ACTIVIDAD No 3

CARMEN YANETH CHAVARRIA MARTINEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS BELLAS ARTE

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVÍSTICA

TEORIA DE SISTEMAS GRUPO 06

BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL

2015

ACTIVIDAD No 3

CARMEN YANETH CHAVARRIA MARTINEZ

Trabajo Final

Profesor

Andry Johan Moreno Garzón

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS BELLAS ARTE

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVÍSTICA

TEORIA DE SISTEMA GRUPO 06

BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL

2015

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………4

OBJETIVOS…………………………………………………………………….………5

EL SISTEMA DEL ARCHIVO………..…………………………………….………....6

LA TEORÍA DE SISTEMAS Y LOS SISTEMAS DOCUMENTALES...................8

PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN Y TEORÍA DE SISTEMAS……………9

PROCESOS DE ANALISIS Y SINTESIS………………………………………….10

BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………..11

Introducción

La teoría de sistema es un modelo de referencia para todos los campos de las disciplinas, y la interrelación de las mismas, en donde sus componentes o partes los cuales tiene una función determinada y maleable en su interactuación en el esquema de datos de entrada, transformación y salida; con el objetivo de crear, transformar, registrar, ordenar, divulgar y conservación de registros y datos con información que se eleva a la categoría de conocimientos, los cuales se convierten en datos, registros de prueba de actividades administrativas, operativas y técnicas, en caminadas a ser consultadas por los usuarios y poner en circulación permanente en el mundo de la información y conocimiento.

Por esta razón los archivos en su dinámica individual y colectiva actúan como un sistema, el cual ha evolucionado de la forma como se guardaba los documentos, hasta concertase hoy en día como una fuente de información para la entidad, usuarios, investigadores y otras entidades, a nivel local, regional, departamental, nacional y mundial.

OBJETIVOS

Aprehender que a partir de la conceptualización de archivo, se perciben los componentes, que actúan en las actividades archivísticas y conforman un sistema

Comprender que el antecedente de la producción masiva de documentos, y su tratamiento en las entidades e hicieron que se abordara implementar el modelo de teoría de sistemas.

EL SISTEMA DEL ARCHIVO

Como primera medida se debe tener claro el concepto de archivo, por lo cual tomamos el concepto definido por el Archivo General de la Nación.

“Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”

Une vez entendido el concepto de archivo es necesario analizar los componentes que componen su definición, ya que en ellos se pueden ver la interactuación formando un sistema pequeño cuyo producto es la descripción de archivo.

Elementos que componen la definición:

Cuando unimos varios documento lo que forma un archivo de un asunto “X”, se puede decir que el archivo es el conjunto de datos que pueden estar impresos en formato de textos, imágenes, y estos archivos conforman otros archivos de documentos que conforman el archivo total de una entidad, en el cual encontramos archivos físicos y magnéticos.

De lo anterior se puede decir que en un archivo el elemento más importante son los datos que están contenidos en el documento, con la intención e informar, atestiguar.

Por esta razón el archivo es un sistema complejo y abierto, ya que el archivo está en constante movimientos con los agentes externos que lo rodea e interactúa, de lo cual se puede visualizar en el ciclo documental, desde la creación del documento como producto de una necesidad de comunicar o expresar algo hasta la disposición de este documento.

LA TEORÍA DE SISTEMAS Y LOS SISTEMAS DOCUMENTALES

Como primera medida se debe conceptualizar Que es la teoría de sistemas, de lo cual defino como un conjunto de elementos, que actúan en forma colaborativa para lograr alcanzar un objetivo común, los cuales están conformado por estructuras “límites, elementos, red de comunicaciones e informaciones) y un aspecto funcional”1

Apartar de esta definición, se puede decir que el archivo hace parte de una estructura organizacional de una entidad, la cual es un sistema macro y el archivo es un sistema micro al interior de la entidad. Por consiguiente el archivo las actividades archivísticas conforman un subsistema, el cual se puede denominar sistema documental.

Los sistemas documentales, se ocupa de los procesos de organización de datos contenidas en los documentos, su almacenamiento, acceso de la información contenida en la documentación física y magnética como su conservación; la cual se comporta en forma variables cuando es tocada por factores internos y externos de la entidad ; lo cual repercute en el sistemas

1 Teoría General de Sistemas de von Bertalanffy. [En :] http://psicologosenmadrid.eu/teoria-general-de-sistemas-de-von-bertalanffy/

PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN Y TEORÍA DE SISTEMAS

La información contenida en los documentos responde a unas propiedades de:

Las propiedades de la teoría de sistema

Totalidad : El sistema trasciende las características individuales de sus miembros

Entropía : Los sistemas tienden a conservar su identidad

Sinergia : Todo cambio en alguna de las partes afecta a todas las demás y en ocasiones al sistema

Finalidad : los sistemas comparten metas comunes

Equifinalidad : Las modificaciones del sistema son independientes de las condiciones iniciales

Equipotencialidad : Permite a las partes restantes asumir las funciones de las partes extinguidas

Retroalimentación : Los sistemas mantienen un constante intercambio de información

Homeostasis : Todo sistema viviente se puede definir por su tendencia a mantenerse estable

Morfogénesis: Todo sistema también se define por su tendencia al cambio2

PROCESOS DE ANALISIS Y SINTESIS

Si entramos a organizar, e implementar un programa de gestión documental en un archivo, como primera medida debemos de recopilar datos presentes en documentos, de los cuales debemos de analizar, dichos documentos, asa mismo mirar el comportamiento del flujo de información que se produce y/o tramita, como elaborar una encuestas para las personas que están en contacto con la información, para determinar sus necesidades, y así mismo proyectar le diseño para la evaluación y aprobación. Así mismo la creación de manuales y políticas que permitan ser un instrumento de guía en instrucciones para los agentes que actúan en este proceso de la aplicación del sistema.

La síntesis comprende elaborar el dictamen de lo encontrado, de la aplicación del sistema, o lo encontrado en la recopilación y análisis de datos.

2 Ibidem.

Bibliografía

COLOMBIA. Archivo General de la Nación - AGN-Ley 594 (14-julio-2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras Disposiciones. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_DE_2000.pdf

Teoría General de Sistemas de von Bertalanffy. [En :] http://psicologosenmadrid.eu/teoria-general-de-sistemas-de-von-bertalanffy/