taller de ms project 2010 para la gestión de proyectos - sesión 07

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos

Sesión 07 - Material de Lectura v1

SESIÓN

RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS

MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS

RECURSOS

CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL

VALOR GANADO COMPRENDIENDO EL VALOR GANADO SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL CRONOGRAMA

GENERACIÓN DE INFORMES DE VALOR GANADO

7.1 RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS

7.1.1 MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS

Si usted es Director de Proyecto y la mayor prioridad es mantener la carga de trabajo de los recursos, se ha de monitorearla para ver si alguno de ellos está sobre

o infra asignado. A medida que se recibe información de los recursos, sobre sus

tareas asignadas e introducimos los valores reales, podemos ver si se necesitará

tomar alguna acción preventiva para resolver problemas en la asignación de los

recursos en un futuro.

MONITOREO DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS

Se utilizará una o más de las siguientes técnicas para ajustar la programación y

conseguir una carga de trabajo equilibrada de los recursos:

Revisar las cargas de trabajo de los recursos.

Ajustar la disponibilidad de los recursos.

Ajustar las asignaciones.

Dividir las tareas para reprogramar el trabajo restante para cuando los recursos tengan tiempo disponible.

Redistribuir las asignaciones.

Ya que el trabajo (en horas, días, semanas, meses, etc.) es la medida del esfuerzo

de un recurso sobre sus tareas, puede utilizarlo como valor de Línea Base para que lo ayude a revisar cuán bien se están utilizando los recursos en función de los

valores reales o programados.

Podrá revisar la variación de trabajo utilizando la siguiente fórmula:

Variación de trabajo = Trabajo (Programado/Actual) – Trabajo previsto

Si los valores reales del trabajo son considerablemente mayores que los

originalmente planeados, podrá tener ciertos problemas con los recursos sobreasignados ahora o en el futuro.

7

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

FIGURA 1: Análisis de recursos en la vista Hoja de recursos

REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL TRABAJO GENERAL

Hay dos formas de revisar la información total del trabajo general. Son las

siguientes:

Revisar las estadísticas del proyecto. Para ello haga lo siguiente:

1. Diríjase a la pestaña Proyecto » grupo Propiedades » Información del

proyecto.

2. De la ventana emergente haga clic en el botón “Estadísticas”.

3. En la columna Trabajo, revisaremos el trabajo actual, previsto y restante del proyecto.

Agregar la fila de la tarea resumen en el diagrama de Gantt o en cualquier otra

vista, para ello siga las siguientes instrucciones:

1. Haga clic en la pestaña Formato » grupo Mostrar u Ocultar » seleccionar la

opción “tarea resumen del proyecto”, de forma que se muestre la información

de la tarea resumen en la parte superior de la hoja.

REVISIÓN DE LAS VARIACIONES DEL TRABAJO

Para revisar las diferencias entre el trabajo previsto y el trabajo programado, puede

aplicar la tabla Trabajo de la siguiente manera:

Nota

Si la tabla que visualiza contiene información del trabajo, la tarea resumen

del proyecto mostrará el total del trabajo.

Se puede añadir columnas dando clic derecho a cualquier titulo de columna y seleccionando insertar columna.

Recursos en rojo significa que están

sobreasignados

Si se agrega trabajo y costo, podrá ver el total de cada recurso.


1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas. Haga clic en la

pestaña VISTA » grupo Datos » Tablas » seleccione “Trabajo”.

FIGURA 2: Cuadro Tabla Trabajo

REVISIÓN DEL TRABAJO SOBREPRESUPUESTADO

Podrá aplicar un filtro a la vista de tareas o recursos para ver aquellas tareas o

recursos que tienen más trabajo real del planeado, de la siguiente manera:

Visualice la vista y aplique la tabla que contiene la información que quiera revisar

en el contexto del trabajo sobrepresupuestado.

1. Haga clic en la pestaña Vista » Sin filtro » Más filtros.

2. En el cuadro de diálogo Más filtros » marcar Tarea luego haga clic en “Trabajo sobrepresupuestado” y después en Aplicar. Si prefiere ver todas las tareas o

recursos, pero teniendo resaltados los recursos o tareas sobrepresupuestadas,

haga clic en Resaltar, que aparece en el mismo cuadro de diálogo. Microsoft

Project filtrará todas las tareas o recursos cuyo trabajo real sea mayor que el trabajo de la línea de base.

3. Revise las tareas o recursos para analizar la extensión de los trabajos

sobrepresupuestados.

4. Cuando termine, puede mostrar todas las tareas de nuevo haciendo clic en la

herramienta Sin Filtro.

EJERCICIO 1: La tabla Trabajo y filtro del Trabajo Sobrepresupuestado

Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo

“Reclinable.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.

Su prioridad en estos momentos es controlar el uso eficiente de los recursos en su proyecto, esto quiere decir que el trabajo previsto sea igual al trabajo real así no

habría variaciones que perjudicarían en el tiempo y costo al proyecto, para este

análisis se recomienda el uso de la tabla Trabajo. También tendrá que hacer una

revisión del trabajo sobrepresupuestado porque dentro de una semana tendrá que presentar un informe de lo avanzado a la gerencia en una reunión de estado. Usted

plantea usar la tabla Trabajo primero para luego filtrar el trabajo sobre

presupuestado.


Se le pide responder luego de realizar los ajustes antes mencionados:

1. ¿Cuánto es la variación de la tarea resumen Prueba inicial DV? _____________________________________________________________

2. ¿Cuánto es el trabajo de la tarea resumen Conversión de paleta?

_____________________________________________________________

3. ¿Cuánto es el trabajo restante de la tarea resumen Pruebas PV?

_____________________________________________________________

4. Luego de aplicar el filtro del trabajo sobre presupuestado, ¿Cuál es la

actividad que tiene trabajo sobre presupuestado? ___________________

5. ¿Cuánto es la variación del trabajo de la actividad con trabajo sobre

presupuestado? _______________________________________________

REVISIÓN DE LA SOBREASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS

Si un recurso está sobreasignado, su nombre aparecerá en rojo en la hoja de

recursos y un indicador de redistribución se mostrará al lado del nombre del

recurso, recomendando que se ejecute la acción de redistribución, como muestra la

siguiente figura:

FIGURA 3: Recursos sobre asignados

Para ver la extensión de un recurso sobreasignado o infraasignado, utilizaremos la

vista Gráfico de recursos de la siguiente manera:

1. Haga clic en la pestaña Tarea » grupo Ver » Haga clic en Diagrama de

Gantt » en la lista despegable seleccionar Gráfico de recursos, de forma que aparecerá el diagrama siguiente:

FIGURA 4: Gráfico de Recursos

Al mover esta barra podrá cambiar los recursos, así podrá ver si fuera el caso las sobreasignaciones de

todos los recursos.

Sobreasignación

Al mover esta barra podrá ver las gráficas en las fechas que usted crea conveniente.

Indicador que muestra que se debe redistribuidor los recursos


También podrá ver los detalles de cómo las asignaciones afectan y pueden producir

sobreasignaciones de los recursos (o infraasignaciones) utilizando la vista Uso de

recursos de la siguiente manera:

1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vista de Recursos » haga clic en Uso

de recursos (cualquier recurso cuyo nombre aparezca en rojo o con un

indicador de redistribución estará sobreasignado)

Revise el área temporal de asignación para ver dónde aparece la

sobreasignación, tendrá que desplazarse buscando las fechas.

Revise el área temporal de asignación, al lado derecho de la vista, para ver

las asignaciones de cada recurso.

2. Puede agregar en el área temporal de asignación la fila Sobreasignación. El

campo de tiempos de la vista ayuda a saber cuántas horas o días, por ejemplo, está el recurso sobreasignado.

Para lo mencionado en el punto 2, haga clic en la pestaña Formato » grupo

Detalles » luego busque y marque Sobreasignación, de forma que se agregue el campo como fila nueva al campo de tiempos de la vista Uso de recursos.

FIGURA 5: Vista Uso de Recursos

3. Para ver las infra asignaciones o la cantidad de tiempo que el recurso está

disponible sin asignación alguna haga clic en la pestaña Formato » grupo

Detalles » busque la opción Disponibilidad restante, la cual deberá marcar.

Asimismo, puede usar la vista Asignación de recursos para ver la vista Uso de

recursos en combinación con el Gantt de redistribución, esto ayuda a ver qué

recursos están sobreasignados en conjunción con las tareas que la provocan. Para

ello haga lo siguiente:

Nota

Se puede agregar el campo sobreasignación haciendo clic derecho en el

área temporal de asignación y seleccionando sobreasignación

También puede agregar el campo Disponibilidad restante haciendo clic

derecho en el área temporal de asignación y escogiendo esa opción.

Área temporal de asignación


1. Haga clic en la pestaña Tarea » Diagrama de Gantt » mas vistas en la lista

que aparece, elija “Asignación de recursos” y después haga clic en “Aplicar”

como se muestra en la siguiente figura:

FIGURA 6: Vista Asignación de Recursos

Con la tabla Resumen en cualquiera de la vista de recursos, se podrá visualizar la

columna Máximo (esta columna aparece por defecto pero si fuera el caso que no

apareciera se deberá agregar esta nueva columna, haciendo doble clic en el nombre de la columna y buscando en la lista despegable, la opción máximo) que indica

qué recursos están asignados a su máxima capacidad (100%), sobreasignados

(más del 100%) o infra asignados (menos del 100%). Para visualizar la tabla

Resumen haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos »Tablas » de la lista que

aparece elija “Resumen”.

Los siguientes filtros pueden ayudar a enfocar cualquier problema relacionado con

la sobreasignación de los recursos: Recursos sobreasignados, trabajo sobrepresupuestado, recursos o asignaciones con horas extras y asignaciones

pospuestas.

También puede generar informes visuales y de texto. Para ello deberá seguir los

siguientes pasos:

1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » luego diríjase a

Informes visuales o Informes, y elegir el que desee.

FIGURA 7: Ruta de Informes visuales e Informes

EQUILIBRANDO LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS

Suponga que está revisando la información sobre las asignaciones y la carga de trabajo durante el Plan de Proyecto y que se percata que ciertos recursos están

sobreasignados y otros infra asignados. Puede darse también el caso que la


empresa haya decidido hacer una reducción a la fuerza de trabajo y el personal del

proyecto se vea reducido en un porcentaje.

Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para equilibrar la carga de trabajo de los recursos, puede hacer lo siguiente:

Ajustar la disponibilidad de los recursos.

Ajustar las asignaciones, por ejemplo: agregar recursos, reemplazar recursos,

retrasar una tarea o una asignación o incluir horas extras. Utilizar las características de redistribución de Microsoft Project para equilibrar

la carga de trabajo.

Ajustar el alcance (tal vez esta acción requiera la aprobación por parte de los

participantes en el proyecto).

Cuando se ajusta el Plan de Proyecto para conseguir los niveles de asignación de

los recursos, se ha de asegurar de comprobar las fechas de finalización

programadas, los costos y el alcance. Se tiene que saber cómo afectarán los

cambios al resto de áreas del Plan de Proyecto.

Si desea una redistribución automática para equilibrar la carga de trabajo de los recursos, hará lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Recurso » grupo Redistribuir » elija Opciones de

Redistribución. 2. De la ventana emergente “Redistribuir Recursos” marque la opción automática

para luego dar clic en el botón “redistribuir todo”.

EJERCICIO 2: Equilibrio automático de la carga de trabajo de los recursos

Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la

Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo


Usted se está preparando para una importante reunión con su Director de Proyecto

(Project Manager), usted como asesor nota al repasar su Proyecto que algo no va

bien pues hay muchos recursos sobreasignados y se dio cuenta de esto debido a

que Microsoft Project marca con color rojo los recursos sobre asignados. Se le pide por tanto revisar la hoja y el gráfico de recursos y dar cuenta de que recursos son

los que están sobreasignados para tomar las medidas correctivas necesarias. Se le

pide responder:

1. Haciendo uso de la Hoja de recursos, ¿Qué dos recursos están sobre

asignados?________________________________________________

2. Haciendo uso del gráfico de recursos, ¿Cuánto es el % de sobre asignación del recurso TIMMS SPRING en la semana del 10 de septiembre del 2000?

_____________________________________________________________

Luego de revisar los recursos, usted procede en su Diagrama de Gantt a equilibrar

la carga de trabajo de los recursos de manera automática. Se le pide responder:

3. ¿Cuál es la razón por la cuál nivelamos la carga de trabajo de los recursos?

_____________________________________________________________


7.2 CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL VALOR GANADO

7.2.1 COMPRENDIENDO EL VALOR GANADO

El Valor Ganado es la medida que el Director de Proyecto usa para evaluar el progreso basado en el costo de trabajo realizado hasta la fecha de estado del

Proyecto. Cuando Project calcula el Valor Ganado, por defecto compara los costos

estimados originales con el costo real para mostrar si su proyecto está en el

presupuesto. Se puede pensar en el Valor Ganado como una medida que indica cuánto del presupuesto ha sido gastado, cuando compara el costo del trabajo

realizado hasta el momento con los costos previsto para la tarea, recurso o

asignación.

El Valor Ganado se usa principalmente para lo siguiente:

Medir el desempeño a lo largo del ciclo de vida del Proyecto.

Reportar el progreso, ayuda a pronosticar el resultado futuro de un proyecto

basado en el rendimiento hasta la fecha (útil para la gestión de costos y

recursos).

Evaluar los progresos en relación a los datos de referencia y calculando las magnitudes de las variaciones.

COMPRENDIENDO LOS CAMPOS DE VALOR GANADO

Los campos del Valor Acumulado son campos monetarios que miden varios aspectos del Valor Acumulado. La siguiente tabla explica las abreviaturas que son

usadas en Project para representar los campos del Valor Acumulado.

Abreviatura Campos del valor acumulado

BCWS (CPTP) PV (Valor Planificado)

Costo Presupuestado del Trabajo Programado

BCWP (CPTR) EV (Valor Ganado)

Costo Presupuestado del Trabajo Realizado

ACWP(CRTR) AC (Costo Real)

Costo Real del Trabajo Realizado

SV (VP) Variación de Programación

CV (VC) Variación de Costo

BAC (PAF) Presupuesto hasta Conclusión

EAC (EAF) Estimación a la Conclusión

VAC (VAF) Variación a la Conclusión

Tres de los campos anteriores son realmente importantes dentro del análisis del

Valor Acumulado:

BCWS (CPTP): Mide el costo presupuestado de las tareas individualmente

basadas en los recursos y costos fijos que son asignados a las mismas luego

que son programadas. Por ejemplo, usted maneja un proyecto de construcción

de una cerca de 4 lados, cada lado cuesta $100 y se debe terminar un lado por día, hoy es el final del día 2 por lo tanto el CPTP será de $200, pues se debió

haber hecho dicho valor de trabajo.

BCWP (CPTR): Indica cuánto del presupuesto de una tarea debería haberse

gastado dada la duración actual de la tarea. Por ejemplo, supongamos que


tenemos una tarea con un presupuesto de $100 y el trabajo ha sido realizado

en un día. Vemos que, después de un día, el 40% del trabajo ha sido

completado. Se entiende que el 40% del costo de la tarea, es decir $40, han sido utilizados. Por lo tanto, el CPTR para la tarea es de $40.

ACWP (CRTR): Mide los costos actuales que se utilizan para completar una

tarea. Durante el proceso de finalización, el CRTR representa los costos reales

del trabajo realizado a través de la fecha de estado del proyecto. Por ejemplo, usted maneja un proyecto de alumbrado público que se debe realizar en 5 días

y se gasta por día $50 en cables, pero por lo delicado del trabajo sólo se

terminó el 50% del trabajo en el día 4 por lo tanto el CRTR será $175 que es lo

que realmente se ha gastado.

Además de los campos de Valor Ganado ya descritos, Project aporta otros campos

de Valor Ganado, algunos de los cuales aparecen por defecto en las tablas de Valor

Ganado.

Porcentaje Físico completado: Este campo representa el estimado de

progreso de una tarea, sin tener en cuenta el trabajo real o tiempo, y no es un campo de fase temporal. Project usa el porcentaje físico completado para

calcular EV (Valor Ganado) en subtareas y acumular Valor Ganado asociado al

resumen de tareas.

CPI: Índice de Desempeño del Costo, se calcula dividiendo EV/AC. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Costo de Valor Ganado y es

un campo condicionado a una fecha de corte.

SPI: Índice de Desempeño del Cronograma, se calcula dividiendo EV/PV. Este

campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Cronograma de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte.

CV%: % de la Variación del Costo, se calcula dividiendo CV/EV y multiplicando

el resultado por cien. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores

de Costo de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte. SV%: % de la Variación del Cronograma, se calcula dividiendo SV/PV y

multiplicando el resultado por cien. Este campo aparece por defecto en la tabla

de Indicadores de Cronograma de Valor Ganado y es un campo condicionado a

una fecha de corte.

EAC: Estimación a la Conclusión, se calcula usando la siguiente fórmula: AC+ (BAC-AC)/CPI. Este campo aparece por defecto en las tablas Valor Ganado para

las tareas e Indicadores de Costo de Valor Ganado y no es un campo de fase de

tiempo.

TCPI: Índice de Desempeño de Trabajo por Completar, se calcula usando la siguiente fórmula (BAC-EV)/(EAC-AC). Este campo aparece por defecto en los

Indicadores de Costo de Valor Ganado y no es un campo de fase de tiempo.

EJERCICIO 3: Uso de la Tabla de Valor Ganado

Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en

la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo

“Desarrollo de planta.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.

Su jefe le pide a usted elaborar un informe basado en el Valor Ganado. Para

esto deberá aplicar primero la Tabla de Valor Acumulado y así evaluar el

progreso basado en el costo de trabajo realizado. Luego de realizar los ajustes

mencionados se le pide responder lo siguiente:


1. ¿Cuánto es el Valor planeado de la tarea resumen Planeamiento/

Aprobación de proyecto?____________________________________

2. ¿Cuánto es la variación de programación del Valor Acumulado (VP) de la

tarea resumen Planeamiento de marketing?_____________________

3. ¿Cuánto es el Costo estimado al finalizar (CEF) de la tarea resumen Planeamiento de producción?________________________________

4. ¿Cuánto es el Costo previsto (CPF) de la tarea resumen Diseño

A/E?______________________________________________________

USANDO EL MÉTODO DEL % FÍSICO COMPLETADO PARA CALCULAR EL

VALOR GANADO

Por defecto, los cálculos del Valor Ganado son basados en el Porcentaje

completado, que a su vez se basa en la duración de la tarea o trabajo. Sin embargo, si su proyecto es dirigido al uso de materiales, el número de unidades

producidas o alguna otra medida física que no es basada en la cantidad de tiempo o

trabajo invertido; entonces podría tener más sentido, para los cálculos de Valor

Ganado, que se base en % Físico completado. Por ejemplo, suponga que el proyecto contempla la construcción de un producto con muchas tareas de apoyo; si

usted desea calcular el Valor Ganado relacionado a la terminación del producto en

sí y no en las tareas de apoyo, usted puede usar el método del Porcentaje Físico

completado del producto hasta la fecha de estado. Si usted especifica que el proyecto tiene un valor de Porcentaje Físico completado de 50%, el Valor Ganado

será calculado sobre la cantidad de dinero que debería haberse gastado para

obtener el producto al 50% versus cuanto actualmente se gastó para llegar a ese

punto. Para configurar el método de cálculo del Valor Ganado, haga lo siguiente:

1. Haga clic en Archivo » Opciones » Avanzado.

2. En Opciones de Valor Acumulado para este proyecto seleccionar “% físico

completado”.

FIGURA 8: % Físico completado


3. Inmediatamente debajo en “Línea Base para el cálculo del Valor Acumulado”, se

elije una Línea Base.

4. Para guardar la configuración, hacemos clic en Aceptar.

Los pasos anteriores son establecidos para toda tarea nueva que ingresa en su

proyecto. Si su proyecto ya contiene tareas (o si quiere utilizar el método del %

físico completado para alguna de las tareas), configure este método para aquellas

tareas que desee. Vea el siguiente gráfico y luego siga los siguientes pasos para cambiar la configuración:

1. Seleccione la tarea o tareas a las cuales quiere configurar con el método de %

físico completado » haga doble clic en la tarea seleccionada.

2. En el cuadro de diálogo busque la pestaña Avanzado y haga clic en ella. En Método del Valor Acumulado, elija % físico completado para luego dar clic

en Aceptar.

FIGURA 9: % Físico completado para tareas específicas

CONFIGURANDO LA FECHA PARA LOS CÁLCULOS DEL VALOR GANADO

Por defecto, Project utiliza la fecha actual del ordenador para calcular información

del Valor Ganado. Sin embargo, se puede configurar una fecha de estado del

proyecto que se usará para los cálculos del Valor Ganado, para lo cual debe seguir

los siguientes pasos:

1. En cualquier vista, haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Propiedades »

“Información del proyecto” en la cual se abrirá el cuadro de diálogo siguiente:

FIGURA 10: Fecha de estado


2. En “Fecha de estado”, seleccione la fecha que quiera que Project utilice para

calcular el Valor Acumulado y luego haga clic en Aceptar.

USANDO TABLAS DE VALOR GANADO

Project contiene cuatro tablas de Valor Acumulado que pueden ser utilizados para

comparar los costos planeados con los costos reales. Se puede utilizar las tablas del

Valor Acumulado para prever si una tarea acabará dentro del presupuesto, en comparación de los costos reales efectuados por la tarea a la fecha y a su Línea

Base.

Las cuatro tablas del Valor Acumulado son: Valor Acumulado de las tareas,

Indicadores de Costos del Valor Acumulado, Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado y Valor Acumulado de los Recursos, los cuales nos ayudan a evaluar la

relación entre el trabajo y el costo. A continuación, se detallarán cada una de las

tablas:

USANDO LA TABLA DE VALOR GANADO PARA LAS TAREAS

Cuando se utiliza la tabla del Valor Ganado de las tareas, puede comparar la

relación entre el trabajo y el costo de las tareas. Esta tabla ayuda a evaluar el

presupuesto para estimar los presupuestos futuros necesarios y así preparar un

estado de la situación del proyecto. Se puede usar la información de la tabla para determinar si el dinero que se ha gastado es suficiente para el trabajo realizado o

quizás ha sido más o menos del que se necesitaba. Esto es, la información que se

obtiene en la tabla Valor Ganado de las tareas sirve para evaluar si el dinero que

está gastando en una tarea es suficiente, mucho, poco, o quizás ha sido un despilfarro de dinero.

Para mostrar la tabla de Valor Ganado para las Tareas se sigue los siguientes

pasos:

1. Seleccione cualquier vista, como la vista de Uso de tareas o Diagrama de

Gantt » Luego haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » haga clic en el

botón Tablas » de la lista que aparece seleccione “Más Tablas”.

2. En el cuadro de diálogo que aparece marcar primero en la parte superior

izquierda tabla “Tareas” para luego seleccionar Valor Acumulado. Finalmente,

haga clic en Aplicar.

FIGURA 11: Tabla de Valor Ganado para las Tareas


USANDO LA TABLA DE VALOR GANADO PARA LOS RECURSOS

Cuando utiliza la tabla del Valor Acumulado de los recursos, usted puede comparar

la relación entre el trabajo y los costos de los recursos. Esta tabla ayuda a evaluar su presupuesto para estimar el presupuesto futuro que se necesite y así preparar

una declaración de la situación de nuestro proyecto. Se puede usar la información

de la tabla para determinar si el dinero que se está pagando a un recurso en

particular, es suficiente, mucho o poco, para el trabajo realizado.

Para mostrar la tabla del Valor Acumulado de los recursos, se hará los mismos

pasos que se siguió para mostrar la tabla del valor acumulado de las tareas, con la

diferencia que ahora se situará en cualquier vista de los Recursos, como la vista

Hoja de recursos.

Todos los campos de esta hoja están calculados. Sin embargo, se puede introducir

valores en el campo BAC (CPF) para cambiar información numérica en la tabla.

FIGURA 12: Tabla de Valor Ganado para los Recursos

USANDO LAS TABLAS DE INDICADORES DE COSTOS DEL VALOR

ACUMULADO E INDICADORES DE CRONOGRAMA DEL VALOR ACUMULADO

Los Indicadores de costos del valor acumulado y los Indicadores de Cronograma del Valor Ganado son tablas similares a la tabla de Valor Ganado para las Tareas. La

tabla de Indicadores de costos del Valor Ganado permite comparar varios factores

de costo con relación a las tareas del proyecto.

La tabla de Indicadores de Cronograma del Valor Ganado para las tareas nos

permite enfocarnos en los efectos de la variación del Cronograma dentro de los costos del proyecto.

Para mostrar la tabla Indicadores de Costos del Valor Acumulado, hará lo siguiente:

1. Primero deberá encontrarse en cualquier vista que contenga una tabla. Luego haga clic en la pestaña Vista » Tablas » “Más tablas”.

2. Seleccione “Indicadores de costos del Valor Acumulado” y haga clic en

“Aplicar”.


FIGURA 13: Tablas de Valor Ganado para los Indicadores de costos del

Valor Acumulado e Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado

Para mostrar la tabla Indicadores de programación del Valor Acumulado, haga lo

siguiente:

1. Deberá encontrarse en cualquier vista que contenga una tabla. Luego haga clic

en la pestaña Vista » Tablas » “Más tablas”.

2. Seleccione “Indicadores de programación del Valor Acumulado” y haga clic

en “Aplicar”.

EJERCICIO 4: Método del % físico completado y tabla de Valor Ganado


Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Expansión de

suite 101.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.

Usted está en plena ejecución de su proyecto y desea hacer un análisis de Valor

Ganado. Para ello, primero configurará el método del % físico completado para las

tareas Recibir alfombras y Recibir azulejos (Líneas 37 y 38). Luego responda:

1. ¿Cuál es el objetivo de configurar el método del % físico completado en estas dos tareas? ______________________________________________

Luego procede a establecer una fecha de estado. En este caso en particular será el

27/03/13. Adicionalmente, observa que es necesario hacer dicho análisis para los

recursos porque el proyecto depende exclusivamente de cuánto estén produciendo según el cronograma estipulado.


Luego de hacer estos primeros ajustes, se le pide que responda:

2. Haciendo uso de la tabla de Valor Acumulado para las tareas; responda, ¿A

cuánto asciende el Valor planeado para la tarea resumen Determinar otros requerimientos?_________________________________________

3. Haciendo uso de la tabla de Valor Acumulado para los recursos en la hoja

de recursos; responda, ¿A cuánto asciende el Costo previsto para el recurso

Susana R.?__________________________________________________

Se le pide volver a la vista Diagrama de Gantt

4. Haciendo uso de la tabla de Indicadores de Costo del Valor Acumulado;

responda, ¿Cuánto es la variación al finalizar (VAF) de la tarea resumen

conseguir estimaciones primarias?______________________________

5. Haciendo uso de la tabla Indicadores de cronograma de Valor Acumulado,

¿A cuánto asciende el % de Variación de programación para todo el

proyecto?____________________________________________________

7.2.2 SEGUIMIENTO DEL PROGRESO EN EL CRONOGRAMA

SEGUIMIENTO DEL PROGRESO EN EL MS PROJECT

Luego que se ha configurado las plantillas del proyecto y del valor acumulado, se

está preparado para hacer un seguimiento al progreso y a las plantillas del Valor Ganado de forma periódica. Recordar que el período de seguimiento depende de la

opción que se elija al momento de configurar las plantillas del Valor Acumulado

(semanal, quincenales, mensual, etc.).

Tomemos como ejemplo un proyecto de desarrollo de software en el que se eligió la opción para generar reportes semanalmente. Entonces, el primer informe

comenzará la primera semana, siete días después de la fecha de estado, y continua

de esta manera hasta el final del proyecto. Por lo tanto, cada período de informes

tendrá siete días. Por ejemplo, si la fecha de estado es el 14 de marzo, entonces, el primer informe será el 21 de marzo.

El seguimiento del progreso en Microsoft Office Project 2010 puede realizarse de

diferentes formas y en diferentes niveles. El método y el rigor del nivel dependen

del proyecto. Los tres métodos son:

Seguimiento a nivel de resumen: método de bajo rigor para el seguimiento del

progreso.

Seguimiento a nivel de tareas por día (o períodos): seguimiento del progreso de

las tareas por días o períodos.

Seguimiento a nivel de recursos por día: seguimiento del progreso por recursos, por días o períodos.

A continuación, se explican los tres caminos que son usados en Project:


SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS RESUMEN

Es un método que sigue el progreso de las tareas a nivel de resumen, en el cual los

valores reales son continuamente actualizados en la vista Gantt de seguimiento hasta que la tarea sea completada.

Para actualizar con los valores reales siga las siguientes instrucciones:

1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vista de Tareas » seleccione Gantt de

seguimiento de la lista despegable “Diagrama de Gantt” e ingrese los valores

reales para las tareas.

2. Luego, haga clic nuevamente en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » seleccione tabla “Seguimiento” de la lista despegable. Verá la siguiente

distribución:

FIGURA 14: Seguimiento de las Tareas Resumen

En dicha pantalla, ingrese los valores para % completado, duración real, costo real

y trabajo real para cada una de las tareas.

Para cada período, necesita actualizar los valores de cada tarea. Si alguna de las

tareas no es completada en un período y son trasladadas al próximo tendrá que actualizar estas tareas en el próximo período pero con un valor acumulado para el

valor real. Por ejemplo, suponga que la tarea 4 está completada al 75% y que su

trabajo real es de 24 horas. En el próximo período, suponga que se ha completado

24 horas de trabajo adicionales para esta tarea. Cuando actualice la programación para el próximo período, tendrá que actualizar con 48 (24 + 24) horas para el

trabajo real.

Para ello, hará lo siguiente:

1. Actualice la fecha de inicio real para las tareas.

2. Actualice la fecha de fin real para aquellas tareas que han sido completadas.

3. Actualice el % completado, duración real y trabajo real para cualquier tarea

aún no completada.


SEGUIMIENTO DIARIO DE LAS TAREAS

Es un método que consiste en hacer un seguimiento a la programación a nivel de

las tareas. Los valores reales son ingresados en la programación por día o por otro período que se especifique. Comparando con el seguimiento a nivel de resumen,

este método permite el seguimiento de los progresos diariamente para cada tarea

del nivel más bajo de forma individual. El progreso de la programación puede ser

seguido utilizando este método:

1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vista de Tareas » luego en el icono

superior Uso de tareas » luego nuevamente haga clic en la pestaña Vista »

grupo Datos » Tablas » “Trabajo”.

2. En el lado derecho de la pantalla (área temporal de asignación) dar clic derecho y, en la lista que aparece, elija mostrar las columnas “trabajo” y “costo real”

como se muestra en la siguiente figura:

FIGURA 15: Seguimiento diario de las Tareas

En la tabla, ingrese los valores reales de horas por día (o por el período de tiempo

que hayamos elegido, dependiendo de las especificaciones del proyecto). Ingrese la

cantidad de trabajo realizado para cada recurso asignado a la tarea en un día en

particular (o cualquier período elegido). El seguimiento a nivel de tareas por día toma mucho tiempo, pero resulta más preciso que el método de seguimiento a

nivel de resumen.

SEGUIMIENTO DIARIO DE LOS RECURSOS

Este método realiza el seguimiento del progreso por recurso y por las tareas realizadas por dicho recurso durante el período de reporte. Los valores reales de los

recursos y tareas son ingresados en Microsoft Project por día o por período elegido

para seguir el progreso de la programación.

Este método es similar al método anterior (seguimiento diario de las tareas), pero con la diferencia de que los recursos son el grupo principal para realizar el

seguimiento de la programación, mientras que en el método anterior lo eran las

tareas.

Se puede aumentar o disminuir el período de tiempo utilizando los botones de Zoom para coincidir

con el período de informe que elegimos (diario, semanal, mensual, etc.).


En la figura a mostrarse, los recursos y sus respectivas tareas que están trabajando

son mostrados en el lado izquierdo del gráfico. En la parte derecha se muestran las

horas de trabajo real por recurso, las cuales son ingresadas para cada tarea por día (o por período escogido). Cuando el trabajo real es actualizado, Microsoft Project

automáticamente ajusta la fecha real de inicio, fecha real de fin, el % completado,

el trabajo restante y la duración restante de las tareas.

Aplique la misma técnica utilizada en el método Seguimiento diario de las tareas para obtener los datos del trabajo real en el lado derecho de la pantalla. Los

pasos a seguir son:

1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vistas de Recursos » Haga clic en el

ícono Uso de Recursos » luego nuevamente Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » de la lista despegable elija “Trabajo”.

2. En el lado derecho de la pantalla, área temporal de asignación, dar clic derecho

y en la lista que aparece elija mostrar la columna “trabajo real”.

FIGURA 16: Seguimiento diario de los Recursos

EJERCICIO 5: Seguimiento a nivel tareas y recursos


Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo


Usted realizaba el seguimiento a nivel de resumen por día de su proyecto pero no

era el método de seguimiento más preciso, por eso junto a su equipo decide hacer

el seguimiento a nivel tareas y recursos; aunque esto le tome más tiempo, la

precisión de este tipo de seguimiento será mucho mayor.

Luego de revisar lo ya mencionado, responda lo siguiente:

1. Usando el seguimiento a nivel de tareas; responda, ¿Cuánto es el trabajo y costo real de la tarea resumen Contactor giratorio Nº 2 Diseño en la

semana del 23 de Julio (Específicamente de Lunes a Jueves) del año 2000?

______________________________________________________


2. Usando el seguimiento a nivel de recursos; responda, ¿Cuánto es el

trabajo real del recurso Ingeniero de manufactura en la semana del 16 de

Julio (Específicamente el día Viernes) del año 2000?

______________________________________________________

AJUSTANDO EL CRONOGRAMA DURANTE EL SEGUIMIENTO

La mayoría de tareas dentro de la programación no son completadas como originalmente se había planeado. De ahí que haya diferencias en el trabajo y

duración real que se toma en las tareas por los diferentes recursos. Por lo tanto,

necesitará hacer seguimiento al progreso, pero a la vez mantener los ajustes en la

programación en cierta medida, de modo que Microsoft Project pueda dar una idea exacta de la situación del Proyecto.

Más tiempo que el planeado: En la mayoría de proyectos, algunas tareas toman

más tiempo del planeado. Por ejemplo, suponga que una tarea fue originalmente

planeada para que se acabe en 40 horas, pero requirió 56 horas. En esta situación,

se tiene que ajustar la columna Trabajo en la programación a 56 horas, en vez de 40 horas como estaba originalmente programado. Esta actualización le dirá a

Microsoft Project que la tarea tomó más tiempo de lo planeado y el porcentaje

completado se ajustará de acuerdo al seguimiento del progreso por día. Sin

embargo, si la columna Trabajo no se actualiza después de 40 horas de esfuerzo, Microsoft Project automáticamente marcará la tarea como 100% completada, lo

cual es incorrecto.

Mantener la programación correcta y actualizar las pequeñas variaciones que se

presenten es esencial. Si las variaciones son pequeñas, puede que no se necesite la aprobación de los Interesados, ya que a nivel general el proyecto continúa en buen

camino.

Menos tiempo que el planeado: De forma similar, algunas tareas pueden ser

finalizadas con menos esfuerzo. Por ejemplo, suponga que una tarea que originalmente fue planeado para 40 horas de esfuerzo toma tan sólo 20 horas para

completarse. En esta situación, deberá ajustar la columna Trabajo pero esta vez,

con las 20 horas que tomó y así Project marque la tarea con 100% completada.

Más esfuerzo que el planeado: Otro escenario es cuando está a mitad de la realización de una tarea y se da cuenta que necesitará más esfuerzo de lo

planeado. Por lo tanto, necesitará estimar el esfuerzo extra que se necesita para

esta tarea y, en consecuencia, actualizar la columna Trabajo.

Cambiando el nivel de utilización: Algunas tareas que han sido planeadas para

utilizar el 100% de sus recursos, se les puede cambiar dicho nivel de utilización.

Por ejemplo, debido a los cambios en una tarea, un recurso ya no es capaz de

pasar el 100% de su tiempo en esa tarea; en vez de eso, sólo está disponible al 50%. En esta situación, el esfuerzo en la columna Trabajo seguirá siendo el

mismo, pero la duración, fecha de inicio y fecha de fin de la tarea cambiarán. Hacer

un seguimiento de los cambios en los niveles de utilización es muy importante

debido a que Microsoft Project puede preparar la fecha de finalización basada en los

actuales seguimientos.


Las columnas de trabajo: Haga una breve revisión de los tres diferentes tipos de

columnas que contienen información similar en Microsoft Project: Trabajo, Línea

Base de Trabajo y Trabajo real. La columna Trabajo almacena el trabajo real planeado para la tarea. El trabajo actual continuamente cambia a la par con el

progreso del proyecto. La Línea Base de trabajo es el trabajo planificado y

acordado por los Interesados del Proyecto. La Línea Base no puede ser cambiada

sin una aprobación específica. La Línea Base de trabajo mide el valor con el cual se mide el rendimiento del proyecto. El trabajo real es la columna en la cual son

ingresados los valores reales del esfuerzo que es utilizado para ejecutar una tarea.

Tener un Porcentaje completado exacto en cada tarea es importante para permitir

el correcto reporte del progreso del proyecto. Tener una programación precisa es también importante cuando la programación es distribuida hacia los Interesados

(Stakeholders) del proyecto.

EJERCICIO 6: Ajustes en el cronograma del proyecto


Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Restauración

de ventana.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.

Se le pide a usted ajustar el cronograma de su proyecto pues resulta que hay

tareas que han tomado más tiempo del planeado y otras menos tiempo del

planeado. Hacer los siguientes ajustes en la columna Trabajo (si no lo encuentra

agregue esa columna):

Nombre de tarea Trabajo

Reparación

Lijar la ventana 8 hrs

Aplicar la primera capa de aceite de linaza 4 hrs

Aplicar la segunda capa de aceite de linaza 4 hrs

Lijar la ventana 4 hrs

Aplicar esmalte para la ventana 4 hrs

Lijar ventana 4 hrs

Insertar el vidrio en la ventana 4 hrs

Luego responda las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es el nuevo costo del proyecto?

2. ¿Cuál es la nueva duración del proyecto?

3. ¿Cuál es el nuevo trabajo del proyecto?

4. ¿Cuál es la nueva fecha fin del proyecto?


HACIENDO AJUSTES EN EL PROYECTO

Ahora que se ha analizado las diferentes formas de recolectar y analizar los datos

financieros de su proyecto, necesita utilizar dicha información para realizar mejoras al mismo. Se puede utilizar diversas técnicas para aplicar los cambios debido a

problemas en la programación o conflictos entre recursos. Esas técnicas lo

ayudarán a tener una mejor visión de su proyecto y, sobre todo, poder manejarlo

de manera eficiente. A continuación se conceptualiza y se hace una lista de dichas técnicas.

Cambiando la asignación de las Tareas

Después de evaluar la información del Valor Ganado, es posible que quiera hacer

cambios en la asignación de tareas. Por ejemplo:

Agregar recursos a las tareas.

Utilizar horas extra.

Incrementar la duración de las tareas. Cambio de las delimitaciones de las tareas.

Ajustar las dependencias.

Dividir las tareas.

Ajustar la ruta crítica.

A la vez, se necesitará hacer cambios en la Línea Base de su proyecto, que haya

guardado previamente.

Modificando la asignación de los Recursos

La evaluación del Valor Ganado puede que haga necesario realizar cambios en la

asignación de los recursos del proyecto. Por ejemplo:

Cambiar las asignaciones de los recursos. Cambiar la programación de las horas extras.

Redefinir la programación de los recursos.

Asignar tiempo parcial de trabajo.

Controlar los recursos que trabajan en una tarea.

Cambiar el nivel de trabajo. Cambiar el entorno de los recursos.

Nota

Cuando se encuentre trabajando en un proyecto muy grande, puede

subdividirlo de manera que le resulte más fácil su manejo mediante los

subproyectos. En Project, se puede crear subproyectos y luego

consolidarlos en el proyecto más grande para tener un panorama más amplio


7.2.3 GENERACIÓN DE INFORMES DE VALOR GANADO

GENERACIÓN DE INFORMES DE TEXTO DE VALOR GANADO

Los informes de Valor Ganado se basan en la tabla de Valor Acumulado. Cada tarea que no es resumen se encuentra en la lista, junto con los cálculos de los campos de

Valor Acumulado CPTP, CPTR, CRTR, VP, VC, CEF, CPF y VAF.

Se generarán los informes de Valor Ganado siguiendo los pasos que a continuación

se detallan:

1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes »Haga clic en Informes.

2. En el cuadro diálogo que aparece dé clic a Costos » haga clic en “seleccionar”.

3. Aparecerá el otro cuadro diálogo “Informes de Costos”, seleccione “Valor

acumulado” y haga clic en “seleccionar”.

FIGURA 17: Ruta para generar informes de texto

FIGURA 17: Informes de texto de Valor Ganado

MS Project 2010 le da la opción de visualizar y hacer los ajustes para imprimir en

una sola hoja, como se muestra en la FIGURA 17.

Lado izquierdo, área de impresión Lado derecho, Informe de Valor Acumulado.


GENERACIÓN DE INFORME VISUAL DE VALOR GANADO

Es un informe visual en Excel que dibuja una línea para los valores de CPTP o PV,

CPTR o EV y CRTR o AC. Es en función de los datos de las tareas del campo de tiempo que las líneas se dibujan a lo largo del tiempo, de acuerdo a la escala de

tiempo definida. Para generar un informe visual de Valor Ganado se hace lo

siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » Luego en Informes

Visuales.

2. En el cuadro diálogo que aparece haga clic en la pestaña Todas » Luego

seleccione “Informe de horas extra de Valor acumulado” » Posterior a este paso dé clic en “Editar plantilla”.

3. En el nuevo cuadro diálogo, al lado derecho en campos seleccionados

agregar sólo AC, VALOR ACUMULADO Y VALOR PLANEADO » Finalmente haga

clic en “editar plantilla”.

FIGURA 18: Ruta para acceder a Informe Visual de Valor Ganado

Como resultado de los pasos anteriores, Project exporta los datos a una tabla

dinámica, la cual proyecta un gráfico donde puede observar el avance del Valor

Ganado, Valor Planeado y AC, todo en un solo gráfico (Vale indicar que la tabla

dinámica y el gráfico salen en hojas distintas, en un documento de Excel). Estos, a su vez, se muestran de manera semanal, pero esta opción puede cambiar y se

podrá hacer en el primer cuadro diálogo de Project que usamos en el paso previo a

esta explicación. En el cuadro diálogo Informes visuales: Crear Informe, existe

una opción que dice: “seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe”, es allí donde escogemos la periodicidad del informe ya sea por años,

trimestres, meses, semanas o días.


A continuación se muestra un gráfico de la Curva S del Informe de horas extra de

Valor Acumulado y la tabla dinámica creada a partir de Project.

FIGURA 19: Curva “S”

FIGURA 20: Tabla dinámica

Se deberá dar clic a T1 (trimestre), para que de esa forma se desglose los datos de las semanas, pues por defecto Project solo muestra la semana 1; lo cual se proyecta también en el gráfico, por tal motivo se deberá desglosar T1 también para que el gráfico también se vea de manera semanal.

Tener cuidado con estos valores, deberán estar marcados, para que los datos puedan ser vistos en la tabla

dinámica y el gráfico


EJERCICIO 7: Informe resumen del proyecto e Informe visual

Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Corta césped

autónomo.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.

Usted se encuentra finalizando su proyecto y tiene que presentar los informes finales del proyecto, para ver un informe general usted elije el informe resumen

del proyecto, allí verá fechas, duración, trabajo, Costos y los estados de las tareas

y recursos. Se le pide responder lo siguiente:

1. ¿Cuánto es la variación de la Duración?____________________________

2. ¿Cuánto es la variación del Trabajo?_______________________________

3. ¿Cuánto es la variación del Costo?_________________________________

También usted decide presentar un informe visual de horas extra de valor

Acumulado dando como resultado la “Curva S”.

RESULTADO FINAL: “Curva S”

taller de ms project 2010 para la gestión de proyectos - sesión 07

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