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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y PROYECTOS

Cód. P12200-02/15.V2

Fecha Marzo de 2015

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TABLA DE CONTENIDO No. Pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1 DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 1

3.2 DE LA SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES Y JEFES DE OFICINA 1

3.3 DE LA OFICINA DE DIFUSION Y MERCADEO DE INFORMACIÓN – EQUIPO DE COMUNICACIONES

2

3.4 DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 3

3.5 DE LA OFICINA DE INFORMATICA Y COMUNICACIONES 3

3.6 DE LA DIRECCION GENERAL 4

3.7 DE LA SECRETARÍA GENERAL 4

3.8 DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 4

4. GLOSARIO 4

5. NORMAS 5

5.1. LEGALES 5

5.2. TECNICAS Y/O RELACIONADAS 6

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIÓN 6

5.3.1. Generales 6

5.3.2. Identificación de interlocutores 7

5.3.3. Organización logística 7

5.3.4. Convocatoria 8

5.3.5. Inscripción de asistentes y radicación de propuestas 8

5.3.6. Divulgación del Reglamento de la Audiencia Pública o del evento presencial y Publicación del Informe de Rendición de Cuentas

9

5.3.7. Desarrollo del evento presencial de rendición de cuentas 9

5.3.8. Memoria de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 10

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 10

7. PROCEDIMIENTO - PASO A PASO 10

8. ANEXOS 12

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 13




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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para llevar a cabo las Rendiciones de Cuentas en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC, teniendo como propósito posibilitar mejores condiciones de transparencia, generar confianza entre la administración y la ciudadanía y facilitar el control social a la administración pública entendiéndose como un proceso permanente de interlocución y encuentro con los ciudadanos.

De conformidad con el nuevo modelo integral de planeación y gestión, el proceso de rendición de cuentas se integra a la política de Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano y se tiene en cuenta los tres elementos fundamentales del proceso: información, diálogo e incentivos

2. ALCANCE

Este manual aplica para todos los procesos, planes, programas y compromisos sujetos al seguimiento, evaluación y control por parte de la ciudadanía. Se muestran los diferentes actores que deben estar comprometidos en el tema y ante todo se enfatiza en las responsabilidades y compromisos que deben asumir al respecto, como los actores claves frente a quienes recae la responsabilidad de mostrar qué tanto han planeado, invertido y avanzado, para garantizar la buena relación entre el Igac y la sociedad, enmarcado en principios de corresponsabilidad, descentralización y participación dentro de un enfoque universal de derechos.

Inicia con la solicitud de la Estrategia de Rendición de Cuentas a todas las dependencias y finaliza con la realización, evaluación e implementación de acciones de mejora a que haya lugar.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

° Será responsabilidad de todos los integrantes del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Instituto, la programación y el desarrollo de cada una de las actividades incorporadas en la Estrategia de Rendición de Cuentas del IGAC.

° Programar las estrategias de divulgación y convocatoria de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de la entidad. Para la Audiencia Pública la convocatoria se realizará por lo menos un mes antes de la fecha de su realización

° Ejecutar la estrategia de rendición de cuentas con la responsabilidad en cabeza del jefe de cada subdirección u oficina de acuerdo a cada actividad de su competencia

° Evaluar los procesos de las jornadas de diálogo realizados y proponer mejoras en su ejecución.

° Asegurar la asignación de recursos para la ejecución de la estrategia de rendición de cuentas

° Aprobar los informes que se van a publicar dentro de la estrategia de rendición de cuentas.

3.2. DE LA SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES Y JEFES DE OFICINA.

° Preparar y consolidar la información de forma sencilla, clara y concisa para el mejor entendimiento de la ciudadanía.

° Aportar los contenidos mínimos y consolidar la información de sus áreas para los informes de gestión que sean requeridos por la Oficina Asesora de Planeación. Dentro de los contenidos mínimos deberán incluir los siguientes temas: presupuesto, cumplimiento de metas, gestión, contratación, impactos de la gestión, PQRDS, Acciones de mejoramiento de la entidad.

° Dar respuesta a las propuestas o preguntas formuladas por la ciudadanía y cumplir los compromisos adquiridos que sean de su competencia.

° Preparar la información a presentar el día de la realización de las Audiencias Públicas




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° Hacer entrega oportuna y con calidad a la Oficina Asesora de Planeación de los registros de las actividades de la estrategia de rendición de cuentas, mediante el formato modelo FM12200-01 “Estrategia de rendición de cuentas” (la naturaleza de este formato es que se puede adaptar en su contenido a las necesidades de cada una de las dependencias).

° Cada directivo es responsable del contenido de la información que reporte en el informe de rendición de la cuenta mensual, intermedia, anual y final de gestión.

3.3. DE LA OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN – EQUIPO DE COMUNICACIONES

° Diseñar y elaborar la estrategia de rendición de cuentas.

° Presentar al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo el plan anual de la estrategia de rendición de cuentas para su aprobación; una vez aprobado lo envía a la Oficina Asesora de Planeación para realizar el seguimiento.

° Diseñar las estrategias de comunicación para garantizar la interlocución de doble vía con la ciudadanía y grupos de interés durante el proceso.

° Coordinar la divulgación de la información en los diferentes medios de comunicación a nivel interno y externo.

° Coordinar la logística de la Audiencia Pública

° Convocar e invitar a la Audiencia Pública y a las demás actividades que se vayan a desarrollar presenciales, programadas en la estrategia de rendición de cuentas.

° Colocar a disposición de la ciudadanía a través de los diferentes medios de comunicación el formato

F12200-34 “Presentación de Propuestas Rendición de Cuentas” para conocer sus solicitudes,

sugerencias, requerimientos, etc. antes de la realización de la actividad presencial de rendición de

cuentas.

° Entregar a los ciudadanos asistentes cuando las actividades son presenciales, el formato F12200-36 “Formulación Preguntas Rendición de Cuentas” para sistematizar su participación con el propósito de agrupar las intervenciones por temas y darle un orden a las explicaciones de la entidad.

° Promover la participación a la Audiencia pública, foros, ferias, eventos a las organizaciones que hacen parte de la Base de datos de las Organizaciones de la Sociedad Civil y Entidades del Estado, beneficiarias de algún servicio, representativas de los intereses generales ciudadanos o que interactúan con el IGAC, la cual debe permanecer actualizada.

° Mantener comunicación permanente con la ciudadanía interesada en asistir y/o participar en las actividades de la estrategia de rendición de cuentas, especialmente en las Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas, para identificar sus intereses y preocupaciones frente a programas y servicios de la entidad.

° Recibir y consolidar la información de los inscritos por página web, en forma personalizada, por correo electrónico o vía telefónica y elaborar un directorio en la Web.

° Diseñar mensajes mediáticos sobre el derecho de participar en la rendición de cuentas.

° Definir el material, previa evaluación de la disponibilidad de los recursos, impacto y complejidad del mismo, para la presentación de la información.

° Realizar la inscripción de las personas que asistan el día de la Audiencia o a cualquier otro evento de rendición de cuentas presencial a través del formato F20100-03 “Registro de Asistencia” vigente.

° Recolectar la evaluación de los ciudadanos sobre el desarrollo de la Audiencia Pública.




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° Mantener un sitio Web en el link oficial, para socializar toda la información del proceso de rendición de cuentas, garantizar que sea consultada y abrir un correo electrónico para posibilitar la participación, aportes e inquietudes sobre el proceso.

° Compartir el proceso de rendición de cuentas en los distintos niveles, prensa, TV Radio, boletines, redes sociales, chat, foros virtuales, Blogs para acercar y dar a conocer a la comunidad en general.

° Publicar en la página web, por lo menos con diez días de anticipación al evento, los principales documentos de la Rendición de Cuentas, como son: la invitación, el Informe de gestión y el Reglamento.

3.4. DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

° Consolidar la información recibida de las diferentes subdirecciones y oficinas de la entidad para los informes de gestión solicitados por los entes externos y para los informes de gestión a la ciudadanía en general.

° Dar los lineamientos que se consideren pertinentes en la estrategia de rendición de cuentas a la labor del IGAC de acuerdo a orientaciones que dé la Función Pública.

° Elaborar el reglamento y consolidar las memorias de las Audiencias Públicas y divulgarlas

° Evaluar las propuestas y definir a qué intervenciones se les dará respuesta en las audiencias públicas presenciales; determinar previamente el tiempo de duración de cada una de las intervenciones tanto de la entidad como de las Organizaciones de la Sociedad Civil, Entidades del Estado, ciudadanos en general y público asistente.

° Verificar la pertinencia de las respuestas que elaboren los funcionarios del IGAC para atender las preguntas, cuando éstas no se den durante el desarrollo de la Audiencia.

° El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación debe realizar el seguimiento a los compromisos adquiridos por el IGAC en la Audiencia Pública.

° Solicitar los avances o informes de su gestión a las diferentes oficinas que tengan actividades en la estrategia de rendición de cuentas

° Clasificar las propuestas recibidas por temáticas y enviarlas a las dependencias correspondientes para que analicen y preparen las respuestas; la Oficina Asesora de Planeación debe asegurarse que se dé respuesta.

° Realizar la entrega de la ejecución de la estrategia de la rendición de cuentas a las entidades que lo requieran incluyendo a los entes de control.

° Mantener y custodiar todos los documentos e información referente a la rendición de cuentas.

3.5. DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES

° Realizar todas las publicaciones que se requieran en la página web y en la Intranet del IGAC cumpliendo con los plazos establecidos.

° Crear la cuenta de correo electrónico, configurar el(los) equipo(s) necesario(s)

° Dar el soporte informático requerido a todas las actividades dentro de la estrategia de rendición de cuentas

° Mantener actualizada trimestralmente en la página del Instituto el link de Rendición de cuentas permanente con el fin de publicar la gestión de la Entidad




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3.6. DE LA DIRECCIÓN GENERAL

° Revisar el Informe de gestión y la información de cada dependencia que va a ser publicada y suministrada a las diferentes entidades del estado, entes de control y ciudadanía.

° Presidir las reuniones que se requieran y en especial la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

3.7. DE LA SECRETARÍA GENERAL

° Informar y dar los lineamientos correspondientes a las Direcciones Territoriales sobre la Estrategia de Rendición de Cuentas.

° Apoyar en la formulación de la estrategia de la rendición de cuentas a la ciudadanía

° Coordinar la logística requerida para la realización de las actividades presenciales especialmente en las Audiencias Públicas.

° Designar el moderador para las actividades presenciales de rendición de cuentas.

3.8. DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

° Realizar la evaluación y control a la ejecución de las actividades descritas en la estrategia de rendición de cuentas.

° Instalar oficialmente la Audiencia Pública.

° Presentar al final del evento de Audiencia Pública unas conclusiones sobre el contenido y desarrollo de la misma.

° Revisar, actualizar y procesar la evaluación de los ciudadanos sobre el desarrollo de la Audiencia Pública y proceder a conceptuar los resultados.

4. GLOSARIO

Audiencia Pública Mecanismo de participación ciudadana, propiciado por las Entidades u Organismos de la Administración Pública, donde personas naturales o jurídicas, Organizaciones sociales y Entidades del Estado se reúnen en un acto público para intercambiar información, explicaciones, evaluaciones y propuestas sobre aspectos relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo de cada entidad, así como sobre el manejo de los recursos para cumplir con dichos programas.

Control Toda acción que tiende a minimizar riesgos, a analizar el desempeño de las operaciones evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado, para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable para el logro de objetivos

Diálogo El componente de diálogo en la rendición de cuentas se refiere a aquellas prácticas en las que las entidades públicas van más allá de dar información a los ciudadanos y dan explicaciones y justificaciones de sus acciones, en espacios presenciales o de manera oral en contacto directo con los ciudadanos.

Organizaciones de la Sociedad Civil

Ciudadanos que no hacen parte del gobierno y que se agrupan para la búsqueda de un fin o para el desarrollo de cualquier actividad colectiva.

Participación Ciudadana

Se refiere al sistema, formas y mecanismos para que el ciudadano participe en la vigilancia de la gestión pública, en los diversos niveles administrativos y en sus resultados




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Rendición de cuentas a la ciudadanía

Es un proceso permanente de comunicación pública y diálogo de los Gobiernos Nacional y territorial con los ciudadanos, en el que los gobernantes tiene la responsabilidad de informar, explicar y sustentar la gestión realizada, la forma en que se administran los recursos y sus resultados, ante la ciudadanía y sus organizaciones; sirviendo además de insumo para ajustar proyectos y planes de acción encaminados al cumplimiento de la función misional de la entidad.

5. NORMAS

5.1. LEGALES

° Ley 57 de 1985: Contiene las principales disposiciones en materia de publicidad y acceso a los documentos públicos.

° Ley 152 de 1994: Ley Orgánica del Plan nacional de Desarrollo. Establece obligaciones de producción y presentación de información de la rama ejecutiva, especialmente para fines de rendición de cuentas interna, planeación y seguimiento y regula el consejo Nacional de Planeación, que incluye participantes de organizaciones sociales.

° Ley 190 de 1995: el estatuto anticorrupción regula aspectos de publicidad de la información pública, atención al ciudadano, difusión y sanciones para quienes nieguen la información al público

° Ley 489 de 1998: sobre estructura de administración pública, incluye la obligación de fortalecer los sistemas de información del sector público, divulgar la información y apoyar el control social.

° Ley 617 de 2000: Establece el control social a la gestión Pública territorial

° Ley 850 de 2003: ley estatutaria de veedurías ciudadanas, la cual contiene disposiciones sobre su funcionamiento y su derecho a la información. Así mismo, establece que las autoridades deben apoyar a estos mecanismos de control social.

° Ley 962 de 2005 (anti-trámites): establece que “todos los organismos y entidades de la Administración Pública deberán tener a disposición del público, a través de medios impresos o electrónicos de que dispongan, o por medio electrónico o por correo, información actualizada sobre normas básicas que determinan su competencia, funciones y servicios; trámites y actuaciones para que el ciudadano adelante su labor de evaluación de la gestión pública y así intervenir en forma argumentada en los procesos de rendición de cuentas”

° Ley 1712 de 2014 y Decretos Reglamentarios. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

° Decreto 3622 de 2005: en desarrollo de la Ley 489 de 1998, se regula la política de Democratización de la Administración Pública (SISTEDA), “Dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad.

° Decreto 3851 de 2006: sobre información oficial básica: define la información oficial básica, promueve su generación, adecuada administración y establece la creación de un portal de difusión.

° Decreto 1151 de 2008: establece y regula el programa de Gobierno en línea

° Decreto reglamentario 0103 de 2015. ”Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”.

° CONPES 3654 de 2010: política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos, presenta lineamientos de política para consolidar la rendición de cuentas como un proceso permanente entre la rama ejecutiva y los ciudadanos.




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5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

° Manual único de Rendición de Cuentas determinado por la Función Pública.

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIÓN

5.3.1 Generales

° La rendición de cuentas a la ciudadanía es el deber que tienen las autoridades de la administración pública de responder públicamente, ante las exigencias que haga la ciudadanía, por el manejo de los recursos, las decisiones y la gestión realizada en ejercicio del poder que les ha sido delegado.

° La Audiencia Pública dentro de la Estrategia de Rendición de Cuentas a la ciudadanía, se debe llevar a cabo con una periodicidad mínima anual, y el lugar, la fecha y hora son acordadas oportunamente por la Dirección General.

° Es importante tener en cuenta que la Rendición de Cuentas es un ejercicio democrático para el mejoramiento de la gestión y el control social, a través de la participación ciudadana, que no debe convertirse en un debate.

° La información a presentar en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas o en los Informes de Gestión:

a. Información Institucional Obligatoria: Es la que se debe proporcionar con base en las responsabilidades asignadas a la entidad en diversas normas y en los compromisos adquiridos por el gobierno en el plan de desarrollo nacional, así como en lo establecido en el plan de acción institucional.

Esta información comprende:

- Metas del Plan de desarrollo bajo responsabilidad de la entidad:

Objeto de la entidad y derechos ciudadanos que atiende la entidad.

Situación que se encontró al inicio del período (la línea base)

Metas de plan nacional de desarrollo que debe ejecutar la entidad y población beneficiaria

- Metas del Plan de acción institucional; informar a la ciudadanía sobre el diagnóstico o estudio de necesidades que los sustentan.

- Avances y resultados en el cumplimiento del plan de acción obtenidos a la fecha

- Inversiones y presupuesto asociados a las metas y resultados de la gestión

- Impacto de los recursos, servicios y productos realizados por la entidad frente a necesidades ciudadanas en términos de cobertura y satisfacción de necesidades. Grado de avance anual.

- Estado de los contratos realizados y proyectados en relación con el cumplimiento de las metas institucionales. Acciones para garantizar la transparencia en la contratación.

- Principales dificultades en la ejecución y explicaciones de las mismas.

- Proyecciones para la siguiente vigencia: programación de acciones y metas.

b. Acciones para el fortalecimiento Institucional:

- Plan de Mejoramiento Institucional

- Estado de implementación del MECI y acciones de mejoramiento

- Evaluación de la Implementación del sistema de gestión de calidad

- Mejoramiento de trámites institucionales

- Acciones para garantizar la participación ciudadana en la gestión institucional.

- Planta de personal de la entidad y número de contratistas frente a obligaciones asignadas

- Vinculación y evaluación meritocrática de gerentes públicos.




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Para organizar esta información deben tenerse en cuenta los diferentes informes que realiza las entidades como el de implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), los resultados sobre la Medición, Análisis y Mejora (requisito de la norma NTCGP 1000 numeral 8.) del sistema de gestión de calidad, las evaluaciones internas a la gestión, el avance de la estrategia de gobierno en línea, el informe contable exigido por la Contaduría General de la Nación, el informe de avance a las metas del SIIF, el plan de mejoramiento resultado de la auditoría realizada por la Contraloría General de la República y el informe de rendición de la cuenta fiscal.

c. Información de Interés para la ciudadanía: Temas que interesa a la ciudadanía, investigando sus preocupaciones, descontentos y necesidades. La entidad debe realizar las siguientes acciones:

- Clasificar las quejas y reclamos recibidos, las cuales deberá incluir:

Quejas y peticiones frecuentes por áreas o servicios institucionales

Peticiones de interés general

Servicios frente a los cuales hay mayor demanda o queja

Cantidad de usuarios y ciudadanos inconformes por servicio o proceso de la entidad

Propuestas de mejoramiento por servicio o proceso de la entidad.

- Consultas de temas específicos de interés ciudadano:

Derechos y servicios priorizados por grupos de interés

Problemas del servicio institucional identificados por grupos de beneficiarios

Principales programas o servicios solicitados.

El interés de los ciudadanos y usuarios está centrado en la calidad, oportunidad y cobertura de los servicios y en la forma como éstos atienden sus necesidades y derechos. Se debe consultar al ciudadano a través de diversos canales de comunicación, presenciales o virtuales.

5.3.2 Identificación de Interlocutores

° Es importante que las Organizaciones y Entidades del Estado identificadas sean representativas de los intereses generales ciudadanos. Cada una representa unos intereses de grupo, por tal motivo deben analizarse las distintas Organizaciones y Entidades que interactúan con el IGAC y evaluar su capacidad de representación de tal forma que se integren al proceso aquellas que registren la diversidad de intereses frente a la entidad.

5.3.3 Organización Logística

° Para organizar actividades de rendición de cuentas presenciales se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Lugar: Se debe identificar un lugar para llevar a cabo, que sea amplio y cómodo, respondiendo a las necesidades del IGAC, de fácil acceso a la ciudadanía y que garantice que los asistentes puedan estar sentados y tener buena visibilidad de quienes van a intervenir. Se deben tener en cuenta las normas básicas de seguridad.

b. Fecha: Se debe establecer la fecha con la suficiente anticipación e informar a quienes deban asistir para que igualmente con el debido tiempo, reserven su agenda.

c. Duración: La Dirección General debe prever que el tiempo para la actividad sea el suficiente para dar un tratamiento adecuado a los temas y la posibilidad de preguntas a la ciudadanía.

d. Número de invitados y personas esperadas a la convocatoria: Se debe prever el número de personas que se harán presentes para planear antes y no tener que enfrentar contratiempos mayores el día de la misma por falta de logística y de recursos.

e. Suministros: Se deben establecer las necesidades de suministros para el adecuado desarrollo de la actividad (teléfono, fax, computador, punto de red, internet, videobeam, televisión, cámara de video, grabadora, casetes, papelería, etc.)




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5.3.4 Convocatoria

° Las convocatorias deben llegar efectivamente a los públicos interesados y se deben realizar treinta días antes para la Audiencia Pública y diez (10) días de anticipación para otro tipo de actividad, por medios masivos de comunicación, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal del IGAC, dentro de los cuales se pueden incluir: boletines de prensa, la página Web, la intranet, afiches institucionales y volantes, entre otros.

° La anticipación de la convocatoria, responde al interés de que la ciudadanía se entere con la suficiente oportunidad y disponga del tiempo necesario para documentarse y prepararse y así se garantice una buena comprensión del ejercicio y los temas y, por ende, una adecuada participación.

° Se debe garantizar la presencia e intervención de Organizaciones de la Sociedad Civil, Entidades del Estado y ciudadanos en general:

a. Organizaciones de la Sociedad Civil y Entidades del Estado: Aquellas que fueron identificadas usuarias de servicios del IGAC, deben recibir invitación personalizada de parte del Director General, con la información sobre la fecha, hora y lugar de realización de la Audiencia y las fechas de inscripción para su participación.

b. Ciudadanía en general: Debe ser invitada mediante convocatoria en la página web, especificando los sitios donde se encuentra disponible la información del IGAC.

° Junto con la convocatoria se debe invitar a inscribirse para intervenir. Aunque se trate de una invitación abierta a la ciudadanía, se debe promover la inscripción previa (a través de la página web o directamente en las instalaciones de la Sede Central del IGAC) de aquellas personas, Organizaciones o Entidades del Estado que quieran intervenir con comentarios o preguntas.

5.3.5 Inscripción de Asistentes y Radicación de Propuestas

° El plazo para realizar la inscripción debe ser aproximadamente de cinco (5) días antes de realizarse el evento. En la convocatoria se debe informar la hora y fecha de inicio y cierre de las inscripciones.

° En la convocatoria debe informarse los números telefónicos, incluido el de la línea nacional, para atender las inscripciones de los organismos y personas interesadas en asistir al evento. Así mismo, se debe designar un funcionario para atender aquellas inscripciones que se realicen personalmente en el Centro de Información Geográfica de la Sede Central del IGAC.

° Las Organizaciones de la Sociedad Civil y las Entidades del Estado deben presentar y radicar en la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información, las propuestas de intervención para que les sean asignados los espacios respectivos dentro del evento.

° Sólo se deben contestar las preguntas o propuestas relacionadas con los contenidos incluidos por el IGAC en su Informe de Rendición de Cuentas.

° El comité Institucional de desarrollo Administrativo debe establecer previamente el número máximo de páginas por propuesta de acuerdo al número de Organizaciones de la Sociedad Civil, Entidades del Estado y ciudadanos que prevean participar en la Audiencia o en el evento y a la capacidad (disponibilidad) para realizar el análisis de las mismas. De igual forma, debe definir el número máximo de propuestas o preguntas de las Organizaciones, de las Entidades del Estado y de los ciudadanos que puedan ser presentadas durante el evento en el tiempo determinado. Los proponentes de las propuestas deben ser citados con un mínimo de cinco días hábiles de antelación, para que presenten personalmente el contenido de las mismas.

° Los ciudadanos individualmente deben tener la oportunidad de intervenir en la Audiencia sin necesidad de radicar previamente sus propuestas. Para ello se debe fijar un tiempo de intervenciones.

° Los datos que deben incluir quienes envían las propuestas o preguntas por medio de correo físico o electrónico son: Nombre, documento de identificación, correo electrónico o dirección de contacto, pregunta o sugerencia, aclaración de si es o no asistente al evento, relación de documentos aportados como soporte




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y número de folios que los componen. Las respuestas a estas consultas deben ser enviadas a más tardar en los diez días calendario siguientes a su recepción, a la misma dirección de correo electrónico desde donde se envió el mensaje original o a la dirección de contacto que el ciudadano suministre para tal efecto.

° Análisis y Clasificación de las Propuestas Recibidas: El Jefe de la oficina Asesora de Planeación debe revisar las propuestas recibidas de parte de las Organizaciones de la Sociedad Civil, las Entidades del Estado o de los ciudadanos en general, clasificarlas por programas o áreas temáticas y enviarlas a las áreas correspondientes para que analicen y preparen las respuestas. La Oficina Asesora de Planeación debe asegurar que se dé respuesta a las propuestas y preguntas el día del evento o posterior al mismo.

° Tanto las propuestas de las Organizaciones y Entidades del Estado como las respuestas dadas por los funcionarios de la entidad deben publicarse en la página web del IGAC.

5.3.6 Divulgación del Reglamento de la Audiencia Pública o del evento presencial y Publicación del Informe de Rendición de Cuentas

° La Oficina de Informática y Telecomunicaciones, a través de la página web del IGAC (www.igac.gov.co) y la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información, a través del Centro de Información Geográfica de la Sede Central, deben divulgar oportunamente el Reglamento y el contenido del Informe de Rendición de Cuentas a presentar durante el evento presencial. De esta manera, la ciudadanía conoce y puede formular sus preguntas y propuestas con base en los contenidos incluidos por la entidad en dicho documento.

5.3.7 Desarrollo del evento presencial de rendición de cuentas

° No se permitirá el ingreso al auditorio de personas que evidencien estado de embriaguez u otra situación anormal de comportamiento.

° Al ingresar al auditorio, la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información debe entregar a los participantes el formato F12200-35 “Evaluación Jornada Rendición de Cuentas” y el F12200-36 “Formulación Preguntas Rendición de Cuentas” y recogerlos posteriormente.

° La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía se inicia con la instalación de la misma a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno.

° El Jefe de la oficina Planeación debe determinar previamente el tiempo de duración de cada una de las intervenciones tanto de la entidad como de las Organizaciones de la Sociedad Civil, Entidades del Estado, ciudadanos en general y público asistente. El moderador de la Audiencia debe hacer cumplir estos tiempos.

° La Audiencia debe desarrollarse así:

a. Intervención de la entidad: Espacio en el que el IGAC presenta el Informe en cabeza del Director General y los funcionarios designados para tal fin. Los contenidos a tratar en el evento de Rendición de Cuentas están los descritos en el punto 5.3.1.

b. Informe de los órganos de control. La oficina de Control Interno debe intervenir en la audiencia pública presentando los resultados de las auditorías o evaluaciones realizadas sobre la gestión institucional y el Plan de mejoramiento de la vigencia sobre la cual se rinde cuentas.

c. Intervención de las Organizaciones de la Sociedad Civil y Entidades del Estado: En este espacio deben ser presentadas las preguntas o propuestas escogidas entre las inscritas con anterioridad. Los representantes de las organizaciones inscritas deben exponer en la audiencia las propuestas o evaluaciones que inscribieron previamente; tendrán un límite de tiempo para exponer de acuerdo con el reglamento definido. El IGAC dará respuesta a la organización en el tiempo establecido.

d. Las intervenciones de las organizaciones deben ser, por lo menos de 10 minutos. Esta intervenciones deben organizarse por temas afines de tal forma que las respuestas de le entidad correspondan a cada agrupación temática.

e. Intervención de los ciudadanos Durante este espacio, se deben presentar las preguntas o propuestas escogidas de entre aquellas inscritas con anterioridad.




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f. Intervención del público asistente: Con base en la cantidad de inscritos que hayan manifestado interés en intervenir en el evento, se debe determinar la duración de cada intervención. Para facilitar la respuesta de la entidad, estas intervenciones deben ser organizadas por temática. Al término de la intervención de los interesados en una temática en particular, el IGAC debe contestar. Si dado el caso, el IGAC considera que no puede contestar todas las inquietudes del público participante, las mismas deben quedar registradas y consignadas para luego ser respondidas en el Informe de Seguimiento a la Rendición de Cuentas y específicamente al ciudadano que presentó la inquietud. Si se trata de denuncias o quejas sobre aspectos disciplinarios la entidad escuchará y tramitará esta petición a través de los canales establecidos legalmente.

g. El ciudadano debe saber qué paso con sus propuestas, preguntas o quejas; para ello puede asignarse un código de consulta o publicar en general las preguntas realizadas y las respuestas a las mismas.

h. Cierre y evaluación del evento: En esta sección se deben presentar las conclusiones por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno del IGAC. Para efectos de la mejora continua; en este espacio se debe recomendar a los asistentes el diligenciamiento de la encuesta entregada previamente, con el objeto de evaluar el Informe de Rendición de Cuentas y/o la metodología e identificar y conocer los aspectos débiles en el desarrollo del evento a fin de evitar la ocurrencia de los mismos.

5.3.8 Memoria de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

° Los resultados de cada Audiencia de Rendición de Cuentas deben ser consignados en un documento o en forma digital (video). Este Informe debe ser publicado en la página web del IGAC (www.igac.gov.co) pasados veinte días calendario de la realización del evento.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

° FM12200-01 “Estrategia de rendición de cuentas”

° F12200-34 “Presentación de Propuestas Rendición de Cuentas”

° F12200-35 “Evaluación Jornada Rendición de Cuentas”

° F12200-36 “Formulación Preguntas Rendición de Cuentas”

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1. ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

RESPONSABLE ACTIVIDAD

CONTROLES Y ASPECTOS RELEVANTES

Oficina de Difusión y Mercadeo de Información – Equipo de Comunicaciones

1. Solicita a través de correo electrónico a todas las dependencias la Estrategia de Rendición de Cuentas.

Mediante Formato FM12200-01 “Estrategia de rendición de cuentas”

2. Recibe, revisa y consolida la matriz de estrategia de rendición de cuentas. Si no están debidamente diligenciadas se devuelve al responsable del proceso.

Verificar que la las matrices estén debidamente diligenciadas.

3. Presenta al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo el Plan Anual de la Estrategia Rendición de Cuentas.

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

4. Revisa y aprueba el plan anual de la estrategia de rendición de cuentas.

5. Asegura la asignación de recursos para la ejecución de la estrategia anual de rendición de cuentas

http://www.igac.gov.co/




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Fecha Marzo de 2015

COPIA NO CONTROLADA




Secretaria General

6. Informa y da los lineamientos correspondientes a las Direcciones Territoriales sobre la Estrategia de Rendición de Cuentas.

7. Apoya en la formulación de la estrategia de la rendición de cuentas a la ciudadanía

Verificar que el sitio donde se van a

desarrollar las actividades esté

disponible o contratado y que en los

casos que se requiera el traslado de

personal a las actividades este la

disponibilidad presupuestal para las

comisiones.

8. Coordina la logística requerida para la realización de las actividades presenciales especialmente en las Audiencias Públicas.

9. Designa el moderador para las actividades presenciales de rendición de cuentas.


10. Diseña las estrategias de comunicación.

Oficina Asesora de Planeación

11. Solicita a todas las dependencias el informe de avance de las actividades contenidas en la matriz Estrategia de Rendición de cuentas.

Subdirectores y Jefes de Oficina

12. Presentan el avance y los documentos soporte.


13. Recibe la matriz Estrategia Rendición de Cuentas y remite a la Dirección General y la Oficina de Control Interno y realiza el seguimiento correspondiente a la misma.

Revisar que la matriz contenga la información requerida.

Dirección General

14. Revisa el Informe de gestión y la información de cada dependencia que va a ser publicada y suministrada a las diferentes entidades del estado, entes de control y ciudadanía.




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Fecha Marzo de 2015

COPIA NO CONTROLADA




Informática y Telecomunicaciones

15. Realiza todas las publicaciones que se requieran en la página web y en la Intranet del IGAC cumpliendo con los plazos establecidos.

16. Crea la cuenta de correo electrónico, configura el(los) equipo(s) necesario(s)


17. Coloca a disposición de la ciudadanía a través de los diferentes medios de comunicación el formato F12200-34 “Presentación de propuestas rendición de cuenta” para tener en cuenta sus solicitudes, sugerencias, requerimientos, etc., el día de la actividad presencial de rendición de cuentas.

18. Presenta al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo el desarrollo de la estrategia.

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

19. Recibe y analiza la ejecución de la estrategia anual de rendición de cuentas y planea la nueva estrategia.

Oficina de Control Interno

20. Realiza el seguimiento a los compromisos adquiridos por el IGAC en la Audiencia Pública de Rendición de cuentas.

21. Revisa, actualiza y procesa la evaluación de los ciudadanos sobre el desarrollo de la Audiencia Pública y conceptúa.

Mediante el formato F12200-35 “Evaluación Jornada Rendición de Cuentas”

22. Realiza la Evaluación y control a las actividades definidas en la estrategia de rendición de cuentas

Incluidas en el formato FM12200-01 “Estrategia de rendición de cuentas”


23. Archiva las memorias y documentos.

8. ANEXOS

° Anexo 1. Flujograma del procedimiento




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Fecha Marzo de 2015

COPIA NO CONTROLADA

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN FECHA

2

Generalidad Se ajusta de acuerdo con manual de procedimientos “Elaboración, actualización y control de documentos y formatos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado ‘SGI”

Marzo de

2015

Encabezado Se cambia el nombre y código del Manual de procedimientos de P120-08/2007.V1“Audiencia Pública de rendición de cuentas” a P12200-02/15.V2 “Estrategia de rendición de cuentas”

1. y 2. Se ajustó el objetivo y el alcance del manual de procedimiento.

3.

- En general se ajustan las responsabilidades de las dependencias involucradas.

- Se incluyen las responsabilidades del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

4. Se ajusta el glosario de acuerdo con el procedimiento actual.

5.1. Se incluye normatividad vigente q le aplica al procedimiento.

5.3. Se ajustan las normas de procedimiento, lineamientos o políticas de operación.

6

- Se adopta el formato FM12200-01 “Estrategia de rendición de cuentas” y el F12200-34/15.V1 “Presentación de propuestas rendición de cuentas”

- Se ajustan y actualizan los formatos: F12200-35/15.V4 “Evaluación jornada rendición de cuentas” antes

F130-05/2007.V3 “Evaluación de la Audiencia Pública” F12200-36/15.V3 “Formulación preguntas rendición de cuentas” antes

F120-08/2007.V2 “Preguntas en Audiencia Pública” - Se deroga el formato F120-09/2007.V2 “Registro Asistencia Audiencia Pública” y se implementa el formato vigente F20100-03 “Registro de Asistencia” del proceso de gestión humana.

7 Se ajusta el paso a paso de acuerdo con el procedimiento actual

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y PROYECTOS

Anny Morales Ortega

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GIT DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Didier Moreno Ariza

VERIFICÓ, VALIDÓ, APROBÓ Y OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Martha Patricia Camacho Hernández

ANEXO 1

FLUJOGRAMA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS


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Fecha Marzo de 2015

GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y

COMERCIALIZACIÓN

Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo SECRETARÍA GENERAL

GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y

COMERCIALIZACIÓNDIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Equipo de ComunicacionesComité Institucional de Desarrollo

Administrativo Secretaria General Equipo de Comunicaciones Oficina Asesora de Planeación

Solicitar a todas las dependencias la Estrategia de

Rendición de Cuentas.

1

Inicio

Solicitar a todas las dependencias el informe de

avance de las actividades

contenidas en la Estrategia de Rendición de cuentas.

11

Diseñar las estrategias de comunicación

10

Designar el moderador para las actividades presenciales de

rendición de cuentas.

9

Coordinar la logística requerida para la realización de las

Audiencias Públicas

8

Apoyar en la formulación de la estrategia de la rendición de

cuentas a la ciudadanía

7

Informar y dar los lineamientos correspondientes a las

Direcciones Territoriales sobre

la Estrategia

6

Asegurar la asignación de recursos para la ejecución de la

estrategia

5

Revisar y aprobar el plan anual de la estrategia de rendición

de cuentas

4

Presentar al Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo la Estrategia

Rendición de Cuentas

3

Recibir, revisar y consolidar la matriz de estrategia de

rendición de cuentas

2

2

Formato FM12200-01 “Estrategia de rendición de

cuentas”

ANEXO 1



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Fecha Marzo de 2015

PROCESOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Dirección General GESTIÓN INFORMATICAGESTIÓN DE DIFUSIÓN Y

COMERCIALIZACIÓN

Subdirectores y Jefes de Oficina Oficina Asesora de Planeación Dirección General Informática y Telecomunicaciones Equipo de Comunicaciones

F12200-34 “Presentación de propuestas rendición de

cuenta”

Colocar a disposición de la ciudadanía a través de los

diferentes medios de

comunicación el formato F12200-34

17

Presentar al Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo el desarrollo de

la estrategia

18

Crear la cuenta de correo electrónico, configura el(los)

equipo(s) necesario(s)

16

Realizar todas las publicaciones que se requieran

15Revisar el Informe de gestión y

la información de cada dependencia que va a ser

publicada y suministrada a las partes interesadas

14

Recibir y enviar la matriz Estrategia y remitir a la

Dirección General y la Oficina

de Control Interno y realizar el seguimiento correspondiente

13

Presentar el avance y los documentos soporte

12

1

3

ANEXO 1



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Fecha Marzo de 2015

Comité Institucional de Desarrollo

AdministrativoOficina de Control Interno Oficina Asesora de Planeación

COMITÉ INSTITUCIONAL DE

DESARROLLO ADMINISTRATIVO

EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA

GESTION INTERNADIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Recibir y analizar la ejecución de la estrategia de rendición de

cuentas y planear la nueva

estrategia

19

Revisar, actualizar y procesar la evaluación sobre el desarrollo

de la Audiencia Pública y

conceptúa

21

Realizar el seguimiento a los compromisos adquiridos

20

Archivar las memorias y documentos

23

Fin

F12200-35 “Evaluación Jornada Rendición de

Cuentas”

2

Realizar evaluación y control a las actividades definidas en la

estrategia de rendición de

cuentas

22

tabla de contenido no. pág. 1. objetivo 2. alcance 3...

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