el objeto de analizarlos y

extraer de ellos posibles alternativas que permitan cumplir con el objetivo

general de esta investigacin, sobre sistema del control se presentan las

siguientes conclusiones: establecer propuestas para lograr un control

eficiente en los procedimientos, operaciones y acciones. Es comn

escuchar, que actualmente se debe utilizar el control interno como el

principal instrumento de trabajo, no slo mejora lo anteriormente descrito,

sino que adems optimiza los recursos y permite el ahorro de tiempo, su

relacin con esta investigacin permite observar que los planes

gerenciales no pueden ser elaborados en base a sucesos no previstos; en

tanto que el control interno permite lograr los objetivos y metas trazadas

por la organizacin, por lo que una buena implantacin del sistema, es la

nica garanta para mejorar los procesos, procedimientos, rentabilidad o

cualesquiera otro aspecto administrativo.

El estudio se bas en una investigacin descriptiva, donde se tom comomuestra a todas las personas que cumplan labores dentro de la

institucin. Entre las conclusiones ms importantes, seala que no

habiendo existido en ningn momento procesos de evaluacin y control

en el referido instituto, se dise dentro de la propuesta medidas de

control que permitan mejorar la operatividad de la empresa, adems se


15/94

16

revis y redise la estructura administrativa de la misma, en funcin de

hacerla ms eficiente y eficaz. Consideran que la empresa no planifica o

por lo menos no se les ha informado al respecto, lo que consideran grave,

en tanto que no los hace partcipes de la organizacin. De igual forma

consideran que una planificacin bien diseada tcnicamente, no slo

mejora el instituto referido, sino que adems opinan que mejorarn sus

condiciones sociolaborales. En relacin a la planificacin, determinaron

que adems de la aplicacin, el control y la evaluacin son los aspectos

ms resaltantes, en cuanto stos son los que facilitarn informacin para

corregir posibles fallas que se presenten en la ejecucin de la

planificacin. Es por ello, que resulta importante el establecimiento entre

las organizaciones de los procesos, procedimientos y actividades, que

permitan establecer responsabilidades en la empresa, con la finalidad de

cumplir los objetivos para llevar a cabo la planificacin. Dicha

investigacin es muy similar en el desarrollo de la presente, debido a que

se relaciona en la observacin para luego presentar posibles soluciones

en el control interno, en las actividades administrativas. En la Oficina de

Programacin y Presupuesto del Instituto y cuyas conclusiones se

remiten a lograr en forma eficiente, eficaz, veraz y oportuna los objetivostrazados y la importancia de vincular el sistema automatizado con los

procesos de la oficina. El trabajo persigui sistematizar la oficina

analizada. La relacin directa de esta investigacin con la presente es la

importancia que se puede observar en la implementacin de sistemas

automatizados para solucionar algunas fallas en los procesos de las


16/94

17

diferentes dependencias oficinas o reas administrativas en cuestin.

Sistema Control interno en el proceso de ejecucin presupuestal y cuyas

conclusiones se remiten a: se ha determinado la existencia de deficiencias

del sistema de control interno en el proceso de ejecucin presupuestal,

las mismas que afectan la tica, prudencia y transparencia de la gestin y

tienen que superarse con la implementacin de un sistema de control

interno para los institutos, en el marco de las normas de control interno

para el sector pblico. Si bien es cierto que un sistema de control interno

por ms eficiente que sea no es garanta de una buena gestin, sin

embargo un sistema de control interno deficiente no es facilitador para el

desarrollo del proceso de ejecucin presupuestal; por lo tanto se

recomend la implementacin.

La reciprocidad de esta investigacin con la presente se basa en todo lo

expuesto sobre el control interno, lo que sirve como una buena gua del

tema. El sistema de control interno debe estar interrelacionado con todas

las actividades de la organizacin, debido a que debe incluir las medidas

necesarias para que la gerencia pueda realizar un seguimiento eficaz a

todos sus recursos. Es mucho ms que un instrumento dedicado a la

prevencin de fraudes o al descubrimiento de errores accidentales en elproceso contable; constituye una ayuda indispensable para una eficiente

administracin.


17/94

18

ADMINISTRACIN

A principios del siglo XVIII las empresas se desarrollaron con gran

lentitud, no obstante siempre existi el trabajo organizado y dirigido en la

historia de la humanidad, la historia de las empresas y sobre todo la

historia de la Administracin, es por ello que definiremos a la

administracin como una ciencia social compuesta de principios, tcnica y

prctica, y cuya aplicacin a conjuntos humanos permiten establecer

sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se

puede alcanzar propsitos comunes, que individualmente no es fcil

alcanzar.

PLANIFICACIN

Es la base fundamental del proceso administrativo, ya el instituto

predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben

obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable, es

decir: selecciona y hace suposiciones respecto al futuro para formular las

actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales.

ORGANIZACIN

Es el ordenamiento de todas y cada una de las reas del instituto, es una

de las funciones principales que le atae a la administracin en forma

permanente, porque con ello es muy seguro lograr los resultados que se

esperan. Establece relaciones efectivas de comportamiento en las

personas de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan


18/94

19

satisfaccin personal al hacer tareas seleccionadas, bajo condiciones

ambientales dadas para el propsito de realizar alguna meta u objetivo.

EJECUCIN

Va a constituir el elemento esencial, que le va a dar el inicio a una

actividad preestablecida a la puesta en marcha de un objetivo ya definido.

Es hacer que todos los componentes del grupo quieran realizar los

objetivos de la empresa y que sus miembros se esfuercen por

alcanzarlos.

CONTROL

Es quizs uno de los elementos ms importante del proceso

administrativo, ya que nos permite estar pendientes e informados de

todos los pasos que se dieron, se estn dando y se van a dar, dentro de

la estructura interna y externa de la empresa, es la ltima etapa del

proceso administrativo, est estrechamente relacionada a la planificacin,

el cual sirve de retroalimentacin para futuros planes. Desde hace varias

dcadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para

mejorar los controles pblicos y privados. Es importante tener en cuenta,que el control interno tiene una vinculacin directa con el curso que debe

mantener el instituto hacia el logro de sus objetivos y metas.

El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos,

metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que

deben lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para


19/94

20

alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma peridica; as

como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las

operaciones. El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de

la organizacin, cumple y/o alcanza los objetivos que persigue sta. Los

grandes avances tecnolgicos aceleran los procesos productivos que

indiscutiblemente repercuten en una mejora en los campos de la

organizacin y la administracin, pues sta debe reordenarse para

subsistir. Se demostr la importancia del control sobre la gestin de los

negocios y que ste se haba quedado rezagado frente a un acelerado

proceso de la produccin.

El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el inters

de la propia administracin. Ningn administrador desea ver prdidas

ocasionadas por error o fraude o a travs de decisiones errneas basadas

en informaciones financieras no confiables. As, el control interno es una

herramienta til mediante la cual la administracin logra asegurar, la

conduccin ordenada y eficiente de las actividades del instituto.

El Control Interno y las Operaciones Contables El control interno es la

base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable.

Todas las operaciones contables necesariamente estn sujetas al sistema

de control interno que establece una entidad. El grado de fortaleza del

control interno determinar si existe una seguridad razonable de que las

operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no.

Todo el producto final de la evaluacin de los controles internos es

plasmado a travs de informes, los cuales pueden ser realizados por


20/94

21

auditores al explicar lo referido al Control Interno y lo define como: un

proceso ejecutado por personas de la entidad, diseado para cumplir

objetivos especficos. La definicin es amplia, abarca todos los aspectos

del control de un negocio, permitiendo as que un directivo se centre en

objetivos especficos. El control interno consta de cinco componentes

interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la

administracin maneja el instituto.

Los componentes estn ligados, y sirven como criterio para determinar

cuando l:

SISTEMA ES OBJETIVO

Los componentes del Control Interno son:

Ambiente de Control

El ambiente de control establece el tono de una organizacin, para

Influenciar la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de

todos Los dems componentes del control interno, proporcionando

disciplina y Estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la

integridad, los Valores ticos y la competencia de la gente de la entidad;la filosofa de los Administradores y el estilo de operacin; la manera

como la administracin Asigna autoridad y responsabilidad, y cmo

organiza y desarrolla a su gente y la atencin y direccin que le presta el

consejo de directores.


21/94

22

Valoracin de Riesgos

Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e

internas, los cuales deben valorarse. Una condicin previa para la

valoracin de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en

niveles y consistentes internamente. La valoracin de riesgos es la

identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de

los objetivos, formando una base para la determinacin de cmo deben

administrarse los riesgos. Dado que las condiciones econmicas,

industriales, reguladoras y de operacin continuarn cambiando, se

necesitan mecanismos para identificar y tratar los riesgos especiales

asociados con el camino.

Actividades de Control

Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que

ayudan a asegurar que se estn llevando a cabo las directrices

administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se estn

tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la

consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se

dan en todas las organizaciones, en todos los niveles y en todas las

funciones. Incluyen un rango de actividades tan diversas como

aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisin del

desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de

responsabilidades.


22/94

23

Informacin y Comunicacin

Debe identificarse, capturarse y comunicarse informacin pertinente en

una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus

responsabilidades. El sistema de informacin produce documentos que

contienen informacin operacional, financiera y relacionada con el

cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio. Ella se

relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino

tambin con la informacin sobre sucesos, actividades y condiciones

externas necesarias para la toma de decisiones y la informacin externa

de negocios. Igualmente debe darse una comunicacin efectiva en un

sentido amplio, que fluya abajo, a lo largo y hacia arriba de la

organizacin. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de

la alta administracin respecto a que las responsabilidades de control

deben asumirse seriamente.

Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo

mismo que cmo sus actividades individuales se relacionan con el

trabajo de los dems, tener un medio de comunicacin de la informacin

significativa en sentido contrario. Asimismo necesitan comunicacin

efectiva con las partes externas, tales como clientes, proveedores,reguladores y accionistas.


23/94

24

Monitoreo

Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un

proceso que valora la calidad del desempeo del sistema en el tiempo.

Ellos son realizados mediante acciones de monitoreo. Las deficiencias

del control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos

delicados a la gerencia y a la junta directiva.

rea de Caja

El cual estn descritas las unidades acadmicas-administrativas, sus

funciones, normas y procedimientos; el rea de caja, tiene como finalidad

recaudar mediante la venta de ticket el ingreso propio de la institucin,

para ofrecer y mantener un servicio de excelencia a toda la comunidad

contribuyendo al crecimiento de la Institucin.

Funciones

1. Vender ticket a usuarios de los servicios de Admisin Registro y

Control de Estudios de igual manera para la inscripcin de alumnos

regulares y nuevos ingresos.

2. Recibir de la Direccin del instituto los cheques para cancelar a los

Proveedores, Personal Administrativo, Obrero, Docentes yEstudiantes.

3.Custodiar el Fondo Rotatorio de Caja Chica para controlar el manejo

efectivo del mismo.

4. Liquidar nminas y entregar comprobantes de pago al Personal

Administrativo, Obrero y Docente.


24/94

25

5. Recibir del departamento de recursos humanos la tarjeta Bono Ley de

Programa de Alimentacin al Personal Docente Administrativo y

Obrero.

6. Elaborar y realizar depsitos bancarios correspondientes a

descuentos y aportes de ley, descuentos sindicales, entre otros.

7. Supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones laborales del

personal adscrito a la seccin de Caja.

Normas y Procedimientos

1. Atender la solicitud del usuario cuando llega a la taquilla, obtener el

monto de la solicitud, emitir y entregar el ticket correspondiente.

2.Recibir de la direccin del instituto los cheques, verificar en la hoja de

relacin los montos, beneficiarios y cantidad de emitidos, firmar dicha

relacin; se presenta relacin de los mismos, existentes en el rea de

caja a la oficina de compras y a la subdireccin administrativa para que

les haga el llamado a los beneficiarios de los mismos, para que los

retiren.

3. El custodio del fondo de caja chica cuadrar el efectivo y los

comprobantes debiendo solicitar la reposicin de los recibos pagadospara as mantener un adecuado flujo de efectivo.

4. Recibir del departamento de talento humano las nminas y

comprobantes de pago, se desglosan, ordenan por mes y por

clasificacin laboral (docentes, administrativos y obreros); se verifica

manualmente el ltimo comprobante recibido por el beneficiario y se


25/94

26

procede a hacerle firmar la nmina correspondiente y entrega del

comprobante.

5. Recibir del departamento de talento humano la tarjeta cesta ticket,

resguardarla, para luego ser entregada a los beneficiarios.

6. Recibir de la direccin del instituto los cheques de las retenciones y

aportes de ley, desglosarlos, emitir depsitos bancarios y se envan

con el mensajero para ser depositados en los bancos

correspondientes.

7. Supervisar el cumplimiento de las funciones del rea de caja como

son: el horario, las actividades y los objetivos establecidos por el jefe

del rea.

La Caja Chica

Esta es una cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se

asigna a un empleado, en caja o en depsitos, disponible para

desembolsos menores, que generalmente se llevan bajo el sistema de

fondo fijo, el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan

pequeos no es conveniente pagarlos con cheques.


26/94

27

A continuacin se describen los elementos de la caja chica los cuales

son:

Apertura

Estar constituida por el monto previamente considerado y autorizado por

la administracin, el cual no podr exceder de doscientas (200) unidades

tributarias.

Cierre

Los custodios del manejo de fondos de caja chica reintegrarn los

remanentes y rendirn cuenta al administrador el monto total de las

facturas y dems comprobantes de gastos correspondientes a la ltima

reposicin; al trmino de cada ejercicio fiscal.

Pagos

El monto mximo a cancelar por cada gasto con cargo a los fondos de

caja chica no podr ser superior a un veinte por ciento de las unidades

tributarias establecidas en la apertura.

Autorizacin de pagos

Los que se realicen a travs de los fondos de caja chica requerirn

imprescindiblemente de la autorizacin del administrador, as como la

firma del custodio.


27/94

28

Comprobantes de egresos

Todo pago debe ser soportado por un recibo o factura, al que inutilizar

mediante la aplicacin de un sello hmedo con la leyenda Pagado por

Caja Chica.

Reposicin

Deber ser solicitada por el custodio al administrador en anticipo cuando

se haya utilizado el setenta y cinco (75%) por ciento de su monto.

Registro contable

Se lleva en un libro diario de tres (3) columnas, en el cual se asentarn los

comprobantes de Ingresos y Egresos. As mismo, en esta rea se

entregan los siguientes documentos:

Nmina

El beneficiario firma la nmina y se le entrega el formulario de

comprobante de ingreso y deducciones. Podemos decir que la nmina es

un proceso de contabilidad manual que consiste en una relacin nominal

de cada uno de los individuos que laboran en una organizacin.

Viticos

Despus que el funcionario solicita un vitico para viajar a reuniones fuera

del instituto prcticas de campo, entre otras, se dirige al rea de caja, se


28/94

29

le entrega el cheque correspondiente y se le informa que debe traer

soporte justificativo del mismo.

A continuacin describiremos como vitico; los recursos asignados a los

servidores pblicos para realizar el desempeo de sus funciones deben

de trasladarse por un perodo mayor de 24 horas a lugares distintos al de

su adscripcin. Dichos recursos cubrirn los gastos por concepto de

alimentacin, hospedaje y gastos menores inherentes al viaje.

Proveedor

Persona o empresa que abastece de algunos artculos necesarios a la

institucin, estos pasan por caja a retirar el cheque respectivo a la venta

hecha al instituto.

Ayuda estudiantil

Pago que se le hace al estudiante para cubrir gastos extra acadmicos,

siempre y cuando sea solicitado ante el administrador.

Comprobante de pago

Formulario debidamente firmado y autorizado por las autoridadescompetentes y que generan un pago. Debido a la implementacin de

tecnologas informticas en las diferentes disciplinas, se hace necesario

que los profesionales del rea contable y de las disciplinas

administrativas, adquieran conocimientos bsicos de sistemas.


29/94

30

El trmino Sistema tiene distintos y amplios usos en las empresas y

negocios. Una empresa puede ser considerada como un sistema que

recibe y genera informacin, la cual ser utilizada por alguna persona o

entidad. Formalmente se puede considerar un sistema como un conjunto

de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos

atributos identificables que tienen relacin entre s, y que funcionan para

lograr un objetivo comn.

Tipos de sistemas

Tenemos:

Sistema Contable

El sistema contable recibir en forma resumida los movimientos que

tengan los dems. Aqu podemos encontrar la primera forma de entre

esos sistemas. De esta forma, surge el concepto de integracin entre

sistemas. Desde el punto de vista conceptual existe un solo sistema

contable para cada organizacin, es decir, aquel en el cual se registrarn

todas las transacciones que de alguna manera tienen impacto en los

estados financieros.

Sistema de informacin

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos necesarios para

la realizacin y explotacin de aplicaciones informticas. El tratamiento de

la informacin consiste en realizar las operaciones que corresponden a

las entradas, seguidamente las que correspondan al proceso o algoritmo


30/94

31

y por ltimo las de salida de los resultados, si bien en ocasiones pueden

aparecer entre mezcladas.

Tipos de sistemas de informacin

Sistema de procesamiento de transacciones son sistemas de informacin

computarizados creados para procesar grandes cantidades de datos

relacionados con transacciones rutinarias de negocios, como nminas e

inventarios. Este sistema elimina la molestia que representa la realizacin

de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez

fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los

usuarios an tienen que capturar datos en los sistemas computarizados.

Sistema de informacin gerencial

Este sistema no remplaza a los sistemas de procesamiento de

transacciones, ms bien, incluye el procesamiento de transacciones.

Son sistemas de informacin computarizados cuyo propsito es contribuir

a la correcta interaccin entre usuarios y las computadoras. Debido a que

requieren que los usuarios, el software y el hardware funcionen de

manera coordinada, estos sistemas dan apoyo a un espectro de tareasorganizacionales mucho ms amplio que los sistemas de procesamientos

de transacciones, como el anlisis y la toma de decisiones.


31/94

32

Sistema de soporte a decisiones

Estos sistemas constituyen una clase de alto nivel de sistemas de

informacin computarizada. Ellos coinciden con los de informacin

gerencial en que ambos dependen de una base para abastecerse de

datos. Sin embargo, difieren en que el de soporte de decisiones pone

nfasis en el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la

decisin definitiva es responsabilidad exclusiva del encargado de tomarla.

Sistema de informacin ejecutiva

Cuando los ejecutivos recuren a la computadora, por lo general lo hacen

en busca de mtodos que los auxilien en la toma de decisiones de nivel

estratgico estos sistemas ayudan a estos ltimos a organizar sus

actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas

grficas y de comunicaciones, que por lo general se encuentran en salas

de juntas o en oficinas corporativas personales.

Sistema de automatizacin de oficinas

Los sistemas de automatizacin de oficinas apoyan a los trabajadores de

datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino msbien analizan la informacin con el propsito de transformar los datos o

manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso,

distribuirlos formalmente con el resto de la organizacin y en ocasiones

ms all de estas.


32/94

33

Sistema experto

Un sistema experto es una aplicacin informtica capaz de solucionar un

conjunto de problemas que exigen un gran conocimiento sobre un

determinado tema. Generalmente, realizan una bsqueda de la solucin

por medio de un proceso de simulacin de razonamiento humano

aplicado reglas especficas del conocimiento y de inferencia. Podemos

definirlo formalmente de la siguiente manera: Un sistema experto es un

conjunto de programas que, sobre una base de conocimientos, posee de

uno o ms expertos en un rea especfica, que nos permite usarla para

resolver problemas relacionados con dicha rea.

Sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo y sistemas de trabajo

colaborativo apoyados por computadoras Este tipo de sistemas, que se

utilizan en salones especiales equipados con diversas configuraciones,

faculta a los miembros del grupo a interactuar con apoyo electrnico

casi siempre software especializado y la asistencia de un facilitador

especial. Dichos sistemas tienen el propsito de unir a un grupo en la

bsqueda de la solucin a un problema con la ayuda de diversas

herramientas como los sondeos, los cuestionarios, la lluvia de ideas y la

creacin de escenarios.


33/94

34

Sistema Informtico

La palabra Informtica es de origen Francs, y proviene de dos

trminos: informacin y automtica. Es una pieza fundamental en el

engranaje de la humanidad actual. Tan importante es su papel en la

sociedad de hoy en da que es prcticamente imposible pensar en

separar al ser humano de una computadora o sistema de informacin. Tal

es la simbiosis entre ambos, que sin estos elementos en sus manos, la

Humanidad a esta altura de su historia no podra seguir desarrollndose.

Un sistema Informtico resulta de la interaccin entre los componentes

fsicos que se denominan Hardware y los lgicos que se denominan

Software. A estos hay que agregarles el recurso humano, parte

fundamental de un sistema informtico.

En un sistema informtico, la informacin es introducida a travs de los

perifricos de entrada,luego es procesada y mostrada por losperifricos

de salida.

Una simple computadora es un "sistema informtico", ya que al menos

dos componentes deben trabajar conjuntamente.

Diferencias entre un sistema informtico y un sistema de informacin

Un sistema informtico utiliza computadoras para almacenar,procesar y

acceder a la informacin.

En un sistema de informacin se pueden utilizar computadoras (de hecho

en casi siempre se utilizan), pero no es necesario. Puede accederse a la

informacin utilizando un mtodo mecnico o fsico. Por ejemplo, buscar

un expediente en un archivador.
http://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Perifericos-de-entrada.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Perifericos-de-entrada.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Perifericos-de-salida.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Perifericos-de-salida.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Dispositivos-de-almacenamiento-de-informacion.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Dispositivos-de-almacenamiento-de-informacion.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Perifericos-de-salida.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Perifericos-de-salida.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Perifericos-de-salida.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Perifericos-de-entrada.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Perifericos-de-entrada.php


34/94

35

Ambos sistemas tienen como objetivo hacer ms simple la gestin y

procesamientode la informacin.

Desarrollo de sistemas informticos

Los sistemas informticos pasan por diferentes fases en su ciclo de vida,

desde la captura de requisitos hasta el mantenimiento. En la actualidad se

emplean numerosos sistemas informticos en la administracin pblica.

Estructura

Los sistemas informticos suelen estructurarse en Subsistemas.

Subsistema fsico: asociado al hardware. Incluye entre otros

elementos la CPU, memoria principal, la placa base, perifricos de

entrada y salida, etc.

Subsistema lgico: asociado alsoftware y la arquitectura. Incluye al

sistema operativo, el firmware, las aplicaciones y las bases de

datos.
http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/ERP-o-Software-de-gestion-Cual-elegir.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/ERP-o-Software-de-gestion-Cual-elegir.phphttp://es.wikipedia.org/wiki/Hardwarehttp://es.wikipedia.org/wiki/Softwarehttp://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_operativohttp://es.wikipedia.org/wiki/Bases_de_datoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Bases_de_datoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Bases_de_datoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Bases_de_datoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_operativohttp://es.wikipedia.org/wiki/Softwarehttp://es.wikipedia.org/wiki/Hardwarehttp://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/ERP-o-Software-de-gestion-Cual-elegir.phphttp://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/ERP-o-Software-de-gestion-Cual-elegir.php


35/94

36

Clasificacin

Pueden clasificarse en base a numerosos

Criterios. Por supuesto las clasificaciones no son estancas y es comn

encontrar sistemas hbridos que no encajen en una nica categora.

Por su uso pueden ser:

De uso general.

De uso especfico.

Por el paralelismo de los procesadores, puede ser:

SISD: Single Instruction Single Data.

SIMD: Single Instruction Multiple Data.

MIMD: Multiple Instruction Multiple Data.

Por el tipo de ordenador utilizado en el sistema

Estaciones de trabajo (Workstation).

Termnales ligeros (Thin clientes).

Microordenadores (por ejemplo ordenadores personales).

Miniordenadores (servidores pequeos).

Microordenadores (servidores de gran capacidad). Superordenadores.


36/94

37

Por la arquitectura

Sistema aislado.

Arquitectura cliente-servidor.

Arquitectura de 3 capas.

Arquitectura de n capas.

Servidor de aplicaciones.

Monitor de teleproceso o servidor de transacciones.

arquitectura de 4 capas.

COMPONENTES

Como en todo sistema, en informtica los componentes estn

relacionados entre s, y cada uno constituye un sistema en s mismo.

Un sistema informtico no opera en el vaci, sino que est inmerso

en determinado contexto, y su uso vara segn el objetivo final al

que se aspire.

Los sistemas informticos son diseados para satisfacer las

necesidades de la gente; los ms exitosos son aquellos que

centran el control en los recursos humanos.

Las personas pueden llevar a cabo diferentes funciones: recopilar

los datos que le suministran a la computadora, disear los

programas, operar el equipo, utilizar el equipo como herramienta
http://es.wikipedia.org/wiki/Arquitectura_cliente-servidorhttp://es.wikipedia.org/wiki/Servidor_de_aplicacioneshttp://es.wikipedia.org/wiki/Servidor_de_aplicacioneshttp://es.wikipedia.org/wiki/Servidor_de_aplicacioneshttp://es.wikipedia.org/wiki/Arquitectura_cliente-servidor


37/94

38

Para disear un sistema debemos tener en cuenta los siguientes

conocimientos.

Base de datos

Es un conjunto integrado de datos interrelacionados, junto con una serie

de aplicaciones para su manejo, accesibles simultneamente por

diferentes usuarios y programas; en s puede considerarse como una

especie de archivero electrnico; dicho de otra manera, es el lugar donde

se almacenan un conjunto de archivos de datos computarizados.

Lenguaje de programacin

Son una serie de instrucciones entendibles por el hombre y a travs de las

cuales se le indica al computador la forma en que se requiere sea

procesada la informacin. Y el cual est diseado para describir el

conjunto de acciones consecutivas que un equipo debe ejecutar. Por lo

tanto, un lenguaje de programacin es un modo prctico para que los

seres humanos puedan dar instrucciones a un equipo.

Visual BasicTodos sabemos Visual Basic es programacin orientada a eventos, en

donde los objetos son los que efectan los eventos para as llevar a cabo

el funcionamiento del programa; por esa razn tanto los objetos como los

eventos tienen mucho que ver en Visual Basic.


38/94

39

Ambiente Grfico

Un ambiente grfico es la contraparte del ambiente carcter Una de las

caractersticas principales es que cuenta con una gama de colores y

resoluciones mucho mayor que el ambiente carcter Puedes pintar

sectores muy pequeos en la pantalla (llamados pixel) lo que permite

crear objetos muy bien definidos en la pantalla (como la ventanas de

Windows por ejemplo). Al poder utilizar ms recursos visuales, stos se

han hecho muy populares entre los usuarios porque son atractivos y

mucho ms fciles de utilizar que las feas pantallas carcter

Ventana

(Windows). Parte delimitada de la pantalla en un sistema operativo

Grfico que suele ser rectangular y que contiene elementos afines entre s

en ella


39/94

40

2.2 Definicin De Trminos Bsicos

Sistema

Un sistema informtico como todo sistema, es el conjunto de

partes interrelacionadas, hardware, software y de Recurso

Humano. Un sistema informtico tpico emplea una

computadora que usa dispositivos programables para capturar,

almacenar y procesar datos. La computadora personal o PC,

junto con la persona que lo maneja y los perifricos que los

envuelven, resultan de por s un ejemplo de un sistema

informtico.

Programa

Un programa, o tambin llamado programa informtico,

programa de computacin o programa de ordenador, es

simplemente un conjunto de instrucciones para una

computadora. Las computadoras necesitan de los programas

para funcionar, y un programa no hace nada a menos que sus

instrucciones sean ejecutadas por el procesador.

Archivo

Un archivo informtico o fichero es un conjunto de bits

almacenado en un dispositivo perifrico, lo cual es identificado

por un nombre y la descripcin de la carpeta o directorio que lo

contiene. Los archivos informticos se llaman as porque son


40/94

41

los equivalentes digitales de los archivos en tarjetas, papel o

microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos

informticos facilitan una manera de organizar los recursos

usados para almacenar permanentemente datos en un sistema

informtico.

Pseudocdigo

Un pseudocdigo (falso lenguaje), es una serie de palabras

lxicas y gramaticales referidos a los lenguajes de

programacin, pero sin llegar a la rigidez de la sintaxis de

estos ni a la fluidez del lenguaje coloquial. Esto permite

codificar un programa con mayor agilidad que en cualquier

lenguaje de programacin, con la misma validez semntica,

normalmente se utiliza en las fases de anlisis o diseo de

Software, o en el estudio de un algoritmo.

Informacin

La informacin es el conjunto de datos organizados.

Dato

Es el conjunto de seales o signos con un significado

particular, Mediante ellos podemos realizar el almacenamiento

y manipulacin de la informacin que interviene en el

programa.


41/94

42

Variable

Son "espacios" de memoria en la que se almacena un valor.

Tabla

Como es normal en el contexto de bases de datos

relacionales, el trmino tabla denota un conjunto ordenado de

requisitos de idntica estructura.

Campo

En el contexto de una tabla de base de datos relacional, una

columna es un conjunto de valores de datos de un simple tipo

particular, uno por cada fila de la tabla.

Entidad

Es la forma como se relaciona dos tablas mediante un campo.en la cual uno necesariamente tiene que ser clave primaria y

la otra clave fornea.

Modelo Relacional

En ste modelo todos los datos son almacenados en

relaciones, y como cada relacin es un conjunto de datos, el

orden en el que estos se almacenen no tiene relevancia (a

diferencia de otros modelos como el jerrquico y el de red).

Esto tiene la considerable ventaja de que es ms fcil de

entender y de utilizar por un usuario no experto. La informacin

puede ser recuperada o almacenada por medio de consultas


42/94

43

que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la

informacin.

Caso de Uso

Un caso de uso es una secuencia de interacciones que se

desarrollarn entre un sistema y sus actores en respuesta a un

evento que inicia un actor principal sobre el propio sistema.

Los diagramas de casos de uso sirven para especificar la

comunicacin y el comportamiento de un sistema mediante su

interaccin con los usuarios y/o otros sistemas.

Diagrama de Secuencia

El diagrama de secuencia es uno de los diagramas ms

efectivos para modelar interaccin entre objetos en un sistema.

Un diagrama de secuencia muestra la interaccin de un

conjunto de objetos en una aplicacin a travs del tiempo y se

modela para cada mtodo de la clase.

Diagrama de Colaboracin

Un diagrama de colaboracin es una forma alternativa al de

secuencia de mostrar un escenario. Este tipo de diagrama

muestra las interacciones entre objetos organizadas en torno a

los objetos y los enlaces entre ellos.


43/94

44

Diagrama de Clase

Un diagrama de clases es un tipo de diagrama esttico que

describe la estructura de un sistema mostrando sus clases,

atributos y las relaciones entre ellos. Los diagramas de clases

son utilizados durante el proceso de anlisis y diseo de los

sistemas, donde se crea el diseo conceptual de la

informacin que se manejar en el sistema, y los componentes

que se encargaran del funcionamiento y la relacin entre uno y

otro.

Normalizacin

El proceso de normalizacin de bases de datos consiste en

aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el

paso delmodelo entidad-relacin almodelo relacional.

Base de Datos

Aplicacin informtica para manejar informacin en forma de

"fichas": clientes, artculos, pelculas, etc. La mayora de las

bases de datos actuales permiten hacer listados, consultas,

crear pantallas de visualizacin de datos, controlar el acceso

de los usuarios, etc.

Rational Rose

Primero Liberado en 1985, el Ambiente Racional era un

ambiente de desarrollo integrado para el lenguaje de

programacin de Ada, que proporcion el apoyo bueno a la
http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_E-Rhttp://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_relacionalhttp://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_relacionalhttp://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_E-R


44/94

45

abstraccin por la mecanografa fuerte. Su objetivo era de

proporcionar las ventajas de productividad asociadas con

ambientes de programa acadmicos de un solo usuario a los

equipos de reveladores que desarrollan los usos crticos de

misin que podran ejecutar sobre una gama de plataformas

calculadoras.

UML

(LUM o UML, por sus siglas en ingls, Unified Modeling

Language) es el lenguaje de modelado de sistemas de

software ms conocido y utilizado en la actualidad; est

respaldado por el OMG (Object Management Group). Es un

lenguaje grfico para visualizar, especificar, construir y

documentar un sistema. UML ofrece un estndar para describir

un "plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectos

conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del

sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes

de programacin, esquemas de bases de datos y componentes

reutilizables.

SQL Server

Es un sistema de gestin de bases de datos relacionales

(SGBD) basado en el lenguaje Transact-SQL, y

especficamente en Sybase IQ, capaz de poner a disposicin

de muchos usuarios grandes cantidades de datos de manera
http://es.wikipedia.org/wiki/Modeladohttp://es.wikipedia.org/wiki/Softwarehttp://es.wikipedia.org/wiki/Object_Management_Grouphttp://es.wikipedia.org/wiki/Object_Management_Grouphttp://es.wikipedia.org/wiki/Softwarehttp://es.wikipedia.org/wiki/Modelado


45/94

46

simultnea, as como de tener unas ventajas que se describen

a continuacin:

PowerBuilder

Es un sistema de desarrollo de aplicaciones creado por

Powersoft, que luego fue comprado por Sybase. PowerBuilder

incluye herramientas para la creacin de la interfaz de

usuarios y reportes, y acceso a base de datos. Es orientada a

objetos y permite el desarrollo de diferentes tipos de

aplicaciones y componentes para arquitecturas cliente y

servidor.


46/94

47

III.PLANTEAMIENTO

DEL PROYECTO


47/94

48

III. PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO

3.1. Problema

3.1.1 Situacin problemtica

Al realizar nuestras prcticas pre-profesionales hemos

observado que el I.E.GE.COOP Cristo Rey mantiene

una estructura organizacional seccionada en dos

grandes grupos: el grupo acadmico y el administrativo.

Este segundo grupo conformado por sus respectivas

divisiones estructurales jerrquicas, con todas sus

dependencias, entre las dependencias administrativas

se encuentra la oficina, la cual posee en su estructura el

rea de caja, siendo esta responsable de realizar los

procesos administrativos como: venta de carnet,

apertura, manejo y cierre de caja chica, pago al

personal en general, comprobantes de pago, retiro de

viticos.

El colegio como sistema educativo prepara a estudiantes

en distintas reas acadmicas, teniendo una matrcula

estudiantil amplia y por ende una planta extensa de

docentes, personal administrativo y de servicio lo que

genera un gran volumen de trabajo en el rea de caja.

Al revisar su operatividad se determin mediante la

observacin directa la existencia de debilidad en el

control interno del rea de caja, dnde se origina un


48/94

49

problema por la prdida de tiempo, que se traduce en la

demora en los procesos administrativos-financieros que

en dicha rea se ejecutan, esto como consecuencia que

en ella an se realizan muchos de los pasos de forma

manual, o en algunos de los casos sin formatos

estandarizados para su registro, imposibilitando que las

operaciones realizadas en dicha rea no sean

reportadas en el momento oportuno, lo que origina

dificultad en el control interno, ya que no se establecen

prioridades ni responsabilidades en el manejo de sus

procedimientos.

Ante esta situacin se amerita un sistema de control

interno automatizado, para mejorar y generar una

optimizacin en las operaciones que se realizan en dicha

rea, aprovechando al mximo el tiempo, mejorando la

efectividad con relacin a la hora con hombre, en el

rendimiento y desarrollo productivo de la institucin y as

permitir medir el desempeo real del rea de caja, la

cual es una unidad recaudadora de ingresos a fin de

tomar las acciones correctivas del caso.


49/94

50

3.1.2 Formulacin del problema

De qu manera la implementacin de un sistema

Automatizado mejorar la eficiencia del control interno de

las funciones operativas del rea de caja del

I.E.GE.COOP Cristo Rey?

3.1.3 Justificacin del proyecto

El presente proyecto lo realizamos para obtener el ttulo

de Profesional Tcnico en Computacin e Informtica. En

los ltimos diez aos se ha observado que vivimos en un

mundo de cambios tecnolgicos que han alterado

profundamente el tejido de nuestra sociedad y han

cambiado en gran medida nuestros modos de proceder;

las organizaciones educativas a nivel acadmica

desempean un rol fundamental y no escapan a estos

cambios informticos y automatizados.

A lo largo de la historia, el hombre ha desarrollado

mtodos que le permitan realizar actividades adecuadaspara obtener mejores resultados. No existen dos

organizaciones idnticas, pues todas presentan enormes

diversidades, lo que las hace profundamente diferentes

entre s. Por otra parte, las empresas no son autnomas

ni autosuficientes, pues requieren ser gobernadas por


50/94

51

personas calificadas que sean capaces de administrarlas

de manera apropiada, para lo cual existen elementos que

facilitan el proceso administrativo siendo las ms

importantes: planear, organizar, dirigir y coordinar, sobre

todo en el mbito contable; estos aspectos se deben dar

en relacin a la estructura organizacional, como en la

funcional.

Como organizacin educativa, que prepara y egresarecurso humano en diferentes carreras tcnicas y

programas nacionales de formacin por lo que la

matrcula estudiantiles amplia, lo cual conduce a que la

cantidad de la planta profesoral sea de un nmero

considerable, al igual que el personal administrativo y de

servicio, generando un alto volumen de trabajo en los

procesos administrativos del rea de caja, como: la venta

de carnet a estudiantes, el manejo de la caja chica, el

pago al personal, la firma de nminas, entre otros.

Por lo que es necesario realizar una investigacin, en la

que se disee un sistema del control interno, debido a que

la institucin, viene presentando deficiencias en la

automatizacin de procesos internos, los cuales generan

demoras en los mismos, por lo que se quiere lograr la

implementacin de un sistema automatizado, que sea de

fcil manejo y caractersticas novedosas, para que el


51/94

52

cambio y adaptabilidad no sea tedioso en su aplicacin y

no genere demora y resistencia; mediante el cumplimiento

de las actividades que se encuentran inmersas en el

sistema, se pueda alcanzar mejoras en los procesos, y

as alcanzar mayor efectividad de los mismos, lo que

favorecer a la institucin en general.

3.1.4 Importancia del proyecto

Es importante la investigacin, ya que son su aplicacin

del siguiente proyecto las instituciones o empresas

mejorarn su imagen, las instituciones sern ms

competitivas y eficientes.

3.2. Objetivos

3.2.1 Objetivo general

Implementar un Sistema Automatizado para mejorar la

eficiencia del control interno de las funciones operativas

del rea de caja del I.E.GE.COOP Cristo Rey.

3.2.2 Objetivos especficos

Mejorar la eficiencia en la bsqueda de datos e

informacin de los alumnos.

Lograr un mayorcontrol en los proceso de caja.
http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml


52/94

53

Brindar una herramienta que realice el control de

egresos e ingresos (dinero) a dicha institucin.

3.3. Plan de accin de actividades

3.3.1 Acciones/actividades

OBJETIVOS ACCIN ACTIVIDADES

O.G. 01

Creacin del

sistema

automatizado

para el control

interno del

rea de caja.

Presentar el proyecto a la

empresa encargada.

Realizar la recoleccin de

informacin sobre los

requerimientos.

Analizar la informacin y

conceptualizar la estructura

general del sistema.

Disear el modelo de datos

para utilizar y el interfaz de losmdulos del sistema.

Presentar el proyecto a la

empresa encargada.

O.E. 02 Buscar datos

del alumno

Listar pagos pendientes de

alumno por diferentes

conceptos.

Verificar estado de cuentacorriente de alumno.

O.E. 03

Ordenar el

flujo de datos

en Caja

Analizar el flujo de informacin

del proceso de ingresos y

egresos.

Definir el flujo de datos en

caja.


53/94

54

O.E. 04 Control de

Pagos.

Controlar los pagos realizados

por cada alumno.

Optimizar el almacenamiento

de los Procesos.

Optimizar tiempo de los

procesos.

3.3.2 Resultados esperados

OBJETIVOS RESULTADOO.G.

Implementar un Sistema

Automatizado para mejorar la

eficiencia del control interno de

las funciones operativas delrea de caja del I.E.GE.COOP

Cristo Rey.

Mejora la manipulacin de

informacin y que la misma sea

precisa, oportuna, coherente y de

alta calidad.

Garantiza la atencin rpida y

eficiente.

O.E. N 01

Mejorar la eficiencia en la

bsqueda de datos e

informacin de los alumnos.

La institucin Educativa optimiza

significativamente laeficiencia en

la bsqueda de datos de los

estudiantes.

O.E. N 02

Lograr un mayorcontrol en los

Mejora continua en las

actividades propias de la caja

Garantiza la atencin rpida y

eficiente.
http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml


54/94

55

proceso de caja.

O.E. N 03

Brindar una herramienta que

realice el control de egresos e

ingresos (dinero) a dicha

institucin.

Optimizar el control de pagospor estudiante.

3.3.3 Cronograma de actividades

ACTIVIDAD2012 2013

A M J J A S O N D E F M

Eleccin del tema delproyecto

X

Recoleccin de informacinpara el sistema X X

Procesamiento de lainformacin

X X

Anlisis de la informacin X X

Presentacin del primerborrador al profesor

X

Redaccin del pre-proyecto X

Presentacin del pre-proyecto a la Direccin

X

Aprobacin del pre-proyecto X

X X


55/94

56

Elaboracin del sistemainformtico

Ejecucin del sistemainformtico X

Redaccin del informe final X

Presentacin del informefinal

X

SustentacinX

3.3.4 Presupuesto

CDIGO RUBRO MONTO EN S/.

1 Viatico. 50.00

2Alquiler de equipos de

cmputo. 150.00

3Costo Documentos y Costosde informes parciales y

finales. 100.0

4Costo de comunicaciones fax

y correo aplicadas al proyecto. 100.0

5

Honorarios de personal

profesional en cargado deldesarrollo de la Aplicacin. 1500.00

Total S/. 1900.00


56/94

57

3.3.5 Financiamiento

El financiamiento total de los gastos que se requiere

especificado en el cuadro correr por los integrantes del

Proyecto.

3.5. Evaluacin

3.5.1 Indicadores de proceso

ACCIONESINDICADORES DE

PROCESOFUENTE

VERIFICACIN

Creacin del sistema

automatizado para el

control interno del rea

de caja.

Aceptacin del sistema sistema deinformacin

Buscar datos del alumno. Bsqueda rpida de datos sistema deinformacin

Ordenar el flujo de datos

en Caja.Datos en caja Reportes de

caja

Control de Pagos. Control de pagosReportes de

caja


57/94

58

3.5.2 Indicadores de resultados

RESULTADOS

ESPERADOS

INDICADORES DE

RESULTADOS

FUENTE DE

VERIFICACIN

Mejora la manipulacin de

informacin y que la misma

sea precisa, oportuna,

coherente y de alta

calidad.

Garantiza la atencin

rpida y eficiente.

Informacin

adecuada.

Sistema

informtico

La institucin Educativa

optimiza significativamente

la eficiencia en la

bsqueda de datos de los

estudiantes.

Resultados

satisfactorios

Sistema

informtico

Mejora continua en lasactividades propias de la

caja, garantiza la atencin

rpida y eficiente.

Mejora continua de

los procesos

Sistema

informtico

Optimizar el control de

pagos por estudiante. Control de pagos

Sistema

informtico
http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml


58/94

59

3.5.3 Continuidad y sostenibilidad del proyecto

Para garantizar la sostenibilidad del Sistema hay que

asegurarse de que los encargados del uso del Sistema

(Colaboradores de la Clnica) dispongan de:

a) La capacidad tcnica y de gestin necesaria para

mantener las actividades del Sistema.

b) Los recursos suficientes para financiar los costes. Que

generar dicho mantenimiento a medio y largo plazo.

Asegurar la sostenibilidad de las actividades y beneficios del

Sistema ms all de la vida de ste requiere incrementar las

capacidades del grupo seleccionado y de los responsables

del mantenimiento. Igualmente, hay que asegurarse de que

para stos los beneficios compensarn los costos de

mantenimiento de las actividades e infraestructuras durante la

vida del Sistema.

Acciones que se toman para la Sostenibilidad del Sistema

1. Actualizacin del hardware cada 2 aos.

2. Manteniendo Semestral ordinario, en caso de otra

oportunidad seria un caso particular.

3. Capacitacin a los nuevos colaboradores.


59/94

60

4. Brindando actualizaciones de software para el Sistema.

5. Renovar las licencias de los programas Utilizados en el

Sistema.

6. Creando manuales para la facilitacin del manejo del

Sistema.

7. Solucionando los pequeos errores dentro del Sistema que

puedan existir.

8. Eliminar datos obsoletos dentro del Sistema.

9. Detallar los datos recientes de la institucin educativa.

10. Mejorar en algunos aspectos el Sistema presentado antes,

a pedido de la empresa.


60/94

61

IV.DEMOSTRACIN

PRCTICA


61/94

62

IV. DEMOSTRACIN PRCTICA

4.1. Ttulo del proyecto

Sistema Automatizado para mejorar la eficiencia del control

interno de las funciones operativas del rea de caja del

I.E.GE.COOP Cristo Rey de la provincia de Ica

4.2. Visin de la empresa

Pretendemos ser una de las primeras empresas educativas,

desarrollando permanentes acciones de mejoramiento del

servicio educativo, para contribuir en la formacin de hombres y

mujeres competentes en lo acadmico e ntegros en lo

personal y social.

4.3. Misin de la empresa

El colegio Cooperativo "Cristo Rey" es una institucin de

carcter autogestionario resultante de la aplicacin de los

principios y valores solidarios en la prestacin de un servicio

educativo de calidad, sustentado en un proyecto que pretende

formar hombres libres, capaces y solidarios


62/94

63

4.4. Actores

Lista de actores del sistema

Secretaria - Es la persona que realiza la accin de registrar las

matrculas y pagos de los alumnos, buscarlos.

- Tambin puede generar los reportes que le sean

solicitados .(Toda informacin dada debe ser con una

solicitud)

socio Puede realizar modificaciones en los datos del sistema

y tiene acceso a todos ellos.

Padre o

Apoderado

Es aquel que va a solicitar la matrcula y va a realizar

los pagos correspondientes.

4.5. Diagramas

4.5.1. Diagrama de caso de uso del negocio


63/94

64

4.5.2. Diagrama de actividades

Matrcula


64/94

65

Pagos


65/94

66

Reportes:


66/94

67

4.5.3. Diagrama de caso de uso del sistema


67/94

68

4.5.4. Diagrama de caso de uso

Matrcula:

Pago:


68/94

69

Reporte:

4.5.4.1. Descripcin de los casos de uso del sistema

Caso de Uso Autenticacin

Objetivos asociados Realizar la autenticacin del usuario en el sistema.

DescripcinPermite al usuario ingresar al sistema para poder obtenerlos privilegios necesarios para manejar el sistema.

Actor Secretaria

Pre-condicin La Secretaria tiene que tener una cuenta de usuario

Secuencia

Normal

Paso Accin

1 El sistema solicita cuenta de usuario.

2 El usuario ingresa su cuenta de usuario

3 El sistema solicita contrasea de usuario

4 El usuario ingresa su contrasea de usuario

5El usuario selecciona la opcin Aceptar y el casode uso finaliza.

Post-condicinEl Sistema queda conectado mediante una sesin y setiene acceso a las opciones

Excepciones

Paso Accin

1Del punto 2 en el caso de que ingrese de maneraincorrecta su cuenta de usuario el sistema muestraun mensaje de error.

2El usuario selecciona la opcin aceptar y el

regresa al punto 1.


69/94

70

3Del punto 4 en el caso de que ingrese de maneraincorrecta su contrasea el sistema muestra unmensaje de error.

4El usuario selecciona la opcin aceptar y el

regresa al punto 3.

5En el caso de que el usuario ingrese sucontrasea por tercera vez en forma incorrecta, elsistema restringir el ingreso de esa cuenta

Frecuencia esperada Desconocida

Importancia Vital

Urgencia Inmediatamente

Estabilidad Alta

Caso de Uso Matrcula

Objetivos asociados Realizar la Matrcula del alumno.

DescripcinEl sistema deber comportarse tal como se describe enel siguiente caso de uso cuando el actor Secretariadesea realizar una matrcula.

Actor Secretaria, apoderado

Pre-condicin

El actor secretaria debe estar conectado al sistema y conpermisos de realizar matrculas.El pago de matrcula segn el calendario acadmicodebe estar registrado.

SecuenciaNormal

Paso Accin

1La Secretaria ingresa a la opcin de matricularestudiantes.

2El actor secretaria ingresa la identificacin delestudiante.

3El sistema valida que la fecha actual seapermitida para realizar matrculas.

4 El sistema valido el nivel y grado de matrcula alque pertenece el estudiante.

5 El sistema registra la matrcula.

6 El Sistema emite recibo de pago por matrcula

Post-condicin Una nueva matrcula registrada en el sistema.

Excepciones

Paso Accin

1Si la fecha no es permitida, el sistema despliegaun mensaje indicando el hecho, a continuacineste caso de uso queda sin efecto.

2Si no se ha registrado pago de matrcula elsistema no permite el registro de matrcula, a

continuacin este caso de uso queda sin efecto.


70/94

71

3

Si el nmero de crditos correspondientes a lasmaterias escogidas sobrepasa el mximo decrditos por semestre, el sistema emite unmensaje indicando el hecho y retorna al paso 5,

acontinuacin este caso de uso contina.Frecuencia esperada Desconocida

Importancia Vital


Estabilidad Alta

Caso de Uso Pagos

Objetivos asociados Realizar pago de pensiones

DescripcinEl sistema deber comportarse tal como se describe enel siguiente caso de uso cuando el actor Secretariadesea registrar un pago de pensin.

Actor Secretaria

Pre-condicinEl estudiante debe estar registrado en el sistema.El actor secretaria debe estar conectado al sistema ycon permisos de registrar pagos

SecuenciaNormal

Paso Accin

1El actor secretaria ingresa a la opcin deregistrar pagos.

2 El actor secretaria ingresa la identificacin delestudiante.

3

El sistema valido que la fecha actual seapermitida para registrar pagos de matrculas deacuerdo al calendario acadmico del programaacadmico activo al que pertenece elestudiante.

4El actor secretaria ingresa los datos del pagocomo fecha de pago, valor pagado, entre otros.

5El sistema valida que los datos ingresados estncorrectos y completos.

El sistema registra el pago para el alumno.

Post-condicinUn nuevo pago registrado en el sistema correspondienteal mismo alumno u otro.

Excepciones

Paso Accin

1

Si la fecha no es permitida, el sistema despliegaun mensaje indicando la incompatibilidad defechas, a continuacin este caso de uso quedasin efecto.

2

Si los datos ingresados no estn correctos y/ocompletos el sistema solicita verificacin ocorreccin de dato por dato y retorna al paso 4,

a continuacin este caso de uso contina.


71/94

72

3 Si el pago ya existe el sistema informa


Importancia Vital


Estabilidad Alta

Caso de Uso Reportes

Objetivos asociados Realizar Consulta de reportes

DescripcinPermite consultar sobre las pensiones, estados decuenta, y matriculas realizadas.

Actor Secretaria, socio

Pre-condicin Se debe realizar la autenticacin de usuario.

SecuenciaNormal

Paso Accin1

El actor secretaria ingresa a la opcin deReportes, selecciona el reporte deseado.

2El actor secretaria ingresa la identificacin delestudiante. Y el ao lectivo

3El sistema valido que el alumno estematriculado en el ao lectivo.

4 El sistema emite el reporte deseado.

Post-condicin Se podr realizar la impresin del documento.

Excepciones

Paso Accin

1Si el alumno est matriculado en el ao lectivodatos, de lo contrario mostrar un mensaje.

3Si el alumno no est matriculado el sistemainforma


Importancia Vital


Estabilidad Alta


72/94

73

4.5.5. Diagrama de secuencia

a. Autenticacin:

b. Matrcula:


73/94

74

c. Pago:

a. Reporte:


74/94

75

4.5.6. Diagrama de colaboracin

a. Matricula:


75/94

76

b. Pago:

c. Reporte:


76/94

77

4.5.5. Diagrama de clases

4.5.5.1. Diagrama fsico


77/94

78

4.5.5.2. Diagrama lgico


78/94

79

4.6. Modelo de base de datos relacional

4.6.1. Descripcin de entidades

ENTIDAD DESCRIPCIN

Alumno Entidad principal del cual se realizan acciones.

Apoderado Persona responsable de uno o varios alumnos

Usuario

Personal encargado de realizar tareas deadministracin dentro de la empresa.

Identificacin del Personal dela empresa

Matricula Registro de alumnos por ao lectivo.

DescuentoDescuentos por polticas de la empresa por lacantidad de alumnos

Ao lectivo Descripcin del ao en curso

Horario Tiempo de inicio y fin de cada categora

Detalle matriculaDetalle de la matrcula y cursos que recibir elalumno.

Mensualidad Pagos que se realizan dependiendo a la categora

Categora Nivel de estudio de los alumnos

Grado Ao que cursa el alumno

Curso Cursos que se imparten en cada categora

Categora _ gradocurso

Cursos que pertenecen a cada grado y categora

Mes Meses de pago.

PagoPagos realizados por cada una de las mensualidadesdel alumno


79/94

80

4.7. Desarrollo del sistema

4.7.1. Breve descripcin del sistema

Implementacin de un sistema automatizado para

mejorar la eficiencia del control interno de las funciones

operativas del rea de caja del i.e.ge.coop cristo rey

de la provincia de Ica.

4.7.2. Manual de uso del sistema

Mdulo de Inicio de Sesin

Su uso es para autenticar y autorizar el inicio de sesin del usuario

con el cual se harn las operaciones y que quedaran registradas

en el sistema, adicionalmente, existe una restriccin, que

solamente se puede intentar 3 veces el inicio de sesin para poder

tener su ingreso, dado caso contrario el sistema automticamente

se cerrar, si se olvid su contrasea puede consultar al

administrador para que este haga el cambio respectivo en el

mdulo de Mantenimiento de usuario.


80/94

81

Mdulo de panel general

Este mdulo es la parte fundamental del sistema.

Mdulo de Registro Para poder registrar un alumno vamos al mdulo registro.


81/94

82

Llenamos los datos del alumno, y si no su apoderado no estuviera

registrado pulsamos el botn nuevo apoderado.

Seleccionamos el apoderado y pulsamos ingresar.

Para registrar el ao lectivo de la misma forma vamos al mdulo

registrar.


82/94

83

Si queremos agregar un ao lectivo pulsamos nuevo, llenamos los

datos y luego guardar.

Si deseamos modificar los datos pulsamos buscar.

Seleccionamos el dato a buscar, le damos doble clic y mostrara en

la ventana los datos del ao a modificar.

Pulsamos editar modificamos y luego guardamos.

Para Registrar los horarios de las categoras de la misma forma.


83/94

84

El registro de matrcula se encuentra en el mdulo registro.

En la lista del lado derecho solo se mostrara los alumnos que se

encuentran matriculados en el ao lectivo en curso.

Si el apoderado ya tuviese otros alumnos a su cargo y

matriculados, se realizara un descuento a partir del segundo

alumno.

Al registrar un alumno si este ya se encuentra matriculado mostrar

un mensaje informando que la matricula ya se encuentra.


84/94

85

Si la matricula se realiza entonces muestra el recibo de matrcula.


85/94

86

Mdulo de Pagos

Para poder realizar un pago por pensiones del alumno vamos al

mdulo Pagos.

Los pagos se realizan por apoderado, al seleccionar un apoderado

mostrara en la lista los alumnos que se encuentran a su cargo.

En esta lista solo aparecern los apoderados de los alumnos que

se encuentran matriculados en el ao lectivo en curso, de la misma

forma los alumnos solo que se encuentran matriculados.

Seleccionamos el alumno, el mes a pagar.


86/94

87

Si el alumno ya pago el mes seleccionado mostrar un mensaje del

pago realizado.

De lo contrario se realizara el pago respectivo Luego mostrar el

recibo de pago por el monto respectivo.


87/94

88

Para visualizar el estado de cuenta de cada alumno, podemos

hacerle un doble clic al alumno y mostrara su estado de cuenta.

Este estado de cuenta solo es del ao en curso si deseamos

visualizar el estado de cuenta de otros aos en el mismo modulo

paga seleccionamos el estado de cuenta del alumno.


88/94

89

Podemos realizar bsquedas por el apoderado o por el alumno.

Al darle un doble clic y seleccionar el ao mostrar el estado de

cuenta del alumno seleccionado y del ao correspondiente.

Mdulo de Reportes.

Para mostrar reportes de las matriculas vamos al mdulo reportes,

donde mostrara las matriculas correspondientes.

Reporte diario

Reporte general


89/94

90

Reporte por fechas

4.1.1. Mdulo Ayuda.

En este mdulo tenemos la opcin se sacar un backup de la base

de datos al finalizar el da y asegurar la informacin del sistema.

Al finalizar la copia de seguridad nos informara.


90/94

91

V. CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES


91/94

92

V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. Conclusiones

La implementacin y desarrollo del sistema para elI.E.GE.COOP

Cristo Reyde la ciudad de Ica, responde a la problemtica de

trabajar con el Sistema Tradicional, siendo este software una

alternativa de solucin.

La construccin de una base de datos es fundamental en el

desarrollo de un sistema ya que teniendo la informacin ordenada y

precisa nos ayuda a evitar redundancias que se generan en la

base de datos.

El desarrollo de un sistema de gestin control y Gestin comprende

varios pasos que se llevan a cabo durante el anlisis, a travs del

cual podremos ayudar y facilitar las necesidades del cliente ymejorar su flujo de informacin teniendo una aplicacin

desarrollada de acuerdo a su necesidad.

Las pruebas de software son fundamentales para eliminar los

posibles errores que presente el software para su ptima

funcionalidad.

El presente sistema se ha construido fundamentalmente

considerando la variable de tiempo, minimizando las operaciones o

transacciones que realizan las empresas haciendo uso de los

avances tecnolgicos.

Finalmente se concluye que el Sistema desarrollado permite

mejorar los niveles de eficiencia en el manejo y gestin de la


92/94

93

informacin de la Empresa adems de poder brindar un mejor

Servicio de Atencin al cliente optimizando y mejorando de esta

manera su nivel de atencin.

5.2. Recomendaciones

Realizar el anlisis del sistema trimestralmente.

Realizar un manteamiento peridico de la base de datos.

Analizar todo el sistema de cmputo cada dos meses.


93/94

94

Bibliografa / Linkografa

Millard F. Brown.Power Builder11.5

JerriLedford...RationalRose

Mshop.....SQL Server

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_secuencia

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_clases

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_colaboraci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SQL_Server

http://es.wikipedia.org/wiki/Rational_Software

Mastering UML Rational Rose


94/94

Anexos

sistema de automatizado

Documents