TEMA 10EL PROCESO DE COMPRA EN EMPRESAS COMERCIALES,

INDUSTRIALES Y DE SERVICIOS. POLITICAS DE COMPRAS: PARAMETROS DE DECISION. COSTES DE APROVISIONAMIENTO. ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA. PETICION DE PRECIOS Y OFERTAS. SELECCIÓN DE OFERTAS Y PROVEEDORES. FORMULACIÓN DE PEDIDOS. CONTROL PRESUPUESTARIO EN COMPRAS. RATIOS

1 INTRODUCCION...................................................................................................2

2 EL PROCESO DE COMPRAS EN EMPRESAS INDUSTRIALES, COMERCIALES Y DE SERVICIOS.......................................................................3

3 POLÍTICAS DE COMPRAS: PARÁMETROS DE DECISIÓN...............................3

3.1 LA CALIDAD.............................................................................................................33.2 EL PRECIO...............................................................................................................43.3 EL PLAZO DE ENTREGA.............................................................................................43.4 LOS PLAZOS Y CONDICIONES DE PAGO......................................................................43.5 EL SERVICIO POSTVENTA..........................................................................................5

4 COSTES DE APROVISIONAMIENTO..................................................................5

4.1 COSTES DE COMPRA................................................................................................54.2 COSTES DE ALMACENAMIENTO..................................................................................54.3 COSTES DE PEDIDO..................................................................................................6

5 ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS............................................................6

5.1 SOLICITUD DE COMPRA............................................................................................65.2 SOLICITUD DE OFERTAS............................................................................................75.3 SELECCIÓN DE PROVEEDOR......................................................................................75.4 REGISTRO DE PROVEEDOR Y COMPRAS.....................................................................75.5 EL PEDIDO...............................................................................................................75.6 RECEPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO...................................................................7

6 PETICIÓN DE PRECIOS Y OFERTAS. SELECCIÓN DE OFERTAS Y PROVEEDORES...................................................................................................7

7 FORMULACIÓN DE PEDIDOS.............................................................................8

8 CONTROL PRESUPUESTARIO EN COMPRAS..................................................9

9 Ratios..................................................................................................................... 9

1 MAPA CONCEPCUAL

DptoCompras: Funciones

Coste aprovisionamiento Solicitud compras Control Presupuestario

Coste Compras

Coste Almacenamiento

Coste Pedido

Ratios

Cte unitario

Transporte

Embalaje,…

Cte financiero

Cte almace

Cte roturas,

Stock

Cte Administ

Parámetros decisiónSolicitud

ofertas

Seleccionar Proveedor

Registro Provee y compras

El pedido

Recepción producto o servicio

Condiciones

Medios

Presupuesto Producción

Presupuesto Gastos

Mapa Conceptual – Modificar para crear el del tema.

2 INTRODUCCION

Para que una empresa pueda alcanzar sus fines debe gestionar adecuadamente todas sus áreas funcionales, una de las áreas más importantes, es la de compras, si esta no funciona correctamente, puede dar lugar a grandes deficiencias en el proceso productivo o tener mayores costes de fabricación ó de adquisición de bienes y servicios, con la consecuente perdida de competitividad. Por eso una buena gestión en las compras es fundamental para conseguir los objetivos de la organización.

A lo largo del tema analizaremos todo el proceso de compras, estudiando los parámetros de decisión así como los costes de aprovisionamiento y las etapas del proceso de compras.

Así mismo estudiaremos los criterios a seguir a la hora de seleccionar a los distintos proveedores. También estudiaremos el control presupuestario en compras y los ratios.

3 El proceso de compras en empresas industriales, comerciales y de servicios.

El proceso de compras variará dependiendo de la tipología de empresa. En función del proceso de compras podemos encontrar 3 tipos de empresas:

a) Empresas industriales: Son aquellas empresas que adquieren materias primas y a través del proceso productivo las transforman en bienes para destinarlos a la venta. Ej: Fábrica de ladrillos

b) Empresas comerciales: Son aquellas que compran mercaderías para revenderlas sin transformación alguna. Ej: Distribuidor de Muebles.

c) Empresas de servicios: Esta clase de empresas prestan servicios a otras empresas o al consumidor final. Ej: Asesoría Fiscal.

4 Políticas de compras: Parámetros de decisión

Antes de realizar cualquier compra la empresa debe definir con exactitud que parámetros son más importantes para las necesidades de materiales o de servicios, estos parámetros de decisión son:

4.1 La calidadFundamental para todo producto o servicio es la calidad, sin una calidad

mínima cualquier producto o servicio en vez de generar un beneficio puede llegar a ser una carga o coste extra, por ejemplo si se compra ó fabrican productos con deficiencias al venderlos puedes ocasionarte unos gastos extra de transporte y de retirada del producto.

Aunque si bien la calidad es un parámetro fundamental, siempre debe estar ligado al precio y al resto de parámetros para la toma de decisión.

4.2 El precioEs un parámetro objetivo para poder comparar, siempre teniendo n

cuenta que sean productos homólogos o idénticos.

Otro factor fundamental es el precio del producto o servicio, con la misma calidad siempre elegiremos el de menor precio.

Debemos siempre ver el precio neto y sumarle los gastos de embalaje, transporte, seguros, etc

En este apartado incluiríamos los diferentes tipos de descuento que nos pueden aplicar para poder obtener el precio neto del producto o servicio y poder compararlo con otros productos y tomar las decisiones más adecuadas.

Descuentos comerciales: se aplican sobre el producto, en muchas ocasiones son las reducciones porcentuales en el precio unitario que realizan los fabricantes a los mayoristas o detallistas por la función de distribuir y promocionar a los consumidores finales sus productos.

Descuentos por rappel: también llamados por volumen, son descuentos que se aplican dependiendo del volumen de compras, por ejemplo se aplica un descuento extra si el volumen es de entre.

o 1000 a 5000 un 3%

o 5001 a 10000 un 5%

o 10001 a 50000 un 10%

o + de 50001 un 20%

Descuento por pronto pago: Se aplica este descuento a las compras que se pagan al contado, tanto el dto. pronto pago como el rappel, se aplican a los precios netos, aplicado en dto. comercial.

4.3 El plazo de entregaEste es el tiempo transcurrido entre la realización del pedido y de

recepción de la mercancía de casa del cliente.

Este aspecto es muy importante, ya que la demora en el plazo de entrega tiene consecuencias negativas para la empresa, puede desde bajar el buen concepto de la empresa hasta la pérdida de los clientes por incumplimiento del plazo.

4.4 Los plazos y condiciones de pagoEl plazo de pago es el tiempo transcurrido desde que llega o se recoge

el material hasta que se paga por él.

Puede ser:

Al contado: cuando se paga sin aplazamiento, cuando se recibe la mercancía se puede pagar en metálico, con un cheque, transferencia o con tarjeta de crédito. En algunos países se ha desarrollado una tecnología donde se puede pagar pasando el móvil por un terminal.

Aplazado o a crédito: el plazo puede oscilar entre unos días y varios meses después de efectuada la compra, y puede ser en un único pago o en

multiples vencimientos. Las compraventas a crédito se utilizan normalmente entre empresas suelen ser múltiplos de 30 días, pagos a 30, 60, 90, 180 días normalmente con recibos o pagarés.

4.5 El servicio postventaEs un conjunto de prestaciones que da el proveedor al cliente una vez

entregado el producto. Prestaciones como la garantía de dos años o más, departamento de reparaciones, atención al cliente etc.

5 Costes de aprovisionamiento

Son aquellos costes en los que incurre la empresa desde que llega al almacén las materias primas hasta que se vende o se pasa al ciclo productivo.

Estos costes están compuestos por:

Coste de compra

Costes de almacenamiento

Costes de pedido

5.1 Costes de compraEl coste de compra es el coste total de cada unidad comprada.

Esta compuesto por la suma del precio unitario más todos los gastos derivados como el transporte, seguro, embalajes etc que estén a cargo del comprador. Y la minoración de rebajas, bonificaciones y descuentos.

Si se trata de una empresa industrial el coste de compra será el coste de producción.

5.2 Costes de almacenamientoEstos costes son los derivados del tiempo que permanecen las

mercancías en la empresa desde que se reciben hasta que se entregan al cliente.

Podemos encontrar varios costes como el coste financiero, costes de almacenamiento y los costes de mercancías obsoletas o deterioradas o de ruptura de stock

El coste financiero son los costes de los recursos empleados por la empresa para mantener su inventario.

Si son recursos ajenos, financiación el coste será los intereses pagados, cuando se financia con recursos propios el cálculo será más difícil y podemos decir que es el coste de oportunidad de tener estos recursos financieros empleados en este fin y no en otro.

En los costes de almacenamiento podemos encontrar los costes generados por el propio almacén, como el alquiler, amortización, IBI, seguridad, seguros, gastos de suministros, etc. Así como los gastos de maquinaria.

El coste de los materiales deteriorados u obsoletos se regirá por el criterio que haya escogido la empresa.

La ruptura de stock es un coste generado por la falta de existencias en el almacén, puede generar perdidas o menos beneficios al no poder servir un pedido hasta la pérdida del cliente, se podrá calcular viendo los beneficios que no habrá generado un cliente en un tiempo.

5.3 Costes de pedido.El coste administrativo en que incurre la empresa al tramitar un pedido

hoy en día ha bajado bastante al estar tan desarrollados las telecomunicaciones. Por ejemplo con son enviar un mail podemos hacer un pedido.

Los gastos más notables son el tiempo empleado por el personal.

6 Etapas del proceso de compras

Con todo nuevo proceso de compras existen unas etapas que seguidamente comentaremos, decir que el proceso de compra se estandariza, es decir, si siempre compramos al mismo proveedor muchas de las etapas desaparecen, aunque siempre debemos estar atentos al mercado porque siempre pueden existir ó aparecer nuevos proveedores con mejores condiciones, y aunque la fidelidad con los proveedores es básica para una nueva calidad de nuestros productos ó servicios, no podemos dejar de comparar con otros proveedores y ofertas.

Las etapas del proceso de compras, podemos enumerarlas como sigue:

6.1 Solicitud de compraEs una solicitud enviada al departamento de compras desde otro

departamento de la empresa, donde nace la necesidad de un producto o servicio.

Solicitud de compra

Envío de ofertas

Selección de Proveedor

Registro de proveedores y compras

Pedido

En las empresas pequeñas no existe departamentos de compras y es el mismo departamento que tiene la necesidad el que envía las ofertas a los proveedores.

En esta solicitud se incluirá el departamento que tiene la necesidad, que servicio o producto necesita, cuantas unidades, calidades mínimas, garantías, plazos de entrega, lugar de recepción, servicio post venta y en ocasiones la empresa compradora establece los periodos de pago.

6.2 Solicitud de ofertasEl departamento de compras es el encargado de seleccionar los

proveedores, a los cuales a través de cartas, impresos, telefónicamente, mail, fax etc se les envía una propuesta de compra donde se les indica las necesidades de la empresa, que productos o servicios, unidades, plazo de entrega, calidades, garantías, etc.

6.3 Selección de proveedor.Una vez recibidas las ofertas de los proveedores se analizarán todas las

condiciones (precio, calidades, forma de pago, etc) y se elegirá al proveedor que mejor se ajusta a las necesidades de la empresa.

En el epígrafe se analizara con más detalle la búsqueda y selección de proveedor.

6.4 Registro de proveedor y comprasUna vez seleccionado el proveedor se creará la ficha con los datos

fiscales y las condiciones pactadas.

6.5 El pedidoEs el momento de realizar el pedido, que se generará con un documento

por escrito donde se indica el producto o servicio adquirido, cantidades, plazos de entrega, precio y lugar de entrega.

Dicho pedido se puede enviar por mail, fax, teléfono, desde la web si existe la posibilidad, etc. Si es por Telf., es mejor enviarlo por escrito porque puede llevar a errores.

6.6 Recepción del producto o servicioUna vez recibido el producto se debe revisar el producto para comprobar

que ha llegado lo que habíamos pedido, en buenas condiciones, repasar el albaran de entrega, anotar en él si existe algún error o defecto, para más tarde cuando llegue la factura, revisar si los precios y vencimientos son los acordados.

7 Petición de precios y ofertas. Selección de ofertas y proveedores.

Siempre que la empresa tenga alguna necesidad de productos o servicios, deberá solicitar a una serie de proveedores que le envíe sus condiciones para poder seleccionar el que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa.

Para realizar las peticiones de precios y ofertas, es necesario realizar una búsqueda de posibles proveedores para su selección final.

Este proceso consta de las siguientes fases:

Búsqueda de información proveedores, algunas fuentes son la radio, prensa, tv, cámaras de comercio, páginas amarillas y actualmente el más importante es la búsqueda por Internet, con el que podemos obtener más detalles sobre los posibles proveedores.

Solicitud de información. Una vez obtenemos un listado de candidatos deberemos solicitarles una serie de información que le interesa a la empresa, esta información se realizará por escrito y además puede pedir que se acerquen algunos agentes comerciales para despejar dudas sobre aspectos técnicos y económicas etc. Al solicitar la información deberemos ver:

o Condiciones referidas a la calidad

o Condiciones económicas

o Otras condiciones como periodo de validez de la oferta, causas de rescisión de contratos, plazos de entrega, etc….

Evaluación y elección de proveedores: Con la información obtenida se puede evaluar de la siguiente forma:

o Realizar una ficha de cada proveedor

o Un cuadro comparativo donde se indique por filas todos los proveedores y en las columnas las condiciones, con una columna final donde se indique la nota obtenida, según los criterios establecidos por la empresa.

A los proveedores seleccionados se les comunicara la decisión y a los no seleccionados también. Para en un futuro poder recibir ofertas nuevas para mejor las condiciones actuales.

Es recomendable disponer de más de un proveedor ya que si solo dispusiésemos de un proveedor si este sufriera algún tipo de problema y no nos pudiese suministrar tendríamos siempre a otro.

Puedes adquirir el mayor porcentaje de compra al mejor proveedor y el menor porcentaje al segundo mejor proveedor.

8 Formulación de pedidos Cuando cualquier departamento de la empresa (administración,

almacén, gerencia etc) detecta la necesidad de algún producto o servicio, se lo comunicará al departamento de compras para que realice el pedido ó si la empresa es pequeña, realizara el mismo el pedido.

Nunca se debe esperar a que se termine totalmente las existencias, se debe tener en cuenta, para no sufrir una ruptura de stock.

De la misma forma tampoco se debe pedir más de lo que se necesita para no desperdiciar recursos económicos, de almacenamiento, etc

El pedido supone un contrato de compraventa entre cliente y proveedor y un incumplimiento puede generar grandes problemas entre ambos.

El pedido puede realizarse de diferentes formas, las más usuales son:

- Telefónicamente: aunque siempre es mejor enviar una conformidad por escrito para evitar errores.

- Por fax

- Al agente comercial en persona

- Por mail

- A través de la web del proveedor si dispone de comercio electrónico.

Cuando solicitamos un pedido debemos indicar todas las condiciones más importantes como productos, unidades, persona encargada de contacto, precios, etc y de forma clara para evitar errores.

Cuando existe una relación estrecha con los proveedores se suele simplificar los dtos y simplemente se indica lo necesario, producto, unidades, plazo de entrega, lugar de envío, ya que el resto de condiciones están claras.

9 Control presupuestario en comprasEl presupuesto es una herramienta de planificación , coordinación y

control de las actividades, realizadas en la empresa, es decir, es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista expresada en valores, por el camino se deben ir adoptando medidas correctoras cuando se produzcan desviaciones en las previsiones.

El presupuesto de compras debe incluir:

- Presupuesto de producción: es el estimado de bienes a ser fabricados o comprados.

El presupuesto de producción debe asegurar un stock optimo, suficiente para satisfacer las necesidades de materiales e inventario. Se debe de tener en cuenta dentro de este presupuesto los materiales a ser adquiridos, los gastos de mano de obra, los gastos de fabricación.

- Presupuestos de gastos: incluye todos aquellos gastos que deben realizarse para que el producto pueda ser puesto a disponibilidad del cliente, incluye:

o Gastos de marketing y ventas

o Gastos administrativos

o Gastos financieros

10 RatiosLos ratios son relaciones entre conceptos que nos dan unas magnitudes

que comparados con otros ratios del sector o en varios periodos de tiempo nos ayudan a controlar aspectos de la empresa, cada empresa aplicara los que crea convenientes.

En concreto para compras podemos usar alguno de estos ratios:

- Plazo medio de pago= (saldo proveedores/ compras periodo) * 365

- Rotación de stock= Consumo materiales/ stock materiales

11 Conclusiones