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TEORIA DE LOS SISTEMAS
MARIA GARCIA
GERENCIA I
UFT
TEORIA DE LOS SISTEMAS
TEORIA DE LOS SISTEMAS
EN UNA ORGANIZACION
Es el estudio interdisciplinario de los sistemas en general. Su propósito es estudiar los principios aplicables a los sistemas en cualquier nivel en todos los campos de la investigación.
ADEMAS
Es un conjunto de elementos
Dinámicamente relacionados
Formando una actividad
Para alcanzar un objetivo
Operando sobre datos/energía/materia
Para proveer información/energía/materia
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
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TEORIA DE LOS SISTEMASTIPOS DE SISTEMASEn cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
•Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El
hardware.
•Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo
existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
•Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son
herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada
producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre
de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y
que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el
término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se
combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las
máquinas.
•Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas.
Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura
es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una
operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-
organización.
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Todas las personas, en general, participan
en forma simultánea en diversas
organizaciones, siendo estas de diversa
naturaleza (entre otros ejemplos se pueden
mencionar la familia y el club deportivo).
Dichas organizaciones se caracterizan por
el trabajo conjunto de las personas que las
componen para el logro de ciertos objetivos
comunes. A esta definición, es preciso ahora
agregar un concepto adicional: el de sistema
que, sin lugar a dudas, enriquece la
comprensión de la organización.
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SISTEMAS CERRADOS Y
SISTEMAS ABIERTOS
Para ilustrar estos nuevos conceptos, la isla de Robinson Crusoe aporta características suficientes como para considerarla un sistema. En ella se encontraban recursos dados por las especies vegetales y animales que la naturaleza proveía, además de las personas que en ella habitaban: Robinson Crusoe y Viernes. Cada tarde, producto de la pesca y la recolección de frutos, Crusoe y Viernes podían comer y, a la vez, aprovechar las ramas de los árboles para construir instrumentos y herramientas que facilitaran la tarea del día siguiente.
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Esta descripción de la isla corresponde a un sistema cerrado. Todos los insumos provienen de la misma isla pues no existían posibilidades de “importarlos” de otro lugar. Además, el resultado que se obtenía del proceso (pesca, caza y recolección de frutos) permanecía en el mismo sistema y tampoco podía ser enviado fuera debido a la ausencia de vías efectivas de transporte o comunicación.En oposición al caso de la isla, las organizaciones que existen
en el mundo contemporáneo (fábricas de zapatos, hospitales y muchas otras) no son sistemas cerrados, pues reciben insumos o recursos del medio externo y los resultados que obtienen también salen fuera de ellas. A su vez, estos mismos resultados afectan nuevamente sus insumos a través de los procesos de retroalimentación.Lo dicho anteriormente permite que la organización pueda
ser descrita mediante un modelo de sistema abierto que incorpora relaciones entre la empresa y el medio externo. Esta permanente interacción entre los componentes internos y externos del sistema abierto obliga a la empresa a poner permanentemente su atención tanto dentro como fuera de ella.
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SISTEMA DE INFORMACION GENERAL EN LAS PYMES
En gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una
necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas
de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de
ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento
(culpando en gran parte a la tendencia cultural de las
organizaciones), una inadecuada utilización de las tecnologías y
conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad
financiera y deficiencias en toda la organización. Gran número
de empresas carece de ventajas para tener una mayor
accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a
varias razones como: costos elevados, carencia de recursos,
falta de acceso a la información, etc.; además las PyMEs tienen
que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo
difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a
la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo.
En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que
la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles
para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano.
Por ello las Tecnologías de Información forman un factor
determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PyMEs
como de cualquier empresa.
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ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LOS SISTEMAS EN LA
ORGANIZACION
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más
amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose
mutuamente.
También puede ser definida como un sistema social, integrado por
individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada
estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente,
desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores
comunes.
El éxito de una organización depende de una administración eficaz.
A medida que una organización crece, se requiere que se le
proporcione a su administración teóricas y conceptos que cubran o
satisfagan las necesidades propias que surgen de ese desarrollo. El
enfoque de la administración ha variado según el momento
histórico en que se han situado quienes se han dedicado a su
estudio.
La palabra sistema es fundamentalmente un término para
designar la conectividad de las partes entre sí.
Otras connotaciones de la palabra sistema son:
"Sistema es un conjunto de elementos interdependientes"
"Sistema es un grupo de unidades combinadas para formar un
todo organizado y cumplir una función determinada"
"Sistema es un conjunto organizado de cosas o partes
interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando
un todo unitario y complejo"
La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares
básicos: aportes semánticos y aportes metodológicos.
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Se dice que los sistemas son combinaciones por partereunidas para obtener un resultado o formar conjuntoorganizados de cosas, se relaciona un todo unitario ycomplejo para alcanzar varios objetivos. Estos sistemastienen como características la objetividad y la totalidad, metaso fines en los cuales se quiere llegar y los sistemas globalesque tiene naturaleza orgánica.También en algunos sistemas los límites se encuentran íntimamente vinculados con el ambiente y lo podemos definir con la línea que forma un círculo alrededor de variables seleccionadas tal que existe un menor intercambio de energía a través de esa línea con el interior del círculo que delimita.
MODELOS DE LAS TEORIAS DE LOS SISTEMASEsta teoría está basada en tres premisas básicas y en dos tipos de aportes.Las tres premisas básicas son las siguientes: los sistemas existen dentro de sistemas, los sistemas son abiertos y las funciones de un sistema dependen de su estructura.En la primera premisa cada sistema realiza tareas con lafinalidad de cumplir con los objetivos planteados enrepresentación de una dependencia superior, a la cualpertenece.Basándome en ello me atreveré a dar como ejemplo lasfunciones que se realizan en relación a la dependencia dondetrabajo, la cual se conforma como un sistema y al mismotiempo pertenece al sistema de gobierno estatal.
La segunda premisa es importante porque presenta un
margen amplio acerca de los beneficiados por las funciones
de un determinado sistema, en ella se manifiesta que todas
las organizaciones, grupos y personas físicas tengan acceso
a los beneficios que ofrece el sistema.
Como se puede ver esta premisa también es aplicable al
ejemplo que utilice anteriormente.APORTES SEMANTICOS
Dentro de los aportes semánticos encontramos todos
aquellos términos técnicos que en muchas ocasiones solo
pueden ser entendidas por personas especializadas en este
campo, por lo que representa un serio problema al momento
de interactuar con las distintas disciplinas que intervienen en
un proyecto.
Subsistemas:
En la misma definición de sistema, se hace referencia a los
subsistemas que lo componen, cuando se indica que el
mismo esta formado por partes o cosas que forman el todo.
Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en
este caso serían subsistemas del sistema de definición), ya
que conforman un todo en sí mismos y estos serían de un
rango inferior al del sistema que componen.
Estos subsistemas forman o componen un sistema de un
rango mayor, el cual para los primeros se denomina
microsistema.
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Los resultados, o salidas, del sistema
A los resultados, o lo que es lo mismo, a los objetivos logrados o no del sistema les
llamamos «salidas» o acciones resultantes de la fenomenología sistémica.
En la acción formativa de que hablamos, las salidas son los actos o aprendizajes y
cambios de conducta, previstos por profesores y alumnos para el desarrollo de
determinada acción formativa.
El resultado del sistema se envía al medio. El alumno aporta a su acervo cultural, a la
sociedad o a su ámbito familiar los aprendizajes que le ha proporcionado el sistema. Si
los productos o salidas son gratificantes, proporcionan mayores estímulos y se refuerza
la motivación para nuevos aprendizajes. Gracias a lo cual se hace más favorable la
repetición de situaciones.
En la sesión de clase, las salidas o productos pueden ser la misma participación de los
alumnos, los aprendizajes inmediatos o el interés por la tarea que se está realizando.
Uno de los pilares fundamentales de cualquier sistema es el feedback. Si hubiera que
traducirlo literalmente, retroalimentación. No es fácil, ya que en castellano, se utiliza de
muchas formas, retroacción, información de retorno... Lo verdadero es que el término
feedback entraña en él mismo toda una filosofía, más que una simple definición o
concepto. Por esa razón es tan difícil de definir o de traducir.
En terminologías de enseñanza, es lo más parecido a lo que llamamos evaluación
continua, es decir, recepción o aceptación de la información que proviene de cualquiera
de los elementos del sistema, con el fin de rectificar lo que no se ajusta a los objetivos o
procedimientos y mantener, mejorando, lo que es correcto.
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El énfasis en el Desarrollo Organizacional es que los sistemas reales son abiertos a e interactuan con su entrono, y es posible
que adquieran nuevas propiedades a través de la emergencia de éstas, dando como resultando una entidad en continua
evolución. En lugar de reducir una organización a las propiedades de las partes o elementos que la conforman, la teoría de
sistemas se enfoca en la disposición e interrelaciones entre las partes que los conectan como un todo.
Puntos Clave
La organización es un sistema abierto que interactúa con el medio ambiente y está continuamente adaptándose y mejorando.
La organización influye y es influenciada por el medio ambiente en el que opera.
Si una organización ha de ser eficaz, debe prestar atención al entorno externo, y tomar las medidas necesarias para ajustarse
y adaptarse a los cambios para seguir siendo relevante
Todas las partes de la organización están interconectadas y son interdependientes; Si una parte del sistema es afectada,
todas las partes lo son.
No es posible saber todo sobre el sistema, pero si se mira con suficiente atención se puede descubrir un montón de pistas
acerca de él.
Aplicando Teoría de Sistemas en una intervención de Desarrollo Organizacional
Use grupos mixtos para lograr una comprensión rica de cómo se ve el cambio desde diferentes perspectivas.
Genere una visión holística de lo que se debe hacer para dar a la organización un futuro seguro.
Utilice eventos de diagnóstico para mejorar el entendimiento de las personas acerca de independencias importantes y para
ayudarles en la elaboración de un camino a seguir.
Ayude a diferentes subsistemas a funcionar bien juntos en áreas independientes.
Utilice procesos que incrementen la colaboración entre las unidades.
Honra la primacía de las relaciones entre los diferentes grupos.
Siempre que sea posible traer personas/datos externos para estimular a la organización a pensar en las cuestiones
importantes.
Exponga a las personas al mundo externo en el cual la organización opera.
Asegúrese que la organización se mantenga sensible a lo que ocurre en el exterior y no se encierre en su propia perspectiva.
Ayudar a entender al equipo de liderazgo que ellos no tienen toda la data que se requieren para gestionar el cambio que la
organización desea.
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EN CONCLUSIONCada persona que realiza una determinada tarea se convierte en un especialista en la
misma. El analista tiene un conocimiento general sobre métodos y equipos que le
proveen la ventaja de poder elegir cuales son los más adecuados para utilizar. Pero
se enfrenta a la problemática de no conocer los detalles específicos. Cuando el
analista va a tomar decisiones debe tener en cuenta mantener una actitud de
adecuación, que significa conocer las limitaciones y ventajas del sistema y de esa
forma lograr un mayor control en el diseño y construcción de nuevos métodos.
Supone una metodología nueva que se asienta en principios de la TEORÍA DE
SISTEMAS y que en su conjunto forman el enfoque de sistemas, este es integrador,
utiliza el análisis parcializado como medio de estudiar e implementar y se refiere a
aquellas operaciones cuya repetitividad hace económico un sistema de información.
La organización como un sistema abierto.Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita
provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna
estructura social es autosuficiente.
Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía
disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados,
mano de obra, servicios, etc.
· Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el
medio ambiente.
· Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier
sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación.
· Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el
proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su
estructura organizacional.
· Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de
codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo
energía que se transforman por el trabajo hecho.
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Dinámica de sistema.
Para mantenerse, las organizaciones recurren a la
multiplicación de mecanismos, ya que les falta la estabilidad
de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de
recompensas para vincular a sus miembros al sistema,
establecen normas y valores y dispositivos de control.
Mientras que en la TS se habla de homeostasis dinámica (o
mantenimiento del equilibrio por ajuste constante y
anticipación), se usa el término dinámica de sistema en las
organizaciones sociales: el sistema principal y los
subsistemas que lo componen hacen que se vuelva cada vez
más aquello que básicamente es para sobrevivir (y evitar la
entropía), la organización social debe asegurarse de una
provisión continua de materiales y hombres (entropía
negativa).