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TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN
3- ARCHIVO DE GESTIÓN
tutora: Mercè Perelló octubre 2009
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Principios básicos
Cada departamento/unidad debe mantener su archivo organizado
Cada departamento/unidad debe tener un responsable del archivo
Separar la documentación de apoyo informativo del resto de documentos de
archivo
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Documentación de apoyo informativo Conjunto de documentos obtenidos para
servir de ayuda/apoyo a la gestión administrativa
Impresos, folletos comerciales, fotocopias de informes, y escritos remitidos por
otras oficinas, que se destruyen una vez cumplida su misión informativa
Nunca se transfieren al Archivo General
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Organización de la documentación de apoyo informativo
De forma separada al resto de los documentos del archivo
Crear dossieres temáticos para ordenar los documentos por asuntos
Es aconsejable tener los documentos informativos de consulta habitual en la web o Intranet de la organización
También pueden almacenarse en discos ópticos (CD-DVD)
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Documentos administrativos
Correspondencia
Libro de registro
Expedientes
Series documentales
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Correspondenciacaracterísticas
Documentación que se recibe en todas las unidades administrativas
Puede ser en papel (original o copia), o electrónica
Aporta información de muy distinto tipo y puede adjuntar documentos (sobre todo en el caso de los
correos electrónicos)
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Correspondenciaorganización
Cada carta debe ir unida a su respuesta
Si forma parte de un expediente o acompaña un documento importante se
ordena junto a este
Si no forma parte de ningún expediente se archiva como tal
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Correspondenciaorganización
Se divide en:
Correspondencia externa: entre la organización y personas o entidades ajenas a esta
Correspondencia interna: entre unidades administrativas de la misma organización
Según las necesidades de la organización pueden aplicarse nuevas subdivisiones dentro de estas
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Libro de registro
Instrumento jurídico y sistema de control de los documentos oficiales que se
presentan a la administración
Permite certificar la existencia de un documento aunque este no se haya
conservado físicamente
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Expedientes Administrativos: constituyen la unidad documental básica en los archivos de gestión (de contratación de obras, de proyectos de
investigación…)
Informativos: no están sujetos a un procedimiento administrativo pero se
conservan en los archivos de gestión (de inauguración de cursos académicos, de
prensa…)
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Expedientes administrativos
Su estructura debe ser lógica, coherente y cronológica. Los documentos se ordenarán de acuerdo con el procedimiento o trámite
seguido
Los criterios de formación del expediente serán uniformes y conocidos por todo el
personal involucrado
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Expedientes administrativosLos documentos que forman un expediente estarán contenidos en una carpeta donde
constarán los siguientes datos identificativos:
Nombre de la unidad que lo tramita Fecha de inicio y finalización
Asunto nº de documentos que incluye
Código de clasificación Signatura de instalación (ubicación física)
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Expedientes administrativosrecomendaciones
Integrar cada documento en el expediente correspondiente desde el primer momento
Evitar la extracción de documentos originales de los expedientes.
Fotocopiarlos y devolverlos a su lugar
Si es necesario extraer un documento original dejar constancia en un libro de
control
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Expedientes administrativostipos de documentos
Documentos de decisión Resoluciones
Acuerdos
Documentos de transmisión Comunicaciones Notificaciones Publicaciones
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Expedientes administrativostipos de documentos
Documentos de constancia Actas
Certificados Certificaciones
Documentos de juicio Acto presunto
Informes
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Expedientes administrativostipos de documentos
Documentos de los ciudadanos Solicitudes Denuncias
Alegaciones Recursos
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Expedientes informativos
No están sujetos a procedimiento administrativo
Generados por la actividad de la organización
Se pueden clasificar cronológicamente o temáticamente
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Series documentalesConsituyen el segundo nivel de agrupación
de los documentos en los archivos de gestión
Conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales generadas como
resultado de una misma actividad
Cada serie documental estará codificada según el cuadro de clasificación
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Series documentalesLa clasificación puede ser:
Cronológica: por fechas (colecciones) Geográfica: por zonas (dpto. ventas) Alfabética: por apellidos (dpto. personal)
La documentación específica de cada departamento o sección no debe mezclarse
con la de otros departamentos