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Tema 1Tema 1

EL ARCHIVOEL ARCHIVO

Necesidad de conservar la Necesidad de conservar la documentacidocumentacióónn

Por el propio interPor el propio interéés de la s de la organizaciorganizacióónn

Por exigencias legalesPor exigencias legales

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Por el propio interPor el propio interéés de la s de la organizaciorganizacióónn

Es necesario conservar o guardar Es necesario conservar o guardar los documentos debidamente los documentos debidamente

organizados y clasificados.organizados y clasificados.Son la memoria o informaciSon la memoria o informacióón de n de

la empresala empresa

Por exigencias legalesPor exigencias legales

El CEl Cóódigo de Comercio dice:digo de Comercio dice:Los empresarios conservarLos empresarios conservaráán los n los

libros...debidamente ordenados libros...debidamente ordenados durante seis adurante seis añños a partir del os a partir del úúltimo ltimo asiento...asiento...

El cese del empresario en el ejercicio de El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a sus actividades no le exime del deber a que se refiere el pque se refiere el páárrafo anterior...rrafo anterior...

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DefiniciDefinicióón de archivon de archivo

Es tanto el conjunto de Es tanto el conjunto de documentos como el lugar documentos como el lugar donde se almacenan los donde se almacenan los documentos debidamente documentos debidamente ordenados y clasificados.ordenados y clasificados.

Archivo de documentosArchivo de documentos

La elaboraciLa elaboracióón de n de datos sigue las datos sigue las siguientes fases:siguientes fases:

Datos

Registro / Anotación

Clasificación / Ordenación

Codificación / Denominación

Tratamiento / Manipulación

Cálculo / Estadística

Archivo / Custodia

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OrganizaciOrganizacióón del Archivon del Archivo

Podemos clasificar los archivos Podemos clasificar los archivos segsegúún:n:

El grado de utilizaciEl grado de utilizacióónn El grado de autonomEl grado de autonomííaa

Grado de utilizaciGrado de utilizacióónn

Activos: Activos: Se guardan o custodian Se guardan o custodian mientras dure su vida o su utilizacimientras dure su vida o su utilizacióón sea n sea frecuente.frecuente.

SemiSemi--activos:activos: Pasan a este los que Pasan a este los que aunque reflejan operaciones recientes se aunque reflejan operaciones recientes se consultan esporconsultan esporáádicamente.dicamente.

Inactivo: Inactivo: Rara vez serRara vez seráán consultados.n consultados.

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Por el grado de autonomPor el grado de autonomííaa

Centralizado: Centralizado: Convergen todos los Convergen todos los documentos de la empresa por lo que se documentos de la empresa por lo que se encuentran en un mismo lugar.encuentran en un mismo lugar.

Descentralizado: Descentralizado: Persiguen que Persiguen que cada departamento sea independiente, cada departamento sea independiente, pero sin perder el nexo de unipero sin perder el nexo de unióón y n y funcionalidad con el resto.funcionalidad con el resto.

Ventajas e InconvenientesVentajas e Inconvenientes

Se reduce espacio a los Se reduce espacio a los dptosdptos., pues ., pues han de ubicar el archivo en la superficie.han de ubicar el archivo en la superficie.

Pudieran surgir diferencias de criterios Pudieran surgir diferencias de criterios en las normas de clasificacien las normas de clasificacióón entre un n entre un departamento y otro.departamento y otro.

No hay ningNo hay ningúún responsable que n responsable que controle o supervise las tareas controle o supervise las tareas archivarchivíísticas.sticas.

Posibilidad de interpretar Posibilidad de interpretar arbitrariamente o subjetivamente las arbitrariamente o subjetivamente las normas que se fijen para establecer una normas que se fijen para establecer una coordinacicoordinacióón entre los diferentes n entre los diferentes dptosdptos..

Mayor rapidez a la hora de archivar un Mayor rapidez a la hora de archivar un documento.documento.

Prontitud en la localizaciProntitud en la localizacióón de la n de la documentacidocumentacióón.n.

Menor coste de mantenimiento.Menor coste de mantenimiento.

DescentralizadoDescentralizado

PPéérdida de tiempo en acudir al archivo rdida de tiempo en acudir al archivo (suelen estar en los s(suelen estar en los sóótanos o alejados tanos o alejados del centro neurdel centro neuráálgico de la empresa).lgico de la empresa).

Se tiende a burocratizar las labores Se tiende a burocratizar las labores archivarchivíísticas.sticas.

Aumento de los gastos en los Aumento de los gastos en los presupuestos de la empresa (medidas presupuestos de la empresa (medidas de seguridad, higiene,de seguridad, higiene,……).).

El espacio o superficie que ocupa es El espacio o superficie que ocupa es mejor aprovechado.mejor aprovechado.

Se unifican los criterios de clasificaciSe unifican los criterios de clasificacióón u n u ordenaciordenacióón.n.

Se elimina el riesgo de la posible pSe elimina el riesgo de la posible péérdida rdida o extravo extravíío de papeles, al haber un o de papeles, al haber un responsable del archivo.responsable del archivo.

Aumenta el control sobre la Aumenta el control sobre la documentacidocumentacióón archivada.n archivada.

No es necesario establecer unas normas No es necesario establecer unas normas para coordinar la labor de archivo que para coordinar la labor de archivo que afecten a dos o mafecten a dos o máás departamentos.s departamentos.

CentralizadoCentralizado

InconvenientesInconvenientesVentajasVentajasTipo de ArchivoTipo de Archivo

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Sistemas de archivoSistemas de archivo

Un sistema de archivo lo que Un sistema de archivo lo que busca es la colocacibusca es la colocacióón y n y localizacilocalizacióón rn ráápida de un pida de un documento.documento.

CONVENCIONALESCONVENCIONALES

TECNOLTECNOLÓÓGICOSGICOS

ConvencionalesConvencionales

Clasificadoras Clasificadoras Carpetas Carpetas SimplesSimples

ColgantesColgantesCarpetasCarpetas Tipo ATipo A--ZZArchivadorArchivador Con anillas Con anillas

EstanterEstanteríías modularesas modularesArmarios con carpetasArmarios con carpetas

MobiliarioMobiliario suspendidassuspendidasEstanterEstanteríías sobre raas sobre raííleslesDe seguridadDe seguridad

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Tipos de Archivos ConvencionalesTipos de Archivos Convencionales

a) carpeta simple, b) carpeta colgante, c) carpeta de fuelle o ca) carpeta simple, b) carpeta colgante, c) carpeta de fuelle o clasificadora, d) archivador lasificadora, d) archivador AA--Z, e) capeta archivador con anillas, f) estanterZ, e) capeta archivador con anillas, f) estanteríías, g) armario con carpetas suspendidas as, g) armario con carpetas suspendidas y archivadores sobre baldas y h) armario sobre ray archivadores sobre baldas y h) armario sobre raííles.les.

TecnolTecnolóógicosgicos

Microfilm: Microfilm: fotografiar documentos a fotografiar documentos a travtravéés de la microfilmacis de la microfilmacióón.n.

MecMecáánicos: nicos: Armarios y estanterArmarios y estanteríías as sobre rasobre raííles.les.

InformInformááticos: ticos: programas de programas de contabilidad, ncontabilidad, nóóminas, paquetes minas, paquetes integrados,integrados,……

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Normas de utilizaciNormas de utilizacióónndel archivodel archivo

Cada empresa adoptarCada empresa adoptaráá aquellas aquellas reglas que le sean reglas que le sean úútiles, tiles, adaptadaptáándolas a sus necesidades.ndolas a sus necesidades.Una de las normas que nos Una de las normas que nos ayudarayudaráá a organizar el archivo es a organizar el archivo es la del sentido comla del sentido comúún.n.

Confidencialidad de la Confidencialidad de la informaciinformacióónn

La direcciLa direccióón de la empresa establecern de la empresa estableceráálos controles y filtros de acceso a la los controles y filtros de acceso a la informaciinformacióón.n.El control de acceso a la informaciEl control de acceso a la informacióón n aumenta a medida que aumenta a medida que éésta va siendo sta va siendo mmáás confidencial y disminuirs confidencial y disminuiráá a medida a medida que su contenido sea menos relevante.que su contenido sea menos relevante.

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CASOS PRCASOS PRÁÁCTICOSCTICOS::

•• Observa y Analiza los Casos PrObserva y Analiza los Casos Práácticos cticos de las pde las pááginas 211 y 213 del libro.ginas 211 y 213 del libro.

EJERCICIOSEJERCICIOS::

Realiza los siguientes ejercicios (pRealiza los siguientes ejercicios (páág. 215):g. 215):–– 11–– 22–– 33–– 44–– 55–– 66–– 77–– 88–– 99

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