tecnicas probadas para incrementar tu ci para dar presentaciones 2

Tcnicas probadas para incrementar tu CI y dar mejores presentaciones U.A.G.R.M

Pgina 5 de 8 Diego Arredondo

Tcnicas probadas para

incrementar tu CI y dar

mejores presentaciones

2 Preparacin

Incluso si tienes solo un par de minutos para prepararte, es posible

estar listo para tu presentacin. Este captulo te dar consejos sobre

estrategias rpidas para la preparacin. Adicionalmente, provee

recuadros llenos de instrucciones para entregar una presentacin

ganadora, incluyendo el hablar alto, claro y despacio; interactuando

con tu audiencia. Una Lista de Chequeo de ltimo Minuto se incluye

para asegurarse que tienes todo, desde tus notas hasta tus visuales,

para direccionar la conferencia.

Te gusta jugar golf?

Practicas yoga?

Eres proficiente en karate?

Disfrutas jugando bridge, pker u otros juegos?

Estas actividades y ms, te darn experiencia en concentraciones. Puedes sentirte impulsado conociendo que la disciplina mental que has desarrollado en otras reas ser til ahora.

2.1 Alstate

Pon a trabajar tus poderes con concentracin y tus msculos de

enfoque a medida que te alistes para hacer una presentacin.

Expulsa las distracciones y concntrate. Responde las siguientes 15

preguntas (estas vienen con instrucciones practicas!)

1. Tienes un perfil de la audiencia? (Cualquier cosa que

descubras puede ser til, incluyendo la ocupacin, grupos

afiliados, edades, intereses y actitudes conservadora,

liberal.)

Tu persona de contacto puede ser capaz de enviarte una lista de miembros. Te servir de mucho si contiene las posiciones de trabajo de la lista y que hace que tanto las personas han sido miembros. Listas de esta naturaleza son mantenidas con frecuencia por organizaciones profesionales y pueden ser consideradas informacin privada. Explica tu inters (por ejemplo, quiso saber lo ms que pueda sobre mi audiencia, as les podr dar informacin ms til el da de hoy). Los oficiales de la compaa pueden haber invitado a nuevos empleados a tu presentacin o reservar asientos solo para la gerencia intermedia. Pregunta!

2. Sabes cmo llegar al lugar de la conferencia o sala de

reunin? (si no es as consguelas)

3. Sabes cunto tiempo esperan que hables? (si es que no lo

sabes, haz una llamada para averiguarlo)

4. La organizacin anfitriona conoce el ttulo de tu

presentacin? (La claridad en esta materia es esencial. Si es

necesario, enva un email con el ttulo de tu presentacin

adems de que debes escribir unas cuantas lneas para

cuando se te presente con la audiencia.)

5. Estas vestido apropiadamente para la ocasin? necesitas

una chaqueta? (si no ests vestido apropiadamente, planea

de acuerdo a esto.)

6. Tienes disponibles folletos en tan poco tiempo? Si no es

as, tomate un minuto para considerar si algo que est en

tus folletos necesita ser explicado. Si no, lleva un folleto

contigo. Si tienes un momento, usa un resaltador para hacer

que la informacin se destaque.

Cuando John habl, l se refiri a figuras que indicaban el nmero de adolescentes arrestados por manejar ebrios en el ltimo ao calendario. El pregunt a la audiencia que miren sus folletos para los detalles que rodeen aquellos nmeros. Cuando el pidi algunos minutos de silencio por cada persona concentrada en los numero preocupantes. Esta porcin de la presentacin es poderosa. Cuando l no tena folletos disponibles para todo el mundo, l se aseguraba de tener un folleto para referencia. El lee algunas de las partes en voz alta.

7. Tienes disponibles las ayudas visuales que usas

tpicamente y en excelentes condiciones? (si no es as,

hazlo sin ellas)

8. Debers comer antes de la presentacin? Te har sentir

incomodo o nervioso el saltarte una comida? (si es as,

come algo)

9. Estas hidratado? (Lleva una botella de agua contigo a

medida que dejas tu oficina y bbela)

10. Lvate los dientes y disfruta de un aliento fresco a menta.

11. Qu dirs al comienzo de tu presentacin?

Recuerda, que no estars dando el Discurso de Gettysburg. Pero querrs tener al menos un punto claro para introducir y discutir. Ten cuidado de cristalizar ese punto en tus pensamientos antes de salir ante el micrfono.

12. Qu dirs cuando acabe tu presentacin?

Cuando el tiempo es muy corto para preparar una presentacin como es usual, prepara el principio y el final. Mantenlo simple pero di algo de valor cuando termines. Si quieres que las personas realicen una accin, cambien su opinin, aprendan algo nuevo, gualos hacia la tarea en tu declaracin final.

13. Conducirs una sesin de preguntas y respuestas? (no

introduzcas un segmento de preguntas y respuestas a

menos que tengas aprobacin de quien est a cargo del

evento).

14. Necesitaras cancelar otras citas cuando aceptes est

invitacin a corto aviso? (Mira t calendario de citas. Notifica

a las personas los cambios, si es apropiado. Mejor an,

pregunta a un compaero de trabajo hacer esto para ti.)

Esto no es solo una cosa considerada para hacer, pero esto

te librar de volverte distrado o molesto por est metedura

de pata si de pronto recuerdas que compromiso mientras

ests dando la presentacin.

15. Cundo regresars a la oficina? Notifica a los colegas y a

las partes interesadas cuando esperen tu llegada. Est

pequea cortesa soporta una comunicacin precisa entre

tus compaeros de trabajo, clientes y vendedores.

2.2 Lista de Chequeo de ltimo Minuto

2.2.1 Antes de que te vayas

Ensambla los siguientes tems y colcalos en tu maletn ahora.

1. Notas con el nombre de la organizacin que te invita, la

direccin, el nombre de la persona de contacto y el nmero

de telfono de esa persona.

2. Detalles para llegar al destino. El tiempo en el que esperas

llegar.

3. Una presentacin impresa para ser usada para

presentarte a la audiencia.

4. Una copia del folleto de la presentacin al cual puedes

referirte en caso de ser necesario. Si ests hablando con un

grupo pequeo (6 a 12), pdele a alguien para que haga



copias de tu folleto cuando llegues. Frecuentemente, esto es

fcil de hacer y a nadie causa inconveniencia.

5. Tarjetas de anotacin con las palabras clave de tus

observaciones a la apertura y cierre de tu presentacin.

6. Hojas de publicidad si es que las tienes.

Si es que mantienes un kit de prensa, ten uno contigo (que este actualizado a la fecha). Si es que promueves una compaa, producto, servicio u organizacin y tienen una literatura descriptiva, llvala contigo. Algunos de estos tems deben ser dados a los reporteros, editores de revistas u otras personas que pueden dar noticias de tu presentacin. Pregunta a estas personas si puedes enviarles algo a ellos cuando vuelvas a tu oficina. Solo porque llegues a dar la presentacin sin previo aviso no significa que t o el tema que presentas deba ser distorsionado en lo que se refiere a la cobertura de medios.

7. Peine, cepillo, refrescadores del aliento y si es que lo

necesitas un desodorante.

8. Una pequea grabadora de audio. sala para grabar las

impresiones y observaciones de camino a casa o cuando

llegues a tu oficina.

2.2.2 Cuando llegues

1. Clmate (si es que estas en el modo apresurado para llegar

a tu destino. Pisa los frenos!)

Si es que mantienes un kit de prensa, ten uno contigo (que este actualizado a la fecha). Si es que promueves una compaa, producto, servicio u organizacin y tienen una literatura descriptiva, llvala contigo. Algunos de estos tems deben ser dados a los reporteros, editores de revistas u otras personas que pueden dar noticias de tu presentacin. Pregunta a estas personas si puedes enviarles algo a ellos cuando vuelvas a tu oficina. Solo porque llegues a dar la presentacin sin previo aviso no significa que t o el tema que presentas deba ser distorsionado en lo que se refiere a la cobertura de medios.

2. Tomate el tiempo para darte de apretn de manos con las

personas. Sonre.

3. Toma 3 o 4 respiraciones profundas.

4. Di tus observaciones de apertura a ti mismo al menos una

vez antes de que hables para todo el grupo.

5. Asmate a hablar y recuerda tu haz sido llamado las

personas estn alegres y agradecidas de que estas all. Ve

a por ellos!

2.2.3 Preguntas y respuestas

1. T eres el lder. Haz preguntas que se relacionen con la

presentacin y no permitas que las preguntas se desven del

tema. Si lo haces, el posible que los miembros de la

audiencia pierdan el inters.

2. No permitas que un miembro de la audiencia mantenga la

atencin al hacer muchas preguntas o dando comentarios

demasiado largos. Interrumpe si es necesario. Agradcele a

las personas sentadas en diferentes lugares del saln.

3. Escucha la pregunta completa antes de responderla.

4. Si no ests seguro de lo que quiere la persona, invita que la

persona ampli su pedido dicindole dgale ms. Tomate

el tiempo de responder hasta que te quede clara la

pregunta.

5. No seas muy rpido al decir, Esa es una gran pregunta.

Esto sugiere que las otras preguntas no fueron buenas.

6. Soporta tus repuestas con hechos y figuras cuando sea

posible.

7. Cuando no haya una respuesta grabada en piedra para

una pregunta, antes de dar una respuesta pueden comenzar

diciendo, En mi opinin

8. Mantn contacto visual con la persona que pregunta

mientras l o ella est hablando. Quizs quieras mantener el

contacto si alguien intenta incitarte.

9. Si caminas entre medio de la audiencia manejando un

micrfono a las personas que hacen las preguntas,

asegrate que la persona te lo devuelve antes de responder.

Es importante el escuchar a todo el que habla, pero la persona que tiene el micrfono controla la conversacin.

10. Si una persona hace una pregunta sin usar un micrfono,

repite la pregunta para que todos puedan orla.

11. Cuando no conozcas la respuesta a una pregunta, dilo.

Deberas ofrecerte a encontrar la respuesta y ponerte en

contacto con el individuo que realiz la pregunta. Si lo

haces, asegrate de obtener informacin de contacto y

luego hazle seguimiento.

12. No te vuelvas un zoquete durante la sesin de preguntas y

respuestas. Puedes estar animado a propsito cuando

respondas. No elimines a esa persona muy rpido. Una cara

expresiva y movimientos con las manos ayudarn a elevar el

nivel de energa en la habitacin.

13. Respira apropiadamente! Tu voz puede salir chillona y

sonar apagada cuando ests tan enfocado en dar

respuestas que comienzas tomar respiraciones muy cortas.

14. Si puedes introducir alguna frivolidad a las respuestas que

das, hazlo por todos los medios. Ten cuidado, sin embargo,

en no tomar a la persona que te pregunta el blanco de tu

humor.

15. Resalta tu respuesta contando una historia. Usa el buen

gusto pero no seas reacio a ser personal y especfico.

16. Si la respuesta que diste no es entendida por la persona que

pregunta el lenguaje corporal de las personas te ofrecer

una pista en este sentido pregunta a esa persona si tiene

una pregunta de seguimiento.

Quizs quieras darles a los asistentes una forma de contactarte luego de que el programa concluya. Algunos presentadores colocan al final un email para este propsito. Invita a los asistentes a que te contacten por ese medio.

17. Cuando pienses que conoces una respuesta y crees que

puedes improvisar, para. A veces este acercamiento es til,

pero cuando sale mal, la cada es desastrosa.

18. No termines la sesin de preguntas y respuestas de manera

brusca. Hay tiempo para una o dos preguntas ms, es una

buena forma de concluir. Luego apgate al plan no

aceptes tres preguntas.

19. Evita ser tedioso. Cuando se te pregunte une pregunta que

es nueva para ti, es una tentacin el pensar en voz alta

mientras respondes. Esta es una forma segura de perder la

atencin de la audiencia. Trabajaste duro para mantener la

atencin de la audiencia. No lo arruines.

20. Si recibes excelentes preguntas, recurdalas. La prxima

vez que quieras hacer que la gente te haga preguntas,

puedes usarlas para estimular la participacin.

2.3 Consejos para Hablar Claramente

1. No te apresures y no hables muy despacio. Cmo puedes

saber si lo ests haciendo muy rpido o muy lento? Estudia

la velocidad que utiliza la mayora de las personas en el



rea geogrfica en la cual dars tu presentacin. No

sacrifiques la claridad, pero trata de reflejar el paso.

2. Abre tu boca! Las personas que se sienten tensas a

menudo tensionan su mandbula. Recuerda abrir

ampliamente tu boca y deja que tus palabras salgan.

3. No respires sobre el micrfono. Un micrfono puede

amplificar cada respiracin que haces y magnificar

pequeos sonidos que la audiencia de otra manera no

podran or.

4. Usa un micrfono de solapa con cuidado. Estos pueden ser

inalmbricos o no y debes vestirte de acuerdo a este.

Quizs debes vestir algo con una solapa o corbata para que

el micrfono pueda ser colocado all. Si es posible pregunta

esto antes de tu presentacin.

5. No te encorves por favor. Cuando tu postura es pobre, tus

palabras se tuercen para salir de tu cuerpo. Esto no ayuda

con la claridad.

6. No unas palabras a menos que lo hagas por una razn.

Olvidatedeeso es una corrupcin de tres palabras. nelas

cuando esperes sacar una sonrisa de la audiencia.

7. Algunas presentaciones son grabadas. Las grabaciones

pueden ser vendidas y distribuidas a los asistentes. Toma

ventaja de estas sesiones grabadas. Compra el producto y

escchate. Rtate a encontrar al menos una cosa que

puedas hacer para escucharte mejor. No te culpes a ti

mismo por errores percibidos si la grabacin es todo

menos perfecta.

8. Cuando cites a alguien, se precis. (De seguro que hars la

atribucin apropiada) Aun as, si no representas bien a

alguien debido a que olvidas un nmero u omites una

palabra importante, le haces un mal a esa persona y a los

oyentes. Cuando no hablas claramente, una cita es tan

buena como nada!

9. Los ayudas visuales, hablan tambin. Son

suficientemente grandes para ser vistas por todo el mundo

en la habitacin? estn cargadas de texto o son fciles de

leer? soportan lo que ests diciendo en lugar de repetirlo?

En resumen, esta porcin de tu presentacin le habla a los

asistentes. Asegrate de que lo que dice es lo dice bien.

10. Ests usando la voz activa? Esto te permite comunicarte

en un estilo corto y directo. Es mucho ms fcil comunicarte

claramente cuando eres breve y vas al punto.

Voz Activa vs. Voz Pasiva

Pasiva = La accin sobre la sugerencia est siendo considerada por el equipo.

Activa = El equipo est considerando la accin sobre la sugerencia.

Si no eres un gramtico y no te sientes seguro pensando sobre la voz activa versus la voz pasiva, est bien. Simplemente dilo (lo que sea que tengas que decir) de forma breve y directo al punto. La mayora del tiempo estars usando la voz activa.

11. Cuando introduzcas trminos tcnicos a una audiencia no

tcnica, aydale a las personas. Si le mencionas a un grupo

sobre la apnea del sueo, puedes luego decir Apnea?

Significa dejar de respirar. Incluso cuando lo digas de la

mayor manera posible, la audiencia no captarn el mensaje

claramente mientras el trmino no sea familiar.

12. Cuando falte confianza, la claridad se pone en riesgo. Eso

es debido porque el presentador no es entusiasta y tiende a

tragarse las palabras en vez de proyectarlas. Los oyentes se

desentonan Por qu no deberan hacerlo?

2.4 Habilidades Clave de Presentacin

Esta lista no est en un orden especfico y no debe ser considerada

como completa. Te proporcionar la oportunidad de revisar normas de

un solo vistazo.

Conoce a tu audiencia. Esto incluye, sus objetivos y

capacidades para entender tu mensaje.

Atrapa su atencin. La gente se distrae por una multitud de

mensajes y distracciones. Engnchalos, rpido!

Preprate para contrarrestar objeciones. No es practico

pasar mucho tiempo preparndote para objeciones que

quizs nunca aparecern, pero cuando te anticipas a la

controversia, afina los aspectos especficos y considera

como responder. Repasa.

Selecciona los puntos principales. Habla sobre los puntos

principales para que resalten. Demasiada informacin tiende

a disolver las noticias importantes.

Prubalo. Preprate con evidencia confiable que soporte

tus datos. Cita las fuentes.

Exhibe etiqueta de negocios. Acta de una manera

apropiada para que tu comportamiento te respalde y

contribuya a que logres tus metas.

Controla la audiencia. Un presentador est en una posicin

de liderazgo. Cuando los comentarios y preguntas son

irrelevantes, amablemente gua a las personas a que se

enfoquen en el tema que se est tratando.

Cuida a tu audiencia. Si tu meta verdadera es de servir a tu

audiencia, pregntate que es lo que puedes hacer por ellos.

Luego hazlo!

No socaves la credibilidad. La exageracin debe ser

manejada con cuidado. Elige las palabras con cuidado,

especialmente si ests haciendo promesas.

Construye tu confianza. Elimina tus dudas entes de subir

al estrado. Una actitud positiva te permite servir mejor a tu

audiencia.

Utiliza el tiempo sabiamente. Un gran error es el mostrar

ayudas visuales a personas que no pueden verlas

claramente. Los presentadores que desperdician el tiempo

de una audiencia invitan a su ira.

Alienta a que la gente crea. T tienes que creer es una

frase asociada con un gran beisbolista, Tug McGraw. Para

persuadir a las personas a que no tengan miedo, apelando a

su fe.

Rbate el trueno. Cuando confieses un error o resaltes lo

obvio, usualmente debers volver a las malas noticias

buenas. Liberas a los oyentes de saberlo y sigues adelante.

Conoce tu tema. Al estar bien informado, sers capaz de

responder a las objeciones, sugerir remedios y moverte en

nuevas direcciones a medida que las circunstancias lo

dicten.

Piensa en la forma en que los pjaros piensan.

Considera lo que la audiencia quiere y sers capaz de

darles el mejor alpiste!

Elige objetivos realistas. Puede tomar ms de una

presentacin el lograr tu meta principal. Arriesgas a

decepcionar si no eres realista. La decepcin apoya a una

cadena de eventos que disminuye la posibilidad de xito.

Usa el micrfono para amplificar el sonido. No puede

aadir emocin, variacin o afectar la velocidad. Solo t

puedes hacerlo.

Afila tu auto confianza. Saber que ests bien

encaminado con tu discurso porque te has preparado notas

claras tiles, da una inyeccin de confianza. Busca

inyecciones de confianza en todas partes y salos.



Ofrece datos bien conocidos a todos los reunidos.

Encuentra un comn denominador para cautivar a tu

audiencia y contina desde all.

Abraza las sutilezas del lenguaje corporal. Los

presentadores que usan lenguaje corporal (por ejemplo, un

apretn de manos) extienden inmensurablemente tu

capacidad de comunicarte de manera efectiva.

Apela a los sentidos. Vista, sonido, tacto, gusto y olor

envan mensajes tambin. Por ejemplo, una msica de

rgano de buen gusto ayuda a sealar una ocasin

solemne.

Busca ms de una manera de hacer el trabajo. Rompe

con la tradicin si es que con eso logras mejores resultados.

Ten cuidado en no permitir que el halago nuble tu

visin. No es poco comn el caer en aceptar una invitacin

para hablar. Es mejor declinar, por cualquier motivo, si es

que no eres capaz de desempearte con tus estndares

ms altos.

Vstete bien! Vstete para el xito! Toma en cuenta tu

peinado, joyera, uso de fragancias y todas las cosas que

contribuyan con tu apariencia.

2 Preparacin2.1 Alstate2.2 Lista de Chequeo de ltimo Minuto2.2.1 Antes de que te vayas2.2.2 Cuando llegues2.2.3 Preguntas y respuestas

2.3 Consejos para Hablar Claramente2.4 Habilidades Clave de Presentacin

tecnicas probadas para incrementar tu ci para dar presentaciones 2

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