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GUIA

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO - SGI

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Cód. G12100-01/14.V9

Fecha Abril de 2014

COPIA NO CONTROLADA

TABLA DE CONTENIDO

No. de pág.

1. INTRODUCCIÓN 1

2. DESARROLLO 1

2.1. DOCUMENTOS (MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, METODOLOGÍAS, GUÍAS Y PROGRAMAS)

2

2.1.1. Márgenes 2

2.1.2. Encabezado 2

2.1.3. Pie de página 3

2.1.4. Títulos 3

2.1.5. Tabla de contenido 4

2.1.6 Anexos 5

2.1.7. Flujogramas 6

2.1.8. Créditos 7

2.1.9. Portada 8

2.2. CARACTERIZACIONES 9

2.2.1. Características específicas 9

2.2.2. Encabezado 9


2.3. FORMATOS 10

2.3.1. Generalidades 10

2.3.2. Características generales 10

2.3.3. Características específicas 10

2.3.4. Encabezado 11


3. ANEXOS 12

4. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 12

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1. INTRODUCCIÓN

La presente guía orienta mediante algunas pautas la estandarización para la presentación de los documentos (manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías, programas y caracterizaciones) y formatos.

Es un material de consulta permanente para quienes tienen la responsabilidad de elaborar y actualizar documentos y formatos en los diferentes procesos del Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC.

2. DESARROLLO

Para la presentación del documento tener en cuenta:

° La tabla de contenido se presenta como primera(s) página(s) y no va(n) numerada(s), lleva encabezado y describe la ubicación por títulos hasta el tercer nivel con su correspondiente número de página, así el desarrollo del contenido tenga más niveles.

° Los textos pueden ser elaborados en letra tipo Arial de tamaño 10 ptos. Para el procedimiento – paso a paso, tablas internas e ilustraciones de texto, se emplea preferiblemente letra tamaño entre 8 y 10 ptos, dependiendo de la extensión del texto.

° Para el empleo de viñetas se tiene en cuenta preferiblemente el siguiente orden:

Primer nivel: Alineado a la primera letra de la frase origen, viñeta symbol, fuente Times New Roman, subconjunto Latín – 1 adicional código de carácter 00B0 o un similar como es el caso de 00BA de Unicode (hex).

Segundo nivel: Alineado a la primera letra de la frase del primer nivel, viñeta symbol, fuente Times New Roman, subconjunto Latín – 1 adicional código de carácter 00AD de Unicode (hex).

Tercer nivel: Alineado a la primera letra de la frase del segundo nivel, viñeta symbol, fuente Times New Roman, subconjunto puntuación general, código de carácter 2022 de Unicode (hex).

Ej.

° Primer nivel

Segundo nivel

• Tercer nivel

° Elaboración e identificación de tablas y figuras:

Las tablas y figuras que se presenten estarán citadas en el texto, numeradas en el orden en que aparecen y en lo posible localizarse inmediatamente después de ser citadas.

Las tablas se identifican con un título localizado en la parte superior centrado, precedido de la palabra Tabla y el número arábigo correspondiente, seguido de un punto.

El título de las figuras (fotografías, dibujos, mapas y gráficos) se coloca en la parte inferior centrado, precedido de la palabra Figura seguida del número arábigo correspondiente y de un punto.

Ej.

Figura 1. Ventana principal

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La notas a pie son señales que se hacen en un párrafo o texto para indicar que al pie de página o al final del mismo hay una aclaración, comentario o referencia bibliográfica

.1

2.1. DOCUMENTOS (MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, METODOLOGÍAS, GUÍAS Y

PROGRAMAS)

2.1.1. Márgenes

Los márgenes pueden estar preferiblemente entre los siguientes rangos:

° Superior entre 2,5 y 3,0 cm.

° Inferior 2,0 cm.

° Izquierdo entre 2,5 y 3,0 cm.

° Derecho entre 2,0 y 2,5 cm.

° Encabezado 1,0 cm.

° Pie de página entre 0,8 y 1,5 cm.

° En el procedimiento – paso a paso las márgenes variarán dependiendo de la extensión del texto.

2.1.2. Encabezado

Ésta compuesto preferiblemente por una tabla con línea doble de ½ pto. Color negro compuesto por tres sectores:

° Primer sector (a la izquierda)

Logo símbolo: símbolo (escudo) más el logotipo (sigla más nombre) vertical.

° Segundo sector (al centro)

Tipo de documento (Manual de procedimientos/ Instructivo/ Metodología/ Guía).

Nombre del documento.

Nombre de la dependencia a la que pertenece el documento (Secretaría General, Subdirección, Oficina o Grupo interno de trabajo).

Ej.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, METODOLOGÍAS, GUÍAS Y FORMATOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

Preferiblemente en mayúscula sostenida, letra Arial, tamaño 10, negrilla, centrado, espaciado anterior no menos de 3 ptos.

Preferiblemente en mayúscula sostenida, letra Arial, tamaño 8 ó 10 ptos. según la necesidad.

Preferiblemente en mayúscula sostenida, letra Arial, tamaño de 8 ó 9, según la necesidad, negrilla, espaciado posterior no menos de 3 ptos.

1 Guía para la Inscripción y Racionalización de Trámites y servicios de la Administración Pública y Manual de Usuario, Suit. Del Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública, Bogotá D.C. Octubre de 2009.

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° Tercer sector (a la derecha)

Para la primera página de tabla de contenido, el encabezado varia en el tercer sector (a la derecha) cada una de las filas tendrá una altura aproximada de 1,27 cm.

• Cód.

• Fecha

Cód. P12100-01/13.V9

Fecha Sep. de 2013

Las demás páginas llevan el siguiente contenido en el tercer sector del encabezado, con una altura aproximada de 0,85 cm para cada fila.

• Pág. (# de #).

• Cód. (para diligenciamiento del GIT Desarrollo Organizacional).

• Fecha (para diligenciamiento del GIT Desarrollo Organizacional).

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Fecha Oct. de 2013

2.1.3. Pie de página

° Estado del documento alineado a la derecha: PROPUESTA, ORIGINAL, COPIA CONTROLADA o COPIA NO CONTROLADA preferiblemente en letra tipo Arial, tamaño 10 ptos., mayúscula sostenida y con negrilla. Ej:

ORIGINAL

2.1.4. Títulos

Utilizar el sistema arábigo para numerar títulos que identifican divisiones y subdivisiones del documento, la numeración será consecutiva y poseerá un punto después de cada dígito, preferiblemente de la siguiente forma:

Los títulos del primer nivel se elaboran en letra tipo Arial, tamaño 10 ptos, en negrilla, mayúscula sostenida y con la posición del número izquierdo alineación cero, sangría 0,6 cm.

Los títulos del segundo nivel se elaboran en letra tipo Arial, tamaño 10 ptos, mayúscula sostenida y con el número en posición izquierda, alineación cero, sangría 0,6 cm.

Los títulos del tercer nivel se elaboran en letra tipo Arial, tamaño 10 ptos, tipo oración y con el número en posición izquierda, alineación cero, sangría 0,6 cm.

Los siguientes niveles de numeración no harán parte de los títulos a referenciar en la tabla de contenido, pero pueden ser utilizados como apoyo para el desarrollo del procedimiento. Se recomienda letra tipo Arial, tamaño 10 ptos, tipo oración y con el número en posición izquierda, alineación cero, sangría 0,6 cm.

Ej.

2. DESARROLLO

2.1. DOCUMENTOS (MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, METODOLOGÍAS, GUÍAS Y

PROGRAMAS)

2.1.1. Márgenes

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Cuando sea necesario, los títulos de segundo nivel, en el capítulo procedimiento paso a paso (en los

manuales de procedimientos) llevarán el numeral del procedimiento al que se refiere; van en mayúscula

sostenida, negrilla letra Arial, tamaño entre 8 y 10 ptos. centrado. Los subtítulos (Responsable, Actividad,

Controles y aspectos relevantes) van en mayúscula sostenida, negrilla y centrado, letra Arial tamaño

flexible y los títulos que describen al responsable en tipo oración, centrados, letra Arial tamaño flexible.

Las actividades se numeran en forma consecutiva con números arábigos, seguido de un punto,

independiente de la numeración del segundo nivel. El texto de las columnas de Actividad, Controles y

aspectos relevantes, se elaboran preferiblemente en letra Arial, tamaño entre 8 y 10 ptos., justificado,

teniendo en cuenta que solo los controles deben ir precedidos por una viñeta, fuente (textonormal),

Subconjuto Latín-1 adicional, código de carácter 00A9 de Unicode (hex).

La tabla del procedimiento paso a paso llevará activada la opción de repetir fila de encabezado en cada

página.

Así mismo, las imágenes utilizadas serán preferiblemente de un solo tipo: siluetas, objetos, caricaturas, etc.

Ej.

2.1.5. Tabla de contenido

Se puede elaborar la tabla de contenido configurando los títulos así: ingrese por el menú Inicio (ver figura

1), despliegue estilos, ubique el cursor sobre cada título a través del documento de acuerdo al primer,

segundo y tercer nivel e identifique como Título 1, Título 2 y Título 3 respectivamente, actualizándolos

para que coincidan con las especificaciones del numeral anterior.

Inserte la tabla de contenido en la primera página, señalando lo siguiente, ver Figura 1.:

Activar: mostrar números de página

Activar: alinear números de página a la derecha

Carácter de relleno: ninguno

Formatos: estilo personal

Mostrar 3 niveles

Activar: usar hipervínculos en lugar de números de página

Finalmente de aceptar.

El título de la tabla de contenido va centrado preferiblemente en mayúscula sostenida, negrilla, letra Arial

tamaño entre 9 y 10 ptos. Alineado a la izquierda van las palabras No. de pág. en minúscula, negrilla,

letra Arial tamaño entre 9 y 10 ptos.

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Figura 1. Instrucciones para la tabla de contenido

2.1.6. Anexos

Encabezado:

Tabla con línea doble de ½ pto. color negro compuesto por tres sectores:


Logo símbolo del Instituto

Va a color, formato imagen con estilo de ajuste delante del texto y alineación centrado.

Tamaño preferiblemente

° Alto 2,29 cm.

° Ancho 1,72 cm.

° Escala alto 9% y ancho 10%


Título – Anexo con el número arábigo consecutivo.

Nombre del anexo

Nombre dependencia a la que pertenece

Ej.


Pág. # de #

ANEXO 2

ANÁLISIS PARA LA OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

Preferiblemente en mayúscula sostenida, letra Arial, tamaño no menos de 10 ptos, negrilla, centrado, espaciado anterior no menos de 3ptos

Preferiblemente en mayúscula sostenida, letra Arial, tamaño flexible no menos de 8 ptos según la necesidad

Preferiblemente en mayúscula sostenida, letra Arial, tamaño flexible no menos de 8 ptos. según la necesidad, negrilla, espaciado posterior no menos de 3 ptos.

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ACTIVIDAD

Fecha

Ej.

Pág. 1 de 1 La celda está subdividida en dos columnas y dos filas, la única línea visible es la externa va doble de ½ cm de ancho. Preferiblemente en minúscula, alineación izquierda 0,1 tipo de letra Arial, tamaño 9 o 10 ptos. según necesidad sin punto al final las palabras que se escriben completas.

Cuando el nombre del mes es muy extenso se colocan preferiblemente las tres primeras letras iniciando con mayúscula seguida de punto (.).

Fecha Marzo de 2014

2.1.7. Flujogramas

El flujograma o diagrama de flujo, vertical a realizar como anexo en los Manuales de procedimientos debe

representar la secuencia del procedimiento paso a paso en sus distintas actividades, a través del

encadenamiento cronológico, mediante una clasificación con símbolos, líneas y palabras concretas.

Para la elaboración del flujograma o diagrama de flujo, vertical preferiblemente tener en cuenta:

° Encabezado horizontal

Coordinador GIT - Director Territorial -

Responsable OUC

Todos los procesos

La celda está subdividida en dos filas por cada columna, preferiblemente con las

líneas sencillas visibles, en minúscula, alineación central (horizontal y vertical) tipo de

letra Arial, tamaño flexible según necesidad; en la primera fila el nombre

preferiblemente del proceso o dependencia y en la segunda línea cargo de

responsable de la actividad, especificando el caso de que aplique para Direcciones

Territoriales y Unidades Operativas de Catastro.

Cada columna va separada por una línea preferiblemente punteada.

° Símbolos del flujograma o diagrama de flujo

SÍMBOLO DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN

TERMINAL INICIO O FIN

Indica iniciación o terminación del diagrama de flujo. Dentro de este símbolo se coloca la palabra Inicio o Fin dependiendo de donde se esté utilizando.

ACTIVIDAD

Indica la realización o ejecución de una actividad. Se enumera de manera consecutiva de menor a mayor iniciando en 1. Se escribe de forma concreta la actividad, iniciando con un verbo en infinitivo.

ACTIVIDAD

Indica la realización o ejecución de una actividad, realizada por un tercero para el IGAC.

Se escribe de forma concreta la actividad, iniciando con un verbo en infinitivo.

Inicio

Fin

ACTIVIDAD

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SÍMBOLO DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN

DECISIÓN O ALTERNATIVA Indica que se debe tomar una decisión de cualquiera de las 2 ó más opciones propuestas.

DIRECCIÓN DEL FLUJO Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben ejecutar las distintas actividades, definiendo de esta manera la secuencia del procedimiento.

CONECTOR DE PÁGINA

Indica la continuación de las actividades en la siguiente página, se coloca el mismo número al final de la página y al comienzo de la siguiente. Inicia con la letra P una barra inclinada. Se utiliza mayúscula.

CONECTOR DE ACTIVIDADES

Se utiliza para remitir a otra actividad dentro del diagrama de flujo, para lo cual al interior se coloca el número de la actividad a la que se quiere conectar, sin importar que cambie de página.

PUNTO DE CONTROL

Indica que la actividad es una revisión o verificación del cumplimiento de requisitos, necesaria para el desarrollo del objetivo del procedimiento; consiste en aplicar sombra al cuadro de la actividad .

FORMATO/REGISTRO Indica el registro que se genera al desarrollar la actividad, no posee numeración y lleva el nombre vigente del formato.

PROCESO DEFINIDO Indica que la realización de la actividad es ejecutada en otro procedimiento preestablecido.

2.1.8. Créditos

° Se hace en tabla dejando visibles únicamente las líneas sobre las cuales firman los funcionarios responsables. Todas las firmas deben quedar en una misma página teniendo en cuenta de no dejarlas en una página aparte sin texto o contenido.

° Parte izquierda de la tabla:

Nombre de las dependencias que Elaboró, Revisó metodológicamente, Verificó técnicamente, Validó y Aprobó, y Oficializó el documento, va preferiblemente en mayúscula sostenida, alineado a la izquierda en letra Arial, tamaño aproximado de 8 ptos; para el caso de personal encargado colocar entre paréntesis la letra E mayúscula después del nombre de la dependencia ej. (E).

° Parte derecha de la tabla:

Nombres y apellidos completos de los funcionarios o contratistas, colocado bajo la línea donde firma; preferiblemente espaciado a 2 ptos de la línea superior, tipo oración, centrado, letra Arial, tamaño 7 ptos.

PP//33

Manual de Procedimiento

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Ej.

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO

Nombres y apellidos completos

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL Nombres y apellidos completos

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO


VALIDÓ Y APROBÓ SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA


OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


2.1.9. Portada

Es elaborada por el GIT Desarrollo Organizacional previo a su oficialización y se imprime como tapa de los documentos originales. Los elementos constitutivos de la portada son:

° Logotipo institucional preferiblemente centrado de 23,5 cm. de alto x 17,3 cm. de ancho con escala de alto y ancho del 100%, sin el relleno azul, con marco lineal de 7 ptos de color azul oscuro.

° Los títulos se incluyen preferiblemente como se describen a continuación:

En la parte superior centrado

Letra Arial Unicode MS de 19 ptos; mayúscula sostenida; negrilla

INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI

Letra Arial Unicode MS de 17 ptos; mayúscula sostenida con el nombre del proceso.

MEJORA CONTINUA

En el centro del círculo y triángulo del logotipo va el tipo de documento en letra Arial Unicode MS de 17 ptos; mayúscula sostenida.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, METODOLOGÍA, INSTRUCTIVO GUÍA O PROGRAMA

A dos renglones se escribe el nombre del documento, en letra Arial Unicode MS mayúscula sostenida; tamaño flexible dependiendo de la extensión del nombre.

Ej.

ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y FORMATOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRADO - SGI

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Sobre el marco inferior se escribe la ciudad y fecha (mes y año) de oficialización, en letra Arial Unicode MS de 15 ptos; minúscula.

Ej.

Bogotá, Marzo 2014

Fuera del marco, al lado derecho inferior, alineado a la izquierda se escribe la sigla TRD y el código de la serie y /o subserie de acuerdo con la TRD vigente, en letra Arial Unicode MS de 10 ptos y mayúscula sostenida.

Ej.

2.2. CARACTERIZACIONES

2.2.1. Características específicas

° Los textos de los campos iniciales van preferiblemente en letra tipo Arial de tamaño flexible (no más de 10 puntos), dependiendo de la extensión del texto, que sea legible cuando requiera impresión.

° Los textos del campo de actividades van preferiblemente en letra tipo Arial de tamaño flexible (no más de 8 puntos).

° Va preferiblemente en tamaño de papel carta, distribuyendo la información de manera horizontal.

2.2.2. Encabezado

° Tabla preferiblemente con línea en color negro, compuesta por tres sectores:


Símbolo del Instituto a color, centrado en la celda de tamaño variable (partir del tamaño de la imagen original que es: alto 4,11 cm; ancho 2,95; escala alto y ancho al 100% con bloqueado relación de aspecto). Ej

Va a color en la columna izquierda, formato imagen con estilo de ajuste delante del texto y alineación centrado. Tamaño preferiblemente

° Alto 1,32 cm. hasta 2,25 cm. ° Ancho 1,11 cm. hasta 1,8 cm.



Lleva el nombre de Caracterización proceso en mayúscula sostenida, negrilla; tipo de letra Arial,

tamaño flexible y va centrado.

Nombre del proceso al que corresponde la caracterización, va en mayúscula sostenida tipo de

letra Arial, tamaño flexible y centrado.

TRD: 1210.72-167

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Fecha de aprobación de la caracterización es la llave del formato se discriminan los dígitos correspondientes al año, mes y día pueden ir separados por un guión (AAAA-MM-DD) en mayúscula, tipo de letra Arial, tamaño flexible.

Ej.

CARACTERIZACIÓN PROCESO

GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

AAAA - MM - DD


° Se hace en tabla a tres columnas preferiblemente con alto de fila de 0,5; línea superior visible, sin línea a los laterales y parte inferior. En la columna de la mitad va la numeración de la paginación, letra Arial, tamaño flexible.

En la columna derecha va el código asignado a la caracterización por el GIT Desarrollo Organizacional previo a su publicación.

Ej.

Página __ de __ C16000-01/14.V1

Para la generación de la numeración en Word, ingrese por insertar, vaya a número de página y seleccione el estilo Página __ de__ insértelo y edite el tamaño y fuente según las instrucciones dadas anteriormente.

2.3. FORMATOS

2.3.1. Generalidades

Todos los formatos contienen un texto estándar y espacios en blanco o campos en donde se ha de introducir la información.

2.3.2. Características generales

Aunque pueden haber grandes diferencias entre unos y otros, existen varios aspectos en común:

° La identificación de todo formato comprende el título o nombre del mismo, el cual expresará claramente su objetivo y el número de codificación del formato.

° Sólo se usan abreviaturas y/o contracciones, cuando el significado sea claro y bien conocido por el o las personas que los diligencian, de lo contrario, se especifica su significado.

° Cuando el formato posea instrucciones de diligenciamiento y/o amerite aclaraciones, se recomienda incluirlas como parte del formato (no necesariamente para su impresión).

° Evitar la referencia de datos que deban obtenerse fuera del formato.

2.3.3. Características específicas

° Los textos de todo el formato van preferiblemente en letra tipo Arial de tamaño flexible (no más de 12 puntos), dependiendo de la extensión del texto, que sea legible cuando requiera impresión.

° Ajuste los formatos al tamaño de papel, distribuyendo la información de manera vertical u horizontal según la necesidad.

° Preferiblemente trabajar con líneas invisibles para que en el momento de la impresión se vean únicamente las requeridas para su diligenciamiento.

° Los formato con doble cara llevan preferiblemente encabezado y pie de página en ambas caras salvo cuando en la parte posterior van las instrucciones de diligenciamiento.

° Existe el formato modelo que es un tipo de formato donde los campos pueden ser ajustados de acuerdo a las necesidades de la información a registrar, siempre y cuando se mantenga la estructura general, y el objetivo del mismo.

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2.3.4. Encabezado

° Tabla preferiblemente con línea en color negro, compuesta por tres sectores:


Símbolo del Instituto a color, centrado en la celda de tamaño variable (partir del tamaño de la imagen original que es: alto 4,11 cm; ancho 2,95; escala alto y ancho al 100% con bloqueado relación de aspecto)

La ampliación o reducción del símbolo se realizará en forma diagonal proporcionalmente.

Ej.

Imagen original

Formato imagen con estilo de ajuste delante del texto y alineación horizontal a la derecha.

° Para los formatos de tamaño carta u oficio horizontal o vertical, utilizar el símbolo más la sigla IGAC.

Va a color en la columna izquierda, formato imagen con estilo de ajuste delante del texto y alineación centrado. Tamaño preferiblemente

° Alto 1,32 cm. hasta 2,25 cm. ° Ancho 1,11 cm. hasta 1,8 cm.


Ej.

° En caso de los formatos financieros que necesiten incluir el NIT, éste ira preferiblemente en la parte inferior del símbolo.

NIT:899.999.004-9

COMPROBANTE DE EGRESOS

GESTIÓN FINANCIERA

FECHA

AAAA MM DD


Nombre del formato en mayúscula sostenida, negrilla; tipo de letra Arial, tamaño flexible, es decir, depende de la extensión del nombre, va centrado.

Nombre del proceso al que corresponde el formato, va en mayúscula sostenida tipo de letra Arial, tamaño flexible y centrado. Si el tamaño del formato es ¼ carta o inferior.


Identifique la llave del formato (página, fecha, consecutivos, lote, etc.) Si la fecha es la llave del formato se discriminan los dígitos correspondientes al año, mes y día pueden ir separados por un guión (AAAA-MM-DD) en mayúscula, tipo de letra Arial, tamaño flexible dependiendo del tamaño del formato.

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Ej.

SUGERENCIAS

GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

FECHA

AAAA - MM - DD


° Se hace en tabla a dos columnas preferiblemente con alto de fila de 0,5; línea superior visible de ½ pto., sin línea a los laterales y parte inferior. En la columna izquierda va la identificación del GIT generador del formato, en mayúscula sostenida, letra Arial, tamaño entre 4 y 7 ptos.

En la columna derecha va el código asignado al formato por el GIT Desarrollo Organizacional previo a su publicación.

Ej.

GIT DESARROLLO ORGANIZACIONAL F12100-04/11.V4

° En caso de ser necesario la paginación cuando llevan más de un folio y esta no es llave del formato, se incluye centrado en el pie de página teniendo en cuenta:

Si el formato va en Word, ingrese por insertar, vaya a número de página y seleccione el estilo Página __ de__ , insértelo y edite el tamaño y fuente según las instrucciones dadas anteriormente.

Si el formato va en Excel, ingrese por Diseño de página, vaya a configurar página, luego personalizar pie de página y en la sección central escriba la palabra Pág., marque el icono Insertar número de página, luego escriba la palabra de, posteriormente marque el ícono Insertar número de páginas, aplique formato de texto y edite el tamaño y fuente según las instrucciones dadas anteriormente.

Ej.

GIT DESARROLLO ORGANIZACIONAL Pág. __ de ___ F12100-04/11.V4

3. ANEXOS

° ANEXO 1. Encabezados y pie de página para documentos

4. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

8

1. Se eliminó la responsabilidad de documentación al GIT Desarrollo Organizacional y se dejó para todos los procesos.

Oct. de 2013

2.

Se eliminó el capítulo de recomendaciones generales teniendo en cuenta la nueva estructura presente en el anexo 1. Del Manual de procedimientos Elaboración, actualización y control de Manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías y formatos P12100-01/13.V9, y la información se incluyó en el capítulo 3. Desarrollo.

3.

Se eliminó la etiqueta vertical derecha sobre el tipo de documento, para dejarlo en el pie de página del documento.

Se modificó el tercer sector del encabezado para las páginas internas del documento, eliminando el campo versión para incluir esta información en el código.

Se especificaron los campos de los documentos y formatos, que son para el diligenciamiento por parte del GIT Desarrollo Organizacional para su control.

Se dio claridad en la forma de presentación de los formatos, dentro de los cuales están, en el segundo sector el cambio del nombre de la dependencia por el del proceso y en el pie de página, la escritura GIT DESARROLLO ORGANIZACIONAL por el nombre de la dependencia generadora del formato.

4. Se incluyó el Anexo 1. Encabezado y pie de página para documentos.

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VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

9

Encabezado

Se cambió el nombre de la guía de Presentación de manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías y formatos por Presentación de documentos y formatos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado – SGI, debido a la inclusión de nuevos tipos documentales.

Abril de 2014

1. Se incluyeron los nuevos tipos documentales a los cuales la presente guía establece las pautas de presentación.

2.1.

Se eliminó del tercer sector el campo de la versión en el anexo.

Se modificó la información para los procedimientos paso a paso de los Manuales de Procedimientos, incluyendo numeración continua independiente del cambio de procedimientos y la inclusión de una viñeta para visualizar cuando es un control.

Se incluyeron las pautas para la generación de los flujogramas para los Manuales de Procedimientos.

2.2. Se incluyeron las pautas para la presentación de las caracterizaciones como nuevo tipo documental que posee características especificas.

2.3. Se incluye dentro de las pautas de los formatos los formatos modelos.

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Mónica Rosania Sandoval Araque

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Karen Lorena Cañizales Manosalva

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Marcela Yolanda Puentes Castrillón

VALIDÓ, APROBÓ Y OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Martha Patricia Camacho Hernandez

ANEXO 1

ENCABEZADOS Y PIE DE PAGINA PARA DOCUMENTOS


Pág. 1 de 1

Fecha Abril de 2014

° Encabezado para la primera página de tabla de contenido, de los documentos

TIPO DEL DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE EL

DOCUMENTO

Cód.

Fecha

° Encabezado las demás páginas de los documentos

TIPO DEL DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE EL

DOCUMENTO

Pág.

Cód.

Fecha

° Pie de página para el documento

ESTADO DEL DOCUMENTO

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