taller de comunicación

TALLER DE COMUNICACIN INTERPERSONAL 1 Documentacin: NUCLEO III: MANEJO DE COLOQUIOS

ICE U.Z. Febrero-Marzo 2005



1. TIPOS DE REUNIONES

111... PPPAAARRRAAA IIINNNFFFOOORRRMMMAAARRR...

Objetivo: que las informaciones de quien ha convocado la reunin lleguen a conocimiento de los que participan en ella.

Etapas: a) Transmitir / facilitar la(s) informacin(es). b) Respuesta a la solicitud de informacin complementaria.

222... PPPAAARRRAAA RRREEECCCOOOGGGEEERRR IIINNNFFFOOORRRMMMAAACCCIIINNN...

ANIMADOR

PARTICIPANTES

Solicitudes de informaciones

complementarias

Informaciones

ANIMADOR

PARTICIPANTES

Preguntas Informaciones



Objetivo: proporcionar a quien convoca la reunin los elementos necesarios

para formarse una opinin, emprender un estudio, tomar una decisin, etc. Caractersticas:

El animador de este tipo de reunin es, en esencia, un interrogador. Puede constituir un todo en s misma o ser solo un componente de la

reunin principal. Al finalizar, el animador-interrogador debe entregarse a la descodificacin

y la ponderacin de las informaciones recogidas. Etapas:

a) Plantear la(s) pregunta(s) concreta(s). b) Escuchar y decodificar las informaciones que se suministran.

Aplicaciones: Investigacin de las causas de las tensiones y problemas internos de un

grupo. Investigacin de los motivos de insatisfaccin de un grupo frente a una

situacin, a una persona o a un producto. (Esto es lo que se llama anli-sis defectuolgico).

Investigacin de las motivaciones profundas de un grupo frente a una si-tuacin o a un producto. Es un tipo de reunin bastante particular donde se utilizan tcnicas de creatividad tales como el mtodo proyectivo o el analgico. Permite captar reacciones imposibles de conocer mediante preguntas planteadas a nivel racional.

Respuesta a cuestionarios planteados de antemano por un grupo de in-vestigacin, antes de la elaboracin final de un proyecto.

333... PPPAAARRRAAA FFFOOORRRMMMAAARRR...

Preguntas

Informaciones

CoordinacinMtodos

Conocimientos

Problemas

ANIMADOR

PARTICIPANTES



Caractersticas: En nuestros das, la formacin permanente se ha convertido en una actividad

usual. Destinada especialmente a los adultos, ha tenido que encontrar una pedago-ga que no corresponde al esquema tradicional del colegio.

Una reunin de formacin digna de este nombre se apoya sustancialmente sobre la dinmica de grupo.

En efecto, no se trata ya de transmitir unos conocimientos preestablecidos, sino de situar al grupo en una posicin tal que cada uno pueda aportar a los otros sus propias informaciones y conocimientos a fin de que el grupo vaya aprendiendo y progresando en conjunto.

Sin duda, eso ocurre con la formacin en relaciones humanas, pues aqu los conocimientos pesan poco en comparacin con las experiencias vividas; pero debe serlo igualmente en las materias llamadas objetivas (entrenamiento, procesos, etc.).

En este sentido, el animador de tales reuniones desempea ms bien el pa-pel de coordinador de conocimientos, y su misin fundamental es hacer que surjan del grupo las nociones que sus miembros ya poseen y, despus, ayudarles a rela-cionarlas.

La transmisin de informaciones nuevas (por ejemplo, tcnicas) consiste slo en poner a disposicin del grupo los medios que necesita en un momento dado de su investigacin.

Como se ve en el esquema, la tarea del animador es bastante compleja. Le exige un conocimiento completo del tema tratado y, a la vez, un cierto distancia-miento de aquel a fin de que el grupo pueda realizar por s mismo sus propios des-cubrimientos.

444... PPPAAARRRAAA IIINNNTTTEEERRRCCCAAAMMMBBBIIIAAARRR PPPUUUNNNTTTOOOSSS DDDEEE VVVIIISSSTTTAAA...

Relanzamiento del tema

T E M A Regulacin

OOppiinniioonneess

ANIMADOR

PARTICIPANTES



Objetivo: lograr que los participantes se expresen en torno a un tema o a un problema.

Caractersticas: El animador cumple, ante todo, un papel de regulador: modera los con-

flictos, vuelve a introducir el tema, reconduce a los participantes al cami-no recto siempre que se desvan, etc.

Aplicaciones: Se puede utilizar con provecho en varios casos: Por ejemplo, en la preparacin de un proyecto para el que se desea obte-

ner el apoyo de grupos muy diferentes. En tal circunstancia, antes de tra-zar las lneas principales del mismo, conviene hacerse una idea sobre los puntos de vista existentes. (En este sentido, este tipo de reunin se acer-ca al de la Reunin para recoger informaciones.

2. FUNCIONES DEL DIRECTOR O MODERADOR DE UNA REUNIN.

Para que un grupo funcione bien, para que los intercambios puedan ser nume-rosos, es necesario que se cumplan ciertas funciones esenciales. Estas funciones pueden reagruparse bajo cuatro epgrafes:

- Funcin de clarificacin. - Funcin de control. - Funcin de relajamiento - Funcin de dinamizacin.

Cuando estas funciones no quedan aseguradas: - reina la precipitacin y el desorden, - nadie comprende a nadie, - todo el mundo est tenso y se muestra agresivo, - nadie evidencia deseos de lograr un resultado

111... FFFuuunnnccciiinnn dddeee ccclllaaarrriiifffiiicccaaaccciiinnn...

Esta funcin tiene varios aspectos. En primer lugar, al comienzo de la reunin hay que cerciorarse de que el objetivo de la misma queda suficientemente claro para



los participantes y de que todos estn conformes sobre el tema por tratar o el proble-ma a resolver.

Durante el transcurso de la reunin la tarea del animador consistir en ayu-dar a los participantes a comprenderse bien. As pues, deber reformular constante-mente las preguntas y manifestaciones, a fin de asegurarse de que cada uno ha com-prendido de verdad lo que se ha dicho. Si ve que no sucede as, el animador ha de explicar de nuevo sus palabras, adaptarlas al auditorio, matizar sus ideas, etc. Si el animador no se cuida de armonizar de esa manera la semntica y no se cerciora de que los participantes utilizan un vocabulario comn, se caer enseguida en un dilogo de sordos. 222... FFFuuunnnccciiinnn dddeee cccooonnntttrrrooolll...

Dentro de una reunin, a veces notamos que algunas personas hablan mucho mientras que otras encuentran pocas oportunidades de expresarse, que dos partici-pantes se enredan en un largo debate personal sobre un asunto que tiene poco que ver con el tema de la reunin y que la distribucin del tiempo se efectu mal (la reu-nin comenz a marcha lenta y termin al galope).

En el ejercicio de esta funcin de control, el animador trata primero de ayudar al grupo a fijar sus procedimientos. Es decir, el grupo ha de darse unas normas de ac-tuacin que permitan que las comunicaciones se produzcan armoniosamente. Estas normas pueden ser ms o menos autoritarias (la palabra se concede cuando se pide levantando la mano, cada uno habla cuando le toca el turno, el tiempo adjudicado es igual para todos) o muy simples si el grupo ha alcanzado un nivel determinado de madurez (se dice entonces que el grupo se regula a s mismo).

El animador ha de ejercer igualmente un papel de regulador impidiendo a los charlatanes inveterados que tomen la palabra en cada momento, trayendo de nuevo al camino a los que se pierden en los detalles del asunto principal, impidiendo las dis-cusiones personales que obligan a desviarse del debate, etc.

Por el contrario, debe estimular a los silenciosos para que tomen la palabra. Esta funcin de estimulador es a menudo delicada.

Finalmente, ayudar al grupo a administrar bien el tiempo de que se dispone.

333... FFFuuunnnccciiinnn dddeee rrreeelllaaajjjaaammmiiieeennntttooo... Cuando varios individuos se renen, aparecen inevitablemente tensiones que

nacen de la oposicin de caracteres y opiniones, de lucha por dominar, de las antipa-tas instintivas, etc.

En consecuencia, desde el comienzo de la reunin, el animador deber crear un clima de confianza y de relajamiento que permita establecer la comunicacin entre los miembros del grupo.

Durante el transcurso de la reunin surgirn conflictos, se producirn discor-dias, aumentar la tensin del grupo; algunas veces se manifestarn antagonismos personales. En esta funcin de relajamiento, el animador ha de saber utilizar tales tensiones y conflictos para hacer progresar al grupo. A veces deber suprimirlos pura y simplemente, por ejemplo cuando dos personas se enzarzan en una disputa; enton-



ces estar desempeando el papel de conciliador y su calma y su sentido del humor le sern de gran utilidad.

Por el contrario, en otras circunstancias, cuando el enfrentamiento de las ideas, de los puntos de vista, etc. Se une a la oposicin emotiva entre las personas, deber esforzarse por inducir a los participantes a que analicen sus tensiones a fin de que puedan separar lo que es la idea expuesta y lo que es la carga emotiva ligada a esa idea. En este sentido, el animador ayudar a los participantes a expresar sus senti-mientos (de los que, de ordinario, ellos no son siquiera conscientes).

Esta funcin de relajamiento consiste tambin en modular el desarrollo de la reunin. Muchos animadores no saben proponer al grupo que se haga una pausa en los momentos convenientes. Con frecuencia, u clima agresivo, originado nicamente por el cansancio de los participantes, puede suprimirse con unos minutos de descan-so.

444... FFFuuunnnccciiinnn dddeee dddiiinnnaaammmiiizzzaaaccciiinnn...

Esta funcin resulta ms difcil de definir, porque es ms global. De hecho, consiste en ayudar al grupo a sentir deseos de realizar algo, de ir hasta el lmite de su capacidad, de superarse.

Las relaciones del grupo con su animador son altamente afectivas. Se produ-cen entre ellos interacciones en el plano de los sentimientos. Si el grupo nota que el animador no tiene deseos verdaderos de animar la reunin y de conducirla hacia un resultado (y un grupo es un organismo con una sensibilidad exacerbada), se dejar llevar inconscientemente por el desaliento y la ineficacia.

Al contrario, si el grupo siente que frente a l hay una fuerte voluntad de llegar a buen fin y advierte en el animador un sentimiento de jbilo ante los progresos que se consiguen, existen muchas posibilidades de que, aun no estando motivado desde el principio, el grupo se deje arrastrar por ese entusiasmo y d unos resultados que le sorprendern a l mismo.

En resumen, el papel que deber desempear en la reunin deber ir encami-

nado a conseguir estos tres aspectos: A) Lograr que el grupo enfoque un problema comn y un proceso comn. B) Proteger a los miembros del grupo y hacer que todos participen. C) Permanecer neutral y ganar la confianza del mayor nmero posible de asis-

tentes.

A) Enfoque comn. Cmo lograr la concentracin del grupo en un mismo problema, de un

mismo modo y al mismo tiempo?. Habr que estimular el potencial creador del grupo, a la vez que deber ayudar a encauzar ese potencial.

En vez de preguntar: Cul es la solucin al problema?, deber plantear estas tres cuestiones:



1 De qu formas podemos resolver el problema? 2 Por qu existe el problema? 3 En qu problemas ms pequeos y manejables podemos dividir el

problema?

B) Proteccin y Participacin. No se trata de proteger desde una posicin de superioridad. Se trata de

crear una atmsfera positiva, sin amenazas ni cautelas.

Si la atmsfera se nubla con las intervenciones de un acaparador de la reu-nin, de un filibustero, hay que disciplinar con decisin sus intervenciones y pasar su turno a otros. Tiene que saber negociar para resolver los conflictos interpersonales de forma cooperativa y no permitir que afecten a la marcha de los procedimientos. La mejor forma de saber si el director la ha alcanza-do es si nadie se opone a su trabajo durante la reunin.

. C) Neutralidad.

Se puede ser neutral? La neutralidad pura no existe.

Hay que mantener una neutralidad operacional. Qu significa esta ex-presin? Que, en lo que se refiere a los participantes, el director de la reu-nin no pone en juego sus ideas personales y prejuicios positivos o negati-vos- sobre los mismos.

Cmo lograr esa neutralidad? No contestando a preguntas sobre el contenido y reconduciendo las mismas

al grupo. Por ejemplo, cuando alguien quiere que el director conteste a pre-guntas sobre el contenido sustantivo de la reunin. Esas preguntas encie-rran -muchas veces- una trampa para que el director pierda la neutralidad y se descalifique.

No obstante lo dicho, existen 4 circunstancias en las que el director puede dejar su papel momentneamente y actuar como un miembro ms del gru-po:

1 Cuando el nivel de confianza del grupo es alto y hay un inters autn-tico en que participe.

2 Cuando las reuniones son reducidas (3 o 4 personas) y el director es una parte esencial del equipo.

3 Cuando tiene una idea o inspiracin que no puede retener por ms tiempo, pues es esencial para resolver el problema que se estudia.

4 Cuando el director es un experto en el tema y le piden su consejo.



3. TAREAS PRINCIPALES DEL MODERADOR DURANTE LA REUNIN.

3.1. INCITAR A LOS PARTICIPANTES A QUE SE EXPRESEN.

En una reunin de trabajo, la tarea del animador ser permitir que cada partici-pante se exprese cuando lo desee y con tanta amplitud como desee.

Esto implica dos cosas: - hacer callar a los participantes que monopolizan el uso de la palabra, - hacer hablar a los que no se atreven a expresarse.

Tcnicas para hacer hablar a los miembros de un grupo:

preguntar a los silenciosos;

provocarlos para que reaccionen;

ponerles (a los silenciosos) en situaciones en donde se vean obligados a expresarse;

cuando esa persona silenciosa se ha expresado ya, utilizar como referen-cia lo que ha dicho, con objeto de darle valor.

Si, a pesar de los esfuerzos, un sector de los participantes se mantiene ence-rrado en su mutismo, nos encontramos ante un fenmeno de bloqueo del grupo, que puede tener varias causas:

- el animador no ha sabido dar confianza a los participantes, o no ha sabido darles confianza. O no se atreven a hablar o no tienen deseos de hacerlo;

- el tema se ha captado mal, se ha entendido mal o sed ha planteado mal, y algunos participantes experimentan realmente la sensacin de que no tie-nen nada que decir sobre la cuestin;

- parlisis por miedo a desbarrar o a decir cosas que podran generar con-secuencias desagradables, lo que hace exponer slo ideas de las que se est seguro y decir cosas que no encierran ningn peligro;

- temor a quedar mal delante de personas con rango jerrquico superior, o de lenguaje ms pulido, o cultura ms extensa, etc. Es decir, temor a ser juzgado desfavorablemente por los dems miembros del grupo;

- imposibilidad de expresarse porque un(os) participante(s) abruma a los dems con su seguridad, sus conocimientos, su imaginacin, etc.

Frente a esto, el animador debe practicar una verdadera educacin de los par-ticipantes, ensendoles a escuchar, a hablar un lenguaje comn, a admitir las ideas de los dems, a no tratar nunca de apabullarles, sino a cooperar con ellos, etc. Para conseguirlo, deber saber escuchar, conservar siempre la calma y no dar ninguna se-al de emotividad.



3.2. AYUDAR AL GRUPO A PLANTEAR BIEN LOS PROBLEMAS. El animador debe inducir al grupo, desde el comienzo de la reunin, a analizar

los distintos datos del problema (o problemas) que se proponen estudiar durante la reunin. Para ello, debe:

1. dar prueba de autoridad (mostrndose firme, explicando que un problema bien planteado es un problema medio resuelto)

2. proponer al grupo un mtodo de anlisis (que le obligue a un cierto rigor analtico y evite que se extrave).

3.3. AYUDAR AL GRUPO A PROGRESAR EN SU CAMINO. El objetivo es llevar a los participantes, aun contra su voluntad en algunas oca-

siones, a realizar su proyecto. Esto significa que el animador debe: Centrar constantemente el debate, velando para que el grupo no se ex-

trave por caminos adyacentes que le alejen de su objetivo principal; Estimular el progreso del grupo, cuando ste se estanca, con preguntas

estimulantes; Reformular el tema; es decir, comprobar con regularidad si el grupo ha

odo y comprendido bien lo que se ha dicho; Sintetizar parcialmente: en ciertos momentos clave del debate, conducir

al grupo a un punto de observacin, para que vea el camino ya recorrido, lo que queda an por andar y en qu direccin ir.

3.4. REFORMULAR.

El animador debe actuar como un espejo que refleja con direccin al Emisor y al grupo, sinttica y organizadamente, lo fundamental de las palabras que se acaban de pronunciar. Debe mostrarse lo ms neutral posible, evitando aadir reflexiones o

Puede utilizarse el siguiente Mtodo de investigacin creativa:

Fase 1: Definicin del problema tal como se percibe al principio de la in-vestigacin.

Fase 2: Por qu se plantea hoy el problema? Cules son sus diferentes causas (internas y externas)?

Fase 3: Cules son los elementos constitutivos del problema? Con qu estn relacionados estos elementos? De qu tipo son esas rela-ciones?

Fase 4: Reformulacin del problema y, en su caso, divisin en subpro-blemas que se tratarn por separado.



ideas propias y elucidando lo dicho; es decir, intentando extraer los puntos esenciales mostrando su coherencia y articulacin.

La reformulacin tiene una triple funcin: - Sntesis, - Control, - Estimulacin.

Frase clave a emplear: Si he comprendido bien lo que usted (t) ha(s) dicho... Esto puede provocar varias reacciones en la persona que se ha expresado:

- Est perfectamente de acuerdo con lo que ha dicho el animador y el grupo da una opinin favorable. (El animador puede proceder a escribir los deta-lles principales de la exposicin as concretada).

- No identifica ms que una parte de sus ideas. (El animador le ayuda enton-ces a volver a precisarlas y a completar su pensamiento hasta que l quede de acuerdo por completo).

- No reconoce de ningn modo en la sntesis lo que ha querido decir. (El ani-mador le pedir que aclare sus palabras de modo que el conjunto del grupo pueda entenderlas y se llegue al consenso).

En algunos momentos decisivos -bisagra- ser imprescindible proceder a re-formulaciones-sntesis provisionales, que debern recoger el conjunto de lo que se ha dicho hasta el momento, distinguiendo los puntos esenciales y mostrando cmo se ar-ticulan, qu avance se ha hecho, y asegurarse de que el conjunto del grupo est de acuerdo sobre los puntos citados. 3.5. UTILIZAR MEDIOS TCNICOS PARA DAR MS VIVEZA A LA

REUNIN. El xito de una reunin depende mucho de la calidad de animador; pero -en un

a proporcin no desdeable- depende igualmente de los medios tcnicos que utiliza y, ante todo, de la manera en que los utiliza.

- Lo mnimo a disponer es de un tablero acrlico o de hojas de papel en el que anotar los puntos clave, redactar sntesis, anotar detalles sustanciales de las intervenciones de los participantes, etc.

- Tambin puede disponerse de un tablero de fieltro o de corcho donde fijar formas preparadas con antelacin.

- Finalmente, son muy valiosos los medios audiovisuales (retroproyector, magnetfono, T.V., Vdeo, proyectores de diapositivas, videocmaras, etc. Como medio de dar otra dimensin a las reuniones.

3.6. DINAMIZAR UN GRUPO QUE EST BLOQUEADO

Cuando un grupo se sale del camino y va en todas direcciones, se bloquea, lo primero que hay que hacer es mantener la calma, sin trastornarse ni dejar traslucir el



desconcierto o el pnico que se pueda sentir al grupo; inmediatamente, se deber re-accionar y actuar segn la situacin:

El grupo est callado, aptico

En estas ocasiones, el grupo se halla bloqueado desde el comienzo de la reu-nin. Parece una masa inerte que nada conseguir mover, lo que provoca una sensa-cin de impotencia en el animador.

Actuaciones posibles:

- Modificar por completo el estilo de la animacin. Pasar a un estilo muy directivo, con series de preguntas-respuestas, interpelaciones a los participantes, etc.

- Proceder a una fase de relajamiento, de presentacin, etc., que pueda desblo-quear la situacin.

- Atacar al grupo para obligarle a reaccionar. - Volver a definir con l el tema cuya formulacin le desorienta o acaso le disgus-

ta. - Plantearle directamente la cuestin, para saber de dnde procede esa apata y

buscar con los participantes los medios para reaccionar contra ella. El grupo se muestra agresivo

Esta agresividad puede provenir de muchas causas: miedo, lucha por el poder, discrepancias sin resolver entre los miembros del grupo, negativa a tratar el tema propuesto, etc., y se exterioriza en las relaciones entre los participantes o se vuelve contra el animador, que pasa a ser entonces el catalizador de las tensiones de los participantes. Frente a un grupo agresivo, conviene elaborar una estrategia:

- Si la agresividad surge de u n participante o de una minora que no tienen el respaldo del grupo, el animador puede intentar aislarlos.

- Si la agresividad es cosa del grupo entero (y se dirige contra el tema, el mtodo o el animador), el animador debe -conservando en todo momento la calma- pa-rar la reunin, plantear expresamente la cuestin ante el grupo y pedirle que explique las causas de su agresividad. Esta actitud del animador que decide interrumpir la reunin o ausentarse de ella es, a menudo, suficiente para calmar a los participantes y hacerles expresar los motivos de su agresividad. Si el grupo se opone a este anlisis, es intil proseguir una reunin que, de to-das formas, no desembocar en nada provechoso.

- El sentido del humor del animador es con frecuencia el mejor instrumento para descargar la agresividad que aflora.

El grupo da vueltas en redondo

El grupo ha empezado bien y funciona correctamente. Sin embargo, en jun momento dado, parece que algn engranaje se ha engarrotado y el motor marcha en



vaco. Los participantes se pierden en disquisiciones y nadie sabe muy bien de qu se habla. Da la sensacin de que no se lograr sacar adelante el problema sometido a estudio.

Los bloqueos derivan esencialmente de tres causas:

las tensiones psicolgicas en el seno del grupo; las formas de abordar el problema y los mtodos de tratamiento del mis-

mo; la capacidad de respuesta del animador ante las tensiones y dificultades

del grupo.

Algunas situaciones que se pueden dar y forma de actuar:

- El tema se ha debatido de sobra y el grupo no tiene ya nada sustancial que aadir. El animador deber efectuar una sntesis, entrar en otro tema o levantar la sesin.

- Se dan vueltas en redondo porque el mtodo seguido hasta aqu ya no sirve. Interesa ahora definir con el grupo un nuevo mtodo de trabajo.

- Un lder intenta imponer sus ideas y el grupo no las acepta. Conviene entonces proceder a un anlisis del comportamiento del grupo, con objeto de volver a empezar con buen pie.

- El grupo es verdaderamente incapaz de trabajar con eficacia por falta de mto-do, de entrenamiento, etc. Entonces, es ineludible reflexionar en comn sobre los medios que se han de emplear a fin de remediar este estado de cosas; en particular, vendr muy bien recurrir a un animador ajeno al grupo (y, en general, ajeno a la empresa o entidad a la que pertenece el grupo) que, por su peso y su competencia sepa inyectar dinamismo y creatividad en los participantes.

4. GUA PARA LA DIRECCIN DE REUNIONES DE ESTU-DIO O DE TRABAJO.

111... CCCMMMOOO PPPRRREEEPPPAAARRRAAARRRLLLAAASSS??? Estudiar el tema.

- Asegurarse de que la reunin responde a una necesidad del momento. - Determinar los fines a alcanzar y los principales puntos de la discusin. - Buscar la documentacin. - Establecer el orden del da.



Hacer el plan de la reunin. - Redactar el ttulo. - Determinar las etapas sucesivas. - Programar la utilizacin de los Medios Audiovisuales.. - Establecer el horario.

Preparar el desarrollo de la reunin. - Redactar la exposicin introductoria. - Prever las tcnicas de desarrollo para algunos puntos precisos. - Preparar las preguntas-gua. - Prever las objeciones y los argumentos que oponer.

Fijar las cuestiones materiales. - Escoger un lugar y una hora de reunin convenientes. - Enviar una convocatoria completa con tiempo suficiente. - Preparar todo lo que sea necesario. - Llegar antes de la hora para comprobar si todo est preparado.

222... CCCMMMOOO CCCOOONNNDDDUUUCCCIIIRRR LLLAAA RRREEEUUUNNNIIINNN DDDEEE EEESSSTTTUUUDDDIIIOOO OOO DDDEEE TTTRRRAAABBBAAAJJJOOO??? Presentar el objeto de la reunin.

- Enunciar y definir el ttulo. - Proponer las etapas de la reunin. - Anotar en la pizarra el plan de discusin.

Desarrollar el tema. - Reunir los hechos. - Ilustrar la exposicin (casos, ancdotas, Medios Audiovisuales, etc.). - Hacer reaccionar al grupo sobre algunos puntos precisos. - Plantear preguntas atinadas.

Conducir la discusin. - Vigilar la discusin. - Poner de manifiesto las aportaciones de los participantes. - Hacer peridicamente el balance.



Resumir y concluir. - Recordar las conclusiones parciales. - Establecer las conclusiones finales. - Obtener el consenso sobre el conjunto de decisiones tomadas. - Fijar las modalidades de aplicacin y organizar el control de la realizacin.

333... CCCMMMOOO CCCOOONNNDDDUUUCCCIIIRRR LLLAAA DDDIIISSSCCCUUUSSSIIINNN??? Vigilar la discusin.

- No permitir a ningn participante hablar demasiado, ni demasiado poco. - Plantear preguntas atinadas para estudiar o moderar la discusin. - evitar las discusiones acaloradas. - Ser consciente de la hora.

Centrar y guiar la discusin. - Iniciar la discusin planteando preguntas directas. - No dejar que la discusin se aleje demasiado de su objetivo esencial. - Ayudar a continuar la discusin con nuevas preguntas. - Asegurarse que la discusin progrese segn el plan establecido.

Poner de manifiesto las aportaciones de los participantes. - Cuando sus ideas son imprecisas o estn mal expresadas. - Si el grupo est dividido. - Si la cuestin presentada suscita objeciones. - Para llevar a los participantes hacia los objetivos fijados.

Hacer peridicamente el balance. - Para esclarecer un punto importante. - Para indicar el progreso de la reunin. - Para resumir lo que se ha dicho. - Antes de abordar la etapa siguiente.

444... UUUTTTIIILLLIIIZZZAAACCCIIINNN DDDEEE LLLAAASSS PPPRRREEEGGGUUUNNNTTTAAASSS Diferentes tipos de preguntas.

- Abiertas.



- Cerradas. - Cafetera.

Naturaleza de las preguntas.

- Directas. - Al foro. - De retorno. - De enlace.

Finalidad de las preguntas. - Suscitar la discusin. - Proseguir la discusin. - Estimular o moderar la discusin. - Centrar la discusin. - Atraer la discusin sobre un punto, una idea, un hecho, un problema, o una si-tuacin determinada. - Descubrir las fuentes de informacin. - Determinar las razones de algunas opiniones. - Llevar a reconsiderar una posicin tomada. - Sugerir una accin, una idea o una decisin.

5. ACTUACIONES ANTE SITUACIONES DELICADAS

SITUACIONES SUGERENCIAS

El grupo sufre una prdida de inters. Evitar los problemas individuales. Hacer uso de Medios Audiovisuales. No estar mucho tiempo hablando del mismo asunto. Cambiar los puntos a discutir dentro de un mismo tema.

Cmo suscitar la discusin, crear clima para el debate.

Citar casos que la provoquen. Ayudar para que ellos tambin citen casos. Hacer preguntas con carga negativa. Exponer el tema de modo que estimule el in-ters.

Cmo evitar desviaciones del tema. Recordar con cierta insistencia el tema cen-tral.



Frecuentes sntesis del tema. Preguntas directas e indirectas sobre temas complementarios al central. Preguntar a los participantes si consideran agotado un tema antes de pasar al siguiente.

Mantener el ritmo de la discusin. Soslayar interrupciones que no tengan que ver con el tema. Hacer preguntas directas e individuales.

La discusin slo gira en torno a argu-mentos negativos.

Usar mtodo MS-MENOS.

Cmo tratar los temas delicados o com-plejos.

Citar casos hipotticos. Anticipar dificultad de ciertos temas a fin de tratar con tacto. Soslayar las cuestiones espinosas, pero en-frentarse con resolucin si no hay ms reme-dio. Dirigir la reunin sin dejarse influir en uno u otro sentido.

Solicitud del grupo para presentar a la superioridad una recomendacin o crtica.

Recordar que el grupo se rene para los te-mas de la convocatoria. El director de la reunin no debe ser portavoz de temas ajenos a la misma.

Tratar con personas susceptibles. Usar mucho tacto y diplomacia. Anticipar los puntos discutidos y tener tctica para hacerles frente. Ser neutrales en los temas. No tratar de influir en la opinin de los dems.

El que trata de conocer nuestra opinin en lugar de dar la suya.

Hacer la pregunta al grupo y despus a l nuevamente.

Se forman subgrupos de dos o tres per-sonas que discuten por su cuenta.

Atraer su atencin para que se incorporen a la discusin general.

Dos participantes se enfrentan en discu-sin personal.

Cortar cortsmente, pero con firmeza. Suavizar los puntos de discusin con repeti-cin. Importancia de la divergencia para la profun-dizacin del tema.

Nadie rompe el silencio. Replantear el problema en trminos ms con-cretos. Invitar a los participantes a que expongan sus



dificultades. Nunca se debe preguntar uno a uno.

Sabiondo que TODO lo entiende y TO-DO lo resuelve.

Dejar actuar al grupo. Alentar, con habilidad, la participacin de to-dos. Que cada miembro aporte sus razones res-pecto a lo que dice el sabiondo.

Cmo tratar a los tmidos. Hacerles intervenir formulndoles preguntas directas y de fcil y breve respuesta. Si cabe, hacerles interpretar lo que han dicho para obligarles a formular su aclaracin.

Cmo tratar a los que monopolizan la reunin.

Establecer normas que asignen un tiempo de-terminado a cada uno para las cuestiones. Con tacto, interrumpirle para permitir que hablen los dems.

Cmo tratar al que discute hasta el ms mnimo detalle.

Mantener la calma. Hacer ver que la reunin tiene un fin serio. Slo el respeto permite el trabajo en comn-

Que hacer ante la apata de un participan-te.

Hacerle preguntas concretas. Pedirle consejo sobre alguna cuestin que l domine. Destacar alguna colaboracin favorable que haya hecho l al grupo.

6. TEMAS VARIOS SOBRE LA REUNIN

111... DDDEEEFFFEEECCCTTTOOOSSS PPPRRRIIINNNCCCIIIPPPAAALLLEEESSS DDDEEELLL MMMOOODDDEEERRRAAADDDOOORRR...

El animador ideal no existe. Como tampoco existe la reunin ideal, o sea, un modelo hacia el que deban tender todos los animadores.

Lo propio de un animador calificado es saber adaptarse al instante a cualquier situacin no prevista y ser capaz de modificar enteramente su plan de animacin en funcin del grupo ante el que se halla.

Y cuando decimos plan de animacin no nos referimos slo a la organizacin de sus intervenciones, al desarrollo de procedimientos, etc., sino tambin, y sobreto-



do, a su propio comportamiento. Si el animador no advierte esto, marcha hacia la ca-tstrofe.

LISTA (NO EXHAUSTIVA) DE LOS DEFECTOS PRINCI-PALES QUE SE OBSERVAN EN LOS ANIMADORES:

Falta de adaptacin a la personalidad del Grupo. Deseo de demostrar su superioridad sobre el grupo. Falta de confianza en s mismo y falta de sencillez. Querer imponer sus ideas. Las ganas de hablar. Autoritarismo en el mtodo. Laxismo en el mtodo. Exceso o insuficiencia de autoridad. Implicacin en el debate. Falta de seguridad. Falta de comprensin de la psicologa del grupo.

222... CCCUUUAAALLLIIIDDDAAADDDEEESSS IIINNNDDDIIISSSPPPEEENNNSSSAAABBBLLLEEESSS DDDEEELLL AAANNNIIIMMMAAADDDOOORRR...

Adems de una actitud general de modestia y mejora permanente, el anima-dor debe poseer cuatro cualidades esenciales:

Ha de ser capaz de escuchar a los dems. Ha de mostrar delante de cualquier grupo una seguridad, tanto fsica como

psicolgica, que le permita enfrentarse en las mejores condiciones a las situa-ciones ms difciles.

Ha de saber adaptar su labor de animacin a las necesidades del grupo, o sea, ha de saber cuando conviene ser directivo y cuando conviene mostrarse como no directivo.

Ha de ser capaz de reaccionar en el acto ante situaciones imprevistas,

333... CCCMMMOOO IIINNNIIICCCIIIAAARRR UUUNNNAAA RRREEEUUUNNNIIINNN...

Crear rapport positivo y motivador. Hacer la presentacin de los participantes.



Dar confianza a los participantes. Presentar el tema de la reunin. Fijar los objetivos de la reunin. Definir los mtodos de trabajo.

444... CCCMMMOOO TTTEEERRRMMMIIINNNAAARRR UUUNNNAAA RRREEEUUUNNNIIINNN...

Hacer una sntesis de las ideas expresadas. Llevar a cabo el anlisis de la reunin. Documentar los resultados de la reunin. Recordar los compromisos acordados y fechas tope de realizacin.

Despedida positiva, motivadora.

taller de comunicación

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